PROTOCOL PERSONELE VERZUIMINFORMATIE MBO

Transcriptie

1 PROTOCOL PERSONELE VERZUIMINFORMATIE MBO versie Preambule pag Gegevensleveringen pag Frequentie en tijdstip levering 0.2 Een alternatief vanuit Edukaat (CASO) 0.3 Procedure gegevenslevering 0.4 Ontvangstbevestiging 1. Personele verzuimgegevens pag Omschrijving 1.2 Bestandsformaat 1.3 Naamgeving bestand 1.4 Aggregatieniveau 1.5 Inhoud bestand Beschrijving velden in vier bestanden Voorbeelden van de vier verzuimbestanden Bijlage: Verzuimgegevens vanuit Edukaat pag. 12

2 Preambule De MBO Raad, brancheorganisatie van alle rijksbekostigde mbo-instellingen in Nederland, vraagt haar leden verzuiminformatie over het personeel te leveren. Dit gebeurt vanuit de behoefte om betrouwbare en valide verzuiminformatie te genereren over de mbo-sector. Stichting Onderwijsarbeidsmarktfonds MBO (SOM) financiert het berekenen van kengetallen, het opstellen van de verzuimrapportage en de bijbehorende administratieve processen. De MBO Raad voert de regie over het verzamelen van personele verzuimgegevens en heeft hiertoe het protocol personele verzuiminformatie mbo opgesteld, i.e. het voorliggende document. Dit protocol beschrijft de aard van de gevraagde databestanden met personele verzuiminformatie. Op basis van deze databestanden berekent Merces de kengetallen. De MBO Raad schrijft de verzuimanalyse. De verzuimanalyse en de kengetallen vormen gezamenlijk de verzuimrapportage. Er worden op twee niveaus kengetallen berekend: op sectorniveau en op instellingsniveau. Alleen de rapportage op sectorniveau is openbaar. De mbo-instellingen krijgen daarnaast elk een rapportage waarin de kengetallen van (alleen) de eigen instelling worden vergeleken met de sectorgegevens. NB: Er kan alleen een instellingsrapportage worden gemaakt wanneer de betreffende instelling in de database zit. Een instelling kan alleen in de database zitten wanneer de gegevens zijn geleverd cf. het protocol personele verzuiminformatie mbo, dus wanneer de instelling vier csv-bestanden heeft geleverd of een zogeheten Edukaat splitsbestand (zie hiervoor hoofdstuk 1). De mbo-instellingen leveren gegevensbestanden zoals verderop staat beschreven in dit protocol. De instellingen doen dit hetzij zelf, hetzij via hun salarisverwerker*. Het bevoegd gezag van de mbo-instelling is te allen tijde eindverantwoordelijk voor een volledige, juiste en tijdige levering van de gevraagde gegevens volgens het protocol personele verzuiminformatie mbo. Vanaf 2002 genereert de mbo-sector verzuimgegevens op consistente wijze. Een groot aantal mboinstellingen draagt hier aan bij. De verzuimrapportage wint aan betekenis wanneer alle instellingen daarin zijn meegenomen. In het belang van de sector streeft de MBO Raad ernaar dat alle instellingen hun verzuimgegevens leveren cf. het protocol personele verzuiminformatie mbo. Gezien de grote waardering voor de kwaliteit van de verzuimcijfers hecht de MBO Raad veel waarde aan continuering van de huidige werkwijze. * UITZONDERINGEN OP DIT PROTOCOL Instellingen die - gedurende de volledige (!) periode waarover gerapporteerd wordt - gebruik maken van Merces@Work, leveren niet zelf actief verzuimgegevens. Merces vraagt deze instellingen toestemming om de verzuimgegevens te destilleren uit de personeelsinformatie die Merces namens deze instellingen beheert. 2 / 16

3 0. Gegevensleveringen 0.1 Frequentie en tijdstip De personele verzuimgegevens worden twee maal per jaar geleverd: eenmaal over een heel kalenderjaar (i.e. januari t/m december) en eenmaal over de laatste twee kwartalen van een jaar plus de eerste twee kwartalen van het daaropvolgende jaar (i.e. van juli t/m juni). Instellingen leveren deze gegevens uiterlijk twee maanden na het beëindigen van de laatste maand waarover gerapporteerd wordt, opdat het grootste gedeelte van "terugwerkende kracht registraties" in de gegevensset wordt opgenomen. Aldus geschiedt de levering van personele verzuimgegevens jaarlijks voor de volgende data: verzuimgegevens over de periode: gegevens leveren vóór: januari t/m december 1 maart juli t/m juni 1 september 0.2 Een alternatief vanuit Edukaat (CASO) De mbo-instellingen leveren personele verzuimgegevens in vier Csv-bestanden aan de MBO Raad. Instellingen die nog gebruik maken van Edukaat (gekoppeld aan CASO) kunnen desgewenst gebruik maken van een alternatief voor de Csv-bestanden. Dit is het zogeheten Edukaat splitsbestand. Een Edukaat splitsbestand wordt direct aan Merces geleverd. In de Bijlage ( Verzuimgegevens uit Edukaat ) staat uitleg vermeld omtrent het aanmaken en verzenden van gegevens vanuit Edukaat. Het nu volgende (uitgezonderd de bijlage) heeft betrekking op reguliere levering van de personele verzuimgegevens in vier Csv-bestanden aan de MBO Raad. 0.3 Procedure gegevenslevering De vier bestanden met personele verzuimgegevens worden aan de MBO Raad ter beschikking gesteld. De mbo-instellingen kiezen één van de volgende mogelijkheden: [1] per cd, [2] via een website of [3] via de . [1] cd De vier bestanden met personele verzuimgegevens worden op een cd gebrand. Deze wordt aangetekend c.q. per koerier verstuurd naar: MBO Raad, t.a.v. databeheer personeelsinformatie, Postbus 2051, 3440 DB Woerden. Desgewenst kunnen de bestanden binnen Windows worden gecomprimeerd en voorzien van een wachtwoord. Dit wachtwoord wordt per separate verstuurd naar: personeelsinformatie@mboraad.nl 3 / 16

4 [2] website De vier bestanden met personele verzuimgegevens worden (tijdelijk) op een beveiligde en afgeschermde locatie op de server van de leverancier geplaatst. De MBO Raad kan deze gegevens tijdelijk via een beveiligde internet verbinding ophalen. De gegevens staan maximaal vier weken op deze wijze ter beschikking. De MBO Raad wordt per op de hoogte gesteld wanneer de personeelsgegevens ter beschikking staan en wat de inloggegevens zijn. De wordt verstuurd naar: De MBO Raad meldt per aan de leverancier wanneer de gegevens zijn opgehaald. Hierna kan de beveiligde internet verbinding worden gesloten en/of kunnen de gegevens van de server worden verwijderd. [3] De vier bestanden met personele verzuimgegevens worden per verstuurd naar de MBO Raad. Het hiervoor bestemde adres is: Desgewenst kunnen de bestanden binnen Windows worden gecomprimeerd en voorzien van een wachtwoord. Dit wachtwoord wordt per separate verstuurd naar hetzelfde adres. 0.4 Ontvangstbevestiging Binnen tien werkdagen na ontvangst krijgt de leverancier van de gegevens een ontvangstbevestiging van de MBO Raad. Indien dit niet het geval is neemt de leverancier contact op met de MBO Raad. 4 / 16

5 1. Personele verzuimgegevens 1.1 Omschrijving Personele verzuimgegevens zijn een beschrijving van: [1] de verzuimgevallen van medewerkers over een bepaalde periode, (VGV) aangevuld met additionele gegevens over die periode: [2] de dienstverhouding van alle (!) werknemers, (VGD) [3] de werktijdfactor van alle (!) werknemers en (VGW) [4] de eventuele BAPOfactor van betrokkenen. (VGB) Deze vier soorten gegevens worden in vier databestanden geleverd. 1.2 Bestandsformaat De verzuimgegevens personeel worden digitaal aangeleverd in vier Csv-bestanden. Dit is een plat tekstbestand welke in Excel geopend en opgeslagen kan worden. 1.3 Naamgeving bestanden De naamgeving van de vier Csv-bestanden heeft een vast formaat: [1] gegevens aangaande het verzuimgeval: VGV_JJJJMM_ BRIN.csv [2] gegevens aangaande de dienstverhoudingen: VGD_JJJJMM_ BRIN.csv [3] gegevens aangaande de werktijdfactoren: VGW_JJJJMM_ BRIN.csv [4] gegevens aangaande de BAPOfactoren: VGB_JJJJMM_ BRIN.csv waarbij: JJJJ = jaar, MM = maand, als aanduiding van de laatste maand waarover gerapporteerd wordt; 'BRIN' = aanduiding voor de leverancier; wanneer een instelling zelf levert wordt hier het BRINnummer genoteerd; wanneer de gegevens worden geleverd door een derde (bijvoorbeeld een salarisadministrateur) worden op de plaats van BRIN de eerste vier letters van de naam van de betreffende leverancier genoteerd. (Voorbeeld: VGV_200906_25PN.csv of VGW_200912_MERC.csv) 1.4 Aggregatieniveau Gegevens aangaande [1] het verzuimgeval worden aangeleverd per verzuimgeval binnen een over de gevraagde periode geldige dienstverhouding. Het is dus mogelijk dat een persoon (in een bepaalde dienstverhouding) meer dan één keer in het bestand voorkomt. Gegevens aangaande [2] de dienstverhoudingen, [3] werktijdfactoren en [4] BAPOfactoren worden aangeleverd per dienstverhouding van de medewerker die in de betreffende periode een arbeidsverhouding heeft (gehad). 5 / 16

6 Wanneer binnen een rapportageperiode de dienstverhouding c.q. werktijdfactor c.q. BAPOfactor wijzigt worden er voor betrokkene twee (of meer) regels (records) aangemaakt. De aanvangsdatum en einddatum op deze regels mogen elkaar nimmer overlappen. Voorbeeld binnen rapportage periode over kalenderjaar 2009: een medewerker werkt vanaf zijn aanstelling d.d. 1 augustus 2003 tot 1 mei 2009 voor 1,00 fte. Daarna gaat hij voor 0,8 fte werken. Deze persoon komt op twee regels in het VGW - bestand: WTF AANV_WTF EIND_WTF 1, , Inhoud Verzuimgegevens personeel zijn stroomgegevens. Ze hebben betrekking op alle in de betreffende periode geldige dienstverhoudingen (i.e. alle geldige dienstverhoudingen in de laatste 12 maanden). (Voorbeeld aan de hand van levering verzuimgegevens over de periode juli 2008 tot en met juni 2009: Iemand die op 2 juli 2008 uit dienst gaat komt in ieder geval voor in de bestanden met alle werktijdfactoren ("VGW_") en dienstverbanden ("VGD_") met 2 juli 2008 als einddatum; als betrokkene op 1 juli 2008 ziek was, zit hij ook in het bestand met gegevens aangaande verzuim ("VGV_") en - indien betrokkene BAPO genoot - in het bestand met gegevens aangaande BAPOfactoren ("VGB_"); in elk bestand met 2 juli 2008 als einddatum.) In paragraaf staat voor elk van de vier bestanden een beschrijving van de velden zoals deze in het gegevensbestand worden opgenomen. De eerste regel van elk gegevensbestand bevat de veldnamen. Voorts wordt per verzuimgeval, per dienstverhouding één regel ('record') geleverd. In paragraaf staan voorbeelden van de vier verzuimbestanden weergegeven. Bij weergave van de omvang van verzuim, werktijd en BAPO wordt (waar nodig) gebruik gemaakt van decimale komma's, geen decimale punten. Er worden geen scheidingstekens tussen duizendtallen gebruikt. Het unieke persoonsnummer (PNR) en het nummer van de dienstverhouding (DVH) moeten te allen tijde in elk van de vier bestanden met elkaar corresponderen d.w.z. betrekking hebben op dezelfde persoon en dezelfde dienstverhouding. Ad [1] gegevens over het verzuimgeval (VGV) In dit bestand staan gegevens met betrekking tot de verzuimgevallen (omvang, aanvang, eventueel einde). Voor de definitie van verzuimgegevens personeel geldt als uitgangspunt de 'Toolkit Verzuimregistratie en -analyse' (Falke & Verbaan / TNO Arbeid / CQ procesmanagement (2002) Rapportnummer 02511), ontwikkeld in opdracht van het Arboservicepunt. De Toolkit is tevens aangenomen door alle leden van de MBO Raad tijdens de ledenraadpleging in Ad [2] gegevens over de dienstverhouding (VGD) In dit bestand staan gegevens met betrekking tot de dienstverhoudingen (functie, aanvang, eventueel einde). Hierin zijn de gegevens opgenomen van alle medewerkers die bij de instelling werkzaam zijn gedurende de rapportageperiode. 6 / 16

7 Ad [3] gegevens over de werktijdfactor (VGW) In dit bestand staan gegevens met betrekking tot de werktijdfactoren (omvang, aanvang, eventueel einde). Hierin zijn de gegevens opgenomen van alle medewerkers die bij de instelling werkzaam zijn gedurende de rapportageperiode. Ad [4] gegevens over de BAPOfactor (VGB) In dit bestand staan gegevens met betrekking tot eventuele BAPOfactoren (omvang, aanvang en eventueel einde). Hierin zijn de gegevens opgenomen van alle medewerkers die BAPO genieten en bij de instelling werkzaam zijn gedurende de rapportageperiode Beschrijving velden Toelichting notatiewijze onder "type" (i.e. type veld) A = Alfanumeriek; het getal geeft het aantal posities weer dat het veld inneemt N = Numeriek; het getal voor de punt geeft het totaal aantal posities weer dat het veld inneemt inclusief decimale komma; het getal na de punt geeft het aantal posities weer achter de decimale komma BESTAND 1 verzuimgegevens: VERZUIMGEVAL (VGV) bestandsnaam: VGV_JJJJMM_BRIN.csv nr. veldnaam veldinformatie Levering, instelling en persoon V1 LEVERAN omschrijving Gegevensleverancier definitie Aanduiding van de gegevensleverancier. Als de instelling zelf levert is dit het brinnummer. Indien een derde de gegevens levert zijn dit de eerste vier letters van de naam. type A4 domein ADP = ADP CENT = Centric MERC = Merces RAET = Raet UNIT = Unit4 AFAS= Afas etc. V2 AANMDAT omschrijving Aanmaakdatum gegevenslevering definitie De datum waarop de gegevensset is aangemaakt. domein JJJJMMDD (waarbij JJJJ = jaar, MM = maand, DD = dag) V3 BESTUUR omschrijving Bestuursnummer definitie Bestuursnummer c.q. het bevoegd gezagnummer waaronder het bevoegd gezag bekend is bij het ministerie van OCW. type N5.0 domein - V4 BRIN omschrijving Brinnummer definitie Schoolnummer waaronder de instelling bekend is bij het ministerie van OCW (cf. BRIN) type A4 domein CCLL (waarbij C = cijfer en L = letter) V5 PNR omschrijving uniek persoonsnummer definitie Het unieke nummer waarmee betrokkene bekend is in het salarisadministratiesysteem van de gegevensleverancier. Één persoon = één nummer. Dit nummer is nimmer overdraagbaar of vervangbaar. Wanneer dit nummer is versleuteld dient het in alle leveringen van personeelsgegevens aan de MBO Raad op consistente wijze versleuteld te zijn. type N9.0 domein - 7 / 16

8 vervolg BESTAND 1 verzuimgegevens: VERZUIMGEVAL (VGV) V6 GEBDAT omschrijving Geboortedatum definitie De datum waarop betrokkene geboren is. domein JJJJMMDD (waarbij JJJJ = jaar, MM = maand, DD = dag) V7 GESLACHT omschrijving Geslacht definitie Aanduiding of betrokkene een man of een vrouw is. type N1.0 domein 1 = man 2 = vrouw V8 DVH omschrijving dienstverhouding (volgnummer) definitie Willekeurig nummer van het dienstverband (per werknemer), ter onderscheiding van verschillende dienstverbanden die een werknemer kan hebben met de betreffende werkgever. Een werknemer heeft niet twee of meer dezelfde dienstverbandnummers. type N3.0 domein - Verzuimgeval V11 AANVVERZ omschrijving Aanvangsdatum verzuimgeval definitie De eerste dag waarop iemand normaal gesproken zou moeten werken maar niet of minder werkt of naar huis gaat, wegens verzuimmelding. Er is sprake van 'verzuim' wanneer betrokkene zich hierbij beroept op 'ziekte' (ziekte, een aandoening, een ongeval, etc.). Tijdens verlof wordt verzuim ook meegeteld. Werken op arbeidstherapeutische basis wordt als volledig verzuim beschouwd wanneer er sprake is van aanwezigheid zonder enige loonwaarde van de werknemer. Indien er wel sprake is van arbeid waarbij een verminderde loonwaarde wordt verlangd dan is er sprake van partieel verzuim (zie hieronder). domein JJJJMMDD (waarbij JJJJ = jaar, MM = maand, DD = dag) V12 EINDVERZ omschrijving Hersteldatum verzuimgeval definitie De hersteldatum is de eerste dag waarop iemand normaal gesproken weer zou gaan werken omdat er geen sprake meer is van geen of verminderde inzetbaarheid. Daarnaast wordt ook de eerste dag waarop - na verzuim - het recht op een zwangerschaps- en bevallingsuitkering ingaat gerekend als hersteldatum (de medewerker wordt tenslotte niet meer op het werk verwacht). Tijdens verlof wordt herstel ook geregistreerd. domein JJJJMMDD (waarbij JJJJ = jaar, MM = maand, DD = dag) missing V13 ZWANGER omschrijving Zwangerschapsverlof: wel of niet definitie Aanduiding of het verzuim wel of niet primair veroorzaakt wordt door een zwangerschap. type N1.0 domein 0 = niet zwanger 1 = zwanger V14 VERZFTE omschrijving Partieel verzuim definitie De werktijdfactor volgens welke betrokkene verzuimt. (Voorbeeld: iemand die voor 0,80 fte in dienst is en zich voor 60% ziek meldt, verzuimt voor 0,48 fte.) type N6.4 domein - 8 / 16

9 vervolg BESTAND 1 verzuimgegevens: VERZUIMGEVAL (VGV) V15 AANVPGV omschrijving Aanvangsdatum persoonsgerelateerd verzuim definitie Dit is gelijk aan 'aanvangsdatum verzuimgeval' wanneer het nieuw verzuim betreft (AANVVERZ = AANVPGV). Het is echter mogelijk dat betrokkene zich heeft beter gemeld en zich opnieuw ziek meldt. Wanneer het nieuwe verzuim feitelijk een voorzetting is van een eerder verzuimgeval dient hier de ingangsdatum van dit eerdere (persoonsgerelateerd) verzuim te worden vermeld (AANVVERZ <> AANVPGV). domein JJJJMMDD (waarbij JJJJ = jaar, MM = maand, DD = dag) V16 EINDPGV omschrijving Hersteldatum persoonsgerelateerd verzuim definitie Dit is gelijk aan 'hersteldatum verzuimgeval' wanneer dit verzuim niet direct gevolgd wordt door nieuw verzuim (EINDVERZ = EINDPGV). Het is echter mogelijk dat betrokkene zich heeft beter gemeld en zich opnieuw ziek meldt. Wanneer het nieuwe verzuim feitelijk een voorzetting is van een eerder verzuimgeval dient hier de hersteldatum van dit hierop volgende (persoonsgerelateerd) verzuim te worden vermeld (EINDVERZ <> EINDPGV). domein JJJJMMDD (waarbij JJJJ = jaar, MM = maand, DD = dag) missing Toelichting bij het gebruik van de velden AANVVERZ en EINDVERZ vs AANVPGV en EINDPGV aan de hand van het voorbeeld van bestandsindeling in par (BESTAND 1 / VGV) Medewerker met PNR=10001 verzuimt m.i.v. 1 mei 2006 voor 0.8 fte i.v.m. zwangerschapsverlof. Dit houdt niet verband met enig eerder verzuimgeval dus is AANVPGV gelijk aan AANVVERZ en EINDPGV gelijk aan EINDVERZ. Medewerker met PNR=10004 verzuimt m.i.v. 1 mei 2006 voor 1.00 fte en weet niet wanneer hij terugkeert (EINDVERZ = ). Hij heeft zich met dezelfde (of hieraan gerelateerde) klacht eerder al ziek gemeld op 17 oktober 2005 en zich daarna beter gemeld op 18 april Omdat de ziekmelding - waar AANVDAT betrekking op heeft - hiermee verband houdt staat onder AANVPGV de oorspronkelijke aanvangsdatum van het verzuim vermeld. Bij EINDPGV wordt de laatste beter melddatum van het verzuim met dezelfde klacht genoteerd. Dit is in alle gevallen als de persoon nog niet hersteld is. Zie voorbeeld VGV bij BESTAND 2 verzuimgegevens: DIENSTVERHOUDING (VGD) bestandsnaam: VGD_JJJJMM_BRIN.csv nr. veldnaam veldinformatie Levering, instelling en persoon V1 LEVERAN V2 AANMDAT V3 BESTUUR V4 BRIN» zie voor veldinformatie onder BESTAND 1 V5 PNR V6 GEBDAT V7 GESLACHT V8 DVH Werktijdfactor V21 FCAT2 omschrijving Functiecategorie definitie Functiecategorie van de w erknemer, zoals genoemd in de CAO-BVE en vastgelegd in het formatieplan van de instelling. type N1.0 domein 1 = Ondersteunend en beheerspersoneel (OBP) 2 = Onderw ijsgevend personeel (OP) V22 AANV_DVH omschrijving Aanvang dienstverhouding definitie De datum w aarop de dienstverhouding van betrokkene bij de instelling dan w el bij een van de fusiepartners / rechtsvoorganger(s) van de instelling is aangevangen. Deze datum dient betrekking te hebben op een ononderbroken tijdvak (cf. "datum ABP".) domein JJJJMMDD (w aarbij JJJJ = jaar, MM = maand, DD = dag) V23 EIND_DVH omschrijving Einde dienstverhouding definitie De datum w aarop de (onder V22 bedoelde) dienstverhouding is geëindigd. domein JJJJMMDD (w aarbij JJJJ = jaar, MM = maand, DD = dag) missing / 16

10 BESTAND 3 verzuimgegevens: WERKTIJDFACTOR (VGW) bestandsnaam: VGW_JJJJMM_BRIN.csv nr. veldnaam veldinformatie Levering, instelling en persoon V1 LEVERAN V2 AANMDAT V3 BESTUUR V4 BRIN» zie voor veldinformatie onder BESTAND 1 V5 PNR V6 GEBDAT V7 GESLACHT V8 DVH Werktijdfactor V31 WTF omschrijving Werktijdfactor definitie Betrekkingsomvang volgens de arbeidsovereenkomst, uitgedrukt als een fractie van de normbetrekking volgens de geldende CAO. type N6.4 domein - V32 AANV_WTF omschrijving Aanvang werktijdfactor cf. huidige omvang definitie De datum w aarop de (onder V31 bedoelde) w erktijdfactor is aangevangen. domein JJJJMMDD (w aarbij JJJJ = jaar, MM = maand, DD = dag) V33 EIND_WTF omschrijving Einde werktijdfactor cf. huidige omvang definitie De datum w aarop de (onder V31 bedoelde) w erktijdfactor is geëindigd. domein JJJJMMDD (w aarbij JJJJ = jaar, MM = maand, DD = dag) missing BESTAND 4 verzuimgegevens: BAPOFACTOR (VGB) bestandsnaam: VGB_JJJJMM_BRIN.csv nr. veldnaam veldinformatie Levering, instelling en persoon V1 LEVERAN V2 AANMDAT V3 BESTUUR V4 BRIN» zie voor veldinformatie onder BESTAND 1 V5 PNR V6 GEBDAT V7 GESLACHT V8 DVH BAPOfactor V41 BAPOFTE omschrijving Omvang feitelijk genoten BAPO-verlof definitie Het aantal klokuren en minuten per w eek w aarvoor betrokkene verlof geniet op grond van de geldende BAPO-regeling, uitgedrukt als een fractie van de normbetrekking volgens de geldende CAO. type N6.4 domein - V42 AANVBAPO omschrijving Aanvang BAPO-verlof cf. huidige omvang definitie De datum w aarop de (onder V41 bedoelde) BAPOfactor is aangevangen. domein JJJJMMDD (w aarbij JJJJ = jaar, MM = maand, DD = dag) V43 EINDBAPO omschrijving Einde BAPO-verlof cf. huidige omvang definitie De datum w aarop de (onder V41 bedoelde) BAPOfactor is geëindigd. domein JJJJMMDD (w aarbij JJJJ = jaar, MM = maand, DD = dag) missing / 16

11 1.5.2 Voorbeelden van de vier verzuimbestanden VOORBEELD van BESTAND 1 verzuimgegevens: VERZUIMGEVAL (VGV) bestandsnaam: VGV_JJJJMM_BRIN.csv LEVERAN AANMDAT BESTUUR BRIN PNR GEBDAT GESLACHT DVH AANVVERZ EINDVERZ ZWANGER VERZFTE AANVPGV EINDPGV 12AB AB , AB AB , AB AB , AB AB , AB AB , etc. VOORBEELD van BESTAND 2 verzuimgegevens: DIENSTVERHOUDING (VGD) bestandsnaam: VGD_JJJJMM_BRIN.csv LEVERAN AANMDAT BESTUUR BRIN PNR GEBDAT GESLACHT DVH FUNCCAT AANV_DVH EIND_DVH 12AB AB AB AB etc. VOORBEELD van BESTAND 3 verzuimgegevens: WERKTIJDFACTOR (VGW) bestandsnaam: VGW_JJJJMM_BRIN.csv LEVERAN AANMDAT BESTUUR BRIN PNR GEBDAT GESLACHT DVH WTF AANV_WTF EIND_WTF 12AB AB , AB AB , etc. VOORBEELD van BESTAND 4 verzuimgegevens: BAPOFACTOR (VGB) bestandsnaam: VGB_JJJJMM_BRIN.csv LEVERAN AANMDAT BESTUUR BRIN PNR GEBDAT GESLACHT DVH BAPOFTE AANVBAPO EINDBAPO 12AB AB , AB AB , etc. * JJJJ = aanduiding jaar; MM = aanduiding maand 11 / 16

12 Bijlage: Verzuimgegevens vanuit Edukaat 1 Werkinstructie splitsen gegevenslevering Edukaat 1.1 Algemeen. Het doorleveren van (een deel van) gegevensleveringen dient te geschieden vanuit het programma Edukaat. Hierdoor is het ook mogelijk om decentrale Edukaat gegevens - zoals verzuimgegevens - mee te leveren. U dient de splitsset aan te maken met (minimaal) de versie Edukaat xx Werkwijze. U start Edukaat op met een voor het splitsen geautoriseerde gebruiker. Via het menu Beheer Splitsen gegevenslevering Maandgegevens activeert u het splitsvenster. Afb 1. Menu Aanmaken van een nieuwe set gegevens. Door middel van de knop Toevoegen kunt u een nieuwe set aanmaken. 12 / 16

13 Afb 2. Setnummer splitsbestand Het setnummer mag nog niet voorkomen in de lijst, de omschrijving is vrij in te vullen. De directory MOET een bestaande directory zijn met schrijfrechten. Via de knop Browse kunt u een directory zoeken. NOOT: U dient hiervoor in de directory een bestand te selecteren! U selecteert de gegevens zoals in het bovenstaande scherm zijn aangegeven Selectiecriteria Bij selectiecriteria zet u het vinkje aan bij Werkgever. Door het klikken op de button Selectie verschijnt onderstaand scherm Vanuit dit scherm dient u een selectie te maken uit uw bestand. 13 / 16

14 Afb 3. Selecteren werkgever Gebruik de pijl (>) om de gewenste werkgever(s) te selecteren. Na de selectie van de werkgevers bevestigt u de selectie met Bewaren. U bevestigt de gehele setselectie voor deze set met Ok. NOOT: Bij bevestiging met Ok verdwijnt het vinkje bij PSA/PBS-gegevens. Klik hiervoor op Wijzigen en zet het vinkje opnieuw aan, bevestig met Ok. 14 / 16

15 1.3.3 Splitsen van een set gegevens. Selecteer de gewenste set en druk op de knop Splitsen. Er verschijnt een zandloper en de set wordt in de gekozen directory aangemaakt. Na het splitsen moeten in de gekozen directory drie (3) bestanden staan, te weten: - bxxx9991.zip - pxxx9991.zip - pxxx9992.zip Op de plaats van de kruisjes staat het AKnummer, bijvoorbeeld b zip Indien in deze directory slechts twee bestanden staan dan is het vinkje, voor het meeleveren van de PSA/PBS-gegevens, verdwenen. U dient de selectie in Edukaat te wijzigen en opnieuw een splitsbestand te maken. 15 / 16

16 Verzending. De bestanden kunt u op twee manieren verzenden naar Merces te Tiel. Per De bestanden kunt u en naar kornenet@merces.nl met subject/onderwerp Stichting Onderwijsarbeidsmarktfonds MBO. Gaarne aangeven van welke werkgever deze bestanden zijn en tevens een contactpersoon met telefoonnummer, mochten wij vragen hebben over de geleverde bestanden. Indien u de bestanden per naar Merces verstuurd dan ontvangt u van Merces een ontvangstbevestiging met de mededeling dat de bestanden zijn ontvangen en bruikbaar zijn voor de rapportage. Mocht u deze melding niet ontvangen dient u zelf contact op te nemen met Merces, telefoonnummer Per Post: De bestanden kunt u op een diskette, in een gesloten enveloppe, versturen naar: Merces t.a.v. Applicatiebeheer Kornenet Postbus HG TIEL In de linkerbovenhoek van de enveloppe vermelden SOM MBO Gaarne aangeven van welke werkgever deze bestanden zijn en tevens een contactpersoon met telefoonnummer, mochten wij vragen hebben over de geleverde bestanden. 16 / 16