Beschrijvingsbrief Algemene Ledenvergadering 15 april 2014 clubhuis de Spetter. Aangesloten bij: Haagse Watervrienden; voor drempelloze zwemsport

Transcriptie

1 Beschrijvingsbrief Algemene Ledenvergadering 15 april 2014 clubhuis de Spetter Aangesloten bij: Haagse Watervrienden; voor drempelloze zwemsport 1

2 Inhoudsopgave AGENDA ALGEMENE LEDENVERGADERING... 3 JAARVERSLAG INLEIDING... 4 CIJFERMATIGE KLEURING BIJ BESTUURLIJKE AFWEGINGEN... 5 NIEUWE MEDIA... 7 STUURGROEP HAAGSE ZWEMSPORTVERNIEUWING... 8 VERSLAG VAN DE ZTC VERSLAG VAN DE WEDSTRIJDCOMMISSIE VERSLAG VAN DE SCHILP CIJFERS UIT DE LEDENADMINISTRATIE BELEID IN NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING 23 APRIL FINANCIEEL JAARVERSLAG TOELICHTING JAARCIJFERS VOORUITBLIK BALANS TOELICHTING OP WINST EN VERLIESREKENING VOORSTEL TOEKENNING RESULTAAT 2013 EN STARTBALANS BELEID BESTUUR IN BEGROTING VOORSTELLEN AANPASSING CONTRIBUTIE TARIEVENLIJST VOOR SEIZOEN VERKIEZINGEN EXTERNE CONTACTEN IN BIJLAGEN = WINST- EN VERLIESREKENING = BEGROTING Macintosh HD:Users:harry:Documents:hwv:Beschrijvingsbrief ALV def.docx 2

3 AGENDA ALGEMENE LEDENVERGADERING dinsdag 15 april 2014 clubhuis de Spetter Meppelweg 316 toegankelijk voor alle leden van de HWV (jeugdleden mogen worden vertegenwoordigd) aanvang u. zaal open u. 1. Opening 2. Ingekomen post 3. Notulen Algemene ledenvergadering van 23 april Jaarverslagen Resultaten beleid Financiën i. Resultatenrekening verslag 2013 ii. Toekennen resultaat 2013 iii. Balans per 1 januari Verslag van de financiële (kascontrole) commissie 8. Beleid 2014 i. Doelen 2014 DB-HWV ii. De HWV en de Ooievaarspas (discussie met de zaal) iii. Communicatie(plan) (presentatie van Gaby Verseveldt) 9. Begroting 2014 i. Vaststellen contributie en tarieven ii. Vaststellen begroting 10. Verkiezingen 11. Rondvraag 12. Sluiting Haagse Watervrienden bestaan 27 maart 2014 al 87 jaar!!! Plezier en Kwaliteit Overal en Altijd De HWV dankt haar hoofdsponsor: 3

4 JAARVERSLAG 2013 INLEIDING Hierbij het jaarverslag over 2013, met daarin een hoofdstuk Cijfermatige kleuring bij bestuurlijke afwegingen en de bijdragen van badbesturen en commissies. Belangrijk onderdeel is de financiële verantwoording van de penningmeester. Zoals gebruikelijk blikken we ook terug op het bestuurlijk jaar en kijken we vooruit naar Eveneens vindt u in het jaarverslag de notulen van de ALV in 2013, waarvoor wij de bijdrage van Peter Scheffers als opsteller, zeer waarderen. Bijna als laatste het hoofdstuk Verkiezingen, waarin we functies voor 2014 trachten te bezetten. In dit verband brengt het bestuur u de vacature algemeen secretaris onder de aandacht. Bij het samenstellen van deze teksten was de vacature nog niet voorzien van kandidaten. En dat is zorgelijk. Immers, de vereniging kan niet bestaan zonder de basale bestuursfuncties van voorzitter, secretaris en penningmeester. Dat is een wettelijke verplichting. Ook qua karakter past het niet bij de HWV. De HWV is immers een club van en door vrijwilligers. Vrijwel alle leden willen zwemmen. Dat kan alleen als er functionarissen uit hun midden komen die de noodzakelijke functies bezetten. Als je lid wilt zijn van de HWV dan zal je naar vermogen moeten bijdragen aan de vereniging. Algemeen secretaris zijn hoeft niet veel tijd te kosten. Als je bent ingewerkt en de taken uit de functiebeschrijving vervult, kost dat gemiddeld circa 3 á 4 uur per week, soms wat meer, soms wat minder. Ik ben beschikbaar om meer informatie te verstrekken. Ik roep kandidaten op zich aan te melden. Tot slot; het gaat best goed met de HWV. Kijk naar de cijfers, de financiën en het karakter van de club. Dat stemt tot tevredenheid. Desondanks zijn er omstandigheden en ontwikkelingen in onze omgeving die dwingen tot alert bestuurlijk optreden. Wij zullen er alles aan doen om de club gezond te houden en zo mogelijk te laten groeien. Wij kunnen dat niet zonder ons functionarissencorps, zonder u. Wij realiseren ons dat en zijn er zeer erkentelijk voor. Dank, uit naam van alle kindertjes die bij ons hun diploma s halen, de masters die aan hun conditie werken en allen die het gewoon naar de zin hebben bij onze Haagse Watervrienden! Namens het bestuur Harry Claassen - voorzitter Macintosh HD:Users:harry:Documents:hwv:Beschrijvingsbrief ALV def.docx 4

5 CIJFERMATIGE KLEURING BIJ BESTUURLIJKE AFWEGINGEN Ledentalontwikkeling van de HWV Het gaat goed met de Haagse Watervrienden. Dat schrijft de penningmeester in zijn verklarende teksten bij de jaarcijfers, even verderop in dit Jaarverslag. Het gaat ook goed. We zitten nog steeds op iets meer dan 500 leden. Toch vraagt de ledentalontwikkeling bestuurlijke aandacht. Onderstaand staatje laat zien dat er in 2012 een forse groei werd ingezet. De oorzaak hiervan waren de nieuwe uren in het Hofbad. Ondanks de extra uren is het totaal aantal leden momenteel nog onder het niveau van 2005 toen we over nog maar 3 baden/dagen beschikten. Geruststellende gedachte is dat er eind 2013 een ledenwerfactie werd ingezet gericht op het Hofbad, welke ledenwinst heeft gegeven. Deze groei is in deze cijfers nog niet te zien (omdat de registratie pas per 2014 inging). Onderstaand staatje laat tevens zien dat er een groeiend aantal opzeggingen is, tegen een verminderd aantal nieuwe instroom. Dat is vreemd gezien de groei van het aantal uren en signalen uit de samenleving dat er een stuwmeer aan potentiele leden op wachtlijsten van zwemverenigingen staan'. ONTWIKKELING LEDENTAL: nieuwe instroom opzeggingen ledentalontwikkeling In de volgende tabel is de ledenontwikkeling per zwembad te zien. Enigszins zorgelijk zijn de dalende ledenaantallen van zowel het Zuiderparkbad als de Schilp. Het Hofbad en de onbeperkte dienst zijn relatief nieuwe producten. In de capaciteit van het Hofbad zit niet veel meer groeiruimte. Het product onbeperkt zwemmen voor 1 prijs lijkt nu nog niet te groeien (of te dalen). Informatie van het tafeltje leert dat de meeste mensen met een onbeperkte dienst alleen zwemmen in het Hofbad. 5

6 VERDELING LEDENTAL PER BAD onbeperkt HoYbad Zpb schilp escamp Van onze leden is het overgrote deel in de leeftijd tussen de 6 en 10 jaar. Dat is prima, maar uit de aantallen in de categoriën na 10 jaar blijkt dat de meeste leden niet blijven hangen na het behalen van hun A, B of C-diploma. Willen we groeien dan zullen we moeten investeren in het langer binden van onze leden, nadat ze hun basisdiploma s hebben behaald. LEEFTIJDSVERDELING VAN HET AANTAL LEDEN IN PERIODE T/m 5 jaar 6-10 jaar jaar jaar jaar jaar jaar jaar >71 onbekend Ooievaarspashouders: De HWV wil een humanistische organisatie zijn, conform de principes van de Nederlandse Culturele Sportbond en Watervrienden Nederland daarbinnen. Daarom willen wij het voor zoveel mogelijk mensen mogelijk maken te zwemmen, ook als zij daarvoor de financiële Macintosh HD:Users:harry:Documents:hwv:Beschrijvingsbrief ALV def.docx 6

7 middelen niet hebben. Gelukkig kent de gemeente Den Haag de Ooievaarspasregeling. Mensen met een OP kunnen gratis zwemmen. De gemeente betaalt ons hun contributie. Dat is mooi, maar ook een risico. Wij hebben een groeiend aantal ooievaarspasleden en de gemeente is niet de meest betrouwbare partner waar het gaat om garanties op duurzaamheid van financiele relaties. In onderstaande grafiek is het aantal OP-leden t.o.v. het geheel aantal leden weergegeven. We zullen ons bestuurlijk moeten afvragen hoe we verstandig met dit deel van het ledenbestand om kunnen gaan. AANDEEL OP-LEDEN IN HET TOTAAL Aandeel OP totaal leden ooievaarspasleden Bijdrage van Harry Claassen NIEUWE MEDIA Met de komst van Vincent de Lange en Gaby Verseveldt in het bestuur is de aandacht voor onze nieuwe media toegenomen. Dit heeft positieve gevolgen voor onze communicatie met de leden en de omgeving. Hieronder vindt u wat statistische gegevens: Websitestatistieken Van 1 jan t/m 31 dec zijn er bezoeken op de website geweest door unieke personen. Deze bezoekers keken gemiddeld 3 pagina's per bezoek, en bleven 2 minuten op de website. In de maanden april en september - oktober zijn de meeste bezoekers op de website geweest. Dit vanwege de ledenwerfacties. Doelgroep Als je kijkt naar de top 10 van plaatsen dan staat Den Haag met 45% van de bezoekers op de 1 e plek. Opvallend is dat Delft op plek 2 staat met 5% van de bezoekers. Daarna komen Rijswijk, Rotterdam, Pijnacker, Amsterdam, Zoetermeer, Amstelveen, Nootdorp en Naaldwijk. 60% Bezoekt de website via een desktop/laptop, 25% via een mobiele telefoon en 15% met de tablet. 7

8 Bronnen De meeste bezoekers vinden de website via Google of typen de naam zelf in. 10% komt direct binnen via Facebook. Pagina's Homepage, waar-en-wanneer, contact, wat-kost-een-lidmaatschap en Hofbad zijn de belangrijkste pagina's. Berichten via de website Het is niet mogelijk om dit precies te berekenen, maar tijdens de ledenwerfacties steeg dit aantal enorm. Geschat zijn er circa 10 per maand, dus tussen de 100 en 120 berichten per jaar. Veel van deze berichten gingen over de mogelijkheid om tot proefzwemmen in het Hofbad. Ook kwamen er een aantal vragen over onduidelijkheden op de website over prijzen/lidmaatschappen/zwemtijden. Berichten clubsite Er waren 20 berichten op de algemene pagina van de clubsite, waar iedereen kan komen die zich heeft aangemeld. Het laatste bericht is van 3 maanden geleden. Het bestuur gebruikt haar pagina alleen voor documenten, zoals de notulen en voor het melden van de data van de vergaderingen. Er zijn in totaal 75 leden aangemeld. Facebook Aantal likes 2013: 1 januari: december: 200 Groei: 138. Aantal Facebook berichten Heel 2013: 19 Bijdrage van Vincent de Lange en Gaby Verseveldt STUURGROEP HAAGSE ZWEMSPORTVERNIEUWING Elf Haagse zwemverenigingen (DES, HZ ZIAN, CWP, ZDHC, Haagse Watervrienden (HWV), PLONS, Joop Stotijn, DSZ, Morgenstond, ZCR en Racingclub) vertegenwoordigen 5300 zwemsporters en zijn verenigd in de stuurgroep Haagse Zwemsportvernieuwing. De samenwerking, opgestart in 2009 met oog op de bouw van het Hofbad, is intensief, productief en uniek in Nederland. Als vertegenwoordiger van de HWV heeft Frans Top zitting in deze stuurgroep. De gemeente Den Haag heeft de stuurgroep gevraagd om gezamenlijk met een voorstel te komen om de uren in het Hofbad in te delen. De beschikbare dagen daarvoor waren de maan-, dins-, donder en de vrijdag vanaf en in de ochtenden. Daar zijn wat overleg sessies aan besteed en eind 2011 was de indeling rond en gepresenteerd aan de gemeente. De wens van de HWV om op maandag en donderdag avond een uur te zwemmen zijn zoals we inmiddels weten gehonoreerd. Macintosh HD:Users:harry:Documents:hwv:Beschrijvingsbrief ALV def.docx 8

9 Tevens heeft de gemeente Den Haag de stuurgroep gevraagd om zwemlessen in het Hofbad te verzorgen, omdat de gemeente het personeel niet heeft om een dergelijke toestroom van leszwemmers te bedienen, terwijl zwemverenigingen de kennis en kunde bezitten om efficiënt, kwalitatief goed en betaalbaar elementair zwemmen te verzorgen. De commissie elementair zwemmen vanuit de stuurgroep heeft samen met een consultant van de KNZB een concept businessplan ontwikkeld om te kijken naar haalbaarheid, winstkansen en organisatie vorm. Op basis van dit plan hebben de elf Haagse samenwerkende zwemverenigingen de stichting Hofspetters opgericht om, namens deze verenigingen, elementair zwemmen te verzorgen in het Hofbad. Het bestuur van de stichting krijgt geen salaris. De doelstellingen van stichting Hofspetters zijn: Verzorgen van zwemonderwijs in basisdiploma s (ABC) Ontdekken zwemtalenten Financieren topzwemsport en zwemtalentontwikkeling in Den Haag Stichting Hofspetters levert een forse bijdrage aan het zwemveilig maken van Haagse jeugd. Op dit moment telt stichting Hofspetters 1400 zwemmers (januari 2014). De rol van de HWV bij de oprichting van de Stichting Hofspetters. Er zijn negen verenigingen genaamd de founding fathers waarvan HWV er één is. De founding fathers legden geld bijeen als start kapitaal voor de Hofspetters. Voor de HWV bedroeg dit 704,20 euro. In het meest gunstigste geval krijgen we dit inleg kapitaal terug als de stichting winst maakt. HWV ambieert geen topsport zoals de KNZB dat ambieert. Maar het bestuur is wel voor goede samenwerking met de Haagse zwemverenigingen. Door deze samenwerking heeft de HWV ook uren gekregen in het Hofbad. HWV speelt zich in de picture en kweekt goodwill bij de gemeente. Februari 2010 werd de eerste paal geslagen van het nieuw te bouwen Hofbad en werd in oktober 2012 opgeleverd. Een 50-meterbad (8 banen) met een 1m, 3 m plank een springtoren en in het midden een beweegbare scheidingswand. Een instructiebad met beweegbare bodem en een doelgroepenbad met een glijbaan. Het Hofbad ligt in de wijk Ypenburg (in de kom van de A4/A12). Dit bad biedt grote kansen voor de ontwikkeling van het (Top)sportzwemmen en de breedtesport in Den Haag. Op 11 februari 2012 is er een Minicongres georganiseerd door de stuurgroep over de plannen om te gaan leszwemmen en topzwemsport en zwemtalentontwikkeling in Den Haag. Het congres is goed bezocht en er waren 10 HWV-ers bij aanwezig. In maart 2014 wordt er weer een Mini congres georganiseerd. Opstarten organisatie zwemgroep Ypenburg We hebben voor het Hofbad minimaal 85 nieuwe leden nodig om uit de kosten te komen. Er is in 2011 een werkgroep Hofbad ingesteld van 5 personen. Hierin zaten: Harry Claassen, Jan Keukens, Sanne Bakker, Jeroen Berkhout en Cor Vink. Er werd een folder gemaakt voor het Hofbad, er voor september 2012 moest er een badbestuur voor het Hofbad geformeerd worden. Het bestuur wil het product vaker zwemmen in de week voor één prijs in de markt zetten. Vergelijkbaar met een sportschool/fitnesscentrum waar je voor één prijs kan trainen zo vaak je wilt. In 2011 hebben wij de Watervrienden Pijnacker benaderd om deel te nemen aan het Hofbad avontuur. Uiteindelijk hebben zij gekozen om niet deel te nemen in dit project. 9

10 Huidige stand van zaken aan het begin van 2014 Inmiddels is de zwemgroep Hofbad (tevens wedstrijdcommissie) actief en bestaat uit Cor Vink, Ron de Lange, Jeroen Berkhout Ronald Dullemond en Mariska Bliek. Zij verzorgen de trainingen en de organisatie en worden aan het tafeltje bijgestaan door Astrid Claassen en Tineke van Lieshout. De Hofspetters heeft in 2013 een kleine winst gemaakt, inmiddels 1400 zwemmers en een gemotiveerd kaderkorps. Plannen zijn in ontwikkeling voor talentontwikkeling en doorstroming van de talenten naar o.a. waterpolo en wedstijden zwemmen bij de verenigingen. De vereniging Topzwemsport Den Haag is opgericht en gaat met steun van de gemeente Den Haag en de KNZB op basis van een convenant zich richten op de verdere talentontwikkeling en de Topzwemsport. De stuurgroep bewaakt, stuurt waar nodig de twee organisaties. Per maart 2014 is er een begin gemaakt om tot een gezamenlijk beleidsplan wedstrijdzwemmen in Den Haag te komen. HWV-bestuurders draaien ook hierin mee. Naar mijn idee een mooi resultaat na 5 jaar intensief samenwerken met de leden van de andere verenigingen. Een leerzame en interessante periode waar respect en samenwerking hoog in het vandaal staan om de zwemsport in Den Haag en omgeving weer op een hoger plan te brengen. Bijdrage van Frans Top VERSLAG VAN DE ZTC. De ZTC heeft in 2013 zes keer vergaderd. In 2013 heeft de ZTC 14 keer diploma zwemmen georganiseerd. Alle kandidaten hebben hun diploma behaald, in totaal zijn er 144 diploma s uitgegeven. DIPLOMA'S 2013 DATUM GESLAAGD TOTAAL PER DI- PLOMA AANTAL Wereldzwemslagen A 43 Diploma C B 32 Snorkelen C 28 Zwemvaardigheid Zwemvaardigheid I 7 Zwemvaardigheid Zwemvaardigheid II 9 Zwemvaardigheid Zwemvaardigheid III 3 Diploma A Snorkelen I 3 Diploma B Snorkelen II 1 Diploma C Wereldzwemslagen I 9 Macintosh HD:Users:harry:Documents:hwv:Beschrijvingsbrief ALV def.docx 10

11 Diploma A Wereldzwemslagen II 0 Diploma B Wereldzwemslagen III 9 Diploma C Survival I 0 Wereldzwemslagen 1 Snorkelen Survival II 0 1 Survival III 0 In 2013 zijn geslaagd voor de opleiding Lesgever Zwem-ABC: Diana van der Kooij, Liesbeth Vink en Ilona Wooninck Er zijn twee cursussen ZRZ (Zwemmend Redden voor Zwembaden) gehouden, voor de HWV zijn de volgende cursisten geslaagd. Ake Blom, Jelmer Vonk, Liesbeth Vink, Ilona Wooninck en Ymke Vink NCS startweekend: Op 18, 19 en 20 oktober is in het Koetshuis te Nunspeet het NCS startweekend gehouden voor jong kader om te leren samenwerken, organiseren en zelfverzekerder te worden. Hieraan hebben deel genomen: Anouk Berkhout, Ake Blom, Avinash Gowricham, Gerben van der Kooij, Rianne van der Kooij, Sabrina de Lange, Charlotte van der Kooij, Jelmer Vonk en Diana van der Kooij. De terugkoppeling van de jongeren was dat het weekend zeer vermoeiend was maar heel leuk, leerzaam en gezellig. Daarnaast is er nog een internationaal jongerenkamp geweest. Hieraan hebben deel genomen: Ake Blom, Charlotte van der Kooij, Diana van der Kooij en Rianne van der Kooij. Bijscholing: Op 11 oktober is er een bijscholingsavond gehouden voor het lesgevend kader. Deze avond was puur theoretisch. Hier is een introductie gegeven van de voortgangslijsten en een bijscholing van de zwemslagen. Deze avond was zeer interactief, er waren ca. 35 kaderleden aanwezig. De cursus werd gegeven door ZTC functionaris opleidingen, Irene van der Kooij. Op 1 november is er een bijscholingsavond gehouden voor het lesgevend kader. Deze avond bestond uit een praktijk gedeelte in het instructie bad. Drenkeling vervoeren via diverse grepen waarbij de nek gefixeerd wordt. Drenkeling met een board uit het water tillen. Het eerste theorie gedeelte bestond uit herkenning ziekte beelden, onderkoeling en (nek) letsel in het zwembad. Het tweede theorie gedeelte bestond uit veiligheid in en om het zwembad. Dit was zeer interactief met voorbeeld filmpjes. Deze avond waren er ook ca. 35 kaderleden aanwezig en de docenten waren Jeroen Berkhout en Ton Blom. Bijdrage van Peter Scheffers Zwemtechnische Commissie 11

12 VERSLAG VAN DE WEDSTRIJDCOMMISSIE Na de opening in het laatste kwartaal van 2012, was 2013 het eerste volledige jaar dat wij trainingen en wedstrijden in het Hofbad hebben verzorgd. Na het stoppen van de gezamenlijke zwemploeg met de Pijnackerse Watervrienden, waren het opstarten van een eigen jeugd wedstrijdploeg, het consolideren en uitbreiden van de Master wedstrijdploeg en het vullen van de nieuwe uren op maandag en donderdag met (wedstrijd) zwemmers in het nieuwe Hofbad de belangrijkste doelen. Deze doelstellingen zijn behaald. We hebben een kleine maar sterke wedstrijdploeg die meedoet in de landelijke zwemcompetitie van Watervrienden Nederland. Vooral in de jongste deelnemers klassen (8 tot 14 jaar) kunnen we nog wat aanwas gebruiken. Het enthousiasme is er niet minder om en de wedstrijden zijn erg gezellig. De masters (d.w.z. 24 jaar en ouder) groeien en groeien. Een aantal leden is overgekomen van PWV en met de nieuwe aanwas uit het nieuwe Hofbad zijn we een toonaangevende vereniging met Masterzwemmers. Bij de (inter) nationale wedstrijden zijn de Haagse Watervrienden duidelijk aanwezig met goede resultaten. We zijn in oktober 2012 in het nieuwe Hofbad gestart met twee zwemuren. Maandag van 7 tot 8 uur en donderdag van half 8 tot half 9. De maandag is al heel goed gevuld maar vooral de donderdag kan nog nieuwe leden kwijt. We hebben daar conditiezwemmen, wedstrijdzwemmen met en zonder wedstrijden. Een schot in de roos. Wij zijn trots maar het kan altijd beter. We zoeken nog tijdwaarnemers en trainers om de taken wat te beter te verdelen. Er is nu een klein groepje die veel doet. Mocht u enthousiast geraakt zijn door dit verhaal, kunt u altijd contact met een van ons opnemen. Bijdrage van: Jeroen Berkhout secretaris WCie VERSLAG VAN DE SCHILP 2013 Het team van het zwembad de Schilp bestaat uit: voorzitter Jan Starreveld, uurleiders Irene van der Kooij en Erik van der Veer en secretaris Shanti Jagesar. Het afgelopen jaar hebben we een goed zwem jaar gehad en hopen dit te kunnen voortzetten in het nieuwe jaar Het ledenaantal is afgelopen jaar ongeveer gelijk gebleven in de eerste twee uur (elementair zwemmen). Het afgelopen jaar hebben we aardig wat nieuwe leden mogen begroeten, maar we hebben natuurlijk ook afscheid van kinderen moeten nemen, nadat zij hun zwemdiploma hadden gehaald en een andere sport zijn gaan doen. In het afgelopen jaar hebben we extra aandacht besteed aan de opleiding voor beginnend kader. Een onderdeel daarvan is het zwemmend redden. Een aantal jeugdige zwemmers en beginnende kaderleden hebben hieraan deelgenomen. In het kader van de veiligheid waren er voldoende toezichthouders langs de kant. De toezichthouders hebben tot taak om vanaf de kant van het bad op te letten om onveilige situaties op tijd te signaleren. We moeten ons altijd bewust zijn van de veiligheid voor onszelf en voor de ander. Tijdens de zomervakantie was er weer de mogelijkheid voor onze leden introducés mee te nemen. Dat is altijd een gezellige periode. Hele families komen tijdens deze periode een frisse duik nemen. Een aantal introducés is na de vakantie ook lid geworden van onze zwemclub. Vanwege deze introducés hebben we er ook een extra kaderlid bij, een vader van jonge Macintosh HD:Users:harry:Documents:hwv:Beschrijvingsbrief ALV def.docx 12

13 zwemmertjes. Na de zomervakantie brak er weer een drukke periode aan. De eerste voorbereidingen voor het Sinterklaasfeest worden getroffen. Het Sinterklaasfeest was weer als vanouds heel gezellig. Na het Sinterklaasfeest is er een evaluatie van geweest. Voor volgend jaar zullen er functionarissen benaderd worden met de vraag of zij mee kunnen helpen met zowel het Sinterklaasfeest in het Zuiderparkbad, de Schilp en eventueel in de Escamphof. Na Sinterklaas volgt de Kerst. Het kader in de Schilp heeft een gezellige kerstborrel georganiseerd aan de badrand, voorzien van Glühwein en slaatje. Bijdrage van Jan Starreveld voorzitter zwemgroep CIJFERS UIT DE LEDENADMINISTRATIE Tabel 1: Totalen ledenaantallen Aantal per jaar Soort lid gecor. Aspirant Functionaris Lid Ooievaarslid Erelid /Lid v Verdienste subtotaal NCS Donateur Helper HOF-leden Totaal nieuwe leden opzeggingen Tabel 2: Verdeling leden per ultimo over de baden Aantal per jaar Baden Escamp Schilp Zuiderpark Hofbad Hofbad/Zpb/Scp Geen zwemdienst 51 totaal

14 Tabel 3: Klassenverdeling leeftijden leden per ultimo Aantal per jaar leeftijdsklasse T/m 5 jaar jaar jaar jaar jaar jaar jaar jaar > onbekend totaal Gemid. Leeftijd 27,2 27,1 27,2 27,2 28,8 24,6 26,4 Tabel 4: Functies en functionarissen Functies/functionarissen 2013 Bad Administrateur 5 Bad Voorzitter 2 Clubhuis beheerder 1 Diplomazaken 1 Trainer 11 Toezichthouder 4 instructeur 38 ledenadministrateur 1 Marketing 2 uurleider 2 Voorzitter 1 Penningmeester/Penningmeester 2e 1 Secretaris 3 kascommissie 1 Ere Lid 6 functionaris van verdienste 1 Lid van Verdienste 4 totaal 84 De indeling naar functies is voor discussie vatbaar omdat verschillende functionarissen binnen de vereniging meerdere functies vervullen. Zo iemand is dan onder meerdere functies te plaatsen. Er zijn 40 functionarissen zonder zwemdienst. Bijdrage van: Patrick Verschut, ledenadministrateur BELEID IN 2013 Het bestuur heeft in 2013 werk gemaakt van een aantal beleidsmatige initiatieven. Allereerst werd aandacht gegeven aan de uitbouw en consolidatie van het ledenaantal in het Hofbad. Het Macintosh HD:Users:harry:Documents:hwv:Beschrijvingsbrief ALV def.docx 14

15 bad moest rendabel kunnen draaien. Met de ledenwerfacties en door groei via mond-opmondreclame is dat gerealiseerd. In tweede instantie is voortgegaan met het verder ontwikkelen van de administratieve organisatie. Er zitten wat zorgpunten in het systeem. Het gevolg is onder meer een aantal niet geïnde/te innen contributies. In de bijdragen van de penningmeesters verderop in dit verslag is er meer over te lezen. Er zijn in 2013 grote vorderingen gemaakt! De HWV heeft besloten geen nadruk te leggen in het aanbieden van maatschappelijke stages. Maatschappelijke stages zijn de stages van middelbare scholieren. Zij moeten in hun schoolcarrières blok- en lintstages doorlopen. Lintstages zijn stages die op wekelijkse basis worden doorlopen, gedurende in het totaal circa 20 uur. De HWV biedt deze mogelijkheid in beginsel alleen aan aan eigen leden en aan kinderen van functionarissen. Ondanks de duidelijke ambities is (eenmalig?) geïnvesteerd in het deelnemen aan een wervingsmarkt voor maatschappelijke stages voor de leerlingen van het Montaigne Lyceum, gelegen aan de overkant van het Hofbad. De veronderstelling dat niet veel leerlingen zullen worden getrokken door ons aanbod van stageplaatsen en dat geïnteresseerde leerlingen zeker niet zullen blijven hangen na de stage, werd bewaarheid. Wij trokken welgeteld 1 overigens zeer gemotiveerde stagiaire. De nieuwe media zijn in 2013 versterkt ingezet. Zie elders in dit verslag de resultaten. De mate van gebruik en de kwaliteit van de media (m.n. website, clubsite en Facebook) zijn al redelijk, maar zullen verder worden versterkt. In 2013 heeft het bestuur een SWOT-tabel gemaakt. Sterkten, zwakten, kansen en bedreigingen werden geïnventariseerd en besproken. Sterkten HWV is een vriendenclub HWV heeft een gezonde bedrijfsvoering Grote variatie in aanbod (les, sport, recreatie, MBVO) Allen vrijwillig, niet vrijblijvend Actief bestuur en opleidend kader Kennis en bezit van nieuwe media is een communicatievoordeel Groot en sterk netwerk binnen de zwemwereld Lange historie Zwakten Kwaliteit lessen Leeftijdsopbouw functionarissen Kleine wedstrijdgroep jeugd Te weinig officials Te weinig zwemtrainers Smalle bestuurlijke laag Kwetsbare administratieve keten Bestuurlijke tijdsbesteding aan HWV (teveel of te weinig? 15

16 Kansen Nieuwe doelgroepen Sponsoren Fusie Good practice verhalen van leden Externe communicatie stukjes in plaatselijke nieuwsbladen Instroom vanuit Hofspetters Vermarkten HWV-opleidingen Bedreigingen Te grote bestuurlijke ambities Fusie Wanneer de OP stopt De Schilp privatiseert (huren, geen lessen meer mogen geven, ongunstigere huurtijden..) Minder leden Hofbad (intern of extern) Bestuurlijke problemen (intern of extern?) Kader wil worden betaald Gemeente verhoogt de huur met ca. 10% De tabel zal input leveren voor nieuw beleid in 2014 e.v. De HWV was in 2013 nog sterk vertegenwoordigd in de bond, de Nederlandse Culturele Sportbond en hun sectie zwemmen (Watervrienden Nederland). Frans Top was en is verenigingsondersteuner, Gerrit van der Gaag was lid van de NCS-tuchtcommissie, Harry Claassen was voorzitter van de sectie Watervrienden Nederland. De HWV heeft altijd veel waarde gehecht aan een sterke bond en daaraan haar medewerking gegeven. In de loop van 2013 zijn Harry en Gerrit overigens afgetreden. Frans Top, Ron de Lange en Harry Claassen zijn lid van verdienste van de NCS. NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING 23 APRIL 2013 Tijdens de algemene ledenvergadering over 2012 gehouden op 23 april 2013 in het clubhuis de Spetter waren er 27 stemgerechtigde leden aanwezig. De presentielijst is gehecht aan het origineel van dit verslag en is opgeborgen in de administratie van de algemeen secretaris. 1. Opening. Om zes over acht open opent voorzitter Harry Claassen de Algemene ledenvergadering 2012 van de HWV. Harry haalt art. 48 aan van het burgerlijkwet boek: Het bestuur brengt op een algemene vergadering binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, behoudens verlenging van deze termijn door de algemene vergadering, een jaarverslag uit over de gang van zaken in de vereniging en over het gevoerde beleid. Hiermee geeft hij aan dat deze bijeenkomst geheel niet vrijblijvend is maar wettelijk verplicht en daarmee de belangrijkste vergadering van het verenigingsjaar. Het gaat goed met de HWV, afgelopen jaar zijn we gestart in het Hofbad, we zijn met 79 leden gegroeid en het kader is uitgebreid. We zijn een club om trots op te zijn. Verder vraagt Harry aandacht voor Watervrienden Nederland de grootste sportsectie van de NCS. De subsidie van de overheid aan de NCS is afgebouwd naar 0 euro. Dit houdt in dat Watervrienden Nederland zijn eigen broek moet ophouden en dat lukt. 2. Vaststellen van agenda. Agenda punt 9 Functie Informatie Formulier komt de vervallen, de voorbereiding duurt langer dan verwacht. Verder is de agenda ongewijzigd. Macintosh HD:Users:harry:Documents:hwv:Beschrijvingsbrief ALV def.docx 16

17 3. Ingekomen post. Bij de secretaris zijn een aantal afmeldingen binnengekomen, Adjai Janglie, Irene, Arjan en Evelien v.d. Kooij, Erik en Jolanda van der Veer, Melvin de Vreede en Anja van Wieringen. Verder is er geen ingekomen post genoemd. 4. Notulen Algemene ledenvergadering van 19 april Er zijn geen op of aanmerkingen voor de notulen van de ALV De voorzitter dankt de notulist. 5. Jaarverslagen Bij 3.2 ledenadministratie zien we dat het ledenaantal is gestegen. Het Hofbad heeft ca. 50 tot 60 leden opgeleverd. Bij 3.3 Zwem Technische Commissie zegt Chris van Oudheusden dat de huidige afzwem planning, één keer in het voorjaar en één keer in het najaar voor Zwem- ABC hem erg goed bevalt. Ruud Jansen reageert dat voor de zwemvaardigheden kritisch gekeken moet worden of de kinderen de vaardigheden wel beheersen. De ZTC heeft de boodschap ontvangen en zal er op letten. Hanneke mist de terugkoppeling van de ZTC naar het kader. Martin Wilmink meldt dat de ZTC veel gedaan heeft voor diverse opleidingen en cursussen. De externe cursisten zorgen dat de cursus kosten neutraal gehouden kan worden. Hanneke van Dun vertelt dat de stage lessen voor Lesgever Zwem-ABC volop worden uitgevoerd en op 3 mei en 24 mei is er examen ZRZ, zwemmend redden voor zwembadmedewerkers. Bij 3.7 veiligheid zegt Chris van Oudheusden dat de ph waarde van het water in het Hofbad intussen OK is. Peter Scheffers mist een jaarverslag van het Hofbad, daar zijn we toch ook in (oktober) 2012 begonnen. Femke antwoordt, er wordt nu pas een badbestuur voor het Hofbad gekozen. Doelen Bestuur had voor 2012 de volgende doelen gesteld: - Leden werven - Extra kader werven voor in het ZPB - Boekhouding verder verbeteren - Invoering van een lidmaatschapskaart 6. Resultaten beleid Om leden te werven voor het Hofbad zijn september folders verspreid in Ypenburg, Leidschenveen, Nootdorp en Rijswijk. Nieuwe kandidaat leden mochten een maand gratis proef zwemmen. Ans Rombouts zegt als er een actie wordt georganiseerd vertel het dan ook aan de leden. "Ik kreeg een nieuw lid aan mijn tafeltje en ik wist nergens van". Het bestuur neemt deze raad aan. De folderactie heeft voor het Hofbad zo n 50 à 60 nieuwe leden opgeleverd. De financiële administratie is verder geprofessionaliseerd en de ledenadministratie is verder opgeschoond. De lidmaatschapskaart is weer ingevoerd. Er staat al een barcode op maar de scanners voor in de baden zijn nog niet aangeschaft. Het bestuur heeft nog geen besluit genomen over nut en noodzaak om de ledenpassen te scannen. 7. Presentatie Sociaal Media HWV. We willen een moderne vereniging zijn zegt Harry. Vincent en Gaby geven nu een presentatie van de moderne (social) media. We hebben nu de HWV website met informatie voor iedereen, vooral voor niet leden. De Club site is voor leden die zich aangemeld hebben en bedoeld als communicatie medium. De Facebook pagina is voor alle Watervrienden, om (wereld)wijd mensen voor de HWV te interesseren. Facebook heeft in Nederland alleen al 7.9 miljoen volgers. De HWV facebooksite heeft al 115 likes. Facebook is voor snelle verslagjes, leuke foto s en bovenal naamsbekendheid. 8. Financiën. Resultatenrekening verslag De penningmeester geeft een terugblik en verklaart het positief resultaat van euro. Doordat het Hofbad later open ging hebben we minder huur betaald. We hebben per 1 oktober flink wat nieuwe (extra) leden voor het Hofbad. Ook door het all-in zwemmen heeft er een flinke instroom van nieuwe leden plaats gevonden. Daar naast hebben we ook 30 nieuwe (extra) ooienvaarspasleden. De planning voor de praktijklessen van de cursus Lesgever Zwem-ABC is slim aangepakt door lessen te geven op momenten dat we het bad al huurden. Daardoor hoeft maar beperkt extra badwater gehuurd te worden. 17

18 Voor het feest 85 jaar HWV hebben we geen reserve hoeven aan te spreken. Het feest is bekostigd uit lopende gelden. De reservering voor aanloopverlies voor het Hofbad is niet aangesproken. De boekhouding is verder in het boekhoudprogramma verfijnd. Ook de ledenadministratie is verder verbeterd. De kasstroom van de tafeltjes wordt zoveel mogelijk beperkt om risico s van diefstal te beperken. De diploma functionaris Jeanine Vink voert de regie over de diploma betalingen. De gemeente heeft een portal geopend waar de penningmeester de geldigheid van de Ooienvaarspassen kan controleren. Dit beperkt het risico dat mensen met niet geldige ooievaarspassen komen zwemmen, de gemeente vergoed in die gevallen niets. De uitleg van de penningmeester is duidelijk, de vergadering heeft geen vragen en stemt in met het gevoerde beleid. Balans per 31 december De balans wordt door de penningmeester behandeld met als Saldo resultaat ,- De vergadering keurt de balans goed. Verslag van de financiële (kascontrole) commissie. Patrick van Efferen van de financiële commissie vertelt dat Martin en Ron 1 e en 2 e penningmeester een goede nauwkeurige administratie gevoerd hebben. Hij complimenteert beiden. Tijdens de controle waren alle stukken aanwezig en alles was goed terug te vinden. Het clubhuis heeft een negatief saldo, advies: kijk naar het gebruik van de ruimte. De vergadering herkent dit van vorige jaren en de penningmeester legt uit dat het Clubhuis de Spetter cultureel erfgoed is van de HWV. Er liggen hier veel sentimenten. De kas(sen) van de tafeltjes zijn soms redelijk gevuld, probeer deze vaker te legen om risico van diefstal te beperken. Het is fijn dat we 130 ooievaarspasleden hebben maar er schuilt ook een risico in. Als de gemeente het beleid wijzigt m.b.t. de ooievaarspassen dan kan dit veel leden kosten. Per 1 februari 2014 moeten IBAN rekeningnummers ingevoerd zijn. Commissie adviseert om tijdig de voorbereidingen hiervoor te treffen. Verder adviseert de commissie elementair zwemmertjes te laten doorstromen naar wedstrijdzwemmen. Dit wordt al geprobeerd, bij het diploma zwemmen worden al folders uitgereikt met de mogelijkheden binnen de HWV. De financiële commissie stelt de vergadering voor om de 1 e en 2 e penningmeester decharge te verlenen voor hun gevoerde financiële beleid. De ALV verleent decharge. 9. Functie Informatie Formulier. Agendapunt vervallen. 10. Hofbad. De opening van het Hofbad door Burgemeester en Wethouder vond 6 weken later plaats dan gepland. De Wedstrijd commissie is in het bad met trainingen gestart en met Astrid als gastvrouw aan het tafeltje. Een ledenwerf actie heeft ca. 60 leden opgeleverd. We hebben 3 trainers erbij Ronald, Dorenda en Marco. De leeftijd opbouw van zwemmers in het Hofbad is van 8 jaar tot en met 78 jaar. We hebben al een keer NCS 50m sprintwedstrijden georganiseerd met elektronische tijdwaarneming. We hebben de ambitie om nog eens een andere NCS wedstrijd te organiseren. Verdere ambitie is om op de maandag met 2 of 4 banen uit te breiden. Twee verenigingen hebben een optie voor deze uitbreiding en HWV is er één van. Verder willen we met een grotere groep aan de LZK meedoen en aan bondswedstrijden. Hiervoor heeft de wedstrijdcommissie wel uitbreiding nodig en ook meer officials binnen de vereniging. Cor legt uit dat de LZK een teamsport is waarbij je je team benadeeld als je weg blijft. Frans Top vertelt over de Hofspetters. Deze stichting van de gezamenlijke zwemsportverenigingen hoopt per jaar euro winst te gaan maken ten behoeve van de topsportontwikkeling in Den Haag. Met de opening van het bad had men via voorinschrijving 650 leden nu in tussen 900 leden en het breakpoint om euro te halen is 1200 leden. Harry presenteert de folder die kinderen bij A of B diploma afzwemmen uitgereikt krijgen. 11. Beleid Begroting Martin behandelt de begroting. De intentie is er om op vrijdag een half uur eerder te stoppen met het huren van de Schilp dan hebben de Masters ook op vrijdag één uur om te trainen, het zelfde als in het Hofbad. Verder hebben we de ambitie om op maandag in het Hofbad 2 of 4 banen erbij te huren, maar we hebben dan wel weer 40 extra leden nodig om dit te bekostigen. Het clubhuis de Spetter kost geld maar is zoals gezegd cultuur erfgoed van de HWV en dat mag geld kosten. Het bestuur stelt de vergadering voor om de contributie met 2.9% te indexeren voor seizoen De vergadering stem in met deze contributieverhoging. Macintosh HD:Users:harry:Documents:hwv:Beschrijvingsbrief ALV def.docx 18

19 Voor het deelnemen aan wedstrijdactiviteiten wordt een deelnemersbijdrage voorgesteld, een tabel met tarieven wordt gepresenteerd. Ook stemt de vergadering in met deze wedstrijd deelname prijzen. De begroting wordt door de Algemene ledenvergadering geaccordeerd. Doelen Missie: De HWV wordt gekenmerkt als een zwemvereniging die zich onderscheidt van de andere zwemverenigingen in Den Haag. Wij bereiken dit: - Door een vriendenclub te zijn met een herkenbaar humanistische visie op sport. (d.w.z. we den- ken in mogelijkheden en niet in belemmeringen. Hoe kunnen we zoveel mogelijk mensen laten sporten? Hoe kunnen we bestaande drempels weghalen?) - Door een (zwem)aanbod dat aansluit bij de behoefte en ontwikkelingen in de maatschappij. - Met een gezonde verhouding tussen het aantal leden, hun contributie en de financiën van de ver- eniging - Met een afdeling zwemopleidingen die zichzelf financieel bedruipt en waar kwaliteit gaat boven kwantiteit - Met een afdeling sportieve recreatie die zichzelf financieel bedruipt en waar meedoen belangrij- ker is dan winnen Missiestatement: Haagse Watervrienden; voor drempelloze zwemsport Peter Scheffers merkt op dit is toch niks nieuws dit staat toch al jaren in onze statuten en huishoudelijk reglement. Harry antwoordt, ja maar dat willen we nu meer uitdragen en in onze PR sterk naar buiten brengen. De ALV stemt ook hiermee in. 12. Verkiezingen. Voor de volgende functies zijn de volgende functionarissen gekozen: A. Dagelijks bestuur Voorzitter Harry Claassen Alg. Secretaris Femke van Dun Penningmeester Martin Wilmink 2 e Penningmeester Ron de Lange Bestuurslid Vincent de Lange Bestuurslid Gaby Verseveldt Bestuurslid Frans Top (de functie van 2 e secretaris vervalt) Direct aan het dagelijks bestuur verantwoording afleggend: Centraal ledenadministrateur Patrick Verschut Veiligheidsfunctionaris Gerrit v.d. Gaag Clubhuiszaken Ria Noordijk B. Zwem Technische Commissie Voorzitter Peter Scheffers Vicevoorzitter Gerrit v.d. Gaag Secretaris Aline Teekema 2 e Secretaris Ilona Wooninck Lid opleidingen Irene v.d. Kooij Lid diploma zaken Jeanine Vink Lid Rien Slegt Lid Henk Rombouts C. De Baden Zuiderpark Badvoorzitter Uurleider Bad administrateur/gastvrouw Adjai Janglie Rien Slegt Geeta Janglie 19

20 Badcommissielid ZPB Chris v. Oudheusden De Schilp Badvoorzitter Jan Starreveld Uurleider elementair Irene v.d. Kooij / Erik v.d. Veer Uurleider Sportzwemmen Ruud Jansen Bad administrateur/ Gastvrouw 1 Shanti Jagesar Gastvrouw 2 Geeta Janglie (de functie Badcommissielid de Schilp vervalt) De Escamphof Badleider Bad administrateur/ Gastvrouw Het Hofbad Badvoorzitter/uurleider Badadministrateur/ Gastvrouw 1 D. Wedstrijdcommissie Voorzitter Secretaris / Notulist Penningmeester Henk Rombouts Ans Rombouts Cor Vink Astrid Claassen Cor Vink Jeroen Berkhout Ron de Lange E. Financiële commissie Lid Patrick van Efferen Lid Majelle van Harmelen Reserve-lid Ymke Vink (beschikbaar na de cursus) De financiële commissie zal onderling een voorzitter kiezen. 13. Rondvraag Chris van Oudheusden: De badcommissie van het zuiderpark vraagt om de EHBO ruimte niet meer te gebruiken om om te kleden en de sporttassen te stallen. Daar is deze EHBO ruimte niet voor. Is er al meer bekend over het privatiseren van de Schilp? Nee, dat is nog niet bekend. Jeroen Berkhout: Is er nog iets gedaan met mijn rondvraag van vorig jaar? Namelijk het scannen van de barcodes op de ledenkaarten. Harry antwoordt daar is naar gekeken maar scanners voor in alle baden is nu nog even toekomst muziek. 14. Sluiting De voorzitter sluit om 23.07u de vergadering, dankt iedereen voor zijn komst en wenst allen en veilige thuisreis. Verslaglegging door Peter Scheffers. Macintosh HD:Users:harry:Documents:hwv:Beschrijvingsbrief ALV def.docx 20