Risico-inventarisatie Wmo 2015 Amersfoort/regio Eemland Januari 2014

Transcriptie

1 Risico-inventarisatie Wmo 2015 Amersfoort/regio Eemland Januari 2014

2 1 Inleiding Deze rapportage bevat de risico s, onzekerheden en mogelijke beheersmaatregelen rondom de decentralisatie AWBZ/Wmo. Juist in de huidige voorbereidingsfase zijn er nog veel mogelijkheden om beheersmaatregelen te treffen dan wel bij te sturen. Dit is echter niet eenvoudig omdat nog veel risico s onbekend zijn of de (financiële) impact nog niet in te schatten is. De risico s en beheersmaatregelen kunnen bij de besluitvorming, plannen en beleidsstukken worden meegenomen. De risico-inventarisatie is opgesteld door Amersfoort en vervolgens verder aangevuld door de overige gemeenten in de regio Eemland. 1.1 Aanleiding Met de invoering van de nieuwe Wmo per 2015 worden krijgen gemeenten meer verantwoordelijkheden voor het organiseren van een passende ondersteuning aan huis voor mensen die op eigen kracht kunnen deelnemen aan de samenleving. Het doel van de wet is het mogelijk maken voor mensen om langer thuis te kunnen blijven wonen en participeren. De decentralisatie gaat gepaard met aanzienlijke kortingen. Gemeenten staan hiermee voor een grote uitdaging: met minder middelen dan de huidige uitgaven een nieuwe taak uitvoeren. Wij zien kansen in het organiseren van betere en betaalbare ondersteuning maar realiseren ons ook terdege dat deze decentralisatie ook grote risico s op verschillende gebieden (o.a. zorginhoudelijk, financieel, imago) met zich mee brengt. 1.3 Werkwijze en prioritering Tijdens de risicoanalyse zijn in totaal 38 risico s geïdentificeerd door de Amersfoortse ambtelijke projectgroep AWBZ/Wmo. Omdat het niet mogelijk is de beheersing van alle risico s evenveel aandacht te geven is een prioritering aangebracht. Deze prioritering is gemaakt op basis van een inschatting van de kans op optreden van het betreffende risico en de mogelijke impact (inschatting voor beheersmaatregelen). Zowel kans als impact zijn voor alle risico s gescoord op een vijfpuntsschaal zoals in de tabel hieronder is weergegeven. De combinatie van kans en impact levert een prioritering van de risico s op, zodat de focus snel op de grootste risico s gelegd wordt. De resultaten zijn vervolgens verfijnd in de regionale werkgroep Wmo Eemland. Deze risico-inventarisatie is gebaseerd op de risicoinventarisatie die al eerder voor de decentralisatie jeugd is opgesteld onder leiding van een extern bureau. De daarin opgenomen aanbevelingen die gericht zijn om op risicobeheersing, monitoring en beoordeling van het proces van risicomanagement en communicatie en overleg over de risico s en beheersmaatregelen gelden ook voor de decentralisatie Wmo en zijn in deze rapportage niet opnieuw opgenomen.

3 2 Resultaten van de risicobeoordeling De risico s zijn onderverdeeld in de volgende categorieën: politiek, zorginhoudelijk, financieel, juridisch, uitvoering, proces en risico s voor cliënten en inwoners. In tabellen per categorie staan steeds de risico s met de grootste kans en impact boven aan. Bovendien is een top 10 opgesteld met de grootste risico s. De grootste risico s zijn financieel vanwege de grote kortingen die het rijk oplegt bij de decentralisaties. Door deze kortingen zijn gemeenten genoodzaakt de wijze van ondersteuning op een andere manier vorm te geven, terwijl de beleidsruimte beperkt is en de financiële effecten van het nieuwe beleid onzeker zijn. Een tweede risico dat hiermee samenhangt, is de vraagontwikkeling. Lukt het inderdaad om via een transitie in het sociaal domein tot een partipatiemaatschappij te ontwikkelen? Top 10 risico s Risicogebeurtenis Soort risico Kans Impact Maatregelen 1. Nieuw beleid/maatregelen leveren Financieel Strikte monitoring bij start, zodat snelle bijstelling mogelijk is. onvoldoende besparingen op. - Indicaties voor relatief korte periode afgeven. 2. Onvoldoende budget om benodigde ondersteuningsaanbod te realiseren. 3. Stapeling van effecten bij kwetsbare groepen waardoor zij niet voldoende/ niet de juiste ondersteuning meer kunnen krijgen (passend onderwijs, beleidswijzigingen Werk en inkomen, aanpassingen zorgverzekeringswet, aanpassingen AWBZ etc.). 4. Discontinuïteit van huidige en gewenste zorgaanbod door overdracht naar gemeente. - Bij raad vast mogelijk bijstelling beleid aankondigen. Financieel Lobby via VNG/G-32 - Zorg anders organiseren: - basisinfrastructuur en burgerkracht versterken - sterk kostenbewustzijn laag in de organisatie te creëren. - bij inkoop naast kwaliteit ook prijs als selectiecriterium mee te laten wegen. - Afspraken maken over tarief - Sturen op volume en/of tarieven - Eventueel regionale inkoop van dure zorg Voor cliënten en inwoners Stapelingsmonitor continueren. - Cliënttevredenheidsonderzoek integraal uitvoeren. - Voldoende ruimte voor maatwerkoplossingen creëren. - Vangnet regelen voor schrijnende gevallen (opvolging WTCGregeling). - -helder contactadres voor signalen problemen burgers/instellingen Zorginhoudelijk Partners betrekken en zo spoedig mogelijk informeren over gevolgen inrichting nieuwe stelstel voor hun organisatie. - Pilot structuur. - Inventarisatie van lopende afspraken qua aantallen en typen zorg via Vektis en Zorgkantoor. - In alle afspraken rekening houden met lopende

4 5. Onvoldoende waarborg voor veiligheid/kwaliteit van zorg van kwetsbare groepen. 6. Spanningsveld Wet op de privacy/cliëntgegevens komen bij onbevoegde personen terecht. 7. Niet tijdig beschikken over juiste informatie ten behoeve van beleidsontwikkeling en begroting. Voor cliënten en inwoners afspraken/overgangsmaatregelen treffen Vereiste kwaliteitsbeleid zorginstellingen. Juridisch Afspraken maken en helder protocol/klachtenregeling (o.a. in wijkteams) - Audit Uitvoering Via G-32 appel doen op transitiebureau voor goede datavoorziening - Via G-32 verkorten implementatieperiode door het rijk ter discussie stellen en eventueel aandringen op uitstel als de onzekerheid te lang aanhoudt. - Conservatieve inschatting budget - In contracten en aanpak zorgen voor voldoende flexibiliteit om bij te sturen. 8. Onvoldoende rolvastheid College en Raad. Politiek Rollen en verantwoordelijkheden helder omschrijven. - Regelmatige terugkoppeling naar de raad. - Indien dit risico zich voor doet zal extra capaciteit nodig zijn. 9. Lokale teams (wijkteams/sociale teams/stips) bieden onvoldoende kwaliteit. 10. Grotere zorgvraag dan waar rekening mee is gehouden. Zorginhoudelijk Goede monitoring goed benutten voor pilots/ontwikkelvragen - Aangeven dat het om een transitie gaat, vergt ruimte voor doorontwikkeling. Zorginhoudelijk Budgetbewaking - Investeren in burgerkracht en lokale basis (zorg)infrastructuur. - Budget voor preventie niet afhankelijk maken van eventueel overschot op andere taken. - Niet bezuinigen op preventie (politiek risico). 1. Politieke risico s Risico omschrijving Oorzaken Kans Impact Maatregelen Onvoldoende rolvastheid - Verschil van inzicht over rolopvatting Rollen en verantwoordelijkheden helder omschrijven. college en raad. - Verschil in informatievoorziening - Regelmatige terugkoppeling naar de raad. Discontinuïteit in beleid door verkiezingen voorjaar Indien dit risico zich voordoet zal extra capaciteit nodig zijn. Verkiezingen maart In gesprek blijven over lange termijndoelen. - Vastleggen gemaakte afspraken en beleidskeuzes. - Beleidskader en verordening. - Politiek helpen bij focus lange termijn doelen.

5 Heftige reacties op incidenten na 1 januari Onvoldoende lokaal draagvlak voor nieuwe insteek waarbij eigen kracht voorop staat. Mismatch tussen ambities en middelen raad. Mislukken of vertraging door regionale samenwerkingsverbanden. - Incidenten zijn niet te voorkomen. - Ontkenning van de mogelijkheid van incidenten en hier onvoldoende op zijn voorbereid - onvoldoende draagvlak bij lokale partijen - Te optimistische inschatting budgettaire mogelijkheden - Fragmentarische benadering - Verschillende regionale verbanden - Sterke behoefte aan lokale inkleuring Bewustwording en protocollen hoe om te gaan met een dergelijke situatie inclusief communicatie. - Pro-actief benaderen van de media. - Vooraf afspraken maken met raad en college inzetten op het creëren / vergroten van draagvlak door het betrekken van lokale partijen (aanbieders, belangenbehartigers) Monitoring - Integrale financiële afweging Heldere gemeenschappelijke opdracht en afstemming. 2.Zorginhoudelijke risico s Risico omschrijving Oorzaken Kans Impact Maatregelen Discontinuïteit van huidige en gewenste zorgaanbod door overdracht naar gemeente. Lokale teams (Stips, wijkteams, sociale teams etc.) bieden onvoldoende kwaliteit. Mismatch tussen ingekochte en benodigde zorg. - Afhaken huidige aanbieders. - Onvoldoende aanbieders die nieuwe aanpak onderschrijven. - Door overdracht onvoldoende aansluiting huidige zorg en toekomstige invulling. - Te weinig ervaring met lokale teams - Taak te veelomvattend - Te sterke focus op juist lichte zorg of juist zware zorg - Onduidelijkheid taakverdeling gemeente/zvw/awbz Partners betrekken en zo spoedig mogelijk informeren over gevolgen inrichting nieuwe stelstel voor hun organisatie. - Pilotstructuur. - Inventarisatie van lopende afspraken qua aantallen en typen zorg via Vektis en Zorgkantoor. - In alle afspraken rekening houden met lopende afspraken/overgangsmaatregelen treffen Goede monitoring goed benutten voor pilots/ ontwikkelvragen - Aangeven dat het om een transitie gaat, vergt ruimte voor doorontwikkeling In inkoop ruimte houden voor verschuivingen - Afspraken maken met Achmea over delen expertise zorginkoop en zorgverlening op grensvlak Wmo/AWBZ/Zvw 3. Financiële risico s

6 Risico omschrijving Oorzaken Kans Impact Maatregelen Nieuw beleid/maatregelen leveren onvoldoende besparingen op. - Te geringe beleidsvrijheid. - Jurisprudentie. - Onvoldoende zicht op effecten Strikte monitoring bij start, zodat snelle bijstelling mogelijk is. Indicaties voor relatief korte periode afgeven. Bij raad vast mogelijk bijstelling beleid aankondigen. Onvoldoende budget om benodigde ondersteuningsaanbod te organiseren. Grotere ondersteuningsvraag dan waar vooraf rekening mee is gehouden. Voorkomt het nieuwe sturingsmodel perverse prikkels en hoe kunnen we onbedoelde neveneffecten tegengaan? Kunnen gemeenten via jurisprudentie worden gedwongen zorg te leveren? Overgangsrecht waardoor nieuw beleid niet gelijk op bestaande cliënten kan worden toegepast. Afbouwkosten/frictiekosten voor rekening van de gemeente. maatregelen -Bezuinigingen rijk op huidig budget. - Aanvullende bezuinigingen vanuit het rijk. -Verdeelmodel pakt ongunstig uit. - Ambitieniveau sluit niet aan bij financiële mogelijkheden. - Gemeenteraad kent onvoldoende budget toe. - Hogere instroom. - Niet realiseren van de verwachte beperking door terugverwijzing naar onderste delen piramide. - Winstmaximalisatie bij het zoveel mogelijk verstrekken van zorg. - Onvoldoende prikkels om informele netwerk in te schakelen. - Inperking gemeentelijke beleidsvrijheid door jurisprudentie Lobby via VNG/G-32 - Zorg anders organiseren: - basisinfrastructuur en burgerkracht versterken - sterk kostenbewustzijn laag in de organisatie te creëren. - bij inkoop naast kwaliteit ook prijs als selectiecriterium mee te laten wegen. - afspraken maken over tarief - sturen op volume en/ of tarieven - regionale inkoop van dure zorg Budgetbewaking. - Investeren in burgerkracht en lokale basis(zorg) infrastructuur. - Budget voor preventie niet afhankelijk maken van eventueel overschot op ander taken. - Niet bezuinigen op preventie (politiek risico) Inpassen in bekostigingsbeleid. Positieve targets belonen. - Invoeren van bonus/ malusregeling om doorverwijzing naar dure zorg te beperken Lobby VNG/ G-32 - Meer algemene voorzieningen i.p.v. maatwerkvoorzieningen. - Garantie rechtszekerheid voor cliënten Nieuw aanbod voor totale cliëntengroep pas te realiseren vanaf Tijdig starten met herindiceren. - Kortdurende indicaties afgegeven, zodat bijstelling eenvoudiger is. - Met aanbieders voor 2015 overgangsafspraken waarin huidige zorg wordt gecontinueerd tegen een lagere prijs. - Afwenteling frictiekosten. - Niet tijdig opzeggen langdurige contracten/subsidierelaties Wij hebben als gemeente al een vooraankondiging gedaan over het stopzetten van de subsidie. Kwaliteitsnormen voor Wmo - Andere werelden Benoemen tot 2D-thema.

7 en Jeugd niet op elkaar afgestemd waardoor inkoop ingewikkelder en duurder wordt. - In samenhang beleid ontwikkelen. 4. Juridische risico s Risico omschrijving Oorzaken Kans Impact Maatregelen Spanningsveld Wet op de privacy/ Cliëntgegevens - Onvoldoende afspraken informatiebeveiliging. komen bij onbevoegde personen terecht. - Onvoldoende afspraken naleving informatiebeveiliging. Vertraging bij de invoering van de nieuwe Wmo. Wijziging in wet- en regelgeving waardoor beleidsvrijheid gemeenten verder wordt ingeperkt. Gemeentelijke verordening niet op tijd gereed of onvoldoende duidelijk in de uitvoering. Partijen gaan in bezwaar bij ongevallige uitkomst aanbesteding. - Maatschappelijke discussie - Stevige Lobby. - Geen meerderheid voor coalitie in 1 e kamer Afspraken maken en helder protocol/klachtenregeling (o.a. in wijkteams) - Audit Monitoring van de ontwikkelingen om hier bij de voorbereiding op voor te sorteren. Wet- en regelgeving Prioriteren, basiseisen benoemen, prioriteitsgroepen instellen. - Vertraging rijk en VNG - Problemen met afstemming regio - Belangenstrijd - Opportunisme Tijdig beginnen op basis van concepten. - Scherp kijken hoe de wetswijziging zich verhoudt tot de huidige Wmo-verordening Tijdig extra inkoopexpertise inzetten om problemen te voorkomen. - Gefaseerde invoering nieuw beleid.

8 5. Risico s in de uitvoering Risico omschrijving Oorzaken Kans Impact Maatregelen Door prijsconcurrentie zijn partijen niet in staat de gevraagde kwaliteit te leveren. - Aanbieders concurreren te sterk. - Gemeente is teveel gefocust op de kosten kant. Innovatie en samenwerking komen onvoldoende tot stand. Door voortdurende onzekerheid discontinuïteit en verlies aan kwaliteit bij uitvoeringsorganisaties (bv. door vertrek medewerkers). Onrust bij uitvoeringsorganisaties: intern, maar kan ook van invloed zijn op het politieke proces. Door prijsconcurrentie of wijze van inkoop komen aanbieders in de problemen. Gemeente is niet in staat de inkoop op tijd en van voldoende kwaliteit te realiseren. - Organisatiebelang wordt boven het belang van de cliënt gesteld. - Sterke focus op continuïteit - Bestaande institutionele belangen van aanbieders waardoor onvoldoende ruimte ontstaat voor nieuwe aanbieders. - Onzekerheid duurt te lang. - Beste mensen vertrekken het eerst. - Onduidelijkheid over voortbestaan. Mogelijke ontslagen. - Aanbieders concurreren te sterk. - Gemeente is teveel gefocust op de kosten kant. - Kennisachterstand en gebrek aan ervaring. - Onvoldoende concurrentie tussen aanbieders - Te korte implementatietijd na vaststelling wet - Belangentegenstelling gemeenteaanbieders Kwaliteitscriteria opstellen en meenemen in selectie. - Scherpe juridische voorbereiding Belang cliënt voorop stellen in de onderhandeling. - Zorgen voor goede spreiding van allerlei typen aanbieders. - Innovatie opnemen in de subsidie c.q. inkoopcriteria. - Proefdraaien met pilots. - Koplopers belonen met iets hoger tarief Aanbieders betrekken bij het proces. - Zo snel mogelijk duidelijkheid geven over gevolgen voor hun organisatie Aanbieders betrekken bij het proces. - Zo snel mogelijk duidelijkheid geven over gevolgen voor hun organisatie Besturings- en bekostigingsmodel maken dat ertoe leidt dat zorg wordt geboden tegen de laagst mogelijke kosten zonder dat bedrijven omvallen (?) en met ruimte voor innovatie. - Aanbieders ruimte geven om te innoveren. Invoering nieuwe taken op korte termijn zonder al te veel wijzigingen, op langere termijn echte transformatie Deskundigheid inhuren. - Gedeeltelijk bestaande contracten overnemen. - Gedeeld belang zoeken samen met mogelijke aanbieders. - Aanbieders niet alleen verantwoordelijk maken voor de door de gemeente gevraagde diensten/producten, maar ook voor de totstandkoming daarvan (gedeelde verantwoordelijkheid voor opgaven gemeente creëren).

9 Cliënten en uitvoeringsorganisaties te laat en onvoldoende betrokken bij de inrichting nieuw stelsel (te weinig draagvlak). - Onvoldoende gevoel van urgentie. - Te complex Vraagstukken benoemen en adresseren - Concreet uitwerken in nieuwe werkwijze en partijen tijdig betrekken. 6. Risico s voor cliënten en inwoners Risico omschrijving Oorzaken Kans Impact Maatregelen Stapeling van effecten bij kwetsbare groepen. Onvoldoende waarborg van veiligheid/kwaliteit van zorg voor kwetsbare groepen (door extramuralisering zwaardere doelgroepen). Toenemende druk op de informele zorg. Rechtspositie voor cliënten niet helder in overgangssituatie. Grotere kans op overlast in wijken. Snappen inwoners nog waar ze voor wat terecht kunnen? 7. Procesrisico s - Onvoldoende deskundigheid voor integrale aanpak. - ontbreken van passende zorg en ondersteuning. - Extramuralisering te ver doorgevoerd. - Zware zorgvraag niet goed extramuraal te leveren. - Maatschappij niet ingesteld om grotere vraag naar informele zorg. - Claimgedrag/ oude rechten. - Te weinig ruimte om informele zorg te - combineren met een baan. - Extra druk op kwetsbare wijken en buurten door lage huren. - Geringe acceptatie kwetsbare groepen. - Grote veranderingen. Nieuwe structuren Stapelingsmonitor continueren. - Cliënttevredenheidsonderzoek integraal uitvoeren. - Voldoende ruimte voor maatwerkoplossingen creëren. - Vangnet regelen voor schrijnende gevallen (opvolging WTCGregeling). - helder contactadres voor signalen problemen burgers/instellingen Intensievere zorgvraag concentreren waardoor levering door zorgaanbieder eenvoudiger is. - Goede afstemming tussen partijen Communicatie. - Beschikbaarheid informele zorg terughoudend ramen Duidelijke communicatie over overgangsrecht, moment herindicatie en nieuw beleid Communicatie. - Afstemming met woonbeleid en openbare orde en veiligheid. - Meldpunt en protocol Communicatie. - Inschakelen van intermediairs.

10 Risico omschrijving Oorzaken Kans Impact Maatregelen Niet tijdig beschikken over - Vertraging vanuit het rijk Via G-32 appel doen op transitiebureau voor goede juiste informatie ten behoeve van beleidsontwikkeling en begroting. - Onduidelijkheid door verschillende informatiebronnen. datavoorziening - Via G-32 verkorten implementatieperiode door het rijk ter discussie stellen en eventueel aandringen op uitstel als de onzekerheid te lang aanhoudt. - Conservatieve inschatting budget - In contracten en aanpak zorgen voor voldoende flexibiliteit om bij te sturen. Voorbereidingen te laat - Te late vaststelling van de wet voortdurend informeren van raad en andere betrokkenen over afgerond. Problemen bij de organisatie van overgang van zorg. - Complexiteit onderschat. - Ontbreken van koppelingen in de ICTinfrastructuur. - Onvolledige gegevensoverdracht. - Te weinig tijd om zorgvuldige overgang te waarborgen. de voortgang Lobby vanuit VNG/G-32 voor zorgvuldige en tijdige informatieoverdracht. - Aanbieders actief betrekken bij de overgang.