Financiële software heet MINOX

Transcriptie

1 Financiële software heet MINOX

2 Inhoudsopgave 2 Inhoudsopgave 2 Kenmerken van MINOX Introductie 3 Modulaire opbouw Gebruik toetsenbord en/of de muis Administraties en boekjaren 4 Onderhoud Relaties Boeken 5 Periode afsluiten 6 Budgetten Vaste journaalposten Opnieuw overnemen beginbalans Opvragen Overzichten 7 Koppelingen met andere pakketten Aanvullende modules Financieel 8 MINOX-Automatische betalingen MINOX-Verwerking bankmutaties MINOX-Incasso MINOX-AuditFile MINOX-Vaste Activa MINOX-Import 9 MINOX-Export MINOX-Consolidatie MINOX-Chi-kwadraattoets MINOX-Uitwerking kolommenbalans MINOX-Facturering 10 Proeffacturen 11 Statistieken De mogelijkheden van MINOX-Facturering 12 Artikelen Aanvullende modules Facturering 13 MINOX-Verkooporderadministratie MINOX-Inkooporderadministratie 15 MINOX-Voorraadadministratie 17 MINOX-Periodieke facturering 18 MINOX-Factuurhistorie MINOX-Extra artikelomschrijvingen MINOX-Samengestelde artikelen 19 MINOX-Batchnummers MINOX-Meerdere magazijnen MINOX-BTW verlegd 20 MINOX-Statistieken MINOX-Prijs- en kortingsafspraken 21 MINOX-Urenadministratie 22 MINOX-Koppeling met declaraties Gebruikers en rechten 23 Installatie / handleiding Backup / Restore Enkele grootheden 24 Service-abonnement 25 Uitvoeringen 26 MINOX-Online 27 Kenmerken van MINOX Intelligent boeken Tussenvoegen, wijzigen en verwijderen van mutaties in alle perioden Vaste boekings- en factuurteksten Gelijktijdig boeken en factureren door meerdere gebruikers Gelijktijdig uitvoeren van meerdere taken Uitgebreide zoekmogelijkheden Kalender / calculator Contextgebonden help Overzichten rechtstreeks koppelen met bijvoorbeeld Microsoft Excel, Word en PDF Overzichten en facturen per versturen Memovelden bij grootboek, debiteuren, crediteuren, relaties en artikelen Vrij te definiëren velden bij debiteuren, crediteuren, relaties en artikelen Vrij te definiëren overzichten Groepsgewijs wijzigen van velden De Enter-toets Uniforme intuïtieve bediening Wizards

3 Introductie In deze brochure treft u een beschrijving aan van de werking en de samenstelling van de financiële software MINOX. Vanaf 1983 houdt MINOX Software* zich bezig met het ontwikkelen van administratieve software voor het Midden- en Kleinbedrijf en voor Accountants- en Administratiekantoren. MINOX voor Windows is de logische opvolger van MINOX voor DOS (voorheen MIDAS). Meer dan tienduizend bedrijven in Nederland maken gebruik van dit professionele en betrouwbare financieel- en handelspakket. Met MINOX bent u verzekerd van een compleet pakket dat gebouwd is met uiterst moderne tools als Visual Dataflex en Crystal Reports. Het pakket is ontwikkeld en wordt ondersteund door een organisatie die bovenal weet wat de gebruiker wil: software die werkt! Modulaire opbouw MINOX is modulair van opbouw. Dat betekent dat u in staat bent om de uitvoering en de modules aan te schaffen die u (nu) nodig heeft. Groeit uw onderneming en/of uw informatiebehoefte dan kunt u probleemloos uitbreiden of doorgroeien (uiteraard met behoud van alle gegevens). De mogelijkheden en werking van MINOX, zoals genoemd in deze brochure kunnen afhankelijk zijn van de uitvoering en/of modules. Gebruik van het toetsenbord en/of de muis Een van de sterke punten van MINOX is het gebruik van de Enter-toets. Daar waar in veel andere programma s de Enter-toets het hele invoerscherm bevestigt en afsluit, kunt u in MINOX de Enter-toets gebruiken als bevestiging van de afzonderlijke ingave. Dit versnelt aanzienlijk de wijze van invoer. Uiteraard is het gebruik van de Tab-toets en de muis ook mogelijk. Door de Enter-toets en een keur aan sneltoetsen bent u bijvoorbeeld in staat om in het boekingsprogramma een regel geheel met het (numerieke) toetsenbord in te voeren, dus zonder gebruik van de muis. * MINOX Software is de handelsnaam van Schaake Software Products B.V.

4 Administraties en boekjaren Voor elke administratie, bijvoorbeeld Eenmanszaak, Vennootschap of BV, legt u een administratienummer aan met daaronder de boekjaren. Afhankelijk van de uitvoering is het aantal administraties praktisch onbeperkt. MINOX-Financieel Onderhoud Het onderhoud van de basisgegevens wordt in alle onderdelen op uniforme wijze uitgevoerd, zodat u snel uw weg zult vinden. Alle schermen zijn functioneel en waar nodig opgedeeld in aparte tabbladen, zodat u het algehele overzicht behoudt. Bij de start van een onderhoudsprogramma wordt altijd eerst een lijst getoond. In diverse kolommen kunt u met Uit de lijst kunt u vervolgens een toets of de gewenste muisklik de lijst kaart selecteren en de sorteren op basis van die kolom. gegevens onderhouden. Relaties Het blijkt in de praktijk dat men naast debiteuren en crediteuren ook andere adressen wil vastleggen, zoals van personeelsleden of prospects. En wat is eenvoudiger om op basis van de relatiekaart de prospect als debiteur aan te maken. Alle aanwezige gegevens worden dan gebruikt voor de debiteurenkaart. Daarnaast kan het voorkomen dat een debiteur ook crediteur is. Men hoeft de gegevens dan slechts eenmalig vast te leggen.

5 Boeken Het kloppend hart van MINOX is het boekingsprogramma. Door de uniforme indeling en de doordachte werking is het boeken bijna kinderspel. Een aantal mogelijkheden van het boekingsprogramma: Diverse zoekmogelijkheden (bijvoorbeeld op grootboek, debiteuren, crediteuren, factuurnummer en factuurbedrag) Kalender en calculator: datum en bedrag kunnen automatisch worden overgenomen Automatisch toekennen van factuur- en boekstuknummer Automatische berekening van vervaldatum van openstaande posten Gebruik van vaste boekingsteksten Op basis van de door de gebruiker voorgedefinieerde velden wordt de boekingsgang automatisch voorgesteld (periode, bedrag debet of credit, BTW-code en tegenrekening) Interactieve controles (o.a. geldigheid van de datum, gebruik BTW-code en saldocontrole) Afletteren van openstaande posten: betaling van meerdere facturen in één bedrag Vreemde valuta Automatisch tonen van memoteksten en/of optioneel door de gebruiker op te vragen memoteksten Op deze manier kunt u zeer snel boekingen intoetsen. U wordt als het ware door de regel geleid. U kunt tot 900 regels in een dagboekblad boeken. Het meest krachtige van het boeken in MINOX is de mogelijkheid om mutaties tussen te voegen, te wijzigen of te verwijderen. Dit kan zelfs nadat een dagboekblad is opgeslagen en weer is opgevraagd. Uw administratie blijft dus verschoond van overbodige correctieboekingen. Dat noemen wij intelligent boeken!

6 Periode afsluiten Met dit onderdeel kunt u, of kan uw accountant, er voor zorgen dat er in perioden die inmiddels zijn afgehandeld en gecontroleerd, tijdelijk of helemaal niet meer geboekt kan worden. Naar keuze kan een periode voorlopig of definitief worden afgesloten. Een voorlopige afsluiting kan, in tegenstelling tot een definitieve afsluiting, weer ongedaan gemaakt worden en dus kunt u alsnog in die periode boeken. Budgetten In MINOX is het mogelijk om seizoensgebonden budgetten vast te leggen. Door middel van budgetverdeelsleutels kunnen de jaarbudgetten procentueel worden verdeeld over de verschillende periodes. Niet alleen de grootboekrekeningen, maar ook de kostensoorten en -plaatsen waarop een budget van toepassing is, kunnen vervolgens aan een budgetverdeelsleutel worden gekoppeld. Vaste journaalposten Hiermee bent u in staat om periodiek terugkerende journaalposten zoals afschrijvingen, eenmalig vast te leggen en per periode te verwerken in de administratie. Uiteraard zijn de vaste journaalposten te wijzigen. Maar ook de dagboekbladen, waarin de vaste journaalposten zijn doorgeboekt, zijn altijd volledig muteerbaar. Opnieuw overnemen beginbalans Bij het aanmaken van een nieuw boekjaar kunnen de openstaande posten van debiteuren en crediteuren worden overgenomen. Tevens kunt u van het grootboek de eindsaldi van het voorgaande boekjaar als beginsaldi voor het nieuwe boekjaar overnemen. Nadat in het vorige boekjaar nog inkoopfacturen of diverse correcties geboekt zijn, is het vaak wenselijk om deze alsnog in het nieuwe boekjaar over te nemen. Met de functie Opnieuw overnemen beginbalans kunt u in een lopend boekjaar meerdere malen de subadministraties en/of grootboeksaldi en/of saldi van kostensoorten-/plaatsen overnemen van het vorige boekjaar. Opvragen Alle aanwezige informatie kunt u op het scherm raadplegen waarbij u gebruik kunt maken van diverse filters en sorteringen. Naast informatie over de saldi per periode en de mutaties worden ook alle stamgegevens in een tabblad getoond. Tevens kunt u het dagboekblad opvragen waarin een mutatie is ingevoerd. Zo heeft u alle relevante gegevens overzichtelijk bij elkaar in één scherm. U kunt gericht informatie opvragen en snel inzoomen op de detailinformatie van de mutatie. U kunt met een toetsaanslag naar de oorspronkelijke boekingsregel en indien gewenst deze direct corrigeren.

7 Overzichten MINOX is uitgerust met een groot scala aan overzichten waarmee u in staat bent om alle gewenste informatie naar het scherm of op de printer af te drukken. Dit betreft natuurlijk overzichten van alle basisgegevens, maar ook per onderdeel, zoals bij: Grootboek: Balans, Proef- en Saldibalans, Kolommenbalans, Periode- en jarenoverzicht, BTW-aangifte, Dagboeken, Winst- en verliesoverzicht, Rekeningkaarten en Rekeningschema Debiteuren en crediteuren: NAW-lijst, Periodeoverzicht, Openstaande posten per ultimo (sessielijst), Openstaande posten met ouderdomsanalyse, Rekeningkaarten, Etiketten en Aanmaningen (voor debiteuren) Relaties: Telefoonlijst, NAW-lijst en Etiketten (door middel van vrij te definiëren selecties) Kostensoorten-/plaatsen: Rekeningkaarten, Overzicht gebudgetteerd en gerealiseerd met (seizoensgebonden) budgetten U kunt alle overzichten koppelen met andere pakketten, bewaren (als PDF-bestand) en zelfs en. Koppelingen met andere pakketten Alle overzichten kunnen rechtstreeks worden gekoppeld met bijvoorbeeld Microsoft Word of Excel, waarna de applicatie ook automatisch kan worden gestart. Het overzicht kan ook als worden verzonden naar bijvoorbeeld uw klant of uw accountant. De overzichten kunnen daarnaast bewaard worden in alle gangbare formaten.

8 Aanvullende modules Financieel Alle uitvoeringen van MINOX kunnen naadloos worden uitgebreid met aanvullende modules. MINOX-Automatische betalingen Vanuit MINOX kunt u zowel voor binnenlandse als Europese crediteuren automatisch betaalopdrachten klaarzetten. U vervaardigt, op basis van de reeds aanwezige openstaande posten, een betalingsvoorstel van de vervallen posten. Dit voorstel kan naar behoefte worden aangepast en (opnieuw) worden afgedrukt. Vervolgens worden de betaalopdrachten door middel van uw bankprogramma uitgevoerd. De betaalde posten worden volledig automatisch in de administratie verwerkt. MINOX-Verwerking bankmutaties De elektronische dagafschrift-informatie van uw bank kan automatisch worden gekoppeld aan uw MINOX-administratie. Periodiek haalt u met behulp van de telebank-programmatuur van uw bank de elektronische dagafschriftinformatie op. Op basis van de gegevens in dit dagafschriftenbestand doet MINOX u met behulp van een uitgebreide herkenningsprocedure een voorstel tot verwerking van de debiteuren- en crediteurenbetalingen in uw administratie. Wijzigingen in het voorstel kunnen uiteraard worden doorgevoerd. De definitieve verwerking van de bankmutaties is een automatisch proces dat snel verloopt. MINOX-Incasso Met deze module kunt u vorderingen op zowel binnenlandse- als Europese debiteuren, die voor incasso in aanmerking komen, automatisch incasseren. Vanuit de openstaande posten van debiteuren in MINOX kan een incassobestand worden aangelegd, dat u ter incasso aan de bank aanbiedt. De administratie wordt direct bijgewerkt. De betaaltermijn van uw debiteuren wordt met MINOX-incasso drastisch bekort. MINOX-AuditFile Om een snelle en eenvoudige controle van een financiële administratie uit te kunnen voeren, heeft de Belastingdienst AuditFile ontwikkeld. Met behulp van MINOX-AuditFile wordt een bestand aangemaakt met daarin, op een uniforme wijze, een samenvatting van de grootboekmutaties. De voordelen van deze elektronische aanlevering van gegevens zijn duidelijk: Gemakkelijk kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht Minder administratieve lasten Eenvoudig een deel van de boekhouding aanleveren bij controles door de Belastingdienst Een kortere doorlooptijd (en minder vragen) bij controles Daarnaast biedt de AuditFile een optimale koppeling met rapportagesoftware. MINOX-Vaste activa Met MINOX-Vaste activa voert u een volledige activaregistratie, die gekoppeld is aan de financiële administratie van MINOX. Tal van gegevens kunnen per activum worden vastgelegd, zoals aanschafwaarde, restwaarde, levensduur, afschrijvingspercentage en -methode. Bovendien produceert deze aanvullende module periodieke journaalposten met betrekking tot de afschrijvingen, die volledig automatisch in de financiële administratie van MINOX worden verwerkt. Vanuit de activaregistratie kunt u de gegevens raadplegen en verschillende overzichten vervaardigen.

9 MINOX-Import Met MINOX-Import kunt u externe gegevens importeren in de MINOX-administratie, bijvoorbeeld (een deel van) het artikelbestand van uw leverancier. Daartoe dient eerst een script (procedure) te worden vastgelegd, waarin de specificatie van de te importeren gegevens is opgeslagen. Per bestand kan worden aangegeven welke rubrieken in welke volgorde moeten worden geïmporteerd. Meerdere scripts kunnen worden vastgelegd. MINOX kan CSV-bestanden importeren ten behoeve van grootboek, debiteuren, crediteuren, artikelen en journaalposten. Tijdens de import vinden tal van controles plaats. MINOX-Export Met behulp van een wizard maakt u in een paar stappen een exportbestand. In een script legt u vast welke specifieke informatie u uit MINOX-bestanden wilt exporteren. MINOX creëert een bestand dat geschikt is voor diverse externe applicaties zoals Microsoft Word en Excel. MINOX-Consolidatie U kunt in een consolidatie-administratie de grootboeksaldi van meerdere bedrijven cumuleren. De geselecteerde bedrijven worden in een consolidatieschema opgeslagen. Dit maakt het uiterst eenvoudig om bijvoorbeeld de dochterbedrijven periodiek te consolideren. Meerdere consolidatieschema s kunnen naast elkaar worden gebruikt. Door middel van een factor kunt u administraties in verschillende valuta converteren naar een basisvaluta. Ook kan het deelnamepercentage van een dochteronderneming worden gehanteerd. Van de cijfers kunt u vele financiële overzichten vervaardigen zoals een kolommenbalans, W&V-overzicht en balans. Ook tijdens het lopende boekjaar kan geconsolideerd worden, doordat bij de rapportage tot en met een gewenste periode geselecteerd kan worden. MINOX-Chi-kwadraattoets Deze module wordt met name door accountantskantoren gebruikt om te controleren of de frequentie van de cijfers in een administratie berust op realiteit. Door middel van een formule kan worden berekend of een bepaald getal (cijferopstelling) vaker voorkomt dan door middel van het toeval kan worden verwacht. De resultaten worden gepresenteerd in een frequentiestaat. MINOX-Uitwerking kolommenbalans De module Uitwerking kolommenbalans biedt veel tijdbesparing bij de voorbereiding van de (tussentijdse) rapportage. Dit professionele hulpmiddel is niet alleen bedoeld voor accountantskantoren, maar ook voor boekhouders en administrateurs. De grootboekrekeningen en de saldi worden kolomsgewijs getoond in een rekenblad. Per grootboekrekening legt u voorafgaande journaalposten en de bijbehorende aantekeningen vast. Middels zogenaamde verwijzingen kunt u het saldo van een rekening automatisch laten overboeken naar een andere grootboekrekening. Het resultaat van deze mutaties wordt direct zichtbaar op het scherm maar heeft (nog) geen invloed op de administratie. U kunt snel inzoomen op de mutaties van het grootboek. Vanuit de gecorrigeerde cijfers kunt u vele overzichten afdrukken zoals een kolommenbalans, W&V-overzicht en balans. Ook van de vjp s, verwijzingen en aantekeningen kunt u een verslag vervaardigen. Bovendien kunt u naar keuze de journaalposten verwerken in de administratie. Accountantskantoren kunnen de vjp s klaarzetten voor verwerking bij de cliënt. MINOX biedt u de mogelijkheid om in een nieuw boekjaar de voorafgaande journaalposten, verwijzingen en aantekeningen van het voorgaande jaar over te nemen. Behalve een aanzienlijke tijdwinst biedt deze functie ook vanuit andere oogpunten diverse controlemogelijkheden.

10 MINOX-Facturering Of het nu gaat om goederen of diensten, met MINOX maakt u een factuur of declaratie altijd op een snelle en eenvoudige wijze. 10 MINOX is volledig multi-user dat wil zeggen dat meerdere gebruikers tegelijkertijd bijvoorbeeld kunnen telebankieren, opvragen, boeken maar ook factureren. Bij het factureren staat de doelmatigheid voorop. Uitsluitend wat belangrijk is voor de facturering wordt getoond. Dit verhoogt het gebruiksgemak en de productiviteit. Mocht u tijdens het maken van de factuur aanvullende gegevens van de debiteur en de artikelen willen raadplegen, waaronder de verkoophistorie en statistieken, dan kan dit met een simpele functietoets (of muisklik). U voorkomt bestandsvervuiling omdat u gebruik kunt maken van eenmalige debiteuren en eenmalige verzendadressen. U kunt hier inzoomen op de gegevens van de debiteur zoals openstaande posten, mutaties, memo en omzetgegevens. Standaard biedt MINOX ook de mogelijkheid om artikelprijzen incl./excl. BTW te hanteren. De condities worden automatisch vanuit de instellingen bij de debiteur overgenomen, maar kunnen per factuur worden aangepast. Na het intoetsen (of opvragen) van de artikelcode worden de omschrijving, de prijs en het kortingspercentage getoond. Indien gewenst kunt u deze gegevens wijzigen. Met factuurteksten (tekstblokken) kunt u veel gebruikte teksten snel oproepen. Tijdens het maken van de factuur ziet u de factuurtotalen direct in beeld. Snel inzoomen op het artikel bij de vraag van de debiteur: Ik wil hetzelfde product voor dezelfde prijs als de vorige keer.

11 11 U heeft een grote mate van vrijheid in het samenstellen van uw factuurlay-out. Wilt u bijvoorbeeld het adresvenster links of rechts en een verticale of horizontale sluitregel. Welke condities wilt u onderaan de factuur afdrukken? De factuur of declaratie gemaakt met MINOX is het visitekaartje van uw bedrijf. U kunt uw eigen briefpapier blijven gebruiken of op blanco papier de bedrijfsgegevens door MINOX laten afdrukken (incl. uw eigen logo). Alle teksten op de factuur kunt u aanpassen. Buitenlandse debiteuren kunnen in hun eigen taal worden gefactureerd. Proeffacturen Nadat de factuur is ingetoetst, kunt u deze direct afdrukken en verwerken. Ook is het mogelijk om eerst een proeffactuur te maken en - indien gewenst - af te drukken. De opgeslagen proeffacturen kunt u nog wijzigen om daarna (op een later tijdstip) de factuur definitief af te drukken en te verwerken. De journaalposten van de facturering worden direct verwerkt in de financiële administratie. Daarnaast worden de statistieken en de verkoophistorie altijd volledig automatisch in de gewenste periode bijgewerkt. Statistieken Standaard biedt MINOX u de mogelijkheid om een aantal statistieken op te vragen en/of af te drukken. Per debiteur en per artikel kunt u vastleggen hoe de statistieken gepresenteerd moeten worden. U kunt kiezen uit beknopte statistieken zonder uitsplitsingen of uitgebreide debiteuren- en artikelstatistieken met een specificatie respectievelijk per artikel of artikelgroep of per debiteur of debiteurengroep. MINOX biedt u de vrijheid om af te wijken van de basisinstellingen door een meer of minder uitgebreide statistiek af te drukken. De statistieken vermelden van de gewenste periode de verkochte aantallen, de in- en verkoopwaarde en de brutowinst (zowel in bedragen als in percentages).

12 De mogelijkheden van MINOX-Facturering zijn talrijk: Naar keuze automatisch tonen van memoteksten van debiteur of artikel Controle op kredietlimiet van de debiteur Snelle en krachtige zoekmogelijkheden Sneltoets met uitgebreide opvraagmogelijkheden van debiteur en artikel Gebruik van eenmalige debiteuren en/of verzendadressen Factureren in vreemde valuta Taalafhankelijke factuurlay-out Kostenplaats- of projectnummer per factuurregel gekoppeld aan de financiële administratie Debiteuren- en artikelgroepsgebonden kortingsmatrix Factureren inclusief BTW: mogelijkheid om per debiteur of per factuur aan te geven of de prijzen inclusief BTW zijn Handmatige omschrijvingen Gebruik van lange factuurteksten (tekstblokken van meerdere regels) Debiteurgebonden betalingscondities (waaronder kredietbeperking en betalingskorting) Mogelijkheid van gebruik van leveringscondities en verzendwijzen Het maken van een proeffactuur voordat de definitieve factuur wordt afgedrukt Achteraf afdrukken van een kopiefactuur Uitgebreide statistieken per debiteur/artikel en per artikel/debiteur Signaleringsoverzichten per debiteur en per artikel Etiketten van debiteuren en artikelen Elektronisch versturen per 12 Artikelen De basis voor het factureren is onder andere het artikelbestand. Het gebruik van een artikelbestand staat garant voor het consequent en foutloos vermelden van artikelomschrijvingen, het hanteren van de actuele verkoopprijzen en voor een gecontroleerde aansluiting met de financiële administratie. Enkele kenmerken Artikelcode van maximaal 14 posities (alfanumeriek) Drie zoeksleutels Artikelomschrijving van 2 x 50 posities 9999 artikelgroepen Tien verkoopprijzen (debiteurgebonden) Artikelprijzen automatisch wijzigen (procentueel of met bedragen) Magazijnlocatie, verpakking, inhoud en prijs per Artikel(groep)statistieken met de mogelijkheid om uit te splitsen per debiteur Verkoophistorie in aantallen en bedragen Zelf te definiëren vrije velden Memoveld Afbeelding Artikelkenmerk (wel of niet aantallen van toepassing) Meerdere leveranciers (met indicatie hoofdleverancier)

13 13 Aanvullende modules Facturering MINOX-Verkooporderadministratie MINOX-Verkooporderadministratie biedt de mogelijkheid tot het snel vastleggen van offertes en verkooporders. Alle stadia die een order kan hebben worden in MINOX ondersteund: offerte, orderbevestiging, pakbon, gereedmelden, afleverbon en factuur. Automatisch kan een backorder worden gegenereerd van nog te leveren artikelen. Algemeen Van offerte naar factuur: u maakt het snel en volledig in MINOX. Hoe u het ordertraject in MINOX ook instelt, de order (en indien gewenst de voorraad) blijft onder controle. Vroeg of laat zullen de goederen en/of diensten gefactureerd worden; per order of op een verzamelfactuur. U zult ze niet vergeten! Het overnemen van een offerte of van een voorbeeldorder is uiterst eenvoudig. Uiteraard bent u in staat om eventueel ontbrekende gegevens alsnog in te vullen, zoals verzendadres, referentie en leverdatum. Lay-out orderdocumenten Alle documenten (van offerte t/m de factuur) kunt u grotendeels zelf indelen, zelfs per taal. Verzamelfactuur Voorbeeldorder Offerte Offerte Offerte De module MINOX-Verkooporderadministratie biedt u de mogelijkheid om naast verkooporders ook offertes in te toetsen en (later) af te drukken. U maakt de offerte op dezelfde snelle en gebruikersvriendelijke wijze als een order of een factuur. U houdt inzicht in uw uitstaande offertes. Wordt de offerte een order dan is dat met een druk op de knop geregeld. Vrijgeven backorder Order Factuur Backorder Paklijst Pakbon Afleverbon Order MINOX controleert de kredietwaardigheid van de debiteur. De module MINOX- Prijs- en kortingsafspraken stelt automatisch de afgesproken (gestaffelde) prijs en korting voor. Tijdens het invoeren van de order bent u altijd in staat om afspraken te raadplegen. De module MINOX-Voorraadadministratie bewaakt het voorraadniveau. Afhankelijk van de orderstatus worden de technische en economische voorraad gecontroleerd op een minimum aantal. Per debiteur bepaalt u of een orderbevestiging gewenst is. Per order kunt u van dit standaard gedrag afwijken. Bijvoorbeeld een debiteur die normaal gesproken nooit een orderbevestiging verlangt, wil er voor deze order wel een. Verzamelafleverbon Gereedmelden Orderbevestiging Schematische weergave van de mogelijkheden van MINOX- Verkooporderadministratie. Voorbeeldorder Levert u dezelfde artikelen meerdere malen aan een klant? Dan biedt MINOX hiervoor de mogelijkheid van een Voorbeeldorder. Eenmaal intoetsen en meerdere malen als order activeren. Wijzigen van een offerte of voorbeeldorder terwijl het een order is geworden, kan natuurlijk altijd. Pakbon De pakbon wordt gebruikt om in het magazijn de artikelen te pakken. Deze bon kan in volgorde van magazijnlocatie worden afgedrukt. Dit versnelt het afhandelen van de order. Optioneel wordt ook de paklijst geprint. Op deze controlelijst staan de totalen van de aantallen van alle artikelen die gepakt moeten worden.

14 Op de pakbon mogen aantekeningen worden gemaakt, bijvoorbeeld het aantal dat wordt geleverd of het vervangend artikel. Deze pakbon hoeft namelijk niet gebruikt te worden als afleverbon. De verkoopdocumenten (zoals pakbon) kunnen direct nadat de order is gemaakt worden afgedrukt, maar ook later. MINOX muteert automatisch de orderstatus. U weet dus precies in welke fase de order zich bevindt. 14 Gereedmelden Met name als gebruik gemaakt wordt van de voorraadadministratie van MINOX, wordt een order gereedgemeld. Tijdens het gereedmelden kunnen de eventuele wijzigingen van de pakbon worden overgenomen. De order kan nu worden geleverd. Indien gewenst wordt na deze stap automatisch de afleverbon afgedrukt. Afleverbon De goederen worden verzonden met een zogenaamde schone afleverbon. De lay-out kunt u heel eenvoudig zelf instellen, bijvoorbeeld of u wel of geen tekstregels of (advies)prijzen op de bon wilt. Factuur Nadat een order geleverd is, kan (automatisch) worden gefactureerd; bijvoorbeeld selectief een bepaalde groep, waarbij u tevens kunt aangeven dat alleen boven een minimumbedrag een factuur gemaakt mag worden. En of meerdere orders van een debiteur verzameld mogen worden op één factuur. Backorder Indien u kiest voor de mogelijkheid van backorders worden de orderregels die nog niet geleverd zijn automatisch in backorder geplaatst. Afhankelijk of u met MINOX-Voorraadadministratie werkt, kunt u een backorder automatisch of handmatig geheel of gedeeltelijk vrijgeven. Het vrijgeven van een backorder kan in volgorde van de debiteur of in volgorde van ordernummer. Dit komt meestal overeen met de volgorde van ouderdom van de order. Na het vrijgeven kan deze backorder wederom de normale ordercyclus doorlopen. Flexibel MINOX-Verkooporderadministratie kan in elke onderneming optimaal functioneren. MINOX bewijst flexibel te zijn: Een of meerdere stadia in het ordertraject kunnen worden overgeslagen Direct afdrukken van het orderdocument of op een later tijdstip Per orderdocument (en per taal) bepalen welke gegevens afgedrukt dienen te worden Tijdens het intoetsen van een order snel inzicht verkrijgen in alle gegevens van de debiteur, zoals openstaande posten, verkoophistorie en -statistieken Automatisch toekennen van het ordernummer, handmatig bepalen of een combinatie hiervan Bijzonder snelle invoer: gericht op het toetsenbord en geen verplichting om alle rubrieken te moeten doorlopen Vooraf definiëren welk document op welke printer afgedrukt moet worden Mogelijkheid tot gebruik van memo s bij debiteuren, artikelen, offertes en orders Volledig geïntegreerd met MINOX-Voorraadadministratie Automatisch aanmaken van een inkooporder op basis van een verkooporder

15 15 MINOX-Inkooporderadministratie MINOX-Inkooporderadministratie biedt uitkomst voor het volledig beheersen uw logistieke processen. Op een heldere en snelle manier kunt u bestellingen maken in MINOX. De inkoopbon kunt u rechtstreeks uit MINOX per aan uw leverancier verzenden. Alle voorraden (zowel de technische als de economische) worden direct bijgewerkt. Er kan worden aangegeven of en hoe de financiële administratie moet worden bijgewerkt. De werkwijze komt overeen met MINOX-Verkooporderadministratie. MINOX-Inkooporderadministratie is vanuit de praktijk ontwikkeld. De inkoper bestelt, in het magazijn worden de ontvangsten geboekt en de administrateur controleert de inkoopfactuur, waarna de boekingen automatisch in de financiële administratie plaatsvinden. Inkopen De inkoper kan gebruik maken van de besteladvieslijst. Dit overzicht maakt onderdeel uit van MINOX-Voorraadadministratie. Doorboeken Financiële administratie Bestelbon Inkooporders Magazijnontvangsten Onvangstbon Inkoopbon Bij het maken van de inkooporder adviseert MINOX: Het te bestellen aantal; MINOX houdt hierbij rekening met de besteleenheid, minimum- en maximum voorraad De laatste inkoopprijs van de betreffende leverancier De artikelcode van de betreffende leverancier Magazijnontvangsten Als apart onderdeel kunnen de ontvangsten worden vastgelegd. De technische voorraad wordt direct bijgewerkt U heeft snel inzicht in de volledigheid van de leveringen Artikelregels waarbij geen aantallen zijn vermeld op de inkooporder, worden niet getoond De inkoopprijzen en -bedragen zijn niet zichtbaar tijdens de magazijn ontvangsten Mogelijkheid om memo s van de leverancier en de inkooporder te raadplegen De lay-out van de goederenontvangstbon kunt u grotendeels zelf bepalen Backorder Schematische weergave van de mogelijkheden van MINOX- Inkooporderadministratie. Doorboeken inkooporder De administrateur zal in de praktijk de inkoopfactuur beoordelen en de doorboeking van de inkooporder in de financiële administratie regelen. Eigenschappen: Snelle controle van de juistheid van de inkoopfactuur Afhankelijk van de instellingen kan de inkoopfactuur zelf geboekt worden of automatisch door MINOX Van de goederen die nog niet geleverd zijn, wordt automatisch een backorder aangemaakt Mogelijkheid om memo s van de leverancier en inkooporder te raadplegen De lay-out van de inkoopbon die u vanuit MINOX afdrukt, kunt u grotendeels zelf bepalen

16 Inkoophistorie Naast de mogelijkheid om de financiële- en de voorraadadministratie automatisch door MINOX te laten bijwerken, zullen tevens de inkoopstatistieken en de inkoophistorie worden gemuteerd. Vragen zoals Waar is dit artikel het laatst gekocht? of Welke artikelen hebben we dit jaar bij deze leverancier gekocht? zijn snel beantwoord. 16 Eigenschappen inkooporders Mogelijkheid om memo s van de leveranciers te raadplegen en per inkooporder aan te maken. MINOX waarschuwt als het betreffende artikel doorgaans bij een andere leverancier wordt ingekocht. De economische voorraad wordt direct bijgewerkt. De lay-out van de inkooporder kunt u grotendeels zelf bepalen, zelfs in meerdere talen. Op de inkoopbon wordt - indien gewenst - de artikelcode van de leverancier vermeld. Kortom Met de module MINOX-Inkooporderadministratie kunt u snel en feilloos bestellingen plaatsen bij uw leveranciers en de ontvangsten van goederen registreren. U kunt nagaan welke bestellingen nog door uw leveranciers moeten worden afgeleverd. Voor de bestellingen kunt u gebruik maken van een instelbare lay-out voor de inkooporder, de magazijnontvangst en de inkoopfactuur. De voorraad is altijd up-to-date. Door de inkoopstatistieken en de inkoophistorie wordt u optimaal geïnformeerd. U kunt snel nagaan waar u de artikelen heeft ingekocht, hoeveel u heeft ingekocht bij een bepaalde leverancier en voor welke prijs. Bovendien wordt ook de financiële administratie automatisch bijgewerkt.

17 17 MINOX-Voorraadadministratie MINOX-Voorraadadministratie bewaakt uw voorraadstromen. Voorraadinformatie vindt u in de vorm van diverse overzichten, zoals voorraadpositie, voorraadhistorie en voorraad in de tijd. Enkele eigenschappen: Voorraadwaardering volgens Vaste Verreken Prijs of Gemiddelde Inkoop Prijs Registratie van in- en uitgaande goederenstromen Automatische bewaking van de voorraad tijdens orderinvoer en facturering Besteladvies op basis van minimum- en maximumvoorraad Diverse voorraadoverzichten en opvraagprogramma s Met een geïntegreerde voorraadadministratie kunt u uw voorraden optimaliseren, wat leidt tot kostenbeheersing. Met MINOX weet u wanneer u moet leveren en wanneer uw bestellingen zullen binnenkomen. MINOX informeert u wat en wanneer u moet bestellen. Het overzicht Voorraadhistorie vermeldt alle mutaties per artikel. Het overzicht Voorraad in de tijd verschaft u inzicht in de toekomstige goederenbewegingen en het verloop van de economische voorraad. Per artikel heeft u de mogelijkheid aan te geven of de voorraad door MINOX moet worden bijgehouden. Alle voorraadmutaties worden automatisch geregistreerd. Met MINOX-Voorraadadministratie kunt u de voorraad in aantallen en in waarde bijhouden. Vanuit de verkooporderadministratie, facturering en de inkooporderadministratie worden de voorraadmutaties geheel automatisch verwerkt. Optioneel kunnen alle voorraadtransacties volledig worden geïntegreerd met de financiële administratie. MINOX biedt u veel faciliteiten voor het opvragen van de gedetailleerde voorraadgegevens van een artikel.

18 MINOX-Periodieke facturering Factureert u bijvoorbeeld abonnementen, huren of contributies dan biedt MINOX-Periodieke facturering u de oplossing. 18 Bij het aanmaken van een periodieke order bepaalt u de frequentie. U kunt kiezen uit de frequenties: week, 2-weken, 4-weken, maand, 2-maanden, kwartaal, 4-maanden, halfjaar en jaar. Tevens geeft u de startdatum en indien bekend, de einddatum in. Het (periodiek) factureren gaat automatisch. Behalve de bekende selecties (bijvoorbeeld debiteurennummer van - t/m), kan gekozen worden om alleen één frequentie (bijvoorbeeld maand) te factureren. Het is ook mogelijk meerdere frequenties aan te vinken. Per factuurgang kunnen vijf openingstekstregels worden gehanteerd. Afhankelijk van de frequentie en de laatste factuurdatum worden de facturen afgedrukt en verwerkt in de financiële administratie. Tevens worden de statistieken bijgewerkt. Werkt u ook met MINOX- Verkooporderadministratie, dan heeft u de mogelijkheid om periodieke orders te verzamelen met normale orders op één factuur. Bijvoorbeeld: u verhuurt koffiezetapparaten. Op de maandnota staan naast het huurbedrag (periodieke order) ook de afgenomen koffie en filters (normale orders). Indexeren De prijzen van bijvoorbeeld abonnementen en huren kunnen automatisch worden gewijzigd. Met de functie Indexeren heeft u de mogelijkheid de bedragen met een percentage te verhogen of te verlagen. Vervolgens kunt u op verschillende manieren de bedragen laten afronden. Ook kan het bedrag in absolute zin worden gewijzigd en herrekend. MINOX-Factuurhistorie Kunt u mij een kopiefactuur sturen? Ik heb een vraag over de factuur van vorige maand. Hanteert u nog dezelfde condities als de vorige keer? Wie herkent ze niet: vragen over facturen, van gisteren, een paar weken geleden of van vorig jaar. De module MINOX-Factuurhistorie biedt u de mogelijkheid om snel een factuur op te zoeken en op het beeldscherm te bekijken. Ook kunt u een of meerdere facturen (nogmaals) afdrukken of en. In een lijst worden alle facturen getoond. U bepaalt zelf welke informatie van de factuur in deze lijst getoond moet worden. Ook kunt u een selectie maken op debiteur, factuurdatum en factuurbedrag. Tevens biedt deze module de mogelijkheid om tijdens het raadplegen van de verkoophistorie van de debiteur of van het artikel de factuur in te zien (en opnieuw af te drukken). MINOX-Extra artikelomschrijvingen Met de module MINOX-Extra artikelomschrijvingen kunnen aan ieder artikel tot maar liefst 99 regels extra omschrijvingen worden gekoppeld. Hiermee bent u verlost van het gebruik van afkortingen of cryptische omschrijvingen. Denk bijvoorbeeld eens aan de technische specificaties van een product of de toepassingmogelijkheden die u helder wilt formuleren. Maak uw product of dienst duidelijk leesbaar. Tijdens het maken van een factuur worden extra artikelomschrijvingen automatisch ingevoegd. Vervolgens kunnen deze regels naar wens nog worden gewijzigd of (deels) verwijderd. Ook kunt u deze module gebruiken om de omschrijving van het artikel in de taal van de debiteur op de diverse externe documenten, zoals opdrachtbevestiging en factuur, te vermelden.

19 19 MINOX-Samengestelde artikelen Aan een artikel kan een reeks andere artikelen worden gekoppeld in de vorm van een Samengesteld artikel. Dit is bijzonder handig bij bijvoorbeeld recepturen, verwijderingsbijdrage en emballage. U definieert in MINOX een samenstelling: een hoofdartikel bestaat uit een of meerdere subartikelen. Per subartikel geeft u het aantal aan dat benodigd is. Een samengesteld artikel kan in MINOX op twee manieren worden gedefinieerd. Artikel-explosie Bij het intoetsen bij de verkooporder (of -factuur) van het hoofdartikel zullen automatisch alle subartikelen worden opgehaald en staat MINOX de gebruiker toe om in de samenstelling wijzigingen aan te brengen. Op alle documenten (zoals orderbevestiging, pakbon, afleverbon en factuur) worden alle artikelen (zowel hoofd- als subartikel) afgedrukt. Stuklijst Deze variant is met name bedoeld voor productiebedrijven. Door het gebruik van het hoofdartikel zullen de subartikelen onderhuids worden opgehaald. De samenstelling kan niet gewijzigd worden. Op de Productielijst zullen alle artikelen (zowel hoofd- als subartikel) worden afgedrukt. Op de afleverbon en factuur zal alleen het hoofdartikel worden afgedrukt. Bij deze variant kan ook gebruik gemaakt worden van Boeken gereed product. Bij beide varianten zal de voorraad van de subartikelen automatisch worden gemuteerd. De module MINOX-Samengestelde artikelen werkt ook samen met de modules MINOX-Prijs en kortingsafspraken en MINOX-Extra artikelomschrijvingen. MINOX-Batchnummers Steeds meer bedrijven moeten zowel de herkomst als de bestemming van een batch, serie of partij kunnen verantwoorden. Met MINOX-Batchnummers worden alle batches per artikel geregistreerd. Vragen zoals: Welke klanten hebben drie maanden geleden dezelfde batch gehad? en Wanneer en bij wie hebben wij deze partij ingekocht?, kunnen met MINOX-Batchnummers in combinatie met MINOX- Factuurhistorie snel en eenvoudig worden beantwoord. MINOX-Batchnummers is flexibel van opzet en biedt de mogelijkheid om snel een batch aan te maken tijdens de goederenontvangst. U houdt altijd overzicht van de artikelen, die u op voorraad heeft. Daarbij wordt per batch zowel de technische- als de economische voorraad bijgehouden. De batchcode kan worden afgedrukt op de inkoopdocumenten (inkooporder en -factuur) en de verkoopdocumenten (pakbon, afleverbon en factuur). MINOX-Meerdere magazijnen Deze module, als aanvulling op MINOX-Voorraadadministratie, geeft direct inzicht in de voorraadpositie per magazijn. Bij het maken van de in- en verkooporder of de (directe) factuur wordt om het magazijn gevraagd. MINOX toont de voorraadpositie van het artikel in alle magazijnen, waarna snel een keuze gemaakt kan worden. De voorraadoverzichten Historie en In de tijd geven de mutaties per magazijn weer. Bedrijven, die artikelen hebben ondergebracht in meerdere magazijnen, maar ook bijvoorbeeld in de auto s van vertegenwoordigers of monteurs, kunnen de voorraad hiervan nu eenvoudig met MINOX- Meerdere magazijnen registreren. Deze module kan worden gecombineerd met MINOX-Samengestelde artikelen. De componenten worden automatisch afgeboekt van het voorgedefinieerde magazijn.

20 MINOX-BTW verlegd Deze aanvullende module is onmisbaar als uitbreiding op de facturering indien er sprake is van de Verleggingsregeling voor aannemers en onderaannemers. De verleggingsregeling werkt als volgt: als u als onderaannemer factureert aan de hoofdaannemer, brengt u geen BTW in rekening. Op de factuur aan uw hoofdaannemer vermeldt MINOX daarom geen BTW-bedrag maar BTW verlegd. Bij de stamgegevens van de debiteur (de hoofdaannemer) stelt u in dat het om BTW verlegd gaat. Bovendien moet u ook het BTW-identificatienummer van de hoofdaannemer vastleggen, zodat dit op de factuur wordt vermeld. 20 De G-rekening In MINOX kan per artikel worden aangegeven of het gaat om een zogenaamd Loonsom artikel. Ook het percentage en het rekeningnummer van de G-rekening kunnen worden vastgelegd. Indien er sprake is van een G-rekening, berekent MINOX automatisch per factuur het bedrag dat op de G-rekening gestort moet worden. MINOX-Statistieken Welke debiteuren zijn belangrijk voor u? In welk rayon behaalt u de meeste winst? Heeft een vertegenwoordiger een voorkeur voor een bepaald artikel? In de standaard uitvoering van MINOX-Facturering zijn statistieken opgenomen die inzicht verschaffen in de omzetstatistieken per debiteur/artikel en per artikel/debiteur. De module MINOX-Statistieken geeft u nog meer gerichte statistische informatie. De extra statistieken geven inzicht in de verkochte aantallen, in- en verkoopwaarde en de bruto winst zowel in bedragen als in percentages. De top 25-lijsten van debiteuren en van artikelen geven u snel inzicht in de belangrijkste relaties en de meest verkochte artikelen. U kunt aangeven of de lijst gesorteerd moet worden op verkoopbedragen of op aantallen.