ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE

Transcriptie

1 ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE Wat is AO? Administratieve organisatie Voorkomen van een puinhoop. Vier begrippen van belang: 1. Besturen de gewenste richting geven 2. Doen functioneren de tent moet draaien 3. Beheersen activiteiten verlopen volgens plan 4. Verantwoording afleggen zowel intern als extern Administratieve organisatie Administratieve organisatie is het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens ten behoeve van het verstrekken van informatie t.b.v. het besturen en doen functioneren van een organisatie en t.b.v. de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. Cruciaal begrip in AO : Betrouwbare informatie Juist à Klopt het wat er staat? Volledig à Staat alles er wat er moet staan? (volledigheid van opbrengsten) Tijdig à Is de informatie tijdig?

2

3 Stap 1 - Initiatief tot inkoop: Benodigde informatie: - Informatie voorraden - Informatie sales-acties - Informatie historische verkoopgegevens Risico s: - Foute artikelen worden ingekocht - Te veel of te weinig wordt ingekocht Stap 2 Beslissing: Benodigde informatie: Informatie over prestaties leveranciers over: - Leveringsbetrouwbaarheid - Kwaliteit - Service Informatie over de markt Overzicht inkoopbeslissingen omkoopmedewerkers Items: - Leveranciersbeoordeling - Offerteregister - Europese aanbesteding - Long list / short list - Valuta- en prijsrisico s: Als Plieger in gaat kopen in China. Risico s: - Inkoop bij betrouwbare leverancier - Inkoper koopt in bij bevriende leverancier. - Te hoge prijs Stap 3 Uitvoering: Benodigde informatie: - Leveranciersgegevens - Contractgegevens (afroepcontract, contract dat je verplicht bijvoorbeeld wc s in gaat kopen, als je dit niet doet krijg je een boete). - Bestelgegevens Items: - Contractenregister - Raamcontract - Stambestand leveranciers Risico s: Inkoopcontract bevat fouten Stap 4 Afwikkeling:

4 Benodigde informatie: - Bestel gegevens (wat / wanneer) - Leveranciersgegevens - Afgesproken kwaliteit 1. Bestelling geplaatst 2. Ontvangst van goederen 3. Factuur Items: - Three way matching - Spookfacturen - Retourzendingen - Bestelbon / ontvangst bon Risoco s: - Foutieve goederen worden ontvangen - Facturen worden niet of te laat betaald - Facturen worden betaald voor goederen die niet zijn besteld en/of geleverd. Vier fasen in het verkoopproces: Marketing: - product - prijs Orderverkrijging: - Orderontvangst - Orderacceptatie Uitvoering: - Levering - Facturering Afwikkeling: - Incasso

5 Gereedschapskoffer: 7 maatregelen die genomen kunnen worden om risico's in het bedrijf de voorkomen of te verbeteren. Functiescheiding: Als je alles kunt dan kun je ook makkelijk frauderen. Daarom is functiescheiding belangrijk. Iemand mag niet alles zelf doen. Vakkenvullen: Uitvoeren Kassa: Bewaren Beschikken: Wie koopt er in? Automatisering: Eilandautomatisering: Allemaal losse subsystemen, is niet handig. ERP systemen: Alle systemen die aan elkaar gekoppeld zijn. Inkoopsysteem, voorraadsysteem, betaalsysteem. Interneteconomie : cloudcomputing

6 General controls : fundament procesoverstijgend: Een heel belangrijk element, stijgt boven alle processen uit. autorisaties: Je krijgt bepaalde bevoegdheden toegekend. backup & recovery toegangsbeveiliging/wachtwoordbeveiliging logging: Alle mutaties die in een systeem komen worden bijgehouden. Waarom? Soms kan het zijn dat sommige mensen bevoegdheden krijgen toegewezen terwijl dit niet de bedoeling is. Application controls : (Geprogrammeerde controles) Invoercontroles Verbandcontroles Waarschijnlijkheidscontroles Kaders en normen: Kostprijscalculaties Verkoopprognoses Afdelingsbudgetten Begrotingen Richtlijnen/procedures: Een procedure is een reeks instructies die op volgorde moet worden uitgevoerd. Verbandcontroles: - financiële administratie heeft centrale rol - vergelijking IST en SOLL - waardekringloop Steekproefcontrole: Zelfscan bij de Jumbo Oogtoezicht Camerabewaking 4-ogenprincipe: - Oogtoezicht door baas - Oogtoezicht door winkelmedewerkers. Je controleert samen. soms doen ze het ook alleen, omdat ze een kosten/baten afweging maken. Processen: Inkoopproces Initiatief tot inkoop Beslissing Uitvoering Raamcontract Afroepcontract Afwikkeling

7 Voorraadproces Technisch open OF gesloten magazijn Administratief open Of gesloten Verkoopproces Marketing Orderverkrijging Uitvoering Afwikkeling Personeelsproces Organisatie Formatie Instroom Behoud Uitstroom Financieel-administratief proces Financiële administratie Salarisadministratie Controlling Treasury Productieproces Voorcalculatie Planning Afgifte grondstoffen Productie Afgifte gereed product Nacalculatie ALGEMENE ECONOMIE (MESO) Concurrentie intensiteit: Is er veel concurrentie ja/nee binnen een bedrijfstak en wat voor soort concurrentie is dat? Bestaat uit 3 onderdelen:

8 Korte termijn: Als de vraag daalt neemt de concurrentie-intensiteit toe. De bedrijven moeten harder vechten om de klant te krijgen. Lange termijn: Als de vraag daalt neemt het aantal faillissementen toe. Dan gaat de concurrentie-intensiteit weer dalen. Bedrijfstakken zijn dus dynamisch! Keteneffect: Als er onder aan de ladder iets gebeurd (de koop van het product) bijvoorbeeld ik ga 10% minder kopen, dan heeft dit effect op elke tak in de bedrijfskolom.

9 MES (Minimum Efficiency Schaal): Dit is de kleinste productieomvang met een minimaal kostenniveau. Het is niet mogelijk om door uitbreiding van de kapitaalgoederenvoorraad de concurrentiepositie nog verder te verbeteren. Waarom is de MES in sommige bedrijfstakken hoger? Omdat de vaste kosten van sommige bedrijven hoger zijn. Bedrijfstakken met een hoge MES: Plieger Automerken Hoge MES betekent: Moeilijk tot te treden tot de markt. SGR-model:

10 INKOOP Definitie van inkoop: Het geheel van alle activiteiten die in een organisatie worden vervuld om producten (goederen en diensten) van externe bronnen te betrekken. Drie aspecten van inkoop 1. Technisch aspect: Eigenschappen, wat koop je in, hightech producten bijvoorbeeld. 2. Logistiek aspect: Juiste tijd op de juiste plaats in de juiste hoeveelheden. 3. Commercieel aspect: Prijs, onderhandelen. De ontwikkeling tegen de inkoopfunctie: Het vierfasenmodel 1. Administratieve functie: laag geplaatst in de organisatie, inkopers houden zich vooral bezig met het plaatsen en afhandelen van orders in opdracht van gebruikers. (bloemist) 2. Mechanische functie: meer oog voor commerciële aspecten, inkopers oriënteren zich op de markt en zijn op zoek naar lage prijzen. (bloemist) 3. Pro-actieve functie: inkopers nemen initiatieven, hebben een lange termijn visie en nemen initiatief in leveranciersmanagement 4. Professionele functie: inkoop is een strategisch wapen in de concurrentiestrijd. Zorgen dat je hele goede leveranciers hebt die betrouwbaar zijn, dit draagt bij aan je strategie, je loopt hierdoor voor op je concurrentie. De ontwikkeling van de inkoopfunctie:

11 Administratieve functie Besteloriëntatie Mechanische functie Commerciële oriëntatie Pro-actieve functie Logistieke oriëntatie Professionele functie Strategische oriëntatie Hoe wordt er ingekocht? 1. Specificeren: Wat is de specifieke behoefte? Verschillende eisen opstellen (o.a. technisch, logistiek, commercieel 2. Selecteren: Leverancierskeuze, op basis van specificaties. 3. Contracten: Wanneer moet er betaald worden, wanneer moet het af zijn, allerlei voorwaarden. 4. Bestellen: Logistiek regelen, wat gaat wanneer gedaan worden. 5. Bewaken: Soort controle of alles wat afgesproken is gedaan is. 6. Nazorg en Evaluatie: Wat is er goed gegaan, wat is er fout gegaan. Hoe kan dit verbetert worden? Koopsituaties: 1. New-task situatie: nieuw product bij onbekende leverancier. (new task buy) 2. Gewijzigde herhalingsaankoop: nieuw product bij bekende leverancier of bestaand product van nieuwe leverancier.(modified rebuy) 3. Rechtstreekse herhalingsaankoop: bekend product van een bekende leverancier. (straight rebuy) Decision making unit (DMU) Gebruikers Beïnvloeders Kopers Beslissers Gatekeepers Beroepscode voor de inkoper:

12 Zakelijk fatsoen Deskundigheid Vrije mededinging Duurzaamheid Proactieve functie: inkopers nemen initiatieven, hebben een lange termijn visie en nemen initiatief in leveranciersmanagement Professionele functie: inkoop is een strategisch wapen in de concurrentiestrijd. Inkoop & Logistiek: Kraljic-matrix:

13 Leveranciersbeoordelingssysteem: Het systematisch beoordelen van de prestaties van de huidige leveranciers en/of de organisatie van de huidige en/of potentiële leveranciers, ten einde te komen tot een verbetering van het niveau van de prestaties van die huidige leveranciers òf tot een optimale leverancierskeuze. Methoden: 1. Compensatorische (selectieproces, op zoek naar een nieuwe leverancier) 2. Niet-compensatorische (selectieproces, op zoek naar een nieuwe leverancier) 3. Semi-compensatorisch (nazorg)

14 Compensatorische methode: Niet compensatorische methode: Semi-compensatorisch:

15 LOGISTIEK Definitie logistiek: Alle voorbereidingen en handelingen die nodig zijn om de troepen op de meest doeltreffende wijze van goederen en voorraden te voorzien en onder de gunstige omstandigheden te doen strijden. Logistieke doelstellingen: Differentiatie (veel verschillende producten, breed aanbod) of Kostenleiderschap(lage kosten) Bij de drie doldwaze dagen bij de Bijenkorf wil je veel verschillende producten verkopen, dan heb je gekozen voor Differentiatie. Bij de Lidl gaat het om laagste kosten, kostenleiderschap. Het KOOP-concept: Klant Order Ontkoppel Punt

16 Prognose: Je weet nog wie de klant is totdat de klant bij de winkel komt weet je pas wie het product koopt. Je gaat als producent maar wat produceren in de hoop dat iemand het gaat kopen. De kans is dus aanwezig dat je met voorraad blijft zitten als je geen specifieke klant hebt. Koop 1: Je moet naar de winkel om aan een iphone te komen, een decentraal distributie punt. Je moet pakken wat er ligt, je hebt geen andere keus. Geen levertijd. Koop 2: Bol.com is een voorbeeld van een groothandel die vanaf de centrale distributie alleen maar op bestelling producten verkoopt. Hierdoor is de prognose korter, maar is de levertijd wat langer. De producten op een centraal punt leggen. Koop 3: Een autodealer is een voorbeeld waarbij de assemblage pas gedaan wordt naar de opdracht van een consument. Zo wordt een auto naar vraag van de consument gemaakt. Koop 4: Je bent een bouwbedrijf die stenen op voorraad heeft, maar je hebt er dan nog niks mee gedaan. Je hebt dan alleen je grondstoffen ingekocht. Je doet meer op prognose. Koop 5: Je wacht totdat er een klant komt. Je wil een eigen jacht hebben die aan je specifieke eigen wensen voldoet, en gaat naar een bedrijf die dat voor je kan maken. Het bedrijf neemt dan pas actie. De leveringstijd duurt lang. Koop 5 minste risico, je weet zeker dat je een klant hebt. Koop 1 meeste risico, je weet niet wie de klant is.

17 Voorraadbeheer in één voorraadpunt. Waarom heb je eigenlijk voorraden: - Om op tijd te kunnen leveren - Je hebt een inkoop, een opslag en een verkoop. Het is een ophoping van producten. De aanvoer is groter dan de afvoer. Er wordt dus meer ingekocht dan verkocht.

18 Bestelkosten: Alle kosten die gedaan moeten worden, ook inspecties, aangifte bij ministerie etc, kwaliteitsinspecties etc om goederen te bestellen en vrij op voorraad te krijgen. Wil je het bestelproces optimaliseren moeten alle kosten transparant zijn. Voorraadkosten: Directe kosten (investeringen) Indirecte Kosten: De 3 R-en: - Rentekosten: rente die je zelf moet betalen als je leent OF rente die je zou krijgen als je het geld op de bank had gezet! - Ruimtekosten: Kosten om magazijnen te hebben en te laten draaien - Risicokosten Risico van schade: preventieve (verzekeringen etc) en correctieve kosten, prijsrisico Kosten nee-verkoop: Gederfde inkomsten als je niet kunt verkopen! Wat gaat de klant nu doen? Voorgoed weg? Customer Service graad bepaalt het aantal malen neen. Naleveringen kosten ook veel geld. Bestelmethoden: ss vast-variabel: de supermarkt die einde dag voor de dag erna opnieuw bestelt. Variabele hoeveelheid tot bovengrens, zoveel er in een vak past. BQ variabel-vast: kantines van sport-verenigingen die bij het bereiken van een kritische grens gaan bestellen,

19 maar moeten dan wel een doos mars bestellen in plaats van 1 mars. sq vast-vast: als Batavus iedere week 6000 fietsen aflevert zijn er ook 6000 zadels nodig, bijvoorbeeld elke woensdag geleverd krijgen en altijd 6000 zadels. BS variabel-variabel: bij sterk fluctuerende vraag, terwijl snelle lever- en doorlooptijden zijn gevraagd, bijvoorbeeld electronicawinkels. Benzinepomp, er wordt zoveel in de tank gepompt totdat het vol zit. De Pareto-analyse: 20% van de Italianen had 80% van de omzet. Dus 20% van je afnemers bepaald 80% van je omzet. Ook wel 20/80-regel genoemd De top 20 van je producten in je voorraad is 80% van je inkoopwaarde. De ABC-analyse is gebaseerd op de Pareto-analyse - A categorie: kleine groep belangrijke items, bijvoorbeeld producten - B categorie: tussengroep - C categorie: grote groep items, bijvoorbeeld producten,in eerste instantie niet belangrijk Uitgangspunt Pareto/ABC: - sommige zaken zijn belangrijker dan andere - onderscheid tussen zaken die veel en andere die weinig invloed op de resultaten hebben - een algemeen toepasbaar hulpmiddel Een techniek die kan worden toegepast op zeer veel grootheden in zeer uiteenlopende situaties Formule van Camp (= wiskundig) - Wat is de optimale bestelgrootte per keer bestellen? Waar gaat het met deze formule precies om? - Het gaat om het vinden van de optimale bestelgrootte bij de leverancier.

20 De formule berekent het punt waarbij de totale kosten (bestel- en voorraadkosten) zo laag mogelijk zijn. leidt tot de meest optimale bestelgrootte Q D = Demand, jaarvraag/jaarafname Cb = kosten van het bestellen per kéér Q = Quantity, bestelhoeveelheid per keer Cv = Voorraadkosten per product (over een bepaalde periode) Economic order quantity (EOQ) andere naam voor deze formule Reverse Logistics: Reverse logistics omvat de beheersing van de logistieke processen bij het inzamelen, transporeren en verwerken van gebruikte (eind-)producten en verpakkingen. OVEREENKOMSTENRECHT VERBINTENISSENRECHT 5 Voorwaaden voor een overeenkomst: 1 en 2: Wil & Verklaring art. 3:33 BW - mondelinge verklaring - schriftelijke verklaring (gelden allebei) 3 en 4: Aanbod en aanvaarding art. 6:217 BW 5: Handelingsbekwaam art. 3:32 BW Totstandkoming rechtshandeling

21 1. Handelingsbekwaam rechtssubject: Natuurlijke personen en rechtspersonen. 2. Op rechtsgevolg gerichte wil 3. Verklaring waarin de op rechtsgevolg gericht wil is geopenbaard. Gerechtvaardigd vertrouwen art. 3:35 BW Geestelijke stoornis art. 3:34 BW Nietig art 3:40 BW Omdat het in strijd is met de wet. Vernietigbaar Bijv. verricht door een handelingsonbekwame (Eigenlijke vertegenwoordiging) - Het verrichten van een rechtshandeling door de ene (rechts)persoon namens een andere (rechts)persoon - De rechtsgevolgen van de rechtshandeling treden in voor die ander Vertegenwoordiging ontstaat: Op grond van wettelijke bepaling bijv. art. 1:245 lid 4 BW Door een volmacht art. 3:60 BW Volmacht art. 3:60 BW ev Uitdrukkelijke macht Stilzwijgende volmacht Volmacht en handelingsbekwaamheid art. 3:63 BW Inhoud en totstandkoming van de overeenkomst Overeenkomsten BW6 Samengaan met 2 rechtshandelingen Meerzijdige rechtshandeling Eenzijdige rechtshandeling Totstandkoming van een overeenkomst: 1. Aanbod en aanvaarding Wil en verklaring 2. Precontractuele fase HR Boris / Riezenkamp -> (dwaling) Precontractuele fase: CBB/JPO arrest Fase 1: partijen zijn vrij onderhandelingen af te breken. Fase 2: Tenzij dit is gebaseerd op gerechtvaardigd vertrouwen wederpartij in totstandkomen overeenkomst of in verband andere omstandigheden van het geval onaanvaardbaar is. Fase 3: Betekent schadevergoeding Stap 4 stappenplan het arrest noemen (CBB-JPO)

22 De grenzen van de overeenkomst: Uitgangspunt is contractsvrijheid Grenzen aan inhoud: art. 3:40 BW Dwingende wetsbepaling Strijd met de goede zeden Strijd met openbare orde Inhoud van een overeenkomst art. 6:248 BW 1. de afspraak 2. de wet 3. gewoonterecht (wat is gebruikelijk?) 4. Redelijkheid en billijkheid Aanvullend recht: Geldt als partijen over onderwerp zelf geen afspraken maken. Voorbeeld: art. 7:4 BW en art. 7:6 lid 2 BW Dwingend recht: Betreft regelingen waarbij partijen niet mogen afwijken. Voorbeeld: artikel 7:667 lid 7 BW en artikel 7:6 BW lid 1 Gewoonterecht: - Algemeen of plaatselijk gebruik dan wel handelsgebruik - Bijv. bij arbeidscontract heeft werknemer ook verplichtingen die in branche gebruikelijk zijn Redelijkheid en billijkheid: Aanvullende werking art. 6:248 lid 1 BW Beperkende of derogerende werking art. 6:248 lid 2 BW Algemene voorwaarden Art. 6:231 sub a BW Gebruiker: degene die algemene voorwaarden in overeenkomst gebruikt. Art. 6:231 sub b BW Wederpartij: degene die de gelding van de algemene voorwaarden aanvaardt. Art. 6:231 sub c BW Vernietigbaarheid: Art. 6:233 BW Sub a: beding onredelijk bezwarend Sub b: geen redelijke mogelijkheid geboden kennis te nemen Onredelijk bezwarend: art. 6:233 sub a BW Onredelijk bezwaren voor wederpartij gelet op: Aard en overige inhoud overeenkomst Wijze totstandkoming voorwaarden Wederzijds kenbare belangen Overige omstandigheden geval

23 Dan: vernietigbaar Art. 6:236 BW (zwarte lijst) Altijd vernietigbaar, is nietig Ook wel zwarte lijst genoemd Op grijze lijst wordt vermoed om redelijk bezwarend te zijn. De ander mag dan nog tegenbewijs leveren. Art. 6:237 BW Mogelijkheid kennisname: Geen redelijke mogelijkheid geboden kennisname (art. 6:234 BW) Lid 1: In beginsel terhandstelling (handmatig heeft overgedragen) Lid 1 sub b: Indien redelijkerwijs niet mogelijk: bekendmaking terinzagelegging en kosteloze toezending op verzoek. (langs de elektronische weg) Lid 2: Na verzoek onverwijld toezenden Lid 3: Toezending hoeft niet voor zover deze redelijkerwijs niet kan worden gevergd. Dan: vernietigbaar art. 6:233 sub b BW Uitzondering vernietigbaarheid: Uitgezonderd van beroep op vernietigingsronden Grote wederpartijen art. 6:235 lid 1 BW Sub a: Jaarrekening gepubliceerd Sub b: 50 of meer medewerkers Pot verwijt ketel art. 6:235 BW Plieger tegen IKEA grote wederpartij. Gevolgen van een overeenkomst: Hoofdregel niet nakoming: art. 6:74 lid 1 BW Tekortkoming in nakoming (te laat leveren, te weinig leveren) Toerekenbaarheid (bij wie ligt de fout) Schade (wat is de geleden schade, gevolgschade, praxix boos op Plieger) Causaal verband (oorzakelijk verband, oorzaak voor een probleem, gevolg) Toerekenbaarheid: Art. 6:75 BW overmacht, geen toerekenbaarheid indien: geen schuld in de tekortkoming niet bij wet art. 6:76 en 6:77 BW en niet bij rechtshandeling toerekenbare niet nakoming heet wanprestatie Moment van toerekening: Op het moment dat het tekortschieten kan worden toegerekend treedt het verzuim op art. 6:81 BW Hoofdregel: na ingebrekestelling (Brief met een termijn) art. 6:82 BW Zonder ingebrekestelling (er hoeft niet perse een brief gestuurd te worden, er is zeker sprake van verzuim) art. 6:83 BW en 6:74 lid 2 BW Gevolgen toerekenbaar niet nakoming:

24 Verplichting betaling schadevergoeding art. 6:74 BW - Vervangende schadevergoeding (6:87 BW) - Aanvullende schadevergoeding (6:85 BW)- Verplichting alsnog na te komen (3:296 BW) - Ontbinding van de overeenkomst (6:265 BW) Ontbinding van de overeenkomst art. 6:265 BW Wederkerige overeenkomst Tekortkoming schuldenaar Verzuim schuldenaar Schriftelijke ontbindingsverklaring