Inspectieplan Waterkeringen Waterschap Roer en Overmaas

Transcriptie

1 Inspectieplan Waterkeringen 2014 Waterschap Roer en Overmaas Versie 1.0, corsa april /22

2 Versiebeheer Nr. Auteur Datum Aard van de wijziging Jeuriëns/Brouwers/Potter Eerste definitieve versie Distributielijst Aan Versie Datum laatste versie Afdelingshoofd Projecten en Waterkeringen MO Manager onderhoud Regiomanagers Rayonbeheerders van de rayons 1, 2, 3, 4, 7, 8 Coördinator Handhaving Coördinator Vergunningverlening en plantoetsing Senior Projectleiders Beleidsadviseurs Waterkeringen Onderhoudsmanagers versie Akkoord door datum paraaf ir. E.J.M. Keulers MMO, hoofd Projecten en Waterkeringen /22

3 Inleiding INSPECTIEPLAN LEGT UITVOERING EN VOORWAARDEN VAST Doel van het inspectieplan: professionaliseren van de uitvoering Aanleiding en verbetering Het inspectieplan heeft een brede scope Juridische context Inhoudelijke context van het inspectieplan Onderhoudsbeleid Handhavingsbeleid Toetsing op veiligheid Klanten van het inspectieproces Uitvoering van het inspectieplan in de organisatie DE INSPECTIESTRATEGIE Te inspecteren keringen Inspectiedoelen Inspectietypen Hoofdplanning / Jaarcyclus van het inspectieproces Toelichting op de gewenste frequenties ORGANISATIE VAN INSPECTIES Inleiding Het procesonderdeel visuele inspecties in de gehele procesarchitectuur Databeheer inspectie Risicoanalyse Rapportages als ijkmoment van alle evaluaties Evaluaties...20 BIJLAGEN...21 A. Overzichtskaart Waterkeringen Waterschap Roer en Overmaas /22

4 Inleiding Dit document bevat de beschrijving van het huidige inspectieproces van waterkeringen in beheer bij het Waterschap Roer en Overmaas. Er is bewust voor gekozen om het proces niet in detail uit te werken, maar een dekkende beschrijving op te stellen die in 2014 een startpunt is voor verdere gestructureerde verbeteringen. Daarbij sluit Waterschap Roer en Overmaas aan bij de ontwikkelingen binnen de Professionalisering Inspectie Waterkeringen die wordt getrokken door de STOWA. Het hoofddocument is beperkt gehouden en de werkinstructies waar in dit document naar wordt verwezen bevatten de beschrijving van de te verrichten handelingen. Doelgroep van dit inspectieplan zijn de direct uitvoerenden van de processen waarbinnen inspecties worden uitgevoerd (rayonbeheerders, toezichthouders, projectleiders, vergunningverleners en de verantwoordelijke managers) en de direct betrokkenen (klanten). Voor de uitvoerenden geeft het de werkwijze en inzicht in het inspectieproces en de verschillende deelprocessen. Voor de betrokkenen geeft het een overzicht en inzicht in het inspectieproces en op welke wijze hun klantvraag wordt ingevuld en beantwoord. In het kwaliteitshandboek zijn voor een groot aantal primaire processen de onderlinge samenhang op een vrij hoog abstractieniveau beschreven. Dit inspectieplan geeft nadere invulling van deze onderlinge samenhang voor de uitvoering van inspecties aan de waterkeringen. Dit inspectieplan levert mogelijke verbeteringen ten aanzien van de ISO processen op die in het kader van het kwaliteitsmanagement kunnen worden geïmplementeerd. Hoofdstuk 1 bevat de aanleiding, context en globale inhoud van het inspectieproces Hoofdstuk 2 beschrijft de inspectiestrategie. Hoofdstuk 3 gaat in op de organisatorische kant van het inspectieproces, waaronder de rapportages en de verbeteringen. Het waterschap heeft medio 2014 een Plan van aanpak voor de implementatie van het Kader Zorgplicht Primaire Waterkeringen opgesteld (corsanummer ). Deze eerste versie van het inspectieplan bevat al een groot aantal (nog door te voeren) verbeteringen. De wijze waarop, tempo en volgorde van verdere verbetering is afhankelijk van de ervaringen met dit inspectieplan. Hiermee zet Waterschap Roer en Overmaas een stap in het verder professionaliseren van het beheer van waterkeringen. Dit inspectieplan Waterkeringen wordt jaarlijks geëvalueerd, waarbij verbeteringen input zijn voor de jaarplannen en werkinstructies /22

5 1 INSPECTIEPLAN LEGT UITVOERING EN VOORWAARDEN VAST 1.1 Doel van het inspectieplan: professionaliseren van de uitvoering Waterschap Roer en Overmaas is verantwoordelijk voor het beheer van de waterkeringen in zijn beheergebied. Inspecties zijn onderdeel van het algemene beheer van waterkeringen. Dit algemene beheer bepaalt de uitgangspunten en doelstellingen van inspecties waarbij de volgende aspecten van belang zijn: 1. Voldoen aan het veiligheidsniveau. 2. Onderbouwing en verantwoording van de ingezette middelen. 3. Informatieverstrekking aan de werkprocessen van het inspectieproces: o.a. onderhoud, handhaving, vergunningverlening, toetsing, grondzaken, projecten en calamiteiten. Doel van het inspectieplan is het bieden van een toetsbare basis voor de professionalisering van het inspectieproces. Dit plan gaat over de volledige uitvoering en inrichting van het inspectieproces, het benoemen van de verbeter- en ontwikkelpunten en het mogelijk maken om hier gestructureerd en planmatig op te sturen. Het inspectieplan beschrijft hiertoe de inspecties in de volledige breedte (alle deelprocessen) en in de diepte (het bevat in de bijlagen de huidige werkinstructies). Het inspectieplan richt zich op meer dan alleen de waarneming zelf: de volledige inspectie bestaat uit 4 delen: Waarneming: Het inwinnen en vastleggen van informatie over de staat van de kering. Bijv. vastleggen schades aan de grasmat. Diagnose: Het toekennen van waarde aan de ingewonnen informatie Bijv. zijn de beschadigingen alleen een onderhoudsprobleem of ook een gevaar voor de veiligheid? Prognose De staat van de kering in de tijd bepalen. Bijv. de schade zal autonoom dusdanig verslechteren, dat de beschadigingen aan de grasmat in de toekomst een gevaar voor de veiligheid vormen Operatie Bepalen welke maatregelen, fysiek en/of administratief, genomen dienen te worden op basis van de voorgaande stappen. Bijv. afdeling Onderhoud en Calamiteiten opdracht geven tot het uitvoeren van klein onderhoud of door het team handhaving een onderhoudsplichtige aanschrijven. Het inspectieplan beschrijft van al deze onderdelen zowel de wijze van uitvoering (wie doet wat wanneer en hoe), als de organisatorische voorwaarden (opleiding/kennis, procedures, instrumenten, etc.). Een generieke beschrijving van het inspectieproces is weergegeven in Figuur 1.1. De samenhang tussen deze processen bepaalt de kwaliteit van het inspectieproces, maar ook de wijze waarop ze op elkaar zijn afgestemd en de invulling van ieder deelproces afzonderlijk. Sturing op alle deelprocessen is noodzakelijk om een goed eindresultaat van de inspecties te waarborgen /22

6 Figuur 1.1 De 4 hoofdstappen in het inspectieproces maken gebruik van een consistent opgezet databeheer. 1.2 Aanleiding en verbetering Waterschap Roer en Overmaas heeft meerdere aanleidingen om een inspectieplan op te stellen: 1. Het effectiever uitvoeren van de inspectie: werkprocessen beter bedienen. 2. Het efficiënter uitvoeren van de inspectie: betere afweging van inzet. 3. Invulling geven aan Kader Zorgplicht Primaire Waterkeringen 4. Aantoonbaar invulling geven aan de wettelijke beheerverplichting. Dit inspectieplan beschrijft de uitvoering en organisatie van de visuele inspecties van de waterkeringen in beheer bij het Waterschap Roer en Overmaas. Om hieraan te kunnen voldoen moet het inspectieproces en de inrichting ervan georganiseerd worden. Het inspectieplan bevat alle inhoudelijke en organisatorische keuzes en acties voor de inrichting en uitvoering van visuele inspecties, en het verbetertraject voor het professionaliseren van de inspecties waterkeringen. De inspecties worden wel uitgevoerd door vakbekwame en taakgerichte mensen, maar het proces is in haar huidige vorm nog onvoldoende uitgewerkt. Hierbij kan worden opgemerkt dat het waterschap nog niet optimaal gebruik maakt van nieuwe ontwikkelingen. Het opstellen van het inspectieplan sluit tevens aan bij andere ontwikkelingen bij Waterschap Roer en Overmaas: Ontwikkeling OBS (Onderhoud Beheer Systeem). Het professionaliseren van het beheerproces; Zaaksgewijs werken (Van Zoeken naar Vinden) Het beheerssysteem (IRIS) en de datamodellen voor de kernregistratie waterkeringen worden aangepast. De implementatie van risico-gestuurd Toezichthouden. 1.3 Het inspectieplan heeft een brede scope Dit plan betreft alle visuele inspecties van de objecten in/op en onderdelen van primaire, regionale en overige keringen. Daarnaast bevat het plan een beperkt deel van de navolging van inspecties, met name de input voor het onderhoudsproces en handhavingproces. Dit heeft als praktische reden dat de uitvoering van beiden bij de waarnemers (rayonmedewerkers voor onderhoud en toezichthouders voor geprioriteerde /22

7 handhavingstrajecten) ligt: dit levert een effectieve en efficiënte werkwijze op. Een strikte scheiding leggen in het dagelijkse werk is niet mogelijk. Visuele inspecties zijn inspecties waarbij de waarneming visueel is uitgevoerd door mensen. Deze inspecties zijn gericht op: 1. Bepalen actuele toestand; Inventariseren van alle schades aan keringen. 2. Handhaving van de keur Het handhaven van de keur betreft het controleren op overtredingen van de keur, onderliggende beleidsregels en vergunningenvoorschriften. 3. Bewaken van het eigendom Waterschap Roer en Overmaas heeft een groot aantal keringen in beheer waarvan ze ook eigenaar van is. Vanuit deze eigenarespositie bewaakt ze of er geen activiteiten van derden plaatsvinden die niet geregeld zijn. 4. Toezicht houden op onderhoud Inspectie op (wijze van uitvoering en resultaat van) onderhoudswerkzaamheden van aannemers en onderhoudsplichtigen (incl. inschakeling derden). Onder deze werkzaamheden vallen o.a. beweiding, maaibeheer, groenonderhoud, en uitvoeren kleine herstel werkzaamheden. Buiten de scope van dit plan vallen: 1. niet-visuele inspecties zoals de Toetsing op Veiligheid, waarvan o.a. de monitoring van de dijkvegetatie deel uit maakt. 2. de Hoogwaterinspecties: deze staan in het Hoogwaterbestrijdingsplan 3. Inspecties tijdens Hoogwateroefeneningen, deze waarnemingen worden door de kadewachtorganisatie vastgelegd. Bevindingen van deze inspecties zijn o.a. input voor de processen Onderhoud en Handhaving. 1.4 Juridische context Krachtens de Waterschapswet, de Waterwet en het reglement heeft Waterschap Roer en Overmaas de taak voor de waterstaatkundige verzorging van het door haar beheerde gebied. Dit betekent dat Waterschap Roer en Overmaas onder andere de zorg heeft voor de waterkeringen in het door haar beheerde gebied. Hoe zij de zorg invulling geeft heeft ze op hoofdlijnen uitgewerkt in het Waterbeheerplan (corsanummer ), waarvan het Beheerplan Waterkeringen (corsanummer ) de onderliggende stukken bevat. Artikel 2.2 Waterwet bevat normen voor primaire waterkeringen. Deze normen bepalen het beschermingsniveau dat een primaire kering tegen overstromingen moet bieden. Specifiek ten aanzien van de primaire keringen heeft de beheerder de opdracht om ervoor te zorgen dat deze keringen aan de normen voldoen en blijven voldoen. Dit is een algemene instructie, waarbij de beheerder beoordelingsvrijheid hebben om te bepalen op welke wijze invulling wordt gegeven aan deze plicht. Om goed invulling te geven aan deze zorgplicht, zal de waterkering beheerder continu inzicht moeten hebben in de feitelijke toestand van de waterkeringen. Daarvoor zal onder andere inspectie en monitoring van de kering nodig zijn. Periodiek dient de beheerder verslag uit te brengen over de beoordeling van de waterstaatkundige toestand en de veiligheid van de kering (periodieke toetsing) /22

8 1.5 Inhoudelijke context van het inspectieplan Onderhoudsbeleid Waterschap Roer en Overmaas heeft in het beheerplan Waterkeringen op hoofdlijnen het generieke en daarmee uniforme onderhoudsbeleid en de benodigde sturingsinstrumenten vastgesteld voor zowel het onderhoud van groene keringen als van keringen bestaande uit harde constructies en kunstwerken. Het beheerplan dient als uitgangspunt- c.q. vertrekpunt voor de uitwerking van een Beheeren onderhoudsplan op tactisch en operationeel niveau. De uitwerking vormt de basis voor het in de praktijk uitvoeren van het onderhoud middels op te stellen beheer- en onderhoudsplannen waarin het specifieke onderhoudsbeleid vertaald wordt in concrete werkzaamheden. Het onderhoudsregiem van de grasmat bij de zogenaamde groene keringen is naar aanleiding van de evaluatie Vegetatie op de Maasdijken (Eureco, febr. 2010) deels bijgesteld. Keur Handhavingsbeleid Waterschap Roer en Overmaas heeft in haar Handhavingsvisie 2011 Handhaven met kennis van water en gevoel voor de omgeving de kaders voor haar handhavingsactiviteiten vastgelegd. De visie geeft richting aan het handhavingsbeleid dat betrekking heeft op de inzet van het beleidsinstrument handhaving. Daarbij is handhaving overigens geen doel op zich, maar een middel om beleidsdoelen te realiseren. Om de komende jaren zo effectief en efficiënt mogelijk uitvoering te geven aan de handhaving, is het van belang dat bij beleidsontwikkeling nadrukkelijk aandacht wordt besteed aan de noodzaak tot regulering, de mogelijkheid tot deregulering alsmede de uitvoerbaarheid en handhaafbaarheid van beleid en regelgeving. Tevens dient de visie als basis voor het jaarlijks op te stellen Toezichtplan. De visie luidt: 'Het bevorderen van normconform gedrag om de waterschapsdoelen te bereiken waarbij zoveel mogelijk wordt getracht het gebruik van herstelsancties in de vorm van repressieve maatregelen te voorkomen.' Cruciaal hierin is een adequaat handhavingsproces waarin de processtappen consequent en in samenhang worden uitgevoerd. Een goede interne samenwerking hierin is van belang. De inspecties dragen bij aan preventieve handhaving door het voeren van preventief toezicht. Daarnaast geven inspecties invulling aan repressieve handhaving: overtredingen worden geconstateerd door de rayonbeheerders en toezichthouders. Vervolgens worden ze of in het ambtelijk voortraject direct door de dijkbeheerder opgelost of, indien dit niet lukt, wordt de betrokkene gewaarschuwd voor mogelijke sancties. Dit is de eerste formele stap in het handhavingsproces Toetsing op veiligheid De wettelijk verplichte Toetsing op Veiligheid heeft op meerdere wijzen een relatie met de inspecties. 1. De resultaten van inspecties kunnen gebruikt worden voor het onderbouwen van het beheerdersoordeel. 2. Inspecties leveren informatie die nodig is voor het uitvoeren van de toetsing. 3. De kennis en expertise uit de Toetsing kan ingezet worden voor complexe situaties /22

9 Primaire keringen De VTV (Voorschrift Toetsing Veiligheid) en de hierbij behorende achterliggende stukken geven richtlijnen waaraan de onderbouwing van het beheerdersoordeel dient te voldoen, met name in het geval van een beheerdersoordeel dat afwijkt van de eindscore op grond van de toetsingsregels. Regionale keringen De Leidraad toetsen op veiligheid regionale keringen (Stowa; 2007) kan worden gebruikt voor het toetsingsproces van de regionale kering Oolderveste. Er is geen formele relatie tussen de toetsing op Veiligheid en het inspectieproces. De waarnemingen kunnen input zijn in het toetsingsproces van de regionale kering. 1.6 Klanten van het inspectieproces Het inspectieproces maakt onderdeel uit van het beheer van de waterkeringen en is op meerdere manieren gekoppeld aan de beheerprocessen. Het inspectieproces levert informatie aan andere werkprocessen. Er vindt ook uitvoering plaats door de uitvoerders van het inspectieproces van de processen onderhoud en handhaving. Deze paragraaf geeft per klant een specificatie van de opdracht en eisen aan uitvoering. Het inspectieproces heeft de volgende inhoudelijke werkprocessen als klant: Klant Type klantwens Beschrijving Onderhoud Informatiebehoefte Schades aan keringen, inclusief locatie, afmetingen en gewenste maatregel. Uitvoering Toezicht houden op uitvoering van onderhoud, voorjaars- en najaarsinspectie. Handhaving Informatiebehoefte Aanleveren keurovertredingen voor start Repressieve handhaving. Uitvoering Eerstelijns handhaving, communicatie en advies Vergunningverlening Informatiebehoefte Voorinformatie over niet vergunde situaties Uitvoering Informeren overtreders over het traject van vergunningverlening. Toezicht op het naleven van vergunningvoorschriften. Toetsing Informatiebehoefte Meerjarige informatie over geregistreerde schades aan keringen. Uitvoering Nvt Grondzaken Informatiebehoefte Adviseren over het gebruik van privaatrechtelijk eigendom. Uitvoering Toezien op de schending van privaatrechtelijke overeenkomsten en eigendommen. Nieuwe werken / projecten Informatiebehoefte Uitvoering Calamiteiten Informatiebehoefte Actuele toestand Uitvoering Tabel 1.1 overzicht van klanten van inspecties en klantwensen Informatie over de bestaande toestand Informatie inbrengen in het betreffende project Informatie inbrengen ten behoeve van de bestrijdingsplannen /22

10 Naast de inhoudelijke werkprocessen zijn er 3 andere klanten: 1. De lijn: management, bestuur, toezichthouder die geïnteresseerd is in en deels verantwoordelijk voor het professioneel uitvoeren van het inspectieproces. 2. De lijn: bestuur, toezichthouder, maatschappij die geïnteresseerd is in het veiligheidsniveau van de waterkeringen. 3. Communicatie: omgeving. Klant Management, bestuur en toezichthouder Bestuur, toezichthouder, maatschappij Omgeving: Tabel 1.2 overzicht van klanten van de resultaten inspecties en klantwensen Informatiebehoefte Mate waarin de inspecties professioneel en volgens plan zijn uitgevoerd. Verbeterstrategie: planning en verbetervoorstellen. Mate waarin zich er afwijkingen van het veiligheidsniveau hebben voorgedaan of zich nog voordoen en hoe daarbij wordt gehandeld. Informatie over de inspecties en de actuele staat van de waterkeringen Binnen het waterschap zijn indicatoren voor deze klantwensen benoemd en rapportage hierop vindt plaats in de Management rapportage. Gezien de relatief korte tijd dat het waterschap bezig is met de ontwikkeling van sturing op indicatoren, zijn deze indicatoren nog in ontwikkeling. De samenhang van de werkprocessen is voor de in het kwaliteitshandboek beschreven processen verder uitgewerkt in paragraaf 2.8 van dit inspectieplan. 1.7 Uitvoering van het inspectieplan in de organisatie Het inspectieplan verschaft helderheid over de positionering van het inspectieproces binnen de afdelingen van het waterschap, de hier uit vloeiende taken en (voor zover van toepassing) de betrokken medewerkers. Het Afdelingshoofd Projecten en Waterkeringen is binnen Waterschap Roer en Overmaas verantwoordelijk voor het organiseren en uitvoeren van de zorgplicht op de waterkeringen en daarmee ook voor de inspecties van de waterkeringen. De afdeling Onderhoud en het team handhaving coördineren het inspectieproces nagenoeg volledig, van organisatie tot opdrachtverstrekking. De afstemming en coördinatie van de inspecties en eventuele vervolgacties vinden plaats binnen de zorgplicht. De rayonbeheerders, voeren het overgrote deel van de waarnemingen uit. De overige onderdelen van het inspectieproces (diagnose, prognose en operationalisering) worden ingevolge variant 1 van de Bouwstenen professionele inspectie van de STOWA door beleidsadviseurs Waterkeringen en de dijkinspecteur verricht. Specifiek geplande inspecties worden door of onder supervisie van de toezichthouders van het team handhaving dan wel de beleidsadviseurs Waterkeringen uitgevoerd. In dit geval kan de diagnose in het veld worden uitgevoerd. In alle gevallen kan worden teruggevallen op databeheer binnen het OBS en Corsa en experts voor second-opinion in de diagnose. Voor de rayonbeheerders en de toezichthouders zijn de taken beschreven. Voor de overige teams/afdelingen is dit deels op team/afdelingsniveau gedaan /22

11 De betrokken afdelingen en medewerkers en hun taken binnen het inspectieproces (per ): Stap Taak/werkzaamheid Afdeling/medewerker Inrichting inspectieproces Opdrachtgever inspecties Afdelingshoofd Projecten en Waterkeringen (eindverantwoordelijke) Opstellen en actualisatie inspectieplan Afdeling Projecten en Waterkeringen Beleidsadviseurs Waterkeringen Voorbereiden inspecties Voorbereiding intern Afdeling Onderhoud en Calamiteiten/Middelen Rayonbeheerder Afdeling Beheer, team Handhaving toezichthouders Aankondiging media etc Afdeling Beheer, team Handhaving toezichthouders Uitvoeren inspecties Waarnemen Afdeling Onderhoud en Calamiteiten/Middelen Rayonbeheerders Afdeling Beheer, team Handhaving toezichthouders Diagnose Afdeling Projecten en Waterkeringen Beleidsadviseurs Waterkeringen Afdeling Beheer, team Handhaving gediplomeerd inspecteur Waterkeringen toezichthouders Prognose Afdeling Projecten en Waterkeringen Beleidsadviseurs Waterkeringen Rapportage en gegevensverwerking Afdeling Projecten en Waterkeringen Beleidsadviseurs Waterkeringen Vervolgacties Handhaving Afdeling Beheer, team Handhaving Coördinator Handhaving Onderhoud Afdeling Onderhoud en Calamiteiten/Middelen Onderhoudsmanager/rayonbeheerder Verbetering Tabel 1.3 taken van betrokken medewerkers en afdelingen Afdeling Projecten en Waterkeringen /22

12 2 DE INSPECTIESTRATEGIE Het Waterschap Roer en Overmaas hanteert vanaf 2014 voor de processen onderhoud en handhaven verschillende inspectiestrategieën. Zo wordt bij inspecties voor het proces onderhoud gebruik gemaakt van een inspectiestrategie die uniform is per type kering. Hierbinnen is geen onderscheid gemaakt naar de risico s van specifieke kenmerken van keringen. Ten behoeve van de inspecties voor het proces handhaven is in 2013 een risicoanalyse doorgevoerd welke heeft geleid tot een op basis van risico s geprioriteerde planmatige opgave zoals opgenomen in het Meerjarenplanning/jaarplanning 2014 Toezicht en Handhaving. De hierbij gehanteerde definitie van risico is risico = kans op een ongewenste gebeurtenis * de gevolgen van de ongewenste gebeurtenis. Deze is als uitgangspunt genomen voor het opstellen van het risico gestuurde inspecteren. Ongewenste gebeurtenissen zijn schades aan de waterkering, overtredingen van keur of vergunningsvoorschriften, afwijking van bestek voorschriften of schending van het eigendom van het waterschap. De inspectiestrategie geeft inzage in de informatiebehoefte, de (jaarlijkse) uitvoeringsplanning van de deelprocessen en van de globale wijze waarop de inspecties worden uitgevoerd. 2.1 Te inspecteren keringen In het beheergebied van het waterschap zijn 19 dijkringen (76a en b, 77, 80 tot en met 95) aanwezig. Hier binnen zijn een drietal soorten waterkeringen te weten primair, regionaal en overig met een totale lengte van respectievelijk meter, meter en meter. Zie bijlage A. In de dijkringen 90 en 93 (Limmel en Bosscherveld) bevinden zich twee sluizencomplexen waarvan het waterekeringenbeheer bij Rijkswaterstaat ligt. Verder informatie over de waterkeringen (primair/secundair/overig) is te vinden/raadplegen via R \ infosys \ raadplegen beheersobjecten. Een overzichtskaart is als bijlage A bijgevoegd. 2.2 Inspectiedoelen De inspectiestrategie van Waterschap Roer en Overmaas onderscheidt 4 generieke doelen van inspecties (zie ook Tabel 2.1): 1. Bepalen actuele toestand 2. Handhaving van de keur 3. Bewaken van het eigendom 4. Toezicht houden op onderhoud /22

13 2.3 Inspectietypen De inspectiestrategie van Waterschap Roer en Overmaas onderscheidt 10 typen inspecties. Deze zijn in onderstaand figuur gekoppeld aan de generieke doelen van inspecties. Doelen: Type inspectie Onderhoudsronde 1. Onderhoudsinspecties Reactieve inspecties; klachtensysteem/waterwacht/ na 2. hoogwater Maas/na storm Handhavingsronde Planmatige inspecties Waterkerende 3. voorzieningen Roulerende inspecties; controle vergunningen en geaccepteerde 4. meldingen Reactieve inspecties; klachten systeem / OBS / Waterwacht Keurcontrole geprioriteerde Waterkeringen Inspectieronde 7. Helikoptervlucht 8. Voorjaar 9. Najaar 10. Vooroever inspectie Bepalen toestand Handhaving van de Keur Bewaken van eigendom Toezicht houden op onderhoud Tabel 2.1 De doelen per type inspectie Nadere beschrijving van de doelen per inspectietype Inspectietype Beschrijving van het doel Onderhoudsronde 1. Onderhoudsinspecties Inspectie op (wijze van uitvoering en resultaat van) onderhoudswerkzaamheden van aannemers en onderhoudsplichtigen (incl. inschakeling derden). Onder deze werkzaamheden vallen o.a.: beweiding, maaibeheer, groenonderhoud, en uitvoeren kleine herstel werkzaamheden. 2. Reactieve inspecties; klachtensysteem/waterwacht/ na hoogwater Maas/na storm Handhavingsronde 3. Planmatige inspectie Waterkerende voorzieningen 4. Roulerende inspecties; controle vergunningen en geaccepteerde meldingen 5. Reactieve inspecties; klachten systeem / OBS / Waterwacht 6. Keurcontrole geprioriteerde Waterkeringen Op verschillende manieren komen meldingen van (mogelijke) schadebeelden en ongewenste situaties binnen, die d.m.v. inspecties worden geverifieerd. Reactieve inspecties worden ook nav hoogwater Maas of storm uitgevoerd Jaarlijkse fysieke inspectie van alle waterkerende voorzieningen in beheer bij WRO, Gemeenten en WBL Nadat de vergunningen zijn verleend en de gesprekken met de vergunninghouder heeft plaats gevonden, vindt controle plaats op de vergunningsvoorwaarden. Op verschillende manieren komen meldingen van (mogelijke) overtredingen van de voor het waterschap relevante Wet- en regelgeving bij het taakveld 'Handhaving' binnen. Controle hoog risico waterkeringen op naleving verplichtingen op grond van de keur en voorschriften uit afgegeven vergunningen, alsmede controle op mogelijke /22

14 Inspectietype Beschrijving van het doel overtredingen van de Keurbepalingen. Inspectieronde 7. Helikoptervlucht Om een snelle indruk(algemene check) te krijgen van de toestand van de waterkering in het gebied worden de waterkeringen m.b.v. een helikoptervlucht geïnspecteerd. De eerste inspectievlucht vindt plaats direct na het hoogwaterseizoen in de maand april. Het doel van de vlucht is het signaleren van beschadigingen van de waterkering en drijfvuil op de waterkering of in de nabijheid van de waterkering en keur overtredingen en/of vastleggen van de waarnemingen uit de voorjaarsinspectie. De tweede inspectievlucht vindt plaats na de start van het hoogwaterseizoen te weten half oktober begin november. Het doel van de vlucht is het signaleren van het gebruik van de waterkering (belopen, begrazen, beschadigingen van de grasmat) en beschadigingen door graafwerkzaamheden door derden en keur overtredingen en/of vastleggen van de waarnemingen uit de najaarsinspectie. 8. Voorjaar Nagaan welke gevolgen het hoogwaterseizoen heeft gehad op de staat van de waterkering. Systematische en gedetailleerde inspectie op de staat van de waterkering; hieronder vallen bekledingen (groen en steen) / vooroever / drijfvuil en harde en demontabele (incl. nood-) keringen. Schadebeelden en vorm van de vooroever bepalen. 9. Najaar Nagaan of de waterkering in goede staat verkeert voor de komende hoogwaterperiode. Controle op schade bekleding, werkzaamheden / vergunningen, vee van de kering, onderhoud derden, onderhoudsovereenkomsten, harde en demontabele (incl. nood-) keringen. Schadebeelden en vorm van de vooroever bepalen. 10. Vooroever-inspectie* Gezamenlijke inspectie met RWS om schadebeelden en vorm van de vooroever bepalen. Tabel 2.2 Nadere beschrijving van de doelen per type inspectie *Deze inspectie is voor het jaar 2014 nog niet ingepland in afwachting van overleg met RWS. 2.4 Hoofdplanning / Jaarcyclus van het inspectieproces Het inspectieproces beslaat een cyclus van een jaar. De planning van het inspectieproces bestaat uit jaarlijkse planbare inspecties en jaarlijkse niet in de tijd planbare inspecties; Niet planbare inspecties zijn: Roulerende inspecties; controle vergunningen en geaccepteerde meldingen Reactieve inspecties; klachten systeem / OBS / Waterwacht / inspecties na hoogwater Maas/Storm Voor de planbare inspecties 2014 geldt de volgende jaarlijkse inspectiefrequentie en hoofdplanning: Inspectietype Onderhoudsinspecties beweiding, Inspectiefrequentie per jaar 3 Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec maaibeheer, 2-3 groenonderhoud, variabel /22

15 Inspectietype uitvoeren kleine herstel werkzaamheden Planmatige inspectie Waterkerende voorzieningen Keurcontrole geprioriteerde Waterkeringen Helikoptervlucht Inspectiefrequentie per jaar variabel x Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Voorjaar 1 x Najaar 1 x Vooroever inspectie 1 x (nog niet ingepland) Tabel 2.3 Planning per type inspectie Ter aanvulling zie de volgende documenten: t/m : Jaarplanning inspecties 2014 incl. voorbeelden werkorders inspectie : toezichtsformulier maaibeheer : Notitie Handhavingsareaal : Meerjarenplan toezicht , risicoanalyse en prioritering inventarisatie Handhaving uitgevoerd in : Meerjarenplan toezicht , jaarschijf 2014 inspectieplan Handhaving Waterkeringen 2.5 Toelichting op de gewenste frequenties Voor het handhaven van de keur en het houden van toezicht is uitgegaan van het mechanisme dat investeren in preventieve en planmatige handhaving het meest efficiënt is. Het in een vroeg stadium van overtreding handhaven reduceert irritatie bij de omgeving, navolging door derden, inzetten van (relatief tijdrovende) repressieve handhaving en beperkt onveilige situaties. De inzet van handhaving is gebaseerd op de in 2013 uitgevoerde risicoanalyse. De verwachtingen binnen Waterschap Roer en Overmaas zijn dat het aantal overtredingen bij planmatige handhaving op den duur sterk zal afnemen. Inspectietype Onderhoudsinspecties beweiding, X per Toelichting op frequenties jaar 3 1. samen met contractant/opdrachtnemer nalopen te beweiden trajecten/ afspraken bijzonderheden vastleggen, 2. tussentijdse controle, 3. eindcontrole. maaibeheer, 2-3 Inspectie vindt plaats na elke maaibeurt groenonderhoud, variabel Groenonderhoud word bestek matig uitgezet in de maanden januari t/m maart en september tot en met december. Tijdens en direct na het uitvoeren van deze werkzaamheden vindt inspectie plaats op de uitgevoerde werkzaamheden. uitvoeren kleine herstel werkzaamheden variabel Deze werkzaamheden vinden gedurende het gehele jaar plaats, waarbij de opdrachten en bijbehorende inspecties worden ingepland /22

16 Inspectietype Planmatige inspectie Waterkerende voorzieningen Keurcontrole geprioriteerde Waterkeringen X per Toelichting op frequenties jaar 1 Ten behoeve van de inspecties voor het proces handhaven is in 2013 een risicoanalyse doorgevoerd welke heeft geleid tot een op basis van risico s geprioriteerde planmatige opgave zoals opgenomen in het Meerjarenplanning/jaarplanning 2014 Toezicht en Handhaving. Deze is als uitgangspunt genomen voor het opstellen van de jaarlijks uit te voeren inspecties. 1 Ten behoeve van de inspecties voor het proces handhaven is in 2013 een risicoanalyse doorgevoerd welke heeft geleid tot een op basis van risico s geprioriteerde planmatige opgave zoals opgenomen in het Meerjarenplanning/jaarplanning 2014 Toezicht en Handhaving (corsa nummer ). Deze is als uitgangspunt genomen voor het opstellen van de jaarlijks uit te voeren inspecties. Toezicht op de keur en eigendom vraagt een hogere frequentie in de zomer, dan in de winter Helikoptervlucht 2 Ten behoeve van de inspecties voor het proces handhaven is in 2013 een risicoanalyse doorgevoerd welke heeft geleid tot een op basis van risico s geprioriteerde planmatige opgave zoals opgenomen in het Meerjarenplanning/jaarplanning 2014 Toezicht en Handhaving. Deze is als uitgangspunt genomen voor het opstellen van de jaarlijks uit te voeren inspecties. Voorjaar 1 x Zie Tabel 2.2 Nadere beschrijving van de doelen per type inspectie Najaar 1 x Zie Tabel 2.2 Nadere beschrijving van de doelen per type inspectie Vooroever inspectie 1 x (nog -- niet ingepland) Tabel 2.4 Toelichting frequentie per type inspectie /22

17 3 ORGANISATIE VAN INSPECTIES 3.1 Inleiding Dit hoofdstuk bevat de basis voor het structureel sturen op verbeteringen van het inspectieproces. De voorwaarden aan de organisatie in de Handreiking Inspectie Waterkeringen geven voor het eerst invulling aan de professionalisering van inspecties. Waterschap Roer en Overmaas heeft ervoor gekozen om de voorwaarden grotendeels over te nemen. De basis voor de specifieke kwaliteitszorg van inspecties ligt in de aanpak van de inrichting en uitvoering. Het belangrijkste kenmerk is daarbij planmatig en systematisch werken. De volgende onderdelen van het inspectieproces zijn hierin belangrijk: 1. Doelen zijn samenhangend gedefinieerd, evenals aspecten (Plan); 2. De Handreiking Inspectie Waterkeringen vormt een kader voor normering van de kwaliteit (Plan); 3. Het geheel aan activiteiten, afspraken en resultaten is vastgelegd in een inspectieplan (Plan en Do); 4. Rapportages geven informatie over de gerealiseerde doelen in het inspectieplan. Ze bieden de mogelijkheid om bij te sturen op de resultaten van inspecties uit het inspectieplan. (check en Act). De basis voor planning, sturing en evaluatie is dit inspectieplan. Het belangrijkste instrument voor evaluatie zijn de rapportages. Figuur 3.1 De vergelijking met de Plan-Do-Check-Act cyclus. 3.2 Het procesonderdeel visuele inspecties in de gehele procesarchitectuur De afgelopen jaren heeft WRO de kwaliteit van de organisatie hoog in het vaandel staan. Er zijn grote stappen gemaakt en de komende jaren zal ook nog veel gaan gebeuren. Een van deze stappen is dat het Waterschap sinds 2011 ISO 9001 gecertificeerd is voor de gehele organisatie /22

18 Waterschap Roer en Overmaas heeft een bedrijfsmodel vastgesteld. Hierin zijn onder andere de processen Onderhoud, Handhaving en Aanleg en Verbetering beschreven. Er is geen proces waterkeringen binnen het ISO-proces benoemd. Wel maakt het inspecteren van de Waterkeringen deel uit van de genoemde processen. Figuur 3.2 Bedrijfsmodel Waterschap Roer en Overmaas De in het bedrijfsmodel beschreven processen zijn door middel van de in dat proces geconstateerde waarnemingen aan elkaar gekoppeld. De uitwerking van de processen is opgenomen in het kwaliteitshandboek, dat is te vinden op Intranet. 3.3 Databeheer inspectie Het databeheer rond de inspectie van waterkeringen verkeert nog in de beginfase. Het beheer van kerngegevens en de overige data die behoren bij waterkeringen wordt op dit moment vorm gegeven in de kernregistratie Waterschap Roer en Overmaas. Momenteel wordt IRIS vervangen. Bij het opstellen van dit inspectieplan is er daarom voor gekozen om geen datamodel te bouwen. Dit model zal zich de komende jaren moeten ontwikkelen. De architectuurafspraken zijn hierbij het uitgangspunt, bijv.: archivering en eenduidige opslag van gegevens, reproduceerbaarheid en gebruik van data in gekoppelde processen /22

19 Op dit moment wordt voor het inspectieproces gebruik gemaakt van de volgende applicaties: 1. OBS/Infor EAM 2. Corsa: het registreren van de inspectieformulieren Visuele Inspectie waterkeringen en de inspectierapporten waterkerende voorzieningen 3. GeoWeb 3.4 Risicoanalyse Door het waterschap is een risico dossier opgebouwd voor de inspectie van de waterkeringen. Uit de risico analyse zijn de volgende risico s als belangrijkste naar voren gekomen. Het risicodossier is ingeschreven in corsa onder nummer (Bij ). Risico volgnr Omschrijving van het risico 4 Het kader zorgplicht is onvoldoende geformaliseerd binnen WRO (beschrijven en vastleggen regels, procedures, rollen, taken en verantwoordelijkheden, communicatielijnen) 8 Het informatiemanagement is van onvoldoende kwaliteit 1 De inspectiecyclus wordt niet juist doorlopen 2 De kennis en ervaring van inspecteurs (met name m.b.t. harde keringen en groene keringen) is minder dan verwacht 6 Het technisch kader voor de inspecteurs ontbreekt 7 De prioriteitstelling in de inspectieplannen ontbreekt 3 Er worden geen beheersmaatregelen ingezet m.b.t. afgekeurde dijkvakken 5 Bepaalde dijkvakken kunnen niet worden geïnspecteerd Tabel 3.1 In het risicodossier opgenomen risico s Het risicodossier is een dynamisch document waarin ook de beheersmaatregelen worden beschreven om de risico s te beheersen. 3.5 Rapportages als ijkmoment van alle evaluaties Door het toepassen en het rapporteren van meetbare resultaten wordt het werk van waterschap Roer en Overmaas transparanter en zakelijker. Resultaten en prestaties zijn vastgesteld en over de voortgang en de verschillen tussen het gestelde doel en de werkelijkheid wordt gerapporteerd op basis waarvan de organisatie direct bijgestuurd kan worden. In de huidige opzet is voorzien in 1 jaarlijkse rapportage, gericht op de kwaliteit van het inspectieproces. Dit vormt de basis voor de sturing op handhaven en verbeteren van de kwaliteit. Hierin wordt gerapporteerd of er voldaan wordt aan de kwaliteitsparameters, er afwijkingen zijn van het vastgelegde proces en of de verbetervoorstellen cf. planning zijn gerealiseerd /22

20 Rapportage frequentie Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Managementrapportage 3 Bestuursrapportage 1 Beheerrapportage 1 Tabel 3.2 Rapportage cyclus 3.6 Evaluaties In de jaarplanning is een evaluatie gepland. Deze evaluaties vormen de basis voor jaarlijkse rapportage. Deze rapportage is input voor de indicatoren zoals deze in het Programma Veiligheid zijn benoemd. Rapportage hierop vindt plaats in de Management rapportage. Het jaar 2014 zal als pilotjaar worden gebruikt om te evalueren of de uitvoering van het inspectieplan in de deze vorm binnen de huidige formatie en exploitatie. Voor het realiseren van ingrijpende verbeteringen worden, indien nodig, de budgetten aangevraagd in het reguliere begrotingsproces. Evaluatieagenda 1. evaluatie van het inspectieplan algemeen 2. evaluatie van de werkinstructie 3. bruikbaarheid van de werkinstructies 4. pdca-cyclus 5. verbetervoorstellen kwaliteitssysteem 6. haalbaarheid inspectieplan binnen de huidige bezetting en structuur /22

21 BIJLAGEN A. Overzichtskaart Waterkeringen Waterschap Roer en Overmaas /22

22 A. Overzichtskaart Waterkeringen Waterschap Roer en Overmaas /22