KWALITEITSHANDBOEK. afdeling Bodemsanering. ISO 9001:2000 versie 7.0. Provincie Zuid-Holland Zuid-Hollandplein i Postbus LP Den Haag

Transcriptie

1 KWALITEITSHANDBOEK afdeling Bodemsanering ISO 9001:2000 versie 7.0 Provincie Zuid-Holland Zuid-Hollandplein i Postbus LP Den Haag T F

2 Alle rechten zijn uitdrukkelijk voorbehouden aan de afdeling Bodemsanering van de Provincie Zuid-Holland. Niets uit deze uitgave mag zonder schriftelijke toestemming vermenigvuldigd ofopenbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie of op welke andere wijze dan ook. Opgesteld door: Beoordeeld door: Geautoriseerd door: C.G.F. van der linde (Adromi Management Consultant b.v.) H.E.O. Baank (kwaliteitscoordinator) LA. Hartholt (afdelingshoofd)

3 Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Code: ALG o JA Versie: 7.0 /Ui Pagina: i van i Inhoudsopgave v^^3 Datum: 2 april 2007 INHOUDSOPGAVE Deel I Algemeen 1 Verklaring van uitgifte 2 Algemeen 2.1 Yastiqjgmvanjh^^ beheei) 2.2 Codexiog 2.3 Begrippen_endefiiiities 2.4 I^sl van_documemen ve^^^ Documenten Fcmmilieren IMgitaLe Registraties 3 Beleid 2.5 lijst van mjzigingen en toevoegingeii 2.6 Yeimizingstabel 4 Orgaynisatie 4.1 Qmsdirij^dng^^ 4.2 Qmsdinjmngiiorgam 4.3 Qmsdirij^dng orga^ 4.4 QYerLegstTuctyur 4.5 Rollen 5 ReferentiemQdel; Deel II Deel HI WerMnstructies

4 Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Code: ALG i i I/I Versie: 7.0 JJ^L^ Pagina: i van i Verklaringvan uitgifte vro Datum: 2 april VERKLARING VAN UITGIFTE Het management van de afdeling Bodemsanering van de directie Groen, Water en Milieu van de Provincie Zuid-Holland verklaart hierbij dit kwaliteitshandboek (KHB), bestaande uit een algemeen deel (ALG), de Procedures (PRO) en de Werkinstructies (WI), in zijn volledigheid geldig, van kracht en bindend voor alle medewerkers van de afdeling, daartoe behorende bureaus en projecten. Vanuit de Procedures (Hoofdprocessen) wordt, waar van toepassing, verder verwezen naar onderliggende wermnstructies. Dit voor zover het in dit kwaliteitshandboek beschreven kwaliteitsmanagementsysteem zich over hun werkzaamheden uitstrekt, met ingang van: 26 april 2007 Om de geldigheid en volledigheid van het kwaliteitshandboek aan te geven is elke bladzijde van de inhoudsopgave van de verschillende delen van het handboek door de Kwaliteitscoordinator afzonderlijk geparafeerd. Elk deel van het kwaliteitshandboek bestaat uit de in de betreflfende inhoudsopgave genoemde hoofdstukken en paragrafen. Het geparafeerde kwaliteitshandboek is het moederexemplaar. Alle overige geregistreerde exemplaren zijn van het moederexemplaar getrouwe kopieen. 's-gravenhage, mr. LA. Hartholt hoofd afdeling Bodemsanering (naar inhoudsopgave khb) (naar inhoudsopgave procedures) (naar inhoudsopgave werkjnstructies)

5 Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Code: ALG 2 Versie: 7.0 Pagina: i van 10 Algemeen l/lh Datum: 2 april ALGEMEEN 2.1 Vastieggen van het kwallteitsmanagementsysteem Het kwaliteitsmanagementsysteem van de afdeling Bodemsanering van de directie Groen, Water en Milieu van de Provincie Zuid-Holland zoals genoemd in de verklaring van nitgifte van het kwaliteitshandboek, is opgesteld volgens de eisen gesteld in de NEN-EN-ISO 9001:2000 norm. Normeis 7.3: Ontwerp en ontwikkeling van NEN-EN-ISO 9001:2000 wordt uitgesloten van het kwaliteitsmanagementsysteem. De reden van uitsluiting is gelegen in de aard van de organisatie en de producten. 2.2 Codering De informatie in het kwaliteitshandboek is gecodeerd door een combinatie van letters en cijfers. De letters hebben betrekking op: KHB = Kwaliteitshandboek ALG = Algemeen deel PRO = Procedures DOC =Documenten FRM = Formulieren RGS = Registraties WI = Werkinstructies De cijfers geven de volgende aspecten aan: i e cijfer = hoofdstuk 2 e cijfer = paragraaf 3 e cijfer = (eventuele) subparagraaf (naar inhoudsopgave khb) (naar inhoudsopgave procedures) (naar inhoudsopgave werkinstructies) 2.3 Begrippen en definities AfwijMng Het niet voldoen aan een eis. Bereik Bij de procedure of werkinstructie betrokken rollen/medewerkers. Comgerende maatregel Maatregel om de oorzaak van een waargenomen afwijmng of andere ongewenste situatie weg te nemen. Dienst Zowel de resultaten die een gevolg zijn van activiteiten op het contactvlak tussen leverancier en afhemer als de resultaten die het gevolg zijn van interne activiteiten van de leverancier ten einde aan de behoeften van de afhemer te voldoen. Dienstverlening De activiteiten van de leverancier die noodzakelijk zijn voor het verwezenlijken van de dienst.

6 Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Code: ALG 2 I /H Versie: 7.0 Algemeen I / JM ' v\j) Pagina: Datum: 2 van 10 2 april 2007 Document Informatie en haar gegevensdrager. Doelmatigheid De verhouding tussen de behaalde resultaten en de gebruikte middelen. Doeltreffendheid De mate waarin geplande activiteiten worden gerealiseerd en geplande resultaten worden behaald. Klacht Een formele uiting van ontevredenheid van de client/opdrachtgever over de aan hem geleverde dienst of de dienstverlening. Kwaliteit De mate waarin een geheel van eigenschappen en kenmerken voldoet aan eisen. Kwaliteitsaudit Een systematisch, onafliankelijk en gedocumenteerd proces voor het verkrijgen van auditbewijsmateriaal en het objectief beoordelen daarvan om vast te stellen in welke mate aan de overeengekomen auditcriteria is voldaan. Kwaliteitsbeheersing Het aspect van kwaliteitsmanagement gericht op het voldoen aan kwaliteitseisen. Kwaliteitsborging Het aspect van kwaliteitsmanagement gericht op het geven van vertrouwen dat aan kwaliteitseisen zal worden voldaan. Kwaliteitscoordinator De door het Afdelingshoofd aangewezen persoon die verantwoordelijk is voor en toezicht houdt op de werking van het kwaliteitszorgsysteem. Kwaliteitshandboek Een document dat het kwaliteitsmanagementsysteem van een organisatie specificeert. Kwaliteitsplan Een document dat specificeert welke procedures en bijbehorende middelen door wie en wanneer voor een specifiek project, product, proces of contract moeten worden toegepast. Kwaliteitsmanagementsysteem Managementsysteem voor het sturen en beheersen van een organisatie op kwaliteit. Kwaliteitsverbetering Het aspect van kwaliteitsmanagement gericht op het vergroten van het vermogen om te voldoen aan kwaliteitseisen. Leverancier Organisatie of persoon die een product of dienst levert. Preventieve maatregel Maatregel om de oorzaak van een mogelijke toekomstige afwijking of andere ongewenste mogelijke situatie weg te nemen.

7 Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Code: ALG 2 /! i/l Versie: 7.0 LJ-if Pagina: 3 van 10 Algemeen Qf^^ Datum: 2 april 2007 Procedure Gespecificeerde wijze van het uitvoeren van een activiteit of een proces. Proces Geheel van samenhangende of elkaar beinvloedende activiteiten dat input omzet in output. Registraties Een document waarin bereikte resultaten kenbaar gemaakt zijn of waarin het bewijs geleverd wordt van uitgevoerde activiteiten. Ter inzage Een ieder binnen de organisatie heeft inzage in de betreffende stukken. Alleen daartoe aangewezen personen zijn bevoegd de stukken te kopieren, in te vullen, tekst toe te voegen, etc. Toegankelijk Een ieder binnen de organisatie heeft inzage in de betreffende stukken en kan daar gebruik van maken bij het uitvoeren van zijn/haar werkzaamheden (kopieren, invullen, aanvullen, etc.). Vertrouwelijk Alleen daartoe aangewezen personen zijn bevoegd de betreffende stukken in te zien en eventueel te wijzigen of aan te passen. WerMnstructie Gespecificeerde wijze van het uitvoeren van een activiteit. (naar inhomds^^ 2.4 lijst van documenten verband houdende met het handboek Hieronder treft u een lijst aan van alle tot het kwaliteitsmanagementsysteem behorende documenten, formulieren en registraties. De nummering is gekoppeld aan de betreffende procedures en werkinstructies. Bij de documenten, formulieren en registraties is vermeld: - versiedatum; - de status van het document of de registratie (concept of ); - de beheerder; - afgesproken bewaartermijn; - archief waarin het zich bevindt. Voorbeeld: DOC 10.1 FRM 10.1 RGS 10.1 SYS 1.1 Auditplan Auditformulier Auditrapport Globis

8 Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Algemeen fcia VwL^ ~*^cl^ Code: Versie: Pagina: Datum: ALG van 10 2 april 2007 Code Belaid DOCLOa DOC 1. Ob DOCLOd DOC 1. Of DOCLOg DOC 1. Oh Document Wbb-werkprogramma 2005 t/m 2009 Bobel-nota Afdelingsplan Overzicht Kritische Prestatie Indicatoren KJanteisen Bodemvisie Versie Nov Nov Nov Nov Jan Dec Status Beheerder afd. hfd. afd. hfd. afd. hfd. afd. hfd. afd. hfd. afd. hfd. Bewaartermljn 6 jaar n.v.t 1 jaar Plaats Allen Allen Afd. hfd. Q-sehijf Q-schijf Allen Organisatie Primaire DOC 2.0a DOC 2.0b DOC 3.1 a DOC3.1b DOC 3. 1c DOC3.1d DOC3.16 DOC3.1t DOC3.1g DOC a DOC 3.1.2a DOC 3.1.2e proces Wet Bodembescherming Provinciale Milieuverordening Zuid-Hoiland Protocol voor het orienterend onderzoek (Sdu) NEN-5740 NVN-5725 Protocol voor het nader onderzoek, deel 1 (Sdu) Richtlijn nader onderzoek, deel 1 (Sdu) Nader onderzoeksrichtlijn ernst-, urgentie en tijdstipbepaling (Sdu) Handlelding afwegingsproces saneringsdoelstelling (Sdu) Mandaatlijst Circulaire Street- en interventlewaarde Circulaire bodemsanering April Mrt Febr Apr Vastgesteld VROM hfd. BJZ VROM NNI NNI VROM VROM VROM VROM hfd. ABES VROM VROM best/jur adv. Internet Infoc. PZH Intoc. PZH Infoc. PZH Intoc. PZH Intoc. PZH Intoc. PZH Infoc. PZH Intranet Infoc. PZH Infoc. PZH DOC DOC 3.2.6a DOC 3.2.6b DOC 3.2.6C DOC 3.2.6d DOC DOC a DOC b DOC 3.3.5a DOC 3.3.5b DOC 3.3.5C DOC 3.3.5d DOC DOC 3.4a DOC 3.4b DOC 3.4c DOC 3.4.2b Algemene wet bestuursrecht Beslurt unitorme saneringen Regeling uniforme saneringen Handreiking unitorme saneringen Protocol Kwaliteit uitvoering en begeleiding uniforme saneringen Methode Snelle Niet Urgente Informatie (SNUIF) Regeling financiele bepalingen bodemsanering 2005 Besluit financiele bepalingen bodemsanering Startnotitie "aanleveren gegevens t.b.v. productenraming en begroting 11 Voorjaarsnota Begroting Productenraming Startnotitie "aanleveren gegevens tb.v. opstellen jaarrekening" Verordening Investeringsbudget Stedelijke Vernieuwing Regeling Investeringsbudget Stedelijke Vernieuwing Provinciaal Beleidskader ISV2 Protocol Ouderdomsbepaling Bodemverontreiniging Secundaire processen DOC 5.0a DOC 5.0b DOC 6.0a DOC 6.0b DOC 6.0c DOC 7.0a DOC 7.0b DOC 7.0c DOC 7.0d DOC 7.0e DOC 9.0 Fuwaprov functiebeschrijvingen Overzicht competentieprofielen Standaard Inwerkprogramma Personeelsgids Leidraad jaargesprekken Europese Richtlijn Diensten (92/50/EEG) Europese Richtlijn Werken (93/37/EEG) Kaderregeling Inkoop 2006 Alg. Inkoopvoorwaarden (AIV) Bijz. Inkoopvoorwaarden voor Ingenieursdiensten (BIVI) Handboek Globis Dec juli Okt Vastgesteld BZK VROM VROM VROM VROM hfd. SEB VROM VROM hfd. BCA hfd. CAF hfd. CAF hfd. CAF hfd. BCA hfd. BJZ hfd. BJZ hfd. ARW VROM hfd. P&O hfd. P&O hfd. P&O hfd. P&O hfd. P&O EU EU hfd. DCZ hfd. DCZ hfd. DCZ hfd. BB/BS 1 jaar 1 /2 jaar 1 jaar 1 jaar 1 jaar 6 jaar 6 jaar 6 jaar best/jur adv. Infoc. PZH Intoc. PZH Intoc. PZH Infoc. PZH Q-schijf Bedr. bur. Bedr. bur. Bedr. bur. Bedr. bur. Bedr. bur. Bedr. bur. Bedr. bur. Internet Internet Internet Internet Bedr. bur. Intranet afd. hfd. Intranet Intranet WUP WUP Intranet Intranet Intranet Allen Controle en evaluatie Com'gerende en preventive maatregelen DOC 12.1 a "Klagen over de provincie Zuid-Holland" 2004 j hfd. AWBB Intranet Formulieren (FRM) Code Formulier Versie Status Beheerder Bewaartermljn Beleid Plaats

9 Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Algemeen Code: ALG 2 Versie: 7.0 Pagina: 5 van 10 Datum: 2 april 2007 Organisatie Primaire FRM 3.1 FRM3.1.1a FRM b FRM c FRM a FRM b FRM c FRM 3.2.1e FRM g FRM h FRM i FRM 3.2.1J FRM 3.2.1k FRM FRM 3.2.1m FRM n FRM FRM 3.2.2a FRM 3.2.2b FRM 3.2.6a FRM 3.2.6b FRM 3.2.6C FRM 3.2.6e FRM 3.2.6f FRM 3.2.6g FRM 3.2.6h FRM 3.2.6J FRM FRM a FRM b FRM FRM 3.4.2a FRM 3.4.2b FRM 4.0b proces Checklist nazorgplan Checklist juridische toets Besluitnota Controleformulier Globis Meldingsformulier bodemverontreiniging (SEB) Projectbegeleidingsformulier Checklist (ontwerp)beschikking emst, risicobepaling en saneringsplan Checklist bjj saneringsplan te verstrekken gegevens Checklist bij Nader onderzoek te verstrekken gegevens Bericht van ontvangst (BVO) Formulier start sanering Formulier wijziging start sanering Formulier melding bereiken einddiepte ontgraving bodemsanering Formulier melding beeindiging bodemsanering Machtiging adviseur bodemsanering Bijlage Investeringsbudget Stedelijke Vernieuwing Overdrachtsformulier Checklist beschikking evaluatieverslag/nazorgplan Projectbegeleidingsformulier/Checklist BUS evaluatie Meldingsformulier BUS categorie immobiel Meldingsformulier BUS categorie mobiel Meldingsformulier BUS categorie tijdelijk uitplaatsen Projectbegeleidingsformulier/checklist BUS-melding Bericht van ontvangst (BVO) door DIV Formulier evaluatieverslag BUS-sanering categorie immobiel Formulier evaluatieverslag BUS-sanering categorie mobiel Formulier evaluatieverslag BUS-sanering categorie uitplaatsen Checklist tb.v. art. 41 melding Model Accountantsprotocol en accountantsverklaring Format bestedingsverantwoording Format prestatieverantwoording Aanvraagfonmulier verlening subsidie bedrijvenregeling Aanvraagformulier vaststelling subsidie bedrijvenregeling WUP-evaluatieformulier Secundaire processen FRM 6.0 FRM a FRM b FRM 7.0.2a FRM 7.0.2b FRM 7.0.2C Formulier Jaargesprekken Format offerte WUP-formulier "Aanvraag offerte" WUP-formulier "Opdrachtverstrekking bureaus" WUP-formulier "Aanvullende opdracht" WUP-formulier "Opdrachtverstrekking aannemers" n.v.t Apr Aug Aug Mrt Aug April 2005 April Jan April 2006 April 2006 April 2006 April 2006 hfd. SEB htd.seb BOGSDT hfd. SEB hfd. SEB hfd. SEB hfd. SEB hfd. SEB hfd. SEB hfd. SEB hfd. SEB htd.seb htd.seb htd.seb hfd. SEB hfd. SEB htd.seb hfd. SEB hfd. SEB VROM VROM VROM hfd. SEB hfd. SEB VROM VROM VROM hfd. SEB hfd. BB hfd. BB hfd. BB CRM CRM WUP-coord. hfd. P&O WUP-coord. WUP-coord. WUP-coord. WUP-coord. WUP-coord. n.v.t n.v.t n.v.t n.v.t n.v.t n.v.t n.v.t n.v.t n.v.t n.v.t n.v.t n.v.t n.v.t n.v.t n.v.t n.v.t n.v.t n.v.t n.v.t Q-schijf Q-schijf Huisstijl Q-schijf Internet Globis Globis Sjabloon Sjabloon Q-schijf Internet Internet Internet Internet Internet Internet Q-schijf Globis Globis Internet Internet Internet Globis DIV Internet Internet Internet Globis Bedr. bur. Bedr. bur. Bedr. Bur. internet internet Q-schijf Intranet Q-schijf Q-schijf Q-schijf Q-schijf Q-schijf Controle en evaluatie FRM 11.1 a Registratietormulier interne Audit K.C. Q-schijf Corrigerende en preventive maatregelen FRM 12.1 a FRM b FRM 12.2 Klachtenformulier Verbeterformulier Evaluatieformulier »i^fei^^iMsct ri) ; ' -' ''/;- ; :,;\ Code Reglstratle Versie Status Beleid Organisatie Primaire proces SYS 1.1 Globis SYS Sanscrit SYS 3.4 Tijgerbalsem K.C. K.C. K.C. Beheerder Hoofd BB Appl. beh. Appl. beh. Bewaartermljn Q-schijf Q-schijf Q-schijf Plaats Netwerk Netwerk Netwerk Secundaire processen SYS CODA Appl. beh. Netwerk Controle en evaluatie Corrigerende en preventive maatregelen Registraties en rappomges (RGS) - Code Reglstratle of rapportage Bewaartermljn Plaats

10 Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Algemeen Code: ALG 2 Versie: 7.0 Pagina: 6 van 10 Datum: 2 april 2007 Beleid Organisatie Primaire RGS3.1.1C RGS3.1.1d RGS3.1.2 RGS3.1.3 RGS3.1.4b RGS 3.1.5a RGS3.1.5b RGS 3.1.5c RGS d RGS 3.1.7a RGS 3.2.1J RGS 3.2.1k RGS RGS 3.2.1m RGS 3.2.2a RGS 3.2.2b RGS 3.2.2C RGS 3.2.4a RGS 3.2.4b RGS 3.2.5a RGS 3.2.5b RGS 3.2.5C RGS RGS RGS c RGS d RGS RGS RGS RGS RGS RGS 3.3.6b RGS RGS 3.4 RGS RGS b RGS c RGS d RGS 3.4.1e RGS 4.03 RGS 4.0b proces Rapportage Initieel Onderzoek Aanschrijvingsbrief Rapportage Nader onderzoek Rapportage Saneringsonderzoek Rapportage Saneringsplan Startnotitie sanering Saneringsbestek Vergunningen voor uitvoeren werkzaamheden Milteukundjg begeleidingsplan Evaluatieverslag (BOS) Kennisgevingsbrief Advertentietekst Opschortingsbrief Beschikking Zienswijzebrief Conceptbeschikking Locstiedossier Nota van de vakafdeling Brief besluit op bezwaarschrift Verweerschrift Dupliek Plertnots Brief Brief Financiele verantwoording Managementletter Prestatieverantwoording Mon'rtoringsverantwoording Managementrapportage Aanbiedingsnotitie begroting Startnotitie werkprogramma Werkprogramma Aanvraag extra budget (urtvoering werkprogramma) Voorstel voor AMT Rapportage Stichting BSB Attenderingsbrief Voornemen tot aanwijzing Zienswijze Aanwijzing Ev3lu3tieversl3g project WUP-evaluatiefomnulier Secundaire processen RGS 6.0 RGS RGS RGS 7.0.2b RGS 7.0.2C RGS 8.0 Rapportage jaargesprekken Offerteaanvraag Opdrachtveriening Afwijzingsbrief Kostenraming Distributielijst kwalitertsdocumentatie Controle en evaluatie RGS RGS11.1b RGS11.1C RGS RGSH.2b RGS Ingevuld auditformulier Auditplan Audrtrapportage Map beoordelingsforrnulieren leveranciers Overzicht leveranciers Managementreview Corrigerende en preventive maatregelen RGS RGS b RGS c RGS 12.2 Map klachtenformulieren Map verbeterformulieren Map verbeter- en onderzoeksprojecten Map evaluatieformulieren Permanent Permanent Permanent Permanent Permanent Permanent Permanent Permanent Permanent Permanent Permanent Permanent Permanent Permanent Pemnsnerrt Permsnent Permsnent Permsnent Permsnent Permsnent Permsnent Permsnent Permsnent Permsnent Permsnent Permsnent Permsnerrt Permsnent 3 jaar 1 J33T 1 jaar 5 jaar Permsnent 2 jaar Permsnent Permsnent Permsnent Permsnent Permsnent Permsnent Permsnent Permsnent Permsnent Permsnent Permsnent Permsnent 5 jaar 5 jaar 5 jaar 5j33r 5 jaar DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV DIV Bedr. bur. BCA Bedr. bur. Bedr. bur. Bedr. bur. afd. hfd. DIV DIV DIV DIV DIV DIV afd. hfd. DIV DIV DIV DIV K.C. K.C. K.C. K.C. WUP-coord. WUP-coord. AM. hfd. K.C. K.C. K.C. K.C. (naar inhoudsopgave kfab) (m^mj^mmm^^^e^m (naar inhoudsopgave werkinstructies)

11 Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Algemeen Code: Versie: Pagina: Datum: ALG van 10 2 april lijst van wijzigingen en toevoegingen De lijst van wijzigingen en toevoegingen geeft inzicht in de ontwikkeling van het gedocumenteerde kwaliteitsmanagementsysteem en de daarbij behorende documenten, formulieren en (digitale) registraties. Zodra een van de onderdelen een wijziging of toevoeging ondergaat wordt de wijzigingsdatum inclusief de aard van wijziging in onderstaande tabel vastgelegd. Uitgiftedatum 28 nov febr ju!i juni Gewijzigd document (numrner en blad) en wijziging Volledige nieuwe uitgave, versie 2.0 Volledige nieuwe uitgave, versie 3.0 Versie 4.0: WI verwijderd, inkoopinstrueties aangepast aan concernrichtlijnen, onderscheid in managementrapportages vervallen, verbetering van teksten Versie 5.0: Aangepast aan FUWAPROV en BBCF, Handhavingstaken en bureauwerkplannen verwijderd, WI Beschikking subsidising bodemsanering bedrijfsterreinen toegevoegd, extra formulieren toegevoegd aan WI 3.2.1, verbeterformulier en klachtenformulier gescheiden, aanpassing organigram provincie, AWB-procedure verwerkt, verbetering div. teksten Versie 5.1 : In afwijking van de vorige versies, digitaal beschikbaar gesteid (Digilate). Diverse Documenten (DOC), Formulieren (FRM) en Registraties en Rapportages (RGS) geactualiseerd. Klanteisen toegevoegd als DOC 1.Og. WI normen en protocollen als verwijzingen opgenomen. WI aangepast. Kaderregeling Inkoop van werken, zaken en diensten en AIV en BIVI toegevoegd aan PRO 7.0 en WI 7.01 en 7.02, diverse teksten verbeterd. Versie 6.0: Wijziging Awb en Wbb, diverse begrippen en procedures gewijzigd in PRO'S en Wl's. Toegevoegd Toets BUS-melding', inclusief de daarbij behorende standaardformulieren en ontwikkelde projectbegeleidingsformulieren/checklisten BUS, 'Beschikking beoordeling nazorgplan' en 'Beschikking beoordeling evaluatieverslag'. Verwijderd 'Beoordeling evaluatierapport'. WI t/m opnieuw gerangschikt en waar nodig aangepast. Checklisten FRM c, 3.2.2a en geactualiseerd. Procesvereenvoudiging doorgevoerd in het kader van functiescheiding van uitvoering en besluitvorming en nieuwe checklist (FRM 3.2.1o) toegevoegd. PRO 3.3 en WI en WI geactualiseerd. Diverse redactionele verbeteringen doorgevoerd. Versie 7.0: Gewijzigd: ALG 3 n.a.v. gewijzigde scope in certifieaat; ALG 4 organogram geactualiseerd, FRM registratieformulier interne audit. WI vervangen door Aanvraag extra Budget, ALG 2.1 Uitsluiting van normeis 7.3: Ontwerp en ontwikkeling en tabel ALG 2; SYS SUS vervangen door Sanscrit. Verwijderd: DOC ASV, werkplannen en bureauplannen, Werkprogramma Algemene Taken (WAT), Bodem in Beeld (PRO 3.4), DOC 3.1.2b Circulaire beoordeling en afstemming, DOC 3.1.2c Circulaire tijdstipbepaling, DOC 3.1.2d Handleiding "Urgentie van bodemsanering", FRM d Aanvraagformulier verkorte procedure (SEB) inclusief toelichting, RGS i Ontwerpbeschikking en SYS IBS. Toegevoegd: WI Beoordeling initieel onderzoek (SNUIF) en bijbehorende documenten, PRO 3.4 Gebiedsgerichte aanpak, en Regierol, PRO 3.2 BUS-melding, artikel 41 melding en Beoordeling nieuwe gevallen, DOC e Circulaire bodemsanering 2006, DOC a Regeling financiele bepalingen bodemsanering 2005, DOC b Besluit financiele bepalingen bodemsanering. In diverse teksten verbeteringen doorgevoerd, de redactie aangepast en documenten geactualiseerd. Wijzigingsdatum 28 nov febr juli

12 Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Code: ALG 2 Versie: Pagina: van 10 Algemeen J(f^^> Datum: 2 april 2007 (naar inhoudsopgave khb) &boj^^ ^

13 Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Algemeen Code: 1 2*X Versie: JJrZT Pagina: ^vvj^"^ Datum: ALG van 10 2 april Verwijzingstabel De verwijzingstabel geeft inzicht in de dekking van de in de ISO 9001:2000 norm gestelde eisen. In de tabel wordt per normelement (linkerkolom) aangegeven met welk onderdeel van het kwaliteitsmanagementsysteem praktisch invulling wordt gegeven aan de gestelde eisen. De letters in de tabel hebben betrekking op: De cijfers geven de volgende aspecten aan: ALG = Algemeen deel i e cijfer = hoofdstuk PRO = Procedures 2 e cijfer = paragraaf DOC = Documenten 3 e cijfer = (eventuele) subparagraaf FRM = Formulieren RGS = Registraties WI = Werkinstructies NEN-EN-ISO 9001 : Kwaiileitszofgsysteem 4.1 Algemene eisen 4.2 Algemene documentatie eisen Algemeen Kwaliteitshandboek Beheersing van documenten Beheersing van kwaliteitsregistraties mm^^^m^^<>m^\w^^ 5.1 Betrokkenheid directie 5.2 Klantgerichtheid 5.3 Kwaliteitsbeleid 5.4 Planning Kwaliteitsdoelstellingen Kwaliteitsplanning 5.5 Verantwoordelijkheid, bevoegdheid en communieatie Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Directievertegenwoordiger Interne communieatie 5M, Wmm&mm&m\mt Algemeen Review input Review output i Middelen management 6.1 Voorziening in middelen L2 fspsoii^l Algemeen Opleiding, bewustzijn en bekwaamheid 6.3 Faciliteiten 6.4 Werkomgeving 7 Product rsaysatte 7.1 Planning van de realisatie processen 7,2, Kf^li^lat0 ft& praofthwi Identificatie van de producteisen Beoordeling van de producteisen ALG Code 1 2 1, , 2.5 3, PRO Code 8.1, alle pro's , , , 6.0, , , , ,3.1, 3.2, 3.3, 3.4 WI Code 3.3.3, 3.3.4, 3.3.5, , , 3.3.2, 3.3.3, 3.3.4, DOC Code d 1.0d 1.0d 1.0d 1.0d a, 1.0d 5.0, 6.0a, 1.0d 5.0, 6.0a, 1.0d 1.0a, 1.0c, 1.0d, 1.0e, 1.0f, 1.0g, 1.0h 1.0a RGS Code.-? f * , 11. 2a, 12.2, FRM Code

14 Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Algemeen Code: ALG 2 Versie: Pagina: van 10 Datum: 2 april 2007 NEN-EN-ISO 9001 : Communieatie met de klant ALG Code 5,4 PRO Code 1.0,3.3 WI Code 3.3.1,3.3.2 DOC Code RGS Code 3.3.1,3.3.2 FRM Code Planning van ontwerp en/of ontwikkeling Ontwerp- en/of ontwikkelingsinput Ontwerp- en/of ontwikkelingsoutput Ontwerp- en/of ontwikkelingsbeoordeling Ontwerp- en/of ontwikkelingsverrficatie Ontwerp- en/of ontwikkelingsvalidatie Beheer van ontwerp- en/of ontwikkelingswijzigincj?4, fnkoop, - " -, Beheersing van het inkoopproces Inkoopinformatie Verificatie van ingekochte producten?m W^^M^m^^M^m i: Beheersing van de werkzaamheden Validatie van processen Identificatie en naspeurbaarheid Klanteigendommen Conservering van producten 7.6 Beheersing van meet- en monitoringsmiddelen $ Meten, wk&$$$rm «R v$i*«$er$it 8.1 Algemeen Ii2 $feferi efrm&fi&mft Klanttevredenheid Interne audits Meten en monitoren van processen Meten en monitoren van producten 8.3 Beheersing van afwijkingen 8.4 Analyse van gegevens M Wci^MBp Continue verbetering Corrigerende maatregelen Preventieve maatregelen , , 11.2, , ,3.2, 3.3, ,4, ,11.2, 11.3,12.1, ,11.2, 11.3,12.1, ,11.3, 12.1, , , ,7.0.2! ', '" : ", t/m t/m a, 7.0b ' / *,' - ' -- _ f?'/ -\. "^. _ 7.0.2a, 7.0.2b 11. 2b 11. 2a '' ' X ' '' " 11.1,11.2, 11.3,12.1, a, 11.1b 3.3.2, ,11.2, 11.3,12.1, ,11.2, 11.3,12.1, b a '/#,' * '; 11.1 "* *f * &^* ' -"" 11.1 (naar inhoudsopgave khb) (naar inhottdsopgave procedures) (naar inhoudsopgave werkinstructies)

15 Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Code: ALG 3 I If Versie: 7.0 (TiJ4t^ Pagina: i van 2 Beleid y\yp Datum: 2 april BELEID De afdeling Bodemsanering van de provincie Zuid-Holland maakt deel uit van de directie Groen,Water en Milieu. Het kwaliteitssysteem omvat alle werkzaamheden van de afdeling. Deze bestaan voornamelijk uit: het toetsen van onderzoeksresultaten en saneringsplannen van bodemsaneringen, het opstellen van beschikkingen over ernst en risico's en saneringsplannen; het beoordelen van het evaluatieverslag en het nazorgplan na afloop van de sanering en het opstellen van de beschikkingen daarover; de voorbereiding en de uitvoering van overheidssaneringen (incl. bodemonderzoek en saneringsplannen); «financieel beleid en uitvoering op het gebied van bodemsanering (planning en control, boekhouding en administratie, informatievoorziening, opstellen meerjarenprogramma's); ontwikkeling en implementatie van bodemsaneringsbeleid. Het werkgebied van de afdeling Bodemsanering beslaat het deel van de provincie waar het provinciebestuur bevoegd gezag voor de Wet bodembescherming is, behalve het werkgebied van de DCMR Milieudienst Rijnmond. Daarnaast verzorgt de afdeling namens het provinciebestuur de rapportages aan het ministerie van VROM. Deze rapportages beslaan ook de activiteiten van bureau Bodemtoetsing van de DCMR Milieudienst Rijnmond, bureau Nazorg van de afdeling Vergunningen, bureau Strategic van de afdeling Water, het projectbureau Hollandsche IJssel en de Stichting Bodembeheer Krimpenerwaard. De missie van de afdeling Bodemsanering is: "Samenwerken aan actief bodembeheer" (bron: Afdelingsplan). Het kwaliteitsbeleid van de afdeling Bodemsanering is gerelateerd aan het kwaliteitsbeleid van de Provincie Zuid-Holland. Dit is gericht op het structureren en verbeteren van de kwaliteit van de aangeboden diensten. Daarbij streeft de afdeling naar evenwicht tussen de wettelijke voorschriften en de wensen van de doelgroepen waar zij relaties mee heeft. Daartoe onderhoudt zij actief de contacten met deze doelgroepen. In dit handboek zijn de processen vastgelegd zoals die plaatsvinden binnen de afdeling Bodemsanering als geheel en binnen de bureaus Overheidssaneringen (BOS), Saneringen Eigen Beheer (SEB) en het Bedrijfsbureau (BB). Deze structurering en het daarmee verkregen inzicht zijn gericht op de verbetering van de kwaliteit van de aangeboden diensten. Om dit te bereiken werkt de afdeling Bodemsanering continue aan verbetering van de organisatie, het primaire proces en de daaruit voortvloeiende diensten. De afdeling Bodemsanering besteedt in dit kader veel aandacht aan het herontwerpen en borgen van de professionele kwaliteit van de verschillende diensten. Voor het beheersen van het proces en het identificeren van mogelijkheden tot verbetering wordt gebruik gemaakt van het in dit handboek (volgens NEN-EN-ISO 9001:2000) vastgelegde kwaliteitsmanagementsysteem. In dit kwaliteitshandboek worden de activiteiten van de afdeling Bodemsanering beschreven. Tevens wordt aangegeven op welke wijze deze activiteiten worden uitgevoerd. Middels periodieke interne audits en evaluaties wordt het peil en de effectiviteit van het kwaliteitsmanagementsysteem in de gaten gehouden. Naar aanleiding van de resultaten van de interne audits, evaluaties, medewerkerstevredenheidsonderzoek, klanttevredenheidsonderzoek en de managementrapportage worden afdelingsdoelstellingen en actiepunten voor een komende periode.

16 Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering A Code: ALG 3 Versie: 7.0 Pagina: 2 van 2 Beleid V 5y? Datum: 2 april 2007 De afdeungsdoelstellingen worden aan het begin van de beleidscyclus in het afdelingsplan (DOC i.od) opgenomen. De doelstellingen worden door de directie geautoriseerd. Vervolgens worden zij bekend gemaakt aan het voltallige personeel van de afdeling. Daarnaast krijgt het uitvoerend personeel een toelichting op de doelstellingen en aanwijzingen c.q. richtlijnen voor het uitvoeren van de actiepunten om de doelstellingen te bereiken. De afdeling Bodemsanering steunt het algemene provinciale beleid en geeft de volledige medewerking om door middel van het beschreven managementsysteem de doelstellingen te bereiken. Namens de afdeling Bodemsanering, mr. LA. Hartholt hoofd afdeling Bodemsanering (naar inhoudsopgave khb) (naar inhoudsopgave procedures) (naar inhoudsopgave werkinstructies)

17 Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Organisatie Code: ALG 4 Versie: 7.0 Pagina: i van 6 Datum: 2 april ORGANISATIE 4.1 Organisatiestructuur PZH De Provincie Zuid-Holland heeft een vastgelegde Organisatiestructuur. Deze wordt weergegeven in onderstaand organogram. Commissaris van de Koningin Dhr. J. Franssen Provincials Staten Mw. drs. H. Engels-van Nijen College van Gedeputeerde Staten Provinciesecretaris Mw. M.H.J. van Wieringen- Waaenaar Directieteam Ondersteuning GS/DT Mw. S.P.M. Brok Eenheid Audit en Advies Dhr. ra. ro. J.M.R. van Kempen Hierarchischerelatie Bevoegdheidsrelatie Directie Groen, Water en Milieu Dhr. ir. H.HJ.M. Goumans Directie Ruimte en Mobilrteit Dhr. R.L Auburger Directie maatschappij en Bestuur Mw. drs. D. Dekker- Mulder Directie Concemzaken M.M. van der Kraan Afdelingen: - Groen - Handhaving - Water - Milieu - Vergunningen - Bodemsanering - Programma's en Projecten Dienst Muskusrattenbestrijding Dienst Groenservice Zuid-Holland * zal wijzigen i.v.m. de inrichting van de afdeling Bedrijfsvoering, Control en Advies (BCA) (naarinhomsopgave Mib) (naax iixhomsopgave procedmres)

18 Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Organisatie Code: ALG 4 Versie: Pagina: van 6 Datum: 2 april Organisatiestructuur afdeling Bodemsanering Het onderhavige handboek beslaat de afdeling Bodemsanering. De afdelingsstructuur is volgens onderstaand organogram opgebouwd. Afdefingshoofd Secretariat eigen foeheer Bureau overheidssanering (naar inhoudsopgave khb) (naar inhoudsopgave procedures) (naar inhoudsopgave werkinstructies) 4.3 Organisatie van kwaliteitsverbetering Door de directie Groen, Water en Milieu is een directievertegenwoordiger aangesteld die tot taak heeft om, naast zijn andere werkzaamheden, het kwaliteitsmanagementsysteem te onderhouden en de coordinatie van de organisatieverbetering te initieren en te laten begeleiden. De volgende functionaris is door de directeur van de directie Groen, Water en Milieu aangewezen: Naam: Functie: Plaats in de organisatie: mr. LA. Hartholt hoofd afdeling Bodemsanering zie organogram Door de directievertegenwoordiger zijn de werkzaamheden die betrekking hebben op het onderhouden van het kwaliteitsmanagementsysteem en de mogelijke verbeteringen van de organisatie gedelegeerd aan de Kwaliteitscoordinator. De kwaliteitscoordinator stelt de aandachtspunten voor kwaliteit vast, analyseert en beoordeelt deze en werkt aan de oplossing voor het betreffende probleem. De volgende functionaris is hiermee belast: Naam: Functie: Plaats in de organisatie: H.E.O. Baank medewerker beleid bedrijfsbureau bodemsanering

19 Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Organisatie Code: Versie: Pagina: Datum: ALG van6 2 april Overlegstructuur Overleg Afdelingsmanagement-team (AMI) Overleg met Gedeputeerde Milieu Kort Managementteam (KMT) Breed Managementteam (BMT) Bureauoverleg BOS Bureauoverleg SEB Bureauoverleg BB Strategisch Overleg Bodem (STROB) Juristenoverleg Frequentie 1x per week 2x per maand 1x per week 2x per maand 1x per maand 2x per maand 2x per maand 1xper kwartaal 1x per maand Deelnemers Afdelingshoofd Bureauhoofden Secretaris <- Gedeputeerde Afdelingshoofden Milieu, Vergunningen, Bodemsanering, DCMR Directeur, Afdelingshoofden Secretaris <r- Directeur Afdelingshoofden Secretaris «- Medewerkers BOS Medewerkers bureau SEB Medewerkers Bedrijfsbureau AMI BS, Afd. hfd. Groen, afd. Water, afd. Milieu, afd. Verg., Beleidsmed. afd. BS en afd. Groen Bestuurlijk-juridisch adviseurs Agenda - Terugkoppelingen - Besluitvorming - afstemming/planning - kwaliteitszorg - afstemming en inhoudelijk overleg met gedeputeerde, afd. Milieu, Vergunningen en DCMR - terugkoppelingen - voorbespreken GS - beleidsafstemming - nieuwe ontwikkelingen - personeelszaken - kwaliteitszorg - beleidsontwikkeling - vakinhoudelijke zaken/ casuistiek - werkplanning - kwaliteitszorg - beleidsontwikkeling - werkplanning - casuistiek kwaliteitszorg beleidsontwikkeling - vakinhoudelijke zaken/ casuistiek - werkplanning - Ontwikkeling provinciaal Bodembeleid - Afstemming tussen de afdeling Groen en BS - vakinhoudelijke zaken/ casuistiek Projectgroep Integraal Gegevensbeheer (PIG) Afdelingsoverleg / nascholing Intern flnancieel overleg Overleg met Bodem + Overleg DCMR BOOG Globis Inhoudelijk Overleg Overleg bureau Nazorg Overleg bureau Nazorg Stuurgroep Strategische Projecten ISV Projectleidersoverleg = notulist 1x per maand 4-6 x per jaar 2x per maand 1x per jaar 1x per kwartaal 8x per jaar 6x per jaar 1 x per 4 maanden 1 x per 4 maanden 10 x per jaar 1xper6 weken (begin en einde cyclus) Hoofd Bedrijfsbureau DCMR Vertegenwoordiger per bureau Alle medewerkers Bedrijfsbureau Bedrijfsbureau Bodem+ Bedrijfsbureau, SEB en BOS DCMR Afdelingshoofd Andere provincies Globis-coordinatoren Beleidsmed. informatievoorziening Hoofd bureau Nazorg Financieel med. bureau Nazorg Hoofd Bedrijfsbureau Financieel med. BB Hoofd Bureau Nazorg en projectleider Nazorg, Hoofd bureau BOS en Beleidsmed. BS Afd. hoofden BS, Milieu, Groen, Water, Ruimte en Wonen en beleidsmed. BS (seer.) Coordinator ISV Projectleiders ISV - Informatiebeleid - Werkplanning Kwaliteitszorg - Vaktechnische thema's - Ontwikkelingen - afstemming financiele aangelegenheden - financiele afstemming - kwaliteitszorg - financiele planning - afstemming landelijk beleid en ontwikkelingen - werking en gebruik Globis Financiele voortgang uitv. Werkprogramma - s.v.z. factuurbetalingen voor bureau Nazorg - s.v.z. financiele afdoening NAVOS - Inhoudelijke en procedurele afstemming Ruimtelijke uitwerking beleidsplan GWM - Coordinate inbreng DGWM in Provinciate Structuurvisie - ontwikkeling landelijk beleid - casutstiek

20 Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Code: ALG 4 la/^ Versie: 7.0 4y^/ Pagina: 4 van 6 Qrganisatie ^V^ Datum: 2 april 2007 (naar inhoudsopgave kfab) (naar mhoiidsopgave procedures) (naar inhoudsopgave werkiiistructies)

21 Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Organisatie Code: ALG 4 Versie: 7.0 Pagina: 5 van 6 Datum: 2 april RoUen In de beschrijving van de processen en werkinstructies zijn bij "Bereik" en in de teksten verwijzingen naar functies opgenomen. Als dit vanwege bijvoorbeeld de mandaatlijst noodzakelijk is, is de specifieke functie vermeld (bijv. Afdelingshoofd). Omdat medewerkers met verschillende functies ook dezelfde taken kunnen uitvoeren, is verder een aantal rollen benoemd. In de meeste gevallen worden deze "rollen" in de beschrijvingen gebruikt. Onderstaand overzicht geeft de rollen weer met de bijbehorende werkzaamheden en verantwoordelijkheden. Taken en verantwoordelijkheden Bijbehorende functies vig. Fuwaprov (DOC 5.0) Opstellen projectvoorstel Uitvoeren / aansturen, bewaken en tussentijds verantwoorden (inhoudelijk, financieel, planning) Afronden en overdragen Dossiervorming Ondersteunende werkzaamheden (technisch, juridisch en administrate!) Inhoudelijke beoordeling onderzoeken en saneringsplannen, evaluatieverslagen en nazorgplannen Bepalen inhoud beschikkingen Bewaken doorlooptijd Projectleider Afdelingshoofd Bureauhoofd Senior beleidsmedewerker Beleidsmedewerker Coordinerend senior financieel beleidsmedewerker Administratief uitvoerend ondersteuner A Financieel beleidsondersteunend medewerker A Beleidsondersteunend medewerker A Financieel beleidsondersteunend medewerker C Automatiseringsmedewerker B Financieel ondersteuner A Senior projectleider B Bestuurlijk-juridisch adviseur Projectondersteuner Technisch medewerker A Juridisch beleidsondersteunend medewerker A Projectmedewerker A Projectmedewerker Projectondersteuner Projectmedewerker C Plantoetser Beleidsmedewerker Technisch medewerker A Projectmedewerker A CRM-medewerker Registratie onderzoeksrapporten en saneringsplannen Juridisch beleidsondersteunend medewerker A Opstellen berichten van ontvangst, beschikkingen, advertenties en kadastrale vastleggingen Administratief ondersteuner A Registratie beschikkingen CRM-coordinator Verdeling ingediende stukken over Plantoetsers Juridisch beleidsondersteunend medewerker A Opstellen rapportages Juridisch controller Behandelen beroepen en bezwaren Bestuurlijk-juridisch adviseur Toetsen beschikkingen, opschortingen en verleningen op juridische juistheid (juridische controlfunctie) Juridisch beleidsondersteunend medewerker A Uitvoeren juridische toets

22 Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Organisatie Code: ALG 4 Versie: Pagina: van 6 Datum: 2 april 2007 WUP-medewerker Beoordelen offerte-aanvragen en opdrachten Senior beleidsmedewerker Administratieve registratie van offerte-aanvragen en opdrachten Beleidsmedewerker Advisering over opdrachten en offerte-aanvragen Projectondersteuner Jaarlijkse rapportage over opdrachtverlening Advisering standaardteksten opdrachtbrieven en offerteaanvragen Opstellen planningdocumenten Opstellen verantwoordingsdocumenten Opstellen financiele beleidsstukken Financieel medewerker Coordinerend senior financieel beleidsmedewerker Financieel beleidsondersteunend medewerker A Dagelijkse financiele administratie Verantwoordingen Facturering Opstellen beleidsstukken Medewerker financiele administratie Financieel beleidsondersteunend medewerker A Financieel beleidsondersteunend medewerker C Financieel ondersteuner A Administratief uitvoerend ondersteuner A Beleidsmedewerker Bureauhoofd Senior beleidsmedewerker Beleidsmedewerker Beleidsondersteunend medewerker A Coordinerend senior financieel beleidsmedewerker Senior projectleider B Projectmedewerker A Indeling, onderhoud en aanvulling van het inhoudelijke deel van Intranet. Controleren juiste en volledige invulling inhoudelijke projectgegevens Inhoudelijke toets juiste uitvoering onderzoek cq. Sanering Intranetredactie Adviseur middelen A Beleidsmedewerker informatievoorziening Medewerker beleid Projectondersteuner Globis-coordinator Technisch medewerker A Beleidsmedewerker Senior beleidsmedewerker Projectmedewerker A Communicatiemedewerker Het zorgen voor de beleidsontwikkeling, -advisering en -uitvoering voor het (projectgebonden) Adviseur middelen A communicatiebeleid van de afdeling Kwaliteitscoordinator Ontwikkelen en uitwerken van een beleidsvisie voor de Medewerker beleid kwaliteitsontwikkeling van de afdeling Beleidsmedewerker Informatievoorziening Onderhouden van het informatieplan van de afdeling en Beleidsondersteunend medewerker A het implementeren van informatiesystemen (naar inhoudsopgave khb) (naar inhondsopgave procedures)

23 Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Referentiemodel Code: ALG 5 Versie: 7.0 Pagina: i van i Datum: 2 april REFERENTIEMODEL; SAMENHANG PROCESSEN Proces Model Middelen ALG 4, PRO 5.0, 6.0, 7.0 t Proces Management PRO 9.0 Meteti, amalyseren, verbetereii, PRO 10,11 (naar inhoudsopgave khb) (naar inhoudsopgave procedures) (naar inhoudsopgave /ermnstructies)

24

25 DEEL II PROCEDURES

26

27 Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Code: Pro o j j^-v Versie: 7.0 ljfe_ Pagina: i van i Beleid ^w>^ Datiun: 2 april 2007 DEEL II PROCEDURES INHOUDSOPGAVE BELEID i.o Vaststellen afdelingsbeleid en doelstellingen PRIMAIR PROCES 2.0 Beoordeling nieuwe projecten 3.0 Projectuitvoering 3.1 Overheidssanering 3.2 Sanering in Eigen Beheer 3.3 Bedrijfsvoering 3.4 Overige taken 4.0 Projectafsluiting en -evaluatie SECUNDAIR PROCES 5.0 Werving en selectie 6.0 Qpleiding en ervaringsontwikkeling 7.0 Uitbesteding en inkoop 8.0 Documentatiebeheer 8.1 Kwaliteitsdocumentatie 8.2 Projectadministratie 8.3 Boekhouding en administratie 9.0 Informatiebeleid en kennismanagement 10.0 Innovatie VERBETERPROCESSEN 11.o Controle en evaluatie van het kwaliteitsmanagementsysteem 11.1 ibtew^e^bmeitmndits 11.2 Sdedie en beoomeung^ 11.3 Management review 12.o Conigerende en preventieve maatregelen ManttevrMenheid (naarinhom

28

29 Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Code: PRO i.o I // > Versie: 7.0 jl/^l Pagina: i van i Vaststellen afdelingsbeleid en doelstellingen * T^kxI> Datum: 2 april VASTSTELLEN AFDELINGSBELEID EN DOELSTELLINGEN Doel en onderwerp Het doel van deze procedure is het SMART-formuleren en vaststellen van het (kwaliteits-) beleid en de daarbij behorende (kwaliteits-) doelstellingen op basis van het werkprogramma en het afdelingsplan. SMART is: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Bereik GS, Directeur, Afdelingshoofd, Bureauhoofd, Financieel medewerker en Projectieider. Verantwoordelijke(n) De Directeur is verantwoordelijk voor het vaststellen van het (kwaliteits-) beleid en de (kwaliteits-) doelstellingen van de afdeling Bodemsanering. Gedeputeerde Staten (GS) is verantwoordelijk voor het vaststellen van het Wbbwerkprogramma 2005 t/m 2009 (DOC i.oa) c.q. de budgetaanvraag bij het ministerie van VROM op basis waarvan de projecten worden uitgevoerd. Het Afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het vertalen van het provinciale beleid op het gebied van Groen, Water en Milieu naar het afdelingsbeleid. Het Afdelingshoofd is tevens verantwoordelijk voor opstelling van het afdelingsplan (DOC i.od). Werkwijze Het afdelingsbeleid en de doelstellingen van de afdeling Bodemsanering worden afgeleid van het provinciaal beleid voor Groen, Water en Milieu. Het Afdelingshoofd draagt zorg voor het vertalen van het provinciebeleid naar afdelingsbeleid. Het afdelingsbeleid en de doelstellingen worden verwoord in het afdelingsplan. In het najaar stelt de financieel medewerker een plan van aanpak op voor het opstellen van het afdelingsplan ter bespreking in het AMT. In het plan staat welke werkzaamheden de Bureauhoofden moeten verrichten en welke stukken moeten worden opgesteld op basis van de Begroting, het Werkprogramma en het Directieplan. Verder staat in het plan van aanpak beschreven wie verantwoordelijk is voor het aanleveren van input voor onderdelen van het afdelingsplan. Het format voor het afdelingsplan wordt aangeleverd door de afdeling Bedrijfsvoering, Control en Advies (BCA) van de directie Groen, Water en Milieu. Begin oktober moeten de eerste concepten gereed zijn, zodat ze door het AMT besproken kunnen worden. De wijzigingen worden vervolgens verwerkt door de Bureauhoofden en de financieel medewerker. Na aangeven w a de prioriteiten door het Afdelingshoofd worden de plannen voor het eind van het jaar door het AMT. De voortgang van het afdelingsplan wordt vier keer per jaar gerapporteerd in de vorm van een marap (RGS 3.3.4), die ter bespreking wordt ingebracht in het AMT-overleg. Verwijzingen DOCi.oa Wbb-werkprogramma 2005 t/m 2009 DOC i.od Afdelingsplan RGS Managementrapportage (naar inhoudsopgave khb) (naar inhoudsopgave procedures) (naar inhoudsopgave werkinstructies)

30

31 Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering Code: PRO 2.0 I /_ Versie: 7.0 fjc^ Pagina: i van 2 Beoordeling (nieuwe) projecten ^3^ Datum: 2 april BEOORDELING (NIEUWE) PROJECTEN Doel en onderwerp Deze procedure heeft tot doel, aanvragen voor de uitvoering van projecten of werkzaamheden op de juiste wijze te beoordelen en te selecteren. Bij geaccepteerde aanvragen moet het daaruit voortvloeiende uitgewerkte projectvoorstel passend en volledig zijn en binnen de afgesproken termijn worden uitgewerkt (organisatorisch). In deze procedure wordt mede de eigen beoordeling van de aanvraag geregeld om zeker te stellen dat de (eventuele) opdracht binnen de gestelde eisen uitgevoerd kan worden. Bereik Afdelingshoofd, Bureauhoofden, Projectleider, Medewerker financiele administratie. Verantwoordelijke(n) Het Afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het formuleren van de interne beoordelingscriteria voor de aanvragen. De Projectleider is verantwoordelijk voor het opstellen en afgeven van het projectvoorstel. Werkwijze Via de jaarlijkse beleidscydus van planning en begroting wordt aan de hand van beschikbare budgetten en formatie een Afdelingsplan opgesteld, bestaande uit een viertal hoofdstukken t.w. Inleiding, Afdelingspecifieke hoofdopgaven, Productenboom en Bedrijfsvoering. Het Afdelingshoofd beslist op basis van de uitkomsten van inhoudelijke toetsing of een aanvraag voor opname in het plan of werkprogramma in aamnerking komt. De aanvraag wordt beoordeeld op de punten: - Wettelijke verplichting; - Multidisciplinariteit; - Prioriteit; - Maatschappelijke urgentie. Indien de aanvraag in de loop van het jaar binnenkomt en niet is opgenomen in het afdelingsplan of werkprogramma wordt eerst gekeken of er een wettelijke verplichting is om de aanvraag direct in uitvoering te nemen (zie PRO i.o). Indien dit niet het geval is wordt nagegaan of de aanvraag past binnen de werkzaamheden van de afdeling en of er capaciteit en budget aanwezig is om de aanvraag in uitvoering te nemen. Bij zeer grote en/ of complexe projecten kan indien nodig een 2 e Projectleider aan het project worden toegevoegd. Werkzaamheden, die zijn opgenomen in plannen of programma's worden door de Projectleider uitgewerkt: in een projectvoorstel. Het projectvoorstel gaat ter goedkeuring naar het Afdelingshoofd. In het projectvoorstel zijn de volgende onderdelen opgenomen: - eindresultaat van het project - vereiste specialisme(n) - affiniteit medewerkers - urgentie - vereiste capaciteit - beschikbaarheid van capaciteit - eventuele middelen om vereiste capaciteit te verkrijgen (subsidies e.d.) - begroting - budget (door medewerker financiele administratie) - planning - communieatie

32 Kwaliteitshandboek PZH afdeling Bodemsanering ^ Code: PRO 2.0 I F" Versie: 7.0 ^jf^> Pagina: 2 van 2 Beoordeling (nieuwe) projecten Datum: 2 april 2007 Na goedkeuring gaat de budgetaanvraag samen met het projectvoorstel getekend terug naar de Projectleider. Het project wordt uitgevoerd volgens de procedures projectuitvoering (PRO 3.1 t/m 34) Verwijzingen PRO i.o PRO 3.1/3.2/3.3/34 WI Vaststellen afdelingsbeleid en doelstellingen Projectuitvoering Aanvraag extra budget (uitvoering werkprogramma) (naar inhoudsopgave khb) (naar inhoudsopgave procedures) (naar inhoudsopgave werkinstructies)

33 Kwaliteitshandboek afdeling Bodemsanering. i^ Code: PRO 3.1 Versie: 7.0 Projectuitvoering overheidssanering JJ^~7 M/(j^S Pagina: i van 3 Datum: 2 april PROJECTUITVOERING 3.1 Projectuitvoering overheidssanering Doel en onderwerp Door deze procedure wordt zorggedragen voor een adequate en volledige uitvoering van handelingen voor de projectuitvoering overheidssaneringen. Bereik Afdelingshoofd, Bureauhoofd (BOS), Juridisch controller, Projectleider (BOS), Projectmedewerker (BOS), Globis-coordinator en bureau SEB. Verantwoordelijkheden Het Bureauhoofd geeft leiding aan en coordineert alle projecten en de daarbij betrokken Projectleiders en draagt zorg voor de optimale randvoorwaarden. De Projectleider is verantwoordelijk voor het opstellen en bewaken van projectprocedures binnen de gestelde inhoudelijke en financiele randvoorwaarden. Tevens dient de Projectleider zich in te zetten voor de voortgang en het resultaat van het project. Werkwijze Een overheidssanering bestaat uit verschillende fasen die starten met een plan c.q. offerteaanvraag en resulteren in een rapportage. Op basis van deze rapporten wordt een besluit genomen. De rapporten Nader onderzoek (RGS 3.1 a) en Saneringsplan (RGS 3-ib) worden ter beoordeling aangeboden aan bureau SEB. Initteel onderzoek In deze fase wordt mogelijke bodemverontreiniging onderzocht. Het betreft hier historisch onderzoek en veldwerk. De werkwijze die van toepassing is op deze fase staat beschreven in WI Als uitgangspunt bij initieel onderzoek geldt het "Protocol voor het Orienterend onderzoek" Sdu 1993 (DOC s.ia) of NEN-574O (DOC s.ib) Voor het historisch onderzoek geldt als uitgangspunt de "NVN-norm 5725" (DOC s.ic). Voor beide onderzoeken geldt het "Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid", ofwel de Bobel-nota (DOC i.ob). Nader onderzoek Indien bodemverontreiniging geconstateerd is, wordt nader onderzoek uitgevoerd om de exacte aard en omvang van de verontreiniging vast te stellen. Bij het onderzoek worden met behulp van een checklist (FRM s.ib) de volgende zaken meegenomen: Beoordeling of het vooronderzoek verdiept moet worden; - Uitwerken / opnemen contouren voor grond en grondwater; - Concrete uitwermng van de gevalsdefinitie; Bepaling van de ernst en de risico's; - Opname kadastrale gegevens. Deze werkwijze wordt verder toegelicht in WI 3.1.2, Als uitgangspunt bij nader onderzoek geldt het "Protocol voor Nader onderzoek, deel i" Sdu 1993 (DOC s.id) en de "Richtlijn nader onderzoek, deel i", Sdu 1995 (DOC s.ie) en "Nader onderzoeksrichtlijn Ernst-, Urgentie en Tijdstipbepaling" Sdu 199? (DOC 3-if), het "Gezamenlijk Bodemsaneringsbeleid" de Bobel-nota (DOC i.ob), Circulaire Streef- en interventiewaarden bodemsanering (DOC 3.i.2a) en de Circulaire bodemsanering 2006 (DOC 3.i.2e).