Effectief samenwerken met het administratiekantoor in het M(K)B

Transcriptie

1 Effectief samenwerken met het administratiekantoor in het M(K)B Afstudeeropdracht voor de opleiding SPD Bedrijfsadministratie LOI Hogeschool, Leiderdorp Studiebegeleider: drs. R. v.d. Wal RA Cursist: Suzanne Tersteeg

2 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Inleiding 1.1 Effectief samenwerken met een administratiekantoor in het MKB Bestuurlijke Informatievoorziening in het MKB De rol van het administratiekantoor in het MKB Ondernemer, administrateur en administratiekantoor Van boekhouding naar beheersing & verantwoording Aanpak van het onderzoek... 3 Hoofdstuk 2 De partijen in het M(K)B 2.1 Inleiding De ondernemer De administrateur Het administratiekantoor De brancheverenigingen De overheid Samenvatting Hoofdstuk 3 Controlemiddelen en afleggen van verantwoording 3.1 Inleiding Management informatie Interne controle Wettelijke controle Externe verantwoording Maatschappelijke belangen Samenvatting Hoofdstuk 4 Risico analyse ineffectieve samenwerking en aansprakelijkheid voor (on)opzettelijke fouten 4.1 Inleiding Vergissingen, fouten en fraude Risico s Aansprakelijkheid voor fouten Samenvatting Hoofdstuk 5 Samenwerking in praktijk en in theorie: Architectenbureau 5.1 Inleiding Beschrijving van de organisatie Administratieve organisatie architectenbureau in de praktijk Samenwerking met administratiekantoor in de praktijk Risico analyse Administratieve organisatie architectenbureau volgens de theorie Effectieve samenwerking met administratiekantoor Beoordeling informatievoorziening Samenvatting Effectief samenwerken met het administratiekantoor in het M(K)B Inhoudsopgave

3 Hoofdstuk 6 Stappenplan effectieve samenwerking 6.1 Inleiding Stappenplan Betrouwbaarheid van informatie Samenvatting Hoofdstuk 7 Administratiekantoren aan het woord 7.1 Inleiding Stellingen Interviews Samenvatting Hoofdstuk 8 Samenvatting, conclusies en aanbevelingen 8.1 Probleemstelling Samenvatting Conclusies Aanbevelingen Bijlage 1 Literatuurlijst: boeken, websites en tijdschriften Bijlage 2 Brancheverenigingen administratiekantoren Bijlage 3 Uitnodiging administratiekantoren Effectief samenwerken met het administratiekantoor in het M(K)B Inhoudsopgave

4 Hoofdstuk 1 Inleiding 1.1 Effectief samenwerken met een administratiekantoor in het M(K)B Het woordenboek geeft twee betekenissen van het begrip effectief: werkelijk, wezenlijk en doeltreffend (in tegenstelling tot ineffectief). In deze scriptie wil ik de voorwaarden voor een effectieve samenwerking in beide betekenissen onderzoeken. Enerzijds een werkelijke, wezenlijke samenwerking waarin partijen met elkaar meedenken, elkaar aanvullen en zich gezamenlijk inspannen voor een goed resultaat. Anderzijds een doeltreffende samenwerking gericht op vooraf vastgestelde doelen waarbij de informatie uitwisseling efficiënt verloopt, geen dubbel werk wordt verricht en controles en richtlijnen in verhouding staan tot de risico s. 1.2 Bestuurlijke informatievoorziening in het MKB Bij het bestuderen van het vak Bestuurlijke Informatievoorziening zullen meer studenten zich afvragen of de theoretische controle maatregelen gebruikt worden in zijn/haar dagelijkse werksituatie. Met name in het midden- en kleinbedrijf (MKB) zal deze vraag vaak met nee beantwoord worden. Een van de kernprincipes van de controle, de functiescheiding, is immers moeilijk te realiseren als er maar een beperkt aantal werknemers zijn. In het leerboek wordt geconstateerd dat functievermenging met name in het MKB veel voorkomt (Hoofdlijnen Bestuurlijke Informatievoorziening, blz 96). 1.3 De rol van het administratiekantoor in het MKB Vanuit de dagelijkse praktijk vroeg ik mij af of het administratiekantoor (accountant / administratie consulent) de interne controle zou kunnen versterken. Dat dit geen algemeen geaccepteerd beeld is blijkt onder andere uit de beschrijving die Greveling en Westra geven van de accountant in het MKB in Onthullingen over accountants (blz 91): In het MKB worden accountants als boekhouders gezien, maar vooral ook als adviseurs. De accountant is iemand bij wie je als hardwerkende ondernemer al je problemen kwijt kunt: niet te veel belasting betalen, krediet krijgen van de bank, een opvolger vinden voor je bedrijf en een soepele echtscheiding. Dat deze huisadviseur ook nog de jaarrekening opstelt, is mooi meegenomen. Als ondernemer weet je wel wat er in je bedrijf speelt, maart het is goed dat ook nog eens in cijfers te zien. Bovendien heb je die nodig voor de bank en de belastingdienst. Voor kleine ondernemers gaat dit wellicht op. Maar zodra een bedrijf dusdanig groeit dat de ondernemer niet alle zaken meer rechtstreeks kan aansturen en de kans ontstaat grip te verliezen, kan de verwaarlozing van de interne controle resulteren in (on-)opzettelijke fouten die veel geld kosten. Effectief samenwerken met het administratiekantoor in het M(K)B bladzijde 1

5 1.4 Ondernemer, administrateur en administratiekantoor De ondernemer komt in een grijs gebied waarin controle door hemzelf niet meer toereikend is en wettelijke controle nog niet aan de orde is. Het betreft bedrijven met tussen de 10 en 50 werknemers, voor het gemak aangeduid als M(K)B, ofwel middel-klein-bedrijf. De ondernemer heeft voor een goede bedrijfsvoering een administrateur en/of een administratiekantoor nodig. De meeste ondernemers zijn geen specialisten op administratief gebied. Het is moeilijk om de kwaliteit van het werk van administrateur en administratiekantoor te beoordelen. Dit probleem speelt niet alleen bij het zoeken van deze partijen maar ook bij het aansturen van de werkzaamheden. Veelal worden deze beperkt tot het voldoen aan externe verplichtingen, aangevuld met interne rapportage uitgesplitst naar project of product. Aansturen van de werkzaamheden op basis van de interne controle zou echter veel efficiënter kunnen zijn, en bovendien de betrouwbaarheid van de cijfers vergroten. Met een beschrijving van de samenwerking met een administratiekantoor gebaseerd op de beginselen van de bestuurlijke informatievoorziening kan de ondernemer een goed onderbouwde keuze maken voor taken waarin het administratiekantoor de onderneming gaat ondersteunen ėn de interne controle aanzienlijk verbeteren. Zoals gezegd is het voor de niet gespecialiseerde ondernemer ook lastig om een administratiekantoor te kiezen. Het op de MKB ondernemer gerichte blad BIZZ adviseert in het artikel Zo herkent u ze: De beste boekhouder (21 februari 2006) voornamelijk op kosten, persoonlijkheid en de manier van werken te letten. Tips om inhoudelijk en kwalitatief te beoordelen worden niet gegeven. De presentatie van administratiekantoren door brancheverenigingen op internet beperkt zich tot het vinden van een lid van de vereniging bij u in de buurt. Aansluiting bij een branchevereniging geeft wel bepaalde garanties, maar welke? De overheid controleert de administratiekantoren in het MKB niet. De Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) beperkt zich tot de kantoren die wettelijke controles uitvoeren. Omdat een goede samenwerking begint met het vinden van de juiste partner, besteed ik in deze scriptie ook aandacht aan het zoeken van een administratiekantoor en aan de rol van de brancheverenigingen. 1.5 Van boekhouding naar beheersing & verantwoording De samenwerking tussen ondernemer, administrateur en administratiekantoor verloopt in het MKB vaak niet volgens een vooropgezet plan maar ad-hoc. Dit is, bezien vanuit het vakgebied Bestuurlijke Informatievoorziening een probleem, omdat de advisering alleen op Effectief samenwerken met het administratiekantoor in het M(K)B bladzijde 2

6 deelgebieden is gericht, de verantwoordelijkheid voor taken niet is vastgelegd en zodoende de betrouwbaarheid van interne en externe cijfers onduidelijk is. De gevolgen van een ineffectieve samenwerking komen voor rekening van de ondernemer: verliesgevende bedrijfsactiviteiten, fraude, diefstal, te hoge kosten administratief proces, boetes voor geven foutieve of niet tijdige informatie belastingdienst, problemen met kredietverlening door bank, geen zicht op werkelijke gang van zaken in bedrijf, gemiste subsidies door onkunde, lagere schade-uitkeringen verzekeringen doordat niet voldaan werd aan administratieve verplichtingen. De ondernemer heeft slechts beperkte mogelijkheden om negatieve gevolgen op het administratiekantoor af te wentelen (contractuele aansprakelijkheid, tuchtrecht). In het boek Hoofdlijnen Bestuurlijke Informatievoorziening (blz ) wordt uitgelegd dat boekhouden slechts een onderdeel is van de bestuurlijke informatie, die nodig is voor het sturen, doen functioneren en beheersen van de onderneming en het afleggen van interne en externe verantwoording. Hoofdstuk 2 Hoofdstuk 3 Hoofdstuk4 Hoofdstuk 5 Hoofdstuk 6 Hoofdstuk 7 De probleemstelling: Hoe kan de ondernemer in het M(K)B, met behulp van de uitgangspunten van het vakgebied bestuurlijke informatievoorziening, de samenwerking met het administratiekantoor vormgeven, met als doel het verbeteren van de betrouwbaarheid van de informatie die nodig is om de organisatie te beheersen en verantwoording af te leggen? wordt in een aantal punten uiteengerafeld: - Voor welke ondernemers is dit een probleem? Wat betekenen opleidingen, register-titels en brancheverenigingen ten aanzien van de selectie van een administrateur en een administratiekantoor? - Wat zijn de relevante controlebegrippen uit de bestuurlijke informatievoorziening? - Wat houdt wettelijke controle in en wat is het zakelijk en maatschappelijk belang van kwalitatief goede informatie? - Wat kunnen de gevolgen zijn van het niet toepassen van controles? - Wie is aansprakelijk voor fouten in de informatievoorziening? - Hoe kan een effectieve samenwerking met het administratiekantoor de kwaliteit van de ondernemersinformatie verbeteren? - Hoe kan de ondernemer de betrouwbaarheid van de informatie beoordelen? - In hoeverre wordt deze aanpak in de praktijk toegepast? 1.6 Aanpak van het onderzoek Allereerst volgt een concretisering van de partijen. Uit de inleiding blijkt al dat dit onderzoek ondernemers uit het midden-bedrijf betreft. In hoofdstuk 2 wordt deze groep nader omschreven, en vervolgens beschrijf ik de functie van administrateur en de Effectief samenwerken met het administratiekantoor in het M(K)B bladzijde 3

7 administratiekantoren: welke soorten bureaus zijn er, opleidingen en titels, betekenis van de brancheverenigingen. Hoofdstuk 3 geeft een uitleg van de verschillende controle middelen, beschrijft het begrip managementinformatie en gaat vervolgens in op de af te leggen verantwoording en de partijen die daarbij betrokken zijn, inclusief het maatschappelijk belang van betrouwbare rapportage in het MKB. Hoofdstuk 4 onderzoekt de risico s van een ineffectieve samenwerking en de aansprakelijkheid voor fouten in de managementinformatie. Hoofdstuk 5 geeft allereerst een beschrijving van de samenwerking tussen een architectenbureau en een administratiekantoor gebaseerd op mijn praktijkervaring en vervolgens een beschrijving van een effectieve samenwerking tussen een architectenbureau en een administratiekantoor gebaseerd op de risico analyse en de theorie voor bestuurlijke informatievoorziening. In hoofdstuk 6 worden uit het voorgaande praktische aanbevelingen gedestilleerd, gekoppeld aan de risico s. Deze aanbevelingen worden gepresenteerd in de vorm van een stappenplan om het doel van de effectieve samenwerking: beheersing & verantwoording, te bereiken en meetbaar te maken. In hoofdstuk 7 zal ik een aantal administratiekantoren (aangesloten bij verschillende brancheverenigingen) met behulp van een aantal stellingen voortvloeiend uit het onderzoek vragen om hun visie op de praktische aanbevelingen voor samenwerking. Hoofdstuk 8 vat het geheel samen en integreert de visie van de administratiekantoren. Effectief samenwerken met het administratiekantoor in het M(K)B bladzijde 4

8 Hoofdstuk 2 De partijen in het M(K)B 2.1 Inleiding Deze scriptie richt zich op het verbeteren van de bestuurlijke informatievoorziening in het MKB. Daartoe volgt eerst een omschrijving van de partijen die betrokken zijn bij het opstellen van deze informatie. Ondernemers kiezen zelf met wie zij op administratief gebied samenwerken. Om deze keuze goed te kunnen maken is het nodig om inzicht te verschaffen in de betekenis van opleidingen, titels, registers en lidmaatschap van brancheverenigingen. Dit hoofdstuk behandelt de deelvragen: 1. Welke ondernemingen vormen de doelgroep van deze scriptie? 2. Wat zijn de relevante opleidingen, registertitels en brancheverenigingen die bij de selectie van administrateur en administratiekantoor een rol spelen? 3. Wat is de rol van de overheid ten aanzien van de bestuurlijke informatievoorziening? Deze vragen worden in de komende vijf paragrafen verder onderzocht. Achtereenvolgens komen de volgende partijen aan bod: - de ondernemer zelf ( 2.2); - de administrateur die in dienst is van de ondernemer ( 2.3); - het administratiekantoor voor rapportages en belastingzaken ( 2.4); - de branchevereniging die de kwaliteit van het administratiekantoor bewaakt ( 2.5); - de overheid die regelgeving omtrent de externe informatievoorziening opstelt ( 2.6). 2.2 De ondernemer Uit de gegevens van het Centraal Bureau voor de Statistiek blijkt dat er op 1 januari 2006 ruim bedrijven in Nederland waren. De verdeling van het aantal bedrijven naar het aantal werkzame personen was als volgt (gegevens CBS): Categorie aantal bedrijven x 1000 percentage zelfstandigen 388 (kleinbedrijf) 52,3% 2-10 werkzame personen 289 (kleinbedrijf) 38,9% werkzame personen 52 (kleinbedrijf) 7,0% werkzame personen 10 (middenbedrijf) 1,4% > 250 werkzame personen 3 (grootbedrijf) 0,4% Op de website van de Koninklijke Vereniging MKB Nederland staan een aantal kerngegevens over de omvang van het MKB in In het grootbedrijf (0,4% van het totaal aantal bedrijven) werkten ongeveer 2,8 miljoen mensen, de totale omzet was 509 miljard euro ( euro per werknemer). In het MKB werkten 4,1 miljoen mensen en bedroeg de totale omzet 714 miljard euro ( euro per werknemer). Effectief samenwerken met het administratiekantoor in het M(K)B bladzijde 5

9 De verdeling van de werkgelegenheid in het MKB, afgezet tegen het aantal bedrijven in de betreffende categorie van het aantal werkzame personen (gegevens MKB Nederland): Categorie aantal bedrijven werkgelegenheid zelfstandigen 53% 21% 2-10 werkzame personen 39% 27% werkzame personen 8% 40% werkzame personen 1% 12% Bovenstaande cijfers laten zien dat het midden- en kleinbedrijf een zeer grote rol speelt in Nederland. Zowel in omzet (58% van het totaal), in aantallen werknemers (59% van het totaal - exclusief overheid) en in aantallen bedrijven (99,6% van het totaal). Elk bedrijf moet ieder jaar de verplichte externe rapportages voor Belastingdienst en Kamer van Koophandel opstellen. Zelfstandigen moeten een aangifte en schattingen voor inkomstenbelasting doen. Voor alle werknemers in het MKB (3,2 miljoen) moet aangifte loonheffingen worden gedaan. En dan zijn daar nog de pensioen fondsen, de bank bij kredietverlening, subsidies, investeringsvraagstukken. Vrijwel alle ondernemers in het MKB zullen voor deze externe rapportages een administratiekantoor inschakelen. Alle ondernemers hebben dus ook te maken met de vraag hoe betrouwbaar de informatie is die zo n kantoor opstelt. De reden om de groep ondernemers waar deze scriptie zich op richt te beperken tot bedrijven met werknemers, ofwel het M(K)B, is dat bij deze omvang een bedrijf vaak te groot wordt om door één persoon geleid te worden, maar zo klein is dat de eigenaar wel zelf de eindverantwoordelijkheid draagt. Ondernemers met minder werknemers zullen de aanbevelingen zeker kunnen gebruiken, maar kunnen in veel grotere mate vertrouwen op de dagelijkse controle die zij zelf uitvoeren. De column van Gerd Hoffmann uit het blad BIZZ van november 2006 onderstreept nogmaals het belang van het controleren van de gang van zaken. De chaoot Zijn er binnen uw bedrijf chaoten werkzaam? Pas dan op. Veel fraudeurs proberen door een chaotische werkwijze hun malafide praktijken te maskeren. Zo werden wij door een ondernemer ingeschakeld dit te maken had met een chaotische, en naar later bleek dus ook frauduleuze boekhouder. Wat was het geval? Op een dag loopt de dga zijn bedrijf binnen en ziet twee onbekende heren een inventarisatie van zijn bedrijf maken. Het bedrijf blijkt een enorme belastingschuld te hebben. Belastingafdrachten hebben maandenlang niet plaatsgevonden. Na tientallen aanmaningen en dwangbevelen komt de Belastingdienst nu beslag leggen. De ondernemer weet echter nergens van af. Hij heeft geen aanmaning of dwangbevel langs zijn bureau zien komen. Al snel blijkt dat de boekhouder er meer vanaf weet. Zo heeft hij een groot deel van de administratie in een aantal vuilniszakken in het archief verborgen. Hoe ging de boekhouder te werk? Hij maakte, blijkbaar doordat hij zo chaotisch was, jarenlang fout na fout. Dit alles werd hem altijd vergeven omdat hij nu eenmaal chaotisch was. Effectief samenwerken met het administratiekantoor in het M(K)B bladzijde 6

10 Omdat hij met alles wegkwam, ging hij bewust frauderen. Op deze manier heef hij grote sommen geld achterover weten te drukken. Mijn advies: wees alert bij een opeenstapeling van fouten.chaoten zijn binnen een bedrijf altijd en overal te vinden. Hun slordigheden worden algemeen geaccepteerd. Maar let vooral op bij chaoten op strategische posten als goederenbeheer of geldadministratie. Bouw eventueel controles in om fraude te voorkomen. Dit bespaart u uiteindelijk veel geld en kopzorgen. Gerd Hoffmann, dga van Hoffmann Bedrijfsrecherche bv ( in Almere. Bedrijven met meer dan 50 werknemers zullen al snel onder de wettelijke controleplicht vallen (zie hoofdstuk 3). Ook zal in zo n bedrijf vaker een scheiding tussen eigendom en dagelijkse leiding ontstaan, geen directeur - grootaandeelhouder meer, maar een grote rol van de bank, een participatiemaatschappij of andere professionele financiers die zelf meer controle maatregelen eisen. Bedrijven met werknemers hebben zelf een administrateur in dienst, of huren deze in via een administratiekantoor. De administrateur verzorgt de dagelijkse werkzaamheden en bereidt rapportages voor. 2.3 De administrateur Het aantal uren dat benodigd is om de administratie te verzorgen scheelt natuurlijk per bedrijf. Mijn ervaring leert dat je voor een zelfstandig werkend architect aan 50 uur per jaar genoeg hebt. Een architectenbureau met 10 werknemers kost je ongeveer een dag per week, zeg 400 uur per jaar. Zo n zelfde bureau met 50 werknemers kan een administrateur al haast een volledige werkweek bieden. Zodra er sprake is van internationale handel, veel wisselend personeel, of meerdere vestigingen loopt het aantal uren werk snel op. De functie van administrateur is zeer veelzijdig. Het primaire boekhouden neemt in de geautomatiseerde werkomgeving relatief weinig tijd in beslag. De administrateur moet de basisgegevens echter ook kunnen vertalen naar interne en externe rapportages en investeringsvraagstukken. Daarnaast controleert hij (of zij natuurlijk) de bedrijfsfuncties zoals inkopen, voorraadbeheer, productie, verkopen, automatisering, personeel, loonadministratie en geldbeheer. Juridische kennis van zaken is van belang ten aanzien van belastingen, arbeids- en inkoopcontracten en leveringsvoorwaarden. Ook met automatiseringsvraagstukken, de vormgeving en beveiliging hiervan moet de administrateur overweg kunnen. Feitelijk is de administrateur een bestuurlijk informatie voorziener, bezig met de drie aspecten: doen functioneren, beheersen en afleggen van verantwoording, die alledrie nodig zijn om de organisatie te sturen. De administrateur in een onderneming met werknemers doet het werk meestal alleen, en vaak in deeltijd. Dit is vanuit het oogpunt van controletechnische functiescheiding niet erg prettig, want functiescheiding is met slechts één persoon niet te realiseren. Met het administratiekantoor zouden afspraken gemaakt kunnen worden om toch tot een zekere Effectief samenwerken met het administratiekantoor in het M(K)B bladzijde 7

11 functiescheiding te komen door stelselmatige controles. In de bedrijven waar ik zelf heb gewerkt gebeurde dit niet. Administrateurs en administratief medewerkers zijn over het algemeen opgeleid op MBO- of HBO-niveau. De belangrijkste opleidingen op financieel administratief gebied (zie ook de website van de stichting Nederlandse Associatie voor Praktijkexamens): administratief medewerkers - basiskennis boekhouden eenvoudige administraties - praktijkdiploma boekhouden (PDB) administratief medewerker - basiskennis loonadministratie eenvoudige loonadministraties - praktijkdiploma loonadministratie (PDL) loon- en salarisadministrateur administrateurs - moderne bedrijfsadministratie (MBA) middelgrote bedrijven - SPD bedrijfsadministratie (SPD) grote bedrijven, administratiekantoren - HEAO - bedrijfseconomie (HEAO-BE) grote bedrijven, administratiekantoren De opleiding alleen geeft echter nog geen garantie dat de administrateur in staat is zijn vak goed uit te oefenen. Ook werkervaring en bijscholing zijn van belang. De wetten en regels in het vakgebied zijn continu aan wijziging onderhevig. Zo is op het gebied van salarisadministraties de laatste jaren enorm veel veranderd. Een diploma dat vijf jaar geleden behaald is, is qua wet- en regelgeving alweer volledig achterhaald. Dit wordt in de beroepsgroep natuurlijk ook onderkend, vandaar de nadruk van brancheverenigingen en belangenorganisaties op de noodzaak van Permanente Educatie (PE). Er zijn verschillende registers (zie de paragraaf hierna over administratie-kantoren) die erop toezien dat aan de permanente educatieplicht, uitgedrukt in cursus-uren per jaar, wordt voldaan. Voor ondernemers is het van belang na te gaan dat een sollicitant voor de functie van administrateur zich door werkervaring of cursussen op de hoogte heeft gesteld van de wijzigingen in het vakgebied na de afronding van de studie. Een kanttekening hierbij is dat deelname aan cursussen in het kader van permanente educatie nog geen garantie geeft dat men de behandelde onderwerpen beheerst. De rol van het administratiekantoor is natuurlijk zeer afhankelijk van de kwaliteit en het kennisniveau van de administrateur. Maar ook een goed opgeleide en ervaren administrateur moet gecontroleerd worden om te kunnen vertrouwen op de juistheid van de gegevens. Een vergissing schuilt nu eenmaal vaak in een klein hoekje. Effectief samenwerken met het administratiekantoor in het M(K)B bladzijde 8

12 2.4 Het administratiekantoor Als men het enorme aantal bedrijven in het MKB in aanmerking neemt, werkzaam in ver uiteenlopende sectoren zoals horeca, landbouw, zakelijke dienstverlening, detailhandel en zorg, mag het niet verrassend zijn dat er ook zeer veel verschillende administratiekantoren zijn. Variërend van de zelfstandige zonder personeel die zijn werk aan de keukentafel doet, naar plaatselijk opererende kantoren, en dan via regionaal of nationaal werkende bedrijven met meerdere vestigingen, naar de bekende grote internationale accountantskantoren. Iedereen mag een administratiekantoor beginnen. Een vestigingsvergunning is niet nodig. Om een indruk te krijgen van de achtergrond van een administratiekantoor kan men allereerst vragen naar de werkzaamheden die voor de klanten worden verricht. Vervolgens is het opleidingsniveau van de medewerkers van belang. Vaak wordt een administratiekantoor geleid door een iemand met een AA of RA kwalificatie, en heeft het gros van de medewerkers een MBO of HBO opleiding. De ondernemer heeft contact met de hoog opgeleide adviseur. De medewerkers voeren samen met de administrateur de feitelijke boekhouding en controleren de administratie. Het administratiekantoor dient door intern overleg en goede procedures ervoor te zorgen dat het management daadwerkelijk op de hoogte wordt gesteld van problemen. Behalve opleidingsniveau geeft lidmaatschap van een branchevereniging een bepaalde meerwaarde, die in de volgende paragraaf wordt toegelicht. De beroepstitels accountant, AA (Accountant-Administratieconsulent) en RA (Register Accountant), en de opleidingstitels op (post-)hbo niveau: Bachelor, Master en op universitair niveau: Bachelor of Science, Master of Science, zijn wettelijk beschermd. Voor de bachelor en master titelstructuur is dit geregeld in de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek. De titels RA en AA hebben ieder een eigen wet, waarin ook de bescherming van de titel accountant wordt geregeld: - de Wet op de registeraccountants uit 1962 (WRA) - de Wet op de accountant-administratieconsulenten uit 1972 (WAA) Deze wetten omvatten de publiekrechtelijke organisaties NIVRA en NOVAA die de registers bijhouden en belangen van accountants behartigen, de opleidingseisen vaststellen en regels geven voor de verplichte 3-jarige praktijkstage met afsluitend examen. Het verschil tussen AA en RA is hoofdzakelijk het verschil tussen de opleiding op HBO (AA) of op universitair (RA) niveau. Alleen registeraccountants, en accountant-administratieconsulenten die in het register een speciale aantekening hebben, zijn bevoegd tot het uitvoeren van wettelijke controles, mits zij ook over een vergunning van de Autoriteit Financiële Markten beschikken zoals geregeld in de Wet toezicht accountantsorganisaties uit 2006 (Wta). Effectief samenwerken met het administratiekantoor in het M(K)B bladzijde 9

13 Maken deze wetten de zaak er voor de gemiddelde ondernemer duidelijker op? Nee, dat denk ik niet. Ook mevrouw Westra heeft zich in het artikel het NIVRA is dood, leve het NIVRA uit het tijdschrift de Accountant, februari 2000, verbaasd over het feit dat deze structuur geldt voor alle accountants, terwijl minder dan 10% van de AA s en RA s daadwerkelijk wettelijke controles uitoefent. Met de invoering van de Wta is het dus niet zo dat de 90% niet certificerende accountants bevrijd worden van de voor hen minder ter zake doende praktijkstage, maar dat de 10% wel certificerende accountants nog een extra vergunning moeten aanvragen. Het NIVRA heeft in december 2006 een nieuwe verordening gedragscode aangenomen, die naar verwachting van critici ertoe zal leiden dat veel leden, geconfronteerd met zeer strenge regels die voor hun dagelijkse praktijk niet ter zake doen, zich zullen laten uitschrijven uit het register, en aldus niet meer gerechtigd zijn tot het voeren van de RA titel. Voor de ondernemer die tegen de grens van de wettelijke controleplicht aanzit is het natuurlijk wel van belang of zijn administratiekantoor een accountant in dienst heeft die deze wettelijke controle kan verrichten. De laatste ontwikkelingen leiden er misschien toe dat deze wettelijke controles alleen door de zeer grote kantoren kunnen worden uitgevoerd, hetgeen zou betekenen dat er een oligopolie (een marktvorm met zo weinig aanbieders dat ze elkaars gedrag merkbaar beïnvloeden) ontstaat waarin de prijzen kunstmatig hoog kunnen worden gehouden. Naast de genoemde wettelijk beschermde titels zijn er ook privaatrechtelijk beschermde titels die alleen gevoerd mogen worden door personen die ingeschreven staan in het desbetreffende register. Inschrijving is mogelijk nadat aan opleidingseisen (zie hieronder) en eventueel werkervarings- en permanente educatie eisen is voldaan. Een voorzichtig onderzoek op internet naar deze registers op financieel-economisch gebied levert een grote hoeveelheid registers op, bijgehouden door even zovele verenigingen. Zo zijn er voor controllers maar liefst vier verschillende titels: AC - administrateur controller; FC - financial controller; QC - qualified controller; RC - register controller. De eerste drie betreffen verschillende post-hbo opleidingen, de vierde de universitaire opleiding. Een greep uit de registers die relevant zijn voor administratiekantoren: - AA- accountant administratieconsulent - post-hbo opleiding accountancy - RA - register accountant - universitaire opleiding accountancy - CB - college belastingadviseur - post-hbo opleiding CB-belastingadviseur - FB - federatie belastingadviseur - post-hbo op een universitaire fiscale opleiding - RBB - Register Belasting- en Bedrijfsadviseurs (stichting NIBA) - RS - register SPD er - hbo opleiding SPD bedrijfsadministratie - Rfm - register financieel manager - o.a. praktijkexamen Moderne Bedrijfsadministratie - RPP - register payroll professional - Nederlands Instituut Register Payroll Accounting: vakopleidingen Effectief samenwerken met het administratiekantoor in het M(K)B bladzijde 10

14 Wat is nu het belang van dergelijke titels? De eerste vier verwijzen gelijktijdig naar lidmaatschap van de branchevereniging, waarover in de volgende paragraaf meer. De laatste drie toetsen op het behaalde diploma, en de permanente educatieplicht. Om aan de permanente educatieplicht te voldoen is het echter al voldoende bij een aantal cursussen aanwezig te zijn. Of de vakkennis voor alle onderdelen van de opleiding nog actueel is, is niet te controleren. Inschrijving in een register getuigt in ieder geval wel van een zekere beroepstrots. Het is aan te raden naar de betekenis van onbekende titulatuur te vragen, en eventueel op de website van het register na te gaan of de titel voor de ondernemer meerwaarde heeft. Zoals gezegd zijn een aantal titels een indicatie van lidmaatschap van een branchevereniging. Welke meerwaarde zo n lidmaatschap heeft voor de ondernemer die een administratiekantoor wil inschakelen wordt in de volgende paragraaf beschreven. 2.5 De brancheverenigingen Bij het uitwerken van de scriptie opzet, ging ik er in eerste instantie vanuit drie of vier brancheverenigingen te beschrijven. Nader onderzoek heeft echter acht verenigingen opgeleverd, waarvan ik hier een overzicht zal geven zoals dat op de website van de Kamer van Koophandel op te vragen is. In bijlage 2 is een vergelijkingstabel van deze brancheverenigingen opgenomen ten aanzien van aantal leden, kosten lidmaatschap, tuchtspraak, bemiddeling, opleidingeisen, kwaliteitsbewaking en dergelijke. De gegevens zijn vermeld voorzover beschikbaar op de websites van de verenigingen zelf. De Kamer van Koophandel maakt het volgende onderscheid tussen de administratieve dienstverleners (met het aantal inschrijvingen in het handelsregister op 1/1/2006): AK > administratiekantoren en boekhoudbureaus ( inschrijvingen KvK) AA > accountants-administratieconsulenten (2.947 inschrijvingen KvK) RA > registeraccountants (2.788 inschrijvingen KvK) De Kamer van Koophandel noemt vervolgens acht branche-organisaties (met daarachter het soort organisaties dat zij vertegenwoordigen): NOAB - Nederlandse orde van Administratie en Belastingdeskundigen (AK) NIBA - Nationaal Instituut voor Belasting en Bedrijfsadviseurs (AK/AA) NovAA - Nederlandse Orde van Accountants-Administratieconsulenten (AA) NIVRA - Nederlands Instituut van Registeraccountants (RA) SRA - Samenwerkende Registeraccountants en Accountants-Administratieconsulenten (AA/RA) VLB - Vereniging van Accountants en Belastingadviesbureau s (AA - agrarische sector) CB - College Belastingadviseurs (AA) NFB - Nederlandse Federatie van Belastingadviseurs (AA/RA) Effectief samenwerken met het administratiekantoor in het M(K)B bladzijde 11