Procesbeschrijving 11.2 Vervreemding van onroerende goederen Activiteitenblok : Beheer van onroerende goederen

Transcriptie

1 Procesbeschrijving 11.2 Vervreemding van onroerende goederen Activiteitenblok : Beheer van onroerende goederen Auteur(s) : Yves Boussier, Versie : 0.6 Datum : 22/5/2009 Status : Finaal lastenboek

2 INHOUDSTAFEL 1. Opmerking vooraf 3 2. Proces 11.2 Vervreemding en verkoop van onroerende goederen Grafische voorstelling van de activiteitenblokken Beschrijving van activiteitenblok 6: Beheer van onroerende goederen 4 3. Activiteiten Fluxdiagram en beschrijving - niveau Beschrijving van activiteitenblok 6: Beheer van onroerende goederen Grafische voorstelling van de activiteiten in de swimlanes Beschrijving van het activiteitenblok 5 4. Procedures - fluxdiagram en beschrijving- niveau Activiteit Openen dossier Stroomschema van de procedure Beschrijving van de stappen in de procedure Activiteit Voorbereiden van beheer Stroomschema van de procedure Beschrijving van de stappen in de procedure Activiteit Betalen lasten Activiteit Leegmaken gebouw Stroomschema van de procedure Beschrijving van de stappen in de procedure Activiteit Afsluiten domein en nutsvoorzieningen Activiteit Opzeggen verzekeringen Activiteit Uitdrijven bewoners Activiteit Realiseren nodige werken Activiteit Realiseren huurcontract Activiteit Beheren huurcontract Activiteit Opdracht geven tot vervreemding van het goed Activiteit Uitvoeren post-beheersactiviteiten Bijlage Betekenis van de symbolen in de figuren jul-09 Procesbeschrijving Beheer van onroerende goederen p 2

3 1. Opmerking vooraf In onderstaande tekst worden meer details verschaft over het activiteitenblok Beheer van onroerende goederen. Dit activiteitenblok past in een proceslogica, die eveneens gedetailleerd wordt om de context in zijn geheel uit te leggen. DE INFORMATIE DIE BETREKKING HEEFT OP HET LASTENBOEK, IS ECHTER UITLSUITEND DEZE DIE BIJ ACTIVTEITENBLOK BEHEER VAN ONROERENDE GOEDEREN STAAT. ALLE ANDERE BESCHRIJVING IS LOUTER TER INFORMATIE. De beschrijving van dit activiteitenblok wordt verduidelijkt door procestekeningen. De betekenis van de gebruikte symbolen is in bijlage aan de beschrijving toegevoegd. 16-jul-09 Procesbeschrijving Beheer van onroerende goederen p 3

4 2. Proces 11.2 Vervreemding, beheer en verkoop van onroerende goederen 2.1. Grafische voorstelling van de activiteitenblokken Aanvraag tot vervreemding onroerend goed Vraag tot advies ter voorbereiding van een vervreemding Openen van het dossier Analyse van de opdracht Team Onroerende Goederen Actief beheer? Neen Voorbereiding van de vervreemding/ verkoop Vervreemding/ verkoop Postvervreemding activiteiten Onroerend goed is vervreemd un PV de remise avec transfert de la gestion au FOD Fin Passief beheer Ja Dossier erfloze nalatenschap (opdrachtgever is NFI) Verbeurdverklaring goed (opdrachtgever is NFI) NFI Coördineren van taken Cel beheer Beheer van onroerende goederen Onroerend goed is vervreemd Onroerend goed dat in bezit komt van de Staat 11.3 Realisatie Roerende Goederen Concessies SHAPE 2.2. Beschrijving van activiteitenblok 6: Beheer van onroerende goederen In de grafische voorstelling onder punt 2.1, wordt het activiteitenblok geplaatst inclusief interacties met andere activiteitenblokken binnen proces De grijze kaders duiden aan welke activiteitenblokken worden uitgevoerd door welke organisationele eenheden. Zo staat NFI voor de administratie Niet-fiscale invordering, die in deze context verantwoordelijk is voor de erfloze nalatenschappen. De essentie in deze figuur is dat de cel beheer nauwe interacties zal hebben met de op te richten Teams Onroerende Goederen, alsook met de Administratie van de NFI. Het activiteitenblok Beheer van Roerende Goederen beschrijft in essentie hoe een onroerend goed, dat in tijdelijk eigendom is van de Staat, beheerd moet worden. Dit moet gebeuren vanaf het moment dat een goed in eigendom is, tot op het moment dat het onroerend goed definitief vervreemd is, met uitzondering van de onroerende goederen in beheer van de SHAPE, waar de vervreemding niet gebeurt maar de beheerstaken analoog zijn. In de tekst die volgt, wordt het activiteitenblok in detail beschreven. 16-jul-09 Procesbeschrijving Beheer van onroerende goederen p 4

5 3. Activiteiten Fluxdiagram en beschrijving - niveau Beschrijving van activiteitenblok 6: Beheer van onroerende goederen Grafische voorstelling van de activiteiten in de swimlanes Beheer van onroerende goederen Projectbeheerder Neen Neen Opdracht van NFI Openen dossier Voorbereiden beheer (actieplan) Type actie? Betalen lasten Opdracht tot vervreemding aan team onroerende goederen? Ja Goed definitief verkocht? Ja Uitvoeren postbeheersactiviteiten END Opdracht van Team Onroerende Goederen Leegmaken gebouw Onroerend goed dat in bezit komt van de Staat Afsluiten domein en nutsvoorzieningen Concessies Opzeggen SHAPE verzekeringen Uitdrijven bewoners Realiseren nodige werken Realiseren huurcontract Beheren huurcontract Team Onroerende Goederen Vervreemding Opdracht geven van tot vervreemding onroerende onroerend goed goederen Beschrijving van het activiteitenblok In onderstaande beschrijving wordt het activiteitenblok in zijn geheel beschreven. Een meer gedetailleerde beschrijving van elke activiteit wordt in deel 4 gegeven. Een opdracht van een van de opdrachtgevende entiteiten wordt ontvangen. Het gaat hier altijd over een geschreven document, dat, afhankelijk van het type dossier, kan verschillen. Een verbeurdverklaring wordt altijd vergezeld door een vonnis of een vonnisuittreksel, terwijl dit voor een opdracht van het team onroerende goederen minder formeel gebeurt. Dit document wordt in het dossier bewaard. Op basis van dit document wordt een dossier geopend, waaraan alle op dat ogenblik beschikbare informatie gekoppeld wordt. Deze informatie wordt in de volgende activiteit aangevuld, op basis van een reeks acties die moeten gebeuren (plaatsbezoek, opvragen verschillende gegevens, ). Op basis van deze informatie kan een gedetailleerd actieplan opgesteld worden, dat in het systeem ingevoerd wordt. Vanaf dit moment wordt het dossier een beheersdossier, dat een aantal acties, al dan niet recurrent, bevat, die uitgevoerd worden. Deze acties zijn erg uiteenlopend en hangen af van het type dossier en het type beheer dat gewenst is. Het dossier loopt tot op het ogenblik dat het goed definitief verkocht wordt. Een belangrijke opmerking is dat, eenmaal het actieplan opgemaakt is, dit nog kan wijzigen door een bijkomende vraag van de opdrachtgever, een resultaat van een inspectie van het goed, Op basis hiervan moet het actieplan constant aangepast en bijgestuurd kunnen worden. 16-jul-09 Procesbeschrijving Beheer van onroerende goederen p 5

6 4. Procedures - fluxdiagram en beschrijving- niveau Activiteit Openen dossier Stroomschema van de procedure Openen dossier Automatisch Beheren van onroerende goederen Bestaand dossier? Neen Dossiernummer toekennen Identificeren van opdrachtgever 1 Ja Beschrijving van de stappen in de procedure Indien een aanvraag gebeurt voor een reeds bestaand dossier, dient deze activiteit overgeslagen te worden. Dossiernummer toekennen Een dossiernummer moet automatisch toegekend worden aan dit dossier. Dit dossiernummer moet eveneens gecommuniceerd worden aan de opdrachtgevende dienst binnen de FOD Financiën, zodat zij de status van het dossier later kunnen nagaan of opvragen. Identificeren van de opdrachtgever De opdrachtgever wordt aan het dossier gekoppeld, zodat op elk moment in de tijd een status van de dossiers kan opgevraagd worden per opdrachtgever. 16-jul-09 Procesbeschrijving Beheer van onroerende goederen p 6

7 4.2. Activiteit Voorbereiden van beheer Stroomschema van de procedure Beschrijving van de stappen in de procedure Ophalen kadastrale gegevens De projectbeheerder raadpleegt het systeem CADNET en/of LOCO om de kadastrale gegevens en de identiteit van de vorige eigenaar op te halen, en om de karakteristieken van het onroerend goed te raadplegen (bvb. Oppervlakte, ). Deze gegevens worden in de toepassing opgeladen, indien mogelijk automatisch. Aanvragen hypothecaire toestand De projectbeheerder vraagt ten titel van administratieve inlichtingen de hypothecaire toestand van het onroerend goed. Deze aanvraag wordt per fax, mail, post ingediend bij het bevoegde hypotheekkantoor (ligging van het goed). Deze informatie wordt in het systeem ingevoerd. Opmerking: Elektronische toegang tot deze gegevens is wenselijk. 16-jul-09 Procesbeschrijving Beheer van onroerende goederen p 7

8 Aanvragen bestaande huurcontracten De projectbeheerder doet navraag naar eventuele bestaande huurovereenkomsten op het bevoegde (pool-)registratiekantoor (volgens ligging van het goed). Deze informatie wordt in het systeem ingevoerd met de nodige details (type contract, begindatum contract, looptijd, gegevens huurder, huursom, ). Aanvragen fiscale toestand Deze etappe bestaat eruit om de onroerende voorheffing van het onroerend goed op te vragen. Aanvragen bodemattest Voor alle onroerende goederen gelegen in Vlaanderen of Brussel, dient (volgens een wettelijke verplichting) door de projectbeheerder een bodemattest aangevraagd te worden, in de gevallen waar dit niet door de opdrachtgever wordt overhandigd. - Vlaanderen: aanvraag bij OVAM (Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij) - Brussel: een geschreven aanvraag bij IBGE (Institut Bruxellois de la Gestion de l Environnement) BIM (Brussels Instituut voor het Milieu) - Wallonië : (wachten op uitvoeringsbesluiten) Uitvoeren plaatsbezoek Volgende taken moeten / kunnen gebeuren door de projectbeheerder (vergezeld van minstens één bijkomende persoon) - Sleutel (ontvangen van politie, notaris, griffie, ) gebruiken, indien geen sleutel: slotenmaker voorzien - Inspecteren van het goed en nodige vaststellingen doen (electriciteit, gas, water, ) - Opmaken inventaris met notaris (enkel voor erfloze nalatenschap) - Vaststellen aan- of afwezigheid van roerende goederen - Vaststellen aanwezigheid personen en hoedanigheid - Foto s maken - De foto s en vaststellingen die interessant kunnen zijn tijdens het beheer, worden ingevoerd in het systeem. Opvragen schatting onroerend goed Om een goed zicht te krijgen op de staat en de waarde van het goed, wordt een schatting opgevraagd. Hiertoe wordt een aanvraag ingediend bij de dienst Opmetingen & Waarderingen (indien mogelijk elektronisch) 16-jul-09 Procesbeschrijving Beheer van onroerende goederen p 8

9 Opvragen / ontvangen andere relevante informatie Naast de informatie die in elk dossier opgevraagd dient te worden (zie andere acties), kan, afhankelijk van het type onroerend goed, het dossier verrijkt worden met volgende gegevens: - (Voorlopige) bezettingen - Voorkooprechten - Monuments & sites aanvragen stedenbouwkundige inlichtingen - Leegstandsheffing - Gemeentelijke en stedelijke verordeningen die van toepassing zijn - Taks tweede verblijf - Opvragen status nutsvoorzieningen (bij netbeheerder) - Indien mogelijk, nagaan of er verzekeringscontracten bestaan. - Nagaan of andere diensten al actie hebben ondernomen (bvb. of NFI de roerende goederen al overgedragen hebben) - Eventueel extern advies (EPC, elektriciteitskeuring, ) Deze lijst is niet exhaustief. Alle informatie moet in het systeem gebracht worden. Definiëren acties in het kader van beheer Op basis van de beschikbare informatie, doet de projectbeheerder een voorstel naar de Senior Projectbeheerder om een of een aantal acties te ondernemen in het kader van beheer. Een actieplan wordt opgesteld, dat tijdens het beheer opgevolgd en indien nodig bijgestuurd moet worden. In dit actieplan wordt ook beslist wat de bestemming op (middel)lange termijn is voor het goed: minimaal beheer, continu beheer (SHAPE et autres), verkoop, verhuur, Het actieplan dient in het systeem gebracht te worden. Hierbij kunnen aan elke actie een aantal specificaties gekoppeld te worden: timing, doorlooptijd, herinnering via e- mail/systeem, beschrijving van de actie, prioriteit, verantwoordelijke, Controleren acties in het kader van beheer De Senior Projectbeheerder voert een gedetailleerde controle uit van het voorgestelde actieplan. Hij keurt dit plan goed, of vraagt aanpassingen aan de Projectbeheerder. Terugsturen dossier In bepaalde gevallen kan tijdens de voorbereidende acties vastgesteld worden dat het dossier niet bestemd is voor de cel beheer, om welke reden dan ook. Op dit ogenblik wordt er een communicatie opgesteld naar de opdrachtgever dat de opdracht niet aanvaard kan worden, inclusief de reden waarom Activiteit Betalen lasten Alle soorten van betalingen worden ontvangen door de projectbeheerder. De betalingen worden uitgevoerd op geoorloofde voorschotten. De volgende lasten worden betaald: 16-jul-09 Procesbeschrijving Beheer van onroerende goederen p 9

10 - Onroerende voorheffing - Tussenkomst in belasting als mede-eigenaar - Leegstandsheffing - Gewest- en gemeentetaksen - Nutsvoorzieningen (electriciteit, water, gas) - Kosten plaatsbezoek (slotenmaker, ) - Kosten zegellegging en inventaris - Kosten betekening gerechtsdeurwaarder - Kosten schoonmaak - Laatste premie brandverzekering - Ten onrechte geïnde gelden - (deze lijst is niet exhaustief) De verschillende betalingen worden in het dossier bijgehouden Activiteit Leegmaken gebouw Stroomschema van de procedure Leegmaken gebouw Projectbeheerder Type actie? Controleren of roerende goederen eigendom zijn van de Staat Eigendom van de Staat? Ja Opstellen PV van overdracht voor Roerende Goederen Ophaling gebeurd? ja Organiseren schoonmaak onroerend goed Opdracht tot vervreemdin g aan team onroerende goederen? Neen Aanschrijven vermoedelijke eigenaar roerende goederen Neen Goederen opgehaald? P11.3 Realisatie roerende goederen Ja END Beschrijving van de stappen in de procedure Controleren of roerende goederen eigendom zijn van de Staat De projectbeheerder gaat na of de roerende goederen (meubilair, elektronica, ) die mogelijk in het gebouw aanwezig zijn, eigendom zijn van de Staat. Dit is het geval indien: - Het gaat om een erfloze nalatenschap - In het geval van verbeurdverklaringen moet het vonnis nagekeken worden. Indien in dit document niet duidelijk aangegeven staat dat ook de roerende goederen verbeurd verklaard zijn, mogen deze niet zo beschouwd worden. 16-jul-09 Procesbeschrijving Beheer van onroerende goederen p 10

11 Aanschrijven vermoedelijke eigenaar roerende goederen Er wordt een brief gestuurd naar de vermoedelijke eigenaar (op basis van de beschikbare informatie) en indien nodig een herinnering. Indien de eigenaar de goederen niet ophaalt, wordt een PV opgesteld ter realisatie van de roerende goederen. Opstellen PV van overdracht voor Roerende Goederen In de toepassing van het team Roerende Goederen wordt een PV van overdracht opgemaakt, met alle goederen die opgehaald dienen te worden. Hierbij wordt voorzien dat het Team Roerende Goederen ook verantwoordelijk is voor het transport van de goederen. De opbrengst van de realisatie van de roerende goederen wordt geconsigneerd op de depositokas. Organiseren schoonmaak onroerend goed De projectbeheerder organiseert de schoonmaak van het onroerend goed. De projectbeheerder doet beroep op een externe firma om schoon te maken / te desinfecteren. De kosten van de schoonmaak worden uitgevoerd op geoorloofde voorschotten (zie activiteit ) Activiteit Afsluiten domein en nutsvoorzieningen De projectbeheerder gaat ter plaatse en voert volgende acties uit: - Afsluiten van de tellers van o o o Water Elektriciteit Gas door de bevoegde leverancier. - Afsluiten van het domein. - Eventueel bijkomende acties op vraag van instanties (bvb. laten toemetselen van het huis). - Eventueel bijkomende acties op eigen intitiatief (bvb. om veiligheid te verhogen, opmeten van onbebouwd domein, ) Activiteit Opzeggen verzekeringen Er zijn twee mogelijke startpunten voor deze activiteit: - Tijdens de voorbereiding van het beheer weet de projectbeheerder dat er een of meerdere verzekeringscontracten zijn. - In de loop van de beheersperiode wordt een informatie (brief, rekening, ) ontvangen die aangeeft dat er een verzekeringscontract bestaat. 16-jul-09 Procesbeschrijving Beheer van onroerende goederen p 11

12 Op het ogenblik dat deze informatie wordt ontvangen, wordt het contract opgezegd bij de betreffende verzekeringsmaatschappij (via een aangetekende brief). Het eventuele netto-saldo van de verzekeringspremie wordt in het systeem geboekt Activiteit Uitdrijven bewoners Indien er zich in het onroerend goed nog bewoners bevinden, wordt de procedure van uitdrijving opgestart. Volgende stappen worden uitgevoerd: - Identiteit van de bewoner (laten) vaststellen - Opstellen ingebrekestelling - Betekenen ingebrekestelling - Indien geen vrijwillig vertrek, wordt een procedure opgestart bij de vrederechter - Resultaat hiervan is een titel die ons het recht geeft de bewoner uit te zetten (met ondersteuning van een gerechtsdeurwaarder, slotenmaker en/of politie) - Alle eventuele kosten, gekoppeld aan deze actie, worden in het systeem geregistreerd Activiteit Realiseren nodige werken De projectbeheerder gaat na welk type werken nodig is: - Werken om de veiligheid van het goed en de burger te waarborgen - Nodige onderhoudswerken (onderhoud tuin, oplossen bepaalde problemen, ) - Werken in het kader van een bestaand huurcontract (verantwoordelijkheid van de verhuurder) - Instandhoudings- en renovatiewerken - Werken met het oog op de verkoop / verhuur (om de waarde te verhogen) De Senior Projectbeheerder moet, in zijn rol van ordonnateur, steeds zijn goedkeuring geven vooraleer de werken uitgevoerd worden. Bovendien is de wet van openbare aanbestedingen van toepassing op deze werken. Deze legt specifieke procedures op vanaf een bepaald bedrag Activiteit Realiseren huurcontract Indien er gekozen wordt om een onroerend goed te huur te stellen, worden volgende activiteiten uitgevoerd: - Verhuurwaarde van het onroerend goed vastleggen in overleg met Dienst Opmetingen en Waarderingen - Indien nodig, stappen ondernemen om huurder te vinden (publiciteit, ). Voor SHAPE: Relation avec le Bureau International du Logement du SHAPE. - Constitution de la garantie bancaire - Opstellen standaardcontract met duurtijd, aangepast aan de situatie - Opstellen plaatsbeschrijving (moet toegevoegd worden aan contract) - Ondertekenen contract met verplichting tot afsluiting brandverzekering gebouw 16-jul-09 Procesbeschrijving Beheer van onroerende goederen p 12

13 - Aanbieden contract ter registratie - Opsturen exemplaar huurcontract naar de huurder Opmerking - Wetgeving verschilt sterk tussen regio s - Ook verschillen tussen types contracten Activiteit Beheren huurcontract In de looptijd van het contract worden volgende acties ondernomen: - Indien nodig, contact opnemen met nutsmaatschappijen (voor SHAPE via samenwerking met leveranciers) - Overhandigen van de sleutels aan de huurders - Huurder op de hoogte stellen van nieuwe eigenaar - Ontvangen van de huurgelden en eventuele lasten - In geval van niet-betaling van de huurgelden, behandelen van het huurgeschil en indien nodig uitdrijving. - Jaarlijkse indexatie van de huurprijs uitvoeren - Controleren toestand van onroerend goed (indien nodig) In het kader van het afsluiten van het huurcontract worden volgende acties uitgevoerd: - Opzeggen van het huurcontract - Opmaken plaatsbeschrijving bij einde contract - Vergelijking van de twee plaatsbeschrijvingen en afrekening van de schade op de huurwaarborg. - Definitieve eindafrekening maken alvorens over te gaan tot de vrijgave van de huurwaarborg - Afsluiten huurcontract in boekhouding De ontvangsten van het huurcontract worden in het systeem geregistreerd. Opmerking - Wetgeving verschilt sterk tussen regio s - Ook verschillen tussen types contracten Activiteit Opdracht geven tot vervreemding van het goed In het geval er een beheer is op (middel)lange termijn, beslist de cel beheer over het moment waarop een verkoop aan de orde is. 16-jul-09 Procesbeschrijving Beheer van onroerende goederen p 13

14 Wanneer deze beslissing wordt genomen, wordt een modelbrief opgesteld met de nodige gegevens. Deze wordt gestuurd naar het bevoegde team van onroerende goederen Activiteit Uitvoeren post-beheersactiviteiten Sommige dossiers ontvangen nog lasten, tot meerdere jaren na de verkoop! Na de afsluiting van de verkoop wordt het dossier eerst voorlopig afgesloten, waarbij: - De voorlopige afrekening van het beheer wordt opgesteld - Verdere acties worden ondernemen indien nodig Telkens een vastgelegde periode van 2 jaar is afgelopen, wordt nagegaan of het dossier al dan niet definitief kan worden afgesloten. Indien dit het geval is, worden volgende acties ondernomen: - De finale afrekening van het beheer opstellen - Afsluiten dossier - Archiveren papieren documenten 16-jul-09 Procesbeschrijving Beheer van onroerende goederen p 14

15 5. Bijlage Betekenis van de symbolen in de figuren Symbool Betekenis SWIMLANE: staat voor de verschillende functies die de activiteiten, beschreven in een activiteitenblok / proces, uitvoeren TRIGGER: staat voor een gebeurtenis of een reden die het proces in gang zet (aanvraag, mail, voorschrift) INPUT/ OUTPUT: om een verband te leggen tussen de uitkomst (resultaat) van een proces en een activiteit in een ander proces / betekent dat het einde van het proces verbonden is aan een nieuw proces dat van start gaat PROCESSTAP: uit te voeren activiteitenblok/activiteit van het proces OR (exclusief): vertakking van het proces uitgaande van de verschillende mogelijkheden die het proces biedt (bijvoorbeeld: het dossier volgt piste A of piste B) AND: vertrekpunt van meerdere parallel lopende activiteiten (bijvoorbeeld: het dossier volgt piste A en piste B) OR (niet exclusief): vertrekpunt van meerdere (al dan niet) parallel lopende activiteiten, uitgaande van de verschillende mogelijkheden (bijvoorbeeld: het dossier volgt hetzij piste A, hetzij piste B, hetzij beide) SEQUENCE: geeft de volgorde aan volgens welke de verschillende procesactiviteiten zich ontwikkelen OFF-PAGE REFERENCE: duidt op het verband tussen twee activiteiten die zich in twee verschillende activiteitenblokken bevinden, en bijgevolg op twee verschillende «visio sheets» END: einde van de activiteiten van een proces 16-jul-09 Procesbeschrijving Beheer van onroerende goederen p 15

16 Nom du document : Bijlage H Beheer Onroerende Goederen-NL.doc Répertoire : D:\DATA\data\Nathalie\Dossiers 2009\biens immobiliers Modèle : C:\Documents and Settings\marina.coveliers\Application Data\Microsoft\Templates\Q_basis_rapport.dot Titre : 1 Sujet : Auteur : marina.coveliers Mots clés : Commentaires : Date de création : 23/06/ :22:00 N de révision : 2 Dernier enregistr. le : 23/06/ :22:00 Dernier enregistrement par : pneirinc Temps total d'édition : 1 Minute Dernière impression sur : 16/07/ :40:00 Tel qu'à la dernière impression Nombre de pages : 15 Nombre de mots : (approx.) Nombre de caractères : (approx.)