Vormgeven van postzendingen. Praktische richtlijnen voor het vormgeven van automatisch verwerkbare post

Transcriptie

1 Vormgeven van postzendingen Praktische richtlijnen voor het vormgeven van automatisch verwerkbare post

2 Inhoudsopgave Inleiding 3 1. Algemeen 4 2. Enveloppen en andere verpakkingen vormgeven 5 3. Indelen van een envelop of kaart 8 4. Vormgeving van het adres Plaats en vormgeving van het afzenderadres Antwoordzendingen (post naar een antwoordnummer) 16 Bijlage 1: feiten en cijfers 17 2

3 Inleiding Natuurlijk wilt u dat uw poststukken snel en onbeschadigd op het juiste adres bezorgd worden. Wij doen er alles aan om dat voor u te realiseren. Het sorteerproces bij TNT Post is voor een groot deel geautomatiseerd. Het gebruik van sorteermachines zorgt voor een snelle en vrijwel foutloze sortering van uw poststukken. Maar er zijn natuurlijk grenzen aan de mogelijkheden van deze machines. Daarom geven wij u in deze brochure een aantal praktische richtlijnen om uw poststukken zó vorm te geven, dat ze optimaal door het sorteerproces kunnen gaan. Zo helpt u ons om uw post op tijd, onbeschadigd en op het juiste adres te bezorgen. De richtlijnen in deze brochure gelden voor alle poststukken, m.u.v. poststukken die te groot zijn voor de brievenbus van de ontvanger (groter dan 265 x 380 x 32 mm) en poststukken die zwaarder zijn dan 3 kg. Heeft u vragen over de tips in deze brochure of over de vormgeving van extra grote of zware poststukken? Stel ze aan uw accountmanager of aan de medewerkers van TNT Post Business Service, (076) Een plaatje zegt vaak meer dan duizend woorden. Aan de hand van voorbeeldillustraties van het fictieve bedrijf Fake Ontwerpers laten wij u zien waar aan te denken bij het vormgeven van uw postzendingen. 3

4 1 Algemeen Vorm en afmeting Maak uw poststukken rechthoekig. Verstuur ronde kaarten, kaarten met kartelranden en in andere vormen in een rechthoekige envelop. Lever geen poststukken aan die kleiner zijn dan 140 x 90 mm, deze zorgen voor problemen in de sorteermachines. Papier Gebruik voor kaarten bij voorkeur papier met een gramgewicht van minimaal 140 gram/m 2, zo voorkomt u dat uw zending beschadigt door bijvoorbeeld dubbelklappen van de kaarten. 4

5 2 Enveloppen en andere verpakkingen vormgeven Enveloppen Gebruik zo veel mogelijk papieren enveloppen met een gramgewicht van minimaal 70 gram/m 2. Adresvensters Het is essentieel voor een juiste sortering en bezorging dat het adres door het venster leesbaar is. Gebruik bij vensterenveloppen een envelop die goed past. Wanneer een envelop te groot is, gaat het adres achter het venster schuiven en is het niet meer volledig leesbaar. Zorg dat een eventueel adresvenster rechthoekig is. Afgeronde hoeken zijn geen probleem. Kies een adresvenster dat niet te veel glimt, anders neemt de leesbaarheid af. Adresetiketten Gebruik altijd rechthoekige adresetiketten. Ronde of vierkante adresetiketten verminderen de automatische leesbaarheid van het adres. Plak de etiketten zo, dat de regels van het adres evenwijdig lopen met de onderkant van het poststuk. 5

6 Folieverpakkingen Bevestig een etiket in een transparante verpakking (zoals folie) met gom op het poststuk. Gebruik gladde, heldere folie van minimaal 25 µm dik. Zie Bijlage 1 voor meer informatie. Zorg dat de folie de zending nauw omsluit, vermijd losse flappen. Houd er rekening mee dat seal-naden en flappen niet over het bestemmingadres lopen. Dit in verband met de leesbaarheid van het adres. Indien de partij volgens de e-sort-methode gesorteerd wordt, kunt u de adresgegevens op de transparante verpakking laten printen, mits op de folie een witte balk is aangebracht. Banderollen Kies een grote banderol, bij voorkeur één die de zending helemaal omsluit. Bij te smalle banderollen kunnen de poststukken beschadigen. Zorg dat de inhoud niet uit de banderol kan schuiven! Zorg dat de banderol de inhoud voldoende strak omsluit, of hecht de banderol met gom aan de inhoud. 6

7 Het bijsluiten van voorwerpen in enveloppen Een risico van het op ondoordachte wijze bijsluiten van voorwerpen zoals monsters en gadgets in enveloppen is dat uw poststukken beschadigen en de sorteermachines vastlopen. Wanneer u een voorwerp bijsluit, zorg er dan voor dat dit niet meer dan 15 mm in de envelop kan schuiven. Voorkom schuiven door het voorwerp aan een karton te hechten, dat uiteraard op zich ook niet kan schuiven. Verstuur voorwerpen zoals sleutels, pennen, sachets met poeders en vloeistoffen in een stevige envelop of in een speciale monsterenvelop. TNT Post kan u hierover adviseren. Zorg ervoor dat de envelop goed gesloten is, ook bij partijen drukwerk. Kies een envelop die langs de normale vouwlijnen gesloten kan worden. Let op bij het verzenden van gevaarlijke stoffen; hiervoor gelden speciale richtlijnen. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met uw accountmanager of met TNT Post Business Service (076) Sluiten U kunt uw postzending sluiten met gom, een tapelock-sluiting of een sluitzegel. Gebruik nooit sluitingen met nietjes, paperclips, metalen oogjes of vouwhoekjes. Dit kan beschadigingen van uw poststukken en grote problemen met de machines opleveren. 7

8 3 Indelen van een envelop of kaart Bij de vormgeving van een envelop is het handig om de envelop onder te verdelen in vier zones, namelijk de adreszone, de frankeerzone, de indexzone en de zone voor het afzenderadres. Wanneer u de juiste gegevens op de juiste plaats zet, kunnen wij uw post op tijd en op het juiste adres te bezorgen. De adreszone (dit is de ruimte voor het bestemmingsadres) Zet het adres centraal in de adreszone. Laat om het adres minimaal 5 mm vrij (bij antwoordkaarten 10 mm). Zorg er bij gebruik van vensterenveloppen voor dat het venster binnen de adreszone valt. De frankeerzone Er zijn verschillende manieren om een poststuk te frankeren: bijvoorbeeld met een TNT Post port-betaald logo, een zegel of een frankeerstempel. Houd voor de frankering altijd een zone van 74 mm breed en 40 mm hoog vrij, in de rechterbovenhoek. Plaats de frankeeraanduiding in deze zone. De zone voor het afzenderadres Het afzenderadres kunt u in de hiervoor bestemde zone op de envelop of kaart plaatsen. Eventueel kan het afzenderadres ook achter het venster van een vensterenvelop geplaatst worden, of op het adresetiket. Let dan goed op de speciale richtlijnen die hiervoor gelden. Deze staan in hoofdstuk 4. Plaats het afzenderadres zo mogelijk in de hiervoor bestemde zone. Zet het afzenderadres op één regel. De indexzone TNT Post print rechts onderaan de envelop sorteercodes om de post automatisch te kunnen verwerken. Sommige sorteercodes worden op een sticker geprint en op de envelop geplakt. Het is van belang om deze zone vrij te houden. Wanneer u deze zone toch bedrukt, kan er door TNT Post namelijk een sticker met een code over de bedrukking heen geplakt worden, of een code op de bedrukking geprint worden. Houd bij C5 enveloppen voor de sorteercodes een indexzone van 20 mm hoog en 140 mm breed vrij. Houd bij C4 enveloppen hiervoor een indexzone van 30 mm hoog en 100 mm breed vrij. Zie de afbeeldingen op blz. 9 en 10 voor de plaatsing van de indexzone. 8

9 74 x 40 mm 15 mm 15 mm 229 x 162 mm 15 mm 140 x 20 mm C5 envelop liggend 74 x 40 mm 15 mm 15 mm 162 x 229 mm 140 x 20 mm 15 mm C5 envelop staand 9

10 74 x 40 mm 20 mm 20 mm 324 x 229 mm 100 x 30 mm 20 mm C4 envelop liggend 74 x 40 mm 20 mm 20 mm 229 mm x 324 mm 20 mm 100 x 30 mm C4 envelop staand 10

11 74 x 40 mm 5 mm 5 mm 5 mm 140 x 20 mm Kaart met ongedeelde adreszijde Plaats het adres minimaal 40 mm van de bovenzijde en minimaal 5 mm van de andere zijden. Laat om het adres minimaal 5 mm vrij (bij antwoordzendingen 10 mm). 74 x 40 mm 5 mm 5 mm 5 mm 140 x 20 mm Kaart met gedeelde adreszijde Verdeel de kaart in een linker- en rechterkant door een lijn met een dikte van minimaal 1,2 mm te plaatsen. Zorg er voor dat de ruimte aan de rechterzijde van de lijn minimaal 74 mm breed is. Plaats het adres aan de rechterkant van de lijn. Laat om het adres minimaal 5 mm vrij (bij antwoordzendingen 10 mm). 11

12 4 Vormgeving van het adres Nederlandse adressen Gebruik voor een adres minimaal drie en maximaal zes regels. Zet de regel met ter attentie van vóór de voorlaatste regel. Op de voorlaatste regel zet u: - Straatnaam, huisnummer en eventueel huisnummertoevoeging - of Postbus plus het nummer - of Antwoordnummer plus het nummer. Op de laatste regel zet u: - Postcode en WOONPLAATS (in hoofdletters) - met een dubbele spatie tussen postcode en woonplaats. Gebruik bij uw adressering zo mogelijk de KIX-code (klantindexcode). In deze voorbeeldillustratie is de KIX-code groter dan 10 pts.; gebruik op poststukken s.v.p. altijd lettergrootte 10 pts. Bij Nederlandse adressen: KIX-code (klantindexcode) De KIX-code is een streepjescode. Deze is voor ieder adres uniek en is samengesteld uit de combinatie van postcode + huisnummer (of postbusnummer of antwoordnummer) + scheidingsteken X + huisnummertoevoeging. De KIX-code is feitelijk een font (lettertype) in de vorm van een streepjescode. De sorteermachines herkennen deze KIX-code en gebruiken deze voor een optimale sortering. De KIX-code kunt u zelf samenstellen met een speciaal programma dat u eenvoudig downloadt van Druk de KIX-code af als extra adresregel (als laatste of eerste regel). Zorg dat de KIX-code minimaal 2 mm en maximaal 15 mm van de laatste (of de eerste) adresregel staat. Gebruik uitsluitend lettergrootte 10 punts voor de KIX-code. Print de KIX-code niet met matrixprinters i.v.m. de leesbaarheid. 12

13 Buitenlandse adressen Schrijf de landnaam in HOOFDLETTERS op de laatste regel. Bij voorgesorteerde post die u met bundelbriefjes, verpakt in postzakken aanlevert, volstaat de landencode. Zie Bijlage 1 voor meer informatie. De landencode plaatst u in HOOFDLETTERS vóór de postcode met een streepje ertussen. Plaats geen KIX-code bij buitenlandse adressen. Lettertypes Gebruik zoveel mogelijk schreefloze fonts. Vermijd cursief, scriptletters, gothisch, matrix-letters, extended en condensed. Gebruik geen fonts kleiner dan 7 of groter dan 17 punten. Is het font dat u gebruikt voor de adressen kleiner dan 10 punten, gebruik dan HOOFDLETTERS. 13

14 Adresregels en spaties Zorg dat de regels van het adres evenwijdig lopen aan de onderzijde van het poststuk. Hanteer tussen de regels steeds dezelfde regelafstand: minimaal 1 mm en maximaal 5 mm. Lijn het adres links uit. Vermijd onderstrepingen. Hanteer de volgende aanwijzigen voor spaties en tussenruimtes: Ruimte tussen: Minimaal Maximaal twee woorden van één straatnaam 1 spatie 1 spatie straatnaam en huisnummer 1 spatie 10 mm postbus en postbusnummer 1 spatie 10 mm huisnummer en huisnummertoevoegingen 1 spatie (of liggend streepje*) 1 spatie (of liggend streepje*) cijfers en letters van de postcode 1 spatie 1 spatie postcode en woonplaats 2 spaties 10 mm twee woorden van één woonplaatsnaam 1 spatie 1 spatie woonplaats en provincie 1 spatie 1 spatie * Gebruik het liggend streepje als de huisnummertoevoeging met een cijfer begint Contrast Zorg voor een goed contrast tussen de adressering en de achtergrond: gebruik een donkere letter op een lichte achtergrond. Zie Bijlage 1 voor meer informatie. Gebruik bij bedrukte enveloppen een blanco adreskader, laat rondom het adresblok 5 mm ruimte vrij. 14

15 5 Plaats en vormgeving van het afzenderadres De sorteermachines lezen alle adressen automatisch. Door onderstaande tips te volgen zorgt u ervoor dat de machine onderscheid kan maken tussen het adres van de geadresseerde en het adres van de afzender. Het afzenderadres op een envelop Plaats het afzenderadres in de zone voor het afzenderadres (zie Hoofdstuk 3). Zet het afzenderadres op één regel. Zet geen KIX-code in het afzenderadres. Het afzenderadres op een etiket of achter het venster van een envelop Zet het afzenderadres op één regel. Gebruik voor het adres van de afzender een kleinere lettergrootte dan voor het adres van de geadresseerde. Zet een streep tussen het adres van de afzender en het adres van de geadresseerde. Zet geen KIX-code in het afzenderadres. Plaats bij een vensterenvelop het afzenderadres niet lager dan 10 mm van de bovenkant van het venster. Het afzenderadres op een banderol Zet het adres van de afzender en/of het retouradres op de achterzijde van de banderol. Is dat niet mogelijk, hanteer dan bovenstaande regels voor Het afzenderadres op een etiket of achter het venster van een envelop. 15

16 Antwoordzendingen (post naar een antwoordnummer) Formaat Zorg er voor dat uw antwoordzending niet kleiner is dan 140 x 90 mm. En niet groter dan 165 x 235 x 6 mm. Gewicht Kies bij voorkeur papier met een gramgewicht van minimaal 140 gram/m 2. Maak uw antwoordzending niet lichter dan 2 gram. Gebruikt u een antwoordkaart, maak deze dan niet zwaarder dan 50 gram. 50 mm 20 mm 45 mm (tolerantie 3 mm) Postzegel niet nodig 10 mm 20 mm 20 mm (tolerantie 1 mm) De FIM-code De FIM-code is een code bestaande uit een serie verticale strepen. Als u deze code gebruikt, herkent de sorteermachine het poststuk direct als een antwoordzending. Het gebruik van de FIM-code bevordert een snelle verwerking. De FIM-code is te downloaden op Plaats de FIM-code in de frankeerzone, rechtsboven op de kaart, volgens bovenstaande specificaties (zie afbeeldingen). Boven de FIM-code kunt u de tekst postzegel niet nodig zetten. Kies voor zwart als kleur van de FIM-code. Verwacht u meer dan antwoordzendingen per dag of meer dan per week, dan kunt u een speciale unieke FIM-code aanvragen. Deze zorgt ervoor dat uw post na de buslichting direct apart gehouden wordt. Zo heeft u de zendingen eerder in huis. Voor meer informatie kunt u terecht bij uw accountmanager of bel TNT Post Business Service: (070) x 40 mm 74 x 40 mm 5 mm 5 mm 10 mm 10 mm 5 mm 140 x 20 mm 140 x 20 mm Antwoordkaart ongedeelde adreszijde Antwoordkaart gedeelde adreszijde Twee voorbeelden van standaardindelingen van antwoordkaarten. 16

17 Bijlage 1: Feiten en cijfers Adres De officiële schrijfwijze van Nederlandse adressen is vastgesteld door de gemeenten. NEN 5825 bevat bepalingen voor de fysieke presentatie van het adres. De aanwijzingen in dit document zijn in overeenstemming met deze norm. Alle landencodes vindt u op: Folie Gladde folie heeft een wrijvingscoëfficiënt van 0,2 tot 0,35. COF, gemeten volgens NEN-ISO 8295:1995, folie op folie. Vermijd (het ontstaan van) elektrostatische lading en lasnaden die aan elkaar plakken. Contrast TNT Post werkt met de Print Contrast Ratio (PCR). Bij vensterenveloppen moet deze door het venster heen gemeten worden. Dit is de PCR-definitie: PCR% = ((Rs Rb) / Rs) x 100 Rs = de minimumreflectie van de achtergrond Rb = de maximumreflectie van de karakters. De minimale PCR is 40 procent, gemeten in het groene (B530) en rode (B 680) deel van het spectrum. De PCR wordt gemeten volgens de NEN-ISO Zorgt u bij achtergrondbedrukking voor een printraster van tenminste 400 dpi. Daarbij moet de PCR van de achtergrondbedrukking minder zijn dan 15 procent. Print Reflectance Difference (PRD). Dit is de PDR-definitie: PRD = Rs - Rb Rs = de minimumreflectie van de achtergrond Rb = de maximumreflectie van de karakters. Bij vensterenveloppen moet de PRD door het venster heen gemeten worden. De minimale Print Reflectance Difference (PRD) bedraagt 30 procent. De minimumreflectie van de achtergrond is 35 procent. 17

18 Wij zijn altijd bereikbaar. (076) op werkdagen van tot uur fax (076) Oktober 2006