Protocol Vergunningverlening Evenementen

Transcriptie

1 Protocol Vergunningverlening Evenementen Beschrijving proces totstandkoming vergunning groot evenement Gemeente Amersfoort Afdeling Vergunningverlening Toezicht en Handhaving April

2 Protocol Vergunningverlening Evenementen Gemeente Amersfoort Beschrijving proces totstandkoming vergunning groot evenement*) Conceptversie d.d. 12/03/13 Deze procesbeschrijving geeft de stappen weer van de behandeling van een groot evenement (> 1000 gelijktijdig aanwezige bezoekers op piekmomenten en/of risicovol: risicoklasse B of C). De gang van zaken met betrekking tot de vergunningverlening wordt in drie werkprocessen verdeeld: 1. ontvangen aanvraag; 2. behandelen aanvraag; 3. besluit nemen aanvraag. Onder deze werkprocessen hangen meerdere processtappen. Deze processtappen staan in deze procesbeschrijving op hoofdlijnen beschreven. De werkprocessen gaan vooraf door een algemene procesbeschrijving. Vanwege de samenhang met de vergunningverlening voor evenementen is tevens de totstandkoming van de Evenementenkalender beschreven en in dit document opgenomen. 2 *) 1. In deze procesbeschrijving is rekening gehouden met de aanbevelingen uit het onderzoeksrapport Evaluatie proces vergunningverlening rond grote evenementen opgesteld door Sector Concernmiddelen (CM) afdeling Onderzoek en Statistiek.

3 Uitgangspunten bij het organiseren van het werkproces vergunningverlening De gemeente Amersfoort heeft een toegankelijk evenementenloket, dat onderdeel uitmaakt van het Vergunningenloket en werkt met eenduidige, beknopte procedures. Dit beperkt de regeldruk voor organisatoren en vereenvoudigt het werk van de gemeente en haar partners. Digitalisering van de aanvraag en vergunningverlening kan hieraan bijdragen en wordt de volgende stap in verder stroomlijning van het proces. De organisatie is zodanig ingericht, dat de processtappen efficiënt en zorgvuldig worden doorlopen. De gemeente stemt de planning van de processen af op de planning van de politie, de veiligheidsregio en andere bestuursorganen die beschikkingen verstrekken. De evenementenvergunning wordt in principe niet later dan 6 weken voor aanvang evenement verleend, daarbij de juridische beginselen en wettelijke termijnen in acht nemend. Tijdige vergunningverlening schept duidelijkheid en geeft gelegenheid om eventuele bezwaren tijdig te behandelen. De behandeltermijn van de aanvraag voor grote evenementen is 10 weken. De aanvraagprocedure start daardoor 16 weken voor aanvang evenement. De procedure bestaat uit een informeel traject en de formele aanvraagprocedure. Het informele traject start met de indiening van een conceptaanvraag, gevolgd door vooroverleg met de organisator/aanvrager en het verstrekken van preadviezen. Daarna dient de organisator de definitieve vergunningaanvraag in. Toelichting. Gedurende het evenementenjaar 2012 is ervaring opgedaan met het fenomeen Vooroverleg als voorstadium van het aanvraagtraject voor het verkrijgen van een evenementenvergunning. Het al langer bestaande, door de gemeente specifiek voor grote evenementen in het leven geroepen Hulpdienstenoverleg functioneert hiervoor als platform. Vooroverleg met de evenementenorganisator wordt, na vaststelling van deze procesbeschrijving, een vast onderdeel van de aanvraagprocedure. Om het Vooroverleg op een zinvolle manier te laten verlopen start de aanvraagprocedure met de indiening van een conceptaanvraag. De burgemeester stelt jaarlijks voor 1 december een Evenementenkalender vast voor het volgende kalenderjaar. De Evenementenkalender geeft een overzicht van geplande evenementen, data, locatiereserveringen en vermeldt tevens de hoogstwaarschijnlijke risicoklasse *). Dit helpt de gemeente, de betrokken (hulp) diensten en bestuurders om te komen tot een optimale spreiding van evenementen over locaties en tijdstippen en om bijtijds risico s te signaleren en -indien nodig- te analyseren. De Evenementenkalender is voor de adviserende diensten een beproefd hulpmiddel bij het geven van advies en het inplannen van capaciteit. Daarnaast wordt de Evenementenkalender gebruikt voor communicatie naar organisatoren en publiek. Risicovolle evenementen (risicoklasse C), bij de gemeente aangemeld na vaststelling van de Evenementenkalender, worden in principe niet toegelaten. *) De gemeente beoordeelt met behulp van de Risicoscan van de Veiligheidsregio Utrecht de risico s van een evenement op hoofdlijnen. Op basis hiervan kan het evenement worden geclassificeerd. De risicoscan is nog geen risicoanalyse. Middels een risicoscan kan een (eerste) oordeel worden gegeven over de waarschijnlijkheid dat het evenement: 1. leidt tot risico s voor de openbare orde, openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu; 2. maatregelen of voorzieningen vergt van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen. Voor een risicoklasse B- evenement is dit mogelijk en voor een risicoklasse C evenement is dit (zeer) waarschijnlijk. De risicoscan omvat ook een (eerste) beoordeling van de kwaliteit van de organisator en haar onderaannemers. Het gaat hierbij om de mate waarin deze partijen kunnen bijdragen aan de veiligheid en gezondheid op het evenement. 3

4 De gemeente kan gelijktijdig de evenementenvergunning en diverse aanvullende vergunningen en ontheffingen verstrekken. Onder meer een omgevingsvergunning en een ontheffing drank- en horecawet. Dit verloopt in een gecoördineerd proces. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen wettelijke onderwerpen en onderwerpen welke geregeld zijn in gemeentelijke verordeningen. In de Algemene Plaatselijke Verordening Amersfoort 2012 (APV) is ten aanzien van evenementen een integratiebepaling opgenomen, waardoor activiteiten die deel uit maken van een evenementenvergunning niet afzonderlijk vergunningplichtig zijn op grond van deze of een andere gemeentelijke verordening, tenzij het planologische voorschriften betreft. De gemeente is regisseur van de vergunningverlening en voorbereiding. Dit betekent dat de gemeente de behandelaanpak bepaalt, advies aanvraagt bij de relevante diensten en ketenpartners, individuele adviezen bundelt, leiding geeft aan de multidisciplinaire afstemming met de organisator en centrale spil is in het communicatieproces en de besluitvorming. Taakafbakening van ambtelijk medewerkers is van belang, om een zorgvuldige en integere afweging te kunnen maken. Daarom is binnen het proces van vergunningverlening het specifiek op veiligheid gerichte onderdeel van deze regisseursrol in handen van een daartoe aangestelde Veiligheidscoördinator Evenementen. Medewerker(s) Vergunningverlening van VTH zijn verantwoordelijk voor het verwerken van de vergunningaanvraag, de registratie op de Evenementenkalender, het aanvragen en verwerken van de adviezen van diensten en ketenpartners en het behandelen van eventuele zienswijzen. Opsteller(s) van de evenementenvergunning. Zij zijn in het proces van een evenement betrokken vanaf de eerste melding tot en met de evaluatie van het evenement. De burgemeester is bestuurlijk verantwoordelijk voor de evenementenvergunning, ook als hij deze niet zelf ondertekent. Deze primaire rol van de burgemeester ten aanzien van evenementen komt voort uit zijn portefeuille: openbare orde en veiligheid. Daarom voorziet deze procesbeschrijving in persoonlijk betrokkenheid van de burgemeester bij evenementen met een risicoaanpak. De proceskant van het regisseursschap is in deze beschrijving opgenomen. De regierol met betrekking tot evenementenbeleid in het algemeen is bij het team Cultuur belegd. De procesbewaking tijdens het vergunningverleningsproces is bij VTH belegd. De verantwoordelijkheid voor bestuurlijke betrokkenheid en eventuele bestuurlijke besluitvorming in de staf OOV is bij V&W belegd. Voor risicovolle evenementen (risicoklasse C) wordt - voorafgaand aan het indienen van een voorlopige vergunningaanvraag /start vooroverleg - een risicoprofiel opgesteld *). Deze activiteit wordt niet in het proces beschreven en vindt plaats zo spoedig mogelijk na vaststelling van de Evenementenkalender. 4 *) Een evenement dient zo veilig mogelijk te verlopen. De risico s van een risicovol evenement worden daarom vooraf en samen met de organisator, aan de hand van een risicoanalyse, in beeld gebracht. Op basis van dit beeld kunnen organisatoren veiligheidsplannen gerichter opstellen, extra en/of bijzondere voorwaarden in de vergunning worden opgenomen en maatregelen worden getroffen om de risico s te verminderen. Ook kan de burgemeester bijvoorbeeld (op voorhand) besluiten het evenement niet toe te staan c.q. adviseren geen aanvraag in te dienen. Bij het uitvoeren van een risicoanalyse en het opstellen van een risicoprofiel wordt de methode uit de Handreiking Evenementenveiligheid 2011 gevolgd.

5 Adviserende diensten kunnen ongevraagd advies geven over risico s in relatie tot het evenement. Dit kan gevolgen hebben voor de behandelaanpak. Het kan noodzakelijk zijn om een of meerdere stappen terug te gaan in het proces c.q een adviesfase in te stellen en het risicobeleid (opnieuw) te bepalen. Dit kan uiteindelijk consequenties hebben voor de vergunning. De vergunning kan worden verleend, als alle benodigde informatie en adviezen voorhanden zijn. De gemeente stelt, bij dreigende termijnoverschrijding van processtappen, aan de vergunningaanvrager deadlines en maakt met de adviserende diensten afspraken over termijnen voor het ontvangen van het advies. Afwijken van gestelde deadlines is alleen mogelijk nadat het bevoegd gezag in individuele situaties hiervoor ruimte biedt. De organisator is verantwoordelijk voor een beheersbaar, ordelijk en veilig verloop van een evenement. De organisator neemt voldoende maatregelen om de veiligheid van bezoekers en deelnemers aan het evenement te waarborgen. Omdat geen evenement hetzelfde is, wordt bij de vergunningverlening per evenement beoordeeld welke maatregelen als vergunningvoorwaarden worden opgenomen. Voor de organisator kan dit betekenen dat hiervoor een aanzienlijk bedrag op de begroting moet worden gereserveerd. Landelijk wordt als vuistregel gehanteerd dat 30% van de begroting wordt vrijgemaakt voor veiligheids- en beheersmaatregelen. Ook Amersfoort houdt dit uitgangspunt aan. Voorafgaand aan het evenement kan, na het verlenen van de vergunning, nieuwe informatie leiden tot herziening van de risicoanalyse en de adviezen. Dit kan tot gevolg hebben dat de behandelaanpak opnieuw moet worden bepaald. Dit document beperkt zich tot de beschrijving van de processtappen die nodig zijn voor de totstandkoming van een vergunning voor een groot evenement en de procedure rond de jaarlijkse opmaak en vaststelling van de Evenementenkalender van Amersfoort. De naleving van de spelregels en voorschriften door evenementenorganisaties wordt gewaarborgd in een afzonderlijk vastgesteld handhavingsstappenplan. Toezicht, controle en handhaving gebeurt in principe op alle evenementen. Alleen bij grote evenementen wordt hierbij tevens de coördinator buitenevenementen van de gemeente ingeschakeld. Deze functionaris stemt de activiteiten van handhavende en toezichthoudende instanties op evenementen op elkaar af en legt dit per evenement vast in een handhavingsplan c.q. draaiboek. De gemeente kan bij evenementen te maken krijgen met verschillende (rijks)inspecties. Ze stemt dit af voor zover het relevant is voor de veiligheid van en gezondheid op het evenement. Wijzigingen en aanvullingen van ondergeschikt belang, in de opzet en uitvoering van een evenement, blijven ook na de afgifte van de vergunning mogelijk. Wel stelt de organisator de vergunningverlener hiervan dan tijdig op de hoogte. Toelichting: Het ontwikkelen en realiseren van cultuurevenementen voltrekt zich bij uitstek in een wereld van creativiteit. De afgifte van een evenementenvergunning zal (en wil) hierin geen verandering brengen. Ook na de afgifte kunnen interacties binnen en buiten de organisatie van een evenement tot inhoudelijke veranderingen en probleemoplossingen leiden terwijl deze bij de aanvraag van de vergunning (nog) niet in beeld waren of voorzien. 5

6 Procesbeschrijving grote evenementen Algemene informatie generiek Evenementenproces (>1000 bezoekers/risicoklasse B & C) Procesnaam Het verlenen van evenementenvergunningen (>1000 gelijktijdig aanwezige bezoekers en/of risicoklasse B & C) gemeente Amersfoort. Doel en output In deze procesbeschrijving staan de processtappen van de evenementenvergunning beschreven voor evenementen met meer dan 1000 gelijktijdig aanwezige bezoekers en/of evenementen die complex zijn en/of vallen in de risicocategorie B of C maar minder dan 1000 gelijktijdig aanwezige bezoekers hebben (bijvoorbeeld dance feesten met 700 bezoekers). Doel: Het doel van het verlenen van evenementenvergunningen is het gecontroleerd toestaan van evenementen volgens het beleid van de gemeente Amersfoort en de van toepassing zijnde wet en regelgeving. : Vergunningen (beschikking) Weigering vergunning (beschikking) Kopieën beschikking richting derden Verstrekken van informatie (schriftelijk verzoek) Buiten behandeling laten aanvraag vergunning Proceseigenaar SOB/VTH (mandataris/ondermandaat) Procesmanager Adjunct-hoofd afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH) Subproces Veiligheidscoördinator evenementen VTH vooroverleg & veiligheid Subproces Veiligheidscoördinator evenementen VTH Risicoanalyse Subproces Beleidsadviseur Veiligheid & Wijken bestuurlijk overleg Kaders, procedurevoorschriften en spelregels Voor het vergunningenproces gelden de volgende kaders en spelregels: Algemene wet bestuursrecht (Awb) Algemene Plaatselijke Verordening Amersfoort 2012 (APV) Het Evenementenbeleid van Amersfoort Specifiek beleid zoals Terrassenbeleid, Gebruiksregels pleinen binnenstad, Geluidnota en Bestemmingsplannen Wet dwangsom bij niet tijdig beslissen Europese Dienstenrichtlijn (Onder)mandaatregister Indicatoren Onderscheid kan gemaakt worden tussen: Bestuurlijke indicatoren (Evenementenbeleid, citymarketing, veilig en ordelijk verloop van een evenement) Procesindicatoren (termijnen, doorlooptijden) Productie indicatoren (soort aanvragen, aantal aanvragen) 6

7 Computer- en informatiesystemen Betrokken partijen Gebruik wordt gemaakt van BWT4all/OVX. Met het oog op de toekomst -digitalisering van het volledige evenementenproceswordt onderzocht of met dit systeem op basis van berichtenverkeer een koppeling met de Evenement Assistent*) kan worden gerealiseerd. Deze digitale tool komt medio 2013 landelijk beschikbaar. Werken in eigen gemeentelijke applicaties blijft daarnaast dan mogelijk. Onderstaand wordt een overzicht gegeven van partijen die betrokken kunnen zijn bij de aanvraag en het verlenen van vergunningen; dit is afhankelijk van de aard en de locatie van het evenement. Klant: Aanvrager vergunning (organisator) Derdebelanghebbenden (burgers) Interne diensten : Afdeling VTH (alle teams) Stedelijk Beheer/gebiedsteams Economie & Wonen Markt en Haven Verkeer en Vervoer Communicatie(evenementenkalender) Projectontwikkeling Cultuur en Sport Veiligheid en Wijken 7 Ketenpartners: Veiligheidsregio Utrecht (VRU) te weten Brandweer: district Eemland/Geneeskundige Hulp bij Ongevallen en Rampen: GHOR) Politie Servicebureau Gemeenten (SBG) Nederlandse Voedsel en Warenautoriteit (NVWA) Stichting Citymarketing regio Amersfoort Omliggende gemeenten *) De Evenement Assistent ondersteunt de interactie tussen de evenementenmaker, het bevoegd gezag en de adviesdiensten van het bevoegd gezag. Deze ondersteuning vindt met name plaats voorafgaand aan het evenement: van vooraankondiging tot de verlening van de benodigde vergunningen voor het evenement. De Evenement Assistent is bedoeld voor ieder evenement: zowel vergunnings- als meldingsplichtig. Belangrijkste kenmerk van de Evenement Assistent: De Evenement Assistent (EA) stelt organisatoren in staat via één kanaal en één procesgang alle noodzakelijke vergunningen en ontheffingen te verkrijgen voor een evenement en elementen uit hun evenementendossier te hergebruiken voor een evenement van gelijke strekking (bijvoorbeeld bij jaarlijks terugkerende evenementen of rondreizende evenementen). In februari 2013 heeft de Stichting EA opdracht gegeven voor de bouw van deze digitale tool. Wellicht wordt de EA medio 2013 aan de gemeenten gepresenteerd, waarna -op z n vroegst- in het najaar de eerste evenementenvergunning via de EA kan worden aangevraagd.

8 Procesbeschrijving Evenementenkalender 8

9 Processchema Evenementenkalender 9

10 Start Opstellen en publiceren van advertentie aanmelden evenement Najaar voorafgaand aan het nieuwe evenementenjaar Activiteiten Opstellen advertentie voor aanmelden evenement Publiceren advertentie voor aanmelden evenement Advertentie ter kennis brengen van organisatoren jaarlijks terugkerende evenementen (per ) Rollen Indicatoren Services (Document/Informatiedragers) NB. Het betreft hier het aanmelden van een evenement. Dit staat niet gelijk aan aanvragen vergunning. Een door VTH opgestelde advertentie waar organisatoren worden opgeroepen hun evenementen van het volgende kalenderjaar voor 20 oktober aan te melden bij de gemeente (Vergunningenloket)l SOB/VTH Advertentie aanmelden evenement Processtap 1.1 Ontvangen en registreren aanmelding evenement Het door de aanvrager voor 20 oktober van het voorafgaande jaar aangemelde evenement (locatie, datum, type evenement en indicatie aantal bezoekers) NB: indien een organisator een evenement met meer dan 1000 bezoekers c.q. risico-evenement na 20 oktober aanmeldt, kunnen de nood en hulpdiensten niet garanderen voldoende capaciteit beschikbaar te hebben. Dit kan tot gevolg hebben dat een evenement geen doorgang kan hebben. Activiteiten In ontvangst nemen van de aanmelding Globale controle aanmelding (beschikbaarheid locatie, planning andere aangemelde evenementen en toetsen aan evenementenbeleid) Indien aanmelding globaal akkoord: Versturen ontvangstbevestiging aanmelding. 10 NB: geef in de ontvangstbevestiging duidelijk aan dat het om aanmelden gaat en niet om aanvragen; dit moet bij grote evenementen alsnog minimaal 16 weken van te voren worden gedaan. Rollen Indicatoren Indien globale controle niet akkoord: Contactmoment met organisator (Doel: akkoord nieuwe datum, locatie of overige aanpassingen aanmelding) De door SOB/VTH geaccepteerde (ontvankelijke) aanmelding Vergunningverlener Aanmeldtermijn: uiterlijk 20 oktober

11 Services (Document/Informatiedragers) Aanmeldformulier evenement Indien akkoord: ontvangstbevestiging aanmelder Indien niet akkoord aanmelding: contactmoment met aanmelder. Processtap 1.2 Opstellen en vaststellen Evenementenkalender Alle voor 20 oktober ontvangen en ontvankelijke aanmeldingen. Activiteiten Gesprek met Sector Maatschappelijke Ontwikkeling (teams cultuur/veiligheid) en Markt en Haven en evt. Citymarketing in verband met mogelijke beleidsimplicaties of opvallende zaken. Samenvoegen aanmeldingen Evenementenkalender en vervaardigen concept - Evenementenkalender. Afstemmen met de VRU en Politie inzake risico-indicatie en capaciteitsplanning hulpdiensten. Informeren burgemeester inzake mogelijke knelpunten en regio overleg. Ontvangen akkoord van de VRU. Opstellen (definitieve) Evenementenkalender. Opstellen Collegevoorstel en -besluit met voorstel: - vaststelling Evenementenkalender (burgemeester) - welke evenementen er in aanmerking komen voor marktverplaatsing (college) Verzenden definitieve Evenementenkalender naar: - Interne diensten - Ketenpartners Plaatsen Evenementenkalender op de gemeentelijke website (thema Toerisme & vrije tijd) 11 De door het SOB/VTH opgestelde Evenementenkalender die is vastgesteld door Burgemeester/B&W, verstuurd is naar interne diensten en ketenpartners en is geplaatst op de website. Rollen Sectoren MO & SOB Vergunningverlener Indicatoren Aanlevertermijn organisatoren. Reactietermijn VRU / Politie Vaststellen B&W/Burgemeester (voor 1 december) Vanwege de afstemming in de Veiligheidsregio kunnen reactietermijnen overschreden worden. In de praktijk moet blijken of synchronisatie werkt of achteraf tot aanpassing van de lokale Evenementenkalender moet Services (Document/Informatiedragers) worden besloten. Evenementenkalender gemeente Amersfoort Advies VRU/akkoord hulpdiensten Contactmoment MO & markt en Haven

12 Procesbeschrijving aanvraag vergunning groot evenement *) 12

13 Processchema Vooroverleg vergunning groot evenement 13

14 Processtap 2.1 Ontvangen conceptaanvraag De door de aanvrager ingediende conceptaanvraag voor een vergunning voor een groot evenement. Deze conceptaanvraag geeft minimaal de beschrijving van tijdstip, locatie, duur, aantal bezoekers en globale programma evenement. Daarnaast zijn eerste concepten van het veiligheids, en verkeerplan bijgevoegd. Activiteiten In ontvangst nemen van de conceptaanvraag Globale eerste controle conceptaanvraag **) (evenementenbeleid, wel/niet opgenomen in Evenementenplanning, planning projecten of evenementen). Bekijken of het een nieuw of een bestaand evenement is (i.v.m. eventuele intake of meerdere vooroverleggen) Op basis eerste controle bekijken of aanvraag in behandeling kan worden genomen of dat aangevraagd evenement geen doorgang kan hebben in verband met evenementenbeleid/planning projecten en/of andere evenementen. Indien na globale controle aangevraagd evenement niet strookt met beleid of de planning: 1. contactmoment met aanvrager over de aanvraag; 2. Informatie moment bestuur; 3. evt. buiten behandeling laten conceptaanvraag(stap 4.2) Indien de aanvraag in behandeling wordt genomen: 1. Verzenden ontvangstbevestiging naar aanvrager 2. Registreren aanvraag in systeem 3. In behandeling nemen aanvraag (uitzetten aanvraag). Een conceptaanvraag die door VTH in behandeling wordt genomen. Of: Een conceptaanvraag voor een evenement dat op basis van een globale controle en overleg met de aanvrager geen doorgang kan hebben en buiten behandeling wordt gelaten. Rollen Vergunningverlener Beleidsadviseur Veiligheid & Wijken Indicatoren Aanvraagtermijn: minimaal 16 weken voor start (de conceptaanvraag wordt minimaal 16 weken voor start van evenement door organisator ingediend bij de gemeente) 14 *) De Evenement Assistent kan nog niet in het proces geïntegreerd worden. Wel is in de processtappen met de door de ontwikkelaars beoogde functionaliteit ervan rekening gehouden. **) Deze globale controle wordt uitgevoerd als extra dienstverlening richting de evenementenorganisator.

15 Services (Document/Informatiedragers) Aanvraagformulier vergunning Aangeleverde vereiste documenten en plannen in Conceptvorm Ontvangstbevestiging in behandeling nemen aanvraag Contactmoment aanvrager over afgewezen aanvraag (indien van toepassing) Dossier aanvraag Processtap 2.2 Organiseren vooroverleg De door VTH in behandeling genomen conceptaanvraag. Activiteiten Organiseren vooroverleg organisator en betrokken ketenpartners (o.a. Politie, GHOR en Brandweer) Vooroverleg voeren Opstellen pre-integraal veiligheidsadvies en risicoindicatie. Informeren bestuur bij advies uitvoeren risicoanalyse (opstellen subproces) Indien gewenst: plannen meerdere overleggen (verschillende vormen mogelijk) Het door het vooroverleg opgestelde integrale pre-advies dat de aanvrager moet verwerken in de definitieve aanvraag en bijgevoegde plannen (veiligheids, verkeers- en eventuele andere plannen, bijv. geluid -, en logistiek plan en/of draaiboek) Rollen Vergunningverlener Veiligheidscoördinator evenementen Organisator (vergunningaanvrager) Ketenpartners Indicatoren Termijn vooroverleg: 6 weken (6 weken de tijd voor vooroverleg en afstemming organisator en ketenpartners. Indien een aanvraag eerder is ingediend en de tijd zich ervoor leent, kan deze termijn langer zijn. De behandeltermijn van 10 weken voor de definitieve aanvraag mag niet in het geding komen) Services Conceptaanvraag vergunning (Document/Informatiedragers) Verslagen vooroverleg(gen) Preadviezen & risico-indicatie Risicoanalyse 15

16 Processtap 2.3 Afronden proces vooroverleg Het door het vooroverleg tot stand gekomen integraal preadvies dat de aanvrager moet verwerken in de definitieve aanvraag. Activiteiten Aanvrager informeren over preadvies en indienen definitieve aanvraag Aanvrager heeft bericht preadvies en indienen definitieve aanvraag ontvangen Rollen Vergunningverlener Veiligheidscoördinator evenementen Indicatoren Termijn vooroverleg: uiterlijk 10 weken voorafgaand aan start evenement is de fase van het vooroverleg afgerond Services Verslagen vooroverleg(gen) (Document/Informatiedragers) Bericht aanvrager 16

17 Processchema Behandelen definitieve aanvraag vergunning groot evenement 17

18 Processtap 3.1 Ontvangen definitieve aanvraag Het door de aanvrager ingediende definitieve aanvraagformulier voor een evenementenvergunning en bijbehorende vereiste documenten, definitieve plannen en adviezen. Activiteiten In ontvangst nemen van de definitieve aanvraag en bijbehorende deelplannen Registreren aanvraag in systeem Verder in behandeling nemen aanvraag (uitzetten definitieve aanvraag) Geregistreerde definitieve aanvraag Rollen Vergunningverlener Indicatoren Indientermijn: minimaal 10 weken voor start (De definitieve aanvraag inclusief de definitieve plannen wordt minimaal 10 weken van te voren voor start evenement door organisator ingediend bij de gemeente. Services Aanvraagformulier vergunning (Document/Informatiedragers) Aangeleverde vereiste documenten inclusief definitieve plannen Dossier aanvraag 18

19 Processtap 4.1 Toetsen definitieve aanvraag De door VTH verder in behandeling genomen definitieve aanvraag Activiteiten Toetsen aanvraag op: Eisen/voorwaarden vooroverleg: Controleren of aanbevelingen en eisen uit het vooroverleg (preadvies) zijn overgenomen in de aanvraag en de definitieve plannen Compleetheid: Controleren of aanvraagformulier en alle vereiste documenten ontvangen zijn. Juistheid: Toetsen juistheid gegevens. Indien de aanvraag niet compleet is, het preadvies niet (voldoende) is overgenomen, gegevens ontbreken of meer aanvullende informatie vereist is: aanvrager verzoeken aanvraag aan te passen of te completeren Indien aanvrager niet binnen de gestelde termijn van 2 weken de aanvraag heeft gecompleteerd of de gewenste informatie heeft aangeleverd: beslissing nemen aanvraag buiten behandeling te laten (zie processtap 4.2 Buiten behandeling laten aanvraag) Publicatie aanvraag in relatie tot de vraag: Welke voorbereidingsprocedure van toepassing is. *) Beslissing nemen wel/niet publiceren aanvraag op basis van : - Beoordelingscriteria **) - Afweging overlast burger versus korte duur evenement en dynamiek van de stad - De politieke wenselijkheid om de burger te informeren - Soort evenement (eenvoudig/complex, nieuw/bestaand) - Of publicatie van toegevoegde waarde is. Indien publiceren aanvraag: Stadsberichten en registreren publicatie in systeem. Overige vergunningen en evenementen: Controleren of op het aangegeven tijdstip andere vergunningen/ontheffingen (bijv. bouw/tijdelijk gebruik) zijn aangevraagd of verleend en of andere evenementen plaatsvinden Controleren of de overige voor het evenement benodigde vergunningen c.a. zijn aangevraagd (zoals tapvergunning, ontheffing art. 35 Drankwet, RVV of Wegenverkeerswet) Handhaafbaarheid: Beschikbaarheid hulpdiensten Gevaar voor openbare orde Veiligheid en gezondheid Belasting woonklimaat *) Bij de voorbereidingsprocedure maken we onderscheid tussen de reguliere en de uitgebreide openbare voorbereidingsprocedure. Bij de uitgebreide procedure publiceren we tevens de ingekomen aanvraag waarbij belanghebbenden de mogelijkheid wordt geboden om zienswijzen naar voren te brengen. Deze uitgebreide procedure is alleen van toepassing bij nieuwe, grote evenementen of bestaande waarvan verwacht wordt dat de impact op de omgeving zich ingrijpend wijzigt. **) Denk aan: geluidsoverlast/evenement met muziek; bereikbaarheid; bepaalde doelgroep (jongeren, gedrag bezoekers); gevaar beschadiging Openbare Ruimte of groen ; Openbare Orde/Veiligheid; parkeeroverlast; bezoekersstromen; vervuiling; wildplassen; opstelling objecten; stankoverlast; meerdere evenementen op één terrein; meerdaagse evenementen en tijdstip evenement. 19

20 Een door de vergunningverlener op volledigheid getoetste aanvraag die al dan niet gepubliceerd is waardoor derdebelanghebbenden de mogelijkheid geboden is hunzienswijzen in te dienen of : Een onvolledige aanvraag: - bieden hersteltermijn; - Informatie moment bestuur. Rollen Vergunningverlener Veiligheidscoördinator evenementen Beleidsadviseur Veiligheid & Wijken Indicatoren Behandeltermijn: 4 weken (Zolang de aanvraag niet compleet of aangevuld is, wordt de behandeltermijn schriftelijk opgeschort) Aantal ingediende zienswijzen Reactietermijn publicatie: 2 weken (Een belanghebbende heeft maximaal 2 weken de tijd een zienswijze in te dienen) Services Aanvraagformulier vergunning (Document/Informatiedragers) Bijbehorende vereiste documenten definitieve deelplannen Verzoek completeren aanvraag of aanvullende Informatie Bericht opschorten behandeltermijn (indien van toepassing) Dossier aanvraag Publicatie aanvraag (indien van toepassing) 20 Processtap 4.2 Buiten behandeling laten aanvraag Beslissing de aanvraag buiten behandeling te laten in geval stap: 2.1 Conceptaanvraag voldoet niet aan evenementenbeleid en/of past niet in Evenementenkalender en/of mist globale onderbouwing 4.1 Definitieve aanvraag na verzoek niet gecompleteerd is of geen aanvullende informatie (waaronder opvolgen adviezen) is geleverd binnen de gestelde termijn van 2 weken door aanvrager. Activiteiten Beslissen aanvraag buiten behandeling te laten Aanvrager informeren over het buiten behandeling laten van aanvraag Registeren: buiten behandeling laten aanvraag Een brief aan de aanvrager dat de aanvraag niet behandeld wordt. Rollen Vergunningverlener Beleidsadviseur Veiligheid & Wijken

21 Indicatoren Optioneel: reactietermijn: 2 weken De aanvrager heeft maximaal 2 weken de tijd de aanvraag aan te vullen of te completeren. Als de aanvraag na deze termijn niet compleet/aangevuld is, wordt de aanvraag buiten behandeling gelaten. In deze fase tevens bestuurlijk contact met het oog op Services (Document/Informatiedragers) eventuele gevolgen. Bericht aanvraag buiten behandeling laten Dossier aanvraag Processtap 4.3 Inwinnen en beoordelen advies intern en ketenpartners Een volledige - al dan niet gepubliceerde - aanvraag die door VTH is beoordeeld en in behandeling genomen. Activiteiten Inwinnen overige adviezen interne diensten en ketenpartners voor zover zij niet in het voortraject betrokken zijn geweest: - Stedelijk Beheer/gebiedsteams - Handhaving (ter kennisname i.v.m. handhaafbaarheid en planning) - Servicebureau Gemeenten Inwinnen Integraal veiligheidsadvies definitieve aanvraag: - Politie (leiding/coördinatie) - VRU (Brandweer/GHOR) Afhankelijk van de aard en de locatie van het evenement wordt advies ingewonnen bij ketenpartners of interne diensten: - Afdeling VTH (alle subdivisies m.b.t. o.a. podia, objecten, grote tenten) - Economie & Wonen - Markt en Haven (o.a. evenementen op het water, marktpleinen of raakvlak met markten en haven) - Verkeer en Vervoer - Communicatie(evenementenkalender) - Projectontwikkeling - Cultuur en Sport - Veiligheid en Wijken (bestuurlijke aspecten veiligheids- - plan na advies door andere partijen) - Nederlandse Spoorwegen (afhankelijk van locatie) - Nederlandse Voedsel en Warenautoriteit (NVWA) - Stichting Citymarketing, regio Amersfoort - Omliggende gemeente(n) (indien nodig) In ontvangst nemen en registreren adviezen ketenpartners en interne diensten Bekijken of ketenpartners en/of interne diensten hebben aangegeven behoefte te hebben aan meer informatie van aanvrager om te adviseren. Indien dit het geval is: vergunningverlener vraagt de gewenste informatie op bij de aanvrager en verspreidt 21

22 deze richting de betreffende ketenpartner of interne dienst Beoordelen van de ingewonnen adviezen: Positief (zie processtap 5.1 Besluit over aanvraag) Negatief (zie processtap 5.1 Besluit over aanvraag). Beoordeelde adviezen van zowel interne diensten als ketenpartners over de ingediende aanvraag. Rollen Vergunningverlener Interne diensten Ketenpartners Indicatoren Reactietermijn: 2 weken Interne diensten en ketenpartners hebben maximaal 2 weken de tijd hun advies aan te leveren. Services Dossier aanvraag (Document/Informatiedragers) Complete aanvraag Aanvraagformulier advies Ingediende adviezen ketenpartners en interne diensten Verzoek en extra informatie aanvrager voor advies. 22

23 Processchema Besluit vergunning groot evenement 23

24 Processtap 5.1 Besluit nemen aanvraag Compleet dossier aanvraag inclusief alle binnen de termijn van twee weken ingediende adviezen interne diensten, ketenpartners en eventueel ingediende zienswijzen door derdebelanghebbenden. Activiteiten Besluit nemen (positief/negatief) op basis van de beoordeling van ingediende adviezen: Interne diensten stadsdeel Ketenpartners Indien aanvraag gepubliceerd: ingediende zienswijzen derdebelanghebbenden Activeren facturering leges Registreren besluit NB: bij contrair of bestuurlijk gevoelig advies wordt het concept-besluit voorgelegd aan de burgemeester. Besluit over vergunning: - Positief : zie processtap 5.2. Verlenen vergunning - Negatief: zie processtap 5.3. Opstellen voornemen tot weigering Rollen Vergunningverlener (mandataris/ondermandaat) Beleidsadviseur Veiligheid & Wijken. Indicatoren Services Dossier aanvraag (Document/Informatiedragers) Besluit aanvraag 24 Processtap 5.2 Verlenen vergunning Positief besluit na beoordeling van de ingediende adviezen van de interne diensten, ketenpartners en eventueel ingediende zienswijzen derdebelanghebbenden. Activiteiten Opstellen vergunning (de adviezen van de ketenpartners worden opgenomen in de voorwaarden van de vergunning en waar nodig worden ook standaardvoorschriften meegestuurd) Bekendmaken evenementenvergunning aan aanvrager Kopieën voor dossier Informatiebeheer Kopie besluit toekenning vergunning standaard verzenden naar - Afdeling VTH (Toezicht & Handhaving) - Politie - VRU: Brandweer & GHOR - Stedelijk Beheer/gebiedsteam/Heijmans Beheer - Overige partijen die in het voortraject betrokken zijn geweest (vooroverleg) Kopie besluit toekenning vergunning overig verzenden naar:

25 - Alle overige partijen die geadviseerd hebben - Indieners zienswijzen (indien van toepassing) Publicatie besluit Registreren publicatie besluit Afronding aanvraag Verleende vergunning (beschikking) voor aanvrager en kopie besluit naar betrokken ketenpartners, interne diensten en eventueel derdebelanghebbenden, publicatie besluit. Rollen Vergunningverlener(mandataris/ondermandaat) Indicatoren Beslistermijn: 6 weken voor aanvang evenement (Uiterlijk 6 weken voor het evenement wordt de vergunning verzonden naar de aanvrager+kopie betrokken diensten, ketenpartners en indieners zienswijzen). Aantal ingediende bezwaren Services Vergunning aanvraag(compleet) & beschikking (Document/Informatiedragers) Dossier aanvraag en publicatie besluit Processtap 5.3 Opstellen voornemen tot weigering vergunning Negatief besluit na beoordeling van de ingediende adviezen van de interne diensten, ketenpartners en eventueel ingediende zienswijzen derdebelanghebbenden om vergunning niet toe te kennen. Activiteiten Opstellen en ondertekenen voornemen tot weigering. Versturen ondertekend voornemen tot weigering naar aanvrager: aanvrager wordt van de beslissing op de hoogte gesteld en van de mogelijkheid tot indienen van een zienswijze binnen een termijn van 2 weken. Registreren voornemen tot weigering. Verstuurd ondertekende brief met voornemen tot weigering aan de aanvrager. Rollen Vergunningverlener (mandataris/ondermandaat). Indicatoren Reactietermijn: 2 weken (mogelijkheid indienen zienswijze tegen voornemen tot weigering is 2 weken). Services Ondertekend voornemen tot weigering. (Document/Informatiedragers) Begeleidend bericht aan de aanvrager. Dossier aanvraag. 25 Processtap 5.4 Ontvangen en beoordelen zienswijze aanvrager Een door de aanvrager binnen de gestelde termijn ingediende zienswijze tegen het opgestelde voornemen tot weigering. Activiteiten In ontvangst nemen zienswijze van de aanvrager Beoordelen en afstemmen met adviseurs of de zienswijze al dan niet leidt tot wijziging van het voornemen tot weigering: - Indien zienswijze leidt tot verlening: zie

26 Rollen Indicatoren Services (Document/Informatiedragers) processtap 5.2 Verlenen vergunning - Indien zienswijze leidt tot weigering: zie processtap 5.5 Besluiten definitieve weigering vergunning Besluit vergunning niet of alsnog toe te kennen na beoordeling van de ingediende zienswijze van aanvrager. Vergunningverlener Aantal ingediende zienswijzen Ingediende zienswijze aanvrager Besluit vergunning niet of alsnog toe te kennen Dossier aanvraag Processtap 5.5 Besluiten definitieve weigering vergunning Ondertekend voornemen tot weigering na het verstrijken termijn mogelijkheid indienen zienswijze of indien zienswijze ingediend: beoordeling zienswijze leidt alsnog tot weigering Activiteiten Opstellen en ondertekenen definitieve weigering (beschikking) Bekendmaken definitief besluit weigering naar: Aanvrager Versturen kopie besluit weigering naar: - Afdeling VTH( Handhaving & Toezicht) - Politie - VRU (Brandweer & GHOR) - Alle partijen die betrokken zijn geweest in het adviestraject - Indieners zienswijzen (indien van toepassing) Registreren definitieve besluit weigering Indien de aanvrager na ontvangst bericht besluit weigering bezwaar aantekent tegen besluit weigering vergunning: Concernmiddelen, team JZ Verzonden bericht besluit weigering vergunning (beschikking) naar aanvrager met mogelijkheden bezwaar aan te tekenen en kopie besluit naar overige betrokkenen. Rollen Vergunningverlener (mandataris/ondermandaat) Indicatoren 26

27 Start Toezicht en Handhaving evenement Verleende vergunning (beschikking) voor aanvrager of weigering vergunning (beschikking) Activiteiten Tijdens het evenement zien de toezichthouders erop toe dat de in de vergunning opgenomen voorwaarden worden nageleefd. De partijen die geadviseerd hebben over de vergunningaanvraag zullen op hun gebied ook het toezicht uitoefenen. Aanpak conform Handhavingsuitvoeringsprogramma (HUP) Services (Document/Informatiedragers) Bericht besluit weigering aanvrager Indien zienswijzen ingediend: bericht besluit aan derdebelanghebbenden Kopie besluit weigering interne diensten Kopie besluit ketenpartners Dossier aanvraag Start Evenement Start Evaluatie evenement Activiteiten Verleende vergunning (beschikking) voor aanvrager Volgens de data op de vergunning is het evenement afgelopen Inschatting interne diensten en ketenpartners of het evenement geëvalueerd moet worden. Criteria evaluatie: Klachten Incidenten Eerste keer evenement plaatsgevonden Aantal bezoekers Indien evaluatie: na afloop van het evenement evalueren de organisator(en) en de betrokken partijen het evenement en de effectiviteit van de genomen maatregelen. De conclusies uit de evaluatie worden gebruikt bij de voorbereiding en de vergunningverlening van toekomstige evenementen. De evaluatie wordt besproken in de staf OOV. 27