ID* 13 4? ft. Ministerie van Verkeer en Waterstaat. Directoraat-Generaal Rijkswaterstaat. Bouwdienst Rijkswaterstaat PILOT DMS; Eindrapportage

Transcriptie

1 Ministerie van Verkeer en Waterstaat ID* 13 4? ft Directraat-Generaal Rijkswaterstaat Buwdienst Rijkswaterstaat PILOT DMS; Eindrapprtage

2 BiBLlOT'H K BwdiensJ Rijk.swnters(aa! Pstbus LA Utrecht BIBLIOTHEEK BOUWDIENST RiJKSWATERSTAAT NR., csm.fcm PILOT DMS; Eindrapprtage prject deelprject auteur(s) dcumentnummer versie status datum aantal pagina's Infnet Pilt DMS E. Helwig en M. Haakman D geautriseerd 25 januari Buwdienst Rijkswaterstaat

3 PILOT DMS; Eindrapprtage prject deelprject auteur(s) dcumentnummer versie status datum aantal pagina's Infnet Pilt DMS E. Helwig en M. Haakman D geautriseerd 25 januari Bevegd gezag: Le de Vs Prjectleider: Rietje van Ln C Handtekening Datum -zia/ff Deelprjectleider: Miranda Haakman Buwdienst Rijkswaterstaat

4 Inhud 1 INLEIDING 3 2 RESULTATEN PER CRITERIUM INLEIDING MARKT, LEVERANCIER, PRODUCT Marktntwikkelingen en marktpsitie van de leverancier Prductstrategie van de leverancier OMGEVINGSFACTOREN BOUWDIENST Standaardisatiebeleid VenW en RWS in relatie tt de pilts ORGANISATORISCHE EN FUNCTIONELE HAALBAARHEID De gebruikerservaringen De wijze waarp Elementair wrdt ndersteund De wijze waarp wrkflw gewenst is vr prjectarchivering De wijze waarp de pgeleverde systemen vlden aan de gestelde eisen De efficientie- en effectiviteitbijdrage; De mate waarin de pilt representatief is vr de Buwdienst De inspanning die mest wrden geleverd m de tls af te stemmen p de piltsituatie Het draagvlak in de rganisatie vr het gebruik van een DMS-tepassing Betrkkenheid van persnen uit het primaire prces bij de pilts Bendigde beheersrganisatie inclusief gebruikersndersteuning Inspanning gebruikers(rganisatie) TECHNISCHE HAALBAARHEID Inpassing in het netwerk, server en database mgeving; Integratie met andere applicaties Internet/intranet technlgie Beschikbaarheid p en eisen aan de werkplek Beveiligingsaspecten; FINANCIELE HAALBAARHEID ERVARINGEN OPGEDAAN TIJDENS DE PILOT Glbale beschrijving van de prblemen en de wijze waarp deze zijn verhlpen Cnclusies/Leerpunten uit deze prblemen / Risic's en d's en dnt's bij een rll-ut Prbleemplssend vermgen leverancier Prbleemplssend vermgen Buwdienst "Vlwassenheid van het prduct" 24 3 CONCLUSIES 25 4 AANBEVELINGEN 27 BIJLAGE 1: EVALUATIE GEBRUIKERSERVARINGEN 29 BIJLAGE 2: RESULTAAT KOPPELINGSONDERZOEK 39 Buwdienst Rijkswaterstaat 2 van 47

5 1 Inleiding Ten met de invering van Elementair de verantwrdelijkheid vr registratie en archivering is gedecentraliseerd, werd de rep m een hulpmiddel vr registratie en archivering vr dcumenten in de dynamische fase steeds grter. De invering van een systeem vr dcumentmanagement zu bijdragen aan de verhging van de kwaliteit van het dcumentbeheer van de BD. Het snel beschikbaar hebben van de juiste infrmatie p elk gewenst mment betekent een belangrijke efficiencyverbetering en is bvendien een vrwaarde vr het dcumentgebnden gedeelte van kennismanagement. 1. Bvendien vervallen de ksten vr het in stand huden van veruderde, niet meer dr IT ndersteunde applicaties en wrdt verdere eilandautmatisering vrkmen. Tensltte wrdt vrkmen dat de ntwikkeling van de Buwdienst p het gebied van de dcumentaire infrmatievrziening stagneert. Met behulp van diverse Buwdienstmedewerkers verspreid ver de rganisatie is in 1996 een prgramma van eisen pgesteld vr een dcumentmanagement systeem vr de Buwdienst en is in 1997 een begin gemaakt met een marktverkenning. Een grt aantal pakketten is berdeeld, in eerste instantie naar aanleiding van dcumentatie-nderzek, in tweede instantie dr middel van dr leveranciers ingevulde vragenlijsten en dem's. Op basis hiervan is de lijst van rsprnkelijk 19 prducten verkrt tt drie en later tt twee pakketten: Mezzanine en Cyberdcs. In december 1997 is dr de l&a-crdinatiegrep beslten deze twee pakketten enkele weken in prefpstelling te laten draaien m een betere keuze te kunnen maken vr het pilt-pakket. Mezzanine is dr de leverancier begin 1998 vernieuwd tt het prduct Panagn. De prefmgeving heeft vr de pilt geleid tt de keuze vr het pakket Panagn (het vregere Mezzanine) van leverancier Filenet. Als reseller is gekzen vr Square DMS. In februari van 1998 is het prject "Pilt DMS" van start gegaan; de pilt zelf lpt vanaf juli In nvember en december heeft de evaluatie van de pilt plaatsgevnden. De pilt met het dcumentmanagementsysteem is als deelprject ndergebracht nder het prject "Infnet" binnen het l&adeelgebied infrmatievrziening (IVO). Het prject infnet heeft tt del te nderzeken f de tekmstvisie p de infrmatievrziening (alle infrmatie via een vrdeur) van de Buwdienst realiseerbaar is in termen van geld, rganisatie, techniek en tijd. In deze eindrapprtage wrden de resultaten van het Infnet-deelprject pilt DMS weergegeven. 1 Stel dat de efficiencyverbetering 1 a 2 % van de Buwdienstksten zijn, dan bedragen deze 0,2 a 0,4 miljen per jaar! 3 van 47

6 2 Resultaten per criterium 2.1 Inleiding In dit eindrapprt is de indeling in criteria gehanteerd zals deze k in de tussenrapprtage is gebruikt. Het nderwerp "kppelingen" kmt aan de rde in paragraaf "Integratie met andere applicaties." Met behulp van de resultaten per criterium wrdt in de cnclusies berdeeld f de vlgende, in het prjectplan 2 genemde delen, zijn bereikt: 1. Het berdelen f het uiteindelijk gekzen pakket geschikt is vr dcumentbeheer binnen de Buwdienst, afgestemd p de Elementaire werkwijze. 2. Het berdelen f het pakket aansluit bij de wensen, beheften en verwachting van de gebruikers en het aan de hand daarvan vaststellen van de specificaties waaraan een pakket vr de Buwdienst dient te vlden. 3. Meer inzicht krijgen in de flexibiliteit/aanpasbaarheid van het pakket (heveel tijd en capaciteit kst het m aan de verschillende wensen eisen uit het prgramma van eisen te vlden?). 4. Het definieren van beheersafspraken die ndig zijn vr de implementatie van het DMS. 5. Meer inzicht krijgen in de beheersinspanning (capaciteit en ksten). 6. Meer inzicht krijgen in de ttale ksten bij een Buwdienstbrede implementatie 7. Meer inzicht krijgen in de technische mgelijkheden tt kppeling met intranet en Optegra en de daarte bendigde inspanningen. 2.2 Markt, leverancier, prduct Marktntwikkelingen en marktpsitie van de leverancier Filenet is een van de marktleiders p het gebied van dcument management in Eurpa. In een nderzek van "Strategy Partners Internatinal" wrdt Filenet als vierde geplaatst in de tp tien van de meest belangrijke verkpers p de markt. Eerste, tweede en derde waren respectievelijk: IBM, Kdak en Agfa. 3 Andere belangrijke spelers in Nederland zijn Dcumentum en PC Dcs. Filenet heeft vestigingen ver de hele wereld. Ok in Nederland is zij vertegenwrdigd. Bvendien is Filenet zeer actief betrkken in verschillende standaardisatie cmites. 4 Na een inzinking in de eerste kwartalen van 1997, heeft Filenet zich eind 1997 weer hersteld. Het bedrijf heeft enkele radicale veranderingen ndergaan. Het aantal prducten is drastisch verminderd (van 300 tt ngeveer 50), prducten zijn hernemd (de Panagn-prductlijn) en steeds meer functinaliteiten wrden verplaatst van de client naar de server. Hewel de belangrijke dcumentmanagementsystemen wel functinaliteiten bden p het gebied van de internettechnlgie, is Filenet de eerste leverancier geweest die k imaging en wrkflwfunctinaliteiten biedt vr web-gebruikers. 5 In het Vakblad vr dcument management 6 wrdt gecncludeerd dat Filenet met Panagn IDM Desktp p de gede weg is dr de gede integratiemgelijkheden en het cmplete prduct. Hierdr is Panagn in veel marktsegmenten inzetbaar. Vr de meer cmplexe mgevingen zu echter een vernieuwing van de serverprducten ndig zijn. Hierdr zu pas rnd de eeuwwisseling kunnen wrden gezegd f Filenet succesvl blijft p het gebied van dcument management. 2 3 Helwig, E. en M. Haakman, Prjectplan Pilt DMS, 12 maart 1998 Dcument Wrld, the internatinal publicatin f dcument management, imaging and wrkflw juni/juli 1998 p VIP Vakblad vr Dcument Management, Fcus p integrated dcument management; evaluatie: Enterprise Dcument Management - Filenet., nr. 6 juni 1998 p Cmputerwrld (internet) "Filenet puts brwser access in dcument, wrkflw apps" dr Barb Cle- Gmlski. 26/1/ Zie nt2. 4 van 47

7 PILOT DMS D.116 versie: januari Prductstrategie van de leverancier De Panagn IDM-plssingen zijn gebaseerd p technlgieen van Micrsft. Ok kiest Filenet vrde Micrsft manier van zaken den. Gekzen wrdt vr een snelle intrductie van suites van prducten, waaraan later meer functinaliteit wrdt tegevegd. Filenet laat zeer weinig ls ver de nieuwe functinaliteiten in kmende versies. Inmiddels is duidelijk gewrden dat Filenet energie steekt in het buwen van meer functinaliteit rndm het IDM-web prduct. Bijvrbeeld met de intrductie van de web-publisher, waarmee dcumenten uit het dcument management systeem eenvudig kunnen wrden gepubliceerd p het intranet, geeft Filenet aan verder te ntwikkelen p het gebied van de webtechnlgie. Ok wrdt veel aandacht besteed aan integratie van verschillende servercmpnenten m de sterke punten van verschillende systemen met elkaar te kunnen cmbineren. Waar p dit mment de imaging en DMScmpnent geintegreerd zijn in de client-interface, zullen deze straks wrden gecmbineerd in een serverprduct. Tensltte heeft Filenet bijzndere aandacht vr het thema digitale duurzaamheid. Dit blijkt uit het feit dat p dit mment Panagn versie wrdt gecertificeerd vlgens de DOD standaard. Zie hiervr k de vlgende paragraaf. 2.3 Omgevingsfactren Buwdienst Standaardisatiebeleid VenW en RWS in relatie tt de pilts In 1989 heeft de Directieraad beslten dat NDM (New Dcument Manager) de standaard is vr RWS vr dcumentregistratie. Ok de Secretaris-Generaal heeft dit V&W-breed per brief aanbevlen. Enkele jaren geleden is het pakket dr de Buwdienst aan een nderzek nderwrpen. Uit dit nderzek bleek dat dit pakket niet geschikt was vr de decentrale Buwdienstwerkwijze en is het traject van marktverkenning gestart. Naar aanleiding van ervaringen en nieuwe ntwikkelingen zal het Landelijk Beheersverleg NDM in de tekmst de markt gaan verkennen m een pvlger van NDM te vinden. Het prjectbureau intranet van V&W heeft een selectie gedaan van een p de internettechnlgie gebaseerd pakket vr een V&W-brede pilt met een dcument management systeem. In deze pilt zullen aanschrijvingen wrden beheerd en tegankelijk wrden gemaakt. 7 Uit de selectie is dr het prjectbureau is gekzen vr Panagn. De reseller wrdt, evenals bij de Buwdienst het bedrijf Square DMS. Het kwaliteitssysteem van de Buwdienst (Elementair) sluit vr wat betreft de dcumentaire infrmatieverzrging zveel mgelijk aan p de Beheersregeling Dcumentaire Infrmatieverzrging Verkeer en Waterstaat. 8 Bij het pstellen van het datamdel en het aanpassen van het systeem is rekening gehuden met de eisen vr dcumentbeheer en de rganisatie rndm dcumentbeheer zals deze zijn vastgelegd in het kwaliteitssysteem. In deze pilt is geen bijzndere aandacht geschnken aan het begrip "digitale duurzaamheid". In het kwaliteitssysteem van de Buwdienst is afgesprken dat infrmatie p papier altijd leidend is bven digitale infrmatie. Dit principe is in de pilt gehandhaafd. Dit betekent dat het systeem p dit mment niet is getetst aan bijvrbeeld het cncept Minimum functinele eisen 9. In 1998 is er veel aandacht geweest vr digitale duurzaamheid. Over het nderwerp zijn veel publicaties verschenen en er zijn bvendien initiatieven ntstaan waarin naar daadwerkelijke plssingen vr een crrect beheer van digitale archiefbescheiden p de langere termijn wrdt gestreefd. Steeds meer wrdt gestreefd naar standaardisatie en eenduidigheid p dit gebied. In Australie en de Verenigde Staten zijn er reeds standaarden ntwikkeld (respectievelijk de "Archiving Standard AS 4390" en de "DOD 5015"). Op 7 8 Het zgenaamde "Mercurius-prject". Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Beheersregeling Dcumentaire infrmatieverzrging Verkeer en Waterstaat, juni Directie Facilitaire Zaken, Cncept minimum functinele eisen vr recrd management applicatie sftware, 7 mei Buwdienst Rijkswaterstaat 5 van 47

8 dit mment vlden er echter slechts twee systemen aan deze standaarden (de systemen Trim en Fremst die in Nederland ng nergens zijn gei'mplementeerd) Wij merken p dat in de tekmst binnen het l&adeelgebied IVO meer aandacht zal wrden geschnken aan digitale duurzaamheid. Dat Filenet het thema digitale duurzaamheid serieus neemt blijkt uit het feit dat de leverancier p dit mment samenwerkt met een partner m Panagn versie vr DOD gecertificeerd te krijgen en zich dus richt naar de algemene standaarden p dit gebied. De verwachting is dat dit begin 1999 afgernd zal zijn. Ok het Ministerie van V&W laat zich niet nbetuigd p het gebied van de digitale duurzaamheid. De prefregels digitale archiefbescheiden die sinds augustus 1996 in mlp waren, zijn vervangen dr de cncept-regels duurzaamheid, gerdende en tegankelijke staat van archiefbescheiden. Deze cncept-regels vrmen de eerste stap vr een ministeriele regeling, die in 1999 zal wrden vastgesteld. 6 van 47

9 2.4 rganisatrische en functinele haalbaarheid De gebruikerservaringen Aan het systeem zijn in ttaal ngeveer 1500 dcumenten tegevegd. Het grtste aantal dcumenten is tegevegd in Utrecht en Zetermeer. De verdeling vr wat betreft het aantal dcumenten dat is tegevegd aan prject- en lijnarchieven is ngeveer 1/3 staat tt 2/3. Wanneer echter het HID-pstarchief buiten beschuwing wrdt gelaten (waarin zeer veel lijndcumenten zijn tegevegd) dan is de verdeling prject- en lijndcumenten ngeveer gelijk. In nvember 1998 zijn 16 piltdeelnemers (waarvan zich 10 met prject- en 6 met lijnarchieven bezighielden) gemterviewd. Aan de hand van deze gesprekken is per geinterviewde een uitgebreid evaluatiefrmulier ingevuld. De resultaten van de gebruikersevaluaties kunnen als vlgt wrden samengevat (zie vr een vlledige weergave van de vragen en antwrden bijlage 1): De meeste piltdeelnemers hadden, vr zij aan de pilt deelnamen een redelijke ervaring met de Netscape brwser. De manier waarp het DMS gebruikt wrdt is zeer divers. Smmige gebruikers bekijken uitsluitend de dcumenten die in het DMS zijn pgeslagen en andere piltdeelnemers gebruiken bijna alle functinaliteiten. Alle piltdeelnemers vinden de gekzen hierarchische structuur van archieven, (sub)dssiers en dcumenten ged en duidelijk. De kenmerken die p de verschillende niv's pgeslagen kunnen wrden zijn in het algemeen vldende en duidelijk. Smmige piltdeelnemers missen enkele kenmerken, terwijl andere er het liefst minder zuden willen. Het tevegen van dcumenten aan het DMS vinden de meeste gebruikers zeer eenvudig. Wat pvalt is dat de meeste dcumenten die wrden tegevegd 'externe dcumenten (=papieren dcumenten)' 10, WORD en EXCEL dcumenten zijn. Het zgenaamde incheck- en uitcheckmechanisme wrdt nauwelijks gebruikt. De piltdeelnemers die het wel gebruikten deden het vrnamelijk m te testen. Hetzelfde geldt vr het zgenaamde viewmechanisme. Een punt dat regelmatig naar vren kmt bij het tevegen van een dcument is de autmatische dcumentnummering. De meeste piltdeelnemers zuden graag z'n functinaliteit willen, maar iedereen wil het p een andere manier. In eerste instantie is de beveiligingfilsfie en de wijze waarp de beveiliging in het DMS wrdt gerealiseerd 11 niet bij iedereen even duidelijk. Na mndelinge telichting wrdt het echter meestal wel duidelijk. De piltdeelnemers zijn in het algemeen van mening dat het tegepaste beveiligingsmechanisme ged is en dat het vldet aan de wensen en eisen. De meeste piltdeelnemers hebben wel eens gebruik gemaakt van de 'eenvudige' zekfunctinaliteit. Dit in tegenstelling tt de 'geavanceerde' zekfunctinaliteit waarvan maar zeer weinig piltdeelnemers gebruik maakten. De zekfunctinaliteit wrdt bijna uitsluitend gebruikt m te zeken in de 'eigen' archieven. Wat tevens pvalt is dat veel piltdeelnemers het verschil niet blijken te kennen tussen 'full-tekst' zeken en zeken p kenmerk. Blijkbaar is dit nderscheid niet vanzelfsprekend. Ondanks dat de meeste piltdeelnemers het DMS eenvudig in het gebruik vinden, lijkt een krte cursus tch wel handig. De gebruikershandleiding wrdt als ged berdeeld. Deze wrdt meestal pas gebruikt p het mment dat de gebruiker iets specifieks wil weten. Slechts enkele medewerkers hadden de handleiding vlledig drgenmen. De vergrte meerderheid van de geenqueteerden zijn van mening dat het DMS geschikt is m dcumenten te beheren zals mschreven in elementair en zijn van mening dat het in zijn huidige vrm geschikt zu zijn m in te veren bij de Buwdienst. De ndersteuning zals die mmenteel geregeld is, wrdt unaniem als ged berdeeld. Interessant zijn de antwrden p de vlgende stellingen: 1 0 Dit ligt waarschijnlijk aan het feit dat piltdeelnemers zijn begnnen achterstanden met Panagn weg te werken. Deze dcumenten die in papieren vrm al wel gearchiveerd waren zullen digitaal niet altijd even eenvudig terug te vinden zijn geweest. 11 Overerving van de tegangsrechten van archief p dssier en dcument. Buwdienst Rijkswaterstaat 7 van 47

10 Het is belangrijk dat alle BD-medewerkers p een eenvudige manier elkaars dcumenten kunnen inzien (mits daarte geautriseerd). Het zu handig zijn wanneer je vanaf het intranet een dcument rechtstreeks kan pvragen uit het DMS (mits daarte geautriseerd). eens deels mee eens neens Dr het gebruik van een DMS kan ik beter mijn werk den Dr het gebruik van een DMS kan ik altijd snel de dcumenten terugvinden die ik ndig heb. Het is een stap vruit als de Buwdienst een DMS in gebruik neemt Het is belangrijk dat alle BD-medewerkers (mits daarte geautriseerd) dcumenten kunnen tevegen (niet alleen prjectndersteuners en secretariaatsmedewerkers) De wijze waarp Elementair wrdt ndersteund De kern van het datamdel van het systeem is gebaseerd p het kwaliteitssysteem van de Buwdienst met aandacht vr versie- en statusbeheer. Op het gebied van dcumentbeheer kent Elementair ng een aantal aandachtspunten, zals verantwrdelijkheid en beheer van dcumenten, vlledigheid van dcumenten enz. Wanneer het systeem en de rganisatie rnd het systeem deze aspecten kunnen ndersteunen is hier gebruik van gemaakt. Nadelen van de decentrale werkwijze vr registratie en archivering (geen ttaalverzicht, geen eenheid, ndeskundige archivering) kunnen dr het gebruik van een DMS gedeeltelijk wrden pgeheven. Vrdelen zijn namelijk dat iedereen die een archief aan wil maken dit met melden bij de functinele beheerder. De archiefverantwrdelijke wrdt gedwngen na te denken ver de invulling van en rganisatie rndm het dr hem f haar p te zetten archief. Ok de tijdens de pilt pgestelde beheersspelregels zijn bijvrbeeld gebaseerd p de werkwijze vr dcumentbeheer zals dit in Elementair is geregeld. De pilt was gericht p de dynamische archieven van de Buwdienst. Een belangrijke punt is dat het systeem uit kan greien tt een ndzakelijk hulpmiddel bij de verdracht van archieven van de dynamische naar de semi-statische fase en bij het beheer van archieven in de semi-statische fase (selectie, tegankelijk huden, verdracht naar Rijksarchief). Het beheer van dcumenten in de semi-statische fase is tt nu te nderbelicht gebleven in Elementair. Aan de implementatie van dit gedeelte van dcumentenbeheer en de verwerking daarvan in Elementair zal in de tekmst veel aandacht wrden geschnken De wijze waarp wrkflw gewenst is vr prjectarchivering Dr MIS is een nderzek uitgeverd naar de wenselijkheid van wrkflw bij de Buwdienst. Zie vr de resultaten het dcument met nummer:80081/mem/ van het infnet-prject. 12 Wel kan vermeld wrden dat dr de piltdeelnemers wrkflw niet als ntbrekende functinaliteit is genemd De wijze waarp de pgeleverde systemen vlden aan de gestelde eisen De functinele eisen waaraan het DMS dient te vlden zijn eind 1996 pgesteld. 13 Een grt aantal van de genemde eisen was reeds aanwezig in het standaardprduct. Verder is er maatwerk verricht m aan andere eisen te kunnen vlden. Dit betrf vral het maatwerk vr het implementeren van het datamdel van de Buwdienst dat is gebaseerd p het kwaliteitssysteem.. Het destijds pgestelde prgramma van eisen is enigszins gedateerd dr de ntwikkelingen p de markt van de dcumentmanagementsystemen. Tijdens de pilt zijn een aantal aanvullende wensen en eisen naar vren Gielen, W. (MIS), Definitief eindrapprtage wrkflw Buwdienst, 11 december Rees, H.J. van, C. Stigter en M. Haakman, Eindrapprt RAD 1&2, 21 nvember van 47

11 gekmen, die wrden bijgehuden in een lijst. Deze lijst vrmt de basis vr verdere verbetering van het systeem De efficientie- en effectiviteitbijdrage; Binnen smmige prjecten f afdelingen zal efficienter kunnen wrden gewerkt drdat het niet ndig is dat verschillende medewerkers dezelfde dcumenten bewaren en misschien zelfs registreren. Een vrbeeld hiervan is de afdeling FC. Binnen deze afdeling wrdt tijd gewnnen drdat het aanschrijvingenbestand niet twee keer (bij de afdeling FCD, waar registratie en archivering plaatsvindt en bij de afdeling FCI, waar de afhandeling en status wrdt bewaakt), maar slechts een keer wrdt geregistreerd. Vrdeel is k dat beide afdelingen en gebruikers zelf actuele infrmatie uit het systeem kunnen halen ver de aanwezigheid en de status van een bepaalde aanschrijving. Ok van de, in de laatste fase van de pilt ntwikkelde rapprtagefunctie wrdt een efficientiebijdrage verwacht. Gebruikers kunnen, dr gebruik te maken van deze functie, diverse rapprten dr het systeem laten genereren. Deze kunnen bijvrbeeld wrden gebruikt ten beheve van vergaderingen (bijvrbeeld lijsten van ingekmen stukken) en als registratielijst bij het papieren archief. Tensltte wrdt een grte tijdswinst vrzien bij het beheer van archieven in de semi-statische fase. Wanneer alle archieven p eenzelfde manier met eenzelfde systeem wrden ntslten kan de verdracht van archieven van de dynamische naar de semi-statische fase gemakkelijker plaatsvinden. Praktisch betekent dit, dat er geen dubbel werk plaats heft te vinden; bij archiefzaken kunnen in de semi-statische fase de gegevens wrden gebruikt zals deze zijn vastgelegd in de dynamische fase. Dit vrkmt veel arbeidsintensief registratie- en ntsluitingswerk. Wanneer archieven eenmaal zijn vergedragen kan het systeem ingezet wrden als hulpmiddel bij de selectie van archiefbescheiden; dr aan de metagegevens bij archieven en dssiers vernietigings- en bewaartermijnen te te vegen. Er dient ng nader te wrden nagedacht ver de wijze waarp dit het beste plaats zu kunnen vinden De mate waarin de pilt representatief is vr de Buwdienst In de pilt is er naar gestreefd een z representatief mgelijk beeld vr de Buwdienst te scheppen. In het prjectplan is dan k mschreven dat: - alle hfdafdelingen vertegenwrdigd zijn; - in het systeem zwel prject- als lijnarchieven wrden pgenmen; - in het systeem zwel grte als kleine archieven wrden pgenmen; - de pilt verspreid is ver drie vestigingen. Ten aanzien van dit laatste punt dienen enkele nuanceringen te wrden gemaakt. Dr technische prblemen aan het begin van de pilt is in eerste instantie alleen de server in Utrecht gei'nstalleerd en pas daarna de Tilburgserver. De perfrmance in Tilburg liet echter ng te wensen ver waardr de piltdeelnemers in Tilburg en Capelle a/d IJssel is aangeraden het systeem vrlpig alleen te gebruiken vr testdeleinden. Uiteindelijk hebben een aantal piltdeelnemers in Tilburg en Capelle tch vldende tijd kunnen vinden m met het systeem te werken, waardr k hun ervaringen meegenmen knden wrden. Een tweede punt betreft de mvang van de pilt. Hewel in ttaal z'n 70 mensen zich hebben pgegeven vr een pilt bleek tijdens de lp van de pilt dat niet alle deelnemers actief met het systeem werkten. Aan de ene kant ligt dit aan het feit dat prjecten waren stilgezet f piltdeelnemers dr ziekte e.d. verhinderd waren. Een andere rzaak is dat de ude manier van werken binnen afdelingen en prjecten vaak wrdt vastgehuden. Bij het grtste deel van de archieven van afdelingen en prjecten is een secretariaatsmedewerker f een prjectndersteuner verantwrdelijk vr het beheer van die archieven. Ondanks dat Panagn gede mgelijkheden biedt vr een andere manier van werken (het samenwerken in bepaalde archieven) laten prjectteamleden f medewerkers van een afdeling de registratie en archivering van dcumenten tch liever ver aan deze beheerders. De piltdeelnemers blijken dus in het algemeen vast te huden aan ude gewnten en maken dus niet altijd gebruik van nieuwe mgelijkheden van een systeem. Omdat het syteem de ruimte biedt vr beide werkwijzen levert dit geen prblemen p. Vr een eventueel vervlg zal aan dit punt nadere aandacht meten wrden geschnken. Hierbij valt te denken aan 9 van 47

12 een betere uitleg ver de functinaliteiten van het systeem en de manieren waarp met het systeem kan wrden gewerkt De inspanning die mest wrden geleverd m de tls af te stemmen p de piltsituatie De inspanning die is geleverd m het prduct af te stemmen p de piltsituatie en vr het plssen van prblemen is grter geweest dan vraf was ingeschat. Er waren aanvankelijk 33 dagen gebudgetteerd vr de implementatie van het systeem. Dit is aangevuld met ng eens 15 dagen. Bvendien is een grt gedeelte van de dagen die rsprnkelijk waren bedeld vr "ndersteuning" gebruikt vr het plssen van prblemen (met name de viewerprblematiek) en het verrichten van aanvullend maatwerk. Orzaak hiervan is met name de nieuwigheid van het prduct en de technlgie waarmee wrdt gewerkt Het draagvlak in de rganisatie vr het gebruik van een DMS-tepassing De cultuur bij de Buwdienst lijkt rijp vr de invering van een DMS. Vanaf 1996 is de registratie en archivering gedecentraliseerd. In Elementair zijn enkele afspraken vr wat betreft de registratie en archivering vastgelegd. De rep m hulpmiddelen bij de registratie van prject- en lijndcumenten vanuit de rganisatie werd steeds grter. Het idee dat de cultuur bij de Buwdienst rijp lijkt vr de invering van een dcument management systeem wrdt ng eens versterkt dr het feit dat in de vrige jaren p diverse plekken binnen de Buwdienst eigen registratiesystemen werden gebuwd en dat de nu gebruikte systemen niet altijd millennium pref blijken te zijn (denk aan Rapidfile). Met dit prject bevinden wij ns cntinu in een spanningsveld tussen het streven naar eenduidigheid enerzijds en het behud van flexibiliteit anderzijds. Het lijkt er p dat een redelijk evenwicht is gevnden met het systeem wat er nu staat. Piltdeelnemers zijn in het algemeen van mening dat het systeem geschikt is vr Buwdienstbrede invering en dat het een stap vruit zu zijn wanneer de Buwdienst een DMS in gebruik zu nemen. Ok wrdt veelvuldig als belangrijke psitieve punten van het systeem genemd dat iedereen in ieder geval p basisniveau eenduidig registreert, dat samenwerken gemakkelijker wrdt gemaakt en dat wanneer het DMS ged wrdt gebruikt de tegang tt infrmatie gemakkelijker wrdt Betrkkenheid van persnen uit het primaire prces bij de pilts Bij de pilt zijn z'n 70 mensen als piltdeelnemer betrkken. Deze mensen hebben diverse functies en kmen van de verschillende (hfd)afdelingen en drie verschillende vestigingen. Zie verder k de pmerking nder "De mate waarin de pilts representatief zijn vr de buwdienst" Bendigde beheersrganisatie inclusief gebruikersndersteuning Bij een mgelijke invering van Panagn DMS is het een vereiste dat het beheer ged geregeld is. Tijdens de pilt is helder gewrden p welke nderdelen er iets geregeld met wrden ten aanzien van het beheer en wat de beheersinspanning zal zijn. Het beheer van het DMS systeem kent de vlgende aspecten: Beheer van de server mgeving. Omdat de Buwdienst gebruik maakt van de Facility Management (FM) diensten van EDS, wrdt het beheer van de hardwaresystemen en de bendigde sftware m het Panagn DMS te laten functineren daar ndergebracht. Met de bendigde sftware wrdt hier bedeld het perating system Windws NT inclusief de diverse nderdelen (dus inclusief IIS). De verantwrdelijkheid vr de beschikbaarheid van het Panagn DMS zal k bij de FM-leverancier wrden ndergebracht. Backup/restre van DMS data en sftware. Van het gehele DMS-systeem zal net als van de andere Buwdienst systemen k tregelmatig een back-up wrden gemaakt. In geval van calamiteit met het mgelijk zijn m het systeem te restren. De verantwrdelijkheid vr het restre-/back-upmechanisme wrdt ndergebracht bij de FM-leverancier EDS. 10 van 47

13 Aangezien het restremechanisme cmplexer is dan het backupmechanisme, kan EDS hierbij k de Buwdienstexpertise en de expertise van de leverancier van het DMS aanrepen. Om te kmen tt een ged kennisniveau vr wat betreft beheer, back up en restre kan vr de technische beheerders eventueel een "administratr cursus" wrden verzrgd. Beheer, nderhud en ndersteuning van de Panagn DMS sftware Onder beheer en nderhud wrdt in deze cntext verstaan het installeren van nieuwe versies van de sftware, het leveren van maatwerk, bug fixes etc. Het beheer en nderhud van de Panagn DMS sftware wrdt uitbesteed aan een leverancier die het Panagn DMS levert. De mvang van het maatwerk is afhankelijk van de wensen van de Buwdienst. Beheer en nderhud van de Oracle database Onder het beheer en nderhud van de Oracle database wrdt hier verstaan het ged laten functineren van de Oracle database van het Panagn DMS. Hierbij wrden activiteiten nderkend zals hettunen van de Oracle database, het cntrleren en vergrten van Oracle table spaces en het cntrleren en verwijderen van Oracle lgging. NB: Onder het beheer en nderhud wrdt in deze cntext niet verstaan back-up/restre en de installatie van nieuwe versies. Ok het beheer en nderhud van de Oracle database wrdt uitbesteed aan een leverancier die het Panagn DMS levert. Beheer en nderhud van de archieven en gebruikers(grepen) Het aanmaken en nderhuden van archieven, gebruikers en gebruikergrepen wrdt gedaan dr een centrale beheerder; de FM-leverancier, na berdeling van deze aanvragen dr de BD-beheerder(s). Dit betekent dat wanneer een nieuw prject- f lijnarchief dr een daarte geautriseerd persn wrdt aangevraagd een aantal gegevens wrden ingeverd waarna deze dr de Buwdienstbeheerders wrden berdeeld en eventueel aangevuld en/f gecrrigeerd. Hierna vert de beheerder de gegevens dr. Ok mutaties p de rsprnkelijke gegevens bij een archief (nieuwe medewerkers, veranderingen in gebruikersgrepen enz.), wrden dr de FM-beheerder drgeverd, na berdeling van de BDbeheerders. Oebruikersndersteuning (helpdesk) In eerste instantie zal wrden geprbeerd m per afdeling waar het DMS wrdt gebruikt in ieder geval een aanspreekpunt te hebben vr vragen en/ f prblemen zdat gebruikers met eenvudige vragen terecht kunnen bij iemand die zich in de directe mgeving bevindt. Ok kunnen de gebruikers terecht bij de centrale helpdesk. Alle vragen die gebruikers hebben ver het DMS wrden hier geregistreerd en daar waar mgelijk zal een antwrd p de vraag wrden gegeven en zal het prbleem wrden pgelst. Daar waar de helpdesk geen antwrd kan geven f geen plssing kan bieden, wrdt de vraag drgesluisd naar de functinele beheerders. Deze functinele beheerders kunnen, waar ndig, gebruik maken van de helpdesk van de leverancier. Functined beheer Het functineel beheer zal wrden uitgeverd en gecrdineerd dr een f meerdere Buwdienstmedewerkers. In het funcite infrmatiefrmulier van de ng te vervullen functie van Crdinatr pst- en archiefzaken is deze taak pgenmen. Hiervr is ngeveer 0,2 FTE gemeid. Onder het functineel beheer wrden glbaal de vlgende werkzaamheden verstaan: Het ntvangen en berdelen van archiefaanvragen en het gevraagd en ngevraagd adviseren van de medewerkers ver een juist gebruik van het DMS. Het ntvangen en berdelen van mutaties p de rsprnkelijke gegevens bij een archief. Het licentiebeheer van het DMS. Het crdineren van de installatie van nieuwere versies van het DMS. Het functineel testen van de nieuwe versie. Het inventariseren van gebruikerswensen en gebruikerstevredenheid. Deze wensen zullen in nderlinge samenhang berdeeld wrden. en binnen de financiele beperkingen en technische mgelijkheden, zullen er functinele wijzigingen in het systeem drgeverd wrden. Het (laten) beantwrden van gebruikersvragen waar de helpdesk geen antwrd vr heeft. Het (laten) plssen van prblemen waarvr de helpdesk geen plssing kan bieden. Het nderhuden van de gebruikershandleiding Het eventueel crdineren van pleidingen en het geven van vrlichtingen. Het verzrgen van het gegevensdefinitiebeheer. Buwdienst Rijkswaterstaat 11 van 47

14 Het bijhuden van de systeemdcumentatie Het stimuleren van een juist gebruik van het systeem. Een nadere beschrijving van de beheersspelregels is te vinden in het dcument met nummer D104 (Beheersspelregels DMS) In paragraaf 2.6 Financiele haalbaarheid is een inschatting gemaakt van de bendigde tijd en financien die gemeid is met deze beheersrganisatie Inspanning gebruikers(rganisatie) De invering van het systeem brengt geen wijzigingen van werkprcessen f werkwijzen met zich mee mdat het vlledig is gebaseerd p de werkwijze zals die is beschreven in Elementair. Deze werkwijze (en filsfie) brengt met zich mee dat de verantwrdelijkheid vr een ged dcumentbeheer decentraal is neergelegd bij prjectleiders, afdelingshfden enz. Veel aspecten van dcumentenbeheer wrden dus vergelaten aan het vakmanschap van de individuele medewerker. Van gebruikers wrdt verwacht dat per te penen archief vr bijvrbeeld een prject f afdeling wrdt nagedacht ver de wijze waarp men daarmee m denkt te gaan. Wat zijn de metagegevens van het prject, welke dssiers kunnen wrden nderscheiden, wie is daarvr verantwrdelijk, welke kenmerken zullen wrden ingevuld bij de dcumenten (naast de verplichte Elementaire kenmerken), wie hebben tegang tt het archief, he vindt de verdracht plaats enz. In elke afdeling f bij elk prject met er dus een dialg p gang kmen ver allerlei zaken die te maken hebben met dcumentbeheer. In de beheersrganisatie is vrzien in de ndersteuning van de gebruikers dr de functineel beheerder. Deze kan adviserend ptreden bij het pzetten van een archief, bij het gebruik van het DMS enz. Drdat elke aanvraag bij deze beheerder langs kmt kan deze gevraagd en ngevraagd advies geven (iets wat znder een DMS bij een decentrale werkwijze veel meilijker zu zijn). 2.5 Technische haalbaarheid Inpassing in het netwerk, server en database mgeving; Panagn DMS en de daarvr bendigde cmpnenten passen ged in de autmatiseringsinfrastructuur van de Buwdienst en vlden aan de richtlijnen zals die gelden vr de Rijkswaterstaat. De servercmpnenten van het DMS draaien p Windws NT versie 4.0. Vr de netwerkcmmunicatie wrdt gebruik gemaakt van het TCP/IP prtcl. Het Panagn DMS ndersteunt een grt aantal databases en de ODBC interface. De Ingres database is de vrkeursdatabase vr Rijkswaterstaat. Deze wrdt echter niet dr Panagn ndersteund. Omdat er ntwikkelingen binnen RWS zijn, waarbij de Oracle database een ged alternatief is, is tijdens de Panagn DMS pilt gekzen vr de Oracle database. Omdat de Buwdienst verspreid is ver een aantal fysieke lcaties, was vr de pilt een architectuur ntwrpen waarbij p een centrale site (Utrecht) het hart van het systeem is geplaatst; een zgenaamde decentrale mgeving. Deze architectuur ziet er als vlgt uit: 12 van 47

15 Decentrale server Tilburg Strage manager Archief prject 1 Tib Archief prject n Tib Decentrale server Capelle Strage manager Archief prject 1 Cpl Archief prject n Cpl Centrale site server (Utrecht) Prperty manager (metagegevens van alle archieven, dssiers en dcumenten) Search manager (afhandeling van alle zekvragen) Strage manager Decentrale server Zetermeer Strage manager Archief prject 1 Ztm Archief prject n Ztm Decentrale server X Strage manager Archief prject 1 X Archief prject n X Telichting bij de figuur: Op het centrale systeem wrden de metagegevens van alle in het Panagn DMS geplaatste dcumenten bijgehuden en wrden alle zekvragen afgehandeld (de search index database en de search engine staan p de centrale site). Op het centrale systeem wrden de metagegevens van alle in het Panagn DMS geplaatste dcumenten bijgehuden en wrden alle zekvragen afgehandeld (de search index database en de search engine staan p de centrale site). Daar waar het zwaartepunt van het archief ligt (daar waar de meeste gebruikers met het archief werken) wrden de dcumenten elektrnisch pgeslagen. In nderstaande tabel zijn glbaal de verwachtte vr- en nadelen van 3 architecturen weergegeven. Decentraal Centraal Gedistribueerd Gemiddeld een gede perfrmance vr alle Buwdienstmedewerk(st)ers Gede perfrmance p centrale site en minder gede perfrmance p verige sites. Gede perfrmance p alle sites. Hudt het midden tussen simpele en cmplexe architectuur. Simpele en daardr rbuuste architectuur Cmplexe en dus futgevelige architectuur. Gemiddelde beheersksten. Relatief lage beheersksten. Hge beheersksten dr cmplexe architectuur. Gemiddelde belasting van WAN. Hge belasting van WAN. Lage belasting van WAN. Gemiddelde aanschaf en nderhudsksten van serverhardware. Relatief lage aanschaf en nderhudsksten van serverhardware Hge aanschaf en nderhudsksten van serverhardware. Zeken naar dcumenten gaat snel. Zeken naar dcumenten gaat snel. Zeken naar dcumenten gaat snel Tijdens de pilt werd gecnstateerd dat de decentrale architectuur zals hierbven beschreven niet ged functineerde. Om te kunnen achterhalen wat het prbleem was is er dr EDS een netwerkanalyse uitgeverd p 6 ktber In nderstaande figuur zien we de cmmunicatie tussen de verschillende prcessen p de lcaties Utrecht en Tilburg. Vr de eenvud is de servermgeving in Capelle niet getekend. Dit det echter niets af aan het principe. Buwdienst Rijkswaterstaat 13 van 47

16 D januari 1999 PC met brwser (Netscape) PC met brwser (Netscape) Uit de netwerkanalyse bleek dat de cmmunicatie tussen de prpertymanager en de Webserver vrij mvangrijk is. Er wrdt veel infrmatie in veel pakketten uitgewisseld. Ziang deze cmmunicatie plaatsvindt binnen een LANmgeving, merk je daar niet zveel van, mdat de LANverbinding relatief snel is (cmmunicatielijn A). Echter, zdra de cmmunicatie tussen de prpertymanager en de Webserver ver een WANverbinding plaatsvindt (cmmunicatielijn B), is dit in de perfrmance duidelijk merkbaar. Achteraf blijkt dat in eerste instantie teveel g is geweest vr de cmmunicatie tussen de Webserver en de stragemanager (cmmunicatielijn C en D) en te weinig vr de cmmunicatie tussen de Webserver en de prpertymanager. Het phalen van de elektrnische dcumenten uit het elektrnische archief verliep wel snel (mits het elektrnische archief zich p de lcatie bevnd, waar de PC zich k bevnd dat wil zeggen: cmmunicatielijn C), maar deze snelheidswinst werd teniet gedaan dr de cmmunicatie die vrafging aan het phalen van het dcument (cmmunicatielijn B). Omdat de decentrale architectuur niet ged bleek te functineren is vr de Buwdienst medewerk(st)ers en archieven in Tilburg en Capelle een plssing gezcht. In week 37 is beslten de decentrale architectuur ls te laten en alle bendigde sftware p de centrale servers in Utrecht te plaatsen. In de nieuwe situatie draait de Web server sftware IIS p de server sutrdms02 en de Panagn DMS sftware (prperty manager, index manager, strage manager, serach manager en Oracle database) p server sutrdmsol. Het prbleem is naar tevredenheid pgelst; de ervaringen met de centrale architectuur in de laatste fase van de pilt zijn ged Integratie met andere applicaties. In de pilt is (met uitzndering van integratie met het intranet) geen ervaring pgedaan met integratie met andere applicaties. Het systeem biedt wel mgelijkheden vr integratie met andere applicaties. Hierbij kunnen de vlgende pmerkingen wrden gemaakt. Integratie met MS-Office applicaties In de vlgende versie van Panagn in cmbinatie met MS-Office 97 zijn er mgelijkheden vr integratie. Dit betekent dat dcumenten rechtstreeks vanuit een MS-Office applicatie kunnen wrden pgeslagen in het Panagn DMS. Hierbij is het eveneens mgelijk m dcumentkenmerken die reeds zijn ingevuld verte nemen in het Panagn DMS. Alhewel er in deze nieuwe versies standaardvrzieningen aanwezig zijn, zal 14 van 47

17 het tch maatwerk vereisen m de dcumentkenmerken zals die bij de V&W huisstijl zijn gedefinieerd ver te nemen in het DMS. Daarnaast heeft het Ministerie ng geen plannen m ver te gaan naar MS-Office 98. Integratie met MS-Office 95 is k mgelijk maar vereist aanzienlijk meer maatwerkinspanning. Integratie met applicatie Standaard zijn er mgelijkheden vr integratie met een applicatie die is gebaseerd p MS-Exchange. Hierdr is het mgelijk m direct vanuit de applicatie dcumenten p te slaan in het Panagn DMS. Alhewel er standaard vrzieningen aanwezig zijn, zal het tch maatwerk vereisen m de kenmerken verte nemen in het Panagn DMS. Integratie met het huidige systeem (Rute400)is k mgelijk maar vereist aanzienlijk meer maatwerkinspanning. Integratie met Optegra Tijdens de pilt is gesteld dat een kppeling tussen Optegra en Panagn DMS mgelijk is mdat beide systemen gebaseerd zijn p de 'pen' database Oracle en mdat beide systemen gebruik maken van eenzelfde datamdel. Tijdens de pilt is de kppeling niet nader gespecificeerd f nderzcht. Integratie met Intranet Tijdens de pilt is nderzek gedaan naar de mgelijkheden van kppeling van het DMS aan het intranet. Hierbij zijn de vlgende twee nderzeksvragen gedefinieerd en vrgelegd aan Square DMS: 7. Welke mgelijkheden zijn er m via het Buwdienst-intranet vanuit een HTML-pagina een rechtstreekse link te maken naar een dcument in het DMS? Deze kppeling, die in de piltperide is gerealiseerd bestaat uit een 'link' p een Intranet pagina naar een dcument pgeslagen in het Panagn DMS. Deze 'link' bestaat uit een vaste URL waarin het dcument id van het dcument uit het Panagn DMS is pgenmen. Bij het klikken p de 'link' wrdt de viewer p de PC pgestart (zals vastgelegd via de Netscape instellingen) en wrdt het dcument uit het Panagn DMS getnd. Vrwaarde hiervr is, dat de beveiliging van een dcument zdanig is ingesteld dat iedereen tenminste het dcument mag zien. Vrdat deze kppeling in de peratinele mgeving kan wrden gebruikt beheft het ng enige finetuning en meten nadere afspraken wrden gemaakt. 2. Wat zijn de technische mgelijkheden vr de samenwerking van Verity en Fulcrum; is het mgelijk m met behulp van een zeksysteem, te weten Verity, zwel het Buwdienst-intranet als Panagn dr te zeken? Als het hiervr gevraagde niet mgelijk is, welke andere plssingen zijn er dan? Deze kppeling was te ingewikkeld m in enkele dagen gebuwd te kunnen wrden. In bijlage 2 wrden vijf mgelijkheden van kppelingen met de vr- en nadelen besprken. Wanneer in de tekmst beslten wrdt tt het inveren van deze kppeling kan gebruik wrden gemaakt van dit rapprt. Integratie met Fremst Op krte termijn wrdt een integratie gerealiseerd van Panagn met FreMst. Fremst is een pakket dat is gecertificeerd vlgens de DOD 5015-standaard. Dit kan belnagrijk wrden in het kader van de digitale duurzaamheid. 15 van 47

18 2.5.3 Internet/intranet technlgie Het Panagn DMS maakt gebruik van internet/intranet technlgie. Dit kan het best wrden tegelicht aan de hand van de nderstaande figuur. Netscape Windws client (niet dr ns gebruikt) TCP/IP HTTP ISAPI Web server met IIS HTML-pagina's ASP-sripting. HTML Visual basic Java COM, DCOM, ActiveX, ActiveX-cntrls Cntent search manager Prperty manager Mezzanine services (DMS) r ~ ^ Oracle Database (metagegevens) Strage manager Een Buwdienstmedewerker die gebruik wil maken van het Panagn DMS, heeft uitsluitend een Windws 95 machine met Netscape 4.03 ndig. Er heft geen aanvullende sftware p de PC ge'installeerd te wrden m met het Panagn DMS te werken met uitzndering van een viewer waarmee een in het DMS pgeslagen dcument kan wrden bekeken. De diverse aspecten die te maken hebben met de viewer zijn beschreven in paragraaf Beschikbaarheid p en eisen aan de werkplek. Panagn DMS maakt gebruik van de Internet Infrmatin Server (IIS) van Micrsft. Alhewel het Panagn DMS k andere Webservers ndersteunt zals Netscape server richt FileNet zich vrnamelijk p de Micrsft standaarden. Vr cmmunicatie tussen de Webbrwser (Netscape) en de Webserver (Internet Infrmatin Server; IIS), wrdt gebruik gemaakt van het pen TCP/IP en HTTP prtcl. Als interface naar de IIS wrdt gebruik gemaakt van Internet Server API (ISAPI). Deze ISAPI interface laag is een leveranciers eigen standaard (Micrsft). De lgica van het Panagn DMS is gebuwd met behulp van standaard Active Server Pages (ASP) en HTML pagina's, waarbij gebruik gemaakt wrdt van COM, DCOM en ActiveX technlgie. Al deze technlgieen en interfacespecificaties zijn standaarden van Micrsft met uitzndering van de HTML-standaard. Buwdienst Rijkswaterstaat 16 van 47

19 Vr het prgrammeren van de Active Server Pages wrdt gebruik gemaakt van Visual Basic, Java en HTML cde. De nderste laag van het Panagn DMS (de dcument server) is Sars Mezzanine. De cmmunicatie met deze server verlpt via het TCP/IP prtcl. Tijdens de pilt is gebruik gemaakt van de Oracle database vr het pslaan van de metagegevens. De dcumenten zelf wrden niet in de Oracle database pgeslagen, maar wrden p een Windws NT share bewaard. Uiteraard is dit transparant vr de gebruiker. Samenvattend kan wrden gezegd dat het DMS gebruik maakt van de internettechnlgie en dat het vr een grt deel gebaseerd is p de Micrsft standaarden COM, DCOM, Active X, ASP, IIS. Naast deze Micrsft standaarden wrdt k gebruik gemaakt van de 'wereld' standaarden TCP/IP en HTML Beschikbaarheid p en eisen aan de werkplek De werkplek De werkplek die een Buwdienst medewerker ndig heeft m met het DMS te werken, bestaat uit een Windws 95 PC waarp minimaal Netscape versie 4.03 is gei'nstalleerd. Met de minimale PC cnfiguratie zals die vr de Buwdienst PC geldt (minimaal 486 machine, 66 MHz, 500 MB harde schijf, 16 MB geheugen en 15 inch mnitr), werkt het Panagn DMS systeem ged. Uiteraard is de perfrmance p de werkplek beter naarmate de PC sneller en krachtiger is. Zals reeds genemd, heft p een werkplek van een gebruiker uitsluitend Netscape gei'nstalleerd te wrden m met het Panagn DMS te kunnen werken. Er is echter een uitzndering. Wanneer iemand gebruik wenst te maken van de 'view functinaliteit' dient een viewer p de werkplek gei'nstalleerd te wrden. Bij het Panagn DMS wrdt wel een viewer geleverd, maar de installatieprcedure is bijznder mslachtig, arbeidsintensief en futgevelig. Daarnaast neemt het pstarten van deze viewer bijznder veel tijd in beslag. Om tt een plssing te kmen is tijdens de pilt naar een alternatieve viewer gezcht. Dr middel van maatwerk is het mgelijk m een willekeurige viewer dr het Panagn DMS p te laten starten. (Welke viewer wrdt pgestart kan via de Netscape instellingen gecnfigureerd wrden.) Bij de Buwdienst is p elke Windws 95 PC de standaard Windws viewer 'Quickview' gei'nstalleerd.die een beperkt aantal bestandsfrmaten aankan. In de pilt is p een enkele PC de viewer 'Quickview plus' gei'nstalleerd. Deze viewer is snel en kan vele bestandsfrmaten aan en is dus een reele plssing vr de viewerprblematiek.. De perfrmance van het systeem vrmt een cnstant aandachtspunt. De perfrmance van een bepaalde actie is pgebuwd uit diverse cmpnenten, nl de PC-cmpnent (de werkplek), de servercmpnent en de netwerkcmpnent. De servers In de huidige Panagn DMS cnfiguratie wrdt gebruik gemaakt van twee servers. Op de eerste server (sutrdmsol) draait het Panagn DMS bestaande uit de prperty manager, strage manager, index manager, search manager en de Oracle database. Op de tweede server (sutrdms02) draait de Web server sftware Internet Infrmatin Server (IIS). De perfrmance van de servers kan het beste wrden berdeeld dr middel van het uitveren van een standaard benchmark. Bij de auteurs zijn echter geen standaard benchmarktesten beschikbaar en het vert te ver m zelf een benchmark p te stellen. Om de perfrmance te berdelen zu wel een aantal testen gedefinieerd kunnen wrden waarbij per test de respnsetijd genteerd wrdt. Tijdens de pilt is het echter niet mgelijk geweest de perfrmance p deze manier te testen. Wel zijn tijdens de pilt ervaringen pgedaan met, en is er een indruk ntstaan van de perfrmance. Over het algemeen kan gesteld wrden dat de perfrmance niet ptimaal is. Hiermee wrdt bedeld dat ziang er relatief simpele acties wrden uitgeverd, de perfrmance acceptabel is. Echter, zdra de acties cmplexer wrden en er met meerdere gebruikers tegelijkertijd acties wrden uitgeverd, beheft de perfrmance ng verbetering. Naast de perfrmance is k de beschikbaarheid ng niet ptimaal. Tijdens de pilt is het een aantal malen vrgekmen dat het systeem slecht beschikbaar was. Deze slechte beschikbaarheid was een keer het gevlg van een crash van de database. Dit is naar vile tevredenheid dr de leverancier pgelst. Daarnaast is het een aantal maal vrgekmen dat het systeem niet beschikbaar was ten gevlge van het niet beschikbaar zijn van het Webserverprces IIS. De rzaak daarvan was een verkeerde cnfiguratie van een archief. Ok dit prbleem is dr de leverancier gedetecteerd en pgelst. 17 van 47

20 Om meer zekerheid te verkrijgen ver de beschikbaarheid van het DMS wrdt gedacht aan het inzetten van een extra webserver die in geval van calamiteiten dr de gebruikers kan wrden gebruikt. In de pilt is dit reeds uitgeprbeerd met een testserver. Het netwerk Het gebruik en de bandbreedte van het netwerk heeft een grte invled p de perfrmance van het DMS. Dit is ged te cnstateren dr het verschil in perfrmance van het systeem tijdens rustige en drukke werktijden. De perfrmance is vr's mrgens 8.00 uur beter dan in de lp van de chtend f gedurende de middag. Drdat het Panagn DMS p de servers in Utrecht draait is de perfrmance vr de Buwdienstmedewerk(st)ers in Utrecht beter dan vr de Buwdienst medewerk(st)ers p andere lcaties. De perfrmance vr deze medewerkers kan wrden verbeterd dr de bandbreedte van het WAN te vergrten. Op dit mment is het nmgelijk m een kstenplaatje p te nemen vr het vergrten van de bandbreedte mdat ten gevlge van de VenWnet-transitie geen cijfers beschikbaar zijn Beveiligingsaspecten; De beveiliging kan vanuit verschillende invalsheken wrden gezien. Vanuit de systeemkant is de beveiliging geregeld dr enerzijds het Windws NT perating system en anderzijds dr de gehanteerde beveiligingsmethdiek van de Oracle database. In de Oracle database is vastgelegd wie welke autrisaties p archieven, dssiers, dcumenten etc heeft. Uitsluitend de beheerder van het systeem en de daarte geautriseerde persnen kunnen diverse nderdelen van de beveiliging wijzigen. In de Oracle database ligt k vast waar de elektrnische dcumenten zijn pgeslagen en nder welke naam de dcumenten zijn pgeslagen. Dr het Windws NT perating system is geregeld dat de elektrnisch pgeslagen dcumenten alleen via het Panagn DMS benaderd kunnen wrden en dat men niet via een 'achterdeur' bij de dcumenten kan kmen. Wanneer de beveiliging vanuit de gebruiker wrdt bekeken, dan is dit p de vlgende manier geregeld. Er wrden 5 srten rechten nderkend: administratr-, wner-, authr- viewerrechten en "nne". Deze rechten lpen uiteen van het mgen uitveren van alle activiteiten tt het niet mgen zien van de dcumenten en de bijbehrende kenmerken. Bij het aanmelden van een archief geeft de archiefverantwrdelijke aan wie welke rechten heeft. Bij het aanmaken van dssiers f het tevegen van dcumenten wrdt de beveiliging van het bvenliggende niveau vergenmen. Dat wil zeggen dat als een dssier in een archief wrdt geplaatst de beveiliging van het archief wrdt vergenmen p het dssier. Als een dcument in een dssier wrdt geplaatst erft het dcument de beveiliging van het dssier. De daarte geautriseerde persnen kunnen de beveiliging van de archieven, dssiers en dcumenten aanpassen. Vr deze pzet is gekzen zdat de gebruiker niet bij elk dcument ver de beveiliging heft na te denken (dit vereist discipline en kst meer tijd). 2.6 Financiele haalbaarheid In deze paragraaf wrdt een verzicht gegeven van de ksten van het DMS bij invering binnen de Buwdienst. In de bijgevegde tabel zijn 3 scenari's beschreven. De uitgangspunten die gehanteerd zijn bij de scenari's zijn hiernder vermeld. Algemene uitgangspunten Alle genemde ksten zijn exclusief BTW. In smmige leveranciersprijslijsten wrden de prijzen weergegeven in US$. Hierbij is een kers gehanteerd van 1 US$ = 2 HFI. In een aantal gevallen wrdt bij de licenties uitgegaan van zgenaamde SLU's (Simultaneus Lgged n Users). Hierbij is het uitgangspunt gehanteerd dat vr 20% van de ptentiele gebruikers een SLU aangeschaft wrdt. Bij 1000 gebruikers zijn er dan bijvrbeeld 200 licenties ndig. In het kstenverzicht is uitgegaan van de nul-situatie vr wat betreft het aantal licenties en de bendigde serverhardware. Er is dus geen rekening gehuden met reeds aangeschaft "piltmateriaal". In werkelijkheid zal er dus minder uitgegeven wrden bij een bepaald scenari als de tabel det vermeden. In het verzicht zijn de ksten vr eventueel aan te schaffen licenties van een viewer (bv Quickview plus) ng niet pgenmen. 18 van 47