Handleiding. Basisvaardigheden: Microsoft Dynamics NAV2015. Referentie: WT_ _HLNAV15BASIS_V1.0 Datum: 30 juli 2015

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "Handleiding. Basisvaardigheden: Microsoft Dynamics NAV2015. Referentie: WT_ _HLNAV15BASIS_V1.0 Datum: 30 juli 2015"

Transcriptie

1 Handleiding Basisvaardigheden: Microsoft Dynamics NAV2015 Referentie: WT_ _HLNAV15BASIS_V1.0 Datum: 30 juli 2015

2 COLOFON TITEL Handleiding Basisvaardigheden: Microsoft Dynamics NAV 2015 UITGEVER GMI group N.V. De Pintelaan 347A, T F E W AUTEUR Wilfried Taeymans T M E REFERENTIE WT_ _HLNAV15BASIS_V1.0

3 INHOUD INHOUD HET BASISSCHERM NAV Het bovenste schermdeel De titelbalk De adresbalk De ribbon of het lint Het middengedeelte : hoofdmenu met rolcentrum Het hoofdmenu Het Rolcentrum De statusbalk EEN ROL TOEKENNEN Standaard rolcentrum Specifiek rolcentrum HET HOOFDMENU ROLGERICHT Onderdelen van het hoofdmenu Navigation pane of navigatiedeelvenster Rolcentrum Het menu Afdelingen Menu onderdelen aanpassen Navigatiedeelvenster aanpassen Rolcentrum elementen aanpassen Detail van onderdelen aanpassen DE RIBBON OF HET LINT Elementen van het lint Elementen aanpassen De tabs aanpassen De groepen aanmaken Functies in een groep plaatsen Een menu toevoegen Pictogram aanpassen LIJSTPAGINA S Pagina elementen Algemeen Pagina opbouwen Het Lint... 27

4 5.1.4 Het filterdeelvenster De Infoblokken Het diagram onderdeel De gegevenslijst Pagina elementen aanpassen Het lint Infoblokken Het diagram onderdeel De gegevenslijst Grafische weergave Standaard instellingen terugzetten WERKEN IN PAGINA S Gegevens input algemeen Nieuw record aanmaken, nieuw document of nieuwe lijn Datum ingeven Aantallen en Bedragen ingeven Gegevens invullen in een pagina Invullen van een kaartpagina Invullen van lijstpagina Invullen van een documentpagina Aanpassen sneltabbladen zelf Sneltab formaat aanpassen Sneltabbladen aanpassen Regels sneltab aanpassen Gegevens consulteren Zoekfunctie Waar en wanneer gebruiken Hoe gebruiken Filters gebruiken Basisfilter Resultaten weergeven Ophalen van gegevens in documenten Totalen beperken tot Filters bewaren Sorteren van gegevens Navigeren Formules en criteria te gebruiken in filters Extra functionaliteiten Koppelingen... 61

5 8.2 Notities Map point gebruiken Online map installeren Online map gebruiken Over deze pagina Gegevens kopiëren naar andere toepassingen OneNote integratie Algemeen Instellen van integratie Documenten afdrukken Algemeen Gegevens selecteren in lijsten Filtertabs Opties tab Short cuts en toetsencombinaties in NAV Functietoetsen en toetsencombinaties Hulpknoppen in pagina s... 76

6 1 HET BASISSCHERM NAV Het Microsoft Dynamics NAV scherm is ingedeeld in verschillende delen : te weten Het bovenste gedeelte met de titelbalk, de adres balk en de ribbon of het lint. Het middengedeelte met het hoofdmenu of het navigatiedeelvenster en de nieuwe werkruimte of rolcentrum. Onderaan de statusbalk. Titelbalk met menu onderdeel en bestand Adresbalk met heen en terug knoppen 1.1 Het bovenste schermdeel Ribbon of lint met functies klaar voor gebruik De titelbalk De titelbalk geeft weer in welke menuonderdeel of bestand men momenteel werkt. Ook de knoppen voor het minimaliseren en maximaliseren van het scherm staan uiterst rechts samen met het veldje om de toepassing af te sluiten De adresbalk De adresbalk geeft aan waar je in de toepassing zit. Via het klikken van de pijlknoppen kan je voor- of achteruit manoeuvreren in het afgelegde pad. Filters die ingesteld zouden zijn verdwijnen bij wijzigingen. Men kan ook via de drop down menu s achter de delen van het opgegeven pad in de toepassing navigeren. Via drop down menu s navigeren in de toepassing Rechts in de adresbalk bevindt zich het zoekveld. Dit veld wordt niet gebruikt om specifieke records in het systeem terug te vinden zoals één klant of één document, maar om bestanden en functionaliteiten terug te vinden. Het veld heeft min of meer dezelfde functie als het navigatiedeelvenster (hoofdmenu) van NAV. Indien men hier iets intikt dan opent (find as you type) een lijst van alle menuonderdelen waarin dat woord of gedeelte van woord voorkomt zodat men snel het gewenste bestand of de functionaliteit kan terugvinden/ openen.

7 Intikken in zoekveld opent lijst met mogelijkheden De ribbon of het lint De ribbon of het lint bevat een selectie van alle mogelijke functies die op dat moment in de werkpagina kunnen gebruikt worden. De functies zijn gegroepeerd in tabs en voorgesteld onder de vorm van knoppen met pictogrammen. Door het eenvoudigweg aanklikken van het pictogram start men de functie of opent men het bestand. Het Lint met verschillende tabs en functieknoppen Helemaal links in het lint vindt men een blauwe tab waarachter een aantal basisfuncties en instellingen schuil gaan. Hier vindt men de mogelijkheid om : Een bedrijf of server te kiezen Een werkdatum in te stellen Aanpassingen te doen aan rolcentrum, menu s en het lint de helpfunctie Deze tab kan ook ondanks alle andere mogelijkheden van aanpassing van het scherm niet verwijderd of aangepast worden en we zullen hiernaar verwijzen als de instellingstab. Rechts in de menubalk vindt men de naam van het bedrijf waarin men momenteel werkt, naast het vraagteken dat een on line help functie opent. Instellingstab die o.a. toelaat alle aanpassingen te doen Bijna het hele scherm kan in al zijn onderdelen aangepast worden aan de wensen van de gebruiker en die wijzigingen kunnen desgewenst ook weer verwijderd worden en teruggebracht tot de standaardinstellingen. Alle wijzigingen die aangebracht worden zijn gebruiker gebonden d.w.z. dat ze enkel voor diegene die ze uitvoert geldig zijn en bewaard worden.

8 1.2 Het middengedeelte : hoofdmenu met rolcentrum Het middengedeelte van het scherm bevat het hoofdmenu van NAV en de ruimte waar de verschillende factboxes (infoblokken) of andere onderdelen van het rolcentrum kunnen ingesteld worden Het hoofdmenu Het hoofdmenu of navigatiedeelvenster links op het scherm bevat de basisknoppen die verwijzen naar de afdelingen die de gebruiker van het rolcentrum kan gebruiken. Elke knop opent in dit menu de lijst van functies en bestanden die tot die groep behoren. Volgende basisknoppen verwijzen naar : Startpagina : dit is de persoonlijke pagina van de gebruiker of het basisscherm van zijn rolcentrum. Afdelingen : deze knop opent het basismenu met toegang tot alle verschillende submenu s als financieel, verkoop, inkoop enz Bijkomende knoppen zijn afhankelijk van het rolcentrum en de functies die daar nodig zijn. Extra knoppen kunnen bijgeplaatst worden met specifieke inhoud volgens wensen van de gebruiker Het Rolcentrum Naast het navigatiedeelvenster vindt men het rolcentrum. Dit scherm is opgebouwd uit verschillende blokken die specifieke informatie bevatten nodig voor de gebruiker van dit rolcentrum. Indeling en inhoud hiervan kan door de gebruiker nog aangepast worden. Factboxes of infoblokken in de startpagina van elk rolcenter Hoofdmenu of navigatiedeelvenster per rol 1.3 De statusbalk Onderaan vindt men de statusbalk waar bijkomende informatie gegeven wordt in verband met het bedrijf waarin men werkt, de werkdatum en de gebruiker.

9 2 EEN ROL TOEKENNEN Het rolgericht scherm is gekoppeld aan een specifieke rol die een werknemer binnen een bedrijf kan hebben en bevat een selectie van bestanden, functionaliteiten en schermen die die werknemer in zijn functie kan nodig hebben. Er zijn in NAV vooraf reeds 20-tal rollen met een daarbij passend rolcentrum gecreëerd. 2.1 Standaard rolcentrum Indien aan een gebruiker géén rol specifiek is toebedeeld zal het standaard rolcentrum toegekend worden. Dit standaard rolcentrum kan men aanduiden in de lijst van rollen die voorzien zijn en het is normaal ingesteld op Verkooporder verwerker. Via menu afdelingen administratie applicatie instellingen rolgerichte cliënt profielen opent de lijst met de voorgeprogrammeerde profielen. Eventueel standaard rolcentrum instellen Om te wijzigen kan men het gewenste profiel selecteren en vervolgens via de functieknop bewerken in de Home tab van het lint, het scherm openen waarin men wijzigingen kan uitvoeren. Desgevallend het veld standaard rolcentrum aanvinken om het standaard rolcentrum te definiëren.

10 Als men voor dit rolcentrum wil vermijden dat de gebruikers alsnog aanpassingen zouden doorvoeren dan kan men Personalisering deactiveren aanvinken. NOTA : indien de profielen via het menu niet makkelijk gevonden worden kan men altijd via het zoekvenster in de adres balk het bestand terugvinden. Dit geldt trouwens voor alle verdere menu wegwijzers die in deze handleiding voorkomen. Zij kunnen vervangen worden door het intikken van het gewenste bestand in het zoekvenster. Profielen zoeken via menu of via zoekvenster in adresbalk 2.2 Specifiek rolcentrum In het menu rolgerichte cliënt vindt men naast de verschillende profielen ook de Persoonlijke gebruikersinstellingen. In deze lijst kan men per gebruiker een specifiek profiel toekennen. In de lijst van gebruikers op de gewenste gebruiker dubbel klikken of via de bewerken knop in het lint de gebruikersfiche van de gebruiker waarop men staat openen. De optieknop in het veld Profiel-ID opent te lijst met de verschillende rollen. Rol kiezen en OK klikken. Afhankelijk van de gekozen rol zullen op het scherm andere menuknoppen verschijnen in het navigatiedeelvenster en andere onderdelen in het rolcentrum. Een wijziging van rol gaat pas in nadat NAV opnieuw werd opgestart.

11 3 HET HOOFDMENU ROLGERICHT Elke rol binnen NAV heeft zijn eigen hoofdmenu of startpagina. De indeling hiervan en de aanpassingsmogelijkheden kunnen verschillen van rol tot rol en wellicht zijn niet alle functionaliteiten en/of bestanden van uit zo n rolcentrum te bereiken. Dan kan men de Afdelingen menu knop gebruiken. 3.1 Onderdelen van het hoofdmenu Uiteraard heeft men in dit scherm ook de verschillende balken en het lint, maar belangrijk zijn hier de volgende onderdelen : Navigation pane of navigatiedeelvenster Dit is het menu links op het scherm en daar bevinden zich de basisknoppen van het menu waaronder : Startpagina en Afdelingen. Afhankelijk van het rolcentrum kunnen daar andere menu knoppen aan toegevoegd zijn en de gebruiker kan dit basismenu aanpassen aan zijn/haar specifieke behoeften. Er kunnen dus extra knoppen met specifieke inhoud aan toegevoegd worden of voor de gebruiker overbodige knoppen verwijderd. Startpagina opent het aan de gebruikerscode gekoppelde rolcentrum. In het rolcenter staan alle bestanden en functionaliteiten die een gebruiker voor zijn taak nodig heeft. De knop Afdelingen opent het hoofdmenu van waaruit alle andere domeinen van NAV kunnen gebruikt worden. Afhankelijk van het rolcentrum kunnen eventueel bijkomende knoppen verschijnen met toegang tot extra bestanden en functionaliteiten zoals bvb. geboekte documenten Rolcentrum Het rolcentrum zelf, ook wel pagina genoemd, bevat een aantal blokken met functies en/of informatie. Welke blokken of onderdelen er getoond worden is gekoppeld aan de rol, maar er kunnen ook extra onderdelen of blokken bij gezet worden volgens de noden van de gebruiker. Elk van die verschillende onderdelen kan naast het reeds rolgerichte karakter - nogmaals in detail aangepast worden aan de individuele wensen van de gebruiker. De onderdelen kunnen o.a. informatie bevatten i.v.m. 1. De basisbestanden en activiteiten van de rol 2. Outlook gegevens, mails, agenda, taken enz

12 3. Voorkeurlijsten van o.a. klanten, artikelen, leveranciers afhankelijk van de rol 4. Notificaties of berichten i.v.m. de uit te voeren taken of de te bewerken gegevens intern uitgewisseld tussen verschillende gebruikers 5. Grafieken i.v.m. gegevens nuttig voor de specifieke gebruiker Het menu Afdelingen Het afdelingen menu is in feite het totale basismenu en geeft een overzicht van alle verschillende modules en submenu s met de daarin beschikbare gegevens en functionaliteiten. Via dit menu kan een gebruiker die functies of gegevens terugvinden die normaal buiten zijn rol vallen maar die hij toch kan nodig hebben of moet consulteren. Uiteraard enkel indien hij er de toegangsrechten voor bezit. Vb. Financieel menu met de verschillende onderverdelingen

13 De verschillende afdelingen of submenu s kan men zowel in het afdelingenmenu als in het navigatiedeelvenster links ervan openen. Bij aanklikken van een submenu verschijnt opnieuw een overzicht met de bestanden en functionaliteiten die bij het submenu horen. Financieel menu open geklikt 3.2 Menu onderdelen aanpassen Elk van de menu onderdelen in het rolcentrum kan dus aangepast worden aan de wensen/noden van de gebruikers Navigatiedeelvenster aanpassen In de het navigatiedeelvenster kunnen extra menuknoppen ingevoegd worden met een specifieke inhoud en van bestaande knoppen kan inhoud aangepast worden of ze kunnen verwijderd worden. Via de instelling tab (de eerste tab van de ribbon dus) kan het menu geopend worden waarin men kan aangeven dat er moet aangepast worden en ook welk onderdeel van het basisscherm men wenst te wijzigen. Navigatiedeelvenster aanpassen via de instelling tab Hier kiest men voor navigatiedeelvenster aanpassen en een overzicht opent waarin men kan bepalen welke links naar welke bestanden of functies men in het menu wenst op te nemen. Men kan dit venster ook openen door met de rechtermuisknop te klikken in één van de menuknoppen in het navigatiedeelvenster.

14 In de linker kolom van dit venster ziet men de hoofdknoppen uit het menu en indien men één dezer knoppen selecteert verschijnen rechts de menu items die onder deze knop schuil gaan. Om een nieuwe knop bij te voegen de knop nieuw aanklikken, een icoontje selecteren en een naam invullen in het schermpje dat opent. Nieuwe knop in navigatie deelvenster toevoegen en naam geven Icoon kan toegevoegd worden Nieuwe knop is bijgevoegd. Bij selectie van de nieuwe knop blijft de rechterkolom echter nog leeg. Om menu items aan de knop (in de lijst dus) toe te voegen klikt men naast de blanco rechterkolom de knop toevoegen aan. Deze knop opent een venster met alle beschikbare bestanden/lijsten die van uit het hoofdmenu kunnen toegevoegd worden. Aanklikken van het + teken vouwt de lijsten open. Men kan het gewenste bestand selecteren en OK klikken. Uit de beschikbare functies selectie maken en toevoegen aan menu Dit item komt dan in de rechter kolom te staan. Met de knoppen omhoog en omlaag kan men hier dan nog de volgorde wijzigen. Om deze wijzigingen door te voeren moet de toepassing opnieuw opgestart worden. Het systeem zal die vraag stellen en dat kan onmiddellijk gebeuren. De knop is toegevoegd, mét de achterliggende links.

15 3.2.2 Rolcentrum elementen aanpassen Verschillende bouwstenen vullen het rolcenter op en deze infoblokken kunnen indien nodig uitgevouwen of open gevouwen worden door het icoontje met de pijlpunt, rechtsboven in elk deelvenster, open of toe te klikken. In geval van toe blijft enkel de titelbalk van het venster zichtbaar. Onderdelen samen vouwen of uitvouwen. Daarnaast kunnen de onderdelen die in het rolcenter opgenomen zijn aangepast worden via de instelling tab, links in de werkbalk. In de lijst die opent kiest men nu voor deze pagina aanpassen. Pagina aanpassen via instelling tab In het venster dat opent heeft men twee delen : Links één met beschikbare onderdelen en rechts één met de ingevulde onderdelen (Rolcentrumindeling). Door een item in de linker kolom te selecteren en vervolgens toevoegen aan te klikken voor het geselecteerde onderdeel wordt dit bijgeplaatst in het rolcentrum. Omgekeerd, selecteren van een onderdeel in het rolcentrum en verwijderen klikken verplaatst het onderdeel terug naar de beschikbare. Onderdeel selecteren en toevoegen in het rolcenter

16 Afhankelijk van het rolcenter waarin men aangemeld is zullen wellicht andere bouwstenen voor dit rolcenter beschikbaar komen in de lijst. Met omhoog of omlaag en naar links of naar rechts kan men de onderdelen verplaatsen binnen het rolcentrum. De knop standaardwaarden herstellen verwijdert alle aanpassingen en gaat terug naar de basisinstelling. Het verwijderen van een onderdeel kan eveneens van uit het onderdeel zelf : het icoon met de tandwieltjes aanklikken biedt de mogelijkheid om dit onderdeel te verwijderen zonder langs de instelling tab te gaan. Aanklikken van tandwiel icoon opent mogelijkheid tot verwijderen van elk onderdeel Detail van onderdelen aanpassen Elk van de onderdelen op zich kan ook nog gepersonaliseerd worden. Dat kan door in het voorgaande venster het onderdeel te selecteren en vervolgens de knop onderdeel aanpassen aan te klikken. Ook hier kan men direct via het tandwiel icoon, rechts boven in het onderdeel zelf, kiezen voor Aanpassen om het onderdeel te wijzigen. Aanklikken van tandwiel icoon opent eveneens mogelijkheid tot aanpassen van elk onderdeel LET OP : het icoontje verschijnt pas als je met de cursor in het onderdeel komt! Afhankelijk van het onderdeel dat men wil wijzigen zullen andere mogelijkheden geboden worden bij het aanpassen. Zo zal bijvoorbeeld in het onderdeel activiteiten de mogelijkheid bestaan om bepaalde bestanden al dan niet zichtbaar te zetten, in het onderdeel mijn klanten of mijn artikelen kan bvb. aangegeven worden welke kolommen men wil zien en hoe de sortering van de gegevens moet gebeuren, in het diagram zal men moeten kiezen welk diagram men wil tonen enz Aanpassen activiteiten Voor dit onderdeel kan men hier uit de beschikbare bestanden kiezen welke men wil toevoegen aan het onderdeel, welke indicatiestapels (de blok iconen met aantal documenten) men wil weergeven of niet. De indeling in de groepen (voor vrijgave, verkooporders vrijgegeven, enz ) kan niet gewijzigd worden.

17 Beschikbaar selecteren en toevoegen Daarenboven kan men via de functie in het mini lint Indicatiestapels instellen (of via tandwielicoon) ook bepalen welke kleur (boord bovenaan) de stapel krijgt in functie van de aantallen in de stapel. Zo kan men een visuele waarschuwing geven d.m.v. de kleurencode van de stapel. Afhankelijk van de drempels die men instelt (men kan drie niveaus bepalen op basis van het aantal documenten in de stapel) kan men een stijl of kleur kiezen die de boord moet krijgen. Mogelijkheden zijn : Gunstig = groen Ongunstig = rood Dubbelzinnig = oranje Onverschillig = grijs. Bij Geen wordt er géén gekleurde boord getoond. Drempel en stijl bepalen kleur van boord Aanpassen van lijsten (mijn klanten, artikelen, )

18 In de specifieke lijsten die men als blok kan toevoegen kan men de kolommen bepalen die men in de lijst wenst weer te geven en hun volgorde. Daarvoor via tandwielicoon onderdeel aanpassen gebruiken of overzicht Kolommen kiezen. (Men kan eventueel ook via de instellingstab kiezen voor deze pagina aanpassen en vervolgens het blok mijn klanten ook weer aanpassen.) Kolommen in de lijst(en) aanpassen In het venster dat opent kan men de kolommen kiezen die men in het onderdeel wil zien staan. Bij het instellen van de kolommen kiezen uit de beschikbare om ze in de weergave te plaatsen. Omhoog en omlaag kan de volgorde wijzigen in het venster. Waar nodig kan een bevroren deelvenster ingevoegd worden zodat deze kolom altijd zichtbaar blijft en niet mee verschuift bij scrollen. Eventueel bevroren deelvenster toevoegen LET OP : In deze lijsten het aantal mogelijke kolommen beperkt. Diagram aanpassen Eveneens via het tandwielicoon kan men het diagram onderdeel aanpassen (of via de instellingstab). Hier opent een lijst met voorgeprogrammeerde diagrammen gebaseerd op data uit verschillende modules van NAV. Selecteer in de lijst het diagram dat in het rolcentrum moet geplaatst worden en klik OK.

19 Gewenst diagram in rolcenter plaatsen Als men in het diagram de cursor boven een onderdeel van de grafiek houdt dan al men de waarde hiervan kunnen aflezen in een pop-up venstertje. Venster met info over data opent onder de cursor Andere aanpassingsmogelijkheden Er zijn vaak nog andere manieren om de infoblokken in het rolcentrum aan te passen. Zo zal bij een aantal van die blokken een mini lint verschijnen waarin een aantal functies zijn opgenomen, al dan niet met drop down menu s. Ook deze functies kunnen de inhoud en verschijningsvorm van de gegevens aanpassen door bv. Periodes of bedragen aan te passen, soort diagram te bepalen, Deze mogelijkheden kan men ook terugvinden via het tandwiel icoon. Aanpassen via mini lint of tandwielicoon

20 De onderdelen zelf kunnen in het scherm in grootte aangepast worden door de scheidingslijn tussen de onderdelen te verslepen. Dubbel klikken op scheiding past automatisch aan. Verslepen wijzigt de grootte van de onderdelen

21 4 DE RIBBON OF HET LINT De ribbon of het lint is samengesteld uit verschillende elementen en bevat de meest gebruikelijke functies of acties die ondernomen kunnen worden van op de pagina waarop men op dat moment actief is. Afhankelijk van de pagina die in gebruik is (lijst van orders, overzicht van klanten, artikelfiche enz ) zal het lint er dus anders uitzien. De manier echter om dit lint in te stellen of aan te passen blijft steeds dezelfde, zoals hier onder omschreven. 4.1 Elementen van het lint Het lint bevat een aantal onderdelen die elk op zich gepersonaliseerd kunnen worden en de functies groeperen op verschillende niveaus. De tabs : tabs verzamelen een aantal functies die een specifiek karakter hebben zoals acties die moeten uitgevoerd worden, Lijsten die moeten afgedrukt kunnen worden, Home waar de basisfuncties gegroepeerd zijn enz De groepen : elke tab kan een aantal groepen bevatten die weerom binnen dezelfde tab functies groepeert. De actieknoppen : voor elke functie is er in de groep een icoon of knop voorzien die de functie activeert. Als men met de cursor boven een icoon komt zal dit oplichten en er verschijnt een venstertje met de naam van de functie en desgevallend de short cut of functietoets die kan gebruikt worden. Menu s : een menu groepeert een aantal functies achter een icoon als een drop down menu, er is dan een driehoek symbooltje te zien onderaan de functieknop. Tabs in het lint Actieknoppen in het lint Geactiveerde knop met functietoets vermelding Groepen in het lint Functieknop met menu Indien het lint te veel plaats zou innemen dan kan men dit dichtvouwen door met de rechtermuisknop te klikken in het lint en te kiezen voor lint samenvouwen. Het lint verdwijnt en enkel de tabs blijven zichtbaar. Om het lint (tijdelijk) zichtbaar te maken om de functies te gebruiken, de tab aanklikken. Opnieuw klikken vouwt het lint weer samen. 4.2 Elementen aanpassen Elk van de elementen van het lint kan afzonderlijk aangepast worden. De toegang voor alle aanpassingen is via de instellingstab links bovenaan in de werkbalk. Ook rechts klikken in het lint opent de mogelijkheid om aanpassingen door te voeren.

22 Rechtse klik opent aanpassingsmogelijkheden Daar kan men via Het lint aanpassen het venster openen waar alle elementen ingesteld worden. In de linker kolom van dit venster staan de verschillende acties die in het lint kunnen opgenomen worden. Ze zijn al enigszins gegroepeerd volgens de standaard indeling van tabs. Het aanklikken van het + opent het onder liggend niveau en op die wijze gaat men van tab naar groep naar actie/functie en naar menu. In de rechter kolom vindt men dezelfde structuur terug maar dan met die elementen die uit de beschikbare in de acties lijst zijn toegevoegd De tabs aanpassen Om een tab aan te passen kan men de tab selecteren in de rechterkolom en vervolgens met de functieknoppen rechts de geselecteerde tab : Verwijderen, Van naam veranderen of Een nieuwe tab toevoegen. Een nieuw tabblad maken in het lint

23 Om de inhoud van een tab te wijzigen moet men de tab eerst uitvouwen (+) en vervolgens kan men met de elementen in de tab, de groepen of de acties aanpassen De groepen aanmaken Eens de tab gemaakt of uitgevouwen kan men de onderverdeling in groepen eveneens aanpassen. Opnieuw via de knop Groep maken een nieuwe groep bijvoegen of via naam wijzigen of verwijderen bestaande groepen aanpassen. Nieuwe groep maken in de tab De inhoud van een groep kan men vervolgens op zijn beurt aanpassen Functies in een groep plaatsen Eens men een groep gemaakt heeft kan men bestanden of functies/acties onder de vorm van knoppen of iconen in de groep plaatsen. Daarvoor in hetzelfde venster de groep waarin men de elementen wil plaatsen selecteren en uitvouwen in de rechterkolom en vervolgens in de linker kolom (beschikbare acties) de juiste actie of functie zoeken die men wil toevoegen (eventueel groepen uitvouwen). Via de knop toevoegen kan men de actie aan de groep toevoegen.

24 4.2.4 Een menu toevoegen Achter een functieknop kan men ook een menu met extra functies opmaken via de knop Menu maken. Men kan de menu knop een naam geven en net zoals een functie in een groep geplaatst wordt kan men functies in een menu plaatsen Pictogram aanpassen Het pictogram dat in het lint komt te staan kan men in grootte aanpassen via de optie knop in het veld Standaard pictogramgrootte. Hier heeft men de keuze uit : Standaard pictogramgrootte Kleine pictogramgrootte Grote pictogramgrootte Aanpassen pictogramgrootte in het lint LET OP : indien er te veel iconen in een lint geplaatst worden of bij het resizen van een venster kan het zijn dat zelfs de grote pictogrammen gereduceerd worden tot standaard, klein of dat er zelfs enkel een klein icoontje overblijft zonder tekst of informatie erbij. Het is dus aangewezen om niet te veel functies in één tab samen te plaatsen maar eerder tabs bij te maken als men vaak de grote iconen wil gebruiken in het lint.

25 Groot en klein pictogram Bij te veel knoppen of verkleinde vensters verdwijnt functie info. Om een functie/actie uit een groep te verwijderen : selecteren en knop verwijderen aanklikken. Waar nodig kan ook de naam van de functie gewijzigd worden.

26 5 LIJSTPAGINA S Een lijstpagina geeft de inhoud van een bestand weer dat via een actie of een activiteit uit het rolcenter geopend wordt. Zo bijvoorbeeld de lijst van klanten, orders, artikelen enz Ook een lijstpagina bestaat uit verschillende onderdelen die, afhankelijk van de gebruiker, al dan niet kunnen getoond worden. De lijst van getoonde items kan gefilterd worden eveneens volgens de noden van het moment. 5.1 Pagina elementen Algemeen Een lijstpagina bestaat uit verschillende onderdelen met name het lint, een filterdeelvenster, infoblokken en de lijst zelf. Er kan bij de infoblokken ook een diagram ingevoegd worden. Lint Filterdeelvenster Infoblokken Eigenlijke lijst Sommige delen van de pagina kunnen door de uitvouwen of samenvouwen (knop rechts boven in het onderdeel) geopend of verborgen worden zodat de informatie meer of minder plaats in neemt, of meer in detail zichtbaar wordt. Indien samengevouwd blijft enkel de titelbalk van het onderdeel zichtbaar. Alle onderdelen van de lijstpagina kunnen getoond of verborgen worden en, elk op zich, aangepast aan de wensen van de gebruiker Pagina opbouwen Men kan de elementen die in een lijstpagina getoond worden zelf bepalen. Daarvoor via de instellingstab het menu openen waarin men kan bepalen wat men wil invoegen en hoe de elementen er moeten uitzien.

27 Aanvinken welk element men wil opnemen Individuele elementen aanpassen Ook de mogelijkheid Deze pagina aanpassen laat toe om de elementen te tonen, weg te laten of te bewerken. Het venster dat opent biedt dezelfde mogelijkheden als het basismenu. Aanvinken welk element men wil opnemen Individuele elementen aanpassen Het Lint Het lint bevat ook in de lijstpagina alle functies en links naar bestanden die in deze pagina nodig zouden kunnen zijn Het filterdeelvenster Het filterpaneel bevat de mogelijkheden om de weergave van de gegevens in de lijst aan te passen aan het gebruik. Men kan de sorteerwijze aanpassen en filters ingeven om selecties door te voeren. LET OP : het is mogelijk dat het filterdeelvenster niet is uitgevouwen en dus niet zichtbaar, dan het pijlpuntje rechts boven gebruiken om het eventueel uit te vouwen. Voor de exacte werkwijze en het gebruik van filters : zie verder in deze handleiding.

28 Filterdeelvenster uitof samenvouwen (Verschillende) filters plaatsen om data te selecteren De Infoblokken Infoblokken zijn vensters waarin extra informatie verschijnt in verband met de items die in het lijstvenster voorkomen. Afhankelijk van het lijstvenster waarin men werkt zullen verschillende infoblokken mogelijk zijn. Van op de pagina met de klantenlijst zal men bvb. de historiek van de klant waarop men staat kunnen bekijken in een infoblok, of men kan de gegevens bekijken die aan een artikel gekoppeld zijn in de artikellijst enz Verschillende infoblokken met info over geselecteerd record Het diagram onderdeel Eén van de infoblokken die men kan invoegen is het diagram. Hierin kunnen gegevens grafisch voorgesteld worden. Net zoals in het rolcentrum scherm zijn verschillende standaard diagrammen reeds voorzien in NAV. Voorbeeld van standaard diagram

29 5.1.7 De gegevenslijst Dit deel bevat de eigenlijke records uit het bestand in de vorm van lijnen en kolommen. Elke lijn is één record uit de tabel en toont de beschikbare gegevens van de klant, leverancier, het order, het artikel enz Van uit deze lijst kan men naar de individuele fiche van elk onderdeel/record gaan en de lijst zelf kan eveneens bewerkt worden. Zie hiervoor verder in deze handleiding. 5.2 Pagina elementen aanpassen De verschillende onderdelen van een lijstpagina kunnen elk apart aangepast worden aan de noden/wensen van de gebruiker Het lint Net zoals in de basispagina van het rolcenter of het menu Afdelingen kan ook hier het lint met de tabs, groepen en functies volledig ingesteld worden. Men kan ook hier kiezen of men via het basis menu Aanpassen lint aanpassen vertrekt of via de rechtse klik in het lint en Lint aanpassen. In beide gevallen opent hetzelfde venster als eerder beschreven bij de aanpassingen van het lint in het rolcenter en men kan, op eveneens dezelfde wijze, de instellingen uitvoeren. Aanpassingen gebeuren op gelijkaardige wijze als voorheen beschreven Infoblokken In het hoofdmenu kan men via Aanpassen infoblokken kiezen het venster openen waarin men de selectie van de infoblokken kan maken die men in het lijstvenster wil opnemen. Men selecteert in de beschikbare infoblokken en klikt vervolgens toevoegen om het blok in de lijst van de gebruikte blokken te plaatsen. Met omhoog en omlaag kan men de volgorde wijzigen. De inhoud van elk infoblok kan individueel aangepast worden.

30 Daarvoor in de lijst van gebruikte kolommen het betreffende element selecteren en vervolgens de knop onderdeel aanpassen aanklikken. De aanpassingen kunnen ook direct uit het infoblok zelf gebeuren. Daarvoor het tandwiel icoontje aanklikken en aanpassen kiezen. Het resultaat van beide acties is het openen van een venster waarin de gegevens kunnen gekozen worden die in het infoblok moeten getoond worden. Zoals hiervoor reeds beschreven en verder telkens weer aan bod zal komen kunnen uit de beschikbare elementen geselecteerde elementen toegevoegd worden aan de weergegeven velden van het infoblok, of indien nodig eruit verwijderd. Veld selecteren in beschikbaar en toevoegen.

31 5.2.3 Het diagram onderdeel Ook in het lijstvenster kan men in dit specifieke infoblok verschillende grafische voorstellingen weergeven. Net zoals in het eerder beschreven basis rolcenter zijn er zijn een aantal standaard diagrammen voorzien die men kan ophalen via het tandwielicoon en Aanpassen. Hierin het gewenste diagram selecteren en OK klikken zet de gegevens grafisch in het infoblok De gegevenslijst De inhoud van het lijst venster kan men aanpassen in die zin dat men de kolommen die men in de lijst wenst op te nemen kan bepalen en dat men de sorteervolgorde kan instellen van de records in het bestand. De lijst met beschikbare kolommen opent indien men rechts klikt in de titelbalk van de kolommen of via de instellingstab en Aanpassen Kolommen kiezen. Rechts klikken om kolommen kiezen te openen Via de knoppen toevoegen en verwijderen kan men de gewenste kolommen in het overzicht plaatsen.

32 De volgorde van de kolommen in het overzicht wordt bepaald door de volgorde in de weergeven lijst. Met Omhoog en Omlaag kan men die volgorde wijzigen. Waar nodig kan een bevroren deelvenster ingesteld worden : de kolommen voor deze lijn blijven altijd zichtbaar bij scrollen. De breedte van de kolommen kan aangepast door de cursor op de scheidingslijn tussen de kolommen te zetten en ze breder of smaller te slepen. Naast de kolommen kan men ook de sorteervolgorde van de records in de lijst bepalen. De records kunnen gesorteerd worden volgens de gegevens in alle kolommen. Men kan daarvoor in de titel van elke kolom rechts klikken en oplopend of aflopend aanklikken of gewoonweg links klikken om de volgorde te wijzigen. Het pijlpuntje rechts in de kolomhoofding geeft de toestand aan. Geeft de sorteervolgorde van de records aan volgens data uit deze kolom aan Rechts klikken opent sorteermogelijkheden voor de betreffende kolom 5.3 Grafische weergave Op verschillende pagina s is het ook mogelijk om in plaats van de lijst met records specifieke grafieken weer te geven op basis van de gegevens die in de lijst voorhanden zijn. Dit staat volledig los van de mogelijkheid om een infoblok als diagram in te voegen, en van de gegevens die daarin worden getoond. Voor de grafieken die hier kunnen gemaakt worden kan men als gebruiker zelf bepalen welke gegevens op een X, Y of Z-as moeten verschijnen. Om de grafiek te openen in het lint (groep weergeven ) de functie als diagram weergeven aanklikken.

33 Indien nog geen gegevens zijn ingesteld opent een leeg diagram. Opent diagramweergave van de gegevens In dit lege diagram kan men bepalen welk gegevens men in grafiek wil zien via de knop in de linker bovenhoek van het diagram : selecteer een meeteenheid. De optieknop opent een lijst van alle mogelijke gegevens waarvoor meetbare eenheden in NAV2013 voorhanden zijn en waarin men kan selecteren. Het is mogelijk om meer dan één meeteenheid in dezelfde grafiek te plaatsen, bijvoorbeeld het bedrag naast het gebudgetteerd bedrag. Vervolgens kan men links en rechts onderaan één of twee dimensies kiezen waarvoor de data in grafiek moeten gebracht worden. Zij bepalen de X-as (rechter dimensie) en de Z-as (linker dimensie). Meeteenheid selecteren Meeteenheid Dimensie(s) selecteren Ook hier kan men selecteren uit een lijst van mogelijkheden.

34 Twee meeteenheden geselecteerd met als dimensie verkoper In het voorbeeld hierboven zet men het aantal orders en het aantal geboekte facturen af tegenover de verschillende verkopers. Uiteraard zullen niet alle combinaties van X,Y en Z-as keuzes relevante grafieken opleveren. Indien nodig kan men ook nog verder in detail de grafiek uitwerken via de insteltab aanpassen diagram aanpassen of rechtse klik in het diagram en aanpassen kiezen. Via hoofdmenu of via rechts klikken aanpassen In het venster kan men tot 6 meeteenheden invullen en de criteria voor X en Z-as bepalen evenals de betiteling die erbij hoort. Onderaan verschijnt een voorbeeld van het resultaat van de grafiek.

35 Ook het type grafiek (lijn, kolom, punt ) kan aangegeven worden. Soort grafiek aanduiding Instellingen van meeteenheid (meeteenheden) op de Y-as. Instellingen van dimensies op X en Z-as Voorbeeld van grafiek Door met de cursor over de grafiek te slepen kan men (indien driedimensionale grafiek) de grafiek draaien en kantelen. Om de grafiekweergave te verlaten en terug te keren naar de lijstweergave : in het lint, groep weergeven terug kiezen voor als overzicht weergeven. De grafiek blijft opgeslagen en zal opnieuw verschijnen bij het heropenen. 5.4 Standaard instellingen terugzetten In alle vensters die openen om wijzigingen aan kolommen en infoblokken of pagina s toe te laten staat ook een knop die het mogelijk maakt om de standaard instellingen voor het rolcentrum terug te zetten. Eenvoudigweg klikken van de knop standaardwaarden herstellen doet aanpassingen die gemaakt zijn verdwijnen.

36 6 WERKEN IN PAGINA S Indien men een bestand opent door in het basismenu te klikken op het item of door in het activiteiten infoblok een stapel documenten aan te klikken zal een lijstvenster openen : het overzicht van de verschillende items (klanten, leveranciers, orders, facturen enz ). Om een individuele fiche of specifiek document te bekijken zijn er een paar mogelijkheden : De knop Bewerken in het lint laat toe de fiche te openen in een wijzigbare versie De knop Weergeven opent de fiche in een niet bewerkbare versie, dus enkel te raadplegen. Bewerken opent wijzigbare versie van document Door te dubbelklikken op een lijn kan men eveneens de fiche openen in een bewerkbare versie. 6.1 Gegevens input algemeen Nieuw record aanmaken, nieuw document of nieuwe lijn Om een nieuw document aan te maken of een nieuw item in een bestand als klanten, leveranciers of documenten kan men de nieuw knop gebruiken in de Home tab van het lint. Dit kan zowel van in de lijst als van op een individueel document of record gebeuren. Nieuw knop in lijst of op document opent blanco document of kaart Om in een document een nieuwe lijn bij te voegen kan men simpelweg de bijkomende lijn invullen.

37 6.1.2 Datum ingeven Om een datum in te geven in een datumveld uiteraard zijn er verschillende mogelijkheden in NAV. Een werkdatum kan ingesteld worden via de instellingstab en vervolgens Werkdatum instellen. Een venster opent waarin men de datum kan invullen of kiezen (hulpknop gebruiken) op een kalender. Werkdatum instellen kan via een kalender venster achter de hulpknop Deze kalender verschijnt ook in datumvelden elders in het systeem en op documenten. Eens de werkdatum ingesteld werkt deze als de systeemdatum en zal hij bij de opmaak van een nieuw document als standaard datum ingevuld worden. In een datumveld kan nu, voor het invullen van een datum, de verkorte versie ingevuld worden : W staat voor Werkdatum H staat voor huidige datum of systeemdatum. Een datum kan ingegeven worden zonder / of -. NAV vult die automatisch aan indien eenvoudig DDMMJJ ingegeven wordt in cijfers. NAV vult ook automatisch aan met de huidige maand en/ of huidig jaar indien men enkel de datum van de dag of maand invult. Afkortingen voor weekdagen resulteren in de datum van de weekdag, gebaseerd op de werkdatum van het systeem. M = maandag, D = dinsdag, Wo = woensdag, Do = donderdag, V = vrijdag, Za = zaterdag en Zo = zondag Aantallen en Bedragen ingeven Nummervelden hebben als specifieke eigenschap dat zij bewerkingen toelaten. Er kunnen dus wiskundige formules gebruikt worden en berekeningen om een bedrag of aantal in te vullen. + plus, - min, * vermenigvuldigen en / delen zijn toegelaten. Men kan dan bv. 2*10-6 invullen wat zal resulteren in Gegevens invullen in een pagina Invullen van een kaartpagina In de basisbestanden als klanten, leveranciers, artikelen e.d. moeten de verschillende sneltabs van een kaartpagina ingevuld worden. Volgende types van velden moeten o.a. ingevuld worden : 1. Het nummer (alles heeft een code of nummer) : Dit nummer kan manueel ingevuld worden maar zal meestal automatisch ingevuld kunnen worden door simpelweg enter te doen. De hulpknop met de drie stippen die zich rechts van het veld bevindt moet enkel gebruikt worden indien er een keuzemogelijkheid bestaat tussen verschillende (automatische) nummeringen. Hij opent een lijst van nummerreeksen waaruit men dan kan kiezen.

38 2. Velden zonder hulpknoppen zijn vaak tekstvelden of datumvelden waarin het gewenste kan ingetikt worden. 3. Velden met een hulpknop (driehoekje) moeten een code ingevuld krijgen, of zijn optievelden. De hulpknop opent de lijst van codes die mogelijk kunnen ingevuld worden en waaruit men dus moet/kan kiezen, of opent een lijstje met opties waaruit gekozen moet worden. In een datumveld opent een kalender voor ingave van datum. De lijst met codes kan binnen het bedrijf opgesteld worden en desgevallend aangevuld met nieuwe codes waar nodig. De opties zijn voorgeprogrammeerd en kunnen door de gebruiker niet gewijzigd worden Aanklikken van onderlijnd cijfer opent lijst me detail 4. Een veld met een in blauw weergegeven waarde : dit veld wordt door NAV ingevuld en kan niet ingevuld worden door de gebruiker. Het wordt onderlijnd als de cursor erover geplaatst wordt en is een flowfield, een variërend veld waarin (vaak) het resultaat van een berekening weergegeven wordt. Indien men het bedrag aanklikt (wachten tot het bedrag onderlijnd wordt!) opent een venster waarin het detail weergegeven wordt van die berekening of het overzicht van de individuele boekingen die tot het getoonde resultaat leiden Invullen van lijstpagina In lijstpagina s van de basisbestanden kan men geen wijzigingen aanbrengen, alle velden in de lijst zijn immers met stippellijn afgeboord = niet editeerbaar! Als men in zo n bestand als klanten, artikelen enz wijzigingen wil uitvoeren moet men dat via de kaart doen of de individuele pagina van het item dat aangepast moet worden. De knop Bewerken in de Home tab van het lint opent dan de pagina. In sommige gevallen (bvb. het rekeningschema), is het echter wel mogelijk om in de lijsten zelf aanvullingen of wijzigingen door te voeren. Dan moet men die lijst eerst bewerkbaar maken en dat kan via een knop in de Home tab van het lint Lijst te bewerken. In dat geval opent een apart venster met (opnieuw) de records van het bestand maar in een wijzigbare vorm.

39 Lijst bewerken laat toe in de lijst zelf zij het via een apart venster wijzigingen aan te brengen In een lijstvenster is het ook niet meteen duidelijk welke velden codevelden zijn en welke velden flowfields. Dit wordt pas duidelijk wanneer men de cursor over het veld plaatst. Er is echter een verschil tussen een lijst die wijzigbaar is en een lijst die niet wijzigbaar is. In een niet wijzigbare lijst zal de cursor indien men hem over de lijst beweegt de vorm aannemen van een handje i.p.v. een pijltje. Als men dit handje over een code veld beweegt zal de waarde in dit veld onderlijnd worden en kan men de codetabel open klikken. Pas als onderlijning verschijnt kan men de achterliggende codetabel open klikken. Ook indien het veld nog leeg is zal een lijntje verschijnen. Altijd wachten tot dit het geval is want dan pas kan men erop klikken en de achterliggende codetabel openen. Hetzelfde gebeurt bij de flowfields de berekende velden waar het (berekende) bedrag of de waarde onderlijnd wordt als men de cursor over het veld zet. Ook hier wachten tot dit gebeurt vooraleer door een muisklik de achterliggende detailtabel te openen.

40 Pas als onderlijning verschijnt detail openen In een wijzigbare lijst zullen in de velden waar een code of een optie ingevuld moet worden (of ingevuld is) toch de hulpknoppen met pijlpunt verschijnen om de achterliggende tabel te openen en desgevallend de code op optie te kiezen. Voor wat de berekende velden betreft : hier blijft de onderlijning gelden, zij kunnen immers niet gewijzigd worden. Wijzigbare lijst : codevelden mét hulpknop Invullen van een documentpagina Bij een document (offerte, order, factuur, ) zal er een bijkomende sneltab Regels verschijnen. Hier kunnen de lijnen ingevuld worden die het detail uitmaken van het document moeten weergegeven worden. Bovenaan de sneltab zal een extra mini lint verschijnen die een aantal menuknoppen bevat met functionaliteiten die op de detaillijnen kunnen toegepast of gebruikt worden. Dezelfde functies kunnen ook opgeroepen worden via het tandwiel icoon rechts in de sneltab titelbalk. Een nieuwe lijn kan gewoon ingevuld worden onderaan of door met de rechter muisknop te klikken en te kiezen voor nieuwe regel. Ook een aantal andere functies kunnen op deze wijze aangesproken worden.

41 Extra werkbalk met functionaliteiten Ook via tandwiel icoontje op te roepen Ergens in de detaillijnen rechts klikken opent menu met functies In de lijn kunnen nu dezelfde velden ingevuld worden die ook in een kaartpagina voorkomen : tekst, datum, keuze mogelijkheid via codelijsten of opties In de detaillijnen van de documenten is het ook niet meteen duidelijk welke velden code velden zijn of eventueel berekende velden. Een code veld wordt ook hier pas duidelijk als men de cursor boven het veld zet (cursor wijzigt niet in handje ) of als men op het veld staat. Dan verschijnt er rechts in het veld een optiedriehoekje en kan men door dit aan te klikken de codetabel openen om de gekozen waarde in te voeren.

42 Optieknop verschijnt pas onder de cursor en opent tabel Ook hier : velden met stippellijn zijn niet wijzigbaar! Bij een foute of niet toegelaten input zal bovenaan een foutmelding verschijnen en in het veld zelf een fout teken. Bij het klikken van escape of het sluiten van het venster verschijnt een boodschap met de vraag of de wijzigingen moeten verwijderd worden. Ja klikken verwijdert de foute input en sluit desgevallend het venster. Men kan dan opnieuw beginnen. Foute input resulteert in foutmelding en vraag om fout te verwijderen 6.3 Aanpassen sneltabbladen zelf Net zoals de inhoud van de pagina s en de infoblokken kan aangepast worden kan ook de inhoud en presentatie van de sneltabbladen door de gebruiker aangepast worden door het bijvoegen of verwijderen van velden en kolommen Sneltab formaat aanpassen Samenvouwen uitvouwen :

43 Laat toe het tabblad open te vouwen en de velden te bekijken die erop staan, indien terug dicht blijft enkel de titelbalk van het tabblad zichtbaar. Uitvouwen of samenvouwen opent of sluit de sneltabs Bij samenvouwen blijft enkel titelbalk zichtbaar Meer of minder velden weergeven Naast het uit- of samenvouwen kan men in elk tabblad via de knop meer/minder velden weergeven extra informatie tonen, of weer verbergen. Meer of minder velden weergeven in de hoofding van een order Voor het instellen van deze velden zie verder onder Sneltabbladen aanpassen. Velden in de titelbalk

44 Het is ook mogelijk om wanneer de sneltab volledig samengevouwen is bepaalde informatie (velden) in de titelbalk weer te geven, zodat ze steeds zichtbaar blijven. Ook hier voor het instellen zie onder Sneltabbladen aanpassen. Ook bij volledig gesloten sneltabs blijft sommige informatie zichtbaar Sneltabbladen aanpassen Het aanpassen van de gegevens die in de titelbalk van de tabbladen kunnen gezet worden of de velden die zichtbaar worden als het tabblad uitgevouwen wordt gebeurt via de instellingstab en het aanpassen van deze pagina. In het venster dat opent kan men kiezen voor de aanpassing van de sneltabbladen. Via de knop toevoegen kan men uit de beschikbare sneltabs die tabs in de pagina zetten die men wenst t gebruiken, en met omhoog en omlaag kan men de volgorde van de tabs wijzigen. Uit beschikbare sneltabbladen kiezen welke men wenst te zien Eens een sneltab toegevoegd kan men de inhoud ervan eveneens aanpassen (welke velden men wil zien/gebruiken). Daarvoor de sneltab selecteren en de knop sneltabblad aanpassen aanklikken. Een venster opent waarin opnieuw een linker kolom met beschikbare velden waaruit men de gewenste kan toevoegen aan de weer te geven velden in de sneltab. Aan elk veld kan een belang toegekend worden via deze knop in dit venster. Het gevolg van het toekennen van een belang aan een geselecteerd venster is het volgende : Standaard : het veld wordt normaal in de sneltab weergegeven in uitgevouwen toestand.

45 Aanvullend : het veld wordt niet weergegeven in de uitgevouwen toestand van de sneltab maar verschijnt enkel indien men de meer velden weergeven knop gebruikt. Gepromoveerd : het veld wordt normaal in de sneltab weergegeven in uitgevouwen toestand, maar de waarde die in het veld is ingevuld verschijnt ook in de titelbalk, als de sneltab is samengevouwen. Sneltab selecteren en aanpassen Belang bepaalt wanneer veld zichtbaar is in sneltab Regels sneltab aanpassen In de regels sneltab kan men kolommen tonen of verbergen. Daarvoor het tandwiel icoon aanklikken en de functie Onderdeel aanpassen kiezen of onder Overzicht Kolommen kiezen. Men kan ook rechts klikken in de hoofding en Kolommen kiezen. LET OP : de tandwiel knop is enkel bruikbaar indien het tabblad uitgevouwen is! Aanpassen van regels via tandwielicoon

46 De knop opent een venster waarin men kan aangeven welke kolommen men wil zien en in welke volgorde. Toevoegen en verwijderen verschuift kolommen van de beschikbare naar de weergegeven, en via omhoog en omlaag kan men de volgorde bepalen. Indien in de lijst bepaalde kolommen vooraan vast moeten blijven indien er doorheen het venster gescrold wordt dan kan men een bevroren deelvenster invoegen. In dit voorbeeld zullen de twee eerste kolommen altijd zichtbaar blijven terwijl de andere zullen verschuiven bij scrollen. Bevroren deelvenster invoegen om kolommen te blokkeren Indien men bij een bepaald veld het veldje snelinvoer aanvinkt dan zal, na het invullen van een vorig veld en enteren onmiddellijk naar dit veld gesprongen worden zodat men geen extra enter(s) moet gebruiken of een muisklik om naar een volgend in te vullen veld te gaan. Bevroren deelvenster Snelinvoer : na invullen van Nr. wordt direct naar Aantal gesprongen Snelinvoer aanvinken maakt het springen naar specifieke volgende velden mogelijk

47

48 7 Gegevens consulteren Om gegevens te kunnen raadplegen zijn er enkele functies die de gewenste gegevens of records snel en efficiënt kunnen oproepen. Er zijn verschillende mogelijkheden : Een eerste mogelijkheid is het gebruik van de zoekfunctie om specifieke records op te zoeken een volgende is het gebruik van filters een laatste de mogelijkheid is het gebruik van de functie navigeren in NAV. Ook het sorteren van data en records kan helpen bij het terugvinden van de gewenste informatie. 7.1 Zoekfunctie Waar en wanneer gebruiken De zoekfunctie wordt gebruikt om één specifiek item terug te vinden in het systeem. Ze kan gebruikt worden in overzichten van records (klanten, artikelen, documenten enz ) en dit niet alleen in de lijstpagina s maar eveneens in de infoblokken die als lijst in een rolcentrum voorkomen. In dit laatste geval zal enkel gezocht worden tussen de records die in deze (eventueel beperkte) lijst zijn opgenomen. Zoeken in een overzicht of in de infoblokken Van op een individuele fiche van een record kan men eveneens naar een ander op te zoeken record gaan maar dan is het de functie ga naar in de Home tab van het lint die men moet gebruiken. Ga naar i.p.v. Zoeken

49 7.1.2 Hoe gebruiken Het opstarten van de zoekfunctie kan via de knop in het lint of de titelbalk van het infoblok maar kan eveneens door gebruik te maken van de sneltoetsen Ctrl+F. Dit opent een zoekvenstertje waarin men : Kan kiezen op welk veld men wenst te zoeken. Via de optieknop kan men de lijst van mogelijkheden openen en de gewenste selecteren. Kan invullen wat men precies zoekt. Vervolgens de knoppen volgende zoeken of eventueel vorige zoeken gebruiken om door het bestand te gaan tot men Zoekfunctie in lijstpagina onder de Acties tab het gewenste item gevonden heeft. Ingeven op welk veld men wil zoeken en welke waarde men zoekt Het is niet nodig om bij de zoekfunctie rekening te houden met hoofd- en kleine letters, en het is ook niet nodig om een volledig gegeven in te vullen. Zodra een gedeelte herkend wordt zal dit in de lijst aangegeven worden en kan men indien nodig verder zoeken. 7.2 Filters gebruiken Er zijn drie manieren om filters te gebruiken in NAV. Met de eerste wijze kan men door één enkele basisfilter op te geven onmiddellijk de records in een lijst beperken maar die laat niet toe om meer filters terzelfdertijd te plaatsen.

50 De tweede manier zal in een bestand eveneens enkel die records tonen die men op dat moment nodig heeft, maar hier kan men verschillende filters samen gebruiken. Deze werkwijze wordt in het filterdeelvenster van de pagina weergegeven onder Resultaten weergeven. De derde zal berekende bedragen die worden weergegeven in de flowfields te herrekenen volgens de criteria die wij kunnen opgeven, deze wordt in het filterdeelvenster weergegeven als totalen beperken tot. Mogelijk moet dit deel zichtbaar gemaakt worden Basisfilter Deze filter kan eenvoudig aangebracht worden in het filterveld rechts boven in het filterpaneel. Met de optieknop naast de veldnaam kan men aangeven op welk veld men wil filteren en in het filterveld kan men dan de waarde opgeven waarop men de records wil selecteren. Vervolgens enter of op het pijlknopje klikken naast het veld. Waarde invullen die men wil zien Filter toepassen Veld kiezen waarop men wil selecteren Filter toont alle namen waarin ME voorkomt, zowel in hoofd- als in kleine letters, en zowel vooraan, achteraan als ergens in het midden Filter verwijderen door aan te klikken Het is ook niet nodig om hoofd- en kleine letters te onderscheiden, beiden worden gelijk meegenomen in de filtering. Ook het gebruik van * of? is bij deze filter niet mogelijk, de ingevulde waarde wordt altijd beschouwd als deel van het veld. Om de filter te verwijderen het veldje met de trechter naast het zoekveld klikken of in het lint de knop Filter wissen gebruiken Resultaten weergeven Indien men op meer dan één veld tegelijkertijd wil filteren dan kan men de samengestelde filters gebruiken onder de hoofding Resultaten weergeven. Hier kan men door het groene kruisje (filter toevoegen) aan te klikken filter na filter instellen. De optieknop in het eerste veld opent een menu waarin men het veld kan selecteren waarop men wil filteren. Men kan een keuze maken : ofwel filtert men op de zichtbare kolommen, zij zijn onderaan in de lijst weergegeven, ofwel filtert men op alle kolommen en die lijst opent als men op alle staat.

51 Deze laatste lijst van velden/kolommen bevat alle velden die in de tabel geprogrammeerd zijn maar daarom niet in de pagina getoond worden. Men kan dus filteren op gegevens die mogelijk niet zichtbaar zijn in de pagina. Filteren kan op de zichtbare of op alle velden Eens het veld gekozen kan men in het veld daarnaast ( geef een waarde op ) de gewenste filterwaarde invullen. Indien er code moet ingevuld worden zal ook een optieknop verschijnen die de lijst met mogelijkheden opent. Door telkens opnieuw filter toevoegen aan te klikken kan men bijkomende filters plaatsen op dezelfde lijst. Na het invullen van de filterwaarde de lijst vernieuwen of in de lijst klikken om de filter toe te passen. Plaatsen van verschillende filters mogelijk Om de filter(s) te verwijderen : het filterveld leegmaken en enter of het rode kruisje aanklikken van de filter in kwestie. Indien men alle filters in één actie wil verwijderen : in het lint de knop Filter wissen aanklikken.

52 Filters één voor één verwijderen Alle filters tegelijk verwijderen Het is ook mogelijk om met de rechtermuisknop in een veld te klikken en onmiddellijk op de aangeklikte waarde te filteren door filteren op deze waarde te gebruiken. Rechtse muisklik in een veld opent de mogelijkheid om direct op een waarde te filteren Hiermee is het niet mogelijk om verschillende filters boven mekaar te leggen, indien men in een ander veld opnieuw filtert zal de vorige filter vervangen worden. Ook in het menu onder de naam van de lijst waarin men zich bevindt (verkooporders, klanten, leveranciers ) bestaat de mogelijkheid om alle filters gelijktijdig te wissen.

53 7.2.3 Ophalen van gegevens in documenten Indien in een document een klant- of leveranciersnummer moet ingevuld worden kan men in dit veld eender welk gegeven van die klant of leverancier beginnen intypen, bvb. naam, postcode, adres, Nr. Het systeem opent automatisch de lijst van het gezochte item en filtert die ook standaard op de nummers. Men vertrekt immers van uit het nummer veld. Dat er op nummer gefilterd wordt merkt men eveneens aan het trechter icoontje dat naast Nr. staat in de hoofding. LET OP: Indien men nu tekst intikt zullen er dus géén gegevens in de lijst verschijnen! Vervolgens kan men het veld waarop gefilterd moet worden wijzigen door in de hoofding van een andere kolom te klikken : het trechter icoontje verplaatst zich naar die kolom. Indien men bijvoorbeeld een naam (of gedeelte ervan) zou hebben ingetikt in het nummerveld en men klikt het trechtertje in de Naam kolom van de lege lijst, dan zullen er klantennamen verschijnen die beantwoorden aan de ingevulde tekst. Möbel werd ingevuld in het Nr. veld en vervolgens werd in de lijst op Naam geklikt om filter te veranderen Met de toetsen pijltjes toetsen komt men in de lijst en daar kan men opnieuw met de pijlknoppen van kolom naar kolom bewegen en het veld waarop gefilterd wordt wijzigen. Dit kan ook door in de gewenste kolom te klikken. Op het moment dat men op een veld met tekst komt (naam bvb.) zullen er dus wél gegevens verschijnen. LET OP : in tekstvelden maakt het niet uit of men hoofd- dan wel kleine letters gebruikt. Men kan ook * gebruiken of? om posities in het begin van een tekst te bepalen, dit werkt niet op het einde van de tekst. Als men een bepaald veld hier altijd als standaard filterveld wenst te gebruiken de naam bvb. kan men dat instellen door in de kolom de filter te plaatsen en vervolgens onderaan rechts in het venster te klikken op als standaard filterkolom instellen. Het icoontje van de trechter komt dan in die kolom te staan en blijft tot men het eventueel weerom verandert.

54 Naam kan als standaard filter ingesteld worden. Op die manier kan men de juiste klant, leverancier, altijd terugvinden en invullen. Hetzelfde gebeurt als men in een detaillijn een artikel of rekening wil invullen. Ook daar kan men door eenvoudig iets in te typen de lijst openen en met klik of pijlknoppen het juiste item terugvinden. *stoel ingevuld in Nr. veld en filter op Omschrijving resulteert in alle omschrijvingen met stoel in de tekst Totalen beperken tot De mogelijkheden om berekende aantallen, waarden, bedragen te herrekenen of tot subtotalen te herleiden wordt mogelijk gemaakt met de functie totalen beperken tot. Deze functie vindt men in het menu dat opent indien men de naam van de lijst aanklikt waarin men zich bevindt. Mogelijkheid tot herrekenen van berekende waarden in flowfields

55 In het filterpaneel opent een extra deel totalen beperken tot waarin filters kunnen toegevoegd worden op dezelfde wijze als de vorige filters. Het enige verschil is dat het aantal velden waarop kan gefilterd worden nu beperkt is. Bijkomend filter deelvenster opent Subtotalen kunnen slechts op een beperkt aantal (voorgeprogrammeerde) velden gemaakt worden Onder invloed van deze filters zullen de cijfers die in de lijst staan (berekende velden) herrekend worden en zullen er subtotalen komen te staan voor de in de filter ingestelde codes. Een dergelijke filter verwijderen kan eveneens door het rode kruisje aan te klikken naast de filter. De functie filter wissen op de actie tab van het lint verwijdert àlle filters, zowel diegenen onder totalen beperken tot als die onder resultaten weergeven. LET OP : alle filters zijn venster afhankelijk d.w.z. dat zij enkel werken op het venster/pagina waarop ze geplaatst zijn. Indien dezelfde data in een ander venster bekeken worden werkt de filter daar niet. Filters blijven van kracht totdat ze verwijderd worden! Filters bewaren Het is ook mogelijk om gefilterde overzichten op te slaan en in het navigatiepaneel te integreren. Zo kunnen de gefilterde lijsten makkelijk terug geopend worden indien nodig. In het rolcenter Verkooporderbewerker onder het menu item verkooporders zitten bijvoorbeeld al een aantal van zulke lijsten : Open verkooporders, gereed voor verzending enz Om een gefilterd overzicht aan te maken dient men eerst in het overzicht de filter toe te passen. Dit kan zowel onder resultaten weergeven als onder totalen beperken tot. Overzicht gefilterd op Verkoper = KS

56 Vervolgens in het menu achter de naam van het overzicht de functie weergave opslaan als aanklikken. In het venster dat opent kan men een naam ingeven voor de te bewaren lijst én in welk menu het moet geplaatst worden in het navigatiedeelvenster (achter welke menu knop).. Men kan op dat moment kiezen uit de in het gebruikersmenu beschikbare knoppen. Naam geven en aanduiden in welk onderdeel van navigatie deelvenster moet opgenomen De wijziging wordt slechts actief indien het systeem opnieuw opgestart wordt. NAV stelt de vraag en dat kan onmiddellijk gebeuren. Het gefilterde overzicht is in het menu van het rolcentrum opgenomen. Gefilterde lijst is opgenomen in navigatie deelvenster Het nieuwe item verwijderen kan enkel via de functie van het aanpassen van het Navigatiedeelvenster. 7.3 Sorteren van gegevens De gegevens (records) in het lijstvenster kunnen op verschillende manieren gesorteerd worden. Meestal staan zij op hun nummer of code gesorteerd, maar dat kan aangepast worden door in de lijst de hoofding van de kolommen aan te klikken. Een pijlpunt naast de naam geeft aan op welke kolom er gesorteerd wordt en op dat oplopend (pijlpunt naar boven) of aflopend (pijlpunt naar beneden) is gebeurd. Zodra men in een andere kolomtitel klikt wordt op dit gegeven gesorteerd en een volgende klik keert telkens de volgorde om.

57 Klikken in titel van kolom bepaalt sortering Pijlpunt duidt op sorteercriterium en volgorde Bij het sorteren van gegevens gelden volgende regels : Blanco spaties komen voor karakters Letters komen voor cijfers Cijfers komen voor speciale karakters 7.4 Navigeren De functie navigeren laat toe alle posten te vinden, te bekijken of af te drukken die bij één specifieke boeking gecreëerd zijn. Zo weet men onmiddellijk waar er in NAV records zijn bijgeschreven toen de boeking gebeurde. Er moet dus om te kunnen navigeren een boeking geweest zijn. Van op een geboekt document (factuur, levering, diverse ) in een overzichtspagina, of van op het document zelf kan men via het lint en de knop Navigeren de functie activeren. Navigeren in de lijst op een geselecteerd record of op het document zelf In het venster dat opent verschijnen de gegevens over het document in de hoofding (sneltab document ) en onderaan de verschillende tabellen waarin posten gecreëerd werden met het aantal posten.

58 Via de actieknop verwante posten weergeven of door te klikken op de hulpknop in het veld met het Aantal posten opent men het detailvenster waarin de verschillende posten te zien zijn. Mogelijkheid tot afdrukken van de posten Overzicht of het van posten per tabel. geboekte document De hulpknop opent de lijst met de posten. Via de knop afdrukken in het lint kan men een lijst van alle posten afdrukken.

59 7.5 Formules en criteria te gebruiken in filters In de filters kunnen verschillende formules gebruikt worden om de selectie nog te verfijnen. Zou kunnen bvb. records met verschillende codes toch samen getoond worden, of records die binnen een bepaald interval vallen of groter of kleiner zijn dan enz Daarvoor kan men in het veld van de filterwaarde volgende operatoren gebruiken : = Gelijk aan 888 BLAUW 23 Toont record met nummer 888 Toont alle records met als code BLAUW (bvb. Magazijncode) toont de records van de 23 ste van de lopende maand (op datumveld).. Interval In datumveld In datumveld In datumveld In datumveld P8.. Tussen 100 en 200 Tot en met 200 Tot en met Tot en met de 23 ste van de lopende maand Van de 23 ste van de lopende maand tot einde Van 20 ste tem 23 ste van de lopende maand Alle informatie voor boekhoudperiode 8 en volgende Of BE NL Records met nummer 1200 of 3450 of 9000 Records met landencode BE of NL & En <200&>99 Alle records kleiner dan 200 en groter dan 99 <> Verschillend van <>0 <>A* Alle records waarvan het nummer niet gelijk is aan 0 Alle records die niet beginnen met een A > Groter dan >100 Alle records groter dan 100 >= Groter dan en gelijk aan >=100 Alle records groter of gelijk aan 100 < Kleiner dan <100 Alle records kleiner dan 100 <= Kleiner dan en gelijk aan <=100 Alle records kleiner of gelijk aan 100 * Onbeperkt aantal karakters *Be* Be* *Be Alle records waar ergens Be in voorkomt Alle records die starten met Be Alle records die eindigen op Be

60 ? Vervangt één karakter???5*???5??? Alle records met 5 op 4 de plaats en eender welke lengte Alle records met 5 op 4 de plaats en met lengte van 7 Annuleert Alle records die beginnen met BE of be of Be of be Combineren =30 *C*&*D* geeft nr 30 of alle records van 10 tem 20 Records met broeck ongeacht hoofd- of kleine letters Tekst die zowel C als D bevat. Blanco <> Alle records die niet blanco zijn

61 8 Extra functionaliteiten 8.1 Koppelingen Het is mogelijk om bepaalde items van buiten NAV te koppelen aan records binnen NAV. Die worden zichtbaar in het infoblok Koppelingen. Een koppeling kan enkel aan een basisrecord gebeuren d.w.z. dat men in een klantenlijst bvb. géén koppeling kan maken naar een specifieke klant, of in een orderlijst naar een specifiek order. Men moet van op de klantenpagina of van op de documentpagina vertrekken om een koppeling te maken. Van op de pagina van het basisrecord (klant, leverancier, artikel, document enz ) kan men op twee manieren een koppeling leggen : Via het infoblok koppelingen : Indien men in het infoblok het tandwiel icoon aanklikt kan men in het functiemenu nieuw kiezen om een nieuwe koppeling te maken. Via de knop koppelingen in het lint : hier opent een venster waarin men eveneens via het tandwiel icoon de functie nieuw kan gebruiken. Indien men Nieuw aanklikt verschijnt er in het koppelingen overzicht een veld koppelingsadres waarin men het pad kan opgeven naar het item dat men aan dit record wil koppelen. De knop naast het koppelingsadres opent de verkenner waarin men het gewenste bestand kan opzoeken. Hulpknop opent verkenner om document te koppelen

62 Na het invullen van een omschrijving kan men de koppeling opslaan. De koppeling verschijnt nu zowel op de individuele klantenkaart (order, leverancier, artikel enz ) als in de lijst. Koppeling zichtbaar in lijst en op document In de lijst kan men met de functie verwijderen wel het onderdeel infoblok de koppelingenlijst dus verwijderen, maar niet de eigenlijke koppeling. Daarvoor moet men opnieuw naar het individuele record of document gaan. 8.2 Notities Het is mogelijk om aan basisgegevens als klanten, artikelen, verkopers enz notities te hangen die extra info kunnen bevatten in verband met het specifieke item. Net als bij koppelingen kan enkel aan de basispagina een notitie toegevoegd worden; in de lijstpagina s zijn de notities wel zichtbaar maar kunnen ze niet gemaakt/gewijzigd worden. De notities kunnen ook doorgespeeld worden naar collega-gebruikers van NAV. De notities verschijnen in één van de infoblokken rechts op het scherm. Indien het blok niet zichtbaar is kan men via pagina aanpassen infoblokken het notitieblok bij plaatsen. Eens het blok zichtbaar verschijnt de tekst : Klik hier om een nieuwe notitie te maken. Men kan dit aanklikken ofwel in het lint de knop Notities gebruiken om een notitie aan te maken. Ook via het tandwielicoon en de functie Nieuw kan een notitie gemaakt worden. Aanklikken om een nieuwe notitie te maken.

63 Een veld waarin tekst kan getypt worden opent met daaronder een veld waarin de gebruiker(s) kan (kunnen) ingevuld worden die de notitie moeten kunnen zien. De gebruiker kan opgehaald worden uit de lijst die opent indien de optieknop aangeklikt wordt. Waarschuwen aanvinken zorgt ervoor dat de aangegeven gebruiker de notitie kan zien in zijn berichten. Opslaan noteert de notitie. Gebruiker(s) kiezen die notitie moeten kunnen zien. Als de ingevulde gebruiker het item (klant, leverancier, document ) waaraan de notitie gekoppeld werd opent wordt de tekst zichtbaar evenals informatie over wie de notitie zond. Indien via het tandwiel icoon weergave geklikt wordt dan opent een extra venster met de notitie en de afzender gegevens. Weergeven opent extra venster met notitie Notitie verschijnt ook in de lijst LET OP : als u in dit menu onderdeel verwijderen klikt, verdwijnt de hele notitie infoblok. 8.3 Map point gebruiken Indien internetverbinding mogelijk is kan men NAV koppelen aan een routeplanner zodat adressen kunnen opgezocht worden van uit NAV en routes kunnen bepaald worden van en naar andere adressen (eigen bedrijf, klant, leverancier enz ).

64 8.3.1 Online map installeren Online map installeren gebeurt via het hoofdmenu Afdelingen Administratie Applicatie instellingen. opent men Algemeen en onder de Taken Online map installeren. In dit menu Een venster opent waarin men de standaardwaarden kan invullen d.m.v. de actie parameterinstellingen. Deze actie opent een venster waarin de parameters moeten ingevuld worden van de routeplanner die men wenst te gebruiken. Door de actie Standaardwaarde invoegen te gebruiken kan men de tabel volledig invullen met de door het systeem voorgestelde gegevens. Parameter instellingen automatisch laten invullen met standaardwaarden Verder kan men de afstandsaanduiding ingeven en kiezen voor de snelste/kortste route die moet aan gegeven worden Online map gebruiken Indien men op de klanten/leverancierskaart staat kan men via het lint tab Navigeren Online Map een venster openen waarin men kan aanduiden wat men via de routeplanner wil zien.

65 OK klikken open de internetverbinding en de website die men voor de online map heeft ingesteld. 8.4 Over deze pagina Via de functie Over deze pagina kan men een overzicht krijgen van alle velden die in de gegevens tabel zijn geprogrammeerd en ook van de waarden die zijn ingevuld voor het record waarop men op dat moment staat. Men opent het overzicht via de insteltab links in lint en vervolgens Help Over deze pagina. Naast de verschillende tabelvelden vindt men info in verband met de pagina zelf.

66 De gegevens die hier ingevuld zijn, zijn de data van het record waarop men staat bij het openen van Over deze pagina. Het is dus mogelijk om informatie te bekijken die mogelijk niét in het normale venster zichtbaar is. Naast de tabelvelden kan men ook de filtervelden bekijken en de filters die eventueel op het venster actief zijn. Tabelgegevens en ingevulde data voor het record waarop men staat Ook info i.v.m. filtervelden kan bekeken 8.5 Gegevens kopiëren naar andere toepassingen In NAV is het mogelijk om gegevens van uit het systeem direct te kopiëren naar een Word model of een Excel werkblad. In het lint staan onder de tab Home de knoppen die de gegevens kopiëren naar Word of Excel. In sommige gevallen zal enkel een kopie naar Word mogelijk zijn, in andere gevallen naar Excel. Het aanklikken van de functie opent Word of Excel en kopieert de data in het ingestelde en voorgeprogrammeerd model.

67 Functie kopieert gegevens uit lijst naar Excel Eens de gegevens gekopieerd kunnen ze in Excel bijgewerkt en verwerkt worden als elk ander normaal Excel bestand. Afhankelijk van de pagina die open staat op het scherm (en dus van de tabel waaruit de gegevens komen) kunnen andere modellen (in Word) gemaakt/gebruikt worden. Zo kan het Word model van op een klantenlijst een ander zijn dan het Word model dat van op een artikellijst gebruikt wordt. De kopieer functie kan ook opgeroepen worden via de insteltab en vervolgens Afdrukken en verzenden Word of Excel.

68 LET OP : bij het kopiëren van de data wordt er in NAV géén aantekening bijgehouden over het maken van die kopie, er wordt géén interactielogpost aangemaakt, dus indien men zelf geen aantekening maakt duidt niets er in het systeem op dat er ooit een kopie is gemaakt. Ook worden de mogelijke filters die gebruikt werden om gegevens te bewerken alvorens ze te kopiëren, niet mee genoteerd in de kopie zodat men mogelijk later niet meer weet hoe men aan bepaalde cijfers kwam. 8.6 OneNote integratie Algemeen Men kan Microsoft Dynamics NAV instellen om te werken met Microsoft OneNote OneNote-integratie kan dus gebruikt worden om notities van een mobiele OneNote-installatie te synchroniseren met Microsoft Dynamics NAV. Met OneNote kunnen ook afbeeldingen, opnamen en andere instructies gedeeld worden binnen een bedrijf. Men kan met Microsoft OneNote 2010-integratie notities aan klanten, artikelen of facturen koppelen. OneNote-notities kunnen voor een specifieke record maar ook voor een hele pagina worden gemaakt, afhankelijk van de instellingen. Notities, herinneringen of afbeeldingen kunnen aan een specifieke record gekoppeld worden, zoals een klant of er kan een notitie bij een hele pagina gemaakt worden, zodat er afzonderlijke instructies zijn over het omgaan met klanten, artikelen of dagboeken. Paginanotities kunnen alleen worden gebruikt op pagina's die zijn gebaseerd op een brontabel. Dit betekent dat bijvoorbeeld de pagina Rolcentrum geen paginanotities kan gebruiken. Met OneNote-integratie kunnen gebruikers hun OneNote-opslagplaats delen, wat betekent dat de gegevens in een gedeelde OneNote-opslagplaats kunnen worden gelezen door alle personen die toegang hebben tot die opslagplaats Instellen van integratie Het instellen gebeurt via de profielen in NAV. Daarom via het zoekvenster rechtsboven (dat is het makkelijkste) profielen opzoeken en de lijst openen. Vervolgens de gerelateerde koppeling kiezen Het profiel selecteren waarvoor men de integratie wil instellen Kies op het tabblad Start de optie Bewerken. Schakel het selectievakje Record-notitieblok gebruiken in. Voer in het veld Notitieblok record het pad in waar Microsoft Dynamics NAV toegang moet verkrijgen tot het notitieblok. Deze informatie kan men vinden in Microsoft OneNote 2010 op het tabblad Bestand. Selecteer het OneNote-notitieblok dat u wilt gebruiken. Dit kan worden gedeeld door de notitieblokken in Gegevens van notitieblok of u kunt een nieuw notitieblok maken. Kopieer het pad van de locatie voor het notitieblok.

69 Integratie instellen voor OneNote

70 9 Documenten afdrukken 9.1 Algemeen In NAV kunnen uiteraard statistieken, balansen en andere documenten afgedrukt worden. Deze afdrukmogelijkheden kan men in het lint terugvinden op meerdere plaatsen : Er kan een groep lijst gemaakt zijn in de tab Acties waarin icoontjes voor het afdrukken van de meest voor de hand liggende lijsten voorzien zijn en Er kan een extra tab Lijst voorhanden zijn waarin een aantal afdruk mogelijkheden zijn samen gezet. Afdrukken van uit de Acties of Home tab of van uit de speciale Lijst tab. Daarnaast kan men via het Afdelingen menu ook voor elk deelmenu de uitgebreide lijst van lijsten terugvinden die wellicht nog meer documenten of statistieken bevat dan die die opgenomen zijn in het lint. Een voorbeeld uit het menu Financieel beheer. Een aantal afdrukmogelijkheden in menu Financieel beheer De iconen stellen de lijsten of statistieken voor die men kan afdrukken. Indien gewenst kan men via Aanpassen lint aanpassen nakijken of nog andere afdrukmogelijkheden kunnen toegevoegd worden in het lint.

71 De lay-out van de documenten en de velden die in het afdrukmodel voorzien zijn kunnen door de gebruiker niet aangepast worden, dit is programmeer werk, maar de data die men wenst af te drukken kunnen door filters aangepast worden. 9.2 Gegevens selecteren in lijsten Indien men een lijst wenst af te drukken dan zal altijd eerst een filtervenster openen, NAV gaat er immers van uit dat men nooit àlles zal willen afdrukken, dat er dus altijd een selectie van gegevens zal nodig zijn Filtertabs De filters die eventueel op de pagina s of schermen geplaatst zouden zijn staan volledig los van de filters die op de af te drukken lijsten kunnen gebruikt worden. Filteren op gegevens uit twee tabellen Men kan dezelfde filters gebruiken en in de filters dezelfde formules en operatoren gebruiken als eerder beschreven in deze handleiding voor het plaatsen van filters op lijsten en pagina s. Zo kunnen de gegevens ook op papier even precies geselecteerd ( resultaten weergeven ) en (her)berekend worden ( totalen beperken tot ) als in de pagina s of vensters op het scherm. In het filtervenster dat bij het aanklikken van de gewenste lijst verschijnt, zijn de filtermogelijkheden zichtbaar op verschillende sneltabs die men kan uitvouwen of sluiten. Indien lijsten gebaseerd zijn op gegevens uit verschillende tabellen dan kan men ook op de data uit die verschillende tabellen filteren. Er zal per tabel een sneltab zijn met eigen filtermogelijkheden. Afhankelijk van de gegevens die men af wil drukken zal in de tabs zowel resultaten weergeven als totalen beperken tot mogelijk zijn. Sneltab met beide filtermogelijkheden Ook hier beperkte mogelijkheid tot subtotalen maken Opties tab Op de sneltab Opties kunnen vaak afdruk mogelijkheden ingegeven worden die via filtering niet mogelijk zijn zoals o.a. Een begindatum ingeven Een periodelengte ingeven Openen in Excel Afmetingen van etiketten bepalen Per klant/leverancier een nieuwe pagina beginnen Enz

72 Verschillende voorbeelden van sneltab Opties bij afdrukken van lijsten Via voorbeeld kan men het document dat af te drukken is in preview krijgen en daar bestaat de mogelijkheid om het document : Onmiddellijk af te drukken De pagina instellingen aan te passen Het document op te slaan als : Excel bestand, PDF of Word bestand In een aantal gevallen zal een Preview of voorbeeld ook geen exact beeld geven van de afdruk op papier. Dat komt omdat er in de preview nog een aantal bewerkingsmogelijkheden voorhanden zijn. Zo kan men in die gevallen de sortering van de gegevens aanpassen in de preview. Dat gebeurt door de pijlpuntjes naast de titels van de kolommen aan te klikken. De sortering wijzigt dan naar de gegevens in die kolom, en nogmaals klikken keert die sortering om. Oplopend of aflopend sorteren per kolom.

73 Document kan direct opgeslagen worden in verschillende formaten Document werd naar Excel gestuurd Ook achter de knop Afdrukken heeft men de mogelijkheid om, naast de normale afdruk, te kiezen voor Excel, PDF of Word. Vooraleer het Excel blad of de pdf aan te maken zal het systeem vragen waar het document moet worden opgeslagen. Verschillende afdrukmogelijkheden