Saxion University of Applied Sciences. Bachelor`s thesis

Transcriptie

1 Saxion University of Applied Sciences Bachelor`s thesis -- A integrated model for change to improve the project lifecycle and use of organisational goals with a business scorecard -- Frederik Tetteroo

2 I dedicate this thesis to colleagues and friends from Monwabisi. Thank you all for the eyeopening experiences you gave me during my stay in Izamo Yethu.

3 Saxion University of Applied Sciences Bachelor`s thesis A integrated model for change to improve the project lifecycle and use of organisational goals with a business scorecard Case study Lightspeed Thesis to achieve the Degree of Bachelor of Science at the Saxion University of Applied Sciences Presented by: Accompanied by: Frederik Tetteroo ir. Willem Smith frederiktetteroo@gmail.com w.f.b.smith@saxion.nl Tel: Tel: Cell: Cell: Due date: August 8, 2011

4 Contents Ten geleide... v Achtergronden... vi Afstudeeropdracht... vii Producten en planning... viii Afstudeerdoelen... ix Projectgrenzen... x Contactgegevens... xi Kwaliteit... xii Risico`s... xiii Abstract... 2 Introduction... 3 Internal analysis... 5 History... 5 Target group... 6 Structure and Culture... 7 Activities... 9 Mission, Vision and Values External communication Project management process External analysis Competition analysis PEST-Analysis Political Economical Social Technological Conclusion... 30

5 SWOT-Analysis Strength Weaknesses Opportunities Threats Conclusion SOLL-Situation Balanced Scorecard Project lifecycle Change strategy and recommendations Project lifecycle Balanced Scorecard Final conclusion and recommendations Evaluation Literature Appendix Organisation Structure Project lifecycle current Project lifecycle new Project Work Order Balanced Scorecard... 54

6 Ten geleide Semester 8 van de opleiding Bedrijfskundige Informatica bestaat uit het afstudeerdeel. Tijdens dit afstudeerdeel wordt er van de studente gevraagd een zelfstandige afstudeeropdracht uit te voeren binnen zelf verkozen organisatie. In dit eerste deel van dit rapport is te vinden waar deze afstudeeropdracht uitgevoerd zal worden, wat de afstudeeropdracht behelst en op welke manier deze uitgevoerd zal worden. Dit, in het Romeins becijferde, deel bevat hoofdstukken uit het Plan van Aanpak. Deze delen bevatten noodzakelijke informatie voor het begrip van het gehele afstudeeronderzoek. Graag raad ik u dan ook aan om deze delen eerst te lezen. Na de eindconclusie van de case study "Lightspeed" kunt u de inhoudelijke, procesmatige en persoonlijke evaluatie vinden. Veel leesplezier! Frederik Tetteroo v

7 Achtergronden Afstudeerbedrijf Het afstudeerbedrijf waar de afstudeeropdracht gevolgd gaat worden is genaamd Lightspeed Development. Dit bedrijf maakt custom websites gebaseerd op WordPress. Deze websites worden afgeleverd met een gebruikersvriendelijk CMS waarbij de klant uiteindelijk zelf de controle heeft over de inhoud van zijn of haar website. Verder houdt Lightspeed zich bezig met het verder ontwikkelen van WordPress. Binnen het bedrijf wordt Open Source software gepromoot, zo maken zij gebruik van verschillende Google applicaties en voor project management het systeem genaamd Trac. Meer informatie over Lightspeed Development is te vinden op Meer gegevens over de organisatiestructuur van Lightspeed is te vinden in het gedeelte 'Projectorganisatie' in hoofdstuk 6. Hoofdstukindeling Dit plan van aanpak bestaat uit een aantal hoofdstukken. Elk van deze hoofdstukken zal specifieke informatie bevatten welke gerelateerd is aan de naam van dit hoofdstuk. Hieronder volgt een korte opsomming van de beschreven hoofdstukken en de informatie welke deze bevatten. Hoofdstuknaam Afstudeeropdracht probleemstelling Producten Werkdoelen Projectgrenzen Projectorganisatie Kwaliteit Risico`s Onderwerp Wat betreft de afstudeeropdracht, wat is de De producten die worden opgeleverd tijdens de afstudeeropdracht De werkdoelen die zijn opgesteld samen met de bedrijfsbegeleider Welke werkzaamheden worden tijdens de afstudeeropdracht uitgevoerd en welke niet Gegevens van betrokkenen bij deze afstudeeropdracht Waaraan moeten de producten voldoen Waardoor zou deze afstudeeropdracht kunnen mislukken vi

8 Afstudeeropdracht Probleemstelling De opdracht is ontstaan uit de vraag naar een productievere werkwijze als het gaat om werken met de klant. Op dit moment wordt er hard gewerkt om zoveel mogelijk directe omzet te maken en grote klanten aan te trekken. Er is echter behoefte naar een efficiëntere werkwijze om minder tijd te verliezen aan intern werk. Om hier onderzoek naar te doen en een verbetervoorstel voor op te kunnen leveren, is de opdracht opgedeeld in vier hoofdonderdelen. - Communicatiekanalen, zowel de interne als ook externe communicatie zal geanalyseerd worden om na te gaan welke communicatiekanalen er gebruikt worden en hoe deze gebruikt worden. Via interviews met de medewerkers kan er een overzicht gemaakt worden van de communicatiestromen en nagegaan worden waar de bottlenecks zich bevinden. - Templates, door het analyseren van de templates in de organisatie kan er nagegaan worden of middels standaardisatie of optimalisatie van de huidige methodes er op dit gebied efficiëntieverhoging plaats kan vinden. Bij templates moet er gedacht worden aan projectvoorstellen, interne budget- en ontwikkelingsrapportages, checklists en externe klantrapportages. - Interne infrastructuur, om een bedrijfsanalyse te kunnen geven is het van belang dat de infrastructuur in kaart wordt gebracht. Hiervoor moet onderzoek gedaan worden naar de gebruikte systemen maar ook naar de beschikbare human resources, rollen in de organisatie en verantwoordelijkheden. - Project management, dit is het hoofdonderdeel van de analyse. Hierbij draait het voornamelijk om de communicatie tijdens de projecten. Rapporteren van werk, documenteren en ondersteuning bieden tijdens het uitvoeren van een project. Het onderzoek zal beginnen met de opdracht om een analyse van de huidige situatie rondom de communicatie en informatie- uitwisseling uit te voeren en daarbij de knelpunten te bepalen. De knelpunten spelen zich af binnen de vier hiervoor genoemde gebieden. De nadruk zal echter gelegd worden op de volgende knelpunten: - Klantcommunicatie. Door problemen bij de overdracht tussen klant en ontwerper, vind er veel tijdsverlies plaats en gaat dit ten koste van de efficiëntie. Veel voorkomende problemen zijn onder andere: o Niet juist aanleveren van informatie voor de designer o Niet nakomen van vooraf gestelde deadlines voor de klant o Besluiteloosheid van de klant o Opleiden van de klant kost teveel tijd, dit gaat om het gebruik van de opgeleverde online-systemen o Groot verschil tussen kennis en/of inlevingsvermogen aan beide kanten van de deal Samengevat is er een groot gebrek aan standaardisatie, gezien er nu per klant een ander procedure wordt toegepast. Er wordt terecht vermeldt dat er een gouden combinatie gevonden moet worden tussen opgestelde regels en het tevreden houden van een klant. Deze combinatie zou door onderzoek en het opstellen van een onderzoek/actierapport bereikt kunnen worden. vii

9 - Interne communicatie inefficiëntie. Door inefficiëntie binnen de organisatie zelf gaat er veel tijd verloren die niet gefactureerd kan worden. Inefficiëntie vindt plaats binnen de volgende gebieden: o Te gebruiken communicatiekanalen. Door een groot scala aan te gebruiken communicatiekanalen vinden veel conversaties ongestructureerd plaats en gaat hier kostbare informatie verloren o Door de combinatie tussen fysiek aanwezig zijn en op afstand werken is het soms lastig zaken efficiënt te laten verlopen Uit onderzoek zal worden bepaald of een portaal een mogelijk oplossing is voor de gevonden knelpunten of dat naar een andere oplossing gezocht zou moeten worden. - Onduidelijkheid over vastgestelde doelen en prestatie-indicatoren. Door inconsistentie binnen het aansturen van medewerkers, bestaat er soms onduidelijkheid als het gaat om welke doelen er bereikt moeten worden en welke prioriteit er gehandhaafd moet worden. Het opstellen van een Balanced Score Card voor de organisatie zal er toe leiden dat het management doelstellingen gaat vastleggen en hiermee kan werken. Dit zorgt eveneens voor meer duidelijkheid onder de werknemers en middels eventuele prestatiebeloningen kan zodoende een hogere kwaliteit van werk gewaarborgd worden. Gebruikte methoden Voor de onderbouwing van mijn scriptie zal er gebruik gemaakt gaan worden van verscheidene methoden. Hieronder zal ik een overzicht geven van de betreffende methoden en uitleggen waarom ik deze methoden ga gebruiken. Verandermodel Dit model gaat het alomvattende model worden welke gebruikt gaat worden om een raamwerk te bieden voor het gehele onderzoek. Het model is samengesteld door de auteurs van het boek Verandermanagement, Henk Kleijn en Fred Rorink. Dit geïntegreerde model omvat alle onderdelen van een geplande verandering en kan zodoende perfect gebruikt worden voor de ontwikkeling van de uiteindelijk op te leveren veranderstrategie. Verschillende onderdelen/methoden welke deel zijn van dit gehele model zullen hieronder nader worden toegelicht. PEST-analyse PEST-analyse staat voor Politieke, Economische, Sociale en Technologische analyse en beschrijft een kader van macro-omgevingsfactoren welke gebruikt worden om een afspiegeling van de opererende omgeving te geven. Deze factoren zullen verderop in het onderzoek gebruikt gaan worden voor ontwikkeling van de uiteindelijk veranderstrategie. Tevens kunnen de PEST factoren, in combinatie met externe micro-omgevingsfactoren en interne bestuurders, worden aangemerkt als kansen en bedreigingen in een SWOT analyse. viii

10 SWOT-analyse Bij een SWOT-analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) worden de belangrijkste sterke en zwakke punten van een organisatie benoemd, samen met de belangrijkste kansen en bedreigingen. De basis van de SWOT werd gelegd in door onderzoekers van de Stanforduniversiteit. In dit rapport zal de SWOT-analyse voornamelijk gebruikt gaan worden om de beleidsopties te ontwikkelen welke terugkomen in de balanced scorecard. Balanced Scorecard De balanced scorecard is een methode om een organisatie te managen en te monitoren. Dit gebeurt vanuit vier verschillende gezichtspunten, welke bestaan uit: Financieel, Klant, Interne processen en Innovatie en leren. Deze methode is ontwikkeld door Robert S. Kaplan en David P. Norton en omstreeks 1993 onder de aandacht gebracht van het grote publiek. Een balanced scorecard is eigenlijk niet meer dan een presentatievorm. De echte inhoud is niet af te leiden van welke theorie dan ook. Middels interviews met de manager zal input gewonnen worden voor het daadwerkelijke invullen van dit overzicht. De uiteindelijke essentie van een balanced scorecard is dat beslissingen om een doelstelling te bereiken goed worden onderbouwd en de manager op elk gewenst moment een overzicht heeft van deze vooraf opgestelde doelstellingen. Producten en planning Hoofdproduct Gezien de focus gelegd gaat worden op de communicatie binnen het projectmanagement, zal het hoofdproduct bestaan uit een vernieuwd en verbeterd projectmanagementproces. Deelproducten Tijdens de afstudeerperiode worden een aantal producten opgeleverd aan school en de afstudeerbegeleider(bedrijf). Hieronder volgt een lijst van de producten die opgeleverd moeten worden. Het kan zijn dat de afstudeerbegeleider nog een aantal specifieke producten wil zien, bijvoorbeeld projectdocumentatie van een opdracht, deze zijn niet in deze lijst opgenomen. Algemene producten* Product Werkzaamheden Oplevering Afstudeervoorstel Schrijven, overleggen, reviewen Thuisbericht Schrijven Afstudeerovereenkomst Schrijven, ondertekenen Plan van Aanpak Schrijven, overleggen, reviewen e concept afstudeerrapport Schrijven, overleggen, reviewen Abstract examenboek Schrijven, overleggen, reviewen e concept afstudeerrapport Schrijven, overleggen, reviewen Alumniformulieren Schrijven, overleggen, reviewen Definitieve afstudeerscriptie Schrijven, overleggen, reviewen Afstudeerpresentatie Maken, voorbereiden, presenteren Nog niet te bepalen *Moment van inleveren product gaat in overleg met afstudeerbegeleider. ix

11 Onderzoekspecifieke producten** Product Werkzaamheden Oplevering Interne analyse Schrijven, overleggen, reviewen Externe analyse Schrijven, overleggen, reviewen SWOT analyse Schrijven, overleggen, reviewen SOLL-situatie Schrijven, overleggen, reviewen Balanced scorecard Schrijven, overleggen, reviewen GAP analyse Schrijven, overleggen, reviewen Veranderstrategie Schrijven, overleggen, reviewen ** Moment van inleveren product gaat in overleg met bedrijfsbegeleider en afstudeerbegeleider. Planningsysteem Al deze producten en deadlines worden in het interne planningssysteem vastgelegd. Dit is een Open Source systeem genaamd Trac ( Vanuit het afstudeerbedrijf wordt er verwacht dat dagelijks mijn voortgang gelogd wordt op het project weblog. Dit gebeurt gemiddeld drie keer per dag. Afstudeerdoelen Bij het afstuderen wordt een afstudeeropdracht uitgevoerd. Bij de afstudeeropdracht ligt het accent op het zelfstandig uitvoeren van een (afgeronde) onderzoek- en/of ontwikkelopdracht die geen routinematig karakter mag hebben. De afstudeeropdracht dient aan te sluiten bij het studieprogramma van de betreffende opleiding en dient systematisch en gestructureerd te worden uitgevoerd met inachtneming van gebruikelijke hulpmiddelen en methoden. Bij het afstuderen is het zelfstandig verwerven en toepassen van (additionele) kennis en vaardigheden een voorwaarde en dient de opdracht door de studenten op de juiste wijze te worden afgebakend. Naast deze vooraf opgestelde afstudeereisen heb ik voor mijzelf enkele persoonlijke doelen opgesteld. Deze doelen zijn: 1) Oriënteren op één of meer beroepen en de beroepspraktijk 2) Toepassen, verbreden en verdiepen van vakkennis 3) Integreren van kennis uit meerdere vakgebieden, rekening houden met andere disciplines (zoals bijvoorbeeld privacywetgeving, ARBO, milieuwetgeving) 4) Ervaren van bedrijfscultuur en de structuur en organisatie van het bedrijf 5) Ontwikkelen van sociale vaardigheden 6) Ontwikkelen van communicatieve vaardigheden (rapporteren en presenteren in het vakgebied) 7) Ontwikkelen van de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk 8) Ervaren van een nieuwe leef- en bedrijfscultuur in het buitenland (ontwikkelingsland) Met deze werkdoelen en afstudeereisen hoop ik niet alleen maar mijn studie volwaardig af te kunnen sluiten, maar ook mijn kennis te kunnen verijken en een keuze te kunnen maken voor mijn verdere professionele loopbaan. x

12 Projectgrenzen Randvoorwaarden Er moeten minstens 15 werknemers fulltime op de werkplek zijn. Bij Lightspeed is dat niet het geval. Er werken hier 10 werknemers fulltime en men beschikt nog over een kleine groep freelancers die regelmatig op de werkvloer verschijnen. Dit gemis is met de examencommissie besproken en goedgekeurd als zijnde eventuele invloedsfactor op de eindbeoordeling. Verder is de bedrijfsbegeleider op voldoende niveau gestudeerd om te voldoen aan de minimale eisen. Op momenten dat de bedrijfsbegeleider niet aanwezig is er altijd wel een andere werknemer beschikbaar voor hulp bij vragen. Begin-/einddata Het afstudeercontract loopt van t/m Hierna zal het werken aan de eindscriptie vervolgd worden in Nederland. Contactgegevens In dit hoofdstuk zijn contactgegevens te vinden van het afstudeerbedrijf, de bedrijfsbegeleider en de stagiair. Gegevens afstudeerbedrijf : Lightspeed Development 46 Devon Street 7925 Woodstock Cape Town Tel: support@lsdev.biz Gegevens bedrijfsbegeleider : Ashley Shaw Tel: ashely@lsdev.biz Gegevens stagair : Frederik Tetteroo 27 Grimsby Road 8001 Sea Point Cape Town Tel: frederiktetteroo@gmail.com xi

13 Kwaliteit Om er voor te zorgen dat de producten die tijdens het onderzoek worden opgeleverd van voldoende kwaliteit zijn, zullen er voor elk product checklists gemaakt worden met punten waaraan het product moet voldoen. Deze checklists kunnen gebruikt worden bij reviews van de producten die uitgevoerd kunnen worden door bijvoorbeeld de bedrijfsbegeleiding. Er kunnen meerdere reviews plaatsvinden voor een product. Als er na de eerste reviewronde erg veel of grote fouten in het product zitten, worden deze fouten verbeterd en daarna wordt het product nog een keer gereviewed. Voor het uiteindelijk op te leveren eindwerkstuk, wordt voldaan aan de formele eisen zoals deze zijn opgesteld in het Afstudeerreglement V1.0. xii

14 Risico`s Tijdens de afstudeerperiode kunnen er allerlei risico's optreden. Hieronder staat een inventarisatie van een aantal risico's met daarbij een actie om deze risico's af te handelen of juist te voorkomen. Risico Slechte begeleiding vanuit het bedrijf of school Onvoldoende kennis Ziekte Onduidelijke projectgrenzen Veranderende eisen van de opdrachtgever Verschil in cultuur en opvatting Preventie/Afhandeling Afhandeling: Op tijd overleg plegen met bedrijfsbegeleider, afstudeerbegeleider en eventueel met andere medewerkers hierover praten en een oplossing zoeken. Preventie: Tijd voor studeren in de planning opnemen. Afhandeling: De benodigde kennis verwerven en anders aan bedrijfsbegeleider vragen. Preventie: Taken ruim inplannen, zodat er niet zo snel een achterstand komt bij ziekte of andere vorm van afwezigheid. Afhandeling: Ziek melden bij het afstudeerbedrijf en afstudeerbegeleider op de hoogte stellen. Eventueel thuis werken. Preventie: SMART requirements opstellen. Van tevoren goed bespreken welke werkzaamheden tijdens de afstudeerperiode/projecten uitgevoerd zullen worden. Prioriteiten aan deze werkzaamheden stellen. Afhandeling: Projectgrenzen bespreken met de bedrijfsbegeleider en afstudeerbegeleider en daarna de projectgrenzen bijstellen. Werkzaamheden met een lage prioriteit eventueel niet doen. Preventie: SMART requirements opstellen. Prioriteiten stellen bij onderdelen en activiteiten, zodat onderdelen of activiteiten met een lage prioriteit kunnen vervallen voor een belangrijkere eis van de opdrachtgever. Afhandeling: Met de opdrachtgever vaststellen aan welke eisen nog kan worden voldaan en in de planning passen. Eventuele andere eisen aan het systeem met een lagere prioriteit niet opnemen in het systeem. Afhandeling: Duidelijk communiceren en constant peilen of aan beide kanten de verwachtingen en opvattingen gelijk zijn. xiii

15 Case study Lightspeed -- A integrated model for change to improve the project lifecycle and use of organisational goals with a business scorecard --

16 Abstract Lightspeed began by servicing small and medium-sized businesses computer hardware and software requirements in January Since then Lightspeed re-engineered its strategy and focus majorly. Two major target groups known as Online publishing houses and Small businesses are defined. Lightspeed wants to focus on the expansion and promotion of the network of key players to which it is affiliated in the online industry. The team consists of 10 members excluding temporarily interns. The managerial structure is a three tiered approach where the intention of Lightspeed is to be a flatstructured organisation. Lightspeed`s activities mainly consist of building website packages, where they offer seven different packages. The second biggest activity includes website hosting. Furthermore, additional services such as website support and training are offered to clients. Lightspeed`s mission is to become leading WordPress developer in South Africa where Lightspeed s vision is: Cultivate strong relationships with its clients in whom it provides them with the right solutions, at the right time and at the right price. Lightspeed uses several client values to emphasise its mission and vision. Following the competitors analysis Ebar Solutions is designated as the main competitor in the field of Whoo-affiliates. Native is designated as the main competitor in the general field of web developers and online services. In occasion of the PEST-analysis potentials on the South African business market are growing rapidly. Political and social developments seem to indicate that managing an organisation will become more attractive and will be better supported by governmental institutions. With the upcoming improved internet infrastructure, South Africa will get more access to the fast paced internet world and therefore more opportunities for Lightspeed to run business. According to the SWOT-analysis Lightspeed will have great opportunities to increase its business and sustain a potential big growth. This is derived from the fact that Lightspeed is making use of a young and dynamic team with strong social media capabilities and a clear focus on what they want to sell to their clients. However, internal systems and strategies could be improved as well as the way of dealing with continuous new ideas and input from anyone in the team. Also Lightspeed should be aware of the value of its employees. It is important to sustain the current approach of treating its employees and important to have a consistent team. With the use of a balanced scorecard Lightspeed will have more guidance when it comes to executing actual business goals. Many ideas are often appointed, but less ideas do get executed. Financial wise, Lightspeed wants to make use of its high profit margin. Therefore, in the balanced scorecard, many key success factors are derived from this financial fact. Also, Lightspeed wants to become a major player on the market of Wordpress. Initiatives for this are related to the social events that Lightspeed is planning to organise. More than that, initiatives are developed from the idea of more structured working and standardisation. This initiative can also be found in the objective to improve the project lifecycle. Therefore, Lightspeed can make use of the new designed project lifecycle where strict sign-off points have to be maintained. Also, new project management documentation must be created in order to give more guidance to the process and the clients involved in the process. Once this is done a project manager should make sure that again everyone in the company is up-to-date and knows what regulations are being used during the process with a client and associated project. 2

17 Introduction Once the firm has specified its objectives, it begins with its current situation to devise a strategic plan to reach those objectives such as improvement of a project management process. Changes in the external environment often present new opportunities and new ways to reach the objectives. An environmental scan is performed to identify the available opportunities. The firm also must know its own capabilities and limitations in order to select the opportunities that it can pursue with a higher probability of success. The situation analysis therefore involves an analysis of both the external an internal environment. Including the external environment scan also the associated competitors will be analysed. Including the internal environment scan, use of the internal communication will be analysed. Based on this, Lightspeed`s strengths, weaknesses, opportunities and threats will be indentified, as well as the strategic positioning of the current situation. When both, external and internal elements are analysed, the desired situation will be formulated. A Balanced Scorecard will be designed including new organisational goals and improvement actions. After this an appropriate change approach and select methods of intervention will be formulated. Finally, a conclusion and recommendations on the change process will be given. On the next page, the used model for executing this research can be found. 3

18 Figure 1: Integrated model for change 1 The integrated model for change has been used so far, until the moment of implementation. This report will give guidelines and recommendations on how to change and what realistic targets can be pursued. After this Lightspeed needs time to implement the change strategy where after the implementation will be evaluated and a new loop can be executed. Continuous improvement is the key word in this approach. 1 Ref. to Verandermanagement, Henk Kleijn and Fred Rorink, 2010, a model for planned change. Combined with compilation author 4

19 Internal analysis History Lightspeed began by servicing small and medium-sized businesses computer hardware and software (Windows, Linux and Macintosh) requirements. In January 2006, Lightspeed employed nine people, achieved a turnover of 1.26 million ZAR and a small profit of about 50,000 ZAR. The business was reregistered as a CC and the service offering was expanded to include system maintenance and web services. During the course of 2006 the business s profit margins steadily began to narrow. The industry experienced a shift where the supply of hardware and support services started to far outweigh the demand, resulting in a cut-throat pricing environment. At this time Ashley began researching alternative IT industries, using his keen interest in and extensive knowledge of the web, Open Source technologies and the SME market as a foundation to move Lightspeed into operating in a new business arena. A shift in the business focus was also a personal goal for Ashley who was seeking to live a more balanced life with a career that afforded him the opportunity to make money from doing something he is passionate about. The concept and name for feedmymedia was born in June The idea began taking shape at a Geek event where Ashley engaged with innovative and forward-thinking entrepreneurs and specialists working with bleeding edge19 Open Source technologies. Already it was clearly evident that there was massive shift into the social media marketing world for businesses and the tools to achieve this easily, effectively and efficiently became more and more available. In October 2006 feedmymedia.com was registered and the formulation of a business strategy began. In late 2006 Ashley Shaw applied to the Business Place for assistance which was granted in the form of four vouchers awarded over the next 1.5 years. The first, a business administration voucher, aided Lightspeed in compiling a business administration manual. The next voucher was for a due diligence exercise and resulted in the formulation of a business plan as well as information that led to Lightspeed downsizing and shifting its focus. The next voucher was for payroll assistance and the final voucher was for a new business plan that helped establish the basis for this plan. In late 2007 Lightspeed entered the social media web development market. As of 1st September 2007 Lightspeed no longer provided support services and the team was down sized. Ashley ensured that he was actively involved in assisting his ex-employees in pursuing other employment opportunities. In 2008 Lightspeed continued with a two-man formation, Warwick and Ashley and joined by one free lancer Nielo. Lightspeed re-engineered its strategy and focus. The trends which Ashley had been witnessing on the growing and dynamic internet market were included in its focus. During this period Lightspeed had two interns Stephan and Mart. Both wrote thesis on the company and helped to develop a new strategy. 5

20 In 2009 Lightspeed started to increase its turnover radically. The company recruited new employees and expanded on all fronts. During this period Lightspeed had three interns, Frank, Linda and Pieter. The interns developed an HR-plan and another two business plans. They helped with a lot of marketing and recruitment research. Ashley also started with a business development program named Velociti with his own business mentor. In the beginning of 2010, Lightspeed won the Velociti business development program, which is specially designed for IT entrepreneurs. Lightspeed started to expand their human resources and now in 2011 exists of a team of 11 members. A variety of website development and related services are provided by the core team. Based on the extensive skills it allows Lightspeed to complete a number of simple to complex website projects concurrently, from smaller scale start-ups to large scale digital publishing platforms and social networks, all the way through to e-commerce. Target group For Lightspeed we define two major target groups known as Online publishing houses and Small businesses. Approximately 60,000 formal businesses compete in Cape Town for clients, with 2,000 of these based in the ICT sector. In the fourth quarter of 2010 the real gross domestic product at market prices increased by 4,4% quarter-on-quarter, seasonally adjusted and annualized 2. Analysts predict a growth in SA s GDP of between 4.5 and 6% over the next few years. The ICT sector is in a period of increasing activity in the world of Web specifically blog, community and wiki management services, as well as the advent of online social media marketing and related business opportunities. More and more businesses and private individuals are discovering the benefits of using, contributing to and publishing with these online platforms. Lightspeed has an existing client base due to being in business for almost 8 years. The client database is in excess of 300 businesses. Word-of-mouth references are the best source of new business, so Lightspeed believes if they do focus on tailored marketing to this existing client database they can generate leads themselves. The global user base for WordPress and their subsidiary software, it is currently sitting on a number of 19 million WordPress.com sites, where 298 million people view more than 2.5 billion pages each month 3 ; Lightspeed understands that these figures indicate the user base and not the client base. The point is that the number of users increases on a daily basis. The target market is growing as the popularity of the software grows. Target Market The local online market has been growing consistently over the last few years and is predicated to enter a boom period. Revolution of the social internet has captured the attention of both private users as well as businesses who are interested in trying out these new technologies. That is why 2 Ref. to Statistics South Africa: Key findings for the fourth quarter of 2010, Ref. to Statistics WordPress.com,