Vaststellingen en richtlijnen n.a.v. boekhoudkundige controles in de beleidsperiode

Transcriptie

1 Vaststellingen en richtlijnen n.a.v. boekhoudkundige controles in de beleidsperiode Gebrekkig verantwoordingsstuk - geen verantwoordingsstuk - niet gericht aan de sportfederatie - onvoldoende detailgegevens (datum, omschrijving geleverde goederen/gepresteerde diensten, identiteit indiener, ) - kostennota niet ondertekend door indiener - geen bewijsstuk van omschreven goed op ingediende kostennota (bv. kasticket van aankoop bureelbenodigdheden) Toerekening van kosten aan verkeerde basisopdrachten of facultatieve opdrachten Kosten die gemaakt worden in het kader van een of meerdere basisopdrachten en/of facultatieve opdrachten dienen ook effectief toegewezen te worden aan de desbetreffende opdrachten. Vaststellingen Uniforme verdeling van kosten over de 5 basisopdrachten Kosten mogen niet sowieso uniform verdeeld worden over de 5 basisopdrachten. Voor elke individuele kost moet nagegaan worden in uitvoering van welke basisopdracht(en) deze gemaakt werd. Enkele voorbeelden van correcte toerekening telefoonkosten kost vaste telefonie (abonnement & gesprekken) secretariaat sportfederatie 20% van deze kost toewijzen aan elke basisopdracht gesprekskosten GSM medewerker bij deelname aan een Doe Aan Sport-beurs 100% van deze kost toewijzen aan basisopdracht 5 (promoten van eigen sporttak(ken)) Kosten van facultatieve opdrachten toerekenen aan de basisopdrachten Sportfederaties die gesubsidieerd worden voor een facultatieve opdracht dienen alle kosten gemaakt in het kader van de betrokken facultatieve opdracht toe te rekenen aan deze opdracht. bij eerdere controles werd vastgesteld dat niet-subsidieerbare of niet-gesubsidieerde kosten binnen de facultatieve opdrachten sportkampen en topsport toegerekend worden aan de basisopdrachten waar deze kosten wel subsidieerbaar zijn. Toerekening van subsidieerbare kosten aan een verkeerd boekjaar Kosten en opbrengsten moeten worden toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben (= periodiciteitsprincipe). Vaststellingen/richtlijnen n.a.v. boekhoudkundige controles Pagina 1

2 Tijdens de jaarafsluiting moet men nagaan of alle facturen/onkostennota's werden ontvangen en de kosten hiervan aan het correcte boekjaar werden toegewezen, zonodig corrigeren. Indien einde boekjaar nog geen facturen/onkostennota's werd ontvangen, gebeurt de registratie van deze kosten op basis van een intern verantwoordingsstuk. De boekhoudkundige verwerking van toerekening van kosten aan het correcte boekjaar gebeurt via de balansrekeningen 444 'Te ontvangen facturen', 490 'Over te dragen kosten' en 492 'Toe te rekenen kosten'. De overlopende rekeningen 490 'Over te dragen kosten' en 492 'Toe te rekenen kosten' verschillen van de rekening 444 'Te ontvangen facturen' op basis van het prorateren: Indien men nog een aankoopfactuur/onkostennota moet ontvangen voor kosten die integraal ten laste vallen van het lopende boekjaar, werkt men via rekening 444 'Te ontvangen facturen'. Heeft deze nog te ontvangen aankoopfactuur/onkostennota betrekking op kosten die over meerdere boekjaren zijn toe te rekenen, dan worden de overlopende rekeningen gebruikt. Verplaatsingskosten - onvoldoende detailgegevens op reiskostennota minimale info: identiteit indiener, datum verplaatsing, adres vertrek, adres bestemming, reden verplaatsing, aantal afgelegde km's, km-tarief, totaal bedrag. voorbeeld van reiskostennota in bijlage 1 - reiskostennota niet gehandtekend door indiener verplaatsingskosten - maximaal subsidieerbaar bedrag verplaatsingskosten (met eigen wagen) = forfaitaire kilometer opgenomen in bezoldigingstabel (jaarlijkse aanpassing op 1 juli) bezoldigingstabel opgenomen in bijlage 2 - andere subsidieerbare verplaatsingskosten (mits bewijsstukken): tickets trein/vliegtuig/ en parkeertickets. - parkeerboetes en boetes voor snelheidsovertredingen zijn niet-subsidieerbaar - boekhoudkundige verwerking van verplaatsingskosten vanaf 2013 voor occasionele administratieve, sporttechnische en sport(para)medische medewerkers, deelnemers en bestuursleden: subsidieerbare verplaatsingskosten boeken op subrekeningen 61200, 61210, 61220, en 61240; niet-subsidieerbare verplaatsingskosten (kilometeren boven wettelijk forfait, parkeerboetes, ) boeken op subrekeningen 61201, 61211, 61221, en 61241; voormelde subrekeningen worden verder uitgesplitst i.f.v. de desbetreffende decretale opdracht(en) binnen dewelke de verplaatsingskost werd gemaakt. - Kosten vervoer sportmateriaal : factuur, anders boeken onder subrekeningen verplaatsingskosten 6120 t.e.m i.f.v. hoedanigheid indiener van deze kost. - Verplaatsingskosten personeelsleden kosten woon-werkverkeer zijn niet subsidieerbaar (subrekening 62310) kosten dienstverplaatsingen in functie van de basisopdrachten en/of facultatieve Vaststellingen/richtlijnen n.a.v. boekhoudkundige controles Pagina 2

3 opdrachten zijn wel subsidieerbaar tot wettelijk forfait. De subrekeningen en worden verder uitgesplitst naar de betrokken opdracht(en) waarvoor de dienstverplaatsingen gemaakt worden. Verblijfskosten - Kosten van dranken en maaltijden zijn niet subsidieerbaar. - Enkel kosten inzake logement (desgevallend inclusief ontbijt) zijn subsidieerbaar. - Verblijfskosten met een verantwoordingsstuk (factuur) zonder uitsplitsing van logementskosten enerzijds en kosten van dranken en maaltijden anderzijds moeten integraal op een niet-subsidieerbare rekening worden geboekt. - Subsidieerbaar plafond logementskosten (incl. ontbijt) = maximale logements omzendbrief Vlaamse overheid. Omzendbrief DVO/BZ/P&O/2009/12 van 22 december 2009 inzake en voor buitenlandse dienstreizen. Tabel van de dagelijkse forfaitaire en en maximumprijzen voor logies (geldig vanaf 1 april 2012), zie bijlage 3. Kosten inzake financiële verslaggeving De subsidieerbare kosten worden geboekt in het kader van de informatieplicht op de subrekeningen (unisportfederaties) en (recreatieve sportfederaties): - externe dienstverlening bij opstellen jaarrekening (eindejaarsverrichtingen) - kosten inzake externe controle van de opgestelde jaarrekening i.f.v. goedkeuring ervan door de algemene vergadering - neerleggingskosten van goedgekeurde jaarrekening bij de balanscentrale van de Nationale Bank van België enkel voor grote en zeer grote vzw s Alle overige kosten inzake financiële dienstverlening (bv. periodieke dienstverlening bij BTWaangiftes, volledige verwerking boekhouding door een externe firma, ) zijn niet subsidieerbaar en kunnen geboekt worden op de subrekeningen t.e.m Interventiekosten boekhoudsoftware De interventiekosten van boekhoudsoftwareleveranciers naar aanleiding van de huidige aanpassing van het boekhoudplan sportfederaties worden subsidieerbaar gesteld. Deze kosten worden geboekt op de subrekeningen (unisportfederaties) en (recreatieve sportfederaties). Kosten inzake dienstverlening (subrekening 6146) Het betreft een dienstverlening uitgevoerd door occasionele medewerkers. Vaststellingen/richtlijnen n.a.v. boekhoudkundige controles Pagina 3

4 Nadere bepalingen in verband met de tewerkstelling van occasionele medewerkers en de subsidiëring hiervan binnen de basis- en facultatieve opdrachten worden toegelicht in bijlage 4. Andere dienstverleningskosten dienen op de specifieke daartoe bestemde kostenrekeningen (bv drukwerken, 6140 medische hulpposten, ) geboekt te worden. Kosten inzake IT-dienstverlening zijn subsidieerbaar als kosten waarvoor Bloso voorafgaandelijk een schriftelijk akkoord heeft gegeven. Alvorens deze IT-kosten op de subsidieerbare subrekeningen te kunnen boeken, dient de sportfederatie deze IT-kosten te kaderen (inclusief prijsofferte / aannemingsovereenkomst) in haar werking en dit per of per brief aan de Bloso-afdeling Subsidiëring. De Bloso-afdeling Subsidiëring deelt mee op welke (subsidieerbare) kostenrekening deze IT-kosten geboekt dient te worden en voor welke opdracht(en). Wanneer het afschrijvingskosten betreft, bedraagt de minimale afschrijvingstermijn 3 jaar en worden de kosten pro rata temporis afgeschreven. Lidgelden en bijdragen De jaarlijkse bijdragen (ledenbijdrage, bijdrage Spoka) aan de koepelorganisatie VSF worden geboekt op de subrekening 6151: - de ledenbijdrage wordt telkens voor 20% geboekt op de subrekeningen t.e.m de bijdrage Spoka wordt geboekt op subrekening en/of (afhankelijk welke sportkampen het betreft en of deze al dan niet (gedeeltelijk) georganiseerd worden binnen de facultatieve opdracht sportkampen). De bijdrage aan de eigen nationale koepel moet worden geboekt op subrekening 6152 en is niet subsidieerbaar. De jaarlijkse ledenbijdrage aan de vzw Vlaams Doping Tribunaal wordt subsidieerbaar gesteld als een kost met voorafgaandelijk schriftelijk akkoord van het Bloso. Deze kost wordt bijgevolg geboekt op de subrekening Subsidieerbare kosten mits voorafgaandelijk schriftelijk akkoord Bloso Het betreft de subrekeningen 6118 (kosten diensten en diverse goederen), 6280 (personeelskosten), (afschrijvingskosten immateriële vaste activa) en (afschrijvingskosten materiële vaste activa). Op deze subsidieerbare kostenrekeningen mag enkel geboekt worden wanneer hiervoor effectief voorafgaandelijk toestemming werd verkregen (per of per brief) van de Bloso-afdeling Subsidiëring. Vaststellingen/richtlijnen n.a.v. boekhoudkundige controles Pagina 4

5 Bijlage 1 Reiskostennota Naam sportfederatie: Naam: Voornaam: Adres: Rekeningnr.: Datum Plaats vertrek Plaats bestemming Reden verplaatsing Aantal km Tarief per km Kost verplaatsing Totaal: Datum: Handtekening aanvrager

6 Bijlage 2 Bezoldigingstabel voor de occasionele medewerkers in het kader van de subsidiëring van de basisopdrachten van de sportfederaties (B.S. 27/02/2009) geldig vanaf 1/07/2012. DEEL I: SPORTTECHNISCHE EN ADMINISTRATIEVE MEDEWERKERS CATEGORIE I II III IV V Voor de occasionele medewerker met de specifieke functie van lesgever of trainer die in het bezit is van één van de volgende diploma s of getuigschriften: Voor de occasionele medewerker met de specifieke functie van: Brutojaarloon tegen 100% sinds 27/02/2009 ** VTS-Initiator in de betrokken sporttak (of geassimileerd*) Student geslaagd voor 2e jaar regent/bachelor L.O. Kandidaat L.O. Gegradueerde L.O. Bijkomend voor de gehandicaptensport: de Kandidaat Kinesitherapie Administratieve medewerker VTS-Instructeur B/Trainer B in de betrokken sporttak (of geassimileerd*) Regent/bachelor L.O. Bijkomend voor de gehandicaptensport: gegradueerde/ bachelor Kinesitherapie VTS-Trainer A in de betrokken sporttak (of geassimileerd*) Regent/bachelor L.O. met Instructeur B/Trainer B diploma in de betrokken sporttak (of geassimileerd*) Licentiaat/master L.O. Bijkomend voor de gehandicaptensport: gegradueerde/bachelor Kinesitherapie met Instructeur B/Trainer B diploma in de betrokken sporttak (of geassimileerd*) en de licentiaat/master Kinesitherapie VTS-Toptrainer in de betrokken sporttak (of geassimileerd*) Regent/bachelor L.O. met Trainer A diploma in de betrokken sporttak (of geassimileerd*) Licentiaat/master L.O. met Instructeur B/Trainer B diploma in de betrokken sporttak (of geassimileerd*) Bijkomend voor de gehandicaptensport: gegradueerde/ bachelor Kinesitherapie met Trainer A diploma in de betrokken sporttak (of geassimileerd*) en licentiaat/master Kinesitherapie met Instructeur B/Trainer B diploma in de betrokken sporttak (of geassimileerd*) Licentiaat/Master L.O. met Trainer A diploma in de betrokken sporttak (of geassimileerd*) Licentiaat/Master L.O. met sporttechnisch postgraduaat in de betrokken sporttak Bijkomend voor de gehandicaptensport: licentiaat/master Kinesitherapie met Trainer A diploma in de betrokken sporttak (of geassimileerd*) , , , , ,00

7 Geïndexeerd bruto-uurloon sinds 1/03/2012 *** Reis per km sinds 1/07/ , , , , ,0170 0,3456 * Zie de geactualiseerde assimilatietabel van de Vlaamse Trainersschool op de Bloso-website. ** Het brutojaarloon tegen 100 % is gebaseerd op de categorieën en de salarisschalen, vermeld in bijlage 2 van het besluit van de Vlaamse Regering van 17 februari 2006 houdende organisatie van het Commissariaat-generaal voor de Lichamelijke Ontwikkeling, de Sport en de Openluchtrecreatie en de instellingsspecifieke regeling van de rechtspositie van het personeel (Belgisch Staatsblad, 23 maart 2006). Het brutojaarloon tegen 100 % is gekoppeld aan de spilindex 138,01 (1 januari 1990). Het brutojaarloon tegen 100 % wordt verhoogd met de lineaire loonsverhogingen die toegekend worden aan de ambtenaren van de Vlaamse overheid. *** Geïndexeerd bruto-uurloon = (het brutojaarloon tegen 100 % + lineaire loonsverhogingen) x indexcoëfficiënt / 1976)

8 Geïndexeerde subsidieerbare kosten (door het Bloso te subsidiëren voor de prestaties in 2012 van occasionele medewerkers) Categorie Geïndexeerd bruto uurloon RSZ werkgeversbijdrage Vakantiegeld* Eindejaarstoelage* RZS werkgeversbijdrage op eindejaarstoelage * Cat I 12,0175 3,9886 0,9213 1,0015 0,3324 Cat II 13,6527 4,5313 1,0467 1,1377 0,3776 Cat III 15,4052 5,1130 1,1811 1,2838 0,4261 Cat IV 17,0404 5,6557 1,3064 1,4200 0,4713 Cat V 18,6443 6,1880 1,4294 1,5537 0,5157 Indexcoëfficient op 1/1/2012: 1,546 RSZ-werkgeversbijdrage: Per kwartaal veranderlijk en bedraagt ongeveer 33% (per kwartaal informeren bij uw sociaal secretariaat) In deze tabel werd het gemiddelde percentage genomen voor het jaar 2011 (33,19%) Het gemiddelde percentage voor het jaar 2012 is momenteel nog niet gekend Vakantiegeld: Is brutoloon gedeeld door 12 maal 92% Eindejaarstoelage: Is brutoloon gedeeld door 12 Kilometer Voor de periode 01/01/2012 t.e.m. 30/06/2012 Voor de periode vanaf 01/07/2012 0,3352 / km 0,3456 / km * Indien van toepassing

9 Bijlage 3 Buitenlandse dienstreizen - tabel van de dagelijkse forfaitaire en en maximumprijzen voor logies (vanaf 1 april 2012) Maximale logements Dagelijkse forfaitaire Landen Steden in EUR Afghanistan Alle bestemmingen Albanië Alle bestemmingen Algerije Alle bestemmingen Amerikaans Samoa Alle bestemmingen Andorra Alle bestemmingen Angola Alle bestemmingen Anguilla Alle bestemmingen Antigua Alle bestemmingen Argentinië Alle bestemmingen Armenië Alle bestemmingen Aruba Alle bestemmingen Australië Alle bestemmingen Azerbeidjan Alle bestemmingen Bahamas Alle bestemmingen Bahrein Alle bestemmingen Bangladesh Alle bestemmingen Barbados Alle bestemmingen Barbuda Alle bestemmingen België Alle bestemmingen Belize Alle bestemmingen Benin Alle bestemmingen Bermuda Alle bestemmingen Bhutan Alle bestemmingen Bolivië Alle bestemmingen Bosnië-Herzegovina Alle bestemmingen Botswana Alle bestemmingen Brazilië Alle bestemmingen Brunei Alle bestemmingen Bulgarije Alle bestemmingen BurkinaFaso Alle bestemmingen Burundi Alle bestemmingen CaboVerde Alle bestemmingen Cambodja Alle bestemmingen

10 Maximale logements Dagelijkse forfaitaire Landen Steden in EUR Cameroen Alle bestemmingen Canada Alle bestemmingen Centraal-Afrikaanse Republiek Alle bestemmingen Chili Alle bestemmingen China Alle bestemmingen Columbia Alle bestemmingen Comoren Alle bestemmingen Congo Alle bestemmingen Congo,Demokratische rep. Alle bestemmingen Cookeilanden Alle bestemmingen Costa Rica Alle bestemmingen Cuba Alle bestemmingen Cyprus Alle bestemmingen Denemarken Alle bestemmingen Djibouti Alle bestemmingen Dominica Alle bestemmingen Dominikaanse Republiek Alle bestemmingen Duitsland Alle bestemmingen Ecuador Alle bestemmingen Egypte Alle bestemmingen El Salvador Alle bestemmingen Equatoriaal Guinea Alle bestemmingen Eritrea Alle bestemmingen Estland Alle bestemmingen Ethiopië Alle bestemmingen Fidji Alle bestemmingen Filippijnen Alle bestemmingen Finland Alle bestemmingen Frankrijk Alle bestemmingen Frans Guyana Alle bestemmingen Frans Polynesië Alle bestemmingen Gabon Alle bestemmingen Gambia Alle bestemmingen Georgië Alle bestemmingen Ghana Alle bestemmingen Gibraltar Alle bestemmingen Grenada Alle bestemmingen Griekenland Alle bestemmingen

11 Maximale logements Landen Steden in EUR Dagelijkse forfaitaire Groenland Alle bestemmingen Guadeloupe Alle bestemmingen Guam Alle bestemmingen Guatemala Alle bestemmingen Guinea Alle bestemmingen Guinea-Bissau Alle bestemmingen Haiti Alle bestemmingen Guyana Alle bestemmingen Honduras Alle bestemmingen Hongarije Alle bestemmingen HongKong Alle bestemmingen Ierland Alle bestemmingen Ijsland Alle bestemmingen India Alle bestemmingen Indonesië Alle bestemmingen Irak Alle bestemmingen Iran Alle bestemmingen Israël Alle bestemmingen Italië Alle bestemmingen Ivoorkust Alle bestemmingen Jamaica Alle bestemmingen Japan Alle bestemmingen Jemen Alle bestemmingen Jordanië Alle bestemmingen Kaaimaneilanden Alle bestemmingen Kanarische eilanden Alle bestemmingen Kazakhstan Alle bestemmingen Kenia Alle bestemmingen Kiribati Alle bestemmingen Koeweit Alle bestemmingen Korea Noord Alle bestemmingen Korea Zuid Alle bestemmingen Kosovo Alle bestemmingen Kroatië Alle bestemmingen Kyrgistan Alle bestemmingen Laos Alle bestemmingen Lesotho Alle bestemmingen Letland Alle bestemmingen Libanon Alle bestemmingen

12 Maximale logements Landen Steden in EUR Dagelijkse forfaitaire Liberia Alle bestemmingen Libië Alle bestemmingen Liechtenstein Alle bestemmingen Litouwen Alle bestemmingen Luxemburg Alle bestemmingen Luxemburg Kirchberg Maagdeneilanden (U.S.A.) Alle bestemmingen Maagdeneilanden (V.K.) Alle bestemmingen Macao Alle bestemmingen Macedonië Alle bestemmingen Madagaskar Alle bestemmingen Malawi Alle bestemmingen Maldiven Alle bestemmingen Maleisië Alle bestemmingen Mali Alle bestemmingen Malta Alle bestemmingen Marokko Alle bestemmingen Marshall eilanden Alle bestemmingen Martinique Alle bestemmingen Mauretanië Alle bestemmingen Mauritius Alle bestemmingen Mexico Alle bestemmingen Micronesië Alle bestemmingen Moldavië Alle bestemmingen Monaco Alle bestemmingen Mongolië Alle bestemmingen Montenegro Alle bestemmingen Montserrat Alle bestemmingen Mozambiek Alle bestemmingen Myanmar Alle bestemmingen Namibië Alle bestemmingen Nauru Alle bestemmingen Nederland Alle bestemmingen Nederlandse&Engelse Antillen Alle bestemmingen Nepal Alle bestemmingen Nicaragua Alle bestemmingen Nieuw Caledonië Alle bestemmingen Nieuw Zeeland Alle bestemmingen Niger Alle bestemmingen 92 70

13 Maximale logements Landen Steden in EUR Dagelijkse forfaitaire Nigeria Alle bestemmingen Niue Alle bestemmingen Noordelijke Marianeneilanden Alle bestemmingen Noorwegen Alle bestemmingen Oeganda Alle bestemmingen Oekraïne Alle bestemmingen Oezbekistan Alle bestemmingen Oman Alle bestemmingen Oostenrijk Alle bestemmingen Pakistan Alle bestemmingen Palau Alle bestemmingen Panama Alle bestemmingen Papua N.Guinea Alle bestemmingen Paraguya Alle bestemmingen Peru Alle bestemmingen Polen Alle bestemmingen Portugal Alle bestemmingen Puerto Rico Alle bestemmingen Qatar Alle bestemmingen Reunion Alle bestemmingen Roemenië Alle bestemmingen Rusland Alle bestemmingen Rwanda Alle bestemmingen Samoa Alle bestemmingen San Marino Alle bestemmingen SaudiArabië Alle bestemmingen Senegal Alle bestemmingen Servië en Montenegro Alle bestemmingen Seychellen Alle bestemmingen Sierra Leone Alle bestemmingen Singapore Alle bestemmingen Slovenië Alle bestemmingen Slowakije Alle bestemmingen Sao Tomee en Principe Alle bestemmingen Soedan Alle bestemmingen Solomon Alle bestemmingen Somalië Alle bestemmingen Spanje Alle bestemmingen Sri Lanka Alle bestemmingen

14 Maximale logements Landen Steden in EUR Dagelijkse forfaitaire St.Kitts-Nevis Alle bestemmingen St.Lucia Alle bestemmingen St.Vincent Alle bestemmingen Suriname Alle bestemmingen Swaziland Alle bestemmingen Syrië Alle bestemmingen Tadjikistan Alle bestemmingen Tahiti Alle bestemmingen Taiwan Alle bestemmingen Tanzania Alle bestemmingen Thailand Alle bestemmingen Timor Leste Alle bestemmingen Togo Alle bestemmingen Tokelau Alle bestemmingen Tonga Alle bestemmingen Trinidad / Tobago Alle bestemmingen Tsjaad Alle bestemmingen Tsjechië Alle bestemmingen Tunesië Alle bestemmingen Turkije Alle bestemmingen Turkmenistan Alle bestemmingen Turks & Caicos, GrandTurks Alle bestemmingen Tuvalu Alle bestemmingen Uruguay Alle bestemmingen V.A.E. Alle bestemmingen Vanuatu Alle bestemmingen Venezuela Alle bestemmingen Verenigd Koninkrijk Alle bestemmingen Verenigde Staten van Amerika Washington D.C New York Overige Vietnam Alle bestemmingen Walliseilanden Alle bestemmingen Westbank en Gazastrook Alle bestemmingen Witrusland Alle bestemmingen Zambia Alle bestemmingen Zimbabwe Alle bestemmingen Zuid-Afrika Alle bestemmingen Zweden Alle bestemmingen

15 Maximale logements Dagelijkse forfaitaire Landen Steden in EUR Zwitserland Alle bestemmingen

16 Bijlage 4 Toelichting in verband met de tewerkstelling van occasionele medewerkers en de subsidiëring hiervan. 1. De occasionele medewerker wordt aangesteld met een arbeidsovereenkomst 1.1. Subsidieerbare kosten* - Brutosalaris - RSZ werkgever - Eindejaarstoelage en vakantiegeld - Verplaatsingskosten * voorzover opgenomen in de lijst met subsidieerbare kosten voor de basisopdrachten en de facultatieve opdrachten Beperkingen inzake subsidiëring Loonkosten: (subrekeningen 6201/6202/6203/6204/6211/6212/6213/6214) De subsidieerbaarheid van het brutosalaris van occasionele administratieve en sporttechnische medewerkers beperkt zich tot de uurlonen van de bij de uitvoeringsbesluiten gevoegde bezoldigingstabel voor de occasionele medewerkers in het kader van de subsidiëring, desgevallend vermeerderd met het bedrag van de RSZ-werkgeversbijdrage, het vakantiegeld en de eindejaarstoelage. De bezoldiging van de occasionele administratieve en sporttechnische medewerkers conform de bezoldigingstabel gebeurt op basis van geïndexeerde uurlonen waarbij voor subsidiëring de indexcoëfficiënt per 1 januari van het betrokken werkingsjaar wordt toegepast. De subsidieerbare totale loonkost van occasionele sport(para)medische medewerkers binnen de facultatieve opdrachten prioriteitenbeleid en topsport wordt beperkt tot volgende richtcijfers: Arts: max. 65 euro per uur Kinesitherapeut, sportpsycholoog: max. 47 euro per uur Voor docenten in bijscholingen is er geen beperking voorzien inzake subsidieerbare uurlonen. Verplaatsingskosten: (subrekening 62311) De subsidiëring van de verplaatsingskosten wordt beperkt tot de kilometer (telkens aangepast op 1 juli) zoals vermeld in de bij de uitvoeringsbesluiten gevoegde bezoldigingstabel voor de occasionele medewerkers in het kader van de subsidiëring.

17 1.3. Verantwoordingsstukken inzake subsidiëring - Sporttechnisch diploma of getuigschrift, voorzover het niet opgenomen is in de VOTAS-databank (indien sporttechnische medewerker) - (Para)medisch diploma (indien sport(para)medische medewerker of sporttechnische medewerker gehandicaptensport) - Schriftelijke arbeidsovereenkomst waaruit blijkt dat het gaat om een opdracht in het kader van de basisopdrachten en/of facultatieve opdrachten van het betrokken subsidiejaar met vermelding van de naam van de medewerker, de plaats, de datum, het aantal gepresteerde uren en de aparte vermelding van de verplaatsingkosten. (uitzondering: voor docenten in bijscholingen is de aanduiding van het aantal gepresteerde uren geen vereiste.) - Bevestiging van ontvangst van de Belcotax aangifte ( Ter informatie 25 dagen regeling RSZ vrijstelling (Art.17): Vrijstelling van RSZ op basis van art.17 van het KB van 28/11/1969: onder bepaalde voorwaarden kan een occasionele medewerker bij 1 of meerdere werkgevers maximum 25 arbeidsdagen op jaarbasis werken met RSZ-vrijstelling. Dit maakt tewerkstelling goedkoper voor de werkgever (omdat hij geen RSZwerkgeversbijdrage verschuldigd is) en is interessanter voor de werknemer, die meer nettoloon overhoudt (omdat hij geen persoonlijke RSZ-werknemersbijdrage verschuldigd is). Meer info: Studentenovereenkomst: Verlaagde RSZ-bijdrage voor tewerkstelling van occasionele medewerkers aangeworven met een arbeidsovereenkomst voor studenten. Meer info: 2. De occasionele medewerker wordt aangesteld met een aannemingsovereenkomst Personeelsleden van een sportfederatie Personeelsleden (gebonden door een arbeidsovereenkomst) van een sportfederatie kunnen voor gelijkaardige bijkomende prestaties niet vergoed worden door diezelfde sportfederatie op basis van een ingediende factuur Subsidieerbare kosten* - gefactureerde dienstverleningskosten

18 - gefactureerde verplaatsingskosten * voorzover opgenomen in de lijst met subsidieerbare kosten voor de basisopdrachten en de facultatieve opdrachten Beperkingen inzake subsidiëring Dienstverleningskosten: (subrekening 61460/61461/61462/61463) Wat de occasionele administratieve en sporttechnische medewerkers betreft wordt de subsidieerbaarheid van de dienstverleningskosten beperkt tot de geïndexeerde uurlonen van de in de uitvoeringsbesluiten opgenomen bezoldigingstabel vermeerderd met het bedrag van de RSZ-werkgeversbijdrage, het vakantiegeld en de eindejaarstoelage die normaal zou betaald worden wanneer de occasionele medewerker met een arbeidsovereenkomst tewerkgesteld zou zijn. Wat de voormelde geïndexeerde uurlonen betreft wordt voor subsidiëring de indexcoëfficiënt per 1 januari van het betrokken werkingsjaar toegepast. De subsidieerbaarheid van dienstverleningskosten van occasionele sport(para)medische medewerkers binnen de facultatieve opdrachten prioriteitenbeleid en topsport wordt beperkt tot volgende richtcijfers: Arts: max. 65 euro per uur Kinesitherapeut, sportpsycholoog: max. 47 euro per uur Voor docenten in bijscholingen is er geen beperking voorzien inzake subsidieerbare uurlonen. Verplaatsingskosten: (6120/6121/6122/6126) De subsidiëring van de verplaatsingskosten wordt beperkt tot de kilometer (telkens aangepast op 1 juli) zoals vermeld in de bij de uitvoeringsbesluiten gevoegde bezoldigingstabel voor de occasionele medewerkers in het kader van de subsidiëring. Vlabus-factuur De dienstverleningskosten via VLABUS zijn integraal subsidieerbaar. De integrale kost, die o.a. loonkosten en verplaatsingskosten omvat, mag geboekt worden op een subsidieerbare subrekening 6146 met verdere uitsplitsing in functie van de opdracht. Deze prestaties zijn vrijgesteld van btw. Uiteraard kunnen voor diezelfde opdracht geen afzonderlijke verplaatsingskosten meer geboekt worden Verantwoordingsstukken inzake subsidiëring - Sporttechnisch diploma of getuigschrift, voorzover het niet opgenomen is in de VOTAS-databank (indien sporttechnische medewerker) - (Para)medisch diploma (indien sport(para)medische medewerker of sporttechnische medewerker gehandicaptensport)

19 - Factuur: Factuur waaruit blijkt dat het gaat om een opdracht in het kader van de basisopdrachten en/of facultatieve opdrachten van het betrokken subsidiejaar met vermelding van de naam van de dienstverlener, de plaats, de datum en het aantal gepresteerde uren en de aparte vermelding van de verplaatsingkosten. (uitzondering: voor docenten in bijscholingen is de aanduiding van het aantal gepresteerde uren geen vereiste.) Vereiste vormgegevens van een factuur: datum en volgnummer, eigen identiteit (volledige benaming van de onderneming, maatschappelijk zetel van de onderneming, ondernemingsnummer, bankrekeningnummer), identiteit klant, omschrijving van de handeling, datum van activiteit, maatstaf van heffing en btw-bedrag, eventueel verwijzing naar vorige facturen, verwijzing naar de btw-wetgeving. 3. De occasionele medewerker wordt aangesteld als vrijwilliger 3.1. Wettelijk kader De wet op de rechten van de vrijwilligers van 3 juli 2005 bepaalt dat vrijwilligers hun kosten gemaakt in het kader van hun vrijwilligerswerk, terugbetaald kunnen krijgen. Dat kan op reële basis (werkelijke kosten) of op forfaitaire basis. De combinatie van beiden in hoofde van de vrijwilligers is niet mogelijk. Met andere woorden, een vrijwilliger krijgt enkel ofwel een forfaitaire betaling, ofwel een reële voor in het kader van zijn vrijwilligerswerk gemaakte kosten. Fiscale, sociale en administratieve verplichtingen: - Nominatieve lijst (forfaitaire kosten) - Informatieplicht vrijwilligers Forfaitaire kosten: - De vrijwilliger krijgt per activiteit een bedrag zoals afgesproken. Maximaal 31,44 euro per dag en maximaal 1.257,51 euro per jaar (referentiejaar 2012) - Deze forfaitaire kosten kan niet gecombineerd worden met de reële kosten. - Sinds 29 mei 2009 mag de vrijwilliger de voormelde dag cumuleren met de terugbetaling van zijn werkelijke vervoerskosten en dit ten belope van maximum 2000 km per jaar en per genieter Reële kosten: - Elke reële, bewezen kost door de vrijwilliger, gemaakt in plaats van de organisatie kan vergoed worden mits het akkoord van de organisatie.

20 - Deze reële kosten kan niet gecombineerd worden met de forfaitaire kosten. Meer info: Beperkingen inzake subsidiëring - De forfaitaire vrijwilligers is niet subsidieerbaar en dient geboekt te worden als belastingsvrije (subrekening 6147). - De reële kosten dient geboekt te worden op de betrokken kostenrekening (vb. subrekening aankoop van sportmateriaal). bij FO jeugdsport zijn de reële kosten enkel subsidieerbaar wanneer ze opgenomen zijn in de lijst van bestedingsmogelijkheden van het goedgekeurde reglement Verantwoordingstukken inzake subsidiëring: Reële kosten: - Kostennota - Bewijsstuk kosten (vb. kasticket aankoop sportmateriaal) 4. De occasionele medewerker wordt aangesteld voor een toevallige prestatie, een korte opdracht zonder regelmaat Korte opdracht zonder regelmaat Een dienstverleningskost op basis van een ingediende kostennota is per medewerker subsidieerbaar tot maximaal 3 korte prestaties per jaar. Het Bloso kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor een eventuele engere interpretatie van de bepaling korte opdracht zonder regelmaat bij een controle door de bevoegde inspectiediensten. Personeelsleden van een sportfederatie Personeelsleden (gebonden door een arbeidsovereenkomst) van een sportfederatie kunnen voor gelijkaardige bijkomende prestaties niet vergoed worden door diezelfde sportfederatie op basis van een ingediende kostennota Subsidieerbare kosten* - dienstverleningskosten o.b.v. kostennota - verplaatsingskosten o.b.v. kostennota * voorzover opgenomen in de lijst met subsidieerbare kosten voor de basisopdrachten en de facultatieve opdrachten.

21 4.2. Beperking inzake subsidiëring Dienstverleningskosten: (subrekening 61460/61461/61462/61463) Wat de occasionele administratieve en sporttechnische medewerkers betreft wordt de subsidieerbaarheid van de dienstverleningskosten beperkt tot de geïndexeerde uurlonen van de in de uitvoeringsbesluiten opgenomen bezoldigingstabel vermeerderd met het bedrag van de RSZ-werkgeversbijdrage, het vakantiegeld en de eindejaarstoelage die normaal zou betaald worden wanneer de occasionele medewerker met een arbeidsovereenkomst tewerkgesteld zou zijn. Wat de voormelde geïndexeerde uurlonen betreft wordt voor subsidiëring de indexcoëfficiënt per 1 januari van het betrokken werkingsjaar toegepast. De subsidieerbaarheid van dienstverleningskosten van occasionele sport(para)medische medewerkers binnen de facultatieve opdrachten prioriteitenbeleid en topsport wordt beperkt tot volgende richtcijfers: Arts: max. 65 euro per uur Kinesitherapeut, sportpsycholoog: max. 47 euro per uur Voor docenten in bijscholingen is er geen beperking voorzien inzake subsidieerbare uurlonen. Verplaatsingskosten: (6120/6121/6122/6126) De subsidiëring van de verplaatsingskosten wordt beperkt tot de kilometer (telkens aangepast op 1 juli) zoals vermeld in de bij de uitvoeringsbesluiten gevoegde bezoldigingstabel voor de occasionele medewerkers in het kader van de subsidiëring Verantwoordingsstukken inzake subsidiëring: - Sporttechnisch diploma of getuigschrift, voorzover het niet opgenomen is in de VOTAS-databank (indien sporttechnische medewerker) - (Para)medisch diploma (indien sport(para)medische medewerker of sporttechnische medewerker gehandicaptensport) - Kostennota: Kostennota waaruit blijkt dat het gaat om een opdracht in het kader van de basisopdrachten en/of facultatieve opdrachten van het betrokken subsidiejaar met vermelding van de naam van de dienstverlener, de plaats, de datum en het aantal gepresteerde uren en de aparte vermelding van de verplaatsingkosten. (uitzondering: voor docenten in bijscholingen is de aanduiding van het aantal gepresteerde uren geen vereiste.) - Vanaf 125 euro per jaar per genieter een fiche Bevestiging van ontvangst van de Belcotax aangifte (