Protocol ZIEKTEVERZUIM. Voortgezet onderwijs. 1 protocol ziekteverzuim. protocol ziekteverzuim 2

Transcriptie

1 Protocol ZIEKTEVERZUIM Voortgezet onderwijs 1 protocol ziekteverzuim protocol ziekteverzuim 2

2 INHOUD: INLEIDING Inleiding 1 1. Stappenplan 3 2. Wie doet wat wanneer? 6 3. Aandachtspunten 11 Slot 15 Bijlagen 16 A. Voorbeeldtekst voor brief van school aan alle ouders over aanpak B. Aanmeldingsformulier en terugkoppelingsformulier consult jeugdarts C. Brief aan leerling en ouders in verband met ziekteverzuim Jongeren worden geacht bij alle lessen aanwezig te zijn die op hun lesrooster staan. Niet alle jongeren doen dat. Scholen hebben te maken met jongeren die verzuimen. Er bestaan twee soorten verzuim: ongeoorloofd en geoorloofd verzuim. Bij de bestrijding van schoolverzuim gaat de aandacht vooral uit naar het ongeoorloofd schoolverzuim, het zogenaamde spijbelen. Hiervoor heeft het Regionaal Bureau Leerlingzaken Gooi en Vechtstreek (RBL ) het Protocol schoolverzuim voortgezet onderwijs opgesteld (zie Schoolverzuim wegens ziekte valt onder geoorloofd verzuim. Toch is hier ook een rol weggelegd voor de school in samenwerking met de ouders/jongere, de jeugdarts en de leerplichtambtenaar. Jongeren die veel ziek gemeld worden, hebben minder kans op een succesvolle schoolcarrière. Het risico de school voortijdig, zonder diploma, te verlaten is groot. Deze jongeren hebben daarom extra aandacht nodig. Niet al het ziekteverzuim is te vermijden. Sommige jongeren kunnen door een deskundige vastgestelde aandoening geen of slechts beperkt onderwijs volgen. Er is echter een groep die verzuimt wegens ziekte terwijl er sprake is van andersoortige problematiek. Als deze jongeren veel verzuimen is het belangrijk om actie te ondernemen, zodat de voortgang van hun schoolloopbaan niet in gevaar komt en zich geen psychosociale problematiek ontwikkelt. Scholen worden als eerste geconfronteerd met ziekteverzuim en dienen daar adequaat op te reageren. Zij hebben de taak passend onderwijs te bieden aan alle leerlingen, ook aan hen die ziek zijn. Voor een school is het vaak uitermate lastig om een duidelijk beeld te krijgen van de echte reden en achtergronden van een ziekmelding. Een protocol ziekteverzuim is een instrument om structureel volgens een vaste procedure aandacht te schenken aan de ziek gemelde leerlingen. De taken en verantwoordelijkheden van de ouders/jongere, de betrokkenen op school, de jeugdarts en de leerplichtambtenaar zijn hierin vastgelegd. Het ziekteverzuimbeleid dient een integraal onderdeel te zijn van het zorgplan van de school. De afdeling Jeugdgezondheidszorg (JGZ) van de GGD en het RBL hebben in nauwe samenwerking het Protocol ziekteverzuim voor de regio Gooi en Vechtstreek ontwikkeld. De landelijke handreiking voor een integrale aanpak van schoolziekteverzuim bij kinderen en jongeren, Snel terug naar school is veel beter, is uitgangspunt geweest bij de totstandkoming ervan. protocol ziekteverzuim protocol ziekteverzuim 1

3 1 STAPPENPLAN De voornaamste doelen van het Protocol ziekteverzuim zijn: - het optimaliseren van de zorg rondom een ziek gemelde leerling door een integrale aanpak en een re-integratieplan - snellere diagnose van ongeoorloofd en geoorloofd ziekteverzuim - het terugdringen van schoolverzuim en voortijdig schoolverlaten als gevolg van ziekteverzuim - eenduidigheid scheppen in de omgang met ziekteverzuim School registreert ziekteverzuim van leerlingen. Dit protocol treedt in werking indien voldaan wordt aan één van de volgende criteria: Criteria a. 40 lesuren achtereen in 4 weken b. 40 lesuren verdeeld over 4 weken c. bij signalen dat langdurig verzuim (> 2 weken) te verwachten is of andersoortige problematiek lijkt mee te spelen. In hoofdstuk 1 wordt in chronologische stappen de procedure beschreven. In hoofdstuk 2 worden de verantwoordelijkheden beschreven per betrokkene, namelijk ouders/jongere, jeugdarts en leerplichtambtenaar. In de bijlagen staan aandachtspunten vermeld voor de mentor, de jeugdarts en de leerplichtambtenaar. In onderstaand stappenplan wordt in chronologische volgorde de procedure beschreven. De kleur geeft aan van wie actie verwacht wordt. Stap 1 ziekmelding door ouders groen = ouders/leerling of jongere blauw = school registratie verzuim en toetsing aan criteria door school voldoet aan criteria gesprek door mentor met ouders en jongere, afspraken op papier school checkt na afgesproken termijn of afspraken nagekomen zijn Stap 2 afspraken nog niet (volledig) nagekomen school meldt bij jeugdarts en stelt ouders/jongere hiervan op de hoogte geel = jeugdarts rood = leerplichtambtenaar 2 protocol ziekteverzuim protocol ziekteverzuim 3

4 ouders/jongere willen niet naar jeugdarts of komen afspraken niet na jeugdarts meldt aan school Stap 3 school meldt via DUO bij leerplichtambtenaar en stelt ouders hiervan op de hoogte ouders/jongere willen toch naar jeugdarts besluit melden of bespreken in ZAT gesprek met leerplichtambtenaar ouders/jongere willen niet naar jeugdarts onderzoek jeugdarts rapportage naar ouders/jongere en naar school ouders/jongere komen afspraken niet na school meldt bij jeugdarts en stelt ouders/jongere hiervan op de hoogte onderzoek jeugdarts rapportage naar ouders/jongere en naar school check ziekteverzuim door school, 4 weken na rapportage jeugdarts of terugkoppeling leerplichtambtenaar of zoveel eerder als nodig geacht door de school afspraken niet (volledig) nagekomen in ZAT beslissen welke vervolgstappen genomen worden groen blauw geel rood = ouders/leerling = school = jeugdarts = leerplichtambtenaar leerplichtambtenaar rapporteert aan school leerplichtambtenaar maakt proces-verbaal op 4 protocol ziekteverzuim protocol ziekteverzuim 5

5 2 I Wie doet wat wanneer? We onderscheiden vier partijen bij de aanpak van ziekteverzuim: - Ouders/jongere - School - Jeugdgezondheidszorg - Regionaal Bureau Leerlingzaken In het schema hieronder staat wanneer, wat gedaan wordt door wie in geval van ziekte van een jongere. ouders/jongere De verantwoordelijke medewerkers op school zijn: degene die het verzuim registreert, de mentor die de ouders en jongere spreekt, soms in samenwerking met de leerjaarcoördinator en de zorgcoördinator. De mentor speelt een belangrijke rol bij het signaleren van het ziekteverzuim en de mentor is de schakel tussen school en de ouders/jongere. De jeugdarts is de betrokken persoon vanuit de JGZ en de leerplichtambtenaar van de betreffende school vanuit het RBL. Wanneer Jongere is te ziek om naar school te gaan Jongere is niet meer te ziek om naar school te gaan Wat Binnen twee dagen na ontstaan van ziekte, ziekmelden bij school conform schoolregels Beter melden bij school conform de schoolregels Als een jongere ziek wordt gemeld door ouders, dan registreert school dit in de verzuimadministratie. In eerste instantie blijft het bij registreren. Het Protocol ziekteverzuim treedt in werking als een jongere ziek gemeld wordt conform criteria. De mentor gaat eerst in gesprek met de jongere en ouders. Bij uitnodiging van mentor, schoolarts of leerplichtambtenaar Ingaan op de uitnodiging en meewerken aan de onderzoeken Criteria a. 40 lesuren achtereen in 4 weken b. 40 lesuren verdeeld over 4 weken c. bij signalen dat langdurig verzuim (> 2 weken) te verwachten is of andersoortige problematiek lijkt mee te spelen. 6 protocol ziekteverzuim protocol ziekteverzuim 7

6 SCHOOL JGZ Wanneer Wat Wanneer Wat Bij ziekmelding Registratie verzuim Binnen twee weken na melding door school Gesprek ouders/jongere a. 40 lesuren achtereen in 4 weken b. 40 lesuren verdeeld over 4 weken c. bij signalen dat langdurig verzuim (> 2 weken) te verwachten is of andersoortige problematiek lijkt mee te spelen. Als geen verbetering zichtbaar is na eerste gesprek met mentor Als ouders en jongere niet meewerken aan onderzoek jeugdarts Na onderzoek bij jeugdarts: als ouders en/of jongere zich niet aan de afspraken met de jeugdarts houden Gesprek met ouders en jongere (zie aandachtspunten) Afspraken schriftelijk vastleggen Inschakelen jeugdarts d.m.v. formulier en met verzuimoverzicht. Ouders /jongere hiervan in kennis stellen Melding bij leerplichtambtenaar via DUO + verzuimoverzicht naar RBL. Ouders/jongere hiervan in kennis stellen Melding bij leerplichtambtenaar via DUO + verzuimoverzicht naar RBL. Ouders/jongere hiervan in kennis stellen 4 weken na rapportage jeugdarts Check ziekteverzuim en zo nodig of melding leerplicht- ambtenaar of weer actie zoveel eerder als nodig Overleg met zorgcoördinator, wel of niet in ZAT Als ouders/jongere niet op afspraak zijn gekomen Binnen 1 week na onderzoek Binnen twee weken na verwijzing door leerplichtambtenaar Binnen 1 week na onderzoek Als ouders/jongere niet op afspraak zijn gekomen Als afgesproken is met ouders/ jongere en/of school Bericht hierover naar school Rapportage naar school, ouders/jongere, met uitspraak over ziekteverzuim (medisch/ niet medisch) en adviezen met reïntegratievoorstel Gesprek ouders/jongere Rapportage naar school met uitspraak over ziekteverzuim (medisch/ niet medisch) en adviezen met reïntegratievoorstel. Kopie hiervan aan de leerplichtambtenaar en aan ouders/jongere Bericht hierover naar leerplichtambtenaar Vervolgconsult met ouders/ jongere Afstemmen met mentor/ leerjaarcoördinator en melden aan ouders/jongere Zo nodig volgen in ZAT 8 protocol ziekteverzuim protocol ziekteverzuim 9

7 3 Aandachtspunten RBL Wanneer Binnen een week na verzuimmelding door school Als in gesprek met de leerplichtambtenaar ouders en jongere meedelen dat ze mee gaan werken en/of beloven de afspraken met de jeugdarts na te komen. Als in gesprek de ouders en/of jongere meedelen niet te willen meewerken aan onderzoek jeugdarts Binnen 2 weken na eerste gesprek. OF Na melding school dat ouders en/of jongere de afspraken met de jeugdarts mbt aanwezigheid niet nakomen binnen 2 weken Binnen een week na hoorgesprek het proces-verbaal versturen naar het Openbaar Ministerie Wat Ouders en jongere uitnodigen voor gesprek in verband met het niet meewerken aan onderzoek jeugdarts Verzoek aan jeugdarts om ouders en leerling opnieuw op te roepen. Gemaakte afspraken schriftelijk vastleggen en sturen aan ouders en jongeren met kopie aan school en jeugdarts. Meedelen dat proces-verbaal zal worden opgemaakt Hoorgesprek inplannen voor proces verbaal. Kopie van de uitnodiging aan school en jeugdarts Hoorgesprek inplannen voor proces verbaal. Kopie van de uitnodiging aan school en jeugdarts. Schriftelijke terugkoppeling aan school en jeugdarts Aandachtspunten bij het ontstaan van het vermoeden van onterecht ziekteverzuim zijn: - Altijd op dezelfde dag ziek - Ziekmelding achteraf/niet conform afspraak - Vage redenen - Geen bezoek aan huisarts - Leerling gezien buitenshuis zonder ziekteverschijnselen - Leerling gaat niet graag naar school Informeren van ouders en leerling door school Over het ziek melden van een jongere door de ouder/verzorger, of over het ziek naar huis gaan worden afspraken gemaakt tussen ouders, leerlingen en de school. Deze afspraken worden in ieder geval vermeld in de schoolgids en op de website. Het is aan te bevelen om ouders bij de start van dit nieuwe beleid door middel van een brief op de hoogte te stellen. Zie bijlage A voor een voorbeeldbrief. Elke ziekmelding wordt door de school geregistreerd. Binnen de interne zorgstructuur van de school zijn afspraken gemaakt over hoe om te gaan met ziekmeldingen. Meestal spelen de mentor, de leerjaarcoördinator en de zorgcoördinator hierin een rol. De school vraagt een onderzoek aan bij de jeugdarts als voldaan is aan de criteria: a. 40 lesuren achtereen in 4 weken b. 40 lesuren verdeeld over 4 weken c. bij signalen dat langdurig verzuim (> 2 weken) te verwachten is of andersoortige problematiek lijkt mee te spelen. 10 protocol ziekteverzuim protocol ziekteverzuim 11

8 De school kan echter ook een onderzoek aanvragen bij de jeugdarts, als de school zorgen heeft over een ziek gemelde jongere, maar er is nog niet aan de criteria voldaan. Het doel van dit onderzoek is de zorg rondom de jongere te optimaliseren. De school informeert de jongere en de ouders over dit verzoek aan de jeugdarts. In het ZAT komen alle signalen samen en worden de zorgleerlingen besproken. De jeugdarts en de leerplichtambtenaar nemen beiden deel aan het ZAT. Aandachtspunten voor de mentor Voer gesprek over oorzaak van ziekte, vraag daarbij ook naar welbevinden van de jongere op school en thuis. Wijs ouders en jongere erop dat zij zelf dienen bij te dragen aan hun herstel. Vraag bij veelvuldig ziekteverzuim de ouders aan te tonen dat hun kind ziek is en onder behandeling staat van een arts/specialist. In beginsel kan een afsprakenkaartje voldoende zijn. Neem een luisterende houding aan. Toon belangstelling en geef complimenten als een jongere ondanks klachten de les volgt. Neem een OEN-houding aan: wees Open, Eerlijk en Neutraal. Laat OMA thuis: Oordeel niet, laat eigen Meningen en Aannames achterwege. Maak samen met de leerling een plan voor het inhalen van toetsen en huiswerk. Leg uit wanneer de jeugdarts betrokken wordt bij ziekteverzuim. Leg de gemaakte afspraken schriftelijk vast, stuur deze ook naar ouders. Denk positief, in mogelijkheden en in oplossingen. Communiceer de gemaakte afspraken met de betrokken docenten. Vraag wanneer een leerling weer mag worden terug verwacht op school. Aandachtspunten voor de jeugdarts Vermijd discussies over wel of niet ziek zijn. Het doel van het gesprek is de onderliggende problematiek boven tafel krijgen en zo spoedig mogelijk in het normale schoolritme komen. Deze zaken dienen voorop te staan. Probeer vertrouwen te winnen door met elkaar in gesprek te komen. Vraag je af waarom een leerling frequent of langdurig verzuimt. Welk signaal geeft een leerling af? Probeer als jeugdarts te kijken naar de mogelijkheden (in plaats van de beperkingen) die een leerling heeft om lessen/school te volgen. Ga naast de leerling en ouders staan in plaats van tegenover hen. Geef school, leerling en ouders een goed advies. Verwijs zo nodig naar een specialist. Het medische traject kan worden gevolgd. Stel hierbij de volgende vragen: Worden de juiste dingen gedaan? Kan deze leerling hierdoor niet naar school? Wat kan nog wel? Leg eventueel contacten met behandelaars. Vraag hiervoor om (bij voorkeur) schriftelijke toestemming bij ouders. Bedenk wat (ook inhoudelijk) van belang en voor de schoolsituatie relevant is om terug te koppelen aan school en beslis of inzet van het ZAT gewenst is. Bespreek dit met de leerling en zijn/haar ouders. Het is belangrijk dat alle partijen blijk geven van ondersteuning aan het reïntegratieadvies en -plan. Mondelinge instemming wordt geregistreerd in het Digitaal Dossier Jeugdgezondheidszorg. Neem in het advies aan school op wat de rol van de Jeugdgezondheidszorg kan zijn in de verdere verzuimbegeleiding. Dient de begeleiding door (para-)medici ter hand genomen te worden of juist door anderen (school, BJZ, SMW/AMW, psycholoog, schoolcounselor etc.)? De jeugdarts is bij uitstek degene die dit onderscheid kan maken. 12 protocol ziekteverzuim protocol ziekteverzuim 13

9 Slot Aandachtspunten voor de leerplichtambtenaar Leg altijd precies de procedure uit aan ouders en jongere. Geef ouders en jongere de kans om toch nog een afspraak te maken bij de jeugdarts of de adviezen van de jeugdarts op te volgen. Leg de consequenties uit als ze dit niet doen. Als ouders en jongere blijven weigeren om zich voor onderzoek te melden bij de jeugdarts of blijven weigeren om de afspraken na te komen, nodig dan schriftelijk uit voor een hoorgesprek. Voor een proces-verbaal zijn de volgende documenten nodig: - een afschrift van de uitnodigingsbrief bij de jeugdarts - een afschrift van de rapportage van de jeugdarts (indien aanwezig) - een overzicht van absenties - een verklaring van school over het ontstaan van twijfels omtrent het ziekteverzuim, wat school heeft gedaan om het verzuim te voorkomen en bij voorkeur schriftelijke gespreksverslagen tussen school en ouders en leerling. Vaak is een proces-verbaal op basis van ziekte ingewikkeld, bespreek daarom het proces-verbaal altijd met een collega. Blijf de voortgang volgen in het ZAT. Dit protocol is de eerste in zijn soort in deze regio. De officiële invoering is 1 augustus Het protocol staat op de website van het RBL: en op de website van de JGZ: Het wordt op prijs gesteld als gebruikers van dit protocol knelpunten doorgeven aan het RBL. Deze zullen meegenomen worden in de jaarlijkse evaluatie. 14 protocol ziekteverzuim protocol ziekteverzuim 15

10 Bijlagen A: Voorbeeldtekst voor brief van school aan alle ouders over aanpak ziekteverzuim N.B. De brief wordt ondertekend vanuit de school (door bijvoorbeeld de (locatie)directeur) en op briefpapier van de school verstuurd dan wel meegegeven aan de leerlingen, uitgereikt bij kennismaking op school, etc. Aan de ouders/verzorgers van leerlingen van.(naam school) Geachte ouders/verzorgers, Op grond van de gegevens die wij vastleggen over de afwezigheid van leerlingen, maken wij ons zorgen over het ziekteverzuim van een aantal leerlingen. Het gaat dan om leerlingen die regelmatig enkele dagen of langere tijd ziek zijn. Wij maken ons zorgen over: o Het welbevinden van de leerling. o De studievoortgang. De school heeft met de afdeling Jeugdgezondheidszorg van de GGD (afdeling JGZ) en met het Regionaal Bureau Leerlingzaken afspraken gemaakt om leerlingen die veel ziek zijn, beter te kunnen begeleiden. De jeugdarts van onze school is: naam jeugdarts. De leerplichtambtenaar is: naam De afspraken over ziekteverzuim met de afdeling JGZ houden in dat leerlingen met frequent kortdurend ziekteverzuim en met langdurig ziekteverzuim een uitnodiging krijgen voor een bezoek aan de jeugdarts. Voordat school meldt aan de jeugdarts heeft de mentor altijd een gesprek met u en uw zoon of dochter. Indien niet op de oproep van de jeugdarts wordt gereageerd of u en uw zoon of dochter houden zich niet aan de afspraken die gemaakt zijn met de jeugdarts, worden u en uw zoon of dochter opgeroepen door de leerplichtambtenaar. Alles wat er met de jeugdarts wordt besproken is vertrouwelijk. Zonder toestemming geeft de jeugdarts geen informatie door aan de school. De jeugdarts geeft wel altijd een advies aan de school over hoe verder te handelen. We hopen dat deze samenwerking met de jeugdgezondheidszorg ertoe zal leiden dat leerlingen sneller de juiste zorg en begeleiding krijgen en daardoor ook korter van school hoeven te verzuimen. Wij vertrouwen erop dat wij u door middel van deze brief voldoende hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, (naam directeur school) directeur B aanmeldingsformulier en terugkoppelingsformulier consult jeugdarts School: {voordrukken} Datum aanmelding: / / 20 Naam leerling : Naam melder : {voordrukken} Huidig adres : Functie melder : {voordrukken} Telefoonnummer : Telefoon melder : {voordrukken} Geslacht : E mail melder : {voordrukken} Geboortedatum : Klas : Niveau : Mentor : 16 protocol ziekteverzuim protocol ziekteverzuim 17

11 Typering verzuim (frequent, langdurig, bijzondere gevallen; N.B. verzuimstaat bijvoegen!, ): Door school reeds ondernomen acties (b.v. contact met ouders) en resultaten daarvan: Overige relevante gegevens (b.v. thuissituatie, pesten, etc): Specifieke vraag van de school (Dit gedeelte in te vullen door de jeugdarts) Naam jeugdarts : {voordrukken} Telefoon : {voordrukken} {voordrukken} mobiel : {voordrukken} Soort contact : gesprek leerling / ouders / telefonisch leerling/ telefoon. ouders/ anders : datum 1e contact : datum 2e contac : datum afgesloten : indien geen contact de reden: (acties): Reden verzuim vervolggesprek verwijzing (naar) advies school verwijzing RBL O somatische O O O O O psychische O O.. O O O Gezinsproblemen O O.. O O O Leerproblemen O O.. O O O Sociaal-contact O O O O O Onwil O O. O O O Anders, namelijk Conclusie: O medische redenen O overig Advies aan de school (zoals: melden bij Leerplicht concrete adviezen over aanpak probleem, afwachten, etc) C: Brief aan leerling en ouders in verband met ziekteverzuim Geachte ouder, beste. Uit onze verzuimadministratie blijkt dat uw zoon/dochter veel verzuimt van school wegens ziekte. De mentor heeft daar met u en met jou eerder over gesproken. Helaas is het ziekteverzuim nog steeds hoog. Conform de afspraken die wij hebben gemaakt zal de jeugdarts contact met u en uw zoon/dochter opnemen, om met elkaar te bekijken of het mogelijk is om het ziekteverzuim te beperken en welke hulp daarvoor nodig is. Indien u vragen heeft dan kunt u contact opnemen met ondergetekende. Met vriendelijke groet, Leerjaarcoördinator bijlage: verzuimoverzicht en aanmeldingsformulier 18 protocol ziekteverzuim protocol ziekteverzuim 19

12 Regionaal Bureau Leerlingzaken Gooi en Vechtstreek Protocol ZIEKTEverzuim Voortgezet onderwijs Colofon: Protocol ziekteverzuim voortgezet onderwijs 1e druk juni 2012 Studio Futuro, Mieke Vaas Regionaal Bureau Leerlingzaken Burg de Bordesstraat GZ Bussum Postbus AG Bussum GGD Burg de Bordesstraat GZ Bussum Postbus AG Bussum protocol ziekteverzuim 21