Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente

Transcriptie

1 Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente Voorbeelden van goede praktijken van gemeenten in de aanpak van beeldschermwerk

2 Inhoudsopgave 6 3 2

3 6 Preventieve zorg, gedeelde verantwoordelijkheid bij gemeente Velsen In de gemeente Velsen krijgt iedere medewerker die in dienst treedt een werkplekinstructie. Velsen startte rond 2000 met deze instructies nadat de gehele organisatie algemene beeldscherminstructies kreeg. De inrichting van de beeldschermwerkplekken bij de gemeente Velsen verbeterde hierdoor aanzienlijk en medewerkers zijn zich meer bewust van het belang van een goede werkplekinrichting. Veel nieuwe medewerkers zeggen de aandacht voor arbo zeer op prijs te stellen. Kort na indiensttreding van een nieuwe medewerker controleert een all round facilitair medewerker de instellingen van de stoel in relatie tot de hoogte van het bureau. Het bureau wordt ook op de goede hoogte gezet en alle snoeren en stekkerdozen worden goed opgebonden. Vervolgens zet het facilitair meldpunt een aanvraag voor een werkplekinstructie uit naar de arbo-adviseur. De arbo-adviseur houdt een algemene intake (functie, werkduur per week en per dag, werkinhoud) en bepaalt hoe hoog het risico is op statische belasting (en het krijgen van KANS). Ook krijgt de medewerker tips en aanbevelingen. Zo wordt bijvoorbeeld gewezen op beweging tijdens het werk en op de rusttijden. Vervolgens krijgt de medewerker uitleg over hoe de stoel ingesteld moet worden en de hoogte en afstand van het beeldscherm, wordt de bureauhoogte gecontroleerd en wordt bekeken of alsnog een voetenbank nodig is en of een concepthouder moet worden besteld. Geadviseerd wordt pootjes van het toetsenbord standaard in te klappen (beter voor doorbloeding polsen). Afhankelijk van de frequentie van telefoongebruik in relatie tot beeldschermwerk wordt een headset geadviseerd. Dragers van brillen en contactlenzen wordt gewezen op de jaarlijks terugkomende testen om vast te stellen of de aanschaf van een beeldschermbril noodzakelijk is. De gemeente vergoedt deze brillen. Medewerkers (leidinggevenden en bestuur) die minder beeldschermwerk verrichten, maar wel veel vergaderen en overleggen krijgen tips om de statische belasting tijdens dit werk te verminderen. Leidinggevenden ontvangen extra uitleg over het voorkomen van verzuim en krijgen extra voorlichting over het geven van nazorg bij incidenten of het verwijzen van medewerkers naar de participanten uit het bedrijfszorgplan (fysiotherapeut, BMW er, psycholoog, etc.). Ook worden zij gewezen op de extra regelgeving ten aanzien van zwangere medewerkers. Elke medewerker leert dat de werkplek thuis aan dezelfde (arbo)normen moet voldoen als op kantoor. De werkplekinstructie eindigt met voorlichting over het schoon en opgeruimd houden van de werkplek (voorkomen bacterievorming, voorkomen brandgevaar, bevorderen informatiebeveiliging); de bedrijfshulpverleningsorganisatie (taak BHV, intern alarmnummer, vluchtroutes); de beschikbare formulieren, zoals de ongevallenregistratie en melding agressie en geweld en het belang van het melden. Tot slot hoort de medewerker dat arbozorg een gezamenlijke verantwoordelijkheid is. De werkgever en de leidinggevenden hebben daarin een taak, maar ook de medewerker zelf. Van elke werkplekinstructie stelt de arbo-adviseur een rapportage op, waarin ook de wettelijke grondslag is vermeld. Deze rapportage komt in het digitale personeelsdossier en wordt tezamen met een naslagwerkje over de inrichting van de werkplek verstuurd naar zowel de medewerker als de direct leidinggevende. 3

4 Als een medewerker ondanks alle voorzorg toch fysieke klachten heeft of als de gemeente twijfelt over de inrichting van de werkplek, kan de arbo-adviseur worden gevraagd een extra werkplekcontrole uit te voeren. Op aangeven van een specialist (orthopeed, fysiotherapeut) kan een stoel worden aangeschaft met extra opties (extra lendensteun, kantelmechanisme). Ook de bedrijfsarts geeft advies aan de arbo-adviseur en kan adviseren om een extra werkplekcontrole uit te voeren. Op zijn onder andere de volgende twee bijlagen van de gemeente Velsen te vinden: Rapportage werkplekinstructie Naslagwerk inrichting werkplek Goede organisatie van ergocoaches beeldschermwerk bij gemeente Leiden De gemeente Leiden zette een goed lopende organisatie van ergocoaches beeldschermwerk neer. Vhp ergonomie hielp ze daarbij. Ergocoaches geven advies aan (nieuwe) medewerkers en medewerkers met beginnende klachten. Ook treden zij preventief op. Bij de iets meer gecompliceerde zaken wordt de arbo-adviseur ingeschakeld. Deze bekijkt of hij/zij het probleem zelf kan oplossen of dat een specialist van een extern bureau wordt ingeschakeld. Het resultaat is een beleidsdocument voor de ergocoachstructuur met een beschrijving van visie, doel, taakomschrijving inclusief de samenwerking met de arbo-adviseurs en leidinggevenden, deskundigheidsbevordering en borging. Groepsvoorlichting gezond beeldschermwerk bij gemeente Hoorn Bijna alle (98%!) medewerkers werden voorgelicht over risico s van beeldschermwerk en ge nformeerd over welke mogelijkheden er zijn deze te verkleinen. In de gemeente Hoorn werkt een groot deel van de medewerkers met het beeldscherm. Om als werkgever te voldoen aan de verplichting werknemers voor te lichten over arbeidsrisico s en tegelijkertijd te werken aan preventie, werd voorlichting gegeven voor medewerkers en leidinggevenden. Zij leerden om te gaan met RSI en welk beleid te voeren om het te verminderen. Eerst werd gekeken naar de huidige situatie en beleid zodat hier tijdens de voorlichting over gecommuniceerd kon worden. Doordat foto s werden gebruikt herkenden medewerkers ook de situatie. Voorafgaand aan de voorlichting werd een vragenlijst rondgestuurd die ingevuld meegenomen werd naar de cursus en die diende als persoonlijke checklist voor eventuele verbeterpunten. Hierdoor dachten medewerkers vooraf al actief na en stonden bewust stil bij een aantal items. Via de voorlichting werd dit verdiept en aangevuld met kennis en praktische oefening van werkplekinstellingen en werktechniek. Naderhand bestond de mogelijkheid voor persoonlijk advies en werkplekonderzoek door interne arbo-medewerkers. Het resultaat was dat een groot deel van de medewerkers op een ergonomisch verantwoorde manier kan werken en weet wat belangrijke aandachtspunten zijn. De medewerkers zijn ook in staat om op een gezonde werkhouding te letten. Het op peil houden van het behaalde kennisniveau door ook nieuwe medewerkers voor te lichten en te begeleiden bij het instellen van hun werkplek, is de volgende stap. De ergocoaches kregen een maatwerkcursus en gingen goed toegerust aan de slag. Een paar keer per jaar zijn er bijeenkomsten om ervaringen uit te wisselen en af te stemmen met elkaar. Er zijn ook opfriscursussen. Informatie op intranet is aangepast en toegankelijk gemaakt voor alle medewerkers. 4

5 Praktijkmateriaal Op is praktijkmateriaal van gemeenten te vinden over beeldschermwerk. Voorbeelden hiervan zijn: Gemeente Velsen: -- Methodiek beeldschermwerk -- Rapportage werkplekinstructie -- Naslagwerk inrichting werkplek Gemeente Bergen: -- Formulier werkplekonderzoek -- Vragenlijst oogonderzoek bij beeldschermwerkers -- Aanpak RSI binnen gemeente Bergen -- RSI-oefeningen -- Voorlichting beeldschermwerk -- Toelichting bij sheets voorlichting beeldschermwerk Gemeente Amsterdam, stadsdeel Oost-Watergraafsmeer: -- Risico s en tips bij laptopgebruik -- Procedure aanvragen werkplekonderzoek -- Vragenformulier werkplekonderzoek -- Checklist voor het opsporen van RSIen werkdrukrisico s beeldschermwerk voor individuele werknemers -- Toelichting 5W-model -- Informatie over beeldschermbril -- Infokaart persoonlijke werkplekinstellingen Gemeente Enschede: -- Informatie over RSI 5