CRM Contact Relations Management

Transcriptie

1 CRM Contact Relations Management WINGS Software Flexibel, efficiënt & accuraat

2 WINGS CRM INHOUDSOPGAVE INLEIDING 1.1. Wings CRM Algemeen Wings CRM Concept 5 WINGS GEBRUIKERS 2.1. Wings: opstarten Aanmaken gebruikers Koppelen van medewerkers aan gebruikers 10 WERKEN MET CRM BASIS 3.1. Basis Organisaties Integratie met Wings Import Wings data Synchronisatie Wings organisaties Organisaties aanmaken Voorbeeld 1 - Een organisatiecode aanmaken Voorbeeld 2 - Een organisatiecode toekennen Voorbeeld 3 - Een organisatiecode verwijderen Voorbeeld 4 Snelle acties in het overzichtscherm Organisaties zoeken Basis Contactpersonen Contactpersonen aanmaken Voorbeeld 1 - Een persooncode aanmaken Voorbeeld 2 - Een persooncode toekennen Voorbeeld 3 - Een persooncode verwijderen Voorbeeld 4 Snelle acties in het overzichtscherm Contactpersonen zoeken 50 VERRICHTINGEN 4.1. Agendapunten Opvolging agenda 59 Wings CRM 2

3 4.2. Taken Documenten Logboek Inkomende mail Uitgaande mail 69 AFDRUKKEN 5.1. Afdrukken Projecten Afdrukken Producten Afdrukken Organisatie/Contactcodes Afdrukken Templates Afdrukken Agenda Afdrukken Taken Afdrukken Prestaties Afdrukken Accounting Afdrukken met de Wizard 77 6 Afdrukken vanuit een selectie 84 GEVORDERDE FUNCTIES 7.1. Het personaliseren van de hoofdschermen Importeren vanuit Excel Veiligheidskopie Parameters Raadplegen dagverrichtingen Mailing via logistiek 99 Wings CRM 3

4 INLEIDINGEN 1.1. Wings CRM Algemeen De concurrentie tussen bedrijven weegt de laatste jaren steeds sterker door. Het is daarom van belang dat elk element binnen een bedrijf op een zo optimaal mogelijke wijze benut en beheerd kan worden. Het allerbelangrijkste binnen dit proces betreft de band met de klanten, leveranciers en algemene relaties, en de manier waarop die interacties plaatsvinden. Daarbij moet het bedrijf als 1 geheel naar buiten treden: via documentsjablonen kunnen de medewerkers snel en uniform documenten aanmaken. alle uitgaande documenten zijn centraal opgeslagen en bereikbaar voor de medewerkers die er toegang toe mogen hebben. ook inkomende documenten kunnen worden ingescand zodat ze bereikbaar zijn voor wie ze nodig kan hebben. een agenda- en takenbeheer is onontbeerlijk om een groep medewerkers efficiënt op te volgen. optioneel is er een projectbeheer. Met een juiste implementatie van Wings CRM bereik je dat: de service naar de klanten wordt geoptimaliseerd. de niet factureerbare tijd binnen een organisatie wordt verminderd. er vlugger kan worden bijgestuurd als blijkt dat taken of projecten minder efficiënt worden uitgevoerd. Hierdoor komt Wings CRM de rendabiliteit van de onderneming ten goede. (*) CRM: Contact Relation Management Wings CRM 4

5 1.2. Wings CRM Concept Laten we om een duidelijk beeld te scheppen even opsommen wat in een CRMpakket aanwezig moet zijn: Een bestand met organisaties (klanten, leveranciers), klaar voor gebruik en voorzien van uitgebreide zoeksleutels, filters. Mogelijkheid tot het creëren van views. Een bestand met contactpersonen per organisatie, voorzien van allerlei informatie over deze contactpersonen. Specifieke codes mogelijk per organisatie. Specifieke agendapunten per organisatie. Koppelingen met documenten. Taken per organisatie. (Mogelijk gelinkt aan agendapunten). Opvolging van de Taken. Rapportering. Wings CRM 5

6 GEBRUIKERS 2.1. Opstarten Het CRM-programma maakt gebruik van het bestand WingsCrm.exe om het programma op te starten. Vervolgens kom je terecht op een Login-scherm waar je je als gebruiker kunt aanmelden. Tevens wordt gevraagd een paswoord in te vullen. (*) Gebruiker bij eerste login:manager zonder paswoord. Nadat je de gebruiker en het paswoord hebt ingevuld klik je op: Wings CRM zal worden opgestart en je komt dan in het menu terecht. Overzicht knoppen: Organisaties [Ctrl]+[Alt]+[O] Contactpersonen Projecten [Ctrl]+[Alt]+[C] [Ctrl]+[Alt]+[J] Agendapunten Opvolging agenda [Ctrl]+[Alt]+[A] [Ctrl]+[Alt]+[P] Taken [Ctrl]+[Alt]+[T] Wings CRM 6

7 Documenten Ophalen Logboek [Ctrl]+[Alt]+[D] [Ctrl]+[Alt]+[M] [Ctrl]+[Alt]+[L] (*) Voor specifieke modules zoals bv. Prestaties zijn er ook specifieke knoppen die in de handleiding van die module dan worden besproken. Om vensters te rangschikken beschik je over de volgende knoppen: Wings CRM 7

8 2.2. Aanmaken gebruikers Gebruikers kunnen worden aangemaakt en toegekend aan groepen. Opgelet: het aantal gebruikers is afhankelijk van je licentie. Indien er dus slechts 1 gebruiker is kan je de gebruiker manager aanpassen naar je eigen naam. Een gebruiker is lid van een groep. Om een gebruiker aan te maken: Klik op Beheer Klik op Beveiliging Klik op Gebruikers Klik op of Druk [Alt]+[E] Druk [ ] Druk [G] Bij het aanmaken van de gebruiker verschijnt het volgende scherm: Klik in User name en vul de gebruikersnaam in Klik in Full Name en vul de volledige naam in Als gebruikersnaam is het handig om de Windows gebruikersnaam of login te gebruiken. Op die manier kun je direct inloggen in CRM. In het andere geval dien je steeds manueel de gebruiker in te vullen. Wings CRM 8

9 Klik in Password en vul eventueel een paswoord in Klik in Verify Password en tik nogmaals het paswoord in of Druk [Alt]+[U] Druk [Alt]+[F] Druk [Alt]+[P] Druk [Alt]+[V] De gebruiker kan ook op inactief (afvinken) worden gezet, waardoor met deze gebruiker niet meer kan ingelogd worden. Om een gebruiker te wijzigen. Om een gebruiker te schrappen. Wings CRM 9

10 2.3. Koppelen van medewerkers aan gebruikers De interne medewerkers zijn eigenlijk de uitvoerders in het programma. De uitvoerders moeten toegang krijgen tot een aantal mogelijkheden zoals agendapunten, taken en mails. Voor dit laatste kan ook de handtekening worden toegevoegd. Klik op Beheer Hulpbestanden - Medewerkers of Druk [Alt]+[E]+[H]+[M] B.v. inbrengen nieuwe medewerker Klik op Beheer Hulpbestanden Medewerkers Klik op Vul de gevraagde gegevens in. Wings CRM 10

11 Bespreking voornaamste velden: Naast de gebruiker en de naam kan ook meegegeven worden of dit een actieve gebruiker is, die dus in het agendabeheer moet verschijnen. De kleur waarin de agenda van de medewerker zal worden weergegeven kan worden bepaald. De mogelijkheid wordt geboden om de ingestelde schermposities en tabelwijzigingen te bewaren of niet. Naast het standaard adres en gegevens zoals de naam van de medewerker kunnen er ook meerdere Adressen voor de medewerker worden ingevuld. Handtekening: de handtekening die in het mailbericht wordt geplaatst. Dergelijk bestand is normaal een.htm-bestand. Je kunt dit openen met notepad en met kopiëren en plakken overnemen in het vak handtekening. Wings CRM 11

12 (2) Host: IP-adres. Poort: vermelding van het poortnummer SMTP: Single Mail Transfer Protocol. Eigenlijk is dit de naam van het protocol dat gebruikt wordt om boodschappen tussen computers te transfereren. In dit protocol is er geen authenticatie of verificatie van diegene die de boodschap stuurt. EHLO: is de naam van het protocol waarbij de SMTP-servers zich aan mekaar introduceren. EHLO is de enhanced SMTP versie (ESMTP) van HELO. De server zal antwoorden gebruik makende van de EHLO-opties die op die server worden ondersteund. Dit om een optimaal gebruik van de bandbreedte te garanderen en het omgaan met mogelijke errors. Mogelijkheid om een Blind Carbon Copy toe te voegen. Bij het verzenden in groep kun je aldus een mail aan jezelf sturen ter controle. (Zie ook: 5.4. Afdrukken vanuit een selectie). Imap: (Internet Message Access Protocol) aan te vinken indien nodig. Vermelding van gebruikersnaam en paswoord. Met dit protocol worden de mails direct ingelezen van de mail server. Mails zijn ook gemakkelijker toegankelijk dan via het pop3 protocol. Wings CRM 12

13 Exchange server: aan te vinken indien nodig. Vermelding van profielbenaming en paswoord. Exchange Server is een groupware server(*) van Microsoft. (*) Groupware is erop gericht om met een groep van gebruikers een gezamenlijk eindresultaat te bereiken. Microsoft Exchange verwerkt onder andere , en is dus ook een mailserver. Automatisch ophalen s: Ophalen actief aan te vinken indien nodig. Het is tevens mogelijk om zelf een datum op te geven vanaf wanneer de mails moeten worden opgehaald. Organisaties Organisaties aanmaken? Instelling die kan aangevinkt worden om de medewerker toe te laten nieuwe organisaties aan te maken (of te desactiveren) in het dossier. Tevens zijn er aankruisvakjes om per medewerker het type organisatie aan te geven die deze mag aanmaken. (Relaties, Prospecten,.) Aanvinken indien de betreffende medewerker gegevens als BTW-nummer, Bankrekeningnummer en BIC-code mag aanpassen. Wings CRM 13

14 De andere medewerkers worden in dit lijstje getoond. Er kan worden bepaald of de huidige medewerker de organisaties van de getoonde medewerkers enkel mag bekijken (Alleen lezen) of ook mag wijzigen (Ook bewerken). B.v. Indien medewerker A een organisatie raadpleegt die toegewezen is aan medewerker B, en medewerker A is op alleen lezen ingesteld, dan wordt deze organisatie cursief weergegeven. Extra gegevens op organisatieoverzicht: Op dit tabblad kan aangevinkt worden welke gegevens onmiddellijk op het overzichtsscherm van organisaties moeten zichtbaar zijn. Op het overzichtsscherm klik je hiertoe op: Contactpersonen Mogelijkheid tot desactiveren contactpersonen voor deze medewerker. Extra gegevens op contactenoverzicht: Op dit tabblad kan aangevinkt worden welke gegevens onmiddellijk op het overzichtsscherm van contacten moeten zichtbaar zijn. Op het overzichtsscherm klik je hiertoe op: Projecten Mogelijkheid tot desactiveren projecten voor deze medewerker. Extra gegevens in projectoverzicht: Op dit tabblad kan aangevinkt worden welke gegevens onmiddellijk op het overzichtsscherm van projecten moeten zichtbaar zijn. Op het overzichtsscherm klik je hiertoe op: Wings CRM 14

15 Agenda, Taken Tevens bestaat de mogelijkheid om de medewerker al dan niet te berichten als er nieuwe agendapunten of nieuwe taken (of wijzigingen hiervan) werden aangegeven. (Zie ook het tabblad Agenda en Taken binnen de medewerkers). Per medewerker kan aangevinkt worden of de agendapunten (taken, projecten), van de getoonde medewerkers mee mogen worden geopend door deze medewerker. Alleen lezen mode en Ook bewerken toelaten is eveneens mogelijk. Outlook Teneinde de synchronisatie met outlook te verzekeren kan dit ingesteld worden voor de agenda, de taken en de contacten van de medewerker. De datum van de laatste synchronisatie wordt getoond. Prestaties (*) Voor het prestatiebeheer kan worden aangevinkt of de betreffende medewerker de uren van geregistreerde prestaties mag aanpassen. Tevens kan bepaald Wings CRM 15

16 worden of de medewerker met aaneensluitende uren (dus geen gaten in de prestaties) werkt. Ook wordt de laatste tijdsaanduiding getoond waarop de prestaties werden gestopt. Dit kan dan gebruikt worden voor een medewerker met sluitende uren. De kostprijs per uur kan worden ingevuld. (*) Enkel als u beschikt over de Wings Prestatiemodule. Documenten Het documentype dat standaard wordt voorgesteld bij het aanmaken van nieuwe documenten kan worden ingesteld. Medewerkers worden dus gekoppeld aan gebruikers. Het aantal medewerkers wordt bepaald door uw licentie. Per medewerker wordt een agenda bijgehouden. Het type gebruiker kan zijn: Manager: met alle mogelijke rechten. Administrator: idem als manager maar zonder de optie medewerkers. Normaal: deze gebruikers hebben geen toegang tot bepaalde menuopties. Wings CRM 16

17 WERKEN MET CRM 3.1. Basis Organisaties De kern van een CRM-pakket zit in de organisaties. Dit kunnen ondermeer klanten, leveranciers, prospecten of relaties zijn. De organisatie kan verschillende contactpersonen hebben. Een degelijk beheer van deze gegevens en ook van de contactpersonen is belangrijk voor de goede gang van zaken. Klik op Basis Organisaties (als alternatief kun je ook op of Druk [Ctrl]+[Alt]+[O] klikken) B.v. inbrengen nieuwe organisatie Klik op Basis in de menubalk Klik op Organisaties Aangezien het CRM-programma de mogelijkheid biedt om organisaties vanuit een bestaand Wingsdossier te importeren bespaart dit je al een flink gedeelte aan inputwerk. Andere mogelijkheden zijn het importeren van organisaties en contacten uit Excel of Outlook. (Zie ook menu: Beheer Importeren gegevens). Wings CRM 17

18 B.v. importeren gegevens vanuit Wings(*) Klik op Beheer in de menubalk Klik op Importeren gegevens Klik op Import Wings Data Het programma vraagt vervolgens om te importeren, klik op (*) Alle organisaties, zowel klanten, contacten, leveringsadressen, leveranciers en prospecten kunnen worden geïmporteerd naar CRM. Indien echter de gegevens van een organisatie reeds aanwezig zijn in CRM dan zullen die gegevens door de Wings gegevens worden overschreven voor de betreffende organisatie. In het organisatie overzicht worden de klanten gemarkeerd met en de leveranciers met. Prospecten verschijnen met en leveringsadressen met. Het is ook mogelijk dat een contact geen klant, leverancier, prospect of leveringsadres is maar een relatie. Dit kan een contact zijn van een bevriend bedrijf, makelaar, enz... Relaties hebben geen afzonderlijk pictogram, maar worden gewoon als relatie aangegeven. Wings CRM 18

19 Integratie met Wings Concept Als Wings module voorziet CRM een integratie van gegevens met Wings. We beschouwen de klanten-,leveringsadressen-,contacten- en leveranciersgegevens in CRM als de primaire data. CRM neemt deze gegevens over uit Wings via de import functie. Uit het schema blijkt dat dit manueel ( ) en eenmalig kan worden uitgevoerd. Vanuit CRM kunnen per organisatie ( ) de gegevens worden gesynchroniseerd. B.v. inbrengen of wijzigen van een nieuwe organisatie Import Wings Data Bij het opstarten van deze functie langs het menu Beheer in de menubalk kunnen alle organisaties, zowel klanten, leveranciers, prospecten als contacten en leveringsadressen worden geïmporteerd naar CRM. (*) Wanneer de functie wordt opgestart bij reeds aanwezige geïmporteerde organisaties, worden de gegevens door de Wings gegevens overschreven. (*) Afhankelijk van de aankruisvakjes in de parameters (Zie ook: Beheer- Parameters-Import Wings gegevens). Wings CRM 19

20 Synchronisatie Wings Organisaties Per organisatie kunnen de gegevens van de organisatie met de gegevens in Wings worden gesynchroniseerd op verschillende manieren. 1. Het gebruik van de knop Klikken op de knop volstaat om onmiddellijk te synchroniseren. In de Eigenschappen via wordt de waarde van de Wings ID getoond voorafgegaan door een K of een L. Opgelet: relaties worden niet aangemaakt in Wings. 2. Ingave en wijzigen van een fiche Indien de organisatie in Wings bestaat, worden de gegevens vanuit CRM in Wings aangepast. Wings CRM 20

21 Indien de organisatie in Wings niet bestaat, wordt de organisatie in Wings aangemaakt. Een keuze kan worden gemaakt om de organisatie als klant leverancier, prospect of relatie aan te maken. Wings CRM 21

22 Organisaties aanmaken Buiten het importeren van de organisaties vanuit Wings kun je ook rechtstreeks in het CRM-programma organisaties aanmaken. Een overzicht: Klik op Basis - Organisaties Klik op of Druk [Ctrl]+[Alt]+[O] Organisaties: overzicht knoppen Wijzig. Opslaan. Annuleren. Verwijderen. Eigenschappen (Toont welke gebruiker de organisatie heeft aangemaakt en wanneer. Welke gebruiker wijzigingen heeft aangebracht en wanneer,...) Afdrukken. Log. Houdt alles bij wat er met de betreffende organisatie gebeurde. + Synchronisatie. Wijzigingen in CRM ook uitvoeren in Wings. Synchronisatie. Wijzigingen in Wings ook uitvoeren in CRM. Maak dossier. Dossiergegevens (Enkel voor Accountancymodule). Open documentenmap. (Specifiek voor deze organisatie). Info blad Raadplegen grootboek (indien de boekhouding geopend is). Wings CRM 22

23 Raadplegen openstaande posten (indien de boekhouding geopend is). Raadplegen verkoophistoriek (indien het logistieke programma geopend is). Nieuw BTW-nummer. (Indien de organisatie in Wings niet bestaat, wordt deze in Wings aangemaakt). Geeft de locatie via internet. Geeft de routebepaling via internet. Mogelijkheid om direct een mail te sturen. Het scherm Organisatie bestaat uit een hoofding en een detail: Hoofding Algemeen - Beheer - Communicatie Het organisatieblad is ingedeeld met de algemene gegevens aan de linkerzijde en de beheer- en communicatiegegevens van de organisatie aan de rechterzijde. Wij bekijken enkele belangrijke velden: Is de organisatie een Relatie, Prospect, Klant of Leverancier? Is dit een actieve organisatie of niet? Toegewezen aan is een rubriek die voor de vertegenwoordigers kan worden gebruikt of voor degenen die bepaalde werkzaamheden verrichten in het dossier, terwijl Dossierbeheerder van belang is bij het gebruik van een accountancymodule. Aangevinkt betekent dit dat de organisatie kan opgenomen worden in Postmailings (brieven). Aangevinkt betekent dit dat de organisatie kan opgenomen worden in mailings. Wings CRM 23

24 (Uniform Resource Locator), er kan op geklikt worden om rechtstreeks de website te zien. Mogelijkheid om de taal in te geven: N, F, D, E. Detail Binnen de gegevens van de organisatie heb je de volgende tabbladen: Leveringsadressen Contactpersonen Codes Memo Agendapunten Documenten Taken Projecten (*) Bijkomende tabbladen verschijnen als de betreffende module aanwezig is. B.v. de tabs Prestaties en Facturatie prestaties bij de prestatiemodule. Bespreking Leveringsadressen Dit tabblad laat toe om leveringsadressen aan te maken voor de betreffende organisatie. Het volstaat om de organisatie te openen en op het tabblad Leveringsadressen op de knop te klikken. Contactpersonen Dit tabblad toont alle contactpersonen voor de betreffende organisatie en de belangrijkste velden van de contactpersoon Als je in een bestaande organisatie dubbelklikt op de contactpersoon dan kun je deze raadplegen of wijzigen ( ). Door op de knop te klikken kun je een contactpersoon toevoegen aan de organisatie. (Zie ook verder: Contactpersonen aanmaken). B.v. Contactpersonen aanmaken vanuit het menu: Klik op Basis Contactpersonen Klik op Wings CRM 24

25 of Druk [Ctrl]+[Alt]+[C] Codes Een tabblad dat alle codes toont die zijn toegekend aan de organisatie. Codes zijn instelbaar per gebruiker. Niet iedereen hoeft alles te kunnen zien. Wanneer een organisatiecode gebruiken? Iedere organisatie heeft zijn eigen kenmerken (regio, lid van een bepaalde doelgroep, bezoekdag,...). Deze kenmerken kunnen worden toegekend met behulp van een code. Als je op de knop klikt, kun je een nieuwe code toekennen aan een organisatie door de kolom Toegekend aan te vinken in het codescherm.. Met dezelfde knop kun je de toekenning van een code ook ongedaan maken, door voor die code de kolom Toegekend af te vinken in het codescherm. Om gemakkelijk te werken kun je ook via Beheer Hulpbestanden Organisaties Groepen, eerst de nodige groepen voorzien om dan in Organisaties Codes de codes aan te maken. B.v. de groepen: klanten en leveranciers Memo In dit scherm kun je allerlei info kwijt. Allerlei niet gestructureerde informatie kan gewoon worden ingegeven. In principe is de omvang van dit veld onbeperkt. Agendapunten Hier zie je de historiek van de agendapunten van de geselecteerde organisatie. Dubbelklikken opent het agendapunt. (Zie ook: Bespreking Agendapunten) Documenten Dit tabblad geeft de historiek weer van de documenten van de geselecteerde organisatie. Dubbelklikken opent het document in het documentscherm. (Zie ook: Bespreking Documenten) Taken Dit tabblad geeft de historiek weer van de taken voor de geselecteerde organisatie Dubbelklikken opent de taak op het scherm. Wings CRM 25

26 (Zie ook: Bespreking Taken) Projecten Dit tabblad biedt de mogelijkheid om nieuwe projecten toe te kennen aan een bestaande organisatie. Via Basis-Projecten kun je een bestaand project ook toewijzen aan een bestaande organisatie Voorbeeld 1: Een organisatiecode aanmaken Een organisatie kan dus beschikken over allerlei specifieke codes. B.v. aanmaak van een organisatiecode Bezoekdag Klik op Beheer Hulpbestanden - Organisatiecodes Klik op Vul de gevraagde gegevens in: Geef een naam in voor de code en zeg tot welke groep deze behoort. (Zie ook menu: Beheer Hulpbestanden Organisatie Codes Groepen) Vink aan als de contactpersoon verplicht is Als dit het geval is moet je voor deze code bij het toekennen steeds een contactpersoon van die organisatie selecteren: Wings CRM 26

27 Vink aan of de betreffende organisatiecode moet getoond worden bij het opmaken van agendapunten en meer bepaald op het tabblad organisatiecodes. Selecteer het gewenste waarde type Hier ga je het invoerformaat bepalen voor deze organisatiecode: Tekst: gebruik dit type om een invoervak aan te maken voor de ingave van tekst. Numeriek: type om een invoervak aan te maken voor de ingave van getallen. Tevens kan men de lengte en de decimalen opgeven. Datum: type voor invoer in datumformaat. Periode: type voor invoer in periodeformaat (maand, jaar). Tijd: type voor invoer in tijdformaat (uren, minuten). Aankruisvakje: type dat twee waarden kan aannemen. Keuzevak: type om bijkomende informatie d.m.v. een keuze in te brengen. Organisatiecode: link met andere organisatie. Deze synchronisatie verloopt van Wings in de richting van CRM. Men kan een organisatiecode aanmaken en die synchroniseren met een bestaand Wingsveld of een bestaand gebruikersveld. Klik op of Druk [F12] Toegankelijkheid van codes Om een organisatiecode toe te kennen aan een gebruiker: Beheer Hulpbestanden Medewerkers & Codes). Hier selecteer je de gebruiker en selecteer je de code door te dubbelklikken op de beschikbare codes Wings CRM 27

28 Bij het opslaan van de organisatiecode verschijnt de volgende boodschap: Als je hier Ja selecteert is de code voor elke medewerker toegankelijk. Indien je Nee selecteert dien je zelf de code toe te kennen aan de gewenste medewerker(s). (Zie ook menu: Beheer Hulpbestanden Medewerkers&Codes). Wings CRM 28

29 Voorbeeld 2: Een organisatiecode toekennen Organisaties kunnen dus worden beheerd door gebruik te maken van organisatiecodes. B.v. toekennen van de code bezoekdag maandag aan organisatie Aalbrechts Klik op in de menubalk. Klik in het veld en tik in AAL. Het klantenrecord verschijnt. Dubbelklik op de organisatie, het scherm wordt geopend. Klik op de knop. Vink voor de betreffende code de kolom Toegekend aan om deze toe te kennen. Klik in de kolom Waarde en selecteer de gewenste bezoekdag. Klik op, de code wordt toegekend. Wings CRM 29

30 Meldingen bij het toekennen van een organisatiecode Contactpersoon: Als bij de organisatiecode ContactPersoon verplicht werd aangevinkt, dan dien je hier eerst een contactpersoon in te vullen alvorens je de code kunt toekennen. Als er een verkeerde organisatiecode werd toegekend, volstaat het om op te klikken en bij de betreffende organisatiecode de kolom toegekend af te vinken en op te klikken. De toekenning wordt hierdoor geannuleerd Voorbeeld 3: Een organisatiecode verwijderen Klik op Beheer Hulpbestanden - Organisatiecodes. Dubbelklik op de te verwijderen code. Klik op. Klik op om te verwijderen. Deze actie zal achteraf ook in het logboek worden opgenomen: Wings CRM 30

31 Voorbeeld 4: Snelle acties in het overzichtscherm Klik op verschijnt. in de menubalk. Een overzicht van de organisaties Door op te klikken worden de verschillende tabbladen getoond. Door gebruik van de rechtermuisknop op het betreffende tabblad kan een item aan een tabblad worden toegekend, worden aangemaakt of gewijzigd. Zo kunnen er dus organisaties codes worden toegekend, nieuwe contactpersonen worden aangemaakt of gewijzigd. Hetzelfde geldt ook voor de overige tabbladen. Nieuwe documenten, nieuwe agendapunten, nieuwe taken, of het wijzigen van de bestaande. In het overzichtscherm volstaat het om te dubbelklikken met de linkermuisknop op een organisatie om de fiche te openen. Indien de rechtermuisknop gebruik wordt op het tabblad documenten, wordt de gebruiker de mogelijkheid geboden om naast het aanmaken, wijzigen en openen van documenten ook documenten te kunnen importeren. Deze zijn dan meteen beschikbaar voor de betreffende organisatie. Wings CRM 31

32 Bv. Bij Nieuwe documenten, wijzigen of import wordt het documenttype en het jaar opgevraagd. Het documenttype en het jaar worden getoond in het overzicht van de documenten. In dit overzicht is een sortering op het type mogelijk. Het gebruik van de rechtermuisknop geeft ook toegang tot het scherm vanuit de organisatie. Hiermee kan dan onmiddellijk een bericht worden verzonden. Verklaring van de belangrijkste knoppen: Geeft een overzicht van bestaande mail templates. Wings CRM 32

33 Knippen, kopiëren, plakken, ongedaan maken, Invoegen afbeeldingen of bestanden. Te gebruiken voor alignering, vet, cursief, onderlijnen, lettertype. Mogelijkheid om een tabel in te voeren. Aligneren en verwijderen van een ingelezen afbeelding. Er is ook de mogelijkheid om een link aan te maken in je mail, waarbij je dan verwijst naar een URL. (*) De ontvanger kan in de mail dan gewoon op deze link klikken. (*) URL: Uniform Resource Locator, gestructureerde naam die verwijst naar een webpagina. Mogelijkheid om de stijl van de mailboodschap anders weer te geven. Overzicht van de belangrijkste functies van het mailscherm: Afbeelding Formatteren Aligneren Opsommingstekens Lettertype Lettertype en grootte Voorgrond- en achtergrondkleur. Wings CRM 33

34 Organisaties zoeken Zoeken met de sleutel: Tik in de zoeksleutel de beginkarakters in van de sleutel en de organisatie verschijnt. Zoeken via locatie of route: Dubbelklik op de organisatie om deze te openen en selecteer locatie of route. Wings CRM 34

35 Validatie via internet Klikken om het BTW-nummer via internet te valideren. Klikken op de knop toont de verschillende tabbladen. Zoeken met filters: Specifieke filters om een bepaalde selectie te bekomen zijn mogelijk. Klik op Om alle aanwezige organisaties te kunnen zien en dus zonder filter te zoeken: Klik op Om eventuele memo s te tonen van de organisaties of niet. Klik op ; Overzicht inactieve organisaties: Enkel organisaties waarbij actief werd afgevinkt worden getoond. Klik op Wings CRM 35

36 Meer info over de organisatie met de rechtermuisknop: Door gebruik te maken van de rechter muisknop kan bijkomende informatie over de organisatie worden opgevraagd vanuit CRM. Het programma Boekhouding en/of Logistiek dient dan geopend te zijn. Organisatie info in de logistiek Info rekeningdetail en openstaande posten in de boekhouding Verkoophistoriek in de logistiek module. Wings CRM 36

37 Mogelijkheden bij zoeken met filters: Er zijn 4 Filtertabbladen. Het tabblad Overzicht geeft een overzicht van de ingestelde filters. B.v. aanmaak van een filter waarbij enkel nederlandstalige organisaties worden getoond: Klik op Er wordt een filter ingesteld Taal gelijk aan N (ederlands) Klik op Enkel nederlandstalige organisaties worden getoond. In het overzichtscherm worden sommige items enkel getoond als er een Accountancy-module aanwezig is. Deze velden zijn voorafgegaan door de markering ACC. B.v. ACC- Afsluitdatum Wings CRM 37

38 B.v. aanmaak van een filter waarbij alle organisaties behalve de nederlandstalige, worden getoond: Klik op Er wordt een filter ingesteld Taal gelijk aan N (ederlands) en bij de rubriek Filter op alle items wordt behalve aangevinkt. Klik op Enkel organisaties met een andere taal dan Nederlands worden getoond. Buiten Gelijk aan kunnen er ook nog andere condities worden gekozen om een overzicht op basis van een filter op te bouwen. Wings CRM 38

39 B.v. aanmaak van een filter met de conditie is toegekend waarbij enkel organisaties worden getoond waaraan de organisatiecode Aktie Promotie is toegekend. Klik op Er wordt een filter ingesteld AKTIE PROMOTIE is toegekend. Klik op Enkel organisaties waaraan de code AKTIE PROMOTIE is toegekend worden getoond. Wings CRM 39

40 Gebruik van views Algemeen Een filter die aangemaakt werd en die je regelmatig wenst te gebruiken kun je vastleggen in een view. Op die manier is die filter altijd beschikbaar en hoef je deze niet telkens aan te maken. Je kiest gewoon de gewenste view. Eenmaal de filter is aangemaakt ga je naar het tabblad overzicht. B.v. aanmaak van een view die enkel nederlandstalige organisaties toont: Klik op Klik op Taal Klik op en selecteer Klik in het volgende veld op en selecteer Klik op de tab Klik op Wings CRM 40

41 Klik op Tik de naam van de view in, B.v. Taalview N Klik op Selecteer de view, nederlandstalige organisaties verschijnen op het scherm. enkel de Indien een bestaande view moet gewist worden klik je in het tabblad overzicht van die view op de knop. Gebruik van views Specifiek In een view kunnen er verschillende filters worden vastgelegd wat meteen toelaat om ook erg specifieke richtlijnen te kunnen meegeven bij het zoeken. Zo kan opgegeven worden dat er aan meerdere condities dient te worden voldaan ( en ). Ook bestaat de mogelijkheid dat aan het ene of het andere ( of ) dient te worden voldaan. B.v. aanmaak van een view die alle organisaties toont in Antwerpen of alle organisaties die een automaat hebben van het type Vision. Klik op Wings CRM 41

42 Klik op Postcode Klik op en selecteer Klik in het volgende veld op en selecteer Aanmaak tweede filter: Klik op Klik op TYPE DRANKAUTOMAAT Klik op en selecteer Klik in het volgende veld op en selecteer Klik op. Op dit scherm vink aan Klik op Klik op Tik de naam van de view in, B.v. Opvolging Vision A pen Klik op Selecteer de view, enkel organisaties uit Antwerpen of organisaties (dus ook degene met een postcode verschillend van deze van Antwerpen) die een automaat van het type Vision bezitten komen op het scherm. Wings CRM 42

43 3.2. Basis Contactpersonen Contactpersonen Binnen een organisatie heb je een contactpunt nodig. In dit tabblad bestaat de mogelijkheid om de contactpersonen voor deze organisatie in te geven Contactpersonen aanmaken Klik op Basis Contactpersonen of Klik op Klik vervolgens op of Druk [Ctrl]+[Alt]+[C] Wings CRM 43

44 Contactpersonen: overzicht knoppen Wijzig. Opslaan. Annuleren van de handeling. Verwijderen. Eigenschappen. (Toont welke gebruiker de contactpersoon heeft aangemaakt en wanneer. Welke gebruiker wijzigingen heeft aangebracht en wanneer,...) Afdrukken. Log. Houdt alles bij wat er met de betreffende contactpersoon gebeurde. Synchronisatie met Wings (Zie ook: Synchronisatie Organisaties) Mogelijkheid om direct een mail te sturen. Het scherm Contactpersoon bestaat uit een hoofding en een detail. Hoofding Algemeen - Info Het contactpersoonblad is ingedeeld met de algemene gegevens aan de linkerzijde en info en communicatie van de contactpersoon aan de rechterzijde. Wij bekijken enkele belangrijke velden: Specifieke invulvelden laten toe om informatie rond bv. het geslacht en de functie (Extra) en van de persoon in te geven. De betreffende contactpersoon kan ook worden geïnactiveerd. Wings CRM 44

45 Detail Binnen de gegevens van de persoon heb je de volgende tabbladen: Codes Memo Organisatie Agendapunten Documenten Codes Teneinde codes te kunnen toekennen aan een contactpersoon, dien je deze eerst aan te maken. (Zie ook menu: Beheer Hulpbestanden Persoon Codes) Wanneer een contactpersonencode gebruiken? Iedere persoon heeft zijn eigen kenmerken (vertegenwoordiger, beslissingsnemer, hoofd aankoop,...), die geen verband houden met de organisatie van die persoon. Deze kenmerken kunnen worden toegekend met behulp van een code. Als je op de knop klikt, kun je een nieuwe code toekennen aan een contactpersoon door de kolom Toegekend aan te vinken in het codescherm.. Met dezelfde knop kun je de toekenning van een code ook ongedaan maken, door voor die code de kolom Toegekend af te vinken in het codescherm. Om gemakkelijk te werken kun je ook via Beheer Hulpbestanden Persoon codes Groepen, eerst de nodige groepen voorzien om dan in Personen Codes de codes aan te maken. B.v. de groepen: zakelijk en persoonlijk Memo In dit scherm kun je allerlei info kwijt. Allerlei niet gestructureerde informatie kan gewoon worden ingegeven. Organisatie Hier ga je de contactpersoon koppelen met de betreffende organisatie. Om een contactpersoon te koppelen met een organisatie volstaat het om op het tabblad Organisatie de naam van de organisatie in te vullen of te selecteren met behulp van de selectieknop:. Wings CRM 45

46 De contactpersoon kan ook rechtstreeks via de organisatie worden aangemaakt. Dit geeft als voordeel dat de organisatie dan al is ingevuld in de fiche van die contactpersoon. Agendapunten Een agendapunt is een verrichting om een gebeurtenis te registreren, zoals bezoeken, telefoongesprekken, ontvangst van documenten,... (Zie ook: Bespreking Agendapunten) Documenten Verschillende documenten zijn mogelijk voor de contactpersonen. Deze documenten kunnen worden gegenereerd vertrekkende vanaf voorgedefinieerde sjablonen. (Zie ook: Bespreking Documenten) Voorbeeld 1: Een persooncode aanmaken Een persoon kan beschikken over allerlei specifieke codes. B.v. aanmaak van een personencode Beslissingsnemer Klik op Beheer Hulpbestanden Persoon-Codes Klik op Vul de gevraagde gegevens in: Selecteer het gewenste waarde type Gaat het om een numeriek type dan kunt u de lengte en het aantal decimalen opgeven. Ingeval van een keuzevak is het mogelijk een optielijst op te maken. (Zie ook: Voorbeeld 1: Een organisatiecode aanmaken) Klik op of Druk [F12] Toegankelijkheid van codes Om een persooncode toe te kennen aan een gebruiker: Beheer Hulpbestanden Gebruikers & codes). Hier selecteer je de gebruiker en selecteer je de code door te dubbelklikken op de beschikbare codes Wings CRM 46

47 Bij het opslaan van de persoon code verschijnt de volgende boodschap: Als je hier Ja selecteert is de code voor elke medewerker toegankelijk. Indien je Nee selecteert dien je zelf de code toe te kennen aan de gewenste medewerker(s). (Zie ook menu: Beheer Hulpbestanden Gebruikers&Codes) Voorbeeld 2: Een persooncode toekennen Contactpersonen kunnen dus worden beheerd door gebruik te maken van personen codes. B.v. toekennen van de code zaakvoerder aan contactpersoon Pieter Aalbrecht van de organisatie Aalbrechts Klik op in de menubalk. Klik in het veld en tik in AAL. Het record van de contactpersoon verschijnt. Dubbelklik op de contactpersoon, het scherm wordt geopend. Klik op de knop. Vink voor de betreffende code de kolom Toegekend aan om deze toe te kennen. Vink voor de betreffende code de kolom Waarde aan om te bevestigen dat het inderdaad om een Zaakvoerder gaat. Klik de code wordt toegekend. Als er een verkeerde persoon code werd toegekend, volstaat het om op te klikken en bij de betreffende code de kolom toegekend af te vinken en op te klikken. De toekenning wordt hierdoor geannuleerd. Wings CRM 47

48 Voorbeeld 3: Een persooncode verwijderen Klik op Beheer Hulpbestanden Persoon Codes. Dubbelklik op de te verwijderen code. Klik op. Klik op om te verwijderen. Deze actie zal achteraf ook in het logboek worden opgenomen: Wings CRM 48

49 Voorbeeld 4: Snelle acties in het overzichtscherm Klik op verschijnt. in de menubalk. Een overzicht van de contactpersonen Door op te klikken worden de verschillende tabbladen getoond. Door gebruik van de rechtermuisknop op het betreffende tabblad kan een item aan een tabblad worden toegekend, worden aangemaakt of gewijzigd. Zo kunnen er dus contactpersooncodes worden toegekend, nieuwe documenten worden aangemaakt of gewijzigd en geopend. (Er kan ook een worden gestuurd naar de contactpersoon). Hetzelfde geldt ook voor de agendapunten, zijnde nieuwe agendapunten, of het wijzigen en openen van de bestaande. In het overzichtscherm volstaat het om te dubbelklikken met de linkermuisknop op een contactpersoon om de fiche te openen. Wings CRM 49

50 Contactpersonen zoeken Het opzoeken van contactpersonen biedt dezelfde mogelijkheden als het opzoeken van organisaties (Zie ook: Organisaties zoeken). Klikken op de knop toont de verschillende tabbladen. Door gebruik van de rechtermuisknop op het betreffende tabblad kan een item aan een tabblad worden toegekend, worden aangemaakt of gewijzigd. (Zie ook: Snelle acties in het overzichtscherm) Wings CRM 50

51 Zoeken met filters: Specifieke filters om een bepaalde selectie te bekomen zijn mogelijk. Klik op Om alle aanwezige contactpersonen te kunnen zien en dus zonder filter te zoeken: Klik op Om eventuele memo s te tonen van de contactpersonen of niet. Klik op ; Wings CRM 51

52 4.1. Agendapunten Agendapunten zijn verrichtingen die gebeurtenissen registreren. Bezoekdagen, gesprekken, telefonische afspraken,... Het beheer van de agendapunten is toegankelijk langs het menu Verrichtingen Agendapunten of met het ikoon op de werkbalk. Klik op of Druk [Ctrl]+[Alt]+[A] Agendablad Tijdsindeling Kalender Tijdindicator Overzicht taken Knoppen in het agendaoverzicht Toont ook de reeds afgewerkte agendapunten. Indien een agendapunt als werd gemarkeerd, verschijnt het enkel in het agendaoverzicht als dus op de wordt geklikt. Wings CRM 52

53 Activeert de synchronisatie met Outlook. Symbolen in de agendapunten op het overzichtscherm Agendapunt met symbool voor terugkeerpatroon. Afgewerkt agendapunt. terugkeerpatroon. Agendapunt met symbool voor afwijkend Werken met de agenda Openen Dubbelklik op een agendapunt om dit te openen. Het agendapunt wordt getoond. of Rechts klikken en op een agendapunt en selecteren. Nieuw Dubbelklik in het agendablad (tegenover de gewenste tijdindicator) om een nieuw agendapunt in te voegen. of Bij het invoegen van een nieuw agendapunt kan met klikken en slepen van de muis reeds de duur van het agendapunt bepaald worden. Rechts klikken en selecteer agendapunt in te voeren. om een nieuw Wings CRM 53

54 Het gegevensblad bevat de gegevens van de organisatie aan de linkerzijde en de extra gegevens aan de rechterzijde. Van geeft de begindatum/tijd en Tot de einddatum/tijd aan. De Totale Tijd wordt automatisch uitgerekend en er bestaat de mogelijkheid om de tijd die in rekening wordt gebracht aan te passen. Dit wordt getoond in de afdruk van de agenda. In het agendapunt kan de tijdsweergave worden geselecteerd. Deze weergave is zichtbaar in de agenda door de vorm die de kader rond het agendapunt aanneemt. B.v. Tijd weergeven als Vrij. Wings CRM 54

55 B.v. Tijd weergeven als Voorlopig bezet. B.v. Tijd weergeven als Bezet. B.v. Tijd weergeven als Niet aanwezig. Binnen het agendablad kun je de manier waarop de tijd van een agendapunt wordt weergegeven ook instellen. Toon tijd als Rechts klikken op een agendapunt en de gewenste weergave selecteren: Wings CRM 55

56 Terugkeerpatroon Rechts klikken op een agendapunt en selecteren. De selectie Terugkeerpatroon laat toe om gebeurtenissen die binnen een bepaald tijdsbestek regelmatig terugkeren automatisch op de agenda te plaatsen. B.v. Elke week een vrijdagvergadering van u. Het volstaat dan om de volgende tabel te vervolledigen. Begin, einde en duur van het agendapunt. Vink aan hoe dikwijls het agendapunt terugkeert. Het selectiescherm zal aangepast worden aan het type terugkeerpatroon. Wings CRM 56

57 In Bereik van terugkeerpatroon kan het begin van het patroon worden opgegeven. Verder kan ook het aantal keren of een specifiek tijdstip dat het patroon eindigt worden opgegeven. (Tenzij Geen einddatum werd geselecteerd). Verwijderen van het terugkeerpatroon. Het terugkeerpatroon blijft bewaard maar wordt als afgewerkt beschouwd. Agendapunten verwijderen of als afgewerkt markeren Rechts klikken op een agendapunt en de gewenste keuze selecteren. Andere extra gegevens van het agendapunt Tevens bestaat de mogelijkheid om agendapunten te koppelen aan vooraf gedefinieerde projecten. (Zie ook menu: Basis Projecten). Een kostenbedrag (B.v. Verplaatsingskosten) kan worden opgegeven in relatie tot de afstand. Dit zal worden opgenomen in de overzichten. De medewerker die het agendapunt uitvoert. Dit kan (maar hoeft niet noodzakelijk) dezelfde persoon te zijn als de gebruiker. De agenda statussen laten toe een onderscheid te maken tussen de agendapunten. Zo kan de gebruiker een onderscheid maken tussen nog uit te voeren en reeds afgewerkte agendapunten en dergelijke. (Zie ook menu: Beheer Hulpbestanden Agenda statussen). Wings CRM 57

58 Het onderwerp van het agendapunt kan worden meegegeven in deze rubriek. Elk van deze tabbladen biedt de mogelijkheid om extra informatie vast te leggen voor een specifiek doel. Bij de installatie van het programma kan de naam van de labels worden bepaald. (Zie ook: Beheer Parameters Agenda) Taken die aan een agendapunt gerelateerd zijn en/of documenten kunnen hier worden vastgelegd. B.v. Het agendapunt verslag als document opnemen voor opvolging. Organisatie Codes verschijnen enkel als voor die codes Tonen in agenda werd aangevinkt. (Zie ook menu: Beheer Hulpbestanden Organisatie Codes) Indien met de rechtermuisknop voor selecteer medewerkers wordt gekozen, is het mogelijk om de agenda s van deze medewerkers naast mekaar te leggen. Wings CRM 58

59 Opvolging agenda Aangezien er in agendapunten allerlei gebeurtenissen worden geregistreerd, zoals bezoekdagen, gesprekken, telefonische afspraken en dergelijke is ook een opvolging van de agenda noodzakelijk. De opvolging van de agendapunten is toegankelijk langs het menu Verrichtingen Opvolging agenda of met het ikoon op de werkbalk. Klik op of Druk [Ctrl]+[Alt]+[P] Tijdsaanduiding voor het begin en einde van het agendapunt Organisatie Contactpersoon Medewerker Onderwerp Type agendapunt Status agendapunt Kostprijs Afstand in km. Knoppen in het overzicht opvolging agenda Totaal voorziene tijd Deze knop geeft de mogelijkheid om vanuit de agendaopvolging onmiddellijk een agendapunt bij te maken. Deze knop sommeert de kolommen Kostprijs, Afstand, Totale tijd en Te betalen tijd. Wings CRM 59

60 Deze knop reset de kolommen die je met de Totalen knop activeert. Wings CRM 60

61 4.2. Taken Taken zijn opdrachten die moeten uitgevoerd worden. Taken dienen te worden opgevolgd. De mogelijkheid bestaat om een uitvoerder en een opvolger voor de taken toe te kennen. Het beheer van de taken is toegankelijk langs het menu Verrichtingen Taken of met het ikoon Overzicht op de werkbalk. Zoeken taken Door gebruik te maken van wordt het zoekscherm getoond. Er kan worden gezocht op verschillende velden in dit zoekscherm. Na het invullen van de selectie klik. Om een nieuwe selectie in te kunnen geven klik. Wings CRM 61

62 Om een nieuwe taak aan te maken klik. Tik bij Onderwerp de inhoud van de taak in. Geef de code van de gewenste organisatie in of klik om te zoeken. Selecteer met de gewenste contactpersoon, of klik op en vul er vervolgens zelf één in. Selecteer met het eventuele project. Selecteer met de status van de taak. Selecteer met de geschatte duur van de taak. Selecteer met het tijdstip waarop de uitvoering van de taak start alsook voor welke datum de uitvoering dient te zijn gebeurd. Gebruik om de medewerker de selecteren die de taak meldde. Gebruik om de medewerker te selecteren die de taak moet uitvoeren. Selecteer met de medewerker die de uitvoering van de taak moet opvolgen. Klik in de witte ruimte onder en geef eventueel een korte verklarende tekst in. Klik of [F12] om de taak op te slaan. Om vanuit een taak direct naar het betreffende agendapunt over te schakelen Wings CRM 62

63 Extra knoppen in het overzichtscherm Opmerking: Om de taken te zien die door de medewerker gemeld werden klik. Om de taken te zien die door de medewerker moeten uitgevoerd worden klik. Om de taken te zien die door de medewerker moeten opgevolgd worden klik. ; Om eventuele memo s van bij de taken te tonen of niet. Als een nieuwe taak wordt ingebracht, zal het programma bij het wegschrijven de mogelijkheid bieden om voor die taak ook een agendapunt aan te maken. Ook bij het wijzigen van een taak blijft die mogelijkheid beschikbaar. Door op deze knop te klikken wordt de mogelijkheid geboden om de taak door te geven aan een andere uitvoerder. Deze knop wordt door de medewerker die de opvolging van de taak moet doen gebruikt om te bevestigen dat de opvolging werd uitgevoerd. Wings CRM 63

64 4.3. Documenten Het beheer van documenten is beschikbaar langs het menu Verrichtingen Documenten of met het ikoon Algemeen op de werkbalk. Documenten kunnen eenvoudig gegenereerd worden vertrekkende van voorgedefinieerde documentsjablonen of templates. Een document kan snel worden teruggevonden per project, per uitvoerder, met de referentie, per organisatie, enz... (Zie ook: Installatie CRM 2) Templates/Documenten). Documenten zullen ook niet op een ongestructureerde wijze worden opgeslagen maar door de beheerder in voorgedefinieerde mappen worden bewaard met een specifieke referentie (prefix, extensie, algemeen of per sjabloon). Overzicht Zoeken documenten Door gebruik te maken van wordt het zoekscherm getoond. Er kan worden gezocht op verschillende velden in dit zoekscherm. Wings CRM 64

65 Na het invullen van de selectie klik. Om een nieuwe selectie in te kunnen geven klik. Om een nieuw document aan te maken klik. Tik bij Onderwerp in waarover het document juist gaat. Gebruik om een datum te selecteren Gebruik om de gewenste template te selecteren Wings CRM 65

66 Geef de code van de gewenste organisatie in of klik om te zoeken. Selecteer met de gewenste contactpersoon, of klik op en vul er vervolgens zelf één in. Selecteer met het eventuele project. Selecteer met de gewenste medewerker. Klik in de witte ruimte onder en geef eventueel een korte verklarende tekst in. Klik of [F12] om het document op te slaan. De template zal zich openen en kan indien nodig aangepast worden en opgeslagen. Wijzigen documenten Om reeds bestaande documenten te bewerken zijn er allerlei knoppen ter beschikking: Om een document te wijzigen klik op. Om een document te verwijderen klik op. Deze actie wordt bijgehouden in het algemene logboek. Verstuur het document als door op te klikken. Maak vanuit het document een agendapunt aan door op te klikken. Om een document te openen klik op. Wings CRM 66

67 4.4. Logboek Het CRM-programma houdt alle contacten bij die werden uitgevoerd. Zowel transacties op organisaties, taken, agendapunten en documenten worden geregistreerd. Deze registratie omvat Datum/Uur, Omschrijving en de gebruiker. Dit algemene logboek is toegankelijk langs het ikoon op de werkbalk. Opmerking: Indien in een specifiek scherm op betreffende scherm worden getoond. wordt geklikt, zal de log voor het Wings CRM 67

68 4.5. Inkomende mail Outlook Indien het gebruikte standaard programma Outlook is dient de gebruiker niets te ondernemen wat de s betreft. De inkomende mailberichten verschijnen dan automatisch op het scherm ophalen s in het programma. (Zie ook menu: Beheer Hulpbestanden Medewerkers). Andere Wordt een ander programma gebruikt dan Outlook dan dient de gebruiker de s zelf binnen te halen. Dit kan als volgt gebeuren: Klik op of Druk [Ctrl]+[Alt]+[M] Open de inbox van uw mailprogramma, klik op het bericht en sleep de mail in de ruimte op het scherm. (D.i. Sleep uw mails naar hier ) Indien de organisatie waaronder de inkomende mail ressorteert niet direct kan gevonden worden dan kan er in dit scherm steeds zelf een organisatie worden toegekend. Bij het binnenhalen van mailberichten wordt er eerst gecontroleerd op het adres van de contactpersoon en vervolgens op het adres van de organisatie. Na het binnenhalen van de mail wordt het adres bewaard indien dit leeg is bij de betreffende organisatie of bij de contactpersoon. De datum laatste ophaling s wordt aangepast. Aan te vinken indien de mail moet worden bewaard. Dit kan enkel als de betreffende organisatie gevonden wordt. Enkel binnenkomende mails tonen. ( I markering bij In/out kolom). Enkel uitgaande mails tonen. ( U markering bij In/out kolom). Wings CRM 68

69 4.6. Uitgaande mail Een mail verzenden kan op de volgende wijze. (Zie ook: Voorbeeld 4: Snelle acties in het overzichtscherm). Klik op Verrichtingen - Documenten of Druk [Ctrl]+[Alt]+[D] Om een nieuwe mail aan te maken klik. Tik bij Onderwerp in waarover het mailbericht juist gaat. Gebruik om een datum te selecteren Gebruik om de gewenste template te selecteren Selecteer out als template voor uitgaande mails. Geef de code van de gewenste organisatie in of klik om te zoeken. In de organisatie waarvoor de mail bestemd is, dient uiteraard een geldig adres te worden ingevuld. Selecteer met de gewenste contactpersoon, of klik op en vul er vervolgens zelf één in. Wings CRM 69

70 Selecteer met het eventuele project. Selecteer met de gewenste medewerker. Klik in de witte ruimte onder en geef eventueel een korte verklarende tekst in. Klik of [F12] om het document op te slaan. De template zal zich openen en kan indien nodig aangepast worden en opgeslagen. Vul de tekst voor de uitgaande mail in. Klik vervolgens op. Om een nieuwe mail aan te maken klik. Tik bij Onderwerp in waarover het mailbericht juist gaat. Om de te versturen klik op Bij het wijzigen van een document kun je ook direct klikken op om de mail te verzenden. of Druk [Ctrl]+[S] Wings CRM 70

71 AFDRUKKEN 5.1. Basis-/hulpbestanden-projecten Het afdrukken van projecten is beschikbaar langs het menu Afdrukken-Basis- /hulpbestanden-projecten. Het is mogelijk om per organisatie en per medewerker te filteren Basis-/hulpbestanden-producten(*) Het afdrukken van het productenbestand is beschikbaar langs het menu Afdrukken-Basis-/hulpbestanden-Producten. (*) Enkel indien de module prestaties aanwezig is. Wings CRM 71

72 5.3. Basis-/hulpbestanden-organisatiecodescontactcodes Het afdrukken van organisatie- en contactcodes is beschikbaar langs het menu Afdrukken-Basis-/hulpbestanden-organisatie/contactcodes. Er is een selectie mogelijk op de groep zowel wat de organisaties als de groepen voor de contactcodes betreft. Wings CRM 72

73 5.4. Basis-/hulpbestanden-templates Het afdrukken van templates is beschikbaar langs het menu Afdrukken-Basis- /hulpbestanden-templates. Er is een selectie per aanwezige Handler mogelijk. Wings CRM 73

74 5.5. Verrichtingen-Agenda Het afdrukken van het agenda is beschikbaar langs het menu Afdrukken- Verrichtingen-Agenda. Het is mogelijk om op verschillende velden te filteren. Binnen Rapport heeft de gebruiker dan nog de keuze uit een aantal voorgedefinieerde rapporten. Er zijn aankruisvakjes die toelaten te bepalen of de extra informatie dient te worden afgedrukt. Hier wordt verwezen naar de mogelijke informatie op de tabbladen binnen de agendapunten. Wings CRM 74

75 5.6. Verrichtingen-Taken Het afdrukken van de taken is beschikbaar langs het menu Afdrukken Taken. Het is mogelijk om op verschillende velden te filteren. Binnen Rapport heeft de gebruiker dan nog de keuze uit een aantal voorgedefinieerde rapporten. Er zijn aankruisvakjes die toelaten te bepalen of de extra informatie dient te worden afgedrukt. Hier wordt verwezen naar de informatie binnen het scherm van de taken Verrichtingen-Prestaties(*) Het afdrukken van een algemene prestatielijst alsook te factureren en gefactureerde prestaties is voorzien. (Zie ook: Handleiding Wings CRM Prestaties-Afdrukken). (*) Enkel indien de module prestaties aanwezig is. Wings CRM 75

76 5.8. Accountancy(*) Afdrukken van de accountancy module zijn de BTW opvolging, Dossiers en Algemene Vergadering.Het afdrukken van een algemene prestatielijst alsook te factureren en gefactureerde prestaties is voorzien. (Zie ook: Handleiding Wings CRM Prestaties-Afdrukken). (*) Enkel indien de module prestaties aanwezig is. Wings CRM 76

77 5.9. Afdrukken met de Wizard Organisatie De organisatiewizard biedt de mogelijkheid om selecties te maken op basis van aan de organisatie gerelateerde codes. De wizard zal zorgen voor een begeleiding onder de vorm van verschillende schermen. Als deze stappen doorlopen werden zal de afdruk verschijnen in het gewenste formaat. De wizard biedt de mogelijkheid om de output te laten verschijnen op de printer, als PDF, als Excel-bestand, als etiket of als . Dubbelklik op een code om deze te selecteren of klik op Klik op de code en klik om te deselecteren. Om alle codes te selecteren klik Om alle codes te deselecteren Wings CRM 77

78 Organisatiecodes in een selectie combineren met EN betekent dus dat organisaties waaraan die codes toegekend zijn in de selectie zullen zitten. Een selectie met OF betekent dat een organisatie waaraan of de ene of de andere code werd toegekend voldoende is om de organisatie te selecteren. Klik Extra criteria Bijkomende criteria in de selectie zijn mogelijk zoals Persoonlijk adres, een selectie volgens postcode (van tot), of het feit dat het adres van de organisatie dan wel van de contactpersoon wordt gebruikt in Post Mailings (brieven) of in E- mails. Klik Wings CRM 78

79 Het resultaat van de selectie verschijnt. Door de rubriek een bijkomende selectie gemaakt worden. kan Klik Wings CRM 79

80 Naast de bestaande selectie voegen we toe dat de organisatie ook over een code bezoekdag moet beschikken. Klik 2x. Vink uiteindelijk Klik af. de hoofdselectie verschijnt. Klik het sorteringsscherm verschijnt. De bedoeling is nu om op dit scherm te selecteren hoe de organisaties moeten gesorteerd worden. Hiertoe kan er tussen 3 criteria gekozen worden: ID Zoeksleutel Postcode Wings CRM 80

81 Klik het gewenste sorteercriterium aan en klik. Selecteer het gewenste formaat voor output. Wings CRM 81

82 Indien er voor Print gekozen wordt, zal er een afdrukvoorbeeld verschijnen. Door in het afdrukvoorbeeld de knop te selecteren kan er dan worden afgedrukt naar de printer. PDF zal een PDF -bestand aanmaken. Bij selectie van Excel en zal telkens de overeenstemmende bestandsvorm worden gegenereerd. Klik. Klik om het rapport te bewaren Wings CRM 82

83 Indien er als output voor Labels gekozen wordt, zal het programma etiketten afdrukken van de geselecteerde organisaties. Contactpersonen Deze wizard werkt op dezelfde wijze als de organisatiewizard. Wel hebben we hier de mogelijkheid, omdat contactpersonen aan organisaties hangen, om op organisatiecode of op contactpersonencode te selecteren. Wings CRM 83

84 6. Afdrukken vanuit een selectie Binnen een selectie kan er onmiddellijk overgegaan worden tot het afdrukken van een document voor die selectie. In het voorbeeld gaan we uit van een View, nl. Alle organisaties die beschikken over een serviceabonnement. (Zie ook Organisaties zoeken) Als de selectie van de view op het scherm verschijnt, klik dan op. Als Soort output kan ook gekozen worden voor . Vervolgens kan er dan een bestaande template gekozen worden. Is de output Excel dan wordt de output naar een Excel werkblad gestuurd. Selecteer om een nieuw rapport aan te maken Wings CRM 84

85 De mogelijkheid bestaat om reeds aanwezige rapporten te selecteren. Binnen de selectie kan Toekennen code worden aangevinkt. -Wie de organisatiecode niet heeft krijgt ze hierdoor toegekend. -Wie de organisatiecode reeds heeft krijgt de waarde toegekend. In het voorbeeld gaan we aan de geselecteerde organisaties een code AKTIE PROMOTIE toekennen. Deze code is van het type tekst. We geven dus als waarde de gewenste tekst op. Klik op Selecteer de gewenste velden. Klik op Wings CRM 85

86 Selecteer. Klik op Omschrijving en geef de titel in voor het rapport. Klik op het rapport wordt getoond. Wings CRM 86

87 GEVORDERDE FUNCTIES 7.1. Het personaliseren van de hoofdschermen Door in de hoofding te klikken van een kolom zal in een hoofdscherm een menu worden getoond waarmee de lay-out van de betreffende grid kan worden gepersonaliseerd: Sorteren in klimmende of dalende volgorde en de gedane sortering verwijderen. Groeperen op een kolom zal een sortering enkel op die kolom tonen. B.v. Groeperen op postcode. Door op te klikken worden de organisaties getoond van die bepaalde postcode. Wings CRM 87

88 Het is ook mogelijk om een kolom uit een hoofdscherm te verwijderen. Met Veldkeuze kan deze steeds terug op het hoofdscherm worden gevraagd. Het volstaat op de naam van de gewenste kolom te klikken en deze op het scherm te slepen. Met optimale kolombreedte wordt de optimale breedte van de kolom getoond en wordt de leesbaarheid ervan vergroot. Door gebruik te maken van de knop in de kolomhoofding kan voor deze kolom worden ingesteld welke filter moet worden toegepast. Alle toont alle organisaties, terwijl b.v. Prospect aanvinken enkel de prospecten zal tonen. Wings CRM 88

89 7.2. Importeren vanuit Excel Binnen het Wings CRM-programma werd ook een eenvoudige importfunctie van Excel bestanden voorzien. Om de import zo goed mogelijk te kunnen voorbereiden werden in de Wingsmap, waarin de programmabestanden zijn geïnstalleerd, een tweetal templates voorzien: cwmorg.xls (voor de import van organisaties) en cwmcont.xls (voor de import van contactpersonen). Op basis van deze templates kan de gebruiker dan zijn gegevens in Excel invullen en deze vervolgens importeren in het CRM-programma. In zowel de cwmorg.xls als in de cwmcont.xls werd een kolom voorzien met respectievelijk org.code en per.code. De waarden die hier worden ingevuld zullen in de organisatiecode of contactpersooncode worden geplaatst bij de organisatie of contactpersoon. Dit kan nuttig zijn omdat op die manier een extra-gegeven aan de organisatie of persoon kan worden toegekend. B.v. Het toekennen van een klant- of leveranciersgroep wordt dan in Wings CRM de importcode. Werkwijze: Start Windows verkenner op. Dubbelklik op de Wingsmap om deze te openen. Dubbelklik op het gewenste bestand. B.v. Cwmorg.xls om dit te openen in Excel. Sla eerst het bestand op onder een andere naam teneinde het origineel niet te overschrijven. Sommige cellen zijn gemarkeerd met om de gebruiker te helpen het gegeven correct te kunnen invullen. Als de gebruiker de muisaanwijzer hierop plaatst volgt bijkomende uitleg over het in te vullen veld en hoe dit best ingevuld wordt. De inhoud van dit veld komt terecht in de code importcode, die standaard in organisatie- en contactcodes is voorzien. Na het invullen van de velden zal de gebruiker het bestand opslaan. Wings CRM 89

90 In CRM: Klik op Beheer Klik op Importeren gegevens Klik op Import org./cont. uit excel Vink datgene aan wat er moet geïmporteerd worden. B.v. Importeer Organisaties. Vink dit aan als de geïmporteerde organisaties niet enkel in CRM maar ook in de bestanden van Wings zelf mogen ingelezen worden. Klik en selecteer het te importeren xls bestand (dubbelklik). Klik en het bestand wordt ingelezen en kan worden opgevraagd in het overzicht van de organisaties. Wings CRM 90

91 7.3. Veiligheidskopie Waarom kopies (backup) maken? Een computersysteem is onderhevig aan allerlei onregelmatigheden: stroomuitval, virussen, blikseminslag, enz... Hierdoor kunnen de gegevens onbruikbaar worden. Het kan dan in bepaalde gevallen noodzakelijk zijn om de veiligheidskopie terug te plaatsen op het systeem. Dit terugzetten wordt ook restore genoemd. De veiligheidskopie of backup is een duplicaat van de gegevens die zich op dat moment op het computersysteem bevinden. Wie na een storing de werkzaamheden zonder al teveel tijdverlies wil hervatten, maakt er alvast een gewoonte van om regelmatig een backup te nemen. De regelmaat van de veiligheidskopie is niet voor alle gegevens identiek. Daarom zijn er ook verschillende soorten veiligheidskopies of backups mogelijk: de backup van de programmabestanden de backup van de dossiergegevens de backup van de templates/documenten D.m.v. de knop kan je specifieke bestanden (de)selecteren. Dit kan handig zijn bij het uitwisselen van gegevens met onze supportdiensten. Wings CRM 91

92 D.m.v. de knoppen en kan je de drie opties tegelijkertijd (de)selecteren. Laten we nu de verschillende soorten backup eens van nabij bekijken: De backup van de programmabestanden Wanneer moet je deze backup uitvoeren? Het is aangewezen om een backup van de programmabestanden te maken: na de installatie van het pakket; voor en na elke update; Daar de programmabestanden niet wijzigen tijdens de werking van het pakket, is het niet noodzakelijk om deze bestanden op te nemen in de dagelijkse backup. In het voorbeeld merk je dat een backup van de programmabestanden werd geselecteerd met als bestemming schijf G. Als naam verschijnt Maandag. (Of de benaming die je zelf intikt). Het is ook mogelijk om backups te nemen op een bepaalde locatie (d.i. in een afzonderlijke map) op de harde schijf of op een andere (zelfs externe) harde schijf dan degene die het programma bevat. Wings CRM 92

93 De backup van de dossiergegevens Tijdens de werking van het pakket worden er gegevens aan de bestanden toegevoegd, gewijzigd, verwijderd,... Je gaat immers allerlei verrichtingen doen, agendapunten ingeven, taken aanmaken, enz... Het is dus aan te raden om dagelijks een veiligheidskopie te maken van de gewijzigde gegevens. De volledigheid van de gebackupte gegevens kan enkel gegarandeerd worden indien het programma slechts éénmaal geopend is. Dit betekent dat in een netwerkomgeving alle andere gebruikers het programma dienen af te sluiten en dat er slechts één sessie van het programma op het betrokken toestel mag geopend zijn. Het backup-/restoresysteem van Wings CRM voorziet in het nemen van backups binnen hetzelfde computersysteem. Om een backup te maken van grote hoeveelheden gegevens wordt in de meeste gevallen gebruik gemaakt van een ander backupmedium zoals een tapestreamer enz... Het zal je dus duidelijk zijn dat bij gebruik van een backupmedium buiten Wings externe software en zelfs specifieke hardware nodig is om de backup te kunnen nemen. Bij gebeurlijke problemen hiermee raadpleeg je dan ook best de leverancier van het toestel. Stap voor stap Het nemen van een veiligheidskopie: backup Klik op Beheer in de menubalk Selecteer Veiligheidskopie of Gebruik de sneltoets [Alt]+[E] en selecteer d.m.v. [V] Selecteer de soort bestanden die je wenst te kopiëren Selecteren/deselecteren van bestanden doe je door: Wings CRM 93

94 Te klikken op de gewenste keuze of [Space] en [], [] Selecteer de bestemming. B.v. schijf g: Vul de gewenste benaming in voor de backup of bevestig de voorgestelde naam Klik op Backup starten of Druk [Alt]+[B] Het is niet mogelijk om het backupprogramma meerdere malen te activeren. De backup kan afgebroken worden als er onvoldoende rechten zijn om naar de doellocatie te schrijven. De backup van de Templates/documenten Tijdens de werking van het pakket worden er documenten toegevoegd, gewijzigd, verwijderd,... Mogelijk worden er ook sjablonen (templates) aangemaakt en aangepast. Het is bijgevolg eveneens van belang dat deze gekopieerd worden. Het zal je duidelijk zijn dat iedereen die op een ernstige manier met een programma wil werken op regelmatige tijdstippen een backup zal moeten nemen. Het nemen van een veiligheidskopie moet een discipline worden omdat er zich hoe dan ook een moment gaat voordoen waarin het terugplaatsen van de gebackupte gegevens noodzakelijk is. Hoe recenter deze backup is, hoe minder onnodig werk er na een eventuele onderbreking zal moeten gebeuren. Bestanden die in gebruik zijn op het ogenblik van de backup worden niet opgenomen in de veiligheidskopie. Hierdoor is de backup onbetrouwbaar en onvolledig. Zorg ervoor dat slechts één gebruiker actief is bij het nemen van backup. Wings CRM 94

95 Het gebruik van jokertekens Als je de knop aanklikt kom je terecht in een scherm waarin je bestanden kunt selecteren. Het volstaat om hier de rechtermuisknop te gebruiken om toegang te krijgen tot een klein scherm. Hier kun je bestanden selecteren en deselecteren via jokertekens. (?,*). B.v. een selectieve backup zonder indexbestanden. Klik op Beheer Veiligheidskopie. of Beheer Veiligheidskopie. Klik op de knop. Klik met de rechtermuisknop in de witruimte naast de bestanden. Klik op. Tik in *.adi, om de indexbestanden uit te sluiten, hierdoor wordt de veiligheidskopie kleiner. Druk [Enter ] en de adi-bestanden worden gedeselecteerd. Klik. Selecteer de bestemming voor de veiligheidskopie. Pas desnoods de naam van de veiligheidskopie aan. Klik op. De indexbestanden kunnen terug aangemaakt worden via Beheer Reorganisatie. Wings CRM 95

96 7.4. Parameters De belangrijkste bestanden in het CRM-programma zoals organisaties, contactpersonen, agenda, taken en documenten kunnen bekeken worden in een overzichtsscherm. De gebruiker heeft de mogelijkheid om via de parameters vooraf te bepalen of de memo in de overzichten van deze bestanden dient te verschijnen of niet. Om de parameters in te stellen in CRM: Klik op Beheer Klik op Parameters Voor de algemene parameters kan aangevinkt worden of de scherm- en tabelopmaak die de gebruiker heeft ingesteld moet worden bewaard. Tevens wordt de mogelijkheid geboden om ingestelde filters op te slaan in een speciaal daartoe voorziene map. Voor organisaties, contacten, agenda, taken en documenten kan bepaald worden of de memo al dan niet moet worden getoond in het betreffende overzichtsscherm. Indien er een Accountancy- en Prestatiemodule aanwezig is, zullen de parameters voor deze modules ook verschijnen in het parameterscherm. Wings CRM 96

97 Voor de documenten kan de gebruiker zelf bepalen in welke mappen de templates en de diverse documenten moeten worden bijgehouden. Net als bij de andere bestanden beschikt de gebruiker ook hier over de mogelijkheid om de memo s al dan niet in het overzichtsscherm te tonen of niet. Voor de binnenkomende en uitgaande mails kan hier de te gebruiken template worden vastgelegd. Bij het importeren vanuit Wings kan de gebruiker zelf bepalen wat er moet kunnen geïmporteerd worden vanuit de basisbestanden in het Wingsdossier. Het volstaat om de gewenste keuze aan te vinken alvorens te importeren. Bij de Import vanuit Excel (Zie ook: 6.2. Importeren vanuit Excel) kan gebruik gemaakt worden van de kolom importcode. In deze parameter kan bepaald worden in welke organisatie- en/of contactcode de inhoud van deze kolom uit het Excel werkblad zal terechtkomen. Wings CRM 97

98 7.5. Raadplegen Dagverrichtingen Verrichtingen met documenten, alsook ingegeven agendapunten en taken worden getoond in het overzichtscherm van de dagverrichtingen. Er wordt ook een overzicht gegeven van prestaties (*) Indien de module aanwezig is. Selectie van de verrichtingen vanaf en t/m datum. Selectie per medewerker. Selectie op datum dat de verrichting werd ingegeven, of op datum van de verrichting zelf. Wings houdt beide datums bij. Wings CRM 98

99 7.6. Mailing via logistiek Binnen het scherm van het organisatieoverzicht werd een speciale view Mailing Logistiek voorzien. In het logistiek programma kan er een speciale lijst worden aangemaakt waarbij markeren kan worden gebruikt. Op basis hiervan kan dan een mailing worden aangemaakt voor klanten en leveranciers. B.v. er moet een mailing gebeuren naar alle klanten met de postcode In het logistiek programma wordt eerst een lijstdefinitie aangemaakt via de wizard. In deze klantenlijst wordt een selectie uitgevoerd op postcode. Vervolgens worden alle klanten met postcode 2000 worden gemarkeerd. (Zie ook: Wings Introductiehandleiding 9.3. Lijsten definiëren via de Wizard) Wings CRM 99

100 Klik op Het volgende scherm verschijnt: Wings CRM 100