Zorgadministratie S P E C I A L. Digitale orde in de papieren chaos. j a a rgang 30 juni 2004

Transcriptie

1 Zorgadministratie en Informatie S P E C I A L 116 j a a rgang 30 juni 2004 een kwartaaluitgave van de Vereniging voor Zorgadministratie en Informatie Digitale orde in de papieren chaos Fouten wo rden duur betaald ICT programma Ring A m s t e rd a m C VA ke t e n i n fo r m a t i e s y s t e e m vo l gens landelijke standaard

2 Zorg Administratie en Informatie Een kwartaaluitgave van de NVMA Vereniging voor Zorgadministratie en Informatie redactie NTMA eindredactie Han Runnenberg jaargang 30, nr. 116 juni 2004 SPECIAL redactie-secretariaat Anneke Bekker redactiemedewerkers Peter Branger Matthieu Dekker Aart van Winkoop redactie-adres Anneke Bekker Groene Hart Ziekenhuis Postbus 1098 / j BB Gouda telefoon anneke.bekker@wanadoo.nl Computerverslaglegging in de gastro enterlogie aan dit nummer werkten mee Wybe Dekker pag. 27 copyright 2004 overname van artikelen is in alle gevallen mogelijk in overleg met de redactie abonnementen leden van de NVMA ontvangen NTMA gratis. Voor niet-leden bedraagt het abonnementsgeld 26, per jaar, los nummer 9,. Een abonnement kan op elk gewenst tijdstip ingaan. Abonnementen kunnen alleen schriftelijk tot uiterlijk 2 maanden voor het beëindigen van het lopende abonnement worden opgezegd. Bij niet tijdige opzegging wordt het abonnement automatisch voor een jaar verlengd. Transmurale Communicatie kan niet zonder het UNIEKE ZORGVERLENERS IDENTIFICATIE REGISTER pag. 36 lezers service opgave abonnement en adreswijziging bij T.G.R. Király Sint Lucas Andreas Ziekenhuis Medische Administratie Postbus AE Amsterdam secretaris@nvma.nl vormgeving & produktie 2Design BV, Zwaag uitgever NVMA, Hoorn druk Marcelis van der Lee Adu BV, Heerhugowaard fotografie Richard Lotte omslag Ad Werner, Amsterdam advertentie-coördinatie telefoon telefax telefoon telefax distributie NIC.Oud Direct-mail, Heerhugowaard ISSN Nederland wereldleider in de begeleiding van trombosepatiënten pag. 47

3 inhoud n t m a j u n i Fouten worden duur betaald 4 I. van Bennekom Elektronisch patiëntendossier, wezenlijk voor de toegankelijkheid van dossiergegevens 6 C.A.E. Lunsing Vasculair preventieprogramma ondersteund door multidisciplinair EPD 8 H. Pijl Digitale orde in de papieren chaos 1 1 M. Hijdra Een EPD in de algemene kindergeneeskunde, ervaringen op de SEH 1 5 A.M. van Ginneken, J. Roukema, H.A. Moll Ziekenhuisbrede digitalisering, alle beelden via het Elektronisch Patiëntendossier 1 8 J.W. Mekenkamp ICT-zorgmodule, teledermatologische consultatie 2 4 R.J. Damstra, A. Knol, T.H.W. van den Akker, J. de Haan Computerverslaglegging in de gastro enterologie 2 7 S.A. Mulder, J.K. Soekhoe, R.J.T.H. Ouwendijk Regionaal versnellingsprogramma 3 2 I. Stoop ICT programma Ring Amsterdam 3 5 R. Sasburg, J. Straatman Transmurale communicatie kan niet zonder het Unieke Zorgverleners Identificatie Register 3 6 IR. A. van Leeuwen Op weg naar een CVA-Keteninformatiesysteem volgens landelijke standaarden 4 1 L. Reuser, W. Goossen, R. Meijer Nederland wereldleider in de begeleiding van trombose patiënten 4 7 J. Koot, H.W. de Bruijn, M.H.H. Kramer Proeftuin Zorgring Zeeland, de dagelijkse praktijk 5 2 B. Augustijn-Vos Ontwikkeling, gebruik en automatisering van klinische paden 5 6 P. Epping, H. van der Mussele, I. Vandeweerd, J. van Zaanen Beter verwijzen door middel van Routeplan 6 0 A. Kwantes-Schipper Ook EPD kan met Open Source Software, Oss brengt concrete voordelen voor zorginstellingen 6 6 B. de Groot Samenwerken aan elektronische patiënteninformatie 7 2 M. van Benthum Meeste stemmen gelden, gebruikers Vlietland Ziekenhuis kiezen zelf oplossing voor toegang tot patiëntgegevens 7 4 A. Smits Een documentair structuurplan in de zorg 7 6 J. Karelse Welzorg (column) 7 9 W. Dekker adverteerders Q-Consult, Logica CMG (2), Infocare (2), Inview (10), Agfa (13), PQR (22), Swets Farrington (34), van Buuren (44), BDS/Allgeier (53), Pro Education (64), Clemens (51,69,70), Marcelis van der Lee Adu BV (81), Jalema (achterzijde), DBC vaardigheidstraining zie pag 71 column Wybe Dekker w e l z o rg zie pag 79 3

4 I R I S V A N B E N N E K O M, D I R E C T E U R N E D E R L A N D S E P A T I Ë N T E N C O N S U M E N T E N F E D E R A T I E FOUTEN WORDEN DUUR BETAALD GEBREKKIGE COMMUNICATIE TUSSEN ZORGVERLENERS IS DE OORZAAK VAN VEEL MEDISCHE OVERDRACHTSFOUTEN. DAT BLIJKT UIT EEN ONDERZOEK VAN TNS NIPO IN OPDRACHT VAN NICTIZ (NATIONAAL ICT-INSTITUUT IN DE ZORG) EN NPCF (NEDERLANDSE PATIËNTEN CONSUMENTEN FEDERATIE). DE CONSEQUENTIES VAN DEZE OVERDRACHTSFOUTEN KUNNEN VOOR DE PATIËNT ZEER ERNSTIG ZIJN: (BLIJVENDE) LICHAMELIJKE GEVOLGEN, EMOTIO- NELE GEVOLGEN EN ZELFS ARBEIDSONGESCHIKTHEID. NAAR SCHATTING ZIJN ONGEVEER MENSEN IN DE WAO TERECHTGEKOMEN DOOR MEDISCHE OVERDRACHTSFOUTEN. EEN ELEKTRONISCH PATIËNTEN DOSSIER KAN VEEL PROBLEMEN VOORKOMEN JUNI 2004 Aanleiding NICTIZ en NPCF hebben TNS NIPO opdracht gegeven voor dit onderzoek om inzicht te krijgen in aard, omvang en gevolgen van fouten als gevolg van verkeerde medische informatieoverdracht in de curatieve zorg (eerstelijnszorg, ziekenhuiszorg, revalidatie). De noodzaak van een goed functionerend EPD (elektronisch patiënten dossier), dat waarschijnlijk een groot deel van deze fouten kan voorkomen, kan hiermee overtuigend worden aangetoond. 86% van de ondervraagden verwacht dat het aantal medische overdrachtsfouten door een EPD zal afnemen. NICTIZ en NPCF willen dat de invoering van een EPD met spoed gerealiseerd kan worden. Methode Uitvoering van het onderzoek was in twee fasen. Eerst een grootschalige screening (onder circa personen) naar de vraag of men te maken heeft gehad met medische overdrachtsfouten. Vervolgens is uit dit geselecteerde bestand een a-selecte steekproef getrokken en zijn 616 mensen geënquêteerd. Ook werd een aantal patiënten in een kwalitatief vooronderzoek over hun problemen geïnterviewd. In totaal heeft 8,2% van de personen te maken gehad met een fout als gevolg van overdracht van medische informatie. In de tweede fase is doorgevraagd en nog eens zorgvuldig gecheckt of deze fouten inderdaad veroorzaakt waren door verkeerde medische informatie. Ruim 25% bleek alsnog af te vallen; netto kan daarom worden gesteld dat 6,1% van de ruim 12 miljoen Nederlanders boven de 18 jaar ( personen) met medische overdrachtsfouten te maken heeft gehad. Daarbij geldt Murphy s law : als er iets fout gaat, dan gaat er vaak van alles mis. De berekeningen komen uit op 1,67 fouten gemiddeld per persoon. Het gaat dan in totaal om circa 1,3 miljoen van dergelijke fouten. Onder medische overdrachtsfouten wordt verstaan: fouten tussen zorgverleners als gevolg van het niet goed bijhouden van het medische

5 EEN ONDERZOEK NAAR MEDISCHE O V E R D R A C H T S F O U T E N dossier van de patiënt of fouten tussen zorgverleners als gevolg van het niet (kunnen) inkijken van het medische dossier van de patiënt. Aard van de fouten De meest voorkomende fout is het toedienen van verkeerde medicijnen (44%). Andere fouten betroffen een verkeerde operatie of behandeling (24%) of mensen konden niet worden geholpen omdat medische informatie ontbrak (25%). Aan de patiënten is gevraagd om een beschrijving te geven van wat er precies fout gegaan is en wat de gevolgen daarvan waren. Opvallend was de uitvoerigheid waarmee velen een beschrijving hebben gegeven van wat hen is overkomen. Open antwoorden van meer dan een half A4 komen in onderzoek weinig voor, maar hier veelvuldig. Een indicatie van de geweldige impact die dit soort fouten tot gevolg heeft. Gevolgen van medische overdrachtsfouten De meest genoemde gevolgen van medische overdrachtsfouten spelen zich af op emotioneel, lichamelijk en beroepsmatig gebied. Een derde van de patiënten (omgerekend zijn dat mensen) heeft te maken met lichamelijke gevolgen. Bij de helft van hen zijn de gevolgen blijvend. In de bijlage van het onderzoeksrapport is te lezen wat mensen zoal is overkomen. Daar ik aan mijn schouder geopereerd moest worden, werd ik op de OK gereden. Daar wachtte de dokter op mij die mijn gegevens begon te lezen. Ik hoorde dat hij het verkeerde dossier had en dat ik aan mijn knie geopereerd moest worden. Omdat ik nog niet onder narcose was, kon ik het nog op tijd zeggen. Deze patiënt kon net op tijd corrigerend optreden, bij een ander lukte dat niet. Ik was geopereerd en wist dat ik na de narcose misschien terecht zou komen op de IC. Ik heb namelijk een spierziekte waardoor ook mijn longen slechter werken. Mijn longen zouden worden leeggezogen als ophoesten niet zou lukken. Op de uitslaapkamer voelde ik me erg benauwd. Door het laatste restje narcose kon ik niet aangeven dat ik geen lucht kreeg. Wel hoorde ik een verpleegkundige steeds zeggen: 'Kom op, doorhoesten. Niet zo flauw, even goed hoesten.' Maar ja, dat kon dus niet door die spierziekte. Ik kreeg het steeds benauwder en daarna weet ik zelf niets meer. Mijn moeder mocht op dat moment even komen kijken en gaf in paniek aan dat ik benauwd was. Het blijkt dat de anesthesist me weer heeft laten inslapen en mijn longen slijmvrij heeft gemaakt. Hierna heb ik met beademing op de IC gelegen. De verpleegkundige is geschorst. Sommigen drukten zich kort en krachtig uit: Ik ben door onder andere verkeerde medicijnen op de intensive care terechtgekomen. Ik kreeg antiobiotica met stoffen waar ik allergisch voor ben. Gevolg:misselijk en overgeven. Zoontje overleden. Mensen die dit soort fouten is overkomen, voelen zich boos, machteloos of raken in paniek. Ook het toekomstperspectief kan sterk veranderen. Zoals voor Ruud (24) die negen jaar geleden geopereerd werd aan zijn blindedarm. Door een medische fout moest hij een tweede operatie ondergaan waarna hij langdurig plat moest blijven liggen. Hij werd behandeld door een kinderarts en een chirurg. Door miscommunicatie tussen beide behandelaars kreeg Ruud geen anti-trombosemiddel voorgeschreven met als gevolg trombose. Ruud wilde graag politieagent worden maar dat kan niet door de trombose. Dat is heel erg jammer. Pech noemen ze dat dan. Financiële gevolgen De fouten hebben ook grote gevolgen op financieel gebied. Eén op de zes personen die met dit soort fouten te maken heeft gehad, kan zijn werk minder goed uitvoeren. Een voorzichtige schatting van de jaarlijks terugkerende kosten is 1,4 miljard euro, waarvan het grootste deel (750 miljoen) opgaat aan uitkeringen, met name de WAO. 300 miljoen euro gaat op aan zorgkosten en 400 miljoen aan kosten werkgever/werknemer. Elektronisch Patiënten Dossier Een Elektronisch Patiënten Dossier kan veel problemen voorkomen. Het NICTIZ, waarin nagenoeg alle koepelorganisaties in de zorg zijn vertegenwoordigd, streeft ernaar zo n Elektronisch Patiënten Dossier in te voeren. NICTIZ wordt hierbij gesteund door de NPCF. Als eerste stap worden dit jaar in een aantal regio s in Nederland elektronische medicatiedossiers gerealiseerd. Een landelijk medicatiedossier zal vanaf eind 2005 gereed zijn. Het uiteindelijke doel is het registreren en beschikbaar stellen van de voor de behandeling relevante, medische geschiedenis van iedereen in Nederland aan alle daartoe bevoegde, zorgverleners. Een overgrote meerderheid van de in het TNS NIPO-onderzoek ondervraagde slachtoffers van medische overdrachtsfouten beschouwt het EPD als een goede zaak. Het EPD had er al dertig jaar geleden moeten zijn, zegt een van hen. 5

6 ELEKTRONISCH PATIENTEN DOSSIER WEZENLIJK VOOR D E TOEGANKELIJKHEID VAN DOSSIERGEGEVENS IN 2003 HEEFT DE INSPECTIE VOOR DE GEZONDHEIDSZORG IN EEN STAAT VOOR DE GEZONDHEIDSZORGRAPPORTAGE AAN DE MINISTER OVER KETENZORG BIJ CHRONISCH ZIEKEN ONDER ANDERE GECONCLUDEERD DAT VOOR DE CONTINUÏTEIT VAN ZORG HET VAN BELANG IS DAT GEGEVENS ZO ZIJN VASTGELEGD DAT HULPVERLENERS OVER EN WEER INZICHT KUNNEN KRIJGEN IN DE RELEVANTE GEGEVENS. EEN GEÏNTEGREERD (ELEKTRO- NISCH)DOSSIER BIEDT DAARVOOR DE MEESTE GARANTIES. HET TOT STAND BRENGEN VAN EEN DERGELIJK DOSSIER IS COMPLEX, ONDERMEER OMDAT ER MEERDERE ZORGAANBIEDERS BIJ BETROKKEN ZIJN, ER VEEL TECHNISCH PROBLEMEN ( KUNNEN ZIJN) EN ER AANDACHT MOET ZIJN VOOR DE VEILIGHEID VAN DE GEGEVENS EN DE PRIVACY VAN DE PATIËNT. ZO RIJST DE VRAAG WIE DE VERANTWOORDELIJKHEID VOOR HET BIJHOU- DEN EN BEWAKEN VAN DE GEGEVENS IN EEN KETENZORGDOSSIER. VAN OUDSHER FUNGEERDE DE HUIS- ARTS IMPLICIET ALS ZODANIG. DE LAATSTE TIJD GAAN STEEDS MEER STEMMEN OP OM DE PATIËNT OF 6 ZIJN BELANGENBEHARTIGER DAARMEE TE BELASTEN. DE INSPECTIE STELDE IN DEZE NOTA DAT EEN TECHNI- SCHE OPLOSSING VOOR DE VERANTWOORDELIJKHEID VAN HET DOSSIERBEHEER EEN ELEKTRONISCHE DATA- BASE MET GEDIFFERENTIEERDE TOEGANG ZOU KUNNEN ZIJN. DAN KAN IEDEREEN AANGESPROKEN WORDEN OP EN DE VERANTWOORDELIJKHEID DRAGEN VOOR ZIJN EIGEN INPUT VAN GEGEVENS. IN FEBRUARI IS DE HALF- WEG CONFERENTIE GEHOUDEN OVER DE MINIMALE DATASET DIE NODIG IS OM ZORG TE KUNNEN VERLENEN. Zorginhoudelijke overwegingen Elektronisch Patiëntendossier: Voortvarende aanpak van mogelijke belemmeringen wenselijk. De tot standkoming blijkt echter niet eenvoudig te zijn. Uit recent inspectieonderzoek naar toepassing van EPD in ziekenhuizen blijkt dat de transmurale informatie uitwisseling nog zeer beperkt is en vaak eenrichtingsverkeer van het ziekenhuis naar anderen betreft. Een multidisciplinaire aanpak tussen betrokken professionals, vanuit een zorgvisie dat zorg vrijwel altijd ketenzorg is, kan de verdere ontwikkeling verbeteren. U zult daarbij zeker de volgende problemen tegenkomen: 1 Er zijn veel betrokkenen met verschillende belangen 2 Er zijn zeer veel mogelijkheden om een dergelijk dossier inhoud te geven 3 Zorgverlening en ICT: samen sterk? Er zijn veel betrokkenen en verschillende belangen Het EPD draagt in belangrijke mate bij aan de continuïteit van zorg. De beschikbaarheid van informatie neemt enorm toe. Beschikbaarheid is niet meer afhankelijk van tijdstip en locatie. Gegevensuitwisseling verloopt veel doordat dossiergegevens meerdere plaatsen en zelfs tegelijkertijd toegankelijk zijn. Ook is de bewaking van gegevens eenvoudiger en kan het dossier nauwelijks zoek raken. Iedereen is het erover eens dat voor het vermijden van medische fouten, het monitoren van het medicatiebeleid en het digitaal toegankelijk maken van laboratorium en rontgenuitslagen uitwisselen van gegevens van zeer groot belang is. Toch blijft het voor de betrokkenen moeilijk om door verschil in visie en wisselende belangen een keuze te maken hoe het EPD vorm te geven. Dat geldt des te meer voor transmurale zorgprojecten. Over welke belangen heb je het dan? Het belang dat een apotheek heeft bij het niet beschikbaar stellen van de medicatiehistorie omdat hem dat mogelijk handel scheelt? Dan moet je dat noemen. Een argument om zorg en handel te scheiden. Ik kan me slecht zorginhoudelijke belangen voorstellen om gegevens niet te willen delen. Ook het verschil in visie is interessant. Heb je het hier over het gebrek aan eenheid van opleiding en eenheid in behandel protocollen? Leg de vinger maar op de zere plek. De vraag welke data wel en welke niet moeten worden opgenomen kan tot veel discussie leiden. Moeten het hele medicatieverleden en alle laboratorium uitslagen worden vermeld? Moeten afwegingen die gemaakt zijn bij de behandeling en zorg in een EPD worden geëxpliciteerd en voor alle betrokkenen inzichtelijk zijn Informatie op maat. Welke gegevens heb je nodig voor de behandeling van dit probleem. Vergeet daarbij vooral de patiënt niet! Hoe zit het dan met de privacy van de patiënt? Misschien wil hij wel dat niet iedereen inzicht heeft in bepaalde beperkingen. Een elektronisch dossier met een gedifferentieerde ingang geeft de patiënt de mogelijkheid om te bepalen welke zorgverlener tot welk niveau inzage heeft. Ook kan dan ieder hulpverlener aangesproken worden op en de verantwoordelijkheid dragen voor zijn eigen input.. De patiënt dient toegang te hebben tot het gehele dossier. Dit zou eigenlijk onderdeel moeten zijn van de behandelovereenkomst.

7 MEVR. C.A.E. LUNSING, SENIOR INSPECTEUR, IGZ BRABANT ZUIDOOST Er is ook nog spanning tussen de wet- en regelgeving en de voor de zorg noodzakelijke gegevensuitwisseling. Hiervoor wordt een oplossing gezocht. Er zijn zeer veel mogelijkheden om een dergelijk dossier inhoud te geven Juist een EPD geeft alle mogelijkheden om vanuit een simpel concept tot een flexibele gedifferentieerde toepassing te komen. Voorwaarde is wel dat over de formele informatiestructuur overeenstemming wordt bereikt. Gezien de veelheid van wensen is dat niet eenvoudig. Zo hoort de inspectie vaak de volgende wensen Als er toch gegevens worden opgeslagen dan kunnen deze ook worden gebruikt voor wetenschappelijk onderzoek, de verzekeraar etc. Kenmerk van een patiëntendossier is dat er fragmenten informatie wordt opgeslagen. Voor een wetenschappelijk onderzoek is meer nauwkeurige informatie nodig. Het opschrijven van ieder detail frustreert de zorg van alle dag en leidt tot slechte motivatie bij het gebruik van een dergelijk dossier. Differentiëren dus. Met een EPD kan het zorgproces nauwlettend bewaakt worden. Het EPD is bij uitstek geschikt als hulpmiddel om standaarden te gebruiken, volgens formularia te werken, voortgangscontroles te doen etc. Met andere woorden het zorgproces kan nauwlettend worden bewaakt. Pas wel op voor te veel bewakingsmogelijkheid op detailniveau. Er moet gezorgd worden voor een optimum tussen patiëntveiligheid en werkbaarheid. Dat proces vraagt zeer goede afstemming tussen professionals. Het nauwlettend bewaken van het zorgproces is van groot belang, maar laat dat niet ten koste gaan van de tijd besteedt aan de patiënt. U ziet dit is een pleidooi om met zo goed mogelijk de mogelijkheden die een dergelijk dossier heeft te gebruiken. Overdaad aan mogelijkheden schaadt niet alleen de patiëntzorg, maar ook de motivatie van de professional! Zorgverlening en ICT: samen sterk? Voor het stand komen van een goed EPD is samenwerking tussen professionals en mensen met een ICT achtergrond van groot belang. Dat vraagt van een professional dat hij zich verdiept in de technisch (on )mogelijkheden van een dergelijk systeem. Voor u als medewerkers Zorg administratie en informatie betekent het ook een grote verandering nu er in het ziekenhuis steeds meer zorggerelateerde systemen komen. U zult gezamenlijk moeten proberen elkaars werkgebied te verkennen en inzicht te verkrijgen in elkaars deskundigheid. Het is een kwestie van trial en error tussen techniek en zorginhoud. Van belang voor de voortgang is om kleine stapjes te maken bij het ontwikkelen en invoeren van een dergelijk systeem. Juist dan verwacht ik dat het EPD tot wasdom zal komen. Niet genoeg kan worden benadrukt dat nu voortvarendheid moet worden betracht Managementaspecten Belemmeringen moeten worden overwonnen Veiligheid van informatie van zeer groot belang De veiligheid van het EPD moet goed geregeld worden. De Inspectie heeft aanwijzingen dat hiervoor op dit moment nog onvoldoende aandacht bestaat.niet alleen de toegang tot het dossier moet goed geregeld zijn, maar er moet ook aandacht worden geschonken aan de betrouwbaarheid van de beschikbare informatie. De norm die daarvoor weliswaar nog niet is vastgesteld, maar u allen denk ik wel bekend is de NEN Misschien is het ook goed om aan deze norm bredere bekendheid te geven en bij uw Raad van Bestuur onder de aandacht te brengen. Financiering Een nadeel van ICT is dat de technische infrastructuur die nodig is nodig veel geld kost. Daarnaast brengt ook de aanschaf, ontwikkeling en onderhoud van software en opleiding van medewerkers en hoge kosten met zich mee. Hier ligt voor directies van ziekenhuizen en voor veel professionals een belemmerende factor. De Inspectie vindt dat hiervoor vanuit het zorgpunt van kwaliteit van zorg prioriteit moet worden gegeven aan de oplossing van dit probleem Samenvatting Een elektronisch patiënten dossier wordt door de Inspectie voor de Gezondheidszorg als een zeer belangrijk hulpmiddel beschouwd om de toegang tot de zorg en de continuïteit van de zorg te verbeteren. Een aantal zorginhoudelijke en management aspecten die belemmeringen kunnen opleveren voor het tot stand komen van een EPD te komen worden besproken. Bij de ontwikkeling van het EPD moet ook de patiënt een rol hebben. Voor het tot stand komen van een transmuraal EPD is multidisciplinaire samenwerking tussen professionals met mensen werkzaam in de zorgadministratie en informatisering wezenlijk. Daarnaast is een voorwaarde voor een voortvarende ontwikkeling een stimulerende rol weggelegd van directies, beroepsverenigingen en zorgverzekeraars. Daarvoor dienen alle betrokken partijen ( regionale zorgaanbieders, professionals, zorgverzekeraars en VWS en inspectie) hun verantwoordelijkheid te nemen. Een EPD is voor de patiëntveiligheid en dus voor ons allen van groot belang. Voortvarendheid is nu geboden! 7

8 Vasculair preventieprogramma ondersteund door multidisciplinair EPD HART- EN VAATZIEKTEN VORMEN DE BELANGRIJKSTE OORZAAK VAN ZIEKTE EN OVERLIJDEN IN NEDERLAND. DAAROM HEEFT HET UMC UTRECHT PREVENTIE VAN DEZE ZIEKTEBEELDEN HOOG OP DE AGENDA STAAN. BEHANDELING EN PREVENTIE VAN VAATAANDOENINGEN MOETEN ZICH NIET TOT HET STROOMGEBIED VAN EEN AANGEDAAN ORGAAN BEPERKEN, MAAR DIENEN OOK HET ONT- STAAN VAN AFWIJKINGEN OP ANDERE PLAATSEN TE VOORKOMEN. EEN MULTIDISCIPLINAI- RE AANPAK VAN VAATZIEKTEN IS DAAROM ZEER GEWENST. OM DIT TE BEWERKSTELLIGEN IS, NAAST AANPASSINGEN BINNEN DE LOGISTIEK, ORGANISATIE EN ZORGPROCESSEN, OOK EEN GOED WERKEND ELEKTRONISCH PATIËNTEN DOSSIER (EPD) ONONTBEERLIJK. ZOALS IN DE UITGAVE VAN ZORGADMINISTRATIE EN INFORMATIE VAN HET NVMA (JAARGANG 30, NUMMER 113) WORDT GEMELD IS HET UMC UTRECHT ERIN GESLAAGD, OP BASIS VAN O.A. MIRADOR VAN TOREX-HISCOM, EEN MULTIDISCIPLINAIR EPD TE REALISEREN WAARIN SPE- CIALISTEN, NURSE PRACTITIONERS EN ONDERZOEKERS SAMEN WERKEN VANUIT ÉÉN DOS- SIER. HIERONDER VOLGT EEN UPDATE VAN DE ONTWIKKELINGEN VAN DIT EPD IN HET UMC UTRECHT VAN HET AFGELOPEN HALFJAAR. 8

9 werken met een toetsenbord en beeldscherm niet patiëntvriendelijk is. De verwerking van het EPD is mogelijk iets langer, echter niet substantieel langer dan het gebruik van de papieren variant. Observatie van de specialist in een vergelijkbare papieren dossier situatie laat zien dat het schrijven in de status een gelijksoortige situatie ontstaat als het vastleggen van gegevens in de elektronische status. Hierdoor is wellicht technisch gezien patiëntvriendelijkheid geen issue, maar zolang de specialist dit anders ervaart is een lange weg, om te komen tot een volledig papierloos dossier, onvermijdelijk. Gedurende de eerste fase van het AVNS project en tijdens de uitrol zijn evaluatiegesprekken met diverse specialisten gehouden waarbij meerdere op- en aanmerkingen gemaakt zijn over het gebruik van het EPD. Opvallend hierbij is dat zodra eventueel gewenste oplossingen voortkomend uit deze gesprekken gerealiseerd waren er andere aspecten werden aangevoerd Update van de ervaringen na de invoering van een multidisciplinair Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) in het UMC Utrecht Project Automatisering Vaatcentrum Nieuwe Stijl (AVNS) Conform de projectplanning is in november 2003 het project AVNS door de stuurgroep afgesloten. Belangrijkste conclusie is dat het project een EPD heeft opgeleverd dat bijdraagt aan een zo optimaal mogelijke ondersteuning van het zorgproces van het Vasculair preventieprogramma. Door het gebruik van het EPD door diverse afdelingen is het huidige zorgproces efficiënter en effectiever georganiseerd dan voorheen, hetgeen onder andere heeft bijgedragen tot het screenen van meer patiënten zonder uitbreiding van bestaande middelen. Daarnaast heeft het EPD ertoe bijgedragen dat het multidisciplinaire karakter van het preventieprogramma niet beperkt is tot een fysiek samenzijn, maar dat in een virtuele omgeving met dezelfde gegevens op diverse plekken gewerkt kan worden. Voorts is vastgesteld dat, ten tijde van het afsluiten van het project, binnen het UMC Utrecht de medisch specialisten die werkzaam zijn binnen het Vasculair preventieprogramma nog niet massaal met het EPD werkten. Besloten is om de maanden november 2003 tot en met mei 2004 te gebruiken voor verdere uitrol van het systeem, vooral gericht op het gebruik door de medisch specialisten. Halverwege de maand mei 2004 komt de stuurgroep in een finale bijeenkomst bijeen om deze uitrol te evalueren. Uitrol Medisch specialisten hebben vooraf kunnen aangegeven welke wensen en mogelijkheden noodzakelijk waren voor een verder gebruik op de diverse poliklinieken. Na realisatie van de meest belangrijke aspecten is voor het instrueren van specialisten gekozen voor een individuele benadering. Hiertoe is tijdens daadwerkelijke polikliniekbezoeken meegekeken met de specialist en de tools en mogelijkheden van het EPD zijn toegelicht. Tijdens deze sessies bleek reeds dat niet alleen de technische (on)mogelijkheden een rol van betekenis spelen. Vooral het aanpassen van de werkwijze van de specialist door de invoering van het EPD leidt tot een moeilijk te overbruggen weerstand. Een deel van deze houding is wellicht toe te schrijven aan het niet geheel bekend zijn met automatisering in het algemeen, een aantal specialisten geeft daarnaast aan dat de gewijzigde werkwijze een te grote impact heeft op de doorlooptijd van het spreekuur. Een aantal specialisten is van mening dat het constant moeten waarom het systeem niet zou voldoen in een poliklinische setting. Verdere analyse heeft laten zien dat naast de techniek de omstandigheden als een belemmerende factor naar voren kwamen. Overigens is binnen de medisch specialistengroep een onderscheid waarneembaar tussen diverse specialismen. Internisten zijn van huis uit meer informatieverzamelaars en daarom in opzet meer gemotiveerd om met een (vorm van) EPD te werken. Het EPD is ontwikkeld binnen het multidisciplinair Vasculair preventieprogramma. Het betreft hier een virtueel programma dat in samenwerking tussen zes grote divisies tot stand is gekomen. Hierdoor wordt hiërarchische aansturing van medisch specialisten (mocht dit al mogelijk zijn) bemoeilijkt. Een tweede belemmering is de wijze waarop het werk van specialisten georganiseerd is. Het werken in vooraf vastgestelde protocollen en passend binnen een bepaald stramien is in vergelijking met bijvoorbeeld het werk van verpleegkundige geheel anders. Specialisten zijn gewend om reeds vanaf de opleiding af volledig zelfstandig en volgens een door de jaren heen ontwikkelde systematiek te functioneren. Iedere verandering in dit proces, zowel inhoudelijk als logistiek / organisatorisch, heeft een enorme impact. Overigens is hierin de afgelopen jaren reeds behoorlijke vooruitgang geboekt. Conclusie en toekomst Zoals reeds eerder geconstateerd is het ontwikkelde EPD uitermate succesvol gebleken in 9

10 de werkprocessen van de diverse ondersteunende beroepsgroepen (verpleegkundige / secretaresse / administratief medewerker). Voorts is door middel van het EPD een vorm van ketenzorg gecreëerd (patiënt secretaresse / doktersassistente / specialist) en is een aanvang gemaakt met integratie van zorg en wetenschap. Introductie van het EPD heeft gezorgd voor meer uniformiteit in diagnostiek en behandeling en het EPD draagt bij aan onderwijs aan assistenten in opleiding tot een deel van de medisch specialisten (zowel wat vorm als inhoud betreft). Echter, de huidige cultuur en omstandigheden van een groot deel van de medisch specialisten betrokken bij het Vasculair preventieprogramma in het UMC Utrecht zijn vooralsnog niet toe aan een totale overgang van papieren naar digitale statusvoering. Dit geldt met name voor een gedeelte van de oudere generatie specialisten die niet in de 'digitale wereld' is grootgebracht. Dit laat onverlet dat verdere uitrol van het EPD nog steeds zeer gewenst is. Om in de nabije toekomst grotere groepen medisch specialisten een polikliniekspreekuur met een EPD te laten verwerken kan in het algemeen gesteld worden dat aan een aantal essentiële randvoorwaarden zal moeten worden voldaan. - Een zo optimaal mogelijke infrastructuur met daaraan gekoppeld een zeer hoog gebruikersgemak, eenvoudige inlogprocedures, goede systeemperformance en een hoge mate van stabiliteit van het systeem. - Technici die EPD s ontwikkelen zouden niet de illusie moeten hebben dat in het te ontwikkelen systeem de werkwijze (lees denkpatroon) van specialisten nagebouwd zou moet worden. Simplisme zal eerder leiden tot acceptatie van een systeem dan eventuele complexe, moeilijk te hanteren systemen. Een muisklik voor een automatiseerder is per definitie niet gelijk aan een muisklik voor een medisch specialist. - Specialisten zullen moeten gaan inzien dat het werken met een toetsenbord en beeldscherm niet wezenlijk anders of minder vriendelijk is dan de huidige werkwijze. - Het hiërarchisch aansturen van het gebruik van een EPD door specialisten in combinatie met voorbeeldgedrag zal een positieve invloed hebben op overige specialisten en assistenten. - Een verdergaande omgang met en gebruik van digitale systemen door vooral de laatste generaties medisch specialisten die steeds beter en meer vertrouwd zijn met een digitale werkomgeving. - Een verdere integratie van de diverse deelsystemen (DBC s, planningssystemen, etc.) in een EPD gekoppeld aan een geoptimaliseerd ZIS zal het gebruikersgemak positief beïnvloeden en wellicht leiden tot een substantiële tijdwinst voor de specialist. Indien bijvoorbeeld vanuit de invoer van gegevens door de specialist het systeem automatisch een DBC zou kunnen registreren is de winwin situatie volmaakt. Het project AVNS in het UMC Utrecht is er in geslaagd een operationeel EPD te ontwikkelen dat voldoet aan de vooraf gestelde eisen en normen en dat bijdraagt aan het optimaliseren en verhogen van de kwaliteit van de behandeling van multidisciplinaire vaatpatiënten JUNI 2004

11 MARTIN HIJDRA, Afdelingsmanager Spoedeisende Hulp, Reinier de Graaf Groep DIGITALE ORDE IN 11

12 JUNI 2004 Maken van een keuze Binnen een multidisciplinaire werkgroep, waarin specialisten, management en de afdeling automatisering vertegenwoordigd waren, werden voorwaarden en criteria voor het programma gedefinieerd. In de hier opvolgende zoektocht op de Nederlandse markt werd al snel duidelijk dat er geen beproefd concept was dat aan de gestelde eisen voldeed. Dit leidde ertoe dat wij ons gezichtsveld zijn gaan verbreden buiten de landsgrenzen en in België terechtkwamen. In Antwerpen was een SEH met een geautomatiseerd programma, wat zij samen met een automatiseringsbedrijf hadden ontwikkeld. Dit programma, EcareED, was zodanig uitontwikkeld dat zij hiermee de markt op konden. Een bezoek aan België, waar wij konden aanschouwen hoe het programma in werkelijkheid werkte, bood genoeg redenen om ons verder te oriënteren op Ecare. Tijdens de demonstratie werd duidelijk dat het programma ook daadwerkelijk door artsen en verpleegkundigen op de SEH ontwikkeld was. Het voldeed niet alleen aan de door ons gestelde eisen, we werden geconfronteerd met functionaliteit die wij nog niet eens bedacht hadden. Het programma had de potentie om de hele SEH paperless te maken. Wat is Ecare Ecare is een specifieke toepassing voor de SEH en heeft 4 functionele componenten in zich: - logistieke ondersteuning; - registratie van patientengegevens; - orderverwerking; - managementinformatie; Iedereen die wel eens op een SEH heeft gewerkt, kent het gegeven dat er de hele dag gezocht wordt; 'waar is de patiënt', 'is de foto al klaar', 'zijn de uitslagen al binnen', 'wie zorgt er voor de patiënt', 'waar is het ponskaartje '. Allemaal vragen waar EcareED in één oogopslag een antwoord op geeft. Dit geeft niet alleen meer overzicht in het hectische proces van de SEH, maar ook meer rust. Logistiek biedt het programma een totaaloverzicht op de afdeling, waarbij je in één oogopslag ziet wie er op je afdeling ligt, wie er in de wachtkamer zit of wie tijdelijk van de afdeling af is. Van al deze patiënten kan je zien wat hun klacht, leeftijd en geslacht is, welk specialisme betrokken is en, aan de hand van een kleurenbalk, in welke fase van zijn traject op de SEH hij/zij zich bevindt. Tevens zie je welke personen er voor de patiënt zorgen. Wat betreft de registratie functioneert Ecare als een volwaardig Elektronisch Patiënten Dossier. Aan de poort worden de aan het ZIS gekoppelde patiëntengegevens geïmporteerd, waardoor vervolgens diverse triage-protocollen in het programma beschikbaar zijn. Zowel de verpleegkundige rapportage als de bevindingen van de arts worden ingegeven in het programma. De vitale functies en andere verpleegkundige observaties (CCS, pupilcontrole, sat, enz.) worden ingegeven en de arts noteert anamnese, lichamelijk onderzoek en behandeling. De registratie van DBC-codes, verrichtingen en diagnoses vindt plaats binnen het patiëntendossier in Ecare. Deze gegevens worden samengevoegd in een huisartsenbrief en een digitaal dossier. De financiële parameters kunnen direct worden gekoppeld aan de financiële administratie. Het programma biedt ook de mogelijkheid van orderverwerking. Laboratorium en röntgenaanvragen worden vanuit het patientendossier elektronisch verzonden. De uitslagen worden vervolgens weer in het systeem geïmporteerd en zijn te bekijken. In de praktijk betekent het dat wij een röntgenaanvraag binnen Ecare plaatsen en vervolgens de foto als webaplicatie binnen het dossier van de patiënt kunnen bekijken. Verder is het mogelijk met diverse andere applicaties te communiceren door middel van directe koppeling of URL s. Bij het afsluiten van het dossier van de patiënt wordt een aantal voorgeprogrammeerde checks uitgevoerd. Hier wordt ondermeer gekeken naar een aantal verplicht in te vullen zaken, zoals de NAW-gegevens, de DBC-code, een diagnose, de urgentiegraad, enzovoort. Als deze gegevens niet ingevoerd zijn, is de patiënt binnen Ecare niet te ontslaan. Dit waarborgt een complete gegevensset van elke patiënt, met zowel klinische als financiële gegevens. Door bovengenoemde punten beschikt de SEH over volledige en betrouwbare management informatie. Overzicht van doorlooptijden, patiëntenaantallen, soort verwijzingen en gegevens voor de traumaregistratie zijn met één druk op een knop voorhanden. Implementatie Na aankoop en installatie op de server werd duidelijk dat er veel gedaan moest worden aan het vernederlandsen van EcareED. Niet alleen taalkundig maar ook qua werkwijze en organisatie verschilt de verpleegkundige praktijk op de SEH tussen België en Nederland flink. Vervolgens kon gestart worden met het daadwerkelijke implementatietraject. Het bleek dat Ecare niet alleen een interne conversie zou betekenen, maar dat bijna alle afdelingen in het ziekenhuis ermee te maken zouden krijgen. Door de digitale output werd de SEH een digitale eend in de papieren bijt. Afstemming over communicatie, samenwerking en demonstraties aan andere afdelingen hebben derhalve veel tijd in beslag genomen. Voordeel van het invoeren van dit digitale pakket was wel dat het gehele administratieve proces herzien werd op efficiëntie en noodzakelijkheid. Het bleek bijvoorbeeld dat er formulieren verzonden werden aan afdelingen die er niets mee deden. Tevens ontstond er door een relatieve beperking in de mogelijkheden een snelle herziening van administratieve procedures. Personeel De enorme papierenstroom op onze SEH was een doorn in het oog van de SEH-medewerkers. Hoewel de hindernis die genomen moest worden om te komen tot digitale verslaglegging hoog was, is het traject erg meegevallen.