Jaarstukken Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 1

Transcriptie

1 Jaarstukken 2012 Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 1

2 Inhoudsopgave 1. Jaarverslag Programmaverantwoording Programma Bedrijfsvoering Programma Producten & Diensten Algemene dekkingsmiddelen Paragrafen Weerstandsvermogen Onderhoud kapitaalgoederen Financiering Bedrijfsvoering Verbonden partijen Rechtmatigheid Jaarrekening Balans (vóór resultaatbestemming) Programmarekening Toelichtingen Kasstroomoverzicht Grondslagen voor presentatie, waardering en resultaatbepaling Toelichting op de balans Toelichting op de programmarekening Incidentele baten en lasten Controleverklaring van de onafhankelijke accountant 53 Bijlagen 50 I Overzicht van aanwinsten en verliezen II Overzicht van gereedgekomen archiefinventarissen en plaatsingslijsten 53 III Overzicht publicaties van medewerkers 55 IV Overzicht Bestuurs- en redactielidmaatschappen 57 Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 2

3 1. Jaarverslag Hierbij bieden wij u de jaarstukken aan van het Historisch Centrum Overijssel De jaarstukken bestaan uit het jaarverslag en de jaarrekening over In het jaarverslag (1) is de programmaverantwoording opgenomen. Deze biedt per programma inzicht in de realisatie van de doelstellingen, de wijze waarop deze zijn behaald en de daarmee samenhangende baten en lasten. In de zogeheten paragrafen (1.2) wordt ingegaan op de verplichte items weerstandsvermogen, onderhoud kapitaalgoederen, financiering, bedrijfsvoering, verbonden partijen en rechtmatigheid. De jaarrekening (2) is het financiële gedeelte en bestaat uit de balans per 31 december 2012 (2.1) (vóór resultaatbestemming), de programmarekening over 2012(2.2), alsmede toelichting op beide stukken (2.3). In de programmarekening worden de gerealiseerde baten en lasten per programma gepresenteerd. Tevens vindt u het overzicht van de gerealiseerde algemene dekkingsmiddelen, van het gerealiseerde resultaat vóór bestemming, de toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves en het gerealiseerde resultaat ná bestemming. Tenslotte treft u de controleverklaring van de onafhankelijke accountant (2.4) en nog enkele bijlagen. Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 3

4 1.1. Programmaverantwoording Managementsamenvatting Het was een bijzonder jaar voor het Historisch Centrum Overijssel. Aan de ene kant weer volop projecten en resultaten en aan de andere kant een stevige bezuiniging met personele gevolgen. Ondanks de bezuinigingen kan 2012 voor het HCO qua resultaten een goed jaar genoemd worden. Alle publieksactiviteiten worden in het externe publieksjaarverslag, dat in februari is verspreid, verantwoord. Een paar punten worden hier aangestipt. De projecten over onze nieuwe Overijsselaars; over de Molukse gemeenschap in Zwolle, de Turkse gemeenschap in Zwolle en de Syrisch orthodoxe christenen in Twente hebben aangetoond dat de geschiedenis van nieuwkomers ook onderdeel is geworden van de Overijsselse geschiedenis. De publicaties die over deze nieuwe Overijsselaars zijn verschenen, geven een prachtig inzicht in de komst en de inbedding van deze mensen in de Overijsselse maatschappij. Het tweede project is MijnBuurtMijnVerhaal als onderdeel van ons bredere programma MijnStadMijnDorp. Een project over Westenholte, Voorst en Frankhuis voor en door bewoners in de wijken zelf. Een enorm succes mede ook dankzij de inspirerende samenwerking met woonzorgcentrum Driezorg. Het project was een pilot dat zeker vervolg krijgt op verschillende plaatsen in Overijssel. Ook was onze educatieve tentoonstelling over de Tweede Wereldoorlog weer een groot succes. De Waanderslezingen hebben inmiddels een vaste plaats in de programmering, evenals de historische avonden. De verrijdbare stellingen die al in het vorige jaarverslag zijn aangekondigd, zijn nog niet gerealiseerd. Hopelijk zal de realisatie in 2014 dan toch eindelijk gereed zijn, want inmiddels is de wachtrij van over te brengen archief al aanzienlijk. De jaarrekening sluit met een positief saldo van , dankzij inverdienmogelijkheden op subsidies, in het bijzonder de van de provincie Overijssel. Voor een nadere financiële toelichting verwijs ik hier naar de toelichting op de jaarrekening. Politiek bestuurlijk was ook 2012 een turbulent jaar. Met name het proces rond de totstandkoming van de cultuurnota van de provincie Overijssel is teleurstellend verlopen. Door een amendement in de Provinciale Staten werd het HCO als kenniscentrum voor streekcultuur en taal uit de nota geschrapt. Dit heeft ertoe geleid dat het HCO geen extra structurele middelen vanuit de provinciale middelen heeft gekregen. Dit leidde tot onmiddellijke bezuinigingen om de begroting 2013 sluitend te kunnen maken. Van zes medewerkers is afscheid genomen, waarvan twee medewerkers met de pensioengerechtigde leeftijd. Aan het einde van het verslagjaar waren de meeste taken herverdeeld. De bezuinigingen hebben gevolgen gehad voor de openingstijden. De studiezaal en de expositieruimte zijn minder open. Op het gebied van het verstrekken van inlichtingen zijn taken verschoven waardoor er minder toegankelijk kan worden gemaakt. Materiële budgetten zijn verdwenen waardoor het opstarten van nieuwe projecten moeilijker zal zijn, doordat veel subsidieregelingen inmiddels uitgaan van het matchingsprincipe. Dat wil zeggen dat een organisatie zelf geld in moet leggen als voorwaarde om subsidie te verkrijgen. Tenslotte is educatie als speerpunt geschrapt. Het HCO zal wel proberen educatieve activiteiten te blijven aanbieden maar dat kan uitsluitend nog op volledig kostendekkende basis. Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 4

5 Programma Bedrijfsvoering Dit programma beoogt met de beschikbare bedrijfsmiddelen de realisatie van de producten en diensten mogelijk te maken. Wat hebben we daarvoor gedaan? 1. ARBO/BHV/Preventie ARBO De ARBO-werkgroep is 2 x bij elkaar geweest. Deze bestaat uit 4 leden (een OR-lid, de preventiemedewerker, een medewerker facilitaire dienst, en het hoofd Bedrijfsvoering). Vanuit de ARBO-werkgroep worden ARBOgerelateerde zaken op hoofdlijnen besproken. De uitvoering ligt bij de preventiemedewerker, de facilitaire dienst of bij de afdeling bedrijfsvoering. Dit heeft geleid tot: Meerjarenplan Operationeel jaarplan 2013 BHV In het najaar heeft de BHV-ploeg een ontruimingsoefening gehouden. De evaluatie door het BHV-team gaf aan dat het een goede ontruiming was. Met een 3-tal aandachtpunten, nl: Verscheidenheid aan hesjes, Communicatie tussen hoofd BHV en ontruimers, Volledigheid van de EHBO-koffers. Er is uniformiteit doorgevoerd met betrekking tot de hesjes. Facilitaire dienst controleert de EHBO-koffers op verbreken van de zegel en vult het ontbrekende weer aan. Ten aanzien van de communicatie wordt er bij de eerstvolgende ontruimingsoefening getest met portofoons. Preventie In het kader van preventie zijn er 2 bureaus aangeschaft welke de mogelijkheid bieden om staand te werken. Ook zijn er enkele lichtwerende schermen geplaats in verband met lichtval op het beeldscherm. 2. Ziekteverzuim Het ziekteverzuimpercentage is uitgekomen op 6,28 % (2011 => 6,12%). Ten opzichte van 2011 een lichte stijging van 0,16%. De meldingsfrequentie is gedaald van 1,21 naar 0,88. Deze daling geeft aan dat in 2012 minder verzuimmeldingen zijn gedaan dan het jaar daarvoor (1,21). In vergelijking met de cijfers van 2011 is in 2012 is het aantal verzuimmeldingen gedaald en het verzuimpercentage ongeveer gelijk gebleven. Dit geeft weer dat minder mensen zich ziek hebben gemeld en dat het verzuim langduriger is geweest. Dit is vooral te wijten aan een aantal langdurig zieken. Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 5

6 Gelukkig zijn 2 langverzuimers in de 2 e helft van 2012 gereïntegreerd en weer volledig aan de slag. Een ander is eind 2012 voorzichtig begonnen met reïntegreren. Bij het SMT (4 x per jaar) worden de verzuimcijfers besproken met de bedrijfsarts van Arbo Vitale en waar het kan, wordt actie ondernomen. Het verzuimpercentage en de meldingsfrequentie zijn een belangrijk aandachtspunt. 4. Output tijdschrijven Hieronder zijn in enkele tabellen en grafieken de urenverantwoording op hoofdcategorieën weergegeven over 2012 en de drie voorafgaande jaren. De grafiek 2012 is tot stand gekomen op basis van 95% % van de uren (in 2011, 2010 en 2009 waren respectievelijk 79%, 88 % en 91,55% van de uren verantwoord). Categorie Verlof ziekte, ed 30 % 14 % 19 % 18 % Bedrijfsvoering 21 % 33 % 30 % 29 % Zakelijke dienstverl. 1 % 1 % 2 % 3 % Coll. beheer behoud 7 % 6 % 6 % 8 % Collectie vorming 2 % 3 % 2 % 3 % Collectie toegankelijk 9 % 12 % 13 % 9 % Presentatie 26 % 27 % 26 % 28 % Educatie 3 % 4 % 2 % 2 % Door een aantal factoren zijn er verschuivingen in de percentages, namelijk: Stringentere eis van verlof opnemen en restricties voor meenemen naar Vertrek van een aantal collega s die hun volledig tegoed aan verlof voor vertrek genoten hebben. Daarnaast zijn er meer uren verantwoord dan voorgaande jaren (95%). De groepen ziekte/verlof, bedrijfsvoering en presentaties liggen boven de 20 %. Met hun drieën vertegenwoordigen zij al 77 % van alle tijd. Het percentage ten behoeve van de zakelijke dienstverlening blijft laag, evenals de opbrengsten. De educatieve uren zijn na een verdubbeling in 2011 gedaald met 1 procent naar 3 %, toch zo n netto 1650 uur. De globale jaarlijkse verdeling is goed vergelijkbaar. Opvallend is de dalende tendens bij de zakelijke dienstverlening 3, 2 en tenslotte 1 %. De hoeveelheid uren daalt, evenals de inkomstenstroom van zakelijke Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 6

7 opdrachten. Minder zakelijke dienstverleningsopdrachten betekent dat het aantal besteedde uren afneemt met als gevolg een daling in de inkomsten. 5. Saldo baten en lasten De realisatie 2012 op het programma Bedrijfsvoering geeft een voordelig saldo van ca HCO heeft ca aan loonkosten kunnen doorbelasten aan projecten. Daarnaast ontving HCO van rijk de index 2012 ad Deze was in de begroting 2012 niet meegenomen. Afschrijvingen en huisvestingskosten zijn nagenoeg gelijk aan de begroting gebleven. HCO heeft in de organisatiekosten een aantal posten kunnen financieren met subsidiegelden. De ontwikkelingskosten zijn door projectgelden van de provincie Overijssel gefinancierd. Exploitatie van het platform MSMD werd mede gefinancierd uit de bijdrage van de provincie. Wat heeft het gekost? Programma Bedrijfsvoering Realisatie Begroting Realisatie Baten Lasten Resultaat vóór bestemming Toevoeging/onttrekking aan reserves Resultaat ná bestemming Het resultaat 2012 voor het programma bedrijfsvoering is positief. Het resultaat bedraagt Ten opzichte van de begroting is het positieve resultaat vergroot van naar Een verbetering met ca Door lonen door te belasten naar extern gefinancierde projecten in het programma producten en diensten en een tweetal exploitatieposten mede gefinancierd kon worden door projectgelden is er een goed resultaat neergezet. Evaluatie rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid Het bestuur komt 4 keer per jaar bijeen; begrotingen, jaarbericht, financiële voortgang, convenanten, mogelijke samenwerking, organisatie en belangrijke projecten worden besproken. In de bijeenkomsten van juni, september en december wordt het bestuur op de hoogte gebracht over de financiële stand van zaken en het te verwachten eindejaarsaldo. Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 7

8 Programma Producten & Diensten De doelstelling van dit programma is de uitvoering van de door de Archiefwet 1995 opgedragen taken, alsmede het realiseren van de cultuurhistorische missie van het Historisch Centrum Overijssel; Wij presenteren met enthousiasme de geschiedenis van Overijssel en ondersteunen onderzoek voor jong en oud. Na een presentatie van de kengetallen vindt u de inhoudelijke toelichtingen. Allereerst ten aanzien van de archiefwettelijke taak het in goede, geordende en toegankelijke staat beheren van de collecties en het beschikbaar stellen van archiefbescheiden aan klanten. Kengetallen Collectiebeheer en behoud Aantal meters verpakken m 650 m 150 m % van de tijd voldoen aan depothygiëne 99% 99% 99% 99% Aantal extern verstrekte adviezen(betalend/gratis). 0/ Collectievorming Aantal verworven collecties Aantal meters verworven collecties m 45 m 718 m Aantal verworven films Aantal verworven beeldmateriaal st Collectie is toegankelijk Aantal toegangen produceren Aantal meters toegankelijk maken Aantal nieuwe data aan databases op internet BS tbv Genlias Percelen tbv Kadastrale Atlas Gereed gereed Aantal documenten/foto s/etc. digitaliseren Presentaties Bezoeken studiezaal Bezoeken exposities Bezoeken expositie Moderne Devotie # Bezoeken lezingen, etc Bezoeken HCO-websites Educatie Aantal scholen; ontvangen(extern bereikt) ( 34) 50 ( 72) Aantal leerlingen extern bereikt(dir./indir.) Aantal leerlingen HCO Aantal leerlingen t.b.v. tentoonstellingen Zakelijke dienstverlening Aantal projecten # Externe locatie Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 8

9 Wat hebben we gedaan? COLLECTIEBEHEER EN - BEHOUD De Archiefwet 1995 verplicht het HCO tot bewaring van de haar toevertrouwde archieven en collecties in materieel goede en geordende staat. De materiële verzorging dient zodanig te zijn, dat raadpleging van de informatiedragers en de daarop vastgelegde informatie nu én in de toekomst verzekerd blijft voor recht- en bewijszoekenden en historische onderzoekers. Het HCO kiest daarbij primair voor passieve conservering. Door goede bewaaromstandigheden en de juiste omgang met de stukken moet schade aan de documenten maximaal worden voorkomen. Eensdeels betekent dit opslag in depots die voldoen aan de wettelijk eisen van klimaat, beveiliging tegen brand- en diefstal, wering van uv-licht et cetera. Anderdeels wordt elk jaar een behoudsplan uitgevoerd, gericht op het schoon houden van de depots en de genormeerde verpakking en berging van archieven en collecties. In 2012 is 223 strekkende meter archief (her)verpakt en geëtiketteerd en enkele duizenden kaarten en tekeningen. Vanuit de lumpsum van het rijk wordt jaarlijks een deel geoormerkt voor behoud ( ). Verpakte archieven: Naam Archief meters Architect Meijerink 184,5 Tesselschade Arbeid Adelt 1,2 Parochie St. Willibrordus 5,0 Stichting woonwagenwerk 3,5 Vereniging voor Christelijk Onderwijs 2,5 Landgoed de Scheere Gramsbergen 0,5 Gemeente Ommen 1,0 Doopsgezinde Gemeente 2,5 Documentatie Collectie WO II 2,5 Nederlands Israëlitisch gemeente 0,5 Pieter van der Staak 3,5 Collectie Zwolsche Courant Kalenders 2,5 Uitgeversmaatschappij Tjeenk Willink 8,0 Familie van Dedem 5,0 Met ingang van 1 januari 2013 worden in het vervolg alle directe kosten en directe uren die gemaakt worden ten behoeve van Collectie Beheer en behoud ook doorgerekend. Bovendien zal een kostenverdeelstaat bij begroting en jaarrekening meer inzicht geven in de jaarlijkse directe en indirecte kosten. Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 9

10 COLLECTIEVORMING Toezicht De directeur van het Historische Centrum Overijssel (HCO) is op grond van artikel 32 van de Archiefwet 1995 belast met het toezicht op het beheer van de nog niet overgedragen archiefbescheiden van de gemeente Zwolle. In 2012 heeft het HCO tevens de gemeentelijke archiefinspectie in Deventer en in Kampen uitgevoerd, zoals vastgelegd in de samenwerkingsconvenanten tussen het HCO en de beide gemeenten. Met de gemeenten Olst- Wijhe, Enschede-Losser en Hardenberg-Ommen zijn besprekingen gevoerd over de mogelijkheid om dienstverleningsovereenkomsten archiefinspectie af te sluiten. Deze ontwikkeling past in het streven van de Provincie Overijssel om (het toezicht op) archiefzorg en archiefbeheer bij gemeenten te versterken. Gedurende het verslag jaar zijn de navolgende activiteiten uitgevoerd. Archiefinspectie gemeente Zwolle Bij de gemeente Zwolle heeft in 2012 geen formele archiefinspectie plaatsgevonden. Wel werden reguliere werkbezoeken gebracht. Tijdens deze bezoeken werd gesproken over de organisatorische veranderingen op de afdeling DIV, de betrokkenheid bij de Overijsselse Coalitie Digitale Duurzaamheid in het kader van de ontwikkeling van e-depotvoorzieningen in Overijssel, de vervaardiging van een Handboek Substitutie én de gehouden impactanalyses van de analoge bestanden bij de Eenheden van de gemeente Zwolle. Overleg werd gevoerd over het plan van aanpak en bestek in het kader van de digitalisering van het cliëntenarchief van de Eenheid Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Aanbevelingen tot verbetering werden gegeven. Na scanning zijn de documenten te raadplegen in het DMS-Corsa. Voor de vernietiging van de fysieke dossiers zal in 2013 een aanvraag worden ingediend. Tevens werd aangedrongen op de vervaardiging van een generiek handboek Substitutie, zodat niet steeds per werkproces de kaders en normen hoeven te worden bepaald. Hiervoor zal in 2013 een projectorganisatie worden opgezet. Gedurende het verslagjaar werden tevens diverse verzoeken tot vernietiging van gemeentelijke archiefbescheiden afgehandeld. In totaal werd ruim 150,5m1 archief vernietigd. Er werden geen archieven aan het HCO overgedragen. Archiefinspectie gemeente Deventer Rodin is een referentiekader voor de opbouw van digitaal informatiebeheer, in 2010 ontwikkeld door LOPAI en WGA. In overleg met de gemeente Deventer, de gemeentearchivaris en de provinciaal archiefinspecteur werden voorbereidingen getroffen om RODIN te gebruiken als kader voor de archiefwettelijke toetsing van digitale systemen. Wegens andere prioriteiten kon echter in 2012 geen toetsing van de digitale systemen Meridio en Mozard plaatsvinden. Medio 2012 werd een bijeenkomst bijgewoond van de Overijsselse Coalitie Digitale Duurzaamheid Op uitnodiging van het Historisch Centrum Overijssel te Zwolle kwamen DIV-medewerkers van een aantal Overijsselse gemeenten bijeen om te praten over de ontwikkelingen met betrekking tot de digitale duurzaamheid c.q. de realisatie van e-depotvoorzieningen in Overijssel én de veranderende wetgeving m.b.t. het interbestuurlijk toezicht, toegespitst op versterking van het horizontaal toezicht op de gemeentelijke informatiehuishouding. Er werd in de maanden november en december 2012 een facetinspectie uitgevoerd met betrekking tot de informatiehuishouding van de zogenaamde Verbonden Partijen. De inspectie bestond uit literatuur- en archiefonderzoek, alsmede de bespreking van een specifieke vragenlijst met betrokken ambtenaren. De noodzaak van deze facetinspectie lag in het Rekenkamerrapport Beter Verbinden uit Doel van het onderzoek was te achterhalen welke verbeterslagen in het beheer van dossiers van deze Verbonden Partijen gemaakt dienen te worden. De rapportage zal in 2013 verschijnen. Door mw. drs. F.W.J. van de Berg (HCO) werd in dezelfde periode een tweede facetinspectie verricht. Dit betrof een onderzoek naar de formele afspraken tussen het SAB en ICT-Saxion over het beheer van digitaal historisch archiefmateriaal van het SAB. Specifiek moest worden onderzocht hoe de houdbaarheid (duurzaamheid) van deze digitale bestanden voor de middellange en lange termijn kan worden geregeld. De rapportage zal in 2013 verschijnen. Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 10

11 Gedurende het verslagjaar werden vijf verzoeken tot vernietiging van gemeentelijke archiefbescheiden afgehandeld. In totaal werd ruim 297,5 m1 archief vernietigd. Er werden geen archieven aan het SAB overgedragen. Archiefbewerking In het verlengde van de toezichtwerkzaamheden werd met enthousiasme door drie vrijwilligers gewerkt aan het nader toegankelijk maken van de archieven van de Stichting IJssellandschap en haar rechtsvoorgangers. De werkzaamheden worden uitgevoerd op de zolder van de havezate de Haere in Olst. Als meewerkende voormannen zijn de heren De Beer (SAB) en Seekles (HCO) bij dit project betrokken. Inmiddels worden grote vorderingen gemaakt. Een concept-toegang is vervaardigd. De verwachting is dat het project in 2014 kan worden afgerond. Archiefinspectie gemeente Kampen Op grond van de dienstverleningsovereenkomst archiefinspectie werd een begin gemaakt met het uitvoeren van archiefinspecties bij vier gemeentelijke diensten op locaties in de stad, te weten het Stedelijk Museum, de Stadsgehoorzaal, de Brandweer en het team Civiele Werken. In oktober waren vragenlijsten uitgezet, die in december met de betrokkenen werden besproken. De rapportage zal in 2013 worden uitgebracht. Het vervaardigen van een handboek Substitutie is door de afdeling DIV in voorbereiding genomen. Er is een ambtelijke werkgroep gevormd, die in het verslagjaar tweemaal bijeen is geweest. Een eerste versie van het Handboek werd inhoudelijk besproken. Afronding en vaststelling van het Handboek staat gepland voor De inventarisatie van het archief van de NV. Ontwikkelingsmaatschappij Koekoekspolder te Kampen ( ) is bijna afgerond. De beschrijvingen zijn inmiddels vervaardigd en er wordt gewerkt aan de historische inleiding. Gestreefd wordt naar afronding van de bewerking in De archiefinspecteur is betrokken bij het project wegwerken achterstanden. Dit project heeft betrekking op de bewerking (inventarisatie en vernietiging) van dienstarchieven die bij het Gemeentearchief Kampen berusten. Voor het wegwerken van deze achterstanden heeft het College financiële middelen beschikbaar gesteld. Geregeld wordt de voortgang met de drie projectmedewerkers besproken. Een aantal plaatsingslijsten van dienstarchieven kon in 2012 worden gerealiseerd. Het project zal in 2013 worden beëindigd. Gedurende het verslagjaar werd één verzoek tot vernietiging van gemeentelijke archiefbescheiden afgehandeld. In totaal werd ruim 11m1 vernietigd. Overbrenging van archieven aan het gemeentearchief heeft niet plaatsgevonden. Archiefinspectie Regio IJsselVecht/GGD IJsselland Er hebben geen formele archiefinspecties plaatsgevonden. Wel werden reguliere werkbezoeken gebracht. De omvorming van de Regio naar twee nieuwe organisaties, te weten de GGD IJsselland en de Veiligheidsregio, leidde ook gedurende dit verslagjaar tot betrokkenheid bij de opstelling van herziene en aangepaste archiefwettelijke verordeningen. De Archiefverordening GGD IJsselland werd op 18 oktober 2012 door het Algemeen Bestuur vastgesteld. Het Dagelijks Bestuur stelde vervolgens op 8 november 2012 het Besluit Informatiebeheer vast. Voor de Veiligheidsregio werden beide beheersregels vastgesteld op 19 december Daarnaast bleek dat de in 2010 opgestarte Gemeenschappelijke Regeling Meldkamers Oost-Nederland (MON) nog niet beschikt over geldende beheersregels. Hierover werd overleg gevoerd met de provinciale archiefinspecties in Overijssel en Gelderland. De administratieve vestigingsplaats is Zwolle. Gestreefd wordt naar vaststelling van de beheersregels in Het vervaardigen van een handboek Substitutie is in voorbereiding genomen. In 2012 zijn echter weinig vorderingen gemaakt. Gedurende het verslagjaar werd één verzoek tot vernietiging van archiefbescheiden afgehandeld. In totaal werd ruim 18 m1 archief vernietigd. Er werden geen archieven aan het HCO overgedragen. Archiefinspectie Regiopolitie IJsselland Er zijn in 2012 geen formele archiefinspecties verricht. Wel werden er reguliere werkbezoeken gebracht. Veel aandacht was er voor de gevolgen van de invoering van de Nationale Politie per 1 januari Er werd een archiefbewerkingsplan opgesteld, waarin de inventarisatie-en schoningswerkzaamheden werden beschreven met betrekking tot de dynamische en semi-statische archieven van de Regiopolitie en haar rechtsvoorgangers. Naar verwachting zullen deze werkzaamheden in 2013 worden afgerond en kan de formele overbrenging van RP-en Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 11

12 GP-archieven over de periode naar het HCO worden geregeld. Gedurende het verslagjaar werden geen verzoeken tot vernietiging van archiefbescheiden ingediend. Overdracht van archieven aan het HCO heeft evenmin plaatsgevonden. De betrokkenheid van de gemeentelijke archiefinspectie bij het archiefbeheer van de Regiopolitie IJsselland en haar rechtsvoorganger, de Gemeentepolitie Zwolle, zal na een periode van 27 jaar worden beëindigd. De inspectietaken zullen worden overgenomen door de Erfgoedinspectie in Den Haag. Archiefinspectie Christelijke Hogeschool Windesheim Aan de afd. DIV van de Christelijke Hogeschool Windesheim werd in het verslagjaar geen bezoek gebracht. Verzoeken om toestemming voor vernietiging en overdracht van archieven hebben niet plaatsgevonden. Werkgroep Selectielijst Regionaal Historische Centra Tussen 1 november en 13 december 2011 heeft de concept-selectielijst ter inzage gelegen. Er werden twee zienswijzen ingediend. De behandeling van de zienswijzen heeft tot aanpassing van de selectielijst geleid. De Raad voor Cultuur bracht in juni 2012 haar eindadvies uit. Het besluit tot vaststelling van de selectielijst voor de Regionaal Historische Centra werd op 5 november ondertekend en op 9 november 2012 onder nr in de Staatscourant gepubliceerd. De werkgroep zal in 2013 worden ontbonden. 2. Verwerving Het verwervingsbeleid van het HCO steunt op twee pijlers. Als belangrijkste geldt de Archiefwet Deze verplicht overheidsinstellingen hun archieven in goede en geordende staat te bewaren en na 20 jaar over te dragen aan een openbare archiefbewaarplaats. Het HCO vervult deze functie voor de rijksinstellingen in Overijssel, de provincie Overijssel, de gemeenten Dalfsen, Olst-Wijhe, Zwartewaterland, Zwolle en het Waterschap Groot-Salland. Deze archiefwettelijke aanwinsten omvatten 97 meter ofwel 78 % van de totale instroom. Daarnaast geldt het principe van documenting society. Collecties en archieven moeten ook representatief zijn voor de politieke, economische, culturele, sociale, maatschappelijke en topografische historische ontwikkeling van Zwolle en Overijssel buiten het overheidsdomein. Deze categorie aanwinsten omvatte 18 meter archivalia en alle beeldmateriaal. Foto s en films krijgen bijzondere aandacht in de collectievorming. Beeldmateriaal omvat immers direct herkenbare en levende geschiedenis en biedt grote publieksgroepen een relatief gemakkelijke toegang tot het verleden. Als gevolg van het tekort aan depotruimte stond de instroom van nieuwe informatiebestanden op een zeer laag pitje. Beeldmateriaal Door de val van haar fiets is gedurende het hele jaar onze medewerker beeldmateriaal uit de roulatie geweest. Daardoor is in 2012 vooral de nadruk gelegd op de continuïteit in de beschrijving en bewerking van collecties door vrijwilligers. In het jaar 2012 hebben we desalniettemin een aantal prachtige aanwinsten binnen gekregen. Het betrof onder meer collecties van Wehkamp.nl, De Stentor, foto s van huize Zuthem, van vliegveld Twente, een tekening van de Grote Kerk in Zwolle en bijna 200 kleurendia s uit Overijssel. Op gebied van bewegend beeld werden ca items aan de collectie toegevoegd. Daarbij zat een aantal bijzondere aanwinsten. Zo kwamen er op de valreep van 2012 nog een zestal films binnen van de St. Georgius Basiliek te Almelo. De films zijn allemaal gemaakt in de jaren 30 en geven een mooi beeld van het Katholieke leven in Twente. Daarnaast heeft de tentoonstelling Mijn Buurt Mijn Verhaal over Westenholte ook nog mooi materiaal opgeleverd. In totaal zijn er 10 voorheen onbekende films aan de collectie toegevoegd. En een reeds eerder verkregen film de zogenaamde Adolfs-film over Westenholte, Voorst en Frankhuis is tijdens de looptijd van de tentoonstelling van commentaar voorzien waardoor de film inhoudelijke meerwaarde heeft gekregen. Tot slot is er in 2012 nog een mooi samenwerkingsverband tot stand gekomen. Het Stadsarchief Enschede heeft de originele (smal)films uit haar audiovisuele collectie aan het HCO overgedragen, al met al ca. 60 stuks. Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 12

13 TOEGANKELIJKHEID 1. Informatiebeleidsplan Het HCO is een informatie verwerkend bedrijf. Verwerving, beheer, ontsluiting en doelgroepgerichte presentatie van historische informatie zijn kernprocessen. Deze processen voltrekken zich in toenemende mate digitaal. Transparante, efficiënte, effectieve en duurzame informatievoorziening is daarom voor het HCO een even belangrijk bedrijfsmiddel als de fysieke infrastructuur, organisatie en personele en financiële middelen. In 2010 is onder de titel Meer mogelijk maken het informatiebeleidsplan vastgesteld. Dit ontwikkelplan voor historische informatiediensten doet richtinggevende uitspraken over informatiesystemen, beheer en onderhoud, ondersteuning, ict-infrastructuur en informatiemanagement. Het informatiebeleidsplan maakt keuzen ten aanzien van de ontwikkeling van de HCO-informatievoorziening op de middellange termijn. HCO onderscheidt daarin: - historische (publieks)informatiediensten: informatievoorzieningen ten behoeve van de dienstverlening die het HCO biedt aan bezoekers en klanten; - informatievoorzieningen ter ondersteuning van het archiefbeheer (logistiek en intellectueel); - ict-basisdiensten: informatievoorzieningen ter ondersteuning van kantoorprocessen; - bedrijfsvoering: informatievoorzieningen ter ondersteuning van de exploitatie en het beheer van gebouwen en faciliteiten en ter ondersteuning van financieel en personeelsmanagement; - digitaal depot: informatievoorzieningen voor het opslaan en bewaren van digitale duplicaten, substituten, transcripties en originelen, bestaande uit beeld, tekst, geluid- en filmmateriaal; - website: (het virtuele HCO op internet, geeft informatie over de activiteiten en diensten die het HCO aan haar bezoekers en klanten biedt. Wijst de weg naar informatiediensten voor de onderscheiden doelgroepen. Informatiediensten hebben primair betrekking op de geschiedenis en het erfgoed van de provincie Overijssel. In de loop van 2012 is de eerste fase van het informatiebeleidsplan, het moderniseren van de collectiediensten, grotendeels voltooid. Beheersgegevens en metadata betreffende de archieven worden geconcentreerd in de applicatie MAIS Flexis, over beeldmateriaal in Atlantis 5. Het bibliotheeksysteem Bicat is vooralsnog ongemoeid gelaten. Archiefbank In 2012 is begonnen met de voorbereidingen voor de invoering van de archiefbank, het geheel van met elkaar samenhangende systemen op de website voor het, al dan niet tegen betaling, zoeken, aanvragen, inzien en downloaden van archiefbronnen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van functionaliteiten van het archiefbeheerssysteem MAIS-Flexis. Invoering van de volledige functionaliteit van de archiefbank is helaas gestrand op technische beperkingen van de huidige website van het HCO. Met de implementatie van een nieuwe corporate website in 2013 worden deze problemen naar verwachting opgelost. Wel is in 2012 reeds een groot aantal scans van archiefstukken gekoppeld aan de beschrijvingen in MAIS-Flexis en online raadpleegbaar gemaakt via Archieven.nl. Het betreft de volgende scans. Archief Aantal scans Ridderschappen in Overijssel Hoge Bank en Klaring Richterambt Haaksbergen Burgerlijke Stand Marken in de provincie Overijssel Huis Herinckhave Huis Oldhagensdorp Huis Rechteren Huis Vilsteren Familie Van Bevervoorden tot Oldemeule Familie Van Haersolte Familie Van Ittersum Familie De Vos van Steenwijk Koninklijke Nederlandsche Zoutindustrie NV Rotterdamsche Zoutziederij Nederlandsche Zoutconventie Stichting Zwolle Stadsbestuur Zwolle Familie Gelderman Familie Feith 210 Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 13

14 1383 Familie Von Heyden Familie Van Dedem 7 Totaal Digitale duplicaten vormen een belangrijke asset voor het HCO is. Met de toenemende omvang van deze bestanden (circa 50 TB) voldoet de huidige offline opslag op uiteenlopende dragers niet meer, want kwetsbaar, niet goed toegankelijk en inefficiënt in beheer. In het informatieplan is gekozen voor duurzame opslag in open formaten en standaarden bij een externe hostingpartner. In 2011 zijn deze eisen technisch verder uitgewerkt. Na aanbesteding is inrichting van de storage gegund aan Pictura Database Publishing te Heiloo. Eind 2011 is de technische en procedurele inrichting gestart. In 2012 is uiteindelijk de storage beschikbaar gekomen in een contractvorm die het voor het HCO mogelijk maakt de kostenbeheersing in eigen hand te houden. Het HCO participeert in het nationale project van het Nationaal Archief tot ontwikkeling van een archiefwettelijk E-depot voor digital born archieven. Daarnaast heeft de duurzame digitale opslag van archieven een enorme impuls gekregen doordat de provincie Overijssel beschikbaar heeft gesteld om te komen tot een gemeenschappelijk E-depotvoorziening in Overijssel. De eerste fase is gestart en zal een plan van aanpak opleveren waarin een goede opdrachtformulering is vastgelegd met duidelijk projectdoelstellingen. 2. Toegankelijkheid van de collecties Deze activiteit heeft tot doel documenten en informatiebestanden zo veel mogelijk zonder tussenkomst van de beheerder, raadpleegbaar te laten zijn in een publieksgerichte (digitale) interface archievenoverzicht Het samenstellen van een online systematisch gerubriceerd digitaal overzicht van archieven en collecties is voltooid. Dit overzicht is in het voorjaar van 2012 verschenen op en en vervangt de huidige papieren overzichten van resp. RA Overijssel tot 2000, GA Zwolle (idem) en HCO, sinds Deze overzichten zullen dan ook in 2013 of 2014 van de studiezaal verdwijnen en plaatsmaken voor computers archiefinventarissen In het verslagjaar kwamen 12 archiefinventarissen of plaatsingslijsten gereed op 230 strekkende meter archieven. In totaal is 230 meter archieven voor het publiek ontsloten. Zie voor een gedetailleerd overzicht van gereedgekomen archieftoegangen de Bijlage II. Lopende inventarisatieprojecten eind 2012: - Archief Decanaat Twente, 19 e -20 e eeuw, 25 m. - Archieven van Voorst tot Voorst/Den Alerdinck, 19 e -20 e eeuw, 15 m. - Archieven Politieke Opsporingsdienst/Politieke Recherche Zwolle, , 24 m - Stork Pensioenfonds, 23 m Totaal in bewerking 87 strekkende meter, waarvan 87 meter extern gefinancierd. Collectie is toegankelijk Aantal toegangen produceren Aantal meters toegankelijk maken Aantal nieuwe data aan databases op internet: - BS tbv Genlias/Wiewaswie Percelen tbv kadastrale Atlas gereed gereed Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 14

15 Door opheffing van GenLias en overgang naar WieWasWie is tijdelijk minder data toegevoegd. In 2013 zal weer een stijging worden gerealiseerd. In 2012 werden, buiten betaalde opdrachten in het kader van zakelijke dienstverlening, twaalf toegangen geproduceerd. Het betrof met name archieven die zijn verworven en met behulp van vrijwilligers van de archiefvormers toegankelijk zijn gemaakt, zoals het archief van de Gereformeerde Kerk te Hengelo en de Remonstrantse Kring Zwolle. Het indexeren van de registers van overlijden ten behoeve van de landelijke database door zo n zestig vrijwilligers liep in 2012 ten einde. Met het indexeren van de geboorteregisters is begonnen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een nieuw programma, Mais Internet, waardoor de werkwijze is veranderd. Bovendien werd Genlias per 1 januari 2013 opgevolgd door een nieuwe website, Alle gepubliceerde gegevens van de burgerlijke stand zijn tevens beschikbaar via het archiefzoeksysteem van het HCO. Het project Kadastrale Atlas is na twee decennia in juni 2012 voltooid met de presentatie van de kadastrale atlas op DVD. Ruim percelen en eigenaren in alle Overijsselse gemeenten rond 1830 zijn nu in kaart gebracht en voor het publieke beschikbaar via en In dit laatste project wordt in samenwerking met de Fryske Akademie via een geografisch informatiesysteem informatie over eigendom, grondgebruik en veranderingen daarin gegeven. Inzage in archieven Aantal ter inzage gegeven archiefstukken * Bezoek indirecte websites Genlias/WieWasWie *Vanaf juni Top 10 van aangevraagde stukken in Bewaarders van de Hypotheken en het Kadaster in Overijssel Provinciaal bestuur van Overijssel Gemeente Zwolle, Dienst Openbare Werken, bouwvergunningen Stadsbestuur Zwolle, Archieven van de opeenvolgende stadsbesturen A Bibliotheek Notarissen in Overijssel Onderprefect te Deventer Gemeente Dalfsen, gemeentebestuur Staten van Overijssel, Ridderschap en Steden, en de op hen volgende colleges Gemeente Zwolle, collectie bouwvergunningen 171 Totaal Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 15

16 2.3. Indicering en catalogisering Retro-conversie naar MAIS Als opmaat naar het terug brengen van het aantal internetapplicaties worden nadere toegangen op archieven en collecties, die nu nog in Excel, Access, Word en andere formaten staan, naar MAIS geconverteerd ten behoeve van presentatie via De naamindexen om de akten van huwelijk en overlijden van de Overijsselse Burgerlijke Stand, de toegangen op het handelsregister van de Kamer van Koophandel en de diverse toegangen op bouwvergunningen van de gemeente Zwolle zijn omgezet. Tezamen zo n 1.4 miljoen records. Momenteel is de conversie gaande van de Generale Index Zwolle (GIZ), een nadere toegang op diverse genealogische bronnen uit het voormalige Gemeentearchief Zwolle. Omdat de GIZ voor een groot deel betrekking heeft op de doop-, trouw- en begraafboeken (DTB) van vóór 1811 van Zwolle en Zwollerkerspel, zal dit project tevens als proeftuin dienen voor het online presenteren van de overige Overijsselse DTB Indicering Burgerlijke Stand Het HCO participeert sinds jaar en dag in het nationale project Genlias, gericht op publicatie van historische persoonsinformatie via Het verouderde Genlias wordt in 2012 opgevolgd door In 2012 bewerkten tientallen vrijwilligers op 8 locaties in totaal overlijdensakten. De herindicering van de overlijdensakten uit de periode is op één gemeente na voltooid. De indicering van de ( akten) is voor 75 % voltooid. De overlijdensakten werden in 2008 voltooid, de huwelijksakten in 2007.In 2012 starten de geboorteakten. Genlias Akten bewerkt Records op Genlias toegevoegd/vervangen Totaal aantal Overijsselse records op Genlias (geen groei want vervanging bestaande records) Geen groei vervanging bestaande recors 1.2 miljoen 8 % van landelijke totaal) 1.2 miljoen 8.8% van landelijke totaal) 1.2 miljoen 10% van landelijk totaal) Aantal vrijwilligers Aantal vrijwilligersuren Aantal locaties* Aantal zoekvragen op herleidbaar naar Overijsselse data % van het landelijke totaal % van landelijk totaal % van landelijk totaal Aantal zoekvragen op totaal Aantal correcties in het HCO databestand n.a.v. feedback van publiek Aantal door HCO beantwoorde inhoudelijke vragen n.a.v. Genliasdata 1.2 miljoen 10% van landelijk totaal) % van landelijk totaal * Almelo, Deventer, Enschede, Hengelo, Kampen, Steenwijk, Vriezenveen, Zwolle. Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 16

17 Het Digitale Land/Kadaster 1832 Sinds 1994 werken RA Overijssel en HCO samen met de Stichting Kadastrale Atlas Overijssel 1832 en grote aantallen vrijwilligers van historische verenigingen aan de integrale bronnenuitgave van de kadastrale administratie van Overijssel in Inmiddels zijn gegevens over eigendom en eigenaar, ligging en oppervlakte, grondgebruik en belastbare waarde van percelen digitaal vastgelegd. Hiermee is niet alleen een rijke bron van gegevens ontsloten over de geschiedenis van landschap en bebouwing, maar ook over de mensen die rond 1832 leefden in de 62 Overijsselse gemeenten, over hun bezittingen en hun economische activiteiten. Het kadaster is een onmisbare bron voor de beoefening van de geschiedenis dicht bij huis. Hoe krijgen gebruikers toegang tot deze geweldige rijkdom aan informatie? 1. In 2012 is een verzamel-dvd verschenen met de kadastrale atlassen van alle gemeenten in Op internet worden de kadastrale gegevens gepubliceerd op en sinds 2012 op De Fryske Akademie heeft in 2011 de vectorbestanden van de Overijsselse kaarten gekoppeld aan de huidige geografische coördinaten. Per kadastrale kaart uit 1832 is de juiste (huidige) geografische ligging bepaald. Als referentiepunt dienen de huidige kadastrale kaarten en orthofoto s. Ook maakt de Fryske Akademie een referentieslag naar themakaarten, bijvoorbeeld de grondwaarde. In juni 2012 heeft de presentatie plaatsgevonden van HisGis Overijssel en de verzamel DVD met kadastrale atlassen Beeldmateriaal De beeldcollectie wordt toegankelijk gemaakt via de zogeheten beeldbank van het HCO. Deze applicatie is gebouwd op het systeem Atlantis. In 2011 waren voor het eerst gedigitaliseerde films te bezichtigen via de beeldbank. Bovendien heeft het HCO eind 2011 een eigen YouTube-kanaal in gebruik genomen. Periodiek worden nieuw filmtitels online gebracht, soms gerelateerd aan actuele thema s, vaak ook gewoon omdat het zulke mooie historische films zijn. Aan ontsluiting van de beeldcollecties van het HCO werken 25 vrijwilligers. In 2012 werd op het gebied van stilstaand beeld (fotomateriaal) het volgende toegankelijk gemaakt en ingevoerd: 1) Retroklus ongeveer 2000 foto s herbeschreven in atlantis (medio 2013 toegankelijk voor het publiek) 2) Invoer ongeveer 4000 dia s 3) 2050 affiches beschreven om in 2013 gescand te worden. 4) Verpakkingsklussen : affiches (5000 stuks), dia s ( stuks), luchtfoto s, technische tekeningen (500 stuks) Zichtbaar gemaakt via de beeldbank: 1) Collectie STORK : afbeeldingen met beschrijvingen toegankelijk en open voor publiek via de beeldbank 2) Kaarten : 1600 kaarten beschrijvingen en soms afbeelding toegankelijk en open voor publiek 3) Collectie Provinciale Waterstaat : 1050 afbeeldingen toegankelijk en open voor publiek via de beeldbank Bibliotheek De bibliotheek van het Historisch Centrum Overijssel heeft dit jaar 181 boeken aangeschaft en 130 tijdschrifttitels geacquireerd. Daarnaast is de bijzondere reeks Atlantes Neerlandici aangeschaft. De 'Atlantes Neerlandici' is een beschrijving door de Utrechtse hoogleraar prof. C. Koeman tussen 1967 en 1985 in zes delen van alle toen bekende atlassen van Nederlandse oorsprong en geldt nog steeds als een magistraal werk. Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 17

18 3. Duplicering door middel van scanning In toenemende mate zoeken historisch geïnteresseerden informatie via het internet. Dat betekent dat zij niet alleen metadata (toegangen), maar in toenemende mate ook digitale duplicaten (scans) van de oorspronkelijke documenten op het web verwachten. Het is daarom de ambitie van het HCO de meest geraadpleegde documenten digitaal te presenteren. Met als gevolg gemak voor de gebruiker en naar verwachting ook een sterke vergroting van de consumptie van historische informatie. Het HCO digitaliseert conform de open en duurzame digitale standaarden en formaten, zoals geadviseerd door DEN (Digitaal Erfgoed Nederland). Deze organisatie beheert het normatieve register van digitale standaarden voor het erfgoed. Uitgaande van het Plan van Aanpak voor scanning van de Overijsselse Burgerlijke Stand (2010) is gesproken met Overijsselse gemeenten en de GSU (mormonen) over samenwerking bij scanning en internetpresentatie van de 2.5 miljoen akten van de Overijsselse Burgerlijke Stand. De eerste scans kunnen in 2013 op internet worden gepubliceerd. In 2012 is door publicatie van een artikel in het dagblad Trouw de samenwerking met de GSU tijdelijk opgeschort. HCO hoopt deze samenwerking in 2013 weer te kunnen hervatten. Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 18

19 DIENSTVERLENING Publieksactiviteiten Publicaties In het kader van educatie en de Tweede Wereldoorlog is een mini expositie gehouden over Hiddo de Vries, onderduiker in Nieuwleusen waarbij ook een geschiedeniscahier is gemaakt: Hiddo de Vries, Onderduiker in Overijssel, Historisch Centrum Overijssel, Het cahier is gemaakt naar aanleiding van een bundel brieven uit de Tweede Wereldoorlog. De brieven, geschreven door de familie van Hidde de Vries, werden naar Duitsland verstuurd, waar hij als dwangarbeider moest werken. Het project Kenang Kenangang, Molukkers in Nederland, resulteerde in een mini-tentoonstelling, de opening van de tentoonstelling, evenals een publicatie: Kenang Kenangang, Molukkers in Nederland, Historisch Centrum Overijssel, Burgemeester Meijer van Zwolle nam op vrijdag 3 februari het eerste exemplaar van de publicatie Kenang Kenangang. Herinneringen in ontvangst, tijdens een bijeenkomst in het HCO. In het met vele foto s geïllustreerde boekje staan interviews met Molukse Zwollenaren. Het Historisch Centrum Overijssel nam het initiatief om het wel en wee van de Molukse gemeenschap vast te leggen. Het project Köklenmek, Drie generaties Turkse Zwollenaren vertellen, resulteerde in een mini-tentoonstelling, de opening van de tentoonstelling, evenals een publicatie: Köklenmek, Wortelen, Drie generaties Turkse Zwollenaren vertellen, Historisch Centrum Overijssel, Het Historisch Centrum Overijssel wilde de levensverhalen van de Turkse mensen die naar Zwolle kwamen, vastleggen en aan volgende generaties doorgeven. Doel van de publicatie en de tentoonstelling is om het culturele erfgoed, de tradities en gebruiken van de Turkse bevolkingsgroep uit te dragen en te delen met andere Zwolse burgers en met andere culturen in de gemeente Zwolle. Uit de interviews in dit boekje blijkt de verandering die er in het persoonlijke leven van de mensen heeft plaatsgevonden en hoe dat doorwerkt tot in de nu opgroeiende generaties. Uit de verhalen wordt duidelijk hoe de Turkse mensen geworsteld hebben met allerlei zaken die in Nederland zo gewoon zijn. Burgemeester Meijer nam samen met de Consul Generaal van het Turkse Consulaat te Deventer het eerste exemplaar van deze publicatie in ontvangst op 6 december. Lasten Baten Projectleiding Gemeente Zwolle Productie HCO Drukwerk In december werd de publicatie Van Eufraat en Tigris naar Regge en Dinkel, Levensverhalen van christenen uit Zuidoost-Turkije en Syrië, gepresenteerd. In opdracht van de provincie Overijssel heeft het HCO een bundel met levensverhalen verzorgd, gebaseerd op interviews met mensen uit de Suryoye-gemeenschap. Het HCO hoopt dat met deze publicatie de kennis over de geschiedenis en identiteit van de Suryoye breder wordt verspreid en dat het HCO hiermee zijn rol als collectiebeheerder en het geheugen van Overijssel voor nieuwe gemeenschappen in Overijssel kan vormgeven. Het eerste exemplaar van Van Eufraat en Tigris naar Regge en Dinkel is uitgereikt aan de Gedeputeerde van de Provincie, mevrouw Hester Maij in Zorgcentrum De Posten in Enschede op 13 december. Gezamenlijke uitgave Verlichte Geesten: de IJsselstreek als internationaal religieus-cultureel centrum in de late middeleeuwen is een gezamenlijke uitgave van Stadsarchief en Athenaeumbibliotheek in Deventer en het Historisch Centrum Overijssel te Zwolle. De publicatie kwam tot stand met dank aan de Provincie Overijssel. Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 19

20 Studiezaal De verschuiving van fysiek bezoek naar digitaal bezoek zet door. In 2010 bezochten 5009 bezoekers onze studiezaal, in 2011 ontvingen wij 4433 bezoekers laat een bezoekersaantal zien van 3745 personen. In 2013 zal er wederom deelname plaatsvinden aan de kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven, uitgevoerd door de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN). Daaruit zullen gegevens en conclusies komen die ontwikkelingen van fysiek bezoek naar digitaal bezoek verder inzichtelijk maken. MSMD - Tijdschrift Het tijdschrift beleefde zijn derde en tevens laatste jaargang. In 2011 gaf uitgeverij WBooks, opvolger van uitgeverij Waanders, aan het tijdschrift niet langer te willen uitgeven. Vervolgens bracht het HCO het tijdschrift in eigen beheer uit, in samenwerking met de VORG en de IJssel academie. Vanwege bezuinigingen, waardoor een uitgave op papier niet langer haalbaar was, is het tijdschrift in fysieke vorm gestopt. In de loop van 2013 zal een digitaal magazine worden uitgebracht. Evenals voorgaande jaren bestond de jaargang 2012 uit zes afleveringen van veertig pagina s. Het format en de vormgeving bleven vrijwel ongewijzigd. Vaste rubrieken bleven gehandhaafd. MSMD - Web community In 2012 is het gebruik van de website MSMD meer dan verdubbeld. Bezoeken % Unieke bezoekers % Paginaweergaves % Pagina s per bezoek 8,83-8,7% Bezoekduur 4:24 min. +40% Alleen de gemiddelde bezoekduur daalde met 30 seconden (van 04:58 naar 4:28 minuten). Het gebruik van de HCO website steeg ook, zij het minder fors dan MSMD. De website MSMD is ook nog betrekkelijk nieuw en heeft de potentie de komende jaren nog flink door te ontwikkelen. Bezoeken ,4% Unieke bezoekers ,3% Paginaweergaves ,5% Pagina s per bezoek 5,68 +5,9% Bezoekduur 03:56 min. +9,5% HCO Nieuwsbrief De nieuwsbrief werd vernieuwd en aangevuld met sociale media. Door het opschonen van het abonneebestand nam het aantal abonnees af met 160, 3463 betrokken lezers blijven over. In 2012 werden Facebook, Youtube en Twitter in gebruik werden genomen: bestaande bezoekers en abonnees raakten daardoor intensiever betrokken bij het HCO en zijn activiteiten. Social Media: Facebook en Twitter De Facebook-teller ( likes ) kwam in 2012 uit op 177. Op het educatieve Twitter account mochten we 228 volgers verwelkomen. Zij lazen 396 tweets vanuit het HCO. De directeur op Twitter is goed voor 604 volgers, die 1354 berichten lazen vanuit het HCO. MijnStadMijnDorp kreeg op Twitter 194 volgers, zij ontvingen 355 tweets. Tentoonstellingen Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 20

21 Eén van de hoogtepunten in 2012 was het project MijnBuurtMijnVerhaal, een project over de Zwolse wijken Westenholte, Voorst en Frankhuis voor en door bewoners in de wijken zelf en onderdeel van het bredere HCO programma MijnStadMijnDorp. 4 januari 2013 was de laatste dag dat de tentoonstelling MijnBuurtMijnVerhaal Westenholte-Voorst-Frankhuis in het Historisch Centrum Overijssel kon worden bezocht. Mede dankzij de samenwerking met Driezorg, Stichting voor Wonen, Welzijn en Zorg een succes. Bijna 1500 bezoekers hebben genoten van de tentoonstelling, de door het HCO hierbij georganiseerde lezingen en de presentatie van een special van het Zwols Historisch Tijdschrift over Westenholte, Voorst en Frankhuis; een uitgave van de Zwolse Historische Vereniging gemaakt in samenwerking met het HCO. De grootste trekker was het bij de tentoonstelling ingerichte Historische Café. Iedere dinsdagochtend stond de koffie klaar en brachten mensen foto s in. Hoewel de tentoonstelling ten einde is, leven de verhalen voort in het digitaal fotoalbum Westenholte-Voorst-Frankhuis. Dit fotoalbum is in te kijken op Ook leerlingen uit de groepen 1 t/m 8 van twee basisscholen in Westenholte gingen tijdens de Kinderboekenweek (3 tot en met 14 oktober) met als thema Hallo wereld aan de slag met de geschiedenis van hun wijk. Met oude foto s, filmbeelden en voorwerpen leerden zij hun wijk beter kennen. De groepen 7 en 8 gingen een ochtend in gesprek met oudere wijkbewoners in Woonzorgcentrum Westenhage. In totaal verdiepten 343 leerlingen zich in twee weken tijd in de geschiedenis van hun wijk. Bij de presentatie van de boeken over de Molukse gemeenschap en Turkse gemeenschap in Zwolle zijn twee kleinere tentoonstellingen in het HCO ingericht. Lezingen In het verlengde van de tentoonstelling Zwolle in het licht van de Moderne Devotie in 2011 in het Museum de Fundatie in Zwolle, heeft het HCO samen met de Stadsarchief en Athenaeumbibliotheek (SAB) in 2012, 4 lezingen georganiseerd in Deventer. Wetenschappers van de Rijksuniversiteit Groningen en van de Vrije Universiteit Amsterdam zetten de Moderne Devotie in een ander licht, waarbij zij de stroming in verband brachten met de economische bloei van de IJsselsteden, het hoge opleidingsniveau van de bevolking, de fenomenale drukkersindustrie en de bekwame kunstenaars die in die tijd actief waren. In het boek De Verlichte Geesten, waarin de lezingen zijn gebundeld, wordt de Moderne Devotie als een religieus-culturele vernieuwingsbeweging gepresenteerd die vele Verlichte Geesten heeft voortgebracht (zie ook bij Publicaties). De serie Historische Avonden bevatte een tiental lezingen gericht op de lokaal en regionaal historisch geïnteresseerden. De historische avonden worden georganiseerd door het HCO in samenwerking met de Gemeente Zwolle, het Stedelijk Museum Zwolle en de Zwolse Historische Verenging. In de reeks Waanders-lezingen (waarvan er 4 plaatsvonden in 2012) werden voor het vijfde seizoen georganiseerd, belichtten vooraanstaande historici meer algemene thema s. Na afloop van een Waanders lezing meet het HCO de klanttevredenheid middels een enquête; de score is onverminderd hoog. Speciaal voor senioren in Woonzorgcentra heeft het HCO ook in maal een lezingenprogramma rond de Tweede Wereldoorlog georganiseerd. Educatie Net als in 2011 groeide het educatieve bereik van het HCO in Op het gebied van educatie bereikte het HCO leerlingen. Het bereik bestaat zowel uit ontvangsten van klassen in ons gebouw, dan wel lessen door onze educatieve medewerkers (eigen of ingehuurde door HCO) op locatie of het zelfstandig gebruik van onze lespakketten. Belangrijke educatieve activiteiten waren de tentoonstelling Schimmen op het gordijn, waarin we verhalen van onderduikers in Zwolle tijdens de Tweede Wereldoorlog presenteerden. Ruim 1200 leerlingen uit het primair en voortgezet onderwijs kwamen de tentoonstelling bekijken. Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 21

22 Verder zijn we verder gegaan met lokale uitwerkingen van De Streek Centraal. Dit project kent de mogelijkheid voor tien lokale uitwerkingen. In 2012 presenteerden we varianten in Staphorst, Olst-Wijhe, Hengelo en Borne. De laatste drie gemeentes voor dit project (de eerste drie zijn opgeleverd in 2011) staan in 2013 op de agenda. De laatste maanden van 2012 stonden in het teken van het project Mijn Buurt Mijn Verhaal. Inwoners van de Zwolse wijk Westenholte werkten mee aan een tentoonstelling over hun wijk. Leerlingen uit alle klassen van twee basisscholen in Westenholte deden ook wijkonderzoek: zij bekeken een film over de wijk, gingen met oude foto s de straat op en gingen in woonzorgcentrum Westenhage in gesprek met oudere wijkbewoners. Ruim 400 leerlingen werkten mee aan dit project. Rondleidingen Het scala aan rondleidingen dat door het HCO wordt aangeboden, vindt aftrek. Speciaal hiervoor getrainde rondleiders vertellen wat het HCO allemaal te bieden heeft. Zij leiden bezoekers rond door ons gebouw en brengen een bezoek aan één van de depots, waarin verschillende topstukken bekeken kunnen worden. Ook is de belangstelling voor deelname aan de wandeling door de Diezerstraat, waaraan historische panden gelegen zijn en de rondleiding In het voetspoor van de Moderne Devotie groot. Symposia Het HCO en de Stichting Werkgroep Adels geschiedenis hebben een symposium Adel en heraldiek. Adellijke kwartieren en voorouderbewijs in de Nederlanden georganiseerd (2 november). De belangstelling voor dit symposium was groot, zo ook de deelname aan een tweede symposium Grensgang (23 november); een historische reis langs de randen van Overijssel georganiseerd in samenwerking met de Stichting IJsselacademie. Wedstrijden In 2012 was het HCO medeorganisator voor de verhalenwedstrijd Historisch Kippenvel, het Overijssels Boek van het jaar 2011 en het Groot Zwols Dictee Gebruik zalen Het Historisch Centrum Overijssel beschikt over verschillende zalen die, naast het eigen gebruik, ook beschikbaar zijn voor verhuur (voor activiteiten die een verband hebben met de geschiedenis van Overijssel). Het Historisch Centrum Overijssel ontvangt groepen tussen 10 en 120 personen. Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 22

23 Wat heeft het gekost? Realisatie Begroting Realisatie Baten Lasten Resultaat vóór bestemming Toevoeging/onttrekking aan reserves Resultaat ná bestemming De lasten bij het programma Producten en Diensten zijn hoger dan de baten. De totale baten (externe gelden) eindigt op Het totale programma producten en diensten levert dus een negatief resultaat van In het financiële gedeelte van het verslag worden de cijfers nader toegelicht. Evaluatie rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid HCO richt zich op het met enthousiasme presenteren van de geschiedenis van Overijssel en Zwolle. Vooraf worden er een aantal richtingen bepaalt. Naderhand, meestal na de vaststelling van de begroting, komt er zicht op hoe een en ander gerealiseerd kan en gaat worden. Soms dient zich tussendoor iets aan, terwijl een ander project vertraging oploopt. Soms kunnen we een medewerker op een betalende klus zetten. In deze wereld waarin HCO als cultureel ondernemer aan de slag moet gaan, betekent dat HCO kansen moet grijpen, maar ook moet opzoeken. Met als gevolg dat het verloop van projecten zeer wisselend kan zijn. Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 23

24 Algemene dekkingsmiddelen Saldo van de financieringsfunctie (rentebaten rentelasten): Financieringsfunctie Ten gevolge van de geldlening bij de BNG met een looptijd van 15 jaar is de te betalen rente per jaar een niet te beïnvloeden component. Anders is het met de rente op het saldo van de Rekening Courant krediet bij de SNS-bank en de daaraan gekoppelde spaarrekening. Voorgaande jaren had HCO door vele vooruitbetalingen van allerlei projectbijdragen geen gebruik hoeven maken van het krediet, jaarlijks gaf dit een flinke debetrente. Voor 2012 ontving HCO minder debetrente, een daling van ca ( ; ). Deze daling heeft meerdere redenen: Daling van ontvangen subsidies; Late betaling van de bijdrage provincie Overijssel (jan 2013); In september gestopt om gelden tijdelijke te parkeren bij SNS (dit in verband met de situatie van de bank). Het saldo van de Rekening Courant krediet is eenmalig 70,00 negatief geweest. Het HCO heeft in 2012 één keer besloten om de gebruiksvergoeding voor het gebouw een kwartaal later te betalen aan de RGD (in verband met een geregeld lekkend dak sinds 2006 en slecht klimaatregeling in opbouwdeel). Tegen over de te betalen rente ten behoeve van de BNG-lening ( ) staat een post van te ontvangen rente ad Netto betekent dit een last van (2011 : ). Overige algemene dekkingsmiddelen (incidentele, niet aan de programma s toegerekende bijdragen): In de jaarrekening 2012 waren nog na ijlende posten opgenomen met betrekking tot bijzondere baten & lasten. De incidentele baten en lasten die betrekking hebben op voorgaande boekjaren en waarin de begroting niet voorzag, werden hier verantwoord. Voor 2012 waren er meer baten dan lasten, veroorzakers waren positief uitvallende eindafrekeningen van 2011(na sluiting boekjaar 2011). Overige algemene dekkingsmiddelen Realisatie Begroting Realisatie Baten Lasten Saldo Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 24

25 1.2. Paragrafen Artikel 26 BBV schrijft voor dat in het jaarverslag dezelfde paragrafen opgenomen moeten worden als die in de begroting opgenomen zijn. In dit hoofdstuk geven wij het kader aan waaraan de paragrafen minimaal dienen te voldoen. De (minimaal) verplichte paragrafen zijn: weerstandsvermogen; onderhoud kapitaalgoederen; financiering; bedrijfsvoering; verbonden partijen; rechtmatigheid Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen van een organisatie wordt bepaald door de beschikbare weerstandscapaciteit in relatie tot de risico s die de organisatie loopt. De weerstandcapaciteit bestaat uit de vrij beschikbare reserves. De Algemene Reserve bedraagt ultimo negatief. Eind 2008 heeft het Nationaal Archief overgemaakt om eventuele tegenvallers op te kunnen vangen. Voor dit bedrag is een reserve gevormd. Tekorten na 2008 kunnen ten laste van de gevormde reserve worden gebracht. Dankzij het inverdienvermogen aan het begin van de afgelopen beleidsperiode (tot 2011) en daarna hoge subsidiebijdragen hebben er voor gezorgd dat er beperkt gebruik is gemaakt van deze reserve. Gezien de organisatie, de aard van de werkzaamheden en de budgetten is een minimaal weerstandsvermogen van ca nodig. Om nadelige effecten van projecten, aanloopkosten van mogelijke projecten als ook inhuur van tijdelijke personeel door uitval van formatieve medewerkers in de organisatie op te kunnen vangen. Het voorstel is om per 1 januari 2013 de volgende mutaties in de reserves door te voeren: 1) De reserve rijksbijdrage ad over te boeken ten gunste van de algemene reserve. 2) Het resultaat 2012 ad te verdelen als volgt: ten gunste van de algemene reserve te bestemmen als matchinggelden tbv 2013 HCO heeft per primo 2013 een algemene reserve van HCO realiseert vanaf 2013 jaarlijks minimaal positief resultaat. Het meerdere jaarlijks wordt gelijkelijk verdeeld tussen de algemene reserve en vrij geld ten behoeve van de exploitatie. Hierdoor kunnen subsidies worden aangevraagd die moeten worden gematcht met eigen geld Het streven is gericht om rond 2016/2017 een weerstandsvermogen te hebben ter hoogte van ca In de jaren eind 2016 tot 2018 komen afschrijvingen vrij te vallen ter waarde van ca In 2017 bereikt de eerste medewerker met een regeling haar pensioengerechtigde leeftijd. Gefaseerd verlaten er tot 2021 nog 5 medewerkers HCO wegens pensioen. In 2021 eindigt de lening ( looptijd 15 jaar) bij de BNG. Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 25

26 Onderhoud kapitaalgoederen Het gebouw waarin het HCO is gehuisvest is niet in eigendom. Het HCO heeft een huurovereenkomst met de Rijksgebouwendienst van het Ministerie van VROM. Voor haar automatiseringsapparatuur en de gebruikte softwarepakketten heeft het HCO onderhoud- en servicecontracten afgesloten met de leveranciers. Onze collectie is een cultuurcollectie en is dus niet financieel verantwoord. Toch zijn de uitgaven fors om ze voor ons nageslacht te bewaren. Denk aan de luchtvochtigheid, temperatuur, luchtzuivering en het verpakken in zuurvrij papier en dozen. Al deze kosten staan in de jaarlijkse begroting van het Programma Bedrijfsvoering. Het ministerie OCW kent het HCO jaarlijks een geoormerkt bedrag toe (in ,-) dat besteed dient te worden aan Collectie Beheer en Behoud onderdeel van het Programma Producten en Diensten Financiering Historisch Centrum Overijssel ontvangt van het Rijk per kwartaal een bijdrage. De gemeente Zwolle maakt maandelijks haar bijdrage over. Met ingang van 1 januari 2012 is het rijk terug getreden als het gaat om het beheer van de provinciale archieven. De provincie Overijssel heeft bij factuur haar bijdrage in januari 2013 overgemaakt. Voor 2013 moeten er nog afspraken worden gemaakt met betrekking tot de betaling (als deelnemer in de regeling of door middel van een dienstverleningsovereenkomst). Daarnaast heeft het HCO in 2006 een 15 jarige geldlening à ,- afgesloten bij de BNG en een Rekening-courant krediet à ,- bij de SNS. Met de SNS is in 2012 in onderling overleg het maximale krediet kosteloos verlaagd naar (ten gevolge van de Basel-akkoorden ). Voorjaar 2013 wordt nader bekeken wat het maximale kredietplafond voor HCO zou moeten zijn (afhankelijk van het betalingsritme van de provincie Overijssel). De meerjaren-liquiditeitsbegroting heeft in 2006 aangegeven dat de jaren daarna het negatieve saldo op de Rekening-courant krediet langzaam weer naar het positieve oploopt. Daarnaast ontvangt HCO geregeld subsidies ten behoeve van allerlei projecten. Door de subsidies, waarbij de gelden vooruit zijn ontvangen kon het HCO volstaan om een enkele keer gebruik te maken van het rekening-courant krediet. Dit betekende geen rentekosten maar renteopbrengsten ( en in 2011 maar liefst ). Ten opzichte van de rente die het HCO moet betalen in verband met de geldlening bij de BNG en het de rekening-courant krediet is het saldo van de financieringsfunctie minder negatief dan was begroot. Afgelopen jaar is na september geen gebruik gemaakt van de spaarrekening bij SNS, dit in verband met de situatie waarin de SNS verkeerde. De verwachting is dat de bijdrage van rente op de spaarrekening komende jaren lager zal uitvallen dan voor Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 26

27 Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering ondersteunt de organisatie in haar activiteiten die het bestuur vraagt. Zo effectief en efficiënt mogelijk in de uitvoering ervan en ten dienststellen aan het publiek. Investeringsbeleid In 2006 heeft het HCO ten behoeve van de opening van de nieuwe publieksvleugel flinke investeringen gedaan. Ook de investeringen ten behoeve van ICT en Audiovisueel waren fors. Bij aanvang van de meerjarenbegroting was jaarlijks begroot aan afschrijvingen. De afgelopen jaren is de begroting naar beneden aangepast naar , waarbij investeringen zijn ingeruild voor exploitatielasten (computer servers incl. beheer, externe storage). Voor 2013 en verder is het budget aan afschrijvingen verlaagd met naar Organisatiestructuur In 2010 werd de tijdelijke organisatiestructuur (3 afdelingen: Dienstverlening, Informatie en Kennis, Bedrijfsvoering) omgezet naar de definitieve vorm. Directeur Secretariaat Informatie & Kennis Dienstverlening Bedrijfsvoering Administratieve organisatie Naast de BBV- richtlijnen zijn er aanvullende kaders tbv de organisatie, nl : Financiële verordening art 212 Gemeentewet( art 18 GR HCO). Controle verordening art 213 Gemeentewet( art 18 GR HCO) Verordening periodiek onderzoek, doelmatigheid en doeltreffendheid art 213a Gemeentewet. Vierjarig beleidsplan, activiteitenplan en meerjaren begroting(art. 19 GR HCO) Directiestatuut HCO(art 30 GR HCO) Beleidskadernota investeringen en afschrijvingen Beleidskadernota reserves en voorzieningen/weerstandsvermogen Treasurystatuut Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 27

28 Informatisering en automatisering Binnen het HCO is er een onderscheid gemaakt in systemen ten aanzien van de bedrijfsvoering en ten behoeve van onze producten en diensten. Tevens zijn de direct verantwoordelijke medewerkers ook financieel verantwoordelijk gemaakt door ze de bijbehorende budgetten toe te kennen. Van hieruit is een beweging ingezet om terug te kunnen gaan in het aantal systemen, maar wel dezelfde functionaliteiten behouden. Dit moet op termijn minder inzet van onze netwerkbeheerder betekenen als ook minder servers. De HCO organisatie is te klein om een ICT-afdeling te hebben, waar expertise op een breed front 5 dagen per week, ca. 10 uur per dag aanwezig moet zijn. Daarnaast zou een uitbreiding van de computerruimte met alle bijkomende investeringen en bemensing een te zware financiële last zijn. Voorbeelden van deze stap betreffen de systemen Logitime, ABS/Archeion, externe storage en Atlantis. De realisatie van dit geheel heeft plaats gevonden in het najaar van Hierdoor ontstonden eenmalige versnelde afschrijvingen met betrekking tot een aantal ICT-investeringen. Ten aanzien van de werking van ons netwerk worden we nu alle dagen van de week het beheer door een externe partij verricht. Personeel Gemiddeld aantal fte s is, sinds de piek in 2006, dalende. Hoewel de grafiek een lichte stijging laat zien in 2010, is de dalende trend weer voortgezet in Er waren per 31 december 2012 absoluut 26,33 fte in vaste dienst bij het HCO. gemidd. fte fte gemidd. fte Jaren Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 28

29 Verhouding mannen/vrouwen Sinds 2005 is het aantal mannen dalende en per 2006 het aantal vrouwen stijgende. Ook voor 2012 zijn er meer vrouwen dan mannen. Dit beeld zal naar verwachting komende jaren stand houden. Na 2016 begint een periode van ca. 4 jaar waar een aantal medewerkers met pensioen zullen gaan, waarvan ca. 75 % man. Aantal vrouwen en mannen 25 Aantal personen aantal mannen aantal vrouwen Jaren Onderstaande grafiek geeft weer een dalende lijn van fulltime mannen. En een stijging van het aantal fulltime vrouwen. aantallen mannen vs vrouwen ft/pt aantal medewerkers vrouwen parttime mannen parttime vrouwen fulltime mannen fulltime jaar(per 31 december) Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 29

30 Kansen en bedreigingen Kansen: Na besluitvorming van rijk, provincie en gemeente met betrekking tot de Gemeenschappelijke Regeling kan de provincie kiezen voor een grotere rol in de cultuurhistorie van Overijssel. Samenwerken met andere instellingen biedt voor de partijen voordelen, maar ook voor het publiek. Dit betekent dat er op een aantal bedrijfsvoeringzaken schaalvoordelen gewonnen kunnen worden. Daarnaast is door de omvang van de organisatie op een breed front expertise aanwezig, waar meerdere partijen gebruik van zouden kunnen maken. Het introduceren van een gemeenschappelijke E-depotvoorziening ten behoeve van de Overijsselse gemeenten kan een grotere rol weg leggen voor HCO. Het ontsluiten en toegankelijk maken van databases en het hieraan koppelen van ander soortige informatie. Door bezuinigingen ontstaan er nieuwe wegen tot samenwerken. Bedreigingen: Het inverdienvermogen dat het HCO probeert te realiseren is laag en zal de komende jaren op een laag niveau blijven staan. De kosten dreigen sneller te gaan stijgen (brieven van leveranciers met 2 tot 4,5 % prijsstijging), met daarbij een kans dat de index bij de nieuwe Gemeenschappelijke Regeling dreigt te verdwijnen. De bezuinigingen die nu in Nederland gaande zijn, bedreigen ook het HCO. Ten gevolgen van de Rijksbezuiniging levert HCO al met ingang van in. Door de huidige financiële situatie moet HCO nu jaarlijks minimaal een exploitatieoverschot zien te realiseren van Komende jaren zullen de kosten verder stijgen, daarnaast moet HCO een weerstandsvermogen opbouwen welke gerelateerd is aan de risico s. Ten gevolge van de maatschappelijk ontwikkelingen dat bezoekers meer digitaal materiaal willen raadplegen via internet en veel eenmalige subsidies om materialen te digitaliseren stijgen de ICT kosten explosief. De verhouding is ongeveer 5 : 1, met andere woorden materiaal voor laten digitaliseren, doen de exploitatiekosten toenemen met ca Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 30

31 Verbonden partijen HCO kent geen verbonden partijen op peildatum 31 december Rechtmatigheid Binnen het HCO is de Gemeenschappelijke Regeling het uitgangspunt. Het bestuur heeft een directiestatuut opgesteld waarin de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de directeur zijn vastgelegd. Daarnaast is er met het bestuur een rapportage model afgesproken waardoor het bestuur volgens regelmaat op de hoogte gesteld wordt van de financiële voortgang in het boekjaar in samenhang met de kengetallen. Hierbij wordt een toelichting gegeven op het verschil tussen de eindejaarsverwachting en de begroting. Het HCO werkt met toegekende budgetten, met daarbij een fiattering structuur waarbij de ontvanger controleert of het geleverde ook is geleverd conform de gestelde eisen. De manager accordeert voor de betaalbaarstelling. Elke bankbetaling moet door minimaal 2 leidinggevenden worden geaccordeerd. Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 31

32 2. Jaarrekening Hierna wordt via de balans met toelichting en de programmarekening met toelichting de financiële verantwoording afgelegd over het in het jaar 2012 gerealiseerde beleid. Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 32

33 2.1. Balans (vóór resultaatbestemming) ACTIVA (bedragen x 1) Vaste activa Ultimo Ultimo Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut - Overige investeringen met economisch nut Financiële vaste activa Bijdragen aan activa in eigendom van derden - Gebruiksvergoeding gebouw Totaal vaste activa Vlottende activa Kortlopende vorderingen Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen Liquide middelen Kassaldi Bank- en girosaldi Overlopende activa Van overheden c.a. nog te ontvangen specifieke uitkeringen - Overige nog te ontvangen en vooruitbetaalde bedragen Totaal vlottende activa Totaal generaal Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 33

34 PASSIVA (bedragen x 1) Ultimo Ultimo Vaste passiva Eigen vermogen Algemene reserve Saldo lopend boekjaar - - Bestemmingsreserves: - Reserve éénmalige rijksbijdrage 2009 t/m Overige bestemmingsreserves Nog te bestemmen resultaat Langlopende schulden Onderhandse leningen van: - binnenlandse banken en overige financiële instellingen Totaal vaste passiva Vlottende passiva Kortlopende schulden Kasgeldleningen - Bank- en girosaldi - - Overige schulden Overlopende passiva Nog te betalen bedragen Van overheden c.a. ontvangen nog te besteden specifieke uitkeringen - Overige vooruitontvangen bedragen Totaal vlottende passiva Totaal generaal Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 34

35 2.2. Programmarekening (bedragen x 1.000) Begroting 2012 Realisatie 2012 Realisatie 2011 Omschrijving programma Baten Lasten Saldo Baten Lasten Saldo Baten Lasten Saldo Bedrijfsvoering Producten & Diensten Subtotaal programma s Alg. dekkingsmiddelen: Eénmalige rijksbijdrage Overige algemene dekkingsmiddelen Financieringsfunctie: Liquide middelen en kredietinstellingen Leningen u/g Subtotaal algemene dekkingsmiddelen Resultaat vóór bestemming Toevoeging/onttrekking aan reserves: - Bedrijfsvoering Producten & Diensten Subtotaal mutaties reserves Resultaat ná bestemming Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 35

36 2.3. Toelichtingen Kasstroomoverzicht (Volgens de indirecte methode) Saldo liquide middelen / bankier primo boekjaar Saldo liquide middelen / bankier ultimo boekjaar Mutatie liquide middelen Resultaat (ná bestemming) Afschrijvingen vaste activa Toename kortlopende vorderingen Afname overlopende activa Toename schulden aan kredietinstellingen Toename overige kortlopende schulden Toename overlopende passiva Kasstroom uit bedrijfsoperaties Ontvangst wegens buitengewone bate (onvoorzien) Betaald wegens buitengewone last (onvoorzien) Kasstroom uit operationele activiteiten - Investeringen in immateriële vaste activa Desinvesteringen immateriële vaste activa Investeringen in materiële vaste activa Desinvesteringen materiële vaste activa - Investeringen in overige financiële vaste activa Desinvesteringen overige financiële vaste activa Kasstroom uit investeringsactiviteiten Mutatie rekening-courantschuld kredietinstellingen - - Ontvangsten uit langlopende schulden Aflossingen van langlopende schulden Mutaties voorzieningen - Mutaties (kapitaal)reserves Kasstroom uit financieringsactiviteiten Netto kasstroom Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 36

37 Grondslagen voor presentatie, waardering en resultaatbepaling Inleiding De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten daarvoor geeft. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan componenten zoals ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden, overlopende vakantiegeld- en verlofaanspraken en dergelijke. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. De referentieperiode is dezelfde als die van de meerjarenraming, te weten vier jaar. Indien er sprake is van (eenmalige) schokeffecten (bijvoorbeeld reorganisaties) dan zal wel een verplichting worden opgenomen. Balans Vaste activa Materiële vaste activa met economisch nut Overige investeringen met economisch nut Deze materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijging- of vervaardigingprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saldo afgeschreven. Slijtende investeringen worden vanaf het moment van ingebruikneming lineair afgeschreven in de verwachte gebruiksduur, waarbij rekening wordt gehouden met een eventuele restwaarde. Investeringen kleiner dan 500, - komen direct ten laste van het exploitatieresultaat. Bij de waardering wordt in voorkomende gevallen rekening gehouden met een bijzondere vermindering van de waarde, indien deze naar verwachting duurzaam is. In 2011 heeft een dergelijke vermindering overigens niet plaatsgevonden. Dergelijke afwaarderingen worden teruggenomen als ze niet langer noodzakelijk blijken. Het HCO hanteert een lineaire afschrijving. De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen in jaren: Bedrijfsgebouwen(nieuwbouw) 40 jaar Bedrijfsgebouwen(aankoop, renovatie ed) 25 jaar Depotmeubilair 20 jaar Gebouw gebonden technische installaties 15 jaar Inrichting gebouw, verbouw(aanpassingen), ed 10 jaar Veiligheidsvoorzieningen, telefooninstallatie, ed 4 8 jaar Automatiseringsapparatuur ed 2-5 jaar Overig nader te bepalen Bij overig is de situatie/doel meer bepalend voor het afschrijvingstermijn. Is meer gekoppeld aan de gebruiksduur en/of aanschaf in het kader van een project. De doorberekende investeringen nieuwbouw betreffen het aandeel van het HCO in de kosten nieuwbouw ten behoeve van de gebruikerszaken. Deze post is op te splitsen in 2 grote delen namelijk gebruikerszaken met een afschrijvingstermijn van 10 jaar en gebouw gebonden technische installaties waarbij een afschrijvingstermijn wordt gehanteerd van 15 jaar. Financiële vaste activa Bijdragen aan activa van derden worden geactiveerd als ze individueel een bedrag van te boven gaan. Dergelijke geactiveerde bijdragen zijn gewaardeerd tegen het bedrag van de verstrekte bijdragen, verminderd met Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 37

38 afschrijvingen. De verleende bijdragen worden afgeschreven in de periode waarin het betrokken actief van de derde op basis van de door het HCO gestelde voorwaarden moet bijdragen aan de publieke taak. Vlottende activa Vorderingen en overlopende activa De vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. De voorziening wordt statisch bepaald op basis van de geschatte inningskansen. Liquide middelen en overlopende posten Deze activa worden tegen nominale waarde opgenomen. Vaste schulden Vaste schulden worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, verminderd met gedane aflossingen. De vaste schulden hebben een rentetypische looptijd van één jaar of langer. Het kortlopende deel van de aflossingsverplichtingen wordt onder de vlottende passiva gepresenteerd. Vlottende passiva De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Borg- en Garantstellingen Voor zover leningen door het HCO gewaarborgd zijn, is buiten telling het totaalbedrag van de geborgde schuldrestanten per einde boekjaar opgenomen. In de toelichting op de balans is nadere informatie opgenomen. Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 38

39 Toelichting op de balans (bedragen x 1) ACTIVA VASTE ACTIVA Materiële vaste activa De materiële vaste activa (overige investeringen) met een economisch nut bestaan uit de volgende onderdelen: Boekwaarde Boekwaarde per per Bedrijfsgebouwen nieuwbouw Overige materiële vaste activa automatisering inrichting en inventaris Totaal Het onderstaand overzicht geeft het verloop van de boekwaarde van de overige investeringen met economisch nut weer: Boekwaarde Investeringen Desinvesteringen Afschrijving Afschrijvingen Boekwaarde desinvestering Bedrijfsgebouwen - nieuwbouw Overige materiële vaste activa: automatisering - inrichting en inventaris Totaal De kredieten voor investeringen worden beschikbaar gesteld via de in programma Bedrijfsvoering opgenomen afschrijvingskosten. De beschikbare budgetruimte voor 2012 tbv de afschrijvingen was begroot op Investeringen 2012 in 's Kantoormeubilair Automatiseringsapparatuur Gebouwen/installaties Studiezaal Totaal Investeringen zijn er op beperkte schaal geweest betekent het jaar van uitbesteding van ICT. Dit verklaart de grote desinvestering. Het nagenoeg complete serverpark is afgebouwd en afgevoerd. De programmatuur draait op een externe locatie bij een derde. HCO is namelijk te klein om het gehele netwerkbeheer in eigen beheer te doen. Het effect hiervan op afschrijvingen in de vorm van versneld afschrijven was klein. Het einde van de grootste ICT- afschrijving viel samen met de overgang naar een derde. De investeringen waren gericht op kleine aanpassingen, zoals stopcontacten plaatsen, aantal stoelen vervangen, zonwering en ergonomische werktafels. Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 39

40 Over 2012 was geen sprake van bijdragen van derden, direct gerelateerd aan de investering. Boekwaarde Boekwaarde per per Cumulatieve aanschafwaarden Cumulatieve afschrijvingen Totaal De materiële vaste activa is geheel uit eigen middelen verkregen. Er is geen vaste activa verkregen uit sponsoring en bijdragen om niet. Financiële vaste activa Het verloop van de financiële vaste activa gedurende het jaar 2012 wordt in onderstaand overzicht weergegeven: Boekwaarde Boekwaarde Investe-ringen Desinves-teringen Bijdragen aan activa in eigendom van derden Totaal Het financieel vast actief betreft een in 2006 betaalde afkoopsom aan de Rijksgebouwendienst, ter vermindering van de toekomstige huurverplichtingen voor de komende 10 jaren voor het pand aan de Eikenstraat in Zwolle, startend in 2007 en eindigend in De financiële vaste activa is geheel uit eigen middelen verkregen. Er is geen vaste activa verkregen uit sponsoring en bijdragen om niet. VLOTTENDE ACTIVA Kortlopende vorderingen De in de balans opgenomen uitzettingen met een looptijd van één jaar of minder kunnen als volgt gespecificeerd worden: Afschrij- vingen/af- Afwaarderingen Balans- Balanswaarde Boekwaarde waarde Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen Totaal Per ultimo februari 2012 staat nog een bedrag van open aan nog te ontvangen bedragen van handelsdebiteuren. Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 40

41 Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen bestaat uit de volgende componenten: Boekwaarde Boekwaarde per per Kassaldi Banksaldi Girosaldi 0 0 Gelden onderweg Totaal Overlopende activa De post overlopende activa kan als volgt onderscheiden worden: Boekwaarde Boekwaarde per per Vooruitbetaalde bedragen Nog te ontvangen bedragen Totaal De nog te ontvangen bedragen betreffen de volgende componenten: Boekwaarde Boekwaarde per per Te ontvangen inzake zakelijke dienstverlening Te ontvangen bijdragen diverse projecten Project Genlias Vooruitbetaalde kosten Rekening-courant St. Kadastrale Atlas Voorschot reiskosten Overige te ontvangen bedragen Totaal Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 41

42 PASSIVA Eigen vermogen Het in de balans opgenomen eigen vermogen bestaat uit de volgende posten: Stand Stand per per Algemene reserve Bestemmingsreserves: - Reserve extra rijksbijdrage 2009 t/m Overige bestemmingsreserves Nog te bestemmen resultaat Totaal Het HCO had als eerste prioriteit om de vaste lasten te laten dekken door de vaste baten. Het HCO is continue bezig om te kijken of er voordelen zijn te behalen door dingen anders te doen, samenwerking, inverdienen, et cetera. De volgende stap is jaarlijks een positief saldo op de exploitatie, waarmee langzaam een weerstandsvermogen kan worden opgebouwd. - In 2008 is een eenmalige rijksbijdrage van ontvangen om (financiële) knelpunten weg te werken. Dit bedrag is bij de bestemming van het jaarresultaat 2008 aan de Reserve eenmalige rijksbijdrage 2008 toegevoegd. Het verloop in 2012 wordt in onderstaand overzicht per reserve weergegeven: Bestemming Toevoeging Stand resultaat vorig Stand boekjaar Onttrekking Algemene reserve (A) Reserve éénmalige rijksbijdrage 2009 t/m 2011 (B) Overige bestemmingsreserves (C): -opleiding groot onderhoud collectieve aankoop materiële zorg Nog te bestemmen resultaat (D) Totaal A) Algemene reserve: Het saldo op de algemene reserve geeft een tekort aan ten bedrage van Gezien het positieve resultaat op de jaarrekening en het voorstel om het saldo van de reserve eenmalige rijksbijdrage te vereffenen gaat het tekort over naar een klein positief saldo op de Algemene Reserve. Op termijn zal dit moeten groeien naar een stevige , wat beschouwd kan gaan worden als weerstandvermogen. Het nog te bestemmen positief resultaat 2012 moet nog worden toegekend conform de voorgestelde besluiten. Ca toevoegen aan de Algemene Reserve en ca ten behoeve van programmagelden. Het voorstel dient te worden geaccordeerd tijdens de bestuursvergadering. B) Reserve eenmalige rijksbijdrage : In 2008 heeft er veelvuldig overleg plaatsgevonden tussen het HCO en de gemeente Zwolle en het Nationaal Archief. Gemeente Zwolle heeft haar bijdrage structureel verhoogd met In 2008 is een eenmalige rijksbijdrage van ,- ontvangen om (financiële) knelpunten weg te werken. Dit bedrag is bij de bestemming van het jaarresultaat 2008 aan de Reserve eenmalige rijksbijdrage 2008 toegevoegd ten behoeve van een aanwending in de jaren vanaf Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 42

43 Door zakelijke dienstverlening in en inverdienen bij subsidieprojecten heeft HCO in beperkte mate gebruik hoeven te maken van deze reserve. Terwijl wel bij de Algemene Reserve een tekort bleef staan. Door nu beide reserves met elkaar te vereffenen ontstaat er nu een kleine positieve Algemene Reserve. C) Overige bestemmingsreserves: De overige bestemmingsreserves zijn gevormd middels resultaatbestemming in de afgelopen jaren of door reeds gereserveerde bedragen uit de algemene reserve voor specifieke doeleinden te oormerken. - Reserve opleiding: Vooralsnog blijft deze post bestaan, totdat er een verzoek komt van de directeur van HCO om deze gelden te besteden. - Reserve materiële zorg: Ook hier geldt dat deze post blijft bestaan, totdat er een verzoek komt van de directeur van HCO om deze gelden te besteden. - Reserve Groot onderhoud: Deze reserve is tbv het onderhouden van de houten vloer/trap in de geschiedenishal. In 2012 is een klein deel van deze reserve besteed aan het schuren en opnieuw lakken van beide trappen in de geschiedenishal. - Reserve Collectie aankopen: Met enige regelmaat( om de 2-3 jaar) wordt er op de markt een uniek stuk aangeboden met betrekking tot Zwolle en/of Overijssel. Met deze reserve heeft HCO al een deel of geheel de financiering van het unieke stuk gereed. D) Nog te bestemmen resultaat: Het voorstel ligt ter goedkeuring voor aan het Algemeen Bestuur. Na de besluiten en vaststelling van de jaarrekening worden de voorgestelde bestemmingen en vereffenen door boekingen uitgevoerd. Het totale eigen vermogen bedroeg per 31 december Het akkoord van het bestemmingsvoorstel door het Algemeen bestuur heeft wel invloed op het negatieve saldo van de Algemene reserve( ), het nieuwe saldo komt uit op (positief). Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 43

44 Langlopende schulden De onderverdeling van de in de balans opgenomen langlopende schulden is als volgt: Tabel langlopende schulden De onderverdeling van de in de balans opgenomen langlopende schulden is als volgt: Boekwaarde Boekwaarde per per Onderhandse leningen - binnenlandse banken en overige financiële instellingen Totaal In onderstaand overzicht wordt het verloop weergegeven van de vaste schulden over het jaar 2012: Saldo Vermeerderingen Saldo Aflossingen Onderhandse leningen Totaal Ingaande 10 april 2006 is een vaste geldlening bij de Bank Nederlandse Gemeenten afgesloten met een looptijd van 15 jaar tegen een vaste rente van 4,17% per jaar. De totale rentelast voor het jaar 2012 met betrekking tot de vaste schulden bedraagt De jaarlijkse aflossingsverplichting is gesteld op De met deze lening samenhangende aflossing- en renteverplichtingen zijn als volgt weer te geven: tot en met 2014 tot en met 2019 tot en met 2021 Aflossingsverplichtingen BNG Renteverplichtingen BNG VLOTTENDE PASSIVA Kortlopende schulden De in de balans opgenomen kortlopende schulden kunnen als volgt gespecificeerd worden: Boekwaarde Boekwaarde per per Bank- en girosaldi (A) - 31 Overige schulden (B) Totaal A) Bank- en girosaldi: In 2007 is een krediet in rekening-courant met de SNS Bank N.V. afgesloten, met een limiet van ,-. Hiervoor zijn geen zekerheden gesteld. In 2012 is deze naar beneden bijgesteld naar een limiet van B) Overige schulden: Per ultimo februari 2013 staat er een bedrag open van ,08. Dit betreft de huur over het 4 e kwartaal aan de RGD( ,08). Deze achtergestelde betaling is als drukmiddel om na 6 jaar toch een keer het klimaat goed uit te regelen. Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 44

45 Overlopende passiva De specificatie van de post overlopende passiva is als volgt: Boekwaarde Boekwaarde per per Nog te betalen bedragen Van overheden c.a. ontvangen nog te besteden specifieke uitkeringen Vooruitontvangen bedragen Totaal De vooruit ontvangen bedragen betreffen de volgende componenten: Boekwaarde Boekwaarde per per Project Identiteit van Overijssel - - Vooruitontvangen Rijksgebouwendienst Overige vooruitontvangen bedragen Totaal Het verloop van de van overheden c.a. ontvangen nog te besteden specifieke uitkeringen is als volgt: Saldo Vermeer- Vermin- Saldo deringen deringen Digi Wijhenaar(b) Basisdigi Hist filmmateriaal (079 ) Arameëers in Twente(206) Deskundigheidsbevordering(207) Razzia in Staphorst(326) De streek centraal (330 ) Minderheden in Zwolle Molukkers(340) Kamer van koophandel Oost Ned (415 ) Dekanaat twente (426) Versterking regionale functie HCO(1552) Tijdschrift MSMD Totaal Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 45

46 De nog te betalen bedragen betreffen de volgende componenten: Boekwaarde Boekwaarde per per Loonheffing Bedrijfsvereniging - Pensioen en VUT - - Omzetbelasting Subtotaal belastingen en premies soc. verzekeringen Huisvestingskosten kruisposten gas Personeelskosten Organisatiekosten Accountantskosten Netto lonen Kosten winkel 77 - Kosten diverse projecten Rente en kosten bankrekeningen 6 Rente lening o/g tot einde boekjaar Diversen - Totaal Niet uit de balans blijkende verplichtingen: Waarborgen en garanties Het HCO heeft geen waarborgen en garanties verstrekt. Langlopende financiële verplichtingen Het HCO is voor een aantal toekomstige jaren gebonden aan verschillende, niet uit de balans blijkende, financiële verplichtingen. Hieronder volgt een opsomming van de belangrijkste van deze verplichtingen: a. Huurovereenkomsten met Rijksgebouwendienst met betrekking tot het bedrijfsspecifieke gebouw aan de Eikenstraat 20 te Zwolle; b. Operationeel leasecontract: Ten behoeve van het printen en kopiëren heeft HCO met RICOH ultimo 2010 een contract afgesloten voor 3 jaar. c. Overeenkomst tbv externe digitale opslag : Tbv het vele digitale materiaal is een, zogenaamde green storage, opslag overeenkomst afgesloten met Pictura voor een periode van 5 jaar. d) Operationele leasecontract; Ten behoeve van het uitbesteden van het netwerkbeheer op een externe locatie(compello) is in het najaar 2012 een 3 jarig contract afgesloten met Dell.( Hierdoor kunnen we gebruik blijven maken van surfdiensten, software licentie via de rijksoverheid). Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 46

47 Toelichting op de programmarekening Belangrijke verschillen tussen de realisatie en de begroting na wijziging moeten systematisch worden toegelicht voor ieder afzonderlijk onderdeel van de programmarekening. Programma 1: Bedrijfsvoering Hier wordt per programma de financiële uiteenzetting weergegeven analoog aan het overzicht van baten en lasten, zoals dat is opgenomen in de financiële begroting van het desbetreffende jaar. Realisatie Begroting Realisatie Baten Lasten Resultaat vóór bestemming Toevoeging/onttrekking aan reserves Resultaat ná bestemming De belangrijkste verschillen tussen de realisatie en de begroting na wijziging zijn: Bedrijfsvoering Realisatie 2012 Begroting 2012 Realisatie 2011 Verschil Baten: - lumpsum Rijk lumpsum Gemeente lumpsum Provincie Totaal baten Lasten: - Personeelskosten Afschrijvingskosten Huisvestingskosten Organisatiekosten Buitengewone lasten Totaal lasten Resultaat vóór bestemming De grootste verschillen werden veroorzaakt door: Baten Ten tijde van het opstellen van de begroting 2012 was nog niet alles bekend met betrekking tot hoe en wanneer de provincie Overijssel voor haar archieven ging betalen. Uiteindelijk is de bijdrage door de provincie Overijssel door middel van een dienstverleningsovereenkomst in december 2012 gefactureerd. Per 1 januari 2012 werd de bijdrage van het rijk verlaagd met het deel dat ten laste van de provincie werd gebracht plus een korting van 2,85%. In de omschrijving staat tijdelijk lumpsum. Een definitieve omschrijving lumpsum of dienstverlening kan pas wanneer bekend is hoe de provincie haar rol wil innemen ten opzichte van HCO. Personeelskosten Door een aantal directe uren door te belasten aan producten en diensten vallen de personeelskosten lager uit. Ten opzichte van 2011 is er een daling van ca Door een regeling, fpu en pensioen eind 2012 zet de daling zich voort. Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 47

48 Afschrijvingskosten Dit jaar is het netwerkbeheer in het najaar uitbesteed aan Compello. Voor HCO betekent dit dat er geen verdere investeringen gedaan moeten worden in het serverpark met geheugen. De investeringen zetten zich om naar exploitatielasten. Het merendeel van de ICT-apparatuur was aan het einde van de afschrijvingstermijn of bijna. Voor het deel dat bijna volledig was afgeschreven betekent dit voor 2012 extra afschrijvingen. Al met al viel dit binnen de begroting van Voor 2013 en verder is het budget voor de afschrijvingen verlaagd van naar Ook is de externe storage gerealiseerd tegen gunstigere beïnvloedbare kosten. Huisvestingskosten De realisatie ligt ca boven de begroting. Een kleine huurstijging ( ), hogere schoonmaakkosten ( 4000) en hogere overige huisvestingkosten ( 2.000) werden goedgemaakt door lagere energiekosten ( ) en een aantal kleine kostenposten zorgt voor een positief bedrag ten opzichte van de begroting. Organisatiekosten De realisatie 2012 valt lager uit dan was begroot. Voor een aantal posten, voort gekomen uit projecten gefinancierd door derden, werden de exploitatielasten medegefinancierd door de 3ton subsidie van de provincie Overijssel. Deze posten worden miv 1 januari 2013 overgeheveld naar het programma Producten & Diensten. Het zijn namelijk directe diensten ten behoeve van de Overijsselse burgers. Ook door de standaarddienstverlening van Compello voor het netwerkbeheer kwam het maatwerkondersteuning overeenkomst te vervallen. Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 48

49 Programma 2: Producten & Diensten Hier wordt per programma de financiële uiteenzetting weergegeven analoog aan het overzicht van baten en lasten, zoals dat is opgenomen in de financiële begroting van het desbetreffende jaar. Realisatie Begroting Realisatie Baten Lasten Resultaat vóór bestemming Toevoeging/onttrekking aan reserves - - Resultaat ná bestemming De belangrijkste verschillen tussen de realisatie en de begroting na wijziging zijn: Realisatie Begroting Realisatie Producten & Diensten Verschil Baten: Programmagelden Collectiebehoud en beheer Collectievorming Collectie is toegankelijk Presentaties Educatie Zakelijke dienstverlening Overige projecten Opbrengsten dienstverlen. e.d Totaal baten Lasten: Collectiebehoud en beheer Collectievorming Collectie is toegankelijk Presentaties Educatie Zakelijke dienstverlening Onvoorzien Kosten dienstverlening Totaal lasten Resultaat vóór bestemming De grootste verschillen werden veroorzaakt door: Algemeen De baten zijn in 2012 gedaald ten opzichte van de begroting. De te ontvangen subsidies en zakelijke dienstverlening waren hoger begroot dan is gerealiseerd. De lasten waren ca hoger dan was begroot. HCO was in staat om personeelslasten door te belasten op directe projecten, welke dan gefinancierd werden door derden. Hierdoor kon er een positief resultaat ( ) worden geboekt op programma Bedrijfsvoering. Programmagelden en Collectiebehoud en beheer Deltaplangelden en AV-subsidie zijn geoormerkte bedragen. Deltaplangelden worden dan ook expliciet gebruikt voor Collectie Beheer en behoud. De kosten met betrekking tot de AV-bijdrage zit verspreid in allerlei soorten kostenposten. De AV-subsidie is beëindigd per 31 december Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 49

50 Collectievorming Bij collectievorming zijn de gelden besteed aan het update houden van de bibliotheek, tijdschriften en contributies en aan Audiovisueel. Collectie is toegankelijk Een groot deel van onze ICT systemen om archieven en collectie toegankelijk te maken worden hier geboekt en gefinancierd. Door gelden van derden en een positief saldo op programma Bedrijfsvoering kan HCO dit financieren. De kosten zijn vaste onderdelen, onlosmakelijk verbonden aan het toegankelijk maken van de collectie, namelijk ten behoeve van het systeem MAIS, Burgerlijke stand, Digitale land. Presentaties De groep presentaties bestaat uit een scala van vele publieksactiviteiten, van lezingen tot digitale dienstverlening, van publieksprojecten tot rondleidingen. Alle diensten en producten ten behoeve van een bezoeker fysiek of digitaal vallen onder deze categorie. Financieringen zijn divers, een aantal worden gefinancierd uit de eigen exploitatie, anderen met één of meerdere bijdragen van bedrijven en/of instellingen. Mijn Stad Mijn Dorp was wel grootste ontvanger en grootste kostenpost (resp en ). Ook een project als deskundigheidsbevordering telt zwaar mee in de baten en lasten (beide ). De structurele zaken als de HCO-website, wiewaswie, beeldbank zijn kosten die uit eigen middelen gefinancierd worden. Door een hogere inschatting van te ontvangen subsidiegelden dan gerealiseerd en het kunnen doorbelasten van kosten uit de bedrijfsvoering aan gesubsidieerde projecten het is totaal resultaat voor bestemming ca hoger dan was begroot. Hierdoor was het resultaat bij programma Bedrijfsvoering ook hoger (totaal positief resultaat ). Met ingang van 1 januari 2013 worden alle directe materiële en personele kosten geboekt op de producten en diensten. Daarnaast wordt er een kostenverdeelstaat aan toegevoegd. Hierdoor ontstaat er een transparanter geheel waar directe en indirecte kosten naar toe gaan. De totale baten waren en de lasten Het verschil wordt bepaald door de vaste posten ten behoeve van de dienstverlening, zoals PR en Communicatie, Genlias, Beeldbank, HCO-website, inventarissen op internet via Archieven.nl, tentoonstellingen, website watwaswaar.nl. Educatie In de begroting was een verschil van 3000 meer aan lasten dan baten. Bij realisatie is het gestegen naar Er was een kleine tegenvaller en een bedrag ten behoeve van aanloopkosten voor een project zijn gemaakt. Zakelijke dienstverlening Zakelijke dienstverlening heeft een positief resultaat gehaald van (resultaat begroot op ). Ca minder. Afgelopen jaren werd al geregeld aangegeven dat deze inkomstenpost sterk aan het teruglopen was. Ook voor 2013 zal het resultaat aan de lage kant zijn. Algemene dekkingsmiddelen Eenmalige rijksbijdrage Eind 2008 heeft HCO van het Rijk een eenmalige bijdrage ontvangen om eventuele tekorten op te vangen in de periode na Het bestuur heeft besloten dat met ingang van 2009 deze reserve gebruikt gaat worden om de tekorten op de exploitatie op te vangen totdat de decentralisatie een feit is. Met ingang van 1 januari 2013 begint de nieuwe cultuurperiode. Op dit moment is nog niet bekend hoe de provincie Overijssel dit geregeld wil hebben. In het voorstel aan het bestuur wordt voorgesteld om het saldo van deze reserve te vereffenen met de Algemene Reserve. Overige algemene dekkingsmiddelen De overige algemene dekkingsmiddelen kunnen als volgt worden gepresenteerd: Overige algemene dekkingsmiddelen Realisatie Begroting Realisatie Baten Lasten Saldo Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 50

51 Onder de algemene dekkingsmiddelen zijn de incidentele lasten en baten over voorgaande jaren verantwoord. De belangrijkste baten betreffen: - Depot huur Vrijval van enkele projectsaldo s, waarbij de verwachte kosten lager zijn uitgevallen dan was verwacht. - Compensatie stroomstoring Saldo financieringsfunctie Realisatie 2012 Begroting 2012 Realisatie 2011 Baten Lasten Saldo De over 2012 verschuldigde rente op leningen en kredietfaciliteiten bedraagt De van de financiële instelling ontvangen rentevergoedingen op creditsaldi bedraagt In de begroting is hiervoor opgenomen onder het programma Bedrijfsvoering. Analyse begrotingsafwijkingen en begrotingsrechtmatigheid Begroting 2012 Realisatie 2012 Begrotingsafwijking Waarvan onrechtmatig Omschrijving programma Baten Lasten Saldo Baten Lasten Saldo Baten Lasten Saldo Baten Lasten Saldo Bedrijfsvoering Prod. & Diensten Subtotaal programma s Algemene dek- kingsmiddelen: Saldo financieringsfunctie Overige algemene dekkingsmiddelen Subtotaal alg. dekkingsmiddelen Resultaat vóór bestemming Toevoeg./onttrek-king aan reserves: Bedrijfsvoering Prod. & Diensten Subtotaal reservemutaties Resultaat ná bestemming Analyse begrotingsafwijkingen Op grond van artikel 189, lid 3 Gemeentewet kunnen behoudens de uitzonderingen ex artikel 208 en 209 Gemeentewet slechts lasten en daarmee overeenstemmende balansmutaties worden genomen tot de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht. Lastenoverschrijdingen zijn onrechtmatig, maar behoeven veelal niet door de accountant in de oordeelsvorming te worden meegenomen. Hiervoor is ook reeds per programma en voor de algemene dekkingsmiddelen ingegaan op de verschillen tussen de realisatie en de begrotingscijfers voor en na wijziging. Bij dit totaaloverzicht wordt aanvullend nog de volgende toelichting gegeven: Programma bedrijfsvoering De begroting 2012 laat een begrotingsafwijking zien van ca zien. In de realisatie is dit een positief resultaat geworden ( ). Loonkosten van medewerkers doorbelasten naar projecten, een aantal structurele lasten gefinancierd krijgen door derden en bij het sluiten van de jaarrekening bericht ontvangen met betrekking tot de vaststelling van de index 2012 door het Rijk is er een goed resultaat geboekt. Programma Producten en diensten De begroting laat een tekort zien van ca , terwijl er een tekort van ca wordt gerealiseerd. Een verschil van ca De grootste veroorzaker is wel het doorbelasten van loonkosten aan het programma Producten & Diensten. Daarnaast was er een stijging in de structurele kosten van Presentaties, met name door meer content bij allerlei databases en toegenomen raadpleging namen de lasten toe. Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 51

52 Sowieso zorgt altijd een mix van factoren voor het resultaat. De looptijd van projecten is divers (maanden, tot jaren) en ook de inkomsten en kosten (soms eerst kosten en later inkomsten of een variant). Daarnaast moeten kosten worden opgenomen in het jaar waarop ze betrekking hebben. Opbrengsten of delen hiervan kunnen worden geboekt, mits een toezegging is van een bijdrage. Verder hebben wij bij een aantal projecten de loonkosten kunnen doorbelasten. Een aantal projecten zijn positief afgesloten. Analyse begrotingsrechtmatigheid Het HCO stelt drie keer per jaar een aangepaste begroting (eindejaarsverwachting) op. Deze wordt besproken in het bestuur. Bestuur accordeert de eindejaarsverwachting (eventueel met een aanvullende notitie). Daarnaast stelt HCO zich op als cultureel ondernemer, dit betekent dat toch ondernemersrisico wordt genomen, zij het beperkt. Kansen opzoeken, maar ook creëren is een onderdeel van dit ondernemen. Informatie Wet Openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens Bij het Historisch Centrum Overijssel heeft geen overschrijding van het maximum salaris in het kader van de Wet Openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens plaatsgevonden Incidentele baten en lasten In de jaarrekening zijn de volgende incidentele baten en lasten verantwoord. (N=nadelig, V=voordelig): Overige algemene dekkingsmiddelen - Afrekeningen voorgaande jaren: baten V V V lasten N V V V Programma Bedrijfsvoering: - Extra afschrijving 8365 N - - Totaal V V V Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 52

53 2.4. Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Verklaring betreffende overige bij of krachtens de wet gestelde eisen Ingevolge artikel 213, lid 3 onder d van de Gemeentewet vermelden wij dat het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Zwolle, Xxxxxxxxl 2013 Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 53

54 BIJLAGEN Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 54

55 Bijlage 1 Overzicht van aanwinsten en verliezen Archieven 1.1. Overheidsarchieven Geen Particuliere archieven Van dhr. J. Horreüs de Haas te Zwolle: Familiearchief Horreüs de Haas, 9 m. Van de directie van het Gelders-Overijssels Bureau voor Toerisme en rechtsvoorganger te Deventer Archief van het Gelders-Overijssels Bureau voor Toerisme en rechtsvoorganger te Deventer, ,24 m. Van het bestuur van Varya, Welzijnsorganisatie te Almelo: Archief van Stichting Equivalent, Experts in emancipatie, , 1,75 m. Van het bestuur van Varya, Welzijnsorganisatie te Almelo: Archief van Stichting Minderheden Overijssel, , 4,65 m. Van het bestuur van Varya, Welzijnsorganisatie te Almelo: Archief van Varya, Welzijnsorganisatie te Almelo, , 2 m. Van het college van bestuur van Stichting Orthopedagogisch Centrum De Ambelt te Zwolle: Archief van Stichting Orthopedagogisch Centrum De Ambelt te Zwolle, (1971) (2004), 3,37 m. Van het college van bestuur van Stichting Orthopedagogisch Centrum De Ambelt te Zwolle: Archief van de Vereniging tot Bestrijding der Tuberculose te Zwolle, , 0,5 m. Van dhr. J. Hagedoorn te Zwolle: Deel van het archief van de Nederlands-Israëlitische gemeente te Zwolle, ,25 m. Van Mevrouw T. Britstra te Zwolle: Foto-album, medailles en losse documenten betreffende J.G. Bristra, atleet, heilgymnast en fysiothereapeut te Zwolle, , 1 omslag. Van de familie Prins te Zwolle: Archief van de Bond van Arbeiders-Esperantisten in het gebied van de Nederlandse taal, afdeling Zwolle, , 0,12 m. Van het bestuur van de Stichting Dorpshuis Liederholthuis: Archief van de Stichting Dorpshuis Liederholthuis, , 0,12 m. Van het bestuur van de Vereniging Plaatselijk Belang te Liederholthuis: Archief van de Vereniging Plaatselijk Belang te Liederholthuis, , 0,12 m. Van de heer H.J. Bach te Zwolle: Aanvulling op de Collectie Bibliotheek van de voormalige RK Parochie Onze Lieve Vrouw ten Hemelopneming te Zwolle, 17 e - 19 e eeuw, 0,5 m. Van het bestuur van de Maatschappij tot Nut van t Algemeen, afdeling Ommen: Archief van de Maatschappij tot Nut van t Algemeen, afdeling Ommen, 0,5 m. Van de Kerkrentmeesters van de Protestantse Kerk te Hengelo (O): Archief van de Gereformeerde Kerk te Hengelo, , 17 m. Totaal aangenomen particulier: 40 m. Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 55

56 Bijlage II Overzicht van gereed gekomen archiefinventarissen en plaatsingslijsten: J. Seekles e.a.: Plaatsingslijst van het archief van het Humanistisch Verbond, gemeenschap Zwolle, , 2 m [herzien]. Plaatsingslijst van het archief van de Provinciale Stichting Vrouw, Geloof en Samenleving, , 0,48 m. Inventaris van het archief van de Stichting RK Onderwijs en rechtsvoorganger te Heino, (1906) , 4 m. Plaatsingslijst van het archief van de Stichting Gelders-Overijssels Bureau voor Toerisme en rechtsvoorganger, , 0,24 m. Plaatsingslijst van het archief van de Ned. Israëlitische gemeente Zwolle, , 0,12 m. Plaatsingslijst van het archief van de Stichting Dorpshuis Lierderholthuis, , 0,12 m. Plaatsingslijst van het archief van de Vereniging voor Plaatselijk Belang Lierderholthuis, , 0,12m. Inventaris van het archief van Stichting Equivalent, Experts in emancipatie, , 1,75 m. Inventaris van het archief van Stichting Minderheden Overijssel, , 4,65 m. Inventaris van het archief van Varya, Welzijnsorganisatie te Almelo, , 2 m. A. Groothuis e.a., Inventaris archief Gereformeerde Kerk te Hengelo (Ov), , 17 m. Totaal bewerkt en voor publiek ontsloten: 33 m. Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 56

57 Bijlage III Publicaties V.C. Sleebe: Hoe de kasteelheer uit Ruurlo verdween. De lokale positie van een Gelderse adellijke familie in de negentiende en twintigste eeuw', Virtus. Jaarboek voor Adelsgeschiedenis 18 (2011), [verschenen 2012] Levensloop en sociale achterstand. Een onderzoek naar de armoedecultuur in Deventer, in: Koen, Matthijs, Jan Kok, Hilde Bras (red)., Leren van historische levenslopen. Historisch-demografisch onderzoek in Vlaanderen en Nederland (Leuven 2012), p Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 57

58 Bijlage IV Bestuurs- en redactielidmaatschappen F. van den Berg Secretaris van de Uutgeverieje n Boaken, uitgeverij voor boeken over de geschiedenis en streektaal van Hellendoorn- Nijverdal en omgeving W. Coster Redactielid A. Gevers Redactielid van de Overijsselse Historische Bijdragen (OHB) Bestuurslid van de Stichting Werkgroep Adelsgeschiedenis W. Huijsmans (tot 1 april) Redactielid van het Zwols Historisch Tijdschrift (ZHT) Lid van de Werkgroep Straatnaamgeving van de gemeente Zwolle R. de Jong Secretaris van het Nationaal Overleg Regionale Audiovisuele Archieven (NORAA) P. den Otter Voorzitter van de Beheerraad Genlias Voorzitter van de Stichting Kadastrale Atlas van Overijssel van 1832 J. Seekles (vanaf 1 april) Lid van de Werkgroep Straatnaamgeving van de gemeente Zwolle V. Sleebe Secretaris van het bestuur van de Vereeniging tot beoefening van Overijsselsch Regt en Geschiedenis (VORG) Redactielid van de Textielhistorische Bijdragen (THB) Redactielid van Virtus, Jaarboek voor Adelsgeschiedenis E. Smit Secretaris van het bestuur van de Vereniging de Topografisch-Historische Atlas (VTHA) B. de Vries Voorzitter van de Stichting Archief Programmatuur (STAP) Voorzitter kwaliteitsraad Twentse Taalbank Lid van de PBO van RTV Zwolle Lid van de Commissie Straatnaamgeving van de gemeente Zwolle Lid van de Raad van Toezicht van het Cultuur Historisch Centrum Vollenhove J. Wigger Penningmeester van het bestuur van de Stichting Werkgroep Adelsgeschiedenis Jaarrekening 2012 Historisch Centrum Overijssel 58