NOTULEN VAN DE ALGEMENE LEDENVERGADERING 2015 Locatie : Café Schuttershof (Klein-Zundert) Aanvang : Maandag 9 februari 2015 om 19.

Transcriptie

1 NOTULEN VAN DE ALGEMENE LEDENVERGADERING 2015 Locatie : Café Schuttershof (Klein-Zundert) Aanvang : Maandag 9 februari 2015 om uur Opening Ik wil alle leden en vrijwilligers bedanken voor hun prestaties, plezier en inzet in Dank ook aan medebestuursleden Anouk, Wesley en Erik. We hebben een mooi jaar achter de rug. Prachtige en unieke prestaties zijn op de baan en in de zaal geleverd. Als bestuur hebben we ook stappen gemaakt. We hebben met een traan Bert en Berlinde zien vertrekken uit het bestuur maar zijn blij met de komst van Erik. We voorzien ook verdere uitbreiding van het bestuur. Als bestuur hebben we een aantal prioriteiten geformuleerd die we op de ALV van 2014 hebben gedeeld. Beleidspunten of speerpunten of strategie of stip op de horizon waar we met het komende bestuur de komende jaren aan willen werken: 1) De krimp van het ledental van de vereniging stoppen en omzetten in groei Verbeteren van beleving en verenigingsgevoel bij onze leden; Verbeteren van de communicatie naar de leden, intensiever en ander gebruik van de leden via website, en sociale media; Verbeteren van onze DJA propositie en verenigingsgevoel bij onze sponsors Dit punt is beperkt geslaagd. Het ledental is licht gedaald. De communicatie naar de leden kan en moet echter nog veel beter in onze ogen. We zullen hier op de website meer tijd aan besteden en maken dit een vast onderdeel van de bestuursvergadering. Rond sponsoring hebben we een nieuwe hoofdsponsor gevonden in Klein Automatisering BV. We hebben ook stappen gemaakt in het opfrissen van het sponsoring plan. 2) Onze naam van De Jonge Athleet eer blijven aandoen! Het streven is dat de vereniging bestaat uit minimaal 1/3 jeugd en 2/3 volwassenen. Beleid stimulering van toename aantal senior leden en terugdringen verloop; Beleid stimulering van toename aantal jeugdleden en terugdringen verloop; Beleid stimulering van toename aantal Recreanten en terugdringen verloop; Beleid t.a.v. behoud en groei aantal staf leden (successie plan): o Jury, scheidsrechters en wedstrijdleiding o Trainersbeleid o Commissieleden o Bestuur Dit punt is gedeeltelijk geslaagd. Het ledental is licht gedaald. We hebben een grote stap gemaakt in het aanvullen van de juryleden, scheidsrechters en bestuur. De schoen wringt het meest in wedstrijdleiding, commissies en vooral (loop)trainers. Alle ideeën blijven welkom en dit blijft een hoofdpunt van aandacht. 3) Het inpassen van de financiële uitdagingen van de gemeente en de gevolgen in de begroting van onze vereniging Beleid is dit nauwlettend te volgen en waar er stappen gezet worden de vereniging via een extra ALV te informeren en te raadplegen; Beleid is nauw samen op te trekken met andere buitensportverenigingen in de gemeente, echter te waken voor ons eigen belang gezien de andere financiële aard van onze accommodatie; Beleid is te leren van andere atletiekverenigingen die het zelfde al hebben meegemaakt

2 Na vele vergaderingen en overleggen met diverse mensen van de gemeente, na ook intensief overleg met collega-bestuursleden van de andere buitensportverenigingen binnen onze gemeente is er een vernieuwd contractvoorstel (gebruiksovereenkomst) met de gemeente aangegaan. Er zijn geen nieuwe verplichtingen aangegaan. De huur is echter wel verhoogd zoals voorzien maar dat was in het vorige contract ook mogelijk omdat dit in een eerder stadium door de gemeenteraad is bepaald. De rollen en verantwoordelijkheden tussen gemeente en DJA blijven ongewijzigd. 4) Het vergroten van het aantal baanatleten en een positieve beleving van de wedstrijd en baan atletiek Organiseren en promoten van eigen wedstrijden en stimuleren van meedoen aan wedstrijden in het algemeen; Organiseren van vernieuwende wedstrijden voor ouderen, jongeren (pupillen) en onderdelen (sprint: 100m van Zundert), ouder & kind wedstrijden) Dit punt is gedeeltelijk geslaagd. Het aantal baanatleten is licht gedaald. We zien een toename van de wedstrijddeelname bij de jeugd, maar bij senioren is het echter beperkt. We hebben de organisatie van de Regiofinale Schoolatletiek (zaterdag 30 mei) naar Zundert gehaald. Een aparte commissie zal deze uitdaging organiseren. 5) De balans houden tussen baanatletiek en recreanten en het behouden van de cultuur binnen DJA. Behouden van onze verenigingsbrede evenementen en intensief gebruik van onze kantine. We vinden dat met het organiseren van de clubcross, de avonturentocht, het jeugdkamp, het grote aantal clubrecords er sprake is van het behouden van de clubcultuur. Het gebruik van de kantine kan intensiever. Specifiek hebben we afgelopen jaar een pilot ingezet voor talentontwikkeling. We willen bekijken hoe we ruimte kunnen geven aan zowel prestatiegerichte trainingen door middel van een selectie. Als ook in andere sporten geeft een selectiegroep mogelijkheden talent sneller te laten ontwikkelen. We danken alle jeugdtrainers voor hun inzet gedurende deze pilot en evalueren de pilot bij iedere jeugdvergadering. En spreken hierbij uit dat, gezien het belang en het vernieuwende karakter we hier als bestuur duidelijker over hadden kunnen communiceren. Ik heb genoten van de evenementen en de wedstrijden het afgelopen jaar, de wedstrijden, de prestaties, de clubkampioenschappen, het jeugdkamp, de vrijwilligersavond, de kerstborrel, de wandeltochten, de avonturentocht etc. Geweldig. De Willem Slootbokaal is opgehouden te bestaan. Belangrijkste reden is de hoeveelheid werk gecombineerd met de beperkte animo voor de bokaal. Als er iemand is die dit weer wil oppakken staan we daar voor open. Penningmeester en secretaris hebben met hulp van Sonja van Ostaijen een grote stap gezet in het vernieuwen van de administratie. We hebben nu altijd zicht op actuele financiële stand en ledenadministratie. Vergeleken met andere verenigingen heeft DJA erg veel contributievormen, we willen daar echter vooralsnog geen verandering in aanbrengen. Het is ook onduidelijk waar het verschil ligt tussen atleten zonder WL en recreanten. We willen bespreken om te kijken of we dit kunnen versimpelen. Vorige jaar heb ik een fout gemaakt. Ik heb de Willem Slootbokaal uitgereikt aan een persoon die hem ook verdiende maar als recreant staat ingeschreven. Hiermee heb ik een andere recreant die als tekort gedaan. Mijn excuses daarvoor.

3 We hebben dit jaar een bijzondere dag gehad: de eerste samenkomst van onze Ereleden. Op de dag van de clubkampioenschappen kwamen we bij elkaar op de accommodatie. We zullen op de website hier aandacht aan besteden. Van onze ereleden (Harry van Hasselt, Jac van Nispen, Jan Dictus, Johan van Aert, Cees Vissers, Jan Hereijgers, Janus Hereijgers, Louis de Bruijn, Jan de Bruin, Gerrit Hoekman) kon alleen de laatste niet komen. Jan de Bruin hebben we helaas niet meer kunnen traceren. Als er iemand is die Jan weet te vinden horen we dat graag. Alle vrijwilligers wil ik nogmaals bedanken voor jullie inzet het afgelopen jaar. Ik hoop dat ik inmiddels met de meeste van u nader kennis heb gemaakt. Mocht er iets zijn schroom dan niet contact met me op te nemen. Het afgelopen jaar zijn er weer bij diverse leden op persoonlijk gebied weer vreugdevolle gebeurtenissen geweest. Helaas zijn er ook weer leden of familieleden binnen onze vereniging ontvallen of ziek geworden. Laten we hier ook even een moment bij stil staan. Ik dank u en hoop op een constructieve vergadering. Niels van Namen Februari 2015

4 1) Opmerkingen Niels van Namen opent staand de vergadering. Wesley van Steen benoemt de afwezigen met bericht Bladzijdennummers toevoegen aan jaarverslag David Bömer: opvolger Willem Slootbokaal. Wat is er met het alternatief gebeurd? Wesley heeft in de maanden nadat bekend is geworden dat de Willem Slootbokaal niet meer wordt uitgereikt meerdere male overleg gepleegd met senioren-atletiektrainers. Er zijn meerdere alternatieven besproken, waarbij de eindconclusie is: op dit moment is er volgens trainers onder actieve recreanten en atleten te weinig behoefte aan een soortgelijk iets als de Willem Slootbokaal. Wordt in de toekomstig wellicht vervolgd. Cilia Mathijssen benoemt foutje in opening: onjuiste uitreiking Willem Slootbokaal: atleet met recreant zijn. 2) Presentielijst Aanwezig: Niels van Namen (voorzitter), Wesley van Steen (secretaris), Erik Klein (penningmeester) Anouk Vermeiren (lid en jeugdcoördinator) Diana van Domburg, Jolanda Gommers, Jeanne Braspennincx, Joey Oomen, Berlinde Dekkers, Manon Dekkers, David Bömer, Chantal Bömer, Ronald Cockx, Michelle Aernouts, Lynn van Hassel, Thijs de Koning, Janus Hereijgers, Robert Vermeiren, Anja de Koning, Cees Matthijssen, Annie van Oijen, Cilia Mathijssen, Jan Hereijgers, Thea van Nispen, Jac van Nispen, Elly de Labie, Johan Kustermans, Jan van Dongen, Jeanne van den Berg, Jan van den Broek, Rina van den Broek, Miranda Kerstens, Jorien Vriends, Anke Lauwen, Sabine Monden, Margriet Monden, Corry Franken, Matty Oppatja, Evie Roelands, Jan van Hees, Maria van Hees, Maria van den Berg, Niels Hanegraaf, Joris Mertens, Karin van den Broek, Hans Hoogveld en Brigitte Kapiteijn. Afwezig met bericht: Ina Gommers, Ans Schellekens, Marie Adriaensen, Waldo Snepvangers, Bert Grit, Sonja Snepvangers, Anton Kuipers, Johan van Aert, Annie van Aert, Koos Roza, Annie Roelands, Jeroen Stoutjesdijk, Karien Hereijgers, Harrie van Hasselt en Marlies van Geel 3) Notulen ALV 2014 Jan Hereijgers maakt de opmerking dat hij niets wist van kascontrolecommissie. Jan is vorig jaar als commissielid aangesteld, maar hierover kennelijk onvoldoende geïnformeerd. 4) Jaarverslag secretaris 2014 Jac van Nispen: hebben wij jaren te veel betaald? Het aantal leden is aanzienlijk gedaald. Erik Klein geeft antwoord: we betalen per lid per jaar. Twee verschillende systemen: Davilex en AU-programma. Het verschil in leden en juiste aantallen hebben we het afgelopen jaar zo goed is rechtgetrokken. 5) Jaarverslag penningmeester 2014 Erik Klein: Het oude pakket ledenadministratie (Davilex) stamde uit Ik heb ervoor gekozen om een nieuw eenvoudig pakket te gaan inzetten: e-boekhouden. Dit vormt een combinatie tussen financiën en ledenadministratie. Overgang bank: SEPA-format Jan Hereijgers: Reserve zelfwerkzaamheid: klopt het bedrag ,-? Komt die ook uit algemene reserve? Erik Klein: Het beleid van gemeente zorgt ervoor dat we meer moeten reserveren. Karin van den Broek: contributie en vergoeding trainers: Junioren worden wel expliciet benoemd. Horen de pupillen daar niet bij? Natuurlijk wel!

5 David Bömer: reden voor andere kantineopbrengsten? Erik: Heeft te maken met wat verschuiving van posten. Inkomsten per categorie bekeken en kosten van kantine vergeleken. Elly de Labie: Als je dit per wedstrijd bepaalt, krijg je toch geen zuiver beeld van de inkomsten en uitgaven? 6) Jaarverslagen a. Jaarverslag kascontrolecommissie, decharge en benoeming nieuwe kascontrolecommissie Het jaarverslag inclusief aanzet tot dechargeverlening is opgenomen in het jaarverslag. Aanwezige leden stellen verder geen vragen, waarbij de dechargeverlening een feit is geworden. De nieuwe kascontrolecommissie (2015) wordt aangesteld: Jan Hereijgers (voorzitter), Berlinde Dekkers (lid), Hans Hoogveld (reserve). Volgend jaar applaudisseren bij dechargeverlening. b. Jaarverslag wedstrijdorganisatie (WO) 2014 / beleidsvoornemens 2015 c. Jaarverslag recordcommissie 2014 Joris Mertens toevoegen aan 4x100 meter C-junioren jongens Baan officieel Cees Mathijssen: richtlijnen clubrecords? Staan wel op site, maar niet in jaarverslag. De reden hiervoor is dat deze richtlijnen als groeidocument moet worden gezien. Dit houdt o.a. in dat ze nog verder worden doorgesproken. d. Jaarverslag recreatiesportcommissie 2014 / beleidsvoornemens 2015 e. Jaarverslag jeugd 2014 algemeen f. Jaarverslag jeugd 2014 selectiegroepen Cees Mathijssen: AU en DJA-beleid is erg verschillend. Weten jullie dat? Niels van Namen: andere sporten kennen selectieteams: basketbal, voetbal. We onderschrijven het beleid van de AU: atletiek leuk houden. Wel kiezen we er als DJA voor om de lat (waar het kan) iets hoger leggen. Iedereen moet zich thuis kunnen voelen bij DJA. Thea van Nispen: Gaan de talenten dan echt weg? Niels van Namen: We zijn nog op zoek naar een kentering van nieuwe aanwas: nieuwe pupillen, nieuwe leden zijn enorm welkom. We zijn o.a. op zoek naar hoe andere verenigingen dit type jeugdbeleid inrichten. David Bömer: Zorg voor een open communicatie. Dit maakt dat verhalen die komen op meer waarheid berusten. Niels van Namen: Helemaal mee eens! Absoluut verbeterpunt. Chantal Bömer: Heeft de pilot een tijdlijn? Anouk Vermeiren: we kijken tot aan de zomer. Chantal Bömer: Weten de ouders van tijdlijn selectiegroepen? Anouk Vermeiren: Dat is een verbeterpunt, nemen we direct mee. Matty Oppatja (vader van Bram van Dongen en in ver verleden deelgenomen aan een opstapgroep) Mijn zoon is opgenomen in een selectiegroep. Selectiegroep is uithangbord van de vereniging. In mijn beleving: als je over een pilot spreekt moet je voor 4 jaar gaan. De selectiegroep is altijd een wereldje op zich. Niels: dank voor woorden. We blijven afhankelijk van trainers plus het wordt door AU niet zozeer toegejuicht. Brigitte Kapiteijn: in 2016 wordt Atlethic Champs ingevoerd Jan Hereijgers: AU streeft erna om in 2016 AC in te voeren (landelijk). Oproep ARWB: dit jaar beginnen met Atlethic Champs. Evi Roelands: selectiegroep is mooi, maar tweesporenbeleid is noodzakelijk. Denk ook vooral na aan belastbaarheid van kinderen en scholing van trainers.

6 g. Jaarverslagen seniortrainingsgroepen 2014 h. Jaarverslag avonturentocht ) Bedankje kantinedames Jeanne Braspennincx en Rina van den Broek worden door het bestuur bedankt en in de bloemetjes gezet. Instelling stemcommissie Jeanne Braspennincx, Jan van den Broek, Johan Kustermans en Evi Roelands vormen deze commissie 8) Huldiging bijzondere leden Lid van verdienste De jeugdtrainers van DJA worden tot lid van verdienste gekroond. De reden van deze uitverkiezingen is de tomeloze inzet gecombineerd met passionele betrokkenheid. Dik verdiend! Lid van verdienste Anouk Vermeiren wordt tevens uitgeroepen tot lid van verdienste. Zij is al erg lang betrokken bij onze vereniging en heeft zich al die jaren belangeloos ingezet. Eerst als atleet, daarna als jeugdtrainer en nu al geruime tijd de jeugdcoördinator. Proficiat Anouk! Erelid Jan van Hees wordt na schriftelijke stemming tot erelid gekroond. Niels heeft hem iets daarvoor even meegenomen, opdat wij tot een democratische stemming konden overgaan (unaniem verkozen). Jan neemt zichtbaar ontroerd het erelidmaatschap in ontvangst en bedankt alle aanwezigen. Een dikke proficiat Jan! Enorm verdiend! PAUZE 9) Voorstellen van het bestuur: a. Blik vooruit van de voorzitter Blik vooruit, onze koers! Niels spreekt over ledenontwikkeling (groei) de piramide gezond houden. We doen mee aan het sportgala, organiseren de Regiofinale Schoolatletiek op zaterdag 30 mei Ook wedstrijddeelname wordt door Niels benoemd, evenals de opstapgroep, die opnieuw gaat draaien. Iedereen moet zich welkom voelen bij DJA Was een jaar waarbij we voor de financiële uitdagingen van de gemeente Zundert stonden, waaronder de doorvoering huurverhoging. Er is even gedacht aan een andere constructie buitensportverenigingen: stichting. Dat werd een erg ingewikkeld verhaal. Waren we niet enthousiast over. Met de gemeente hebben we gesproken over zelfwerkzaamheden en bijbehorende bepaalde vergoedingen. We hebben ook een nieuwe gebruiksovereenkomst. Deze bevat dezelfde dingen als de oude. Dit betekent geen extra verplichtingen opgenomen (dan die we eerder hadden). We moeten namelijk oppassen met deze verplichtingen, ook omdat we niet weten hoe de werkgroep zich ontwikkelt en hoe DJA zich in de loop der jaren ontwikkelt. Onze vereniging doet al heel erg veel zelf, dus gemeente: kom maar op! Voorziening op balans meegenomen: we weten niet hoe dit zich gaat ontwikkelen.

7 De richtlijnen clubrecords worden verder aan de kaak gesteld Cees Mathijssen: Mijn voorstel zou zijn: clubrecord omdopen tot wedstrijdrecord. Matty Oppatja: Wat is de kans de een recreant een clubrecord gaat vestigen? David Bömer: Hanteer de definitie van AU: schrap wedstrijdatleet zonder licentie. Ronald Cockx: Kunnen we records van recreant meenemen en naast atleet leggen? Brigitte Kapiteijn: We hebben het over lopers, met of zonder licentie. Jan Hereijgers: Clubrecords vestig je op de baan bij een officiële wedstrijd. Op de weg: alleen tijdens een Nederlands Kampioenschap. Niels van Namen: (maakt zijn blik vooruit verder af) stemrecht DJA-leden: stemmen vanaf 16. Naar aanleiding van de vraag van Maarten Bömer tijdens vorige ALV. Rondje gemaakt binnen verenigingen; daar is het anders. We willen naar verandering. Ons idee is om voor de ALV 2016: statuten opfrissen, toesnijden op heden. Deze vervolgens bij ALV 2016 aan leden ter instemming aan te bieden. De huidige statuten staan op website. Idee: iedereen stemrecht vanaf 15 jaar = 1 stem. Een stem kan ook worden uitgebracht door ouders/verzorgers. b. Begroting 2015 Jan Hereijgers: duurzame materialen. Is dat een toevoeging aan de reserves? Of materiaalaanschaf? Is het zinvol om resultaten van 2014 op te nemen? Posten komen hierdoor beter tot uiting. Cilia Mathijssen: TC = WO David Bömer: bedrag sponsoring: Is er iets concreets in beeld? Niels van Namen: Erik Klein Automatisering is onze nieuwe hoofdsponsor. Erik is ook lid sponsorcommissie. Zijn verschillende zaken aan het afstoffen. Breed sponsorbeleid binnen de vereniging is de wens. c. Vaststelling contributie 2015 Blijft gelijk aan ) Bestuursverkiezing Aantredend Jeanne van den Berg wordt door alle aanwezige leden als nieuw bestuurslid gekozen en direct geïnstalleerd. 11) Mededelingen a. Successielijst (toevoegingen) Juryleden: Ronald Cockx, Thijs de Koning, David Bömer, Karin van den Broek, Niels Hanegraaf Starter: Jac Verheijen, Cees Vissers, Chris de Rooij contacten: willen zij nog starten? WO: Brigitte Kapiteijn Jeugdtrainers: Joris Mertens Seniorentrainers: Brigitte Kapiteijn, vacature looptrainer Werkploeg: Chris de Rooij Gymgroep José Gymgroep Corry Franken VCP Helper: Jan Dictus (opstapgroep) b. Materialenlijst 2015 Het wensenlijstje wordt getoond en kort doorgesproken. We hebben inmiddels nieuwe materialen besteld. Hierin zijn nog geen nieuwe horden opgenomen. Er is afgesproken om hiermee nog te wachten. Het bestuur zal verder in beraad gaan met meerdere partijen

8 binnen DJA. Op basis van die informatie zal het bestuur tot een aantal aanschafscenario s komen. Wordt vervolgd 12) Rondvraag David Bömer: 1. Neem zorgvuldigheid afscheid van leden. Zeker als ze jarenlang lid zijn geweest. We hebben dit opgepakt en inmiddels een bedankkaartje ontwikkelt. Dit bedankkaartje krijgt ieder afscheidnemend lid, ongeacht duur van lidmaatschap. Bij hele bijzondere leden die ons verlaten (b.v. heel erg lang lidmaatschap) zullen we gebruikmaken van onze bestaande lief-en-leedcommissie (met dank aan Annie van Oijen). 2. Declaraties van wedstrijden: gaat het om jeugdleden? Anouk Vermeiren: trainers houden bij welke wedstrijden kunnen worden gedeclareerd. Corry Franken: leden gymgroep zijn allen heel lang lid aansluitend bij verhaal David. Wesley van Steen: zie reactie op vraag van David. Thea van Nispen: Andere bond wandelaars (KNBLO = wandelbond)? Berlinde Dekkers: We krijgen geen rekening van de wandelbond. Afdrachten gaan via de AU. Jan Hereijgers: KNBLO en wandelbond zijn samengegaan nieuwe constructie contributie. Wandelaar bij wandelbond en niet bij atletiekvereniging. Janus Hereijgers: Onze brievenbus staat bij buurtschap Laer-Akkermolen. We zullen hiervoor contact opnemen met gemeente Zundert en deze laten verwijderen. Het adres van ons secretariaat is: Nachtegaalstraat 32, 4881 VE, Zundert. Jan van Dongen: Accommodatie: bomen tussen Moerse Boys: denk aan de veiligheid. Meenemen commissie Schoolatletiek en wederom bespreken met de gemeente Zundert. Niels Hanegraaf en David Bömer: (opmerking) Jammer dat er geen avondwedstrijd wordt georganiseerd. David Bömer: Is het een idee om geld te investeren in promotie baanwedstrijd? Erik Klein: ik juich dit toe, zeker vanuit sponsoring en naamsbekendheid. Kan ik zeker hulp bij gebruiken. Jan Hereijgers: data clubkampioenschappen prima. Een combinatie met wedstrijden lijkt goede keuze. Sluiting