Medewerkers en werkrelaties [beheer Metis]

Transcriptie

1 Medewerkers en werkrelaties [beheer Metis] Metis bevat persoonsgegevens en werkrelaties van wetenschappelijk medewerkers, eventueel aangevuld met ondersteunend personeel dat als co-auteur aan een publicatie is verbonden. Voor de meeste functiecategorieën geldt dat de medewerkergegevens worden ingelezen vanuit het personeelssysteem (SAP of Peoplesoft) De resterende categorieën dienen handmatig in Metis te worden ingevoer. 1) Invoer uit het Personeelssysteem Van onderstaande functiecategorieën worden (dagelijks) personeelsgegevens ingelezen uit SAP: Metis-functie Metis-code UFO-functie UFO-code MW-cat* Hoogleraar 1 02 Hoogleraar Hoogleraar 2 03 Hoogleraar UHD 05 UHD /20 UD 06 UD /20 Onderzoeker 07 Onderzoeker intern Gastonderzoeker 93 Onderzoeker extern Docent 08 Docent Promovendus 62 Promovendus intern Promovendus (extern) 63 Promovendus extern Student Assistent 12 Student Assistent Bijzonder Hoogleraar 36 Bijzonder Hoogleraar *de Medewerker Categorie in SAP geeft aan of iemand een interne of externe aanstelling heeft. Vanuit het personeelssyteem van het VUmc (Peoplesoft) worden 2 maal per jaar gegevens ingelezen. Specifieke functies die uit vanuit het Vumc worden toegevoegd zijn: Metis-functie Metis-code Arts 41 Hoogleraar 43 De overige functiecategorieën, zoals bv emeritus hoogleraren en ondersteunend personeel (OBP) dienen handmatig te worden ingevoerd in Metis. Werkwijze bij onjuiste of ontbrekende invoer vanuit SAP -Check of registratie in SAP correct is -Als de gegevens in SAP correct zijn, neem dan contact op met Functioneel Beheer Metis Het aanpassen van een werkrelatie die afkomstig is uit SAP, is meestal niet zinvol; de aanpassing wordt overschreven ofwel de eerdere variant wordt vanuit SAP náást de aangepaste versie gezet omdat de interface ze ziet als nieuw werkverband* Sommige velden, zoals Organisatiedeel B/C of Leeropdracht kunnen wel worden aangepast. *Een werkverband is in Metis gedefinieerd als een unieke combinatie van persoon, organisatiedeel A/B/C, functie, categorie (tijdelijk/vast) en aanstelling (VU/Vumc/..) Voor de SAP-interface zijn organisatiedeel B/C niet identificerend.

2 2) Handmatige Invoer Voor een nieuwe medewerker registreer je altijd eerst een persoonsrecord en vervolgens een werkrelatie. Medewerkers zonder werkrelatie worden niet getoond in Metis. Registreren van een nieuwe medewerker menu: Beheer Medewerkers Registreren Gebruik de hulplijst bij het veld naam medewerker om te controleren of de medewerker al geregistreerd is in Metis (laat externe werkrelaties* daarbij buiten beschouwing) Vul de velden in zoals in onderstaande voorbeeld naam medewerker (verplicht) vul hier alleen de achternaam in, zonder voorvoegsel(s). Dubbele namen gescheiden door een liggend streepje zonder spaties voorletters (verplicht) gescheiden door punten (zonder spaties) voorvoegsels dienen voluit geschreven te worden, geen afkortingen titulatuur dient zo uniform mogelijk vastgelegd te worden. De in Nederland gebruikte titulatuur dient hierbij als leidraad: prof. dr. drs. ir. ing. mr. BA

3 BSc MA MD MSc MPhil Geboortedatum (gewenst) format: dd-mm-jjjj geslacht (gewenst) V of M telefoon persoonsnummer (gewenst) voorafgegaan door SAPHR of PEOPLESOFT NTA nummer (niet invullen) valt onder beheer van de UB url van persoonlijke website Na vastleggen vraagt Metis of je ook een werkrelatie voor deze medewerker wilt aanmaken (zie Registreren van werkrelaties) *Auteurs die niet in dienst zijn bij de VU (en nog niet voorkomen in de hulplijst) worden bij de invoer van publicaties (handmatig of via een inleesactie) aan het systeem toegevoegd als externe medewerkers met een werkrelatie bij organisatiedeel Extern ( ). Wijzigen van persoonsgegevens menu: Beheer Medewerkers Raadplegen/wijzigen/overzichten [maak selectie en kies uitvoeren] kies <Online overzicht personen + trefwoord> De naamvelden kunnen hier niet gewijzigd worden; zie hiervoor de handleiding Naamsvarianten Je kunt alleen gegevens wijzigen van medewerkers van de faculteit/afdeling waarvoor je geautoriseerd bent. Zonder autorisatie kun je wel overzichten opvragen, maar de velden persoonsnummer, telefoon en geboortedatum zijn niet zichtbaar. [De VU maakt geen gebruik van de mogelijkheid om trefwoorden toe te kennen] Wijzigen van persoonsgegevens die ingelezen zijn uit SAP is niet wenselijk. De wijziging dient in SAP te worden doorgevoerd.

4 Registreren van werkrelaties menu: Beheer Werkverbanden Registreren onderzoekmedewerker (verplicht) selecteer de medewerker via de hulplijst organisatiedeel A (verplicht) Hier wordt vastgelegd bij welke afdeling iemand is aangesteld. Maak een keuze via de hulplijst of voer rechtstreeks de organisatiecode in organisatiedeel B/C Deze opties worden bij de VU niet gebruikt om deelname in een interfacultair Onderzoeksinstituut (iozi) vast te leggen, dat gebeurt via de onderzoeksbijdrage (zie Handleiding iozi's registreren in Metis) functie (verplicht) Maak een keuze via de hulplijst of voer rechtstreeks de functiecode in [bij handmatige invoer zal het doorgaans gaan om Externe promovendi (63), OBP (61) of Overig Wetenschappelijk Personeel (50)] categorie (verplicht) Kies vast als iemand voor onbepaalde tijd is aangesteld, anders tijdelijk. 01: vast 02: tijdelijk 99: onbekend aanstelling (verplicht) Meestal volstaat hier de keuze tussen: bij universiteit (01) of VUmc (07) (geldt ook voor externe promovendi of gastonderzoekers) begin werkrelatie (verplicht) format: dd-mm-jjjj einde werkrelatie format: dd-mm-jjjj Datum waarop het arbeidscontract eindigt vul bij een aanstelling voor onbepaalde tijd in. Let op: Als dit veld leeg is, beschouwt Metis het werkverband als lopend en zal het automatisch geselecteerd worden bij de invoer van een publicatie. NTA nummer (niet invullen) valt onder beheer van de UB leeropdracht FTE onderzoek / FTE onderwijs / FTE overig / Totaal FTE werkrelatie Deze gegevens zijn puur informatief, ze worden nier gebruikt voor inzet-rapportages adres (werk)

5 kamernummer postcode plaats adres (gewenst) Een adres is vereist voor het aanmelden als New User voor Personal Metis telefoon voorbeeld: Wijzigen van werkrelaties menu: Beheer Werkverbanden Raadplegen / wijzigen / overzichten [maak selectie en kies uitvoeren]