WELKOM MET DANK AAN ONZE SPONSOR

Transcriptie

1 1 WELKOM MET DANK AAN ONZE SPONSOR

2 2 CIPAL IN BEWEGING PRAKTISCHE INFORMATIE Na de sessie ontvangt u evaluatieformulieren. Uw reacties helpen ons blijvend onze aanpak af te stemmen op uw wensen. Gelieve deze aan het einde van de sessie te overhandigen. De Powerpoint-presentaties die getoond werden tijdens deze sessie zijn na het afsluiten van de Dag van de Openbare Sector consulteerbaar op onze website

3 3 samen groeien - samen oogsten - samen proeven Gelieve uw gsm uit te schakelen tijdens de sessie De CIPAL-gebouwen zijn rookvrij Wenst u nog meer informatie? De sessieverantwoordelijke of de medewerkers van het CIPAL-secretariaat (inkomhal gelijkvloers) helpen u graag verder

4 Mid- en Front Office Nicolaas Copernicus 4

5 Mid- en Front Office Midoffice, de Copernicaanse omwenteling is niet meer te stoppen! 14u00 Athena Beleidsinformatie 14u30 BI in de cloud, 3xI en OSLO 15u00 Pauze 15u15 IRIS, oog voor ondernemen 15u25 ThemisWeb 16u15 Einde 5

6 Mid- en Front Office één klantvriendelijke efficiënte kwalitatieve overheid - 24/7 ATHENA BELEIDSINFORMATIE 6

7 Athena Beleidsinformatie

8 Athena Beleidsinformatie Athena Beleidsinformatie (BI) 1. De cockpit binnen uw organisatie (360 view) 2. Meerwaarde in functie van MIDOFFICE 3. Open, veilig, innovatief!

9 AS IS BELEID Mid- en Front Office 9

10 TO BE BELEID Mid- en Front Office 10

11 Hoe lang staan bepaalde opbrengsten open? Gemiddelde doorlooptijd betaling factuur? Welke facturen worden snelst betaald? Aantal steungerechtigden per maatregel? Aantal intakes/herintakes per MA/maand? Aantal intrekkingen (reden)? Management cockpit Wat is de evolutie van het aantal VTE s (aanstelling/effectief/aanwezig)? Hoe zit het met de prestatie en afwezigheidsgraad, is er onder/overbezetting? Wat is de gemiddelde afwezigheidsduur, en onze Bradford factor? Aantal inwoners per geslacht/jaar/leeftijd/? Aantal aankomsten/ vertrekkers/adreswijziging? Aantal reispassen/kidsid s/intentingen/? Aantal bouwaanvragen? Hoeveel bouwaanvragen worden tijdig verwerkt? Evolutie leegstand?

12 Athena Beleidsinformatie in functie van MIDOFFICE

13 Beleid Visie- en behoeftenstudie midoffice 1 3 Generiek XML- (en XSD) bestand mbt procesbeheer Meldingen (klachten, sluikstort, ) Klantencontacten (telefoons, mails, ) Aanvragen (bouwaanvragen, premies, vergunningen,.) Beroepen (bouwaanvragen, ) Integratie met notulen- en contactenbeheer Dossiers ter beslissing voorleggen Beslissingsorgaan (raad, ) Correspondenten, adressen,

14 Beleid Rapporteringsbehoeften midoffice 1 4 Indicatoren Aantal registraties (meldingen/dossiers/aanvragen, ) Aantal correspondenten (melders) Gemiddelde doorlooptijd Totale doorlooptijd Dimensies Type proces Subproces Processtappen Gegevens correspondent Leeftijd, geslacht, burgerlijke stand, nationaliteit, adres, Dossierverantwoordelijke Data Registratie, start, einde voorzien, einde effectief,

15 Beleid Dashboard midoffice 1 5

16 EEN INNOVATIEVE OPLOSSING Athena Beleidsinformatie OPEN VEILIG INNOVATIEF

17 BBC BESTUUR A BESTUUR B BESTUUR C BESTUUR D Inhoudstabel BD Beleidsdoelstellingen BD1 BD2 Financiën Burger zaken OSLO Actieplannen Acties A1 AP1 A2 AP2 A3 AP3 A4 indicatoren HRM Indicatoren I1 I2 I3 I4 I5 DWH enchmarking! BESTUUR A BESTUUR B BESTUUR B BI on the fly

18 Athena Beleidsinformatie Athenaweb Beleidsinformatie Webtoepassing (onbeperkt aantal users) Overal bereikbaar, ook mobiel Geen kennis vereist van de business van de diverse backoffice toepassingen Betaalbaar alternatief voor peperdure traditionele BI vendors Gebaseerd op PENTAHO, nr 1 inzake open source BI software (partnership EE)

19 Athena Beleidsinformatie Athena Datawarehouse Integratie van gegevens uit verschillende bronnen Geen lokale investering in infrastructuur of BI expertise! Aparte omgeving krachtig en snel (geen invloed op werking operationele db) Genk Het behouden van historische gegevens Mechelen Logisch gegevensmodel voor de eindgebruiker Benchmarking mogelijk

20 Athena Beleidsinformatie Athena inhoudspakketten Kant-en-klaar aanbod van rapporten, dashboards (KPI s) en analyses per domein Beleid en financiën BBC Sociale dienst CRM/procesbeheer Grondgebiedzaken HRM en Lonen Burgerzaken Cultuur Leverancier-onafhankelijk! (niet beperkt tot Cipal-toepassingen) Onderhoud gebeurt door Cipal

21 BI on the fly : uw beleid opvolgen overal en altijd

22

23 Mid- en Front Office één klantvriendelijke efficiënte kwalitatieve overheid - 24/7 BI IN DE CLOUD, 3XI EN OSLO 23

24 Agenda DE OPENBARE SECTOR IN BEWEGING Informatiekwaliteit, Informatieveiligheid, Informatiearchitectuur Open Standaarden Lokale Overheden Beleidsinformatie (BI) 24

25 verbeteren van de dienstverlening door standaardisatie Agenda

26 Agenda verbeteren van de dienstverlening door standaardisatie John Naisbitt

27 We are drowning in data, but starving for information John Naisbitt 1982

28

29 Suboptimale ondersteuning van het beleid. Een schat aan gegevens beschikbaar. Lijsten zijn moeilijk te interpreteren.

30 het beleid wordt vaak gestuurd vanuit het buikgevoel waarbij beslissingen onvoldoende gerationaliseerd worden".

31 3 x I Informatiekwaliteit, Informatieveiligheid, Informatiearchitectuur

32 SINGLE VERSION TRUTH

33 Specialized systems needed special data structures enable good reporting enable further analytics

34 Business Intelligence (BI) is the process of gathering meaningful information to answer questions and identify significant trends or patterns, giving key stakeholders the ability to make better business decisions.

35 Goede brondata?

36 Data cleansing, data cleaning, or data scrubbing

37 Moeten we dan wachten om met BI te starten?

38 NO TIME TO WASTE Verschillende invalshoeken Organisatiebreed informatiemanagement Data correct zetten

39 BI is geen geïsoleerd domein. Het moet kaderen in een bredere e-gov strategie.

40

41

42 OSLO verbeteren van de dienstverlening door standaardisatie

43

44 OSLO vertrek vanuit dienstverlening: om burgers en bedrijven beter van dienst te zijn, moet de overheid op diverse niveaus streven naar de totstandkoming van een geïntegreerde elektronische dienstverlening aan burgers en bedrijven. dossiers burgers en bedrijven interbestuurlijk kerndata (personen, organisaties, relaties, adressen )

45 Project Organisatie Rollen en Verantwoordelijkheden V-ICT-OR IBBT-UGent-MMLab HoGent Consortiumpartners Ondersteunende partners Stuurgroep e-government CORVE FedICT Team Digitale Bouwaanvraag Consortiumpartners OSLO

46 Projectmijlpalen (timing) Fase 1 - inventarisatie Fase 2 - opstellen Plan van aanpak Fase 3 - uitwerking Fase 4 formaliseren inventarisatie entiteiten technisch inhoudelijk inventarisatie bronnen mapping bronentiteit identificatie conflicten/issues technisch stakeholders definieren van Standaard test model tov partner solutions kwalitatief analyse kwalitatieve factoren decretaal? bestektekst? analyse EU voorbeelden Map EU oplossingen onderhoud

47 Inzet Resources Fase 1 - inventarisatie Fase 2 - opstellen Plan van aanpak Fase 3 - uitwerking Fase 4 formaliseren Doorlooptijd 4,5m 17 september 2012 Doorlooptijd 1,5m 15 oktober 2012 Doorlooptijd 5m 20 maart 2013 Doorlooptijd 2m 30 mei 2013

48 Inventarisatie Adres Persoon Organisatie Dossier burger, bedrijf Dossier intergemeen telijk Relatie Perceel

49 Inventarisatie

50 OSLO verbeteren van de dienstverlening door standaardisatie 3xI piloot BI 1. Vanuit behoefte aan beleidsondersteunende informatie 2. yechnologische hulpmiddelen werken beleidsondersteunend (BI). 3. de juiste druk op de kwaliteit van de data (cleaning) 4. Nieuwe technische evoluties (Cloud) openen de deur voor kleinere besturen

51 Agenda BELEIDSINFORMATIE IN BEWEGING Raf Buyle, programmabeheerder V-ICT-OR raf.buyle at v-ict-or.be 51

52 Mid- en Front Office één klantvriendelijke efficiënte kwalitatieve overheid - 24/7 IRIS, OOG VOOR ONDERNEMEN 52

53 Mid- IRIS en Front Office Wat? Het Iris-project betreft: de creatie van een WEBgebaseerd informatie- en communicatieplatform tussen gemeenten en de ondernemingen binnen de provincie Antwerpen Een EFRO-project met steun van de Vlaamse Gemeenschap, provincie Antwerpen en CIPAL - tevens met medewerking van VVSG, VOKA, UNIZO en V-ICT-OR dus gratis

54 Mid- IRIS en Front Office Filmpje Iris. 54

55 Mid- IRIS en Front Office De onderdelen van IRIS Een contactendatabank -aanvullen van VKBO met lokaal bruikbare data -input door ondernemer zelf

56 Mid- IRIS en Front Office Een bedrijvengids De onderdelen van IRIS

57 Mid- IRIS en Front Office De onderdelen van IRIS Een producten- en dienstencataloog & communicatieluik -basis IPDC ( met lokale aanvulling) -gemeenten kunnen nieuwe diensten toevoegen elementair e-loket (e-formulieren) voor ondernemer -semi-automatische statusopvolging

58 Mid- IRIS en Front Office De onderdelen van IRIS Open data d.m.v. webservices -voor gegevensuitwisseling met externe toep./websites - o.a. Koppeling met THEMIS

59 Mid- IRIS en Front Office IRIS timing Pilootfase : 6 gemeenten Q3-Q Lancering in hele Prov. Antwerpen - einde Q Beperkt tot Prov. Antwerpen - spreiding over Vlaanderen is concrete denkpiste

60 Mid- en Front Office één klantvriendelijke efficiënte kwalitatieve overheid - 24/7 THEMISWEB 60

61 Mid- en Front Office AUTHENTIEKE BRON Natuurlijke Personen Rechtspersonen Verenigingen Beheersorganen DATA Namen, adressen, Rijksregisternummer, KBO-nr, Telefoon, fax, gsm, , Website, Nacebel, Mailing EXTRA DATA Metadata, Kenmerken, Activiteiten, RELATIES

62 Mid- en Front Office Service Bus VKBO Andere Front & Mid Office Andere Back Office Financiën Mercurius, Portunus, Fiona, Daphne, kassabeheer en voorraadbeheer belastingen Rijksregister Cultuurdatabank Nestor (Ruimtelijke Ordening) Antigone (cultuur&vrije tijd) Aphrodite (personeelsbeheer) Ariadne (dossierbeheer) Neptunus (ocmw&shm) Hera (bevolking) Helena (burgerlijke stand) Dodona (begraafplaatsen) KSZ 62

63 Mid- en Front Office 63

64 Mid- en Front Office 64

65 Mid- en Front Office Themis versie Installatie: vanaf september Bijgewerkte postcode- en stratenbestand Rapportage tool die u een overzicht geeft van de data-vervuiling.

66 Mid- en Front Office

67 Mid- en Front Office Themis versie Installatie: vanaf september Nieuwe functionaliteit binnen mailing: Ondertekenaars kunnen aanduiden met onderscheid tussen Administratieve ondertekenaars (vb. secretaris) Politieke ondertekenaars (vb. schepen, burgemeester) Rekening houden met afwezigheden (vervangers aanduiden) + bevoegdheden vermelden bij ondertekening

68 Mid- en Front Office Themis versie Installatie: vanaf september

69 Mid- en Front Office

70 Mid- en Front Office Innovaties op stapel Web-gebaseerd & SAAS Themis Online Themis Mailing Innovatie Integratie met CRAB (Centraal Referentie Adressen Bestand) Werken met wachtbestanden (voor bv. online modules) Betere logging (voor privacy commissie) Geavanceerde beveiliging Samenvoegmodule Themis databanken Publicatie contacten via LDAP Betere en extra webservices (OSLO) Vernieuwing koppeling rijksregister Vernieuwing koppeling VKBO Integratie met IRIS

71 Mid- en Front Office Webgebaseerd & SAAS

72 Mid- en Front Office Themis Online en andere mogelijkheden

73 Mid- en Front Office Voeding bedrijvengids AN A1 A2 Themis Authentieke Bron A7 ESB A3 A6 A5 A4 73

74 Mid- en Front Office Werken met wachtbestanden Voor nieuwe contacten en wijzigingen Vanuit Online Modules Mailadres Facebook-account Enkel eid en rijksregister is zeker! Mag operationele werking niet verstoren.

75 Mid- en Front Office Betere logging Momenteel wie wat wanneer aanpast Toekomst wie wat wanneer gelezen

76 Mid- en Front Office Geavanceerde beveiliging Eigenaarschap Dienstbeveiliging

77 Mid- en Front Office Samenvoegmodule Themis Gemeente of Stad OCMW AGB s APB s Diensten met aparte databank... Databanken Let op: dit is een project op zich!

78 Mid- en Front Office Integratie met CRAB Centraal Referentie AdressenBestand Geogecodeerde adressen Decreet: tegen 1 juni 2015 alle adressen een CRAB-equivalent AGIV Rijksregister en KBO zullen CRAB-adressen gaan aanleveren CIPAL zal deze verfijning faciliteren in ThemisWeb Automatische dispatching adressenbestand

79 Mid- en Front Office Vernieuwing koppeling rijksregister Lokale bevolkingsbestanden Rijksregister VKBP Let op: kostprijs per bevraging dient uitgeklaard!

80 Mid- en Front Office Themis koppeling VKBO vandaag sd Huiddige situatie met synchro VKBO - Themis O-L GUI R-W Ondernemings loket Update Bediende O-L KBO Dagelijkse Update VKBO Update Update [Manueel gestart] [Manueel gestart] Gemeente medewerker CIPAL GUI R-W Themis Stad Mechelen Themis Stad Geel R-W Andere GUI Gemeente medewerker

81 Mid- en Front Office ThemisWeb koppeling IRIS sd Toekomsitige situatie met Synchro Iris-Themis O-L GUI R-W Ondernemings loket Update Bediende O-L KBO Dagelijkse Update Dagelij kse Update VKBO R-W Ondernemer Iris FO Iris Gemeente medew erker CIPAL GUI R-W Dagelij kse synchro Themis Stad Mechelen Dagelij kse synchro Themis Stad Geel R-W Gemeente medew erker Andere GUI Onrechtreekse synchro via Iris

82 Mid- en Front Office ThemisWeb koppeling IRIS Van IRIS naar Themis: Rechtsvorm (*) Rechtstoestand KBO Status (*) Namen (Officiële naam, commerciële naam, afkorting) Contactgegevens (Tel, Fax, , Website) Adres (Officieel adres) Nacebel activiteiten (*) Link Onderneming-Vestiging (*) Tussen IRIS en Themis : Rechtstoestand Namen (Commerciële naam, afkorting, informele naam) Contactgegevens (Tel, Fax, , Website) Adressen (Verzendadres, Extra adres, ) Aanspreekpunten (*) Niet wijzigbaar in Iris 82

83 Mid- en Front Office ing met ThemisWeb Hoe wil de klant vandaag geïnformeerd worden door zijn lokaal bestuur? Pro-actief: push - pull Gerichte informatie Persoonlijke content Kort en krachtig Links naar gedetailleerde info marketing

84 Mid- en Front Office ing met ThemisWeb Oplossing: ThemisWeb met ingtool: AUTHENTIEKE BRON Natuurlijke Personen Rechtspersonen Verenigingen Beheersorganen DATA Namen, adressen, Rijksregisternummer, KBOnr, Telefoon, fax, gsm, , Website, Nacebel, EXTRA DATA Metadata, Kenmerken, Activiteiten,

85 Mid- en Front Office ing met ThemisWeb Voordelen: Management adressen Online adressen beheren via gemeentelijke website Bounce management van adressen Abonneren interessegebieden, voorkeuren, nieuwsbrieven, Segmentering: Geografisch Leeftijd Geslacht

86 Mid- en Front Office ing met ThemisWeb Voordelen (2): Content & Design Opmaken HTML Opgelet: elke client handelt HTML mails anders af! Huisstijl bewaking Kort en aantrekkelijk Geen platte tekst, werk visueel aantrekkelijk Links naar landingspages, inschrijvingsformulieren, Links naar social media Send-to-friend, liken

87 Mid- en Front Office ing met nieuwe Themis Voordelen (3): Rapportering Wie opent de mailing? Wanneer? Waar? Welke links werden aangeklikt? Frequentie van hyperlink aangeklikt Historieken per adres

88 Mid- en Front Office Segmenteren mailinglist Aantal personen dat aan selectie voldoet wordt geüpdatete na opslaan Save selectiecriteria

89 Mid- en Front Office Aanmaken van autoresponder voor mailinglist - Inschrijvingsdatum - verjaring van een datum - exacte datum

90 Mid- en Front Office Personaliseren van ing Personaliseer mailings a.h.v. databasevelden

91 Mid- en Front Office Verzenden van een mailing Verzend je mailing dadelijk Of plan de verzending op een latere datum

92 Mid- en Front Office Rapportering van je mailings Overzicht van verzonden mailings Mogelijkheid om rapporten van mailings te vergelijken

93 Mid- en Front Office Rapportering mailing snapshot Overzicht van opens en link clicks in de tijd Overzicht van alle verzendingsgegevens Overzicht van alle acties van geadresseerden Overzicht van de populairste links

94 Mid- en Front Office Rapportering detailoverzicht opens Wie las de mail? Hoe dikwijls? Hoeveel links werden aangeklikt

95 Mid- en Front Office Rapportering detailoverzicht bounces Overzicht van adressen waar mailing niet kon afgeleverd worden Reden waarom mailing niet kan afgeleverd worden

96 Mid- en Front Office Rapportering detailoverzicht historiek van persoon

97 Mid- en Front Office CIPAL participeert in OSLO OSLO Open Standaarden Lokale Overheden Als de standaarden er zijn normaliter in te bouwen in Themis

98 Mid- en Front Office Jaartal Aantal besturen Eindtotaal 283 Besturen Themis 344 installaties bij 305 besturen Themis enkel een centrale contactendatabank Andere helpdesknoden

99 Mid- en Front Office ThemisWeb varianten Basis Optie Expert Optie IRIS Optie samenvoegmodule Optie extra omgeving

100 Mid- en Front Office Optie Publicatie Contacten LDAP Outlook Thunderbird Unified Communications CIPAL wil dit kosten- en risico-delend aanpakken.

101 Mid- en Front Office Vragen? Bedankt voor jullie komst!