HANDLEIDING BY DIE INVUL VAN VORM 15 VIR 2016 TEN OPSIGTE VAN DIE FINANSIËLE JAAR WAT BEGIN HET OP 1 MAART 2015 EN OP 29 FEBRUARIE 2016 EINDIG

Transcriptie

1 2016 HANDLEIDING BY DIE INVUL VAN VORM 15 VIR 2016 TEN OPSIGTE VAN DIE FINANSIËLE AR WAT BEGIN HET OP 1 MAART 2015 EN OP 29 FEBRUARIE 2016 EINDIG NG KERK VAN SUID-TRANSVAAL GLADIATORSTRAAT 56 RHODESFIELD KEMPTON PARK 1619 POSBUS ASTON MANOR 1630 TEL: FAKS: Die beginsels agter n oudit bestaan reeds eeue lank. Rekords van die beskawing van antieke Mesopotamië wat tot v.c. teruggevoer kan word, bevat merke wat daarop dui dat een of ander vorm van verifiëring van sodanige rekords plaasgevind het. Die ou Romeine het n aanhoor van rekeninge gebruik waarvolgens beamptes hul rekords met die oog op gelykvormigheid vergelyk het. 1 MAART 2016

2 HANDLEIDING BY DIE INVUL VAN VORM 15 Geagte Voorsitter van die Kerkraad Voorsitter van die gemeente se Finansiële Kommissie Kassier Saakgelastigde Die Bybel leer dat ons verbondenheid aan die Here ons ook verbind om verantwoordelike rentmeesters te wees. Die woord Rentmeester kom van die Grieks: oikonomos = bestuurder van n ander se eiendom. Gelowiges is bestuurders van alles wat die Here aan ons gegee het. Dit omvat Gawes (jou talente), Geleenthede (jou tyd), Geld (jou goed), en Grond (die aarde en alles daarop). U as Kerkraad het ʼn lang lys van verantwoordelikhede. Onder hierdie verantwoordelikhede tel die verantwoordelikheid en aanspreeklikheid vir die fondse wat deur u kerklike stelsels en prosesse vloei. Ingeslote in u verantwoordelikhede is die byhou van akkurate finansiële rekords en om toe te sien dat geen enkele individu alleen beheer oor u gemeente se fondse het nie. Ten spyte van hierdie vanselfsprekende vereistes, moet u ook toesien dat daar jaarliks ʼn eksterne oudit van die gemeente se finansiële rekords plaasvind. Genoemde oudit moet deur ʼn onafhanklike ouditeur gedoen word wat kragtens die Wet op die Ouditprofessie [Wet 26 van 2005 (soos gewysig)] geregistreer is. Die jaarlikse oudit moet volgens Bepaling 57 van ons Kerkorde plaasvind en die ouditeur mag geen benadelende verhouding (konflik van belange) met die Kerkraad hê nie. Laasgenoemde is nodig sodat maksimum objektiwiteit verseker kan word. Die funksie van die fidusiêr-verantwoordelike amptenare van die Kerkraad (ʼn OWO vereiste deur die SAID)) word oor die algemeen beheer deur voorgeskrewe wette, die gemenereg en die beleid, wat interne kontroles insluit, m.b.t. gemeentelike fondse en alle ander bates van die gemeente. In essensie is dit om in belang van die gemeente op te tree, deur toe te sien dat hulpbronne met sorg aangewend word, slegs vir die verwesenliking van die doel van die gemeente m.a.w. dit waarvoor dit gegee word. Baie dankie aan al ons gemeentes en Kerkrade wat so getrou en volledig hulle Vorm 15 verlede jaar ingedien het. Hou in gedagte dat die doel van u eksterne oudit dus is om aan belanghebbers onafhanklike gerusstelling (geloofwaardigheid) te gee dat bestuur die finansiële state korrek (onafhanklike verifiëringsproses) opgestel het. Hierdie handleiding moet asseblief gevolg word wanneer u u Vorm 15 voltooi. In opdrag van die Sinode 2014 is enkele belangrike toevoegings tot die handleiding aangebring u vind dit op Bladsye 3 tot 6. Let asseblief daarop dat u u volledig voltooide en ondertekende Vorm 15 (elektronies en harde kopie soos onderteken) vir die tydperk 2015/16 die Sinodale Kantoor moet bereik voor of op 30 Junie Voorsitters RFK moet asb. hiermee behulpsaam wees. Stuur u voltooide en volledig ondertekende Vorm 15 per epos aan: pa@ngkhoeveld.co.za / F2E: Bladsy 1 van 18

3 MAAK ASSEBLIEF SEKER DAT U DIE 2016 WEERGAWE VAN VORM 15 VOLTOOI. Indien u enige probleme ondervind, is u baie welkom om die Sinodale Kantoor te skakel. Die SKF wil ook sy dank uitspreek teenoor al die baie gemeentes wat hulle sinodale bydraes so gereeld betaal. Baie dankie vir u samewerking. Seëngroete. Dr AS (Bertus) Koorts Algemene Kantoorbestuurder Skriba Sinodale Kommissie vir Fondse (SKF) 1 MAART 2016 AFKORTINGS ASFB OWO Algemene Steunspan Fondse van die Algemene Sinode Openbare Weldaadsorganisasie Verw: OSW RFK SAID SKF IRBA Organisasie Sonder Winsoogmerk (Engels: NPO) Ring Fondse Kommissie Suid-Afrikaanse Inkomstediens (Engels SARS) Sinodale Kommissie vir Fondse Independent Regulatory Board for Auditors Bladsy 2 van 18

4 BAIE BELANGRIK Die onderstaande inligting is baie belangrik om in ag te neem wanneer u en u eksterne ouditeure Vorm 15 vir 2016 gaan voltooi. MAAK ASSEBLIEF SEKER DAT U NIE VERLEDE AR SE VORM 15 GEBRUIK NIE. 1) Die eksterne oudit MOET dus deur ʼn geoktrooieerde rekenmeester gedoen word. 2) Verskaf asseblief ook ʼn afskrif van hierdie Handleiding aan u gemeente se eksterne ouditeur. Maak asseblief ook seker dat u ouditeur die nuwe Verslagdoeningsvorm vir die Onafhanklike Ouditeur op p. 15 voltooi. 3) U kan u OWO (en/of moontlike NWO) nommers asook u Inkomstebelastingnommer op die jaarlikse Inkomstebelastingvorm IT12EI, wat u jaarliks moet indien by die SAID sonder enige finansiële state (tensy die SAID anders versoek), vind. 4) Vorm 15 moet VOLLEDIG onderteken word deur die Kerkraad EN ʼn ouditeur wat kragtens die Wet op die Ouditprofessie, Wet 26 van 2005, soos gewysig, geregistreer is en dat elke bladsy ook geparafeer is. 5) Jaarlikse Ouditeursverslag: Die gemeentes moet asseblief ook die ouditeursverslag saam met Vorm 15 indien. 6) Staat E Statistiese Inligting: Dit word nie deur die ouditeure hanteer nie, maar deur die Kerkraad self. In meeste gevalle word die Staat E nie voltooi of saamgestuur met Vorm 15 nie. Dit maak die verwerking van ons data baie moeilik omdat die inligting uit Staat E baie belangrik is. Ons moet dan eers die gemeentes skakel om Staat E vir ons te stuur. Dit veroorsaak 'n geweldige oponthoud. 7) Oorspronklike getekende Vorm 15: U moet asseblief die oorspronklike getekende Vorm 15 tesame met ʼn elektroniese kopie daarvan indien. Dit moet ook vergesel wees van die ouditeur se jaarlikse ouditverslag. 8) U gemeente se eksterne ouditeur moet asseblief die Sinodale Kantoor skakel om enige agterstallige sinodale bydraes vas te stel. 9) Hersiene Bepaling 57 (Sinode 2014) Die kerkraad moet jaarliks aan die einde van die finansiële boekjaar wat strek van 1 Maart tot 28 (29) Februarie ʼn oorsig van die gemeentelike finansies gee volgens die nuutste voorgeskrewe Vorm 15 en die riglyne bevat in die meegaande jaarlikse Handleiding ter voorlegging aan die ring en Sinodale Kantoor Die sperdatum vir die indiening van die volledig voltooide Vorm 15 by die Sinodale Kantoor is voor of op die einde Junie van elke jaar Vorm 15 moet deur die voorsitter en skriba van die kerkraad, die onafhanklike ouditeur en die drie fidusiêre verantwoordelike persone (soos aangewys volgens die vereistes van ʼn OWO) onderteken word en gesertifiseer word deur die onafhanklike ouditeur wat kragtens die Wet op die Ouditprofessie, Wet 26 van 2005 (soos gewysig), geregistreer is Elke bladsy van Vorm 15 moet geparafeer word deur die ouditeur, die voorsitter en skriba van die kerkraad en die drie fidusiêre verantwoordelike persone Enige verslag of opmerkings deur die ouditeur, addisioneel tot sy verslag oor die geouditeerde finansiële state, moet by Vorm 15 aangeheg word. Bladsy 3 van 18

5 Die ouditeure moet ook elke jaar die Verslagdoeningsvorm vir die Onafhanklike Ouditeur voltooi en by Vorm 15 aanheg Die kerkraad is verantwoordelik om sy verpligtinge in verband met die befondsing van die sinodale en ringswerksaamhede na te kom Die kerkraad mag volgens algemeen aanvaarde rekeningkundige beginsels geen fondse van watter aard ook al anders hanteer as deur die kerkraad se rekeningkundige stelsel wat opgestel en bedryf word nie. 10) Die volgende beginsels (reëls) geld vir sinodale bydraes wanneer dit kom by spesiale projekte van gemeentes asook Trusts - as ʼn OWO mag u dit nie buiteom die Kerkraad se goedgekeurde rekeningkundige stelsel skep nie. Sinodale bydraes word bereken soos per nuwe formule goedgekeur by Sinode Dit sluit alle inkomste soos spesiale projekte en alle trusts in. Sien ook punt 11 hieronder. 11) Verpligting ten opsigte van sinodale bydrae in geval van vermeerdering, kombinering en eenwording van gemeentes. a) Die verpligting is geldig tot aan die einde van die betrokke finansiële jaar d.w.s. tot aan die einde Februarie b) Gemeente Kerkkantore en die betrokke RFK voorsitters moet die Sinodale Kantoor vroegtydig inlig van enige vermeerdering, kombinering en eenwording van gemeentes. 12) Vrygestelde Inkomste HIERDIE INKOMSTE MOET U ASSEBLIEF BAIE NOUKEURIG VOLTOOI EN DAAROP LET DAT NIE ENIGE INKOMSTE SOMMER SAL KWALIFISEER VIR VRYSTELLING NIE GEBRUIK ASB DIE DEFINISIE HIERONDER ʼn Eenvormige definisie vir die Lopende Inkomste van ons gemeentes is bepaal: Die totale lopende inkomste van ʼn gemeente is die inkomste wat vanuit normale bedrywighede gegenereer word ten einde die begroting van ʼn gemeente te diens - die lopende bedryfsinkomste. Die totale lopende inkomste van n gemeente is die inkomste wat vanuit normale bedrywighede gegenereer word ten einde die begroting van n gemeente te diens - die lopende bedryfsinkomste. Die onderstaande is items wat onder andere deel sal uitmaak van die lopende bedryfsinkomste: a) Bankkollektes (kollektes vir gemeente se eie gebruik) b) Dankoffers (jaarliks, maandeliks, spesiaal) c) Basaar of spesiale fondsinsameling vir die gemeente se kas (netto inkomste) d) Netto huur ontvang e) Beleggingsinkomste vir gemeente se gebruik. Hierdie is items wat so in die inkomstestaat van ʼn gemeente se geouditeerde finansiële state getoon sal word. Wat kwalifiseer vir vrystelling van sinodale bydrae? Let asseblief op na BESLUIT 47/SS/09/2014 van SINODE 2014 wat lui dat die Sinode die volgende definisie vir die lopende bedryfsinkomste van ʼn gemeente vanaf 2014/15 implementeer en dat geen sinodale heffing geplaas word op: i. Inkomste (wins met verkoop van vaste eiendom) van n kapitale aard; ii. Versekeringseise; Bladsy 4 van 18

6 iii. Bruidskat ontvang met afstigting; iv. Eenmalige buitengewone donasies en erflatings; v. Fondse ge-in vir oorbetaling: Alle fondse wat buite die gemeente se eie begroting geïn word en oorbetaal word aan instansies (vermeld altyd die name van die organisasies) met wie die NG Kerk n amptelike verbintenis het. vi. Hulp en korting wat deur n gemeente ontvang word: Hiermee word die bedrae bedoel, wat as hulp of korting aan die gemeentes op n ad hoc-basis verleen word. LET ASSEBLIEF OOK OP DIE VOLGENDE (Besluite van Sinode 2014) A. Probleme wat die Sinodale Kantoor ervaar ten opsigte van Vorm 15 BESLUIT 51/SS/09/2014: Dat die Sinode 2014 gemeentes versoek om asseblief noukeurig te let op die probleme wat die Sinodale Kantoor ervaar ten opsigte van (a) tot (j). 1) U bly verantwoordelik om u a) Vorm 15 en b) die ouditeur se jaarlikse ouditverslag EN c) die nuwe Verslagdoeningsvorm vir die Onafhanklike Ouditeur op p. 15 van hierdie handleiding aan die Sinodale Kantoor te voorsien voor of op die einde van Junie van elke jaar ongeag of u dit al aan u Ring voorsien het; 2) MOET ASB NIE VERLEDE AR SE VORM 15 GEBRUIK NIE; 3) U sal u OWO en/of NWO nommers vind op die jaarlikse Inkomstebelastingvorm IT12EI wat u moet indien by die SAID. Sekere gemeentes voltooi nie hul OWO nommers nie. Sekere gemeentes toon NVT; 4) Daar is redelik baie gemeentes wie se syfers van vorige jaar nie ooreenstem met die syfers in die nuwe Vorm 15 nie. (Inkomste & Uitgawes); 5) Vorm 15 moet VOLLEDIG onderteken word deur die Kerkraad en die ouditeur en elke bladsy moet geparafeer word; 6) Die drie fidusiêre verantwoordelike persone Vorm 15 word nie deur al drie hierdie persone onderteken nie. 7) Jaarlikse Ouditverslag: Die gemeentes dien nie altyd die ouditeursverslag saam met die Vorm 15 in nie. In sommige gevalle is dit ook nie geoktrooieerde rekenmeesters nie. 8) Staat E Statistiese Inligting: Dit word nie deur die ouditeure hanteer nie, maar deur die Kerkraad self. In meeste gevalle word die Staat E nie voltooi of saamgestuur met Vorm 15 nie. Dit maak die verwerking van ons data baie moeilik omdat die inligting uit staat E baie belangrik is. Ons moet dan eers die gemeentes skakel om Staat E vir ons te stuur. Dit veroorsaak 'n geweldige oponthoud tov die verskaffing van ons Sinode se inligting aan die Algemene Sinode. 9) Oorspronklike getekende Vorm 15: Baie min gemeentes dien die oorspronklike Vorm 15 in, maar stuur dit eerder net elektronies. U moet Vorm 15 asseblief elektronies en oorspronklik (geteken) instuur. Die elektroniese kopieë moet in Excel formaat wees. Dui aan of dit finale geouditeerde state of voorlopige state is. Bladsy 5 van 18

7 10) Vorm 15 word laat ingedien wat groot probleme skep vir ons Sinode wanneer die Algemene Sinode sy heffing vir ons Sinode bepaal. B. OWO EN SAID Let asseblief ook op na die Sinode 2014 besluit: BESLUIT 52/SS/09/2014: Dat die Sinode gemeentes versoek om toe te sien dat: (1) hulle oor 'n OWO (PBO)-nommer asook 'n inkomstebelasting verwysingsnommer beskik; (2) hierdie registrasienommers ook aan die Algemene Kantoorbestuurder via Vorm 15 verskaf word; (3) die jaarlikse belastingopgawes (Belastingvrystellingseenheid van die SAID) ingedien word; (4) elke kerkraad ernstig aandag skenk aan die volgende: Income Tax Act, 1962 (Act 58 of 1962), Chapter II: The Taxes, Part I: Normal Tax, Section 30 (11) Public benefit organisations: Any person who is in a fiduciary capacity responsible for the management or control of the income and assets of any approved public benefit organisation and who intentionally fails to comply with any provision of this section or of the constitution, will or other written instrument under which such organisation is established to the extent that it relates to the provisions of this section, shall be guilty of an offence and liable on conviction to a fine or to imprisonment for a period not exceeding 24 months. Bladsy 6 van 18

8 1. FORMAAT EN UITLEG VAN VORM 15 Let daarop dat Vorm 15 bestaan uit vyf verskillende state, naamlik Staat A Staat B Staat C Staat D Staat E Balansstaat (Staat van Finansiële Posisie) Inkomstestaat Analise van Spesiale bydraes Analise van die Balansstaat (Staat van Finansiële Posisie) Statistiese gegewens Plus inligting rondom die leraars se Voortgesette Teologiese Opleiding (VTO). Dit is baie belangrik dat u asseblief hierdie hele Handleiding baie goed sal bestudeer voordat u vanjaar se finansiële state opstel. Verskaf ook asseblief ʼn afskrif van hierdie Handleiding aan u gemeente se eksterne ouditeur en wys die ouditeur op die voltooiing van die hersiene Verslagdoeningsvorm vir die Onafhanklike Ouditeur op p.15. Let asseblief op - daar is nie n voorgestelde begrotingstaat nie. Die formule vir die berekening van sinodale bydraes vind u in die AANHANGSEL tot hierdie Handleiding. Maak asseblief seker die voorblad met die name en telefoonnommers van alle betrokkenes volledig (onderteken) en korrek ingevul is. Maak ook seker dat elke bladsy van Vorm 15 geparafeer is deur die betrokke persone. Daar is by die meeste berekeninge vooraf formules ingesit om die invul te vergemaklik en daarom is dit belangrik om van die regte plek af te begin om die state in te vul. Onthou asseblief die sperdatum vir inhandiging van u volledig voltooide EN ondertekende Vorm 15 TESAME met die Ouditeursverslag en die Verslagdoeningsvorm vir die Onafhanklike Ouditeur by die Sinodale Kantoor: VOOR OF OP 30 JUNIE DIE STATE Die Balansstaat [Staat van Finansiële Posisie] (STAAT A) - Bladsy 1 Let daarop dat die meeste inligting vanaf die ANALISE VAN DIE BALANSSTAAT (Bladsye 5 tot 10) hierheen oorgedra moet word. Die Inkomstestaat (STAAT B) Bladsye 2-3 Inkomste Let op by veral Item 11 (Spesiale bydraes) op Bladsy 2. Hier verval die onderskeid tussen die aftrekbare bydraes en nie-aftrekbare bydraes. Gemeentes ontvang nie meer kortings vir Spesiale Aftrekbare Bydraes nie. Let ook op die nuwe Item 11 op Bladsy 9 Vrygestelde Inkomstes. Alle inkomste waarvoor daar vrystelling van Bladsy 7 van 18

9 Sinodale Bydrae verleen word, word voortaan onder Item 11 (Vrygestelde Inkomstes) op Bladsy 9 getoon. Analise van Rings- en Spesiale Sinodale Bydraes (STAAT C) - Bladsy 4 Kassiere vul eers die Analise van Rings- en Spesiale Sinodale Bydraes op Bladsy 4 in en dan word hierdie syfers na Item 11 (Inkomste) op Bladsy 2 en Item 14 op Bladsy 3 (Uitgawes) oorgedra. Alle ander soorte inkomste waarvoor daar nie op Bladsye 2 en 3 voorsiening gemaak is nie en wat nie kwalifiseer vir vrystelling van Sinodale Bydrae nie, word onder Item 11.4 (diverse inkomste) op Bladsy 2 en Item 13.4 op Bladsy 3 (diverse uitgawe) getoon soos vanaf Bladsy 4 oorgedra. Besigheidsinkomste Dit is belangrik om na Item 13 op Bladsy 2 (besigheidsinkomste) te let. Besigheidsinkomste is dié inkomste wat moontlik deur die SAID as belasbaar beskou mag word. Dit word afsonderlik getoon en indien ʼn gemeente sulke inkomstes gehad het, moet ʼn afsonderlike bylaag met verduidelikende notas die finansiële state vergesel. Uitgawes Bladsy 2 en 3 Die detail hoef nie getoon te word nie. Slegs die groottotale van traktemente, bonusse en reistoelaes moet aangetoon word. Dieselfde geld vir die Kerkraad se bydraes t.o.v. die leraarsvergoeding. Die Item koste verbonde aan geestelike werkers (1.2) bly dieselfde. Vir Item 1.3 vergoeding van amptenare op Bladsy 3: die salariskomponent word afsonderlik onder getoon en die werkgewersgedeelte t.o.v. die genoemde sake word afsonderlik getoon. Let asseblief op na die SUBTOTAAL by item 1.4 (totale koste salarisse) op Bladsy 3: hierdie is ʼn belangrike syfer aangesien dit ʼn goeie aanduiding gee van wat dit ʼn organisasie jaarliks aan salarisse kos om te funksioneer. Dit sal die gemeente loon om jaarliks te gaan kyk na hierdie syfer aangesien ongeveer 60% van totale inkomste die maksimum behoort te wees. In uitsonderlike gevalle kan dit hoër wees. Items 2.1 (Huur van geboue) en 2.2 (Huur van meubels en toerusting) op Bladsy 3 moet asseblief afsonderlik aangetoon word. Alle uitgawes aan instandhouding word getoon onder Item 3 op Bladsy 3. Munisipale dienste word getoon onder Item 4 op Bladsy 3. Die detail van administrasie verval en die groottotaal word aangetoon onder Item 5 op Bladsy 3. Kassiere let asseblief daarop dat bankkoste, drukkoste, skryfbehoeftes, telefoonkostes, poskantoordienste en enige ander uitgawes ten behoewe van die Bladsy 8 van 18

10 administrasie van die gemeente uitgesonderd salarisse onder hierdie item getoon moet word. By Koste Openbare Eredienste (Item 10 op Bladsy 3) word alle uitgawes wat ten behoewe van die eredienste aangegaan is, getoon. Dit sluit besoekende- en aflospredikers en orreliste, nagmaalwyn en brood, asook blomme in. Die Rings- en Spesiale Sinodale Bydraes (Item 11 op Bladsy 3) word oorgedra vanaf die Analise van Ring- en Spesiale Sinodale Bydraes (Bladsy 4). Let daarop dat dit korrek oorgedra sal word. By die nagaan van Vorm 15 is gevind dat verskeie gemeentes se inligting t.o.v. Item 12 op Bladsy 3 (Sinodale Bydraes) nie korrek is nie. Daar is geen korrelasie tussen die bedrae wat deur die Sinodale Kerkkantoor gehef en gevorder is en die syfers wat hier getoon word - asook uitstaande sinodale bydraes (Item 12.1 op Bladsy 10) nie. Die Spesiale Bydraes (Item 13 op Bladsy 3) word ook oorgedra vanaf die Analise van Ring- en Spesiale Sinodale Bydraes (Bladsy 4). Netto Kostes Dit is belangrik veral met die huidige metode vir die berekening van sinodale bydraes dat slegs netto kostes t.o.v. enkele items getoon sal word, naamlik by kategese, jeugwerk, vrouediens, bazaar en literatuur. Hoe werk dit? Indien ʼn gemeente ʼn uitgawe aangaan om ʼn bepaalde inkomste te genereer, word slegs die netto-effek getoon. Voorbeeld Die gemeente gee voor die bazaar R uit aan reklame, drukwerk, die aankoop van bestanddele en die huur van toerusting. Die bruto inkomste van die bazaar is die bepaalde dag R Die uitgawes word van die inkomstes afgetrek en die netto inkomste vir die bazaar is dus R en dit is hierdie bedrag wat as inkomste getoon word en aan die uitgawe-kant verskyn daar niks nie. Opmerking: Dit is in uitsonderlike gevalle self moontlik dat daar ʼn negatiewe Inkomste (-R) getoon sal word. Versoek: Ouditeure word vriendelik versoek om veral hierdie punt noukeurig na te gaan. Analise van Ring- en Spesiale Sinodale Bydraes STAAT C Hierdie is ʼn staat wat in die toekoms ʼn toenemende belangrike rol in gemeentes se verslaggewing gaan speel veral in die lig van gemeentes se vrystelling van inkomstebelasting. ʼn Groot deel van die motivering om vrystelling van Bladsy 9 van 18

11 inkomstebelasting te geniet, sal geleë wees in wat in hierdie analise gereflekteer word. Net om die geheues te verfris, bring ons die volgende instansies weer onder u aandag: Barmhartigheid: Uitkoms Tehuis, Abraham Kriel Kindersorg, die kerk se verskillende Tehuise vir Bejaardes, Vrywillige CMR-bydraes, Plaaslike Alimentasie en die Beeld Kinderfonds. Getuienis: Swazilandsending, Moslem- en Indiërsending, Plakkerbediening, Ontwikkelingsinstituut vir Dowes, Gevangenisbearbeiding, Bybel-omies, Bybelverspreiding, MES en GKEF. Jeugwerk: Universiteit. Diensgroep Jeugbediening en Studente-bediening aan die Johannesburg Bedieningsontwikkeling: Bybelgenootskap, Sinodale Bedieningsfonds, Teologiese Opleidingsfonds en Christelike Lektuurfonds. Die sinode erken die diskresie van die plaaslike gemeentes om te bepaal wat, waar en hoe hulle wil bydra. Dit is belangrik dat hierdie analise so duidelik en volledig ingevul sal word. Dit het onder ons aandag gekom dat daar gemeentes is wat allerhande truuks probeer uitdink om onder meer dit wat hier aangetoon behoort te word as sogenaamde trustfondse te toon. Dit is gewoon oneties en ook nie korrek nie. Daar sal weer aan hierdie saak aandag gegee word by trustfondse onder Item 3 op Bladsy 6. U moet onthou om die groottotale by elk van die vier genoemde afdelings oor te dra na die betrokke inkomste en uitgawe-items op Bladsye 2 en 3. Analise van die Balansstaat (STAAT D) Bladsy 5 Kassiere word versoek om STAAT D ter wille van die oudit wel volledig in te vul aangesien dit baie sal help om die gemeente se Balansstaat in plek te kry: Indien daar op Bladsy 6 onder Item 2 (Kapitaalfonds) en Item 3 (Trustfonds) enige verandering plaasgevind het, moet dit wel by Vorm 15 aangeheg word. Hierdie verandering behels die volgende: direkte inkomstes, oorplasing uit ander fondse, oorplasing na ander fondse en direkte aanwending. Dit sal ook wenslik wees indien ʼn kort memorandum die staat dan kan vergesel. Gemeentes moet altyd daarop let dat indien hulle oor kapitaal- of trustfondse beskik, behoort die sluitingsaldo te alle tye in kontant beskikbaar te wees. Indien nie, sal die tekort by die gemeente se groottotaal gevoeg word om in berekening te kom vir Bladsy 10 van 18

12 die berekening van sinodale bydraes. Die rede hiervoor: die gemeente het effektief geoormerkte geld gebruik om hulle bedryfsbegroting mee te finansier. Kan gemeentes effektief oor trustfondse beskik? Ja, gemeentes kan oor trustfondse beskik, maar dan moes die volgende plaasgevind het:- ʼn Behoorlike trustakte moet opgestel en geregistreer wees by die SAID en dan sal die Trust soos enige trust belastingpligtig wees. Daar moet trustees aangewys word wat volgens die trustakte sal funksioneer. Opmerkings n Trust mag nie gebruik word om geld buite om die gemeente se normale inkomste- en uitgawe-stroom te kanaliseer nie. Verskeie gemeentes het in die verlede al probeer om inkomste onder trustfondse te toon. Dit het ook onder die SKF se aandag gekom dat daar by enkele gemeentes n onwilligheid is om veral geloofsbelofte-offers deur die gemeente se boeke te laat gaan omdat hierdie geld deur die Sinode belas word. Hierdie werkswyse is onwettig. Die Sinode belas geen gemeente nie, maar voer slegs die besluite van die Sinode 2014 uit wat deur sinodegangers self geneem is. Dit beteken dus dat dit die sinode (al die afgevaardiges na n sinode-sitting ingeslote die onwillige gemeente) is wat besluit het hoe die begroting saamgestel word en waar die fondse vir die begroting vandaan kom. n Baie groot deel van die sinodale begroting word juis aangewend om namens die gemeentes toekennings te maak. Let ook op na enkele aspekte van die analise: By Item (wins uit die verkoop van bates anders as vaste eiendom) op Bladsy 5, moet die volgende onthou word. Indien die gemeente in die afgelope jaar so ʼn bate verkoop het, moet die verskil tussen die verkoopprys en kosprys by getoon word. Dieselfde moet ook onthou word by Item (sinode toekenning of hulp) en Item (ringtoekenning of hulp). Item 10 (spesiale bydraes nie oorbetaal nie) op Bladsy 9 moet asseblief volledig ingevul word. Dit is nie korrek (onwettig) dat ʼn gemeente fondse vir ʼn bepaalde aksie insamel en dit dan nie oorbetaal nie. Item 11 (Vrygestelde inkomstes) op Bladsy 9 moet asseblief met groot sorg en deeglikheid ingevul word sien ook Bladsye 4 en 5 van die hierdie Handleiding. Item 12 op Bladsy 9 bevat u diverse inkomste. Bladsy 11 van 18

13 Item 13.1 (uitstaande sinodale bydraes) op Bladsy 10 is nie altyd korrek ingevul nie. Finansiële kommissies en ouditeure moet asseblief daarop let dat kassiere hier die korrekte inligting verskaf. Dit het verskeie kere gebeur dat gemeentes se sinodale bydraes uitstaande is, maar dat dit nie hier getoon word nie. U gemeente se eksterne ouditeur moet asseblief die Sinodale Kantoor skakel om enige agterstallige sinodale bydraes vas te stel. Dit geld ook vir Item 13.2 (uitstaande ringsbydraes) op Bladsy 10. Statistiese Gegewens (STAAT E) Voltooi asseblief baie noukeurig. Hierdie staat is die uitsluitlike verantwoordelikheid van die kerkraad en moet asseblief met groot sorg en deeglikheid ingevul word. Hierdie inligting is vir almal in die kerk wat verantwoordelik is vir beplanning ʼn handige instrument. Dit kan ook help om tendense uit te wys asook om vroegtydig pro-aktief op te tree. Kerkrade word versoek om, wanneer dit ingevul word, nie te raai nie, maar seker te maak oor die korrektheid van die inligting. 3 ANDER BYKOMENDE INLIGTING Let asseblief op Afdeling E (Predikantposte) op Bladsy 12 en voltooi asb. baie noukeurig aan die hand van Reglemente 13, 14 en 15. U sal ook merk dat daar ook baie belangrike nuwe inligting verlang word op Bladsye 13. ʼn Opregte dankie vir u ondersteuning en samewerking....\aanhangsel Bladsy 12 van 18

14 AANHANGSEL BEREKENING VAN SINODALE BYDRAES BESLUIT 48/SS/09/2014: Dat die Sinode Voorstel 2 as die nuwe formule vir sinodale heffings (aanslagformule) vir implementering vanaf 2014/15 goedkeur: Bydrae kategorieë (SB) Nuwe % vs. huidige 5.3% 0 tot % tot % tot % tot % tot % tot % tot % tot % tot % tot % % OPSOMMING Sinodale bydraes 25 gemeentes betaal meer 46 gemeentes betaal minder 48 gemeentes betaal dieselfde Hulpfonds bygevoeg 73 gemeentes betaal meer 46 gemeentes betaal minder Rand waardes Vorige totale bydraes pj (SB) R Nuwe bydraes pj (SB) R Jaarlikse tekort (SB) Maandelikse tekort (SB) Jaarlikse hulpfonds bydraes R Totale jaarlikse bydraes (SB & HF) R Meer in totaal vanaf gemeentes = R Hulpfonds bydraes Alle gemeentes dra by op inkomste 0.15% Verwagte verlies pj vir Sinode aan inkomstes Diverse Inkomste nuwe def ASFB R Jaarlikse tekort (SB) R TOTAAL R Bladsy 13 van 18

15 BESLUIT 49/SS/09/2014: Dat (1) Die huidige Bedieningsfonds met ʼn Hulpverleningsfonds vervang word, goedgekeur word. (2) ʼn Hulpverleningsfonds geskep en opgebou moet word deur ʼn persentasie (tans 0,15%) van die inkomste van ʼn gemeente jaarliks by te dra. Die Sinode sal ook ʼn jaarlikse bydrae tot die fonds probeer maak. (3) Die SKF die inisiatief neem om die behoeftige en terminale gemeentes betyds te identifiseer (likiditeit analises) en dan ʼn gesprek met hulle in oorleg met die betrokke RFK te inisieer. (4) Die SKF hierdie nuwe aanslagformule (Voorstel 2) na 2 jaar hersien. Bladsy 14 van 18

16 VERSLAGDOENINGSVORM 2016 VIR DIE ONAFHANKLIKE OUDITEUR Bepaling 57.2 Indiening van jaarlikse Vorm Die kerkraad moet jaarliks aan die einde van die finansiële boekjaar wat strek van 1 Maart tot 28 (29) Februarie ʼn oorsig van die gemeentelike finansies gee volgens die nuutste voorgeskrewe Vorm 15 en die riglyne bevat in die meegaande jaarlikse Handleiding ter voorlegging aan die ring en Sinodale Kantoor Die sperdatum vir die indiening van die volledig voltooide Vorm 15 by die Sinodale Kantoor is voor of op die einde Junie van elke jaar Vorm 15 moet deur die voorsitter en skriba van die kerkraad, die onafhanklike ouditeur en die drie fidusiêre verantwoordelike persone (soos aangewys volgens die vereistes van ʼn OWO) onderteken word en gesertifiseer word deur die onafhanklike ouditeur wat kragtens die Wet op die Ouditprofessie, Wet 26 van 2005 (soos gewysig), geregistreer is Elke bladsy van Vorm 15 moet geparafeer word deur die ouditeur, die voorsitter en skriba van die kerkraad en die drie fidusiêre verantwoordelike persone Enige verslag of opmerkings deur die ouditeur, addisioneel tot sy verslag oor die geouditeerde finansiële state, moet by Vorm 15 aangeheg word Die ouditeure moet ook elke jaar die Verslagdoeningsvorm vir die Onafhanklike Ouditeur voltooi en by Vorm 15 aanheg Die kerkraad is verantwoordelik om sy verpligtinge in verband met die befondsing van die sinodale en ringswerksaamhede na te kom Die kerkraad mag volgens algemeen aanvaarde rekeningkundige beginsels geen fondse van watter aard ook al anders hanteer as deur die kerkraad se rekeningkundige stelsel wat opgestel en bedryf word nie. NAAM OUDITFIRMA PRAKTYKNOMMER ADRES EPOS KONTAKNOMMER Bladsy 15 van 18

17 Ons betrokkenheid spruit uit ons aanstelling as onafhanklike ouditeur wat kragtens die Wet op die Ouditprofessie, Wet 26 van 2005 (soos gewysig) geregistreer is van die NG Gemeente met OWO registrasienommer... Aan die Sinodale Kommissie vir Fondse van die NG Kerk van Suid-Transvaal Ons oudit van die finansiële state vir die jaar geëindig 29 Februarie 2016 was uitgevoer in ooreenstemming met Internasionale Standaarde oor Ouditering en in ons verslag van [Voeg datum in] is 'n ongekwalifiseerde / gekwalifiseerde / nadelige mening of / ʼn weerhouding van mening uitgespreek oor die finansiële state opgestel in ooreenstemming met [spesifiseer finansiële verslagdoeningsraamwerk, bv. IFRS] Die Kerkraad van die Gemeente is verantwoordelik en aanspreeklik a) vir die nakoming van al die fidusiêre vereistes as ʼn OWO; b) om te verseker dat die beheer en bestuur van alle trustrekeninge en belegging(s) gehandhaaf word in ooreenstemming met die toepaslike wetgewing en fidusiêre vereistes as ʼn OWO; en c) vir die implementering van rekeningkundige en interne kontrole stelsels wat die nakoming van toepaslike wetgewing vir Trustrekeninge verseker en om verder te verseker dat die trustrekening(e) en uittreksels daaruit vry is van wesenlike wanvoorstelling hetsy weens bedrog of foute. Die kerkraad moet verklaar dat hy alle fondse ontvang en uitgegee, behoorlik volgens algemeen aanvaarde rekenkundige praktyk in die kerkraad se rekenkundige stelsel vasgelê het en dat GEEN fondse van watter aard ook al, uitgelaat is van hierdie stelsel en dat ALLE fondse aan die jaarlikse eksterne oudit onderwerp was. 1. Ouditeur se verantwoordelikheid Ons het ons betrokkenheid voltooi om te bepaal of die gemeente enige trustrekening(e) en beleggings besit vir die tydperk vanaf 1 Maart 2015 tot 29 Februarie 2016 en rapporteer ons gevolgtrekkings daaroor saam met enige gevalle van nie-nakoming wat onder ons aandag gekom het. Ons is ook versoek om spesifieke bykomende statutêre aangeleenthede van voldoening deur die Gemeente as ʼn Openbare Weldaadorganisasie (OWO) te bevestig. Ons verantwoordelikheid is om ons gevolgtrekkings en bevindings / sake aan te meld wat onder ons aandag gekom het ten opsigte van die Gemeente se: 1) administrasie van sy trustrekening(s) in ooreenstemming met die Wet en die uittreksels van sekere inligting uit die rekeningkundige rekords, gebaseer op ons werk verrig; 2) nie-nakoming van spesifieke fidusiêre vereistes as ʼn OWO; 3) nie-rapportering van enige trustrekening(s) en belegging(s) in Vorm 15. Bladsy 16 van 18

18 Ons het staatgemaak op getuienis wat in die loop van ons oudit van die finansiële jaarstate vir die jaar geëindig op 29 Februarie 2016 en ons oordeel uitgeoefen oor sake wat onder ons aandag gekom het in die loop van ons oudit, tesame met bewyse verkry van sodanige addisionele prosedures soos ons nodig geag het onder die omstandighede. 2. Verklaring en bevestiging deur ouditeur 2.1 Trustrekening(s) bv. Vir geoormerkte fondse (alle ander fondse) en is die register daarvoor op datum? Die onderstaande inligting waarop hierdie verklaring en bevestiging gemaak word is verkry uit die rekeningkundige rekords wat onderhewig was aan ons oudit van die finansiële state as 'n geheel. NAAM VAN Voldoening aan (MERK ASB) TRUSTREKENING 1. Die Kerkraad het afsonderlike rekeningkundige rekords gehou vir die trustrekening Administrasie van die trustrekening is op die voorgeskrewe wyse, soos vereis deur toepaslike wetgewing, bygehou. Trustrekening is opgeneem in Vorm Die Kerkraad het afsonderlike rekeningkundige rekords gehou vir die trustrekening Administrasie van die trustrekening is op die voorgeskrewe wyse, soos vereis deur toepaslike wetgewing, bygehou. Trustrekening is opgeneem in Vorm 15 Gevolgtrekking oor die nakoming Op grond van ons werk gedoen, het ons gevind dat die Kerkraad die trustrekening(s) bestuur het volgens toepaslike wetgewing. Die register vir Trustrekening(s) {bv. vir geoormerkte fondse (alle fondse)} is op datum? Opmerkinge 2.2 Belegging(s) Die onderstaande inligting waarop hierdie verklaring en bevestiging gemaak word is verkry uit die rekeningkundige rekords wat onderhewig was aan ons oudit van die finansiële state as 'n geheel. NAAM VAN BELEGGING Voldoening aan (MERK ASB) Opmerkinge Die belegging met opbrings is opgeneem in Vorm 15 Die belegging met opbrings is opgeneem in Vorm 15 Die belegging met opbrings is opgeneem in Vorm 15 Bladsy 17 van 18

19 2.3 Voldoening aan spesifieke vereistes as ʼn OWO SPESIFIEKE VEREISTE 1. Die Kerkraad het drie onverbonde persone tot mekaar aangewys wat die fidusiêre verantwoordelikheid vir die Gemeente aanvaar. 2. Die Kommissaris: Belastingvrystellings-eenheid is dienooreenkomstig ingelig van Die OWO het die vereiste Inkomstebelastingopgawe IT12EI die vorige jaar ingedien. Alle inkomste en uitgawes is verklaar. 4. Die Gemeente voldoen aan Vrystellings van die normale belasting: Artikel 10 van die Inkomstebelastingswet No. 58 van 1962 (soos geamendeer) Voldoening aan vereiste (MERK ASB) Opmerkinge Geregistreerde ouditeur se naam en van: IRBA registrasienommer: Geregistreerde Ouditeur se handtekening: Datum: Bladsy 18 van 18