Forte#14. PIANOo omhelst marktplaats 07

Transcriptie

1 PIANOo omhelst marktplaats 07 Forte#14 Toegevoegde waarde van Innovatiegerichte inkopers 08 Duurzaamheidkeurmerken als gunningscriterium 11 Gemeente Heerlen scherpt integriteitsbeleid aan na omkopingsaffaire 14 Jaargang 05, februari Colofon Forte is een uitgave van PIANOo, Expertisecentrum Aanbesteden. Postbus 20101, 2500 EC Den Haag, tel Tekstbijdragen van Sanne van der Most, Carolien Nout, Anneke van Oers en Peter de Zoete. Eindredactie: PIANOo. Fotografie: Ron Eskens en Loes Schleedoorn. Ontwerp Besides Purple Amsterdam. Vormgeving en druk: Vijfkeerblauw.

2 Regionale bijeenkomsten: Wat levert inkoop op? Regionale bijeenkomsten: Wat levert inkoop op? Wat levert inkoop nu eigenlijk op? Zeker in deze tijden moeten we ervoor zorgen dat we met inkoop een nóg betere bijdrage leveren aan onze organisatie. En niet alleen financieel, maar denkt u ook aan efficiëntie en aan 'social return on investment' of duurzaamheid. Hoe maakt u dit inzichtelijk en op welke wijze zorgt u ervoor dat het bestuur het belang hiervan inziet? Kortom, hoe verkóópt u inkoop en wat heeft u hierbij nodig? U krijgt van PIANOo en NEVI Publiek handvatten hiervoor aangereikt. PIANOo en NEVI Publiek organiseren wederom een reeks regionale bijeenkomsten op de volgende data en in de volgende plaatsen. De inschrijving is nog niet begonnen, maar reserveer alvast de datum van uw voorkeur in uw agenda! De bijeenkomsten duren de hele dag en zijn kosteloos voor inkopers uit de publieke sector en NEVI-leden. Donderdag 18 maart Regardz Zilveren Toren Amsterdam Dinsdag 30 maart Regardz De Gele Kegels Eindhoven Dinsdag 06 april Regardz WTC Arnhem Dinsdag 13 april Regardz Nieuwe Buitensociëteit Zwolle Dinsdag 20 april Regardz Weena Point Rotterdam Overheidsinkopen als internationaal middel tegen de crisis In Lissabon vond onlangs de vierde workshop International Research Study on Public Procurement (IRSPP) plaats. Van 15 tot en met 18 november j.l. spraken inkoopadviseurs en wetenschappers uit de hele wereld over de rol van overheidsinkopen in het anticrisisbeleid. Veertig deelnemers uit twintig verschillende landen deden mee aan de by invitation only workshop. De crème de la crème uit de inkoopwereld dus. Een interessante mix van afgevaardigden uit onder meer Europa, de Verenigde Staten, Canada, Australië, Kenia, Uganda en China spraken over de manier waarop hun overheid de economische crisis het hoofd probeert te bieden en welke rol overheidsinkoop daarin is toebedeeld. Vanuit Nederland namen Jan Telgen en Wouter Stolwijk deel. Naast overeenkomsten als het bevorderen van infrastructurele programma s en het bieden van mogelijkheden voor versnelde afschrijving voor bedrijven, waren er zeker ook interessante verschillen. De Chinese overheid gaat 700 miljoen boeren voorzien van huishoudelijke apparatuur, ook in gebieden waar nog geen elektriciteit is. Een uitdagende opdracht voor de overheidsinkopers dus. Maar ook dichter bij huis, in Italië en Groot Brittannië, timmeren overheidsinkopers flink aan de weg. Waar public procurement in Nederland toch nog vooral wordt gezien als de toepassing van een heleboel vervelende regels en niet zo zeer als middel in de crisisbestrijding, overheerst in Italië en Groot Brittannië de economische invalshoek: de ontwikkelingen in de markt nauwgezet volgen en daar met de overheidsinkoop scherp op inspelen. Alom geprezen werd het hoogwaardige Nederlandse inkopersnetwerk, PIANOo-desk, de bestekkenbibliotheek én de PIANOo brochure met 30 tips om met overheidsinkoop de crisis te bestrijden. Over twee jaar vindt de volgende workshop plaats: mogelijk dan in China. Bouw TenderNed gestart In november vorig jaar is Atos Origin gestart met de bouw van TenderNed. Na de uitvraag in juli vorig jaar onder de ICT-mantelpartijen van het ministerie van Economische Zaken, kreeg de IT-dienstverlener de opdracht om de publicatiemodule en de marktplaatsmodule van TenderNed te realiseren. TenderNed houdt zich als contractpartner intensief met de bouw bezig en heeft de technische regie over de bouw. Eind 2010 wordt de publicatiemodule opgeleverd. Na een test- en een pilotperiode kunnen aanbestedende diensten in de zomer van 2011 via TenderNed elektronisch aanbestedingen publiceren. In diezelfde periode vinden de tests en pilots plaats voor de marktplaatsmodule. Begin 2012 is die beschikbaar en fungeert het systeem als online marktplaats: ondernemingen kunnen zich laten opnemen in het online bedrijvenregister en elektronisch inschrijven op een aanbesteding. Naar verwachting biedt TenderNed in hetzelfde jaar volledige digitale ondersteuning van het aanbestedingsproces en zijn extra modules toegevoegd voor onderhandelen, veilen en loten. Kijk voor meer informatie en de laatste ontwikkelingen op 2

3 VROM-magazine over Duurzaam inkopen Inkooppraktijk en wetenschap ontmoeten elkaar op IPPC In het magazine Duurzaam Inkopen, een uitgave van het ministerie van VROM, gaat PIANOo-directeur Wouter Stolwijk uitgebreid in op het jaar van de waarheid voor het thema duurzaamheid. De rijksoverheid dient in procent duurzaam in te kopen. Stolwijk maakt enkele kritische kanttekeningen. Van inkopers wordt nog te vaak een missionarisrol verwacht. Terwijl juist zijn baas de verantwoordelijkheid voor duurzaam inkopen moet nemen door het thema nadrukkelijk in de strategie op te nemen. Aan de inkopers vervolgens de taak om hieraan vanuit hun deskundigheid een bijdrage te leveren door te inventariseren op de markt wat er te koop is. Zodra je dat weet, kun je als overheid in aanbestedingen veel scherper gaan sturen op duurzaamheid. PIANOo organiseert marktontmoetingen In 2010 organiseert PIANOo, in nauw overleg met brancheverenigingen, een aantal marktontmoetingen om opdrachtgevers en opdrachtnemers van specifieke branches met elkaar in contact te brengen. In 2010 vindt voor de vierde keer de International Public Procurement Conference (IPPC) plaats. Ditmaal in Korea. De Nederlandse inzet: veertien papers waarvan maar liefst acht uit de koker van PIANOo. Een vooruitblik. Leveranciersselectie en de invloed van regelgeving op de aanbestedingspraktijk. Dat zijn de twee thema s die als rode draad door de Nederlandse inzendingen loopt. Met drie papers vanuit de PIANOo-vakgroep Inkoopmanagement Publieke Sector, drie vanuit de vakgroep Aanbestedingsrecht, twee papers van PIANOo zelf en zeven onafhankelijke inzendingen vanuit de wetenschap en Rijkswaterstaat levert Nederland een aardige bijdrage aan het IPPC. Het is hét congres over inkoop waar wetenschap en praktijk bij elkaar komen, vertelt Kees Tazelaar, die de inzendingen namens PIANOo coördineert en zelf ook een bijdrage levert. In 2008 organiseerde hij het congres in eigen land. De verschillen tussen de landen onderling zijn altijd behoorlijk interessant. In Afrikaanse landen zijn ze nog vooral bezig met het bestrijden van corruptie en het handhaven van integriteit. Italië, de winnaar van de prijs voor best paper in 2008, is met name op wetenschappelijk terrein goed ontwikkeld: ijzersterke uiteenzettingen waar alle landen baat bij hebben. In Nederland zitten we vooral sterk op de praktijk. Maar een netwerkorganisatie als PIANOo is weer uniek op de wereld. Het IPPC is met name interessant vanwege de uitwisseling van internationale ervaring. Het inkoopvak staat wereldwijd nog behoorlijk in de kinderschoenen, merkt Tazelaar op. Na afloop willen we de meest interessante papers in Nederlandse vertaling bundelen zodat iedereen er wat van opsteekt. De International Public Procurement Conference vindt plaats van 26 tot 28 augustus 2010 in Seoul, Zuid-Korea. De bijeenkomsten zijn bedoeld om meer inzicht te krijgen in de verschillende belangen van partijen die te maken hebben met aanbestedingen. Een laagdrempelige dialoog moet er uiteindelijk toe leiden dat de partijen elkaar beter verstaan, zodat producten en diensten goed aansluiten bij de wensen. PIANOo hoopt dat klachten over bestekken die niet aansluiten bij de markt zullen afnemen en er minder rechtszaken gevoerd zullen worden. De resultaten van de Marktontmoeting leiden tot diverse acties die door overheid en schoonmaakbranche gezamenlijk worden opgepakt. In november 2009 vond een eerste marktontmoeting plaats over schoonmaak. Een verslag ervan is te lezen op de PIANOo-website. Mogelijke onderwerpen voor 2010 zijn catering, bedrijfskleding, inhuur van adviseurs, outsourcing van ICT en kantoorartikelen. IPPC

4 Missie geslaagd? Harry Peek zette inkoop en aanbesteding bij waterschappen beter op de kaart, Jos Schreijen creëerde een bewustwording bij gemeenten. Eind 2009 namen ze afscheid van PIANOo. Samen blikken ze terug op een paar vruchtbare en leerzame jaren. Jos Schreijen Harry Peek 4 Jos Schreijen: Ik heb nu een veel breder blikveld Is je missie geslaagd? Ik heb altijd in de gemeentelijke inkoop gezeten. Bij PIANOo zochten ze iemand om hun gedachtegoed bij gemeenten uit te dragen en het inkoopbeleid beter op de kaart te zetten. Een klus waar eigenlijk drie jaar voor stond. Mijn missie is deels geslaagd: gemeenten weten inmiddels dat PIANOo er voor ze is en naar ze luistert. Zo n 200 gemeenten heeft PIANOo actief in het vizier. Nu nog de rest. Wat waren je hoogtepunten bij PIANOo? Het schrijven van een business case voor inkoopsamenwerking in Midden-Holland, mijn secretarisschap van de PIANOo-vakgroep Inkoopmanagement Publieke Sector en mijn betrokkenheid bij het bestuurlijk platform professioneel opdrachtgeverschap. Wat is je volgende uitdaging? Toen ik net bij PIANOo startte, zei ik voor de grap: over drie jaar ben ik directeur bij een inkoopsamenwerking. Die kans bij de regionale inkoopsamenwerking in Noord- en Midden Limburg deed zich ietsje eerder voor dan gepland. Welke ervaringen neem je mee vanuit PIANOo? Dankzij mijn collega s heb ik een veel breder blikveld gekregen. Al die verschillende disciplines bij elkaar, dat werkt geweldig. Ik weet nu beter hoe ik moet communiceren en organiseren en wie de belangrijke gesprekspartners zijn binnen een gemeente. Harry Peek: Ik was echt bezig met zendingswerk Is je missie geslaagd? Via de Unie van Waterschappen - ik zat jaren bij Waterschap Vallei & Eem - ben ik bij PIANOo gedetacheerd om de inkoop en aanbesteding bij waterschappen beter te organiseren. Vanwege de enorme niveauverschillen was het in het begin echt zendingswerk. Inmiddels zijn er door de waterschappen belangrijke stappen gezet. Aan mijn opvolger de taak een verdiepingsslag te maken. Wat heeft de tijd bij PIANOo jou zelf opgeleverd? Na al die jaren bij het waterschap was dit een geweldige afsluiting van mijn werkende leven. Ik kreeg de kans een kijkje te nemen in de keuken van alle waterschappen, en veel nieuwe mensen te ontmoeten. Ga je nu in een diep zwart gat vallen? Welnee, ik heb genoeg te doen. Ik heb een grote volkstuin waar ik sinds kort kersen aan het telen ben. Daarnaast ben ik voorzitter van de Oranjevereniging in ons dorp en sinds kort ook nog beurscoördinator van de klassieke Volvoclub. Verder ga ik een dag in de week als vrijwilliger werken bij blindeninstituut Bartiméus. Wat zul je het meeste missen bij PIANOo? Al die verschillende deskundigheden, de collegialiteit en het wederzijdse respect. En natuurlijk mijn reizen door het hele land. Per 1 februari volgt Gert-Jan Dutman Harry Peek op als projectleider Waterschappen.

5 Samenwerken als toverwoord Contractmanagement adviesdiensten bij Rijkswaterstaat op nieuwe leest Op 17 september 2009 vierden 37 vertegenwoordigers van ingenieursbureaus samen met 16 regiocoördinatoren van Rijkswaterstaat de feestelijke aftrap van het nieuwe raamcontract voor technische adviesdiensten. Midas Dekkers las een toepasselijk verhaal voor over symbiose op basis van mutualisme. Terwijl Johan van de Elzen zijn zegen gaf namens NL Ingenieurs - de vakorganisatie van ingenieurs - mocht Maurice van Rooijen het eerste resultaat incasseren van zijn nog jonge carrière als contractmanager bij de Dienst Infrastructuur. Van Rooijen spreekt uitdrukkelijk over de samenwerkingsovereenkomst ingenieursdiensten, en niet over het nieuwe raamcontract voor de inhuur van technische adviesdiensten. Een klein, maar veelzeggend verschil in benadering, volgens hem. Want samenwerken is in zijn ogen essentieel voor de goede verstandhouding tussen marktpartijen en Rijkswaterstaat. Van buiten naar binnen Die nieuwe benadering begon al op het moment dat hij de taak van contractmanager opgedragen kreeg door Cees Brandsen, op het moment dat die baas van de Dienst Infrastructuur werd en daarmee opdrachtgever voor Van Rooijen. Wij zijn bewust eerst gaan praten met de marktpartijen over de uitkomsten van de evaluatie van het vorige contract. Niet alleen met de contractpartners, maar ook met twee van de bureaus die het niet hadden gehaald. Plus met NL Ingenieurs, als vertegenwoordiger van de kleinere bureaus. Mijn idee was: ik wil eerst hun visie horen. Dat leverde een heel bijzondere dynamiek op. Vervolgens legde hij de regionale diensten van Rijkswaterstaat de opmerkingen voor van de bureaus en vroeg hij de hoofden van de inkoopafdelingen wat zij vonden van de uitkomsten van de evaluatie. En wat zij dachten dat beter kon. Op grond daarvan werden varianten ontwikkeld en besproken, die uiteindelijk resulteerden in de nieuwe samenwerkingsovereenkomst, die per 15 augustus 2009 is ingegaan. Ook de manier van het aanwijzen van gegadigden voor de opdrachten werd gewijzigd. Een randomizer kiest bij opdrachten tot euro twee bureaus uit de overeenkomst die mogen offreren. Bij opdrachten tot euro - de nieuwe drempel - zijn dat er drie. En daarboven kunnen partijen aangeven of zij al dan niet in aanmerking willen komen om te offreren, gezien de planning en het soort werk. De looptijd van de nieuwe overeenkomst is drie jaar. Iedere vier maanden vinden monitoringgesprekken plaats met de bureaus uit het algemene perceel, waarbij bureaus onder meer te horen krijgen wat hun aandeel is in de vergeven opdrachten. De regionale coördinatoren van Rijkswaterstaat spelen hierin een belangrijke voorbereidende rol. Leren en verdienen Volgens Van Rooijen is er niets mis mee dat bureaus geld willen verdienen. Daarom houden de bureaus het intellectueel eigendom op de producten die ze in opdracht van Rijkswaterstaat ontwikkelen. Rijkswaterstaat wil daarmee innovatie belonen; bovendien komen zo de resultaten uiteindelijk ook beschikbaar voor andere partijen. Van elkaar leren is belangrijk, vindt hij, en de samenwerkingsovereenkomst creëert daarvoor de condities. Ik ben heel tevreden als bureaus melden dat de relatie met een opdrachtgever stroef verloopt en niet bang zijn dat ze daardoor op de strafbank komen te zitten. Ook het feit dat ze aan de bel trekken als een project buiten de overeenkomst wordt aanbesteed, zie ik als blijk van vertrouwen. Het kan anders Een van de punten die werd veranderd was de perceelindeling. Onder het vorige raamcontract waren er regionale kavels waarvoor per stuk drie bureaus waren gecontracteerd. Soms lieten een of twee het afweten, vanwege capaciteitsgebrek. En dan viel er niet veel meer te kiezen. De nieuwe samenwerkingsovereenkomst kent één landelijk perceel voor algemene adviesdiensten en vijf landelijke specialistische percelen. Dat past beter bij de huidige marktsituatie dan de regionale percelen, aldus Van Rooijen. Voor het algemene perceel hebben zich elf bureaus Daarmee krijgt de leidende gedachte achter de gekwalificeerd. Niet op basis van hun tarief of een stapel samenwerkingsovereenkomst meer vorm: samen mooie cv s, maar puur op de aantoonbare ervaring met bepaalde projecten maken die passen binnen de prijsstelling en die typen opdrachten. Daaronder zitten behalve de grote voldoen aan de eisen van de samenleving. De volgende bureaus ook enkele samenwerkingsverbanden met en van stap daarin is de invoering van prestatiemeting, die in de kleinere bureaus. loop van 2010 gestalte zal krijgen. Maurice van Rooijen 5

6 Kompas light wijst de weg Cilly Jansen (foto: Blink Fotografie) Aanbestedingen van architectendiensten bezorgen menig overheidsorganisatie hoofdpijn. Met de nieuwe digitale handleiding Kompas light is dat niet meer nodig. Kompas light is een handleiding die aanbestedende diensten stap voor stap helpt een leidraad voor een Europese niet-openbare aanbestedingsprocedure voor architectendiensten op te stellen. Het hulpmiddel kan zowel gebruikt worden voor het selecteren van een architect, als voor het verlenen van een opdracht voor een ontwerp of bouwplan. Een gemiddelde overheidsorganisatie verleent niet zo vaak een opdracht aan een architect. Met de soms ingewikkelde wetten en regels rondom aanbestedingen kunnen zij best een steuntje in de rug gebruiken, vindt Cilly Jansen, directeur van Architectuur Lokaal, een onafhankelijk, landelijk informatie- en documentatiepunt voor architectuurbeleid in Nederland. Zij is de initiatiefnemer van Kompas light en werkte de handleiding uit in overleg met de Rijksbouwmeester, de Rijksgebouwendienst, VNG, BNA, NEPROM en PIANOo. Opdrachtgevers en -nemers hebben de afgelopen jaren geworsteld met hoge selectie-eisen en bewijslast voor financiële draagkracht, onduidelijke ambities en gebrek aan contact gedurende aanbestedingsprocedures. Die klachten over de gang van zaken bij de selectie van architectuurdiensten leidden tot de eerste Europese aanbestedingendag in december Daar uitten alle partijen de wens om er iets aan te doen. Die handschoen hebben wij opgenomen. Kompas light als standaard Half december 2009 is Kompas light gepubliceerd als praktische hulp voor aanbestedende diensten. De eerste reacties zijn positief, volgens Jansen. Ik hoor vooral om mij heen zeggen, dat hadden we eerder moeten hebben!. Natuurlijk gaan we het gebruik nauwlettend volgen. De betrokken organisaties hebben uitgesproken dat zij Kompas Light als standaard gaan gebruiken voor het opstellen van aanbestedingsleidraden van architectendiensten. We roepen ook andere opdrachtgevers op dit te doen. De handleiding heeft zijn naam te danken aan een eerder opgesteld Kompas, dat nu vereenvoudigd en geactualiseerd is. Vandaar de toevoeging light, legt Jansen uit. Het is vooral een praktisch hulpmiddel. In deze tijd van economische tegenspoed is het voor architecten, zeker de kleine bureaus, zwaar om mee te dingen naar opdrachten. Kompas light biedt een vereenvoudiging van de procedures en een beperking van de bewijslast. Daarmee verlichten we de administratieve lasten aan de opdrachtnemerkant. Ook de belangen van de opdrachtgever, zoals doelmatigheid en kostenbeheersing, zijn ermee gediend. Aansluiting op de praktijk Het is de bedoeling dat het Steunpunt Architectuuropdrachten & Ontwerpwedstrijden van Architectuur Lokaal elke aanbesteding die met Kompas light is opgesteld, na de aankondiging beoordeelt. De resultaten komen op de website te staan. Het gebruik kan leiden tot aanpassingen in de handleiding. Zo zorgen we ervoor dat Kompas light steeds aansluit op de praktijk, zegt Jansen. Goed opdrachtgeverschap is en blijft vakwerk. Een gezonde bouwcultuur floreert bij transparantie. Kompas light wijst daarbij de weg. Kompas Light is te vinden op onderdeel van Architectuur Lokaal. Architectuur Lokaal streeft ernaar om in de loop van 2010 ook een geactualiseerde digitale handleiding voor architectuurprijsvragen te publiceren. 6

7 PIANOo omhelst marktplaats Eric Sessink Eric Sessink ontwikkelde eind 2007 voor UWV een nieuw inkoopsysteem voor de inhuur van extern personeel. Marktplaats gebruikt de aanbestedingsregels creatief en houdt opdrachtnemers scherp met een combinatie van miniveiling en raamcontract. Maar het marktplaatsprincipe is voor veel meer doelen geschikt. Komende maanden gaat Sessink dan ook op verzoek van PIANOo verkennen voor welke andere diensten marktplaats geschikt is en of er belemmeringen zijn in het toepassen in de praktijk. Het idee voor marktplaats werd geboren toen Eric Sessink in opdracht van de directie van het UWV op zoek ging naar een efficiëntere manier om extern personeel in te huren, waarbij de markt optimaal werkt binnen de kaders van de rechtmatigheid. Marktplaats brengt de behoeftestellers rechtstreeks in contact met de beste personen voor hun job. In plaats van zoals eerder, alleen via raamcontracten, alleen met enkele grote aanbieders. De raamcontracten met de grote leveranciers bestaan nog steeds. Maar marktplaats voegt daar een reservoir aan toe van kleinere leveranciers van personeel. Die kunnen zich opgeven als belangstellende voor een kavel, als ze voldoen aan minimumeisen zoals VAR, en instemmen met de huisregels en de contractuele voorwaarden. In principe komt iedereen in aanmerking, ook ZZP ers, licht Sessink het idee toe. Het proces combineert de grondregels van aanbesteden (objectiviteit, transparantie en niet-discriminatie) met optimale marktwerking. Kwalitatief de beste inhuur tegen marktconforme tarieven en dus niet de laagste prijs. Marktplaats hanteert bij de vraag naar extern personeel een vaste cyclus. Eerst kijkt de HR-manager of de functiebeschrijving intern kan worden vervuld. Is dat niet zo, dan krijgen de partners van het raamcontract het verzoek iemand voor te dragen. Als daar de overeengekomen kwaliteit niet uit komt gaat de vraag naar de andere leveranciers, die zich eerder hadden gekwalificeerd. In twee ronden: eerst maakt de inkoopafdeling een rangorde van de aanbieders die in aanmerking komen. Vervolgens krijgen de budgethouders de namen door van de hoogst scorende aanbieders, met wie ze kunnen spreken en uit wie ze mogen kiezen. Op basis van hun voordracht vindt de uiteindelijke gunning plaats. De cyclus eindigt ermee dat de naam van de winnaar wordt gepubliceerd. Marktplaats vereist samenwerking tussen alle betrokken partijen: budgethouders, HR-afdeling en de inkoopadeling. Die begint bij een goede functieomschrijving, iets waar de budgethouders zelf belang bij hebben. Hoe beter de kwaliteit van de functiebeschrijving, des te sneller ze de geschikte persoon vinden. Eén voordeel van marktplaats is dat de grotere leveranciers scherper dan voorheen moeten kijken naar hun biedingen. De inhuur is zo behalve rechtmatig, ook een stuk doelmatiger geworden. Nieuwe en breed toepasbare procedure PIANOo wil met deze opdracht ertoe om marktplaats verder uit te werken en te verspreiden. Het is een nieuwe benadering die in de praktijk is geboren en die zijn waarde heeft bewezen. Marktplaats combineert elementen van een raamcontract met die van een mini-veiling. Het concept is juist vanwege zijn betere afstemming tussen vraag en aanbod geschikt voor veel meer soorten inkoop. Het biedt handvatten om te experimenteren met bijvoorbeeld vaste tarieven of met extra eisen voor MVO. PIANOo heeft mij gevraagd dit concept bij de achterban van PIANOo te introduceren. Komende maanden ga ik in opdracht van PIANOo marktplaats beschrijven in een publicatie die voor alle overheidsinkopers beschikbaar komt via het netwerk. Ook ga ik workshops begeleiden waarin inkopers verder kennis kunnen maken met het concept. Er is veel belangstelling voor. De waterschappen bijvoorbeeld zien er iets in voor de aanbesteding van hun onderhoudswerkzaamheden. Overheden zitten overal met hetzelfde dilemma: hoe huur ik op nette wijze de goede mensen in? Daar kan marktplaats ze bij helpen. 7

8 De toegevoegde waarde van innovat Innovatie bevorderen door middel van inkopen staat sterk in de belangstelling. Zo pleitte de Tweede Kamer bij de begrotingsbehandeling van EZ opnieuw voor meer aandacht vanuit de overheid voor innovatie bij haar eigen inkoopbeleid. Via speciale programma s zoals SBIR kunnen overheden innovatie inzetten voor het oplossen van nieuwe en bestaande maatschappelijke problemen. Binnenkort verschijnen vier PIANOo-publicaties over innovatiegericht inkopen. Met tal van tips om via innovatiegericht inkopen betere en voordeliger producten of diensten te ontwikkelen. Gebaseerd op praktijkervaringen van doorgewinterde inkopers. Voor hen heeft PIANOo ook een expertisenetwerk over dit onderwerp. Innovatie bevorderen lijkt in eerste instantie meer het onderwerp voor een behoeftesteller of een projectleider dan voor een inkoper. Toch kunnen inkopers aanmerkelijk bijdragen aan het succes van innovaties. De rol die inkopers bij de overheid kunnen spelen is nog onderbelicht, vindt Marieke van Putten. Zij is projectleider Innovatiegericht inkopen bij PIANOo en verzamelde onder meer de 20 voorbeelden van innovatiegericht inkopen samen die naar aanleiding van de Motie Aptroot, Besselink eind november aan de Tweede Kamer werden gestuurd. Een aantal van deze voorbeelden komen in een publicatie over de rol van de inkoper bij innovatiegericht inkopen. Er gebeurt al veel op dit terrein. Maar het zou vaker kunnen, denk ik. Je ziet dat als projectleiders en inkoopadviseurs van het begin af aan samen optrekken, er mooie dingen tot stand worden gebracht. Het succes daarvan vind je onder meer terug in het SBIR-programma. Marieke van Putten Dijkbewaking op bestelling SBIR staat voor Small Business Innovation Research Programma dat wordt uitgevoerd door SenterNovem. Overheden kunnen een opdracht via de SBIR uitzetten en zo de markt uitdagen om nieuwe oplossingen te bedenken voor maatschappelijke problemen. Op basis van een duidelijke onderzoeksvraag en een toegesneden budget verzorgt SenterNovem de uitvraag bij marktpartijen. Doel is om te komen tot de best werkende prototypes die in een vervolgstadium kunnen uitgroeien tot marktrijpe producten. Marieke van Putten: Het SBIR-programma levert echt heel mooie voorbeelden van innovatie op, zoals bij de DIGI-dijk. Daarbij vroeg Rijkswaterstaat bedrijven om met voorstellen te komen voor de verbetering van de dijkinspectie, iets dat na de plotselinge doorbraken bij Wilnis en Stein een hot issue werd. Hoe kun je zo n doorbraak eerder zien aankomen via permanente, real-time dijkmonitoring? Binnen twee jaar had Rijkswaterstaat twee marktrijpe antwoorden op dit probleem, na vijf eerder geselecteerde initiatiefnemers in staat te hebben gesteld tot een haalbaarheidsonderzoek. 8

9 iegerichte inkopers Het SBIR-programma maakt onderscheid tussen de precommerciële fase van een innovatieve oplossing en de commerciële fase. In de precommerciële fase kun je een tender uitzetten volgens de beginselen van het aanbestedingsrecht: transparant, niet-discriminatoir, openbaar en marktconform. In de commerciële fase ligt het initiatief dan weer waar het hoort: bij de markt. Het SBIR-programma is inmiddels ingezet voor een keur aan maatschappelijke problemen, van dijkinspectie tot biodiversiteit en van de auto van de toekomst tot aan maritiem opereren onder zwaar weeromstandigheden. Evenwichtskunsten Innovatiegericht is ook het thema van de eerste drie publicaties van de PIANOo-vakgroep Inkoopmanagement Publieke Sector, die onder leiding van Jan Telgen sinds begin 2009 werkt aan de inhoudelijke versterking van het inkoopvak bij de overheid. Het is een onderwerp waar nog relatief weinig over is geschreven, terwijl er toch wel de nodige ervaringen mee is opgedaan, zegt vakgroeplid Annemiek Jacobs. Zij werkt als projectmanager bij de gemeente Enschede en was nauw betrokken bij enkele grote, innovatieve projecten zoals de doorstart van het vliegveld Twente. De vakgroep heeft drie publicaties in voorbereiding over innovatie via inkoopprocessen. De eerste heeft betrekking op het uitvragen van innovaties, de tweede gaat over innovatie tijdens de looptijd van een contract en de derde over unsolicited proposals. Vooral over unsolicited proposals hebben aanbestedende diensten nog veel vragen, is haar ervaring. Henk Jan van Mossel inkoopmanager bij woningcorporatie Ymere in Amsterdam - is eveneens lid van de vakgroep Inkoopmanagement Publieke Sector en enthousiast over de visie waar hij direct bij is betrokken: het uitvragen van innovatieve voorstellen. Voor mij gaat het er bij innovatiegericht inkopen vooral om hoe je samen met leveranciers het meeste rendement kunt halen uit een aanbesteding. En bij rendement gaat het dan om alle prestatiegebieden. Essentieel voor innovatiegericht inkopen is dat je als inkoper al heel vroeg aan tafel zit met de behoeftesteller, aldus Van Mossel. Voor de inkopen die onder mijn verantwoordelijkheid vallen bij Ymere is er een aanbestedingskalender. Met name bij grotere inkopen bespreken we op managementniveau de uitgangspunten, de randvoorwaarden en het mandaat voor de inkoop. Dat is het moment waarop ik ruimte kan claimen voor marktpartijen. Soms is er veel druk om in de eerste plaats financieel voordeel te halen uit een aanbesteding. Zeker op dit moment. Maar ik zie het als mijn taak om leveranciers uit te dagen hun beste beentje voor te zetten. Die moeten daarvoor de ruimte krijgen. De kunst voor mij is om een goede balans te vinden tussen loslaten van de vraag aan de ene kant en grip houden op de uitkomsten aan de andere kant. Over de tools daarvoor gaat de eerste visie. Voor Van Mossel is het duidelijk dat innovatiegericht inkopen niet ophoudt bij de uitvraag. Het echte spel begint eigenlijk pas daarna. Dan moet je ervoor zorgen dat de innovatie door de organisatie wordt geaccepteerd en geïntegreerd in de werkprocessen. Contractmanagement maakt daar een belangrijk deel van uit. De aandacht daarvoor ontbreekt nog bij veel organisaties. Innovatie op bestelling De vakgroep bereidt ondertussen ook een visie voor op innovatie tijdens de looptijd van een contract, met name van toepassing bij leveringen en diensten. Onderwerpen waarbij innovaties mogelijk zijn, zijn bijvoorbeeld energiegebruik, veiligheid, duurzaamheid, milieueffecten en het stroomlijnen van order- en leveringsprocessen. De visie gaat men name in op de vraag bij welk type leveranciers welk type afspraken gemaakt kan worden in het contract. Daarvoor hanteert men de piramide uit de Future Purchasing-benadering. Hoge impact & TC leverancier Lage impact &?? per leverancier gebaseerd op Limburg, % 56-95% 0-55% Partners Performance leveranciers Overige leveranciers Gebaseerd op Geele, Koopmans and Faase, 2007; Future Purchasing, 2008 De visie somt een groot aantal mogelijkheden op waarmee aanbestedende diensten bij het aangaan van een contract leveranciers kunnen prikkelen tot vernieuwingen. Bij partners bij wie de nadruk eerder ligt op samenwerking dan op concurrentie kunnen afspraken worden gemaakt om jaarlijks de prestaties tegen het licht te houden, van beide kanten. Actieve betrokkenheid bij de leverancier is daarvoor een voorwaarde en die kan zelfs zo ver gaan dat men onderling personeel uitwisselt. In het contract kunnen beloningen in het vooruitzicht worden gesteld voor extra prestaties. Bij performance leveranciers ligt de nadruk meer op het zoveel mogelijk realiseren van de afgesproken output tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden. Proces Met name proces innovatie Incidenteel 9

10 Henk-Jan van Mossel Het zal duidelijk zijn dat bij deze vormen van innovatiestimulering veel wordt gevraagd van de professionaliteit van de inkooporganisatie. Die moet klaar zijn voor de noodzakelijke vormen van contractmanagement, het relatiemanagement van de leveranciers op orde hebben en zo mogelijk ingericht zijn om te kunnen sturen op strategieën voor inkooppakketten. Briljante ideeën herkennen Unsolicited proposals, of eigen initiatief is een ander onderwerp waarover de vakgroep een visie uitbrengt. Een voorstel op eigen initiatief van een marktpartij is natuurlijk iets anders dan een poging tot acquisitie. Het staat vast dat marktpartijen soms goede ideeën hebben, maar er niet mee aan de bak komen, omdat het niet als zodanig wordt herkend, zegt Annemiek Jacobs. Het is een delicaat onderwerp, juist omdat anderen met het briljante idee, waar een aanbestedende dienst zelf nog niet aan had gedacht, aan de haal kunnen gaan. Aanbestedingstechnisch zijn eigen initiatieven lastige opgaven, omdat de regelgeving uitgaat van transparantie, openbaarheid en gelijke kansen en één op één relaties daar meestal niet bij passen. Hoe zorg je er als aanbestedende dienst dan voor dat goede ideeën de erkenning krijgen die ze verdienen? In plaats van af te wachten tot een ongevraagd voorstel op hun bureau belandt, kunnen aanbestedende diensten actie ondernemen om eigen initiatieven goed te ontvangen en te verwerken. De ministeries van Verkeer en Waterstaat en van VROM hebben inmiddels, net als de provincie Gelderland, een apart loket in het leven geroepen voor dit soort voorstellen. Door beleid te formuleren voor eigen initiatieven en actief om te gaan met ontvangen voorstellen, zorgen overheden ervoor dat iedereen die met een idee komt gelijk wordt behandeld en weet waar hij of zij aan toe is, terwijl de organisatie niet te zwaar wordt belast. Met mogelijk meer waardevolle voorstellen als resultaat. Zo n loket moet eerst de vraag beantwoorden of een voorstel waardevol is en vervolgens zorgen voor een adequate afhandeling: afwijzen als men het ongeschikt acht of zorgen voor een juiste inkoop als het kansrijk is. De publicatie van de vakgroep gaat op al deze aspecten in en geeft vele voorbeelden van geslaagde transacties. Experts bijeen Naast de drie uitgaven van de vakgroep Inkoopmanagement zal PIANOo een vierde publicatie uitgeven met een aantal succesvolle praktijkvoorbeelden van innovatiegericht inkopen. Hierin komt vooral de rol van de inkoper, de samenwerking met behoeftestellers en de marktpartijen aan bod. PIANOo heeft bovendien ook een Expertisenetwerk Innovatiegericht inkopen opgezet. Momenteel wisselt dit netwerk nog vooral via PIANOo-desk kennis en ervaring uit, maar vanaf begin 2010 ook via netwerkbijeenkomsten. De eerste netwerkbijeenkomst vindt plaats op 4 februari in Den Haag. Het netwerk staat open voor alle inkopers die werkzaam zijn voor een overheid, of andere aanbestedende diensten zoals een woningcorporatie, die kennis willen uitwisselen over innovatiegericht inkopen. Kijk voor meer informatie op (Aanbestedingspraktijk>Innovatiegericht inkopen). Rechts op deze pagina vind je tevens enkele uitgewerkte praktijkvoorbeelden van innovatiegericht inkopen. 10

11 Duurzaamheidkeurmerken als gunningscriterium Wat mag wel en wat mag niet? Het gebruik van keurmerken als Max Havelaar, FSC en het Ecolabel als selectiecriterium bij duurzaam inkopen is erg populair. Logisch, want we willen graag zeker weten dat de producten duurzaam zijn en zonder kinderarbeid vervaardigd. Toch is het strikt voorschrijven van een keurmerk in strijd met de Europese regelgeving. Duurzaamheidcriteria die een eerlijke productie garanderen. FSC, bekend van het ecovriendelijke hout en papier, is er groot mee geworden. Gemeenten die het FSC keurmerk in hun gunningcriteria opnemen, menen daarna te voldoen aan de eisen van duurzaam inkopen. De rijksoverheid schrijft bepaalde duurzaamheidcriteria voor de inkoop van hout en papier voor, aldus Ron Lazaroms, FSC coördinator in de regio Haaglanden en beleidsmedewerker duurzame ontwikkeling bij het gelijknamige Stadsgewest. Andere keurmerken zoals PEFC voldoen hier ook aan, alleen onze criteria liggen op het gebied van people en planet net iets hoger. Discriminatie Maar mag dit eigenlijk wel? Mag je als gemeente of waterschap een convenant sluiten met FSC en alleen FSC-hout vragen? Want volgens de Europese regelgeving sluiten keurmerken potentieel geschikte partijen uit. Met andere woorden: het is pure discriminatie. Toch gebeurt het in de praktijk regelmatig dat gemeenten in hun gunningcriteria het gebruik van keurmerken als voorwaarde stellen. Recent heeft de Europese Commissie de provincie Noord-Holland gevraagd een gunning te herzien waarbij in de aanbesteding het Max Havelaar keurmerk werd gevraagd. Eerder stelde de rechter de provincie Groningen in een kwestie rondom hetzelfde keurmerk in het gelijk. Het was in het concrete geval wel toegestaan omdat Groningen bij nadere vragen tijdens de aanbestedingsprocedure had aangegeven dat het gunningcriterium moest worden gelezen als het voldoen aan de criteria van het keurmerk. De rechter oordeelde dat hierdoor geen sprake van discriminatie was. Een verwarrende uitspraak, die heeft geleid tot heel wat speculatie. Kortom, het wordt er allemaal niet helderder op. Terughoudend Wat betekent dit nu concreet voor het duurzaam inkoopbeleid van gemeenten en andere overheidsinstellingen? De duurzaamheidcriteria die het ministerie van VROM heeft opgesteld bieden genoeg waarborgen. Overheidspartijen die toch aan de, vaak iets strengere, criteria van een keurmerk willen vasthouden, doen er wijs aan niet het keurmerk als zodanig voor te schrijven. Zo lang echter alleen criteria van het keurmerk of gelijkwaardige criteria worden gevraagd - mits deze niet disproportioneel zijn - is er niks aan de hand, reageert Jaap Stokking, coördinator criteriaontwikkeling Duurzaam Inkopen bij het ministerie van VROM. Wordt het keurmerk rechtstreeks voorgeschreven dan handelt de gemeente tegen de Europese richtlijn. Uitzonderingen daargelaten wanneer keurmerken en labels eenduidig in Europese regelgeving zijn omschreven, zoals bijvoorbeeld Biologisch. Ook de VNG adviseert gemeenten zeer terughoudend om te gaan met keurmerken. Gemeenten die toch willen vasthouden aan de kwaliteit van het keurmerk kunnen de onderliggende criteria opnemen in hun bestek. Het certificaat of keurmerk kan door een leverancier als bewijsmiddel worden gebruikt om aan te tonen dat aan de criteria is voldaan. Op deze manier worden zowel de transparantie als de gelijke behandeling van marktpartijen binnen een aanbesteding gewaarborgd. FSC-hout ANP 11

12 Betalen en bestellen met een muisk Op grote schaal elektronisch bestellen en factureren bij de overheid is binnen handbereik. Inkopers kunnen nu al een bijdrage leveren, ook als hun organisatie nog niet klaar is voor de overstap. Je moet ergens een keer beginnen, want als iedereen op elkaar wacht gebeurt er niets, zegt Rex Arendsen, projectleider van E-factureren, het stimuleringsprogramma van het ministerie van Economische zaken. E-factureren moet de standaard worden en papier de uitzondering. Nu er een digitale brievenbus is, kunnen we op grote schaal e-facturen ontvangen en afhandelen. Arendsen doelt op Digipoort, één centraal meldpunt voor alle facturen aan de rijksoverheid. Sinds januari 2010 maakt het UWV-Werkbedrijf er als eerste overheidsinstantie gebruik van. De ministeries van Verkeer en Waterstaat, LNV en Economische Zaken, het RIVM en de gemeente Zoetermeer zullen snel daarna volgen. In de loop van 2010 zullen alle rijksoverheidorganisaties er verplicht op aansluiten. Onomkeerbaar In 2014 moet tachtig procent van de facturen die de overheid (rijk, provincies en gemeenten) jaarlijks van het bedrijfsleven ontvangt digitaal zijn; zowel in de manier waarop ze worden verstuurd als in de verwerking, de accordering en de uiteindelijke betaling. We hebben brede steun van de partijen die in april vorig jaar een convenant ondertekenden: VNO-NCW, MKB Nederland, de VNG, ICT-Office en de ministeries van Binnenlandse Zaken en Financiën. Natuurlijk is de ene organisatie verder in de ontwikkeling dan de andere. Maar het proces is inmiddels onomkeerbaar, zegt Arendsen. E-bestellen bij de rijksoverheid Marcel Heeren, projectleider van het programma Elektronisch Betalen en Factureren (EBF), werkt nauw samen met het programma E-facturen, maar heeft een iets andere invalshoek: Wij concentreren ons uitsluitend op de rijksoverheid, inclusief de agentschappen. Een ander verschil is dat wij ook het bestelproces elektronisch willen afhandelen. Ambitieus? Natuurlijk! Marcel Heeren 12

13 lik Dat bredere perspectief zorgt er wel voor dat het misschien wat langer duurt voordat alle departementen op een lijn zitten, beaamt Heeren. Inmiddels is wel de basis gelegd. Vijf ministeries (Defensie, OCW, VenW, VWS en Financiën) lopen op kop en maken al gebruik van geautomatiseerde ondersteuning die elektronisch betalen en factureren mogelijk maakt. Medio 2010 start een nieuwe aanbestedingsprocedure, EBF2, voor deze voorziening. Als die is afgerond, kunnen ook de andere departementen en agentschappen aansluiten. Heeren: Administratieve lasten nemen af met e-factureren en bestellen, dat is duidelijk. Maar er is meer. Facturen worden sneller betaald en inkopers krijgen betere informatie over het inkoopproces en de inkoopuitgaven waardoor zij het tactisch proces beter kunnen uitvoeren, dus op een strategischer niveau meetellen. Dat geeft hun werk meer toegevoegde waarde. Nu al in nieuwe contracten vastleggen Belangrijk is volgens Heeren dat inkopers nu al in nieuwe contracten met leveranciers opnemen dat zij alle berichten van bestelling tot aan factuur elektronisch moeten kunnen aanleveren of ontvangen via berichtenverkeer of het leveranciersportaal. Als de overheidsorganisatie dan overstapt, hoeven de contracten tenminste niet aangepast te worden. Meer weten over e-bestellen en e-factureren? Kijk op voor meer informatie. Op (voorheen Overheidstransactiepoort, OTP) leest u meer over Digipoort, evenals op de website van het ministerie van Economische Zaken in het dossier E-factureren. Rex Arendsen 13

14 Gemeente Heerlen scherpt integriteitsbeleid aan na omkopingsaffaire Wethouder Pé Diederen: Het is tijd voor een serieuze cultuur 14 Luxe trips naar de Grand Prix van Monaco, ambtenaren die continu toegang hebben tot de skybox van het bouwbedrijf en een groot aantal cash bedragen in ruil voor nooit verrichte opdrachten. Het is een greep uit een lange reeks beloningen die de relatie tussen twee Heerlense ambtenaren en bouwbedrijf Jansen de Jong typeerden. Niets menselijks is ons vreemd, reageert wethouder Cultuur en Financiën Pé Diederen op het omkopingsschandaal dat begin 2009 aan het licht kwam. Maar het is wel dodelijk voor het imago van de regio én de branche. Reden om het integriteitsbeleid per direct aan te scherpen. Het was net of we in een film zaten, vertelt Diederen over de bewuste dinsdagochtend in januari Tijdens de collegevergadering berichtte de bode dat de Rijksrecherche aan de deur stond. Dan is er echt wel wat aan de hand. Heel gefragmenteerd kwam in de loop van de volgende dagen de informatie binnendruppelen. Toch heeft het nog een paar maanden geduurd voor duidelijk was waar het exact om ging. Binnen het raamcontract dat de gemeente Heerlen met bouwbedrijf Jansen de Jong had werd structureel gefraudeerd. Het ging vooral om het herstellen van dagelijks voorkomende mankementen aan straten, pleinen en ander openbaar gebied, licht Diederen toe. De betrokken ambtenaren hadden een mandaat voor het zelfstandig uitschrijven van opdrachten tot euro. In 48 gevallen zijn gefingeerde opdrachtbonnen uitgeschreven. In ruil daarvoor kregen de ambtenaren cash bedragen toegestopt en werden ze gefêteerd tijdens dure uitstapjes zoals de Grand Prix van Monaco. Eén ambtenaar had zelfs beschikking over de sleutel van de skybox van Jansen de Jong. Rustige oude dag Een heleboel geld, maar echt rijk is niemand ervan geworden, antwoordt Diederen als hem wordt gevraagd naar de schade voor de gemeente. Ik zeg zelf altijd, als ik zoiets ooit zou doen, dan niet voor minder dan een miljoen, zodat ik de rest van mijn leven in Rio de Janeiro aan het strand kan zitten. En wie aan een rustige oude dag hecht moet het misschien helemaal niet doen. Zonder gekheid, naast de maximale schade van euro, heeft de zaak de branche in het algemeen en de regio in het bijzonder natuurlijk in een behoorlijk kwaad daglicht gesteld. Dachten we net van de bouwfraude af te zijn en dan krijgen we dit. Daar heb je Limburg weer, wordt in sommige kringen gefluisterd. Zoiets straalt uit op de hele organisatie en op alle ambtenaren en bestuurders. Om het tij te keren is Diederen in gesprek gegaan met Bouwend Nederland. Vanuit een gezamenlijk belang - het integer omgaan met belastinggeld - moeten we proberen te komen tot een eerlijk product voor een eerlijke prijs. Begin 2010 organiseert de gemeente Heerlen samen met Bouwend Nederland een werkconferentie waarin ambtenaren van alle niveaus in gesprek gaan met de belangrijkste aannemers in de regio over het voorkomen van dergelijke praktijken in de toekomst. Tucht van de laagste prijs Maar er gebeurt meer. Direct nadat de fraude aan het licht is gekomen, heeft de Heerlense gemeenteraad gesproken over de aanscherping van het integriteitbeleid rond aanbestedingen. Hetgeen resulteerde in een puntensysteem waarbij opdrachtnemers bonus- en strafpunten kunnen krijgen voor gedrag uit het verleden. Diederen: Ieder bedrijf moet vooraf een verklaring afleggen dat het integer is en dat het de consequenties van niet integer handelen aanvaardt. Voor het eerst zijn de zaken die fout kunnen lopen concreet in de regeling benoemd als reden voor het toekennen van strafpunten, die weer kunnen leiden tot uitsluiting. Een compleet nieuw systeem dus waarmee we bedrijven kunnen uitsluiten op basis van gedrag uit het verleden. De gemeente Heerlen wil ook graag afrekenen met de tucht van de laagste prijs. Daarom moeten bedrijven die substantieel lager inschrijven hierover vóór de gunning al verantwoording afleggen. Daarnaast wordt nog gestudeerd op de mogelijkheid om ook goede prestaties van bedrijven in een gunningprocedure te belonen. De past performance zou dan dus ook in positieve zin worden meegenomen in het gunningproces. Net als de gebruikelijke kwaliteitseisen, die voorheen alleen in de civielrechtelijke sfeer geclaimd konden worden. Met onze aangescherpte regels hebben we in feite deels artikel 45 van de BAO nader geconcretiseerd en gespecificeerd, aldus Diederen.

15 verandering Klikken zit niet in ons systeem Voor Jansen de Jong hebben de aangescherpte integriteitregels direct al geleid tot uitsluiting van een dochter bij een gunningprocedure. De aangescherpte regels geven bedrijven de mogelijkheid aan te tonen dat een kwestie uit het verleden slechts een incident betrof dat het bedrijf als geheel niet kan worden aangerekend, licht Diederen toe. In dit concrete geval ging het echter om een zaak die zelfs doorspeelde tot directieniveau en die bovendien de hele branche schade berokkent. Aan de voorkant schreven ze te laag in en dat verlies haalden ze later, door middel van fake opdrachten, dubbel en dwars in. Er was dus ook sprake van broodroof jegens andere partijen. Het aanscherpen van de integriteitregels is slechts een deel van de oplossing. Daar is Diederen zich maar al te zeer van bewust. Minstens zo belangrijk is de integriteit van de eigen ambtenaren. We moeten in de eerste plaats de interne regelgeving goed bekijken, merkt hij hierover op. Hebben we de verantwoordelijkheden goed verdeeld? Is degene die de opdracht voor het werk verleent dezelfde persoon die controleert of het werk wordt uitgevoerd? Zit daar wel genoeg controle op? Dat is de instrumentele kant. Daarnaast moet er volgens Diederen veel meer aandacht komen voor de omgeving rondom de personen die zich met dit soort schadelijke praktijken bezighouden. Klikken zit niet echt in ons systeem. Van kinds af aan leren we dat dit verkeerd is. Als een collega zich met dergelijke praktijken inlaat, zullen we er toch iets mee moeten. We moeten van dat slechte imago van klikken af en onszelf de vraag stellen: gaat het hier eigenlijk wel om klikken of speelt er een veel groter belang? Pé Diederen 15

16 Marja van der Meulen Samenwerken smaakt naar meer De gemeenten Maasluis, Schiedam en Vlaardingen werken sinds 2008 samen in een Shared Servicecentrum Inkoop. Niet alleen goed voor de portemonnee maar ook voor de kwaliteit van de inkoopfunctie, meent Marja van der Meulen, manager van het regionale Inkoopbureau. Wat houdt de gemeentelijke samenwerking in? Wij verlenen een breed pakket aan inkoopdiensten. Sinds de start van het bureau in maart 2008 hebben we heel wat aanbestedingen gedaan en diverse instrumenten, zoals een inkoophandboek, een intranetsite en verbeterde algemene inkoopvoorwaarden ontwikkeld. De medewerkers zijn gedurende de proefperiode vanuit hun eigen gemeente gedetacheerd bij het Inkoopbureau in Vlaardingen. Na 1 april wordt de samenwerking definitief. De deelnemende gemeenten dragen gezamenlijk de kosten. Verder maken we op basis van de verschillende inkoopplannen ons inkoopactieplan waarop we de bezetting van ons bureau baseren. We kunnen daardoor tijdig opschalen als dat nodig is. Hoe ga je om met de onderlinge verschillen tussen de gemeenten? De ene gemeente had minder moeite om de inkoopfunctie uit te besteden dan de andere. Niet iedereen verwachtte aanvankelijk dus hetzelfde van ons. Het gelijk trekken van die verwachtingen was één van de voornaamste taken in het eerste jaar. Iedere gemeente heeft nu een contactpersoon inkoop; dat zijn onze liaisons met de behoeftestellers. Wij brengen door gezamenlijke aanbestedingen mensen uit verschillende gemeenten bij elkaar die voorheen soms als enige dit specialistische werk deden. Dat is heel inspirerend! Ik hoop in de toekomst meer van dit soort teamwork te zien ontstaan. Hoe maak je de resultaten van je werk zichtbaar? Natuurlijk zijn er de financiële voordelen als je samen inkoopt. Maar ook de kwaliteit van het inkoopproces neemt toe met de bundeling van kennis en expertise. Wij geven elke twee maanden een nieuwsbrief uit met actualiteiten over inkoop en aanbestedingen. Verder rapporteren we na afloop van elke aanbesteding. We toetsen of we de doelen hebben bereikt, tegen welke prijs, we vergelijken met vorige aanbestedingen en rapporteren over de gehanteerde duurzaamheidcriteria. Welke struikelblokken ben je tegengekomen? Met mijn ervaring bij de rijksoverheid moest ik even wennen aan de communicatie- en besluitvormingslijnen binnen gemeenten. Ik vond het in het begin lastig om de communicatie goed te borgen tussen het opdrachtgevend beraad (de gemeentesecretarissen) en de colleges van de deelnemende gemeenten. En wat ging goed? De gemeentelijke inkoop is erg gevarieerd, van de exploitatie van dak- en thuislozenopvang, kunstgrasvelden tot de sloop van een ziekenhuis. Ik heb het er erg naar mijn zin, want je ziet direct het resultaat van je werk. Zo ben ik heel tevreden over de twee architectenselecties met een Europese aanbesteding die we in 2009 met succes hebben afgerond. Welk type inkoper ben je privé? Wat ik op mijn werk zo belangrijk vind, nadenken over de behoeftestelling of marktprijzen, vergeet ik onmiddellijk als ik een oranje kortingsticker op kleding zie. Dan denk ik even niet aan een inkoopplan. Regionaal inkoopbureau Maassluis, Schiedam en Vlaardingen is een van de inkoopsamenwerkingen die aan bod komen in de PIANOo-handleiding Winst maken met samen inkopen. In drie stappen naar structurele inkoopsamenwerking. Deze handleiding is op te vragen bij PIANOo of te downloaden op Paspoort Naam: Marja van der Meulen Leeftijd: 37 Functie: Chief Procurement Officer (CPO), ofwel manager regionaal Inkoopbureau Vorige functie: verwerver (inkoper) bij de Defensie Telematica Organisatie (nu IVENT) Beïnvloedbaar inkoopbudget: circa 150 miljoen euro (gebaseerd op voorgaande jaren) Aantal inkoopmedewerkers: 6 Trots op: opbouwen van deze regionale samenwerking tussen drie gemeenten Inspirerend: Lebna el Mhamdi, destijds aanbestedingsjuriste bij Defensie. Zij leerde mij hoe inkoop en recht goed samen kunnen gaan en geen tegenwerkende krachten hoeven te zijn Recente privéaankoop: kleding in de uitverkoop EXPERTISECENTRUM AANBESTEDEN