Hét vakblad voor SAP-gebruikend Nederland magazine

Transcriptie

1 Hét vakblad voor SAP-gebruikend Nederland magazine maart 2010 jaargang 14 nummer 1 Paneldiscussie over GRC Nog genoeg kansen voor SAP pagina 28 Zelfde pakket, nieuwe leverancier SAP BPC voor ARCADIS pagina 10 Geld verdienen met e-factureren Een gesprek met de ambassadeur e-factureren van het Ministerie van EZ pagina 6 Jacques Bloos (foto), Rabobank: State-of-the-art apparatuur die er voor zorgt dat uw bankpas niet bij de buren wordt bezorgd pagina 22 Meer controle op de factuurstroom bij Provimi 10 vragen over SAPBO financieel De FI periode afsluiting VNSG Congres 8 & 9 april 2010 Zoom bij Stedin VNSG Magazine mrt/10 1

2 BI I PI I Portal Duidelijk in SAP In control door visie Bezoek ook eens onze website 2 VNSG MAGAZINE 06/07

3 COLOFON. VNSG Magazine is het magazine van de Vereniging Nederlandstalige SAP- Gebruikers. Het blad biedt een platform voor meningen en ervaringen van SAPgebruikers. Hoofdredactie Rob van der Marck Eindredactie Sharon Tijssen Redactieraad Martin Putters, Capgemini Willy Koppens, CTAC Dirk-Jan Schenk, HES Maurice de Feijter, hmb Monique van Haeren, Perfect for People Djoekie Klein, SAP Nederland Ton Siebelink, SAP Nederland Frank van Heel, SAP Nederland Ron Apeldoorn, Sogeti Bas van der Poel, Uphantis Hans de Labije, VNSG Vragen over adverteren? Kijk op of neem contact op met het VNSG Bureau. Tel: (073) Fax: (073) Vormgeving HSP Reclame & Communicatie, Rosmalen Planning en coördinatie Sharon Tijssen Druk Drukkerij Delabie, Moeskroen Oplage exemplaren Coverfoto Marielle van Uitert Artikelen geven niet noodzakelijkerwijs de mening van het bestuur weer. De redactie behoudt zich het recht voor ingezonden stukken niet te plaatsen of in te korten. Artikelen, of gedeelten daarvan, mogen alleen worden overgenomen na toestemming van de redactie en met bronvermelding. Finest hour Zo zouden onze westerburen dit moment voor mij typeren. Ik schrijf dit voorwoord aan de vooravond van de annoncering door SAP dat zij haar klanten weer een keuze gaat geven voor Standard Support. Vele uren van conference calls en internationale afstemmingen, stevige gesprekken met Leo Apotheker en vele andere SAP-vertegenwoordigers en anderhalf jaar doorlooptijd was er nodig om SAP te overtuigen dat zij zichzelf een dienst bewijst door haar klanten te laten kiezen welk support model bij hen past. SUGEN, de nog jonge internationaal georganiseerde vertegenwoordiging van klanten waarin de VNSG participeert, geeft hiermee haar visitekaartje af. Wat de beste keuze voor een individuele klant is, is zeer afhankelijk van de eigen situatie. Stel je goed op de hoogte, zo is het feitelijke prijsverschil tussen Standard Support en Enterprise Support voor licenties van vóór 4 juli 2008 erg klein. Met een keuze voor Standard Support bespaar je dan niet erg veel en je sluit wel support mogelijkheden uit. Ik ben blij, de inspanningen hebben tot resultaat geleid. Bijna belangrijker is dat we de aandacht weer kunnen richten op de essentie: waarde creëren voor onze leden door het beter, sneller, slimmer inzetten van standaard SAP-oplossingen en ervoor zorgen dat die oplossingen meegroeien met jullie behoeften. In dit nummer van het magazine staan financiën centraal. Je vindt artikelen over e-factureren bij onder andere het Ministerie van Economische Zaken. Arcadis vertelt hoe zij voor haar financiële consolidatie en verslaglegging de overstap naar BPC 7.0 heeft gemaakt en ook mag in dit nummer het onderwerp Governance, Risk en Compliance (GRC) niet ontbreken. Met een discussie over GRC vertellen kenners hoe de betrouwbaarheid en integriteit van de gegevens in SAP te waarborgen is. Dit soort procesverbeteringen is nodig om in deze barre tijden géén marge te verliezen door inefficiënte bedrijfsvoering of een tekortschietende financiële administratie. Hopelijk brengen deze voorbeelden je nieuwe inzichten: zo zou het bij ons ook kunnen. En als je het magazine uit hebt, oormerk een paar artikelen en geef het eens door aan een collega (je kunt ook een hyperlink naar de elektronische versie op de VNSG portal gebruiken). We willen deze kennis tenslotte met elkaar delen. Wanneer je ons de volgende keer in de bus vindt, gaat het over SAP +, oplossingen rondom de SAPkern. Veel leesplezier en tot ziens op 8 en 9 april tijdens het VNSG Congres in Maastricht. Tonnie van der Horst Voorzitter VNSG Magazine mrt/10 3

4 Zelfde pakket, nieuwe leverancier ARCADIS heeft voor de wereldwijde consolidatie van haar financiële en management-informatie een efficiënte oplossing nodig. Het bedrijf migreert momenteel naar een nieuwere versie van zijn Outlooksoft-pakket. Alleen wordt dat nu door SAP geleverd (als SAP BPC) en die overgang vergt aandacht. Universiteit Maastricht De Universiteit Maastricht (UM) draagt innvoatie hoog in het vaandel en betreedt ook nieuwe paden als het gaat om de manier waarop SAP geïmplementeerd wordt. De Universiteit Maastricht gebruikt voor het programma PerFinO een nieuwe, iteratieve implementatie-methodiek: Agile. Een gesprek hierover met Manon Gorissen Rubrieken Column Paul Ostendorf 9 Tips & Tricks vragen over 18 Ervaringen met SAPBO financieel in de Nederlandse markt VNSG.nl 21 Precisie van een Zwitsers 22 uurwerk bij de Rabobank Zoom 27 Stedin Voor u Gelezen 34 Nederland in de uitverkoop: De Prooi 4 VNSG Magazine mrt/10

5 De FI periode afsluiting Hoofdpijnscenario s en vele avonden en weekenden die in het teken staan van spreadsheets aan elkaar knopen: de periode- en jaareinde werkzaamheden. Altijd weer terugkomende activiteiten die velen het liefst zo snel mogelijk achter zich willen laten, maar wel pas na aanlevering van kwalitatief hoogwaardige transparante verslaggeving conform alle vereiste richtlijnen! Inspraak als SAP-gebruikers Het was altijd nogal lastig om bij SAP in Walldorf een verzoek in te dienen om een bepaalde functionaliteit te ontwikkelen. Ook voor de VNSG als gebruikersvereniging was het niet eenvoudig. Maar daar is de laatste tijd wat aan veranderd. Dankzij inzet vanuit de focusgroep Procesintegratie En verder Geld verdienen met e-factureren 6 Gesprek met Marco Pastors, ambassadeur e-factureren van het Ministerie van EZ. Meer controle op de 16 factuurstroom bij Provimi Paneldiscussie over control 28 Volgende keer in het 35 VNSG Magazine Mei 2010 INHOUD. VNSG Magazine mrt/10 5

6 Geld verdienen met e-factureren Interview en tekst Martin Putters Mobiel internet vinden we doodgewoon, we laten ons van deur tot deur loodsen door een navigatiesysteem en sturen mensen de ruimte in om daar een permanent ruimtestation te bemannen. En hoe gaan we tegenwoordig om met de inkoopfactuur, het belangrijkste document in het handelsverkeer? Op dezelfde wijze als onze voorouders dat twee eeuwen geleden deden: we versturen hem per post en verwerken hem met de hand. En dat terwijl de business case voor elektronisch factureren op de achterkant van een postzegel kan worden berekend. Hoe dat kan? We vragen het Marco Pastors, ambassadeur e-factureren van het Ministerie van Economische Zaken. De inkoopfactuur is een blinde vlek, op de een of andere manier wordt hij als een vast, onveranderlijk gegeven beschouwd. Dat is vreemd, want het is een gestandaardiseerd document, meestal niet meer dan één A4tje, waarvan het meeste dan ook nog wit is. Dus hij leent zich uitstekend voor digitalisering. Aan het woord is Marco Pastors, in het voorjaar van 2008 door Staatssecretaris Van Heemskerk van Economische Zaken benoemd tot ambassadeur e-factureren. In deze rol is hij het boegbeeld van het project e-factureren van het Ministerie van Economische Zaken. De doelstelling van dit project is het invoeren van elektronisch factureren in Nederland met in een hoofdrol de overheid als launching customer. De directe aanleiding voor dit initiatief is de voorziene kostenbesparing voor zowel overheid als bedrijfsleven, die kan oplopen tot honderden miljoenen op jaarbasis. De overheid neemt het voortouw De leden van het projectteam spelen een initiërende, stimulerende rol, maar hebben ook een stok bij de hand. Ze geven voorlichting aan overheidsinstanties en bedrijven en brengen deze partijen waar mogelijk bij elkaar. Ze worden hierbij geholpen door het kabinet, dat heeft afgesproken om eind 2010 minimaal tien procent van alle inkomende facturen elektronisch te ontvangen en verwerken. Eind 2014 moet dit zijn opgelopen tot tachtig procent. Daarnaast heeft de overheid een standaardformaat gekozen voor het elektronisch bericht waarmee facturen kunnen worden gestuurd, UBL 2.0 (en hr-xml voor facturen die betrekking hebben op inhuur van personeel) en zijn de wettelijke eisen die aan facturen worden gesteld versoepeld. Een laatste aspect dat meehelpt om dit project tot een succes te maken is geld. Wanneer er wordt overgeschakeld naar elektronisch facturen scheelt dit de 6 VNSG Magazine mrt/10

7 factuurverzender vijf tot vijftien euro per factuur, voor de ontvangende partij kan dit oplopen tot tussen de vijfentwintig en zestig euro. Dit betekent dat in vrijwel alle gevallen de kosten van invoering in een korte tijd terugverdiend kunnen worden. Sneeuwbaleffect In april 2009 tekende de overheid een convenant met een aantal koepelorganisaties (VNO-NCW, MKB Nederland, ICT-Office, de Manifestgroep, en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten) waarin de beoogde doelstellingen werden bevestigd. Wat is de status begin 2010, hoeveel procent van de beoogde tien procent is gerealiseerd? Pastors: Logischerwijs hebben we onze inspanningen in eerste instantie op de grotere overheidsinstanties gericht, omdat we daar de grootste slagen konden maken. Het gaat dan bijvoorbeeld om de Belastingdienst, Ministerie van Defensie, Rijksdienst voor het Wegverkeer en het UWV. Deze aanpak heeft geleid tot gegarandeerde toezeggingen waarmee we al meer dan vijf procent bereiken. De verwachting is dat wanneer overheidsinstanties eenmaal de benodigde proces- en systeeminrichting gerealiseerd hebben, dit snel zal leiden tot een groter aandeel elektronische facturen. Daarnaast hebben we de grotere opdrachtnemers als uitzendbureaus, utiliteitsbedrijven en leveranciers van kantoorartikelen benaderd. Zij verzenden traditioneel grote hoeveelheden facturen, dus kunnen een belangrijke bijdrage leveren om de gestelde doelstelling te halen, aldus Pastors. Tenslotte verwacht hij nog een positief effect van de ingebruikname van Digipoort, het digitale loket waarmee leveranciers in één keer toegang hebben tot alle overheidsorganisaties. Uiteindelijk zullen al deze activiteiten leiden tot een sneeuwbaleffect. Hoe meer partijen er mee doen hoe lager de drempel wordt voor andere organisaties. Wie neemt de verantwoordelijkheid Ondanks deze eerste successen blijft er werk aan de winkel. Marco Pastors ziet nog een aantal barrières die geslecht moeten worden voordat de tachtig procent elektronische facturen eind 2014 een feit zijn. Organisaties willen wel overschakelen, maar weten niet goed hoe ze dit moeten aanpakken. Het begint al met de kloof tussen beleid en uitvoering. Inkoop is druk doende met het onderhandelen van contracten en voelt zich niet geroepen de factuurverwerking te verbeteren, en de crediteurenadministratie mist ook vaak de kennis of mankracht om het voortouw te kunnen nemen. Externe adviseurs ontberen veelal de benodigde ervaring en zo blijft het initiatief liggen. In zulke gevallen helpt het als je steun in de top hebt, zegt Pastors, het is goed als mensen in de top van een organisatie belangstelling hebben voor zoiets basaals als facturen. Zeker als daarmee veel kosten kunnen worden bespaard. Als zij zich inzetten voor e-factureren dan krijgt het onderwerp momentum. Techniek is geen issue Wanneer eenmaal de beslissing is genomen om elektronisch te gaan factureren, dan ziet men vaak de techniek als een obstakel. Er wordt gedacht dat er grote investeringen nodig zijn in hard- en software. In werkelijkheid hebben veel financiële systemen al standaardvoorzieningen om elektronische facturen te maken of te ontvangen. Wanneer dit niet zo is dan kunnen dergelijke voorzieningen in de meeste gevallen snel en tegen beperkte kosten gerealiseerd worden. In ieder geval kunnen deze kosten snel terugverdiend worden. Op dat punt kent Pastors geen twijfel: We hebben nog geen negatieve business case gezien. Hoe eerder je begint, hoe eerder je de financiële vruchten van de besparingen plukt. Marco Pastors, ambassadeur e-factureren van het Ministerie van Economische Zaken: Organisatie willen wel overschakelen, maar weten niet goed hoe ze dit moeten aanpakken SAP biedt uitstekende mogelijkheden om de verwerking van inkomende facturen te ondersteunen. Dit kan zowel gaan om facturen waar een inkooporder aan ten grondslag ligt als zogenaamde kostenfacturen. Ook gaan deze oplossingen verder dan alleen de ontvangst en verwerking van elektronische facturen. Op nl -> VNSG.nl worden kort een aantal mogelijkheden besproken. Daarnaast kunt op pagina 16 en 17 van dit VNSG Magazine in het artikel Meer controle op de factuurstroom, lezen hoe SAP Invoice Management helpt om het factuurverwerkingsproces te stroomlijnen en de controle te vergroten bij Provimi, een Nederlandse multinational in diervoeding met vestigingen over de gehele wereld. VNSG Magazine mrt/10 7

8 8 VNSG Magazine mrt/10

9 Paul ostendorf Als het kalf verdronken is... In het najaar van 2008 was ik aanwezig op een bijeenkomst van een financiële instelling. Daar gaf de directie een toelichting op de financiële toestand van die organisatie en vanzelfsprekend kwam ook de kredietcrisis ter sprake. De Colijn-methode ( Ga nu maar rustig slapen ) werd nauwgezet gevolgd. Ik kon het niet nalaten te reageren en merkte op dat de snelheid en diepgang waarmee deze crisis zich had ontwikkeld, ongekend waren. Zowel regeringen als financiële instellingen, toezichthouders en burgers werden verrast door de omvang en gevolgen. Ik stelde dat er of tekortkomingen zitten in het Global Risk Management systeem van banken of in het financiële systeem zelf, of bij de toezichthouders. Maar dat een combinatie van deze drie waarschijnlijker was. Dat werd mij niet in dank afgenomen en mijn oproep voor een kritische beschouwing van deze zaken werd dan ook snel weggewuifd. Inmiddels zijn we anderhalf jaar verder en heb ik mijn mening nog altijd niet bijgesteld. Anderen gelukkig wel! Wat is er gebeurd? Het begint er op te lijken dat de rol van de toezichthouders zal worden herzien. Ook is het aannemelijk dat er een Basel III akkoord gaat komen met een aangescherpte regulering voor het bankwezen. En sommige banken zijn iets voorzichtiger geworden met het inschatten van risico s met financiële producten. Banken werken, op advies van de toezichthouder, aan een verhoging van hun kernkapitaal. Dat stelt misschien de toezichthouder gerust maar al had het Tier 1 kapitaal van de banken vóór de crisis op 10% gelegen, dan nog waren er banken omgevallen. O ja, wat later heeft de bestuursvoorzitter van diezelfde financiële instelling nog zijn excuses aangeboden voor de rol van de banken. Je moet maar durven. De crisis heeft veel aan het licht gebracht. Niet alleen bij banken zitten er een aantal zaken fout. Ook bij bedrijven is er regelmatig wat goed mis. Ze goochelen maar met cijfers en wij moeten heel wat googelen om de werkelijke cijfers boven tafel te krijgen. Natuurlijk zijn er regels voor boekhouden en financiële jaarverslagen (GAAP en IFRS standaarden). Natuurlijk zijn er externe accountants die controles uitvoeren. En natuurlijk zijn er toezichthouders die een oogje in het zeil houden. Maar leidt dat alles tot een waterdicht systeem? Helaas, er blijven zaken door de mazen van het web glippen. Al dan niet opzettelijk! We hebben moeten vaststellen dat het vertrouwen in toezichthouders groter is dan gerechtvaardigd. Daar kunnen ze niet altijd wat aan doen. Ook zij zijn weer aan regels gebonden en die staan niet altijd toe dat er wordt ingegrepen waar dat wel zou moeten. Soms zijn de verlokkingen van een bonus te groot en denken ondernemers te veel aan korte termijn belangen. Hoe vaak gebeurt het niet dat beursgenoteerde bedrijven verzuimen zaken in het financiële jaarverslag op te nemen of toe te lichten terwijl dat volgens de regels wel zou moeten. Maar ja, waakhond AFM kan en mag niet altijd ingrijpen. Ook handelen op de beurs met voorkennis komt regelmatig voor. Of neem nou de Balkenende-norm. Die is voor sommigen geen barrière maar gewoon een hindernis die je in een onbewaakt ogenblik even moet nemen. Kortom, er is veel mis op financieel gebied. Zorg dat u uw financiële zaken op orde heeft want het is onvermijdelijk dat de regels zullen worden aangescherpt. Bovendien komen zaken die het daglicht niet kunnen verdragen uiteindelijk toch boven water in dit digitale tijdperk waar steeds meer ogen meekijken. Ook al ben ik voorstander van een strakkere regulering, ik ben er ook van overtuigd dat alle nog te nemen maatregelen financiële wantoestanden niet uit de wereld helpen. Het lijkt me zelfs onmogelijk. Voor mij dus niet de vraag of nieuwe maatregelen ons zullen behoeden voor een volgende crisis want die komt er toch wel. Financiële instellingen innoveren nu eenmaal en brengen dus met enige regelmaat nieuwe financiële producten. Steeds meer van die producten zullen zo ingewikkeld zijn dat ze zelfs boven de pet van andere financiële Paul Ostendorf heeft meer dan 25 jaar ervaring in topfuncties in ICT bij grote ondernemingen en daarbij alle functies van programmeur tot directeur doorlopen. Hij heeft diverse bedrijven opgezet met betrekking tot software, research en financiële systemen en is oprichter van de stichting Electronic highway Platform Nederland (EPN). instellingen gaan en voor kortere of langere tijd aan het toeziend oog kunnen ontsnappen. En voor je het weet heb je dan een nieuwe crisis te pakken. Voor de financials geldt een nieuwe kreet: Als het kalf verdronken is graven we een nieuwe put. Die put ligt dan iets verderop en lijkt minder diep maar dat is alleen maar schijn. De volgende crisis zal sneller en misschien ook dieper zijn. Het goede nieuws is dat herstel ook weer sneller zal gaan. Kijk, per saldo gaan we er dan toch op vooruit! Echt leren doen we het natuurlijk nooit. Misschien moeten we dat ook niet willen want zonder hemelbestormers wordt het maar een saaie bedoening. COLUMN. VNSG Magazine mrt/10 9

10 ARCADIS heeft voor de wereldwijde consolidatie van haar financiële en managementinformatie een efficiënte oplossing nodig. Het bedrijf migreert momenteel naar een nieuwere versie van zijn Outlooksoft-pakket. Alleen wordt dat nu door SAP geleverd (als SAP BPC) en die overgang vergt aandacht. IntervieW Ton Siebelink en Monique van Haeren Tekst Freek Blankena fotografie Ton Siebelink ARCADIS, een wereldspeler op het gebied van advies-, ontwerp en ingenieursdiensten, expandeert gestaag verder door zelfstandige groei en meerdere overnames per jaar. In een groot deel van de wereld is ARCADIS inmiddels vertegenwoordigd. De circa 200 entiteiten, gegroepeerd in elf werkmaatschappijen, werken op meerdere vlakken nauw samen, met name op het gebied van kennisdeling en het werken voor multinationals. Maar deze bedrijven zijn ook zelfstandig sterk op hun lokale markt gericht. De control-functie binnen ARCADIS is daarom ook niet sterk gecentraliseerd. De belangrijkste verantwoordelijkheden van het relatief kleine hoofdkantoor in Arnhem zijn de strategische lijn, global policies en uiteraard de interne en externe (financiële) rapportage. In de kern gaat het bij de rapportage om de financiële consolidatie en managementrapportages, op basis waarvan de raad van bestuur zijn beslissingen neemt en de externe rapportages worden opgesteld. Financiële consolidatie hoeft geen rocket science te zijn; het kan gewoon met een mooie zelfgebouwde Excel-applicatie. Dat is ook precies wat ARCADIS tot 2005 deed. De consolidatiestructuur van ARCADIS is op holdingniveau te overzien, met veel 100-procents dochters en een twintigtal rechtstreekse deelnemingen. Maar het werd wel bewerkelijk, omdat we aan steeds meer financiële regelgeving moesten voldoen, zoals IFRS en Sarbanes-Oxley, zegt Jeroen Bruggeman, group controller van ARCADIS. Daarnaast nam intern de vraag naar geïntegreerde en geconsolideerde managementinformatie toe. De keuze viel vervolgens in 2005 op een standaardpakket: Outlooksoft. We hadden het gevoel dat andere pakketten zoals SAP s eigen oplossing SEM-BCS redelijk star waren. Wij kwamen vanuit een Excel-omgeving en hadden door de overgang naar IFRS en SOX in dat jaar extreem weinig tijd voor de overstap. We zochten laagdrempeligheid en flexibiliteit. Belangrijk was ook dat het consolidatiepakket optisch gezien van Excel zo was om te zetten in Outlooksoft voor een snelle leercurve en gebruikersacceptatie wereldwijd. SAP Business Planning & Consolidation, zoals het Outlooksoft-pakket tegenwoordig heet, wordt sinds de overname van Outlooksoft in 2007 als aparte productlijn gehandhaafd door SAP (binnen SAPBO ). Dat moet ook wel, stelt Bruggeman. Vijfenzeventig procent van de ARCADISbedrijven, gemeten in omzet, heeft nog geen SAP ERP en als we een bedrijf overnemen is dat vaak ook niet het geval. Dus je zult altijd een consolidatiesysteem nodig hebben dat over de bedrijfssystemen heen gaat. Dat is ook de reden dat ARCADIS nu bij de migratie van Outlooksoft 4.2 naar SAP BPC 7 kiest voor de standalone-versie van de software en niet voor de NetWeaver-versie die meer gericht is op integratie met de rest van de SAP-software. Aan modernisering van de software valt niet te ontkomen. De support van OutlookSoft 4.2 vervalt per maart 2010, daarnaast is de hardware nu vier jaar oud, zegt Suzanne Hermans, corporate business 10 VNSG Magazine mrt/10

11 analyst bij ARCADIS en inmiddels erg ingevoerd in Outlooksoft. Maar we hebben in het verleden ook last gehad van de instabiliteit van het huidige pakket, wat niet echt prettig is, gezien onze strakke deadlines. Het was niet altijd even duidelijk waar het aan lag als er problemen waren; is het de Outlooksoft- of de Microsoft-software? Uiteindelijk komt er een oplossing, maar we zijn de issues liever voor. De snelheid is ook niet optimaal; deels doordat we gewoon het Excel-pakket rechtstreeks hebben vertaald en daarna veel hebben doorontwikkeld. Terugkijkend concludeert Hermans dat grondiger nadenken over de inrichting van de software in 2005 prettig zou zijn geweest, maar er was geen keuze. Natuurlijk verandert de regelgeving voortdurend, dus je blijft aanpassen, maar vooral als je uit een Excel-omgeving komt, moet je nadenken over hoe je het inricht. Bij de migratie krijgt het weghalen van onnodige complexiteit nu dus veel aandacht. Bruggeman waarschuwt vanuit zijn eigen ervaringen binnen ARCADIS ook voor het al te makkelijk gebruiken van alle mogelijkheden van de software. Probeer het niet te ingewikkeld te maken. Je kunt het perfectioneren, maar dat kost veel onderhoudsinspanningen. Ook in inhoudelijke zin zet hij het graag zo eenvoudig en eenduidig mogelijk neer. SAP BPC is voor ARCADIS NV van levensbelang. Als bij ons het pakket een dag stil ligt in de consolidatieperiode, heeft de raad van bestuur daar direct last van. Bij het SAP ERP-pakket dat ARCADIS inmiddels Europees alsnog aan het uitrollen is, is dat minder snel het geval. Het raakt hun directe informatievoorziening niet. SAP BPC is voor ons op holdingniveau het primaire proces, en dat had het voormalige Outlooksoft altijd feilloos in de gaten en ze stonden altijd met raad en daad klaar. Het is voor ons gedurende een korte rapporteringsperiode ook zo n primaire tool, dat je zelf in staat moet zijn het te begrijpen en aanpassingen te maken. Maar daarnaast heb je goede consultants nodig. Wij werken zelf met CPMview en Genpact. Wat dat laatste betreft vond Hermans de overstap van Outlooksoft naar SAP wel een spannende. Gebruikers moeten er rekening mee houden dat het een hele andere organisatie is. We waren gewend met betrokken Outlooksoft-consultants te werken, maar dat is niet de werkwijze van SAP. We hebben wel de steun van ARCADIS Nederland, omdat dat al een SAPgebruikende organisatie is. Dat laatste feit speelde ook een rol bij de onderhandelingen over de licentieprijs van de upgrade, die niet meteen vlotjes verliepen. De eerste prijs die SAP noemde bleek fors hoger te zijn dan die van het eerste Outlooksoftpakket, maar uiteindelijk zijn ARCADIS en SAP eruit gekomen. De migratie die bijna een herimplementatie is te noemen is in mei 2009 begonnen en moet in maart 2010 klaar zijn. Het werk zit vooral in het opschonen en aan de hardwarekant is er ook wat veranderd, aldus Hermans. Alles moet handmatig overgezet worden. Qua technische migratie is het ook een enorme stap. De aanleveraars bij de 200 entiteiten hebben maar een beperkt tijdsvenster om via een upload en met een handmatige invoer alle kwartaalgegevens goed voor 60 A4-tjes aan te leveren. Bruggeman: We proberen het voor al die gebruikers laagdrempelig te houden door zo min mogelijk te veranderen, dan is de acceptatiegraad het hoogst. Suzanne Hermans: De regelgeving verandert voortdurend, dus je blijft aanpassen, maar vooral als je uit een Excel-omgeving komt, moet je nadenken over hoe je het inricht. Bij de migratie krijgt het weghalen van onnodige complexiteit nu dus veel aandacht Jeroen Bruggeman: Pas op met het al temakkelijk gebruiken van alle mogelijkheden van de software. Probeer het niet te ingewikkeld te maken. Je kunt het perfectioneren, maar dat kost veel onderhoudsinspanningen. Als u meer wilt weten over SAP BPC, kom dan naar de presentatie van Sanoma Uitgevers, sessie C8 op donderdag 8 april 2010 om uur VNSG Magazine mrt/10 11

12 Universiteit Maastricht implementeert iteratief met Agile De Universiteit Maastricht (UM) draagt innovatie hoog in het vaandel. Dat uit zich niet alleen in het Maastrichtse onderwijs en onderzoek. De Universiteit Maastricht betreedt ook nieuwe paden als het gaat om de manier waarop SAP geïmplementeerd wordt. De Universiteit Maastricht gebruikt voor het programma PerFinO een nieuwe, iteratieve implementatiemethodiek: Agile. Manon Gorissen, It Strategist en Enterprise Architect van de UM: Als het aan mij ligt, wordt dit onze nieuwe standaard. INterVIew Rob van der Marck tekst Gertjan Harberink fotografie Rob van der Marck en Universiteit Maastricht De Universiteit Maastricht is de jongste universiteit van Nederland en telt inmiddels studenten, ruim medewerkers en zes faculteiten. Het ICt Servicecentrum (ICtS) is de centrale It-afdeling van de Universiteit Maastricht. ICtS verzorgt alle It voor de hele universiteit, met uitzondering van specifi eke software die nodig is voor onderzoek. Als It Strategist en Enterprise Architect van het Corporate Information offi ce zorgt Manon Gorissen er onder meer voor dat alle ICt-projecten die binnen de Universiteit Maastricht uitgerold worden, aan bepaalde architectuurvereisten voldoen. Vroeger was It binnen de UM in zuilen georganiseerd, vertelt ze. Dat begon te kantelen in het midden van de jaren negentig toen we ons eerste SAP HR-product kregen en daarmee impliciet voor ERP kozen. Inmiddels is de Universiteit Maastricht in de woorden van Gorissen de meest versapte universiteit van Nederland. We hebben veel processen geautomatiseerd. Maar we hebben nooit echt werk gemaakt van procesoptimalisatie, vertelt ze. Perfino brengt daar verandering in. Perfino staat voor de optimalisatie van processen op het gebied van personeel (Per), fi nancieel (fin) en organisatie (o), waarbij de o vooral staat voor het genereren van stuurinformatie. Het uitgangspunt? Zo min mogelijk maatwerk, zo veel mogelijk standaardprocessen in SAP. De Universiteit Maastricht hanteert een standaard projectmanagementmethodiek van twijnstra & Gudde - ProjectMatig Werken (PMW) - die in veel opzichten op andere gangbare implementatiemethodieken lijkt. toch was de universiteit niet helemaal gelukkig met PMW. Gorissen: Je begint zo n project met een uitgebreid functioneel ontwerp (fo). Bij omvangrijke projecten moeten bestuurders akkoord geven op een fo dat eigenlijk te groot is om helemaal te kunnen bevatten. Je zet je handtekening zonder écht te weten wat de consequenties zijn. Dat kon beter, dachten wij. De Universiteit Maastricht vond het antwoord in Agile en Scrum. SAP opperde om Perfino met behulp van Agile te implementeren. tijdens een ander project hadden we toevallig al kennisgemaakt met Agile. Het beviel ons wel. Bovendien zocht het bestuur naar manieren om meer grip op It-projecten te krijgen. Met Agile hopen we die controle te 12 VNSG Magazine mrt/10

13 kunnen bieden. Tot nu toe is het ons gelukt het aantal geplande dagen en het aantal realisatiedagen steeds heel dicht bij elkaar te hebben. Agile en Scrum Agile is een conceptueel raamwerk voor software-ontwikkeling. De bedenkers van Agile zochten naar manieren om software te ontwikkelen op een meer mensgerichte, flexibele manier. Aan Agile ligt het zogenaamde Agile Manifesto ten grondslag waarin twaalf basisprincipes vastgelegd zijn. Het belangrijkste principe: klanttevredenheid door snel en op continue basis bruikbare software op te leveren. Verder stelt het manifest dat Agile verandering omarmt. Ook laat in het proces moet er nog ruimte zijn voor veranderingen. Verder propageert Agile direct contact als de beste vorm van communicatie. Andere kernbegrippen zijn eenvoud, goed ontwerp, kwaliteit en zelforganiserende teams. Scrum is een hands-on methodiek om al dit moois op een iteratieve manier voor elkaar te krijgen. Het idee is dat de software niet in één keer, aan het eind van het traject opgeleverd wordt, maar dat er juist voortdurend kleine brokjes live gaan. De stresspieken liggen dus niet langer aan het begin (blueprint) en einde (go-live) van het project, maar de druk wordt verspreid over de hele looptijd van de implementatie. Sprints Het hele traject wordt opgedeeld in een aantal cycli, zogenaamde sprints. Aan het begin van zo n sprint wordt zo snel mogelijk een deel van de software ingericht. Deze eerste opzet - feitelijk een werkend prototype - wordt gebruikt om te bepalen wat er nog beter kan en anders moet. Al deze wensen worden verzameld in een zogenaamd Product Backlog. Het team stelt samen vast in welke volgorde de wensen afgewerkt worden. Na het nodige programmeerwerk wordt de nieuw ontwikkelde software meteen bekeken, beoordeeld en verder geoptimaliseerd. Teamleden ontmoeten elkaar bij voorkeur dagelijks tijdens een daily scrum meeting waarbij ze kort aangeven wat ze gedaan hebben sinds de laatste meeting, wat ze gaan doen voor de volgende meeting en tegen welke obstakels ze aanlopen. De Scrum Master - feitelijk de projectmanager - zorgt voor de nodige sturing. Tegen het eind van de sprint is het nieuwe brokje software af, getest, gedocumenteerd en klaar om live te gaan. Door op deze wijze een aantal sprints te doorlopen, wordt het systeem of de software steeds completer. Het eindresultaat is een oplossing die optimaal voldoet aan alle wensen van de organisatie. Een oplossing die, als het goed is, bovendien helemaal voldoet aan de wensen van de business waardoor de kans op prijzige wijzigingsverzoeken drastisch afneemt. Scrum in de praktijk Tot zover de theorie. Hoe brengt de Universiteit Maastricht deze aanpak in praktijk? We werken niet helemaal volgens Agile en Scrum, maar hebben er wel veel elementen van overgenomen. Deze aanpak past goed bij het probleemgestuurd leren, onze onderwijsaanpak waarbij studenten zich in kleine groepjes zes weken buigen over een probleem. Je zou kunnen zeggen dat deze manier van werken al in ons DNA zit. Samen met SAP zocht de Universiteit Maastricht naar een goede combinatie van Scrum en de PMW-methodiek die ze zelf voor al hun projecten gebruiken. We hebben PerFinO in kleine, helder afgebakende stukjes opgesplitst. Voor elk deel is een apart kernteam verantwoordelijk. Dit zijn multidisciplinaire teams van mensen die rondom één onderwerp gegroepeerd zijn. In het kernteam Contractregistratie zit bijvoorbeeld iemand van de administratie, iemand van IT, iemand die goed thuis is in het onderzoeksdomein en een SAP-consultant. Zij zorgen samen dat het project van begin tot eind wordt gerealiseerd. Eigenlijk zijn het mini-projectjes die gerealiseerd worden binnen afgebakende tijdseenheden. Elke projectje begint met een mini-functioneel ontwerp. Vervolgens ontwikkelt SAP zo snel mogelijk een eerste prototype binnen onze zandbak-omgeving op basis van standaard SAP en best practices. Dat prototype voorzien we van commentaar. Onze opmerkingen worden vervolgens snel verwerkt. Ook schrijven we tijdens de sprints al een deel van de documentatie. Het grote voordeel is de flexibiliteit. Het project rondom de invoering van SEPA bewaren we bijvoorbeeld tot het laatst omdat nog niet alles rondom SEPA helemaal is uitgekristalliseerd. We hoeven nu dus niet een blauwdruk te maken met allerlei aannames. Als het zover is, gaan we aan de slag met de meest recente gegevens. Voordelen Volgens Gorissen heeft deze aanpak heel wat voordelen ten opzichte van de meer traditionele methodes. Het bestuur en het management hebben veel meer grip op de materie. Ze geven nu immers akkoord op heldere, hapklare brokken. Bovendien is het nu veel eenvoudiger om grip te houden op de kosten. Daarnaast hoeft de Universiteit Maastricht niet te wachten tot 2011 om al van de nieuwe software te profiteren. We hebben nu regelmatig wat te vieren, dat werkt heel motiverend. Op dit moment hebben we al drie producten in de lucht kunnen brengen. Dat tempo zal de komende tijd wat afnemen. We zijn begonnen met release management voor de Universiteit Maastricht. Updates voeren we in één keer voor alle systemen tegelijk door. Dat betekent dat nieuwe stukken software niet meteen live gezet kunnen worden. Soms zal een nieuw deel van het systeem nog even op de plank moeten blijven liggen. Maar het is dan tenminste al wel klaar. Gaat de Universiteit Maastricht Agile vaker gebruiken voor implementaties? We kunnen Agile pas goed beoordelen als PerFinO afgerond is. Maar als het aan mij ligt, wordt dit onze nieuwe standaard. Manon Gorissen Meer weten over Agile? Begin op VNSG Magazine mrt/10 13