nieuwsbrief VoorWoorD regionale uitvoeringsdienst noord-holland noord inhoud HuisVesting 2 BoDemloKet en integraal milieu informatieloket 2 ict 3

Transcriptie

1 februari 2014 regionale uitvoeringsdienst noord-holland noord nieuwsbrief T W Bezoekadres Dampten NR Hoorn Postadres Postbus EB Hoorn inhoud VoorWoorD Met trots kan ik melden dat de start van de Regionale Uitvoeringsdienst Noord-Holland Noord een feit is. Medewerkers van de milieudiensten uit Schagen, Alkmaar en Hoorn, het provinciekantoor in Haarlem en de gemeentehuizen van Heerhugowaard, Drechterland en Langedijk zijn per 2 januari 2014 verhuisd naar Hoorn, de nieuwe werkplek voor de RUD NHN. Circa 130 specialisten onder een dak werken samen volgens het principe van Het Nieuwe Werken. HuisVesting 2 BoDemloKet en integraal milieu informatieloket 2 ict 3 Personeel 4 De inrichting van het gemeentelijk pand heeft in slechts 3 maanden plaatsgevonden. Vanuit Hoorn bedienen wij alle negentien gemeenten en de provincie. Dit gebeurt op flexibele wijze. De medewerkers kunnen het werk uitvoeren vanuit kantoor, thuis of bij de gemeentehuizen van onze klanten. De werving van het management en de plaatsing van de medewerkers is zodanig goed verlopen dat er geen boventalligheid is ontstaan. Het resultaat is dat de frictiekosten voor de twintig deelnemende partijen ter grootte van circa euro niet worden doorbelast. Deze nieuwsbrief biedt u een blik in de huidige stand van zaken ten aanzien van de transitie naar de RUD NHN. Uit bijgaande informatie blijkt dat we trots kunnen zijn op de tot nu toe geboekte resultaten. André Bouwens directeur Regionale Uitvoeringsdienst Noord-Holland Noord Digitalisering milieudocumenten 5 FinanciËn 6 Kantoor RUD NHN ingericht voor Het Nieuwe Werken

2 HuisVesting In oktober is het kantoor aan de Dampten 2 te Hoorn door de gemeente Hoorn beschikbaar gesteld aan de RUD. De RUD heeft zich gevestigd op de drie verdiepingen boven de begane grond, waar het UWV nog gehuisvest is. regionale uitvoeringsdienst noord-holland noord regionale uitvoeringsdienst noord-holland noord Na ontvangst van de sleutel zijn de etages volledig leeg gesloopt om de inrichting voor Het Nieuwe Werken mogelijk te maken. Regionale aannemers hebben hiertoe in korte tijd een enorme prestatie geleverd. Voor de inrichting van het pand is zoveel mogelijk gebruik gemaakt van bureaus, stoelen, beeldschermen en andere middelen afkomstig van de drie milieudiensten. Aanvullend is meubilair op de lokale markt verkregen zowel tweedehands als nieuw. Entree kantoor RUD NHN BoDemloKet en integraal milieu informatieloket Per 2 januari 2014 zijn alle medewerkers vanuit de oude locaties overgegaan naar hun nieuwe standplaats. Even was het spannend of de kachel wel zou branden maar uiteindelijk zitten de medewerkers er warmpjes bij. Momenteel wordt de warmtekoude opslag installatie verder ingeregeld aangezien de inrichting behoorlijk is gewijzigd. Voor het beheer van het gebouw is een Dienstverleningsovereenkomst met de eigenaar de gemeente Hoorn afgesloten. De RUD beschikt over voldoende vergaderzalen. Voor grotere groepen en kleine besprekingen is er ruimte beschikbaar. Vergaderingen van het AB kunnen dan ook in eigen huis plaatsvinden. Op het terrein zijn circa 70 parkeerplaatsen voor de RUD beschikbaar. Met het UWV moeten afspraken worden gemaakt om op drukke dagen het parkeren goed te regelen. In verband met de migratie van de Bodemloketten van de milieudiensten naar een loket bij de RUD zijn de bodemloketten tot medio februari alleen nog via de oude milieudienst websites te benaderen. Wegens een storing is de kaart tijdelijk niet beschikbaar. Via de adreszoeker kunt u echter nog wel een lokatie opzoeken. Medio februari is het echter weer operationeel en kunnen makelaars, projectontwikkelaars, gemeenten en overige belangstellenden via de site van de RUD weer over de informatie beschikken. Uiteindelijk is het doel om te komen tot een Integraal milieu informatieloket. Dit loket gaat meer omvatten dan het bestaande Bodemloket waarvan de omgevingsdiensten en de provincie nu gebruik maken. Gedacht wordt aan geluidskaarten en kaarten met hogere grenswaarden; geurkaarten; milieuvergunningen/ meldingen; beschikbare bodeminformatie, inclusief bodemonderzoeken, bodemkwaliteitskaarten en bodemfunctieklassenkaarten; daarnaast zijn er ook mogelijkheden voor archeologie en beschermde gebieden (bijv. natura 2000). De gebruiker kan dan via een kaart zelf kiezen welke informatie hij wel en welke hij niet wil hebben voor een bepaald perceel/gebied. Eén milieu informatieloket heeft grote meerwaarde voor zowel de gemeenten, provincie als voor de inwoners en bedrijven. Totdat de keuze voor het nieuwe loket is gemaakt, blijft de bestaande site bestaan.

3 ict In het bedrijfsplan van de RUD NHN zijn de uitgangspunten beschreven op welke wijze de informatie- en technische infrastructuur gerealiseerd wordt. De uitgangspunten zijn uitgewerkt in een informatieplan dat in juni 2013 is vastgesteld. In dit plan is beschreven waar we als RUD NHN naar toe willen met betrekking tot de informatievoorziening en ICT. Tevens is inzichtelijk gemaakt welke stappen in de migratie worden gezet om tot die gewenste situatie te komen. Op 1 juli 2013 zijn de medewerkers die overkwamen van Drechterland, Heerhugowaard, Langedijk en de provincie bij de MRA of MDWF ingetrokken. Er zijn verlengde kabels gerealiseerd naar de latende organisaties zodat medewerkers gegevens nog kunnen benaderen in de oude systemen. Het werken via verlengde kabels is noodzakelijk tot dat de data zijn geconverteerd of ingevoerd in het nieuwe VTH-zaaksysteem (vergunningen, toezicht en handhaving) en DMS (document management system). De bodemgegevens worden tijdelijk omgezet naar het systeem Squit XO omdat de kosten voor het voortzetten van het huidige pakket onevenredig hoog blijken. Op termijn zal een definitieve keuze worden gemaakt voor een bodempakket. Momenteel loopt de selectie en aanschaf van de primaire- en ondersteunende systemen. Zo is het VTH-Zaaksysteem en het DMS Europees aanbesteed. Dit omdat de totale kosten over vier jaar meer dan ,- bedragen. In september zijn de zes biedingen binnengekomen. Ze zijn inhoudelijk beoordeeld volgens een vooraf vastgelegde beoordelingsmatrix. In oktober is de voorlopige gunning voorgelegd aan de directie en die uitkomst is gemeld aan de aanbieders. Er zijn in de Alcatel-periode (waarin eerst vragen moeten worden beantwoord aan de aanbieders) geen bedenkingen ingediend en de aanbesteding is definitief gegund aan Green Valley. Deze partij had de beste prijs-kwaliteitverhouding. Momenteel wordt gewerkt aan de inrichting van het systeem. De planning is dat het systeem op 1 april 2014 volledig operationeel is en dat de data uit de oude systemen zijn geconverteerd. Voor het Personeel- en Financieel systeem is de keuze na meervoudige selectie op het pakket van AFAS gevallen. Dit wordt momenteel ingericht. Ook hier is de planning om op 1 april 2014 volledig operationeel te zijn. Voor de technische infrastructuur is een aanbestedingsdocument, een programma van eisen en een visie voor de ICT infrastructuur opgesteld. Gezien de doorlooptijd van een Europese aanbesteding is besloten in oktober 2013 een noodscenario in werking te laten treden. De gemeente Alkmaar heeft aangegeven voor een jaar of langer als noodscenario de ICT-dienstverlening te willen ondersteunen. Lopende dit jaar zal gestart worden met het opzetten van een Europese aanbesteding om te komen tot een definitieve oplossing. Per 1 januari 2014 is uiteindelijk een functionerende technische infrastructuur gerealiseerd en zijn alle medewerkers voorzien van de juiste voorzieningen om hun werk plaats- en tijdonafhankelijk te kunnen uitvoeren. Voor alle medewerkers zijn voorzieningen aangeschaft en ingericht. Iedereen heeft de beschikking gekregen over een laptop en mobiele telefoon. De werkplekken op Dampten zijn voorzien van twee beeldschermen. Op basis van de oude websites van de drie milieudiensten is voor de RUD NHN per 1 januari 2014 ook een tijdelijke website in de lucht gebracht. Deze is te benaderen via de link Deze site zal medio dit jaar vervangen worden door een meer interactieve, nieuwe website. Dit om beter aan de huidige verwachtingen van de burgers, bedrijven en onze opdrachtgevers tegemoet te komen. Flexibele werkplekken kantoor RUD NHN

4 Werkvloer RUD NHN Personeel In augustus 2013 is met het BGO tot een overeenkomst gekomen over het Sociaal Plan en de arbeidsvoorwaarden. Er is daarbij een reiskostenregeling overeengekomen waarin in het belang van de dienst de taken door medewerkers zoveel mogelijk met eigen vervoer worden uitgevoerd. Dit in samenhang met Het Nieuwe Werken waarbij wordt uitgegaan van flexibel werken vanuit huis, aanlandingsplekken bij deelnemende organisaties of vanuit ons eigen kantoor. Vanaf augustus heeft in een betrekkelijk kort tijdsbestek de werving van het management en staf plaatsgevonden. Er zijn vier afdelingshoofden, twee teamleiders, een directiesecretaris en controller uit de deelnemende organisaties geworven. De selectie was onder de leidinggevenden bij de drie milieudiensten en de provincie. Assessments waren een verplicht onderdeel van de procedure. Uiteindelijk bleken de functies gelijkelijk verdeeld te zijn over de vier organisaties. januari ziet het er naar uit dat er mogelijk een bezwaar wordt ingediend bij de Awb-commissie. Hiervoor maakt de RUD NHN gebruik van de commissie van de gemeente Hoorn. Daarnaast zijn er met de medewerkers afspraken gemaakt die in een harmonisatieformulier zijn opgenomen. Met name tegen het niet overnemen van een aantal individuele afspraken is door circa tien medewerkers een bezwaar ingediend. Eind januari zijn er met de meeste bezwaarmakers gesprekken geweest. Het ziet er naar uit dat het uiteindelijk beperkt blijft tot een paar medewerkers die naar de Awb-commissie gaan. Er is geen boventalligheid bij zowel de primaire als de overheadfuncties. Wanneer er meerdere passende kandidaten voor een functie waren is het anciënniteitsbeginsel toegepast. Ook hier is het personeel van de drie milieudiensten, provincie en de overige gemeenten, op evenwichtige wijze verdeeld over de diverse afdelingen, functies en schalen. Bij het werven van het management en de staf is geen boventalligheid ontstaan. Hiermee zijn de mogelijk te declareren frictiekosten bij de gemeenten (maximaal ,=) vervallen. Ook heeft de plaatsingsprocedure van de circa 130 medewerkers in de primaire- en overhead functies plaatsgevonden. De plaatsingsprocedure die in september is gestart leverde circa vijf bedenkingen op. Na gesprekken met de medewerkers die bedenkingen hebben ingediend is het plaatsingsbesluit nog aangepast. Vanaf medio december is de termijn van zes weken ingegaan voor het indienen van bezwaren tegen het plaatsingsbesluit. Eind Voor 1 maart 2014 wordt een beperkt aantal vacatures (max. vier), vooral bij de overhead, opengesteld. Voor het overige wordt er gewerkt met een flexibele schil, waarbij de taken door inhuur of uitbesteding worden uitgevoerd. Medewerkers die naast de functie bij de RUD Noord-Holland Noord nevenwerkzaamheden hebben die (de schijn van) belangenverstrengeling in zich hebben, kunnen die werkzaamheden niet meer binnen het werkgebied van de RUD uitoefenen. Zij krijgen een overgangstermijn van een jaar om deze werkzaamheden af te bouwen.

5 Digitaliseren milieudocumenten Om de vele milieudossiers van de twintig deelnemende organisaties voor de medewerkers van de RUD goed en betrouwbaar beschikbaar te maken is besloten om deze te digitaliseren. Het bestuurlijk team heeft in 2013 besloten dat deze werkzaamheden uitgevoerd moeten worden door de Sociale Werkvoorzieningen in de drie regio s. Dit wordt voor alle deelnemende partijen gecoördineerd vanuit de RUD NHN. Niet alle deelnemende partijen hebben (tijdig) opdracht gegeven aan de SW-bedrijven voor het digitaliseren. Voordat de Europese aanbesteding van het VTH-zaaksysteem en het Document Managementsysteem definitief was gegund kon er niet gescand worden. Omdat de documenten ook gekoppeld moeten worden aan deze systemen van de RUD NHN heeft dit vertraging opgelopen. In oktober 2013 heeft gunning aan Green Valley plaatsgevonden. De drie SW-bedrijven hebben de archieven van alle deelnemende partijen geïnventariseerd op hoeveelheid en de staat van de documenten. Op basis van deze inventarisatie en een aanvullende inventarisatie door de deelnemende organisaties is gebleken dat er veel vervuiling in de dossiers aanwezig is. Daarom is besloten dat alle milieudossiers volledig gedigitaliseerd worden zodat geen informatie verloren gaat. De SW-bedrijven hebben bij alle deelnemende partijen een offerte ingediend voor het digitaliseren van de milieudocumenten. Om de digitale documenten straks goed aan de systemen van de RUD NHN te koppelen is het van essentieel belang dat er overeenstemming is over de wijze van indexeren van de documenten. Deze afstemming heeft onlangs plaatsgevonden. Op korte termijn zullen de SW-bedrijven beginnen met het scannen van dossiers van organisaties die hiervoor inmiddels opdracht gaven. De SW-bedrijven hebben hiervoor scanstraten ingericht. Deelnemende partijen die nog geen opdracht hebben geven aan de SW-bedrijven voor het scannen worden vanuit de RUD NHN benaderd om deze opdracht zo spoedig mogelijk te geven. Algemeen bestuur RUD NHN tijdens de oprichtingsvergadering

6 FinanciËn Ten behoeve van de oprichting en inrichting van de organisatie is een projectbegroting opgesteld met een totale omvang van ,-. Onderstaand de financiële voortgang van de projectbegroting en investeringsbegroting (rapportagedatum ). Het overzicht geeft per categorie weer hoeveel budget is gebruikt en of er bijzonderheden zijn. 4. Onvoorzien Tot half januari 2014 hebben zich geen belangrijke onvoorziene omstandigheden voorgedaan. 5. Kosten transitiefase Omdat de transitiefase op 31 december is afgesloten en grote mutaties niet meer worden voorzien kan worden gemeld dat de gemaakte kosten binnen begroting zullen blijven. Projectbegroting Tot half januari 2014 hebben zich geen belangrijke onvoorziene omstandigheden voorgedaan. In 2014 worden nog activiteiten uitgevoerd die ten laste worden gebracht van de projectbegroting. Met het jaarwerk zal worden voorgesteld het resterende bedrag middels een reservering beschikbaar te stellen voor Tabel 1: specificatie projectbegroting - lasten Specificatie projectbegroting (in ) Nr Omschrijving Begroting Uitgaven en Resteert verplichtingen 1 Proceskosten Aanloopkosten Kosten sociaal plan Onvoorzien Kosten Transitiefase* Totaal Proceskosten In de proceskosten zijn de kosten ter begeleiding van personeel van de latende organisatie naar de RUD NHN opgenomen. De kosten hiervoor blijken hoger dan opgenomen in het bedrijfsplan. Dit heeft ondermeer te maken met het zo zorgvuldig mogelijk plaatsen van de medewerkers en het begeleiden en afhandelen van de bedenkingen en bezwaren. De overschrijding zal worden opgevangen binnen het totale budget. Naar verwachting zullen de kosten voor ontwikkelen van de huisstijl en website ook iets hoger dan verwacht, maar ook die zijn op te vangen binnen het totale budget. Investeringsbegroting Het Algemeen Bestuur heeft gevraagd om ook geïnformeerd te worden over overschrijdingen van investeringsbudgetten kleiner dan ,-. Er hebben zich in verslagperiode geen overschrijdingen ten opzichte van de investeringsbegroting voorgedaan. Tabel 2: specificatie investeringsbegroting Specificatie Investeringsbegroting (in ) Nr Omschrijving Begroting Uitgaven en verplichtingen Resteert 6 ICT-voorzieningen Aanpassing en inrichting pand Dampten Totaal ICT-voorzieningen De begrote investeringen in ICT betreffen met name de technische infrastructuur (servers en netwerkverbindingen) en voorzieningen (zoals laptops en telefoons). Ten aanzien van de technische infrastructuur heeft het bestuur van de RUD NHN ervoor gekozen in het eerste jaar gebruik te maken van de infrastructuur van de gemeente Alkmaar. Hiervoor wordt een vast jaarbedrag betaald. Het investeringsbedrag in ICT-voorzieningen, en daarmee de verwachte afschrijvingen in 2014, is dus lager dan begroot. De jaarkosten voor dienstverlening door de gemeente Alkmaar komen hiervoor in de plaats. Begrote afschrijvingskosten en jaarlasten van de gemeente Alkmaar zijn vergelijkbaar in hoogte. In 2014 zullen keuzes gemaakt moeten worden over definitieve invulling van de technische infrastructuur. 2. Aanloopkosten De belangrijkste aanloopkosten zijn ICT gerelateerd. Het gaat om projectleiding en implementatie van systemen. Naar verwachting blijven de kosten binnen budget. 3. Kosten Sociaal Plan Mogelijke afkoop van individuele aanspraken ten aanzien van reiskosten worden momenteel onderzocht. Naar verwachting zullen hier geen substantiële bedragen mee gemoeid zijn. Het opstellen van het sociaal plan is gereed. Naar verwachting blijven de kosten binnen het budget. 7. Aanpassing en inrichting pand Dampten 2 De aanpassing en inrichting van het pand aan het Dampten 2 in Hoorn is bijna afgerond. De kosten zijn tot verslagdatum binnen het budget gebleven. Naar verwachting zullen nog kosten voor aanpassingen en het oplossen van problemen of ongewenste situaties ontstaan. De RUD zal deze binnen het huisvestingsbudget in de exploitatie van 2014 plaatsen. Een eventuele beperkte overschrijding ten opzichte van de investeringsbegroting zal over een periode van tien jaar worden afgeschreven en aldus een geringe impact hebben op de jaarlijkse exploitatie.