bulletin nr Intrakoop, de inkoopcoöperatie van de zorg Frank Rijnders, bestuurslid De Zorggroep: Maatwerk is de nieuwe uitdaging

Transcriptie

1 nr bulletin Frank Rijnders, bestuurslid De Zorggroep: Maatwerk is de nieuwe uitdaging Inkoopsamenwerking biedt meer dan een scherpe inkoopprijs Stichting Valkenhof draagt de inkoopfunctie over aan Intrakoop Facilitair partnership Toekomstgericht en zorgondersteunend Intrakoop, de inkoopcoöperatie van de zorg

2 Een nieuwe dag... een nieuw begin... voor zorgmatrassen Een fusie van gel en luchtdoorlatend materiaal VENTILATIE Bereid je voor op dé revelatie! DRUKVERDELING ONDERSTEUNING GELTEX inside combineert optimale drukverdeling, ondersteuning en ventilatie op een manier die u bij geen enkel ander materiaal terugvindt. Dit dankzij de unieke formule met gel eigenschappen. De GELTEX inside ervaring is voelbaar én is nieuw op de markt! Als u zelf de eigenschappen van deze gepatenteerde technologie wil ervaren, neem dan zeker contact op met ons: info@foamforcare.nl by Recticel

3 inhoud INHOUD Nieuws 09 Inkoop farmacie 12 Commitment 14 Intrakoop Services Nieuwe overeenkomsten Hoe samenwerking Jeroen van der Schrier, Stichting Valkenhof draagt en nieuwe portal online meerwaarde kan bieden van het Ikazia Ziekenhuis: de inkoopfunctie over 05 Intrakoop Energie Bespaar energiekosten aan integrale kwaliteit van farmaceutische dienstverlening Samen sta je sterker 13 Intrakoop Online aan Intrakoop 16 Inkooptraject met het EnergyPanel 06 In gesprek met 10 Partnership De veranderende Peter de Regt van Medeco: Minder papier en administratieve Vier organisaties bundelen kracht en kennis bij inkoop Frank Rijnders, bestuurslid zorgmarkt vraagt om rompslomp past in deze textielverzorging bij De Zorggroep, over de uitdagingen in de zorg meer flexibiliteit in facilitaire contracten tijd, waarin elke euro telt 18 Lopende zaken Overzicht aanbestedingen en lopende projecten VOORWOORD Meer dan inkopen alleen Frank Kaptein Directeur Intrakoop De zorgmarkt verandert. Hierdoor krijgen integrale kosten van producten, diensten en processen een belangrijkere rol. Steeds vaker maken leveranciers onderdeel uit van de processen van zorginstellingen. Door slim samen te werken met de leveranciers en elkaar, kunnen zorginstellingen het optimale uit hun inkoopuitgaven halen en deze verlagen. Intrakoop ondersteunt zorginstellingen bij deze samenwerking. Vanaf het ontwikkelen van visie of het inkoopproces zelf, tot en met de implementatie en het contractmanagement. In dit bulletin vertelt Jan Jans van Beweging 3.0 hoe Intrakoop zijn instelling heeft begeleid bij het zoeken van een nieuwe schoonmaakpartner door eerst samen van gedachten te wisselen over de visie op facilitaire dienstverlening. We lezen hoe het Ikazia Ziekenhuis meedoet aan de grootste collectieve medische (her)onderhandeling ooit in Nederland uitgevoerd. En we spreken met Annemieke Blokker van Stichting Valkenhof over waarom zij hun inkoopfunctie hebben overgedragen aan Intrakoop. We delen dus diverse ervaringen van leden die laten zien dat de dienstverlening van Intrakoop verder gaat dan inkopen alleen. Dat geeft inkoopsamenwerking nog meer kracht en zo maken we samen goede zorg beter betaalbaar. de inkoopcoöperatie van de zorg 3

4 Nieuwe overeenkomsten Kijk voor meer informatie op en teken in. 1Marktplaats voor vacatures Zelf de regie in handen houden, van het plaatsen van vacatures tot en met de selectie van de meest geschikte kandidaten; gemiddeld 15% aan kosten besparen op zorg- en niet-zorgpersoneel en altijd inzicht in de inhuurkosten van uw tijdelijk personeel. Dat zijn de belangrijkste voordelen van IntrakoopInhuurdesk.nl die Staffing Management Services en Intrakoop samen voor Intrakoopleden hebben opgezet. Op deze marktplaats voor vacatures in de zorg komen uw tijdelijke functies direct onder ogen van ruim leveranciers en professionals inclusief zzp'ers. Bovendien voldoet het inhuurproces van de inhuurdesk aan de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Kortom: de ideale kandidaat voor u tegen minder kosten. m/v AURIX 2Autolease Het selecteren van de juiste autoleasemaatschappij, het maken van goede afspraken en het bewaken ervan: auto s leasen kan veel tijd, geld en energie kosten. Dat hoeft niet meer. Via AURIX kunt u altijd tegen de beste condities auto s leasen. AURIX heeft met diverse leasemaatschappijen raamovereenkomsten afgesloten op basis van meer dan auto s. Als u op Intrakoopautolease.nl uw wensen aangeeft, tendert AURIX de auto bij drie leasemaatschappijen. U kiest de beste aanbieder en profiteert van een scherp tarief én goede leasevoorwaarden. Ook krijgt u jaarlijks een volumebonus vanwege volumeafspraken met autodealers, importeurs en/of leasemaatschappijen. AURIX kan u ook ondersteunen bij de opzet van een autoregeling en analyse leasen of zelf auto s kopen of het operationeel wagenparkbeheer voor u verzorgen. Het regelen van uw autoleasezaken was nog nooit zo eenvoudig. 4 intrakoop

5 nieuws EnergyPanel Online energiecontrole Nieuwe portal online Overzichte lijk en zeer gebruiksvriendelijk. U kunt nu: Eenvoudig de energiefacturen kunnen controleren en met één druk op de knop volledig inzicht hebben in uw energieverbruik en de energiekosten. Steeds meer zorginstellingen hebben daar behoefte aan. Daarom heeft Hellemans Consultancy, partner van Intrakoop Energie, het EnergyPanel ontwikkeld. U ziet in één oogopslag en op ieder gewenst moment uw actuele energiestatus ten opzichte van bijvoorbeeld uw contract, doelstellingen of budget. Het EnergyPanel levert per maand de data voor het online controleren van uw energiefactuur. Het EnergyPanel kan bijvoorbeeld een signaal afgeven bij het overschrijden of niet behalen van de afgesproken bandbreedte, de contractcapaciteit of het gecontracteerd vermogen. Daardoor kunt u direct anticiperen en aanzienlijke kostenbesparingen realiseren. U kunt met het EnergyPanel ook het energieverbruik vergelijken, zowel voor de hele instelling als per locatie. Door het inlezen van actuele (meet)gegevens krijgt u direct inzicht in de werkelijke kosten en het verbruik. Bovendien krijgt u waarschuwingen als u bijvoorbeeld uw budget of verbruiksdoelstellingen overschrijdt. Ledenbijeenkomst met Willem Vermeend De ledenbijeenkomst van 12 december staat in het teken van de ontwikkelingen in de zorg. Frank Rijnders, bestuurder van De Zorggroep, vertelt over de impact van de ontwikkelingen rondom de AWBZ op zijn instelling, de verschuiving van intra- naar extramuraal en de gevolgen voor het inkoopproces. Tegelijkertijd verzorgt Richard Jansen, directeur bij Medtronic, een parallelsessie voor de cure sector over de kansen om zorgprocessen te verbeteren, waardoor meer patiënten behandeld kunnen worden met een beperkter budget. Tot slot zal prof. dr. Willem Vermeend - voormalig Tweede Kamerlid, staatssecretaris van Financiën en minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en nu hoogleraar Europees fiscaal recht en fiscale economie aan de Universiteit Maastricht - het programma afsluiten met zijn kijk op belangrijke ontwikkelingen in de zorg. Deze bijeenkomst voor Intrakoopleden is in het Conference Centre Sparrenhorst in Nunspeet. Meer weten? Voor meer informatie over het programma en om u aan te melden gaat u naar Het EnergyPanel toont u: Ingekochte energie versus werkelijk verbruik. Budget versus realisatie. Berekening energiekosten op basis van verbruik. Prognose versus verbruikte energie. Contractcapaciteit/gecontracteerd vermogen versus benutte capaciteit. CO 2 footprint van uw energieverbruik. Voordelen EnergyPanel Koppeling met de meting van het huidige meetbedrijf. Realtime monitoring van verbruik en kosten. Directe kostenbesparing door snel ingrijpen. Tijdsbesparing. Service is onafhankelijk van de leverancierskeuze. Inzicht per contract, regio of aansluiting. Webapplicatie, dus altijd beschikbaar. Meer informatie: Lisanne Nagtegaal van Hellemans Consultancy, partner van Intrakoop Energie, telefoon (030) of nagtegaal@hellemansconsultancy.nl de inkoopcoöperatie van de zorg 5

6 in gesprek met Zorg verschuift van grote zorginstellingen naar de wijken Van groei naar maatwerk Langer thuis wonen en zelfredzaamheid bepalen de zorgvraag van de toekomst. Frank Rijnders, scheidend lid van de raad van bestuur van De Zorggroep, schetst de consequenties voor de samenwerking in de keten van zorgaanbieders. Partnership Samenwerking in de zorg ga je aan om betere service te kunnen verlenen en je organisatie te optimaliseren. In mijn veertien jaar als bestuurder bij eerst de Professor Dubois Stichting Venlo en later De Zorggroep, begeleidde ik twee fusies. Met die van 2002, waaruit De Zorggroep ontstond, werden we de eerste grote zorgorganisatie in Nederland. De kritiek was destijds niet van de lucht want we zouden te log en onbestuurbaar worden. Wij zagen echter grote voordelen door de hele zorgketen van thuiszorg, verzorgings- en verpleeghuizen in één hand te nemen. In nauwe samenwerking met eerste- en tweedelijnszorg konden we de routing van onze cliënten nog beter begeleiden en inplannen. Daarnaast bespaarden we door een efficiënter georganiseerde backoffice veel geld. Met onze tweede grote fusie in 2008 gingen we nagenoeg heel Noord- en Midden-Limburg bedienen. Hiermee bereikten we nog meer efficiency en profiteerden we van schaalgroottevoordelen. Bijvoorbeeld door scherper te kunnen inkopen en administratieve processen te stroomlijnen. Ook dit leverde ons miljoenen aan besparingen op. Na deze schaalvergrotingen ligt de nieuwe uitdaging van De Zorggroep nu juist in maatwerk. Dit vraagt om duidelijke keuzes voor de komende vijf jaren. Enerzijds focus op specialistische intramurale zorg en anderzijds een combinatie van specialistische intramurale zorg en wijkzorg. Wij werken nu al steeds meer met kleine teams in de wijken, die geheel zelfstandig opereren en de diensten inschakelen die nodig zijn. De verschuiving van intramuraal naar thuis- en mantelzorg heeft in ieder geval tot gevolg dat de exploitatie van het vastgoed van De Zorggroep anders moet worden georganiseerd en afgebouwd. Inkoop De ingrijpende veranderingen in de zorg hebben ook gevolgen voor de inkoop. Door meer zelfredzaamheid van cliënten en intensivering van de thuis- en mantelzorg, zal deze zich meer en meer moeten richten op wat er gebeurt in de wijken. Er komt weer ruimte voor de wijkverpleegkundige, de opbouwwerker en de bakker en de slager om de hoek. Ook inkooporganisaties zoals Intrakoop zullen daarom hun werkveld deels moeten verleggen van het zorg- en verpleeghuis naar nieuwe samenwerkingsverbanden in de wijk. Ik verwacht bijvoorbeeld dat het aantal bedden in onze zorg- en verpleeginstellingen zomaar zal halveren. Naast inkopen voor intramurale zorg, moeten inkooporganisaties zich dus meer instellen op differentiatie van het zorgaanbod in de wijken en hiervoor hun inkoopsystematiek aanpassen. Belangrijk hierbij is dat een hulpvraag vaak niet puur gericht is op zorg, maar op welzijn en welbevinden. Eén van de grootste problemen bij thuiswonende ouderen is eenzaamheid. Het is daarom goed denkbaar dat er woongroepen ontstaan, met zorg op maat, die tot nu toe in verzorgingshuizen werd verleend. Inkooporganisaties moeten hierop inspelen door hun dienstverlening aan te passen en met nieuwe partners te gaan samenwerken. Met fijnmazige dienstverlening, afgestemd op de specifieke wensen en behoeften van ouderen die langer thuis of in woongroepen wonen. 6 intrakoop

7 Spreker op de ledenbijeenkomst Frank Rijnders: Er zullen nieuwe vormen van zorgsamenwerking ontstaan de inkoopcoöperatie van de zorg 7

8 FRANK RIJNDERS Opleiding Diploma o.a.: bedrijfskunde, Stichting Leergangen Bedrijfskunde Eindhoven European Health Leadership Programme Insead Fontainebleau NCD - Nyenrode Commissarissencyclus Huidige Frank Rijnders is lid van de functie: raad van bestuur van De Zorggroep. Deze functie legt hij per 1 december 2013 neer vanwege zijn pensioen, waarna hij enkele zorggerelateerde commissariaten blijft vervullen : Lid raad van bestuur, Professor Dubois Stichting Venlo : Algemeen directeur (voorzitter raad van bestuur), Revalidatiecentrum Blixembosch Eindhoven Over De Hier voelt iedereen zich Zorggroep: welkom, wordt iedereen rechtvaardig behandeld en gerespecteerd. Vertrouwen en veiligheid vormen de basis voor een gelijkwaardige relatie tussen mensen, waarin ieder zijn eigen verantwoordelijkheid neemt. Cultuuromslag Er is veel kritiek op dit kabinet over het afslanken van het zorgpakket, maar de bezuinigingsmaatregelen zijn bittere noodzaak. Doorgaan op dezelfde voet is letterlijk onbetaalbaar. We moeten onze ogen niet sluiten voor het feit dat veel diensten, zoals huisvesting, hulpmiddelen en dergelijke, oneigenlijk in de AWBZ zijn terechtgekomen. Ook met de verschuiving van taken naar de gemeenten binnen de WMO wordt daar dus kritisch naar gekeken. Begrijp me goed: ik wil zeker geen concessies doen aan de kwaliteit van zorg, maar de vanzelfsprekendheid die er de afgelopen jaren is ingeslopen, heeft de kosten de pan uit doen rijzen. We zijn toe aan een mentaliteitsverandering. Ik maak dat in de praktijk ook zelf mee, tijdens mijn maandelijkse meeloopronde in de wijk. Als ik een hulpbehoevende vrouw van tachtig jaar bezoek, voor wie een medewerker van De Zorggroep huishoudelijke hulp verricht, terwijl twee dochters van die vrouw op de bank een kopje koffie drinken, denk ik ook weleens: kan dat niet anders? Er zal steeds vaker een beroep worden gedaan op mantelzorg en op familie. Een drukke baan of te ver weg wonen zullen dan geen excuus mogen vormen. In Duitsland bijvoorbeeld betalen de kinderen mits draagkrachtig een forse eigen bijdrage wanneer hun ouders zijn aangewezen op een zorginstelling of verzorgingshuis. Met deze overgang naar meer eigen verantwoordelijkheid moeten we er wel voor waken dat de meest kwetsbare mensen daar niet de dupe van worden. Er zal altijd een vangnet noodzakelijk zijn. Vandaar dat ik ervoor pleit dat de sector wat meer tijd krijgt om deze transitie te realiseren. Toekomst Er mag nooit discussie ontstaan over de kwaliteit van zorg. Die moet altijd gegarandeerd blijven, of je nu arm of rijk bent. Wel moeten we onder ogen durven zien dat er altijd verschillen zijn geweest in de mate van welzijn van mensen. Dat zie je bijvoorbeeld aan hoe mensen wonen, zich voeden en hoe zij hun vrije tijd besteden. Naarmate je ouder wordt, neemt de zorgbehoefte toe en daarmee stijgen ook de zorgkosten. Ik zeg weleens: als je draagkrachtig genoeg bent, zou je een flink bedrag moeten sparen om de laatste jaren van je leven zorgeloos te kunnen doorbrengen. Lukt dat financieel niet, dan behoort er een fatsoenlijk vangnet te zijn. Veel ouderen zijn gewend hun spaarcentjes op te potten voor hun kinderen of kleinkinderen. We mogen best toe naar een mentaliteit dat het heel gewoon is om zelf voor huishoudelijke hulp, een traplift of rollator te betalen en niet de samenleving zonder meer te laten opdraaien voor die kosten. Cijfers & Trends De Zorggroep in Limburg is voortgekomen uit twee fusies. Na de eerste fusie groeide de jaaromzet tot 150 miljoen euro. In 2013 bedraagt dit circa 300 miljoen euro. Het zorggebied van De Zorggroep beslaat Noord- en Midden- Limburg. Hierdoor heeft het bedrijf een belangrijke economische positie en is de banenmotor voor Limburg. De uitgaven aan materiële kosten om de geboden zorg te faciliteren bedragen 30 tot 40 miljoen euro, exclusief de kosten aan het vastgoed. De Zorggroep beheert circa 60 gebouwen en er zijn medewerkers en vrijwilligers actief. Meer weten? Kom dan naar de ledenbijeenkomst van Intrakoop op 12 december. Daar geeft Frank Rijnders een presentatie waarin hij verder ingaat op de uitdagingen in de zorg en de gevolgen voor inkoop. 8 intrakoop

9 Inkoop farmacie Apothekers en zorginstellingen krijgen tijdens de inkoop van farmaceutische producten met veel verschillende aspecten te maken. Intrakoop speelt daar actief op in. Hoe? Dat vertellen Mario van de Sande en Rémon Lurvink. MARIO VAN DE SANDE is segmentmanager Medisch, Verpleging & Verzorging bij Intrakoop. RÉMON LURVINK is zelfstandig adviseur en partner van Intrakoop op het gebied van farmacie. Op weg naar een lerende relatie Mario: De Inspectie voor de Gezondheidszorg heeft in 2010 flink wat apothekers en zorginstellingen op de vingers getikt, omdat zij niet altijd voldeden aan de wet- en regelgeving die voor farmaceutische cliëntenzorg (FCZ) gelden. Reden voor hen om meer aandacht aan dit onderwerp te besteden. Intrakoop kreeg er vervolgens veel vragen over. We zijn ons daarom in farmaceutische dienstverlening gaan verdiepen. Rémon kende die markt al goed. Op ons verzoek heeft hij die kennis toen bij verschillende aanbestedingen van Intrakoop-leden ingebracht. Rémon: Het leveren van farmaceutische cliëntenzorg is complex. De apotheker is leverancier van goederen en dienstverlening. Daarnaast is hij echter ook (of juist) medebehandelaar en toezichthouder op de farmaceutische processen in de zorgorganisatie. Daar moet je bij de inkoop ook op inspelen. Begin dit jaar hebben we gekozen voor een nieuwe aanpak, waarin de contractering beter aansluit bij die complexiteit. Mario: We willen de zorginstelling helpen de integrale kwaliteit van de farmaceutische dienstverlening te verbeteren. De juiste inkoopvoorwaarden (SLA) zijn een randvoorwaarde. Daarin Afspraken (SLA) kunnen we ook benchmarken. Maar belangrijker is dat er vanuit de relatie tussen leverancier en instelling gestuurd wordt op optimalisering van processen, cliënttevredenheid, kwaliteit en uitgaven aan far - ma ceutische zorg. Bijvoorbeeld de apotheker die de arts ondersteunt in het doelmatiger voorschrijven en afleveren, en zo de kwaliteit verhoogt én kosten verlaagt. Rémon: Maar het gaat verder. We willen de instelling en leverancier daarbij ondersteunen gedurende de hele looptijd van het contract. In de huidige situatie zie je vaak dat de inkopende partij en de leverancier in het contract meerjarenafspraken maken, maar dat ze elkaar onderweg toch kwijtraken. Met een goed kwaliteitsmanagement-programma kan dat voorkomen worden. In de praktijk Coaching en contractmanagement Samenwerking en uitvoering FCZ Goede en betaalbare zorg blijkt dit echter niet eenvoudig om vast te houden. Intrakoop wil hierin een actieve rol vervullen. Mario: De uitdaging is om marktconforme tarieven te bedingen en tegelijkertijd een gezonde voedingsbodem voor een succesvolle samenwerking te creëren. Die rol past ons goed. Intrakoop is een neutrale partij die nooit op de stoel van de leverancier gaat zitten. Als trusted advisor kunnen we op het vlak van farmaceutische inkoop veel voor onze leden betekenen. Rémon: Leden kunnen overigens ook veel van elkaar leren. Daarom gaan we bijeenkomsten organiseren waarbij ze kunnen sparren en ervaringen kunnen uitwisselen. Op weg naar een lerende relatie tussen alle betrokken partijen. de inkoopcoöperatie van de zorg 9

10 Wij waren op zoek naar ee kan dan alleen schoonmak Zorgorganisatie Beweging 3.0 streeft in een sterk veranderende zorgmarkt naar samenwerking met facilitaire partners die toegevoegde waarde leveren en zorgondersteunend werken. Kijk, goed poetsen kunnen ze allemaal. Ik durf wel te zeggen dat alle schoonmaakbedrijven die zich hebben gespecialiseerd in het reinigen van zorgfaciliteiten hun vak uitstekend verstaan. Wij waren op zoek naar een partner die meer kan dan alleen schoonmaken en die in staat is alle onderdelen van ons bedrijf te ondersteunen. En bovendien moest diegene bereid zijn creatief met ons mee te denken over de uitdagingen die ons in de toekomst te wachten staan. In Hago Zorg hebben we die partner gevonden, aldus Jan Jans, manager facilitair bedrijf bij Beweging 3.0, een zorgorganisatie die met 3000 vaste krachten en 1600 vrijwilligers onder meer thuiszorg en verpleeghuiszorg een breed pakket maatschappelijke dienstverlening levert in de regio Eemland. Meerwaarde Met het oog op de veranderingen in de zorgmarkt, zoals het scheiden van wonen en zorg, wil Beweging 3.0 efficiënter, flexibeler en professioneler werken. Ook moet er nog meer dan nu al het geval is worden ingespeeld op de individuele wensen en behoeften van cliënten. Jans stelt dat hierin een belangrijke rol is weggelegd voor de facilitaire partners. We hebben eerst met Intrakoop van gedachten gewisseld over een visie op facilitaire dienstverlening. Op basis daarvan hebben we hen gevraagd een aantal gespecialiseerde schoonmaakbedrijven te selecteren die op De succesvolle samenwerking in een notendop Toekomstgericht beleid Beweging 3.0 wil efficiënter en flexibeler werken. Ze gebruiken Intrakoop als sparringpartner bij de ontwikkeling van marktconforme uitvraag Zij schakelen Intrakoop in bij leveranciersselectie. De drie schoonmaakleveranciers met wie Intrakoop een raamovereenkomst Selectie kandidaten Intrakoop richt zich hierbij op de technische kant en de individuele, belevingsgerichte benadering waarbij de cliënt en de visie op facilitaire dienstverlening. heeft, geven goed invulling aan dit traject. zijn behoeften centraal staan. 10 intrakoop

11 Partnership n partner die meer en onze lijn zit en met ons zou kunnen meedenken. Intrakoop heeft gedegen kennis van de markt en is in staat objectief te kijken, licht Jans toe. Onze aanbesteding richtte zich op twee aandachtsgebieden: de technische kant van de zaak, maar vooral ook de individuele, belevingsgerichte benadering, waarbij de cliënt en zijn persoonlijke behoeften centraal staan. We hebben met vier partijen om de tafel gezeten. Stuk voor stuk goede, betrokken kandidaten, maar uiteindelijk hebben we bij Beweging 3.0 gekozen voor Hago Zorg. Belangrijk was ook dat Hago Zorg de Code Verantwoordelijk Marktgedrag onderschrijft. Het gaat ons er niet zozeer om dat een facilitaire partner zo veel mogelijk schoonmaakmeters voor zo weinig mogelijk geld maakt, maar wel dat we mensen in huis halen die meerwaarde leveren. Wat betekent dit concreet? Het betekent dat de schoonmakers flexibel en empathisch zijn, en zich niet uitsluitend richten op het schoonmaken, zegt Jans. Dat laatste blijft natuurlijk belangrijk, maar door de verwachte groei van het aantal extramurale locaties is het belangrijk dat schoonmakers zelf kunnen inschatten waar de cliënt behoefte aan heeft en daarop anticiperen. Dat kan dus betekenen dat ze een boodschap voor iemand doen, een luisterend oor bieden, maar ook dat ze ons een seintje geven als iets niet helemaal goed zit. Dat vereist uiteraard een flinke mate van professionaliteit. Hago Zorg kwam zelf al met een ver uitgewerkt concept, waarin is voorzien in opleiding en training. Samen gaan we alles in goed overleg uitwerken. Uiteindelijk zijn we samen verantwoordelijk voor het welzijn van onze cliënten. Ook onze zorgconsumenten willen straks individuele keuzes maken en waar voor hun geld krijgen. Ik heb er alle vertrouwen in dat het gaat lukken. We hebben dezelfde toekomstvisie op de zorg én de veranderende rol van facilitaire dienstverlening daarin Delen visies Intrakoop selecteert vier kandidaten. Deze kandidaten delen hun visies op de ontwikkelingen in de zorg met Waarde toevoegen Beweging 3.0 selecteert vooraf, op basis van deze marktconsultatie, Hago Zorg als leverancier. Samenwerking Door hun samenwerking zijn beide partijen in staat om in te spelen op de zorgontwikkelingen én de veranderende de directie van Beweging 3.0. rol van facilitaire dienstverlening daarin. de inkoopcoöperatie van de zorg 11

12 Commitment 3x samen sterker Bundelen van inkoopvolumes levert prijsvoordeel op. Maar een raamcontract moet meer zijn dan dat, vindt Jeroen van der Schrier, hoofd inkoop bij Ikazia Ziekenhuis Rotterdam. Dit ziekenhuis is een van de deelnemers aan het grootste collectieve medische (her)onderhandelingstraject dat ooit in Nederland is uitgevoerd. 1 Meer 2Bundelen kennis dan prijs Intrakoop onderhandelt namens 51 ziekenhuizen en twee diagnostische centra raamcontracten uit met leveranciers van hechtmaterialen, bloedafnamesystemen, kaakimplantaten en materialen voor interventieradiologie. Jeroen van der Schrier, hoofd inkoop bij Ikazia Ziekenhuis, verwacht daar veel van. Bij al onze strategische pakketten kijken we naar de gehele keten waarin de producten worden gebruikt. We nemen daarin onderwerpen mee als onderhoud op medische technologie, operationele efficiency, risicoreductie, innovatie en MVI. Intrakoop hanteert een zelfde aanpak en hamert sterk op de total cost of ownership. We verwachten dus dat de raamcontracten op meer aspecten waarde creëren dan alleen een gunstige inkoopprijs. Ikazia koopt de bewuste producten nu deels rechtstreeks in en deels via de inkoopcombinatie Saminzo, waarin drie ziekenhuizen samenwerken. Saminzo wil intensiever met Intrakoop gaan samenwerken. Samen sta je sterker. Als je kijkt hoe hoog de besparing is die we realiseren door met drie ziekenhuizen in te kopen, dan kunnen we nog meer voordeel halen door mee te liften op de Intrakoop-contracten. Van der Schrier roemt de transparantie van het Intrakoop-traject. Via de webbased inkooptool Negometrix kunnen wij het hele proces volgen. Richard Vermeltfoort, inkoper bij Intrakoop: Ook de ziekenhuizen moesten transparant zijn. Zij hebben niet alleen hun volume ingebracht, maar ook inzicht gegeven in hun contractvoorwaarden. Die kennis levert het beste programma van eisen op en versterkt onze onderhandelingspositie. 3Keuzemogelijkheden Het beoogde resultaat zijn raamcontracten die aan individuele ziekenhuizen veel mogelijkheden geven. We koppelen synergie van het collectief aan maatwerk voor onze leden, zegt Vermeltfoort. Zo geven we ziekenhuizen veel knoppen om aan te draaien, denk onder meer aan contractduur, logistieke afspraken en het percentage van hun totale volume dat ze in het raamcontract gaan onderbrengen. De contracten gaan lopen vanaf intrakoop

13 intrakoop online Naam: Peter de Regt. Functie: Marktmanager zorginstellingen bij Medeco. Er zit nu meer snelheid in ons factureringsproces Afgelopen zomer zijn we begonnen met InvoiceSharing. Dat betekent dat onze klanten geen papieren facturen meer krijgen, ze krijgen die nu digitaal. We hebben het dan niet over een simpel pdf-je, want dat schiet natuurlijk niet op. Nee, ze ontvangen een digitaal XML-bestand met de factuurgegevens. Die kunnen onze klanten door InvoiceSharing rechtstreeks in ieder gewenst boekhoud- of factureringssysteem laden. Ze hoeven die dus niet meer allemaal handmatig in te voeren. Wij hebben daar zelf ook baat bij. Ten eerste omdat deze manier van factureren de kans op fouten aanzienlijk verkleint. Daarnaast zit er nu veel meer snelheid in ons factureringsproces. De facturen worden automatisch aangemaakt in het systeem van onze klanten. Zij hoeven ze dus alleen nog maar te accorderen en dat kost veel minder tijd. Veel zorginstellingen werken nog volgens het principe van week- of maandfacturen. Het idee daarachter is dat het handiger is om in één keer een hele stapel facturen in te boeken. Deze stapel facturen is bij ons nu dus vervangen door een systeem waarin iemand alleen maar hoeft aan te klikken of hij al dan niet akkoord is. Het opsparen van facturen is daardoor niet meer nodig. Wij verwachten dan ook dat onze klanten dankzij de nieuwe werkwijze weer teruggaan naar één factuur per order. Al met al een prima oplossing voor iedereen. Minder papier en minder administratieve rompslomp past goed in deze tijd waarin elke euro telt. de inkoopcoöperatie van de zorg 13

14 intrakoop services Annemieke Blokker draagt de inkoopfunctie over aan intrakoop Elke euro die we uitsparen, we voor cliëntenzorg Inkopen? Dat laat Stichting Valkenhof in Valkenswaard nu bijna volledig over aan Intrakoop. Op 30 juli werd het contract ondertekend, het begin van een heel bijzondere samenwerking. Zorginstellingen hebben te maken met een dynamische markt. Om te beginnen kijken de politiek en de samenleving kritisch naar hun werkwijzen. Ook het inkoopbeleid komt steeds meer onder de loep te liggen. Voldoen de ingekochte producten wel aan alle wettelijke eisen? Kloppen de contracten die met leveranciers worden afgesloten? En omdat er op alle fronten bezuinigd moet worden, willen de zorginstellingen er natuurlijk ook voor waken dat ze niet teveel betalen. Ook Stichting Valkenhof heeft met deze inkoopuitdagingen te maken. De zorgorganisatie heeft daarom besloten het roer om te gooien. De (tactische) inkoop is nu aan Intrakoop uitbesteed. Waarom? Algemeen directeur Annemieke Blokker legt uit: Inkoop behoort niet tot onze corebusiness. We hebben vijf locaties én heel hoge scores als het gaat om cliënt-tevredenheid. Alles wat we doen, is erop gericht om het leven van de bewoners in Valkenhof aangenamer te maken. Ze moeten zich helemaal thuis voelen. Warme zorg noemen we dat. Dit betekent ook dat we onze overheadkosten zo laag mogelijk willen houden. Want elke euro die we uitsparen, kunnen we gebruiken voor cliëntenzorg. Is de inkoop uitbesteden goedkoper? Ik kan natuurlijk niet voor andere zorgorganisaties spreken, maar wij hebben zeker minder kosten. Om te beginnen hebben we nu geen strategisch inkoper meer op onze loonlijst staan. Het bijzondere is dat deze inkoper van Valkenhof nu in dienst is van Intrakoop. Daarbij is het een prettig idee om te weten dat de inkoop nu door een partij wordt 14 intrakoop

15 gebruiken Intrakoop Services als externe inkoper gedaan die veel kennis heeft van de markt en precies weet wat er speelt, ook juridisch. Ook waakt Intrakoop ervoor dat wij producten aanschaffen die te duur of verouderd zijn. Voorheen huurden we bij specialistische inkooptrajecten externe experts in. Dat is nu niet meer nodig. Intrakoop verzorgt de tactische inkoop, bewaakt lopende leverancierscontracten en geeft advies. We hebben intern wel nog steeds een vast aanspreekpunt voor de inkoop. Zo blijft er voor onze interne klant een vertrouwde inkoopomgeving bestaan. Wanneer kwamen jullie op het idee om het anders aan te pakken? Vorig jaar, na het verwerven van de Vlasgaard, een nieuwe locatie. Al snel werd duidelijk dat we qua inkoop niet flexibel genoeg waren om pieksituaties aan te kunnen. Dit zorgde meteen voor een heel andere dynamiek. Normaal hebben we voornamelijk met vervangingsaankopen te maken, maar met één inkoper red je het niet als je in een paar maanden tijd een volledig pand moet inrichten. De producten die uiteindelijk werden afgeleverd, waren niet altijd zoals we hoopten. Ik vroeg me steeds vaker af of we hetzelfde hadden ingekocht als we wat meer tijd hadden gehad. Die vraagtekens bleven me achtervolgen, als blikjes achter een fiets. Waarom Intrakoop? Dat was een logische keuze. Als lid maakten we al gebruik van de diensten van Intrakoop en we weten uit ervaring dat het een professionele en betrouwbare partij is. Als je zoiets belangrijks als de inkoop uitbesteedt, kun je veel vastleggen in professionaliseert, flexibiliseert en standariseert de inkoop. ondersteunt bij het ontwikkelen van een inkoopstrategie en -visie. levert maatwerk, aangepast aan de behoefte. beschikt over marktkennis. zorgt voor aantrekkelijke besparingen, onder meer door gebruik van Intrakoopovereenkomsten en -leveran ciersrelaties een contract, maar het begint altijd met vertrouwen. de inkoopcoöperatie van de zorg 15

16 INKOOPtraject Vier organisaties trekken samen op bij inkoop textielverzorging Bundeling krachten én kennis Door bundeling van volumes wisten vier zorgorganisaties flink te besparen op de inkoopprijs van textielvoorziening en -reiniging, en de voordelen die worden behaald door goed contractbeheer zijn mogelijk nog groter. Een schets van een niet alledaags inkooptraject. Het Tilburgse St. Elisabeth Ziekenhuis had meten. Het bleek dat Synergy Health samen met het TweeSteden ziekenhuis en zich over het algemeen goed hield aan de ouderenzorginstelling De Wever een afspraken, maar dat de processen gewoon contract met Synergy Health voor de huur niet slim in elkaar zaten. Zo kwam de en het wassen van linnengoed en het leverancier geheel volgens het contract wassen van dienstkleding. vier keer per dag langs, terwijl na analyse van de processen van leverancier en klant Analyseren twee keer ook voldoende bleek te zijn. Toen er vanuit het St. Elisabeth Ziekenhuis klachten kwamen over de dienstverlening Proces aanscherpen door deze leverancier, besloot senior Gezamenlijk ontwierpen de partijen een inkoper Marion Schut de kwaliteit te nieuw proces dat met prestatieindicatoren wordt gemeten. Daarmee wist het St. Elisabeth Ziekenhuis de interne kosten flink terug te brengen. Maar niet lang daarna kwam Synergy Health met een prijsverhoging. Schut: We hadden net veel energie in het hele traject gestoken. We wilden geen afscheid nemen, maar ook niet zomaar met die prijsverhoging meegaan. Nieuw contractvoorstel Schut werd aangewezen als lead buyer textielvoorziening en vroeg Synergy Health mee te denken over alternatieven. Zij kwamen met een nieuw contractvoorstel, en op aangeven van het TweeSteden ziekenhuis werd er nog een vierde partij 16 intrakoop

17 bij betrokken: Instituut Verbeeten. Voor die vier partijen samen praat je over een inkoopvolume van 3,5 miljoen euro op jaarbasis. Door voor hen samen over een driejarig contract te onderhandelen, wisten we uiteindelijk bijna veertien procent te besparen op de inkoopprijs. Daarnaast heb ik onze service level agreement beschikbaar gesteld aan de andere drie partijen, die daarmee hun eigen processen konden verbeteren en zo een mooie meetlat in handen kregen om de leverancier te beoordelen, legt Schut uit. Intrakoop bekijkt contractvoorstel Schut legt het nieuwe contract vervolgens bij Intrakoop neer met de vraag om kritisch te kijken hoe scherp de aangeboden prijs was. Intrakoop kent de markt en de marktconforme condities. Zij kwam tot de conclusie dat het een heel scherp aanbod was. Dat was voor mij het sein om te tekenen. Outsourcen contractbeheer Het beheer van het textielverzorgingscontract is ondergebracht bij Intrakoop. Het St. Elisabeth Ziekenhuis werkt al langer op diverse terreinen samen met Intrakoop. Schut wist uit ervaring dat het outsourcen van contractbeheer veel voordelen met zich meebrengt. Het kostte soms enige moeite de andere partijen hier ook van te overtuigen, maar dat lukte. Als je een contract goed wilt beheren, kost dat best veel tijd. Daarom krijgt het vaak te weinig aandacht, terwijl je door goed contractbeheer veel voordeel kunt behalen, legt Schut uit. Geen standaardproces Een ander voordeel is dat Intrakoop een grotere vuist kan maken als een leverancier niet presteert. Bij Intrakoop zitten mensen die volledig gespecialiseerd zijn in deze categorie, terwijl je als inkoper in een ziekenhuis vandaag textielreiniging inkoopt, morgen bedden en overmorgen ICT. Het is daarom soms lastig te bepalen welke criteria je kunt hanteren om een leverancier te beoordelen. Voor Intrakoop is dat dagelijkse kost. Hoewel dit bepaald geen inkooptraject uit het boekje is, heeft Schut toch een mooi resultaat behaald. Ze besluit: Door samen op te trekken en verder te kijken dan een scherpe inkoopprijs leveren we onze klant een hogere kwaliteit tegen een lagere prijs. Marion Schut beschrijft een nietalledaags inkooptraject. Maar hoe verloopt een standaard inkooptraject textielvoorziening bij Intrakoop? Het proces van A tot F Algemeen: u maakt uw interesse kenbaar. Bespreking: Intrakoop bespreekt met u de situatie in uw instelling en uw wensen. Competitie of heronderhandeling: u kiest voor een heronderhandeling met uw huidige leverancier of mini-competitie tussen Rentex Floron, Synergy Health en Springendal. Doorlichten: Intrakoop controleert de aanbieding op marktconformiteit en geeft u advies. Eindoordeel: u beoordeelt of u akkoord gaat met het maatwerkvoorstel. Finaal akkoord: u tekent het individuele contract met één van de drie leveranciers. de inkoopcoöperatie van de zorg 17

18 lopende zaken Intrakoop ondersteunt haar leden met collectieve raamovereenkomsten en individuele diensten. Geplande overeenkomsten Bloedafnamesystemen Bypassovereenkomsten eten & drinken Hechtmaterialen Interventieradiologie en cardiologie Laboratorium disposables Onderhoud medische apparatuur Orthopedie Pathologie Intrakoop E-inkopen Intrakoop biedt in samenwerking met TBlox E-inkopen, E-factuurscannen en E-grootboek aan. Ruim 100 leden gebruiken dit: 46 verpleeg- en verzorgingshuizen 16 instellingen voor de gehandicaptenzorg 19 ziekenhuizen 11 instellingen voor geestelijke gezondheidszorg 14 diensten Aanbestedingen Elektriciteit Farmaceutische dienstverlening Individuele dienstverlening op inkoop-, facilitair en logistiek gebied: Inkoopscan en -analyses Individuele aanbestedingen en implementatie Leveren van tijdelijke inkoopcapaciteit op operationeel, tactisch en strategisch niveau Opzetten van de inkoopfunctie Ondersteunen bij inkoopbeleidsplannen Professionaliseren inkoopafdeling Overnemen van de inkoopfunctie Herinrichting en positionering van facilitaire bedrijven en diensten Advies gebouwbeheer en -onderhoud in samenwerking met Bonum Advies cliëntenvervoer in samenwerking met Trafficon Advies over E-inkopen en begeleiden implementatie Inkoop van aardgas en elektriciteit, collectief en individueel Individueel contractmanagement Inkoop duurzame energie en advies over duurzaamheid Energieadministratie: gouden bestand aansluitingen, factuurcontrole (inclusief energiebelasting), factuurbeheer en restitutie energiebelasting Energiemanagement: energiebenchmark, energiebesparingsplan, energiebeheer, monitoring via energiedashboard, analyse WKK, advies op maat Advies over subsidies Deelname aan Noodvermogenpool Onder de naam Intrakoop Energie biedt Intrakoop in samenwerking met Hellemans Consultancy collectieve en individuele dienstverlening op het gebied van energie. Meer informatie: Bekijk de activiteitenkalender op of bel uw Intrakoop-adviseur of Ledenservice (0418) Colofon Nummer 4, november 2013 Intrakoop Bulletin is een kwartaaluitgave voor alle leden van Intrakoop. Concept & Realisatie: Axioma Communicatie t (035) Redactie: Communicatie Intrakoop, Melchior Meijer, Menno de Boer, Mirjam Hulsebos, Sjaak van Hal, Wies Gruppen (Axioma) Vormgeving: Axioma Communicatie Illustratie: Ton Boon Fotografie: Ed van Rijswijk, Ruud van Zwet, Evert Jan Daniels Lithografie: Fritz Repro Druk: Drukkerij Roelofs, Enschede Intrakoop Regterweistraat 11a 4181 CE Waardenburg t (0418) e ledenservice@intrakoop.nl i twitter.com/intrakoop Gehele of gedeeltelijke overname of reproductie van de inhoud van het Intrakoop Bulletin, op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande toestemming van de auteursrechthebbende is verboden. 18 intrakoop

19 Al uw hulpmiddelen HKZ-proof met één centraal aanspreekpunt Total Equipment Care (TEC) Wilt u af van allerlei verschillende leveranciers en aanspreekpunten met wie u de jaarlijkse keuring en onderhoud van uw hulpmiddelen regelt? Wilt u zich geen zorgen meer maken over risico s en het voldoen aan de HKZ-normering van uw hulpmiddelen? Welzorg regelt het voor u! Dankzij één centraal aanspreekpunt en haar Stigah-gecertificeerde servicemonteurs brengt Welzorg u winst in tijd, kosten, overzicht én kwaliteit. Total Partnership De verschillende financieringskanalen dwingen u soms tot meerdere aanspreekpunten voor het onderhoud en de levering van hulpmiddelen. Welzorg is één van de weinige partijen die vanuit verschillende financieringskanalen de hulpmiddelen voor uw cliënten en zorgverleners kan leveren én onderhouden. Hierdoor heeft u één aanspreekpunt voor: hulpmiddelen vanuit de WMO (via PGB of contract met de gemeente) tijdelijke hulpmiddelen vanuit de zorgverzekeringswet cliëntgebonden hulpmiddelen vanuit zorgkantoren hulpmiddelen vanuit uw eigen budget Wilt u meer informatie, of van gedachten wisselen over wat Welzorg voor uw organisatie kan betekenen, neem dan contact op met commercieel manager Antsje Sikkes via antsje.sikkes@welzorg.nl of

20 Dezelfde leverancier, betere condities ZorgBreed uit Capelle aan den IJssel biedt verpleeg- en verzorgingshuiszorg aan zo n 260 cliënten. Rob Buitelaar, Beleidsmedewerker Gebouwen & Inkoop: De nadruk ligt steeds meer op zware zorg en dat betekent meer inkoop. De kennis daarvoor halen we bij Intrakoop. Voor mij is de adviseur van Intrakoop niets minder dan een collega die alleen niet op onze loonlijst staat. Onlangs liep het textielcontract met onze leverancier af. We vroegen Intrakoop om de heronderhandeling te begeleiden. Dat leverde sterk verbeterde condities op, op het gebied van kwaliteitsborging én in kosten. Vooral het coöperatieve uitgangspunt van Intrakoop spreekt me aan. Met elkaar maken we het collectief sterker en daarmee de zorg beter. Rob Buitelaar, Beleidsmedewerker Gebouwen & Inkoop Stichting ZorgBreed Samen maken we goede zorg beter betaalbaar Bij uw zorgorganisatie telt elke euro. U wilt de totale kosten van middelen en diensten zo ver mogelijk terug dringen. Intrakoop ondersteunt u daarbij. Denkt u na over innovatieve inkoopprocessen, inkoopstrategieën en raam overeenkomsten? Intrakoop heeft ze al voor u bedacht en in het leven geroepen. Of we ontwikkelen ze samen met u. Zodat u kunt kiezen uit de inkoopoplossing die het beste bij uw organisatie past. We rusten niet voordat we de gunstigste voorwaarden voor u uit het vuur hebben gesleept. Samen met u doen we er alles aan, om goede zorg beter betaalbaar te maken. twitter.com/intrakoop