1. Presentatie door Lex Sijtsma (Studiekeuze123) en Anita Kuijper (GfK) Proces van de NSE 2014

Transcriptie

1 Verslag van de Startbijeenkomst NSE 2014 d.d. dinsdag 30 september 2014, van 12:00 16:00 uur Gehouden te: SURF (VK 5) 1. Presentatie door Lex Sijtsma (Studiekeuze123) en Anita Kuijper (GfK) Proces van de NSE 2014 Lex Sijtsma (Studiekeuze123) opent de bijeenkomst en stelt de teamleden van de Nationale Studenten Enquête 2015 voor. Planning Anita Kuijper (GfK) vertelt dat het Routeboek 2015 weer online staat. Hierin staat alle informatie voor deelnemende instellingen. Er zijn dit jaar niet veel wijzigingen. Anita raadt instellingen aan om de planning uit te printen en op te hangen, zodat die altijd bij de hand is. In de planning zijn de controlemomenten toegevoegd: inhoudelijke feedback op het bestand is alleen nog mogelijk na oplevering van het voorlopige benchmarkbestand. Dit jaar is er weer vooraf duidelijkheid over tijdstip van levering en tijdstip van gewenste terugkoppeling. Anita noemt tevens een aantal belangrijke data in de voorbereiding, afnameperiode en terugkoppeling van de resultaten van de NSE. Nieuw in deze data is de planning van het aanleveren van studentgegevens. Om drukte op de server te beperken krijgt elke instelling een aparte deadline voor het aanleveren van studentgegevens. Studentgegevens De deadline van het aanleveren van de studentgegevens ligt vóór 12 december. Aandachtspunten hierbij zijn dat post-master studenten niet mogen deelnemen aan de NSE en dat een student die meerdere opleidingen doet maar 1 keer aangeleverd mag worden. GfK kan deze dubbelingen er zelf niet uithalen. Een deelnemer van de startbijeenkomst geeft aan dat 12 december krap is, omdat de peildatum 1 december is. Als dan ook nog de studenten die een dubbele opleiding doen eruit moeten worden gefilterd, is dat extra werk. Voor sommige instellingen is het wel mogelijk om al eerder aan te leveren. GfK kijkt naar de momenten waarop instellingen vorig jaar hebben geüpload en maakt op die manier een planning. Bij de aanlevering van studentgegevens is er een aantal verplichte velden en een aantal facultatieve velden die niet persé aangeleverd hoeven te worden. Onderzoek heeft echter uitgewezen dat de respons omhoog gaat wanneer de instelling een persoonlijke ondertekening en een eigen instellingszin toevoegt. Het heeft dus toegevoegde waarde om dit wel te doen. Er volgt uiterlijk 13 november een instructie voor het uploaden van studentgegevens. Er is dit jaar wederom een strengere controle op CROHO. Als er een actuele CROHO ontbreekt, wordt u gevraagd dat te accorderen en de reden hiervoor aan te geven. Vorig jaar hebben we een aantal klachten gehad over de traagheid van de tool. Dit jaar gaat GfK kijken of hier een oplossing voor is. Daarnaast is er de wens om in de tool ook de uitsplitsing eerstejaars versus ouderejaars op te nemen. We spreken namelijk altijd over het feit dat ouderejaars slechter responderen dan eerstejaars. Als dit in de tool weergegeven kan worden kunnen instellingen zich intern meer focussen op ouderejaars, doordat ze het realtime kunnen monitoren. 1

2 Resultaten Op de terugkoppeling van de resultaten geldt een embargoperiode van een week. In die week zijn de resultaten al wel beschikbaar voor de instellingen, maar mogen ze nog niet openbaar worden gemaakt. Deze embargoperiode geldt ook voor CvB-leden! GfK levert bij de oplevering een lijstje met tips waar instellingen naar kunnen kijken en wat ze moeten controleren. De factsheets zien er hetzelfde uit als vorig jaar. Het verzoek van een deelnemer uit de zaal is om dit ook in Engelstalige versie van de factsheet uit te geven. Anita geeft aan dat dit mogelijk is. Tot slot geeft Anita ter inspiratie een aantal extra instellingsvragen en interessante feitjes. Zo blijkt uit onderzoek over de NSE 2014 dat van de studenten waarvan het instellings adres ook hun privé- adres bekend is, de respons hoger (39,7%) was dan onder de groep met slechts één adres (31,1%). Eerstejaars (37,9%) respondeerden vaker dan ouderejaars (31,3%). Dit responsverschil tussen beide groepen was groter dan tijdens de NSE 2013 (eerstejaars 38,3%, ouderejaars 34,5%). En de respons voor hogescholen (36,1%) was hoger dan voor universiteiten (28,9%). Dit responsverschil was ook groter dan in 2013 (hogescholen 40,5%, universiteiten 37,3%). Lex Sijtsma (Studiekeuze123) noemt een aantal dingen die anders zijn dan vorig jaar: NSE invullen op smartphone De NSE 2015 kan ingevuld worden op een smartphone. Vorig jaar waren er 9 miljoen smartphones in Nederland en 90% van de doelgroep van de NSE is iedere dag online op smartphones. Vorig jaar is gemonitord dat studenten de NSE wel op de smartphone begonnen, maar hem daar niet altijd afmaakten. De NSE 2014 was er nog niet op ingericht. Deze toevoeging is dus erg belangrijk. De versie van vorig jaar werkte niet prettig, omdat mensen moesten in- en uitzoomen. Dat is nu verholpen. De versies voor de smartphone, tablet en pc zien er qua lay-out hetzelfde uit en er kan tussen deze devices gewisseld worden; de software houdt bij waar de student is gebleven. De hoop is dat de respons hierdoor echt gaat stijgen. Op de laptop duurt het ongeveer 13 minuten om de enquête in te vullen. Het is nog niet bekend hoe lang het duurt op de smartphone, dat zal blijken na de volgende tests. Na afloop komt er een analyse op welke apparaten de NSE 2015 is ingevuld. Verschuiving van de NSE-periode Op dit moment is de start van de NSE in januari en de uitlevering van de resultaten in mei. Er komen veel opmerkingen dat mei een drukke periode is en dat studenten in januari bij het invullen van de enquête in de tentamenperiode zitten. Omdat studenten zich nu vóór 1 mei al moeten inschrijven voor een studie dient het dat doel ook niet meer. Voor hen komen de resultaten van de NSE immers te laat om mee te laten wegen in hun studiekeuze. De suggestie is daarom de NSE te verschuiven en de enquête te starten in maart. Resultaten worden dan opgeleverd in augustus, of wellicht juli. Opmerkingen uit de zaal zijn dat daardoor wel de begrotingscyclus wordt misgelopen en dat februari-instromers door deze verschuiving niet mee kunnen doen aan de enquête. Studiekeuze123 gaat nog verder kijken naar de mogelijkheden en zal in een later stadium hierbij uiteraard ook instellingen betrekken om over mee te denken. 2

3 Knip in bestand Een mogelijk volgend verbeterpunt is de grootte van het bestand. Op dit moment laat het bestand resultaten zien die teruglopen tot Hierdoor is het een enorm bestand en door traagheid moeilijk te bewerken. Het voorstel is om een knip te doen na 2012, omdat veel instellingen niet veel verder terugkijken dan dat jaar. De vraag is of dit acceptabel is voor de instellingen. Deelnemers uit de zaal reageren over het algemeen positief op dit idee, het kan echter voor instellingen die eens in de twee jaar meedoen wel onhandig zijn. Een idee uit de zaal is dat een knip tussen WO en HBO ook mogelijk is. Deze twee groepen kijken zelden naar elkaars uitkomsten. Studiekeuze123 zal hierop terugkomen met een voorstel. Instellen van de RSS-feed Om iedereen snel op de hoogte te kunnen brengen van problemen of wijzigingen is dit jaar de mogelijkheid van het instellen van de RSS-feed. Dit is een handige tool die toegevoegd kan worden in Outlook, waarmee Studiekeuze123 alle instellingen op een snelle manier informatie kan toezenden. Bijvoorbeeld wanneer de server problemen heeft of een datum wijzigt. Beide partijen hebben hier baat bij. Instellingen kunnen zich aanmelden voor deze RSS-feed via Door de aanwezige instellingen wordt positief op deze vernieuwing gereageerd. Non-respons onderzoek Tijdens de NSE 2015 zal voor het eerst het non-respons onderzoek worden uitgevoerd. Op dit moment weten we niet waarom studenten de enquête niet invullen. Daarom nodigen we studenten die de enquête niet ingevuld hebben uit voor een gesprek in interviewvorm. Hiervoor wordt een bureau ingehuurd. Hopelijk komen daar resultaten uit die in de NSE 2016 voor een hogere respons kunnen zorgen. Een suggestie uit de zaal is studenten die zich afmelden direct een paar korte vragen te laten beantwoorden voordat ze zich kunnen afmelden. Op die manier weet je direct waarom ze zich afmelden. Door veel mensen wordt dit als vervelend ervaren. Trendrapport Het trendrapport van de NSE komt eind oktober uit. Hierin wordt over de afgelopen 5 jaar uiteengezet welke trends er zijn op nationaal niveau. Zo blijkt bijvoorbeeld de tevredenheid redelijk stabiel over de jaren heen. Daarentegen nemen de eisen voor instellingen wel toe, dus stabiliteit is een goed teken. Kleine opleidingen tussen de 50 en 100 leerlingen scoren beter dan grotere. En hoe meer contacturen, des te beter. De meeste kritiek blijkt door de jaren heen vooral in de terugkoppeling van de resultaten te liggen. Studenten geven aan dat ze de enquête invullen en er vervolgens nooit meer iets over horen. Alle contactpersonen NSE alsmede de CvB s/directies krijgen een exemplaar van dit rapport. Communicatie Het voorstel is om op de website van Studiekeuze123 bij elke instelling factsheets toe te voegen als pdf. Uit reacties blijkt dat dit weinig toegevoegde waarde heeft voor studenten. Studenten zijn immers meer geïnteresseerd in gegevens over de opleiding dan over de hele school/universiteit. Daarnaast maakt Studiekeuze123 een handleiding voor docenten, zodat zij beter geïnformeerd zijn over wat ze kunnen zeggen over de NSE. Zij zijn immers de mensen die het dichtst bij de studenten staan en hen ook kunnen motiveren om deel te nemen. 3

4 Tot slot komen er twee verzoeken van deelnemers uit de zaal. Ten eerste de vraag of de vragenlijsten geëvalueerd kunnen worden. Duale studenten en masterstudenten krijgen veel vragen die niet voor hen van toepassing zijn. Tevens krijgt iedere student vragen over stages, terwijl veel studenten geen stage lopen. Dit verzoek zal worden meegenomen in de evaluatie van NSE Het tweede verzoek is de onderwerp titel in de aan te passen. Wanneer de NSE in de titel genoemd wordt weten studenten beter waar het om gaat. Tevens zou een Engelstalige titel ook van toegevoegde waarde zijn. Hierbij zal op gelet worden bij de versturing van de enquête. 2. Presentatie van de Technische Universiteit Delft door Ted Barendse Hoe betrek je studenten bij de NSE? Ted Barendse vertelt wat de TU Delft doet om de resultaten van de NSE te communiceren aan de studenten: ze sturen per faculteit een mail aan alle studenten met de resultaten, de resultaten worden gepresenteerd aan de Studentenraad, er staat een artikel in de Delta en er wordt een bijeenkomst georganiseerd met vertegenwoordigers van de studenten (SR, FSR s, facultaire studieverenigingen, VSSD). naar studenten Door de afdeling Communicatie is hard gewerkt aan de voor studenten, er is visueel en inhoudelijk zorg voor gedragen. Studenten worden in de persoonlijke aangeschreven en krijgen de resultaten van hun eigen faculteit te zien. Er zijn 8 faculteiten, dus er zijn 8 verschillende s met hun eigen boodschap. De eerste keer is deze 3 weken na ontvangst van de resultaten verstuurd, maar dat kan in vervolg sneller doordat nu alles klaarstaat. Follow-up resultaten NSE 2014 Onder leiding van een CvB-lid is er een werkgroep NSE opgericht. Deze werkgroep spreekt maandelijks af. Het actieplan dat daar komt wordt TU Delft-breed uitgevoerd. In september maken de decanen (Groepsraad) hun eigen facultaire actieplannen. Daarnaast heeft er een studentenbijeenkomst plaatsgevonden in oktober. Studentenbijeenkomst Het programma van de vorige bijeenkomst liep van uur met aansluitend een borrel. Anka Mulder (CvB-lid van de TU Delft) heette iedereen welkom en gaf een kort overzicht van de NSE resultaten en conclusies op TU Delft niveau. Vervolgens ging de groep uiteen in decentrale sessies waarin per faculteit gesproken werd over de NSE resultaten. Van iedere sessie is een verslag gemaakt van alle suggesties en kritieken. Deze verslagen zijn verstuurd naar alle faculteiten. Na de decentrale sessies werden de eerste conclusies gepresenteerd en werd de bijeenkomst afgesloten met een borrel. Er waren 45 personen aanwezig bij de studentenbijeenkomst, dit jaar hoopt Ted op 60 personen. De reacties van de deelnemers waren zeer positief. Studenten hadden het gevoel dat er naar ze geluisterd werd. Volgend jaar wordt de studentenbijeenkomst nog voor de zomervakantie georganiseerd. 4

5 Vragen uit de zaal Er wordt gevraagd waarom TU Delft gekozen heeft voor een facultaire aanpak in plaats van een aanpak per opleiding. Ted vertelt dat iedere instelling haar eigen weg moet kiezen, bij de TU Delft is draagvlak voor een facultaire aanpak, bij een andere instelling is dat misschien weer anders. Ted benadrukt dat het vooral van belang is om een CvB-lid achter het proces te krijgen. Zonder steun vanuit het CvB kom je nergens. 3. Presentatie van de Hogeschool Rotterdam door Annet van Prooijen en Anneke Olde Monnikhof Communicatie Nationale Studenten Enquête In 2012 is de Hogeschool Rotterdam door steun van het CvB gestart met een kwaliteitsprogramma. Hierin staat de bachelorstudent centraal. Door middel van verschillende tevredenheidsindicatoren kwam het focus-programma tot stand. Dit programma zorgt ervoor dat er veel aandacht is voor de NSE. Ook hier wordt de steun van het CvB als cruciaal gezien. Zonder steun van het CvB gaat veel energie die in de NSE gestoken wordt, verloren. Decentrale communicatie Communicatie over de NSE vindt bij de Hogeschool Rotterdam voornamelijk decentraal plaats op opleidingsniveau. Communicatie vanuit de centrale afdeling is faciliterend en puur ondersteunend. Bij de opleidingen loopt communicatie over de NSE veelal via de studieloopbaancoach. Hij geeft informatie en doet de oproep deel te nemen aan de enquête. Er is de mogelijkheid om de enquête in te vullen tijdens de studieloopbaanuren van de student. Ondersteunend hieraan wordt ook via intranet over de NSE gecommuniceerd. Een aandachtspunt ligt nog bij de verbeteracties, deze worden niet altijd goed opgepakt. Centrale communicatie Centraal worden studenten van de Hogeschool Rotterdam via de hogeschoolbrede kanalen over de NSE geïnformeerd. Vanuit de centrale afdeling zijn er collega s gedetacheerd naar de instituten; elk instituut heeft een decentrale communicatie-adviseur. Social media Vorig jaar is door de Hogeschool Rotterdam een social media campagne opgestart rondom de resultaten van de NSE. Onder de hashtag #leeronseenlesje werden er prikkelende teksten op Facebook en Twitter gezet. Ook heeft de voorzitter van het CvB de studenten via Twitter bedankt voor hun deelname aan de NSE. Directe resultaten bij de studenten zijn moeilijk te meten, vooral docenten werden wakker geschut door de teksten. Vragen uit de zaal Annet van Prooijen en Anneke Olde Monnikhof vertellen dat de Hogeschool Rotterdam een responspercentage van 43% had tijdens de NSE Er is gekozen voor een meer decentrale aanpak omdat studenten een grotere binding hebben met hun eigen opleiding dan met de hogeschool als organisatie in zijn geheel. Binnen de opleiding staat de studieloopbaancoach het dichtst bij de student, het gaat om een persoonlijke aanpak. Belangrijk onderdeel van het succes is dat de managers afgerekend worden op de resultaten, er is zelfs een KPI van gemaakt. Zij zijn dus erg gemotiveerd om mee te werken. 5

6 4. Brainstorm in groepjes Zoals eerder genoemd geven studenten aan dat ze weinig horen over de resultaten van de NSE en de acties die instellingen daarop nemen. De zaal gaat in zes groepen uiteen om concrete ideeën te bedenken die ervoor kunnen zorgen dat de resultaten beter gecommuniceerd worden naar de student. Uitkomsten van deze brainstorm: - Persoonlijke benadering van studenten én docenten werkt goed. Hierin is wel het verschil te zien dat kleine instellingen hun studenten makkelijker kunnen bereiken dan grote instellingen. - Er moet niet alleen gekeken worden naar de student, ook docenten en medewerkers moeten worden opgevoed over de NSE. Meer informatievoorziening aan hen zou helpen om de respons over de NSE te verhogen. - Ludieke acties met gegevens over de NSE genereren aandacht: bijvoorbeeld flesjes water verspreiden met een boodschap erop of een responswedstrijd organiseren waar binnen iedere faculteit op schermen in de kantine te zien is hoeveel studenten de enquête al hebben ingevuld. Uitkomsten kunnen in verschillende media worden teruggekoppeld, zoals de nieuwsbrief en Twitter, maar ludieke acties trekken meer aandacht. - Door middel van verschillende thema s kan het gesprek met de student aangegaan worden. Dit kan al bij de start van de opleiding. Afsluiting De tussenbijeenkomst van NSE 2015 vindt plaats in maart. Ideeën voor deze bijeenkomst zijn van harte welkom en kunnen gestuurd worden naar info@nse.nl. 6