Wie wat waar Informatiebrochure voor (nieuwe) medewerkers

Transcriptie

1 Wie wat waar Informatiebrochure voor (nieuwe) medewerkers Afdeling Personeelszaken Postbus 41882, 1009 DB Amsterdam. telefoon , / telefax pz@nikhef.nl

2 Inhoudsopgave Inleiding... 3 Het NIKHEF...4/5 Wat U allemaal moet weten...6/10 Facilitaire zaken... 6 De werkplek... 6 Computers...6/7 Communicatie... 7 Overige...7/8 Bibliotheek Personele zaken...8/9 Arbeidsomstandigheden....9 Overige Trefwoordenlijst...11/12 Bijlage 1 Nikhef Organigram Bijlage 2 Veiligheidsvoorschriften en -wenken 2

3 Inleiding Welkom als nieuwe medewerker bij NIKHEF. Deze brochure is bedoeld om u wegwijs te maken in het instituut. In het kort wordt beschreven wat NIKHEF doet, hoe NIKHEF is georganiseerd, hoe u uw weg kunt vinden in het gebouw, welke zaken geregeld moeten worden voordat u daadwerkelijk (probleemloos) aan de slag kunt, en wie u hiervoor moet benaderen. In dit boekje wordt niet ingegaan op de regelingen en arbeidsvoorwaarden die voor nieuwe medewerkers gelden. Hiervoor verwijzen we naar de arbeidsvoorwaardenregeling van uw werkgever. Uiteraard is de afdeling PZ altijd bereid uw vragen omtrent arbeidsvoorwaarden te beantwoorden. Onderstaand een checklist voor de rondleiding; voor een ARBO-instructie ontvangt u van de Veiligheidsdienst een aparte uitnodiging. FUNCTIONARIS KAMER Leden groep Directeur afspraak via directiesecretaresse / tel.: 2142 Directiesecretariaat H233 Bibliotheek H234 Financiële Administratie H052 Receptie H031 Mechanische Afdeling H072a Engineering Afdeling N053 Elektronica Technologie N141 Computer Technologie H133 Veiligheidsdienst H054 Personeelszaken H221b Technisch Huishoudelijke Dienst N056 We wensen u veel succes met uw werkzaamheden. 3

4 Het NIKHEF Het Nationaal Instituut voor Kernfysica en Hoge Energie Fysica (NIKHEF), is een samenwerkingsverband van de Stichting voor Fundamenteel Onderzoek der Materie (FOM), de Universiteit van Amsterdam, de Vrije Universiteit Amsterdam, de Universiteit Utrecht, en de Radboud Universiteit Nijmegen. Op het NIKHEF worden atoomkernen en elementaire deeltjes bestudeerd. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de versnellers CERN in Genève, DESY in Hamburg en FNAL (Chicago). De directeur van het NIKHEF is Prof. dr. F.L. Linde NIKHEF neemt deel in de wetenschappelijke programma s: ALICE (CERN): programmaleider: Prof. dr. T. Peitzmann Astroparticle Physics programmaleider: Prof. dr. G. van der Steenhoven ATLAS (CERN/FNAL): programmaleider: B-fysica (DESY/CERN): programmaleider: Prof. dr. S.C.M. Bentvelsen Prof. dr. N. de Groot Dr. ir. P.J. de Jong Prof. dr. M.H.M. Merk Dr. A. Pellegrino HERMES (DESY): (adjunct) programmaleider: Dr. J.J.M. Steijger Theorie programmaleider: ZEUS (DESY): programmaleider: Prof. dr. E.L.M.P. Laenen Prof. dr. P.M. Kooijman De technische groepen zijn: Mechanica De mechanische afdeling (MA) afdelingsleider: Ing. E.M. Berbee kamer H072A, tel De engineering afdeling (EA) afdelingsleider: Ir. R. Klöpping kamer N053, tel 2091 De groep Elektronica Technologie (ET) groepsleider: Ing. E. Heine kamer N141, tel De groep Computer Technologie (CT) groepsleider: Ing. W.P.J. Heubers kamer H133, tel

5 en de ondersteunende diensten: Personeelszaken: hoofd: T. van Egdom; kamer H221A, tel medewerker: E. van Willigen, kamer H221B, tel De sectie Beheer: instituutsmanager, drs. A.J. van Rijn (kamer H230, tel. 5000) is gestructureerd in: Directiesecretariaat kamer H233, tel hoofd: Mevr. E.C. Schram- Post medewerkers: Mevr. K.M. van Barneveld, Mevr. C.E. Dekker, Mevr.drs. M.J. Kesgin- Boonstra, Staf: Voorlichting: Mevr. drs. G.E. Zegers, kamer H229A, tel Overleg Projectplannen: drs. A.J. van Rijn (kamer H230, tel. 5000) Directiemedewerker: Ing. J. Spelt, Ing. PJ.M. Werneke, kamer H156, tel Financiële administratie / inkoop: hoofd: F. Bulten medewerkers:, J.H.G. Dokter, M. Pancar en E.P. Woortmann kamers H052+H053; tel de Technische en Huishoudelijke Dienst: (THD) hoofd: Ing. A. Witlox medewerkers:, A. van den Berg, A. Langenhorst, A.G.S. Mors, C. Rijksen, E. Yilmaz, D. Vreeken. Administratieve ondersteuning: secretariaat facilities, Mevr. K.M. van Barneveld ; tel de Veiligheidsdienst ing. M.B.H.J. Vervoort; kamer H054, tel.: de Bibliotheek Mevr. E.H.M. van Kerkhoff en Mevr. M.C. Lemaire - Vonk. H234, tel 5074 de Receptie Mevr. E.C.L. Greven - van Beuzekom, Mevr. N. Faassen, Mevr. T.W.J. Kleinsmiede - van Dongen, tel 93 of

6 Wat u allemaal moet weten Hieronder vindt u een overzicht van de zaken die u dient te weten en tot wie u zich hiervoor moet wenden. Facilitaire zaken Kamersleutel: Als uw groepsleider uw komst op tijd heeft aangemeld, liggen de sleutel van uw kamer voor u klaar bij de receptie. Indien dit niet het geval is, kunt u zich wenden tot het secretariaat facilities (kamer N054, tel.: 2222) van de THD. Toegangspas: Met een toegangspas heeft u toegang tot die delen van het gebouw waarvoor u een autorisatie hebt gekregen. Als uw groepsleider uw komst tijdig heeft aangemeld, ligt de toegangspas voor u klaar bij de receptie. Indien dit niet het geval is, kunt u zich wenden tot de receptioniste (tel. 5008). Zij zal de toegangspas, na toestemming van uw groepsleider, voor u aanmaken. Kantoorartikelen: Het kantoorartikelenmagazijn (H051) is voor iedereen toegankelijk. Bij de receptie kunt u een sleutel en een lijst afhalen, waarop u dient in te vullen wat u uit het magazijn hebt meegenomen. De voorraad in het magazijn is vrij uitgebreid, maar wanneer u andere artikelen nodig mocht hebben, dan kunt u zich wenden tot Ton Langenhorst (kamer N044, tel.: 5094) van de THD. Hij houdt ook de voorraad bij. Post De meeste medewerkers hebben een postvakje tegenover de koffiehoek in de hal. Als er post voor u is, wordt die, indien mogelijk, nog dezelfde dag in uw postvakje gelegd. Post voor collega s kunt u ook in deze postvakjes doen. Uitgaande post dient voor uur in het vak uitgaande post gelegd te worden. De THD zorgt voor de frankering. THD Telefoon algemeen:2222 van 8.30 uur tot uur. adres algemeen: facilities@nikhef.nl De werkplek Het NIKHEF vindt het belangrijk dat iedereen een gezonde en prettige werkplek heeft. Indien u speciale wensen hebt of aanpassingen aan uw werkplek behoeft dan kunt u dit doorgeven aan de Veiligheidsdienst. Veiligheidsdienst: Marcel. Vervoort; kamer H054, tel.: 2289 Naambordjes en postvakjes. Voor nieuwe medewerkers wordt door de receptie een naambordje voor uw kamerdeur en een postvakje gemaakt. Receptie, telefoon 5008 of 93 receptie@nikhef.nl Computers Netwerk login Wanneer u voor een langere periode op het instituut zult werken, kunt u een netwerk-login en een adres aanvragen bij de medewerkers van de groep Computer Technologie. Met een login wordt u op het netwerk aangesloten en hebt u toegang tot het Internet. 6

7 Wim Heubers; kamer H133, tel.: 2030 De Helpdesk Met vragen over beschikbaarheid en gebruik van programmatuur en netwerk kunt u terecht bij de helpdesk. Helpdesk, tel. 2200, helpdesk@nikhef.nl Hardware Joke Tierie is belast met alles wat met de hardware binnen het instituut te maken heeft, inclusief de aanschaf van alle computerapparatuur en software en het beheer van de communicatiefaciliteiten. Joke Tierie, kamer H123, tel. 2037, joke@nikhef.nl Communicatie Telefoon: Een overzicht van de interne telefoonnummers van NIKHEF-medewerkers vindt u in het WCWtelefoonboekje. In dit boekje staan, naast een uitleg over de werking van de telefooncentrale, de interne telefoonnummers van alle medewerkers op het WCW-terrein: van NIKHEF, SARA, CWI, AMOLF, UvA en het matrixgebouw. Het boekje is verkrijgbaar bij Eveline Schram-Post (kamer H233, tel.:2142. Om een extern telefoonnummer te bellen dient u eerst een 0 (nul) in te toetsen; dan het netnummer en abonneenummer. Om naar het buitenland te bellen, dient u eerst 93 in te toetsen, de receptioniste geeft u dan een buitenlijn. Faxen Voor het verzenden van faxen kunt u tijdens kantooruren terecht bij de receptie. De receptioniste verzendt de fax voor u. Binnengekomen faxen worden door de receptioniste in uw postvak gelegd. NIKHEF homepage en Internet Op de homepage van NIKHEF staat informatie over de organisatie van het NIKHEF, over de verschillende technische afdelingen, over de lopende projecten, over medewerkers, evenementen, etc. Vanuit de homepage kan gesurft worden naar de homepages van de partners van NIKHEF en aan het NIKHEF gelieerde instituten. Het adres: Voor vragen over de website kunt u contact opnemen met Kees Huyser, kamer H129, tel.: 2132, keeshu@nikhef.nl In de Picture Gallery op de website zijn de foto's van de NIKHEF medewerkers opgenomen, samen met hun adres en toestelnummer. Voor het maken van uw foto voor de Picture Gallery dient u een afspraak maken met Ed van Willigen, kamer H221B, tel. 5120; willigen@nikhef.nl Overige Kopiëren Om op het grote kopieerapparaat op de tweede etage te kunnen kopiëren, moet u in het bezit zijn van een kopieerkaart. Deze is te verkrijgen bij Johan Dokter. Voordat u gaat kopiëren moet de kaart door de kaartlezer gehaald worden. Als u klaar bent, toetst u een 0 (nul) in op de kaartlezer. Er kan dan niet meer op uw kaart gekopieerd worden. Johan Dokter, kamer H052, tel Declaraties: Indien u kosten voor uw werk hebt gemaakt, zoals studiekosten, reiskosten (geen woonwerkverkeer), boeken, etc. met toestemming van uw groepsleider of van PZ, kunt u deze declareren. Een declaratieformulier kunt u ophalen bij de Financiële Administratie (FA). Degene die toestemming heeft gegeven moet voor akkoord tekenen. Daarna levert u dit formulier samen met bewijsstukken in bij FA. FA controleert en verwerkt de declaratie. Bedragen worden bij 7

8 voorkeur op uw bank- / girorekening gestort; in uitzonderingsgevallen kan een bedrag contant worden uitbetaald. Financiële administratie, kamer H052. Buitenlandse reizen Wanneer u voor uw werk naar het buitenland moet reizen, dan moet deze reis altijd via het directiesecretariaat ( kamer H233 of via travel@nikhef.nl) worden geboekt. Het secretariaat zorgt automatisch voor een reisverzekering. De kosten van de tickets komen ten laste van het budget van uw groep, project of afdeling. De groepsleider dient hiervoor een aanvraagformulier te tekenen. Afrekening dient binnen 14 dagen na de reis te worden ingediend bij Johan Dokter, kamer H052, tel De bibliotheek De bibliotheek bevindt zich op de tweede etage, schuin tegenover de lift en is op werkdagen vrij toegankelijk van 09:00 tot 17:00. Na kantooruren en in het weekend is de bibliotheek toegankelijk met de magneetsleutel. U moet wel geautoriseerd zijn. In de bibliotheek kunt u o.a. terecht voor het lenen van boeken, het inzien van tijdschriften, proefschriften, en artikelen, zoeken in catalogi en aanvragen van literatuur uit andere bibliotheken. U kunt kennismaken met de Library and Information Services door te surfen naar de NIKHEF homepage. Klik op local information en vervolgens op LIBRARY. Tijdens kantooruren is Elly van Kerkhoff of Marie Lemaire - Vonk aanwezig. Personele zaken Verlof /ADV Bij aanvang van uw dienstverband, en aan het begin van ieder kalenderjaar, ontvangt u een verlofoverzicht. Hierop staat een jaarrooster en een overzicht van uw verlofsaldo. Verlof dient in overleg met uw leidinggevende te worden opgenomen. De melding van verlof is afhankelijk van de afdeling waar u werkt. Bij de afdelingen CT, ET, MT en THD wordt het verlof bijgehouden via de urenregistratie. Voor de overige afdelingen geldt dat u met een verlofbriefje of via (absent@nikhef.nl) verlof (vooraf) dient te melden aan de receptie. De verlofregistratie gebeurt door de receptie. Na verwerking zal de receptie steeds een nieuw overzicht van uw vakantieverlof / ADV-tegoed toesturen. Ziekte en arbeidsongeschiktheid a. Verzuimbeleid De basis voor het verzuimbeleid, zoals dit binnen NIKHEF is vastgesteld, ligt in het erkennen van de eigen verantwoordelijkheid, die u draagt bij het nemen van de beslissing tot verzuim, danwel werkhervatting. Ziektecontroles passen niet in dit uitgangspunt. b. de bedrijfsarts De bedrijfsarts heeft als taak het beschermen en bevorderen van de gezondheid van de medewerker(ster) voor zover het problemen betreft, die samenhangen met het werk en/of de werkomstandigheden. De aandacht van de bedrijfsarts zal met name gericht zijn op het frequent (5x of meer in een periode van 12 maanden) en langdurig (langer dan 2 werkweken) verzuim. De bedrijfsarts (mevrouw H. Steenbergen) houdt spreekuur op de eerste en derde woensdag van de maand tussen uur en uur in kamer H253, tel De bedrijfsarts is verder te bereiken via de dokterassistente op de Entrada 401 te Amsterdam, tel U kunt te allen tijde zelf een afspraak maken met de bedrijfsarts danwel door haar worden opgeroepen. De oproep van de bedrijfsarts aan een medewerker/ster is dwingend. Indien u niet aan de oproep kunt of wilt voldoen, dient u dit onmiddellijk aan de bedrijfsarts en PZ mede te delen. c. Ziek- en herstelmeldingen Ziekte meldt u zo spoedig mogelijk aan uw directe chef..wanneer het melden bij de afdeling tot problemen leidt kan de melding ook rechtstreeks aan de receptioniste worden doorgegeven 8

9 (telefoon: ). Ziekte tijdens vakantie moet op dezelfde wijze gemeld worden. Na terugkeer moet u bijvoorbeeld door een doktersverklaring aannemelijk maken dat u gedurende deze dagen arbeidsongeschikt was. Doe alles wat nodig is voor een zo spoedig mogelijk herstel. d. contacten tijdens ziekte Onderhoud regelmatig contact met uw werkplek om collega's te informeren over het herstel en om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen op het werk. Overig U kunt bij PZ terecht met vragen over: arbeidsvoorwaarden, pensioenen, verzekeringen, spaarloonregeling, etc. Ook voor vragen over detacheringen, verblijf - en werkvergunningen, inschrijvingen bij de gemeente, huisvesting, evenals (algemene) vragen op het gebied van scholing, loopbaan, functioneren, kunt u bij PZ terecht. PZ, kamer H221b, tel Arbeidsomstandigheden Veiligheid, Gezondheid en Welzijn: NIKHEF hecht veel waarde aan goede arbeidsomstandigheden. Een veilige, gezonde en prettige werkomgeving draagt bij aan de arbeidsvreugde. Dit komt prestaties ten goede, en verlaagt de kans op ziekteverzuim, ongevallen, calamiteiten. De Arbo-wet stelt dat werkgever en werknemers moeten samenwerken op het gebied van Veiligheid, Gezondheid en Welzijn. Dit houdt in dat de werkgever verantwoordelijk is voor goede arbeidsomstandigheden. U heeft op het gebied van arbeidsomstandigheden het recht om in een veilige, gezonde en prettige omgeving te werken. Maar u heeft ook plichten. U dient er bijvoorbeeld voor te zorgen dat u uw eigen veiligheid en ook die van anderen zo min mogelijk in gevaar brengt en op een verantwoorde wijze omgaat met apparatuur. Wanneer u met gevaarlijke materialen of apparatuur omgaat dient u een goede uitleg te krijgen over de apparatuur en de persoonlijke beschermingsmiddelen die hiervoor beschikbaar zijn. Vraag uw groepsleider om zo n instructie! Bijgevoegd treft u een brochure Veiligheidsvoorschriften en Wenken aan. In deze brochure wordt uitgebreid ingegaan op veiligheid en milieu voor het werken in laboratoria. Wij raden u aan dit boekje goed door te lezen. Veiligheidsmiddelen zijn verkrijgbaar bij: Veiligheidsdienst: Marcel Vervoort; kamer H054, tel.: Bedrijfshulpverlening Het NIKHEF heeft een bedrijfshulpverleningsorganisatie (BHV), bestaande uit brandwachten en EHBO ers. Neem in geval van brand, calamiteiten, ongeval of onwelzijn direct contact op met het WCW alarmnummer (6000). De receptie van SARA coördineert overdag en de WCW-bewaking s avonds de BHV. Het gebouw is voorzien van een automatisch werkend brandmeldsysteem. Dit systeem alarmeert de brandwachten en indien de situatie zo ernstig is dat het gebouw ontruimd moet worden, ga dan naar buiten en wacht instructies af. Verlaat het terrein niet. Op vele plekken in het gebouw staan de vluchtroutes en nooduitgangen aangegeven. Ook is er op verschillende plekken brandblusapparatuur aangebracht. Activeer bij brand één van de brandmelders en bel daarna de portier via het alarmnummer Bel bij geen gehoor de brandweer via het algemeen alarmnummer 112. Waarschuw collega s en sluit deuren en ramen mits dit geen gevaar voor uzelf inhoudt. Indien mogelijk probeer een beginnende brand te blussen met de aanwezige brandblusmiddelen. Indien u niet bij de brandbestrijding bent betrokken, verlaat dan het pand. Maak daarbij geen gebruik van de lift. 9

10 Overige Bewaking/Toegang Terrein Het WCW terrein wordt bewaakt door een bewakingsdienst. Door de week kunt u tot uur het terrein verlaten. Als u in het weekend werkt of na uur nog aanwezig bent, geef dit dan door dan aan de bewakingsdienst (tel.: 3000) onder vermelding van uw sleutelnummer. Met uw magneetsleutel kunt u dan de poorten op het terrein openen. Het restaurant Het WCW-restaurant bevindt zich op de eerste etage bij het CWI. Het restaurant is geopend van tot uur. De personeelsvereniging U heeft de mogelijkheid om lid te worden van de personeelsvereniging (PV). De PV organiseert diverse activiteiten zoals een paaslunch, haringfeest, ijsfeest, wijnfeest en de Sinterklaaskoffie. De contributie voor de PV bedraagt 12,- per jaar. FOM-medewerkers kunnen dit bedrag, per de datum van indienstreding, via een maandelijkse afschrijving van 1,- laten inhouden op het salaris. Het aanmeldingsformulier hiervoor kunt u afhalen bij Fred Bulten (kamer H 053). Als u niet in FOM-dienst bent, kunt u lid worden van de PV d.m.v. een overboeking van 12,- op gironummer t.n.v. Personeelsvereniging NIKHEF. Betaling geschiedt per kalenderjaar. Nadere informatie over de Personeelsvereniging kunt u vinden op : De NIKHEF ondernemingsraad De NIKHEF ondernemingsraad vertegenwoordigt de werknemersbelangen binnen het instituut. Hij voert overleg met de directie over het (te voeren) beleid en het functioneren van het instituut. De leden worden 1x per 2 jaar gekozen. Medewerkers die 3 maanden of langer in dienst zijn van één van de partners van het NIKHEF zijn kiesgerechtigd en verkiesbaar. 10

11 Trefwoordenlijst A ADV...8 ALICE...4 ANTARES...4 arbeidsomstandigheden...9 arbeidsongeschiktheid...8 arbeidsvoorwaarden...9 ARBO wet...9 ATLAS...4 B bedrijfsarts...8 bedrijfscoördinatie...5 bedrijfshulpverlening...9 Beheer..5 bewaking B-Fysica...4 bibliotheek... 5/8 brand...9 brandweer...9 C calamiteiten...9 CERN...4 communicatie...7 Computer Technologie...4 computers... 6/7 D declaraties... 7/8 DELPHI...4 detachering...9 directiesecretariaat...5 E Electronica Technologie...5 engineering afdeling F facilitaire zaken...6 fax...7 Financiële adminstratie...5 FOM...4 G gezondheid...9 H hardware...7 helpdesk...6 HERMES...4 homepage... Zie Internet huisvesting...9 I inkoop... 5 internet... 7 K kantoorartikelen... 6 kopiëren... 7 L L LEP... 4 login... 7 loopbaan... 9 M magneetsleutel...6/10 Mechanica... 4 mechanische afdeling... 4 milieu... 9 MT... 4 N naambordje... 6 NIKHEF... 4 nooduitgangen... 9 O ondernemingsraad ongevallen... 9 organigram...bijlage 1 overleg Projectplannen 5 P pensioenen... 9 personeelsvereniging personeelszaken (PZ)... 5/8 post... 6 PV... Zie Personeelsvereniging R receptie /6/7 reizen... 8 restaurant rondleiding... 3 S scholing... 9 sleutels... 6 spaarloonregeling... 9 Staf...5 Stichting voor Fundamenteel Onderzoek der Materie...Zie FOM 11

12 T Technische en Huishoudelijke Dienst... 5/6 telefoon...7 toegangspas.. 6 Theorie...4 U universiteiten...4 V veiligheid...9 veiligheidsdienst...5/6/9 veiligheidsmiddelen. 9 verblijfsvergunningen...9 verlof...8 verzekeringen...9 verzuimbeleid... 8 vluchtroutes... 9 voorlichting... 5 W welzijn... 9 werkplek... 6 werkvergunning Z ZEUS... 4 ziek- en herstelmeldingen...8/9 ziekte... Zie arbeidsongeschiktheid ziekteverzuim

13 Bijlage 1 Organigram 13