ZAKENDOEN IN DE EU 3TIPS VOOR SUCCESVOL ZAKENDOEN OVER DE GRENS

Transcriptie

1 EEN COMMERCIËLE UITGAVE VAN MEDIAPLANET, GEDISTRIBUEERD DOOR HET FINANCIEELE DAGBLAD. Nr.1/augustus 2011 Uitdagingen & Mogelij kheden ZAKENDOEN IN DE EU 3TIPS VOOR SUCCESVOL ZAKENDOEN OVER DE GRENS Transport & Logistiek Snelle levering is de grootste uitdaging Payroll Kosten reduceren door middel van uitbesteding Videoconferencing Op afstand je contacten onderhouden VERKEN DE FRANK HEEMSKERK Lid raad van bestuur bij Royal Haskoning spreekt over videoconferencing MOGELIJKHEDEN Ronald van Zetten: Werk met lokale mensen voor het management in het buitenland. FOTO: SHUTTERSTOCK Kosten besparen op uw reisbudget? Bel VCK Travel of mail naar Member of the

2 2 AUGUSTUS 2011 DE UITDAGING Ronald van Zetten is sinds 2003 CEO van de HEMA. De afgelopen jaren zette hij zich in om vestigingen te openen in België, Frankrijk, Duitsland en Luxemburg. Het verkennen van de Europese markt WIJ RADEN AAN PAGINA 15 Harmen Wahab Director Operational Services bij Baker & McKenzie spreekt over zakenreizen Het is prettig dat alles in goede banen wordt geleid. Onverwachte problemen of vertragingen worden snel en gemakkelijk voor ons opgelost Ruim 25 jaar geleden maakte de HEMA haar eerste voorzichtige stap over de Nederlandse grens. Het was een vrij kleine en gemakkelijke uitbreiding omdat deze enkel plaatsvond in het Vlaamse gedeelte van België. Pas jaren later volgde een veel grotere en ingewikkeldere stap, toen we ons gingen vestigen in het Franstalige gedeelte van België. De grootste uitdaging daarin was het meertalig maken van onze organisatie. Dan gaat het niet alleen om het vertalen van de teksten op de verpakkingen maar ook om alle procedures en organisatiebeschrijvingen. Daar komt nog bij dat je, naast de vertalingen van de geschreven documenten, ook moet denken aan het beschrijven van ongeschreven regels die min of meer cultuurgebonden zijn. Inmiddels zijn er meer dan 85 winkels in heel België. De groei Voor de volgende uitbreiding werd er met name vanuit logistiek oogpunt de stap naar Luxemburg gezet, waar nu 4 vestigingen zijn. Toen we ons in Duitsland en Frankrijk gingen vestigen was er toch wel veel twijfel of het concept zou aanslaan. In mijn ogen hebben we ons succes daar te danken aan het vernieuwde en hippe karakter dat de HEMA zichzelf heeft aangemeten. Daarnaast werd ervoor gekozen om het concept op een duidelijke manier in de buitenlandse markt te zetten. Dit werd gedaan door de kamerindeling in de winkels te introduceren. De winkels werden als een huis ingericht, waarin de producten in de bijbehorende kamer zijn gerangschikt. Dat veranderde het uitgebreide assortiment in een overzichtelijk aanbod van artikelen om zo het concept helder naar de klant te communiceren. Tegen het einde van het jaar zijn er in zowel Duitsland als Frankrijk 10 HEMA s te vinden. Benadering van de markt Bij het benaderen van een buitenlandse markt is het belangrijk om eerst goed te onderzoeken welke producten wel en niet worden geaccepteerd door het nieuwe publiek. Zo wordt er in Duitsland en Frankrijk slechts 1/3 van het gehele assortiment verkocht. Door middel van kleine experimenten wordt er Ronald van Zetten CEO van de HEMA. 3 TIPS VOOR SUCCESVOL ZAKENDOEN IN DE EU Lokaal management Werk met lokale mensen voor 1 het management in het buitenland. Zij kennen de specifieke vraag en gebruiken in de desbetreffende markt. Marktonderzoek Onderzoek of er een markt is 2 voor je producten. Kijk door middel van marktonderzoek of je producten worden geaccepteerd door de consumenten. Vernieuwing Een product neerzetten in het 3 buitenland wordt interessanter wanneer je een uniek of vernieuwend concept kan neerzetten. vervolgens gekeken welke producten aanslaan bij de consument. Zo kon het concept in de eerste instantie helder in de markt worden geïntroduceerd en is er ruimte om het assortiment steeds een beetje uit te breiden. Bij de start op de Franse markt hebben we zelfs geëxperimenteerd met het nabouwen van een hele winkel, om zo van te voren te onderzoeken of de herindeling van de winkels in de kamerformule zou aanslaan. De ambitie Wat de plannen voor verdere uitbreiding in de komende jaren zijn? Wat dat betreft behouden we de Hollandse nuchterheid. In de eerste plaats streven we naar het succesvol zijn en blijven in de landen waar we nu gevestigd zijn. Pas daarna zullen we ons gaan verdiepen in nieuwe markten. Wel weten we nu hoe we een markt moeten benaderen, hoe we onze producten daar het best kunnen testen en hoe we vervolgens het lokale management moeten aansturen. De ervaring, die we tot nu toe hebben opgedaan, zal ons in de toekomst helpen bij het uitbreiden naar andere landen. We make our readers succeed! ZAKENDOEN IN DE EU 1E EDITIE, AUGUSTUS 2011 Managing Director: Marc Reineman Editorial Manager: Stella van der Werf Business Development Manager: Kevin Mottard Design: Lii Treimann Project Manager: Ewout Lieben Telefoon: ewout.lieben@mediaplanet.com Gedistribueerd: FD, augustus 2011 Drukkerij: Dijkman Offset Mediaplanet contact informatie: Telefoon: Fax: redactie@mediaplanet.com De inhoud van deze bijlage valt niet onder de hoofdredactionele verantwoordelijkheid van het FD. Mediaplanet ontwikkelt hoogwaardige bijlagen die zich richten op een specifiek thema en de daabij behorende doelgroep. Zo brengen wij lezer en adverteerder dichter bij elkaar.

3 Het succes van een organisatie valt of staat met het goed kunnen voeren van belangrijke gesprekken. Spanningen, emoties en mindere werkprestaties liggen immers al snel op de loer. De high impact training Crucial Conversations helpt om de gezamenlijke schouders er weer onder te krijgen. Kijk daarom vooral even rustig op imkopleidingen.nl/cc. Praten we later verder... Is uw financiële functie klaar voor een dubbele dip? De recessie dachten we zo n beetje achter de rug te hebben. Er werd weer voorzichtig over economische groei gesproken. Er ontstond weer ruimte voor investeringen. De recente ontwikkelingen op de financiële markten, de Euro-crisis en de schuldenproblematiek in veel landen gooien nu roet in het eten. Is het startsignaal voor een nieuwe recessie gegeven, krijgen we de dubbele dip? Zal die tweede dip dezelfde uitwerking hebben op de resultaten, de organisatie en de mensen die daarbinnen werken als de eerste? Hoeveel dynamiek kan de financiële functie verdragen? Hebben we genoeg geleerd van de vorige crisis? Het is tijd voor CFO s om zichzelf enkele vragen te stellen: hebben wij écht goed in het vizier welke factoren van invloed zijn op de wijze waarop onze organisatie wordt gestuurd? Beheersen wij deze factoren effectief? Welke impact heeft groei (positief én negatief) op onze organisatie? Hoe zorgen wij dat de organisatie die groei kan bijhouden? Zijn we wendbaar genoeg? Onder druk wordt alles vloeibaar In gesprekken met CFO s en financieel directeuren in de afgelopen jaren hebben wij ervaren dat organisaties soms vanuit meerdere hoeken tegelijkertijd de klappen van de wereldwijde financiële crisis moesten verwerken. De crisis raakte bepaalde sectoren eerder óf harder. Eigendomsverhoudingen wijzigden, vaak noodgedwongen, abrupt. Volwassen, minder beweeglijke organisaties, konden zich niet snel genoeg aanpassen aan de omstandig heden. Sommige ondernemingen waren actief in problematische geografische markten en waren daarnaast gericht op die klantsegmenten waar de gevolgen van de crisis eerder zichtbaar werden. Wat betekende dat voor de financiële functie? Zij stond voor enorme uitdagingen. De druk werd hoog opgevoerd. Er was immers meer (stuur)informatie nodig. Die moest er overigens sneller zijn en met een hogere frequentie beschikbaar komen. Daarbovenop begonnen toezichthouders, geholpen door de publieke opinie en de politiek, zich te roeren: er moest meer transparantie komen in de verantwoording. Zij zien strenger dan voorheen toe op naleving van de regels. Een gezonde ontwikkeling, maar tegelijkertijd kreeg ook de financiële functie te maken met kostenreducties. Investeringen in ondersteunende technologie werden uit- of afgesteld. Meer doen met minder middelen, maar ook: flexibel en wendbaar zijn. Nogal wat uitdagingen. Crisis dwingt tot focus De consequentie was een aanzienlijke impact op de CFO en de financiële functie. Binnen organisaties speelt de financiële functie, gepositioneerd in het hart, een essentiële rol. De registratie en verslaglegging van het verleden zijn haar traditionele taken. Tegenwoordig komen daar de modellering en planning van toekomstige scenario s bij. Ten slotte zijn het behouden van grip op processen binnen de organisatie en het afleggen van verantwoording daarover eveneens kerntaken. In algemene zin dient de financiële functie de betrouwbaarheid van de cijfermatige uitkomsten te waarborgen voor een effectieve sturing van de organisatie. Ambities van die organisatie in combinatie met de dynamiek in de omgeving leidt tot de noodzaak van een groot aanpassingsvermogen voor de financiële functie. Is verandering binnen de financiële functie een proces dat alleen plaatsvindt in crisistijd? Neen. Verandermanagement zou business as usual moeten zijn voor de CFO. Het noodzakelijk en ingrijpende karakter van de verandering in crisistijd is echter ongekend gebleken. Organisaties worden in een crisis gedwongen om keuzes te maken. Een CFO zei: nu zie ik de waarde van rapportages pas echt goed, de helft van die rapportages heb ik geschrapt. Positief is de meer gezonde houding van organisaties ten aanzien van meer grootschalige verandertrajecten. Dat kan een transitie zijn naar shared services, outsourcing, een ERP-implementatie of de inrichting van een flexibele schil rondom de financiële functie. Er wordt beter nagedacht, er worden meer kritische vragen gesteld en er wordt nadrukkelijker gekeken naar de readiness van de organisatie voordat de verandering wordt doorgevoerd. De crisis heeft veel organisaties tot inzicht gebracht dat Risk Management niet langer het exclusieve domein is van een afdeling Risk Management, maar breed in de organisatie moet worden uitgerold én gedragen. Leiderschap binnen de financiële functie De genoemde factoren, sector, eigendom, levens fase en markt, hebben een grote impact op de organisatie en raken met dezelfde kracht de financiële functie. Dat is geen theorie, dat is realiteit. Maar wat betekent dat effectief? Veel organisaties hebben moeite om in te schatten of en zo ja, waar en wanneer de financiële functie aanpassing behoeft. Waarom? De strategische TriFinance is een onafhankelijk internationaal groeibedrijf in finance en control met meer dan vijfhonderd medewerkers. TriFinance is een unieke en eigentijdse dienstverlener. Uniek, omwille van de nieuwe combinatie van focus ligt er simpelweg niet, er zijn andere prioriteiten, het vraagstuk is te complex. Het gevolg is dat de combinatie van mensen, processen, systemen en de organisatiecultuur niet in de pas loopt met hetgeen de dag van morgen vraagt. Het is zaak dat tijdig te onderkennen. Achteraf repareren is immers kostbaarder dan proactief organiseren. Een visie ontwikkelen waar je morgen wilt staan, dat vraagt om leiderschap. Dat vraagt om inzicht. TriFinance heeft een groot aantal sessies gefaciliteerd voor cliënten waarin hun GroeiAnalyse centraal staat. Kernvraag binnen onze aanpak is hoe de financiële functie kan anticiperen op groei en de dynamiek in de omgevingsfactoren van de organisatie. Deze sessies resulteren in korte tijd in een helder beeld van de huidige positie van de financiële functie binnen de organisatie én in een brede impactanalyse waarin de aandachtsgebieden binnen de financiële functie hun plek krijgen. Niet op een abstract niveau, maar concreet helder en tastbaar. Met als resultaat, inzicht waarmee de vertaalslag naar actie, een oplossing, snel en doelgericht kan worden gemaakt. Voor meer informatie over de TriFinance Groei- Analyse, onze unieke aanpak én oplossingen kunt u contact opnemen met Ralf de Graaf of Martijn Wassink, beiden Business Associate bij TriFinance Advisory. p advies (hands-on know how) tot implementatie en operationele ondersteuning (do how). Eigentijds, vanwege de netwerkorganisatie waarbinnen dynamische professionals kennis en ervaring op een natuurlijke manier uitwisselen.

4 4 AUGUSTUS 2011 NIEUWS 1TIP KIJK GOED WAAR JE PRODUCTEN HEEN GAAN BIERTJE OVER DE GRENS Vraag: Is handel drij ven in Europa ingewikkeld? Antwoord: Niet per defi nitie. Wanneer je vooraf voldoende informatie vergaart, kom je goed beslagen ten ij s. Er zijn weinig landen waar we nog niet zijn geweest. Export is heel verrassend omdat het elke keer weer anders is. Maar als je een goed aanpassingsvermogen hebt en flexibel bent, kom je al een heel eind. Aan het woord is Wouter Damman van United Dutch Breweries. Het concern is bekend van biermerk Oranjeboom, maar is ook merkeigenaar van onder meer 3 Horses, Royal Dutch en Breda Royal. Via een groot internationaal netwerk van onafhankelijke brouwerijen laat het zijn merken afvullen om de biertjes vervolgens weer in het buitenland te verkopen. Inmiddels is het bedrijf actief in ongeveer 95 landen. Doordat we groot inkopen, hebben we te maken met aantrekkelijke schaalvoordelen. In sommige landen zitten we al veertig jaar. In andere komen we net kijken. Soms is het moeilijk om een voet tussen de deur te krijgen, want via internet kan iedereen inmiddels overal bier kopen. Daarom is het belangrijk dat je zichtbaarheid en betrouwbaarheid creeert. Daarnaast moet men weten dat je over exportervaring beschikt. Vaak vraagt men naar referenties. Het is een uitdaging om bovenop de stapel te belanden en toch uiteindelijk te mogen leveren, zegt Damman. Gewoon bellen Dat doet het bedrijf bijvoorbeeld door (potentiële) klanten persoonlijk te bezoeken om zodoende een relatie op te bouwen. Daarnaast zijn beurzen een interessante mogelijkheid om nieuwe klanten te ontmoeten en met bestaande cliënten het contact op te frissen. Een goede tip is ook om te bekijken waar je producten heengaan. Is er in het land waar je interesse in hebt bijvoorbeeld al iemand actief waar je wijzer van kunt worden en met wie je informatie kunt delen? Het is namelijk nergens voor nodig om het wiel steeds opnieuw uit te vinden, dus doe daar iets mee. Verder maken we nog steeds gebruik van zogenaamde cold calls, wat zo veel betekent als: gewoon ouderwets bellen. Het bedrijf heeft ook gebruik gemaakt van marktscans om te kijken of er in het betreffende gebied wel afzetmogelijkheden waren en of er überhaupt bier werd gedronken. Na Wouter Damman Area Sales Manager bij United Dutch Breweries. een lijst te hebben samengesteld met landen die prioriteit hadden (met een gunstige economische situatie bijvoorbeeld) werd een marktanalyse bestudeerd die informatie verschafte over macro-omgevingsfactoren. Heel nuttig en een echte aanrader omdat die analyse dieper op de markt ingaat. Denk aan informatie over de aanwezigheid van ketens, het marktaandeel en welke andere merken aanwezig zijn in een land. Vanuit die input kun je gaan bepalen op welke manier je een land gaat aanpakken, legt Damman uit. Uitdagingen Het concern kwam de nodige hobbels tegen. De Belgische markt bleek wat lastig om te veroveren, terwijl Oostbloklanden ondanks eigen bierproductie wel open staan voor nieuwe producten en ontwikkelingen. Daarnaast duurde het soms erg lang voor de vereiste documenten in orde waren, waardoor een trendgevoelig product als witbier bijvoorbeeld niet op het juiste moment werd gelanceerd. Damman: Andere uitdagingen zijn bijvoorbeeld dat je te maken hebt met een prijsverhoging, terwijl je concurrent in het betreffende land die (nog) niet ervaart. Dat zijn risico s, maar export is daarnaast ook heel leuk en afwisselend. MARJOLEIN STRAATMAN redactie@mediaplanet.com

5 augustus De geschikte partner Tips voor zakendoen met het buitenland Zakendoen in het buitenland kan heel interessant zijn. Maar hoe vind je de juiste mensen ter plaatse en hoe pak je het verder aan? Enkele tips van ervaringsdeskundige LG Sound BV. Probeer na te gaan of je zakenpartners serieus, betrouwbaar en kredietwaardig zijn. Alles valt of staat met de juiste partner. Het Nederlandse LG Sound B.V. heeft inmiddels al weer een tijdje ervaring met het buitenland als zakenpartner. Enkele jaren geleden ontwikkelde het Nederlandse bedrijf met steun van een Europese subsidie een manier om algen te bestrijden. De technologie met ultrasone geluidsgolven wordt onder meer toegepast in meren, vijvers, zwembaden en koeltorens en was dermate innovatief dat er meteen veel interesse was vanuit het buitenland. Eisen en profiel de europese unie Er bestaan nog steeds grote verschillen in wetgeving, regelgeving en cultuur in de EU landen. Het is aan te raden je hier van te voren in te verdiepen. foto: shutterstock Inmiddels halen we waarschijnlijk 99 procent van onze omzet uit het buitenland en zijn we dus vooral gericht op de export. Zo kun je onze technologie vinden in een groot deel van Europa, maar ook in de VS, Japan, Nieuw-Zeeland, Dubai en Australië, vertelt directeur Y. Yousef. Hiervoor is het belangrijk dat je een geschikte distributeur vindt die aan zekere eisen voldoet. Wij hanteren een profiel. Zo mag het bedrijf niet te groot zijn, maar ook niet te klein. Dit voorkomt bijvoorbeeld dat een groot bedrijf te veel invloed krijgt en dat een kleinere speler ons product niet juist vertegenwoordigt. Daarnaast moet er waterkennis aanwezig zijn en werken we het liefst met distributeurs die een lange samenwerking met ons voor ogen hebben, aldus Yousef. Cultuur en gebruiken Salesmanager Lisa Brand heeft enkele tips voor wie overweegt om zaken te doen in de EU. Er bestaan veel verschillen binnen de EU. De zakelijke cultuur in Duitsland is heel anders dan die in Spanje. Lees je goed in voordat je ergens aan de slag gaat. Een gouden tip voor daarna is: neem iemand aan die in Nederland woont maar uit het betreffende land afkomstig is. Daardoor heb je meteen veel kennis over de cultuur en heersende gewoonten en gebruiken in huis. Ook is het soms lonend om gebruik te maken van speciaal daarvoor bedoelde Europese regelingen en subsidies. Vaak wordt ten onrechte gedacht dat men zich door een bureaucratische jungle moet worstelen om ervoor in aanmerking te komen. Brand zegt: Agentschappen kunnen je bovendien extra informatie, een stukje marktonderzoek, verschaffen over het land waar je mogelijk interesse in hebt. Dat kan heel boeiend en handig zijn. Maak je gebruik van agenten of van distributeurs? Of exporteer je direct naar retailers? Het is belangrijk vooraf een duidelijke strategie te bedenken, nadat je je hebt verdiept in het land. 1 2 Vraag goed door naar wat de klant precies wil. En bevestig daarnaast altijd schriftelijk de afspraken die je maakt. Zo voorkom je onduidelijkheden en heb je een poot om op te staan mocht het onverhoopt misgaan. 3 Laat je daarnaast goed voorlichten over wat voor informatie er moet staan op de producten die je levert. In sommige landen zijn er strenge regels omtrent productinformatie. 4 Verdiep je daarnaast in de heersende belasting(tariev) en. Hoeveel procent er wordt gerekend en of er eventuele extra kosten zijn, moet je vooraf weten. Zodoende kom je erachter of het wel de moeite waard is om activiteiten over de grens te ontplooien. Zorg ook dat je toegang hebt tot juridische informatie en dat je weet hoe het is gesteld met zaken als de exportkredietverzekeringen. 5 marjolein straatman redactie@mediaplanet.com Marco Oteman, Euro-Diagnostica Europa Challenge, 22 september 2011 Pure winst dankzij matchmaking" Business bij de buren De Europese Unie is een handelsblok van wereldklasse. Daar zitten onze belangrijkste handelspartners, met Duitsland op nummer 1. Maar u kunt ook prima zakendoen in buurlanden van de EU. Denk aan Turkije, Kroatië of Oekraïne. Exporteren, investeren of samenwerken? Ontdek nieuwe markten en nieuwe mogelijkheden voor uw bedrijf en kom naar de Europa Challenge op donderdag 22 september! Marco Oteman van Euro-Diagnostica is tevreden over Meer over het programma en aanmelden via: Lees het verhaal van Euro-Diagnostica op zijn samenwerking met het Enterprise Europe Network. Binnen een maand kreeg hij zes samenwerkingsprofielen toegestuurd. De kans dat ik potentiële zakenpartners anders ook was tegengekomen, is klein, aldus Oteman. Bent u ook op zoek naar zakenpartners in Europa? Maak gebruik van het Enterprise Europe Network. enterprise europe Enterprise Europe Network in info@enterpriseeuropenetwork.nl Nederland komt tot stand dankzij Agentschap NL en Syntens

6 LifeSize brengt HD-videoconferentie naar de cloud Minder reizen, minder kosten en toch in contact blijven met uw belangrijkste partners? Bijna niets betaalt zich zo snel terug als een investering in LifeSize. LifeSize Passport Connect De perfecte oplossing voor het MKB De LifeSize Passport Connect is speciaal ontworpen om een eenvoudige plug-and-play gebruikers- rentie in de cloud. Beschikbaar voor op kantoor, thuis én onderweg vanaf 829 euro*. * I.c.m. een eenjarig LifeSize Connections Endpoint abonnement. Ook het kadaster profiteert iedere dag van de professionele videoconference oplossingen van Avimotion Avimotion Videoconference: vergroot uw wereld Ook efficiënt en innovatief ondernemen?

7 INSPIRATIE AUGUSTUS Over de hele wereld contacten onderhouden Vraag: Hoe worden alle verschillende vormen van communicatie bij jullie toegepast? Antwoord: Het is belangrijk dat de vorm van het gesprek past bij de inhoud. UIT DE PRAKTIJK Alle nieuwe technologieën helpen om contacten op afstand te onderhouden, zonder het directe contact daarbij uit te sluiten VRAAG & ANTWOORD Ronald Vlaanderen is adviseur productontwikkeling bij het Integraal Kankercentrum Nederland (IKNL). Hij vertelt over de inzet van videoconferencing binnen de oncologie. Op welke manier wordt videoconferencing in Nederlandse ziekenhuizen toegepast?! Tot een paar jaar geleden reisden oncologisch consulenten veel door het land om in andere ziekenhuizen te adviseren bij patiëntenbesprekingen. Het belang van een dergelijke second opinion bleef bestaan maar de tijdsdruk van de specialisten werd steeds groter. Daartoe implementeerde het Integraal Kankercentrum Nederland (IKNL) vanaf 2007 breedband videoconferencing in ziekenhuizen, waarmee naast videobeelden ook medische informatie kan worden verzonden. Op dit moment maakt bijna ieder ziekenhuis in Nederland er gebruik van. Dat heeft als positief gevolg dat er steeds meer besprekingen van de grond komen. Zo zijn er regionale oncologiebesprekingen die tumorspecifiek patiënten bespreken, waardoor artsen steeds vaker kunnen profiteren van elkaars gespecialiseerde kennis en ervaring. Frank Heemskerk Lid raad van bestuur bij Royal Haskoning. Royal Haskoning is een onafhankelijk, internationaal adviesbureau met kantoren over de hele wereld. Samen met opdrachtgevers werken zij aan duurzame en innovatieve oplossingen met een technische achtergrond op werkvelden zoals ruimtelijke ontwikkeling, infrastructuur, energie en water. Om onze contacten wereldwijd te kunnen onderhouden, zetten we verschillende manieren van communicatie in. Dat geldt vooral voor alle interne contacten, maar bij de samenwerking met internationale partijen vindt de communicatie ook regelmatig plaats via tele- of videoconferencing, vertelt Frank Heemskerk, lid raad van bestuur van Royal Haskoning. Tijdens het uitvoeren van onze multidisciplinaire projecten is het uiteraard van groot belang om met elkaar rond de tafel te gaan zitten en afspraken te maken. Daarnaast moeten wij natuurlijk ook regelmatig op locatie zijn. De uitwisseling van informatie gedurende het hele proces gebeurt, dankzij verschillende technologieen gewoon op afstand. Flexibiliteit Bij het nieuwe werken hoort een bepaalde mate van flexibiliteit, waarbij je niet meer gebonden bent aan een vaste werkplek of -tijd. Flexibiliteit in contact hoort daarbij. Natuurlijk zijn we bij hele belangrijke momenten, zoals een nieuwe start binnen de organisatie, gewoon fysiek aanwezig. Op andere momenten ondersteunen teleconferencing of videoconferencing het feit dat FEITEN Bedrijven die Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen zijn aantoonbaar efficiënter en innovatiever. MVO levert kostenbesparingen op, zoals minder afval, lagere energie- en reiskosten en minder ziekteverzuim. De arbeidsproductiviteit van de werknemers verhoogt en het imago van het bedrijf verbetert. alle betrokkenen niet meer op één plek samen hoeven te komen. Zo ontstaat er bij het nieuwe werken een afwisseling tussen een bepaalde ongebondenheid én een aantal vaste contactmomenten, waarin ideeën worden uitgewisseld. In termen van communicatie is de wisselwerking van en, bellen, videoconferencing en direct contact de nieuwe trend. Daarbij wordt de vorm van het gesprek afgestemd op de inhoud. Alle nieuwe technologieën helpen om goed contact op een grote afstand te onderhouden, zonder het directe contact daarbij uit te sluiten. Sterker nog, doordat er een aantal praktische zaken gemakkelijk van te voren kunnen worden besproken, is het directe contact kwalitatief vaak beter, legt Heemskerk uit. Groen karakter Bij Royal Haskoning werd videoconferencing in 2010 geïntroduceerd. Sinds dit jaar wordt er ook echt intensief gebruik van gemaakt. De nieuwe manier van communiceren past bij het people, planet, profit principe waar Royal Haskoning naar streeft. Door middel van tele- Videocommunicatie zorgt voor een juiste balans tussen People, Planet en Profit. Videoconferenties helpen kleine, middelgrote en grote bedrijven efficiënter gebruik te maken van hun tijd. Dit leidt tot effectiever werken en betere verkoopresultaten. CONTACT OP AFSTAND Videoconferencing ondersteunt het milieu. Je kunt contacten ondehouden, zonder daarvoor steeds te moeten reizen. FOTO: GO TELECOM en videoconferencing besparen we in tijd en in kosten en beperken we tegelijkertijd de milieubelasting, aldus Heemskerk over het MVO karakter. In de toekomst verwacht ik dat het gebruik van videoconferencing gemakkelijker wordt. In de technologische ontwikkeling ligt nog een uitdaging. Wanneer het gebruikersgemak is vergroot, zal videoconferencing nog vaker toegepast worden. Niet omdat indirect contact het directe contact zal uitsluiten maar wel omdat het steeds breder geaccepteerd zal worden. Ik verwacht dat steeds meer bedrijven met videoconferencing zullen gaan werken. Die ontwikkeling hoort immers ook bij de trend van globalisering, waarbij elk bedrijf steeds meer internationale vestigingen en klanten heeft en waarbij tegelijkertijd een milieubewuste houding wordt nagestreefd. ANNELIEN VAN DROOGE redactie@mediaplanet.com Wordt er via videoconferencing ook samengewerkt met artsen in het buitenland?! Binnen de oncologie gebeurt dat nog erg mondjesmaat. De samenwerking in Nederland komt voornamelijk op regionaal niveau voor. Natuurlijk is er wel contact met buitenlandse collega s op onderzoekgebied maar deelname aan patiëntenbesprekingen komt vrij weinig voor. Wel zijn er een aantal chirurgen die gebruik maken van videoconferencing bij gezamenlijk opereren. In dat geval kan er een ervaren arts in het buitenland meekijken tijdens ingewikkelde operaties. Naar verwachting zal gezamenlijk opereren op afstand in de toekomst steeds vaker worden ingezet. Welke ontwikkelingen verwacht u nog meer in de toekomst?! Tot nu toe is de grootste winst van videoconferencing dat specialisten veel makkelijker en vaker patiëntenbesprekingen kunnen bijwonen. Dit zal in de toekomst nog belangrijker worden omdat er door de overheid steeds meer eisen worden gesteld aan de kwaliteit van de zorg. Zo is het bijvoorbeeld regelmatig gewenst als er een thoraxchirurg betrokken is bij het bespreken van een patiënt met longkanker. Deze artsen zijn in verre mate gespecialiseerd en zijn daarom relatief schaars in Nederland. Dankzij videoconferencing is het nu veel vaker mogelijk om een thoraxchirurg bij een patiëntenbespreking te betrekken, en zo de kwaliteit van de behandelmethode te verhogen.

8 p

9 NIEUWS 2TIP AUGUSTUS Payroll in de EU Vraag: Wat kun je doen als de salarisadministratie in het buitenland erg ingewikkeld wordt? Antwoord: Deze taak uitbesteden kan voor sommige ondernemers een optie zij n. EXPERT Hoewel de EU streeft naar politieke en economische samenwerking, bestaat er nog geen volledige harmonie in de wetgeving. Aangezien veel landen nogal individueel opereren, komen bedrijven die zaken willen doen binnen de EU hierdoor nog wel eens voor uitdagingen te staan. Hoge eisen Een goed voorbeeld is de loonadministratie. Het loon is de centrale factor in de relatie tussen werkgever en werknemer. Er worden hoge eisen gesteld aan de correctheid van de loonstrook en tijdig uitbetalen. Dus moet de loonadministratie simpelweg perfect functioneren. Des te lastiger wordt het als een ondernemer in elk land waar hij een vestiging heeft te maken krijgt met andere wetten, zoals omtrent sociale voorzieningen, inkomstenbelasting, zwangerschapsverlof of vakantiedagen, zegt Andre Rampat van Corporate Leaders, een onafhankelijk netwerk dat bestaat uit bijna 6000 senior executives en businessleaders wereldwijd, dat zich met name richt op het bevorderen van HR transformatie bij organisaties. In een perfecte uitvoering van de salarisadministratie gaat enorm veel tijd en geld zitten. Helemaal als de wetgeving complex is en vaak verandert, zoals in Nederland. Uit de praktijk blijkt dat ondernemers de kosten van hun salarisadministratie nogal eens onderschatten. In sommige gevallen kan het uitbesteden hiervan een geschikte optie zijn; het zogenaamde outsourcen van de payroll. Hoewel het paradoxaal lijkt om juist de belangrijkste activiteit van HR aan een extern bedrijf over te laten, heeft het volgens Rampat enorm veel voordelen. Het belangrij k- ste voordeel van outsourcen is dat de kosten worden gereduceerd Andre Rampat Directeur bij Corporate Leaders SALARISADMINISTRATIE IN HET BUITENLAND Veel bedrijven kampen met het probleem van het voeren van een internationale salarisadministratie. Dit heeft te maken met de enorme variëteit aan weten regelgeving in de verschillende landen binnen de EU. Gemiddeld beslaan bij Europese bedrij ven salaris- en personeelsadministratie zo n 30 procent van het totaal aan HRkosten. In heel Europa zijn ondernemingen gemiddeld per werknemer per jaar 200 euro kwij t aan het voeren van salaris- en personeelsadministratie. De kosten voor salaris- en personeelsadministratie zij n afhankelij k van verschillende factoren zoals de complexiteit van de wetgeving in een bepaald land, de industrietak, de bedrij fsgrootte en de organisatiestructuur. De salaris- en personeelsadministratie is inmiddels de meest uitbestede HR-functie in Noord-Europa. 20 procent van de Europese werknemers ontvangt al een loonstrook die is berekend door een externe partij waarbij hun organisatie de loonadministratie heeft uitbesteed. GA NA OF UITBESTEDEN NUTTIG KAN ZIJN LOONADMINISTRATIE In een perfecte uitvoering van de salarisadministratie gaat enorm veel tijd en geld zitten. Uitbesteden kan soms een goede optie zijn. FOTO: SHUTTERSTOCK Kosten reduceren Belangrijkste voordeel van outsourcen is dat kosten worden gereduceerd doordat er minder mensen met de payroll bezig zijn. Het proces verloopt daarnaast sneller en een extern bedrijf zorgt dat de onderneming toegang heeft tot nieuwe technologieën waardoor de administratie inzichtelijker wordt. Dankzij uitbesteding aan een internationaal opererende partij heeft een HR-manager te maken met één systeem dat geldt voor verschillende landen. Dat maakt het een stuk makkelijker om bepaalde gegevens op te zoeken. Het is, kortom, efficiënt. Ook omdat een bedrijf zich zo aan zijn kerntaken kan wijden. Het hoeft zich immers niet bezig te houden met verschillende, vaak complexe wet- en regelgeving in de landen waarin het opereert Of uitbesteding zinvol is, hangt niet zozeer af van het aantal werknemers. Wel van de organisatie. Rampat benoemt een aantal belangrijke stappen die elk bedrijf dient te nemen alvorens een keuze te maken. Maak een business plan waarin de huidige situatie aan bod komt. Onderzoek het hele proces en de alle kosten die daarmee gemoeid zijn. Bereken bijvoorbeeld wat de kosten van de loonadministratie zijn per loonstrookje en vergelijk ze met wat je zou betalen bij uitbesteding. Daarna kun je een keuze maken. Veel bedrijven moeten in het begin wennen aan een extern bedrijf dat de loonadministratie op zich neemt. Maar als het proces eenmaal loopt, kan het ideaal zijn omdat het sneller, beter en goedkoper is. Een gespecialiseerd bedrijf verwerkt eveneens veranderingen in de wetgeving in het payrollsysteem. Hoewel het raadzaam is om eerst te onderzoeken of outsourcing daadwerkelijk een uitkomst is voor de specifieke situatie van het bedrijf, groeit het aantal bedrijven dat de payroll uitbesteedt in de EU nog steeds. MARJOLEIN STRAATMAN redactie@mediaplanet.com VOORDELEN & TIPS Voordelen van het uitbesteden van de salaris- en personeelsadministratie in het buitenland Het opzetten van een goed functionerend systeem voor salaris- en personeelsadministratie dat voor alle landen geldt is praktisch onmogelijk voor een onderneming met andere werkzaamheden als kerntaak. Evenmin is het zinvol om in ieder land verschillende systemen te hanteren, omdat dat simpelweg te veel geld en tijd zou kosten. Een uitbesteding van deze taken aan één aanbieder met wereldwijde dienstverlening, met vaste fees per medewerker, kan uitkomst bieden. Wanneer dit proces eenmaal loopt, heeft het meerdere voordelen. Eén daarvan is dat de salarisadministratie efficiënt is georganiseerd. Andere voordelen zijn o.a. een betere beheersing van de kosten en kwaliteitsverbetering. De voordelen worden mede behaald door de schaalgrootte die externe partijen kunnen behalen en de gespecialiseerde kennis die zij in huis hebben. Wanneer de salarisadministratie eenmaal is uitbesteed krijgen ondernemingen vaak een veel beter inzicht in de personeelsgegevens in binnen- en buitenland, doordat er één HR-systeem is waarmee een bedrijf data vastlegt. Dit geeft centraal inzicht en grip op de verschillende business units en de verschillen daartussen. Bijvoorbeeld als je wilt weten hoeveel mensen er op een bepaald moment ergens in dienst zijn. Daarmee wordt centrale sturing gemakkelijker. Daarnaast bieden leveranciers van outsourcingdiensten vaak de optie om één vaste prijs te maken, met één factuur voor alle landen gezamenlijk, wat al met al leidt tot een overzichtelijk geheel. Met eventuele verschillen tussen landen wordt al rekening gehouden. De prijs van het voeren van de salaris- en personeelsadministratie wordt berekend per medewerker. Dit houdt in dat met een groei van het personeel de kosten oplopen, maar eveneens dat bij een inkrimping ook de kosten van de administratie zullen dalen. Ook prettig: er is één aanspreekpunt, één persoon dus, wanneer het op de administratie in meerdere landen aankomt. Dit maakt het geheel overzichtelijk en de lijntjes kort. Uitbesteden betekent kort gezegd: meer tijd om zaken te doen. En dat is natuurlijk wel zo prettig. Het ontzorgt en maakt dat bedrijven zich helemaal kunnen richten op hun kerntaken. Ze worden niet afgeleid door problematiek omtrent de salarisadministratie die bij internationaal zaken doen groter is dan wanneer een bedrijf alleen nationaal opereert.

10 10 AUGUSTUS 2011 INSPIRATIE Vraag: Wat is het geheim van succes in het buitenland? Antwoord: Een goede service bieden tegen een lage prijs kan zorgen voor succes. Het uitbesteden van sommige activiteiten kan daarbij helpen. 3TIP SPEEL IN OP KANSEN IN HET BUITENLAND Uitdagingen in zakendoen UIT DE PRAKTIJK Wie zakendoet in de EU komt soms voor grote uitdagingen te staan. Onder meer op het gebied van transport en logistiek. Teamleider logistiek Rolf Blokzijl van bol.com kan daar over meepraten. Hij meent dat een snelle levering van goederen de grootste uitdaging is. We willen allereerst dat de klant zijn spullen heel snel in huis heeft. Momenteel is er een grote vraag naar Engelstalige boeken, die we inkopen in de VS en in Engeland. Het is ons streven om ook deze boeken snel te leveren, maar dat is natuurlijk niet altijd even simpel. Tevens is het een grote uitdaging om alle processen die we uitbesteden te sturen en te controleren. De winkel levert ook aan klanten in België, waarbij de leveringen net zoals in Nederland, worden gedaan door TNT en worden aangestuurd door dezelfde Nederlandse organisatie. Binnen TNT is dan ook steeds contact met dezelfde contactpersonen, wat zeer efficiënt is. Door middel van de track and trace-functie kan men daarnaast nauwkeurig bijhouden waar een pakketje zich ophoudt, vertelt de teamleider. Pro-actief Om succesvol te zijn is het soms nodig om te outsourcen. Blokzijl: Wij besteden onze operationele logistiek uit aan een extern bedrijf, waar al onze producten liggen opgeslagen. Daarvandaan worden ze klaargezet voor de distributeur die de producten naar de klanten brengt. Vooraf hadden we natuurlijk wel wat eisen, omdat we een zo goed mogelijke service willen verlenen tegen zo laag mogelijke kosten. Daarom is het voor ons belangrijk dat een dergelijke onderneming een goede prijs-kwaliteitverhouding hanteert, dat ze betrouwbaar is, een proactieve houding heeft en de drive heeft met ons mee te willen innoveren. Met die laatste punten bedoel ik dat er geen vertraging mag optreden. Is die er wel, dan wil ik op tijd worden geinformeerd om zodoende de klant op de hoogte te kunnen stellen. Een andere vereiste is flexibiliteit. Enkele jaren geleden bijvoorbeeld was er de release van een Harry Potter-boek. Rondom de uitlevering van zo n speciaal en succesvol boek hadden wij speciale eisen en wensen. We verwachten dan PROFIEL Rolf Blokzijl (31) studeerde Business Logistics aan de Hogeschool van Amsterdam. Hij werkt inmiddels vij f jaar bij bol.com als teamleider logistiek. dat een bedrijf snel op die behoefte kan inspringen. Naast de operationele logistiek besteedt bol.com het magazijn en bijbehorende werkzaamheden, zoals het voorraadbeheer, uit. Blokzijl: Door activiteiten uit te besteden kunnen we ons richten op onze core business en doen wat de klant van ons verwacht. Naam hooghouden Bij internationaal zakendoen heb je te maken met de situaties en culturen in andere landen. Dit kan soms problemen veroorzaken. Als onze boeken vertraging oplopen doordat er bijvoorbeeld een dikke laag sneeuw ligt in Engeland, vraag je je wel eens af hoe je dat uit moet leggen aan de klant in Nederland. Het is belangrijk dat je eventuele problemen duidelijk en tijdig communiceert. Wij vinden dat je snel actie moet ondernemen als er een kink in de kabel lijkt te komen. Daarnaast geldt voor onze propositie dat we minder regie kunnen uitoefenen op internationale zendingen. Voor landen buiten Nederland en België hebben we nog geen track and trace tot aan de voordeur van de klant, dat maakt het extra lastig. LEVEREN IN BELGIË Wat doet bol.com precies? Aanvankelijk richtte bol.com zich op de verkoop van boeken en later op dvd s en muziek. Nu is het assortiment van de online winkel aanzienlijk uitgebreid. Zo loopt onze lijn speelgoed heel goed en verkopen we ook elektronica, kleine huishoudelijke apparaten en producten voor lichaamsver- Europe at our fingertips with unlimited edication

11 AUGUSTUS TOP-10 EXPORTLANDEN In 2010 is de Nederlandse export ten opzichte van 2009 gestegen met 18,7%, tot een bedrag van meer dan 197 miljard euro. Hieronder een overzicht van de groei van de export naar de 10 landen waar Nederland het meest naar toe exporteert. Duitsland 2009: : ,5% België 2009: : ,4% Frankrijk 2009: : ,1% Verenigd Koninkrijk 2009: : ,5% Italië 2009: : ,3% Spanje 2009: : ,4% zorging zoals scheerapparaten en elektronische tandenborstels. We willen vooral een plek zijn waar mensen alles kunnen vinden wat ze willen, vertelt teamleider logistiek Rolf Blokzijl. Aan wie levert het bedrijf? Afgezien van Nederland, zijn onze zuiderburen klanten waar bol. com aan levert. Hoewel we dat al deden, hebben we er sinds dit jaar nog meer de focus op gelegd. Doordat onze website Nederlandstalig is, konden we de Vlamingen al bedienen. Dat was gemakkelijker dan in andere landen, waar je toch met valutaverschillen en een andere taal kampt. We zijn serieuzer actief om de Belgische markt te veroveren. Het grote voordeel is namelijk dat de markt van het online winkelen daar nog minder is uitontwikkeld. Dat is wel gunstig dus? Ja, dit betekent dat er veel kansen voor ons liggen aangezien er veel minder grote spelers actief zijn. De consument moet het principe UITBESTEDEN Door het uitbesteden van bijvoorbeeld opslag en distributie, kun je jezelf richten op je core business. FOTO: kopen op internet nog echt ontdekken. Tegenwoordig trekken we meer marketingbudget uit voor de Vlamingen en hanteren we snellere levertijden voor de Belgische klanten dan in het verleden. We hopen daar nog meer succes te behalen. MARJOLEIN STRAATMAN Polen 2009: : Zweden 2009: : Rusland 2009: : Zwitserland 2009: : ,7% +27,8% +30,5% +13,3% BRON: CBS Most probably, yes. Because most people buy what they can afford. But if not, just contact us. We ll make sure you get your money back without jeopardizing your customer relationship. This is important as many payment problems are temporary and customer recruitment is costly and time-consuming. Read more about how you can benefit from our unique approach to debt collection at

12 12 AUGUSTUS 2011 EXPERT Peter Kramer is Bestuurslid van de VCMB (Verbond van Credit Management Bedrij ven). Namens de VCMB belicht hij de vier belangrij kste aspecten van credit management. Informatie Goed credit management begint bij betrouwbare informatie. Informatie over de kredietwaardigheid van uw (buitenlandse) opdrachtgever, maar ook over de financiële positie van de eigen onderneming. Betalen klanten de rekening bijvoorbeeld wel op tijd? Sinds de financiële crisis zijn met name grote bedrijven later gaan betalen. Dit is direct van invloed op de liquiditeitspositie. Hoe sneller klanten betalen, hoe meer werkkapitaal u tot uw beschikking heeft en hoe minder vreemd vermogen u hoeft aan te trekken om te investeren in buitenlandse groei. Ook informatie over de branches waarin u werkzaam bent, kunnen leiden tot een betere liquiditeit. Bijvoorbeeld door de focus van salesactiviteiten te leggen op goed betalende sectoren. Of door de salesbonussen te koppelen aan daadwerkelijk betaalde omzet. Gerenommeerde informatiebureau s kunnen u daarbij helpen. Zij onderzoeken structureel de kredietwaardigheid van een nieuwe opdrachtgever, waarmee het risico op non-betaling wordt verkleind. Als deze informatie op de juiste manier wordt gebruikt, kunt u de kasstromen binnen de onderneming verbeteren. Het gevolg is betere bedrijfseconomische ratio s en financiële stabiliteit. Daarmee staat u ook sterker tegenover de bank als u aanvullende financiering nodig hebt. Bijkomend voordeel is dat de bank met de juiste informatie een betere inschatting kan maken van het risicoprofiel, wat vaak leidt tot een lagere rente. Verzekeren Mocht het toch niet lukken de bank te overtuigen, dan biedt goed credit management meer mogelijkheden voor het aantrekken van kapitaal. Bijvoorbeeld door de bank een garantie te geven met behulp van een kredietverzekering. Een bank kan de risico s voor levering aan bepaalde landen niet altijd goed inschatten. Kredietverzekeraars weten echter alles van risico s en kunnen op basis van die kennis kredietverzekeringen aanbieden. Deze geven de bank de garantie dat leveringen ook daadwerkelijk betaald worden. Bijkomend voordeel van de verzekering is dat u geen extra reservering op uw balans hoeft te maken voor dubieuze debiteuren en zo dus over meer werkkapitaal beschikt. Een andere mogelijkheid is factoring. Hiermee kunt u risicodragend kapitaal aantrekken of activa en zelfs toekomstige omzet liquide maken. Hoewel de factormaatschappij soms inspraak vraagt in uw onderneming, is deze vorm van financiering zeer geschikt voor groeiende ondernemingen. De debiteurenportefeuille wordt aan een factormaatschappij uitbesteed en u ontvangt direct het afgesproken verkoopbedrag. Op deze Denk eens aan een kredietverzerkering manier groeit de financiering mee met uw debiteurenportefeuille. Buitenlandse debiteuren kunnen meestal zonder problemen in de dekking worden meegenomen. Incasseren Dankzij professioneel debiteurenbeheer heeft u de bank of factormaatschappij weten te overtuigen om uw buitenlandse groei te financieren. Maar daar houdt goed credit management niet op. Uiteindelijk gaat het erom dat er goede afspraken worden gemaakt met de opdrachtgever en dat u tijdig actie onderneemt als hij zich daar niet aan houdt. Ondernemers stellen zich daarin vaak te bescheiden op. Een goede relatie met de klant handhaven lijkt belangrijker dan op tijd geld voor je waar krijgen. Maar aandacht voor de eigen cash flow hoeft niet automatisch een negatief effect te hebben op de klantrelatie. Sterker nog, het kan de relatie met de klant juist verbeteren. Met een klantgerichte benadering wordt een harde confrontatie over de betaling voorkomen. Ook helpt het u de reden van late of nonbetaling te achterhalen. Zo worden klachten sneller geïdentificeerd en kunt u bedrijfsprocessen optimaliseren. In sommige gevallen volgt betaling dan nog niet. Een professionele incasso-organisatie is dan de volgende stap ter bescherming van de debiteurenpost. Gerechtsdeurwaarders en incassobureaus maken doelgerichte incassoprotocollen en komen meteen in actie als de betaaltermijn is verstreken. Ze herinneren uw klanten eraan dat zij hun betaalplicht verzaken en ze adviseren u over de incassoprocedure. Zo nodig wordt de debiteur gedagvaard om betaling af te dwingen. Resultaat Door het debiteurenbeheer en het incassotraject van begin af aan strak te regelen, is het deel van de opdrachten dat bij de rechter eindigt klein. De ervaring leert dat snel uit handen geven de beste resultaten oplevert én de minste schade aan de relatie toebrengt. Bovendien is de schadepost als er onverhoopt toch moet worden afgeschreven met maanden omzet beperkt. Wanneer u goed geïnformeerd bent, stuurt Stel je niet te bescheiden op op een zo groot mogelijk werkkapitaal en zorgvuldig met uw debiteurenbeheer omgaat voorkomt u niet alleen problemen, u heeft ook meer financiële armslag. Goed credit management brengt u dus een stap dichterbij uw doel om uw bedrijf internationaal uit te breiden. Het Verbond van Credit Management Bedrijven (VCMB) vertegenwoordigt organisaties u hierbij kunnen helpen. Bijvoorbeeld met behulp van kundige consultants, cursussen of detachering als u niet over voldoende menskracht beschikt. Met diverse softwarepakketten kunt u een groot deel van uw credit managementbeleid automatiseren. Financiële zekerheid voor advocaten, notarissen, accountants en belastingadviseurs. Via CARDEC hebben zij toegang tot toetsing, factoring en incasso van debiteuren en financieren van kredietaanvragen van hun cliënten. Meer info op

13 INSPIRATIE AUGUSTUS De Credit Management Award 2011 Wilma Arends won dankzij haar werk bij Belden Europa de Credit Management Award Arends ondersteunt de strategische doelstellingen om de beoogde groei van het kabelbedrijf te bewerkstelligen. Daarnaast pakt zij problemen aan door middel van value stream mapping. We brengen de gehele organisatie in kaart: systemen, werkindeling, taken van mensen, et cetera. Daarmee wordt duidelijk waar het mis gaat zodat we procesverbeteringen kunnen doorvoeren. Dan proberen we het vooral simpel te houden. We duiken in de processen en zorgen dat deze soepeler gaan lopen, aldus Arends.

14 Zakenreispartner voor het middenbedrijf De wereld van de zakenreiziger is dynamisch maar ook hectisch. Er is geen tijd om nog snel zelf een vlucht te boeken, een auto te huren of een hotel te reserveren. Laat staan om alle prijzen en voorwaarden te vergelijken. Allemaal zaken die bedrijven liever uit handen geven van een zakenreisbureau, zoals UNIGLOBE Travel. Cees Klinkenberg, Directeur Uniglobe Travel. Wie is UNIGLOBE Travel? Wij zijn een wereldwijde zakenreisorganisatie en bestaan ruim 30 jaar. We zijn actief in 61 landen met ruim 700 kantoren. In Nederland zijn er 27 kantoren. Ons motto is Around the World, Around the Corner. Op wie richten jullie je? Onze dienstverlening richt zich op het MKB, daarbinnen in het bijzonder op het Middenbedrijf. Op gebied van zakenreizen zijn we marktleider in het MKB. Naast de operationele samenwerking, willen we ook een strategische reispartner zijn. We vervullen graag de rol van travel manager. We richten ons ook steeds vaker op bedrijven die internationaal opereren. Voor hen is een kwalitatief hoogwaardig netwerk van zakenreis bureaus van belang, ook vanwege inkoopvoordeel en consolidatie van reisdata. En dat heeft UNIGLOBE in huis. Wat bieden jullie? Wij bieden een volledige reisservice en stellen ons onafhankelijk op. We regelen vliegtickets, trein- en boottickets, hotelovernachtingen, autohuur, meetings, verzekeringen et cetera. We leveren persoonlijke service, maar ook extra diensten voor onderweg. Zoals bijvoorbeeld de World SIM kaart, met tot 95% belvoordeel in het buitenland. Persoonlijk contact met vaste aanspreekpunten wordt gewaardeerd door de klant. Bij UNIGLOBE werken honderden enthousiaste reisprofessionals. Zij zijn de belangrijkste waarde van ons reisbedrijf. Geen enkele zakenreiziger is hetzelfde, daarom verdiepen we ons telkens opnieuw in de reisbehoefte van klant. We bieden alternatieven en zoeken de best passende oplossingen. Zo zetten we op de kortere reisafstanden vliegtuig en trein naast elkaar. Flexibel, tegen de laagste mogelijke tarieven en met oog voor duurzaamheid. UNIGLOBE is 24/7 voor de klant bereikbaar. Dit wordt zeer gewaardeerd zeker in geval van een crisis, staking of calamiteiten. We hebben geen mega call center. De menselijke maat staat voorop. Hoe doen jullie dat? Middels uitgekiend travel management. Zakelijke reizen wor den in onzekere tijden vaak gezien als een eerste kostenbesparing. Terwijl uit onderzoek blijkt dat ze juist bijdragen aan een hogere omzet c.q. een beter rendement. Bij de start van de samenwerking maken we een grondige analyse van het reisgedrag en kosten. We helpen bedrijven het reisbeleid op te stellen, we bewaken het budget en leveren rapportages. Maar we bieden ook flexibele betaaloplossingen. UNIGLOBE gaat efficiënt om met het reisbudget van bedrijven. We zorgen dat reizen niet langer duren of duurder uitvallen dan noodzakelijk. Het doel is om echte besparingen te realiseren. Zeker in tijden van recessie lijkt onze rol meer op die van een budgetcoach. Concurrentie van internet? We zijn niet bang voor concurrentie van internetreisbureaus en websites van luchtvaartmaatschappijen. Internetreisbureaus focussen vooral op prijs, zij roepen om het hardst dat ze de goedkoopste zijn. Natuurlijk willen zakelijke reizigers ook niet te veel betalen voor hun tickets, maar voor hen spelen andere zaken mee. Zoals flexibiliteit en tijdbesparing. Het kost veel tijd om zelf op internet te zoeken en te boeken. Ook is het aanbod groot, steeds wisselend en ondoorzichtig. Uiteindelijk weet je niet of je te veel hebt betaald. De zakenreiziger wil een passende oplossing, niet duizenden mogelijkheden. We spelen wel in op de behoefte van bedrijven om zelf te boeken. Wij hebben voor onze klanten een besloten internet boekingstool, die we op maat kunnen inrichten. Men boekt er vluchten, ook low cost carriers als Easyjet en Ryanair, hotels, autohuur en straks ook treinen. En als de klant dit wil, kijken wij nog even mee. Wat kost jullie service? We zijn vaak niet duurder dan een internetreis bureau. Maar bij UNIGLOBE Travel heb je contact met mensen die luisteren, meedenken en adviseren. We lokken bedrijven niet met een lage instapfee. Geen verborgen kosten. We houden het graag transparant. Er is natuurlijk altijd sprake van maatwerk. Niet een klant is gelijk qua reisgedrag. In de meeste gevallen spreken wij een vast bedrag af, waarvoor we dan alles regelen. Wat wil UNIGLOBE bereiken? Wij willen de beste zijn in het organiseren en plannen van zakenreizen. Een betrouwbare reispartner zijn voor onze klanten, door te ontzorgen en te helpen. Niet alleen doen wat de klant vraagt, maar leveren wat hij nodig heeft. We streven naar tevreden, beter nog, enthousiaste klanten. Klanten die ons aanbevelen in hun netwerk. Probeer ons maar uit. Waar we zitten? Kijk op: p

15 DESKUNDIG ADVIES Harmen Wahab is Director Operational Services bij Baker & McKenzie Amsterdam. Hij vertelt over de voordelen die het kantoor ondervindt van de samenwerking met een zakenreisbureau. Comfortabel en goed georganiseerd zakelijk reizen Mijn functie als Director Operational Services voor het internationale advocatenkantoor Baker & McKenzie is tweeledig: 50 procent van mijn tijd besteed ik o.a. aan het managen van de afdelingen Facilitaire Dienst en ICT en voor 50 procent werk ik voor Baker & McKenzie wereldwijd. Om de andere kantoren te ondersteunen op het gebied van ICT-beleid reis ik voornamelijk veel binnen Europa. Zo probeer ik ieder jaar bij alle kantoren langs te gaan. Dat komt neer op zo n 20 reizen per jaar. Daarnaast ben ik natuurlijk niet de enige van de 350 medewerkers in Amsterdam, die veel zakelijke reizen maakt. Kostenbesparing Ten tijde van de financiële en economische crisis werd er zwaar weer verwacht voor het bedrijfsleven en kwam kostenbesparing dus hoog op de agenda te staan. Het uitgangspunt van Baker & McKenzie Amsterdam was om tenminste 15 procent op alle kostenposten te besparen. Daarbij kan je denken aan de gehele operationele organisatie zoals schoonmaak, receptie en archief maar ook aan kantoorartikelen, drukwerk en koeriersdiensten. Om deze aanzienlijke kostenbesparing te realiseren heb ik per onderdeel diverse offertes aangevraagd. Vervolgens was de grootste uitdaging om in prijs zoveel mogelijk omlaag te gaan maar om in kwaliteit op hetzelfde niveau te blijven. Ten tijde van de recessie zagen we ons als firma genoodzaakt om ook in het zakelijk reizen een flinke kostenbesparing teweeg te brengen. Ruim een jaar lang gold er zelfs een algehele reisrestrictie. In die periode heb ik al mijn contacten via de telefoon en bijvoorbeeld videoconferencing en msn moeten onderhouden. Hierdoor werd de toegevoegde waarde van het face-to-face contact extra merkbaar. Tegenwoordig is het reisverkeer binnen Baker & McKenzie weer vrijer en kunnen we nu georganiseerd reizen via een zakenreisbureau. Dankzij deze dienst zijn we niet alleen op organisatorisch vlak vooruit gegaan maar hebben we tevens de kosten van het zakelijk reizen aanzienlijk kunnen verlagen. Het zakenreisbureau Tot twee jaar geleden werkten we zonder een reisbureau en werden alle zakelijke reizen intern geregeld. Door het uitbesteden van dit soort zaken, die uiteraard niet tot de core business van het advocatenkantoor behoren, konden we een enorme kostenbesparing en tijdswinst bereiken. En waar de kosten eerder nog erg onoverzichtelijk waren, omdat het niet duidelijk was of er voor de hoofdprijs of juist voor een redelijke prijs werd ADVIES Het is prettig dat alles in goede banen wordt geleid. Onverwachte problemen of vertragingen worden snel en gemakkelijk voor ons opgelost Harmen Wahab Director Operational Services bij Baker & McKenzie gevlogen, wordt er door het reisbureau nu helderheid gecreëerd. Doordat zij een overzicht bijhouden van alle zakelijke reizen die worden geboekt, is het nu mogelijk om medewerkers intern aan te spreken op eventuele hoge kosten die worden gemaakt. Dat biedt perspectief om de interne organisatie niet alleen te monitoren maar ook te verbeteren. Uit eigen ervaring Nu ervaar ik hoe prettig het is dat alles in goede banen wordt geleid. Zo loopt het contact met het bureau soepel; ik laat weten waar ik moet zijn en wanneer, waarna ik een aantal reisopties krijg toegestuurd. Dan hoef ik alleen nog maar te kiezen voor de optie die mij het beste uitkomt. Ook is het reisbureau 24 uur per dag bereikbaar waardoor ze onverwachte problemen of vertragingen snel en gemakkelijk voor ons kunnen oplossen. Toen vorig jaar al het luchtverkeer werd stilgelegd door de aswolk uit de vulkaan op IJsland, werd er voor onze collega s die op dat moment in het buitenland waren, alternatief vervoer geregeld. Een onverwachte extra is dat we, dankzij de samenwerking met een zakenreisbureau, kunnen profiteren van kortingen met bepaalde luchtvaartmaatschappijen. Al met al betekent de samenwerking met het reisbureau een echte vooruitgang wat betreft service en het beperkt houden van de kosten. AUGUSTUS VIER KEER TOP-5 Het Verenigd Koninkrijk staat al jaren met kop en schouders bovenaan als het gaat om meest populaire zakenreisbestemming. Hieronder nog enkele feiten. Top 5 business bestemmingen binnen de EU in Londen Kopenhagen Parijs Milaan Oslo Meest populaire zakenreisbestemmingen in de afgelopen 5 jaar UK Duitsland Frankrijk Spanje Italië Opvallende stijgers van het afgelopen jaar Polen Turkije Oekraïne Bulgarije Noorwegen Top 5 business bestemmingen buiten de EU New York Dubai Sjanghai Singapore Hong Kong Kosten besparen op uw reisbudget! VCK Travel zorgt voor een directe besparing op uw reisbudget door een efficiënte organisatie van uw zakenreizen en het optimaal toepassen van kortingsregelingen. Door onze managementrapportages en inkoopondersteuning krijgt u meer inzicht in de reiskosten die uw bedrijf maakt. VCK Travel heeft een 24uurs service voor haar reizigers. Wilt u weten hoe u kunt besparen op uw reisbudget? Bel VCK Travel of mail naar contact@vcktravel.nl Member of the

16