Convenant Verwijsindex Risicojongeren Flevoland ESAR

Transcriptie

1 Convenant Verwijsindex Risicojongeren Flevoland ESAR

2 Inhoud I) Taken, functies en verantwoordelijkheden 9 II) Het gebruik van de verwijsindex en de 11 daarmee verband houdende verwerking van persoonsgegevens III) Rechten van betrokkenen 16 IV) Overige bepalingen 18 Toetreding tot het convenant 19 Bijlage 1: aanwijzing procesmanager en convenantbeheerder 120 Bijlage 2: regievoering 123 Bijlage 3: beveiligingsplan 124 Bijlage 4: brieven 125 Bijlage 5: model toetredingsovereenkomst 127 Bijlage 6: addendum Raad voor de Kinderbescherming 128 2

3 De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten in de provincie Flevoland, vertegenwoordigd door de daartoe door hen gemachtigde wethouders, namelijk voor het college van: 1. Almere 2. Dronten 3. Lelystad 4. Noordoostpolder 5. Urk 6. Zeewolde en het bevoegd gezag van: 1. Almere College Dronten 2. Berechja College Urk 3. Buitenhout College 4. Bureau Jeugdzorg Flevoland 5. De Klimboom, paramedische praktijk voor kinderen 6. De Meergronden 7. De Meerpaal 8. Eleos 9. Flevodrome 10. Flevomeer bibliotheek 11. Flevoziekenhuis 12. Fornhese 13. Gemeente Almere, leerlingzaken 14. Gemeente Dronten, leerplicht 15. Gemeente Lelystad, leerplicht, RMC en talentmanagers 16. Gemeente Urk, leerplicht en RMC 17. Gereformeerde Schoolvereniging Veluwe Plus 18. GGD Flevoland (JGZ + vangnet en advies) 19. Groenhorst College Almere 20. Groenhorst College Lelystad 21. Hagro Urk 22. Icare JGZ & thuisbegeleiding 23. Ichtus college Dronten 24. IJsselgroep 25. Integraal team Almere 26. International school Almere 27. I-Psy 28. IrisZorg, Centrum voor maatschappelijke opvang Lelystad 29. Jeugd Opvang Werk Urk 30. Kinderdagverblijf Ut Bottertjen (Urk) 31. Kinder-fysiotherapie praktijk Urk 32. Kwintes 33. Leger des Heils CWZW & Jeugdzorg en Reclassering Flevoland 34. Logopediepraktijk Urk 35. LSG-Rentray teams IPT, Nieuwe Perspectieven en Vivatur 36. Maatschappelijke Dienstverlening Flevoland 37. Maharishi basisschool de Fontein Lelystad 38. MEE IJsseloevers 39. OC Aquarius 40. Oostvaarderscollege 41. Openbaar Primair Onderwijs Lelystad 42. Orthopedisch en Didactisch Centrum (OPDC) Almere 43. PCL Almere 44. PCL Lelystad 45. Perspectief BV 46. Peuterspeelzaal de Dukkies Lelystad (buurthuis de Dukdalf) 47. Pieter Zandt Scholengemeenschap (Urk) 48. Politie NOP/ Urk 49. Praktijkonderwijs Almere 50. Primair onderwijs Almere 51. Primair onderwijs Dronten 52. Progress Urk 53. Protestants Christelijk Primair Onderwijs Lelystad 54. Raad voor de Kinderbescherming 55. ROC ASA 56. ROC Flevoland 57. ROC Friese Poort 58. RSG Levant 59. Scholengemeenschap Echnaton (Almere) 60. Scholengemeenschap Helen Parkhurst (Almere) 61. Scholengemeenschap Het Baken- Park & Stad (Almere) 62. Schoolvereniging Rehoboth Urk 63. SFK, Stichting Flevolandse Kindercentra 64. SGJ jeugdzorg 65. SKL, Stichting Kindercentra Lelystad 66. SKO Flevoland/Veluwe, Stichting Katholiek Onderwijs 67. Sportservice Flevoland 68. STEL, Stichting Eerstelijns Gezondheidszorg Lelystad 69. Stichting Aandacht Plus 70. Stichting Buurtwerk Urk 3

4 71. Stichting Chu Shin 72. Stichting De Schoor 73. Stichting Eduvier + REC 74. Stichting Katholiek Onderwijs Zeewolde 75. Stichting Kindercentra Zeewolde 76. Stichting kinderopvang Dronten 77. Stichting Koninklijke Kentalis 78. Stichting Mind at Work 79. Stichting Peuterspeelzaal Urk 80. Stichting Samenwerkingsbestuur Zeewolde 81. Stichting Tot Instandhouding Reformatorisch Onderwijs Urk 82. Stichting VVN-Lelystad voor vluchtelingen en nieuwkomers Lelystad 83. Stichting Waypoint Urk 84. SVO Lelystad, Stichting Voortgezet Onderwijs Lelystad 85. Tactus Verslavingszorg 86. Therapeutisch Centrum Flevoland 87. Traverse 88. Triade Boschhuis 89. Vereniging voor Protestants Christelijk Basisonderwijs Zeewolde 90. VGPO Accretio 91. Vitree 92. Vrijwilligers en Mantelzorg Centrale Almere (VMCA) 93. Welzijn Lelystad, Bureau Halt 94. Zorggroep Almere 95. Zorggroep Oude en Nieuw Land Met medeondertekening van het convenant wil de Raad voor de Kinderbescherming het belang van risicosignalering onderschrijven en waar mogelijk en noodzakelijk participeren in de samenwerkingsafspraken genoemd in het convenant. Echter omdat de Raad voor de Kinderbescherming een landelijk werkende organisatie is, met als taakstelling onderzoek en advisering, is hij gebonden aan landelijke richtlijnen en werkwijzen. Ook meldt de Raad exclusief aan de landelijke verwijsindex. De landelijke richtlijnen en werkwijzen zijn beschreven in het profiel en het addendum van de Raad voor de Kinderbescherming die als bijlage onderdeel uitmaken van dit convenant. 4

5 Overwegende dat alle convenantpartijen werkzaam zijn in de domeinen: jeugdzorg, jeugdgezondheidszorg, (geestelijke) gezondheidszorg, onderwijs, maatschappelijke ondersteuning, werk en inkomen, of politie en justitie en mede tot taak hebben om het welzijn van jeugdigen te bevorderen; dat het in het kader van deze taak voor tijdige en effectieve interventies noodzakelijk is dat signalen van verschillende beroepskrachten en instellingen over jeugdigen die het risico lopen in hun fysieke, psychische, sociale of cognitieve ontwikkeling naar volwassenheid te worden belemmerd, bij elkaar worden gebracht om zo tot afstemming en tot een gezamenlijke aanpak te komen gericht op het wegnemen of terugbrengen van de risico s en belemmeringen; dat de gemeentebesturen en de convenantpartijen, nu dit convenant verwerking van persoonsgegevens van gezinsleden van de jeugdige in het kader van een systeemgerichte aanpak niet mogelijk maakt, afspraken over een verdere verwerking van persoonsgegevens van gezinsleden van de jeugdige zullen vastleggen in een reglement gezinsaanpak. In aanmerking nemende - De Wet bescherming persoonsgegevens; - De Wet educatie en beroepsonderwijs; - De Wet inzake de geneeskundige behandelingsovereenkomst; - De Wet maatschappelijke ondersteuning - De Wet op de beroepen op de individuele gezondheidszorg; - De Wet op de expertisecentra; - De Wet op de jeugdzorg - De wet op het primair onderwijs; - De wet op het voortgezet onderwijs; - De Wet publieke gezondheidszorg; - De Wet en het Besluit politiegegevens; - De Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens, alsmede de Aanwijzing Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens; - De Beroepscode voor de maatschappelijk werker van de Nederlandse Vereniging van Maatschappelijk Werkers; - De Gedragscode van het Nederlands Instituut van Psychologen; - De Gedragscode van de Nederlandse Vereniging van Pedagogen en Onderwijskundigen; - Het model samenwerkingsconvenant verwijsindex jeugdigen (versie proeftuin 1.0). Maken over het gebruik van de verwijsindex risicojongeren de volgende samenwerkingsafspraken. 5

6 Artikel 1 Begripsbepalingen actief signaal signaal in de verwijsindex waarvan de afloopdatum nog niet is bereikt en dat niet is afgemeld; afloopdatum datum waarop een actief signaal automatisch wordt verwijderd.en afgemeld; betrokkene de jeugdige op wie een persoonsgegeven betrekking heeft, en of zijn wettelijk vertegenwoordiger; bijzonder persoonsgegeven persoonsgegeven over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, alsmede strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over hinderlijk en onrechtmatig gedrag in verband met een opgelegd verbod en persoonsgegevens over het lidmaatschap van een vakvereniging; convenantbeheerder de functionaris die in opdracht van het college van B&W de persoonsgegevens die ten behoeve van de verwijsindex worden verwerkt, onder zijn hoede heeft en in verband met deze taak (nieuwe) convenantpartijen toegang verschaft tot de verwijsindex en autorisaties toekent; college van B&W het college van Burgemeester & Wethouders van de gemeente van de woon of verblijfplaats van de jeugdige, convenantpartij de instelling of de zelfstandig gevestigde beroepskracht die dit convenant heeft ondertekend en daardoor bevoegd is om signalen op te nemen in de verwijsindex en informatie over signalen van anderen uit het systeem te ontvangen; dossier de verzameling persoonsgegevens met betrekking tot een jeugdige van een convenantpartij ESAR risicosignaleringssysteem van de zes gemeenten in de provincie gezamenlijke aanpak Flevoland; samenhangend geheel van interventies in reactie op een signaal ontworpen en uitgevoerd door de bij het signaal betrokken meldingsbevoegden; historisch meldingenarchief opslag van signalen die niet meer leiden tot een match indien een nieuw signaal met betrekking tot dezelfde jeugdige wordt gedaan, maar die nog wel bewaard blijven; hoofdregisseur interventie de persoon of instelling die op grond van de regieregeling zoals bedoeld in artikel 3 lid 6 en nader uitgewerkt in bijlage 2 van dit convenant, door de colleges van B&W in een individuele casus is aangewezen om bij een signaal er op toe te zien dat de meldingsbevoegden overleg voeren, afspraken maken over een samenhangend geheel van interventies en deze ook daadwerkelijk uitvoeren, zoals wordt verstaan in de Wet op de jeugdzorg onder coördinatie van zorg; iedere professionele actie van een meldingsbevoegde die er op is gericht de jeugdige te helpen, steun te bieden, of anderszins de belemmeringen in zijn groei naar volwassenheid weg te nemen of terug te brengen; 6

7 instellingscoördinator jeugdige landelijke verwijsindex match meldingsbevoegde melder niet actief signaal overleg persoonsgegeven procesmanagement procesmanager risico signaleren toestemming verantwoordelijke verwerken van persoonsgegevens verwijsindex de medewerker van een convenantpartij die door deze convenantpartij is aangewezen als in en extern aanspreekpunt voor de verwijsindex en als zodanig ook de contactgegevens van de meldingsbevoegden beheert en zonodig aanpast; persoon die de leeftijd van 23 jaar nog niet heeft bereikt; het landelijk risicosignaleringssysteem waarop de provinciale verwijsindex Esar is aangesloten; twee of meer signalen in de verwijsindex over een zelfde jeugdige, daaronder ook begrepen het elektronisch bericht dat de bij het signaal betrokken meldingsbevoegden en de zorgcoördinator hierover ontvangen; de beroepskracht die zelf convenantpartij is, of die werkzaam is voor een instelling die convenantpartij is en die hem bevoegd heeft verklaard tot het opnemen van een signaal in de verwijsindex; de meldingsbevoegde die met betrekking tot een jeugdige een signaal opneemt in de verwijsindex Esar; signaal dat is opgeslagen in het historisch meldingenarchief; contact na een signaal over een jeugdige tussen meldingsbevoegden die een signaal met betrekking tot dezelfde jeugdige hebben opgenomen in de verwijsindex; ieder gegeven dat direct of indirect is te herleiden tot een identificeerbaar of te identificeren persoon; het in opdracht en namens het college van B&W bevorderen van het gebruik van de verwijsindex en het bewaken van de processen in verband met de verwijsindex in de gemeente; de functionaris die het procesmanagement uitvoert; het redelijk vermoeden van een risico dat een jeugdige door welke oorzaak dan ook wordt belemmerd in zijn lichamelijke, psychische, sociale of cognitieve ontwikkeling naar volwassenheid; het opnemen van een jeugdige in de verwijsindex, zoals bedoeld in de Wet op de jeugdzorg; iedere vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat op hem betrekking hebbende persoonsgegevens worden verwerkt; verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens; voor dit convenant, het college van B&W van de gemeente waarin de jeugdige zijn woon of verblijfplaats heeft; iedere handeling, of ieder geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens; het risicosignaleringssysteem ten behoeve van jeugdigen in de gemeenten Almere, Dronten, Lelystad, Noordoostpolder, Urk en Zeewolde, genaamd ESAR; 7

8 wettelijk vertegenwoordiger de ouder of de voogd die het gezag over een minderjarige uitoefent, of de door de rechter benoemde curator, mentor of bewindvoerder van een meerderjarige. Artikel 2 Doel van de samenwerking en van de verwerking van persoonsgegevens 1. De convenantpartijen beogen door hun samenwerking gezamenlijk gebruik te maken van een verwijsindex jeugdigen, genaamd ESAR, om zo tijdig, effectief en gezamenlijk te kunnen interveniëren indien bij meer instellingen of beroepskrachten het redelijk vermoeden ontstaat dat een jeugdige het risico loopt in zijn fysieke, psychische, sociale of cognitieve ontwikkeling naar volwassenheid te worden belemmerd. 2. De samenwerking heeft eveneens tot doel aansluiting mogelijk te maken op de landelijke verwijsindex jeugdigen. 3. Verwerking van persoonsgegevens daarvoor is noodzakelijk in relatie tot de volgende doelen: - het vroegtijdig signaleren van problemen en het mede daardoor adequaat bieden van hulp; - de lichamelijke, psychische, sociale en cognitieve ontwikkeling van de jeugdige bevorderen; - maatschappelijke uitval voorkomen en beperken; - instroom in het criminele circuit voorkomen of beperken; - afstemming en samenwerking bevorderen tussen bij de jeugdige betrokken convenantpartij; - informatie generen ten behoeve van procesbewaking en toezicht. 8

9 I. Taken, functies en verantwoordelijkheden Artikel 3 Colleges van B&W, procesmanager, convenantbeheerder en hoofdregisseur 1. De colleges van B&W van de zes gemeenten in Flevoland bevorderen vanuit de wettelijke regietaken in het jeugdbeleid, ieder in de eigen gemeente, het gebruik van de verwijsindex door de convenantpartijen en houden vanuit deze zelfde rol toezicht op de naleving van het convenant. 2. Verantwoordelijk voor de wettelijke regietaken, het gebruik van de verwijsindex en het toezicht op de naleving van het convenant in een concrete casus, is het college van B&W van de woon of verblijfplaats van de jeugdige. 3. Het college van B&W van de woon of verblijfplaats van de jeugdige treedt op als verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens, voor de verwerking van persoonsgegevens van de betreffende jeugdige en draagt in deze hoedanigheid zorg voor een veilige en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens, conform de wet en dit convenant. Betrokkenen kunnen zich voor het uitoefenen van hun wettelijke rechten, zoals omschreven in de artikelen 18, 19 en 20 van dit convenant, wenden tot dit college. 4. De zes colleges van B&W zoals bedoeld in lid 1 wijzen in bijlage 1 van dit convenant ieder een procesmanager aan die op aanwijzing en onder verantwoordelijkheid van het betreffende college de taken genoemd in lid 1 uitvoert. 5. De procesmanager zoals bedoeld in lid 4 is tevens convenantbeheerder, met als taak het toegang verschaffen tot de verwijsindex van (nieuwe) gebruikers en in verband daarmee het toekennen van autorisaties. 6. De zes colleges van B&W zoals bedoeld in lid 1 wijzen gezamenlijk de hoofdregisseur aan die in een individuele casus tot taak heeft om na een signaal te bewaken dat: - de rechtstreeks betrokken meldingsbevoegden overleg voeren, - tot een gezamenlijke aanpak komen, - hierover duidelijke afspraken maken en - conform deze afspraken de interventies die deel uit maken van de gezamenlijke aanpak uitvoeren. De regievoering is nader geregeld in bijlage 2 van dit convenant. Artikel 4 Verantwoordelijkheden van het college van B&W als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens 1. De verantwoordelijke zoals omschreven in artikel 3 lid 3, is verantwoordelijk voor de naleving van de bepalingen in dit convenant met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en voor alle wettelijke verplichtingen met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van jeugdigen van wie persoonsgegevens worden opgenomen in de verwijsindex. 2. De verantwoordelijke zoals omschreven in artikel 3 lid 3, treft voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen persoonsgegevens. 3. De verantwoordelijke zoals omschreven in artikel 3 lid 3, ziet er op toe dat ten aanzien van de beveiliging van de persoonsgegevens afdoende maatregelen worden genomen. Deze maatregelen staan beschreven in het beveiligingsplan van de verantwoordelijke. Dit beveili- 9

10 gingsplan is beschreven in bijlage 3 van dit convenant. 4. De verantwoordelijke zoals omschreven in artikel 3 lid 3, ziet er tevens op toe dat uitsluitend de voor het doel noodzakelijke persoonsgegevens worden verwerkt en dat zij niet langer worden verwerkt of bewaard dan voor dit doel noodzakelijk is. 5. De verantwoordelijke zoals omschreven in artikel 3 lid 3 draagt er zorg voor dat de verwerking van persoonsgegevens op grond van dit reglement wordt aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Artikel 5 Verantwoordelijkheden convenantpartijen I. De convenantpartijen bevorderen binnen de eigen instelling of praktijk het doelmatig gebruik van de verwijsindex en een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van jeugdigen en leven daartoe de bepalingen van de wet en van dit convenant na. II. De convenantpartijen stellen zo mogelijk ieder een op de competenties en verantwoordelijkheden van de medewerkers afgestemd risicoprofiel op, op basis waarvan meldingsbevoegden kunnen besluiten of het noodzakelijk is een melding te doen. III. De convenantpartijen rusten zichzelf of hun medewerkers zodanig toe dat zij: - op de hoogte zijn van het doel en de werkwijze van de verwijsindex; - in staat zijn tot een zodanige risicotaxatie dat zij een verantwoord besluit kunnen nemen over het opnemen van een signaal in de verwijsindex; - in geval van een signaal met een of meer andere convenantpartijen tot een gezamenlijke aanpak kunnen komen en de eigen interventies binnen deze aanpak in goed overleg kunnen uitvoeren. IV. De convenantpartijen bezien of het zinvol is om binnen de eigen instelling of praktijk een instellingscoördinator aan te wijzen. Deze instellingscoördinator heeft in ieder geval tot taak het beheer van de contactgegevens van de signalen die vanuit de eigen instelling of praktijk zijn gedaan en het zonodig aanpassen daarvan. De aanwijzing van een instellingscoördinator wordt gemeld aan de procesmanager. V. De convenantpartijen geven middels hun (papieren en digitale) cliëntenfolders bekendheid aan hun deelname aan de verwijsindex, aan het doel hiervan en aan de verwerking van persoonsgegevens in verband met de verwijsindex 10

11 II. Het gebruik van de verwijsindex en de daarmee verband houdende verwerking van persoonsgegevens Artikel 6 Meldingsbevoegd 1. De convenantpartijen zijn bevoegd om een signaal op te nemen in de verwijsindex en om op de hoogte te worden gesteld van signalen van andere convenantpartijen. 2. Een instelling die convenantpartij is, wijst binnen de instelling de beroepskrachten aan die bevoegd zijn om signalen op te nemen in de verwijsindex. Artikel 7 Het opnemen van een signaal in de verwijsindex 1. De meldingsbevoegde kan zonder toestemming van de jeugdige en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger en zo nodig met doorbreking van de op grond van zijn ambt of beroep geldende plicht tot geheimhouding, een signaal met vertrekking tot een jeugdige opnemen in de verwijsindex, indien hij een redelijk vermoeden heeft dat de jeugdige door een of meer van de hierna genoemde risico s in de noodzakelijke condities voor een gezonde en veilige ontwikkeling naar volwassenheid daadwerkelijk wordt bedreigd. - De jeugdige staat bloot aan geestelijk, lichamelijk of seksueel geweld, of aan enige andere vernederende behandeling of verwaarlozing; - de jeugdige heeft meer of andere dan bij zijn leeftijd normaliter voorkomende psychische problemen waaronder verslaving aan alcohol, drugs of kansspelen; - de jeugdige heeft meer of andere dan bij zijn leeftijd normaliter voorkomende ernstige opgroei of opvoedingsproblemen; - de jeugdige is minderjarig en zwanger of moeder; - de jeugdige verzuimt veelvuldig van school of van een andere onderwijsinstelling, dan wel verlaat die voortijdig of dreigt die voortijdig te verlaten; - de jeugdige is niet bereid om door legale arbeid in zijn levensonderhoud te voorzien; - de jeugdige heeft meer of andere dan bij zijn leeftijd normaliter voorkomende financiële problemen; - de jeugdige heeft geen vaste woon of verblijfplaats; - de jeugdige is een gevaar voor anderen door gebruik van lichamelijk of geestelijk geweld of ander intimiderend gedrag; - de jeugdige laat zich in met strafbare feiten; - de ouders of andere verzorgers van de jeugdige schieten tekort in de verzorging en opvoeding van de jeugdige; - de jeugdige staat bloot aan risico s die in bepaalde etnische groepen onevenredig vaak voorkomen. 2. De meldingsbevoegde maakt een aantekening in het dossier van de jeugdige van een signaal zoals bedoeld in lid 1, met daarbij een beschrijving van de feiten en omstandigheden waardoor het redelijk vermoeden van het risico ontstond. 11

12 Artikel 8 Inhoud van het signaal 1. Het signaal in de verwijsindex wordt gekoppeld aan het Burger Service Nummer van de jeugdige, met als doel te waarborgen dat het signaal betrekking heeft op die jeugdige. 2. Indien het signaal afkomstig is van een meldingsbevoegde die op grond van een wettelijke bepaling reeds bevoegd is het Burger Service Nummer van de jeugdige te gebruiken, biedt hij het signaal met dat nummer aan de verwijsindex aan. 3. In andere gevallen biedt de meldingsbevoegde het signaal aan met behulp van de voorzieningen zoals bedoeld in artikel 2f eerste lid onder a van de Wet op de jeugdzorg, zonder dat hij daarbij kennis kan nemen van het Burger Service Nummer van de betrokken jeugdige. 4. Beschikt een jeugdige niet over een Burger Service Nummer dan volgt de meldingsbevoegde de aanwijzingen die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur voor deze gevallen zijn gegeven. 5. Naast het Burger Service Nummer van de jeugdige worden in de verwijsindex bij een signaal uitsluitend de volgende gegevens opgeslagen: - de identificatiegegevens en de contactgegevens van de meldingsbevoegde die de melding doet en van de interne coördinator; - de datum en het tijdstip van de melding; - de datum waarop de melding op grond van artikel van dit reglement zal worden verwijderd. 6. Het signaal bevat geen gegevens over de aard van de contacten tussen de jeugdige en de meldingsbevoegde en of over de aard van de risico s die worden vermoed. 7. Indien gedurende de looptijd van dit convenant een wettelijke basis ontstaat voor het signaleren van gezinsleden van een jeugdige, alsmede voor het vermelden van gezinsrelaties tussen gemelde jeugdigen, zullen deze gegevens, conform de dan geldende wettelijke bepalingen, in de verwijsindex worden opgenomen. Artikel 9 Mededeling over de melding aan de jeugdige en of zijn wettelijk vertegenwoordiger 1. De meldingsbevoegde informeert de jeugdige vanaf 12 jaar en zijn wettelijk vertegenwoordiger indien de jeugdige nog geen 16 jaar oud is, zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk veertien dagen nadat een signaal in de verwijsindex is opgenomen, over het signaal. Hij informeert hen ook over het doel en de werkwijze van de verwijsindex, de identiteit van de verantwoordelijke en een beschrijving van de rechten die zij uit kunnen oefenen. 2. De meldingbevoegde volgt de instructies van het betreffende gemeentebestuur over de wijze waarop het informeren van de jeugdige en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger dient te geschieden. 3. Van het informeren van de jeugdige en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger kan voor kortere of langere tijd worden afgezien, indien: - de bescherming van de belangen van de jeugdige, of de veiligheid van de jeugdige, - van de meldingsbevoegde of die van anderen, dit uitstel noodzakelijk maakt; - de mededeling onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning vraagt. 4. Indien een meldingsbevoegde meent dat van het informeren van de jeugdige en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger kan worden afgezien, pleegt hij, alvorens hierover een besluit te nemen, overleg met een leidinggevende, of indien hij als zelfstandige werkt, met een collega. 5. In geval van uitstel op grond van lid 2, draagt de meldingsbevoegde er zorg voor dat de jeugdige en of zijn wettelijk vertegenwoordiger zo spoedig als de situatie toelaat alsnog over het signaal wordt of worden geïnformeerd. 12

13 6. Over het informeren van de jeugdige en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger maakt de meldingsbevoegde een aantekening in het dossier van de jeugdige. Indien hij heeft besloten om het informeren uit te stellen, bevat deze aantekening ook de redenen die tot dit besluit hebben geleid alsmede de datum waarop de jeugdige en of zijn wettelijk vertegenwoordiger alsnog zijn geïnformeerd. Artikel 10 Overleg na een match 1. Een meldingsbevoegde die een bericht over een match ontvangt, voert zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vijf werkdagen, overleg met de andere meldingsbevoegde die dezelfde jeugdige heeft gemeld. Dit overleg heeft tot doel: - de risico s gezamenlijk te taxeren; - op basis van de risicotaxatie te bezien welk geheel van interventies, in een gezamenlijke aanpak, nodig zijn om de mogelijke risico s en de daarmee verbonden belemmeringen in de ontwikkeling van de jeugdige naar volwassenheid (zoveel mogelijk) weg te nemen; - het maken van afspraken over de gezamenlijke aanpak en over de wijze waarop de meldingsbevoegden elkaar zullen informeren over de voortgang van hun interventies. Artikel 11 Verantwoordelijkheid na het overleg in verband met de match 1. Iedere meldingsbevoegde blijft, onverminderd de afspraken die tijdens het overleg worden gemaakt over een gezamenlijke aanpak, zelf ten opzichte van de jeugdige en zijn wettelijk verantwoordelijke verantwoordelijk voor: - een zorgvuldige uitvoering van zijn eigen interventies; - het volgen van de resultaten daarvan; - het tijdig initiatief nemen voor nieuw overleg indien blijkt dat zijn interventies en of het geheel van interventies, de jeugdige niet voldoende blijken te beschermen tegen de gesignaleerde risico s. Artikel 12 Uitwisselen of anderszins verwerken van persoonsgegevens na de match door beroepskrachten met een beroepsgeheim t.o.v. de jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger 1. Voor het verstrekken van persoonsgegevens aan andere meldingsbevoegden in het overleg na de match, vraagt de meldingsbevoegde die ten opzichte van de jeugdige een geheimhoudingsplicht in acht heeft te nemen, toestemming aan de jeugdige vanaf 12 jaar en of aan zijn wettelijk vertegenwoordiger, indien de jeugdige nog geen 16 jaar oud is. 2. Voordat de meldingsbevoegde toestemming vraagt, legt hij de jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger het doel uit van de gegevensverstrekking en beschrijft hij het belang dat de jeugdige heeft bij het uitwisselen van informatie tussen de betrokken meldingsbevoegden. 3. Weigert de jeugdige of de wettelijk vertegenwoordiger toestemming te geven voor de verstrekking van persoonsgegevens ten behoeve van het overleg, of kan deze toestemming, in verband met de bescherming van de belangen van de jeugdige, niet worden gevraagd, dan kan de meldingsbevoegde toch informatie aan andere meldingsbevoegden in het overleg verstrekken indien: - de risico s naar zijn inschatting ernstig zijn, en - verstrekking van persoonsgegevens van de jeugdige in het overleg naar zijn oordeel noodzakelijk is voor een tijdige en effectieve aanpak gericht op het wegnemen of terug- 13

14 brengen van de ernstige risico s en de daarmee verband houdende ernstige belemmeringen. 4. Indien een meldingsbevoegde meent dat hij op grond van lid 3 zonder toestemming van de jeugdige en of zijn wettelijk vertegenwoordiger informatie in het overleg dient te verstrekken, dan pleegt hij, alvorens hierover een besluit te nemen, overleg met een leidinggevende, of indien hij als zelfstandige werkt, met een collega. 5. Besluit de meldingsbevoegde om op grond van lid 3 om zonder toestemming persoonsgegevens over de jeugdige te verstrekken, dan draagt de meldingsbevoegde er zorg voor dat de jeugdige en of zijn wettelijk vertegenwoordiger hierover zo spoedig als de situatie toelaat, wordt geïnformeerd. 6. De meldingsbevoegde tekent in zijn dossier aan op welke datum hij toestemming heeft gevraagd en van wie hij deze al dan niet heeft verkregen. Besluit hij om zonder toestemming gegevens te verstrekken, dan tekent hij aan welke feiten en omstandigheden tot zijn besluit hebben geleid, welke functionaris hij hierover heeft geraadpleegd en of en zo ja wanneer de jeugdige en of zijn wettelijk vertegenwoordiger over dit besluit zijn geïnformeerd. Artikel 13 Uitwisselen of anderszins verwerken van persoonsgegevens na de match door overige beroepskrachten 1. Heeft een meldingsbevoegde geen beroepsgeheim ten opzichte van de jeugdige en of zijn wettelijk vertegenwoordiger, dan verstrekt hij in het overleg na het signaal de persoonsgegevens van de jeugdige, voor zover noodzakelijk voor de doelen van het overleg, en voor zover verstrekking van deze gegevens mogelijk is op grond van de wettelijke bepalingen die op het handelen van de beroepskracht of zijn instelling van toepassing zijn. 2. Voor zover de bepalingen en regelingen zoals bedoeld in lid 1 dit toestaan, wordt de jeugdige en of zijn wettelijk vertegenwoordiger over de verstrekking van persoonsgegevens geïnformeerd, zo mogelijk voordat het overleg plaatsvindt. Artikel 14 De taken van de hoofdregisseur na een match 1. De hoofdregisseur controleert of: - het overleg zoals bedoeld in artikel 10 lid 1 daadwerkelijk en tijdig tot stand komt; - er duidelijke afspraken worden gemaakt over een gezamenlijke aanpak; - alle interventies die deel uit maken van deze aanpak daadwerkelijk worden uitgevoerd. 2. Indien de hoofdregisseur vaststelt dat er geen overleg tot stand komt, dat er geen afspraken worden gemaakt of dat interventies die deel uitmaken van de gezamenlijke aanpak niet worden uitgevoerd, overlegt hij met de betrokken meldingsbevoegden met het doel alsnog op korte termijn te komen tot afspraken en tot uitvoering van de gezamenlijke aanpak. 3. Stelt de hoofdregisseur vast dat ook na het overleg zoals bedoeld in lid 2 de gezamenlijke aanpak niet, of in onvoldoende mate tot stand komt, of wordt uitgevoerd, dan meldt hij zijn bevindingen aan de procesmanager die de maatregelen treft die noodzakelijk zijn om de jeugdige de interventies te bieden die hij nodig heeft en die daartoe zonodig een of meer convenantpartijen aanwijst om een plan van aanpak op te stellen en dit uit te voeren. 4. Indien de meldingen die aanleiding gaven tot het signaal ook afkomstig zijn van gemeenten die niet aan dit convenant deelnemen, treedt de hoofdregisseur op grond van dit convenant als hoofdregisseur op indien de jeugdige zijn vaste woon - of verblijfplaats heeft in een van de zes gemeenten die aan dit convenant deelnemen. 14

15 Artikel 15 Verhuizing van een jeugdige 1. De convenantbeheerder verwerkt verhuisberichten met betrekking tot een jeugdige. 2. In geval een jeugdige na een match verhuist naar een gemeente buiten de provincie Flevoland, draagt de hoofdregisseur er zorg voor dat de informatie over de risico s en over de aanpak daarvan wordt overgedragen aan de hoofdregisseur in de nieuwe woonplaats van de jeugdige. 3. De hoofdregisseur informeert de jeugdige vanaf 12 jaar en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger indien de jeugdige nog geen 16 jaar oud is over de overdracht zoals bedoeld in lid 2. Artikel 9 lid 2, 3 en 4 zijn daarbij van toepassing. 4. Over overdracht van persoonsgegevens uit cliëntdossiers van een of meer convenantpartijen, in verband met een verhuizing van een jeugdige, beslist de betreffende convenantpartij op basis van de wettelijke regels die voor de overdracht van het betreffende dossier of de betreffende dossiers gelden. Artikel 16 Geheimhouding 1. Ieder die op grond van dit convenant kennis neemt van persoonsgegevens van een jeugdige is verplicht tot geheimhouding hiervan, tenzij de wet of dit convenant hem noodzaakt tot bekendmaking van deze gegevens. Artikel 17 Verwijderen van gegevens uit de verwijsindex 1. Een meldingsbevoegde verwijdert, door middel van een verzoek daartoe aan de procesmanager, een door hem afgegeven signaal uit de verwijsindex indien naar zijn oordeel: a. het signaal niet terecht is gedaan; b. het eerder gesignaleerde risico niet meer aanwezig is. 2. Een signaal wordt voorts in elk geval uit de verwijsindex verwijderd: a. ten hoogste twee jaar nadat zij is gedaan; b. met ingang van de dag dat de jeugdige 23 jaar wordt; c. zo spoedig mogelijk na het overlijden van de jeugdige; d. indien de verantwoordelijke na verzet van de jeugdige en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger heeft besloten dat het signaal dient te worden verwijderd. 3. Signalen die worden verwijderd omdat het eerder gesignaleerde risico naar het oordeel van de beroepskracht niet langer aanwezig is en signalen die worden verwijderd in verband met het verstrijken van de termijn van ten hoogste twee jaar, worden als niet actief signaal vijf jaar opgeslagen in het historisch meldingenarchief, met dien verstande dat deze gegevens worden vernietigd: a. met ingang van de dag dat de jeugdige 23 jaar wordt; b. zo spoedig mogelijk na het overlijden van de jeugdige; c. indien de verantwoordelijke na verzet van de jeugdige en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger heeft besloten dat het signaal dient te worden verwijderd; 4. Een in het historisch meldingenarchief opgenomen signaal wordt niet aangeboden aan meldingsbevoegden. 5. Van het historisch meldingenarchief maakt een voorziening deel uit waarmee de persoonsgegevens van een jeugdige uit dit archief kunnen worden verwijderd. 15

16 III. Rechten van betrokkenen Artikel 18 Recht op informatie en inzage 1. Iedere betrokkene heeft het recht zich schriftelijk te wenden tot de verantwoordelijke met het verzoek: - hem informatie te verschaffen over de verwerking van zijn persoonsgegevens in verband met verwijsindex; - hem inzage te verlenen in de persoonsgegevens die op hem betrekking hebben en die in het kader van de verwijsindex door of vanwege de verantwoordelijke zijn verwerkt. 2. De verantwoordelijke reageert binnen vier weken op dit verzoek, door de gevraagde informatie te verschaffen dan wel inzage te verlenen. De reactie omvat in ieder geval: - het doel van de verwijsindex; - de gegevens die m.b.t. de betrokkene zijn verwerkt; - de namen van de convenantpartijen of van anderen aan wie deze gegevens zijn verstrekt; - de herkomst van de gegevens; - indien de verzoeker dit wenst, informatie over het elektronische systeem van de geautomatiseerde gegevensverwerking. 3. Informatie en inzage kunnen alleen worden geweigerd, indien en voor zover dit noodzakelijk is in verband met: - de bescherming van de belangen van de jeugdige of van de rechten en vrijheden van anderen; - de veiligheid van de staat; - de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten; - gewichtige economische en financiële belangen van de staat en van andere openbare lichamen; - het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften. Artikel 19 Recht op correctie 1. Nadat een betrokkene op grond van artikel 18 inzage in de persoonsgegevens heeft gehad die op hem betrekking hebben, kan hij de verantwoordelijke verzoeken de gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen voor zover deze gegevens onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn, of indien deze naar zijn oordeel zijn verwerkt op een wijze die in strijd is met de wet of dit convenant. 2. De verantwoordelijke reageert binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk en gemotiveerd op een verzoek zoals bedoeld in lid 1. Artikel 20 Verzet 1. De betrokkene kan bij de verantwoordelijke ten alle tijde verzet aantekenen tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens in de verwijsindex in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden. 2. De verantwoordelijke laat de betrokkene binnen vier weken na ontvangst van het verzet schriftelijk en gemotiveerd weten of hij het verzet gerechtvaardigd acht. Indien dit het geval 16

17 is, draagt de verantwoordelijke er zorg voor dat de gegevens van de betrokkene niet langer worden verwerkt. Artikel 21 Uitoefening van de rechten door de betrokkene en zijn wettelijk vertegenwoordiger 1. De rechten zoals beschreven in artikel 18,19 en 20 worden uitgeoefend: - indien de betrokkene nog geen 12 jaar oud is, door zijn wettelijk vertegenwoordiger; - indien de betrokkene al wel 12 maar nog geen 16 jaar oud is, door de betrokkene en de wettelijk vertegenwoordiger gezamenlijk; - door de betrokkene zelf indien hij 16 jaar of ouder is. Artikel 22 Vertegenwoordiging van wilsonbekwame betrokkenen 1. Indien een betrokkene naar het oordeel van de meldingsbevoegde of van de verantwoordelijke, niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, worden de rechten die hem op grond van dit convenant toekomen, uitgeoefend door zijn wettelijk vertegenwoordiger. 2. Heeft een meerderjarige wilsonbekwame betrokkene geen wettelijk vertegenwoordiger, dan kunnen zijn ouders zijn rechten namens of samen met hem uitoefenen. 17

18 IV. Overige bepalingen Artikel 23 Toetreding van nieuwe convenantpartijen 1. Over de toetreding van een nieuwe convenantpartij beslissen, op basis van mandaat verleend door de colleges van B&W, de procesmanager(s) van de gemeente(n) waar de nieuwe convenantpartij werkzaam is. 2. Toetreding is slechts mogelijk indien de nieuwe convenantpartij werkzaam is in een van de domeinen jeugdzorg, (geestelijke) gezondheidszorg, jeugdgezondheidszorg, welzijn, onderwijs, werk en inkomen, of politie en justitie. 3. Alvorens tot een besluit over toetreding te komen, wordt onderzocht of de nieuwe convenantpartij bekend is met dit reglement en met de wetgeving die hieraan ten grondslag ligt en of deze bereid is het convenant en bedoelde wetgeving na te leven. 4. De nieuwe convenantpartij treedt toe door middel van het ondertekenen van een toetredingsovereenkomst. 5. De procesmanager(s) draagt of dragen er zorg voor dat de toetreding van de nieuwe convenantpartij aan de colleges van B&W en aan de convenantpartijen bekend wordt gemaakt. Artikel 24 Looptijd van het convenant 1. Dit convenant treedt in werking op 1 juni 2011 en wordt aangegaan voor de duur van vier jaar. 2. Dit convenant vervangt alle eerdere afspraken die de convenantpartijen over het gebruik van de verwijsindex hebben gemaakt 3. De convenantpartijen treden uiterlijk vier maanden voorafgaande aan de datum van beëindiging in overleg over de voortzetting van dit convenant. Indien geen van de partijen behoefte heeft aan dit overleg, wordt het convenant stilzwijgend verlengd, opnieuw voor de duur van vier jaar. Artikel 25 Wijziging en aanvulling van het convenant 1. Wijziging en aanvulling van dit convenant vindt schriftelijk plaats en is slechts mogelijk met instemming van alle convenantpartijen. Artikel 26 Slotbepaling Dit convenant kan worden aangehaald als Convenant Verwijsindex Flevoland Esar. 18

19 Bijlage 1 Aanwijzing procesmanager en convenantbeheerder (artikel 3) Het college van B&W van de gemeente Almere benoemt tot procesmanager, tevens convenantbeheerder. Voor de taakverdeling van de zes door de colleges van B&W aangewezen procesmanagers is zoveel mogelijk de woon of verblijfplaats van de jeugdige bepalend. Is op grond van dit criterium onduidelijk welke procesmanager op dient te treden, dan voeren de betrokken procesmanagers overleg en bepalen ze gezamenlijk wie van hen in de betreffende situatie de taken van de procesmanager uit zal oefenen. Een zelfde regeling geldt voor de taakuitoefening van de functie van convenantbeheerder. Doet een hoofdregisseur in verband met stagnaties bij de totstandkoming of uitvoering van een gezamenlijke aanpak een beroep op de procesmanager, dan is bevoegd tot optreden de procesmanager van de gemeente van de woon of verblijfplaats van de jeugdige. datum en plaats Het college van B&W van de gemeente Dronten benoemt tot procesmanager, tevens convenantbeheerder. Voor de taakverdeling van de zes door de colleges van B&W aangewezen procesmanagers is zoveel mogelijk de woon of verblijfplaats van de jeugdige bepalend. Is op grond van dit criterium onduidelijk welke procesmanager op dient te treden, dan voeren de betrokken procesmanagers overleg en bepalen ze gezamenlijk wie van hen in de betreffende situatie de taken van de procesmanager uit zal oefenen. Een zelfde regeling geldt voor de taakuitoefening van de functie van convenantbeheerder. Doet een hoofdregisseur in verband met stagnaties bij de totstandkoming of uitvoering van een gezamenlijke aanpak een beroep op de procesmanager, dan is bevoegd tot optreden de procesmanager van de gemeente van de woon of verblijfplaats van de jeugdige. datum en plaats Het college van B&W van de gemeente Lelystad benoemt tot procesmanager, tevens convenantbeheerder: Voor de taakverdeling van de zes door de colleges van B&W aangewezen procesmanagers is zoveel mogelijk de woon of verblijfplaats van de jeugdige bepalend. Is op grond van dit criterium onduidelijk welke procesmanager op dient te treden, dan voeren de betrokken procesmanagers overleg en bepalen ze gezamenlijk wie van hen in de betreffende situatie de taken van de procesmanager uit zal oefenen. Een zelfde regeling geldt voor de taakuitoefening van de functie van convenantbeheerder. 120

20 Doet een hoofdregisseur in verband met stagnaties bij de totstandkoming of uitvoering van een gezamenlijke aanpak een beroep op de procesmanager, dan is bevoegd tot optreden de procesmanager van de gemeente van de woon of verblijfplaats van de jeugdige. ondertekening, datum en plaats Het college van B&W van de gemeente Noordoostpolder benoemt tot procesmanager, tevens convenantbeheerder. Voor de taakverdeling van de zes door de colleges van B&W aangewezen procesmanagers is zoveel mogelijk de woon of verblijfplaats van de jeugdige bepalend. Is op grond van dit criterium onduidelijk welke procesmanager op dient te treden, dan voeren de betrokken procesmanagers overleg en bepalen ze gezamenlijk wie van hen in de betreffende situatie de taken van de procesmanager uit zal oefenen. Een zelfde regeling geldt voor de taakuitoefening van de functie van convenantbeheerder. Doet een hoofdregisseur in verband met stagnaties bij de totstandkoming of uitvoering van een gezamenlijke aanpak een beroep op de procesmanager, dan is bevoegd tot optreden de procesmanager van de gemeente van de woon of verblijfplaats van de jeugdige. datum en plaats Het college van B&W van de gemeente Urk benoemt tot procesmanager, tevens convenantbeheerder. Voor de taakverdeling van de zes door de colleges van B&W aangewezen procesmanagers is zoveel mogelijk de woon of verblijfplaats van de jeugdige bepalend. Is op grond van dit criterium onduidelijk welke procesmanager op dient te treden, dan voeren de betrokken procesmanagers overleg en bepalen ze gezamenlijk wie van hen in de betreffende situatie de taken van de procesmanager uit zal oefenen. Een zelfde regeling geldt voor de taakuitoefening van de functie van convenantbeheerder. Doet een hoofdregisseur in verband met stagnaties bij de totstandkoming of uitvoering van een gezamenlijke aanpak een beroep op de procesmanager, dan is bevoegd tot optreden de procesmanager van de gemeente van de woon of verblijfplaats van de jeugdige. datum en plaats 121