Tijd winnen met tijd schrijven HVL kiest voor digitale urenregistratie

Transcriptie

1 Home > Onze klanten > HVL Tijd winnen met tijd schrijven HVL kiest voor digitale urenregistratie door Marcel Uljee Iedereen bij system integrator HVL maakt gebruik van de digitale urenregistratie van Acto. Zo gaat er niet langer onnodig tijd verloren tussen het boeken van uren en bijvoorbeeld de voortgangsbewaking van projecten of de verzending van facturen. Bovendien bevat de digitale urenbon een belangrijke innovatie: een boordcomputer in de auto s van monteurs berekent op basis van gps-gegevens de juiste reiskostenvergoeding. De urenregistratie is voor HVL de basis van onder andere de projectbewaking, de salarissen en de facturatie, vertelt Toon Lemmens, financieel adjunct-directeur van HVL. Het is belangrijk dat alle gewerkte uren zo snel mogelijk het systeem in gaan. Zodat de overuren van medewerkers snel worden uitbetaald. Zodat facturen direct de deur uit kunnen. En zodat projectleiders beter zicht hebben op de voortgang van projecten en kunnen bijsturen als dat nodig is. Minder te doen Tot voor kort maakten de monteurs van HVL nog gebruik van papieren urenbonnen. Daarop vulden ze onder andere hun projectnummer, gewerkte uren en ziekte-uren in. Daarvoor is nu een digitale urenbon in de plaats gekomen: een webapplicatie die monteurs thuis of op kantoor kunnen bedienen. Succesfactoren editie 11 3

2 Dat bespaart alle partijen veel tijd, legt Lemmens uit. Monteurs weten niet altijd precies op welk projectnummer of projectonderdeel ze hun uren moeten boeken. Dat betekende voorheen veel uitzoekwerk voor de administrateurs die de bonnen verwerkten. Nu kunnen monteurs eenvoudig het juiste projectonderdeel uit een menu kiezen. We merkten al snel na de invoering dat de administratie minder te doen heeft. De nieuwe werkwijze scheelt niet alleen veel tijd, maar voorkomt ook dat er fouten worden gemaakt. In de digitale urenbon zijn allerlei automatische controles ingebouwd. Daarnaast is er nog gewoon ruimte voor een controle door mensenhanden, stelt Lemmens gerust. Veel leidinggevenden hielden vroeger lijstjes bij van wie wel of niet zijn urenbriefje had ingeleverd. Dat is niet meer nodig. Op een overzichtelijk scherm zien ze alle ingeleverde urenbonnen. Daarmee kunnen ze snel een controleslag toepassen voordat de uitbetaling en facturatie plaatsvindt. Het is voor ons belangrijk dat alle uren zo snel mogelijk het systeem in gaan Boordcomputer Op de papieren urenbon hoefden monteurs hun reistijd niet in te vullen. In plaats daarvan gaven ze aan tussen welke postcodes ze reisden. We keren een reisvergoeding uit op basis van de afgelegde route, legt Marlou Sinac uit, hoofd Personeel & Organisatie bij HVL. Dat doen we op basis van de postcodes en een norm voor de reistijd. Als monteurs alleen de gereden kilometers zouden doorgeven, zouden we de reisafstand minder goed kunnen controleren. Bovendien willen wij niet opdraaien voor files of een omweg. Monteurs vragen om een postcode in te voeren in hun digitale urenbon, is bijna net zo omslachtig als een projectnummer, vindt Lemmens. Dus bedacht hij samen met Acto een oplossing: een boordcomputer die alle reisgegevens verzamelt, zonder dat de monteur er nog omkijken naar heeft. Er zijn genoeg pakketjes op de markt die urenregistratie ondersteunen, maar geen enkele oplossing die onze visie ondersteunt: een digitale urenbon die op basis van postcodes ook een reiskostenvergoeding berekent. Dankzij Acto is die oplossing er nu wel. Onzichtbaar De boordcomputer wordt in de auto van elke monteur gemonteerd en doet zijn werk onzichtbaar. Het kastje registreert met behulp van gps alle ritten die een monteur maakt en verzendt deze gegevens naar een centrale server van HVL. Daar worden de gps-gegevens vertaald naar een postcodetabel. In de urenregistratie worden de reisgegevens vervolgens automatisch ingevuld. Het enige wat een monteur hoeft te doen, is van elke rit de vertreklocatie en de eindbestemming aanwijzen in een lijst vooringevoerde adressen. Maar ook dat verandert in de toekomst, als het aan Lemmens ligt. Nu moet je nog aangeven: ik vertrek van huis naar kantoor. Of ik rijd van projectlocatie A naar magazijn B. Straks wordt dat op basis van vooraf gedefinieerde postcodes automatisch ingevuld. Training en dvd Iedereen die met de digitale urenbon werkt, heeft een training gevolgd die is verzorgd door Acto en HVL. Daarnaast heeft Acto samen met HVL een dvd samengesteld voor alle medewerkers. Dat hebben we gedaan om de acceptatie van de nieuwe applicatie te bevorderen, vertelt Daisy van den Brand, hoofd Communicatie & Marketing bij HVL. Op de dvd kunnen medewerkers een interview met de algemeen directeur bekijken. We hebben ons vooraf goed afgevraagd welke kritische vragen er leven. Zoals: waarom moet ik mijn urenbon thuis invul len? Of: wie kan mijn reisgegevens inzien? Dat hebben we vertaald naar een vraag-antwoordgesprek tussen de directeur en een fictieve monteur. De dvd bevat daarnaast een demonstratie van de digitale urenbon. 4 Succesfactoren editie 11

3 Rekensom Lemmens is nauw betrokken geweest bij de ontwikkeling van de oplossing van Acto. De grootste uitdaging zat daarbij niet in de boordcomputer, verduidelijkt hij, maar in de verwerking van de gegevens op de centrale server. Daar moet de data vertaald worden naar een postcodetabel en vervolgens naar een rittenscherm dat van iedere monteur laat zien welke routes zijn afgelegd. Vervolgens berekenen we een reiskostenvergoeding door de ritten te combineren met alle regels uit CAO- en andere regelingen op het gebied van reiskosten. We maken bijvoorbeeld onderscheid tussen woonwerkverkeer, verkeer tijdens het werk en verkeer in het kader van een opleiding. En er zijn aparte regels voor meerijders. Al die regelingen bij elkaar leveren een complexe rekensom op, die Acto voor ons heeft vertaald naar software. reisvergoeding altijd lastig te controleren voor leidinggevenden. Nu is dat niet meer aan de orde en lopen we minder kans op fouten. Ov-chipkaart Het gebruiksgemak van de urenregistratie is groot, al Dat brengt Sinac op een ander voordeel van de boordcomputer in combinatie met de digitale urenbon. Vanwege de ingewikkelde regelgeving was de hoogte van de Iedereen ziet dat dit in de toekomst geld oplevert Ad van Oers is als montageleider van HVL zo n negentig procent van zijn tijd op projectlocaties. Hij rijdt in een bedrijfsauto met een boordcomputer. Al mijn ritten worden automatisch ingelezen in de digitale urenregistratie. Op basis van de postcodes van mijn projectlocaties vult het systeem de juiste projectcodes in. Thuis achter mijn pc vul ik de ritgegevens aan met mijn gewerkte uren. De digitale registratie kost Ad minder tijd dan het invullen van papieren urenbonnen, maar de echte winst wordt volgens hem geboekt op de administratie. De medewerkers van onze administratie hoeven geen bonnen meer over te tikken en projectcodes op te zoeken. Dat scheelt heel veel tijd. Daarnaast is het ook plezierig dat er geen bonnen meer kunnen kwijtraken, zoals in het verleden wel eens gebeurde. Medewerkers kunnen hun uren invoeren op hun werkplek als ze toegang hebben tot een pc van HVL. Zo niet, dan kunnen ze hun uren ook thuis invoeren. Van Oers heeft daarover geen klachten van collega s gehoord. Iedereen ziet dat dit in de toekomst geld oplevert voor HVL. Zodra een monteur zijn uren heeft ingevoerd, kan een leidinggevende ze meteen accorderen. Daardoor krijgen we sneller inzicht in de voortgang van projecten en kunnen we ook eerder factureren. Succesfactoren editie 11 5

4 vergeten sommige monteurs in de eerste weken nog wel eens om zich aan te melden bij de boordcomputer. Dat moeten ze aan het begin van elke rit doen met een speciale sleutelhanger. En dat schiet er wel eens bij in als je na een stop bij het tankstation snel verder wil. Een kwestie van wennen, verwacht Lemmens, zoals reizigers in het openbaar vervoer moeten leren om in te checken met hun ov-chipkaart. Er is geen weerstand tegen het feit dat alle ritgegevens centraal worden verzameld. We hebben onze plannen uiteraard voorgelegd aan de leden van de OR, vertelt Sinac. Zij konden zich in onze visie vinden. Als je op kantoor werkt, weet je chef ook voortdurend waar je bent. Bovendien gaan we zorgvuldig met de gegevens om. De directie heeft duidelijk afgesproken dat HVL de reisgegevens van medewerkers alleen gebruikt voor de urenregistratie en de planning. Dat laatste houdt in dat de planners van HVL op hun scherm kunnen zien waar alle auto s rijden. Sinac: Dat levert wel eens reacties Er was nog geen geschikte oplossing op de markt. Dankzij Acto is die er nu wel op: big brother is watching you. Maar het is voordeel ook in. heel handig, vooral voor servicemonteurs. Als er bij een klant een storing optreedt, zien onze planners in één oogopslag welk busje in de buurt is. Monteurs zien dat ITmobile: de auto als digitale prikklok HVL maakt voor de urenregistratie gebruik van de urenverantwoordingsmodule van Acto en een registratiesysteem dat in alle bedrijfswagens is geïnstalleerd, Fieldlog van ITmobile. In de urenverantwoordingsmodule kunnen medewerkers via internet hun gewerkte uren registreren. De gereisde kilometers worden door Fieldlog geregistreerd. De combinatie van de gegevens uit beide systemen zorgt voor een complete en tot op projectnummer correcte digitale urenverantwoording. Geen fouten mogelijk Een van de belangrijkste eigenschappen van Fieldlog is dat het systeem volkomen objectief is, vertelt Klaas Collet, directeur van ITmobile: Fieldlog legt alle feiten realtime vast. Er zijn geen fouten mogelijk. De gegevens vormen een zeer betrouwbare basis. Fieldlog is een autogebonden registratiesysteem, maar de auto is ondergeschikt, vertelt Collet. Wij beschouwen de auto eigenlijk als een soort prikklok: we gebruiken de auto om de inzet van medewerkers te meten. Integratie digitale werkbon Fieldlog heeft met de software van Acto gemeen dat het systeem breed toepasbaar is en dat de gegevens zich eenvoudig laten integreren met andere systemen. Een mogelijke volgende stap voor HVL zou een integratie met de digitale werkbon kunnen zijn, vertelt Collet. Een dergelijke oplossing ontwikkelen we samen met Acto voor een andere klant. De medewerkers van dat bedrijf hoeven geen projectgegevens meer in te voeren. Op basis van gps-gegevens worden hun uren automatisch aan het juiste project gekoppeld. Het werkbon systeem van Acto maakt vervolgens alle berekeningen: de uren die direct gefactureerd kunnen worden op basis van de werkbon, de uren die op basis van nacalculatie in rekening gebracht moeten worden, de reisuren en de uren die moeten worden uitbetaald aan de medewerker. Meer informatie: 6 Succesfactoren editie 11

5 VOOR INSTALLATIEBEDRIJVEN, PROJECTMATIGE BEDRIJVEN, SERVICE- EN INFRABEDRIJVEN Software ACCURAAT ZEKER SNEL GEMAK INZICHT Digitale urenverwerking levert ons veel tijdbesparing. WINSTGEVEND BEWEZEN Joseph Kuling, directeur HVL Onze monteurs werken met de digitale urenverantwoording van Acto. Hiervoor hebben we samen een instructiefilm gemaakt. Daarin is duidelijk uitgelegd hoe alles werkt en wat de gevolgen zijn. Een perfecte vorm van samenwerking tussen leverancier en klant! Je kunt dus zeggen dat HVL en Acto partners zijn, want echte samenwerking gaat verder dan alleen het leveren van een product. De grote voordelen van de digitale urenverantwoording voor HVL zijn: Minder administratieve handelingen. De informatie is sneller en nauwkeuriger in te voeren. Management, klanten & projectleiders kunnen we sneller en beter voorzien van de juiste informatie. MEER INFORMATIE Acto Informatisering, Amsterdamseweg 51a, 3812 RP Amersfoort. Bel (033) of naar Succesfactoren editie 11 7