HET NIEUWE WERKEN SYLLABUS. Een inspirerende bundeling van theorie en praktijk, tips en ervaringen, kansen en bedreigingen.

Transcriptie

1 SYLLABUS HET NIEUWE WERKEN Een inspirerende bundeling van theorie en praktijk, tips en ervaringen, kansen en bedreigingen. Inclusief best practices bij onder meer KPN, TU Delft, KPMG en het Van Gogh Museum.

2 Het Nieuwe Werken Kansen, uitdagingen en best practices WEKA Uitgeverij BV, Amsterdam 2010

3 Omslagontwerp: ZEDline, Ostuni Boekverzorging: LINE UP boek en media bv Druk: Drukkerij Wilco, Amersfoort 2010, WEKA Uitgeverij BV, Amsterdam ISBN: NUR: 801 Productnummer: Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van art. 16b en 17 Auteurswet 1912 dient men de daarvoor verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht, Postbus 882, 1180 AW Amstelveen. Voor het overnemen van een of enkele gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers of andere compilatiewerken dient men zich tot de uitgever te wenden. iv het nieuwe werken

4 Inhoud Voorwoord 1 Het Nieuwe Werken: voor- en nadelen 3 Het Nieuwe Werken werkt écht 9 9 tips om de werkvloer te activeren 13 Bricks, Bytes & Behavior 21 We hebben leiders nodig, geen managers 27 Het Nieuwe Werken vraagt om maatwerk 35 Het Nieuwe Werken: uitdagingen en kansen 41 Het Nieuwe Werken en MVO 47 Groen denken, groen bouwen en groen gebruiken 51 Kwalitatieve en kwantitatieve effecten van Het Nieuwe Werken 61 Balans tussen kwaliteit, rendement en duurzaamheid 69 Persoonlijke werkstijlen sleutel tot winst 81 De waarde van een architect 85 Organisatiecultuur en ruimtegebruik 91 Ontmoetingsplaatsen in een organisatie 99 Werkplekconcepten moeten inspireren 107 Cases Van Gogh Museum 115 UVIT 119 VNG 125 Creative Valley 131 Creative Valley (2) 137 KPN 141 KPMG 149 Faculteit Bouwkunde TU Delft 155 inhoud v

5 Voorwoord Het Nieuwe Werken (HNW) is langzaamaan een begrip aan het worden. Maar er is ook veel onduidelijkheid over. Wat is het nu precies? Wat moet ik doen om het in te voeren? En wat betekent het voor de organisatie? Eén ding is zeker: om er een succes van te maken heb je draagvlak nodig binnen de organisatie. HNW moet breed gedragen worden door directie, lijnmanagers, ICT, HR-professionals, kwaliteitsmanagers, facility managers en niet in de laatste plaats de medewerkers zelf. Om het vervolgens praktisch handen en voeten te geven komen externe leveranciers in beeld: (interieur)inrichters, architecten, bouwprofessionals, organisatieadviseurs. De sleutel tot succes zit hem in een integrale benadering van HNW. Zorg dat alle stakeholders betrokken zijn bij het opstellen van een HNW-plan. Hiermee voorkom je dat essentiële aspecten over het hoofd worden gezien. Flexibele werkplek. Prima, maar is er rekening gehouden met de arbo-eisen? Is men wel bereid om z n vaste plekje op te geven? Wat betekent dit voor de inrichting van het pand? En is het management wel klaar om de medewerkers los te laten en voortaan te sturen op resultaat? Hoe staat het met de werk-privébalans? Zomaar enkele vragen die al gauw boven komen bij het ingaan van een HNWtraject. In dit boek zijn artikelen gebundeld die u helpen bij het beantwoorden van deze en nog veel meer vragen met betrekking tot HNW. Steeds weer vanuit een andere invalshoek, met verschillende accenten en nieuwe inzichten. Het tweede deel van dit boek gaat nader in op de praktijk. Aan de hand van acht concrete cases (onder meer bij KPN, UVIT en KPMG) ziet u HNW in bedrijf. Alles bij elkaar een inspirerende bundeling van theorie en praktijk, tips en ervaringen, kansen en uitdagingen. Tezamen vormen ze de stukjes die de HNWpuzzel voor u compleet maken. Veel succes bij uw eigen invulling van Het Nieuwe Werken! Peter van den Hout Hoofdredacteur WEKA Uitgeverij * Voor de laatste ontwikkelingen kunt u terecht op de speciale website Hier vindt u naast nieuws en gratis rapporten ook informatie over een Leergang Implementatie van Het Nieuwe Werken en de mogelijkheid om u aan te melden voor de LinkedIn-groep. voorwoord 1

6 Het Nieuwe Werken: voor- en nadelen Loek van den Broek Eeuwenlang werkten we gewoon vanuit huis. Het fenomeen fabriek is historisch bezien maar net een eeuw oud. Het bleek in veel gevallen efficiënter het werk op een centrale plaats te verrichten. Bovendien werden machines steeds groter en pasten niet meer in de privéwerkplaats achter het woonhuis. Het fenomeen kantoor is een imitatie van dat denken voor de meer administratieve functies. De noodzakelijke onderlinge afstemming was leidend om bij elkaar in een gebouw te gaan zitten. Eerst de fiets en later de auto, bus, trein en zelfs het vliegtuig maakten dat werknemers steeds verder van huis gingen werken. Telefoon, webcam, laptop, mailen, maar ook steeds tijdrovender files, dure reiskosten en de enorme fossiele brandstofconsumptie naast een snel rond zich heen grijpende globalisering maken dat onder druk van de omstandigheden werkgevers anders gaan denken. Vooral het hebben van collega s in andere werelddelen versnelt de noodzaak om te gaan werken op geheel andere manieren dan gebruikelijk was. Het begon in de jaren negentig met thuiswerk. Maar inmiddels heeft de technologie zich ontwikkeld en kunnen werknemers ook vanuit de tuin of vanaf het vakantieadres of op het strand werken. De techniek maakt het mogelijk dat werknemers in de avonduren of in het weekend werken en donderdagmorgen genieten van vrije tijd. Er zijn goedkope notebooks, mobiel-breedbandverbindingen met het bedrijf, er is gsm, iphone, een webcam en er zijn videoconferencingsystemen. Spraak- en beeldbellen worden al door elkaar heen gebruikt. Ook gps zal een grote invloed op Het Nieuwe Werken (HNW) krijgen. Het kilometerheffingskastje laat straks precies zien waar iemand op welk moment rijdt. Het percentage vrouwen dat werkt, nadert met rasse schreden het percentage werkende mannen. Hoewel er steeds meer eengezinshuishoudens komen, zijn bijna alle samenwonenden tweeverdieners. Dat vergt afstemming en het verdelen van taken. Flexibilisering van werktijden is dan een welkome aanvulling op de arbeidsvoorwaarden. het nieuwe werken: voor- en nadelen 3

7 Nieuwe visie op werken Tegelijkertijd betreedt een nieuwe generatie werkenden de arbeidsmarkt. Vrijheid, vertrouwen en verantwoordelijkheid maken dat sommigen hen de VVV-generatie noemen. Anderen praten over generatie Y, de Einstein-generatie, de WWW-generatie of generatie 2.0. Opgegroeid met dit technisch geweld zien ze de mogelijkheden om meer vrijheid in hun werk te krijgen. Ze vragen om ruimte en vooral vertrouwen van een generatie boven hen die minder gewend is met al die technologische snufjes te werken. Ze zijn bereid de verantwoordelijkheid te nemen als ze daarvoor vrijheid en vertrouwen terugkrijgen. De manier van leidinggeven die daarbij past, is gebaseerd op het maken van afspraken over te behalen resultaten. Het geven van ruimte om die afspraken te realiseren en afgerekend worden op output spreken de jongste generaties meer aan dan constant de hete adem van een leidinggevende in de nek voelen. Dat vraagt een volstrekt andere cultuur; een afsprakencultuur waarbij een woord een woord is waarop je echt moet kunnen rekenen. Bijzonder is ook doordat men meetbare afspraken met elkaar maakt dat de zwakke broeders en zusters gemakkelijker zichtbaar worden. Men ziet, onderbouwd door getallen, wie wel en niet voldoet. Als men afspraken niet nakomt en de leidinggevende trekt daar geen consequenties uit, verslapt de daadkracht van de organisatie en ontstaan er grote risico s. Dat betekent voor veel organisaties en vooral de daarin werkzame managers een aardverschuiving in hun rol. Op deze manier afspraken maken, je daaraan houden en de eindresultaten controleren zijn vooral de niet-angelsaksische managers niet gewend. Veel managers zijn bezig met pappen en nathouden en durven medewerkers die niet aan de normen voldoen, daarop nauwelijks aan te spreken. Omdat HNW veel omvattend is en ook om een heel andere kantoorinrichting vraagt, voert men HNW vaak in als men toch op het punt staat een nieuw pand te betrekken. Ervaring van degenen die gestart zijn met HNW, leert dat de volgende aspecten dan veel aandacht verdienen: 1. de indeling en de inrichting van het gebouw; 2. een resultaatgerichte manier van aansturen; 3. leren omgaan met nieuwe vrijheden; 4. een andere technologische ( IT-)infrastructuur; 5. een (bijna volledige) digitale wijze van archiveren; 6. aangepaste arbeidsvoorwaarden; 7. de opbrengsten en de kosten. 4 het nieuwe werken

8 Belangrijkste voordelen van HNW De belangrijkste voordelen van Het Nieuwe Werken zijn: Omdat mensen slechts partieel en alleen als het echt nodig is op het kantoor werken en niemand meer een vaste werkplek heeft, zijn er veel minder werkplekken nodig. Ervaringen leren dat de verhouding werkplek-aantal medewerkers tussen de 30% en de 80% ligt. Per definitie zijn er dus minimaal 20% minder m² nodig. Daar blijft het echter niet bij. Ook de bouwkosten, verlichting, verwarming, bewaking, onderhoud, parkeerterrein en dergelijke gaan terug in kosten. Er zijn organisaties die tot 50% minder parkeerterrein hadden dan voorheen. De huisvestingskosten nemen al snel met een derde deel af. Het gemiddelde aantal m² per persoon daalt in vele organisaties tot rond de zeven. Meer plezier in werk dat veel meer vrijheden biedt. Daardoor ontstaat er tevens een hogere motivatie en een lager ziekteverzuim. Ook het interne verzuim het wel aanwezig maar niet productief zijn neemt af. Meerdere onderzoeken wijzen uit dat de gemiddelde werknemer nu twee derde van de arbeidstijd wel aanwezig is, maar niet bezig is met het doen van dingen waarvoor hij is aangenomen. U leest het goed: twee derde. Daardoor neemt de productiviteit enorm toe. De ervaringen van de organisaties die ermee werken liggen sterk afhankelijk van de soort functie gemiddeld boven de 25%. Degenen die er in het verleden de kantjes afliepen, vallen nu echt door de mand. De verschuiving van het inputdenken naar het outputdenken maakt dat de leidinggevende hen afrekent op het halen van de targets en het nakomen van gemaakte afspraken. Dat betekent dat ze al dan niet vrijwillig sneller de organisatie zullen (moeten) verlaten. De reiskosten en reistijden dalen fors. Men reist alleen maar naar de werkplek als dat is afgesproken en dat is vaak nog maar de helft tot zelfs een derde deel van vroeger. Het gevolg daar weer van is dat de files afnemen en daarmee ook de reistijd als men wel naar de werkplek reist. Maatschappelijk betekent het ook dat er minder aanleg van nog bredere autowegen noodzakelijk is, met de daarbij behorende infrastructuur. Uiteraard is de uitstoot van CO 2 daar ook stevig mee gediend. Omdat medewerkers graag bij organisaties werken die het gedachtegoed van HNW toepassen, worden deze organisaties aantrekkelijker als werkgever. Daardoor hebben ze veel minder moeite met het aantrekken van personeel in een krappe arbeidsmarkt. Daarmee hebben ze een antwoord op de vergrijzing, waarbij ze gemiddeld 25% van hun bezetting in de komende tien jaar zien verdwijnen. het nieuwe werken: voor- en nadelen 5