M. Goossens, K. v.d. Heuvel, C. Potuijt, B. v. Hell

Transcriptie

1 VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Van: H. Harskamp Tel.nr. : 8862 Geraadpleegd consulent Datum: 3 februari 2014 Team: ICT Financieel: Tekenstukken: Ja n: 3 Afschrift aan: N.a.v. (evt. briefnrs.): M. Goossens, K. v.d. Heuvel, C. Potuijt, B. v. Hell Onderwerp: hosting Strategische (vak) applicaties en kantoorautomatisering Ja Juridisch Ja Personeel Nee Communicatie Nee ICT Nee Inkoop: Nee Datum: 3 februari 2014 Nummer: 14A Advies: 1. Te besluiten bijgevoegde dienstverleningsovereenkomst (DVO) tussen ICT gemeente Woerden en Ferm Werk aan te gaan voor de hosting van de kantoorautomatisering (KA) en de strategische (vak) applicaties. 2. Een voorziening Hosting in te voeren om de jaarlijkse kosten en toekomstige investeringen uit te dekken. Paraaf team-manager: Begrotingsconsequenties NEE B. en W. d.d.: Portefeuillehouder: - wethouder Schreurs Inleiding:

2 Op 1 januari 2014 is het nieuwe bedrijf "" van start gegaan en zijn de werkzaamheden m.b.t. het taakgebied "werk en inkomen" van de gemeenten Oudewater, Montfoort, Bodegraven-Reeuwijk en Woerden, ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling. Vooruitlopend op deze samenwerking werd per 1 juni 2013 door Gemeente Woerden, al een dienstverleningsovereenkomst (DVO) afgesloten met gemeente Bodegraven-Reeuwijk, voor het hosten van de kantoorautomatisering en de strategische (vak)applicatie GWS4all binnen de ICT infrastructuur van gemeente Woerden. (DVO besluit 13A.00570). In de periode juni/december 2013 kwam vast te staan, dat het voortzetten van de hosting voor het nieuwe werkbedrijf voor alle organisaties een win-win situatie op zou kunnen leveren. Naast de hosting werd het ook mogelijk om het beheer van de overige strategische(vak) applicaties, de kantoorautomatisering, uitwijk en telefonie op een relatief eenvoudige wijze te organiseren. Het eindresultaat zal moeten leiden tot een Win Win situatie voor beide partijen welke zich mogelijk laat vertalen naar gemeenschappelijke kosten besparingen op het gebied van hardware, software en inhuur van extern personeel. Uitgangspunten zijn o.a. gezamenlijke inkoop en gebruik van hard- en software en uitwisseling van kennis. Daarnaast wordt het tevens mogelijk om de uitwijk op het gebied van de gebruikte applicaties en de telefonie mogelijk te maken. Door en ICT gemeente Woerden zijn afspraken gemaakt m.b.t. de financiële verrekening op basis van het aantal door het team ICT van gemeente Woerden gehoste werkplekken en de scope m.b.t. de verantwoordelijkheden van beide partijen welke in de hierbij gevoegde DVO en bijlage zijn vastgelegd. Bevoegdheid: Aangaan van overeenkomst tussen gemeente en (gemeenschappelijke regeling gemeenten) is een bevoegdheid van het college (art.160 lid 1 onder e Gemeentewet). De burgemeester is bevoegd de overeenkomst te ondertekenen (art. 171 Gemeentewet). In dit geval is het niet in mandaat afgehandeld omdat het gaat om een ongebruikelijke situatie waarvan de vraag is of dit onder het takenpakket van de teammanager valt. Met het nemen van dit besluit en het tekenen van de overeenkomst treden wij namelijk als opdrachtnemer op. Beoogd effect: 1: Gemeente Woerden verzorgt de 1e lijns ondersteuning via de helpdesk en de 2e lijns ondersteuning (het technisch beheer) van de strategische (vak) applicaties en kantoorautomatisering. Argumenten: Het aangaan van deze dienstverlening aan levert Woerden een aantal voordelen op: Een aantal werkzaamheden die nodig zijn voor de implementatie van de ICT dienstverlening bij worden in nauwe samenwerking uitgevoerd, waardoor er pro-actief gehandeld kan worden op de veranderingen in de samenleving. Door gebruik te maken van de snelle glasvezelverbinding tussen het stadhuis en ontstaat een win-win situatie voor beide bedrijfsvoeringen. Zo kunnen beide organisaties fungeren als elkaars uitwijk bij calamiteiten voor zowel systemen als telefonie. Het hosten van biedt voordelen in schaalvergroting en professionalisering van onze ICT infrastructuur en heeft een positieve invloed op de Total Cost of Ownerschip (TCO). De ICT diensten die door Woerden worden verzorgd hebben positieve gevolgen voor de kostprijs per werkplek.

3 Kanttekening: Er is een risico dat we niet aan de verwachtingen van de opdrachtgever voldoen. Een risico van diensten verlenen voor anderen is dat je niet helemaal aan de verwachtingen van de opdrachtgever kunt voldoen. In de praktijk zullen zaken anders gaan dan men voorheen gewend was toen het nog in eigen beheer werd uitgevoerd. Het risico is inmiddels wel verkleind, omdat wij als opdrachtnemer al ruim een half jaar samen hebben gewerkt in de nieuwe omgeving, door het hostingconcept dat gemeente Woerden in juni 2013 heeft afgesloten met gemeente Bodegraven-Reeuwijk, die binnen de bedrijfsvoering van werd gehost. Daarnaast hebben wij dit risico verkleind door in de voorgesprekken de wensen en verwachtingen goed door te spreken en te vertalen in de DVO. Financiën: Binnen de DVO is een kostenberekening opgenomen, waarbij een prijs per werkplek is bepaald waarbinnen de ICT infrastructuur en personele inzet kostendekkend is gecalculeerd. Het contract is in eerste aanzet opgesteld voor een periode van 5 jaar. De ontvangsten voor beheer en ondersteuning door het team ICT zullen verantwoord worden op de post Team ICT en zal dienen voor de dekking van de personeelskosten. Voor de overige ontvangsten m.b.t. de hosting van de werkplekken en de extra kosten die noodzakelijk zijn voor de ICT infrastructuur van Gemeente Woerden, dient een voorziening gevormd te worden. De jaarlijkse kosten en toekomstige investeringen m.b.t. de hosting van kunnen uit deze voorziening worden betaald. Uitvoering: Uitvoering wordt gedaan door het team ICT, waarbij onderscheid is gemaakt tussen verantwoordelijkheden voor opdrachtgever en opdrachtnemer op het gebied van technisch- en functioneel applicatiebeheer. Dit is nader uitgewerkt in de bijgevoegde DVO en de daarbij behorende bijlage. Communicatie / Website: Ondernemingsraad: Samenhang met eerdere besluitvorming: n: 14i i dienstverleningsovereenkomst

4 14L00430 Fjgjj FERM WERK WOERDEN Hosting Strategische (vak)applicaties en Kantoorautomatisering Gemeente Woerden -

5 hosting S Jr ' WO I* ACM Inhoudsopgave: 1 Voorwerp van de overeenkomst 4 2 Scope en begripsomschrijvingen 4 3 Verplichtingen opdrachtgever 5 4 Contactpersonen en overleg 5 5 Aantal gebruikers 6 6 Samenstelling hostingbedrag 6 7 Prijzen 7 8 Betaling 7 9 Duur van de overeenkomst 7 10 Werktijden 7 11 Aansprakelijkheid 8 12 Geheimhouding en beveiliging 8 13 Overdracht van rechten en verplichtingen 9 14 Overmacht 9 15 Ontbinding 9 16 Overige bepalingen Geschillen, toepasselijk recht en domiciliekeuze 10 Versie Pagina: 2

6 hosting j F% f FERM WERK De ondergetekenden, verder gezamenlijk te noemen "partijen": A. De gemeenschappelijke regeling, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door I.W.J.K.N Korte directeur van, hierna te noemen "opdrachtgever" en B. Gemeente Woerden, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer V.J.H. Molkenboer, burgemeester van de gemeente Woerden en handelend als zodanig krachtens artikel 171 Gemeentewet, hierna te noemen "opdrachtnemer", Tezamen te noemen "partijen". Overwegende dat: Opdrachtgever de hosting en het technisch beheer van haar strategische (vak)applicaties zoals GWS4all, Exact, IW3 etc. conform overeengekomen applicatielijst, het beheer en de uitwijk VOIP (vaste telefonie) en de netwerkinfrastructuur uitbesteed aan opdrachtnemer. Komen het volgende overeen: Versie Pagina: 3

7 hosting - f^u fqjjj FERM WERK 1 Voorwerp van de overeenkomst 1 1 Opdrachtnemer verleent diensten aan opdrachtgever op het gebied van de Hosting van alle strategische (vak)applicaties en de daarbij behorende Kantoorautomatisering zoals omschreven in de bijlage. Het volledige applicatielandschap is ondergebracht binnen de ICT infrastructuur van opdrachtnemer. 1 2 De opdrachtnemer zal de diensten verlenen overeenkomstig de met opdrachtgever gemaakte afspraken, vastgelegd in de bijlage van deze overeenkomst. Conform afspraak wordt deze overeenkomst ieder halfjaar geëvalueerd en indien nodig bijgesteld op basis van het aantal, door opdrachtnemer beheerde, werkplekken conform de in de bijlage overeengekomen "hostingprijs per werkplek" 1.3 De invulling van de dienstverleningen en nadere afspraken hierover, zijn geregeld in deze overeenkomst en de daarbij behorende bijlagen. De bijlage maakt onderdeel uit van deze overeenkomst. 2 Scope en begripsomschrijvingen Beheer: 2 1 Functioneel beheer: om de werking van de strategische (vak)applicaties optimaal te waarborgen is het noodzakelijk om een functioneel applicatiebeheerder, hierna te noemen FA, aan te stellen. Deze functioneel applicatiebeheerder heeft als taak om binnen de applicaties het beheer te waarborgen om, daar waar nodig, vakinhoudelijke gebruikersvragen op te lossen en het wijzigingsbeheer (update's en patches) te verzorgen. Opdrachtgever blijft zelf verantwoordelijk voor het functioneel beheer, het onderhouden van de applicatie en eventuele kosten die gepaart gaan met eventuele externe ondersteuning, tenzij anders is overeengekomen en vastgelegd. De beheertaken van de FA is verder uitgewerkt in paragraaf 4 van de bijlage van deze overeenkomst. Technisch beheer: de Technisch Applicatiebeheerder, hierna te noemen TA, is verantwoordelijk voor het technisch beheer van de applicaties van opdrachtgever welke genoemd zijn in de bijlage. De TA draagt zorg voor de juiste systeemvereisten en signaleerd aan de FA als er wijzigingen moeten worden aangebracht. De TA voert nooit zelf inhoudelijke wijzigingen door in strategische(vak) applicaties, tenzij anders is afgesproken. De TA werkt nauw samen met de FA als er onderhoud gepleegd moet worden op het applicatielandschap. De beheertaken van de TA zijn nader uitgewerkt in paragraaf 4 van de bijlage van deze overeenkomst. 2.3 Helpdesk: de helpdesk m.b.t. de ICT bedrijfsvoering, wordt verzorgd door opdrachtnemer. De medewerkers verlenen zowel 1 e lijns- als 2 e lijns ondersteuning en onderhouden waar nodig het contact met de helpdesken van leveranciers.? Topdesk: het systeem, gebruikt door de opdrachtnemer en opdrachtgever, waarin door de 1 e lijns helpdeskmedewerkers, systeembeheerders en functioneel applicatiebeheerders, alle voorkomende hulpvragen van de opdrachtgever worden vastgelegd en bijgehouden. 1 e lijns ondersteuning (helpdesk): dit zijn de 1 e lijns medewerkers bij opdrachtgever en opdrachtnemer die op basis kennis en ervaring als eerste aanspreekpunt (contactpersoon) zijn aangewezen bij het oplossen van storingen of hulpvragen van gebruikers en/of functioneel applicatiebeheerder(s). Opdrachtgever verzorgt zoals overeengekomen en nader uitgewerkt binnen deze overeenkomst, zelf een 1 e lijns medewerker helpdesk "op locatie" van de opdrachtgever. Versie Pagina: 4

8 hosting WOUMN FERM WERK Tweedelijns ondersteuning: (systeembeheer) medewerkers bij opdrachtnemer die alle technische vragen afhandelen. Zij installeren, onderhouden en ondersteunen nieuwe hard- en software en updates hiervan. Daarnaast verhelpen zij storingen en ondersteunen zij bij hulpvragen die niet door de eerstelijns medewerkers beantwoord/opgelost kunnen worden. 3 Verplichtingen opdrachtgever Bij eventuele wijzigingen binnen de door opdrachtnemer beheerde ICT infrastructuur, waarbij moet worden voorzien in de aanschaf van nieuwe hardware, moet deze voldoen aan de eisen die opdrachtnemer daaraan stelt. Opdrachtgever draagt op haar eigen locatie(s) zorg voor 1 e lijns ondersteuning aan de gebruikers.dit is verder uitgewerkt in paragraaf 4 van de bijlage. Opdrachtgever verplicht zich middels deze overeenkomst om altijd zorg te dragen voor een 1 e lijns medewerker met de benodigde kennis om deze taak uit te kunnen voeren 3.4 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de kwaliteit en verwerkingssnelheid van de datacommunicatie-verbindingen tussen de locaties van opdrachtgever en opdrachtnemer. 3 5 Opdrachtgever draagt zelf zorg voor een tijdige vervanging van de ICT apparatuur die binnen de beheerverplichting van opdrachtgever zijn ondergebracht. Dit is verder uitgewerkt in paragraaf 5 en 26 van de bijlage. Opdrachtgever is verplicht om zelf te voorzien in de benodigde gebruikerslicenties. Dit is verder uitgewerkt in paragraaf 23 en 25 van de bijlage. Opdrachtgever is verplicht om het technisch beheer en indien overeengekomen het functioneel beheer, van de in paragraaf 14 van de bijlage overeengekomen strategische (vak)applicaties uitsluitend te laten uitvoeren door opdrachtnemer Binnen deze verplichting valt tevens het beheer van de volledige netwerkinfrastructuur en de op het bedrijfsnetwerk aangesloten apparatuur.dit in verband met de hoge mate van de noodzaak op beveiliging en privacy van beide organisaties. Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor de verplichtingen die voorvloeien uit bestaande en nieuwe wet- en regelgeving, zoals het opstellen van een informatiebeveiligingsplan, waarin zaken als privacy, Digid, gebruik Suwinet, overheids certificaatbeheer, geregeld zijn. 3 9 Voldoet opdrachtgever niet aan bovenstaande verplichtingen, dan is opdrachtnemer redelijkerwijs niet gehouden uitvoering te geven aan de verplichtingen in deze overeenkomst. 4 Contactpersonen en overleg 4.1 Beide partijen wijzen een contactpersoon en een vervangend contactpersoon aan die als procesverantwoordelijke de contacten over de (wijze van) uitvoering van deze overeenkomst zullen onderhouden. 4 2 Opdrachtgever wordt 2 keer per maand uitgenodigd bij opdrachtnemer om aan het regulier ICT overleg deel te nemen. Hier worden de afspraken en werkzaamheden geëvalueerd. 4 3 Opdrachtnemer voorziet in één aanspreekpunt m.b.t. het technisch beheer van de gebruikte strategische (vak)applicaties waaronder de Centric applicaties. 4.4 Dit aanspreekpunt fungeert als intermediair tussen de functioneel applicatiebeheerder van opdrachtgever en Centric. Hij/zij zorgt voor het plaatsen en het volgen van de melding bij de desbetreffende vakgroep bij Centric en registreert dit in Topdesk. 4 5 Ten aanzien van overige niet in 4.3 bedoelde applicaties dienen eindgebruikers van opdrachtgever in geval van een storing melding daarvan te doen bij de functioneel applicatiebeheerders van opdrachtgever. Deze zal indien noodzakelijk contact opnemen met de technisch applicatiebeheerder van de opdrachtnemer en legt dit verzoek vast in Topdesk Versie Pagina: 5

9 hosting fqjj FERM WERK In samenspraak zullen zij eventueel ondersteuning aanvragen bij de desbetreffende leverancier. De contactgegevens zijn opgenomen in de bijlage. 5 Aantal gebruikers De dienstverlening is gebaseerd op een door beide partijen overeengekomen aantal geautoriseerde gebruikers, die tegelijkertijd(mits de applicatie daarin voorziet) in een applicatie kunnen werken. Het aantal gebruikers dat gebruik maakt van de door opdrachtnemer beheerde werkplekken is niet gerelateerd aan de hostingsprijs. Opdrachtnemer en opdrachtgever zijn overeengekomen dat het aantal geregistreerde gebruikers beperkt is tot twee keer het aantal door opdrachtnemer beheerde en geregistreerde werkplekken. Mocht het zo zijn dat opdrachtgever wil afwijken van deze afspraak zullen hiervoor aanvullende afspraken moeten worden gemaakt, afhankelijk van de wens van opdrachtgever. 6 Samenstelling hostingbedrag 6 1 Het hostingsbedrag wordt vastgesteld door het aantal, door opdrachtnemer en opdrachtgever overeen gekomen te beheren werkplekken. 6.2 De door opdrachtnemer berekende hostingprijs per werkplek is samengesteld uit: 3 ICT beheerkosten Gebruik ICT infrastructuur/software opdrachtnemer w.o. Back-up en restore, Uitwijkvoorziening etc. (nader uitgewerkt in de bijlage) Basislicenties opdrachtnemer geautomatiseerde werkplek (zie paragraaf 15 en 25 in de bijlage) Buiten het overeengekomen hostingbedrag per werkplek vallen de volgende investeringen en dus voor rekening van opdrachtgever komen: De inrichting van de fysieke werkplek, zoals fysieke hardware (Thin Client/PC en randapparatuur) ISofware besturingssyte(e)m(en), Client Acces Licentie; Microsoft Office licentie (op locatie opdrachtgever en thuiswerkplek); Strategische (vak)applicaties conform de softwarelijst in de bijlage; Thuiswerkfaciliteiten; Mobiele oplossingen; 6 4 Op dat moment dat het totaal aantal, door opdrachtnemer beheerde, werkplekken toe- of afneemt worden de extra kosten in overleg met opdrachtgever vastgesteld. Bij wijzigingen binnen de bedrijfsvoering van opdrachtgever, waarbij het noodzakelijk is dat opdrachtnemer extra moet investeren op haar ICT infrastructuur, zullen opdrachtgever en opdrachtnemer de overeengekomen hostingprijs per werkplek opnieuw moeten evalueren. Vb: Het extra digitaliseren van processen, waardoor een extra investering voor opslag en uitwijk noodzakelijk is binnen de ICT infrastructuur van opdrachtnemer. Versie Pagina: 6

10 hosting mm DIN rjjjjj FERM WERK 7 Prijzen De overeengekomen prijzen en vergoedingen, welke opdrachtgever ter zake van deze overeenkomst verschuldigd is aan opdrachtnemer, zijn nader gespecificeerd in de bijlage. Alle prijzen en tarieven zijn vastgesteld in (euro's) en worden inclusief BTW in rekening gebracht. De facturering geschiedt conform het factureringsschema als vermeld in de bijlage. 7 4 De overeengekomen tarieven zullen jaarlijks aan het einde van het 2 e en 4 e kwartaal, op basis van het aantal door opdrachtnemer beheerde werkplekken, worden geëvalueerd. Daar waar nodig wordt de prijstelling en het hostingbedrag per werkplek aangepast. De kosten voor levering van diensten wordt verhoogd met een percentage gelijk aan het percentage van landelijke procentuele loonkostenstijging voor gemeentepersoneel doorberekend. 8 Betaling Opdrachtgever zal de door haar op basis van deze overeenkomst verschuldigde bedragen binnen 30 dagen na ontvangst van de betreffende factu(u)r(en) aan opdrachtnemer betalen, op de daartoe door opdrachtnemer aangegeven bank-/girorekening. 8.2 Opdrachtnemer zal facturen in enkelvoud aan opdrachtgever toezenden onder vermelding van datum en projectnummer dan wel omschrijving. Indien opdrachtgever de betreffende factuur zonder geldige reden niet na het verstrijken van de in lid 9.1 bedoelde termijn heeft voldaan, is zij van rechtswege een rentevergoeding over het aan opdrachtnemer toekomende bedrag verschuldigd, berekend op jaarbasis, gelijk aan de wettelijke rente. Op deze rentevergoeding zal opdrachtnemer geen aanspraak kunnen maken indien de betreffende factuur niet de in lid 8.2 bedoelde gegevens bevatte. 8.4 Overschrijding van (een) betalingstermijn(en) door opdrachtgever of niet-betaling door opdrachtgever van (een) fact(u)ur(en) op grond van inhoudelijke onjuistheid van die fact(u)ur(en) of van ondeugdelijkheid van de gefactureerde prestaties, geeft opdrachtnemer niet het recht zijn prestaties op te schorten c.q. te beëindigen mits opdrachtgever opdrachtnemer binnen een termijn van 20 dagen na ontvangst van de factuur schriftelijk op de hoogte stelt van de inhoudelijke onjuistheid of ondeugdelijkheid. Tevens is opdrachtgever dan verplicht binnen 5 werkdagen nadat daartoe contact is geweest met opdrachtnemer, de inhoudelijke onjuistheid van de fact(u)ur(en) of de deugdelijkheid van de gefactureerde prestaties schriftelijk aan te tonen. 9 Duur van de overeenkomst De overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van 5 jaar, ingaande op 1 januari De duur wordt stilzwijgend verlengd voor een periode van twaalf maanden, tenzij een van de partijen de overeenkomst schriftelijk beëindigd tegen het einde van de periode, met inachtneming van een opzegtermijn van tenminste zes maanden voor het einde van de desbetreffende periode. 10 Werktijden 10.1 De dienstverlening wordt verricht op de in de bijlage genoemde servicetijden c.q. openstellingstijden.op verzoek van opdrachtgever kunnen de werkzaamheden buiten de in lid 10.1 genoemde werktijden worden uitgevoerd, uitsluitend in geval van ernstige storing in het functioneren van (het onderdeel van) de configuratie waarop de dienstverlening betrekking heeft, zoals vastgelegd in de bijlage onder paragraaf 8. Indien er door opdrachtnemer of een haar vertegenwoordigende partij, buiten de geldende kantooruren van opdrachtgever op locatie werkzaamheden verricht dienen te worden, is opdrachtgever eraan gehouden een, ter zake deskundige, functionaris van haar organisatie gedurende deze periode(n) op locatie beschikbaar te houden. Deze functionaris zal tevens zorgdragen voor de fysieke toegang tot het pand en de computerruimte. Versie Pagina: 7

11 XtiS ^ ffb, FQJJj FERM WERK hosting _ 11 Aansprakelijkheid 11.1 Indien één van de partijen te kort schiet in de nakoming van één of meer van zijn verplichting(en) uit deze overeenkomst, zal de andere partij hem deswege in gebreke stellen, tenzij nakoming van de betreffende verplichting(en) reeds blijvend onmogelijk is, in welk geval de nalatige partij onmiddellijk in verzuim is. De ingebrekestelling zal schriftelijk geschieden waarbij aan de nalatige partij een redelijke termijn zal worden gegund om alsnog zijn verplichting(en) na te komen. De partij die toerekenbaar tekort schiet in de nakoming van zijn verplichting(en) is tegenover de andere partij aansprakelijk voor vergoeding van de door de andere partij geleden c.q. te lijden schade De in art bedoelde aansprakelijkheid voor directe schade is, per gebeurtenis, beperkt tot de jaarlijks te factureren bedragen voor de dienstverlening. Onder directe schade wordt verstaan: a. schade aan programmatuur en apparatuur en gegevensbestanden, waaronder in elk geval verstaan wordt: materiële beschadiging, gebrekkig of niet functioneren, verminderde betrouwbaarheid en verhoogde storingsgevoeligheid; b. schade aan andere eigendommen van partijen en/of derden; c. redelijke kosten gemaakt ter voorkoming of beperking van directe schade, die als gevolg van de gebeurtenis waarop de aansprakelijkheid berust, mocht worden verwacht; d. redelijke kosten gemaakt ter vaststelling van de schade-oorzaak, de aansprakelijkheid, de directe schade en de wijze van herstel De in art bedoelde aansprakelijkheid voor gevolgschade is uitgesloten. Onder gevolgschade wordt verstaan: a. winstderving; b. kosten gemaakt ter voorkoming, beperking of vaststelling van gevolgschade; c. andere schade dan de directe schade genoemd in art Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade ontstaan door of in verband met wijzigingen, werkzaamheden en dergelijke in of aan de programmatuur of de data, die niet door opdrachtnemer zijn aangebracht of uitgevoerd, tenzij deze handelingen op schriftelijke aanwijzing van opdrachtnemer zijn uitgevoerd. 12 Geheimhouding en beveiliging 12 1 Beide partijen zullen strikte vertrouwelijkheid in acht nemen ten aanzien van de informatie over eikaars organisatie, de werking van de apparatuur, de bestanden en programmatuur. Behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij zal ieder der partijen informatie en gegevensdragers welke hem ter beschikking staan, niet aan derden ter beschikking stellen en aan zijn personeel slechts bekend maken voorzover dit nodig is voor het verrichten van de overeengekomen prestaties Partijen verplichten hun personeel deze geheimhoudingsbepalingen na te leven Personeel van opdrachtnemer dat betrokken is bij de uitvoering van de werkzaamheden, voorzover die bij opdrachtgever worden verricht, is verplicht de door opdrachtgever aangehouden beveiligingsprocedures in acht te nemen Geen van beide partijen zal zonder schriftelijke toestemming van de andere partij in publicaties of reclameuitingen melding maken van de inhoudelijke aard van deze overeenkomst. Versie Pagina: 8

12 hosting WOIBMN FTjjlj FERM WERK 13 Overdracht van rechten en verplichtingen 13.1 Partijen zijn niet gerechtigd de rechten en verplichtingen uit deze overeenkomst zonder schriftelijke toestemming van de andere partij aan een derde over te dragen. Deze toestemming zal niet zonder redelijke grond worden geweigerd; de toestemming verlenende partij is echter gerechtigd aan het verlenen van deze toestemming voorwaarden te verbinden Indien opdrachtnemer bij de uitvoering van deze overeenkomst, gebruik wil maken van de diensten van derden in onderaanneming, bijvoorbeeld bij het uitvoer een van specialistische werkzaamheden binnen de ICT infrastructuur, welke noodzakelijk zijn voor van de bedrijfsvoering van opdrachtgever (denk bijv. het onderhoud van een koppeling van het financiële applicatie Exact), dan zal hij daartoe slechts bevoegd zijn na daartoe verkregen toestemming van opdrachtgever, welke toestemming niet op onredelijke gronden zal worden onthouden. De gemaakte kosten voor een dergelijke onderaanneming zullen na overleg geheel of na rato voor rekening komen van opdrachtgever Onder derden wordt ten deze voorts niet verstaan tijdelijk door de gemeente Woerden ingehuurde personen Bij het verlenen van goedkeuring als in lid 13.2 bedoeld, is opdrachtgever gerechtigd aan de goedkeuring voorwaarden te verbinden c.q. deze in tijd te beperken De door opdrachtgever gegeven toestemming laat onverlet de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van opdrachtnemer voor de nakoming van de krachtens deze overeenkomst op hem rustende verplichtingen. 14 Overmacht Indien één der partijen gedurende een periode van meer dan 2 maanden ten gevolge van niet toerekenbare tekortkoming zijn verplichtingen op grond van deze overeenkomst niet kan nakomen, heeft de andere partij het recht de overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang buiten rechte te ontbinden, zonder dat daardoor enig recht op schadevergoeding zal ontstaan. 15 Ontbinding 15.1 Buiten hetgeen elders in deze overeenkomst is bepaald is: a. ieder der partijen gerechtigd deze overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven buiten rechte te ontbinden indien de andere partij ook na schriftelijke aanmaning stellende een redelijke termijn in gebreke blijft aan zijn verplichtingen uit deze overeenkomst te voldoen; b. In geval van een gemeentelijke herindeling is opdrachtgever gerechtigd zonder dat enige aanmaning of ingebrekestelling zal zijn vereist, buiten rechte de overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven te ontbinden, met inachtneming van de opzegtermijn van zes maanden. c. Opdrachtgever is gerechtigd zonder dat enige aanmaning of ingebrekestelling zal zijn vereist, de overeenkomst buiten rechte door middel van een aangetekend schrijven te ontbinden, indien opdrachtnemer of een door opdrachtnemer ingeschakelde derde, wegens aan hem toe te rekenen oorzaken, niet meer zijn verplichtingen uit deze overeenkomst kan nakomen Bij een verzoek tot ontbinding zullen beide partijen in overleg treden over de kosten van ontbinding. Hierbij geldt als uitgangspunt dat degene die het verzoek tot ontbinding doet de kosten betaald Tot deze verplichtingen behoren onder meer: beperking van aansprakelijkheid (art. 11), geheimhouding (art. 12), geschillenbeslechting, toepasselijk recht en domiciliekeuze (art. 17). Versie Pagina: 9

13 hosting % rrrrij FERM WERK 16 Overige bepalingen 16.1 Kennisgevingen die partijen op grond van deze overeenkomst aan elkaar zullen doen, vinden schriftelijk plaats Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht tenzij deze schriftelijk door beide partijen zijn bevestigd Geen van de partijen is bevoegd personeelsleden van de andere partij te bewegen tot prestaties, toezeggingen en dergelijke, tegen enige vorm van beloning of gift aan dat personeelslid, zonder welke beloning of gift de prestatie of toezegging niet, c.q. onder andere voorwaarden, tot stand zou zijn gekomen Het nalaten door één van de partijen om binnen een in de overeenkomst genoemde termijn nakoming van enige bepaling te verlangen, tast het recht om alsnog nakoming te eisen niet aan, tenzij de betreffende partij uitdrukkelijk en schriftelijk met de niet-nakoming akkoord is gegaan Opdrachtnemer gaat uit van de inrichting van de standaard benodigde kantoorautomatisering, zoals omschreven in paragraaf 7 van de bijlage, zijnde het besturingssysteem en Microsoft office. Mocht er toch een wens bestaan of de noodzaak aanwezig zijn om extra toepassingen te installeren, dan zullen de eventuele meerkosten m.b.t. aanschaf, installatie etc. voor rekening komen van de opdrachtgever Partijen verplichten zich met elkaar in overleg te treden over nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige of niet rechtsgeldige bepalingen, waarbij zoveel mogelijk de strekking van de nietige of de niet rechtsgeldige bepalingen behouden blijft. 17 Geschillen, toepasselijk recht en domiciliekeuze 17 1 leder geschil tussen partijen terzake van deze overeenkomst zal bij uitsluiting worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechter tenzij partijen alsnog arbitrage of bindend advies zullen overeenkomen Terzake van geschillen, verband houdende met de uitvoering van het in deze overeenkomst bepaalde, als ook voor geschillen terzake waarvan partijen dit nader overeenkomen, geldt dat partijen allereerst de procedure tot verkrijging van een niet bindend advies kunnen volgen als omschreven in lid 17.3 t/m Het hier bepaalde doet niet af aan het recht van de partij, die meent dat het onderwerp van geschil zodanig spoedeisend is, dat het verkrijgen van een niet-bindend advies niet kan worden afgewacht, zich te wenden tot de President van de Arrondissements-Rechtbank teneinde voorzieningen te vragen in kort geding In geval van een geschil in lid 17.2 bedoeld, geeft de meest gerede van partijen aan de andere partij schriftelijk te kennen, dat er sprake is van een geschil, alsmede een summiere opgave van hetgeen naar het oordeel van die partij het onderwerp van het geschil is Zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 10 werkdagen na de dagtekening van het in lid 17.3 bedoelde bericht, zal de in artikel 4 bedoelde contactpersoon van ieder der partijen, dan wel een andere deskundige functionaris van of aangegeven door de betreffende partij, een schriftelijke probleem-analyse opstellen en aan de andere partij doen toekomen. Deze probleem-analyse zal in ieder geval bestaan uit: een analyse van de feiten en - mogelijke - oorzaken, die aan het probleem ten grondslag liggen, - voorzover mogelijk - de juridische kwalificatie en de financiële consequenties daarvan, alsmede oplossingen van het geschil. Op basis van in lid 17.4 bedoelde probleem-analyse zullen partijen overleggen over een oplossing van het geschil. Dit overleg zal plaatsvinden in een commissie bestaande uit een gemandateerde vertegenwoordiger van ieder der partijen, die tot ondertekening van contracten als deze bevoegd is. Indien een der partijen binnen 10 Werkdagen na dagtekening van het in lid 3 bedoelde bericht hiertoe schriftelijk aan de andere partij de wens te kennen heeft gegeven, zal de commissie worden aangevuld met een onafhankelijk voorzitter. Versie Pagina: 10

14 hosting WO I «MN r(5jj FERM WERK 17 8 In geval niet binnen 2 werkdagen na de kennisgeving over de persoon van deze voorzitter overeenstemming kan worden bereikt, zal deze worden aangewezen door de president van de Arrondissementsrechtbank. De in lid 17.5 bedoelde commissie zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 25 werkdagen na de dagtekening van het in lid 3 bedoelde bericht een niet-bindend advies aan partijen geven; ieder der partijen kan verlangen dat dit advies nog in schriftelijke vorm ter beschikking wordt gesteld Indien de commissie niet of niet tijdig tot een eensluidend advies kan komen, c.q. een der partijen geen gevolg wenst te geven aan het advies, zijn beide partijen gerechtigd het geschil alsnog te laten beslechten op de wijze als bepaald in lid Elke partij draagt van de in lid 17.2 t/m 17.7 bedoelde procedure haar eigen kosten, de kosten van de in lid 5 bedoelde voorzitter worden door partijen bij helfte gedragen Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing Opdrachtnemer kiest voor al hetgeen deze overeenkomst betreft onherroepelijk domicilie aan de Blekerijlaan 14, 3447 GR te Woerden Opdrachtgever kiest voor al hetgeen deze overeenkomst betreft onherroepelijk domicilie aan de Carrosserieweg 1, 3445 BC te Woerden. Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend. de datum: de datum: Gemeente Woe I.W.J.K.N. Korte directeur H Ikenboer Pagina: 11 Versie

15 hosting rjfjjj FERM WERK : 1: Hosting Service Level en dienstverleningsovereenkomst Strategische (vak)applicaties en Kantoorautomatisering. 2: Overeenkomst verwerker derden. Versie Pagina:

16 BIJLAGE Hosting Strategische (vak)applicaties en Kantoorautomatisering Gemeente Woerden - Ondersteuning ICT Bedrijfsapplicaties Versie

17 Inhoudsopgave 1 Scope van de dienstverlening Architectuurtekening hosting Migratie en implementatie GWS omgeving Beheer Beheergebieden: Taakgebied technisch applicatiebeheer: Taakgebied functioneel applicatiebeheer: Hardware en Infrastructuur Hardware/infra: Data- netwerkverbindingen Darkfiber (Glasvezel) (14) Beheer netwerk Bedraad netwerk (werkplekaansluitingen en switches): Draadloos Netwerk(Wifi) Standaard werkplek Definitie standaard werkplek: Privacy- en informatiebeveiliging van lokale applicaties beheer en hosting: Afwijkende werkplekconfiguraties Service window en support Werkplek beheer en ondersteuning Het incidentbeheer Het probleembeheer Het wijzigingsbeheer en patchmanagement Het configuratiebeheer Het pro-actief beheer Inrichting beheerprocessen Procesbeschrijving De selectie en aanschaf van software Toetsen software op inpasbaarheid architectuur; Applicatielijst technisch beheerd door opdrachtnemer Licenties Oracle, Kantoorautomatisering, GWS4all en documentcreatie Licenties kantoorautomatisering: Overleg en afstemming Diensten niveaus (Service levels) Servicevenster aantal incidenten Backup voorziening en uitwijk (4): Gemeente Woerden Pagina: 1

18 19 Uitwijk Beleid i.v.m. verplichte wettelijke audits: Contactpersonen Lijst contactpersonen Kostenberekening hosting Verantwoordelijkheid technische infrastructuur locatie opdrachtgever Aanvullende onderwerpen Uitsluiting beheer Software Niet inbegrepen licenties en onderhoud: Onderliggende contracten Oracle: Documentmanagement, (Post)registratie, Archivering en scanning: Documentcreatie Content Management Systeem (CMS = Internet en intranet) Hardware Afdrukfaciliteit Telefonie(vast en mobiel) Certificering en aansluiting op landelijke voorzieningen (5)(15)(17): Gemeente Woerden Pagina: 2

19 1 Scope van de dienstverlening In deze bijlage bij de Hosting Gemeente Woerden wordt de scope met betrekking tot de dienstverlening vastgelegd tussen de Gemeente Woerden (hierna te noemen: opdrachtnemer) en (hierna te noemen: opdrachtgever). Opdrachtgever heeft ervoor gekozen om het technisch beheer van haar strategische(vak) applicaties volledig gehost onder te brengen binnen de ICT infrastructuur van Gemeente Woerden. Binnen deze strategische applicaties valt tevens GWS4all die als vak applicatie door het taakveld Werk en Inkomen wordt gebruikt. Deze applicatie vereist aansluitingen op landelijke voorzieningen, zoals GBA-V, Suwinet, DKD, BAG enz. (landelijke voorzieningen). Hiervoor is o.a. een Gemnet aansluiting en PKI overheids certificaten noodzakelijk. PKI staat voor Public Key Infra structure; wat neer komt op een betrouwbare elektronische wijze van communiceren met de Nederlandse overheid. Dit certificaat is eigenlijk een digitaal paspoort, waarmee u op een veilige manier online gegevens kunt uitwisselen. Het bestaat uit een privésleutel (private key), welke alleen u heeft en een publieke sleutel (public key), welke bij de overheid bekend is. Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor deze verplichtingen. Met Centric, de leverancier van Suite4Zorg (GWS4all) is overeengekomen dat Opdrachtgever gebruik mag maken van het datadistributiesysteem van Gemeente Woerden, voor het ontsluiten van de basisregistraties. Naar verwachting zullen er ongeveer 125 werkplekken worden gefaciliteerd binnen de locatie van Opdrachtgever, Carrosserieweg 1, 3445 BC te Woerden. Opdrachtgever is onvoldoende geëquipeerd om de benodigde strategische applicaties in samenhang met de basisregistraties en aansluitingen op landelijke voorzieningen ICT technisch te kunnen faciliteren en te beheren. Opdrachtgever en opdrachtnemer zijn overeengekomen dat zij een deel van het ICT-beheer onder willen brengen binnen de ICT infrastructuur van opdrachtnemer. De wijze waarop de hosting van beide locaties is ingericht wordt in onderstaande architectuurtekening weergegeven. De gebruikte nummercodering bijvoorbeeld: (1), (2) verwijst naar de componenten binnen deze tekening en wordt op meerdere plaatsen in deze bijlage gebruikt. Gemeente Woerden Pagina: 3

20 2 Architectuurtekening hosting 3 Migratie en implementatie GWS omgeving. Bij de migratie van de GWS omgeving van het taakveld Werk en Inkomen is uitgegaan van een nieuw ingerichte werkomgeving op de locatie van opdrachtgever t.b.v. het overeengekomen aantal gehoste standaard werkplekken. Naar de locatie van opdrachtgever worden in principe geen extra verbindingen gelegd. Mochten er wel extra verbindingen noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering van zal dit altijd in overleg moeten gebeuren tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. 4 Beheer Om tot een optimale invulling van de dienstverleningsovereenkomst te kunnen komen zal opdrachtgever zelf moeten voorzien in één (of meerdere) medewerker(s) die de 1 e lijns werkzaamheden verzorg(en)(d). 4.1 Onder 1 e lijns werkzaamheden wordt onder andere verstaan: gebruikersbeheer, technisch beheer van de ICT infrastructuur op locatie(s) van opdrachtgever, telefonische infrastructuur, mobiele telefonie en de fysieke inrichting van de werkplekken. 4.2 Daarnaast zal de opdrachtgever zelf moeten voorzien in de 1e lijns ondersteuning (functioneel beheer) m.b.t. de overige strategische (vak) applicaties. Opdrachtnemer zal hiervoor het technisch beheer en 2 e lijns ondersteuning bieden. Gemeente Woerden Pagina: 4