RefWorks, een MB-handleiding. Inhoudsopgave. RefWorks Quick Reference 1 / 18. RefWorks Quick Reference 2 / 18. Inleiding...2

Transcriptie

1 RefWrks Quick Reference 1 / 18 RefWrks Quick Reference 2 / 18 RefWrks, een MB-handleiding (Deze handleiding is ng in bewerking.) Inhudspgave Inleiding...2 Cnventie in deze tekst...3 Gebruik van elders...3 Registreren van een nieuw accunt...4 Openen van RefWrks (met een reeds geregistreerd accunt)...4 Installeren van Write-N-Cite...5 Inlezen vanuit PubMed via tussenbestand...6 Inlezen vanuit PubMed via RefWrks ('Cnnect')...7 Inlezen vanuit EMbase via tussenbestand...8 Tevegen van pdf's...9 Ontdubbelen...10 Verwijzingen plaatsen in een Wrd-dcument en frmatteren...11 A. Online verwijzingen invegen en frmatteren via RefWrks...12 B. Offline verwijzingen invegen en frmatteren via Write-N-Cite...13 Ng in behandeling...14 RefWrks verzicht menu s...15 Write-N-Cite verzicht menu s...18 Luis Vlkers, infrmatiespecialist Medische Biblitheek Erasmus MC Inleiding RefWrks is een referentie-prgramma als EndNte f Reference Manager. Een belangrijk verschil: RefWrks draait p internet, terwijl EndNte lcaal p elke cmputer met wrden geïnstalleerd. In RefWrks heeft elke gebruiker een f meer eigen accunts; de databanken wrden per accunt apart pgeslagen. Vanaf elke p internet ingelgde pc kan een gebruiker bij de eigen bestanden. U kunt een manuscript (Wrd-dcument) met literatuurverwijzingen samenstellen met behulp van de nline-databank. Het is handiger m daarbij gebruik te maken van Write-N- Cite, een hulpprgramma dat u lcaal p uw cmputer zet. Dat werkt dan als een add-in p de menubalk in Wrd (zals k de add-in van EndNte). U maakt er een lcale kpie van de databank mee. Write-N-Cite met p uw pc's wrden geïnstalleerd. Bij SOM-cmputers met dat dr de administratr wrden gedaan. Er wrdt aan gewerkt m dat bij de autmatische installatie van de SOM te laten gebeuren. RefWrks is in abnnement genmen dr de Erasmus Universiteit Rtterdam; het is k beschikbaar vr medewerkers en studenten van Erasmus MC. IP-adressen Het gebruik van RefWrks is afgeschermd p de IP-adressen van EUR ( *.*) en Erasmus MC ( *.*). Van elders beheft u niet via een VPN-prtal te werken. Vanaf andere IP-adressen (bijv. een internetprvider thuis) is een speciale grepscde (bel: ). Vr gebruik met u een persnlijk accunt aanmaken; dat gaat alleen met een adres van Erasmus MC f EUR. Aantal accunts Binnen één accunt kunt u één databank aanmaken, met meer submappen. Bij ntdubbelen maakt het prgramma geen nderscheid tussen de verschillende submappen. Dus als u in meer submappen dezelfde recrds heeft ingeverd dan wrden die bij ntdubbelen weer verwijderd! Vr één adres kunt u meer accunts aanmaken; daarvr bedenkt u steeds een andere inlgnaam. Het kan handiger zijn m per nderwerp een apart accunt aan te maken. Een apart accunt is zeker beter als meer persnen samenwerken via hetzelfde accunt; vr anderen kunt u speciale tegangsbeperkingen instellen, bijv. alleen lezen. Geen instant-frmatting Bij het schrijven van een manuscript wrden de verwijzingen in gecdeerde vrm tegevegd, en niet direct gefrmatteerd, zals bij EndNte. U det dat pas later als het u uitkmt; u kunt het wel naar behefte herhalen. Op de website van de UB staat een handleiding p Bevestiging bij verwijderen Verwijderen van referenties gaat in twee stappen: eerst wrden de referenties uit de desbetreffende map gehaald. Daarna kunt u de referenties permanent verwijderen. Om dat niet autmatisch met één druk p een knp te den met u een pgegeven vijflettercde vertypen en dan p [OK] drukken. Daarna staan de referenties ng in een lijst met 'Deleted References', met een knp [Restre]. Heeft u pmerkingen en/f aanvullingen? Stuur deze per naar: inf.mb@erasmusmc.nl

2 RefWrks Quick Reference 3 / 18 RefWrks Quick Reference 4 / 18 Cnventie in deze tekst cursief = niet vertaalde Engelse begrippen, bijv. buttn 'tekst' = relevante tekst in het venster, bijv. vr plaatsbepaling nderstreept = letterlijk z intikken (een hyperlink kunt u kpiëren en plakken) [tekst] = te klikken regel f knp genummerde regels = in prces uit te veren stappen verdeeld ver meer regels = vlgende handeling p dezelfde regel bulleted list = alternatieven verdeeld ver meer regels / = verschillende alternatieven p dezelfde regel = = indentiek alternatief p dezelfde regel menu's internet explrer: alleen Engelse versie weergegeven Gebruik van elders Het is niet ndig via de VPN-prtal te werken, maar dan heeft u wel een 'Grup cde' ndig. Bel daarvr de MB-Helpdesk ( ) f haal de cde zelf p vanuit een afgeschermde mgeving: vanaf uw werkplek bij EUR f Erasmus MC ( ), f via de VPN-prtal ( ): 1. ga naar de website van de Medische Biblitheek 2. klik [MB-Startpagina] f quicklink [15 - Alle QuickLinks] 3. quicklink [412 - RefWrks vanuit huis] 4. [Get grup cde] als het ged is treft u daar de Grup cde aan 5. [G t RefWrks] Registreren van een nieuw accunt alleen met een adres van Erasmus MC f EUR kunt u registreren vr één adres kunt u meer accunts aanmaken 1. start RefWrks: f via MB-hme ( ) quicklink [11 RefWrks] 2. klik [Lgin] 3. werkt u p een werkplek bij Erasmus MC f EUR, f elders via de VPN-prtal? Ga dan dr naar 5 4. van elders, niet via VPN-prtal: Remte Access: geef Grup cde (zie 'Gebruik van elders', blz. 4) 5. [Sign up fr an Individual Accunt] 6. geef nieuwe gebruikersinfrmatie 6.1. geef uw naam 6.2. bedenk een inlgnaam 6.3. bedenk een wachtwrd 6.4. herhaal dit wachtwrd 6.5. geef adres (alleen adres van EUR f Erasmus MC) 6.6. kies gebruikerstype: [Erasmus MC emplyee] 6.7. kies nderwerpsgebied: [Erasmus MC] 6.8. type de cde ver 6.9. [Register] via het pgegeven adres ntvangt u infrmatie ver alle accunts die u tt dat mment vr het adres heeft aangemaakt. Openen van RefWrks (met een reeds geregistreerd accunt) 1. start RefWrks: f via MB-hme ( ) quicklink [11 RefWrks] 2. klik [Lgin] 3. werkt u p een werkplek bij Erasmus MC f EUR, f elders via de VPN-prtal? Ga dan dr naar 5 4. van elders, niet via VPN-prtal: Remte Access: geef Grup cde (zie 'Gebruik van elders', blz. 4) 5. [G T Lgin] 6. geef uw inlgnaam en bijbehrend wachtwrd

3 RefWrks Quick Reference 5 / 18 RefWrks Quick Reference 6 / 18 Installeren van Write-N-Cite ndig vr gemakkelijk verwijzen en lcaal gebruik 1. vanuit RefWrks 2. [Tls] [Write-N-Cite] 3. [Click here t dwnlad Write-N-Cite III fr Windws] 4. [Save] (naar Desktp) [Save] [Run] 5. Installatin ptins 5.1. klik radibuttn [Install Write-N-Cite fr all users ] 5.2. vink aan: select bx [Allw Wrking Offline] 5.3. vink aan: select bx [Add Write-N-Cite t Tlbar in Micrsft Wrd] 5.4. klik [Next] 6. start Wrd 7. staat er in de menubalk een kppeling naar Write-N-Cite? z ja: klaar 8. z nee: er is blijkbaar geen kppeling naar Write-N-Cite! 9. pen Windws Explrer 10. ga naar de map C:\Prgram Files\Refwrks daar zu bestand 'Refwrks.dt' meten staan. 11. kpieer dat bestand naar map ( = uw micrsectienummer) C:\Dcuments and Settings\123456\Applicatin Data\Micrsft\Wrd\STARTUP (als EndNte is geïnstalleerd staan daar k een paar bestanden 'EN10CWYW ') 12. start Wrd pnieuw 13. nu staat er een kppeling naar Write-N-Cite (hpelijk) Inlezen vanuit PubMed via tussenbestand 1. in PubMed (start via MB-hme) 1.1. de de zekacties 1.2. markeer eventueel relevante recrds f zet deze p clipbard; geen recrds markeren = allemaal meenemen 1.3. [Display] = [Medline] 1.4. [Send t] = [File] Opslaan HINT: p Desktp = Bureaublad; bestand: naam.txt pslaan 2. in RefWrks 2.1. maak eventueel een nieuwe flder aan: [Flders] [Create New Flder] geef naam vr flder 2.2. [References] [Imprt] 2.3. kies imprt-filter: [NLM PubMed] 2.4. kies databank (indien niet autmatisch): [PubMed] 2.5. kies map m nieuwe referenties te te vegen (die map met wel al bekend zijn) 2.6. kies het bestand met de uit de databank gedwnlade referenties 2.7. klik [Imprt] het kan even duren vr dit klaar is 2.8. [View Last Imprted Flder] 3. verplaats naar nieuwe flder 3.1. vink aan: radibuttn 'All in List' 3.2. [Put in Flder] kies nieuwe flder

4 RefWrks Quick Reference 7 / 18 RefWrks Quick Reference 8 / 18 Inlezen vanuit PubMed via RefWrks ('Cnnect') Hierbij zekt u niet direct in PubMed met het zekprgramma van PubMed, maar een speciaal zekscherm in RefWrks. Daardr is het niet ged mgelijk uw zekacties aan te passen aan de hand van de gevnden resultaten. 1. maak eventueel een nieuwe flder aan: [Flders] [Create New Flder] geef naam vr flder 2. [Search] [Online Catalg r Database] 2.1. kies [PubMed] 2.2. geef maximum aantal m te dwnladen: [1000] bij een gede zekactie wrden het er zeker minder 2.3. Quick Search fr: type een zekactie f Advanced Search fr: de zekacties per veld 2.4. [Search] 2.5. selecteer gewenste recrds f klik radibuttn 'All in List' 2.6. [Imprt t Flder ] selecteer flder (zie bven) recrds kmen k in flder 'Last Imprted' 2.7. Are yu shure? [OK] 2.8. klik venster weg 2.9. [View Last Imprted Flder] 3. verplaats naar nieuwe flder 3.1. vink aan: radibuttn 'All in List' 3.2. [Put in Flder] kies nieuwe flder Inlezen vanuit EMbase via tussenbestand In de UB-handleiding wrdt aangeraden m 'EndNte' als uitverfrmaat te kiezen. Dat gaat in circa 10% van de recrds fut. De cde vr het afleveringsnummer van het tijdschrift begint niet p een nieuwe regel en kmt daardr bij de paginanummers te staan. Bij uitverfrmaat 'Reference Manager' det dit prbleem zich niet vr. 1. in Embase 1.1. de de zekacties 1.2. markeer eventueel relevante recrds f klik radibuttn vr max. aantal recrds 1.3. klik [Exprt] 1.4. kies [Reference Manager] (met [EndNte] bevatten ca 10% van de recrds een verkeerde cde - %N) 1.5. pslaan p Desktp als naam.ris 2. in RefWrks 2.1. maak eventueel een nieuwe flder aan: [Flders] [Create New Flder] geef naam vr flder 2.2. [References] [Imprt] 2.3. kies imprt-filter: [RIS Frmat] 2.4. kies databank (indien niet autmatisch): [RIS Frmat] 2.5. kies map m nieuwe referenties te te vegen (die map met wel al bekend zijn) 2.6. kies het bestand met de uit de databank gedwnlade referenties 2.7. klik [Imprt] het kan even duren vr dit klaar is 2.8. [View Last Imprted Flder] 3. verplaats naar nieuwe flder 3.1. vink aan: radibuttn 'All in List' 3.2. [Put in Flder] kies nieuwe flder

5 RefWrks Quick Reference 9 / 18 RefWrks Quick Reference 10 / 18 Tevegen van pdf's De pdf's met de vlledige tekst van artikelen kunt u tevegen aan uw nline-databank(en). U heeft die dan altijd bij de hand als u met uw databank(en) werkt. 1. haal eerst pdf p 1.1. uit PubMed afkmstige recrds In flder met verzichten ga naar gewenste recrd klik [View in PubMed] indien beschikbaar: klik blauw icn [Online available fr Erasmus MC] haal pdf p sla p p Bureaublad, bijv. als 123.pdf (123 = eerste pag) 1.2. andere recrds, f geen kppeling in PubMed MB-hme ( (QuickLink [08 Zek MBjurnals]) geef stukje van naam tijdschrift is het gewenste tijdschrift ver de gewenste peride beschikbaar? Z ja klik naam tijdschrift ga naar jaargang vlume issue pagina haal pdf p sla p p Bureaublad, bijv. als 123.pdf (123 = eerste pag) 2. veg pdf te aan recrd 2.1. [Edit] recrd ga naar veld 'Attachments' 1.1. [Bladeren] naar pdf 1.2. [Add attachment] is nu tegevegd aan de recrd p de website van RefWrks 1.3. [Back t Reference List] p het verzicht staat nu een paperclip ten teken dat de pdf is tegevegd Ontdubbelen LET OP: binnen een accunt kmen meer submappen vr. Bij ntdubbelen wrdt in alle flders gekeken. Verwijderen gaat nhandig: vr elk venster van 25 recrds wrden dubbelen verwijderd (dus 12 f 13 per keer). U kunt standaard het aantal vergrten: [Tls] [Custmize] References per Page = 500 [Save] (nderaan) [Back t Reference List] 1. pen gewenste flder 2. [View] 3. [Duplicates] 4. [Exact Match] (precies hetzelfde) f [Clse Match] (ngeveer hetzelfde) 5. verwijder dubbelen 5.1. [Selected] 5.2. [Delete] 5.3. [OK]

6 RefWrks Quick Reference 11 / 18 RefWrks Quick Reference 12 / 18 Verwijzingen plaatsen in een Wrd-dcument en frmatteren Er zijn twee manieren: 1. nline via RefWrks Hierbij typt u met Wrd uw manuscript, p de daarvr bestemde plaatsen kmen in gecdeerde vrm de verwijzingen uit de nline-databank als 'harde tekst'. U slaat het Wrddcument p (naam.dc), en pent het in RefWrks m het te frmatteren. Vanuit RefWrks dwnlad u het gefrmatteerde dcument (wrdt autmatisch Final-naam.dc). Dit bevat de gefrmatteerde verwijzingen eveneens als 'harde tekst'. Als u in het dcument aanpassingen wilt maken, f u wilt verder met de tekst: de dat in het riginele dcument naam.dc. 2. ffline via Write-N-Cite Hierbij typt u met Wrd uw manuscript, p de daarvr bestemde plaatsen kmen in gecdeerde vrm de verwijzingen uit de ffline-databank als veldcdes. U beheft het dcument niet p te slaan m het te kunnen frmatteren (maar het is wel verstandig, vr het geval er iets mis gaat). In Write-N-Cite selecteert u de stijl en frmatteert de tekst. In dit geval zijn de in-text citatins en de referentielijst ng dteeds gefrmatteerde velden, en dus geen 'harde tekst'. Als u aanpassingen wilt maken, f u wilt verder met de tekst: dat kan gewn in de gefrmatteerde tekst. Bij de vlgende frmattering wrdt alles pnieuw gefrmatteerd. LET OP: dr de geheel andere methde van werken is het niet mgelijk beide methden dr elkaar te gebruiken. A. Online verwijzingen invegen en frmatteren via RefWrks 1. in RefWrks 1.1. ga naar de map met gewenste verwijzingen 1.2. zet de layut = 'Switch t:' [One line/cite View] 2. in Wrd 2.1. schrijf het manuscript 2.2. zet de cursr p de plek waar een verwijzing met kmen zrg dat de cursr tussen twee spaties staat 3. in Refwrks 3.1. ga naar de gewenste referentie klik [Cite] vòòr de verwijzing 3.2. nieuw venster 'Citatin Viewer' 3.3. [Select Citatin] 3.4. druk Ctrl-C f snelmenu (muis rechtsklik) [Cpy] 3.5. sluit venster 4. in Wrd 4.1. druk Ctrl-V f snelmenu (muis rechtsklik) [Paste] 5. herhaal 2 t/m 4 naar behefte 6. sla het Wrd-dcument p (Desktp) naam.dc 7. frmatteren via RefWrks 7.1. [Bibligraphy] 7.2. selecteer stijl, bijv. [Vancuver] 7.3. radibuttn 'Frmat Paper and Bibligraphy' 7.4. achter 'Dcument t Frmat': [Bladeren] 7.5. haal dcument p 7.6. [Create Bibligraphy] 7.7. Dcument zu autmatisch meten wrden pgeslagen als Final-naam.dc als dat niet gebeurt: klik [Dwnlad it] [Opslaan] (Final-naam.dc) werkt dat k niet: klik [ it] t (uw adres) klik [Back t Reference List] 7.8. pen 'Final-naam.dc' ziet het er ged uit? LET OP: wilt u meer recrds tevegen? De dat in de riginele versie 'naam.dc'! Final-naam.dc bevat geen veldcdes meer maar harde tekst.

7 RefWrks Quick Reference 13 / 18 RefWrks Quick Reference 14 / 18 B. Offline verwijzingen invegen en frmatteren via Write-N-Cite 1. start Write-N-Cite (inlggen) 2. eerst ffline-database bijwerken 2.1. [Tls] [Create/Update Offline Database] 2.2. [Create] 2.3. wacht p de tekst 'Yur ffline database has been dwnladed' 2.4. [Back t Reference List] 3. in Wrd 3.1. schrijf uw manuscript 3.2. bij de plaats van een verwijzing: klik Write-N-Cite in de menu-balk 4. in Write-N-Cite 4.1. ga naar gewenste verwijzing 4.2. klik [Cite] vòòr de verwijzing 5. ga naar Wrd: de verwijzing staat erin 6. herhaal 3 t/m 5 naar behefte het is niet ndig het Wrd-dcument p te slaan 7. frmatteren via Write-N-Cite 8. in Write-N-Cite 8.1. selecteer gewenste stijl, bijv. [Vancuver] 8.2. [Create Bibligraphy] wacht p de tekst 'Yur dcument has been prcessed ' 8.3. [Back t Reference List] 9. in Wrd 9.1. ziet het er ged uit? Hpelijk wel verder werken kan gewn in dit dcument. Ng in behandeling Wijzigen van een imprtfilter kan niet in RefWrks: [References] [Imprt] het lijkt erp dat je zelf geen filters kunt wijzigen Wijzigen van stijl kan wel, maar pgeslagen als eigen stijl in RefWrks: [Biblighraphy] kies Output Style, bijv. Vancuver [Edit] maak wijziging in Reference Type: [Generic (defined)] bijv. linkerklm [Original/Transliterated Title] [>] O/TT wrdt nu blauw in rechterklm rechterklm [^] tt 'O/TT' bven 'Title, Primary' staat zet achter 'Precede with': [ zet achter 'Fllw with': ] klik bvenste regel ('Authrs, Primary') zet achter 'Precede with': $TAB$ wijzig nu bvenaan: Ref.Type: [Jurnal Article (defined)] wijzig nderaan Cpy Fields frm: [Generic] [Cpy] herhaal vrige twee punten eventueel bij andere types sla wijzigingen p; dit kan niet als vaste stijl. Er kmt een mgelijkheid m een andere naam te geven, bijv. Vancuver1 sla de stijl p later kan in het Wrd-dcument met Ctrl-h (zeken/vervangen) wrden gewijzigd: $TAB$ dr ^t (dit is het echte tab-teken); de stijl wrdt dan: (nr) tab tekst als 'hanging indent'; de vlgende regel begint weer vraan de riginele titel van een andere taal kmt tussen [vierkante haken] te staan. Later kunnen de haakjes en de Engelse titel wrden verwijderd; alleen de vreemde titel blijft ver.

8 RefWrks Quick Reference 15 / 18 RefWrks Quick Reference 16 / 18 RefWrks verzicht menu s References Add New Reference (handmatig; in een geselecteerde stijl is te zien welke velden verplicht zijn) Imprt (via tussenbestand uit literatuurdatabank) Imprt EndNte versie 8 f hger (mzetten van EndNte naar RefWrks) Kies de EndNte-library Kies eventueel een map m nieuwe referenties te te vegen Klik [Imprt] Exprt Kies welke referenties Kies Exprt Frmat (1e.a. naar EndNte) Klik [Exprt t Text File] Organize Flders Create New Flder (nieuwe mappen maken) Share Flder (map delen met anderen) Hernem, verwijder, maak leeg Backup / Restre Wat, Welke gegevens Search (zekactie is p te slaan vr later) In de aanwezige databank Advanced (kies zelf velden, mappen) Lkup by Authr (selecteer auteurs uit een index) Lkup by Descriptr (selecteer uit een index;.a. MeSH van PubMed) Lkup by Peridical (selecteer tijdschriften uit een index) Online Catalg r Database (in een nline-databank = EndNte - Cnnect) Kies databank (bijv. PubMed) Quick Search (als de syntax van de databank bekend is) Advanced Search (via velden) RSS Feeds View Flder Last Imprted References Nt in a flder Deleted References (zijn ng terug te halen) Eigen flders (in rd) Saved Search Results Opgeslagen zekacties All References My List Duplicates (zek dubbelen) Exact Match Clse Match De recrds met het hgste nummer zijn gemarkeerd m in andere flder te plaatsen, te verwijderen, f m te bewerken LET OP: alle recrds in de ttale databank (dus alle flders!) wrden getest p duplicaten. Verwijder niet autmatisch alle dubbelen. RefWrks Shared Area Zie mappen met recrds die dr de instelling vr anderen tegankelijk zijn gemaakt. Flders Create New Flder View Last Imprted References Nt in a flder Deleted References (zijn ng terug te halen) Eigen flders (in rd) Organize Flders Create New Flder (nieuwe mappen maken) Share Flder (map delen met anderen) Hernem, verwijder, maak leeg Share Flders Bibligraphy (gaat handiger met Write-N-Cite; dat werkt interactief met Wrd) Frmatteren van een (Wrd-)dcument Kies een stijl (eventueel ng bewerken) Frmat Paper and Bibligraphy (intext en referentielijst) Kies dcument (sla een dcument waaraan u werkt eerst p) Create Bibligraphy Tls Write-N-Cite (EndNte: Cite While Yu Write CWYW) Eerste keer Dwnlad Write-N-Cite (let p: neem de hgste versie; apart vr Windws en Mac) Installeer Write-N-Cite Geef hierbij k aan: Offline gebruik (update via Tls) Nu wrden de referenties uit de nline-database verplaatst naar een ffline-databank bevat diverse functies die k elders in het menu staan RefGrab-It (haal bibligrafische infrmatie van webpagina's) BackUp/Restre Wat, Welke gegevens Imprt EndNte V8 + Database Exprt References Share References View Duplicates Exact Match Clse Match

9 RefWrks Quick Reference 17 / 18 RefWrks Quick Reference 18 / 18 Search Online Catalg r Database View RefWrks Shared Area Preview Output Style Output Style Manager Language (van het RefWrks-prgramma) geen Nederlands Update User Infrmatin Custmize Help Tutrial RefWrks Basics RefWrks Advanced RefShare Output Style Editr Help Write-N-Cite Help Quick Start Guide Request (bij RefWrks) Imprt Filter Output Style Z39.50 Site Cntact Us Abut this Database Write-N-Cite verzicht menu s [_] Always n tp [_] Wrk Offline (eerst [Tls] [Create/Update Offline Database] Search RefWrks Srt by G t: <<First - <Prev Page - Next> - Last>> View Flder Last Imprted References Nt in a flder Deleted References (zijn ng terug te halen) Eigen flders (in rd) All References RefWrks Shared Area Bibligraphy Tls Cnvert t WNC III Dcument Display Unfrmatted Citatins Revert t WNC v.2 Dcument Create/Update Offline Database Remve Field Cdes Language (van Write-N-Cite) Help