EXPERT/M CLASSIC HANDLEIDING

Transcriptie

1 EXPERT/M CLASSIC HANDLEIDING

2 Inhoudsopgave Opstarten Expert/M Classic boekhouding... 9 Selectie dossiernummer... 9 Creatie van een nieuw dossier Functietoetsen Basisgegevens Creatie lege bestanden Dossiergegevens Dagboekgegevens Alfacodes dossiers Individuele rekeningen Individueel rekeningplan Algemene rekeningen Standaardboekhoudplan Beginsituatie openstaande documenten Landcodes + BTW-tarieven Muntkoersen Artikels Ingeven van de tekstlijnen Ingeven ventilatie- / landcodes individuele rekeningen Titels fiscale bijlage Wijzigen muntcode individuele rekeningen Ingeven bedragen intrestverhoging Kopiëren gewijzigde velden algemene rekeningen Kopiëren algemene rekeningen Hulpprogramma's Configuratie Expert/M Herindexeren bestanden Blokkeren periodes Consultatie op het scherm Dossiergegevens Dagboekgegevens... 50

3 Individuele rekeningen Algemene rekeningen Historiek openstaande posten / vereffende posten Omzethistorieken klanten/leveranciers Historiek algemene rekeningen Resultatenrekening op scherm / printer Proefbalans op basis van de algemene rekeningen Proefbalans op basis van de historieken Opzoeken bedrag in historieken algemene rekeningen of openstaande posten Historiek algemene rekeningen vreemde valuta Historiek openstaande posten op basis van de referte Lijsten Dossiergegevens Dagboekgegevens Individuele rekeningen Algemene rekeningen Koersen vreemde munten Artikels Titels fiscale bijlage Etiketten (matrixprinter) Etiketten (laserprinter) Lijst tabel bedragen intrestverhoging Creatie / onderhoud batchverwerking Opstarten batchverwerking Vervaldagboek nog te vervallen Vervaldagboek reeds vervallen Vervaldagboeken gecombineerd Rekeninguittreksels Rappels Klanten met toegestuurde rappels Instelling parameters variabele lay-outs Instelling parameters variabele lay-outs... 85

4 Dossiernaam en directory Selectie drukker Historieken Historieken openstaande / vereffende posten Cumulhistorieken klanten / leveranciers Cumulhistorieken klanten / leveranciers + EUR Omzethistorieken klanten / leveranciers Historieken algemene rekeningen (tegenrekening) Historieken algemene rekeningen (aantallen) Historieken algemene rekeningen (vreemde valuta) Afpunten historiek algemene rekeningen Opgave B.L.W.I. ( = Belgisch-Luxemburgs Wisselinstituut). 101 Aankopen De verwerking van aankoopfacturen Automatische diversen Contante aankopen (kasverrichtingen) BTW-winstmargeregeling Overschrijvingen leveranciers Verkopen De verwerking van verkoopfacturen Automatische diversen Contante verkopen (kasverrichtingen) Overschrijvingen klanten Facturatie De werking van de facturatie Ingeven van de tekstlijnen Contante verkopen (kasverrichtingen) Financiële verrichtingen Toekennen van de beginsaldi v.d. financiële rekeningen De verwerking van bank- en kasverrichtingen Automatische diversen Wissels Automatische kasverrichtingen

5 Automatische betaling leveranciers Automatische betaling klanten Bericht van domiciliëring Domiciliëring DOM Configuratie gestructureerde mededeling Conversie dagboeken naar Euro Diverse operaties De verwerking van diversen Standaarddiversen Automatische diversen Automatisch afpunten van de individuele rekeningen Afpunten op basis van de referte Opzoeken afrondingsverschillen openstaande posten Intrastat Wie is onderworpen aan Intrastat? Periodiciteit Integratie Intrastat <-> Expert/m Onderhoud Intrastatgegevens Onderhoud onvolledige lijnen Intrastatgegevens Controlelijst Intrastatgegevens Detaillijst Intrastatgegevens Aangifte Intrastat op papier Aangifte Intrastat op diskette BTW-Intrastatvergelijking per factuur Bijkomende controlelijst i.v.m. correcties BTW BTW-aangifte Elektronische aangifte (EDIVAT) Brief aangevers BTW-omzetvergelijking Lijst onbekende BTW- & banknummers BTW-eindejaarslisting BTW-eindejaarslisting op floppy

6 Lijst klanten zonder BTW-nummer Intracommunautaire opgave Intracommunautaire opgave op floppy Consultatie BTW-aangifte Afdruk BTW-aangifte t.e.m BTW voor Balansen Proefbalans op basis van de algemene rekeningen Proefbalans op basis van de historieken Saldibalans op basis van de algemene rekeningen Saldibalans op basis van de historieken Lijst fiscale bijlage Balans individuele rekeningen Proefbalans op basis v.d. alg. rekn. + eindbalans vorig jaar Saldibalans op basis v.d. alg. rekn. + eindbalans vorig jaar Uitgebreide saldibalans op basis v.d. alg. rekeningen Uitgebreide saldibalans op basis van de historieken Fiscale balans vennootschappen Fiscale balans handelaars Actief-passief-resultatenbalans Jaarrekeningen Ingeven van de jaarrekening: verkort schema Controlelijst verkort schema Verkort schema afdrukken Verkort schema: neerlegging op diskette Verkort schema: detail (in kolommen) Verkort schema: detail (met insprong) Ingeven van de jaarrekening: volledig schema Controlelijst volledig schema Volledig schema afdrukken Volledig schema: neerlegging op diskette Volledig schema: detail (in kolommen) Volledig schema: detail (met insprong)

7 Afschrijvingen Onderhoud investeringselementen Onderhoud tabel investeringsaftrek Lijst creatiegegs. afschrijvingstabellen & investeringsaftrek 365 Consultatie afschrijvingstabel per investering Lijst afschrijvingstabel per algemene rekening Lijst afschrijvingstabel per algemene rekening per investeringselement Lijst investeringsaftrek Toekennen investeringsaftrek Afsluitingen Verschuiven periodes algemene rekeningen Jaarafsluiting Nulstellen saldo huidig jaar individuele rekeningen + verwijderen openstaande posten Verwijderen individuele rekeningen met saldo, omzet en BTW gelijk aan nul Fiches / Koersverschillen in verband met slotkoers drukken Koersverschillen in verband met slotkoers boeken Koersverschillen GRD a.d.h.v. omrekeningskoersen Automatische diversen Correctie facturen reeds begrepen in de omzet Consolidatie dossiers Ratio s Berekenen totalen vaste ratio's Liquiditeit + rentabiliteit + financiering vaste activa Solvabiliteit + cashflow + voorraad Opstellen en berekenen vrije ratio's Drukken vrije ratio's Vergelijking huidig/vorig jaar + relatieve belangrijkheid Communicatie Koppeling met superfisc ven. b

8 Universele koppeling Importeren Aankopen Importeren verkopen Importeren diverse operaties Importeren analytische diverse operaties Importeren individuele rekeningen Importeren analytische rekeningen Dagboekhistorieken Algemeen gebruik Werkwijze Activeren van de dagboekhistorieken Afdruk dagboekhistorieken Export dagboekhistorieken Controlelijst dagboeken - algemene rekeningen Consultatie jarenbestand

9 Opstarten Expert/M Classic boekhouding Als u Expert/M Classic boekhouding opstart, krijgt u het opstartscherm te zien. Paswoord: u geeft uw paswoord in. Datum: de systeemdatum wordt voorgesteld. Selectie dossiernummer Nà het opstarten van Expert/M Classic boekhouding komt de cursor terecht op het veld 'Dossier'. Op dit veld selecteert u een bestaand dossier als volgt: - u tikt het dossiernummer in (maximum 4 numerieke karakters) of - u selecteert het dossier via zijn alfacode (zie handleiding Invullen van de dossiergegevens, veld 'Alfacode') of - u drukt op de consultatietoets of op * om de reeds bestaande dossiers te raadplegen: via Down, Up, PgDwn en PgUp, gevolgd door, kunt u het juiste dossier selecteren. Wenst u een nieuw dossier te creëren, dan volgt u de werkwijze zoals hierna wordt besproken. Indien u Expert/M Classic boekhouding benut voor 1 enkel dossier, dan kunt u het dossiernummer invullen in de configuratie. Na het opstarten van het pakket wordt het dossiernummer dan automatisch ingevuld (zie handleiding Configuratie Expert/M, veld 'Dossier bedrijf'). Referentiemunt U kunt via de F9-toets wisselen tussen een dossier in referentiemunt BEF (oorspronkelijk dossier) en referentiemunt EUR.

10 Creatie van een nieuw dossier In het hoofdscherm tikt u een nieuw dossiernummer in (maximum 4 numerieke karakters). Na ingave, krijgt u de volgende melding: Het gekozen dossiernummer 'xxxx' bestaat niet! Creatie? Nee ('xxxx' = het dossiernummer) U kiest voor 'Ja' door gebruik te maken van de wisseltoets. Nu komt u terecht in de ingaveschermen van de dossiergegevens (schermen 1 tot en met 4) en de dagboekgegevens (schermen 5 tot en met 9). De bespreking hiervan vindt u terug in de handleiding Invullen van de dossiergegevens en Dagboekgegevens. U komt terecht in een subscherm waar u de dossierdirectory kiest via het scrollsysteem (Down/Up, PgDwn/PgUp). Om een directory te selecteren, drukt u op. Doel: Indien u alle dossiers zou creëren in dezelfde directory, dan bestaat de kans dat het opzoeken van de dossiergegevens iets langer duurt. U bent echter vrij om te bepalen welke dossiers u in welke directory zult creëren, bijvoorbeeld: - rangschikking volgens eindcijfer dossier: - dossier 1, 11, 21, 51, 101,... C:\EXPERT\DOS\D01 - dossier 2, 12, 32, 72, 202,... C:\EXPERT\DOS\D02 - rangschikking volgens soort boekhouding: - dossiers boekjaar = kalenderjaar in 1 directory - dossiers boekjaar kalenderjaar in een andere directory - forfaitaire dossiers in nog een andere directory... Het pakket maakt alle verplichte bestanden aan, verdeeld over twee schermen (dit is afhankelijk van het aantal aangekochte modules!).

11 Functietoetsen Esc : - creatietoets - wisselen van dossier - oproepen van de creatieprogramma s tijdens het boeken. F1 : - stoptoets - aanvaarden van een geboekt document. F2 : - hulptoets - oproepen van de handleiding. Up : - vorig veld. PgUp : - vorig scherm - wijzigen automatische printerinstellingen. Down : - volgend veld. PgDwn : - volgend scherm - af/aanzetten van de automatische printerinstellingen. F7 : - naar rechts scrollen in een afdruk op het scherm. F8 : - consultatietoets - naar links scrollen in een afdruk op het scherm. F9 : - annulatietoets - annuleren van documenten of detaillijnen. F10 : - springtoets - op menuniveau: veranderen van taal. CR : - carriage return = = enter - op menuniveau: algemene informatie. Tab : - wisseltoets bij keuzemogelijkheden - links/rechts springen in een afdruk op het scherm. Ins : - consultatie individuele en algemene rekeningen (opzoeken verschillende selectiecriteria). Onderaan elk scherm worden de actieve functietoetsen per veld voorgesteld.

12 Basisgegevens Onder deze titel kunt u terecht voor het volgende: BASISGEGEVENS = in dit menu kunt u de bestanden die nodig zijn om een boekhouding te kunnen voeren, creëren, wijzigen of verwijderen. bvb. dossiergegevens, klanten, leveranciers, algemene rekeningen,... Creatie lege bestanden 1. Creatie lege bestanden Deze bestanden werden reeds automatisch aangemaakt bij de creatie van een nieuw dossier. Dossiergegevens In dit programma komt u automatisch terecht wanneer u een nieuw dossier creëert. Invullen van de dossiergegevens 2. Dossiergegevens Het zojuist ingegeven dossiernummer wordt voorgesteld. Volgende velden dient u in te vullen: Alfacode (5 - anum) Deze code maakt het mogelijk een dossier op te roepen via zijn roepnaam of alfacode. Naam (25 - anum) U geeft de firmanaam in van het dossier waarvoor u de boekhouding zult bijhouden. Deze naam wordt op elk scherm getoond en op elke listing afgedrukt.

13 Rechtsvorm (10 - anum) U roept de juridische vormen die van toepassing zijn op met de consultatietoets. Via Down en Up plaatst u de lichtbalk op de gewenste rechtsvorm; met bevestigt u uw keuze. Indien u een geldige selectie uitgevoerd heeft aan de hand van deze tabel, dan wordt dit gegeven automatisch ingevuld bij het creëren van de jaarrekening. In dit veld kunt u tevens een variabele omschrijving intikken. Straat (20 - anum) Huisnummer (5 - anum) Busnummer (3 - anum) Postnummer (5 - anum) Woonplaats (25 - anum) Telefoon 1 (16 - anum) Telefoon 2 Telefoon 3 Telefax (16 - anum) (50 - anum) Referentiemunt (3 - alfa) U geeft de munt in waarin de boekhouding gevoerd zal worden. Via de consultatietoets kunt u de reeds bestaande referentiemunten raadplegen. Drukt u op Esc, dan kunt u een nieuwe referentiemunt aanmaken (zie handleiding Muntkoersen). Verwerking in vreemde valuta U bepaalt of u in het dossier met vreemde valuta zult werken, namelijk: - ja = verwerking in vreemde valuta - nee = geen verwerking in vreemde valuta. Muntsituatie U kunt door middel van de Tabtoets de volgende 3 mogelijkheden selecteren. - Vóór 1999: voor de creatie van een dossier waarvan het huidige kalenderjaar zich vóór 1999 bevindt; : voor de creatie van een dossier waarvan het huidige kalenderjaar zich situeert tussen en ; : voor de creatie van een dossier vanaf 1 januari Landcode (2 - alfa) U typt de landcode in van het dossier waarvan de boekhouding bijgehouden zal worden. Deze landcode wordt gekoppeld aan het BTW-nummer met als gevolg dat er steeds een overeenstemming moet zijn tussen deze twee gegevens. Met de consultatietoets kunt u landentabel 2 oproepen (tenzij er maar één land aangemaakt werd). Dit is de landentabel waarmee u werkt en waarin u zelf de door u gebruikte landen dient toe te voegen uit landentabel 1. Landentabel 1 is de tabel die alle landen bevat. In landentabel 2 kunt u met Esc een nieuw land met de bijbehorende BTW-tarieven aanmaken. Drukt u op dit veld op Esc, dan kunt u rechtstreeks een nieuw land met de bijbehorende BTW-tarieven creëren. U komt terecht in een ingavescherm (zie handleiding Landcodes + BTW-tarieven) op het veld 'Landcode' waar u de gewenste landcode ingeeft, ofwel roept u met de consultatietoets landentabel 1 op. In landentabel 1 maakt u uw keuze door de lichtbalk op het gewenste land te plaatsen via het scrollsysteem (Down/Up, PgDwn/PgUp) en u bevestigt uw keuze dan met.

14 Taal Hier bepaalt u via de wisseltoets in welke taal de listings afgedrukt moeten worden, namelijk: - Nederlands - Frans - Engels - Duits Banknummer (30 - num) U geeft het banknummer in indien u gebruik zult maken van de module 'DOM80', 'Overschrijvingen klanten of leveranciers' en 'Betalingen leveranciers via bankdiskette'. Dit veld bevat zodoende de bankrekening van de begunstigde of van de opdrachtgever. Een Belgisch rekeningnummer wordt altijd gecontroleerd op zijn formaat en zijn rekenkundige juistheid. Bij ingave van het banknummer dient u geen leestekens in te geven. Standaard wordt 'onbekend' voorgesteld; via de wisseltoets kunt u dit voorstel wijzigen in 'geen'. BTW-nummer (30 - num) Het BTW-nummer, voorafgegaan door de landcode, wordt steeds vermeld op elke listing met betrekking tot de BTW-wetgeving. Het formaat van alle BTW-nummers van de E.U. wordt gecontroleerd. De landen waarvoor tevens de rekenkundige juistheid van de BTW-nummers gecontroleerd wordt, zijn België, Nederland, Denemarken, het Verenigd Koninkrijk en Italië. Bij ingave van het BTW-nummer dient u noch leestekens, noch de landcode in te geven. Standaard wordt 'onbekend' voorgesteld; via de wisseltoets kunt u dit voorstel wijzigen in 'geen'. BTW-aangifte Standaard wordt 'maand' voorgesteld; via de wisseltoets kunt u dit voorstel wijzigen in 'kwartaal'. BTW-kantoor (6 - num) U geeft hier het nummer in van het BTW-controlekantoor waaronder uw dossier ressorteert. Het nummer van het BTW-kantoor wordt afgedrukt op alle listings met betrekking tot de BTW. Intrastat. invoer Hier duidt u met de wisseltoets aan of u voor de invoer geen Intrastat indient, of u gebruik maakt van het vereenvoudigd schema per maand, het vereenvoudigd schema per kwartaal, het volledig schema per maand of het volledig schema per kwartaal. Intrastat. uitvoer Hier duidt u met de wisseltoets aan of u voor de uitvoer geen Intrastat indient, of u gebruik maakt van het vereenvoudigd schema per maand, het vereenvoudigd schema per kwartaal, het volledig schema per maand of het volledig schema per kwartaal. Nr. vestiging Hier vult u het nummer van de Intrastatvestiging in dat u toegekend is door de Nationale Bank van België. Regio Intrastat Hier kunt u het gebied van bestemmming (voor de aankopen) of het gebied van oorsprong (voor de verkopen) invullen dat standaard wordt voorgesteld bij het invullen van de Intrastatgegevens. U kunt dit veld blanco laten of u kunt volgende waarden invullen: 1 (Vlaams gewest), 2 (Waals gewest) of 3 (Brussels gewest)

15 U komt terecht in scherm 2 en vult verder in: Begindatum eerste boekjaar (8 - num) U geeft de begindatum van het eerste boekjaar in. Einddatum eerste boekjaar (8 - num) U geeft de einddatum van het eerste boekjaar in. Begindatum vorig boekjaar (8 - num) U geeft de begindatum van het vorig boekjaar in. Indien het eerste boekjaar ook het huidig boekjaar is, dan drukt u hier op de annulatietoets. Einddatum vorig boekjaar (8 - num) U geeft de einddatum van het vorig boekjaar in. Indien het eerste boekjaar ook het huidig boekjaar is, dan drukt u hier op de annulatietoets. Begindatum huidig boekjaar (8 - num) U geeft de begindatum van het huidig boekjaar in. Einddatum huidig boekjaar (8 - num) U geeft de einddatum van het huidig boekjaar in. Datum algemene vergadering (8 - num) U geeft de datum van de algemene vergadering in. Huidige boekhoudperiode (2 - num) U bepaalt op dit veld de periode van het boekjaar waarmee de boekhouding opgestart zal worden (max. 99). Van (2 - num) Hier vermeldt u het aantal boekperiodes in het boekjaar, bijvoorbeeld: - 1 van 12 = eerste boekperiode in een gewoon boekjaar - 1 van 18 = eerste boekperiode in een uitzonderlijk lang boekjaar. Boekjaar (4 - num) U geeft het boekjaar in. Standaard wordt het jaartal van de einddatum huidig boekjaar ingevuld. Huidige BTW-periode (2 - num) U geeft hier de corresponderende BTW-periode van het kalenderjaar in, namelijk: - bij een maandaangifte zijn er max. 12 periodes mogelijk - bij een kwartaalaangifte zijn er max. 4 periodes mogelijk.

16 Kalenderjaar (4 - num) U geeft hier het kalenderjaar in van de boekhouding. Standaard wordt het jaartal van de einddatum huidig boekjaar ingevuld. Huidige Intrastatmaand (2 - num) De Intrastatgegevens worden steeds per kalendermaand geregistreerd ( per maand een periodeverschuiving uitvoeren). Voor een Intrastat-kwartaalaangifte worden de juiste maanden automatisch samengesteld, namelijk: - N.I.S.-kwartaalaangifte 1 = N.I.S.-kalendermaanden 1, 2, 3 - N.I.S.-kwartaalaangifte 2 = N.I.S.-kalendermaanden 4, 5, 6 - N.I.S.-kwartaalaangifte 3 = N.I.S.-kalendermaanden 7, 8, 9 - N.I.S.-kwartaalaangifte 4 = N.I.S.-kalendermaanden 10, 11, 12. Met andere woorden: Boekperiode BTW-periode N.I.S.-periode 1. boekjaar = kalenderjaar (01/01 31/12) maandaangifte = januari = juli kwartaalaangifte = januari = juli boekjaar kalenderjaar (01/ ) maandaangifte = juli = januari kwartaalaangifte = juli = januari Aantal historiekjaren (2 - num) Dit is het aantal jaren dat de historieken algemene rekeningen bijgehouden moet worden. Er is een maximum, namelijk 10 jaar (dit wordt standaard voorgesteld) en een minimum, namelijk 2 jaar. Let op: hoe groter de verstekwaarde, hoe groter de vereiste opslagruimte op de harddisk! Indien u een dossier verwerkt met een gebroken boekjaar, selecteert u tenminste 3 jaar! Rechts nullen toevoegen Tijdens het boeken heeft u de mogelijkheid om na ingave van 1, 2 of 3 karakters van de algemene rekening deze rechts te laten opvullen met nullen. Met de wisseltoets kiest u tussen 'Ja' of 'Nee'. Creatie werkbestand toegelaten Een werkbestand wordt benut in de ingavekettingen (namelijk aankoop, verkoop, financieel, kassa en diversen). Het is een bestand waarin de gegevens van de te boeken stukken worden geregistreerd. Een werkbestand kan 2 soorten gegevens bevatten, namelijk: - gegevens die ingebracht zijn, maar nog niet zijn doorgestuurd naar de boekhouding; u kunt deze nog verwijderen of afdrukken of doorsturen naar de boekhouding - gegevens die ingebracht zijn en reeds zijn bijgewerkt; u kunt deze gegevens enkel nog (her)afdrukken.

17 U dient te bepalen hoe de werkbestanden bijgehouden moeten worden, namelijk: ofwel wilt u de werkbestanden na bijwerken van de gegevens periodiek annuleren, waardoor een nieuw werkbestand gecreëerd wordt, met als gevolg dat u bij het ingaan van een volgende periode het dagboek van de voorbije periode niet meer kunt afdrukken, ofwel spaart u de werkbestanden gans het boekjaar, zodat u op gelijk welk ogenblik alle dagboeken van de voorbije en huidige periodes nog eens kunt afdrukken. Dit betekent dat het werkbestand aanzienlijk aangroeit waardoor het een grotere opslagcapaciteit vergt van de harddisk. Mogelijkheden: - ja = creatie werkbestanden toelaten - nee = geen creatie werkbestanden toelaten. Herhalen documentsoort Dit veld is toepasselijk op de aankoop- en verkoopketting. In deze kettingen heeft u volgende mogelijkheden: factuur (= standaarddocument), creditnota, contante factuur,... U kiest voor 'Ja': de laatst geboekte documentsoort wordt voorgesteld bij het boeken van een nieuw document (bvb. na het boeken van een 'factuur' wordt opnieuw 'factuur' voorgesteld, na het boeken van een 'creditnota' wordt opnieuw 'creditnota' voorgesteld,...). U kiest voor 'Nee' (met de wisseltoets): na het boeken van om het even welke documentsoort, wordt het standaarddocument als eerstvolgende voorgesteld. Herhalen referte U kunt tijdens het boeken van documenten in de ingavekettingen de referte van een document die u heeft ingevuld bij de klant of leverancier, automatisch herhalen op het veld 'Omschrijving' van de algemene rekeningen door hier 'Ja' te selecteren met de wisseltoets. Afdruk facturatie Dit veld is van toepassing op de module facturatie. U kiest voor 'Percentage': bij afdruk van de verkoopfacturen wordt het toepasselijke BTW-percentage afgedrukt. U kiest met de wisseltoets voor 'BTW-code': bij afdruk van de verkoopfacturen wordt niet het toepasselijke BTW-percentage afgedrukt maar de BTW-code. Domiciliëring Indien u gebruik wenst te maken van de module domiciliëring, dan kunt u met de wisseltoets 'Ja' kiezen.

18 U komt terecht in scherm 3 waar u de volgende velden invult: Forfaitaire verwerking Hier bepaalt u of op het dossier al dan niet een BTW-forfait toegepast moet worden. U maakt uw keuze met de wisseltoets. Voor meer informatie, zie handleiding van de forfaits. Deze module is optioneel en dus niet inbegrepen in het basispakket Expert/M. Analytische verwerking: Module 1 module 9 U bepaalt per dossier hoeveel analytische modules u wenst toe te passen (max. 9 en afhankelijk van het aantal aangekochte modules). Een uiteenzetting over deze mogelijkheden vindt u terug in de analytische handleiding. Deze module is optioneel en dus niet inbegrepen in het basispakket Expert/M. Budgettaire verwerking U bepaalt met de wisseltoets of u het budgetbeheer wenst toe te passen op het geselecteerde dossier. Voor meer informatie, zie handleiding Budgetbeheer. Deze module is optioneel en dus niet inbegrepen in het basispakket Expert/M. Dossierbeheer Op dit veld kiest u of u al dan niet dossierbeheer wilt toepassen. Voor meer informatie zie handleiding Dossierbeheer. Deze module is optioneel en dus niet inbegrepen in het basispakket Expert/M. Rappels 1 (3 - num) 2 3 Hier bepaalt u na hoeveel dagen - u kiest van 0 tot vervaldag factuur de eerste, tweede en derde rappel afgedrukt moet worden. Let wel: rappel 1 < rappel 2 < rappel 3.

19 Vervaldagen einde maand (3 - num) U kunt 4 verschillende parameters bepalen voor het berekenen van de factuurvervaldagen op basis einde maand. Deze parameters worden telkens voorgesteld bij het creëren van klanten en leveranciers. Mogelijkheden: - 0 tot 999 dagen - let wel: vervaldag 1 < vervaldag 2 < vervaldag 3 < vervaldag 4. Vervaldagen einde factuur (3 - num) U kunt 4 verschillende parameters bepalen voor het berekenen van de factuurvervaldagen op basis einde factuur. Deze parameters worden telkens voorgesteld bij het creëren van klanten en leveranciers. Mogelijkheden: - 0 tot 999 dagen - let wel: vervaldag 1 < vervaldag 2 < vervaldag 3 < vervaldag 4. NOOT Indien u een nieuw dossier creëert, dan komt u na ingavescherm 3 in de schermen (schermen 4 tot en met 8) met betrekking tot de dagboekgegevens (zie handleiding Dagboekgegevens). Vanaf scherm 4 kunt u de creatie beëindigen met de stoptoets en worden alle verplichte rekeningen gecreëerd (zie handleiding Verplichte algemene rekeningen). Wijzigen / verwijderen van de dossiergegevens Wenst u de bestaande dossiergegevens te wijzigen of te verwijderen dan roept u het programma 2. Dossiergegevens opnieuw op en wijzigt u de gewenste velden. Met PgDwn gaat u naar een volgend scherm. Met PgUp keert u terug. Volgende velden kunnen niet gewijzigd worden: Referentiemunt Muntsituatie Landcode Huidige boekhoudperiode Boekjaar Huidige BTW-periode Kalenderjaar Huidige Intrastatmaand Dagboekgegevens 3. Dagboekgegevens Bij de creatie van een dossier worden automatisch defaultdagboeken aangemaakt. Met andere woorden, voor elke ingaveketting (aankopen, verkopen, financiële verrichtingen, diverse operaties en kassa) wordt er één dagboek gecreëerd. U selecteert de juiste ingaveketting via de wisseltoets ofwel door het gebruik van Down/Up. In dit programma kunt u de dagboekgegevens invullen (indien dit nog niet gebeurd was bij de creatie van het dossier). Met de wisseltoets kiest u tussen 'Wijzigen' of 'Verwijderen'. Indien er gegevens in het werkbestand aanwezig zijn, dan kunt u onmogelijk verwijderen. Wijzigen is dan voor bepaalde velden ook uitgesloten. U kunt in ieder scherm van de verschillende dagboeken de ingavetijden (uitgedrukt in honderdsten) en het aantal geboekte documenten huidige periode, huidig en vorig jaar raadplegen.

20 AANKOPEN Dagboeknummer (2 - num) Het defaultdagboek wordt voorgesteld, namelijk dagboeknummer 1. Via de consultatietoets consulteert u de reeds bestaande dagboeken. Wenst u een nieuw dagboek bij te creëren dan tikt u hier het eventueel oplopende nummer in. U kunt max. 99 dagboeken creëren. Libelé (3 - anum) De libelé is het etiket van het dagboek bvb. AN1 en is verplicht in te vullen. Ze wordt op elk dagboek en op elke historiek afgedrukt. Omschrijving libelé (30 - anum) U vult hier de naam van het dagboek in, bvb. Aankoopdagboek 1. Laatst gebruikte bladzijde facturen / creditnota's (4 - num) Deze teller wordt bij het aanmaken van het dagboek geïnitialiseerd op 0. Ze bevat het nummer van de laatst afgedrukte pagina. Laatst gebruikt documentnummer facturen / creditnota's (6 - num) Deze teller wordt bij het aanmaken van het dagboek geïnitialiseerd op 0. Ze houdt het laatst gebruikte documentnummer bij. Opmerking: het is aan te raden om de nummers steeds door het jaartal te laten voorafgaan en per dagboek een aparte nummering toe te passen. Centralisatierekening (6 - num) U verwijst hier naar de centralisatierekening in de boekhouding. Indien onbestaand, drukt u op Esc voor creatie van de algemene rekening. Met de consultatietoets roept u de reeds bestaande algemene rekeningen op. Indien u de algemene rekening wenst op te zoeken door ingave van een karakterrij, dan kiest u voor Ins. Werkt u met meerdere dagboeken, dan kunt u per dagboek een aparte centralisatierekening voorzien, bvb , , ,... Centralisatierekening T.B.W. (6 - num) Dit veld wordt o.a. gebruikt indien u met de module Creatie wissels ( Creatie wissels) werkt. Indien onbestaand, drukt u op Esc voor creatie van de algemene rekening. Met de consultatietoets roept u de reeds bestaande algemene rekeningen op. Indien u de algemene rekening wenst op te zoeken door ingave van een karakterrij, dan kiest u voor Ins. Werkt u met meerdere dagboeken, dan kunt u per dagboek een aparte centralisatierekening voorzien, bvb , , ,... Inkoopregister? Met de wisseltoets maakt u uw keuze. U kiest voor 'Nee': het aankoopdagboek wordt aangemaakt. U kiest voor 'Ja': het aankoopdagboek wordt aangemaakt als inkoopregister; dit register is van toepassing in de BTW op de margeregeling (zie handleiding BTW-winstmarge regeling).

21 VERKOPEN Dagboeknummer (2 - num) Het defaultdagboek wordt voorgesteld, namelijk dagboeknummer 1. Via de consultatietoets roept u de reeds bestaande dagboeken op. Wenst u een nieuw dagboek bij te creëren dan tikt u hier het eventueel oplopende nummer in. U kunt max. 99 dagboeken creëren. Libelé (3 - anum) De libelé is het etiket van het dagboek bvb. VE1 en is verplicht in te vullen. Ze wordt op elk dagboek en op elke historiek afgedrukt. Omschrijving libelé U vult hier de naam van het dagboek in, bvb. Verkoopdagboek 1. Laatst gebruikte bladzijde facturen / creditnota's (4 - num) Deze teller wordt bij het aanmaken van het dagboek geïnitialiseerd op 0. Ze bevat het nummer van de laatst afgedrukte pagina. Laatst gebruikte documentnummer facturen / creditnota's (6 - num) Deze teller wordt bij het aanmaken van het dagboek geïnitialiseerd op 0. Ze houdt het laatst gebruikte documentnummer bij. Opmerking: het is aan te raden om de nummers steeds door het jaartal te laten voorafgaan en per dagboek een aparte nummering toe te passen. Centralisatierekening (6 - num) U verwijst hier naar de centralisatierekening in de boekhouding. Indien onbestaand, drukt u op Esc voor creatie van de algemene rekening. Met de consultatietoets roept u de reeds bestaande algemene rekeningen op. Indien u de algemene rekening wenst op te zoeken door ingave van een karakterrij, dan kiest u voor Ins. Werkt u met meerdere dagboeken dan kunt u per dagboek een aparte centralisatierekening voorzien, bvb , , ,... Centralisatierekening T.I.W. (6 - num) Dit veld wordt o.a. gebruikt indien u met de module Creatie wissels ( Creatie wissels) werkt. Indien onbestaand, drukt u op Esc voor creatie van de algemene rekening. Met de consultatietoets roept u de reeds bestaande algemene rekeningen op. Indien u de algemene rekening wenst op te zoeken door ingave van een karakterrij, dan kiest u voor Ins. Werkt u met meerdere dagboeken, dan kunt u per dagboek een aparte centralisatierekening voorzien, bvb , , ,... FINANCIEEL Dagboeknummer (2 - num) Het defaultdagboek wordt voorgesteld, namelijk dagboeknummer 1. Via de consultatietoets raadpleegt u de reeds bestaande dagboeken. Wenst u een nieuw dagboek bij te creëren dan tikt u hier het eventueel oplopende nummer in. U kunt max. 99 dagboeken creëren. Libelé (3 - anum) De libelé is het etiket van het dagboek bvb. BBL en is verplicht in te vullen. Ze wordt op elk dagboek en op elke historiek afgedrukt. Omschrijving libelé (30 - anum) U vult hier de naam van het dagboek in, bvb. BBL

22 Laatst gebruikte bladzijde huidig / vorig jaar (4 - num) Deze teller wordt bij het aanmaken van het dagboek geïnitialiseerd op 0. Ze bevat het nummer van de laatst afgedrukte pagina. Laatst gebruikt documentnummer huidig / vorig jaar (6 - num) Deze teller wordt bij het aanmaken van het dagboek geïnitialiseerd op 0. Ze houdt het laatst gebruikte uittrekselnummer bij. Centralisatierekening (6 - num) U verwijst hier naar de algemene rekening van de financiële instelling. Indien onbestaand, drukt u op Esc voor creatie van de algemene rekening. Met de consultatietoets roept u de reeds bestaande algemene rekeningen op. Indien u de algemene rekening wenst op te zoeken door ingave van een karakterrij, dan kiest u voor Ins. Werkt u met meerdere dagboeken dan kunt u per dagboek een aparte centralisatierekening voorzien, bvb , , ,... Code munt (3 - anum) U verwijst naar de I.S.O.-muntcode of de numerieke code van de munt die hoort bij de financiële rekening. Via de consultatietoets kunt u de bestaande muntentabel raadplegen. Met Esc kunt u een munt bijcreëren. Dit veld kunt u achteraf niet meer wijzigen. DIVERSEN Dagboeknummer (2 - num) Het defaultdagboek wordt voorgesteld, namelijk dagboeknummer 1. Via de consultatietoets raadpleegt u de reeds bestaande dagboeken. Wenst u een nieuw dagboek bij te creëren dan tikt u hier het eventueel oplopende nummer in. U kunt max. 99 dagboeken creëren. Libelé (3 - anum) De libelé is het etiket van het dagboek bvb. DI1 en is verplicht in te vullen. Ze wordt op elk dagboek en op elke historiek afgedrukt. Omschrijving libelé (30 - anum) U vult hier de naam van het dagboek in, bvb. Diversendagboek 1. Laatst gebruikte bladzijde huidig / vorig jaar (4 - num) Deze teller wordt bij het aanmaken van het dagboek geïnitialiseerd op 0. Ze bevat het nummer van de laatst afgedrukte pagina. Laatst gebruikt documentnummer huidig / vorig jaar (6 - num) Deze teller wordt bij het aanmaken van het dagboek geïnitialiseerd op 0. Ze houdt het laatst gebruikte nummer bij van de diverse post.

23 KASSA Dagboeknummer (2 - num) Het defaultdagboek wordt voorgesteld, namelijk dagboeknummer 1. Via de consultatietoets roept u de reeds bestaande dagboeken op. Wenst u een nieuw dagboek bij te creëren dan tikt u hier het eventueel oplopende nummer in. U kunt max. 99 dagboeken creëren. Libelé (3 - anum) De libelé is het etiket van het dagboek bvb. K01 en is verplicht in te vullen. Ze wordt op elk dagboek en op elke historiek afgedrukt. Omschrijving libelé (30 - anum) U vult hier de naam van het dagboek in, bvb. Kassa. Laatst gebruikte bladzijde huidig / vorig jaar (4 - num) Deze teller wordt bij het aanmaken van het dagboek geïnitialiseerd op 0. Ze bevat het nummer van de laatst afgedrukte pagina. Laatst gebruikt documentnummer huidig / vorig jaar (6 - num) Deze teller wordt bij het aanmaken van het dagboek geïnitialiseerd op 0. Ze houdt het laatst gebruikte uittrekselnummer bij. Centralisatierekening (6 - num) U verwijst hier naar de algemene rekening van de kas. Indien onbestaand, drukt u op Esc voor creatie van de algemene rekening. Met de consultatietoets roept u de reeds bestaande algemene rekeningen op. Indien u de algemene rekening wenst op te zoeken door ingave van een karakterrij, dan kiest u voor Ins. Werkt u met meerdere dagboeken dan kunt u per dagboek een aparte centralisatierekening voorzien, bvb , , ,... Code munt (3 - anum) U verwijst naar de I.S.O.-muntcode of de numerieke code van de munt die hoort bij de financiële rekening. Via de consultatietoets kunt u de bestaande muntentabel raadplegen. Met Esc kunt u een munt bijcreëren. NOOT Gezien het pakket automatisch defaultdagboeken aanmaakt bij het creëren van een nieuw dossier, loopt u geen risico als u dit programma niet verder zou aanvullen. De defaultcreaties gebeuren immers aan de hand van het genormaliseerd rekeningstelsel. Dit programma is ook rechtstreeks op te roepen vanuit de ingavekettingen. (zie handleiding Selecteren van een aankoopdagboek, Selecteren van een verkoopdagboek, Selecteren van een financieel dagboek, Selecteren van een kasdagboek, Selecteren van een diverse postenboek). Alfacodes dossiers 4. Alfacodes dossiers Door middel van deze procedure wordt een gemeenschappelijk bestand DMALF.EXP aangemaakt. Het is een bestand waarin alle alfacodes van de dossiers worden opgeslaan. Dit bestand laat u toe om uw dossiers ook op te roepen via de alfacode in plaats van het dossiernummer. Deze procedure hoeft u eenmalig uit te voeren, bijvoorbeeld nà het creëren van uw eerste dossier. Maakt u meerdere dossiers aan, dan wordt dit bestand automatisch bijgewerkt.

24 Individuele rekeningen Creatie van een individuele rekening 5. Individuele rekeningen Klant - Lever. (1 - alfa) U selecteert het soort individuele rekening dat u wenst te creëren door gebruik te maken van de wisseltoets. Nummer (8 - num) Dit is het identificatienummer van de klant of de leverancier. F7 = het pakket zoekt het eerste vrije nummer vanaf nummer 1. Nummer + F7 = het pakket zoekt het eerste vrije nummer vanaf het opgegeven nummer. Een aansluitende nummering is niet verplicht! Indien u een klant of leverancier wenst op te zoeken, kunt u dit aan de hand van: - de consultatietoets of * : u krijgt een lijst van alle bestaande klanten of leveranciers - Ins: u kunt de klant / leverancier consulteren door het intikken van selectiecriteria (nl. naam, alfacode, straat, postnr., woonplaats, telefoon, telefax, BTW-nummer, banknummer, landcode). Naam (25 - anum) U vult de naam van de individuele rekening in. Alfacode (8 - anum) Dit is de roepnaam van de individuele rekening: ze wordt namelijk gebruikt voor het snel opzoeken van de individuele rekening. Deze code moet niet verplicht beginnen met dezelfde letters als de naam. Landcode (2 - alfa) Op dit veld doet u de selectie van de landcode. Deze landcode wordt gekoppeld aan het BTW-nummer van de individuele rekening, met als gevolg dat er steeds een overeenstemming moet zijn tussen deze twee gegevens. Standaard wordt de landcode uit het dossier voorgesteld. Met de consultatietoets kunt u landentabel 2 oproepen (tenzij er maar één land aangemaakt werd). Dit is de landentabel waarmee u werkt en waarin u zelf de door u gebruikte landen dient toe te voegen uit landentabel 1. Landentabel 1 is de tabel die alle landen bevat. In landentabel 2 kunt u met Esc een nieuw land met de bijbehorende BTW-tarieven aanmaken. Drukt u op dit veld op Esc, dan kunt u rechtstreeks een nieuw land met de bijbehorende BTW-tarieven creëren. U komt terecht in een ingavescherm (zie handleiding Landcodes + BTW-tarieven) op het veld 'Landcode' waar u de gewenste landcode ingeeft ofwel roept u met de consultatietoets landentabel 1 op. In landentabel 1 maakt u uw keuze door de lichtbalk op het gewenste land te plaatsen via het scrollsysteem (Down/Up, PgDwn/ PgUp) en u bevestigt uw keuze dan met. Muntcode (3 - anum) Dit is de munt die bij de klant of de leverancier hoort. Standaard wordt de munt uit het dossier voorgesteld. Indien gekend, typt u de I.S.O.-norm van de munt in (hoofd- of kleine letters). Indien ongekend, kunt u de muntentabel oproepen via de consultatietoets. Met Esc kunt u een nieuwe munt aanmaken (zie handleiding Muntkoersen).

25 Taal (1 - alfa) Deze code is van belang bij het afdrukken van etiketten, rekeninguittreksels, rappels,... Mogelijkheden: - Nederlands - Frans - Engels - Duits. Om één van deze talen te selecteren, gebruikt u de wisseltoets of de consultatietoets. Straat + nr. (25 - anum) Postnummer (8 - anum) Als u het postnummer niet kent dan laat u dit blanco. U kunt dan via de woonplaats het juiste nummer opzoeken. Als u het postnummer wel ingeeft, dan zal de bijbehorende woonplaats voorgesteld worden. Worden meerdere woonplaatsen met hetzelfde postnummer voorgesteld, dan selecteert u de juiste woonplaats door gebruik te maken van de voorgestelde functietoetsen. De selectie beëindigt u dan met. Woonplaats (25 - anum) Als u het postnummer heeft ingevuld, dan wordt de juiste woonplaats voorgesteld. De voorgestelde woonplaats kunt u echter altijd overtikken. Heeft u het postnummer echter blanco gelaten, dan kunt u de woonplaats consulteren op 2 manieren: - zoeken op beginletters: BOR Borgerhout Borsbeek... - zoeken op karakterrij: AVE s Gravenwezel Zaventem... (let wel: hier dienen de aanhalingstekens ingetikt te worden!) Wenst u geen woonplaats in te vullen, dan drukt u op. In de consultatietabel van de postnummers worden alle nummers alfabetisch gerangschikt op basis van de naam van de woonplaats. Indien in de tabel eerst de Franstalige omschrijving wordt voorgesteld, dan kunt u deze aanvaarden. De naam van de woonplaats die uiteindelijk wordt weggeschreven in de individuele rekening wordt geselecteerd aan de hand van de code taal van het dossier. Voorbeeld: u tikt het postnummer 9000 in. In de tabel wordt "Gand" als eerste omschrijving voorgesteld. Indien u in het dossier verwezen heeft naar code taal 'Nederlands', dan wordt "Gent" weggeschreven in de individuele rekening. Telefoon (16 - anum) Fax (16 - anum) (50 - anum) Banknummer (30 - anum) Het banknummer van een klant moet worden ingevuld indien u gebruik zult maken van de module Domiciliëringen. Het banknummer van een leverancier moet worden ingevuld indien u gebruik zult maken van de module Overschrijvingen leveranciers of Betalingen via bankdiskette. Indien de landcode van de individuele rekening op BE staat, wordt het banknummer gecontroleerd op zijn rekenkundige juistheid. Leestekens mag u niet gebruiken! Standaard wordt 'onbekend nummer' voorgesteld; via de wisseltoets kunt u dit voorstel wijzigen in 'geen nummer'. Het banknummer kan niet worden gewijzigd als de code 'domiciliëring' op 'Ja' staat.

26 BTW-plichtig Hier bepaalt u welk BTW-stelsel van toepassing is. Met de wisseltoets krijgt u de verschillende mogelijkheden: - Nee - Ja - Kleine onderneming. BTW-nummer (30 - anum) Het BTW-nummer, voorafgegaan door de landcode, wordt steeds vermeld op elke listing met betrekking tot de BTW-wetgeving. Het formaat van alle BTW-nummers van de E.U. wordt gecontroleerd. De landen waarvoor tevens de rekenkundige juistheid gecontroleerd wordt, zijn België, Nederland, Italië, Denemarken en het Verenigd Koninkrijk. Leestekens mag u niet gebruiken! Standaard wordt 'onbekend nummer' voorgesteld; via de wisseltoets kunt u dit voorstel wijzigen in 'geen nummer'. Het veld 'BTW-nummer' is bepalend of de klantenfiche opgenomen moet worden in de BTW-listing. Code ventilatie (2 - num) U vermeldt de meest voorkomende code, die u nodig heeft voor de BTW-ventilatie tijdens het boeken van aankoop- en verkoopfacturen. De ventilatiecodes kunt u via de consultatietoets oproepen: A. Klanten: Code BTW-vak 00 = Omzet 0 % = Omzet 6 % = Omzet 12 % = Omzet 21 % = Omzet 1 % = Basismarge - 10 = ICL-goederen = ICL-maakloon = ICL-montage = ICL-afstand = ICL-diensten / Export niet-e.g = Medecontractant = Diversen buiten BTW - 70 = ICL-driehoek abc 46 B. Leveranciers: Code BTW-vak 0 = Binnenland + import niet-e.g. 81/82/83 10 = ICV-goederen /82/83 11 = ICV-accijnzen /82/83 20 = Verlegging van heffing niet-e.g /82/83 30 = Onroerende staat /82/83 40 = Diversen buiten BTW - 60 = ICV-diensten + andere medecontractanten /82/83 70 = ICV-driehoek abc /82/83 01 = code 00 + F (vak a) (*) 81/82/83 02 = code 00 + F (vak b) (*) 81/82/83

27 03 = code 00 + F (vak c) (*) 81/82/83 04 = code 00 + F (vak d) (*) 81/82/83 41 = code 40 + F (vak a) (*) - 42 = code 40 + F (vak b) (*) - 43 = code 40 + F (vak c) (*) - 44 = code 40 + F (vak d) (*) - 61 = code 60 + F (vak a) (*) /82/83 62 = code 60 + F (vak b) (*) /82/83 63 = code 60 + F (vak c) (*) /82/83 64 = code 60 + F (vak d) (*) /82/83 (*) De bedragen die geboekt worden aan de hand van deze codes, worden opgenomen in de desbetreffende vakken van de Fiche (zie verder in de handleiding Fiche ). BTW-percentage (4 - num) Op dit veld, dat enkel opgevraagd wordt bij leveranciers, geeft u het meest voorkomende BTW-percentage in. U roept de verschillende mogelijkheden op met de consultatietoets: - 0 % - 6 % - 12 % - 21 % - 1 %. Deze percentages kunnen gewijzigd worden via 1. Basisgegevens, 10. Landcodes + BTW-tarieven (zie verder in de handleiding Landcodes + BTW-tarieven). U kunt ook gebruik maken van de wisseltoets om uw keuze te maken ofwel tikt u het gewenste percentage in. Tegenrekening (6 - num) Bij creatie van een klant vermeldt u hier de meest voorkomende opbrengstenrekening. Bij creatie van een leverancier vermeldt u de meest voorkomende kostenrekening. Met de consultatietoets raadpleegt u het boekhoudplan vanaf de eerste algemene rekening. Wenst u het rekeningstelsel te consulteren vanaf een bepaalde klasse, dan tikt u de klasse in gevolgd door de consultatietoets. Esc is hier ook van toepassing indien u een algemene rekening wenst te creëren of een bestaande rekening wenst te wijzigen. Via Ins kunt u een algemene rekening zoeken op een ingegeven karakterrij: bvb. bij ingave TELE TELEFOON TELEFAX... Historieken U bepaalt op welke manier de historiek van de individuele rekening bijgehouden moet worden. Mogelijkheden: - Facturen + betalingen bijhouden = u krijgt de boekhoudkundige historiek met overzicht van datum, factuurnummer, totaal factuurbedrag en/of respectievelijke betalingen bvb. bij volledige boekhoudingen. - Alle historieken bijhouden = dit is de combinatie van 'Facturen + betalingen bijhouden' en Omzet + BTW + diversen bijhouden bvb. volledige boekhouding waarbij een IC-opgave opgemaakt moet worden. U maakt uw keuze aan de hand van de wisseltoets of de consultatietoets. Vervaldatum

28 U bepaalt per klant of leverancier wanneer de facturen vervallen. De parameters uit het dossierrecord worden hier voorgesteld. Indien u de standaardparameters heeft aanvaard, dan krijgt u door de consultatietoets in te drukken de volgende mogelijkheden: - contant - 30 dagen einde maand - 60 dagen einde maand - 90 dagen einde maand dagen einde maand - 30 dagen einde factuur - 60 dagen einde factuur - 90 dagen einde factuur dagen einde factuur - manueel: in tegenstelling tot de vorige parameters, moet u bij deze, tijdens het boeken van facturen, telkens de vervaldag manueel toekennen. Situatie klant Dit veld wordt enkel opgevraagd bij de creatie / wijziging van een klant. Mogelijkheden: - normaal - dubieus Standaard wordt 'Normaal' voorgesteld. Dit kunt u echter wijzigen in 'Dubieus' door gebruik te maken van de wisseltoets of door de mogelijkheden met de consultatietoets op te roepen en dan te selecteren. Rappels toesturen Dit veld wordt enkel opgevraagd bij de creatie van een klant. U bepaalt nl. of een rappel afgedrukt moet worden voor deze klant indien deze vervallen openstaande facturen heeft. De mogelijkheden zijn: - Ja - Neen. U kunt uw keuze bepalen door de wisseltoets of de consultatietoets te gebruiken. Domiciliëring Dit veld wordt enkel opgevraagd bij de creatie van een klant en bepaalt of de klant zijn openstaande facturen al dan niet zal betalen via domiciliëring. U bepaalt uw keuze met de wisseltoets of via de consultatietoets. Echtgenote van (25 - anum) Dit veld wordt enkel opgevraagd bij de creatie van een leverancier. Dit is een veld dat gebruikt wordt voor het opstellen van de fiche , u kunt hier de naam van de echtgenote invullen. Beroep (25 - anum) Dit veld wordt enkel opgevraagd bij de creatie van een leverancier. Dit is een veld dat gebruikt wordt voor het opstellen van de fiche , u kunt hier het beroep van de leverancier invullen. Indien u in het dossierrecord niet heeft verwezen naar de Intrastatverwerking, dan eindigt het creatieprogramma voor individuele rekeningen nà bovenvermeld ingaveveld. Moet u echter N.I.S.-statistieken bijhouden, dan worden bij het creëren van individuele rekeningen, afkomstig uit een E.U.-lidstaat, volgende ingavevelden opgevraagd:

29 Vervoerswijze Dit veld wordt enkel opgevraagd indien er bij de dossiergegevens bij Intrastat invoer of uitvoer Volledige maand of Volledig kwartaal staat ingevuld (zie ook handleiding Basisgegevens - Invullen van de dossiergegevens). U vermeldt de vermoedelijke vervoerswijze bij ICL of ICV van goederen. Met de consultatietoets kunt u alle mogelijke codes raadplegen. Indien ongekend, aanvaardt u het voorgestelde? (voor meer informatie wordt u verwezen naar hoofdstuk Intrastatverwerking). Aard transactie Met de consultatietoets kunt u alle mogelijke codes raadplegen. Indien ongekend, aanvaardt u het voorgestelde? (voor meer informatie wordt u verwezen naar hoofdstuk Intrastatverwerking). Goederencode (8 - num) Met de consultatietoets kunt u alle mogelijke codes raadplegen. Indien ongekend, aanvaardt u het voorgestelde? (voor meer informatie wordt u verwezen naar hoofdstuk Intrastatverwerking ). Leveringsvoorwaarde Dit veld wordt enkel opgevraagd indien er bij de dossiergegevens bij Intrastat invoer of uitvoer Volledig maand of Volledig kwartaal staat ingevuld (zie ook handleiding: Basisgegevens - Invullen van de dossiergegevens). Met de consultatietoets kunt u alle mogelijke codes raadplegen. Indien ongekend, aanvaardt u het voorgestelde? (voor meer informatie wordt u verwezen naar hoofdstuk Intrastatverwerking).

30 Wijzigen / verwijderen van een individuele rekening Wenst u een bestaande individuele rekening te wijzigen of te verwijderen, dan roept u het programma 5. Individuele rekeningen opnieuw op. Het eigenlijke selecteren van een individuele rekening gebeurt op het veld 'Nummer': - indien gekend, tikt u het individueel rekeningnummer in - u roept de klant of de leverancier op via zijn alfacode; indien er meerdere individuele rekeningen bestaan met dezelfde alfacode dan worden deze klanten / leveranciers voorgesteld in een apart scherm (via de pijltjestoetsen maakt u uw selectie) - tikt u *, dan kunt u de volledige lijst klanten / leveranciers consulteren (via de pijltjestoetsen maakt u uw selectie) - via Ins kunt u eender welke individuele rekening selecteren met volgende selectiecriteria: - naam - telefoon - alfacode - telefax - straat - BTW-nummer - postnummer - banknummer - woonplaats - landcode. Het pakket stelt u voor de volgende keuze: Wijzigen - verwijderen U kiest voor 'Wijzigen': via gaat u naar het veld dat u wenst te corrigeren. Let op: het individueel rekeningnummer en de landcode kunnen niet gewijzigd worden! Na de correctie beëindigt u het programma door middel van de stoptoets. U kiest voor 'Verwijderen' (via de wisseltoets): er wordt een bijkomende bevestiging gevraagd. Belangrijk: een klant of leverancier waarop reeds geboekt is, kunt u niet verwijderen! NOOT In het programma 'Creatie individuele rekeningen' maakt het pakket automatisch een verplichte klant ( ) en een verplichte leverancier ( ) aan. Deze twee individuele rekeningen mag u nooit verwijderen!

31 Individueel rekeningplan 6. Individueel rekeningplan Een individueel rekeningplan wordt gebruikt als u klanten en/of leveranciers wenst te kopiëren vanuit het ene dossier naar een ander dossier. Praktisch: Dossier 25: de boekhouding van deze firma wordt tot op heden bijgehouden onder de wetgeving van een eenmanszaak. Vanaf 1 januari e.k. wordt deze firma omgevormd naar een vennootschap. U verkiest deze boekhouding te registreren in een nieuw dossier, namelijk nummer 250. U staat in dossier 25 en gaat als volgt te werk: Creatie individueel rekeningplan Door middel van deze procedure worden de klanten en/of leveranciers gekopieerd in een tussenbestand, namelijk DMPLA.EXP. Welke rekeningen? Klanten / leveranciers / beiden U maakt uw keuze met de wisseltoets. Bij de keuze 'Klanten' of 'Leveranciers' dient u de velden 'Van - tot individuele rekening' in te vullen. Kopiëren individueel rekeningplan Door middel van deze procedure worden de klanten en/of leveranciers gelezen uit het tussenbestand (DMPLA.EXP) en weggeschreven in het dossier dat u geselecteerd heeft. Welke rekeningen? Klanten / leveranciers / beiden U maakt uw keuze met de wisseltoets. OK? Ja / nee Er wordt een bijkomende bevestiging gevraagd.

32 In bovenvermelde situatie: u selecteert het dossier 250. Vervolgens roept u de procedure voor het kopiëren van de individuele rekeningen op. De klanten en de leveranciers die zich in het tussenbestand bevinden, worden onmiddellijk weggeschreven in het dossier 250. NOOT Indien een individueel rekeningnummer reeds bestaat in het ontvangend dossier, zal dit niet overschreven worden! Algemene rekeningen Creatie van een algemene rekening 7. Algemene rekeningen Algemeen rekeningnummer (6 - num) U tikt het nummer van de algemene rekening in. Aangezien verdere applicaties in het boekhoudpakket gebaseerd zijn op de opbouw van het minimum genormaliseerd rekeningstelsel, dient u volgende regels strikt te volgen: - een algemene rekening bestaat altijd uit 6 karakters - een algemene rekening eindigt op eindcijfer 1 voor niet-opgevraagde bedragen - een algemene rekening eindigt op eindcijfer 8 voor geboekte meerwaarden - een algemene rekening eindigt op eindcijfer 9 voor geboekte afschrijvingen en waarde verminderingen. Relatienummer (6 - num) Dit veld is voorbehouden voor de verplichte algemene rekeningen (zie handleiding Verplichte algemene rekeningen). Omschrijving Nederlands (30 - anum) U tikt de volledige Nederlandstalige omschrijving van de algemene rekening in. Dit veld heeft prioriteit op de andere talen indien in het dossierrecord verwezen werd naar deze taal. Ze biedt u ook de mogelijkheid om balansen meertalig af te drukken. Omschrijving Frans (30 - anum) U tikt de volledige Franstalige omschrijving van de algemene rekening in. Dit veld heeft prioriteit op de andere talen indien in het dossierrecord verwezen werd naar deze taal. Ze biedt u ook de mogelijkheid om balansen meertalig af te drukken. Omschrijving Engels (30 - anum) U tikt de volledige Engelstalige omschrijving van de algemene rekening in. Dit veld heeft prioriteit op de andere talen indien in het dossierrecord verwezen werd naar deze taal. Ze biedt u ook de mogelijkheid om balansen meertalig af te drukken. Omschrijving Duits (30 - anum) U tikt de volledige Duitstalige omschrijving van de algemene rekening in. Dit veld heeft prioriteit op de andere talen indien in het dossierrecord verwezen werd naar deze taal. Ze biedt u ook de mogelijkheid om balansen meertalig af te drukken. Code aard (1 - num) U bepaalt welk soort algemene rekening u creëert met de wisseltoets of u roept een overzicht van de verschillende soorten op met de consultatietoets en u selecteert met Down/Up, namelijk: - 0 = balansrekening (klasse 1 t.e.m. 5) - 3 = uitzonderlijk resultaat (groep ) - 1 = bedrijfsresultaat (groep 60/ /74) - 4 = extra boekhoudkundige rekening - 2 = financieel resultaat (groep ) - 5 = extra boekhoudkundige BTW-rekening. Voor algemene rekeningen van klasse 6 en 7 kunt u vanaf dit veld de ingave beëindigen door op de stoptoets te drukken.

33 Code balans (1 - num) Dit veld wordt enkel opgevraagd bij creatie van een balansrekening. U verwijst hier naar het soort balansrekening met de wisseltoets of door het intikken van het juiste cijfer: - 0 = niet op balans - 1 = actiefrekening - 2 = passiefrekening - 3 = actief/passief naargelang het saldo. Met de consultatietoets kunt u alle mogelijkheden oproepen in een subscherm. U plaatst de lichtbalk aan de hand van Down/Up op de gewenste code en u drukt om te selecteren. Code 3 mag u enkel toewijzen gedurende het boekjaar. Vóór het afdrukken van de eindejaarsbalansen moet u code 1 of 2 toekennen. Code historiek (1 - num) Op welke manier moet de historiek van de algemene rekening bijgehouden worden? U maakt uw keuze met de wisseltoets of u vraagt een overzicht van de bestaande codes met de consultatietoets: - 0 = geen historieken bijhouden - 1 = historieken bijhouden - 2 = historieken per dagboekcentralisatie bijhouden. Bij de dagboekcentralisatie wordt naast de algemene rekeningen met 'code historiek = 2' een sterretje afgedrukt. Vanaf dit veld kunt u op de stoptoets drukken om de ingave te beëindigen: de volgende velden worden automatisch opgevuld met hun standaardwaarden. Code aantal Voor bepaalde algemene rekeningen is het interessant om hoeveelheden / stuks bij te houden. Met de wisseltoets kiest u tussen 'Ja' of 'Nee' Vanaf dit veld kunt u op de stoptoets drukken om de ingave te beëindigen: de volgende velden worden automatisch opgevuld met hun standaardwaarden. Aantal decimalen Indien u in het vorige veld gekozen heeft voor 'Code aantal = Ja', dan komt u op dit veld terecht. De aantallen kunnen met maximaal 2 decimalen bijgehouden worden. Wenst u geen decimalen te registreren, dan vult u 0 (nul) in. % BTW niet-aftr. (3,2 - num) Bij bepaalde algemene rekeningen is het toepasselijk BTW-bedrag niet volledig aftrekbaar. Hier verwijst u dan naar het % dat niet aftrekbaar is. Indien dit veld is ingevuld, gaat het pakket bij gebruik van deze algemene rekening tijdens het boeken van facturen, de opsplitsing BTW aftrekbaar en BTW niet-aftrekbaar voorstellen. Vanaf dit veld kunt u op de stoptoets drukken om de ingave te beëindigen: de volgende velden worden automatisch opgevuld met hun standaardwaarden. Nummer fiscale bijlage (6 - num) Hier refereert u naar de titel van de fiscale bijlage waaronder de algemene rekening opgenomen moet worden (zie ook handleiding Titels fiscale bijlage). % Privé (3,2 - num) Dit veld vult u in indien u werkt met de fiscale bijlage (zie ook handleiding Lijst fiscale bijlage, veld Uitsplitsing privé-zaak ). Vanaf dit veld kunt u op de stoptoets drukken om de ingave te beëindigen: de volgende velden worden automatisch opgevuld met hun standaardwaarden.

34 % Verworpen uitgaven (3,2 - num) Dit veld vult u in indien u de fiscale balans handelaars of vennootschappen gaat afdrukken (zie ook handleiding Fiscale balans vennootschappen en Fiscale balans handelaars). Wijzigen / verwijderen van een algemene rekening Wenst u een bestaande algemene rekening te wijzigen of te verwijderen, dan roept u het programma 'Algemene rekeningen' terug op. Het eigenlijke selecteren van een algemene rekening gebeurt door ingave van zijn toegekend nummer of door het zoeken op karakterrij via Ins of met de consultatietoets. Bij het ingeven van het algemeen rekeningnummer bent u niet verplicht om 6 karakters in te tikken als de code 'rechts nullen toevoegen' op 'ja' staat. Het pakket stelt u voor de volgende keuze: Wijzigen - verwijderen U kiest voor 'Wijzigen': u wijzigt het nodige. U kiest voor 'Verwijderen' (via de wisseltoets): er wordt een bijkomende bevestiging gevraagd. Belangrijk: een algemene rekening waarop reeds geboekt is, kunt u niet verwijderen! Verplichte algemene rekeningen Het pakket werkt met verplichte algemene rekeningen (groep 98 en bijhorende relatienummers). Deze rekeningen worden automatisch aangemaakt bij het creëren van een dossier en mag u niet verwijderen! Indien, om gelijk welke reden, blijkt dat er verplichte rekeningen ontbreken, kunt u deze automatisch laten aanmaken door op Esc te drukken op het veld 'Algemeen rekeningnummer'. Doel van deze rekeningen Ze dienen o.m. om de BTW-aangifte op te maken. De rekening voorziet u van het centralisatiedagboek. Ze voeren centralisaties door naar het opgegeven relatienummer. De volgende algemene rekeningen werden reeds aangemaakt door het pakket bij de creatie van een dossier. Eventueel wijzigt u de omschrijvingen KLANTEN Code balans = TE INNEN WISSELS Code balans = TERUG TE VORDEREN BTW Code balans = LEVERANCIERS Code balans = TE BETALEN WISSELS Code balans = VERSCHULDIGDE BTW Code balans = ONTBREKENDE REKENINGEN Code balans = KREDIETINSTELLINGEN Code balans = KAS Code balans = KORTING CONTANTE BETALING KLANTEN Code aard = BANKKOSTEN ONDERWORPEN AAN BTW Code aard = TOEGESTANE KORTINGEN Code aard = KORTING CONTANTE BETALING LEVERANCIERS Code aard = 2 Opgelet Indien u met vreemde valuta werkt, let er dan op dat u de rekeningen met betrekking tot de voordelige en nadelige koersverschillen en positieve en negatieve afrondingsverschillen creëert (bvb Nadelig koersverschil, Voordelig koersverschil, Negatieve afrondingsverschillen, Positieve afrondingsverschillen). Deze rekeningen dient u in de muntentabel ( 1. Basisgegevens, 11. Muntkoersen) in te vullen!!!

35 Standaardboekhoudplan 8. Standaardboekhoudplan Een standaardboekhoudplan is een rekeningstelsel dat u kunt gebruiken als basis bij het creëren van nieuwe dossiers. U kunt echter ook werken met verschillende standaardboekhoudplannen: voorbeeld een basisplan voor vennootschappen, een basisplan voor eenmanszaken, een basisplan voor forfaitaire dossiers,... Creatie standaardboekhoudplan Deze procedure voert u uit in het dossier waarvan u de algemene rekeningen wenst te kopiëren. Van - tot algemene rekening U vult deze velden in ofwel drukt u op op beide velden zodat alle rekeningen opgenomen worden. Gaat u in de toekomst telkens gebruik maken van hetzelfde standaardboekhoudplan voor alle dossiers, dan voert u deze procedure eenmalig uit. Wenst u gebruik te maken van meerdere standaardboekhoudplannen, dan selecteert u altijd eerst het dossier waarvan u de rekeningen wenst te kopiëren. U voert dan de bovenvermelde procedure eerst uit vooraleer u vervolgt met de tweede procedure. Kopiëren standaardboekhoudplan Deze procedure voert u uit in het dossier waarin de algemene rekeningen terecht moeten komen. OK? ja / nee Een bijkomende bevestiging wordt gevraagd. Met de wisseltoets maakt u uw keuze. Belangrijk: bij deze procedure worden de algemene rekeningen altijd gekopieerd vanuit het tussenbestand DMSTA.EXP. Indien u gebruik wenst te maken van meerdere standaardboekhoudplannen, dan moet u steeds beide procedures uitvoeren! Beginsituatie openstaande documenten Indien u een nieuw dossier creëert waarvan het huidige boekjaar ook het eerste boekjaar is, dan moet u deze procedure niet uitvoeren. Gaat het echter om een bestaande boekhouding dan dient u bij het opstarten van de boekhouding eerst de situatie van de openstaande posten (klanten en leveranciers) in detail in te geven. Creatie openstaande documenten 9. Beginsituatie openstaande documenten Boekhoudjaar: huidig jaar vorig jaar U kiest voor 'huidig jaar' voor de beginsituatie openstaande posten per begin boekjaar. Enkel in uitzonderlijke gevallen kiest u voor 'vorig boekjaar'. Saldo aanpassen? Ja U kiest voor 'Ja' voor de beginsituatie openstaande posten per begin boekjaar. Enkel bij de creatie van wissels kiest u voor 'saldo aanpassen: nee'. U bepaalt uw keuze door gebruik te maken van de wisseltoets of door 'J' of 'N' in te tikken. Individuele rekening U bepaalt met de wisseltoets of u voor een 'klant' of voor een 'leverancier' openstaande posten gaat inbrengen.

36 Nr. (8 - anum) De selectie van een klant of leverancier voert u als volgt uit: - indien gekend, tikt u het nummer van de individuele rekening in - u roept de klant of leverancier op via zijn alfacode: de eerste klant of leverancier, waarvan de alfacode geheel of gedeeltelijk overeenstemt, wordt voorgesteld; aan de hand van het scrollsysteem (Down/Up, PgDwn/PgUp) maakt u uw keuze - indien u de alfacodes wenst te consulteren vanaf de eerste klant of leverancier, tikt u * in of drukt u op de consultatietoets, via het scrollsysteem selecteert u de gewenste individuele rekening - met Ins kunt u de individuele rekening consulteren via het bepalen van selectiecriteria - via Esc kunt u rechtstreeks een klant of leverancier creëren. Soort document U bepaalt met de wisseltoets welk soort document u wenst te creëren: - factuur - creditnota - T.I.W. = te innen wissel (enkel bij selectie klant) - T.B.W. = te betalen wissel (enkel bij selectie leverancier). Documentnummer (6 - num) U refereert aan het factuurnummer van het vorig boekjaar. Code munt (3 - anum) Dit is de munt van het openstaande document. Standaard wordt de munt van de individuele rekening voorgesteld. Indien gekend, typt u de I.S.O.-norm van de munt in (hoofd- of kleine letters). Indien ongekend, kunt u de muntentabel oproepen via de consultatietoets. Met Esc kunt u een nieuwe munt creëren (zie handleiding Muntkoersen). Dit veld is niet toegankelijk indien u in het dossierrecord bepaald heeft dat u geen verwerkingen in vreemde valuta registreert. Periode (2 - num) U refereert hier aan de eerste boekperiode van het nieuwe boekjaar. Koers (6,7 - num) Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u in het vorig veld gerefereerd heeft aan een andere munt dan de standaardmunt van het dossier. De koers uit de muntentabel wordt voorgesteld maar u kunt deze wijzigen. Aan de hand van de hulptoets kunt u de ingebouwde rekenmachine oproepen. Bedrag document (12,2 - num) U vult hier het factuurbedrag (inclusief BTW) in. Bedrag korting (12,2 - num) Dit is het bedrag aan korting contant toepasselijk op de opgegeven factuur. Documentdatum (6 - num) U vult hier de oorspronkelijke factuurdatum in. Vervaldatum (6 - num) Deze datum wordt automatisch voorgesteld aan de hand van code vervaldag uit de klanten- of leveranciersfiche. Indien nodig, kunt u deze datum wijzigen. Referte (12 - anum) Dit is een bijkomende referte die wordt weggeschreven in de klanten- of leveranciersfiche, bijvoorbeeld het factuurnummer bij de leverancier. Dagboeknummer (2 - num) U verwijst naar het nummer van het aankoop- of verkoopdagboek waaronder de factuur gecentraliseerd werd.

37 Afgepunt Hier duidt u aan of het document reeds werd afgepunt. Dit kan indien u bvb. een factuur en een creditnota ingeeft voor dezelde klant / leverancier met hetzelfde bedrag. U kunt dan aanduiden dat die documenten reeds zijn afgepunt (zie ook handleiding Afpunten individuele rekeningen). Code rappel U vult hier in of er reeds een rappel werd afgedrukt voor dit document. U heeft de keuze uit: 0 : geen rappel afgedrukt, 1, 2 of 3 verwijst naar het nummer van de rappel die u voor dat document reeds heeft afgedrukt (zie ook handleiding Rappels). Overschrijving gedrukt U vult hier in of er reeds een overschrijving werd afgedrukt voor het document. Dit is van belang voor de verdere verwerking van het document via Automatisch betalingen leveranciers (zie ook handleiding Automatische betaling leveranciers). Indien u de ingave foutloos heeft ingevoerd, beëindigt u met 'Creatie? Ja'. Merkt u echter een fout in de ingave, dan kunt u hier de ingave ongedaan maken via de wisseltoets. Wanneer u de ingave heeft aanvaard, dan krijgt u Betaling(en) creëren? Nee. Indien in het vorig boekjaar reeds een betaling was geboekt of een voorschot werd geboekt op een factuur, dan drukt u op de wisseltoets om betalingslijnen in te geven. Periode U refereert hier aan de eerste boekperiode waarin de betaling is gebeurd. Datum (6 - num) U vult hier de datum van betaling in. Bedrag (12,2 - num) U vult hier het bedrag van de betaling in. Betaling via Met de wisseltoets selecteert u het dagboek waarin de betaling geboekt werd. - Financieel - Kassa - Diversen Dagboeknummer U verwijst naar het nummer van het financieel, kas -of diversendagboek waaronder de betaling gecentraliseerd werd. Uittrekselnummer U refereert aan het uittrekselnummer van het vorig boekjaar. Omschrijving U kunt nog een bijkomende omschrijving ingeven. Afrondingslijn Hier vult u in of het om een afrondingslijn gaat. Het is mogelijk dat u meerdere betalingslijnen ingeeft voor een bepaald document. Het kan dan gebeuren dat er een verschil is tussen het totaal van de betalingslijnen en het bedrag van het document. U kunt dan een extra betalingslijn ingeven met het bedrag van dat verschil. Dit kan enkel indien het om een document of een betaling in vreemde valuta gaat. Het verschil is dan ook een afrondingsverschil. Overdrachtlijn U bepaalt hier of het om een betaling gaat die in het vorige boekjaar werd verricht.

38 Voorbeeldscherm: wijziging openstaande factuur klant. NOOT Het detail aan openstaande posten per begin boekjaar, dat u heeft ingevoerd met bovenvermeld programma moet uiteindelijk overeenstemmen met de saldi van de algemene rekeningen (Handelsdebiteuren) en (Leveranciers) op de beginbalans. Het is daarom aan te raden dat u nà ingave van alle openstaande posten een controlelijst afdrukt. Dit doet u dan aan de hand van historieken openstaande posten met vermelding van enkel de manuele posten (zie handleiding Openstaande posten, veld Alleen de manuele posten ). Wijzigen / verwijderen openstaande documenten Indien blijkt na controle van de historieken openstaande posten per begin boekjaar, dat deze niet overeenstemmen met de grootboekrekeningen, heeft u 2 opties: Wijzigen verwijderen U kiest voor 'Wijzigen': na inbreng van de identificatiegegevens van de factuur (namelijk klant of leverancier, individueel rekeningnummer, code document, documentnummer en code munt) kunt u volgende velden wijzigen: vervaldatum, referte en periode. U kiest voor 'Verwijderen': de volledige historieklijn wordt verwijderd (na een bijkomende bevestiging) met als gevolg dat u de volledige historieklijn opnieuw moet creëren. Het annuleren van een historieklijn voert u dus uit indien er zich foutieve gegevens bevinden in eender welk veld, uitgezonderd vervaldatum, referte of periode. Landcodes + BTW-tarieven 10. Landcodes + BTW-tarieven Landcode U refereert aan de landcode die u heeft opgegeven in het dossierrecord. Indien de landcode niet afwijkt van de standaard, namelijk BE, dan merkt u dat onze installatiemensen de velden 'Percentages' ingevuld hebben.

39 Met de consultatietoets kunt u landentabel 1 oproepen en het juiste land selecteren via het scrollsysteem. De Belgische BTW-tarieven mag u enkel wijzigen indien dit bevestigd wordt door zowel de BTW-aanschrijvingen als door onze diensten! BTW-tarieven: nee / ja Met de wisseltoets kiest u 'Ja' indien u BTW-tarieven wilt invullen. Indien er reeds BTW-tarieven werden ingegeven op de velden 'Percentages', dan wordt er standaard 'Ja' voorgesteld. Muntkoersen 11. Muntkoersen Referentiemunt De referentiemunt uit het dossierrecord wordt voorgesteld. Met de consultatietoets kunt u het volledige muntenbestand oproepen en raadplegen. Via het scrollsysteem kunt u uw selectie bepalen. U drukt op om uw keuze te bevestigen. Code decimaal Bij EUR dient u dit veld standaard op twee te zetten. U kunt maximaal 2 decimalen bijhouden. Alg. rek. afrondingsverschillen: Neg. Pos. U vult in deze velden de algemene rekeningen in, waarop u de negatieve en de positieve omrekeningsverschillen wilt boeken (bvb. negatief en positief ). Deze afrondingsverschillen ontstaan door de omrekening van de historieklijnen naar de referentiemunt van het dossier. Alg. rek. omrekeningsverschillen: Neg. Pos. Dit veld wordt enkel opgevraagd indien u in een muntentabel met referentiemunt = EUR werkt. U heeft de mogelijkheid om de omrekeningsverschillen te registreren op afzonderlijke resultatenrekeningen.

40 Vervolgens krijgt u een tabel op het scherm waarin u 99 muntcodes kunt creëren. De munten worden gesorteerd op basis van hun I.S.O.-muntcode. Voor elk dossier waar u vreemde valuta verwerkt, dient u de algemene rekeningen "positieve afrondingsverschillen" en "negatieve afrondinsverschillen" aan te maken alvorens u gaat boeken. U dient voor alle dossiers dezelfde algemene rekeningen afrondingsverschillen te gebruiken!!! Het is de bedoeling dat u alle munten die van toepassing zijn in al uw dossiers in deze tabel creëert. De creatie van een nieuwe munt gebeurt met Ins (met de consultatietoets kunt u het volledige muntenbestand raadplegen). U komt terecht in het volgend scherm: Code U tikt de I.S.O.-standaardafkorting van de munt in (hoofd- of kleine letters). Indien ongekend, kunt u via de consultatietoets het volledige muntenbestand raadplegen. Met de voorgestelde functietoetsen bepaalt u uw selectie. Koers / Pariteit U voert de koers of de pariteit van de geselecteerde munt in. U voert deze telkens in volgens het systeem: Zeker - onzeker. Bvb.: 1 EUR =?? USD, en niet?? USD = 1 EUR. Decimalen Dit zijn het aantal toegelaten decimalen bij gebruik of vermelding van vreemde valuta. Koersverlies Tijdens het boeken van financiële verrichtingen kunnen koersverschillen automatisch weggeboekt worden. In dit veld verwijst u naar de nadelige koersverschillenrekening uit uw rekeningstelsel. U heeft de mogelijkheid om per munt een aparte koersverschillenrekening te creëren, maar dit is absoluut niet verplicht.

41 Koerswinst Tijdens het boeken van financiële verrichtingen kunnen koersverschillen automatisch weggeboekt worden. In dit veld verwijst u naar de voordelige koersverschillenrekening uit uw rekeningstelsel. U heeft de mogelijkheid om per munt een aparte koersverschillenrekening te creëren, maar dit is absoluut niet verplicht. NOOT Indien het boekhoudpakket geïnstalleerd is op meerdere afzonderlijke p.c.'s, dan bent u verplicht om alle p.c.'s van dezelfde muntentabel te voorzien! De volgorde van de munten speelt echter geen rol. Indien u gegevens uitwisselt met een ander kantoor, dan bent u ook verplicht om met dezelfde muntentabellen te werken! Artikels Indien u wenst gebruik te maken van de module facturatie dient u voorafgaandelijk uw artikels te definiëren (zie handleiding Ingeven facturen). 12. Artikels Artikelnummer (5 - num) Dit is het identificatienummer van het artikel. Met de consultatietoets kunt u reeds bestaande artikels / diensten raadplegen. Indien u een artikel 0 (nul) creëert, kunt u tijdens de facturatie zeldzame artikels of diensten groeperen op dit artikel 0! Algemene rekening (6 - num) U bepaalt naar welke algemene rekening het artikel doorgestuurd moet worden. Via de consultatietoets kunt u het rekeningstelsel oproepen en raadplegen. Omschrijving (30 - anum) Dit is de omschrijving van het artikel. BTW-code (2 - num) U bepaalt voor elk artikel wat de toepasselijke BTW-voet is. Indien ongekend, dan drukt u op de consultatietoets. Prijs (16,2 - num) De prijs die u hier vermeldt, zal tijdens de facturatie, bij gebruik van het opgegeven artikel, voorgesteld worden.

42 Voorbeeldscherm: wijzigen / verwijderen van een artikel. Ingeven van de tekstlijnen Via deze procedure gaat u de teksten voorzien die afgedrukt worden op zowel de facturen, de rekeninguittreksels als de rappels. 13. Ingeven van de tekstlijnen Nadat u dit programma heeft opgeroepen, kunt u met de springtoets een subscherm oproepen waarin u rechtstreeks kunt kiezen met de wisseltoets tussen ingave Nederlandse, Franse, Engelse of Duitse teksten. Ofwel maakt u gebruik van PgDwn. Op deze manier overloopt u stap voor stap alle schermen en kunt u alle teksten na elkaar invoeren. 1e scherm: Ingave Nederlandse tekstlijnen Hier gaat u de gegevens definiëren die op elk van de bovenvermelde documenten worden afgedrukt, namelijk: Naam Naam van de firma: wordt in de linkerbovenhoek afgedrukt. Lijn A Dit is een bijkomende omschrijving van het bedrijf: wordt onder de 'naam' afgedrukt. Straat Wordt onder lijn A afgedrukt. Locatie Dit veld dient voor het postnummer en de woonplaats: wordt onder de 'straat' afgedrukt. Lijn B Dit is een vrije inputlijn: wordt onder de 'locatie' afgedrukt. Bvb. telefoon, telefax,... Lijn C Dit is een vrije inputlijn: wordt onder 'lijn B' afgedrukt. Bvb. registratienummer, BTW-nummer,...

43 Lijn D Dit is een vrije inputlijn: wordt onder 'lijn C' afgedrukt. Bvb. nummer bankrekening,... Lijn E Dit is een vrije inputlijn: wordt onder 'lijn D' afgedrukt. Bvb. 2e nummer bankrekening,... Lijn F, G, H en I Dit is de voorziene ruimte voor de verkoopsvoorwaarden. Gezien deze verkoopsvoorwaarden in kleine letterdruk (16.67 cpi) worden afgedrukt, voorziet het pakket 2 inputlijnen per afgedrukte lijn, met andere woorden u tikt de tekst voor lijn F - aan het einde van de inputlijn gaat u het vervolg voor deze lijn intikken op de blanco lijn eronder zonder rekening te houden met spaties of afkappingstekens: de blanco lijn is het onmiddellijk vervolg van de voorgaande lijn. Deze lijnen worden onderaan het document afgedrukt. Na het beëindigen van bovenvermeld scherm, komt u rechtstreeks in scherm 2: 'Ingave Franse tekstlijnen'. Dit scherm dient u ook in te vullen als u in de klanten- of leveranciersfiches verwezen heeft naar code taal Frans. Scherm 3 is het ingavescherm voor de Engelse tekstlijnen. Scherm 4 is het ingavescherm voor de Duitse tekstlijnen. 5e scherm: Ingave tekstlijnen rekeninguittreksels Bij het afdrukken van de rekeninguittreksels worden de lijnen 1 tot en met 8 van het ingavescherm van de tekstlijnen (hiervoor vermeld), altijd afgedrukt in de linkerbovenhoek. De werkelijke tekstlijnen voor de uittreksels dient u hier in te vullen: Lijn A en B Dit zijn vrije tekstlijnen: het uitlijnen ervan gebeurt op dezelfde manier zoals beschreven bij de verkoopsvoorwaarden in het ingavescherm van de tekstlijnen, met andere woorden een blanco lijn is het onmiddellijk vervolg van de voorgaande lijn. Deze lijnen worden boven het overzicht van de vervallen facturen afgedrukt. Lijn C en D Dit zijn ook vrije tekstlijnen en worden onder het overzicht van de openstaande facturen afgedrukt. Dezelfde inputlijnen zijn voorzien voor de Franstalige, Engelstalige en Duitstalige rekeninguittreksels. 7e scherm: Ingave tekstlijnen rappels Bij het afdrukken van de rappels worden de lijnen 1 tot en met 8, van het ingavescherm van de tekstlijnen (hiervoor vermeld), afgedrukt in de linkerbovenhoek. De module rappels voorziet 3 soorten rappels waarvan de teksten volledig naar uw keuze ingevuld kunnen worden. Voor elke taal zijn er 3 ingaveschermen voor de teksten voorzien. Lijn A t.e.m. P Hier vult u uw volledige tekst voor de desbetreffende rappel in. Deze tekst wordt boven het overzicht van de vervallen facturen afgedrukt. Opmerking U heeft ook de mogelijkheid om de lay-out aan te passen aan uw behoefte (zie handleiding Instelling parameters variabele lay-outs).

44 Ingeven ventilatie- / landcodes individuele rekeningen 14. Ingeven ventilatie- / landcodes indiv. rekeningen Wijzigen van de ventilatiecodes Met deze procedure kunt u de ventilatiecodes, ingegeven in de klanten- en leveranciersfiches, automatisch wijzigen. Voorbeeld: het BTW-percentage voor de verkoop van bloemen verandert van 21 % naar 6 %. Om te voorkomen dat u dit per klant moet aanpassen, kunt u deze procedure gebruiken. Klanten / leveranciers Maak uw keuze. Allen / selectie U kunt deze procedure uitvoeren op een beperkte selectie van het individuele rekeningenbestand (van... tot... rekeningnummer). Automatisch / manueel U kiest voor 'automatisch': er wordt 1 ventilatiecode opgevraagd die wordt weggeschreven in alle klanten- of leveranciersfiches. U kiest voor 'manueel': per klant of leverancier kunt u de juiste ventilatiecode invullen. Via de consultatietoets verkrijgt u een overzicht van alle toepasselijke ventilatiecodes. Wijzigen van de landcodes Met deze procedure kunt u de landcodes, ingegeven in de klanten- en of leveranciersfiches, automatisch wijzigen. Belangrijk: deze procedure is enkel functioneel indien er nog geen boekhoudgegevens bestaan voor de opgegeven klanten en leveranciers! De landcode is trouwens een uniek gegeven voor de individuele rekening. Indien u de landcode verandert in een E.G.-land, wordt de code historiek automatisch op 'A' (= Alle historieken) gezet. Klanten / leveranciers Maak uw keuze. Allen / selectie U kunt deze procedure uitvoeren op een beperkte selectie van het individuele rekeningenbestand (van... tot... rekeningnummer). Landcode De landcode uit het dossierrecord wordt voorgesteld. U kunt deze eventueel wijzigen. Met de consultatietoets kunt u de gecreëerde landentabel raadplegen. In deze tabel kunt u met Esc een nieuw land met de bijbehorende BTW-tarieven aanmaken. Titels fiscale bijlage Een fiscale bijlage is een balans waarbij u de titels en de rangschikking van de algemene rekeningen in de lay-out zelf bepaalt. Deze balans kan voor u ook een opsplitsing maken tussen beroeps- en privé-kosten (voor verdere informatie wordt u verwezen naar de handleiding Lijst fiscale bijlage). Het creëren van de titels verricht u in 'Basisgegevens': 15. Titels fiscale bijlage Nr. van de titel (6 - num) Elke titel van de fiscale bijlage dient een nummer toegekend te krijgen. Het is het identificatiegegeven waarnaar u verwijst bij het creëren van de algemene rekeningen (zie handleiding Creatie van een algemene rekening, veld Nummer fiscale bijlage ).

45 Titel (44 - anum) Dit is de omschrijving van de titel. Afdrukcode (1- num) Via deze code bepaalt u de lay-out van de balans. Via de hulptoets krijgt u volgende mogelijkheden te zien: - 0 = geen bladsprong - 1 = bladsprong - 2 = bladsprong bij deze titel ofwel bij de eerstvolgende - 3 = geen bladsprong en de titel altijd afdrukken - 4 = bladsprong en de titel altijd afdrukken - 5 = bladsprong samen met de afdruk van een bijkomende titel die u hier dan definieert. Voorbeeldscherm: wijzigen fiscale titel nr Wijzigen muntcode individuele rekeningen 16. Wijzigen muntcode indiv. rekeningen Met deze procedure kunt u de muntcodes, ingegeven in de klanten- en of leveranciersfiches, automatisch wijzigen. Klanten / Leveranciers/ Beiden U maakt uw keuze Van - tot individuele rekening U vult deze velden in ofwel drukt u op op beide velden zodat alle rekeningen opgenomen worden. Van munt - naar munt Hiermee kunt u de muntcode van de individuele rekeningen wijzigen naar een andere munt. Bvb. wijzigen van de muntcode van BEF naar EUR. Euromunten naar EUR Hiermee kunt u in de individuele rekeningen in 1 keer alle euromunten omzetten naar EUR.

46 Ingeven bedragen intrestverhoging 17. Ingeven bedragen intrestverhoging Bij het afdrukken van rekeninguittreksels en rappels kunt u intresten wegens laattijdige betalingen toekennen. U kunt ook opteren om in plaats van intresten, een vast bedrag (= forfait) toe te passen bij het afdrukken van de rekeninguittreksels of rappels. Een combinatie van beide systemen kunt u ook benutten, namelijk intrestberekeningen met een minimum bedrag uit de opgegeven tabellen. Dit programma laat u toe om de tabellen voor intrestverhogingen te creëren, te wijzigen of te annuleren. Tabelnummer Elke tabel krijgt een nummer toegekend (met een maximum van 99). Met de consultatietoets kunt u de reeds aangemaakte tabellen consulteren. Met de stoptoets verlaat u het programma. Omschrijving Aan elke tabel kunt u een bijkomende omschrijving toekennen (max. 15 alfanumerieke karakters). Drukt u op de annulatietoets, dan kunt u een bestaande tabel annuleren. In dit geval wordt een bijkomende bevestiging opgevraagd. Munt Per muntsoort dient u een bedrag voor de intrestverhoging te definiëren. U tikt de I.S.O.-norm in van de munt die u wenst op te nemen in de tabel (hoofd- of kleine letters). Met de consultatietoets kunt u de muntentabel consulteren. Drukt u op de stoptoets, dan beëindigt u de ingave. Bedrag U tikt het bedrag van de vaste intrestverhoging in. Vervolgens komt de cursor terug op het veld 'Munt'. U vult de tabel verder aan (zoals hierboven omschreven). Drukt u op de stoptoets, dan verschijnt een lichtbalk op de eerste munt in de tabel. U heeft dan de volgende mogelijkheden: - u drukt nogmaals op de stoptoets en beëindigt de creatie van de tabel - door middel van de voorgestelde functietoetsen kunt u doorheen de tabel scrollen om eventueel wijzigingen aan te brengen - wenst u één bepaalde munt uit de tabel te verwijderen, dan drukt u op de annulatietoets - drukt u op Ins, dan kunt u de tabel verder aanvullen. Kopiëren gewijzigde velden algemene rekeningen 18. Kopiëren gewijzigde velden alg. rekeningen Dit programma laat u toe om bepaalde wijzigingen in een rekeningstelsel of in het standaardboekhoudplan door te kopiëren naar andere of alle dossiers. U voert deze procedure uit in het dossier waarin u wijzigingen heeft aangebracht aan de algemene rekeningen. Kopiëren van dossiernr. U geeft hier het dossiernummer in waarin u de wijzigingen aan de algemene rekeningen heeft aangebracht. Referentiemunt dossier U geeft de referentiemunt van het dossier in. Naar - tot dossiernummer

47 U geeft de dossiernummers in waarnaar u de gewijzigde algemene rekeningen wenst door te kopiëren. Vanaf algemeen rekeningnr. - tot algemeen rekeningnr. U geeft hier uw selectie in. Indien u slechts één algemene rekening wenst door te kopiëren, dan geeft u op beide velden hetzelfde rekeningnummer in. Te kopiëren velden: Via de wisseltoets duidt u aan welke velden doorgekopieerd moeten worden. Relatienummer Naam Nederlands Naam Frans Naam Engels Naam Duits Nr. fiscale bijl. Code aard Code balans Code historiek Code aantal % BTW niet aftr. Percent privé % verworpen uitg. Kopiëren (Y/N) U bevestigt de procedure via 'kopiëren: Y'. Kopiëren algemene rekeningen 19. Kopiëren algemene rekeningen Dit programma laat u toe om nieuwe rekeningen door te kopiëren naar andere of alle dossiers. Kopiëren van dossier U dient dit programma op te starten in het dossier waarin u nieuwe algemene rekeningen heeft aangemaakt. Automatisch wordt hier het dossiernummer dan ingevuld. Referentiemunt dossier De referentiemunt van het dossier wordt hier automatisch ingevuld. Naar - tot dossiernummer U geeft de dossiernummers in waarnaar u de nieuwe algemene rekeningen wenst te kopiëren. Vanaf algemeen rekeningnr. - tot algemeen rekeningnr. U geeft hier uw selectie in. Indien u slechts één algemene rekening wenst te kopiëren, dan geeft u op beide velden hetzelfde rekeningnummer in. Kopiëren? ja nee U duidt uw keuze aan met de wisseltoets. Hulpprogramma's 20. Hulpprogramma's Programmanaam: IP Met dit hulpprogramma kunt u een nieuwe printer aanmaken. Op het veld Omschrijving drukt u op de consultatietoets en selecteert u het type printer dat u gebruikt (indien het type printer zich niet in de lijst bevindt, dan selecteert u het type dat het meest overeenstemt met de printer die u gebruikt). Met de annulatietoets kunt u een printer die werd aangemaakt opnieuw verwijderen. Indien u met meerdere printers werkt, kunt u met de F10-toets de volgorde waarin de printers werden aangemaakt, wijzigen.

48 Programmanaam: ONTPINK Dit programma laat u toe om afpuntingen op individuele rekeningen ongedaan te maken (zie handleiding Manueel afpunten individuele rekeningen en Automatisch afpunten individuele rekeningen). De voorwaarde is dat de afpuntingen niet bijgewerkt mogen zijn! Huidig boekjaar / vorig boekjaar U selecteert het boekjaar waarin u de afpuntingen wenst te vernietigen. Configuratie Expert/M 21. Configuratie Expert/M De configuratie is gekoppeld aan het paswoord waarmee u Expert/M opstart. Opvragen datum: ja / nee U kiest voor 'Ja': telkens u Expert/M opstart, wordt een datum gevraagd. U kiest voor 'Nee': bij het opstarten van Expert/M wordt geen datum opgevraagd. Grafische schermen: ja / nee Dit heeft invloed op de grafische schermopmaak van Expert/M. Standaard wordt 'Ja' ingevuld. Speciale symbolen: ja / nee Hier bepaalt u of speciale tekens (bvb. é, è, à) op het scherm worden getoond. Indien u Nee kiest, zullen er gewone tekens staan (e of a). Dossier bedrijf Dit veld is enkel van toepassing indien u het boekhoudpakket toepast voor 1 dossier. Bij opgave van het dossiernummer dient u bij het opstarten van Expert/M geen dossiernummer te selecteren, het wordt automatisch ingevuld. Dossier accountant Indien u hier het dossiernummer van het boekhoud- of accountantskantoor invult, dan kunnen de dossiergegevens van dit dossiernummer benut worden bij het afdrukken van de BTW-aangiften, lijst voorschotten BTW,... (zie ook handleiding Afdrukken van de BTW-aangifte, Brief kwartaalaangevers en Brief maandaangevers). Code versiecheck (0,1,2) Na het inlezen van een nieuwe versie wordt er een gecontrole uitgevoerd van de opstartdirectory. De controle houdt in dat er geen bestanden in de opstartdirectory mogen staan die normaal in de prog- of fak-directory moeten voorkomen. Standaard staat dit op 1. D.w.z. dat na het inlezen van een nieuwe versie de controle uitgevoerd zal worden. Default printernummer Indien u met meerdere printers werkt, kunt u hier aanduiden welke de defaultprinter is. Voorbeeld: bij een netwerk: - printer 1 is gekoppeld aan paswoord 1 - printer 2 is gekoppeld aan paswoord 2. Print directory Dit veld is vooral van toepassing indien u de boekhoudingen van uw verschillende dossiers archiveert op CD-rom. Bij het afdrukken van bepaalde lijsten worden er tijdelijke bestanden op de harde schijf weggeschreven. Hier bepaalt u in welke directory deze bestanden moeten komen. Dit moet ingevuld worden omdat deze niet op de CD-rom weggeschreven kunnen worden. Bvb. C:\windows\temp\ moet altijd eindigen op een backslash (\) Belangrijk: Deze configuratie moet u invullen vooraleer u de archivering op CD-rom uitvoert!

49 Kleuren: ja / nee De kleuren van de ingave-, consultatie-, hulpschermen en de foutboodschappen kunt u naar eigen keuze instellen. Herindexeren bestanden 23. Herindexeren bestanden Indien een bestand beschadigd is, dan kunt u dit programma gebruiken om de indexen te herstellen. Blokkeren periodes 24. Blokkeren periodes Indien u dit programma oproept, krijgt u de volgende boodschap: OPGELET! : Door het blokkeren van de periodes kan men in de overeenkomstige periodes niet meer boeken. Het opheffen van deze blokkering kan enkel gebeuren mits een schriftelijke aanvraag. Het blokkeren van periodes voert u uit indien u beslist, na revisie ervan, dat er geen boekingen meer mogen gebeuren in deze periodes. De gegevens van geblokkeerde periodes kunt u echter altijd consulteren of afdrukken. Het deblokkeren van de periodes kunt u echter niet alleen uitvoeren en dit om het systeem van het blokkeren van de periodes geloofwaardig te houden tegenover de officiële instanties! Om de opheffing van een blokkering te bekomen moet u ons een schriftelijke aanvraag bezorgen. De deblokkering wordt dan nadien telefonisch uitgevoerd. Werkwijze: U bepaalt per huidig / vorig jaar welke boek- en/of BTW-periodes u wenst te blokkeren. Voorbeeldscherm: blokkeren periodes.