Secretarieel halfjaarverslag

Transcriptie

1 Secretarieel halfjaarverslag Irene Klaren Secretaris der S.V. RealTime 20 januari 2015

2 Secretarieel halfjaarverslag Irene Klaren Secretaris Versie 1.2 Studievereniging RealTime Instituut voor Media, Communicatie en ICT te Groningen 20 januari

3 Voorwoord Voor u ligt het secretarieel halfjaarverslag van het vijftiende bestuur, oftewel het derde lustrumbestuur der S.V. RealTime. Dit document heeft als doel het afgelopen halfjaar van het bestuur uiteen te zetten en te evalueren. De bezigheden van het afgelopen halfjaar zijn in dit document dan ook samengevat te vinden. Een groot deel van het document komt voor uit de doelstellingen die bepaald zijn in het beleidsplan van dit jaar. Ook is het bestuur bij zichzelf nagegaan of zij dit per persoon ook kunnen realiseren. De verwachtingen van het bestuur zijn dan ook dat een groot deel van de doelstellingen behaald zullen worden aan het einde van dit bestuursjaar. Namens het derde lustrumbestuur, Irene Klaren Secretaris

4 Inhoud Inleiding 5 1. Oktober Met RealTime naar de film Ledenborrel 7 2. November OnTheMOEV-lezing In-house belastingdienst Ledenborrel December In-house HTG Hanzehuis Wokken met S.V. RealTime Kerstborrel Januari Gala All that glitters is gold Lustrumborrel Bestuurlijke informatie Ontstaan bestuur Partners Toekomstig bestuur Doelstellingen Algemene doelstelling Hoofddoelstelling Algemeen beleid Kernbeleid Secundair beleid Communicatiebeleid Behaalde doelstellingen communicatiebeleid Nog te behalen doelstellingen communicatiebeleid Acquisitiebeleid Behaalde doelstellingen acquisitiebeleid Nog te behalen doelstellingen acquisitiebeleid Activiteitenbeleid Behaalde doelstellingen activiteitenbeleid Nog te behalen doelstellingen activiteitenbeleid Internationaliseringsbeleid Behaalde doelstellingen internationaliseringsbeleid Nog te behalen doelstellingen internationaliseringsbeleid Commissiebeleid Behaalde doelstellingen commissiiebeleid Nog te behalen doelstellingen commissiebeleid Reflectie per persoon Voorzitter Vincent Hummel Secretaris Irene Klaren Penningmeester Daniel Hondebrink Intern coördinator Patrick Wieringa Extern coördinator Sander Otten 33 3

5 8. Gezamenlijke reflectie vijftiende bestuur Gezamenlijke toekomstvisie vijftiende bestuur 35 Afsluiting 36 4

6 Inleiding Het bestuur , ook wel derde lustrumbestuur of vijftiende bestuur, der S.V. RealTime zit nu een halfjaar. Aan de hand van de gebeurtenissen in het afgelopen halfjaar is het secretarieel halfjaarverslag opgesteld. De gebeurtenissen vanaf 7 oktober 2014 zullen per maand worden besproken in de hoofdtukken één, twee, drie en vier. Hierbij worden de cijfers bekend gemaakt en zal er een samenvatting volgen van de desbetreffende activiteit, in-house of borrel. Afsluitend wordt er gereflecteerd op de gebeurtenis. Na een uitgebreide verslaggeving van de georganiseerde gebeurtenissen van de vereniging, zal in hoofdstuk vijf een samenvatting worden gegeven van de bestuurlijke gebeurtenissen. In hoofdstuk zes zullen de doelstellingen besproken worden en in hoofdstuk zeven zal er per bestuurslid een reflectie worden weergegeven op het afgelopen halfjaar. In hoofdstuk acht wordt ook een reflectie als volledig bestuur weergegeven en in hoofdstuk negen zal de toekomstvisie worden besproken. 5

7 1. Oktober 2014 In dit eerste hoofdstuk zullen de activiteiten van de maand oktober worden gereflecteerd. Per activiteit zal worden beschreven wat er is gedaan, met wie, wat de kosten waren en zal er een korte reflectie worden gegeven. 1.1 Met RealTime naar de film Datum 30 oktober Tijd 18:00 uur 21:00 uur Locatie Pathé Groningen Doelgroep Leden Aantal aanwezigen 11 personen Kosten per persoon 2,50 voor leden en 7,50 voor niet-leden Totale kosten 75,- Tabel 1: overzicht film. Toelichting Vooraf heeft het bestuur de leden laten kiezen naar welke film ze wilden gaan. Door middel van een keuzelijst op Facebook konden de leden kiezen uit drie verschillende films. De film waar ze uiteindelijk heen wilden is The Maze Runner. Naar aanleiding van de vertraging bij de vorige activiteit, heeft het bestuur ervoor gekozen om ruim een half uur van tevoren te verzamelen. Dit pakte goed uit. Er was een persoon te laat, maar dat kwam door verkeersomstandigheden. De opkomst voor deze activiteit was relatief laag. Dit komt waarschijnlijk door het laat aankondigen van de activiteit. In het vervolg heeft het bestuur dus het voornemen om zich te houden aan de gemaakte afspraken in het beleidsplan. Activiteiten worden 15 dagen van te voren bekendgemaakt. Iedereen mocht pas Pathé binnen als de kaartjes waren betaald en de studentenkaarten waren gecheckt voor de korting. Een goed besluit was dan ook dat het bestuur van te voren alle studentenkaarten heeft verzamelend en deze in één keer konden laten zien. De leden waren allemaal zeer enthousiast over de film. Dit is zeker een activiteit die vaker georganiseerd kan worden. 6

8 1.2 Ledenborrel Datum 30 oktober 2014 Tijd uur Locatie Café van Diepen Doelgroep Leden en vrienden Aantal aanwezigen 22 personen Kosten per persoon - Totale kosten 32 Tabel 2: overzicht ledenborrel. Toelichting Op 30 oktober vond de eerste borrel van het jaar plaats. Dit jaar heeft het bestuur ervoor gekozen om dit te organiseren op een andere locatie, namelijk café van Diepen. Tijdens het bestuursjaar van Kasper Tjapkes en de jaren daarvoor, werd de maandelijkse borrel ook in café van Diepen gehouden. Het café is een bruin café met een gezellig karakter. De vorige locatie was meer een feestcafé en het bestuur is van mening dat van Diepen meer bij de vereniging en haar leden past. Er was een overbruggingstijd tussen de activiteit en de borrel, maar dit weerhield de leden er niet van om te komen. Voor een eerste borrel was dit een geslaagde en de bitterballen op het einde van de avond van Nanne, de eigenaar, waren een groot succes. 7

9 2. November 2014 In dit tweede hoofdstuk zullen de activiteiten van de maand november worden gereflecteerd. Per activiteit zal worden beschreven wat er is gedaan, met wie, wat de kosten waren en zal er een korte reflectie worden gegeven. 2.1 OnTheMOEV-lezing 1 Datum 6 november 2014 Tijd 15:00 uur 17:00 uur Locatie Auditorium locatie Van Doorenveste Doelgroep Leden en eerstejaarsstudenten Aantal aanwezigen Ongeveer 200 personen Kosten per persoon - Totale kosten - Tabel 3: overzicht OnTheMOEV 1 Toelichting Studievereniging RealTime organiseert vier keer per jaar, in samenwerking met het instituut, een OnTheMOEV-lezing (OTM). Deze OTM-lezing is verplicht voor alle eerstejaarsstudenten en vrij toegankelijk voor alle leden. Iedere lezing heeft de OTM een ander onderwerp. Tijdens deze eerste OTM was het onderwerp Big Data. Er zijn deze lezing drie verschillende sprekers langs geweest, namelijk Johannes Brouwer (RDW), Kjeld van der Schaap (KxA via YCP) en Rinke Colen (Experty). Alle drie de sprekers hadden een andere invalshoek wat betreft het onderwerp Big Data. Het bestuur had zich een klein beetje vergist in de opkomst. Het auditorium zat namelijk veel sneller vol dan verwacht. In het vervolg lost dit zich waarschijnlijk snel op, omdat er vaak een bepaald percentage stopt met de opleiding na de eerste periode. De overige partners waren ook aanwezig en zij zijn goed ontvangen door het bestuur. De openingspresentatie heeft nog een aantal verbeterpunten en dit is bekend bij de intern coördinator. Het bestuur gaat er vanuit dat dit de volgende keer soepeler verloopt. De leden vonden het onderwerp erg interessant, maar soms was het iets te veel een vervan-hun-bed-show. Het is nog maar november en de kennis is nog niet bij iedereen even toereikend. Hier zal het bestuur in het vervolg rekening mee houden door een onderwerp uit te kiezen dat aansluit bij de stof van de eerstejaarsstudenten. De borrel achteraf was ook een geslaagd succes. Er waren echter niet veel studenten meer aanwezig. In het vervolg zal het bestuur dit duidelijker aangeven in de presentatie en er zo voor zorgen dat er meer studenten aanwezig zijn bij de netwerkborrel. 8

10 2.2 In-house belastingdienst Datum 12 november 2014 Tijd 12:00 uur 21:00 uur Locatie Belastingdienst locatie Apeldoorn Doelgroep Leden Aantal aanwezigen 18 personen Kosten per persoon - Totale kosten 22,77 (benzinekosten) Tabel 4: overzicht in-house belastingdienst Toelichting De vestiging van de Belastingdienst in Apeldoorn omvat onder andere een drukkerij voor niet alleen de Belastingdienst, maar ook andere overheidsinstanties. Er is een rondleiding gegeven door de drukkerij. Het thema van de inhouse was Security. Een stagiair gaf een presentie. Hierin werd uitgelegd hoe hij bij de Belastingdienst terecht was gekomen, wat hij er deed en wat zijn indruk was van de organisatie. Er zou een presentatie gegeven worden van een ethische hacker, die opzettelijk inbreekt bij de Belastingdienst om zwaktes bloot te leggen, zodat de lekken gedicht kunnen worden. Helaas was deze spreker door omstandigheden niet aanwezig. Een andere medewerker van systeembeheer gaf de presentatie die door de oorspronkelijke spreker aangeleverd was. Het verhaal was zeer uitgebreid, maar naar verloop van de presentatie wel erg technisch. Na de presentatie waren er in de kantine pizzapunten en drankjes te krijgen. Ook waren er medewerkers van de Belastingdienst waarmee iedereen konden netwerken. Al met al was het een leuke, interessante inhouse. Het vervoer naar Apeldoorn ging op verschillende manieren. Een groep ging met de auto en een groep met het openbaar vervoer. Bij beide groepen was een bestuurslid aanwezig. Voor een volgende inhouse wil het bestuur graag een presentje meenemen voor de organisatie. 9

11 2.3 Bowlen met S.V. RealTime Datum 27 november 2014 Tijd 17:30 uur 19:00 uur Locatie Bowlingcentre Kardingerweg Groningen Doelgroep Leden Aantal aanwezigen 25 personen Kosten per persoon Leden 3,- en niet-leden 4,- Totale kosten 96,- Tabel 5: overzicht bowlen. Toelichting Dit was de eerste activiteit georganiseerd door de activiteitencommissie. De organisatie was later rond dan gehoopt, maar dit heeft geen invloed gehad op de aanwezigen. Er waren 5 banen gereserveerd van 18:00 uur tot 19:00 uur. Vlak voor de activiteit begon, zijn er nog een aantal afmeldingen binnengekomen. Dit heeft het bestuur doen besluiten om op een baan minder te spelen. Dit kwam prima uit met de verdeling. Iedereen heeft genoten van een uurtje bowlen, maar voor veel mensen was dit toch net iets te kort. Voor de volgende keer neemt het bestuur dus mee dat de banen een half uur of een uur langer worden gereserveerd. Een puntje dat beter kon, was dat er slechte communicatie was over de consumpties. Het bleek dat je bij de baan zelf niet kon pinnen en dit vooraf moest doen. Ook was er niet gecommuniceerd naar de aanwezigen dat de consumpties voor eigen kosten waren. Dit was in principe geen probleem, maar wel onhandig door het feit dat er niet gepind kon worden. In de toekomst zal het bestuur dit soort zaken van te voren uitzoeken om misverstanden te voorkomen. 10

12 2.4 Ledenborrel Datum 27 november 2014 Tijd 22:00 uur Locatie Café van Diepen Doelgroep Leden en vrienden Aantal aanwezigen 20 personen Kosten per persoon - Totale kosten 64,- Tabel 6: overzicht ledenborrel. Toelichting Aansluitend aan de bowlingactiviteit was er een borrel. Helaas was er een overbruggingstijd en hadden veel mensen nog niet gegeten. De oplossing hiervoor was om 19:30 uur af te spreken in de stad. Samen met een aantal leden is het bestuur een hapje gaan eten in de stad. Hierna konden iedereen door naar de borrel. De borrel verliep soepel. Deze keer waren er dus een aantal leden meegegaan vanaf de activiteit. Dit is een goed idee geweest. Ook was dit een mooi moment voor Sander Otten. Tijdens deze borrel heeft het bestuur aangekondigd dat Sander plaats zal gaan nemen in het bestuur als extern coördinator. Voor de borrels is tot nu toe een hoger budget begroot dan is uitgegeven. Daarom is er iets meer geld toegelegd op een drankje. Deze waren nu verkrijgen voor 1,- per consumptie. Uiteraard waren er ook weer bitterballen om 00:00 uur van Nanne. 11

13 3. December 2014 In dit derde hoofdstuk zullen de activiteiten van de maand december worden gereflecteerd. Per activiteit zal worden beschreven wat er is gedaan, met wie, wat de kosten waren en zal er een korte reflectie worden gegeven. 3.1 In-house HTG Datum 3 december 2014 Tijd uur uur Locatie Kantoor HTG locatie Delfzijl Doelgroep Leden Aantal aanwezigen 16 personen Kosten per persoon - Totale kosten - Tabel 7: overzicht in-house HTG Toelichting Woensdag 3 december vertrok RealTime met 2 busjes naar Delfzijl. Rond 11:00 uur verzamelde iedereen op kantoor. Iets voor 12:00 uur kwamen we aan op locatie van HTG in Delfzijl. Allereerst was er een ontvangst in een ruimte met koffie en thee. De contactpersoon, Okan Vodinali, verwelkomde iedereen met een algemene inleiding omtrent het bedrijf HTG. Veel personen hadden deze informatie al eerder gehoord, maar voor een aantal anderen was dit nieuw. Na de inleiding kon iedereen heerlijk lunchen in de kantine van HTG op hun kosten. Dit zorgde voor een goede, informele sfeer. Na de lunch werd er een studiegerelateerde presentatie gegeven door een werknemer van het bedrijf. Door deze presentatie kwamen veel vragen los bij de studenten. Dit zorgde voor een interactieve sfeer. Na de presentatie werd er een rondleiding gegeven door de magazijnen van HTG. Allereerst was er een rondleiding door de loodsen. Deze loodsen waren zeer groot en maakten veel indruk op iedereen. Na het bekijken van de reguliere loodsen, was er een rondleiding door de geautomatiseerde magazijnen. Dit is een nieuw concept voor het verplaatsen van goederen en dit was voor iedereen nieuw. Het maakte dus veel indruk. Al met al was het een zeer boeiende middag. Bij vertrek kreeg iedereen een goodiebag mee. Aansluitend was er in Groningen een borrel om te netwerken. Ook dit was zeker geslaagd. 12

14 3.2 Hanzehuis Datum 10 en 11 december 2014 Tijd 09:00 uur 15:00 uur Locatie Zernike Complex Doelgroep Studenten aan de Hanzehogeschool Groningen Aantal aanwezigen n.v.t. Kosten per persoon - Totale kosten - Tabel 8: overzicht Hanzehuis. Toelichting Door de Word Actief commissie wordt ieder jaar een evenement georganiseerd voor de landelijke actie Serious Request. Ook dit jaar was dit weer het geval. Als studievereniging kon je de vereniging opgeven voor deelname. Tijdens de twee georganiseerde dagen kreeg iedere deelnemende vereniging een stand op een locatie van de Hanzehogeschool Groningen. Het bestuur stond bij de ingang van de Van Doorenveste met een Playstation. Studenten konden tegen een inleg van 1,- een spelletje spelen. De opbrengst van deze deelnames hebben wij afgestaan aan de Word Actief commissie. Uiteindelijk is er, met alle verenigingen, in totaal 5000,- opgehaald en afgedragen in Haarlem bij het Glazen Huis. 13

15 3.3 Wokken met S.V. RealTime Datum 18 december 2014 Tijd 19:15 uur 21:30 uur Locatie Ni Hao locatie Gedempte Kattediep Groningen Doelgroep Leden en vrienden Aantal aanwezigen 25 personen Kosten per persoon Leden 16,50 en niet-leden 23,80 Totale kosten 645,- Tabel 9: overzicht wokken. Toelichting Voor de activiteit in december is RealTime met haar leden gaan wokken. Iedereen verzamelde om 19:15 uur voor het restaurant. Het bestuur heeft iedereen ontvangen. Vervolgens werd iedereen gewezen naar de grote, gereserveerde tafel. Er was een klein misverstandje met het beginnen van het eten. Twee bestuursleden waren nog aan het wachten op een verlate deelnemer. De rest begon ondertussen al met eten. Dit was niet een hele slimme aanpak. In het vervolg is het de bedoeling om eerst een overzichtelijk openingspraatje te houden en iedereen een fijne avond te wensen. Dit is een leerpunt voor de volgende keer. Het bestuur zal dit aanpakken door van te voren een plan op te stellen over hoe alles wordt aangepakt. Na anderhalf uur wokken zat iedereen redelijk vol. Langzaamaan vertrokken er een aantal deelnemers. Dit was een beetje verwarrend. Met de deelnemers die nog over waren, is het bestuur vertrokken naar de borrel. Op een aantal puntjes na was het een geslaagde avond. 14

16 3.4 Kerstborrel Datum 18 december 2014 Tijd 22:00 uur Locatie Café van Diepen Doelgroep Leden en vrienden Aantal aanwezigen 24 personen Kosten per persoon - Totale kosten 128,50 Tabel 10: overzicht kerstborrel. Toelichting Door de mooie aansluiting tussen de activiteit en deze borrel, zijn er veel leden meegegaan. Op de poster was vermeld dat er een gratis welkomstdrankje was. Dit was tot kort voor de borrel niet geregeld. Uiteindelijk is het zo geregeld dat iedereen een gratis drankje kreeg. Positieve punten waren de aansluiting tussen de activiteit en de borrel en de goede opkomst. Mogelijke afspraken met Nanne moeten voortaan niet op de avond zelf geregeld worden, maar een aantal dagen eerder. 15

17 4. Januari 2015 In dit vierde hoofdstuk zullen de activiteiten van de maand januari worden gereflecteerd. Per activiteit zal worden beschreven wat er is gedaan, met wie, wat de kosten waren en zal er een korte reflectie worden gegeven. 4.1 Gala All that glitters is gold Datum 7 januari 2015 Tijd 22:00 uur 03:00 uur Locatie Huize Maas Doelgroep Studenten aan de Hanzehogeschool Aantal aanwezigen Ongeveer 350 personen Kosten per persoon 20,- Totale kosten Nog niet bekend Tabel 11: overzicht gala. Toelichting Samen met studieverenigingen Maslow, Ergasia, Check, Homerus, Gente en Villa 96 is er dit jaar weer een groots gala georganiseerd. Van elke vereniging zat er minimaal één persoon in de galacommissie. De galacommissie is gestart in november met het organiseren van het gala. Wekelijks is er vergaderd en is er besloten hoe het gala gerealiseerd zou worden. In de loop van de weken werd er contact opgenomen met Huize Maas, werd er een poster gemaakt, werden de bandjes gekocht en werd er gezocht naar een fotograaf en DJ. RealTime nam tijdens deze organisatie het financiële gedeelte op zich. Al het geld van de andere verenigingen werd gestort op de RealTime rekening. De toelichting hier op is te vinden in het financieel halfjaarverslag. Het gala zelf verliep zeer soepel. Ieder commissielid kreeg een eigen taak om zo de gasten een mooie avond te geven. Een aantal personen scanden de kaartjes, een aantal controleerden de legitimatiebewijzen en een aantal personen deden de bandjes om. Deze bandjes gaven aan of iemand 18+ was of niet. De reacties achteraf van de gasten waren zeer positief en er zijn vrijwel geen incidenten geweest. 16

18 4.2 Lustrumborrel Datum 8 januari 2015 Tijd 22:00 uur Locatie Café van Diepen Doelgroep Leden en vrienden Aantal aanwezigen 29 personen Kosten per persoon - Totale kosten 230,- Tabel 12: overzicht lustrumborrel. Toelichting De lustrumcommissie is druk bezig met het organiseren van het derde lustrum. Om de verjaardag zelf, die op 4 januari plaatsvond, te vieren, is er een borrel georganiseerd. 4 januari viel zelf op een zondag, dus is ervoor gekozen de borrel te organiseren op een donderdag. In principe verschilde deze borrel niet veel van de andere borrels. De officiële aankondiging van het lustrum vindt namelijk later in het jaar plaats. Wel was er een budget van 230,- beschikbaar gesteld om een aantal drankjes weg te geven. Naast de leden waren er ook veel andere bestuurders aanwezig. De aanwezigheid van veel mensen zorgde voor een gezellige sfeer in café van Diepen. Ook heeft de eigenaar van café van Diepen, Nanne, de vereniging nog gefeliciteerd met een rondje van de zaak. 17

19 5. Bestuurlijke informatie In dit hoofdstuk zal het bestuur de overige gebeurtenissen behandelen. Deze gebeurtenissen zijn binnen het bestuur, of door het handelen van het bestuur, ontstaan. De leden waren hierbij grotendeels niet aanwezig. 5.1 Ontstaan bestuur Patrick Wieringa is vorig bestuursjaar aangesteld als assessor. Dit betekent dat hij een halfjaar heeft meegelopen met het oude bestuur, zodat de overdracht soepeler verloopt. In het huidige bestuurjaar is Patrick intern coördinator. Vincent Hummel zou in eerste instantie de functie van secretaris bekleden. Door een laag animo voor een bestuursfunctie is ervoor gekozen dat Vincent voorzitter zou worden. De functie van secretaris is per oktober opgevuld door Irene Klaren. Irene volgt een andere opleiding, namelijk Bedrijfseconomie. Bovenstaande opleiding geldt ook voor de penningmeester Daniel Hondebrink. Daniel is ook per oktober bij de vereniging gekomen. Aan het begin was het voor Daniel en Irene vooral wennen aan de vereniging. Dit proces verliep soepel en op het moment van schrijven valt het voor het bestuur nauwelijks nog op dat deze twee een andere opleiding volgen. Per november kent de vereniging ook een extern coördinator. Dit betekent dat RealTime weer een vijfkoppig bestuur kent. 5.2 Partners In het huidige bestuursjaar zijn er inmiddels twee nieuwe partnerschappen gesloten., namelijk met Quintor en NCG. Het contract met VCD moet nog getekend worden. De contacten met Young Capital, Compenda en Ultraware verlopen soepel, maar hiervoor zijn nog geen fysieke contracten aanwezig. Hier is het bestuur nog mee bezig. In totaal kent RealTime op dit moment twaalf partners. Het bestuur blijft nieuwe contacten aantrekken, maar het is van belang dat hier juiste keuzes in worden gemaakt. Wat heeft een bedrijf RealTime te bieden en in hoeverre kan RealTime hier op in spelen? Het bestuur is druk bezig hier een groot onderscheid in te maken. Zo worden er geen grote multinationals meer binnengehaald. Deze bedrijven hebben namelijk weinig problemen met binnenhalen van nieuwe werknemers en vaak is het bedrijf al bekend bij de leden. De middenkleinbedrijven en de kleine bedrijven hebben hier wel degelijk belang bij. Daarom wil het bestuur dit jaar juist de contacten met deze bedrijven warm maken en houden. 5.3 Toekomstig bestuur Op het moment van schrijven is het bestuur bezig met het zoeken van een assessor voor het komende halfjaar. Deze assessor zal, net als Patrick Wieringa vorig jaar, een halfjaar met ons meelopen. Hierdoor behoudt de vereniging haar continuïteit. 18

20 6. Doelstellingen In dit hoofdstuk zullen de doelstelling voor het jaar worden besproken. Deze doelstellingen staan vastgesteld in het beleidsplan dat is opgesteld aan het begin van dit bestuursjaar. 6.1 Algemene doelstelling De algemene doelstelling van het bestuur: De vereniging stelt zich ten doel de behartiging van de belangen van de studenten aan het instituut voor Informatie- en Communicatietechnologie aan de Hanzehogeschool Groningen te Groningen. Het bestuur is druk bezig zich constant te richting op de belangen van de student. Hierbij wordt er momenteel gedacht aan verschillende activiteiten en aan de manier van benadering naar de studenten toe. De gedachte is om de studenten steeds actiever te maken en ze daarbij de vrijheid te geven wat betreft hun gedachten. Hier zal het bestuur dan zo veel mogelijk mee doen indien realiseerbaar. 6.2 Hoofddoelstelling De hoofddoelstelling voor het bestuursjaar luidt: S.V. RealTime zal het aankomende jaar zorgen voor kennismakingen tussen bedrijven en studenten, opdat het gat tussen het studentenleven en het bedrijfsleven verkleind wordt. Het bestuur is hier al druk mee bezig. De doelstelling is al deels behaald, maar er kan altijd nog meer uit worden gehaald. Zo zijn er al een aantal in-houses geweest, maar het plan is om er meer te organiseren. De in-houses die al hebben plaatsgevonden, waren met de Belastingdienst en HTG. In het komende halfjaar staat er ook nog een in-house op de planning met de RDW. Ook is het voor het bestuur belangrijk om de communicatie scherp te houden. Tot nu toe verloopt dit goed en blijft er zo goed als niets onbesproken. Voor dit proces is er ook een bestuursvoortgangbespreking ingelast tijdens de vergaderingen. De promotiecommissie is een moeilijke commissie om te realiseren. Er is weinig animo voor en er zijn niet genoeg actieve leden om ze hier in te delen. Het open deur beleid verloopt ook prima. Leden kunnen binnenwandelen op de bestuurskamer wanneer ze willen. Het bestuur staat altijd voor ze klaar. 19

21 6.3 Algemeen beleid Hieronder staan de doelstelling weergegeven die het bestuur tot nu toe heeft behaald. Aan de overige doelstellingen wordt nog hard gewerkt. De doelstelling zijn opgesplitst in het kernbeleid en het secundair beleid, Kernbeleid In de eerste subparagraaf staan de behaalde doelstellingen weergegeven van het kernbeleid van het bestuur. In de toelichting zal worden aangegeven hoe de doelstelling is behaald. In de tweede subparagraaf staan de doelstellingen weergegeven die nog behaald moeten worden Behaalde doelstellingen kernbeleid Vacaturebank up-to-date houden. De vacaturebank is momenteel volledig up-to-date en wordt actief gebruikt. Veel partners melden ook aan het bestuur dat zij graag vacatures willen plaatsen. Komend halfjaar gaat het bestuur bezig met het realiseren van een aparte, externe website voor de partners. Hierbij zal ook een apart vacaturepakket worden opgesteld voor nietpartners. De verstandshouding tussen S.V. RealTime en de Hanzehogeschool Groningen verbeteren. Het bestuur is bezig om meer contacten te leggen tussen de vereniging en medewerkers van het instituut. Zo heeft er al een gesprek plaatsgevonden met de dean van het instituut en is het bestuur bezig om de afstand tussen de vereniging en de docenten en medewerkers aan het instituut kleiner te maken. Dit doet het bestuur door de docenten en de medewerkers te betrekken bij activiteiten en het meewerken aan evenementen georganiseerd door het instituut Nog te behalen doelstelling kernbeleid De nog te behalen doelstellingen van het kernbeleid voor het komende halfjaar zijn hieronder weergegeven. Aan deze doelstelling wordt al wel gewerkt, maar zijn nog niet volledig behaald. Om de kwaliteit van de halfjaar- en jaarverslagen te waarborgen, is het van belang dat de secretaris en de penningmeester elke maand een korte samenvatting schrijven van relevante activiteiten over die maand. Omdat gebeurtenissen die relevant zijn voor deze verslagen dan nog vers in het geheugen liggen, zal de hoeveelheid werk rond de deadlines voor de verslagen aanzienlijk minder worden. Het gat tussen het studentenleven en het bedrijfsleven verkleinen door stages en werkplekken van het bedrijfsleven door te geven aan de leden. 20

22 6.3.2 Secundair beleid Hieronder staan in de eerste paragraaf de behaalde doelstellingen weergegeven van het secundaire beleid van het bestuur. Er wordt in de toelichting aangegeven hoe deze doelstelling is behaald. In de tweede paragraaf zijn de doelstellingen weergegeven waaraan nog gewerkt wordt Behaalde doelstellingen secundair beleid Actieve leden meer betrekken bij de vereniging en ze behandelen als een gelijke. De actieve leden hebben allemaal een rol gekregen binnen de commissie en hebben hierbij ook de verantwoordelijkheid van deze rol gekregen. De commissieleden worden amper gestuurd in hun taken, maar bepalen zelf hoe ze zaken aanpakken. Wel heeft het bestuur nog een controlerende factor. Op deze manier zien de actieve leden dat zij ook een belangrijke functie uitvoeren binnen de vereniging. Het realiseren van een buitenlandse reis. De reiscommissie is druk bezig met het realiseren van deze reis. De reis zal dit jaar gaan naar Praag, Tsjechië. De busmaatschappij is inmiddels geregeld en de commissie is druk bezig met het vinden van een hostel en het maken van een draaiboek. De markpositie behouden. De vereniging heeft op dit moment veel actiever partners en er zijn dit jaar al een aantal extra partners bijgekomen. Het opzetten van een lustrumcommissie. De lustrumcommissie is opgezet aan het begin van het collegejaar. De commissie is al druk bezig met het realiseren van de lustrumweek. Transparantie binnen de vereniging waarborgen. De transparantie binnen de vereniging wordt gewaarborgd door aan alle leden te laten zien wat het bestuur doet. Dit heeft het bestuur bijvoorbeeld al gedaan door middel van de onlangs verstuurde kwartaalnieuwsbrief Nog te behalen doelstellingen secundair beleid De nog te behalen doelstellingen van het secundair beleid voor het komende halfjaar zijn hieronder weergegeven. Aan deze doelstelling wordt al wel gewerkt, maar zijn nog niet volledig behaald. Draaiboeken digitaliseren en delen via cloud services, zodat informatie centraal te vinden is door de nodige commissies; Het bestuurswitboek digitaliseren en delen in cloud services met zij, die daar belang bij hebben; Het opzetten van een promotiecommissie; Het opbouwen van contacten met scholen die onze potentiële leden aanleveren; Contact leggen en onderhouden met andere studieverenigingen ten behoeve van een bredere ontwikkelingen van de leden. 21

23 6.4 Communicatiebeleid Communicatie is een van de hoofdpunten waar het bestuur dit jaar aan werkt. Hieronder staan in de eerste subparagraaf de doelstellingen weergegeven die dit jaar al zijn behaald. In de toelichting staat hoe deze doelstellingen zijn behaald. In de tweede subparagraaf staan de doelstellingen weergegeven waaraan nog gewerkt wordt Behaalde doelstellingen communicatiebeleid Ieder kwartaal wordt er een kwartaalnieuwsbrief per mail verzonden naar alle partners, leden en donateurs van S.V. RealTime en naar alle medewerkers van het instituut. De eerste kwartaalnieuwsbrief is eind december verstuurd. Hierin stond vermeld wat het bestuur op dit moment bezighoudt en wat de planning is voor de komende tijd. Maandelijks onderhouden van contacten met partnerschappen. De extern coördinator heeft in de afgelopen maanden kennismakinggesprekken gehad met alle partners. Na deze gesprekken zijn alle partners op de hoogte gehouden van het doen en laten van de vereniging. Ook hebben er veel brainstormsessies plaatsgevonden. Algemene ledenvergadering-communicatie geschiedt door middel van en berichtgeving op de website en via Facebook. De Algemene ledenvergadering (ALV) is tweemaal gecommuniceerd via de mail en eenmaal via de Facebookpagina. Alle leden zijn hiermee bereikt. Het bestuur heeft wekelijks, in de regel op donderdag, een vergadering over de voortgang. De bestuursvergadering heeft tot nu toe wekelijks plaatsgevonden. Na enige wijzigingen in planning wordt deze nu in de regel gehouden op dinsdag. Het kantoor is toegankelijk voor leden mits het bestuur aanwezig is. Het kantoor is dagelijks en bijna de hele dag toegankelijk voor leden. Mocht er iets belangrijks besproken worden, dan wordt er door het bestuur een briefje op de deur gehangen. Ook wanneer er hard gewerkt wordt, worden de leden door het bestuur vriendelijk verzocht om zachter te werk te gaan of om het kantoor te verlaten. Leden hebben hier begrip voor Nog te behalen doelstellingen communicatiebeleid De nog te behalen doelstellingen van het communicatiebeleid voor het komende halfjaar zijn hieronder weergegeven. Aan deze doelstelling wordt al wel gewerkt, maar zijn nog niet volledig behaald. Facebookcommunicatie betreffende borrels en activiteiten volgt in twee talen, zowel in het Nederlands als in het Engels; overige communicatie via Facebook zal in het Nederlands zijn; Ten minste vijftien dagen van te voren de leden op de hoogtestellen van activiteiten, in- house meetings en borrels via Facebook, de website en de mail; Partners van S.V. RealTime via uitnodigen voor lezingen, borrels en activiteiten in het bestuursjaar ; De Raad van Advies wordt eens per maand uitgenodigd om deel te nemen aan een bestuursvergadering. 22