Sturen in tijden van verandering

Transcriptie

1 Sturen in tijden van verandering Jaarverslag 2013 Zorggroep Solis 1 Zorggroep Solis // Jaarverslag 2012 Zorggroep Solis // Jaarverslag 2012

2 Sturen in tijden van verandering Jaarverslag 2013 Zorggroep Solis Zorggroep Solis // Jaarverslag

3 Voorwoord namens de Raad van Toezicht Hoewel zich de eerste tekenen van licht economisch herstel in ons land beginnen af te tekenen, heeft Nederland nog steeds veel last van krappe overheidsfinanciën en daardoor van bezuinigingen. Dit heeft onder andere tot gevolg dat het mes onverminderd gaat in de financiële sector, woningbouwcorporaties, de cultuursector en de zorgsector. Terwijl de problemen rondom vergrijzing en ouderdomsziekten zienderogen groeien, blijft de zorgsector verre van verschoond van bezuinigingen. Daar komt bij dat de sector vaak negatief de pers haalt, vanwege de fors gestegen zorgkosten en de (te) hoge beloning van sommige topbestuurders: hierop ziet de nieuwe Wet normering topinkomens (WNTkader) toe. De Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur van Zorggroep Solis zijn zich dan ook terdege bewust van de politieke context en de maatschappelijke ontwikkelingen. Bovendien is evident dat de (kwaliteits)eisen die men aan de zorgsector stelt steeds hoger worden, terwijl er steeds minder financiële middelen voorhanden zijn. De thema s kwaliteit, doelmatigheid en veiligheid van de zorg staan onverminderd hoog op de agenda, maar ook de strategie om een financieel gezonde zorginstelling te zijn en te blijven. De Raad van Toezicht heeft in 2013 zes maal regulier vergaderd. Vaste onderwerpen op de agenda zijn de kwaliteit en de doelmatigheid van de zorg alsmede de veiligheid binnen Zorggroep Solis. De bestuurder stelt voor iedere vergadering van de Raad van Toezicht een bestuurlijke rapportage op, waarin naast de drie genoemde thema s ook de relevante interne en externe ontwikkelingen en de financiële situatie van Zorggroep Solis en de verschillende entiteiten aan de orde komen. Ook verzorgen directieleden en managers tijdens de vergaderingen inleidingen over specifieke thema s. Naast de reguliere vergaderingen heeft de Raad van Toezicht in september 2013 twee aaneengesloten studiedagen gehad, waarbij de strategische ontwikkelingen, governance en de zelfevaluatie (met een extern begeleider) centraal stonden. Binnen meerdere gremia wordt zowel bottom-up als top-down gewerkt aan een herijking van de strategie van Zorggroep Solis. Daarbij spelen de onderwerpen financiering van de zorg, scheiding van wonen en zorg, nieuwe zorgconcepten al dan niet met vrijwilligers en het strategisch personeelsmanagement een grote rol. In 2013 is veel aandacht gegeven aan de (afnemende) zorgfinanciering, waardoor het geen vanzelfsprekendheid meer is dat lage zorgzwaartepakketten en(over)productie van zorginstellingen nog worden vergoed. Zorggroep Solis werd geconfronteerd met grote 2 Zorggroep Solis // Jaarverslag 2012

4 leegstand in enkele locaties, wat er halverwege het jaar toe heeft geleid dat er helaas voorbereidingen getroffen moesten worden om de locatie Corel te sluiten. Hierover is veel en intensief overleg geweest met de cliënten en cliëntenraden, familieleden en andere stakeholders. Hoewel het bestuur en de Raad van Toezicht niet over één nacht ijs zijn gegaan, bleken de impact en emoties van betrokkenen relatief groot te zijn. Eind 2013 bestond de Raad van Toezicht uit zes leden. Hun beloning is volledig conform de richtlijnen van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorg & welzijn (NVTZ). De volgende commissies zijn ingesteld: - Commissie Kwaliteit en veiligheid van zorg en organisatie (mevrouw drs. C. Jawad Smelik en de heer drs. A.A.P.A.M. van der Heyden); - Financiële auditcommissie (de heer drs. M.F. Koeman en de heer mr. J.B. de Groot); - Remuneratiecommissie (mevrouw drs. C. Jawad-Smelik en de heer ir. H.A.A.M. Webers); - Commissie Vastgoed (mevrouw mr. L.L. Vis en de heer ir. H.A.A.M. Webers). Deze commissies vergaderen met de bestuurder en de betreffende managers, waarbij de Raad van Toezicht de bevoegdheid heeft om besluiten te nemen. Het jaar 2013 kon dankzij enkele financiële meevallers met een mooi positief resultaat worden afgesloten. Mede in het licht van de economische situatie, bezuinigingen en de dynamiek in de zorgsector kan worden geconcludeerd, dat Zorggroep Solis gezond is en er ook financieel goed voorstaat. De Raad van Toezicht heeft dan ook alle vertrouwen in de Raad van Bestuur, het management en de medewerkers van Zorggroep Solis. 3 maart 2014 ir. H.A.A.M. Webers voorzitter Raad van Toezicht. Zorggroep Solis // Jaarverslag

5 Voorwoord namens de Raad van Bestuur Een zachte landing voor de zorgorganisaties en de bewoners van de verzorgingshuizen. Zo was de belofte van de staatssecretaris aan de Tweede Kamer bij de presentatie van de plannen voor het scheiden van wonen en zorg i.c. het opheffen verzorgingshuiszorg in Maar inmiddels is de harde dagelijkse praktijk dat steeds meer verzorgingshuizen gesloten moeten worden. Soms vanwege leegstand. Maar meer nog doordat de zorgkantoren AWBZ, door de centraal verordeneerde maximalisering van het regiobudget, gewoonweg de rekeningen niet kunnen betalen. De te leveren zorg is noodzakelijk, en duidelijk geïndiceerd door het CIZ, alleen is er geen geld meer voor beschikbaar. In april van dit jaar werden wij met deze situatie geconfronteerd. Zowel de omvang van de vraag als de zorgzwaarte van de cliënten namen zodanig toe dat wij een restrictief opnamebeleid in moesten voeren om de geleverde zorg betaald te krijgen. Tegelijkertijd nam ook de leegstand in de diverse locaties van Solis toe door het wegvallen van de lagere ZZP s, en het tegelijkertijd verhogen van de intramurale verblijfsdrempel door de overheid, waardoor ook minder hogere indicaties afgegeven werden. Deze combinatie van externe factoren zorgden voor extra, maar verspreide, leegstand over de verschillende locaties. Bij niet ingrijpen zou dit tot problemen qua doelmatigheid en kwaliteit gaan leiden. Derhalve hebben wij in mei 2013 na uitvoerige discussies het besluit genomen om de leegstand te concentreren op 1 locatie. De huur van de locatie Corel kon contractueel binnen een half jaar opgezegd worden. In goed overleg met alle betrokkenen hebben wij dan ook dit huis eind 2013 moeten sluiten. Alle verzorgingshuis- en verpleeghuisbewoners hebben een nieuw thuis gekregen. Gelukkig de meesten naar tevredenheid. Maar toch, zelfs met de beste en zachtste vering word je op een hobbelweg nog flink door elkaar geschud. Dit geldt zeker voor de nog achtergebleven aanleunbewoners; die hun intramurale steunpunt nog elke dag missen. Een aangrijpend en moeilijk besluit en proces, waar wij als Solis niet voor zijn weggelopen. Met vereende krachten hebben wij de problemen met succes aangepakt. Met resultaat. Ondanks de sluiting en de, deels geforceerde, leegstand hebben wij een positief exploitatie-resultaat behaald, mede dankzij een bate uit voorgaande jaren. Wij hebben, dankzij onze flexibele schil, geen medewerkers gedwongen hoeven te ontslaan. De kwaliteits- en tevredenheidsscores zijn ondanks alle onzekerheden positief gebleven. Kortom in de dagelijkse harde praktijk van 2013 is opnieuw gebleken dat wij a) goed in control zijn voor de kwaliteit, doelmatigheid en veiligheid van onze bedrijfsvoering, en b) zeer betrokken en gecommiteerde medewerkers, leidinggevenden en vrijwilligers kennen. Daarbij biedt dit besluit ons een beter perspectief voor de komende jaren. 4 Zorggroep Solis // Jaarverslag 2012

6 Desalniettemin, de langdurende zorg staat de komende jaren voor grote veranderingen en uitdagingen. Als wij niets doen zullen wij net als alle ouderenzorgorganisaties geconfronteerd worden met een teruglopende omzet en met spanningen op ons verdienmodel. In tegenstelling tot vele andere organisaties heeft de zorggroep Solis derhalve besloten om de strategie die in het afgelopen decennium met succes gevoerd is, niet krampachtig op te rekken. De organisatie is krachtig in staat om met behoud van het goede, en doordat wij goed in control zijn en blijven, een sprong te maken naar een nieuwe strategie. Dit proces is in oktober van dit jaar gestart en zal medio 2014 zijn afgerond. Tegelijkertijd zal de organisatie in relatie met de nieuwe strategie de beschikking hebben over een herijkte meerjarenbegroting, een afgestemd strategisch personeelsplan en een lange termijn huisvestingsplan. De komende jaren zal elke zorgorganisatie moeten zien te overleven. Wij hebben gelukkig de mogelijkheid om een nieuwe houdbare en verrassende strategie voor het komende decennium te ontwikkelen en in te voeren. De organisatie is er klaar voor, is financieel gezond, beheerst de risico s en vermijdt dure fiasco s. Hiervoor ben ik dank verschuldigd aan mijn vrijwilligers, medewerkers, leidinggevenden, staf- en directieleden. In goede dialoog met de Centrale Clientenraad, Ondernemingsraad en Raad van Toezicht gaan wij samen op weg. Maart 2014 Drs. J. Portengen Bestuurder Zorggroep Solis Zorggroep Solis // Jaarverslag

7 Inhoudsopgave Voorwoord namens de Raad van Toezicht 2 Voorwoord namens de Raad van Bestuur 4 Inhoudsopgave 6 1. Uitgangspunten van de verslaglegging 8 2. Profiel van de organisatie Algemene gegevens Juridische structuur van het concern Algemeen De bedrijven, de BV s De Stichtingen Kerngegevens Personeel Bedrijfsopbrengst Kernactiviteiten Zorggroep Solis Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap Normen voor goed bestuur Raad van Bestuur Raad van Toezicht Bedrijfsvoering Cyclus Kansen/verbeterpunten Benchmark Risico s Cliëntenraad Ondernemingsraad Beleid, inspanningen en prestaties Meerjarenbeleid Algemeen beleid verslagjaar Algemeen kwaliteitsbeleid Kwaliteitscertificatie, labels, accreditaties Kwaliteitsbeleid ten aanzien van patiënten/cliënten Kwaliteit van zorg De bespreking van de niet-financiële prestatie-indicatoren Veiligheidsmanagementsysteem Informatie over toepassing gedragscode Informatie over onderzoek en ontwikkeling Facilitair & Gastvrijheidszorg 48 6

8 5. Financiële informatie Ontwikkelingen in het boekjaar De behaalde omzet en resultaten De toestand op balansdatum (solvabiliteit en liquiditeit) De kasstromen en financieringsbehoeften Informatie over financiële instrumenten Voornaamste risico s en onzekerheden Strategie Operationeel Financieel Risico s mbt financiële verslaggeving en wet- en regelgeving Milieu- en personeelsaangelegenheden Milieuaangelegenheden Personeelsaangelegenheden Overige informatie Informatievoorziening en automatisering Marketing en distributie Toekomst Investeringen Financiering Personeelsbezetting Omzet en rentabiliteit Samenleving en belanghebbenden Jaarrekening

9 1. Uitgangspunten van de verslaglegging Dit verslag heeft betrekking op het kalenderjaar Het kalenderjaar is gelijk aan het boekjaar. De geconsolideerde jaarrekening en het jaarverslag hebben betrekking op de volgende rechtspersonen: Stichting Zorggroep Solis Solis Vastgoed BV PW Janssen Topzorg voor Ouderen en Revalidatie BV Deventer Zorghuizen BV Ortis Thuisrevalidatie en Behandeling BV De Verpleegkundige Thuiszorg Emst BV Buro Saartje BV De geconsolideerde vennootschappen zijn alle rechtspersonen waarbinnen Stichting Zorggroep Solis feitelijk beleidsbepalende zeggenschap kan uitoefenen. Per 1 januari 2009 is een herstructurering doorgevoerd waarbij de activiteiten, bezittingen, schulden en verplichtingen van Stichting Zorggroep Solis zijn overgedragen aan de hierboven genoemde vennootschappen. De enkelvoudige jaarrekening voldoet aan de Regeling Verslaggeving Wtzi en de RJ 655 Zorginstellingen. De jaarrekening is gecontroleerd door een externe accountant. 8

10 9

11 2. Profiel van de organisatie 2.1. Algemene gegevens Zorggroep Solis is per 15 november 2000 ontstaan uit een fusie tussen de Stichting De Verenigde Gestichten/PW Janssen Verpleeghuis, de Stichting Huize Corel en de Hervormde Stichting Bejaardencentrum De Bloemendal, alle gevestigd in Deventer. Het werkgebied van de stichting is de stedendriehoek Deventer, Apeldoorn en Zutphen. Algemene identificatie-informatie Naam instelling: Adres: Postcode: Plaats: Telefoonnummer: NZa-nummer: KvK-nummer: adres: Internetpagina: Stichting Zorggroep Solis Postbus GC Deventer en Zorggroep Solis is statutair gevestigd in Deventer. Zij omvat de volgende zorgvoorzieningen: Woonzorg- en revalidatiecentrum PW Janssen Woonzorgcentrum De Bloemendal Woonzorgcentrum Corel (tot ultimo 2013) Woonzorgcentrum St Jurriën Woonzorgcentrum Groote & Voorster Woonzorgcentrum Spikvoorde Hospice de Winde 10

12 11

13 2.2. Juridische structuur van het concern Organogram Zorggroep Solis Per 1 januari Algemeen Raad van Toezicht Stichting Zorggroep Solis Cliëntenraad Ondernemingsraad Zorggroep Solis BV Solis Vastgoed BV PW Janssen Topzorg voor Ouderen en Revalidatie BV Deventer Zorghuizen BV Ortis Thuisrevalidatie en Behandeling BV VTE Thuiszorg BV Buro Saartje BV 12

14 Algemeen De structuur is zodanig opgezet dat het niet-gebonden Wtzi-onroerend goed los staat van de zorggerelateerde activiteiten. De zorggerelateerde activiteiten zijn ondergebracht in een holdingvennootschap, Zorggroep Solis BV. Alle onder deze holding-bv vallende besloten vennootschappen (BV s), zijn een 100% dochteronderneming. Dit wil zeggen dat alle aandelen in het bezit zijn van de holdingvennootschap. Alle vennootschappen, met uitzondering van VTE thuiszorg en Buro Saartje, zijn opgericht op 31 december VTE was al een bestaande vennootschap, Buro Saartje is eind 2009 opgericht. Voor de nieuwe juridische structuur/bedrijvenstructuur is gekozen omdat: de stichtingsvorm, die Solis voorheen had, als te beknellend werd ervaren. De juridische rechtsvorm van een stichting leent zich naar onze mening namelijk onvoldoende om zo nodig vergaande samenwerkingsverbanden met ketenzorgpartners aan te gaan. De stichtingsvorm dwingt een organisatie vaak om de samenwerkende partner over te nemen, of overgenomen te worden. Dit leidt volgens ons ongewild tot schaalgroottes die problemen kunnen opleveren qua beheersing en besturing. de bedrijven (BV s) aansluiten bij de wensen en behoeftes van hun klanten. Deze zijn mede hierdoor tot een leidend principe (wensen en behoeftes van klanten) en tot een succes geworden. Het is de opzet om per BV een onderscheidende marktpositie te verwerven, te behouden en die uit te breiden. Resultaten moeten transparant en afrekenbaar worden. in de juridische structuur het niet-gebonden AWBZ-vermogen apart is gezet. Er is in deze zin ook sprake van een zuiverder organisatieopdeling. In het verslagjaar zijn wij gestart met een evaluatie van de juridische structuur om de administratieve belasting en toekomstige fiscale risico s verder te beperken. Verwacht wordt dat dit in 2014 tot aanpassingen c.q. vereenvoudiging van de structuur zal leiden De bedrijven, de BV s Solis Vastgoed BV In deze BV is het niet-wtzi-gebonden onroerend goed ondergebracht. Het gaat hier om het onroerend goed dat voorheen toebehoorde aan de Stichting de IJssel en een pand in Laren waarin een Ortis praktijk is gevestigd. Voorheen maakten de grond en opstallen van woonzorgcentrum St Jurriën deel uit van Stichting de IJssel. Deze grond en opstallen maken nu deel uit van de Solis Vastgoed BV. Zorggroep Solis BV Deze vennootschap is de moedermaatschappij van alle zorggerelateerde bedrijven (BV s). Ook is in deze vennootschap de centrale overheaddienst ondergebracht. Het gaat hier 13

15 onder meer om de facilitaire diensten, de personele diensten, de administratieve diensten en automatisering, evenals de medische en paramedische diensten. Deventer Zorghuizen BV In deze vennootschap zijn alle activiteiten van de woonzorgcentra en de daarbij behorende aanleunwoningen ondergebracht. Het gaat hier om de primaire zorgverlenende activiteiten, recreëren, wonen en de overige dienstverlening. PW Janssen Topzorg voor ouderen en revalidatie BV In deze vennootschap zijn die primaire zorgverlenende activiteiten ondergebracht die een intensieve paramedische begeleiding vereisen of zorgverlening die een meer specialistische benadering vraagt. Het gaat hier om geriatrische revalidatie, reactivering, chronische somatische zorg, chronische psychogeriatrische zorg en palliatieve zorg. Hospice De Winde maakt ook deel uit van deze vennootschap. Ortis Thuisrevalidatie en Behandeling BV In deze vennootschap zijn de eerstelijns activiteiten voor paramedische en psychosociale behandeling en begeleiding ondergebracht. Deze vennootschap heeft vestigingen in de woonzorgcentra en is ook gevestigd op locaties in Laren, Almen en op het terrein van Dimence. VTE Thuiszorg BV In deze vennootschap zijn de reguliere thuiszorgactiviteiten ondergebracht. Deze BV heeft al achttien jaar ervaring in de particuliere thuiszorg, de huishoudelijke zorg, de kraamzorg en zorg voor mensen met een beperking. Het werkgebied omvat de stad Deventer en het westelijk deel van de Stedendriehoek. Ook verzorgt Vte thuiszorg aan allochtonen: Ibn-I-Sina. Deze vorm van zorg is speciaal opgericht voor burgers met een niet-nederlandse achtergrond. De medewerkers van Ibn-I-Sina kennen vooral de Turkse gemeenschap erg goed. Medio 2009 zijn alle aandelen verworven. Buro Saartje BV In deze vennootschap zijn die activiteiten ondergebracht die in de loop van 2008 zijn ontwikkeld binnen de organisatie en betrekking hebben op bemiddeling in alphahulpverlening, een vorm van thuiszorg. Binnen deze dienstverlening heeft zij ook de pgbbemiddelingsservice (persoonsgebonden budget) vormgegeven. Deze dienstverlening stelt de zorgvrager in staat om een Wmo-indicatie (pgb) van de gemeente te krijgen en vervolgens de geïndiceerde zorg door alphahulpen te laten verzorgen. Buro Saartje zorgt voor een goede match tussen de hulpvragende partij en de alphahulp. Voor partijen 14

16 (gemeente, zorgvrager en zorgverlener) heeft dit voordelen. Buro Saartje BV is eind 2009 opgericht De Stichtingen Stichting Zorggroep Solis Deze stichting heeft alle aandelen van Solis Vastgoed BV en Zorggroep Solis BV in haar bezit. In deze stichting zijn alle bestuurlijke en toezichthoudende taken ondergebracht. Gelieerde stichtingen Aan bovengenoemde stichting zijn drie stichtingen gelieerd: Stichting Solis Innovatieprijs Verzorging Deze stichting is eind 2006 opgericht met als hoofddoel de naamsbekendheid van Zorggroep Solis te verhogen bij diegenen die onderwijs volgen. Daarbij willen we ons bij schoolverlaters/afgestudeerden beter profileren als het gaat om het kiezen van een werkgever. Stichting Academisering Geriatrische Revalidatie Nederland Deze stichting is gelijk opgericht met de Stichting Solis Innovatieprijs Verzorging en is bedoeld om de zorgprocessen wetenschappelijk te onderbouwen. Stichting Hospice Foundation De Winde Deze steunstichting is opgericht in 2006 en is bedoeld om de zorgprocessen binnen hospice De Winde wetenschappelijk te onderbouwen. 15

17 Organogram Zorggroep Solis Stichting Zorggroep Solis Raad van toezicht Ondernemingsraad 1.0 Raad van Bestuur 2.3 Marktbewerking en Bedrijfsontwikkeling 2.5 Financiën en Vastgoed 2.1 Directeur EMZ Staf Afsprakenbureau Vte KTZ en Kraam Vte HV en V&V Vte Ibn-i-Sina Ortis Praktijk Rielerenk Fac. & gastvrij zorg Gerrit Visch Revalidatie & Behandeling PWJ Chronische zorg Spikvoorde Groote & Voorster Centrale Cliëntenraad Bestuurssecretariaat 2.4 HRM 2.6 Audit & Compliance 2.2 Directeur IMZ Staf Eerst verantwoordelijk ouderen-geneeskundige Ortis Praktijk PWJ Colmschate Ortis Praktijk Almen Ortis praktijk Laren De Bloemendal Corel St. Jurriën 16

18 2.3. Kerngegevens Personeel Personeel Personeelslasten Aantal fte s verslagjaar Bedrijfsopbrengst Bedrijfsopbrengsten Totale bedrijfsopbrengsten (in euro s) Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten Waarvan overige bedrijfsopbrengsten Opbrengsten gedeeld door personeelslasten Totale bedrijfsopbrengsten Personeelslasten Totale bedrijfsopbrengsten/personeelslasten 0,65 0,62 0, Kernactiviteiten Zorggroep Solis De kernactiviteiten van Zorggroep Solis worden binnen de publieke sfeer uitgevoerd. Zorggroep Solis levert zorg van het begin tot het eind, van kraamzorg tot begeleiding in de laatste levensfase. In paragraaf is beschreven wat de kernactiviteiten per BV zijn. Hieronder zijn de kernactiviteiten van geheel Zorggroep Solis beschreven. De kernactiviteiten van Zorggroep Solis betreffen: De primaire dienstverlenende activiteiten: voedingsverstrekking textielverzorging vervoer hygiënisch wonen veilig wonen recreëren (bij voorkeur in combinatie met welzijnszorg) De primaire zorgverlenende activiteiten: geriatrische revalidatie reactivering chronische somatische zorgverlening en begeleiding 17

19 chronische psychogeriatrische zorgverlening en begeleiding palliatieve zorg welzijnszorg zorgmakelaarschap = zorgbemiddeling thuiszorg pgb-bemiddelingsservice (Buro Saartje BV) Binnen de AWBZ is Zorggroep Solis volledig toegelaten voor de functies: huishoudelijke verzorging persoonlijke verzorging activerende ondersteuning ondersteunende begeleiding verpleging behandeling verblijf 18

20 19

21 3. Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1 Normen voor goed bestuur Zorggroep Solis hanteert en volgt de Zorgbrede Governance Code en heeft deze verplichting als zodanig opgenomen in haar statuten. Daarmee past Zorggroep Solis het principe van pas toe of leg uit van de Zorgbrede Governance Code toe. Binnen de stichting wordt voorts de klokkenluidersregeling van de brancheorganisatie toegepast. In het verslagjaar is aanspraak gemaakt op deze regeling inzake de managementcultuur van de afdeling Ibn-I-Sina. Op grond van deze melding zijn gepaste maatregelen getroffen inzake de kwaliteit van het management van deze afdeling. 3.2 Raad van Bestuur De Stichting Zorggroep Solis kent een eenhoofdige Raad van Bestuur. De bestuurder van de stichting is ook bestuurder van de aangesloten BV s. Mevrouw M. Chabaane - directeur intramurale zorg - is door de Raad van Toezicht benoemd als plaatsvervangend bestuurder bij langere afwezigheid (meer dan een kalenderweek) van de bestuurder. Hiermee komt het bestuur van de organisatie qua samenstelling in hoge mate tegemoet aan de intentie om 30% van het bestuur uit leden van het vrouwelijk geslacht te laten bestaan. De bestuurder informeert volgens het informatieprotocol de Raad van Toezicht over het functioneren en de resultaten van de organisatie via ten minste: Een tweemaandelijkse rapportage van relevante interne en externe ontwikkelingen; Een tweemaandelijkse rapportage over de kwaliteit, de veiligheid en de doelmatigheid van de organisatie; Een tweemaandelijkse rapportage over de operationele risico s en de maatregelen van de bestuurder ter zake; Een kwartaalsgewijze rapportage over de productie en de financiële resultaten en huisvestingsontwikkelingen; Een kwartaalsgewijze rapportage over de voortgang van de jaarplannen van het top- 20

22 21

23 management. Daarnaast ontvangt de Raad van Toezicht de schriftelijke rapportages van de inspectiebezoeken door de IGZ (Inspectie voor de Gezondheidszorg), arbeidsinspectie e.d. Naam De heer drs. J. Portengen Functie + datum in dienst Bestuurder benoemd per 1 oktober 2003 indiensttreding per 15 september 2003 Nevenfuncties vicevoorzitter Raad van Toezicht Centrum voor de kunsten De Leeuwenkuil in Deventer Om mogelijke belangenverstrengelingen te voorkomen, is voor het aanvaarden van nevenfuncties voorafgaand toestemming van de voorzitter van de Raad van Toezicht nodig en verkregen. De bestuurder wordt, met inachtneming van de arbeidsovereenkomst, volgens de honoreringsregeling NVZD (Vereniging van bestuurders in de Gezondheidszorg)/NVTZ gehonoreerd. Daar de honorering van de bestuurder zijn maximum heeft bereikt, wordt het inkomen slechts en hooguit gemuteerd met het jaarlijks advies van de NVTZ inzake de inflatie-/looncorrectie. Het salaris van de bestuurder voldoet ook aan de normen van de (concept-) Wet normering topinkomens publieke sectoren (WNT2; aangenomen in Tweede Kamer februari 2014). De bestuurder ontvangt een vaste nettovergoeding voor representatiekosten en andere werkgerelateerde kosten. Voor de bestuurder is geen bonusregeling van toepassing. In de arbeidsovereenkomst van de bestuurder is een vertrekregeling opgenomen. 3.3 Raad van Toezicht De Raad van Toezicht van Zorggroep Solis bestaat uit maximaal zeven personen. In de huidige samenstelling van zes personen is 33% van het vrouwelijk geslacht. Binnen de Raad van Toezicht functioneren vier commissies, te weten; de Remuneratiecommissie (bestaande uit de voorzitter en de vice voorzitter): toezicht op en advies over het functioneren en de honorering van de bestuurder; de Financiële auditcommissie: toezicht en advies op doelmatigheid, risicobeheersing en -management door de bestuurder (zeven bijeenkomsten in 2013); de Kwaliteit & Veiligheidscommissie (bestaande uit de vicevoorzitter en het lid op voordracht van de Centrale Cliëntenraad (CCR): toezicht open advies over kwaliteit en veiligheid van de bewonerszorg, ontwikkeling van klachten en incidenten, uitkomsten van kwaliteits- en veiligheidsaudits en onderzoeken (vier bijeenkomsten in 2013); de Vastgoedcommissie: (bestaande uit de voorzitter en een lid): toezicht op en advies 22

24 over het gebied van de langetermijnhuisvestingsstrategie van de organisatie, alsmede advisering inzake investeringen die het mandaat van de bestuurder conform statuten overschrijden (twee bijeenkomsten in 2013). Voor elk van de commissies is een reglement opgesteld. Het reglement van de nieuwe Vastgoedcommissie wordt begin 2014 vastgesteld. Met uitzondering van de Remuneratiecommissie worden de commissievergaderingen in beginsel bijgewoond door de bestuurder en een lid van het management. De leden van de Raad van Toezicht zijn allen lid van de NVTZ en volgen op basis van affiniteit, aandachtsgebied en interesse de symposia en/of bijscholingen voor toezichthouders in de zorg. De bestuurder draagt er in dit kader zorg voor dat de Raad van Toezicht de belangrijke beleidsbrieven vanuit het Ministerie van VWS ter informatie ontvangt. De Raad van Toezicht beschikt - conform de Zorgbrede Governance Code - voorts over een lid met een medische achtergrond om te kunnen voldoen aan het criterium van voldoende en specifieke kennis in de zorg. De leden van de Raad van Toezicht beschikken over een eigen scholingsbudget. Daarnaast heeft de Raad van Toezicht een eigen budget voor externe advisering en/of eigen onderzoek. De Raad van Toezicht heeft in dit verslagjaar een tweedaagse studie- en evaluatiebijeenkomst georganiseerd. De eerste dag stond in het teken van de langetermijnstrategie van de organisatie. De tweede dag stond in het teken van ontwikkelingen in governance, en de evaluatie van het eigen functioneren. Die evaluatie is begeleid door een extern adviseur, die voorafgaand hieraan een 360-graden-feedback heeft opgesteld. De Raad van Toezicht bezoekt verder jaarlijks twee onderdelen/locaties van de organisatie en laat zich door het operationeel management informeren over de ontwikkelingen en stand van zaken. De Remuneratiecommissie van de Raad van Toezicht heeft in het verslagjaar een functioneringsgesprek met de bestuurder gevoerd. De leden van de Raad van Toezicht hebben - conform de statuten - verder geen enkele zakelijke relatie met de organisatie om eventuele belangenverstrengeling te voorkomen. De Raad van Toezicht verstrekt de accountant de opdracht voor de jaarlijkse controle. De accountant stelt in opdracht van de Raad van Toezicht een managementletter op naar aanleiding van de interim-controle, en een accountantsverslag naar aanleiding van de controle van de jaarrekening. Hierin waardeert hij zijn bevindingen tijdens de controle, 23

25 de ontwikkelingen in en prestaties van de organisatie in relatie tot de omgeving. De accountant licht in persoon dit verslag en zijn bevindingen toe in de vergadering waarin de Raad van Toezicht het jaardocument en de jaarrekening goedkeurt. De Raad van Toezicht ontvangt al eerder ter informatie de managementletter die de accountant op basis van de voorcontrole in oktober/november van een controlejaar ten behoeve van de bestuurder heeft opgesteld. De Raad van Toezicht wordt gedurende het jaar conform informatieprotocol door de bestuurder geïnformeerd (zie paragraaf 3.2). Daarnaast wordt tijdens de vergadering tijd ingeruimd voor een lid van het management om de kwaliteit (prestaties, ontwikkelingen en risico s) binnen zijn aandachtsgebied te presenteren en te bespreken. Voorts laat de Raad van Toezicht zich ten minste één keer per jaar door de medezeggenschapsorganen - de Ondernemingsraad (OR) en de CCR - informeren over de algemene gang van zaken in de organisatie en de samenwerking met de bestuurder. De Raad van Toezicht vergaderde in 2013 zes keer regulier. Een vergadering van de Raad van Toezicht valt in twee delen uiteen: a) een voorbereidingsvergadering zonder bestuurder van een half uur en b) het overleg met de bestuurder. De gemiddelde aanwezigheid van de leden van de Raad van Toezicht bij de vergaderingen is 85%. Ook voerde de Raad van Toezicht de artikel-24-vergaderingen met de OR en CCR. 24

26 Vergaderingen RvT Webers Jawad Koeman Van der de Groot Vis Heyden 27 februari 2013 X X X X X - Benoeming leden van de RvT-cie s - Brandveiligheid, calamiteiten- en zorgcontinuïteitsplannen 25 april 2013 X X X X X X - Accountantsverslag - Maatschappelijk jaardocument - Financieel jaarverslag - Risico van overschrijding productieafspraak mei 2013 X X X X X - Opnamestop - Huuropzegging Corel - Risico van overschrijding productieafspraak juni 2013 X X X X X X - Advisering inzake juridische vereenvoudiging bedrijfsstructuur 28 augustus 2013 X X X X X X - Stand van zaken Ortis en Vte/Ibn-I-Sina - Besluitvormings-document - Sluiting Corel 30 oktober 2012 X X X X - Kwaliteit van intramurale Zorggroep Solis - Voortgang sluiting Corel - Meerjarenbegroting - Kader- en beleidsbrief 18 december 2013 X X X X X - Begroting ICT-visie 20 en 21 september 2013 X X X X X X - Studie- en evaluatiedagen 22 november 2013 X X X X - Locatie- of onderdelenbezoek 25

27 Een afvaardiging van de Raad van Toezicht voerde twee maal overleg met de medezeggenschapsorganen OR en CCR over de stand van zaken en de voortgang. De bevindingen uit dit overleg worden teruggekoppeld aan de voltallige Raad van Toezicht en besproken met de bestuurder. De Raad van Toezicht nam daarnaast kennis van de jaarverslagen van deze organen. Naam Functie Beroep en nevenfuncties Datum 1e benoeming en lopende termijn De heer ir. voorzitter Senior Adviseur Witteveen+Bos, Deventer 1e termijn tot en met eind 2013 H.A.A.M. Webers - voorzitter VVV Deventer - voorzitter van de Stichting kiemt (Energie- en Milieutechnologie) - voorzitter Deventer Oranjevereniging - bestuurslid Stichting Toekomstbeeld der Techniek - lid Raad van Commissarissen Koninklijke Smals BV - lid Raad van Toezicht Stichtingen Geldersch Landschap en Geldersche Kastelen - lid Biorenewables Business Platform - voorzitter Connect - lid Wageningen Ambassadors - voorzitter Stichting Cleantech Tomorrow - lid van de Tafel Stedendriehoek Onderscheidt - jurylid Arnhems Ondernemer van het jaar Mevrouw drs. vicevoorzitter - directeur Strategie en Externe Betrekkingen, Sociale Verzekeringsbank 1e termijn tot en met eind 2014 C.W. Jawad-Smelik De heer drs. lid gepensioneerd (voormalig vicevoorzitter Raad van Bestuur Saxion 3e termijn tot en met einde 2016, M.F. Koeman Hogescholen, Enschede, Deventer, Apeldoorn) treed af eind voorzitter Vergadering van Aandeelhouders IMSA Amsterdam BV, Amsterdam Milieubeleidsadvisering - voorzitter bestuur Vereniging Wereldcontact, Houten, reisvereniging - lid Raad van Toezicht International Travel Group BV, Den Bosch, reisorganisatie - bestuurslid, penningmeester Vereniging Deventer Literair, Deventer De heer mr. lid - senior raadsheer, gerechtshof Leeuwarden-Arnhem en lid bestuur 1e termijn tot en met eind 2016 J.B. de Groot gerechtshof Leeuwarden Arnhem - lid Begeleidingscommissie Project Initiële Opleiding (namens Presidentenvergadering) 26

28 - docent/inleider diverse cursussen op het gebied van alimentatierecht en rekenen, belastingrecht en burgerlijk (proces)recht voor o.a. SSR, LexLumen, IMFO (vfas), VCO/CPO Radboud Universiteit, Academie voor de Rechtspraktijk - arbiter/bindend adviseur (incidenteel) - voorzitter Redactieraad INA-Online - lid Beroepenveldcommissie Hogeschool Arnhem-Nijmegen A.A.P.A.M. van der Heyden lid - partner van BMC (verantwoordelijk voor resultaten in divisie zorg 1e termijn tot en met eind 2016 cure ten aanzien van rendement, kwaliteit, innovatie en strategie) - extern begeleider studenten Saxion Hogeschool voor maatschap pelijk ondernemerschap en strategie in de zorgsector - bestuurslid Eagles4Deventer, stichting waarin de maatschappelijke bijdrage vanuit de Betaald Voetbal Organisatie wordt gerealiseerd - bestuurslid/toezichthouder Regionaal Expertisecentrum Oost Nederland, centrum dat expertise voor specifiek onderwijs (autisme, ADHD) verzorgt - faculty member Gershon Lehman Group - faculty member Speaker s Academy - DGA ILIWAPCT Mevrouw mr. lid - eigenaar van Confero, Juridisch Advies, Mediation & Coaching 1e termijn tot en met eind 2016 L.L. Vis - lid Raad van Commissarissen Woningcorporatie Viverion met hoofdkantoor in Lochem, middelgrote corporatie (6.000 woningen) in het oosten van het land; waaronder vicevoorzitter en lid van de Remuneratiecommissie - Compliance Officer Bolletje - zitting als voorzitter Klachtencommissie TNT Fashion Group in Oldenzaal; zitting als voorzitter Klachtencommissie van Coaching Academy International in Naarden - buurtbemiddelaar voor buurtbemiddelingsproject Lochem (vrijwilligerswerk) - betrokken bij opzet en werving van maatschappelijkestageprojecten middelbare scholieren in Lochem (1400 leerlingen, vrijwilligerswerk) 27

29 3.4 Bedrijfsvoering Zorggroep Solis kent een integrale beleids- en begrotingscyclus bestaande uit: Beleidsbrief jaar t+1, omvattende: - Een evaluatie en een directieoordeel over beleidsvoortgang, functioneren en presteren van de organisatie; - Een risicoanalyse inclusief voorgenomen beheersmaatregelen (verschijningsdatum mei/ juni). Financiële kaderbrief jaar t+1, waarin op basis van ontwikkelingen en te verwachten overheidsbeleid de kaders voor de begroting jaar t+1 worden aangegeven (verschijningsdatum augustus/september). Jaarplan en begrotingsbesprekingen met management (periode september -november). Vaststelling begroting en jaarplannen (december). Halfjaarsevaluatie voortgang beleid (mei). Vier maal per jaar wordt daarnaast een breed managementoverleg gehouden om met alle managers de ontwikkelingen en resultaten van de organisatie te volgen en te bespreken Cyclus In 2012 zijn wij gestart met het zelf laten ontwikkelen van de deelbegrotingen 2013 door het locatie- en BV-management met als doel de resultaatverantwoordelijkheid van het management te faciliteren en te versterken. In dit verslagjaar hebben wij deze lijn doorgezet. Bij de ontwikkeling van de begroting zijn de voorgenomen jaarplannen meegenomen en verwerkt. De consolidatie van de begroting vond in november plaats. De geconsolideerde begroting is besproken binnen de Financiële auditcommissie en goedgekeurd door de Raad van Toezicht. Bij de opstelling van de jaarplannen en de begroting wordt uitgegaan van het principe dat de lijnverantwoordelijken getypeerd kunnen worden als resultaatcentra, die verantwoordelijk zijn voor een van tevoren afgesproken bijdrage aan de kosten van de holding en het bestuur van de hele Zorggroep. De stafdiensten en ondersteunende diensten worden hierbij als kostencentra getypeerd. De medezeggenschapsorganen wordt in september al gevraagd om hun advies over de Beleidsbrief en Financiële kaderbrief te geven. Zorggroep Solis voldoet aan de wettelijke transparantie-eisen voor de bedrijfsvoering en conformeert zich daarbovenop ook aan de transparantievereisten - in dit geval lidmaatschapsvereisten - van de brancheorganisaties Actiz en BTN (Branchebelang Thuiszorg Nederland ten behoeve van Vte thuiszorg). 28

30 3.4.2 Kansen/verbeterpunten Zorggroep Solis ziet op dit moment als belangrijkste kansen voor blijvend succes: ontwikkeling van intramurale behandelarrangementen voor de zorg aan demen terenden; ontwikkeling van klinische arrangementen, poliklinische arrangementen en thuisrevalidatie-arrangementen op het gebied van chronische aandoeningen inclusief co-morbiditeit; ontwikkeling van nieuw zorgbedrijf onder de werktitel Nightingales lekenzorg voor de korte vervangende mantelzorg; verdere uitbouw van de business-to-businessmarkt voor gezondheidsmanagement en arbeidsre-integratie (via Ortis). In de managementletter 2013 (september) oordeelt de accountant dat de kwaliteit van de AO/IB-organisatie van Zorggroep Solis van een goed niveau is. Hij stelt vast dat de binnen Zorggroep Solis aanwezige beheersmaatregelen waarborgen dat de primaire processen tot betrouwbare interne managementinformatie leiden. Tevens wordt geconstateerd dat de organisatie in 2013 op basis van de bevindingen van 2012 de nodige en verdere verbeteringen in de administratieve organisatie heeft doorgevoerd. De accountant heeft tien nieuwe kleine aanbevelingen gedaan. De bestuurder heeft deze aanbevelingen geaccepteerd en de meeste ervan zijn opgenomen in de betreffende jaarplannen en zullen in hoge mate afgehandeld zijn voor het verschijnen van de zogenoemde bestuursletter (april 2014) Benchmark Zorggroep Solis heeft conform de procedure dit verslagjaar deelgenomen aan de benchmark van de brancheorganisatie Actiz, met als samenvattende uitslag: Financieel beleid: score B (medium performance) Personeelsbeleid: score A (high performance) Kwaliteit& Veiligheid van zorg: score B (medium performance) Om deze rating te kunnen behouden en waar gewenst te verbeteren, is binnen Zorggroep Solis een interne afdeling Audit & Compliance werkzaam die rapporteert aan de bestuurder. Jaarlijks wordt een auditkalender opgesteld, waarbij wordt uitgegaan van de doelstellingen en de risico s die in respectievelijk de Kaderbrief en de Beleidsbrief zijn gesteld. Ook wordt rekening gehouden met de onderwerpen die door externe instanties en/of overheden als prioriteit van inspectie zijn gesteld. De rapportages van deze audits worden aan de bestuurder aangereikt en besproken in het managementoverleg, de Commissie Kwaliteit en Veiligheid van de Raad van Toezicht. Vanuit de afdeling Audit & Compliance wordt de verdere uitwerking van een veiligheids- en compliancemanagementsysteem opgepakt en bewaakt. De verdere ontwikkeling van het financieel risicomanagementsysteem is de verantwoordelijkheid van de Planning & Control-afdeling van de organisatie. 29

31 3.4.4 Risico s Als belangrijkste risico s (high risk high impact) in de bedrijfsvoering van Zorggroep Solis zijn voor 2013 ingeschat: 1. het wegvallen van de ZZP 1-3 in de bekostiging, wat kan leiden tot verspreide leegstand in de zorg- en verpleeghuizen; 2. achterblijvende markt- en omzetontwikkeling; 3. beperkingen van het AWBZ-regiobudget Midden-IJssel; 4. onvoldoende vraag naar 24-uurs wijkverplegende Zorggroep Solis; 5. personeelsoverschotten en ontevreden medewerkers; 6. onvoldoende doorontwikkeling van zorgcontinuïteitsplan bij calamiteiten; 7. onvoldoende ICT-facilitering en managementinformatie; 8. onvoldoende onderhoud en borging van verpleeg- en tilhulpmiddelen. Deze risico s worden kwartaalsgewijs gemonitord vanuit de afdelingen Audit & Compliance en Financial Control. Op basis van de ontwikkelingen en rapportages worden aanpassingen van de beheersmaatregelen opgesteld. Samengevat zijn de volgende beheersmaatregelen getroffen in het boekjaar 2013 voor beperking van de risico s: Ad 1) Medio 2013 is het besluit genomen om de ontstane leegstand in met name de verzorgingshuizen te concentreren door het sluiten van een woonzorglocatie, zijnde Corel; Ad 2) In 2013 is door een verbeterd indicatiemanagement en intern flowmanagement, alsmede door de groei van de extramurale zorg is dit jaar sprake geweest van zowel een verbeterde markpositie extramuraal als een toename van de zorgzwaarte in de zorghuizen, wat in combinatie leidde tot een zeer hoog risico van niet betaalde zorgproductie. Ad 3) Medio 2013 is het besluit genomen om een gedifferentieerde opnamestop voor de verschillende bedrijfsonderdelen in te voeren, met als effect dat in november 2013 geconstateerd kon worden dat de aangepaste productie conform de herverdelingssystematiek van het zorgkantoor Midden-IJssel bekostigd kon worden; Ad 4) De ontwikkeling van de 24-uurs wijkverpleging verloopt minder voorspoedig dan verwacht. Daarom is besloten om voor de continuïteit van de 24-uurs wijkverpleging vooral het al bestaande ambulante team voor de intramurale zorg in te zetten. Dit heeft geleid tot een significante verbetering van de doelmatigheid van de 24-uurs wijkverpleging; Ad 5) In overleg met de OR is een stringent vacaturebeleid met beperkingen ingevoerd 30

32 van medio 2013 tot eind Dit heeft ertoe geleid dat er ondanks de toenemende leegstand en de productiebeperkingen geen sprake is geweest van gedwongen ontslag, ook niet door de gedwongen sluiting van Corel; Ad 6) De bestaande bereikbaarheids- en calamiteitenregelingen zijn in het afgelopen jaar opnieuw tegen het licht gehouden. Dit heeft geleid tot een verdere professionalisering van deze interne onderdelen van het zorgcontinuïteitsplan c.q. -systeem. In 2014 zal de doorontwikkeling in samenwerking met de collega-instellingen gezocht worden; Ad 7) In het kader van verdere ICT-facilitering en managementinformatie zijn diverse verbeterslagen doorgevoerd op het gebied van: ICT-omgeving: op basis van een marktverkenning is opnieuw besloten om de ICT in samenwerking met het Deventer Ziekenhuis door te ontwikkelen; Wifi op locaties, ook voor cliënten; een blauwdrukplan is ontwikkeld en zal in 2014 worden ingevoerd; uitfasering CareAssist voor de zorgverlening thuis en invoering van Nedap: deze overgang zal in april 2014 zijn afgerond; ondersteuning Curasoft voor de paramedische praktijken; is in 2013 afgerond en zal in 2014 nog eens geëvalueerd worden; Invoering van Elektronisch Verpleegdossier Intramuraal. In het verslagjaar is een principekeuze gemaakt voor de verdere invoering via het al bestaande pakket Caress; functioneel beheer: in het verslagjaar is een functioneel beheerder voor de diverse pakketten aangetrokken; vermindering van het aantal BI-tools: op basis van onderzoek is gekozen voor de BI-tool van PinkRoccade voor alle ICT-pakketten; implementatie zal in maart 2014 zijn afgerond; invoering van Youforce als ondersteuningstool voor administratieve processen; zal een vermindering van de omvang van het personeelsinformatiebureau opleveren; pilot is in verslagjaar succesvol afgerond, organisatiebrede invoering zal in 2014 zijn afgerond; verbetering van het roosterpakket; zal na invoering van nieuwe ICT-omgeving worden opgepakt; inkoopsysteem 20/20 vision; doelen zijn behaald. Ad 8) beheersmaatregelen zijn genomen en onderhoud, inclusief organisatie, voldoet in hoge mate aan gestelde vereisten doordat dit bij één partij belegd is. 3.5 Cliëntenraad De Centrale Cliëntenraad (CCR) van Zorggroep Solis fungeert voor de stichting en alle aangesloten BV s. Naast de CCR kent de Zorggroep lokale cliëntenraden voor de intramurale locaties in de Deventer Zorghuizen en PW Janssen Topzorg en Revalidatie, een 31

33 cliëntenraad voor de extramurale zorg voor Vte thuiszorg en Ortis en een bewonersraad voor de aanleunbewoners van locatie St Jurriën. Om afstemming en onderhoud van contacten tussen alle cliëntenraden te continueren, zijn er naast de vergaderingen ook andere overlegvormen. De raden worden ondersteund door een ambtelijk secretaris. De raden kennen een eigen budget voor scholing en (externe) advisering en ondersteuning, dat beheerd wordt door de onafhankelijke voorzitter van de CCR. De werving van de voorzitter geschiedt via een sollicitatieprocedure in de regionale krant. Tweemaal per jaar wordt ten behoeve van alle raadsleden een interne (bij) scholings- of studiebijeenkomst georganiseerd. De leden van de cliëntenraden ontvangen voor hun werkzaamheden een kleine waarderingsvergoeding. Binnen de Raad van Toezicht fungeert de heer A. van der Heyden als eerste aanspreekpunt voor de CCR. De CCR vergadert acht maal per kalenderjaar met de bestuurder. Voor specifieke agendapunten en/of toelichting wordt een lid van het managementoverleg van de organisatie uitgenodigd. Krachtens de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen wordt de CCR om advies of verzwaard advies gevraagd. De bevoegdheid tot vaststelling van het welzijns- of activiteitenprogramma op locatie is daarbij gedelegeerd aan de lokale cliëntenraden. In het verslagjaar is de CCR structureel geïnformeerd over en betrokken bij: strategisch en financieel beleid vastgoedbeleid kwaliteits- en zorgbeleid voedingsbeleid welzijns- en animatiebeleid De CCR heeft positief geadviseerd over: begroting 2013 Meerjarenonderhoudsplan 2013 Notitie voorbehouden en risicovolle handelingen bestuurlijk besluitvormingsdocument Corel documenten vakgroep specialisten ouderengeneeskunde Kaderbrief 2014 De CCR heeft ter informatie ontvangen de nota s: Bestuurlijke notitie Beleidscyclus en jaarplannen 2014 Inspectierapport Groote & Voorster Rapportage klachten 2012 en eerste halfjaar

34 Oplegger Hitteprotocol Cliëntvertrouwenspersoon/Klachtenbemiddelaar Huur en servicekosten Rapportage van de audit Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector (HKZ) Projectplan maaltijdvoorzieningen MIC-analyse Beleidsnotitie met directiebeoordeling Vrijwilligerstevredenheidsonderzoek Medewerkerstevredenheidsonderzoek Cliëntraadpleging 2013 De CCR heeft afscheid genomen van voorzitter mevrouw M. de Greef-Moes en benoemde unaniem een nieuwe voorzitter, namelijk mevrouw H. Boeve-Selles. De twee bijscholingsbijeenkomsten waren dit jaar gericht op de thema s: a) Scheiden van wonen en zorg 2 en b) De Wet medezeggenschap cliëntenraden zorginstellingen: de theorie en de praktijk. Naam Mevrouw H. Boeve-Selles Mevrouw G. Vos Mevrouw M. Bakker-Simons De heer B. Lansink De heer K. Noordewier Mevrouw B. v.d. Herik Mevrouw L. Küçük-Yildiz De heer B. Duimel De heer G. Westendorp Functie Voorzitter (onafhankelijk) Lid, afgevaardigde Lokale Raad Bloemendal Lid, afgevaardigde Lokale Raad Groote &Voorster Lid, afgevaardigde Lokale Raad PW Janssen Topzorg en Revalidatie Lid, afgevaardigde Lokale Raad Spikvoorde Lid, afgevaardigde Bewonersraad St Jurriën Extern lid, voorgedragen door allochtonenorganisaties in Deventer met als aandachtsveld Vte thuiszorg Extern lid, voorgedragen door Raad van Kerken Deventer met als aandachtsveld Ortis Extern lid, voorgedragen door Samenwerkingsverband Bonden voor Ouderen Deventer met als aandachtsveld Deventer Zorghuizen 3.6 Ondernemingsraad De Ondernemingsraad vergadert gemiddeld zeventien maal per jaar, waarvan zeven maal met de bestuurder. Daarnaast vindt er vijf keer per jaar een overleg tussen OR-voorzitter, -secretaris en hoofd HRM plaats. In 2013 is in de loop van het jaar besloten, dit overleg te schrappen en HRM-onderwerpen in de formele OR-vergadering te behandelen. Binnen de OR zijn voor een aantal onderwerpen speciale (vaste) commissies ingesteld, bijvoorbeeld PR & communicatie. 33

35 Het behandelen van advies- en/of instemmingsaanvragen van de bestuurder gebeurt meestal door de hele OR. In sommige gevallen wordt er een tijdelijke (ad hoc)commissie ingesteld om de aanvraag te behandelen. Een dergelijke commissie bestaat uit minimaal twee leden. De commissieleden bespreken hun bevindingen met de voltallige OR, waarna er officieel gereageerd wordt richting bestuurder. Eind 2013 is besloten om drie vaste OR-werkgroepen in te stellen, waarbij advies- en instemmingsaanvragen steeds door een wisselende werkgroep diepgaand behandeld worden. In iedere werkgroep is een verdeling gemaakt in aandachtsgebieden: 1. Cao/wet- en regelgeving, maatschappelijke ontwikkelingen; 2. Financieel/economisch; 3. Arbeidsomstandigheden (o.a. veiligheid), sociaal beleid/regelingen en personeel. De werkgroepen rapporteren en koppelen terug aan de voltallige OR. In dit verslagjaar heeft de Ondernemingsraad: Instemming verleend inzake: Notitie Zomerbonus(instemming verleend) Begrenzing tijdelijke contracten (onderdeel 8 van Besluit inzake overproductie AWBZ- Salland) tijdelijke instemming verleend Periodiciteit voor PMO-chauffeurs (instemming verleend met aandachtspunten) Documenten Vakgroep Specialisten Ouderengeneeskunde(instemming verleend na mondelinge toelichting) Bedrijfsarts in eigen dienst (instemming verleend) De Ondernemingsraad heeft een advies uitgebracht over: Bestuurlijke begroting 2013 (positief advies) Aantrekken extern adviseur uitbesteding maaltijdvoorziening (positief advies) Opzegging huurovereenkomst Corel per 1 juli 2013 (positief advies). Conceptdocument herallocatie personeel Corel (onderdeel Besluitvormingsdocument Corel) Uitbesteding rolstoelwerkplaats (positief advies met aantal aanbevelingen) Bestuurlijk besluitvormingsdocument Corel (positief advies) Kaderbrief 2014 (positief advies met drie aandachtspunten) Notitie Revalidatie en Behandeling nieuw werkmodel (positief advies) De Ondernemingsraad heeft initiatief genomen met betrekking tot: Reglementen OR 2013 (worden jaarlijks goedgekeurd en eventueel herzien) Ingekomen brief medewerkers De Bloemendal inzake niet verlenen van verlof in werkweekend (voorgelegd aan bestuur) 34