J A A R S T U K K E N AT L E T I E K V E R E N I G I N G AV. T R I A S

Transcriptie

1 Jaarstukken Atletiekvereniging Trias, Heiloo 2011 J A A R S T U K K E N AT L E T I E K V E R E N I G I N G AV. T R I A S Datum: Donderdag 15 maart 2011 Plaats: Heiloo

2 J A A R S T U K K E N AT L E T I E K V E R E N I G I N G T R I A S I N H O U D S O P G AV E Notulen Algemene Ledenvergadering Jaarverslagen 2011 Jaarverslag bestuur Jeugdcommissie... 8 Vereningscoördinator Pr-commissie Kantinecommissie Accommodatiecommissie Websitecommissie Technische commissie Financieel verslag van de penningmeester Ledenadministratie Agenda d.d. dinsdag 27 maart

3 N O T U L E N VA N D E A L G E M E N E L E D E N V E R G A D E R I N G AV T R I A S 19 A P R I L Opgemaakt door de secretaris Jan Jorna. Aanwezig: Namens het bestuur: Erik van Zoonen (voorzitter), Jan Jorna (secretaris), Theo Bakker (penningmeester), Dick ten Bruggencate, Anja van Sluis, Marc Barnhoorn en Sven Ootjers (vereniging coördinator). Namens de leden: Ben Brouwer, Inge de Jong, Rob Helmholdt, Nico Spijker, Richard Brouwer, Nick van Baar, Nel van Baar, Stein Liefhebber, Mariska Bouwer, Miep Wijn, Faas Wijn, Martin Kaptein, Peter Hopman, Aad-Jan Peterse, Ingrid Vel, Michiel Singer, Arjen Borgers, Lars Groot, Herman Admiraal, L. Punt, M. Punt, H. Punt, Astrid Kops, Barbara van Roozendaal, Stephanie Schilder, Paul Hopman, Charlotte Hopman, Job Beintema, Bas Bouman, Ron Molenaar, Jocelyne Tophoff, Marian Wessel, Quinten Zwaga, Edward Appelman, Dennis ten Bruggencate, Emiel Admiraal. 1. Opening. - Om uur opent voorzitter Erik van Zoonen de algemene ledenvergadering. Naast het volledige bestuur zijn 36 leden naar deze vergadering gekomen. De vergadering begon met een, terechte, klacht van Rob Helmholdt dat de aankondiging van deze vergadering niet alle leden heeft bereikt. De reden is het afschaffen van de (papieren) Triade, waardoor de leden geen informatie krijgen. De voorzitter beloofde beterschap en meldde dat er vanaf heden via een digitale nieuwsbrief met de leden zal worden gecommuniceerd. Bovendien wees hij op de website van Trias die actueel wordt bijgehouden en er heel goed uitziet. - De voorzitter geeft een terugblik op het afgelopen jaar, hierbij worden met name de vele successen van de atleten genoemd maar ook de organisatorische zaken. - De aandachtspunten voor de komende periode zijn het verder professionaliseren van de organisatie; we zijn blij met de nieuwe kantine bezettingen beheer door Cecile v.d. Hoven; trots op onze vereniging coördinator, de moeilijke financiële positie structureel verbeteren; doelstelling succesvolle mooie wedstrijden te organiseren; positieve uitstraling van de Train de Trainer bijeenkomsten en de wens om nog meer sponsoren te vinden om een reclamebord te plaatsen. 2. Mededelingen. Er is een afbericht binnengekomen van Tiny Bakker. 3. Goedkeuring van de notulen van de ALV van 20 april Er zijn geen opmerkingen op de notulen en dus worden ze goedgekeurd. 3

4 4. Uitreiking clubprijzen. In verband met de afwezigheid van Piet Singer zullen de clubprijzen deze keer worden uitgereikt door Ben Brouwer. Ben start zijn presentatie met het verzoek aan het bestuur om aandacht te vestigen voor een goede invulling van de Technische Commissie. Pupillen C: Stein Liefhebber (600m: ) Pupillen B: Yanniek Brouwer (40m: 6.7) Pupillen A: Faas Wijn ( 3-kamp: 60-ver-bal bijna een nieuw clubrecord) Junioren D:Charlotte Hopman (6-kamp nieuw clubrecord en 2 e plaats nationale ranglijst) Junioren C: Job Beintema ( 300m horden e plaats nationale ranglijst) Junioren B: Lenneke Stam (400m 60.8) Junioren A: Lisanne de Witte (400m e plaats en nationaal record) Senioren: Inge de Jong Masters: Hennie Punt (Gewonnen wedstrijden op 800 m1, 3000 m1, 5000 m1, 3 e plaats Ned. Kampioenschap Cross). 5. Jaarverslagen van bestuur en commissies. Alle verslagen worden doorgenomen, er zijn geen opmerkingen. 6. Jaarverslag penningmeester. De penningmeester Theo Bakker geeft uitleg waarom we na een periode van twee jaar met een klein verlies te hebben afgesloten, nu op de begroting voor 2011 weer een positieve prognose kunnen laten zien. 7. Verslag kascommissie. De kascommissie, bestaande uit Dennis ten Bruggencate en Michiel Singer, heeft de kascontrole onlangs uitgevoerd en akkoord bevonden en stelt de vergadering voor decharge te verlenen aan het bestuur. De vergadering stemt met applaus in. 8. Pauze. 9. Benoeming kascommissie. Michiel Singer, voor de tweede keer, en Jocelyne Tophoff worden met goedvinden van de vergadering benoemd. 10. Vaststelling begroting De penningmeester Theo Bakker presenteert de begroting 2011 en geeft uitleg. Jocelyne Tophoff stelt dat het mogelijk moet zijn hogere inkomsten te realiseren uit de Grote Clubactie en de kantineomzet. Tevens wordt wederom aandacht gevestigd op de plaatsing van meer reclameborden. Er is enige discussie over de contributie verhoging bij de loopgroepen, dit n.a.v. een vraag van Marian Wessel. 11. Vaststellen contributie Het voorstel van het bestuur om de contributies voor 2012 niet verder te verhogen. De vergadering stemt hiermee in. 12. Bestuursverkiezing. Aftredend (na twee jaar bestuurslid) en herkiesbaar zijn Anja van Sluis, Marc Barnhoorn en Jan Jorna. Met applaus van de vergadering worden allen herkozen in het bestuur. 4

5 13. Bestuursbeleid. - Betere communicatie naar de leden d.m.v. een digitale nieuwsbrief. - Stijging van het aantal leden met name bij de jeugd en bij de loopgroepen recreanten. - Professionalisering doorzetten. - Indeling en beleid loopgroepen moet duidelijker. - Stevig doorpakken op sponsoring, PR en website. - Financiële situatie gezonder maken. - Versterken wedstrijdcommissie en Technische Commissie. - Kwalitatieve goede trainers blijven zoeken/vinden. - Aantrekkelijke wedstrijden organiseren zoals de Hemelvaartsdag, Maalwaterrun, Cross, etc. - Communicatie via website en digitale nieuwsbrief verbeteren, hiertoe een sluitend adressenbestand bijhouden. 14. Rondvraag. - Nico Spijker vindt dat het stoppen met de Triade beter gecommuniceerd had moeten worden. Hij vindt dat de bezorgers eigenlijk een waardering verdienen. - Jocelyne Tophoff vraagt of de recreanten loopgroep een eigen pagina op de website kan krijgen; ze hebben vaak leuke evenementen die ze dan kunnen melden. Edward Neering is contactpersoon. Dit zal in overleg met Marc Barnhoorn worden uitgezocht. - Jocelyne Tophoff stelt voor in het clubgebouw een defibrillator te plaatsen; en mensen hiervoor op te leiden, bij voorkeur de trainers. Het bestuur heeft dit onderwerp al op de agenda staan, en is in overleg met de gemeente over de aanschaf. - Rob Helmholdt heeft gezien dat tijdens wedstrijden enkele Trias-atleten niet de eigen clubkleding dragen. - Astrid Kops vraagt of er binnenkort een jury-cursus kan worden gestart. Bij voldoende belangstelling, dat is bij minimaal 10 deelnemers, kan dit worden gedaan. - Marian Wessel vraagt waarom het toegangshek nooit dicht en op slot gaat. Antwoord: het hek kan niet eens op slot en dat is ook niet echt nodig. - Mariska Bouwer stelt dat vrijwilligers die zich inzetten bij de Halve Marathon van Egmond daarvoor een vergoeding krijgen die mogelijk beschikbaar kan worden gesteld aan de clubkas. Een goed idee. Om uur sluit de voorzitter met een ferme hamerslag de vergadering en wordt iedereen uitgenodigd nog een glaasje te drinken op een goede toekomst voor onze mooie vereniging. Jan Jorna, secretaris. 5

6 J A A R V E R S L A G B E S T U U R 2011 We kunnen over het algemeen tevreden zijn over het jaar De vereniging zit in de lift, het aantal leden is wederom gestegen en de al eerder ingezette professionalisering van diverse onderdelen van de organisatie heeft zich verder ontwikkeld. Ook op het sportieve vlak was het een goed jaar; vele leden hebben op diverse wedstrijden hele mooie resultaten behaald. Bestuurlijk gezien was het een roerig jaar, onder andere doordat onze voorzitter Erik van Zoonen tijdens de bestuursvergadering van 30 augustus aankondigde te stoppen wegens vertrek naar Portugal. De beoogde opvolger Jan Jorna vond het noodzakelijk het bestuur te versterken, met name omdat de Technische Commissie en de Wedstrijdcommissie naar zijn mening in de huidige situatie niet goed functioneert. We zijn zeer tevreden met de komst van het nieuwe bestuurslid Emiel Admiraal die de leiding krijgt van de Technische Commissie. Hij heeft snel geacteerd en de TC met een aantal nieuwe leden versterkt. Ook de belangrijke Wedstrijd Commissie is, onder leiding van bestuurslid Marc Barnhoorn, uitgebreid en nu ook op de juiste sterkte. Voor de vrijvallende functie van secretaris, omdat Jan Jorna het voorzitterschap heeft overgenomen, werd Nancy Karels benaderd die inmiddels vol enthousiasme haar taak heeft opgepakt. Zoals in de statuten van onze vereniging is geregeld zal tijdens de Algemene Leden Vergadering het nieuwe bestuur formeel gekozen moeten worden. De financiële positie van de vereniging is na een aantal "verlies-jaren" verbeterd; gelukkig kunnen we 2011 afsluiten met een mooie "plus". De keuze om ruim voldoende en kwalitatief goede trainers aan ons te binden en het in dienst willen houden van onze verenigingscoördinator bepalen voor een groot deel onze kosten. Hier tegenover zullen we dus moeten zorgen voor voldoende inkomsten. De gestage toename van het aantal leden en andere inkomstenbronnen (sponsoring, acties, kantine, etc.) zijn van groot belang en krijgen veel aandacht binnen het bestuur. De communicatie met de leden is een belangrijk punt om betrokkenheid met de vereniging te verhogen, en een goede sfeer te bereiken. We zijn best trots op onze website die goed wordt bezocht (bijna bezoekers in 2011) en we zijn gestart met het verspreiden van digitale nieuwsbrieven. Hiertoe is het noodzakelijk een goed bijgewerkt adressenbestand te hebben en te onderhouden; dit is een onderwerp waar nog aandacht aan moet worden besteed. De door de Gemeente Heiloo aangekondigde bezuinigingen raken ook de sportverenigingen; men wil het onderhoud aan de sportcomplexen zoveel mogelijk beperken vanwege de hoge kosten. We zijn met de gemeente in gesprek over dit onderhoud, maar ook over het noodzakelijke groot onderhoud van onze kunststofbaan. In 2013 zal dit (op kosten van de gemeente) moeten gebeuren. 6

7 Sportief gezien kijken we terug op een zeer succesvol jaar Veel van onze leden, zowel bij de pupillen, junioren, senioren en de masters hebben heel goed gepresteerd op diverse wedstrijden en zelfs bij nationale kampioenschappen stonden Trias-leden op het hoogste niveau. De organisatie van de jeugdafdeling is goed verlopen vooral dankzij de inzet van de enthousiaste trainers. Het trainerskorps bij de juniorenafdeling is uitgebreid en op sterkte. De verenigingscoördinator heeft een belangrijke taak in de begeleiding van deze trainers. Bij de pupillen en vooral de junioren zien wij het grootste verloop bij de aan- en vooral afmeldingen, dus dit verdient veel aandacht. Als deze groepen goed draaien en de leden kunnen vasthouden, geeft dit een goede basis voor het voortbestaan van onze vereniging. Bij de loopgroepen zien we nog steeds een toename van leden; de vorig jaar ingezette goede structuur en doorstromingsmogelijkheden zijn succesvol. De Start to Run groepen draaien goed en zorgen voor nieuwe leden. Samenvattend kunnen we stellen dat onze vereniging er goed voorstaat, maar dat we wel alert moeten blijven om dit te handhaven. Maar met het enthousiaste bestuur en de goede commissies, aangevuld met de kwaliteiten van de verenigingscoördinator en de vele trainers, en daarnaast nog de vele vrijwilligers die zich inzetten voor de club gaat het goed met ons. We hebben een prachtig complex en dito clubgebouw. Al deze zaken zijn reden te meer om de toekomst met vertrouwen tegemoet te zien. Jan Jorna, secretaris. 7

8 V E R S L A G J E U G D C O M M I S S I E Pupillen De groei van het aantal pupillen die zich de laatste jaren voor deed zette zich ook in 2011 voort. Aan het einde van het baanseizoen 2011 waren ruim 100 pupillen lid van onze vereniging. Het is natuurlijk prachtig dat zoveel pupillen de weg vinden naar Trias maar de keerzijde is dat de trainers toch wel erg grote groepen hadden. In het afgelopen jaar konden we een beroep doen op veel CIOS stagiaires die het heel leuk vinden om hun stageperioden bij Trias door te brengen. Het blijft echter een punt van aandacht om het trainerscorps bij de pupillen in stand te houden en waar nodig nog iets uit breiden. De trainers werden zelf door de ontzettende leuke train de trainer avonden voorzien van nieuw trainingsmateriaal. De crosswedstrijden en de baancompetitiewedstrijden werden weer goed bezocht door onze trias atleten en menig pr is dan ook gesneuveld het afgelopen seizoen. De vrijdagavondinstuif wedstrijden voor de pupillen en CD junioren van Trias werden ook weer voorgezet in 2011 en ook druk bezocht. Naast de jaarlijks terugkerende activiteiten van een spelletjesmiddag in de kantine voor alle pupillen, het uitje voor de jongste pupillen en een kamp weekend voor de A pupillen was er op 16 juli een extra activiteit namelijk de viering van het 45 jarig bestaan van Trias. Dit werd met de pupillen gevierd door middel van de Triaanse spelen. Anja van Sluis Junioren Op sportief vlak was 2011 een uitermate succesvol jaar. Zo behaalde elke categorie (behalve de C jongens) de regio finale. De D jongens en de C meiden kwamen uiteindelijk in de landelijke finale. Bij de crosscompetitie was de deelname goed. De jongens junioren D werden als ploeg zelfs 3e. Ook bij de beide clubkampioenschappen was de deelname goed. Het zelfde geldt voor de onderlinge avond wedstrijd, waaraan veel junioren meededen. Het valt op dat er meer junioren wedstrijdgericht bezig zijn. Het plezier blijft voorop staan maar het aantal wedstrijdatleten is aan het groeien. Het trainerscorps bij de D junioren bestond in 2011 uit Sijmen Liefting, Tessa Molenaar, Astrid Kops, Lenneke Stam, Sven Ootjers, Chiel Klaver en Micha. De C junioren werden getraind door Emiel Admiraal, Sven Ootjers en Denise Twisk, terwijl Peter Appelman enkele enthousiaste C junioren op de middenlange afstand heeft begeleid. Dit jaar hebben de meeste trainers verschillende malen meegedaan aan de interne cursus train de trainer. De A/B junioren zijn dit jaar op de baan actief geweest in de senioren competitie en in de B junioren competitie. Tijdens de NK junioren stonden er 9 Trias junioren aan de start, waarvan er 3 op het podium terecht kwamen. Een punt van zorg bij deze leeftijdsgroep is dat een groot gedeelte stopt bij Trias. Trainers van deze groep zijn Peter Appelman, Hans Schouten, Emiel Admiraal en Sven Ootjers. Sven Ootjers 8

9 V E R S L A G V E R E N I G I N G S C O Ö R D I N AT O R Structuur in trainingen Om te beginnen moeten er natuurlijk voor alle geledingen voldoende trainers zijn. Vanwege een aanhoudende groei in het aantal (jeugd)leden is dit een voortdurend punt van aandacht. Bij de jeugdatletiek zie je vaak een zeker verloop van trainers. Bij Trias zijn de steunpunten in de categorieën hetzelfde gebleven. Ook in 2011 zijn er weer oudere jeugdleden èn ouders ontdekt die tijdens de trainingen hun steentje willen bijdragen. Er zijn ook met regelmaat Train de trainer avonden georganiseerd. Zo zijn Top trainers Christiaan Tamminga, Arno Mul, Ingrid Thijssen, Sjoerd Leverkussen, Anthony Ott, Ronald Vetter en Ruud de Vries langsgekomen om een avond Train de trainer te verzorgen. Door middel van het deelnemen aan de zelf opgezette cursus kunnen de enthousiaste trainers zich de basisprincipes van de atletiek eigen maken. Ik probeer de trainers zo goed als mogelijk te coachen, zodat ze het plezier en vertrouwen blijven behouden om hun functie voort te zetten. Daarbij is een luisterend oor het belangrijkst. Afgelopen zomer zijn er bij enkele gouden krachten binnen onze vereniging toch wat scheuren gekomen. Dit is mede veroorzaakt door de drukke zomer agenda s en de meerdere functies die deze gouden krachten op zich nemen. Trias is er bij gebaat om het draagvlak binnen de vereniging breder te maken. Maar ook moet er naar de leden en ouders duidelijk gemaakt worden dat er meer waardering moet komen voor deze gouden krachten. Zeg liever wat wel goed is bij Trias, dan wat niet goed is... al is dat laatste voor een aantal (helaas) makkelijker. Mede daarom heeft Emiel Admiraal een nieuwe technische commissie samengesteld om dit in de toekomst voor te zijn. Ik ben van maandag t/m vrijdag aanwezig bij alle trainingen van Trias vanaf tot uur of later...in het weekend ben ik zaterdags werkzaam voor de atletiekunie als trainer. Verschillende Trias talenten trainen in het weekend ook bij deze trainingen. Op de zondag ben ik zoveel als mogelijk aanwezig bij wedstrijden. Tevens ben ik met regelmaat bij de pupillen training op woensdagmiddag. Op deze manier krijg ik naar mijn idee een mooi beeld van de vereniging en kan zo inspelen waar dat nodig is. Tijdens de trainingen ben ik ondersteunend maar ik geef ook veel training, aan bijna elke categorie Trias-leden. De vraag is of dit mijn taak is, maar naar mijn idee krijg ik op deze manier een goed inzicht wat er speelt binnen de vereniging en sta ik in contact met veel leden. Een feit is dat we altijd structurele hulp kunnen gebruiken tijdens de trainingen. Bij de loopgroepen was 2011 een bewogen jaar. Dit doordat we afscheid moesten nemen van trainers Agnes Blokker en Peter Kuijper. Het gat wat hierbij viel is uiteindelijk door drie enthousiaste trainers opgevuld. Onder leiding van Herman werden Peter Woudstra, Hennie Punt en Astrid Besseling toegevoegd. Hennie en Astrid hebben op een succesvolle manier tevens de Start to Run cursus in september begeleid en geven elke zaterdagochtend een beginnersgroep training. 9

10 Aanspreekpunt zijn voor leden, ouders van jeugdleden, trainers, atletiekunie, gemeente Heiloo en overige instanties. Dit is een punt waar veel tijd en energie in gaat zitten. Door mijn continue aanwezigheid is het voordeel dat ik beginnende problemen snel kan signaleren en daar dan op kan inspelen. Tevens probeer ik het contact met de trainers optimaal te houden. Mede doordat ik "bijna" naast Trias woon komt het met regelmaat voor dat er bij onverwachte momenten aangebeld wordt De contacten met de atletiekunie zijn erg goed te noemen mede doordat ik ook werkzaam ben voor de atletiekunie. Vertegenwoordig A.V. Trias bij voorkomende gelegenheden Ik ben zoveel als mogelijk aanwezig geweest bij onze "eigen" wedstrijden en competitiewedstrijden, kampioenschappen, regiotrainingen en andere bijeenkomsten met onder andere de atletiekunie en gemeente Heiloo. Tevens maak ik met regelmaat wedstrijdverslagen en publiceer dat op de Trias website en geef het door aan de uitkijkpost en/of het NHD. Coördinatie van de interne en externe communicatie rondom a.v. Trias Ik houd contact met de scholen en GGZ die met regelmaat gebruik maken van onze accommodatie. Ook bij andere huurders worden er afspraken gemaakt voor het gebruik. Bij sportdagen bespreek ik de mogelijkheden met de scholen van onze accommodatie en de mogelijkheid van onze inbreng tijdens deze sportdagen. In 2011 hebben 3 scholen gebruik gemaakt van onze dienst. Veel scholen willen bestaande sportdaginvullingen blijven handhaven. Verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse gang van zaken op de atletiek accommodatie. Door vaak aanwezig te zijn is het prettig geweest om contact te hebben met de mensen die betrokken zijn bij het onderhoud van onze accommodatie. Sven Ootjers 10

11 V E R S L A G P R - C O M M I S S I E In 2011 is op een vergelijkbare manier als in voorgaande jaren copy geleverd aan de Uitkijkpost en het Noordhollands dagblad en werden video s en andere zaken geleverd aan de TRIAS site. Zie verder de opmerking die ik over dit onderwerp heb gemaakt in mijn verslag als verenigingcoordinator. Sven Ootjers. V E R S L A G K A N T I N E C O M M I S S I E In 2011 is de kantine 18 keer gebruikt voor min of meer officiële TRIAS aangelegenheden, waaronder 12 wedstrijden. Er is een begin gemaakt met het gezelliger maken van de kantine, zo zijn er onder andere nieuwe barkrukken aangeschaft. Er staat nog wel het nodige op ons verlanglijstje, overigens niet uitsluitend om de sfeer te verbeteren, maar ook om de kwaliteit van werken en van de producten naar een hoger plan te tillen. Daarbij denken wij aan een betere ruimte voor de opslag van materiaal en een andere plek voor de vrieskist. De inkoop werd merendeels gedaan bij de groothandel Sligro. Daarnaast zijn de Vomar en bakkerij Zoon Trias-leveranciers. Toen ik eind 2010 het verzoek kreeg de zorg voor de kantine op me te nemen wist ik nog niet wat me te wachten stond. Nu een jaar later moet ik zeggen dat het hartstikke leuk is en vooral ook met de onontbeerlijke hulp van Marja de Wit, Ilse, Daphne, Karin en Marcel. Cécile vd Hoven 11

12 V E R S L A G A C C O M O D AT I E C O M M I S S I E 2011 was het jaar dat er wat kinderziektes aan ons pand kwamen. In het begin van het jaar een kapotte boiler en van de zomer ontdekten we dat de laklagen op het hechthout boven de ingang grote blaren vertoonde, die vol water stonden. Dit kwam door een constructiefout bij de bouw en dit is netjes opgelost door bouwbedrijf Tervoort. Verder hebben Stef en ik gelukkig druk werk met het ophangen van de reclameborden dus dat gaat goed. (We hebben nog ruim 100 beugels over dus als jouw bedrijf een bord wilt plaatsen, ben je van harte welkom.) Het komende jaar hebben we nog wat verbouwplannen maar dat moet nog verder uitgewerkt worden. Ook wat plafondplaten moesten worden vernieuwd maar die hadden we gelukkig nog in voorraad. Na de reparatie zijn de platen op dus niets meer omhoog gooien s.v.p. Ik wens jullie allen een gezond en sportief 2012 toe en tot ziens op de jaarvergadering. Dick ten Bruggencate V E R S L A G W E B S I T E AV T R I A S Ook in 2011 was het aantal bezoekers wat avtrias.nl bezocht groter dan ooit tevoren. In 2010 hadden wij ongeveer een bezoekersaantal van bezoekers in 2011 zijn wij bijna naar bezoekers gestegen. Mijn verwachting is dat wij in 2012 ver boven de bezoekers zullen uitkomen. Het aantal artikelen dat gepubliceerd op de website is ook ten opzichte van 2010 gestegen. Ook de recreanten hebben nu een aanzienlijk aandeel gehad in de berichtgeving op onze website. Vanuit de pupillen en jeugd is er genoeg te melden, ik heb het idee dat het vanuit de loopgroepen beter kan. De kracht van avtrias.nl is veelzijdige berichtgeving vanuit verschillende kanten van onze vereniging. Via deze weg wil ik ook de schrijvers, Peter Appelman, Anja van Sluis, Edward Neering en David Bastiaansen e.a. bedanken voor het nieuws dat in 2011 gepubliceerd is. Ook zijn de fimpjes van Sven Ootjers weer een succes gebleken dit jaar hebben wij een manier gevonden om deze te integreren in nieuwsberichten, dit levert veel positieve reacties op. Zowel bij leden van onze vereniging als daar buiten. In 2012 gaan wij verder met het verbeteren van avtrias.nl, maar zonder aanlevering van foto s / filmpjes en nieuws zijn wij natuurlijk nergens! David Bastiaansen en Marc Barnhoorn 12

13 V E R S L A G T E C H N I S C H E C O M M I S S I E Een roerig jaar voor de technische commissie. De laatste jaren is de technische commissie door verschillende oorzaken meer en meer naar de achtergrond verdwenen. Wij als bestuur begonnen dat steeds meer te beseffen. En dat inzicht heeft ons doen besluiten dat de technische commissie een doorstart nodig had. Een doorstart waarmee de technische commissie, met als functie adviesorgaan op trainingstechnisch gebied, weer een duidelijk taak kreeg en een duidelijk gezicht binnen onze vereniging. Hier is afgelopen augustus dan ook mee gestart. Als eerste is er een splitsing gemaakt tussen het wedstrijd organiseren en het adviseren van het bestuur. Kortom er is een WOC (Wedstrijd Organisatie Commissie) opgezet door Marc Barnhoorn en de Technische Commissie kwam in augustus onder de hoeden van ondergetekende. Hierdoor is de technische commissie niet meer verantwoordelijk voor het organiseren van wedstrijden, al blijft de adviserende rol op dit gebied wel bestaan. Na deze splitsing was er nog flink werk aan de winkel. Als eerste moesten er mensen worden gezocht voor de verschillende vertegenwoordigingen van de subgroepen in onze vereniging. De volgende Trias leden zijn bereid gevonden om tot de technische commissie toe te treden. Jocelyne Tophoff (recreanten lopen), Mariska Bouwer (pupillen), David Bastiaansen (Sprinters), Jasper van Baar (technische atletiek) en Emiel Admiraal (wedstrijd lopers en link naar het bestuur). Piet Singer (technische atletiek) is bereid geweest om te blijven zitten in de technische commissie. Nadat wij in Oktober compleet waren zijn we maandelijks bijeengekomen om duidelijk te omschrijven wat onze functie kan gaan worden. De volgende hoofdtaken zullen wij gaan bekleden. Dit zal in samenwerking zijn met de verenigingscoördinator Sven Ootjers. per seizoen de trainingstijden vaststellen het op peil houden van het trainerscorps wekelijks contact met de verenigingscoördinator die op zijn buurt contact houdt met de trainers. aanspreek punt voor ouders/atleten en trainers bij vragen of wensen over de training, wedstrijdindeling of in het geval van conflicten. Samenvattend een commissie die er staat en zich wil inzetten om onze vereniging verder te laten groeien en de samenhang te bevorderen. Wij als Tc zijn ons bewust van het feit dat er ongetwijfeld hobbels op de rit zullen komen maar wij zijn vastbesloten deze te nemen! Emiel Admiraal 13

14 F I N A N C I Ë N AV T R I A S E N S T I C H T I N G 3 A S O V E R 2011 Algemeen In mijn toelichting bij de financiële cijfers over 2010 sprak ik de hoop uit om, na een aantal jaren waarin we met verlies hebben gewerkt, een jaar tegemoet te gaan waarin we weer eens winst zouden maken. Ik presenteerde daarbij een begroting die een netto resultaat liet zien van We hebben deze verwachting in 2011 meer dan waar gemaakt en hebben het jaar afgesloten met een winst van Voorwaar niet slecht. Toch blijft de financiële situatie van de vereniging zorgelijk. Er zijn namelijk twee kanttekeningen te maken bij de winst over 2011: 1. Het batig saldo is voor een groot deel te danken aan eenmalige bijzondere baten: Een BTWmeevaller van ruim 5000 en de opbrengst van de feestavond vanwege het 45-jarig bestaan van de vereniging, van ruim We mogen er niet op rekenen dat we ook in 2012 dit soort meevallers zullen kennen. 2. Afschrijving op gebouw, polshoog-installatie en overkapping van de hoogspringkussen, bij elkaar een bedrag van bijna , is in dit overzicht- niet ten laste gebracht van het resultaat. Een ander punt dat genoemd dient te worden is de reservering groot onderhoud gebouw: 3. Dit jaar is een plan groot onderhoud van het clubgebouw opgesteld. De kosten die hiermee gemoeid zijn bedragen, voor de komende 20 jaar, ca 2000 per jaar, gebaseerd op het prijsniveau van Nemen we de onder de punten 2 en 3 genoemde zaken mee in beschouwing, dan moet geconstateerd worden dat we op jaarbasis structureel te kort komen. Daar valt wellicht nog wat op af te dingen vanwege de afschrijving van 8320 op het gebouw. Zeker is dat de vereniging op jaarbasis ca aan extra inkomsten dient te genereren om op de wat langere termijn een gezonde financiële basis te hebben. Het bestuur is er nog lang niet uit hoe dit te bereiken. Hoofd conclusie is dat we voor 2012 en verder zeer kritisch moeten staan tegenover uitgaven en dat alle extra inkomsten meer dan welkom zijn. 14

15 Balansen per 31 december 2011 Balans av TRIAS over 2011 Debet Credit Lening st 3As Kapitaal Voorraad TRIAS art Rek crt 3 As Saldo Postbank Renteloze lening Saldo Spaarrekening Eigen vermogen Rek crt 3As Verlies Winst Totaal Balans st 3As over 2010 Debet Credit Clubgebouw Afschrijving clubgebouw kas kantine Afschrijving polshoog Saldo postbank Afschrijving overkapping 600 Omzet bel. Te ontv Lening van TRIAS Polshoogbak Voorz. Onderh. Pand Overkapping hoogspr Eigen vermogen Rek crt TRIAS Rek crt. TRIAS Verlies Winst Totaal Toelichting: In eerste aanblik is het beeld nogal verontrustend: De vereniging heeft een winst gemaakt van , terwijl de stichting een verlies heeft gemaakt van: Een overall verlies dus van Bedacht moet worden dat in dit totaal verlies de afschrijving op zowel het gebouw ( 8.320) als de polshoogbak ( 3000) als de nieuwe overkapping hoogspringen ( 600) zijn opgenomen. Bij elkaar een bedrag van Als we dit bedrag buiten beschouwing laten, rest voor de reguliere, dagelijkse bedrijfsvoering van vereniging en stichting een winst van:

16 Exploitatie 2011 en begroting 2012 Regulier werkelijk werkelijk begroting werkelijk Begroting Inkomsten Contributie Inkomst. Wedstrijden omzet kantine Opbrengst reclame Verhuur clubgebouw Grote clubactie Diversen Bijzondere baten Uitgaven Kosten wedstrijden Inkopen kantine kosten TRIADE Kosten clubgebouw Huur zaal Huur baan Contributie Atletiekunie Kst train / ver. Man Diverse uitgaven Grote clubactie Lichtinstallatie Wet en regelgeving Groot onderhoud baan BTW verschil huur Aanschaf materiaal Resultaat (3.733) (2.614) (2.052) Toelichting: In bovenstaande tabel is een overzicht gegeven van de resultaten van av TRIAS en st.3as over de periode 2009 tot en met Ook zijn de begrotingen 2011 en 2012 opgenomen. Wanneer we de werkelijke inkomsten en uitgaven over 2011 uit dit overzicht vergelijken met de begroting, dan valt een aantal zaken op: De inkomsten uit wedstrijden zijn lager dan begroot. Dit werd veroorzaakt doordat AV Trias in 2011 geen A/B-competitie heeft georganiseerd. 16

17 De inkomsten verkoop kantine zijn lager dan begroot. Een belangrijke kanttekening hierbij is dat in deze inkomsten niet begrepen is de omzet tijdens de feestavond ter gelegenheid van het 45 jarig bestaan. Deze inkomsten zijn geboekt als onderdeel van de eenmalige baten. Voor het overige niets dan lof voor de wijze waarop Cecile en Ben de kantine runnen. De inkomsten Grote Clubactie zijn lager dan begroot en dus gehoopt. Kennelijk ligt de grens voor de verkoop bij TRIAS rond de En ook hier dank voor degenen die zich hebben ingezet bij deze verkoop. Naast alle jeugdleden onderleiding van Astrid en Anja, ook een woord van dank voor Truus de Graaff. Het meest opvallende verschil aan de inkomstenkant is te vinden bij de post bijzondere baten. Deze bestaan uit een belastingmeevaller over de jaren 2009 en 2010 plus de opbrengst van de jubileum avond. Aan de uitgavenkant zijn de verschillen tussen begroting en realisatie over het algemeen klein. Bij de volgende posten wil ik nog een opmerking plaatsen: De lagere kosten wedstrijden hangt samen met een kleiner aantal georganiseerde wedstrijden op de baan. De inkoop kantine is hoger dan begroot. Dit hangt samen met de aanschaf van artikelen en materialen ten behoeve van het clubgebouw zoals barkrukken. De kosten voor het clubgebouw zijn aanzienlijk hoger dan begroot vanwege de aanschaf van een nieuwe verwarmingsketel. Overzicht kasstromen Saldo Saldo 1 jan dec 2011 Ing-bank rekening av TRIAS 1.334, ,83 Ing bank rekening st. 3As 2.399, ,32 Spaarrekening 216, ,69 Totaal: 3.949, ,84 Een toename van de liquide middelen met: 2.328,41 17

18 Begroting 2012 In bovenstaand overzicht is ook de begroting 2012 opgenomen. Voor het grootste deel van de verschillende posten gaat het bestuur ervan uit dat deze ongeveer van hetzelfde niveau als 2011 zullen zijn. De volgende posten lichten we kort toe: Contributie. Onder invloed van een toename van het ledenaantal verwachten we een toename van de inkomsten uit contributie van enige duizenden Euro s. Zoals bekend is de contributie over 2011 niet verhoogd. Een toename uit de inkomsten reclame vanwege het plaatsen van ca. 10 nieuwe reclame-borden. Het bestuur houdt zich aanbevolen voor suggesties in deze. We gaan ervan uit dat er in 2012 geen bijzondere baten zullen zijn. Ook hier zijn suggesties om dit anders te laten zijn van harte welkom. De post vergoedingen voor trainers is flink hoger. Het bestuur heeft gemeend de vergoedingen voor met name de jeugdtrainers flink te verhogen. Het niveau van de oude vergoedingen was niet meer van deze tijd. We zullen in 2012 het nodige aan nieuw materiaal, in de vorm van startblokken, hordes e.d., moeten aanschaffen. Dit alles levert een tekort op de begroting op van Het bestuur zal er alles aan doen om dit tekort om te buigen in een overschot. Wij nodigen u graag uit om hieraan een bijdrage te leveren. Heiloo, 17 februari 2011 Theo Bakker 18

19 V E R S L A G L E D E N A D M I N I ST R A T I E Het sportjaar 2011 heeft een mooie groei van het aantal leden van av Trias laten zien. Er waren in 2011 in totaal 107 aanmeldingen en helaas 68 afmeldingen. Waardoor av Trias op 01 januari 2012 start met een leden aantal van 462. Het hoogste aantal sinds Dus voor de ledenadministratie was het een druk jaar, daardoor zijn er ook enkele missers gemaakt. Dit zal ik in 2012 proberen te vermeiden, maar ik hoop op begrip van een ieder. Maar alles is met plezier gedaan. Ron Molenaar Hieronder vindt u een overzicht van het ledenbestand over het jaar 2011: Categorie Pupillen CD junioren AB junioren Senioren Masters Recreanten Overige Totaal Leden aantal per 01 januari Aanmeldingen Afmeldingen

20 A G E N D A L E D E N V E R G A D E R I N G Uitnodiging voor de Algemene Leden Vergadering van AV Trias welke zal worden gehouden op dinsdag 27 Maart 2012 om uur in de kantine aan de Maalwater 1 te Heiloo. Agenda: 1. Opening door de (waarnemend) voorzitter. 2. Mededelingen. 3. Goedkeuring notulen van de ALV van 19 april Bestuursverkiezing. Aftredend en niet herkiesbaar: Erik van Zoonen Aftredend en herkiesbaar: Theo Bakker en Dick ten Bruggencate Voorstel bestuur: Functie voorzitter wordt ingevuld door Jan Jorna (v.m. secretaris), functie secretaris wordt ingevuld door Nancy Karels (nieuw bestuurslid), uitbreiding bestuur met Emiel Admiraal (nieuw bestuurslid, lid van de Technische Commissie), overige bestuursleden blijven in functie. Kandidaten kunnen zich melden tot 15 minuten voor de vergadering. 5. Uitreiking clubprijzen. 6. Jaarverslagen van bestuur en commissies. 7. Jaarverslag penningmeester. 8. Verslag kascommissie (Jocelyne Tophoff en Michiel Singer). 9. Pauze. 10. Benoeming kascommissie Vaststellen begroting Vaststellen contributie Bestuursbeleid. 14. Rondvraag. 15. Sluiting. 20