Lean in de zorg. You cannot be Lean, you can only become Lean

Transcriptie

1 Lean op de SEH

2 Lean in de zorg Lean is een filosofie om bedrijfsprocessen blijvend te verbeteren. De methode werd in de jaren vijftig bij de Japanse autofabrikant Toyota ontwikkeld. Lean richt zich op hetzelfde doen met minder middelen. Het doel van Lean is om een betere kwaliteit te leveren, tegen lagere kosten en met een snellere doorlooptijd. Lean richt zich hiervoor op de activiteiten die waarde toevoegen en op het verwijderen van verspillingen. De aandacht bij Lean gaat uit naar de mensen die het werk doen. Hierbij wordt gestreefd naar continue verbetering. Met Lean ben je altijd halverwege. Een veelgebruikte uitspraak is dan ook: You cannot be Lean, you can only become Lean Voor veel zorg organisaties is de Lean filosofie en aanpak niet meer weg te denken uit de dagelijkse praktijk. De principes van Lean die Toyota hanteerde om verbeteringen te bereiken hebben zich inmiddels ruimschoots bewezen in de zorg. -2-

3 De opzet van dit boekje De SEH van een ziekenhuis is een dynamische en complexe omgeving. Samen met 20 afdelingshoofden van verschillende ziekenhuizen zijn de problemen en mogelijke oplossingen in en rond de SEH in kaart gebracht. Hieruit blijkt dat er nog veel winst te behalen is. In dit boekje hebben we de verzamelde informatie voor u gebundeld in een handig leesbaar formaat. Als structuur is er gekozen voor een beschrijving van het proces van de SEH volgens het IGOE-model. IGOE staat voor: Input, Guides, Output en Enablers. De structuur wordt in dit boekje verder toegelicht, gevolgd door een overzichtelijke weergave van de problemen en oplossingen in en rond de SEH. -3-

4 Lean huis voor de zorg 1. Veiligheid 2. Kwaliteit 3. Snelheid 4. Kosten Visualiseer Patiënt eerst -4-

5 Kwaliteitskosten Focus on Costs Quality goes down Focus on Quality Costs go down Willem van Oppen Het is de slechte kwaliteit die duur is

6 Aanpak voor verbeteren -6-

7 Second wave of Lean Zorg voor een goede fundering voor Lean -7-

8 Denken in afdelingen... Staf Organisatie SEH Poli OK Verpleging -8-

9 Procesdenken Staf Organisatie SEH Poli OK Verpleging BPM helpt ons om de processen te zien! -9-

10 Inspireren Leadership Inspire Train, guide, coach Improve -10-

11 Principes van Lean Verwijder de stappen in het proces die geen waarde toevoegen Voorkom wachttijden door activiteiten goed op elkaar aan te sluiten Werk zoveel mogelijk samen met partners in de keten Zorg dat alles in één keer goed wordt gedaan Voorkom verspilling Richt je op kwaliteitsverbeteringen en niet op het verlagen van kosten Zorg voor grote betrokkenheid van je medewerkers Streef naar perfectie -11-

12 Standaard vormen van verspilling Beweging Wachttijd Transport Overprocessing complexiteit Voorraad Herstelwerk Verspilling -12-

13 Lean toolbox Aanpakken verspilling Kanban Single piece flow Line Balancing 5 S Real time informatie Value Stream Mapping Bottleneck analyse Just in time Visueel management Poka Yoke SMED A3 Lean heeft een krachtige toolbox! Maar de filosofie richt zich op meer dan het toepassen van tools -13-

14 Lean in de zorg -14-

15 Zelf aan de slag? Best practices Kies methodieken en technieken die bij de organisatie passen Begin klein, gebruik wat er al is Betrek medewerkers zorg voor snelle eerste zichtbare resultaten Commitment van management vertaal resultaten naar Euro s Maak processen zichtbaar; visuele presentatie van resultaten Simulatie spellen Lean game (Ease-it) Vier successen Iedereen wil Lean worden! Verbetertechnieken worden massaal ingezet om verspillingen te verwijderen, problemen op te lossen en de doorstroom te vergroten. Maar heeft u met al die instrumenten het overzicht nog? Dit praktische boekje geeft een overzicht van de meest toegepaste Lean technieken. Per techniek wordt aangegeven: Wat is het? Hoe werkt het? Wat heb je eraan? Hiermee is dit boekje een handig naslagwerk voor iedereen die met Lean werkt. Werken met Lean Succesvolle Lean organisaties doen echter meer dan alleen de technieken toepassen. Lean leeft hier in alle lagen van de organisatie. De methode is onderdeel van de cultuur. Dit boekje geeft handreikingen voor hoe je gericht aan een Lean-cultuur kunt werken. Is Lean nieuw voor uw organisatie of bent u toe aan een volgende stap? Uiteraard wisselen wij graag met u van gedachten over de mogelijkheden van Lean in uw organisatie. Veel leesplezier en veel succes! BiZZdesign Academy Telefoon + 31 (0) Fax + 31 (0) info@bizzdesign.nl Internet BiZZdesign Academy, 2013 ISBN: Peter Matthijssen Almar Jong -15-

16 Guides Wettelijke bepalingen Triage op de SpoedEisende Hulp NIAZ / JCI Lijnsepsis Input Binnenkomende patiënt patiënt ambulance Verwijzing via huisarts/huisartsenpost Zelfverwijzers Logistiek patiëntenroutering (prioritering) Voorraadbeheer (materialen en apparatuur) Afnemen preparaten (bloed e.d.) Dossierinformatie Trauma- en letselschade Registratie kindermishandeling Beelden en data Process Ambulance-entree Balie Wachtkamer Behandelruimte Enablers Balie Neurologie Output Geholpen patiënt Huis Afdeling OK Logistiek Geprioriteerde behandelde patiënten Vervuilde materialen en apparatuur Verzonden preparaten Dossierinformatie Aanvulling patiëntendossier Overdracht naar OK en/of afdeling Brief huisarts ICT Systemen ZIS PDMS EVS PACS Deurtellers Personeel Supervisor SEH-artsen Arts-assistenten SEH-verpleegkundigen -16- Baliemedewerkers Secretaresses Medische apparatuur Reanimatie-apparatuur ECG Zuurstof- en hartritmemonitor Beademingsapparatuur

17 Uitleg IGOE Wat is het? Naast de procesinrichting blijken ook andere aspecten sterk bepalend voor de procesprestaties. Het IGOEmodel is een handig hulpmiddel om de omgeving van het proces in kaart te brengen. IGOE staat voor: Input, Output, Guides en Enablers. Hoe gebruik je het? Benoem het proces en beschouw dit proces vervolgens vanuit de volgende invalshoeken: Input: Wat is de input dat in het proces gebruikt of verwerkt wordt? Output: Wat is de output dat het proces verlaat? Guides: Welke regels en richtlijnen zijn relevant voor de uitvoering van het proces? Enablers: Welke systemen, mensen en middelen ondersteunen de uitvoering van het proces? Wat heb je eraan? Veel (Lean) projecten richten zich nadrukkelijk op het proces en op technologische zaken. Dit terwijl heel veel knelpunten juist in regels, strategie en motivatie zitten. Deze problemen zijn niet op te lossen vanuit het proces of IT, maar moeten bij de bron aangepakt worden. IGOE helpt hierbij door de omgeving van het proces in kaart te brengen. -17-

18 Problemen - Input 1. Pa ënt 2. Samenwerking 3. Dossierinforma e 4. Loca e 1. Toevoer van oneigenlijke pa ënten zoals psychiatrisch, zelfverwijzers, polipa ënten, EHH, etc 6. Geen goede communica e met ambulancedienst. 10. Geen goede pa ën den fica e. 12. Niet helder waar gereanimeerde pa ënten worden opgevangen (IC of SEH). 2. COV-check vaak buiten werking. 7. Ambulancedienst/ meldkamer kiest naar welk ziekenhuis de pa ënt toe gaat. 11. Pa ëntverwisselingen bij s ckeren van materialen. 13. Geen duidelijke entree van de SEHpost. 3. Onverzekerde pa ënten Schiphol. 8. Informa e over de pa ënt is bij aankondigen en overdracht van onvoldoende. 12. Registra e kindermishandeling wordt door artsen wisselend gedaan. 14. Geen huisartsenpost. 4. Pa ënten zonder TBC screening van aanmeldcentrum AZC. 9. Onvoldoende communica e met HAP. 13. Controles van vitale func es worden niet geregistreerd. 5. Taalbarrière. -18-

19 Oplossingen - Input 1. Pa ënt 2. Samenwerking 3. Dossierinforma e 4. Loca e Bij sociale indica e: Maak afspraken met externe instan es. Bijv. acute bedden beschikbaar in verzorgingshuis. Ambulance vpk belt direct met coördinator SEH. Niet via CPA. Bij aangekondigde pa ënt, deze markeren als nog niet geïden ficeerd. Acuut zorgportaal voor regievoering meldkamer waar pa ënt heen gaat. ZIEKENHUIS Vertaalcomputertje. Gra s eetbonnen voor ambulancepersoneel. Alle gegevens pa ënt op pa ëntenkamer. Urgen ebepaling mbv early warning system. ZIEKENHUIS Houd 4-maandelijks overleg met GGD crisisdienst over psychiatrische pa ënt. Trauma-oefening als pr instrument (voor ambulance personeel) S ckeren op de kamers, zodat pa ëntverwisselingen voorkomen wordt. ZIEKENHUIS Zorgpad & speciale scholing arts-assistenten voor psychiatrische pa ënten. ZIEKENHUIS Ambulance personeel welkom heten en meelopen. ZIEKENHUIS Verplicht invulveld kindermishandeling in SEH module, wekelijkse nacontrole op dossiers. ZIEKENHUIS 2x per jaar overleg met ambulancediensten. Plakbaar polsbandje bij binnenkomst. Integra e van SEH-RAV Pop-up in computer bij pa ënt t/m 18 jaar. -19-

20 Problemen - Guides 1. Protocollen 2. Overheid 3. Richtlijnen 4. Fusies 1. Wijze van triage (NTS/MTS/Boston) matcht onvoldoende met prak jk. 6. Tegenstrijdige eisen vanuit de inspec e voor ambulante zorg ziekenhuis. 9. Aanpassingen die vanuit NIAZ gevraagd worden, worden niet uitgevoerd. 12. Fusies gee vertraging in besluitvorming. 2. Triage wordt niet al jd uitgevoerd. 7. VMS-eisen worden niet uitgevoerd. 10. Veel aanvullende eisen vanuit de zorgverzekeraar. 3. Ontbrekende protocollen en richtlijnen bijv collumcare spesis / an bio ca beleid 8. Declara e SEH-HAP niet al jd duidelijk. 11. Levelindeling traumazorg wordt niet al jd gevolgd. 4. Protocollen pre-hospitaal en hospitaal niet op elkaar afgestemd. 5. Geen gestandaardiseerde overdracht naar de kliniek. -20-

21 Oplossingen - Guides 1. Protocollen 2. Overheid 3. Medicijnen 4. Fusies Triage systeem vereenvoudigd. MTS gestopt arts & vpk zien pa ënt direct (15 min). Gezamenlijk noodscenario bij drukte. Declara e lowcare & high care tarief voor SEH: ini a ef van Westeinde ziekenhuis. Apotheek betrekken bij medica econtrole binnen kantooruren. Apothekers assistente doet medica e op SEH. ZIEKENHUIS Triagevpk tussen aanwezig. Coördinator nu niet meer overbelast. Scholingen sepsisprotocol. Eisen medirisk jaarlijks onderwerp jdens vakgroepoverleg. Apotheek assistent van op SEH voor verifica e. Triage alleen bij capaciteitsproble men. Gestandaardiseerde overdrachtsprocedure. Apotheek assistent 7 dagen per week van aanwezig. Refaja Ziekenhuis Stadskanaal -21-

22 Problemen - Output 1. Capaciteit bedden & personeel 2. Overig 1. Verpleegbed niet (direct) beschikbaar. 4. Onvoldoende huishoudelijke ondersteuning 2. Pa ënt krijgt een verkeerd bed 3. Verpleegkundige niet direct beschikbaar om pa ënt op te halen -22-

23 Oplossingen - Output 1. Capaciteit bedden & personeel 2. Overig Pa ënt zelf naar afdeling brengen. (geen wach jd voor ophalen vanuit kliniek) Afdelingsassistent zorgt tussen voor vervoer, eten en drinken, ondersteuning etc. AOA. Inzet van vrijwilligers ter extra ondersteuning AOA is ruim genoeg, hee voldoende bedden. Afspraken met kliniek en vervoer dat ze met ½ uur op SEH zijn. -23-

24 Problemen - Enablers 1. ICT Systeem 2. Wachten 3. Personeel 4. Medisch apparatuur 5. Overig 1. Onvoldoende beschikbare pc s. 9. Onduidelijkheid over wat de wach jden zijn 16. Arts assistenten onervaren en kort aanwezig. 24. Geen digitale ECG s mogelijk 28. Veelgevraagde medica e niet al jd aanwezig op SEH. 2. Gelijk jdig gebruik van 7 pa entregistra esystemen 10. Mul disciplinaire pa ënten wachten lang op alle consulten 17. Onvoldoende beschikbaar SEHpersoneel. 25. Geen fast echo overdag 29. Geen goede voorraadbeheer en daardoor verspilling. 3. Performance ICTsystemen 11. Psychiatrische pa ënten lange wach jd voor consulten 18. Tekort aan personeel die nachtdiensten wil draaien. 26. Niet al jd voldoende zicht op bewaking monitor + pa ent 30. Beze ng balie niet 24/7. 4. Hybride situa e door gebruik papieren en digitale dossier 12. Te weinig supervisie van (SEH-) artsen 19. Door meer beschikbare protocollen minder gevoel van vrijheid Niet elk bed hee bewakingsapparatuur 31. Veel passanten over SEH door rou ng overige ziekenhuisonderdelen. 5. Geen koppeling SEH module met andere ICT-systemen. 13. Artsen niet al jd direct beschikbaar 20. Geen goede Samenwerking SEHverpleegkundige en SEH-arts. 32. Geen goede informa evoorziening aan pa ënten 6. Zowel DOT als een verrich ngenregistra e invullen 14. Lange wach jd uitslagen lab en röntgen 21. Onvoldoende jd voor goede scholing verpleegkundige 33. Beveiliging voldoet niet. 7. Medica everfica e moet zowel digitaal als op papier gedaan worden. 15. Personeel moet vaak gezocht worden op de afdeling/niet herkenbaar. 22. Wisselend kwaliteit vaardigheid verpleegkundigen 34. Buiten kantoor jd moet SEH zelf papieren dossiers uit archief halen 8. Registra e in een digitaal dossier kost meer jd. 23. Roddelcultuur en geen rechtstreekse feedback 35. Pieken en dalen in pa entenaanbod past niet al jd bij personeelsbeze ng en ruimten. -24-

25 Oplossingen - Enablers 1. ICT Systeem 2. Wachten Meer standaardformulieren in EZIS. Narrowcas ng (informa e via scherm) in wachtkamer. Afspraken maken met specialismen. Bijv. chirurgie moet binnen ½ uur aanwezig zijn. (wach jd pa ënt door meerdere betrokken specialismen) Tijdsregistra e pa ëntenproces con nue zichtbaar in SEH module + markering norm jd. ZIEKENHUIS Managementinforma esysteem Informa evideo voor wachtende pa ënten. Aanwezige supervisie + floormanager sturen aan op regelma ge me-outs. Vakgroepoverleg met rontgenafdeling. Folder met uitleg wach jden. 24/7 SEH arts aanwezig. s nachts achterwacht SEH & voorwacht IC SEH artsen maken echo s. -25-

26 Oplossingen Enablers 3. Personeel 5. Overig Boventallig personeel opleiden ivm vergrijzing. Resultaten van procedures en protocollen delen om belang ervan aan te tonen. Baliebeze ng op afstand (telefonische bereikbaarheid). Resultaten van procedures en protocollen delen om belang ervan aan te tonen. Taken en bevoegdheden SEH artsen vastleggen in zorgbeleidsplan. Ideeënbus op SEH voor alle medewerkers. Refaja Ziekenhuis Stadskanaal Key-users Vrijwilligers op afdeling als gastheer/gastvrouw. Via automa sche bestelling/ afstemming hoeveelheden aanpassen. Opleiden van medewerkers in Lean (yellow/orange belt) om mensen mee te nemen in verandering/ verbeterprogramma s In inwerktraject loop artsassistent (personeel) Roosteren op basis van piek en dal belas ng. Refaja Ziekenhuis Stadskanaal -26-

27 Nawoord: Dit boekje is geschreven naar aanleiding van de bijeenkomst Lean op de SEH. Samen met 20 afdelingshoofden van verschillende ziekenhuizen zijn de problemen en mogelijke oplossingen in en rond de SEH in kaart gebracht. Een aantal van de deelnemende ziekenhuizen zijn al jaren actief met de technieken en filosofie van Lean bezig. Anderen zitten nog in een oriënterende fase of werken nog niet volgens de principes van Lean. De bijeenkomst heeft verschillende mensen geïnspireerd en onderling zijn veel tips en best practices met enthousiasme uitgewisseld! Grafische vormgeving door Jorgen Mellink (BiZZdesign) De auteurs: Peter Matthijssen Lean consultant en trainer (BiZZdesign) Rogier de Vries Sectormanager Zorg & Welzijn (BiZZdesign) Manon Gijsberts Inside sales Zorg & Welzijn (BiZZdesign) Veronique Kruize - Senior Adviseur (M&I/Partners) Maria van Schaik Adviseur (M&I/Partners) Jan Houben - Partner (M&I/Partners) Bizzdesign (in samenwerking met M&I/Partners). Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. -27-

28 Mede mogelijk gemaakt door: Refaja Ziekenhuis Stadskanaal ZIEKENHUIS -28-

29 Gefaciliteerd door: in blog.bizzdesign.nl linkedin.com/company/bizzdesign MxIpartners -29-

30 Werken met Lean BiZZdesign heeft een duidelijke en onderscheidende visie op Lean, gericht op mensen en echte resultaten. Vanuit deze visie ondersteunen wij organisaties in het succesvol zijn met Lean. BiZZdesign LeanCoach is een software tool voor het succesvol managen van uw Lean-projecten. LeanCoach zorgt voor effectieve, transparante en kwalitatief hoogwaardige verbeterprojecten. Op basis van onze ervaring hebben wij het pratkische boekje uitgebracht Werken met Lean. Een handig naslagwerk voor iedereen die met Lean werkt. Iedereen wil Lean worden! Verbetertechnieken worden massaal ingezet om verspillingen te verwijderen, problemen op te lossen en de doorstroom te vergroten. Maar heeft u met al die instrumenten het overzicht nog? Dit praktische boekje geeft een overzicht van de meest toegepaste Lean technieken. Per techniek wordt aangegeven: Wat is het? Hoe werkt het? Wat heb je eraan? Hiermee is dit boekje een handig naslagwerk voor iedereen die met Lean werkt. Werken met Lean Succesvolle Lean organisaties doen echter meer dan alleen de technieken toepassen. Lean leeft hier in alle lagen van de organisatie. De methode is onderdeel van de cultuur. Dit boekje geeft handreikingen voor hoe je gericht aan een Lean-cultuur kunt werken. Is Lean nieuw voor uw organisatie of bent u toe aan een volgende stap? Uiteraard wisselen wij graag met u van gedachten over de mogelijkheden van Lean in uw organisatie. Veel leesplezier en veel succes! BiZZdesign Academy Telefoon + 31 (0) Fax + 31 (0) info@bizzdesign.nl Internet BiZZdesign Academy, 2013 ISBN: Peter Matthijssen Almar Jong Meer informatie en downloaden trial versie: Te bestellen bij Managamentboek.nl ISBN:

31 Werken met Lean M&I/Partners is in uiteenlopende rollen betrokken in verschillende fasen van EPD-projecten bij een groot aantal ziekenhuizen. De ervaringen hiervan zijn gebundeld in het boek EPD is een werkwoord. Te bestellen bij: ISBN

32