VERSIE GEBRUIKERSHANDLEIDING VOOR WINDOWS 32-BIT

Transcriptie

1 VERSIE GEBRUIKERSHANDLEIDING VOOR WINDOWS 32-BIT TM

2 Aansprakelijkheid Novell, Inc. aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de inhoud of het gebruik van deze handleiding en wijst nadrukkelijk alle expliciete of impliciete aansprakelijk ten aanzien van de verkoopbaarheid of geschiktheid voor welk doel dan ook af. Novell, Inc. behoudt zich verder het recht voor om deze publicatie te reviseren en de inhoud ervan op ieder gewenst moment te wijzigen zonder dat zij verplicht is enige persoon of entiteit hiervan op de hoogte stellen. Novell, Inc. aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor Novell software en wijst nadrukkelijk elke expliciete of impliciete aansprakelijkheid ten aanzien van de verkoopbaarheid of geschiktheid voor welk doel dan ook af. Novell, Inc. behoudt zich verder het recht voor op ieder gewenst moment wijzigingen aan te brengen in enkele of alle onderdelen van Novell software, zonder dat zij verplicht is enige persoon of entiteit hiervan op de hoogte te stellen. Novell en GroupWise zijn gedeponeerde handelsmerken van Novell, Inc. in de Verenigde Staten en andere landen. C3P0, Client 32, Envoy en GroupWise 5 zijn handelsmerken van Novell, Inc. WordPerfect en WordPerfect Office zijn gedeponeerde handelsmerken van Corel Corporation in de Verenigde Staten en in andere landen. QuickMenu is een handelsmerk van Corel Corporation Limited. Franklin Day Planner is een gedeponeerd handelsmerk van Franklin Quest Co. Word Pro is een handelsmerk van Lotus Development Corporation. Windows is een gedeponeerd handelsmerk van Microsoft Corporation. Excel en Windows 95 zijn handelsmerken van Microsoft Corporation. Xerox is een gedeponeerd handelsmerk van Xerox Corporation. Versie Novell, Inc. Alle rechten voorbehouden. Gedrukt in de Verenigde Staten van Amerika Het is verboden deze publicatie geheel of gedeeltelijk te reproduceren, te fotokopiëren, op te slaan in een database, uit te zenden of te vertalen in enige taal zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de uitgever: Novell, Inc N. Technology Way Orem, Utah U.S.A.

3 Inhoud Aan de slag Werken met items in de postbus Groepsafspraken en persoonlijke afspraken plannen Werken met de Agenda De postbus beheren Telefoneren met GroupWise Werken met GroupWise buiten kantoor Werken met documenten Welkom bij GroupWise...2 GroupWise: een korte inleiding...7 Items verzenden en ophalen...16 Bestanden bijsluiten...24 Verzonden items beheren...28 Ontvangen items beheren...31 Afspraken plannen...40 Periodieke afspraken plannen...47 Werken met de dagelijkse agenda...56 Signalen instellen voor agenda-items...59 Werken met de mappenlijst...62 Werken met gedeelde mappen...64 Notify starten...66 Inleiding in archiveren van items in de postbus...69 Items in uw postbus afdrukken...71 Regels maken...73 Anderen toegang geven tot uw postbus...80 De prullenbak openen en leegmaken...84 Items uit de postbus verwijderen...86 Items in uw postbus opslaan...87 Faciliteiten in eigendom...89 Werken met Zender bellen...92 Werken met Conversation Place...92 Inleiding in GroupWise Remote...97 Voorbereiding voor werken met Remote Items in Remote zenden en ophalen Configuratie van uw remote verbindingen Documenten beheren in GroupWise Documenten maken Documenten importeren in een GroupWise-bibliotheek GroupWise integreren met uw toepassingen...132

4 Meerdere versies van een document opslaan Documenten delen De geschiedenis van een document bekijken Documenten afmelden Documenten aanmelden Documenten verwijderen Documenten kopiëren Documenten opslaan Documenten openen GroupWise aanpassen Items zoeken in uw postbus Werkstroom-items zenden en ontvangen Werken met het Adresboek Werken met GroupWise Imaging Aanmelden bij GroupWise Opties voor GroupWise instellen Wachtwoorden toewijzen aan uw postbus De werkbalk aanpassen Bibliotheekinstellingen aanpassen Werken met startopties Items zoeken Tekst zoeken in items Filteren Inleiding in werkstromen Inleiding in het Adresboek Zoeken naar gebruikers en faciliteiten Items adresseren met behulp van groepen Persoonlijke adresboeken maken Adressen vanuit het ene adresboek verplaatsen naar een ander adresboek Andere informatie weergeven in het adresboek Berichten zenden met het adresboek Werken met de Voorkeurlijst Groepen, organisaties of faciliteiten bekijken in het adresboek Inleiding in Imaging Werken met aantekeningen Scannen Een bestaande afbeelding openen Een afbeelding verzenden via Aanmelden bij GroupWise Index Index...226

5 Aan de slag Welkom bij GroupWise 1

6 - Welkom bij GroupWise GroupWise is software die voldoet aan al uw behoeften op het gebied van berichten, planning, agendabeheer en documentbeheer. GroupWise starten Hulp vragen Voordat u kunt gaan werken met GroupWise, moet u het Setup-programma van GroupWise uitvoeren. De Wizard van het Setup-programma voert u stap voor stap door het setup-proces. Het programma Setup starten 1 Vraag uw systeembeheerder waar het Setup-programma van GroupWise, SETUP.EXE, te vinden is. U moet weten waar dit programma staat voordat u verder kunt gaan. 2 Controleer of u zich onder uw eigen naam hebt aangemeld bij uw computer. 3 Klik op Start Uitvoeren. 4 Typ het pad naar het programma SETUP.EXE van GroupWise klik op OK. 5 Volg de instructies van het programma Setup. GroupWise starten 1 Dubbelklik op op uw bureaublad. Het hoofdvenster van GroupWise wordt weergegeven. Zie GroupWise: een korte inleiding in deze sectie voor meer informatie over het hoofdvenster. Als u problemen hebt bij het werken met GroupWise, kunt u op verschillende manieren hulp krijgen. Waarmee u ook bezig bent in GroupWise, er is altijd online Help beschikbaar. Naast de on-line Help kunt u antwoorden op uw vragen vinden in het tijdschrift Cool Solutions, dat op het Web te vinden is. Werken met on-line Help De documentatie voor klanten van GroupWise is on line beschikbaar. Er zijn diverse toegangsmethoden voor de on-line Help. U kunt dus de methode kiezen die voor u het meest geschikt is. Hoe kan ik geeft een lijst van Help-onderwerpen, gerangschikt naar verwante taken. 1 Klik op Help Help-onderwerpen Inhoud Dubbelklik op Hoe kan ik. 2 Welkom bij GroupWise

7 Index geeft trefwoorden weer om te helpen bij het zoeken naar informatie, net als een index in een boek. 1 Klik op Help Help-onderwerpen het tabblad Index. Richtlijnen helpen u bij een taak of een reeks taken zodat u stap voor stap de functies van GroupWise leert kennen. U kunt de instructies in de richtlijnen doorlezen als u de stappen voor taken liever niet doorloopt. Welkom bij GroupWise 3

8 1 Klik op Help Richtlijnen. Contextgevoelige Help geeft een korte uitleg weer van een optie in een dialoogvenster. 1 Klik in een dialoogvenster op klik op een optie. Zoeken Hiermee kunt u zoeken naar specifieke woorden of zinsdelen. Er worden Help-onderwerpen weergegeven waarin die woorden of zinsdelen voorkomen. 1 Klik op Help Help-onderwerpen het tabblad Zoeken. 4 Welkom bij GroupWise

9 Werken met het tijdschrift Cool Solutions Cool Solutions is een on-line Web-tijdschrift waarin u alles kunt lezen over GroupWise. In dit tijdschrift vindt u handige tips en artikelen met details over het gebruik van GroupWise. Daarnaast vindt u hulpmiddelen zoals Quick Start-kaarten die u kunt downloaden en demonstraties voor uitleg wanneer u GroupWise voor het eerst gaat gebruiken. Hieronder volgt een voorbeeld van wat er te vinden is. Cool Solutions openen 1 Ga met uw Web-browser naar pagina Kies Basics als u meer wilt weten over de basisfuncties van GroupWise. Kies The Vault voor oude nummers van dit blad. Klik op Notify Me voor een bericht telkens wanneer er nieuwe artikelen zijn. Kies Talk to Us en stuur ons uw mening over GroupWise. Vragen sturen naar de GroupWise-experts Ask the Experts is het forum waarin u vragen kunt stellen over GroupWise. Als u een vraag hebt over een bepaalde functie van GroupWise, zoals het delen van mappen, het afdrukken van een agenda enzovoort en u het antwoord niet vindt in de documentatie, stuurt u de vraag naar de experts. 1 Ga met uw Web-browser naar 2 Klik op Ask the Experts Ask US. 3 Klik op Ask the Cool Solutions Experts. Afhankelijk van het formaat van uw monitor kan het nodig zijn om door te bladeren totdat u de Web-pagina Ask the Cool Solutions Experts hebt gevonden. Welkom bij GroupWise 5

10 4 Typ uw informatie en uw vraag. 5 Klik op Send. Hulpmiddelen downloaden vanuit Cool Solutions Op de pagina Downloadables vindt u een groot aantal hulpmiddelen die u kunt downloaden en in uw organisatie kunt gebruiken. U vindt hier onder andere demo s waaraan u kunt zien hoe u GroupWise gebruikt, artikelen uit het tijdschrift en een Quick Start-kaart. 1 Typ in uw web-browser 2 Klik op Downloadables. 3 Klik op het item dat u wilt downloaden en volg de instructies. 6 Welkom bij GroupWise

11 GroupWise: een korte inleiding GroupWise voert op één centrale plek al uw functies voor berichten, planningen, agendabeheer en documentbeheer uit. Het hoofdvenster In de titelbalk verschijnen beschrijvingen van de menuitems. Het hoofdvenster is uw "thuisbasis" voor GroupWise. Vanuit het hoofdvenster kunt u berichten lezen, afspraken plannen, uw agenda bekijken, documenten openen en nog veel meer. Werkbalk Mappenlijst Itemlijst Met QuickViewer kunt u berichten in uw postbus lezen zonder deze in een afzonderlijk venster te openen. In GroupWise kunt u meer dan één hoofdvenster openen. Dit is handig wanneer u optreedt als gemachtigde voor een andere gebruiker. U kunt naar uw eigen hoofdvenster kijken en tegelijkertijd naar het hoofdvenster van degene die u gemachtigd heeft. U kunt ook een bepaalde map openen in het ene venster en uw agenda bekijken in het andere. U kunt zo veel hoofdvensters openen als het geheugen van uw computer toelaat. Hieronder worden de basiselementen van het hoofdvenster beschreven. Werkbalk Met de werkbalk kunt u veelvuldig voorkomende taken in GroupWise snel uitvoeren, zoals het openen van het adresboek, het verzenden van berichten en het weergeven van de agenda. Wanneer u met de muis naar een knop van de werkbalk wijst, verschijnt de knopinfo met de naam van de bijbehorende functie. Mappenlijst Met de mappenlijst links in het hoofdvenster kunt u de items die u verzendt en ontvangt, ordenen. Ook kunt u nieuwe mappen maken waarin u uw items kunt opslaan. GroupWise: een korte inleiding 7

12 In de diverse standaardmappen treft u het volgende aan: Uw gebruikersmap (de map met uw naam) met uw GroupWisedatabase. De gebruikersmap bevat zowel andere mappen als items. Uw postbus bevat alle items die u hebt verzonden en ontvangen. Met de knoppen van de werkbalk kunt u desgewenst alleen verzonden of alleen ontvangen items bekijken. De archiefkast bevat alle persoonlijke en gedeelde mappen. Werk in uitvoering bevat berichten die nog niet af zijn. U kunt aan een bericht werken en het later verzenden. Deze map bevat ook verwijzingen naar documenten die open zijn geweest of die zijn afgemeld. In de Prullenbak vindt u alle items en documenten die u hebt verwijderd. Itemlijst De itemlijst rechts in het hoofdvenster geeft uw berichten en telefoonnotities, afspraken, notities, taken en documentverwijzingen weer. Met de knoppen op de werkbalk kunt u inkomende, uitgaande en persoonlijke items weergeven. QuickViewer De QuickViewer wordt onder het vak Itemlijst geopend. Met de QuickViewer kunt u items snel bekijken in plaats van ieder item in een afzonderlijk venster te openen. Beschrijving van de postbus Alle items, of u deze nu verzendt of ontvangt, worden opgeslagen in uw GroupWise-postbus op het netwerk. U kunt ook alleen snel ontvangen items, verzonden items, persoonlijke items of conceptitems weergeven door op de werkbalkknoppen te klikken. Met Filter kunt u de weergave van items in uw postbus verder beperken. Zie voor meer informatie Filteren bij Items zoeken in uw postbus. U kunt uw berichten ordenen door deze te verplaatsen naar mappen in uw archiefkast. Pictogrammen naast items in uw postbus Naast ieder item dat u ontvangt ziet u een pictogram waaraan u iets over het item kunt zien nog voordat u het hebt gelezen. U kunt bijvoorbeeld zien wat voor soort item het is (bericht, afspraak, enzovoort) en welke prioriteit het item heeft. Ook kunt u zien of het item een bijlage heeft, of een item dat u hebt verzonden misschien niet aan alle geadresseerden kon worden afgeleverd, enzovoort. 8 GroupWise: een korte inleiding

13 Pictogram Beschrijving Staat naast een item dat u hebt verzonden. Geeft aan dat GroupWise het item niet heeft kunnen afleveren bij een of meer geadresseerden. Verschijnt naast een taak of afspraak die u hebt verzonden. Naast een taak geeft dit teken aan dat minstens één geadresseerde de taak heeft verwijderd zonder deze te markeren als Voltooid. Naast een afspraak geeft dit teken aan dat minstens één geadresseerde de afspraak heeft geweigerd of verwijderd zonder deze te accepteren. Staat naast een item dat u hebt verzonden. Naast een afspraak geeft dit teken aan dat niet alle geadresseerden de afspraak hebben geaccepteerd. Naast een taak geeft dit pictogram aan dat niet alle geadresseerden de taak hebben voltooid. Naast andere rubrieken geeft het pictogram aan dat niet alle geadresseerden het item hebben geopend of dat niet alle geadresseerden het item hebben verwijderd. Ongeopend bericht met een lage, normale of hoge prioriteit. Geopend bericht met een lage, normale of hoge prioriteit. Ongeopende afspraak met een lage, normale of hoge prioriteit. Geopende afspraak met een lage, normale of hoge prioriteit. Ongeopende taak met een lage, normale of hoge prioriteit. Geopende taak met een lage, normale of hoge prioriteit. Ongeopende notitie met een lage, normale of hoge prioriteit. Geopende notitie met een lage, normale of hoge prioriteit. Ongeopende telefoonnotitie met een lage, normale of hoge prioriteit. GroupWise: een korte inleiding 9

14 Pictogram Beschrijving Geopende telefoonnotitie met een lage, normale of hoge prioriteit. Ongeopend document met een lage, normale of hoge prioriteit. Geopend document met een lage, normale of hoge prioriteit. De afzender verzoekt u om dit item te beantwoorden. Het item kan een lage, normale of hoge prioriteit hebben. Weergave-opties in uw postbus U kunt de items in uw postbus op drie verschillende manieren bekijken, afhankelijk van de manier waarop u de informatie wilt ordenen. In het menu Beeld vindt u de opties Details, Discussie-overzichten en Als agenda weergeven. Details Met Details wordt een lijst met items en informatie over die items weergegeven in kolommen, waaronder onderwerp, datum, afschrift, prioriteit, documenttype, datum van voltooiing, grootte, versienummer en een groot aantal andere categorieën. De standaardweergave van de postbus is Details, als u de eigenschappen van de postbus niet hebt gewijzigd. 1 Klik op op de werkbalk voor een gedetailleerde weergave. Discussie-overzichten Met discussie-overzichten wordt de discussie over een oorspronkelijk item weergegeven, met alle reacties in hiërarchische volgorde gegroepeerd. 1 Klik op op de werkbalk voor een weergave van discussie-overzichten. 10 GroupWise: een korte inleiding

15 Als agenda weergeven Met een weergave als agenda worden alle geplande items weergegeven die zijn opgeslagen in een bepaalde map. Dit is handig wanneer u alle afspraken en overige items voor een bepaald project handmatig of met behulp van regels in één map onderbrengt. 1 Klik op op de werkbalk voor een weergave als agenda. Kolommen in een postbus De itemlijst in het hoofdvenster is verdeeld in kolommen. Iedere kolom bevat informatie over de items in de lijst. Er zijn bijvoorbeeld kolommen voor het onderwerp van een item, voor de datum, enzovoort. U kunt de kolomweergave voor de diverse mappen in uw hoofdvenster aanpassen door de kolombreedte te wijzigen, kolommen toe te voegen of te verwijderen en door de volgorde van kolommen te wijzigen. U kunt zelfs voor elke persoonlijke map in de mappenlijst een andere kolominstelling definiëren. GroupWise: een korte inleiding 11

16 Kolommen toevoegen aan de postbus 1 Open in het hoofdvenster de map waaraan u kolommen wilt toevoegen. 2 Klik met de rechtermuisknop op een kolomkop klik op een kolomtitel. of Klik met de rechtermuisknop op een kolomkop klik op Meer kolommen een kolom in de keuzelijst Beschikbare kolommen Toevoegen. Tip U kunt meerdere kolommen selecteren voor toevoegen door Ctrl ingedrukt te houden terwijl u op de kolommen klikt. De volgorde van kolommen wijzigen 1 Open in het hoofdvenster de map waarin u de kolominstellingen wilt wijzigen. 2 Klik met de rechtermuisknop op een kolomkop klik op Meer kolommen. 3 Klik op een kolomnaam in het vak Beschikbare kolommen. 4 Klik op de knoppen Omhoog of Omlaag. 5 Klik op OK. Tips U kunt kolommen ook slepen naar een nieuwe positie in het hoofdvenster. Bij Eigenschappen kunt u voor elke map in de postbus een andere kolominstelling definiëren. Breedte van kolommen in de postbus wijzigen 1 Klik in het hoofdvenster op de map waarvan u de kolombreedte wilt wijzigen. 2 Plaats de muisaanwijzer boven de rand van een kolomkop, totdat u een tweekoppige pijl ziet sleep om de breedte van de kolom te wijzigen. Kolomitems in de postbus sorteren 1 Klik op de map met de items die u wilt sorteren. 2 Klik op Beeld Sorteren. 12 GroupWise: een korte inleiding

17 3 Klik in de keuzelijst op de categorie waarop u wilt sorteren. 4 Klik op Oplopend als u van A tot Z wilt sorteren. of Klik op Aflopend als u van Z tot A wilt sorteren. 5 Klik op OK. Kolommen verwijderen uit de postbus 1 Open in het hoofdvenster de map waaruit u kolommen wilt verwijderen. 2 Sleep de kolomkop van de kolombalk af. De werkbalk Met de werkbalk hebt u toegang tot een groot aantal functies en opties van GroupWise. Wanneer u bepaalde functies gebruikt (wanneer u bijvoorbeeld in de Agenda werkt), verschijnt de werkbalk voor die functie. Als u informatie over een knop op een werkbalk wilt krijgen, plaatst u de muisaanwijzer op die knop en leest u de knopinformatie die dan verschijnt. U kunt werkbalken aanpassen door knoppen toe te voegen of te verwijderen, de volgorde van de knoppen te kiezen en scheidingstekens aan te brengen tussen de knoppen. Zie voor meer informatie De werkbalk aanpassen bij GroupWise aanpassen. De weergave van de werkbalk wijzigen 1 Klik op Beeld Werkbalk als de werkbalk niet wordt weergegeven. 2 Klik met de rechtermuisknop op de werkbalk klik op Eigenschappen. 3 Klik op de tab Weergeven. GroupWise: een korte inleiding 13

18 14 GroupWise: een korte inleiding 4 Kies een weergave voor de werkbalk klik op OK.

19 Werken met items in de postbus GroupWise: een korte inleiding 15

20 Items verzenden en ophalen Dagelijks communiceert u op een groot aantal verschillende manieren. Om aan deze verschillende behoeften te kunnen voldoen, stelt GroupWise items beschikbaar van een aantal verschillende rubrieken. Hieronder worden de diverse rubrieken beschreven. Bericht Een bericht is de basisvorm van correspondentie. U gebruikt dit voor alles wat op een memo of een brief lijkt. Telefoonnotitie Met een telefoonnotitie kunt u iemand inlichten over een telefoontje of een bezoeker. U kunt informatie opnemen over de beller, het telefoonnummer, het bedrijf, hoe dringend het gesprek was, enzovoort. Afspraak Met een afspraak kunt u mensen uitnodigen en faciliteiten plannen voor vergaderingen of gebeurtenissen. U kunt de datum, het tijdstip en de locatie voor de vergadering plannen. U kunt persoonlijke afspraken gebruiken voor het plannen van persoonlijke gebeurtenissen zoals een afspraak met de dokter, een herinnering om op een bepaald tijdstip iemand te bellen, enzovoort. Zie Afspraken plannen bij Afspraken voor de groep en persoonlijke afspraken plannen voor meer informatie. Taak Een taakitem is een taak die u moet verrichten. U plaatst dit item op het Taakoverzicht van uzelf of van een ander. U kunt een datum opgeven waarop de taak voltooid moet zijn en een prioriteit, bijvoorbeeld A1. Niet-voltooide taken worden naar de volgende dag getransporteerd. Notitie Een notitie is een herinnering die u op een bepaalde datum in uw eigen agenda of in die van een ander plaatst. Met notities kunt u uzelf en anderen herinneren aan deadlines, vakanties, vrije dagen, enzovoort. Persoonlijke notities zijn handig als geheugensteuntje voor verjaardagen, vrije dagen, betaaldagen, enzovoort. Berichten zenden Een bericht lijkt op een intern memo; er zijn een eerste geadresseerde, een onderwerpregel en een datum, en u kunt een afschrift (al dan niet in het bericht vermeld) naar andere gebruikers zenden. Ook kunt u bijlagen maken van bestanden, geluiden en films. 16 Items verzenden en ophalen

21 CC (afschrift) Hiermee zendt u kopieën van een item naar gebruikers die deze informatie kunnen gebruiken maar niet rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de informatie of voor aanwijzingen daarin. Alle geadresseerden kunnen zien aan wie afschriften zijn verzonden. BC (Geheim afschrift) Hiermee zendt u een kopie van een item naar een geadresseerde zonder dat de andere geadresseerden dit kunnen zien. Alleen de afzender en de geadresseerde van het geheime afschrift weten dat deze kopie is verstuurd. 1 Klik op op de werkbalk. 2 Typ in het vak Aan de naam van een gebruiker druk op Enter. Herhaal dit voor eventuele andere gebruikers die u wilt toevoegen. Als u gebruikersnamen wilt selecteren in een lijst, klikt u op Adresboek dubbelklik op iedere gebruiker klik op OK. 3 Typ een onderwerp. 4 Typ een bericht. 5 Klik op Zenden. Tips Bij opties voor de standaardweergave kunt u een andere standaardweergave voor berichten instellen. Zie Opties voor GroupWise instellen bij GroupWise aanpassen voor meer informatie. U kunt een groot aantal opties instellen. U kunt bijvoorbeeld een bericht een hoge prioriteit geven, verzoeken om antwoord van de geadresseerde, enzovoort. Zie Opties voor GroupWise instellen bij GroupWise aanpassen voor meer informatie. Items verzenden en ophalen 17

22 Telefoonnotities zenden Een telefoonnotitie is een notitie die u kunt zenden om andere gebruikers van GroupWise op de hoogte te stellen van telefoontjes die zij hebben ontvangen terwijl ze niet aanwezig of niet beschikbaar waren. Telefoonnotities worden opgeslagen in de postbus van de geadresseerde. Een telefoonnotitie is niet meer dan een weergave, net als een taak- of een berichtweergave. Vanuit een telefoonnotitie kunt u de telefoon niet beantwoorden. Met Conversation Place beheert u uw telefoon rechtstreeks vanaf het bureaublad van GroupWise. Zie Werken met Conversation Place bij Telefoneren met GroupWise voor meer informatie. U kunt de ontvangen telefoonnotities wijzigen in taken, notities of andere persoonlijke itemweergaven. Op die manier kunt u een verslag vastleggen van een gesprek op de datum waarop het heeft plaatsgevonden (Notitie) of een opdracht voor uzelf maken die u later moet voltooien (Taak). Zie Rubrieken wijzigen bij Ontvangen items beheren voor meer informatie. 1 Klik op Bestand Nieuw Telefoonnotitie. 2 Typ de naam van de gebruiker in het tekstvak Aan. Terwijl u de naam van de gebruiker typt, wordt met de functie Naam aanvullen in het systeemadresboek naar de naam gezocht. Wanneer deze wordt gevonden, verschijnt de naam in het vak Aan. 3 Typ de naam, het bedrijf en het telefoonnummer van de beller. 18 Items verzenden en ophalen

23 4 Klik op de selectievakjes die op deze telefoonnotitie van toepassing zijn. 5 Typ het bericht in het vak Bericht. 6 Klik op Zenden. Tip U kunt een knop Nieuwe telefoonnotitie op de werkbalk plaatsen. Zie De werkbalk aanpassen bij GroupWise aanpassen voor meer informatie. Taken zenden Een taak is een item dat op een bepaalde datum en tijd voltooid moet zijn en dat u kunt toewijzen aan uzelf, een andere gebruiker van GroupWise of een groep gebruikers. Als u bijvoorbeeld iemand hebt opgedragen om een rapport te schrijven dat volgende week klaar moet zijn, kunt u dat rapport als taak aan die gebruiker toewijzen. De gebruiker kan de taak accepteren of weigeren, maar totdat de taak is geweigerd of voltooid staat de taak iedere dag in het taakoverzicht van die gebruiker. Zodra de taak is geaccepteerd, verschijnt deze op de begindatum in de agenda. Wanneer de einddatum is verstreken, wordt de taak rood weergegeven in de agenda. Wanneer u een taak markeert als Voltooid, wordt deze niet langer in uw agenda naar de volgende dag getransporteerd. Zodra u klaar bent met een taak, kunt u deze markeren als Voltooid. Wanneer u degene bent die een toegewezen taak hebt gemaakt, kunt u vragen om een melding wanneer de taak is gemarkeerd als Voltooid (dit kan alleen als Notify is geïnstalleerd). In het venster Eigenschappen wordt de status Voltooid vermeld, samen met de datum en de tijd waarop de taak is gemarkeerd als Voltooid. Een taak toewijzen aan een andere gebruiker Wanneer u een taak toewijst aan een andere gebruiker, verschijnt een kopie van die taak in uw postbus. U kunt desgewenst een prioriteitenniveau toewijzen aan een taak. Er zijn twee prioriteitenniveaus: alfabetisch en numeriek. Een taak kan bijvoorbeeld een prioriteit hebben als A, A1, A2, B, B1, B2, enzovoort. Items verzenden en ophalen 19

24 Naast het prioriteitenniveau kunt u bij de Zendopties op de tab Taak een zendprioriteit toewijzen (hoog, normaal of laag). De zendprioriteit bepaalt hoe de taak wordt weergegeven in de postbus van de geadresseerde. Als u bijvoorbeeld de zendprioriteit Hoog toewijst aan een taak, wordt het pictogram van de taak in rood weergegeven in de postbus van de geadresseerde. 1 Klik op op de werkbalk. 2 Typ de naam van degene aan wie u de taak wilt toewijzen. 3 Typ de datum waarop de taak begint. 4 Typ de datum waarop de taak voltooid moet zijn. 5 Typ het onderwerp. 6 Typ een prioriteit voor de taak. 7 Typ een beschrijving voor de taak. 8 Klik op Zenden. Een taak toewijzen aan uzelf 1 Klik op de pijl rechts van op de werkbalk klik op Persoonlijke taak. 20 Items verzenden en ophalen

25 2 Typ een onderwerp. 3 Typ een prioriteit voor de taak. 4 Typ een begindatum. 5 Typ een einddatum. 6 Typ een bericht. 7 Klik op OK. Tips U kunt de begin- en einddatum ook opgeven met de knoppen voor Datum instellen rechts van de tekstvakken Begindatum en Einddatum. Persoonlijke taken worden in uw agenda geplaatst, niet in uw eigen postbus of in de postbus van een ander. Taken markeren als Voltooid Wanneer u klaar bent met een taak, kunt u deze markeren als Voltooid. Taken die u hebt gemarkeerd als Voltooid, worden niet langer in uw agenda naar de volgende dag getransporteerd. Voltooide taken worden in uw agenda aangegeven met een vinkje. Taken waarvan de einddatum is verstreken, worden rood weergegeven. Wanneer u een taak markeert als Voltooid en vervolgens merkt dat u een deel nog niet hebt voltooid, kunt u de markering opheffen. Taken zonder markering worden op de huidige dag weergegeven in uw agenda. Wanneer u een taak markeert als Voltooid, stuurt GroupWise een melding naar degene die de taak heeft gemaakt, als diegene bij Zendopties heeft gekozen voor ontvangst van meldingen. In het venster Eigenschappen van degene die de taak heeft gemaakt, wordt de status Voltooid vermeld met de datum en het uur waarop de taak is gemarkeerd als Voltooid. De status Voltooid van een taak controleren 1 Klik op op de werkbalk. 2 Klik op de taak waarvan u de status wilt controleren. 3 Klik op Bestand Eigenschappen. De markering van een voltooide taak opheffen 1 Klik op Venster Agendaweergave. 2 Klik op het gemarkeerde selectievakje naast de taak. Items verzenden en ophalen 21

26 Notities zenden Een notitie is een herinnering die u op een bepaalde datum in uw eigen agenda of in die van een ander plaatst. U kunt notities gebruiken om uzelf en anderen te herinneren aan deadlines, vakanties, vrije dagen, enzovoort. Persoonlijke notities zijn handig als geheugensteuntje voor verjaardagen, vrije dagen, betaaldagen, enzovoort. Een persoonlijke notitie schrijven 1 Klik op Bestand Nieuw Notitie. 2 Om naar een persoonlijke weergave te gaan, klikt u op Bewerken Wijzigen in Meer klik op het keuzerondje Persoonlijk klik op OK. 3 Typ in het vak Begindatum de datum waarop deze notitie in uw agenda zal verschijnen. 4 Typ desgewenst een onderwerp en de notitie. 5 Klik op OK. Tips Als u later toegang wilt krijgen tot de informatie, opent u uw agenda en selecteert u de datum waarop de informatie verschijnt. Dubbelklik op de notitie in de lijst Notities. U kunt van de weergave Persoonlijke notitie de standaard notitieweergave maken, in plaats van de weergave Groepsnotitie. Zie Opties voor GroupWise instellen bij GroupWise aanpassen voor meer informatie. 22 Items verzenden en ophalen

27 Een notitie zenden naar andere gebruikers 1 Klik op Bestand Nieuw Notitie. 2 Vul de adresvakken in. Als u de gebruikersnaam van een geadresseerde niet kent, klikt u op Adresboek. 3 Typ in het vak Begindatum de datum waarop deze notitie moet verschijnen in de agenda s van de geadresseerden. 4 Typ desgewenst een onderwerp en de tekst van de notitie. 5 Klik op Zenden. Spellingcontrole van items die u zendt Met Spellingcontrole kunt u de tekst controleren op verkeerd gespelde woorden, dubbele woorden en bepaalde fouten bij het gebruik van hoofdletters. U kunt de spelling van geselecteerde woorden of van het hele bericht controleren. Bij de spellingcontrole kunt u kiezen uit de volgende opties: Vervangen Vervangt een verkeerd gespeld woord door een woord dat wordt voorgesteld door Spellingcontrole. Als u een verkeerd gespeld woord wilt vervangen, dubbelklikt u op het woord, of u klikt op het woord klik op Vervangen. Wilt u zelf correcties aanbrengen, dan bewerkt u het woord in het vak Vervangen door klik op Vervangen. Negeren Slaat het woord eenmaal over. De spellingcontrole stopt de eerstvolgende keer dat het woord wordt aangetroffen. Totaal negeren Slaat het woord in het hele document over, overal waar het woord voorkomt. Spellingcontrole negeert het woord tot de volgende keer dat u een spellingcontrole uitvoert. Items verzenden en ophalen 23

28 Toevoegen Voegt het woord toe aan de huidige gebruikerswoordenlijst, die extra woorden bevat. Hierdoor kan de Spellingcontrole het woord herkennen bij toekomstige controles. 1 Klik op het vak Onderwerp of Bericht. of Selecteer de tekst waarvan u de spelling wilt controleren. 2 Klik op Extra Spellingcontrole. 3 Klik op Ja wanneer de spellingcontrole voltooid is. Bestanden bijsluiten U kunt bestanden en documentverwijzingen bijsluiten bij berichten, afspraken, notities, taken en telefoonnotities. Met Bijsluiten kunt u een of meer bestanden of documentverwijzingen zenden naar andere gebruikers. U kunt bijvoorbeeld een kostendeclaratie naar een andere gebruiker sturen. U kunt een bestand bijsluiten dat is opgeslagen op uw vaste schijf, op een diskette of op een netwerkstation. De geadresseerde kan het bijgesloten bestand openen, opslaan, bekijken of afdrukken. Als u het bijgesloten bestand wijzigt nadat u het hebt gezonden, krijgen de geadresseerden deze wijzigingen niet te zien. Als het bestand dat u wilt bijsluiten, een document is dat in een GroupWisebibliotheek staat, kunt u in plaats van het document een documentverwijzing bijsluiten. De geadresseerde kan met deze verwijzing het oorspronkelijke document openen, bekijken, bewerken of afdrukken, afhankelijk van zijn of haar toegangsrechten. Zie Documenten delen bij Werken met documenten voor meer informatie over het delen van rechten. Als u probeert een bijlage te openen of te bekijken die is beveiligd met een wachtwoord, moet u het wachtwoord voor dat bestand typen. Kent u het wachtwoord niet, dan kunt u de bijlage niet openen of bekijken. 24 Bestanden bijsluiten

29 - Een bestand bijsluiten bij een item 1 Klik op op de werkbalk. 2 Vul de vakken Aan, Onderwerp en Bericht in. 3 Klik op om het dialoogvenster Bijlagen te openen. 4 Klik op Bestand selecteren. 5 Klik op het bestand dat u wilt zenden Openen Sluiten. Als u meerdere bestanden wilt bijsluiten, houdt u Ctrl ingedrukt terwijl u op de andere bestanden klikt. 6 Klik op Zenden. Tip De geadresseerden krijgen naast het item in hun postbussen een klein pictogram in de vorm van een paperclip bijlage heeft. te zien. Dit betekent dat het item een Wanneer u een bestand op een schijf of een netwerkstation verplaatst of verwijdert, is dat niet van invloed op een bestand dat u als bijlage bij een item hebt verzonden. Een documentverwijzing bijsluiten bij een item 1 Klik op op de werkbalk. 2 Vul de vakken Aan, Onderwerp en Bericht in. 3 Klik op Documentverwijzing. Bestanden bijsluiten 25

30 - 4 Geef op in welke bibliotheek het document is opgeslagen. 5 Typ het documentnummer in het tekstvak Document. 6 Geef op naar welke versie (huidig, officieel of specifiek) de documentverwijzing verwijst klik op OK. 7 Klik op Zenden. Een bijlage verwijderen van een item 1 Klik met de rechtermuisknop op de bijlage die u wilt verwijderen klik op Verwijderen. Tips Als u in uw weergave geen pictogram ziet staan voor de bijlage, klikt u op klik op de bijlage die u wilt verwijderen Verwijderen Sluiten. Als u een bijlage verwijdert, wordt deze niet van de schijf of het netwerkstation gewist maar alleen uit de lijst met bijlagen verwijderd. U kunt een bijlage verwijderen als u de afzender bent, maar niet als u de geadresseerde bent. Bijlagen bekijken Als u een bijlage snel wilt doornemen, kunt u deze bekijken in plaats van de bijlage te openen. Wanneer u een bijlage bekijkt, wordt deze niet in een afzonderlijke toepassing geopend. In plaats daarvan wordt de bijlage weergegeven in een Viewer. Dit gaat meestal sneller dan het openen van de bijlage. Het kan echter gebeuren dat de opmaak van bijlage hiervoor niet geschikt is. 1 Klik met de rechtermuisknop op de bijlage klik op Bijlage bekijken. Tips Als u in uw weergave geen pictogram voor de bijlage ziet, klikt u op Bestand Bijlagen Bijlage bekijken. Als het item dat u leest verschillende bijlagen heeft, verschijnen deze als pictogrammen boven in het venster Bijlage bekijken. Klik op de andere bijlagen om deze te bekijken. 26 Bestanden bijsluiten

31 - Bijlagen openen Wanneer u een bijgesloten bestand opent, bepaalt GroupWise in welke toepassing het bestand wordt geopend. U kunt de voorgestelde toepassing accepteren of de pad- en bestandsnaam voor een andere toepassing typen. Als u alleen de inhoud van de bijlage kort wilt weergeven, kunt u het bestand bekijken in plaats van het te openen. Zie voor meer informatie Bijgesloten bestanden bekijken eerder in deze sectie. 1 Open het item met de bijlage. 2 Klik met de rechtermuisknop op de bijlage klik op Openen. 3 Als u de bijlage wilt bekijken in een andere toepassing, typt u de padnaam en de naam van het uitvoerbare bestand. Als de juiste toepassing al op de lijst staat, is deze stap overbodig. 4 Klik op OK. Tip Als u in uw weergave geen pictogram voor de bijlage ziet, klikt u op Bestand Bijlagen Openen. Geluidsbestanden bijsluiten bij een item U kunt een geluidsbestand met ingesproken tekst of een digitaal opgenomen geluid bijsluiten bij een item. U kunt bijvoorbeeld een brief dicteren zodat de geadresseerde naar het dictaat kan luisteren en de brief kan typen. Om geluid te kunnen toevoegen aan een item, moet u echter wel de juiste stuurprogramma s voor hardware en software hebben geïnstalleerd. 1 Sleep in een itemweergave uit de statusbalk naar een deel van de weergave dat buiten de tekstvakken ligt. 2 Klik op de cirkel om het geluid op te nemen. 3 Klik op het vierkantje op de opname te stoppen. 4 Klik op Bestand Sluiten en terugkeren naar GroupWise om het dialoogvenster Geluidsrecorder te sluiten. Bestanden bijsluiten 27

32 - Verzonden items beheren In uw postbus kunt u items weergeven die u eerder hebt verzonden. Hieronder volgt een aantal redenen waarom u de verzonden items kunt weergeven. Lezen U kunt een verzonden bericht lezen om te controleren of u de juiste informatie hebt opgenomen, of om u te kunnen herinneren wat u geschreven hebt. Opnieuw zenden U kunt een item een tweede keer zenden, bijvoorbeeld met correcties of naar andere gebruikers die het item oorspronkelijk niet hebben ontvangen. Statusinfo (Eigenschappen) U kunt zien wie het item hebben ontvangen, geopend, verwijderd, enzovoort. Intrekken Als u merkt dat u een fout hebt gemaakt maar het item al hebt verzonden, kunt u het item intrekken zolang de geadresseerden het nog niet hebben gelezen. Items weergeven die u hebt verzonden 1 Klik op Beeld Werkbalk als de werkbalk nog niet wordt weergegeven. 2 Klik op. Tip Houd Ctrl ingedrukt en klik op of om zowel verzonden als ontvangen items weer te geven, afhankelijk van de vraag welke knop momenteel niet is geselecteerd. Bezorging van verzonden items bevestigen U kunt op een aantal manieren laten bevestigen dat uw item is bezorgd. Een verzonden item controleren U kunt de status van een verzonden item controleren in het venster Eigenschappen. Klik met de rechtermuisknop op het item klik op Eigenschappen. In het venster Eigenschappen ziet u onder andere wanneer het item is bezorgd en geopend. Melding wanneer het item wordt geopend of verwijderd U kunt een melding krijgen wanneer de geadresseerde een bericht opent of verwijdert, een afspraak weigert of een taak voltooit. Klik bij het opstellen van een bericht op Bestand Eigenschappen klik op de pop-up lijsten Als geopend of Als verwijderd onder Melding terugkrijgen selecteer de melding die u wilt ontvangen. 28 Verzonden items beheren

33 - Verzoeken om antwoord U kunt de geadresseerde van een item laten weten dat u een antwoord wilt ontvangen. GroupWise voegt dan een zin toe aan het item waarin staat dat er om antwoord wordt verzocht, en verandert het pictogram in de postbus van de geadresseerde in een dubbele pijl. Klik bij het opstellen van een item op Bestand Eigenschappen selecteer hoe snel u het antwoord wilt krijgen in het vak Antwoord gewenst. Items opnieuw zenden Met Opnieuw zenden kunt u een item een tweede maal zenden, bijvoorbeeld een gecorrigeerde versie. U kunt een item dan nogmaals versturen zonder dat u alle informatie opnieuw hoeft te typen. Wanneer u een item opnieuw zendt, kunt u het oorspronkelijke item intrekken. Berichten en telefoonnotities kunnen niet worden ingetrokken als deze al geopend zijn. Afspraken, notities en taken kunnen te allen tijde worden ingetrokken. 1 Klik op op de werkbalk om de lijst met verzonden items te bekijken. 2 Klik met de rechtermuisknop op het item dat u opnieuw wilt zenden klik op Opnieuw zenden. 3 Wijzig het item zonodig klik op Zenden. 4 Klik op Ja als u het originele item wilt intrekken. of Klik op Nee als u het originele item niet wilt intrekken. Tip U kunt bij Eigenschappen van het oorspronkelijke item zien of GroupWise het heeft kunnen intrekken. Als u bij Eigenschappen niet Ingetrokken ziet staan, dan is item reeds geopend. Verzonden items intrekken Met Verwijderen kunt u een reeds verzonden item intrekken. Als u bijvoorbeeld na het verzenden van een item merkt dat u een fout hebt gemaakt, kunt u het item verwijderen voordat de geadresseerden het lezen. 1 Klik in uw postbus op het item dat u wilt intrekken. Klik op op de werkbalk als u de verzonden items in uw postbus wilt weergeven. 2 Klik op Bewerken Verwijderen. 3 Selecteer de betreffende optie. Verzonden items beheren 29

34 4 Klik op OK. Tips U kunt een bericht of telefoonnotitie uit de postbus van een ontvanger intrekken als deze het item nog niet heeft geopend. Afspraken, notities of taken kunnen op elk moment worden ingetrokken. Klik met de rechtermuisknop op het item in uw postbus klik op Eigenschappen om te zien welke geadresseerden uw bericht reeds hebben geopend. De status van uw items controleren U kunt de status van een verzonden item controleren in het venster Eigenschappen. Hier kunt u bijvoorbeeld zien wanneer een item is bezorgd en wanneer de geadresseerde het item heeft geopend of verwijderd. Als een geadresseerde een afspraak heeft geaccepteerd of geweigerd en een toelichting heeft bijgesloten, kunt u deze in het venster Eigenschappen lezen. Ook kunt u zien of een geadresseerde een taak heeft gemarkeerd als Voltooid. Verder kunt u in Eigenschappen informatie zien over items die u ontvangt. U kunt zien wie het item nog meer hebben ontvangen (behalve bij een zogenaamde geheim afschift), u kunt zien hoe groot een bijgesloten bestand is en wanneer het is gemaakt, en nog veel meer. Voor informatie over een document kiest u Activiteitenlog in Eigenschappen. Zie De geschiedenis van een document bekijken bij Werken met documenten voor meer informatie. 1 Klik op het item waarvan u de status wilt controleren of open het item. 2 Klik op Bestand Eigenschappen. Tips U kunt ook met de rechtermuisknop klikken op een item in uw postbus en vervolgens op Eigenschappen klikken voor statusinformatie over dat item. De pictogrammen naast een item kunnen ook handige statusinfo bevatten. Zie GroupWise: een korte rondleiding bij Aan de slag voor meer informatie. 30 Verzonden items beheren

35 Ontvangen items beheren GroupWise slaat alle items, berichten, afspraken, enzovoort die u ontvangt, op in uw postbus. Klik hier om ontvangen items weer te geven. Vanuit uw postbus kunt u items die u hebt ontvangen lezen, beantwoorden en doorsturen. Daarnaast kunt u taken en afspraken delegeren aan andere gebruikers. U kunt een item, bijvoorbeeld een bericht, zelfs veranderen in een ander type item, bijvoorbeeld een afspraak. Ontvangen items lezen Inkomende items kunt u lezen in uw postbus of uw agenda. In uw postbus ziet u een lijst met alle items die u van andere gebruikers hebt ontvangen. Persoonlijke afspraken, notities en taken verschijnen wel in uw agenda, maar niet in uw postbus. U kunt alle typen nieuwe items lezen in uw postbus. Het kan echter handig zijn om afspraken, taken en notities te lezen in uw agenda, zodat u nieuwe berichten kunt bekijken terwijl u naar uw planning kijkt. Berichten en telefoonnotities blijven in uw postbus staan totdat u deze verwijdert. Afspraken, notities en taken blijven in uw postbus staan totdat u deze accepteert, weigert of verwijdert. Wanneer u een afspraak, notitie of taak accepteert, wordt deze in uw agenda gezet. Alle items in de postbus zijn voorzien van een pictogram. In onderstaande tabel ziet u de diverse pictogrammen die in uw postbus kunnen staan. Een item dat geopend is, heeft een ander pictogram dan een item dat niet geopend is. Ontvangen items beheren 31

36 Rubriek Ongeopend Geopend Bericht Telefoonnotitie Taak Afspraak Notitie Items in uw postbus lezen 1 Dubbelklik op het item dat u wilt lezen. Tip Als uw postbus niet wordt weergegeven, klikt u op in uw Mappenlijst. Items lezen in de QuickViewer Met de QuickViewer kunt u de inhoud van uw items snel doornemen. De QuickViewer werkt tijdbesparend omdat u niet ieder item hoeft te openen; u klikt simpelweg op een item of u drukt op Pijl-omlaag om uw items te lezen. Als u klikt op een documentverwijzing, wordt het document weergegeven in QuickViewer. Bijlagen kunnen echter niet worden weergegeven in QuickViewer. Wanneer u in QuickViewer een item leest, verandert het pictogram in dat van een geopend item. De gesloten envelop die een bericht weergeeft, verandert dan in een open envelop. 1 Klik op op de werkbalk. 32 Ontvangen items beheren

37 2 U kunt de QuickViewer groter of kleiner maken door een hoek van het venster te slepen of door de horizontale scheidslijn omhoog of omlaag te slepen. 3 Klik in de postbus op de items die u wilt lezen. Tips Herhaal Stap 1 hierboven als u de QuickViewer wilt sluiten. Klik met de rechtermuisknop in het venster van de QuickViewer om andere opties te kiezen, bijvoorbeeld Afdrukken. Een item markeren als ongelezen Als u een item opent om het te gaan lezen maar het bij nader inzien toch later wilt lezen, kunt u het markeren als Ongelezen. Wanneer u dit doet, verandert het pictogram van het item weer in Ongeopend zodat u weet dat u dit item nog moet lezen. 1 Klik in het hoofdvenster op het item in de Itemlijst. 2 Klik op Acties Later lezen. Tip Wanneer u een geopend item markeert als Ongelezen, wordt de status van het item in Eigenschappen niet gewijzigd. Als u bijvoorbeeld een item hebt geopend en vervolgens hebt gemarkeerd als Ongelezen, ziet de afzender van dat item de itemstatus nog steeds als Geopend staan in het venster Eigenschappen. Ontvangen items beheren 33

38 Antwoorden op ontvangen items Met Antwoord kunt u reageren op een item. U kunt antwoorden aan iedereen die het oorspronkelijke item heeft ontvangen of alleen aan de afzender, zonder dat u een nieuw bericht hoeft te maken en te adresseren. U kunt een kopie van het oorspronkelijke bericht opnemen in uw antwoord. In uw antwoord staat Betreft: met daarachter de oorspronkelijke onderwerptekst. U kunt de onderwerptekst desgewenst wijzigen. Een item beantwoorden 1 Open het item waarop u wilt antwoorden of klik op het item. 2 Klik op Acties Antwoord. 3 Klik op Afzender. of Klik op Iedereen (afzender en ontvangers). 4 Klik op OK. 5 Typ uw bericht klik op Zenden. Tip Als u antwoord stuurt aan alle geadresseerden van een item en bij het oorspronkelijke bericht ook afschriften of geheime afschriften (CC of BC) verzonden zijn, gaat uw antwoord wel naar de CC-geadresseerden maar niet naar de BC-geadresseerden. Berichttekst opnemen in een antwoord 1 Open het item waarop u wilt antwoorden. 2 Klik op Antwoord. 3 Klik op Oorspronkelijk bericht opnemen OK. 4 Typ uw bericht klik op Zenden. Tip Soms zult u uw eigen toelichting willen plaatsen in de opgenomen tekst, zodat er een gesprek op gang komt. In dat geval kunt u uw tekst vet of cursief maken of onderstrepen, zodat uw tekst contrasteert met de oorspronkelijke tekst. 34 Ontvangen items beheren

39 Antwoorden op een item in een gedeelde map Wanneer u antwoordt op een item in een gedeelde map, kunt u kiezen uit twee extra antwoordopties. Als u het antwoord van een ander leest, kunt u antwoorden op het item dat u leest of op het oorspronkelijke onderwerp van discussie. U kunt ook antwoorden op alle items die u leest, of dit nu oorspronkelijke gespreksonderwerpen zijn of het antwoord van een ander. In beide gevallen worden deze antwoorden in de gedeelde map geplaatst en niet naar de personen zelf gestuurd. 1 Open of selecteer een item in de gedeelde map. 2 Klik op Acties Antwoord. 3 Klik op een antwoordoptie OK. Klik voor een beschrijving van de diverse antwoordopties op 4 Typ uw antwoord OK. Tip de optie. Tenzij u een optie voor persoonlijk antwoorden kiest, wordt uw antwoord niet naar de personen zelf verzonden maar in de gedeelde map geplaatst. Items doorsturen naar andere gebruikers Wanneer u een bericht, afspraak of taak ontvangt, kunt u deze doorsturen naar een of meer gebruikers. Ook een documentverwijzing kunt u doorsturen. Als u bijvoorbeeld niet langer voorzitter van een commissie bent maar nog wel berichten ontvangt voor de commissie, kunt u de ontvangen items doorsturen naar de nieuwe voorzitter. Wanneer u een item doorstuurt, wordt dit verzonden als bijlage bij een bericht. Het bericht bevat uw naam en eventuele commentaren die u hebt toegevoegd. Als u een afspraak, notitie of taak ontvangt die u wilt toewijzen aan een andere gebruiker, kiest u Delegeren. Wanneer u een item delegeert, krijgt de afzender van dat item een melding dat de verantwoordelijkheid voor het item is toegewezen aan een andere gebruiker. Ontvangen items beheren 35

40 1 Klik in uw postbus op het item dat u wilt doorsturen. 2 Klik op Acties Doorsturen. 3 Klik op Adresboek klik op de tab van het adresboek dat u wilt gebruiken. 4 Dubbelklik op de gebruiker of de groep waaraan u het item wilt doorsturen klik op OK. 5 Typ een bericht in het vak Bericht (optioneel). 6 Klik op Zenden. Tip Als u een afspraak, taak of notitie niet kunt accepteren, dan kunt u het item delegeren in plaats van door te sturen. In dit geval verschijnt in het venster Eigenschappen van de afzender de status Gedelegeerd. De afzender weet nu dat de verantwoording voor het item door u is overgedragen naar een andere gebruiker. Rubrieken wijzigen Met Wijzigen in kunt u een item in uw postbus omzetten in een andere rubriek. U kunt bijvoorbeeld een bericht in uw postbus omzetten in een afspraak in uw agenda. De nieuwe afspraak bevat alle informatie van het bericht (zoals Aan, CCen BC-lijsten, onderwerp en berichttekst) die van toepassing is op de afspraak. Alle nieuwe items die zijn gemaakt met Wijzigen in, worden met de standaardinstelling persoonlijke items. U kunt een persoonlijk item echter veranderen in een groepsitem in het dialoogvenster Wijzigen in. Wanneer u een bericht of een telefoonnotitie omzet in een andere rubriek (bijvoorbeeld een afspraak of een taak) wordt het oorspronkelijke item uit uw postbus gehaald en wordt het nieuwe item toegevoegd op de juiste plek, bijvoorbeeld in de Agenda. Wanneer u een item wijzigt, geeft GroupWise de standaard itemweergave weer die is geselecteerd bij Omgevingsopties. Item in de postbus wijzigen in een andere rubriek 1 Klik in uw postbus op het item dat u wilt wijzigen. 2 Klik op Bewerken Wijzigen in. 36 Ontvangen items beheren

41 3 Klik op een rubriek. 4 Typ de benodigde informatie. 5 Klik op Zenden. Tip U kunt klikken op Bewerken Wijzigen in Meer als u het geselecteerde item wilt wijzigen van een persoonlijk item in een groepsitem of omgekeerd. Item in de agenda wijzigen in een andere rubriek 1 Klik op Venster Agendaweergave om uw agenda te openen. 2 Klik op het item dat u wilt wijzigen in de lijst Afspraken, Taken of Notities. 3 Sleep het item naar de lijst die hoort bij de rubriek waarin u het item wilt wijzigen. Sleep een taak bijvoorbeeld naar de lijst Afspraken om de taak te wijzigen in een afspraak. 4 Geef eventuele extra informatie op in de itemweergave klik op OK. Tip Als u het item wilt kopiëren, kunt u ook Ctrl ingedrukt houden terwijl u het item sleept. Ontvangen items beheren 37

42 Een persoonlijk item wijzigen in een groepsitem 1 Klik in uw agenda op een persoonlijk item. 2 Klik op Bewerken Wijzigen in Meer. 3 Klik op Groep OK. 4 Typ eventuele extra informatie klik op Zenden. Items delegeren Kies Delegeren als u afspraken, taken, enzovoort ontvangt die u niet kunt accepteren. Stel dat u een afspraak ontvangt voor een vergadering over een onderwerp waarvoor u niet langer verantwoordelijk bent. In plaats van de afspraak te weigeren, kunt u deze delegeren. U kunt afspraken, taken en notities delegeren. De afzender kan in het venster Eigenschappen van het item zien aan wie u het item hebt gedelegeerd. 1 Klik in het hoofdvenster op een taak, notitie of afspraak. 2 Klik op Acties Delegeren. 3 Typ in de adresvakken de gebruikersnamen. Als u niet zeker bent van de schrijfwijzen, klikt u op Adresboek. 4 Typ eventueel een toelichting voor de geadresseerde. 5 Klik op Zenden. 6 Klik op Ja als u dit item in uw agenda wilt bewaren. of Klik op Nee als u dit item uit uw agenda wilt verwijderen. 38 Ontvangen items beheren