k.erf Plan van Aanpak

Transcriptie

1 k.erf Plan van Aanpak

2 Inhoud 1 Aanleiding en achtergrond van het project Verwacht resultaat Business Case Fasering Fase 1: SWOT analyse per gemeente en globale SWOT analyse Fase 2: Eisenanalyse Fase 3: Onderzoek softwarepakketten Fase 4: Onderzoek eigen ontwikkeling Fase 5: Onderzoek conversietools Fase 6: Advies Projectafbakening Omschrijving primaire doelgroep & andere stakeholders Informatie en rapportering Risicoanalyse Projectorganisatie Bijlagen Bijlage 1: Product Breakdown Structure (PBS) Bijlage 2: Product Flow Diagram (PFD)... 16

3 1 Aanleiding en achtergrond van het project De organisatie k.erf staat voor Kempisch erfgoed. Het is een intergemeentelijk samenwerkingsverband rond cultureel erfgoed welke de volgende 7 gemeentes omvat: Balen, Dessel, Geel, Laakdal, Meerhout, Mol en Retie. Enkele taken van het k.erf zijn het ondersteunen en opstarten van projecten rond erfgoed zoals foto s, kaarten, gebruiken, tradities, leuzen, Op dit moment loopt er een actie om oude videorollen te laten digitaliseren. Ook in dit verhaal is het k.erf het ondersteunende orgaan. Dit project is echter ontstaan bij de heemkundige kringen welke onderdeel zijn van k.erf. Deze heemkundige kringen zijn al vele jaren bezig met het maken en onderhouden van een genealogische gegevensbank van alle mensen uit hun gemeente. Aangezien het k.erf meerdere heemkundige kringen omvat, en elke heemkundige kring op zijn eigen manier te werk gaat met de gegevensbank is het op dit moment vrij moeilijk om opgeslagen informatie terug te vinden en bijna onmogelijk om deze te delen met naburige heemkundige kringen. De meeste heemkundige kringen werken met Excel-bestanden, Accesdatabases of fichebakken om alle gegevens bij te houden. Sommigen zijn al verder gevorderd en maken gebruik van software die hiervoor ontwikkeld is. Voorbeelden hiervan zijn Haza21 en Altfaer. Het huidige digitaliseringsproces is met andere woorden niet gecoördineerd. Iedereen is bezig met hetzelfde wat niet efficiënt is en dikwijls voor dubbel werk zorgt. Daarbij komt dat de heemkundige kringen meestal werken met vrijwilligers die hun vrije tijd hiervoor opofferen en liever zouden bezig zijn met inhoud in plaats van de praktische opslag van gegevens. 2 k.erf Plan van aanpak

4 2 Verwacht resultaat k.erf wilt een geïntegreerd systeem dat voor al de deelnemende gemeentes alle informatie over stambomen kan bijhouden en beheren. Het systeem moet toegankelijk zijn voor iedereen die zijn stamboom wilt bekijken en voor de personen die alle data invoeren, linken en beheren. In het kader van dit project zullen wij een gefundeerd advies verstrekken met betrekking tot een dergelijk systeem. Wij zullen niet alleen onderzoeken welke bestaande softwarepakketten hiervoor in aanmerking komen maar kan ook de mogelijkheden om een nieuw programma te ontwikkelen bekijken. Het advies zal gebaseerd zijn op de wensen van de heemkundige kringen. Zo zullen we zoeken naar softwarepakketten waarin opzoekingen snel en eenvoudig mogelijk zijn. Het nieuw systeem moet zeer makkelijk in gebruik zijn en ervoor zorgen dat elke gebruiker hier zeer snel mee overweg kan zonder al te veel uitleg. Het gebruik van het systeem moet zichzelf uitwijzen. Indien mogelijk zouden ook oude gegevens geïmporteerd moeten kunnen worden. Het is de bedoeling dat de informatie die op dit moment al elektronisch beschikbaar is overgezet kan worden naar het nieuwe softwarepakket. Er zal zeker ook rekening moeten gehouden worden met de privacywet. We zullen dit dus goed onderzoeken en softwarepakketten evalueren op basis van de wijze waarop data kunnen beveiligd worden. Eventueel zal vanuit het nieuw systeem ook andere databanken met informatie gelinked kunnen worden. Dit is echter geen prioriteit. Aan het einde van dit project hopen we op deze manier een goed advies te kunnen geven aan k.erf en de heemkundige kringen met betrekking tot het te installeren systeem. k.erf Plan van aanpak 3

5 3 Business Case Ook al heeft het k.erf het statuut van vzw, toch is het van niet te onderschatten belang om efficiënt met de financiële middelen om te springen. De organisatie wordt immers door de Vlaamse overheid gesubsidieerd waardoor het in ieders belang is dat hier omzichtig mee wordt omgegaan. Een geïntegreerd, centraal systeem voor het beheer van stamboomgegevens zal hier een bijdrage toe kunnen leveren aangezien het proces van verzamelen en beheren van deze gegevens efficiënter zal worden. Ook het zoeken naar relevante informatie in de beschikbare bronnen zal sneller en gemakkelijker kunnen gebeuren waardoor aanzienlijke tijdswinst geboekt zal kunnen worden. Ook onderling zal de communicatie tussen de heemkundige kringen veel vlotter kunnen verlopen. Hierdoor kunnen de bedienden en vrijwilligers van de heemkundige kringen meer tijd besteden aan het verzamelen en onderzoeken van informatie, wat de kwantiteit en kwaliteit van het materiaal enkel ten goede kan komen. Hierbij komt dat een gebruiksvriendelijk systeem, overheen de betrokken gemeenten, een verlaging van de drempel kan vormen om bij de bevolking interesse te wekken in hun eigen achtergrond en geschiedenis. Een ander voordeel van het virtueel raadplegen van al deze stamboominformatie is dat de informatie enkel digitaal geraadpleegd zal worden, waardoor fragiele en zuurgevoelige originele media zoals papier, analoog filmmateriaal en magneetbanden in een meer gecontroleerde omgeving kunnen bewaard worden en zo eventuele beschadigingen vermeden kunnen worden. 4 k.erf Plan van aanpak

6 4 Fasering Om te komen tot het advies naar de opdrachtgever toe gaan we werken met verschillende fases. Deze fases beschrijven in het algemeen welke taken wij opeenvolgend zullen gaan uitvoeren. Op basis van deze fases bouwen we verder op verkregen en verwerkte informatie. 4.1 Fase 1: SWOT analyse per gemeente en globale SWOT analyse De eerste stap in dit onderzoek is informatie verzamelen met betrekking tot de IT ondersteuningen in alle betrokken gemeentes namelijk Balen, Dessel, Geel, Laakdal, Mol, Meerhout en Retie. Aangezien niet elke heemkundige kring op dezelfde manier tewerk gegaan is, zullen we naar elke heemkundige kring gaan om een beter beeld te krijgen van de huidige situatie: Aanwezige hardware Geïnstalleerde softwarepakketten Opslagmethoden Vervolgens zullen we deze informatie analyseren en een SWOT-analyse uitvoeren. Deze analyse is een model waaruit we de sterktes, zwaktes, bedreigingen en kansen kunnen concluderen. Om te komen tot een globale sterkte-zwakteanalyse over alle heemkundige kringen, voegen we de analyses per gemeente samen. Deze analyse geeft ons een beeld wat er juist allemaal kan en moet verbeterd worden. k.erf Plan van aanpak 5

7 4.2 Fase 2: Eisenanalyse In deze fase analyseren we de eisen waaraan een nieuw systeem moet voldoen. We doen een onderzoek naar de functionele en niet-functionele eisen. Functionele eisen is wat de heemkundige kringen willen dat het systeem kan. Deze eisen worden afgeleid uit de SWOT-analyse en in kaart gebracht aan de hand van een usecasemodel. Dit is een hulpmiddel om eisen schematisch voor te stellen en per type gebruiker de eisen deze nodig heeft, te beschrijven. Ook zullen we de niet-functionele eisen beschrijven. Niet-functionele eisen zijn randvoorwaarden waarbinnen de functionaliteiten moeten worden aangeboden bijvoorbeeld: Overdraagbaarheid, betrouwbaarheid, bruikbaarheid, efficiëntie en onderhoud. Aan het einde van deze fase zullen we een ranking (gewicht) toekennen aan deze eisen. De belangrijkste eisen zullen een hogere ranking krijgen. Op deze manier kan er later een WRM toegepast worden. WRM staat weighted ranking method. Dit wil dus zeggen dat men aan de hand van de WRM kan besluiten welke software het meest in aanmerking komt voor de organisatie. 6 k.erf Plan van aanpak

8 4.3 Fase 3: Onderzoek softwarepakketten Tijdens het onderzoek van mogelijke softwarepakketen gaan we eerst op zoek naar bestaande softwarepakketten die in meer of mindere mate aan al de functionele en niet-functionele eisen voldoen (bv. betalende softwarepakketten of open source projecten). Tijdens de zoektocht zullen we op verschillende manieren bestaande softwarepakketten proberen te vinden, namelijk: Internet Informeren bij specialisten (bv. Hans Kortekaas) Contact opnemen met specialisten in Nederland Eigen gemeentes die al softwarepakketten gebruiken Vervolgens gaan we gebruik maken van WRM (zie uitleg vorige fase) om de mogelijke pakketten te evalueren. Hierdoor kunnen we een besluit vormen welke softwarepakketten het best voldoen aan de eisen van de heemkundige kringen. k.erf Plan van aanpak 7

9 4.4 Fase 4: Onderzoek eigen ontwikkeling Indien er besloten wordt om zelf een toepassing te ontwikkelen dan is het noodzakelijk om verschillende aspecten te onderzoeken. Om ook hier de juiste keuzen te maken, zal WRM worden toegepast voor het bepalen van een programmeertaal met ontwikkeltool en een DBMS (Database Management System is een softwarepakket waarmee men databases kan beheren). Ook zal er onderzocht worden hoeveel tijd er nodig zal zijn om de software te ontwikkelen. 4.5 Fase 5: Onderzoek conversietools De verschillende heemkringen beschikken reeds over data die op verschillende wijzen opgeslagen zijn. We gaan op zoek naar een systeem waarmee de huidige opgeslagen data op een efficiënte en gebruiksvriendelijke manier geïmporteerd kan worden in het nieuwe systeem. Op deze manier kunnen de opgeslagen gegevens efficiënt gebruikt worden. Elke converteertool zal geëvalueerd worden door de WRM methode toe te passen. Indien er geen conversietool kan worden aanbevolen of ontwikkeld worden, zullen we dit duidelijk vermelden. Er bestaat namelijk de mogelijkheid om zelf één te (laten) ontwikkelen. 8 k.erf Plan van aanpak

10 4.6 Fase 6: Advies Ons advies zullen we opsplitsen in twee delen. Er zal een voorstel worden uitgewerkt met een low budget en één met een high budget. Het is aan het k.erf en de heemkundige kringen om af te wegen voor welke optie zij kunnen en willen gaan. k.erf Plan van aanpak 9

11 5 Projectafbakening Tot de scope van het project behoort het adviseren van een nieuw systeem voor de acht heemkundige kringen in zeven gemeentes die al hun informatie over genealogie willen samenvoegen in een centrale database. Op deze manier zal informatie ter beschikking kunnen gesteld worden voor alle gemeentes met één beperking: de heemkundige kringen kunnen alleen informatie aanpassen die van hun heemkundige kring afkomstig is. Wanneer we spreken over genealogische gegevens spreken we over: - Geboorteakten - Doopakten - Huwelijksakten - Overlijdensakten - Begrafenisakten Andere bronnen die ook interessant kunnen zijn, zijn onder andere: gegevens uit het kadaster, meetboeken, foto s en militiedocumenten. Het latere doel is om dit systeem verder uit te breiden naar de andere heemkundige kringen in de regio Kempen. Uiteindelijk zullen de regio s buiten de Kempen ook kunnen worden opgenomen in het systeem. Elk van de stappen in dit project wordt zo zorgvuldig en grondig als mogelijk uitgediept, binnen de tijdsbesteding die aan elk van deze fases is toegekend. Het project stopt bij de aflevering van het definitief advies. De ontwikkeling van het project, de uitrol en het beheer ervan behoren niet tot de scope van dit project. De mogelijkheid tot integratie met de Archiefbank Kempen, Krantenbank of Erfgoeddatabank kan interessant zijn maar behoort niet tot de scope van dit project. De mogelijkheid tot uitbreiding van de voorgestelde software wordt wel geëvalueerd. 10 k.erf Plan van aanpak

12 6 Omschrijving primaire doelgroep & andere stakeholders De onderstaande doelgroepen zullen het meeste baat hebben bij een kwalitatief geïntegreerd systeem. Enerzijds zullen de heemkundige kringen binnen k.erf de meest betrokken partijen zijn bij dit systeem. Hun manier van werken zal eenvoudiger worden vooral met betrekking tot het opslaan van de gegevens. Bovendien zal alle stamboominformatie gemakkelijker beschikbaar en bereikbaar worden waardoor ze zich meer kunnen concentreren op de inhoud van deze gegevens. Anderzijds zullen de bezoekers die de gegevens willen raadplegen binnen het systeem, vooral voordeel ondervinden van het nieuw systeem doordat ze vanuit één toegangspunt alle beschikbare gegevens van alle betrokken heemkundige kringen kunnen consulteren op een eenvoudige manier. Andere heemkundige organisaties die niet behoren tot de k.erf kunnen op termijn eventueel ook aansluiten op dit systeem wat dan zal leiden tot een ruimere verzameling en betere samenwerking. Andere belangrijke stakeholders zijn de verschillende overheden (gemeentelijk, provinciaal en Vlaams). Zij zullen baat hebben bij dit systeem door de eenvoud waarop de stamboomgegevens zullen kunnen worden opgevraagd. k.erf Plan van aanpak 11

13 7 Informatie en rapportering Het is noodzakelijk om tijdig langs te gaan bij elke heemkundige kring binnen het k.erf om hun huidige werkwijze en manier van gegevensopslag te analyseren. Met elke betrokken heemkundige kring dienen afspraken gemaakt te worden om contactmomenten in te plannen uiterlijk tegen 30 november Op basis van deze informatie zal op 21 december 2013 een analyserapport opgeleverd worden. Begin februari 2014 zullen deze resultaat gepresenteerd worden aan alle betrokken partijen. 12 k.erf Plan van aanpak

14 8 Risicoanalyse De meest cruciale voorwaarde voor het succes van dit project is een goede communicatie tussen ons en k.erf. Dit betekent niet enkel communicatie in de enge zin van het woord maar ook dat wij een brede inkijk moeten krijgen in het werken van de verschillende organisaties en heemkundige kringen zodat we een goed zicht krijgen op alle aspecten waaraan de doeloplossing moet voldoen. Een mogelijk probleem dat ertoe kan leiden dat er geen degelijk advies kan gegeven worden is een eventueel gebrek aan een gecoördineerde visie op het gewenst resultaat tussen de verschillende heemkundige kringen. Indien we dit in de loop van het project merken zullen we dit tijdig melden en dit gegeven ook opnemen in het advies. Het is ook belangrijk voor het succes van dit project dat we snel en efficiënt de bezoeken aan de verschillende heemkundige kringen kunnen uitvoeren, zo niet dreigt het vervolg van het project vertraging op te lopen of in het gedrang te komen. Tot slot is het omwille van de privacywet belangrijk dat de gegevens waarmee gewerkt wordt steeds beschermd zijn en blijven. We zullen om deze reden ons goed informeren bij experts op dit vlak wat de precieze regels zijn in dit verband. Deze regels zullen opgenomen worden als niet-functionele eisen. k.erf Plan van aanpak 13

15 9 Projectorganisatie Hier wordt beschreven hoe onze teams zijn opgebouwd en welke rollen er toegewezen worden. De teams bestaan uit personen uit verschillende keuzerichtingen die elk hun eigen kwaliteiten hebben. Deze worden hieronder verder toegelicht. Ten eerste zijn er de mensen uit de keuzerichting Applicatieontwikkeling. Deze mensen zijn sterk in het programmeren en kunnen ons waarschuwen voor de valkuilen tijdens de implementatie. Zij hebben een goed beeld van de mogelijkheden en beperkingen van bepaalde programmeertalen. Dit is een sterk pluspunt bij de analyse van een nieuw softwarepakket. Er zijn ook mensen die voor Systeem en netwerkbeheer gekozen hebben. Mits het project draait rond databases gaat hun kennis en interesse zeker een voordeel zijn naar het uitwerken van adviezen rond het systeembeheer. Zij kunnen de mogelijkheden van bepaalde hardwaresystemen in kaart brengen. Tenslotte zijn er nog de mensen uit de richting Business Intelligence. Zij zijn het beste geschikt om de dingen te zien door het business-perspectief, en kunnen dus de eisen goed interpreteren. Ook het koppelen van verschillende gegevens en inzicht in een goede gebruiksvriendelijkheid zijn hun kwaliteiten. In elk team zal er een projectleider en een secretaris aangewezen worden. De projectleider zorgt ervoor dat alle taken verdeeld zijn en volgt deze ook op. Hij staat in voor de communicatie binnen de groep en naar buiten toe. De secretaris op hun beurt is verantwoordelijk voor het beheren van het dossier. Hij houdt alle documenten gestructureerd bij en zorgt voor de opmaak en afwerking van teksten en presentaties. Overkoepelend voor alle groepen zijn er twee docenten die de rol van coach op zich nemen. Mevrouw Smeets heeft ervaring met businessprojecten en staat de groep bij met inhoudelijke adviezen over het plan van aanpak. Meneer De Peuter spitst zich meer toe op het vormelijke aspect. Hij zorgt ervoor dat de documenten qua schrijfstijl en opmaak verzorgd zijn en geeft ons tips om tot een vlotte presentatie te komen. 14 k.erf Plan van aanpak

16 10 Bijlagen 10.1 Bijlage 1: Product Breakdown Structure (PBS) k.erf Plan van aanpak 15

17 10.2 Bijlage 2: Product Flow Diagram (PFD) 16 k.erf Plan van aanpak