Inhoud Inleiding... 2 Basistaak LOKO... 2 Invulling basistaken... 2 Structuur... 5 Algemene vergadering... 5 Raad van Bestuur... 5 CoCo...

Transcriptie

1 Inhoud Inleiding... 2 Basistaak LOKO... 2 Invulling basistaken... 2 Structuur... 5 Algemene vergadering... 5 Raad van Bestuur... 5 CoCo... 5 Voorzitter... 5 Coördinator Events... 5 Coördinator Kringen & Verenigingen... 5 Algemeen beheerder... 6 Mandatarissen... 6 Financiering... 6 Huidige situatie... 6 inkomsten Toekomstige situatie... 7 Staf... Error! Bookmark not defined. Staf centraal... 7 Staf events... 7 Staf internationaal... Error! Bookmark not defined. Boekhouder... 8 Kuisvrouw... 8 Veto?... 9

2 Inleiding LOKO is na de splitsing tussen LOKO en STURA een beetje een schip op de dool geworden. Ze vindt te weinig vrijwilligers, er is weinig interesse voor AV s en budgettair gaat 50% van het budget naar lonen. Deels valt dit te verklaren door het feit dat LOKO de zware structuur uit het verleden meesleept. STURA is immers van een wit blad kunnen beginnen terwijl LOKO er eigenlijk structureel niet echt anders uitziet dan 5 jaar geleden. Zelfs als je de begrotingen naast elkaar legt is er geen gigantisch verschil. Een hervormingsoefening dringt zich dan ook op. Er is vertrokken van een tweesporenbeleid. Terwijl er enerzijds onder impuls van de AV de werkgroep hervormingen is opgestart, is ook de RvB de denkoefening gestart om te kijken wat er anders en beter kan. Op die manier hebben we zowel de input van mensen die nog geen/een beperkte LOKO ervaring hebben als van oude zakken. Deze nota is een poging om ideeën van beide groepen te synthetiseren. Het basisidee van de gehele herstructurering is dat we vertrekken van nergens. Het lijkt verstandig van in plaats van uit te gaan van de huidige structuur te vertrekken vanuit de basistaken van LOKO. De cruciale oefening is dan ook om deze basistaken te definiëren en dan te proberen om LOKO te herorganiseren zodat er het best aan deze basistaken kan worden tegemoet gekomen. Nadien kan er dan een structuur op geënt worden die het best geschikt is om deze basistaken te volbrengen. Laat ons beginnen met een organisatie die zo lean mogelijk is. Op termijn kan ze dan meer taken opnemen en structuren aanpassen. Met dit document willen we de basis zetten van het nieuwe LOKO. Belangrijk bij het lezen van dit document is het besef dat dit een werkdocument is. Dit is geenszins een plan dat af is, maar moet eerder gezien worden als een discussiestarter. Wat ook zou kunnen dus. Gezien de krappe timing van de AV is dit document eerder naar buiten gegaan dan de bedoeling was, gelieve de vertrouwelijkheid hiervan dan ook te respecteren. Basistaak LOKO We definieerden onderstaande 4 basistaken voor een Leuvense studentenkoepel. I. De Leuvense kringen en vrije verenigingen ondersteunen zowel met subsidies als met vorming II. De Leuvense studentengemeenschap samenbrengen door het organiseren van activiteiten voornamelijk gefocust op Sport, Cultuur en Internationaal. III. De Leuvense student vertegenwoordigen in verschillende gremia (onder andere stad, politie, rvs) IV. LOKO als eerste contactpunt voor de Leuvense student Invulling basistaken Het idee van dit hoofdstuk is om de basistaken een stuk concreter te maken. Wat zijn mogelijke activiteiten die zouden passen binnen deze basistaken. Let wel, het is niet de ambitie om exhaustief te werk te gaan. We zouden eerder willen opteren voor een minimum waar dan eventueel naargelang de opportuniteit activiteiten aan kunnen worden toegevoegd. I. De Leuvense kringen en vrije verenigingen ondersteunen zowel met subsidies als met vorming Het is geen toeval dat deze doelstelling als eerste beschreven wordt. Leuven heeft een enorm netwerk van vrije verenigingen en een fantastische kringwerking. Geen enkele

3 studentenstad heeft kringen die in die mate geprofessionaliseerd zijn. Het is jammer dat we daar niet meer gebruik van maken en dit verder ondersteunen. Belangrijk is wel dat het geheel ook meer moet zijn dan de som van de delen. Synergieën mag dan wel een modewoord zijn, er is heel veel ruimte voor samenwerking en kruisbestuiving in Leuven. Het is aan LOKO om een ontmoetingsplaats te zijn voor kringen. Maar het moet verder gaan dan enkel een ontmoetingsplaats. LOKO moet speciale activiteiten van kringen actief promoten en moet daarnaast ook vorming aanbieden aan de verschillende studentenverenigingen. Bovendien moet ze ook financieel ondersteunen en kan er in plaats van de tijdsverslindende subsidieaanvragen nu een startsubsidie gegeven worden aan de verschillende kringen met een a posteriori rapportering. Ook vrije verenigingen en het initiatief van individuele studenten mag hier niet uit het oog verloren worden. We moeten werken naar een aanpak die naast een vast startbudget veel meer op projectbasis werkt (cf infra). Concreet Kringsymposium LOKO s First & Last Sunday LOKO Midweek Plan Sjarels Leuvense activiteitenkalender voor studenten Werkingsbudget afhankelijk van aantal studenten Ondersteunen kringverkiezingen II. De Leuvense studentengemeenschap samenbrengen door het organiseren van activiteiten voornamelijk gefocust op sport, cultuur en internationaal Er zijn een aantal activiteiten die ondertussen echt bijna tot het Leuvense studentenerfgoed behoren. We denken hierbij bijvoorbeeld aan de 24 urenloop en de beiaardcantus. Dit zijn activiteiten die echt authentiek Leuvens zijn en waar het belangrijk is dat ze georganiseerd worden door een overkoepelend orgaan. Ook moet er altijd ruimte zijn voor nieuwe initiatieven en moeten minder succesvolle initiatieven zoals bijvoorbeeld Ithaka of initiatieven zonder een grote meerwaarde zoals LOKOmotion in vraag gesteld worden. Een mogelijkheid is om de LOKO activiteiten eveneens te subsidieren vanuit projectsubsidies. Op deze manier treden ze in rechtstreekse concurrentie met activiteiten van kringen en gewone studenten en moeten ze hun meerwaarde keer op keer bewijzen. Kleinere intiatieven kunnen sowieso best door de kringen zelf gedragen worden of door een samenwerking van verschillende kringen. LOKO kan en moet hier een ondersteunende rol in opnemen. Bovendien kunnen initiatieven die in de scope (internationaal, sport, cultuur) vallen en die door verschillende kringen samen worden georganiseerd ook ondersteund worden door projectsubsidies. Internationale studenten zijn een groep die typisch minder bereikt wordt door de kringen en die ooit opgestart geweest is vanuit LOKO als doelgroepwerking. We moeten echter verder evolueren naar een organisatie waarin we inclusief moeten gaan werken. LOKO zal dus ten allen tijden 2 talig moeten communiceren en moet dit ook (financieel?) aanmoedigen bij

4 haar kringen. Wat activiteiten voor internationale studenten betreft moet er veel meer samengewerkt worden met vrije verenigingen zoals bijvoorbeeld ESN. Concreet 24-urenloop (universiteitsbreed gedragen event) Beiaardcantus (universiteitsbreed gedragen event) III. De Leuvense student vertegenwoordigen in verschillende gremia (onder andere stad, politie, rvs) Uiteraard blijft het van belang dat LOKO haar invloed maximum aanwendt om de relaties tussen de studenten en het stad en de universiteit goed te houden. Dingen zoals het stadsoverleg, overleg met de politie en een overleg met de (vice-)rector blijft dan ook essentieel. Ook is het van cruciaal belang om goede mensen te blijven afvaardigen naar de raad voor studentenvoorzieningen om de belangen van de Leuvense student overal te vrijwaren. Vertegenwoordiging is echter niet meer de eerste en meest belangrijke taak van LOKO. Concreet Stadsoverleg Fakbaroverleg Overleg met universiteit RvS Leuven Acco/Alma/... IV. LOKO als eerste contactpunt voor de Leuvense student LOKO moet nog meer dan vroeger het aanspreekpunt zijn voor de Leuvense student. Als first point of contact moeten zij studenten kunnen doorverwijzen naar de correcte instanties (bijvoorbeeld huisvestingsdienst of STURA). Om deze functie optimaal te kunnen uitoefenen is het belangrijk dat s meiers 5 wordt uitgebouwd naar een echt studentenhuis waar de verschillende Leuvense studentenverenigingen samen kunnen komen. Hiernaast moet LOKO ook enkele diensten blijven aanbieden om de studenten verder te helpen. We denken hierbij bijvoorbeeld aan het gratis ter beschikking stellen van vergaderzalen, het aanbieden van een fuif/cantuszaal of de juridische hulp bij huurwaarborgzaken. Concreet Uitbouw s Meiers 5 tot studentenhuis Albatros Vergaderzalen aanbieden Huurwaarborg geschillen

5 Structuur Nu de basistaken zijn uitgetekend is het van belang om onze structuur hierop te enten. Het is zeker opportuun om de huidige structuur waar er een coco, rvb en algemene vergadering is zo veel mogelijk te behouden. Algemene vergadering De vertegenwoordiging via Leuvense kringen is een traditie die we zeker blijven koesteren. Door via kringen te werken is elke Leuvense studenten slechts 1 keer vertegenwoordigd. Bovendien zorgen de gesuperviseerde verkiezingen er ook voor dat het gehele proces democratisch verloopt. Er kan wel over nagedacht worden om een aantal vrije verenigingen een waarnemersrol te geven binnen die algemene vergadering, maar het is op dit moment geen optie om ze ook volwaardig lid te maken. Raad van Bestuur Ook wat betreft raad van bestuur moet er weinig veranderen. De combinatie van ervaring met huidige vertegenwoordiging heeft in het verleden zijn nut reeds meermaals bewezen. Bovendien worden langetermijndossiers op deze manier ook effectief opgevolgd. Het kan echter wel nuttig zijn om zowel de voorzitter van de studentenraad als de hoofdredacteur van veto eveneens uit te nodigen om de vergaderingen van de raad van bestuur. CoCo De Coördinatoren Commissie zou in de nieuwe structuur nog slechts uit 4 mensen bestaan. Dit lijkt meer dan voldoende voor de taken die ze op zich zullen moeten nemen. Minder mensen betekent ook dat LOKO zelf minder zou doen en daardoor een nog meer een ondersteundende rol zal moeten opnemen. Het is echter niet zo dat de CoCo de enige vertegenwoordigers zijn van LOKO. Er kunnen onder coördinatoren gerust nog een heel aantal losse of projectmedewerkers worden aangenomen. Deze moeten dan echter niet apart verkozen worden via de AV, maar worden aangesteld door de coco die een lijst met deze medewerkers ter beschikking zal stellen aan de algemene vergadering. Voorzitter De voorzitter is het gezicht van de organisatie. Het is belangrijk dat hij beschikt over een uitgebreid Leuvens netwerk, zowel in studentenkringen als aan de universiteit en de stad. Het lijkt dan ook logisch dat het ook de voorzitter is die de vertegenwoordigingsmandaten coördineert. Hij of zij is de persoon die zal dienen als aanspreekpunt voor zowel student, stad als universiteit. Ook organiseert hij teambuildings voor de presides van de verschillende kringen. Het is immer cruciaal dat deze elkaar op regelmatige tijdstippen ontmoeten. Een aparte ondervoorzitter lijkt niet echt noodzakelijk al is dit een discussiepunt. Eventueel kan één van de coördinatoren of de algemeen beheerder ook een ondervoorzittersfunctie op zich nemen Coördinator Events In plaats van de afdelingscoördinatoren komt er een eventcoördinator. Deze nieuwe functie zal verantwoordelijk zijn voor de organisatie van de grote events die LOKO nog zelf op zich neemt. Hij of zij zal daarvoor ook telkens een vergadering samenstellen. Eventueel kunnen er onder hem vicecoördinatoren werken die zich focussen op verschillende deeldomeinen zoals Sport en Cultuur. Hier kan verder over worden nagedacht. Coördinator Kringen & Verenigingen De coördinator kringen & verenigingen zal verantwoordelijk zijn voor alles wat met het verenigingsleven te maken heeft. Samen met de voorzitter zet hij of zij teambuildings op voor de overige functies van de verschillende kringen en probeert hij of zij ook om kringen met elkaar in

6 contact te brengen. Hij of zij ziet hiernaast ook toe op de projectsubsidies die worden toegekend aan evenementen die de kringen samen organiseren en ondersteunt deze events ook op alle mogelijke manieren. Het gaat immers niet evident zijn om deze projectsubsidies daadwerkelijk van de grond te krijgen. Het is dus belangrijk dat iemand de kringen/studenten/vrije verenigingen hierin aanmoedigt en de weg wijst. Tenslotte is hij of zij ook verantwoordelijk voor het organiseren van vormingen. Algemeen beheerder De algemeen beheerder is financieel eindverantwoordelijke van de organisatie. Net als de voorzitter ondersteund hij of zij de coördinatoren bij al hun activiteiten. Mandatarissen Wat mandatarissen betreft verandert er weinig. Het is belangrijk dat deze democratisch gelegitimeerd worden en dus worden ze verkozen door de algemene vergadering. Het aantal mandatarissen zal ook afhangen van het aantal beschikbare mandaten. De mandatarissen rapporteren rechtstreeks aan de voorzitter. Financiering Huidige situatie inkomsten Om dit alles te verwezelijken is er natuurlijk geld nodig. Geld dat er momenteel ook is, maar waar ook een aantal verplichtingen tegenover staan. Als belangrijkste factor is hier de toelage van de deelstuvoraad die op jaarbasis ongeveer euro bedraagt. In ruil hiervoor is LOKO verantwoordelijk voor de studentenwerking binnen campus Leuven. Belangrijk binnen deze hervormingsplannen is dan ook dat we duidelijk dezelfde of meer waarde voor dit geld leveren en kunnen aantonen. Budgetten binnen Raad voor Studentenvoorzieningen staan immers steeds onder druk. Daarnaast is LOKO ook huiseigenaar. De inkomsten van de kotenverhuur en de verhuur aan alfaset bedragen ongeveer euro. Dat brengt ons op een totaal van euro Op dit moment gaat er van die inkomsten ongeveer de helft ( euro) naar staf voor in totaal 5 VTE. Naast een beperkt budgetten van ongeveer 2300 euro vorming en teambuilding en 4000 euro communicatie. Gaat er zo n euro naar veto, euro naar huisvesting (hoewel je hier eigenlijk de opbrengsten van het huis moet aftrekken waardoor dit ons slechts euro op jaarbasis kost) euro naar activiteiten afhankelijk van het jaar en een subsidiepot van euro voor kringen en vrije verenigingen. Tot slot wordt er momenteel een provisie van nog eens euro per jaar opzij gelegd om te kunnen investeren in het koetshuis. Op dit moment kan je je dus terechte vragen stellen in hoe verre de manier waarop we het budget momenteel verdelen opportuun is. In deze duidelijk gesimplificeerde en afgeronde tabel zie je zeer snel dat meer dan de helft van het LOKO budget naar werkingskosten gaat. Het zou gezonder zijn om dit te beperken tot minder dan 50%. inkomsten Algemene inkomsten (subsidie + verhuur) + 400k Personeel 200k (5 VTE) Teambuilding 1,3k

7 Huis Diverse werkingskosten Vorming Activiteiten Subsidies Communicatie Veto 37k 25k 1k 10k 25k (afhankelijk van jaar) 25k 4k 41k k (+ marge koetshuis) Toekomstige situatie Voor de berekening van de toekomstige situatie gaan we ervan uit dat het koetshuis ook effectief neergezet wordt. Dit past perfect binnen onze doelstellingen om een Leuvens studentenhuis uit te bouwen. Bovendien is dit reeds beslist op een heel aantal vorige Algemene Vergaderingen. De budgetten zijn dan ook opgemaakt met dit scenario in het achterhoofd al zal er relatief weinig veranderen moest dit uiteindelijk niet kunnen doorgaan. Inkomsten Aan inkomstenzijde zal er relatief weinig veranderen. We zullen dezelfde hoeveelheid of meer activiteiten moeten blijven aanbieden aan de Leuvense student, dan blijft de subsidie waarschijnlijk ook ongewijzigd. Er komt een deel extra huurinkomst die de stijging van de uitgaven door het koetshuis deels compenseert. De uitgavenkant blijft erg ruw geschat maar zou er als volgt kunnen uitzien. De veto uitgave gaat waarschijnlijk deels verminderen aangezien zij echt op eigen benen gaan staan. Voorlopig is hier op 35k gerekend al is dat waarschijnlijk eerder een overschatting. Kosten voor personeel zouden moeten dalen. Hoewel staf uiteraard een kost heeft, is het ook een zekerheid voor de organisatie. Het is niet slecht om een aantal stafmensen in dienst te houden ter ondersteuning van de CoCo. We kunnen echter wel snoeien in de hoeveelheid staffuncties die LOKO op dit moment te werk stelt. Staf centraal De staf centraal is het centrale aanspreekpunt van LOKO. Onder andere verantwoordelijk voor het beheer van de mailbox, de permanentie op centraal en het verslag nemen op verschillende vergaderingen. Het staat niet ter discussie of de staf centraal moet blijven, de vraag is enkel welk takenpakket hij of zij op zich zal moeten nemen. Belangrijk is dat de staf centraal samen met de voorzitter ook verantwoordelijk is voor het communicatiebeleid van LOKO. Het beheren van de social media kanalen zal een groter deel van de tijd opslokken, maar overbodige en tijdsopslorpende taken zoals het maken van plan Sjarel lijsten moet uit het takenpakket geschrapt worden. Een performant informatica systeem is dan ook belangrijk om de staf zijn of haar tijd optimaal te laten besteden. 100% 11 maanden: 40k Staf events De event coördinator moet ook ondersteund worden door een halftijds personeelslid. Zeker in de maanden voor de 24-urenloop zal dit waarschijnlijk nog moeten uitgebreid worden met een tweede, tijdelijk personeelslid. De staf zal verantwoordelijk zijn voor de praktische zaken die bij de grote events komen kijken en voor de permanentie op het event zelf.

8 50% 12 maanden (te verdelen over 2 stafleden): 30k Redsec Veto Voor de duidelijkheid voorlopig onder staf gerekend, wordt verplaatst naar veto 50% 10 maanden: 16k Boekhouder Op dit moment doet Rita de boekhouding en dat willen we ook graag zou houden. Zodra zij echter op pensioen gaat kan er gekeken worden of het niet efficiënter is om een deel van de boekhouding uit te besteden en het vrijgekomen budget te gebruiken om een nieuwe staf financieel aan te nemen. Aangezien het aantal activiteiten behoorlijk zal afnemen kan Rita waarschijnlijk een deel van de taken van de huidige staf financieel overnemen en moeten we daar dus niet opnieuw iemand aannemen. 60% 12 maanden: 42k Kuisvrouw Voor de volledigheid, 13 uur per week komt er ook een kuisvrouw. Dit is absoluut noodzakelijk voor de netheid van het pand. 13u, 44 weken: 10k Inkomsten Algemene inkomsten (verhoogde verhuur) 410k Personeel 140k Teambuilding 10k (BBQ inbegrepen) Huis 55k Diverse werkingspakketten 20k Vorming 5k Activiteiten 15k Communicatie 5k Veto 35k (?) Projectsubsidies + vrije verenigingen 100k Startsubsidies kringen 35k

9 Quid Veto? Veto wordt later nog besproken en staat voorlopig los van deze herstructureringsoefening. Subsidies Zoals je ongetwijfeld vastgesteld hebt gaat er veel aandacht naar subsidies. Wij zien hier een tweeledig luik, enerzijds projectsubsidies en anderzijds een startbudget. Startbudget We willen elke erkende Leuvense kring met een AV vertegenwoordiging een startbudget ter beschikking stellen. Dit zou afhangen van het aantal leden van de kring en afhankelijk van latere discussies ofwel een forfaitair bedrag zijn, dan wel getrapt werken. De juiste modaliteiten kunnen later besproken worden. Dit is momenteel begroot op 35k, wat meer is dan de gehele subsidie op dit moment. In ruil moet een kring op het einde van elk semester minstens 1 culturele, 1 internationale en 1 sportactiviteit kunnen rapporteren. Bovendien kan er gewerkt worden met bijkomende verplichtingen zoals een tweetalige communicatie of een minimum aanwezigheid op de algemene vergadering. Over al deze voorwaarden moet in volgende algemene vergaderingen een standpunt worden ingenomen. Projectsubsidies Er zou voor een behoorlijke som geld aan projectsubsidies ter beschikking gesteld worden. Hier moeten niet al te veel voorwaarden aangekoppeld worden en kan een subsidiecommissie over oordelen. Vanaf een bepaald bedrag (bv 5000 euro) zou ook een voorafgaande toestemming van de RvB en AV nodig zijn. Uiteraard moeten de activiteiten wel openstaan voor elke Leuvense student, zou het deels bepaald worden door het aantal bereikte studenten en kunnen er eventueel een aantal eisen naar inclusiviteit gesteld worden. Zowel kringen, vrije verenigingen, individuele studenten en LOKO zelf kunnen hier beroep op doen. De precieze modaliteiten moeten nog uitgewerkt worden, maar het idee is dat hier zowel jaarlijks terugkerende activiteiten mee kunnen gefinancierd worden zo lang er een draagvlak voor is. Zo zou LOKO met projectsubsidies Ithaka of Survival of the Students kunnen organiseren in samenwerking met een aantal kringen of individuele studenten. Op deze manier blijft een groter draagvlak gegarandeerd en is het makkelijker om op termijn een aantal activiteiten niet meer te laten doorgaan in ruil voor nieuwe activiteiten. Vrije Verenigingen Dit topic vereist nog wat meer overleg met de vrij verenigingen zelf. Waarschijnlijk zou er een beperkte (5k) basisfinanciering moeten blijven bestaan voor bijvoorbeeld zaalhuur. Maar daarnaast kunnen projectsubsidies ook voor hen soelaas brengen. To be discussed dus.