Uitzenden Statenvergaderingen Provincie Flevoland

Transcriptie

1 Uitzenden Statenvergaderingen Provincie Flevoland Via het Internet of via Internet én televisie? Onderwerp : Videoregistratie van statenvergaderingen Auteur : J. Heugen / R.D. Rozendal Versie : 2.1 Aantal pagina's : 9 Copyright Beveiliging Bestemd voor : 2005 Noterik BV : Vertrouwelijk : Noterik BV : Provincie Flevoland Datum aanmaak : 13/06/2005 Laatste wijziging : 21/06/2005 Status : Afgerond Bijlagen : 1 - Prijsindicatie Internet uitzendingen 2 - Evaluatie Eindhoven 3 - Evaluatie Provincie Zuid-Holland Uitzenden Statenvergaderingen Provincie Flevoland

2 Inhoudsopgave 1. Introductie Opbouw van het rapport Huidig werkproces Communicatiemiddelen en doelgroep Verbouwing Statenzaal Scenario A - uitzenden via het Internet Archief opbouwen Interactief en doorzoekbaar Personele belasting Snelle opmars ADSL Scenario B - Uitzenden via het Internet én via de televisie Beeldkwaliteit Extra uren handmatige opnames Live televisie interessant? Advies Afweging scenario A en B Pilot Internetuitzending Uitzenden Statenvergaderingen Provincie Flevoland

3 1. Introductie Binnen de provincie Flevoland bestaat de behoefte om het politieke besluitvormingsproces transparanter te maken. Het uitzenden van videobeelden vanuit de Statenzaal kan zowel via televisie als Internet. Het is voor de provincie echter niet duidelijk welke organisatorische en technische consequenties hieraan verbonden zijn. De provincie heeft Noterik gevraagd een onderzoek te doen naar de verschillende varianten en per variant aan te geven wat de organisatorische en technische consequenties zijn. Noterik heeft reeds ruime ervaring opgedaan binnen deze trajecten. Zo heeft Noterik soortgelijke toepassingen ontwikkeld voor de gemeente Eindhoven en de Provincie Zuid-Holland (PZH). Zie ook voor meer informatie. Naast deze ervaring is informatie verzameld uit gesprekken met de volgende personen: Dhr. Frans Kannekens (hoofd acc. beheer) Mevr. Annet Doesburg (griffier) Dhr. Herald van Heerde (communicatieadviseur) 1.1 Opbouw van het rapport Het adviesrapport begint met een analyse van de huidige situatie. Vervolgens worden een tweetal toekomst scenario's uitgewerkt. Dit zijn A) uitzenden van Statenvergaderingen via Internet of B) een combinatie van uitzenden via provinciale televisie en via Internet. In het laatste hoofdstuk worden beide scenario's tegen elkaar afgewogen en wordt een advies geformuleerd. Uitzenden Statenvergaderingen Provincie Flevoland

4 2. Huidige werkproces De agenda voor de eerstvolgende vergadering wordt tien dagen van tevoren bekend gemaakt. DIV (Documentaire Informatie Voorziening) verzorgt daarbij 90% van de stroom stukken. Hierbij krijgen mensen die aangemeld zijn voor de verzendlijst, de gebundelde agenda met de stukken thuis gestuurd. Zowel Staten- als Commissievergaderingen worden op het moment in de Statenzaal gehouden. Commissievergaderingen zullen in de toekomst in een andere zaal plaatsvinden. Een vergadering begint tussen 19:00 en 20:00 uur en duurt ongeveer anderhalf tot twee uur. Gedurende de vergadering is een commissiegriffier aanwezig die de voorzitter adviseert en ondersteund. Bovendien wordt de vergadering door een stenograafbureau op band opgenomen en achteraf uitgewerkt tot een schriftelijk verslag. Verder zijn ondermeer afgevaardigden van de regionale omroep, een persbureau, huis-aan-huis-bladen en/of belangengroepen aanwezig. Na afloop van de vergadering zorgt DIV voor de archivering en stelt zij een toezeggingslijst op zodat het college weet welke beloftes er gedurende de vergadering gedaan zijn. De Statenzaal wordt in eerste instantie niet verhuurd aan derden, maar in het geval van speciale evenementen kan dit toch mogelijk worden gemaakt. Zo heeft de regionale televisie wel eens een aantal interviews opgenomen en heeft het jongerenprogramma Cool Flevoland ook gebruik gemaakt van de faciliteiten. 2.1 Communicatiemiddelen en doelgroep Sporadisch wordt een vergadering live op televisie uitgezonden. Voor die gelegenheid zijn dan speciale opnamewagens met schotel aanwezig. Helaas worden de live uitzendingen vaak slecht bekeken vanwege het tijdstip van de uitzending. De live uitzendingen vallen namelijk vaak samen met zogenaamde prime time programmering op de televisie. Daarnaast bestaat er de mogelijkheid dat de vergadering überhaupt niet in de programmering van het televisiestation past. Als oplossing hiervoor zou het station zelf beelden kunnen selecteren uit de vergadering voor de provinciale verslaglegging. Op deze manier zijn ze niet gebonden aan de oorspronkelijke lengte van de vergadering. In diverse huis-aan-huis-bladen wordt regelmatig geadverteerd met een paginagrote advertentie. De pagina is dan gelijk verdeeld over zowel de Gemeentelijke Staten als de Provinciale Staten en bevat hoge kwaliteit foto's welke genomen zijn door een professionele fotograaf. Op het Internet blijkt dat het vinden van informatie betreffende de provicie enkele hekelpunten met zich meebrengt. Ten eerste wordt de website niet goed bezocht en deze zou meer uitstraling moeten hebben. Er wordt op het moment bijvoorbeeld geen gebruik gemaakt van videobeelden, met als gevolg dat de site een statisch karakter krijgt en zo een aantrekkelijke uitstraling mist. De agenda en gemaakte notulen zijn online te vinden, maar het huidige archief is een zeer ontoegankelijk systeem. Wanneer bijvoorbeeld gezocht wordt met behulp van een steekwoord zijn de gevonden items vaak niet-relevant. Uitzenden Statenvergaderingen Provincie Flevoland

5 2.2 Verbouwing Statenzaal Er wordt in september 2005 begonnen aan de renovatie van het gehele provinciegebouw, waaronder ook de Statenzaal. De zaal zal dan opnieuw ingericht kunnen worden met geheel nieuwe apparatuur. Het bedrijf MK2 is in dit kader al bezig geweest met de inventarisatie voor projectiesystemen. Een camera-volgsysteem wordt genoemd in hun offerte, maar daarbij wordt niets gezegd over de kwaliteit van het systeem. Uit een eerste inventarisatie kwam naar voren dat een totaal van drie camera's twee in tegenovergestelde hoeken en een extra camera voor een totaal overzicht - voldoende zijn om de vergadering adequaat te registreren. Deze camera's kunnen vast geplaatst worden of geleverd en kunnen bediend worden door een lokale omroep. Wanneer gekozen wordt voor een automatisch camerasysteem zijn de onderstaande criteria van belang: Criteria camera-volgsysteem: Moet gekoppeld worden aan microfoonsysteem (DCN). Mogelijkheid om alle camera's voor te programmeren op positie, zoom en lichtsterkte. Mogelijkheid om de camera's op twee standen te zetten wanneer gordijnen gesloten worden. Snelheid van de camera: hoeveel seconden voor 180 graden draaien, hoeveel seconden voor 3 maal zoomen. Geluid van de camera s. Automatische mixer die met de hand bijgestuurd kan worden. Mogelijkheid om externe bronnen op de mixer aan te sluiten. Uitzenden Statenvergaderingen Provincie Flevoland

6 3. Scenario A - uitzenden via het Internet Naar schatting zijn er op het moment voldoende aansluitingen in de zaal aanwezig om Internet uitzendingen mogelijk te maken. Het uitzenden en archiveren via het Internet kan eenvoudig mogelijk gemaakt worden behulp van BestuurOnline. Dit is een videosysteem waarmee online politieke besluitvormingsprocessen gevolgd kunnen worden. Afbeelding 1 Standaard interface Internet uitzending 3.1 Archief opbouwen BestuurOnline heeft een live component en een archief component. De kijker kan live via het Internet de raadszittingen of andere openbare bijeenkomsten bekijken. BestuurOnline biedt de kijker daarnaast mogelijkheden om achtergrondinformatie of andere relevante informatie op te vragen en begeleidend commentaar te lezen. Het grote voordeel van het uitzenden via het Internet is de opbouw van een digitaal archief. Dit archief biedt de mogelijkheid om snel een bepaald onderwerp van een vergadering op te zoeken door het invoeren van steekwoorden. In tegenstelling tot het uitzenden via televisie, waar er alleen op gezette tijden naar een vergadering gekeken kan worden, maakt het Internet het mogelijk om ten allen tijden een vergadering te bekijken door middel van het opgezette archief. 3.2 Interactief en doorzoekbaar Ook biedt BestuurOnline een aantal interactieve modules waarmee kijkers tijdens de uitzending met elkaar van gedachten kunnen wisselen, of vragen en suggesties kunnen opwerpen die van belang kunnen zijn voor het besluitvormingsproces (interactie). Noterik levert een redactiesysteem waarmee de provincie zelf de diverse modules kan presenteren. De live uitzending wordt gearchiveerd zodat deze ook naderhand op elk gewenst tijdstip kan worden bekeken (flexibiliteit). De uitzendingen worden opgeslagen in een doorzoekbaar audiovisueel archief. De kijker kan precies die videofragmenten en andere relevante stukken opvragen die voor hem van belang zijn (personalisatie). Als een kijker bijvoorbeeld geïnteresseerd is in het milieubeleid van wethouders of raadsleden, kan hij specifiek op dit thema het archief doorzoeken. Hiermee is het mogelijk beleid en werkwijze van gemeentes en partijen met elkaar te vergelijken. Uitzenden Statenvergaderingen Provincie Flevoland

7 3.3 Personele belasting In bijlage 1 wordt een toelichting gegeven op de extra personele belasting (workflow) en de licentiekosten die gepaard gaan met het uitzenden van vergaderingen via het Internet. In het proces van uitzenden kunnen drie stappen worden onderscheiden. Voorbereiding De griffiemedewerkers dienen vantevoren een agenda aan te maken. Het redactiesysteem bevat een functionaliteit waarmee de verschillende agendapunten kunnen worden ingevoegd. Naast het aanmaken van de agenda zal de griffiemedewerker moeten nagaan of de sprekersdatabase nog steeds up-to-date is. Live Tijdens de uitzending zal uiteenlopende content gepusht moeten worden - dat wil zeggen dat er moet worden aangegeven wie de spreker is, dat er commentaar bij het item geleverd wordt, etc. Al deze functies worden aangeboden in een web-based redactiesysteem dat bediend kan worden vanaf elke werkplek met een internetverbinding. In de meeste gevallen zal dit een griffiemedewerker zijn die met een laptop in de zaal zit. Nabewerking Na afloop van de vergadering wordt een uitzending automatisch in het archief geplaatst. Via dezelfde redactiesysteem kunnen nog correcties worden toegepast op agendapunten of overgangen van sprekers die op een verkeerd moment gepushed zijn. Nadat deze correcties zijn toegepast wordt de uitzending gepubliceerd in het archief. Tijdens de live uitzending hoeft er geen medewerker van Noterik aanwezig te zijn. De medewerker van Noterik kan op afstand de uitzending volgen en kan als het nodig is ingrijpen en/of technische ondersteuning bieden. Noterik houdt zich voortdurend bezig met het onderzoeken naar de inzet van nieuwe technieken waarmee de productiekosten kunnen dalen. Hierbij kunt u denken aan een indexatie op basis van de microfoon die op een bepaald moment aan staat of op basis van softwarematige stem-herkenning. 3.4 Snelle opmars ADSL Volgens het Centraal Bureau voor Statistiek is in 2004 het aantal huishoudens dat over een snelle internetverbinding beschikt fors toegenomen. De helft van de huishoudens met Internet beschikt over een breedbandverbinding via kabel of ADSL. In 2003 had nog maar een derde van de huishoudens zo n snelle internetverbinding 1 Naast de toename in het gebruik, is het interessant om te kijken naar de dekking van ADSL verbindingen. Uit tabel 2 blijkt dat 83% van de huishoudens in Flevoland de mogelijkheid heeft om een ADSL verbinding aan te schaffen 2. In combinatie met de snelle opmars van het gebruik mag dus verwacht worden dat in 2006 ongeveer de helft van de huishoudens over een ADSL verbinding beschikt. Tabel 1Indicatie huishoudens (per provincie) die de mogelijkheid hebben een ADSL dienst af te nemen de In Uitzenden Statenvergaderingen Provincie Flevoland

8 4. Scenario B - Uitzenden via het Internet én via de televisie Het is mogelijk om het live signaal vanuit de Statenzaal uit te zenden via televisie. Het kanaal van de regionale omroep komt hiervoor in aanmerking, maar er kan ook een koppeling gemaakt worden met de verschillende lokale omroepen. Doordat vrijwel elk huishouden in het bezit is van een televisie biedt de toevoeging van uitzending via dat medium een groot dekkingsgebied. Bovendien is de eenvoudige werking van een televisie voor de kijker aantrekkelijk en levert zo een hogere toegankelijkheid op. 4.1 Beeldkwaliteit Toegevoegd aan dit document is een cd-rom met een tweetal bestanden. Het bestand 'PZH' bevat videobeelden van een vergadering die is opgenomen met een automatisch volgsysteem. Het bestand 'Eindhoven' is een collectie beelden die is opgenomen met hoge resolutie camera's en een handmatige mixage van een lokale omroep. De commissie kan zelf een afweging maken tussen de waarde van verschillende varianten. Het beeldmateriaal van lage kwaliteit is geschikt voor een registratie van het besluitvormingproces. Het beeldmateriaal van hoge kwaliteit is interessanter om naar te kijken en beter geschikt voor ontsluiting via een televisienetwerk. Wanneer gekozen wordt voor uitzendingen via televisie is het aan te bevelen om gebruik te maken van handmatige opnames omdat de beeldkwaliteit hiervan een stuk hoger ligt. 4.2 Extra uren handmatige opnames Handmatige opnames vereisen een hoop extra werk. Uit de beschrijving van de huidige situatie is gebleken dat een gemiddelde Statenvergadering van de provincie Flevoland ongeveer twee uur duurt. Bij handmatige opnames zou dan de volgende urenschatting gemaakt kunnen worden: Uren per uitzending van 2 uur Voorrijkosten : X uur Opbouw : 2 uur Opnames bij 2 camera s : 4 uur Mixen : 2 uur DVD oplevering : 1 uur + TOTAAL : ± 9 uur Bijlage 2 bevat een overzicht van kosten van handmatige opnames bij de gemeente Eindhoven. Daarbij moet wel meegenomen worden dat vergaderingen van de gemeente Eindhoven gemiddeld zes uur duren. 4.3 Is live televisie interessant? Los van de technologische en organisatorische mogelijkheden is het belangrijk dat de commissie zich afvraagt in welke mate een live uitzending van de vergadering interessant genoeg is. In dit stadium was het niet mogelijk om contact op te nemen met de regionale omroep. Uit gesprekken kwam naar voren dat dit waarschijnlijk ook niet binnen hun redactionele kader valt, onder andere omdat de vergadering meestal rond acht uur in de avond plaatsvindt (prime time). Uitzenden Statenvergaderingen Provincie Flevoland

9 5. Advies Gezien de herstructurering van de infrastructuur is het verstandig om niet te lang te wachten met de keuze tussen scenario A of B. In de onderstaande tabel staan alle mogelijkheden en voordelen nogmaals weergegeven. Service Internet Televisie Live uitzenden X X Meelopende agenda Sprekersinformatie X X Commentaar X X Enquêtes waarmee de kijker zijn mening kan uiten Notificatieservice via SMS en/of X X Uitzending op DVD X X Doorzoekbaar archief Dekkingsgebied X XX Toegankelijkheid X XX Modules voor extra informatie XX X Tijdstip XX X 5.1 Afweging scenario A en B Een prijsindicatie van de Internet uitzendingen vindt u in bijlage 1. Omdat beide scenario s uitgaan van een internetuitzending zal een keuze tussen scenario A en B bepaald worden door de kosten voor handmatige opnames. Wij schatten in dat deze per uitzending rond de twee duizend euro zullen liggen (zie bijlage 2). De kosten van de aanschaf van automatische camera's zouden er dus bij vijftien uitzendingen al uitgehaald zijn. Helaas is daarbij de beeldkwaliteit lager. Gezien het feit dat een live Statenvergadering voor televisie vanuit redactioneel oogpunt minder interessant is (althans niet op dat prime time tijdstip) lijkt scenario B al snel af te vallen. Wel kan het vanuit tactisch oogpunt slim zijn om de regionale omroep te benaderen voor de handmatige opnames van de Statenvergadering. Dit heeft als voordeel dat zij wel over het materiaal beschikken en dat er een grotere kans is dat er een verkorte montage wordt uitgezonden over het lokale televisienetwerk. Zo is er dus een scenario mogelijk waarbij de regionale omroep wel opnames verricht, maar het beeldmateriaal enkel live via Internet wordt uitgezonden. Deze variant is duurder, maar heeft als voordeel dat men zowel voor het Internet als voor eventuele korte montage op de regionale telvisie over hoge kwaliteit materiaal beschikt. 5.2 Pilot internetuitzending Uitgaande van bovenstaande afwegingen, adviseren wij de commissie om vanuit de huidige Statenzaal een pilot uitzending te verrichten. Dit kan eventueel in samenwerking met de regionale omroep, maar ook zouden camera's van Noterik ingezet kunnen worden. De kosten van zo'n pilot uitzending liggen tussen de twee a drie duizend euro. Op basis van de pilot uitzending kan organisatiebreed worden afgewogen of deze vorm van uitzenden en archiveren nuttig wordt bevonden. Tevens kan de nodige ervaring worden opgedaan die nodig is om met deze nieuwe informatie de juiste beslissingen te nemen bij de aanbouw en inrichting van de toekomstige Statenzaal. X X X Uitzenden Statenvergaderingen Provincie Flevoland