PLANON MEETING MANAGEMENT. Voor professioneel, geïntegreerd beheer van vergaderzalen en hieraan gerelateerde dienstverlening

Transcriptie

1 PLANON MEETING MANAGEMENT Voor professioneel, geïntegreerd beheer van vergaderzalen en hieraan gerelateerde dienstverlening

2 Planons Meeting Management-oplossingen ondersteunen: Professioneel vergader- en evenementenbeheer Efficiënte planning en levering van diensten 24/7 selfservice voor het reserveren van vergaderruimten en diensten Betrouwbare rapportages en analyses Een naadloze integratie met Microsoft Outlook Snelle check-ins bij een vergaderruimte door middel van mobiele apps Intuïtief gebruik van een kiosk met touch screen Realtime integratie met sensortechnologie Volledige integratie met andere Planon-oplossingen Het ondersteunen van de organisatie met passende vergaderzalen en bijbehorende dienstverlening is een belangrijke taak van elke facility of space manager. Veranderende werkstijlen, toenemende dynamiek in organisaties en de groeiende noodzaak tot samenwerking vergroot de behoefte aan efficiënt beheer van vergaderingen en bijeenkomsten. Niet alleen voor interne vergaderingen, maar ook voor zakelijke bijeenkomsten en evenementen met externe deelnemers. Vergaderzalen en conferentiefaciliteiten zijn schaars en duur. Een gestroomlijnd en betrouwbaar reserveringsproces is daarom van groot belang om optimaal gebruik van faciliteiten te garanderen. Planon Meeting Management biedt een volledig geïntegreerd meeting managementproces met oplossingen voor alle belanghebbenden, waaronder servicedesk medewerkers, studenten, event managers en uitvoerend personeel. Deze geïntegreerde aanpak levert uitgebreide managementinformatie inclusief bezettingsgraden en interne doorbelastingen waardoor u inzicht krijgt in mogelijkheden voor procesoptimalisatie. 2 PLANON MEETING MANAGEMENT planonsoftware.com

3 PROFESSIONEEL VERGADER- EN EVENEMENTENBEHEER Planon Meeting Management biedt organisatoren van vergaderingen en event managers de tools en processen om zowel reguliere vergaderingen, als specifieke reserveringen of evenementen te plannen, voor te bereiden, uit te voeren en te evalueren. Aanvullende diensten en activiteiten zoals het aanpassen van de zaalopstelling, het installeren van specifieke AV-apparatuur en het verzorgen van catering-, bezoekers- of schoonmaakdiensten kunnen worden beheerd op één geïntegreerd platform. Dit garandeert een betrouwbaar reserveringsproces, efficiënte dienstverlening en een optimaal gebruik van vergaderzalen en faciliteiten. Enkele belangrijke functionaliteiten: Definieer de capaciteit van vergaderzalen, stel overgangstijden in tussen reserveringen, configureer in delen te reserveren vergaderzalen en stel producten- en dienstcatalogi samen, inclusief tarieven. Plan reserveringen met behulp van het intuïtieve, grafische planbord of gebruik zoekcriteria als datum, tijd, duur en capaciteit om automatisch te zoeken naar beschikbare vergaderruimten. Voeg dienstverlening toe aan een reservering, bereken de bijbehorende kosten en gebruik geautomatiseerde workflows om correcte uitvoering en levering van deze diensten te garanderen. Plan terugkerende vergaderingen met behulp van de ingebouwde planningstool en valideer automatisch de beschikbaarheid voor elke individuele reservering. Gebruik statusovergangen zoals aangevraagd, afgerond of geannuleerd voor effectief beheer van vergaderzalen en reserveringen. EFFICIËNTE PLANNING EN LEVERING VAN DIENSTEN In veel gevallen zijn extra activiteiten en diensten vereist om een correcte uitvoering van vergaderingen en evenementen te garanderen. Planon Meeting Management biedt voorgeconfigureerde processen voor de planning, voorbereiding, uitvoering, monitoring en nazorg van elk type reservering. Voor reguliere, kleinere reserveringen kunnen deze diensten worden beperkt tot catering en schoonmaak. Voor grotere evenementen kunnen deze diensten bijvoorbeeld bestaan uit de inrichting van de zaal, de installatie van extra apparatuur en hospitality- of beveiligingsdiensten. Planon Meeting Management verbindt alle betrokkenen, zoals planners, managers, coördinatoren, uitvoerders en externe leveranciers via één geïntegreerde oplossing. Dit zorgt voor een efficiënte levering van diensten en resulteert in succesvolle evenementen en tevreden klanten. Enkele belangrijke functionaliteiten: Verzend handmatig of geautomatiseerd werkorders naar interne afhandelaars of externe uitvoerders. Bewaak de status van werkzaamheden op basis van Service Level Agreements (SLA s) en contracten. Beheer budgetten voor alle activiteiten en diensten. Stel alarmeringen in voor annuleringen of wijzigingen van reserveringen of voor het geval sensortechnologie no shows detecteert zodat u de dienstverlening hierop aan kunt passen. Configureer geautomatiseerde workflows voor standaardreserveringen en -diensten. planonsoftware.com PLANON MEETING MANAGEMENT 3

4 24/7 SELFSERVICE VOOR HET RESERVEREN VAN VERGADERRUIMTEN EN DIENSTEN Met Planon Self-Service kunnen al uw medewerkers, studenten of andere geautoriseerde personen 24/7 vergaderzalen en diensten, zoals catering, een hotelovernachting, taxi of parkeerplek reserveren via het internet. Gebruikers kunnen op basis van allerlei criteria zoeken naar beschikbare vergaderzalen en zonder contact te hoeven opnemen met een servicedesk-medewerker een beschikbare ruimte reserveren die voldoet aan hun behoefte. Enkele belangrijke functionaliteiten van Planon Self-Service: Stel gebruikers in staat om binnen gestelde autorisaties aanvullende diensten zoals catering of schoonmaak te bestellen. Laat gebruikers extra faciliteiten zoals beamers of video conferencingapparatuur reserveren en geef hen direct inzicht in de kosten. Zorg voor een servicegerichte ontvangst door bezoekers voorafgaand aan een bijeenkomst te registreren en een parkeerplaats voor hen te reserveren. Laat gebruikers snel en eenvoudig terugkerende reserveringen aanmaken, inclusief bijbehorende diensten. Pas de inrichting van uw reserveringspagina gemakkelijk aan op de veranderende behoeften van uw organisatie en publiceer deze eenvoudig via uw bedrijfsportaal. BETROUWBARE RAPPORTAGES EN ANALYSES Planon Meeting Management biedt een uitgebreide set van standaardrapportages, dashboards en analyses die u in staat stellen het aanbod en gebruik van uw vergaderzalen en conferentiefaciliteiten voortdurend te optimaliseren. Heeft u meer of minder vergaderzalen nodig? Wat zijn de meest gebruikte zalen? Wat is het aantal no shows? Wat is de gemiddelde bezettingsgraad? Wat zijn de piekuren en -dagen? Wat zijn de kosten per afdeling? Planon Meeting Management geeft u de informatie om dit soort vragen te beantwoorden aan de hand van reserveringsgegevens en eventuele sensorintegratie. Enkele belangrijke functionaliteiten: Creëer grafische analyses van de bezetting van vergaderzalen op basis van aantal reserveringen, aantal uren en aantal mensen. Analyseer het aantal no shows per afdeling, aanvrager, periode of vergaderruimte, gerelateerde kosten en geannuleerde diensten. Maak rapportages over kosten en doorbelastingen aan kostenplaatsen of individuele aanvragers. Voorspel en anticipeer op de toekomstige behoefte aan vergaderzalen door het analyseren van piekuren en -dagen. Monitor de kwaliteit van dienstverlening door prestatieanalyses. 4 PLANON MEETING MANAGEMENT planonsoftware.com

5 EEN NAADLOZE INTEGRATIE MET MICROSOFT OUTLOOK Uit onderzoek blijkt dat een bijeenkomst met meer dan vier deelnemers gemiddeld drie keer wijzigt, omdat agenda s en prioriteiten van deelnemers voortdurend veranderen. De agenda en de beschikbaarheid van de deelnemers bepalen dus het planningsproces. Veel organisaties gebruiken Microsoft Outlook voor het agendabeheer van medewerkers. Daarom biedt Planon Connect for Outlook een naadloze en bi-directionele integratie om de agenda s van medewerkers in Microsoft Outlook te combineren met de beschikbaarheid van vergaderzalen. Enkele belangrijke functionaliteiten van Planon Connect for Outlook: Gebruik Microsoft Outlook om vergaderingen te plannen op basis van de agenda van deelnemers en zoek automatisch vanuit Microsoft Outlook naar een beschikbare vergaderruimte. Voer, wanneer de aanvangstijd en/of duur van een vergadering in Microsoft Outlook wijzigt, automatisch een realtime controle uit op de beschikbaarheid van de betreffende zaal. Garandeer dat wanneer een vergadering in Microsoft Outlook wordt geannuleerd, de betreffende ruimte direct wordt vrijgegeven voor andere reserveringen. Ondersteun het reserveringsproces over meerdere tijdzones. Profiteer van de integratie van de Planonsoftware met de verschillende Microsoftplatforms zoals Outlook, Web Access of Outlook Mobile. Smartphone-apps zijn eenvoudig in gebruik, koppelen technologie aan gebruikersinstellingen en -voorkeuren en leveren bovendien snel toegevoegde waarde voor de gebruiker. Planon Apps stellen gebruikers in staat met hun smartphone eenvoudig te zoeken naar een beschikbare vergaderruimte, deze te reserveren of zelfs direct in te checken. Enkele belangrijke functionaliteiten van Planon Apps: Visualiseer realtime alle beschikbare en in gebruik zijnde vergaderzalen op een bepaalde verdieping. Toon de beschikbaarheid van een specifieke vergaderzaal op een smartphone, inclusief de aanwezige faciliteiten zoals beamers of videoconferencing. Laat gebruikers eenvoudig een vergaderruimte reserveren door de QR-code te scannen of de RFID-tag van de ruimte aan te raken. Stel gebruikers in staat om eenvoudig een reservering te verlengen wanneer een overleg uitloopt of om de ruimte vrij te geven wanneer een vergadering vroegtijdig is afgelopen. Laat medewerkers een incident of storing melden inclusief foto en de status bekijken van eerder ingediende meldingen. SNELLE CHECK-INS BIJ EEN VERGADERRUIMTE DOOR MIDDEL VAN MOBIELE APPS Tegenwoordig gebruikt een groot deel van alle medewerkers, studenten of andere gebruikers een smartphone, waardoor het overgrote deel van hen altijd en overal online is. De kracht van smartphones zit in innovaties zoals RFID-readers en de inmiddels standaardfunctionaliteit als digitale camera s, GPS locatie-informatie of WiFi. planonsoftware.com PLANON MEETING MANAGEMENT 5

6 INTUÏTIEF GEBRUIK VAN EEN KIOSK MET TOUCH SCREEN Vergadercentra en publieke ruimten zijn vaak uitgerust met informatieschermen, touch screen-oplossingen of specifieke panels per ruimte. Dit soort oplossingen verhogen het effectief gebruik van vergaderzalen en dragen bij aan een positief imago van uw organisatie. De Planon-software zorgt voor een naadloze integratie van deze voorzieningen met alle meeting managementprocessen. Medewerkers en bezoekers kunnen eenvoudig zien welke vergaderzalen beschikbaar zijn en deze ter plekke reserveren met behulp van een kiosk of room booking panel. De integratie zorgt voor een bi-directionele synchronisatie tussen de processen in de Planon-software en realtime informatie op de schermen, panels of kiosk. Enkele belangrijke functionaliteiten van Planon Kiosk Solutions: Toon de beschikbaarheid van een vergaderzaal realtime op een kiosk of panel. Laat gebruikers een reservering maken door het aanraken van de betreffende ruimte op een kiosk of panel. Stel gebruikers in staat een ruimte in gebruik te nemen door het scannen van hun personeelspas. Gebruik uw CAD-tekeningen om vergaderzalen te visualiseren op een kiosk. Toon een welkomstboodschap voor bezoekers en de geplande bijeenkomsten op informatieschermen. REALTIME INTEGRATIE MET SENSORTECHNOLOGIE De Planon-software ondersteunt het gebruik van sensortechnologie voor het realtime registeren van bezettingsgraden van werkplekken of vergaderzalen. Via elk gewenst type bewegingssensor zoals Lora kunt u via uw netwerk de status van een werkplek of vergaderzaal zoals beschikbaar of bezet registreren in uw Planon-database. Met deze integratie kunt u historische bezettingsgraden, trends, populaire faciliteiten en het werkelijk gebruik van werkplekken en vergaderzalen in kaart brengen. Het gebruik van sensoren is vooral interessant in combinatie met het administratieve reserveringsproces. Zodra een sensor detecteert dat een gereserveerde ruimte niet in gebruik is, wordt deze vrijgegeven voor andere reserveringen. Deze geautomatiseerde no show-detectie verhoogt de bezetting en het efficiënt gebruik van werkplekken en vergaderzalen. 6 PLANON MEETING MANAGEMENT planonsoftware.com

7 Enkele belangrijke functionaliteiten van Planon Connect for Sensor Data: Verbind elk gewenst type sensor met uw Planon-database. Profiteer van gestandaardiseerde integratie, gebaseerd op het Planon Integratie Framework. Sla metingen automatisch geaggregeerd op in uw Planon-database. Configureer uw eigen proceslogica, instellingen en tijdslimieten in geval van no shows. Ondersteun de realtime dynamiek van vergaderzalenbeheer om bezettingsgraden te verhogen en operationele chaos te voorkomen. VOLLEDIGE INTEGRATIE MET ANDERE PLANON-OPLOSSINGEN Planon Meeting Management is een onderdeel van Planon Universe for Corporate Real Estate and Facility Managers. Dit Integrated Workplace Management System (IWMS) levert geïntegreerde bedrijfsprocessen voor Real Estate Management, Space & Workplace Management, Asset & Maintenance Management, Integrated Services Management en Sustainability Management. Enkele belangrijke functionaliteiten: Elimineer point solutions en implementeer gefaseerd een geïntegreerde oplossing. Optimaliseer onderhouds- en schoonmaakschema s gebaseerd op daadwerkelijk gebruik en piekuren- en dagen. Vergroot de kwaliteit van uw dienstverlening door volledige monitoring van de prestaties van uw leveranciers. Verbeter het gebruik van ruimten door de combinatie van vergader- en werkplekkenbeheer in één oplossing. Breng de capaciteit van uw vergaderruimten in lijn met de veranderende vraag naar werkplekken en een wijzigende strategie ten aanzien van uw vastgoedportfolio. planonsoftware.com PLANON MEETING MANAGEMENT 7

8 Met meer dan dertig jaar ervaring is Planon een marktleidende, internationale softwareleverancier die corporate real estate en facility managers ondersteunt in het optimaliseren van de prestatie van de werkomgeving door het stroomlijnen van bedrijfsprocessen en het realiseren van kostenefficiëntie. Daarnaast levert Planon een geïntegreerd softwareplatform voor commerciële service providers dat hen in staat stelt de efficiëntie in de operatie en de tevredenheid van haar klanten te verhogen door verregaande automatisering en volledige ketenintegratie van systemen. planonsoftware.com Planon s software is integrated-by-design en biedt naadloze integratie om betrouwbare managementinformatie te leveren. Planon wordt al jaren achtereen door Gartner een toonaangevend, onafhankelijk technologie onderzoeksbureau gepositioneerd als leider in de markt. Meer dan klanten profiteren van Planon s innovatieve oplossingen, ondersteund door een wereldwijd netwerk van eigen kantoren. Meer leren over Planon s oplossingen? Bezoek dan planonsoftware.com of volg ons op Twitter INTERNATIONAAL Tel.: info-int@planonsoftware.com DUITSLAND Tel.: info-de@planonsoftware.com INDIA Tel.: info-in@planonsoftware.com SINGAPORE Tel.: info-sg@planonsoftware.com BELGIË Tel.: info-be@planonsoftware.com FRANKRIJK Tel.: info-fr@planonsoftware.com NEDERLAND Tel.: info-nl@planonsoftware.com VERENIGD KONINKRIJK Tel.: info-uk@planonsoftware.com CANADA Tel.: info-ca@planonsoftware.com HONGKONG Tel.: info-hk@planonsoftware.com OOSTENRIJK Tel.: info-at@planonsoftware.com VERENIGDE STATEN Tel.: info-us@planonsoftware.com