Bestek. Algemene offerteaanvraag voor. voor rekening van de. Federale Overheidsdienst Financiën. 20 augustus 2009 (Nieuwe versie)

Transcriptie

1 Bestek Algemene offerteaanvraag voor Telefoniediensten geconvergeerde vaste mobiele andere voor rekening van de Federale Overheidsdienst Financiën 20 augustus 2009 (Nieuwe versie) Datum van de opening van de offertes: 8 september 2009 om 10h00. Datum van de informatiesessie: 3 augustus 2009 om 10h00. Indienen van de offertes uitsluitend bij de: FOD Financiën Stafdienst ICT Cel Overheidsopdrachten Koning Albert II laan 33, bus Brussel

2 INHOUDSOPGAVE I Administratieve en contractuele bepalingen Identificatie van de opdracht Aanbestedende overheid Onverenigbaarheden Tijdelijke verenigingen Onderaannemers Beschrijving van de opdracht Percelen Aard van de opdracht Varianten Opties Duurtijd van de opdracht Bestellingen voor andere Federale Overheidsdiensten Documenten die de opdracht bepalen Wetgeving Documenten eigen aan de opdracht Documenten van de inschrijver Informatiesessie Offertes Opmaak van de offerte Indiening van de offerte Opening van de offertes Prijs Munteenheid Constante prijs per gebruiker Prijsherziening voor de organisatie van de dienstverlening Clausule van meest begunstigde klant Technologische evolutie Procedure voor gunning van de opdracht

3 1.10 Kwalitatieve selectie Uitsluitingscriteria Selectiecriteria betreffende de financiële en economische draagkracht van de inschrijver Selectiecriteria betreffende de technische bekwaamheid van de inschrijver Regelmatigheid van de offertes Gunningscriteria Kennisgeving II Bepalingen betreffende de uitvoering Borgtocht Controle en supervisie over de uitvoering van de opdracht Leidende dienst en leidend ambtenaar Stuurgroep (Steering Committee) Reporting Dienstverlening Termijnen KICK OFF vergadering Planning Plaats en uren voor de dienstverlening ter plaatse Taken van de medewerkers van de FOD Financiën Technische middelen die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld Lokalen die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld Organisatie van de opleidingen Technische documentatie De dienstverlener Door de dienstverlener voorziene middelen Verantwoordelijkheid van de dienstverlener Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener Personeel van de dienstverlener Opleveringen en opvolging van de uitvoering Leveringen en installatie Technische specificaties Opvolging van de goede uitvoering van de leveringen en diensten Controlewerkzaamheden Voorlopige oplevering Definitieve oplevering Opleveringskosten Boete voor niet tijdige oplevering Verbreking Facturering en betaling Bezwaren en geschillen Contractverbreking Eigendom

4 2.10 Verantwoordelijkheid, informatie over industriële eigendom, octrooien en auteursrechten Publiciteit Referenties III Beschrijving van de technische behoeften Convergentie bij de FOD Financiën C Geconvergeerde telefonie 48 V Vaste telefonie 50 V.1 Context V.2 Technologische fundamenten V.2.1 Fysieke toegangen, IP adressen, protocollen en codering. 50 V.2.2 Nummerplan V.2.3 Uitgaande gesprekken V.3 Omvang van de gewenste dienst V.3.1 Doorschakeling van oproepen V.3.2 Verkeersprofielen en gebruikers V.3.3 Prijsbepaling V.4 Prestatieparameters V.4.1 Vertraging en variatie van de vertraging V.4.2 Success Rate V.4.3 Call Setup Time V.5 Organisatie van de dienstverlening V.5.1 Installatie V.5.2 SLA Beschikbaarheid V.5.3 Serviceperiode en onderhoudshandelingen V.5.4 Time to Restore Service V.5.5 Rapportering M Mobiele telefonie 57 M.1 Context M.2 Technologische fundamenten M.2.1 Mobiele technologieën M.2.2 Technologische evolutie M.2.3 Nummerplan M.2.4 Uitgaande gesprekken vanaf een mobiel toestel M.2.5 Vaste IP telefonie M.2.6 Fysieke toegangen, IP adressen, protocollen en codering. 59 M.3 Omvang van de gewenste mobiele dienst M.3.1 Typische diensten M.3.2 Gebruikersprofielen M.3.3 Professioneel versus persoonlijk gebruik M.3.4 Mobiele verkeersprofielen en gebruikers M.4 Omvang van de gewenste vaste dienst M.4.1 Spraak M.4.2 Versturen van berichten M.4.3 Intranet M.4.4 Vaste verkeersprofielen en gebruikers

5 M.5 Prijsbepaling M.6 Prestatieparameters M.6.1 Redundantie van het netwerk van de inschrijver M.6.2 Bereik in België M.6.3 Capaciteit en bandbreedte M.6.4 Connectietijd en succesratio M.7 Organisatie van de dienstverlening M.7.1 Beschikbaarheid M.7.2 Levering en beheer van GSM toestellen en abonnementen 71 M.7.3 Serviceperiode en onderhoudshandelingen M.7.4 Time to Restore Service M.7.5 Rapportering M.7.6 Managed Services A Andere telefoniediensten 75 A.1 Technologie en context A.2 Omvang van de gewenste dienst A.2.1 Machine to machine A.2.2 Telefoonlijn A.2.3 Telefoonlijn met internet A.3 Prijsbepaling A.4 Prestaties A.5 Diensten IV Bijlagen 77 A Offerteformulier 78 A.1 Administratieve aspecten A.2 Financiële aspecten C Geconvergeerde telefonie C.1 Meetstaat C.2 Toegangsinfrastructuur C.3 Nummers C.4 Gebruikers C.5 Mobiele gebruikers C.6 Optionele bijkomende diensten en producten C.7 Organisatie van de dienstverlening V Vaste telefonie V.1 Meetstaat V.2 Toegangsinfrastructuur V.3 Nummers V.4 Gebruikers V.5 Organisatie van de dienstverlening M Mobiele telefonie M.1 Meetstaat M.2 Mobiele nummers M.3 Mobiele diensten M.4 Optionele bijkomende diensten en producten M.5 Vaste diensten

6 M.6 Vaste gebruikers M.7 Organisatie van de dienstverlening A Andere telefoniediensten A.1 Meetstaat A.2 Machine to machine A.3 Telefoonlijn A.4 Telefoonlijn met Internet B Belgegevens 91 1 Vaste telefonie Mobiele diensten C Netwerkdienstverlening 94 D Gebouwen 95 E Modelformulier voor de voorstelling van referenties 96 F Curriculum vitae 98 G Vragen & Antwoorden 100 6

7 Deel I Administratieve en contractuele bepalingen 7

8 1.1 Identificatie van de opdracht Aanbestedende overheid De aanbestedende overheid is de Belgische staat, vertegenwoordigd door De Heer Didier Reynders, Minister van Financiën, Wetstraat 12, 1000 Brussel. Alle correspondentie met betrekking tot deze opdracht kan worden verstuurd naar het volgende adres: Correspondentie adres: FOD Financiën Stafdienst ICT North Galaxy, Toren C, 5de verdieping Koning Albert II laan 33, bus Brussel Administratieve informatie: N. Orban e mail: nathalie.orban@minfin.fed.be tel: Technische informatie: L. Lornoy, Projectleider e mail: luc.lornoy@minfin.fed.be tel: Onverenigbaarheden De inschrijver wordt verzocht om kennis te nemen van de volgende beschikking uit het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende overheidsopdrachten: Art Moet worden afgewezen, de aanvraag tot deelneming of de offerte voor een overheidsopdracht voor aanneming van werken, leveringen of diensten ingediend door de persoon die belast werd met het onderzoek, de proeven, de studie of de ontwikkeling van die werken, leveringen of diensten, indien die persoon wegens die verrichtingen van een voordeel geniet dat van die aard is dat het de normale spelregels van de mededinging vervalst. Toch zal de aanbestedende overheid, alvorens de aanvraag tot deelneming of de offerte van die persoon om die reden af te wijzen, aan deze laatste per aangetekende brief vragen schriftelijk de afdoende verantwoordingen te bezorgen waarmee kan worden aangetoond dat hij geen dergelijk voordeel geniet. Deze vormvereiste moet niet worden vervuld wanneer deze verantwoordingen werden gevoegd bij de aanvraag tot deelning of de offerte. De inschrijver wordt uitgenodigd om in zijn offerte de nodige bewijsstukken te voorzien waarmee kan worden vastgesteld dat hij niet heeft genoten van een voordeel dat van aard is om de normale concurrentievoorwaarden te vervalsen Tijdelijke verenigingen De overhandiging van een offerte vanwege een tijdelijke vereniging is toegestaan. Het offerteformulier in bijlage A van onderhavig bestek wordt ingevuld en ondertekend door alle leden van de tijdelijke vereniging of door één of meerdere 8

9 leden die volgens de regels zijn gemachtigd om alle leden van de tijdelijke vereniging te vertegenwoordigen (het bewijs van die volmacht moet in dat geval worden voorgelegd). Elk lid van de tijdelijke vereniging moet voldoen aan de kwalitatieve selectiecriteria in paragraaf 1.10 hierna. De evaluatie van de financiële en economische draagkracht en van de technische bekwaamheid geschiedt voor de tijdelijke vereniging en niet voor elk van de leden afzonderlijk. Elk lid van de tijdelijke vereniging wordt solidair verantwoordelijk gehouden voor alle verplichtingen die resulteren uit onderhavige opdracht Onderaannemers Voor de praktische uitvoering van de opdracht kan de dienstverlener onderaannemingscontracten afsluiten met derden. Het is wenselijk dat de onderaannemers beschikken over een ISO 9000 certificaat voor de activiteit die aan hen wordt uitbesteed. De namen en adressen van de onderaannemers moeten in het voorstel worden opgenomen, samen met een verklaring over het/de door de onderaannemer(s) geleverde element/elementen. Een beroep op onderaannemers ontheft de dienstverlener niet van zijn verantwoordelijkheden inzake de verwachte prestaties in het kader van de opdracht. De dienstverlener zal verantwoordelijk zijn om aan alle voorwaarden en specificaties van dit bestek te voldoen. Indien er zich op een bepaald moment een wijziging van onderaannemer(s) voordoet, dient de dienstverlener de FOD Financiën hiervan schriftelijk op de hoogte te brengen alvorens deze wijziging toe te passen. Nadien kunnen er geen afwijkingen worden aanvaard, tenzij mits het akkoord van beide partijen. Het feit dat de dienstverlener het geheel of een gedeelte van zijn verbintenissen toevertrouwt aan derden, ontslaat hem niet van zijn verantwoordelijkheid jegens de FOD Financiën. Deze laatste erkent geen enkele contractuele relatie met deze derden. De dienstverlener zal de volle verantwoordelijkheid dragen voor de uitvoering van alle diensten die zijn voorzien in het kader van de opdracht. Elk beroep op onderaannemers zal specifiek worden geïdentificeerd in de offerte van de inschrijver en de inschrijver zal een beschrijving geven van het soort contractuele bepaling dat voor al de betrokken onderaannemers is voorzien. Deze onderaannemers moeten eveneens voldoen aan de kwalitatieve selectiecriteria van paragraaf 1.10 hierna. 1.2 Beschrijving van de opdracht Telefoniediensten zijn nog steeds een onmisbaar gegeven voor een organisatie. Snelle, zekere en eenvoudige bereikbaarheid zijn kenmerkend. De FOD Financiën heeft de laatste jaren heel wat inspanningen geleverd om deze telefoniediensten op een moderne manier in te richten. Waar vaste telefonie in het verleden per gebouw werd ingericht, heeft de FOD een globale 9

10 visie op telefonie ontwikkeld die geldig is voor de hele organisatie. Convergentie en eenvoud zijn daarbij de uitgangspunten. Convergentie betekent dat eenzelfde infrastructuur voor verschillende toepassingen gebruikt kan worden. Voor de vaste telefonie wordt bijvoorbeeld hetzelfde datanetwerk gebruikt als voor de PC s. Dit is mogelijk dankzij de standardisatie van IP, het internet protocol. De eenvoud zorgt ervoor dat een installatie met gebruikers beheersbaar blijft. Alle veranderingen worden op een simpele manier opgevangen. Daar waar mogelijk worden taken geautomatiseerd. Bovendien laat dit veranderingen in schaalgrootte toe: éénmaal of 400 maal 75 is een ander economisch gegeven. Convergentie betekent voorts dat vast en mobiel gebruik nauw bij elkaar dienen aan te sluiten. De vraag naar meer mobiliteit neemt ook binnen de FOD Financiën toe. Een ander soort convergentie is vast te stellen tussen het vervagen in communicatie voor professionele doeleinden en voor persoonlijk gebruik. Recent werd daarom een Deontologische ICT code opgesteld die van toepassing is op alle medewerkers van de FOD Financiën. In het licht van deze ontwikkelingen wenst de FOD Financiën verder te kunnen beschikken over vaste en mobiele telefoniediensten met publieke telecommunicatienetwerken. 1.3 Percelen De opdracht omvat vier percelen. Perceel C, geconvergeerde telefonie: op IP gebaseerde telefonieconvergentie ofwel de synergie realiseren tussen vaste en mobiele telefonie. Perceel V, vaste telefonie: vanop een vast toestel van Financiën bellen naar externe nummers. Perceel M, mobiele telefonie: voor verschillende mobiele gebruikersprofielen toestellen, abonnementen en beheer voorzien, alsook de verbinding maken met de vaste telefonie. Perceel A, andere telefoniediensten: specifieke (klassieke) verbindingen. Gedetailleerde beschrijvingen van de gevraagde diensten zijn terug te vinden in deel III. De inschrijver wordt erop gewezen dat de aanbestedende overheid de intentie heeft hetzij perceel C te gunnen hetzij percelen V en M. Perceel C benadert het best de visie van de FOD Financiën. Daar waar een inschrijver slechts een gedeeltelijke dienstverlening kan aanbieden, wordt hij uitgenodigd dit kenbaar te maken door in te schrijven voor perceel V of perceel M. Bij gebrek aan regelmatige offertes voor hetzij perceel V, hetzij perceel M, worden enkel de regelmatige offertes voor perceel C geëvalueerd. De gunning van perceel A staat los van de keuze hetzij perceel C hetzij percelen V en M te gunnen. 10

11 1.4 Aard van de opdracht De gekozen procedure is die van de algemene offerteaanvraag. Het gaat om een opdracht van diensten. In toepassing van artikel 18 van de Wet van 24 december 1993 betreffende overheidsopdrachten behoudt de aanbestedende overheid zich uitdrukkelijk het recht voor slechts enkele percelen toe te wijzen en eventueel te besluiten de andere op te nemen in één of meer nieuwe opdrachten die desnoods op een andere wijze zullen worden gegund. In overeenstemming met het artikel 17, 2, 2, b) van de Wet van 24 december 1993 betreffende overheidsopdrachten behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om middels een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking gedurende een periode van maximaal drie jaar na het gunnen van de oorspronkelijke opdracht, aan de dienstverlener een opdracht van nieuwe diensten toe te wijzen die bestaan uit een herhaling van gelijkaardige diensten aan de diensten die in onderhavig bestek staan beschreven Varianten Elke inschrijver kan slechts één offerte indienen; varianten zijn niet toegestaan Opties Het aanbieden van vrije opties is niet toegestaan Duurtijd van de opdracht De opdracht heeft een duurtijd van 4 jaar die aanvangt op 1 juli 2010 of vanaf de datum van gunning indien dit na 1 juli 2010 zal gebeuren. Toch kan de aanbestedende overheid op het einde van de eerste, tweede of derde periode van een jaar, een einde stellen aan de opdracht. De betekening van deze beslissing moet met aangetekende brief gericht worden aan de dienstverlener ten laatste vier maand voor de datum van de vervaldag. Deze beëindiging van de opdracht door de aanbestedende overheid kan geen aanleiding geven tot aanspraak op schadevergoeding vanwege de dienstverlener Bestellingen voor andere Federale Overheidsdiensten Andere Federale Overheidsdiensten (FOD s) kunnen bestellingen plaatsen op deze opdracht. De dienstverlener moet voor deze bestellingen dezelfde voorwaarden (prijs, technische oplossingen, termijnen,... ) toepassen als deze die in het kader van onderhavige opdracht worden aangeboden. De beschrijvingen in het bestek zijn algemeen gehouden zodat ze ook toegepast kunnen worden door andere federale overheidsdiensten. 11

12 1.5 Documenten die de opdracht bepalen Wetgeving Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. Bijlage van het voornoemde Koninklijk Besluit van 26 september 1996 of de algemene aannemingsvoorwaarden. Koninklijk Besluit van 14 oktober 1996 betreffende het voorafgaand toezicht en de overdracht van bevoegdheid inzake de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en inzake de toekenning van concessies voor openbare werken op federaal niveau. Alle wijzigingen in voornoemde wetteksten en besluiten die van kracht zijn op de dag van de opening van de offertes Documenten eigen aan de opdracht Het onderhavig bestek. De berichten inzake de opdracht en de berichten van wijziging aangekondigd of gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie, die in het algemeen betrekking hebben op overheidsopdrachten, en de berichten van wijziging betreffende de huidige opdracht, die worden verzonden per individueel aangetekend schrijven of per fax. Deze berichten maken integraal deel uit van de contractvoorwaarden en de inschrijver wordt verondersteld er kennis van te hebben genomen en er rekening mee te hebben gehouden bij de opmaak van zijn offerte. De aangebrachte verduidelijkingen naar aanleiding van de infosessie (gestelde vragen en door de aanbestedende overheid verstrekte antwoorden). Deze aangebrachte verduidelijkingen maken integraal deel uit van de opdrachtvoorwaarden en de inschrijver wordt verondersteld er kennis van te hebben genomen en er rekening mee te hebben gehouden bij de opmaak van zijn offerte Documenten van de inschrijver De offerte van de inschrijver. De verduidelijkingen en verbintenissen die door de FOD Financiën worden aanvaard en die als aanvulling op zijn offerte gelden (met dezelfde referentie) naar aanleiding van vragen en verzoeken om opheldering. 12

13 1.6 Informatiesessie Gezien de complexiteit van de opdracht heeft de aanbestedende overheid besloten om een eenmalige infosessie te organiseren ten behoeve van de inschrijvers. Deze sessie zal plaatsvinden tussen de publicatie van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie en de dag van de opening van de offertes. Na afloop van deze infosessie zal er op geen enkele van de gestelde vragen meer worden geantwoord, dit om alle kandidaat inschrijvers op gelijke voet te behandelen. Deze infosessie zal plaatsvinden op 3 augustus 2009 om 10h00 op het volgend adres: FOD Financiën North Galaxy, Toren C, 5de verdieping Zaal Mandarin Koning Albert II laan Brussel Er zal uitsluitend worden geantwoord op vragen die schriftelijk werden ingediend en dit uiterlijk op 28 juli Deze vragen moeten exclusief worden ingediend via e mail op het adres: tender.telefonie@minfin.fed.be. Alle vragen moeten verplicht de nodige referenties naar dit bestek bevatten, zodat een snel antwoord wordt vergemakkelijkt (bijv. Deel I, pagina 12, paragraaf 1.5.1, punt 4). Gelieve tevens de taal van het door u gebruikte bestek te vermelden (de paginering kan verschillen al naargelang de taal). Tijdens deze infosessie zal er een kort overzicht worden gepresenteerd van het voorwerp van de opdracht. De antwoorden op de tijdig ingediende vragen zullen mondeling worden verstrekt tijdens de infosessie en zullen vervolgens worden gepubliceerd op de internetsite van de FOD Financiën: be/portail2/nl/assignments/index.htm. Aan geïnteresseerde ondernemingen wordt gevraagd om zich voorafgaandelijk bekend te maken via een e mail naar het adres tender.telefonie@minfin. fed.be en om de naam en de functie mee te delen van de perso(o)n(en) die zal (zullen) worden afgevaardigd naar de infosessie. Om organisatorische redenen worden er per geïnteresseerde onderneming maximaal twee personen toegelaten. Indien de geïnteresseerde ondernemingen onvolkomenheden, onduidelijkheden, enz. opmerken in het bestek, worden ze uitgenodigd om dit schriftelijk te laten weten vóór de infosessie, en dit volgens dezelfde modaliteiten als voor het versturen van de vragen. De FOD Financiën hecht bijzonder veel belang aan de gelijke behandeling van de inschrijvers en stelt de specificaties van zijn besteken op in het licht van die bekommernis. Indien een geïnteresseerde firma desondanks meent dat haar kandidatuur wordt uitgesloten of dat haar kansen worden verminderd door bepaalde specificaties uit onderhavig bestek, wordt ze verzocht om dit schriftelijk mee te delen, uiterlijk tijdens de infosessie. Zonodig zal de FOD, indien hij dit noodzakelijk acht, het bestek aanpassen om er rekening mee te houden. 13

14 1.7 Offertes Opmaak van de offerte Algemeen De inschrijver is gehouden het offerteformulier in bijlage A van onderhavig bestek te gebruiken. Indien evenwel andere formulieren worden gebruikt, is hij verplicht om op elk document de overeenstemming te bekrachtigen met het offerteformulier dat bij het bestek is gevoegd (artikel 89 van het K.B. van 8 januari 1996). Met de indiening van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn eigen algemene of bijzondere verkoopvoorwaarden, ook als deze zouden voorkomen op één of meer bijlagen van zijn offerte. De offerte moet worden opgemaakt op papier in drie exemplaren (waarvan één origineel en twee kopieën). Elke offerte en haar bijlagen moeten worden ondertekend door de inschrijver of zijn gevolmachtigde; zoniet wordt de offerte als zijnde onregelmatig verklaard. De inschrijver zal tevens een exemplaar van zijn offerte overhandigen in elektronische vorm (CD ROM). In het exemplaar in elektronische vorm zullen de prijstabellen worden voorgesteld in een apart bestand, naast het bestand met de technische offerte. In geval van afwijkingen tussen de versie op papier en de elektronische versie, zal het originele exemplaar van de versie op papier als geldig worden beschouwd. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of verbeteringen, zowel in de offerte als in haar bijlagen, moeten door de inschrijver of zijn gevolmachtigde worden ondertekend (en niet enkel geparafeerd); zoniet wordt de offerte als onregelmatig beschouwd. De inschrijvers zijn gehouden zich expliciet te verbinden tot het naleven van alle administratieve en contractuele bepalingen van onderhavig bestek. Elk voorbehoud of gebrek aan verbintenis inzake één van deze bepalingen kan leiden tot de onregelmatigheid van de offerte. Geldigheidsduur van de offerte De inschrijvers zijn door hun offerte gebonden gedurende een termijn van 240 kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag die volgt op de datum van de opening van de offertes. Taal van de offerte De offerte en de bijlagen die bij het offerteformulier zijn gevoegd, worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans. De inschrijver moet de taal opgeven die moet worden gebruikt voor de interpretatie van het contract, dat wil zeggen Nederlands of Frans. De documenten met een technische inslag die bij de offerte worden gevoegd, mogen in het Engels zijn opgemaakt, indien er geen vertaling zou bestaan in de taal van de offerte. 14

15 Inhoud van de offerte De offerte moet verplicht de volgende inlichtingen bevatten en de volgende inhoudstafel respecteren: Het offerteformulier in bijlage van onderhavig bestek moet volledig ingevuld en ondertekend zijn. In bijlage 1 : Bevoegdheden van de gevolmachtigden. In bijlage 2 : Uitsluitingscriteria (kwalitatieve selectie). In bijlage 3 : Financiële en economische draagkracht (kwalitatieve selectie). In bijlage 4 : Technische bekwaamheid (kwalitatieve selectie). In bijlage 5 : Technische offerte. In bijlage 6 : Planning (GANTT). In bijlage 7 : Curricula vitae. In bijlage 8 : Andere documenten. De technische offerte mag geen enkele administratieve indicatie of prijsaanduiding bevatten. De inschrijver zal een continue en ononderbroken nummering voorzien voor alle pagina s van zijn offerte en de bijlagen. Elke pagina moet worden geparafeerd. Gevolmachtigden Elke offerte die wordt ingediend door gevolmachtigden, moet vermelden in naam van welke entiteit de gevolmachtigden acteren. De gevolmachtigden voegen bij de offerte een authentieke of onderhandse akte die hen de machtiging verleent, of een kopie van dergelijke akte. Ze kunnen eveneens het nummer vermelden van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de bewuste mandaten werden gepubliceerd Indiening van de offerte Indienen van offertes De offertes worden vóór de opening van de offertes, ofwel elektronisch ingediend via de e tendering applicatie (zie hierna voor meer informatie), ofwel met de post verzonden (een aangetekend schrijven wordt aanbevolen) naar de leidende dienst van de aanbestedende overheid ofwel persoonlijk neergelegd bij deze dienst. De offertes worden aanvaard voor zover de zitting voor de opening van de offertes niet voor geopend is verklaard. Offerte verstuurd via elektronische middelen De elektronische offertes kunnen verstuurd worden via de e tendering internetsite die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 81ter van het K.B. van 8 januari Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per e mail niet aan deze voorwaarden voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan op deze wijze een offerte in te dienen. Onafgezien van eventuele toegestane varianten, mag iedere inschrijver slechts één offerte indienen per opdracht. De offerte moet bij de aanbestedende overheid 15

16 toekomen vóór de uiterste ontvangstdatum van de offertes. De inschrijver kan zijn offerte gedeeltelijk onder de vorm van papier en gedeeltelijk elektronisch versturen, waarbij beide delen één offerte vormen. Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd (artikel 81quinquies van het K.B. van 8 januari 1996). Indien nodig worden de attesten zoals gevraagd in het bestek gescand om ze bij de offerte te voegen. Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende webstek: of via de e procurement helpdesk op het nummer : Offerte die niet elektronisch wordt ingediend De offertes die niet elektronisch worden ingediend, worden in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht: de naam van het bestek: Telefoniediensten. de datum en het uur van de opening van de offertes. Deze omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen: het woord Offerte in de linkerbovenhoek. het adres van de bestemmeling. Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte Indien een inschrijver een reeds opgestuurde of ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, moet dit gebeuren volgens de bepalingen van artikel 105 van het K.B. van 8 januari De wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte kan gebeuren via elektronische middelen die voldoen aan artikel 81ter van het K.B. van 8 januari 1996 of op papier. Om een reeds opgestuurde of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten, op straffe van nietigheid van de offerte nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per telegram, telex of telefax worden medegedeeld voor zover: 1. zij bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens deze de zitting opent, 2. en zij wordt bevestigd per aangetekende brief, afgegeven bij de post ten laatste de dag die aan de zitting voor het openen van de offertes voorafgaat. Deze voorwaarde is niet van toepassing indien elektronische middelen die voldoen aan artikel 81ter van het K.B. van 8 januari 1996 worden gebruikt. Opmerking: Om technische en organisatorische redenen verkiest de aanbestedende overheid dat offertes elektronisch worden ingediend. De keuze ligt natuurlijk steeds bij de inschrijver en zal op geen enkele manier een rol spelen bij de analyse en evaluatie van de offerte. 16

17 1.7.3 Opening van de offertes De openbare zitting waarin de elektronische offertes en de offertes op papier worden geopend zal plaatsvinden op 8 september 2009 om 10h00 op het volgende adres: FOD Financiën North Galaxy, Sokkel, Zaal 2 Koning Albert II laan Brussel 1.8 Prijs Munteenheid Alle in het offerteformulier vermelde prijzen moeten verplicht worden uitgedrukt in EUR Constante prijs per gebruiker De federale overheid wil een transparante prijsvergelijking kunnen uitvoeren van de aangeboden telefoniediensten. Daarom wordt gevraagd het principe van de flat fee te volgen: een vaste prijs per gebruiker per telefoniedienst. Deze prijs wordt bepaald aan de hand van een gedetailleerd kostenmodel. Een herbeoordeling van de prijs zal mogelijk zijn na elk jaar indien de markt of het gemiddelde verkeersprofiel per gebruiker is geëvolueerd. Deze herbeoordeling zal gebeuren op basis van een benchmarkingonderzoek. Hiertoe zal het kostenmodel dusdanig gedetailleerd zijn dat een toetsing aan de hand van verkeersprofielen en marktprijzen mogelijk is. De inschrijver verklaart hoe het model zich aan de marktevolutie conformeert. Een onafhankelijke partij kan door de FOD Financiën verzocht worden om dit onderzoek uit te voeren. Het onderzoek zal peilen naar de prijs dienstverhouding ten aanzien van de bestaande markt. Voorafgaand aan de benchmarking zal de omvang van het onderzoek, de onafhankelijke partij, alsook de onderzoeksplanning door de dienstverlener moeten worden goedgekeurd. Derhalve zullen de besluiten van het onderzoek door beide partijen worden aanvaard Prijsherziening voor de organisatie van de dienstverlening Naast het aanbieden van telefoniediensten wordt ook de organisatie van de dienstverlening gevraagd. De prijzen van deze prestaties worden hoofdzakelijk door de lonen van de medewerkers van de inschrijver bepaald. De regels voor prijsherzieningen van deze diensten zijn de volgende: de prijzen kunnen eenmaal per jaar worden herzien. de dienstverlener vraagt elk jaar de prijsherziening met behulp van een aangetekende brief gericht aan de aanbestedende overheid, ter attentie van: 17

18 FOD Financiën Stafdienst Budget&Beheerscontrole cel ICT North Galaxy, Toren B, 22ste verdieping Koning Albert II laan 33, bus Brussel. de prijsherziening begint: 1. op de verjaardag van de berichtgeving over de gunning van de opdracht als de dienstverlener de revisieaanvraag heeft verstuurd vóór de verjaardag. De prijsherziening is alleen van toepassing op diensten die effectief geleverd zijn na de verjaardag. 2. de eerste dag van de maand volgend op de verzending van de aangetekende brief als de dienstverlener een of meerdere verjaardagen heeft laten voorbijgaan. De prijsherziening is alleen van toepassing op de diensten die effectief geleverd zijn na de eerste dag van de hierboven vermelde maand (opgelet: de dienstverlener moet een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van prestaties die gerealiseerd zijn na de volgende verjaardag). de prijsherziening wordt berekend met behulp van de volgende formule: P = P 0 (0, 8 S/S 0 + 0, 2) met: P = de herziene prijs; P 0 = de aanvankelijke prijs; S 0 = loonindex van AGORIA nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, voor de contracten vanaf 11/7/1981, van kracht in de maand die voorafgaat aan de opening van de offertes (uitsluitend voor de Belgische dienstverleners, de buitenlandse dienstverleners moeten een analoge index voorstellen); S = zoals S 0 hierboven, maar van kracht in de maand die voorafgaat aan de kennisgeving van de prijsherziening. Voor de indexen, zie: De prijzen van de diensten die later worden besteld kunnen worden herzien. De herziening volgt de bovenstaande regels. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor de prijzen te herzien in het geval van een dalende index. De herziening volgt de bovenstaande regels, waarbij de aangetekende brief van de aanbestedende overheid komt Clausule van meest begunstigde klant De inschrijvers (en dus ook de dienstverleners na de gunning van de opdracht) verbinden zich er tegenover de FOD Financiën toe om op elk moment de prijsvoorwaarden van hun meest begunstigde klant in België te bieden, en dit voor alle prestaties, producten en diensten die ze aan de FOD Financiën zullen leveren in het kader van onderhavige opdracht. De inschrijvers garanderen concurrentiële prijzen en diensten ten aanzien van het marktaanbod. De federale overheid behoudt zich het recht om gedurende de looptijd van het contract een benchmarking studie te doen die de verhouding prijs/diensten evalueert ten opzichte van de markt. Voor de aanvang van 18

19 de studie zal de dienstverlener de omvang, de planning en de uitvoerder van de studie goedkeuren. Derhalve zullen de conclusies van de studie door beide partijen aanvaard worden Technologische evolutie Gezien de voortdurende ontwikkelingen binnen de telefonie en datatechnologieën heeft de dienstverlener de verplichting om de federale overheid in te lichten over een technologische evolutie van de software, de mobiele communicatie en telefonie diensten betreffende performantie en/of functies. Indien een technologische evolutie plaatsvindt voor de afloop van de opdracht, zal de dienstverlener een vervanging voorstellen zonder bijkomende kosten. In dit geval is de aanbestedende overheid vrij het voorstel aan te nemen of te weigeren. 1.9 Procedure voor gunning van de opdracht Enkel de offertes van de inschrijvers die hebben voldaan aan de kwalitatieve selectiecriteria worden in overweging genomen om deel te nemen aan de vergelijking van de offertes op basis van de gunningscriteria, die zijn hernomen in punt 1.12 van onderhavig bestek. Die offertes dienen echter regelmatig bevonden te zijn op administratief en technisch vlak Kwalitatieve selectie De inschrijvers worden beoordeeld op basis van de volgende selectiecriteria Uitsluitingscriteria Administratieve vereenvoudiging Door eenvoudig deel te nemen aan de procedure tot gunning van een overheidsopdracht verklaart de inschrijver dat hij zich niet in een van de uitsluitingsgevallen bevindt als bedoeld in artikel 69 van het K.B. van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. De aanbestedende overheid onderzoekt de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord in hoofde van de inschrijver wiens offerte als beste gerangschikt is. Daartoe vraagt zij de betrokken inschrijver via de snelste middelen en binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te leveren die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan, en dat vóór elke beslissing over de gunning van de opdracht. Deze inlichtingen zullen echter door de aanbestedende overheid zelf via elektronische middelen bij de gegevensbeheerders worden opgevraagd, indien deze via deze middelen kosteloos toegankelijk zijn. Een inschrijver kan van de deelname aan een opdracht worden uitgesloten indien bij dit nazicht zou blijken dat de verklaring op erewoord niet overeenstemt met zijn persoonlijke toestand op de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming bij beperkte procedure of onderhandelingsprocedure met bekendmaking of op de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes bij een openbare procedure. Een regularisatie a posteriori is hoe dan 19

20 ook onmogelijk. Een dergelijke uitsluiting is eveneens mogelijk indien tijdens het verloop van de procedure zou blijken dat de persoonlijke toestand van de kandidaat of van de inschrijver niet meer in overeenstemming is met de verklaring op erewoord. In deze beide hypothesen maakt de aanbestedende overheid een gecorrigeerde rangschikking op, rekening houdend met de mogelijke weerslag van het verwijderen van de aanvraag tot deelneming of de offerte van de uitgesloten kandidaat of inschrijver, met name ingeval van toepassing van de bepalingen betreffende het natrekken van abnormale prijzen van artikel 110, 4, van het K.B. van 8 januari De aanbestedende overheid zal de opdracht vervolgens kunnen gunnen aan de inschrijver wiens offerte onmiddellijk na deze van de uitgesloten inschrijver is gerangschikt, na ten aanzien van hem eveneens deze bepalingen te hebben toegepast. Eerste uitsluitingscriterium (inzake sociale zekerheid) 1. De Belgische inschrijver die personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de Wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders, moet vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes in regel zijn met met de bijdragen in het kader van de sociale zekerheid. De aanbestedende overheid zal die informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket. Is in regel met de toepassing van onderhavig artikel, de inschrijver die volgens de stand van zaken uiterlijk op de dag vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid alle vereiste aangiften heeft overgemaakt tot en met de aangiften betreffende het voorlaatste trimester dat is verstreken ten opzichte van de limietdatum voor de ontvangst van de offertes en voor de bedoelde aangiften geen achterstallige bijdragen voor een bedrag van meer dan EUR is verschuldigd, tenzij hij voor de bewuste schulden betalingstermijnen heeft verkregen die hij strikt naleeft. Maar ook al ligt het achterstallige bedrag aan bijdragen hoger dan EUR, toch zal de inschrijver als zijnde in regel worden beschouwd indien hij vóór de beslissing om de opdracht toe te wijzen, kan aantonen dat hij op de dag waarop het attest zijn situatie vaststelt, tegenover een aanbestedende overheid in de zin van artikel 4, 1 en 2, 1 tot en met 8 en 10 van de Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten, of tegenover een publieke onderneming in de zin van artikel 26 van dezelfde wet, één of meer gegarandeerde, invorderbare schuldvorderingen bezit die vrij zijn van elke verbintenis tegenover derden, en dit voor een bedrag dat, op EUR na, minstens gelijk is aan het bedrag waarvoor hij te laat is met de betaling van zijn bijdragen. 2. De buitenlandse inschrijver moet volgende zaken bij zijn offerte voegen of aan de aanbestedende overheid voorleggen vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: een attest, afgegeven door de bevoegde overheid, dat bevestigt dat hij volgens de stand van zaken uiterlijk op de dag vóór de limietdatum voor 20

21 de ontvangst van de offertes, op die datum in regel is met zijn verplichtingen aangaande de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. Wanneer een dergelijk document niet wordt afgegeven in het betrokken land, kan het worden vervangen door een verklaring onder ede of door een plechtige verklaring die door de geïnteresseerde partij is afgelegd voor een gerechtelijke of administratieve autoriteit, een notaris of een gekwalificeerde professionele instelling van het bewuste land. een attest in overeenstemming met voorgaand punt 1. indien hij personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de Wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders. 3. De aanbestedende overheid kan in eender welk stadium van de procedure en via alle middelen die ze nuttig acht informeren naar de situatie van elke inschrijver inzake de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid. Tweede uitsluitingscriterium (inzake faling) De inschrijver mag zich niet in één van de volgende situaties bevinden: 1. zich bevinden in een staat van faillissement of vereffening, zijn activiteiten hebben stopgezet of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of zich bevinden in elke andere vergelijkbare situatie die het resultaat is van een soortgelijke procedure die in de nationale wet en regelgeving voorkomt; 2. een faillissementsverklaring hebben ingediend, een vereffeningsprocedure hebben opgestart of een gerechtelijk akkoord hebben aangevraagd of een soortgelijke procedure hebben lopen die in de nationale wet en regelgeving voorkomt. Voor de Belgische inschrijvers zal de aanbestedende overheid die informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket. Voor buitenlandse inschrijvers moet het attest afkomstig zijn van de bevoegde administratieve instelling van het betrokken land; bij gebrek daaraan moet de inschrijver een verklaring op erewoord verstrekken, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit. Derde uitsluitingscriterium (inzake belastingen) De inschrijver moet zijn verplichtingen inzake de directe belastingen en de BTW zijn nagekomen. De Belgische inschrijver moet bij zijn offerte een recent (maximaal 6 maanden oud, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) attest 276C2 van de Administratie der Directe Belastingen voegen, en een recent (maximaal 6 maanden oud, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) attest van de BTW administratie waaronder hij valt, waaruit blijkt dat hij zijn verplichtingen tegenover voornoemde administraties is nagekomen. De buitenlandse inschrijver moet bij zijn offerte een of meer recente attesten voegen (maximaal 6 maanden oud, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) van de administratie(s) die in zijn land bevoegd is/zijn voor de inning van de directe belastingen en de BTW (of de taksen die in zijn land 21

22 de BTW vervangen), waaruit blijkt dat hij zijn verplichtingen tegenover voornoemde administratie(s) is nagekomen. Indien dergelijk(e) attest(en) niet wordt/worden afgegeven in zijn land, is het voldoende dat hij een verklaring op erewoord bijvoegt, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit van zijn land. Vierde uitsluitingscriterium (inzake veroordelingen) In welk stadium dan ook van de procedure wordt uitgesloten van toegang tot deze opdracht, die dienstverlener die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor het volgende, en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft: 1. deelneming aan een criminele organisatie zoals dit gedefinieerd wordt in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2. omkoping zoals gedefinieerd in artikel 246 van het Strafwetboek; 3. fraude in de zin van artikel 1 van de Overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen, goedgekeurd bij de Wet van 17 februari 2002; 4. het witwassen van geld zoals gedefinieerd in artikel 3 van de Wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Met het oog op de toepassing van onderhavige paragraaf kan de aanbestedende overheid, indien zij de persoonlijke situatie van een dienstverlener in vraag stelt, zich richten tot de bevoegde autoriteiten in België of in het buitenland om die informatie te bekomen die zij hiertoe noodzakelijk acht. Vijfde uitsluitingscriterium (inzake ernstige fouten) In overeenstemming met artikel 69, 2, 4 van het K.B. van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten zal de inschrijver die op professioneel vlak een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die aannemelijk wordt geacht door de aanbestedende overheid, niet in aanmerking genomen worden voor de selectie. Deze uitsluiting kan worden afgekondigd in eender welk stadium waarin de procedure zich bevindt. In dit opzicht verbindt de inschrijver zich er door middel van de ondertekening van zijn offerte toe om de normen te respecteren die worden gedefinieerd in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO, en in het bijzonder: 1. het verbod op dwangarbeid (conventie 29 (1930) over de dwangarbeid of de verplichte arbeid en conventie 105 (1957) over de afschaffing van de dwangarbeid); 2. het recht op vakbondsvrijheid (conventie 87 (1948) over de syndicale vrijheid en de bescherming van het syndicaal recht); 3. het recht op organisatie en collectieve onderhandelingen (conventie 98 (1949) over het recht op organisatie en collectieve onderhandelingen); 4. het verbod op elke discriminatie inzake arbeid en loon (conventie 100 (1951) over de gelijkheid van loon en conventie 111 (1958) over de discriminatie (aanwerving, arbeidsvoorwaarden)); 22

23 5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (conventie 138 (1973) over de minimumleeftijd), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (conventie 182 (1999) over de ergste vormen van kinderarbeid). Het niet respecteren van de voormelde conventies zal bijgevolg worden beschouwd als een zware professionele fout in de zin van artikel 69, 2, 4 van het K.B. van 8 januari De voorgaande bepalingen zijn van toepassing ongeacht de andere bepalingen die zijn voorzien in artikel 69 van voormeld K.B Selectiecriteria betreffende de financiële en economische draagkracht van de inschrijver De inschrijver zal bij zijn offerte een verklaring voegen betreffende de omzet met betrekking tot het voorwerp van onderhavige opdracht gedurende de drie laatste boekjaren Selectiecriteria betreffende de technische bekwaamheid van de inschrijver Eerste technisch bekwaamheidscriterium (inzake referenties) De inschrijver moet bij zijn offerte een lijst toevoegen van de belangrijkste diensten die de afgelopen drie jaar door hem zijn verleend, evenals van vergelijkbare projecten die hij in dezelfde periode heeft uitgevoerd, onder vermelding van de publiek of privaatrechtelijke opdrachtgevers. Als het gaat om diensten die aan overheden zijn verleend, moet de verantwoording worden geleverd door getuigschriften die door de bevoegde autoriteit zijn afgegeven of medeondertekend. Als het gaat om diensten die aan privé personen zijn verleend, moeten de prestaties door hen worden gecertificeerd of moet bij ontstentenis daarvan worden verklaard dat deze door de inschrijver zijn uitgevoerd. De inschrijver moet een lijst met referentiesites indienen en voor elke referentiesite de datum, het totaalbedrag van de opdracht en de gegevens van een contactpersoon binnen de vennootschap of de organisatie opgeven. Het gebruik van het model in bijlage E is vereist voor de opgave van referenties. Tweede technisch bekwaamheidscriterium (inzake kwaliteitsborging) De inschrijver moet aangeven hoe hij de kwaliteit van zijn producten en diensten waarborgt. Hij moet beschrijven welk systeem hij gebruikt om zijn processen te beheren en wat hij doet om aan de eisen van zijn klanten te voldoen en om de vigerende voorschriften na te leven (bijvoorbeeld via een ISO 9000 certificaat). Derde technisch bekwaamheidscriterium (inzake onderaannemers) De inschrijver zal melding maken van elk beroep op onderaanneming met aanduiding van het gedeelte van de opdracht dat zal worden uitbesteed, naast de naam van de onderaannemers in kwestie. 23