T info@trustteam.be

Transcriptie

1 T info@trustteam.be

2 Inhoud 1 Introductie Waarom kiezen voor Health@Work? Concentreer u voortaan op uw kernactiviteiten Rijke standaardfunctionaliteiten Comfortabel en gebruiksvriendelijk Uw zekerheid voor de toekomst Enkele standaardfunctionaliteiten Administratie Planning Risicobeheersing Medisch dossier Facturatie Rapportering Selfservice toepassingen met web module...9 Trustteam All Rights Reserved 2

3 1 Introductie Interne en externe diensten voor preventie en bescherming op het werk dienen aan steeds hogere verwachtingen te voldoen. Naast het up to date houden van correcte medische dossiers en het voeren van een proactief preventiebeleid, moet rekening gehouden worden met een efficiënte planning van de eigen resources, een tijdige rapportering en voor de externe diensten ook een correcte facturatie. De ondersteuning van deze processen door een geïntegreerd en betrouwbaar softwarepakket is dan ook van essentieel belang. geldt vandaag als dé moderne, geïntegreerde en betrouwbare softwaretoepassing voor diensten voor preventie en bescherming op het werk en biedt unieke voordelen: 1. Concentreer u voortaan op de kernactiviteiten van uw dienst: preventie en bescherming 2. Alle functionaliteiten voor administratie, planning, risicobeheer, medisch dossier, facturatie en rapportering in één geïntegreerde toepassing 3. Het comfort en de gebruiksvriendelijkheid van de Windows omgeving 4. Een optimale nazorg door uw informaticapartner Trustteam 5. Een gefaseerde implementatie in functie van uw specifieke situatie 6. Een groeiplatform voor mobiel werken en selfservice toepassingen 7. Ontwikkeld door mensen met meer dan 15 jaar IT-ervaring in de sector 2 Waarom kiezen voor Health@Work? Verschillende softwarepakketten naast elkaar? Tijdverlies en fouten door de dubbele input van gegevens? Geen overzicht van uw planning? Een moeizame facturatie en rapportering? Voortaan behoren deze problemen tot de verleden tijd. 2.1 Concentreer u voortaan op uw kernactiviteiten Health@Work is een moderne, geïntegreerde en betrouwbare softwaretoepassing voor diensten voor preventie en bescherming op het werk. U kunt zich voortaan opnieuw concentreren op uw kernactiviteiten, het zorgen voor preventie en bescherming op het werk. Uw informaticapartner Trustteam staat immers in voor een totale begeleiding, van adviesverlening vooraf tot de opleiding en nazorg na de implementatie. Zo gebeurt de invoering van het nieuw pakket met een minimale impact op uw eigen organisatie. Trustteam All Rights Reserved 3

4 2.2 Rijke standaardfunctionaliteiten werd ontwikkeld door specialisten met meer dan 15 jaar IT-ervaring in de sector. Zij kennen uw problematiek door en door en voorzagen in het pakket alle standaardfunctionaliteiten die u als dienst voor preventie en bescherming nodig heeft: planning, risicobeheer, medische dossiers, facturatie en rapportering. En dit alles in één geïntegreerd pakket, zodat u niet heen en weer moet navigeren tussen verschillende applicaties. 2.3 Comfortabel en gebruiksvriendelijk De succesvolle implementatie van een nieuw softwaresysteem staat of valt met de aanvaarding en het gebruik ervan door de medewerkers van uw eigen dienst. Daar zijn wij ons meer dan wie ook van bewust. Daarom werd Health@Work ontwikkeld vanuit één basisfilosofie: comfort en gebruiksvriendelijkheid voor iedere gebruiker, van de administratieve medewerker tot de arbeidsgeneesheer. Met een minimum aan opleiding zijn zij vertrouwd met het systeem en kunnen ze ermee aan de slag. 2.4 Uw zekerheid voor de toekomst Health@Work werd ontwikkeld om mee te evolueren met uw organisatie. Daarvoor staat het Microsoft.NET platform garant: zo genieten de gebruikers niet alleen van de gebruiksvriendelijkheid van de vertrouwde Windows omgeving, maar beschikt uw dienst meteen over een krachtig en toekomstgericht platform dat meegroeit met evoluties in de sector. Krachtige functionaliteiten voor mobiel werken en selfservice toepassingen voor het raadplegen en beheren van medische dossiers op afstand, werden vandaag reeds ingebouwd. 3 Enkele standaardfunctionaliteiten 3.1 Administratie Beheren van risicoprofielen op meerdere niveaus Via individuele werkposten definieert u in Health@Work de risico s die verbonden zijn aan iedere functie binnen de organisatie. Health@Work gaat echter een stap verder en laat u toe om werkposten op meerdere niveaus aan te maken, tot en met dat van de individuele werknemer. De risico s die gekoppeld zijn aan een werkpost, worden zo automatisch overgeërfd door de onderliggende werkposten, wat een veel efficiënter beheer toelaat van de risicoprofielen binnen de organisatie. Trustteam All Rights Reserved 4

5 Geen dubbele dossiers meer Of u nu dossiers beheert als interne afdeling of als externe dienst voor uw klanten, steeds opnieuw moet u erop toezien dat de kwaliteit van de informatie in het systeem optimaal blijft en dat u dubbele dossiers vermijdt. Health@Work maakt gebruik van een Sound Index, een intelligente functie die ervoor zorgt dat er bij het invoeren geen nieuw dossier wordt aangemaakt wanneer dit in het systeem zou kunnen bestaan. Health@Work voorziet ook in de integratie met de e-id de elektronische identiteitskaart als extra garantie voor de accuraatheid van de informatie in het dossier. Ook indien u vandaag reeds kampt met dubbele dossiers in uw systeem, biedt Health@Work een oplossing: na de conversie zorgen de standaardprocedures van Health@Work ervoor dat alle dubbele dossiers stelselmatig en gecontroleerd en samengevoegd worden. Automatisch opvolgen van personeelswisselingen Vaak blijkt het niet gemakkelijk om personeelswisselingen efficiënt op te volgen, waardoor uw dossiers niet meer actueel zijn en u als externe dienst niet correct kan factureren. Health@Work zorgt voor de externe diensten voor een integratie met DIMONA, waardoor ieder vertrek of aanwerving van een personeelslid automatisch wordt gesignaleerd. In het kader van risicopreventie kan u zo ook veel makkelijker een afspraak maken voor een onderzoek van een nieuwe werknemer. Voor interne diensten hebben wij de ervaring om onze applicatie te koppelen met de gegevens van de eigen personeelsdienst. Trustteam All Rights Reserved 5

6 3.2 Planning Uitnodigingsplanning zorgt voor een efficiënt beheer van de uitnodigingsplanning, rekening houdend met de interne preventiepolitiek van het bedrijf en met het individueel risicoprofiel van iedere medewerker. Efficiëntere organisatieplanning Bij de interne organisatieplanning moet u met heel wat factoren rekening houden, van het agendabeheer van uw medisch personeel tot het reserveren van locaties en materialen. Dankzij Health@Work kan u voortaan met één instrument uw ganse organisatieplanning beheren en controleren. 3.3 Risicobeheersing Globale risico-evaluatie Risicobeheersing op het werk is vandaag een discipline met zeer diverse facetten: niet enkel veiligheid en gezondheid vallen eronder, maar ook ergonomie, arbeidshygiëne en psychosociale aspecten. Ook al vallen deze aspecten onder verschillende diensten, toch dragen ze samen bij tot een globale risico-evaluatie voor iedere werknemer. Daarom voorziet Health@Work in de integratie van al deze dimensies in één enkel dossier, zodat u voor iedere werknemer een correcte risico-evaluatie kan maken en de juiste interventies kan inplannen. Trustteam All Rights Reserved 6

7 Psychosociale dossiers Het psychosociaal welzijn van werknemers neemt een steeds belangrijkere plaats in. zorgt ervoor dat u heel wat psychosociale factoren op de werkvloer, van mobbing, alcohol- en drugsgebruik tot posttraumatische stress, beter kan opvolgen. Zo draagt Health@Work bij tot het creëren van een positieve werkomgeving waarin werknemers optimaal presteren. Projectbeheer & tijdskrediet Met de modules voor projectbeheer en tijdskrediet in Health@Work, kan u preventiewerk voortaan beter opvolgen. De afspraken die met de klant gemaakt werden, zullen bij de preventieve interventies ook effectief nagekomen worden, terwijl de module voor tijdskrediet ervoor zorgt dat u financiële afspraken met de klant beter kan opvolgen: zo kunnen prestaties op basis van of tijd of bedrag worden afgepunt. 3.4 Medisch dossier Eenvoudig en gebruiksvriendelijk beheer Medische dossiers worden steeds gedetailleerder en complexer. Health@Work zorgt ervoor dat voor ieder dossier de persoonlijke en familiale anamnese, biomedische resultaten, klinische onderzoeken, beroepsziekten en arbeidsongevallen telkens met een minimum aan tijdverlies geraadpleegd en geregistreerd kunnen worden. Trustteam All Rights Reserved 7

8 Automatische integratie van laboresultaten Door gebruik te maken van een specifiek XML-protocol, zorgt ervoor dat ook de laboresultaten automatisch geïntegreerd worden en op de juiste plaats terecht komen, gekoppeld aan de juiste persoon. Comfortabel werken op verplaatsing met automatische uitwisseling van data Als interne of externe dienst werkt het medisch personeel vaak op verplaatsing. Met blijft het gebruiksgemak echter op de eerste plaats staan: ook op verplaatsing blijft u gebruik maken uw vertrouwde toepassing en kunt in alle comfort de gegevens invoeren zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over de uitwisseling van data met het centrale systeem. Dit gebeurt immers automatisch op de achtergrond eenmaal de gebruiker wel met het netwerk in verbinding staat. Zo wordt ieder dossier, zonder interventie van uw kant, tijdig geactualiseerd en bent u steeds voorbereid op onverwachte situaties, bijvoorbeeld bij het uitvoeren van een onderzoek dat vooraf niet ingepland was. 3.5 Facturatie Sneller en correcter factureren Sneller en correcter factureren betekent een betere cash flow en meer rentabiliteit. Health@Work biedt een standaard ondersteuning voor alle gangbare types facturen, op basis van individuele interventies of op contractbasis. Zo kunt u niet alleen sneller factureren; omdat alle gegevens reeds in het systeem zitten, zijn de facturen ook correct en voorzien van de juiste prestatiestaten. 3.6 Rapportering Trustteam All Rights Reserved 8

9 Met creëert u in een handomdraai alle rapporten die vereist zijn. Alle informatie is immers in het systeem aanwezig zodat u snel en efficiënt jaarverslagen, activiteitenverslagen en specifieke managementrapporten kan uitsturen. Het resultaat: meer tevreden interne en externe klanten en een betere opvolging van uw eigen activiteiten. 3.7 Selfservice toepassingen met web module Dankzij de mogelijkheid om een geïntegreerde web module te koppelen aan Health@Work, kunnen klanten of werknemers via een selfservice toepassing hun eigen gegevens raadplegen en bijwerken, bijvoorbeeld na de import via DIMONA. Informaticapartner Trustteam heeft een uitgebreide expertise in huis van web toepassingen om een oplossing te bouwen die aan uw specifieke eisen voldoet. Trustteam All Rights Reserved 9

10

11

12 Door de implementatie van konden we één visie en één manier van werken opleggen en verliep de BPR (business process reengineering) veel eenvoudiger, ten voordele van onze klanten. Johan Puttaert, Automatisation Business Partner, ATTENTIA Geïntegreerd bedrijfssysteem stroomlijnt processen bij ATTENTIA De (externe) dienst preventie & bescherming van ATTENTIA helpt de werkplaatsrisico s onder controle te houden en het welzijn & de gezondheid van uw medewerkers te bevorderen. Door het aanbieden van logistieke steun, advies en concrete oplossingen zorgt ATTENTIA ervoor dat mensen in een gezonde en veilige werkomgeving kunnen werken. Johan Puttaert, Automatisation Business Partner bij ATTENTIA: Onze dienst voor preventie en bescherming is het resultaat van verschillende fusies. Daardoor werkten we met verschillende softwaretoepassingen die niet met elkaar geïntegreerd waren. Dit vormde een hinderpaal bij het implementeren van een nieuwe visie en bij het integreren van de daarop aansluitende processen. Bovendien willen we onze klanten innovatieve software kunnen aanbieden die technologisch up-to-date is. SELECTIETRAJECT VOOR NIEUW BEDRIJFSSYSTEEM Begin 2007 werd een selectietraject ingezet voor een nieuw bedrijfssysteem. ATTENTIA vertrok hiervoor vanuit een uitgebreide behoefteanalyse met als voornaamste vereiste een systeem dat alle interne en externe processen automatiseert en stroomlijnt. ATTENTIA evalueerde zowel maatontwikkelingen als standaardoplossingen. Uit een shortlist van 6 kandidaten bleven er twee echte kanshebbers over. Het feit dat Trustteam hun sectorkennis gebundeld had in een pakket, het feit dat het pakket ontwikkeld was in Microsoft.NET en SQL Server en de uitgebreide mogelijkheden (functionaliteiten) van het pakket hebben uiteindelijk de doorslag gegeven. Na de selectiefase werd een projectteam opgericht waarin medewerkers van beide partijen actief betrokken waren. Door een goed project- en timemanagement werd de doelstelling om per 1 januari 2008 op te starten, gehaald. PROFIEL: ATTENTIA is een P&O-dienstenleverancier (Personeel en Organisatie) die zorgt voor engagement, welzijn en performantie van mensen en organisaties. ATTENTIA ondersteunt haar klanten zowel in hun operationele P&O-administratie (loonadministratie, kinderbijslag, juridisch advies, een gezonde en veilige werkomgeving, ) als in hun strategisch P&O-beleid van attract tot exit van mensen. OPLOSSING: Trustteam implementeerde bij de business unit preventie en bescherming van ATTENTIA de oplossing Health@Work ter vervanging van verschillende losse softwaretoepassingen. VOORDELEN: Standaardoplossing Health@Work specifiek ontwikkeld voor diensten voor preventie en bescherming Draagt bij tot een ééngemaakte visie en bedrijfsprocessen Tijdswinst en efficiëntere inzetbaarheid van de medewerkers Rechtstreekse toegang tot informatie voor de klanten Sectorkennis van Trustteam CHANGE MANAGEMENT De belangrijkste uitdagingen van de implementatie van een nieuwe bedrijfstoepassing was het op één lijn brengen van de verschillende werkmethodes binnen iedere afdeling en de verspreide data naar één consistent systeem te converteren. Voor deze zaken kon ATTENTIA rekenen op de expertise van Trustteam. CONTACTEER ONS: sales@trustteam.be +32 (0)

13 Wat ons vooral bekoorde is dat Trustteam kon uitpakken met een pakket ontwikkeld voor onze sector waardoor wij niet van nul af aan alles moesten ontwikkelen. Johan Puttaert, Automatisation Business Partner, ATTENTIA Johan Puttaert: We wilden het project professioneel aanpakken om rework achteraf te vermijden. Het consolideren van drie databases was een huzarenstukje dat we samen met Trustteam tot een goed einde hebben gebracht. FUNCTIONEEL EN TOEKOMSTGERICHT Door over te stappen van een DOS-gebaseerde naar een Windows-gebaseerde oplossing kon ATTENTIA nog meer procesgericht gaan werken dan vroeger. stuurt de gebruiker bij het invoeren van nieuwe informatie (zoals bijvoorbeeld bij het creëren van een nieuw medisch dossier) waardoor meer gegevens worden ingevoerd en een hogere accuraatheid van informatie wordt bekomen. Door de implementatie van konden we veel eenvoudiger één visie en één manier van werken opleggen. Het pakket stuurt onze processen aan wat onze klanten ten goede komt. voegt Johan Puttaert eraan toe. Vandaag kan ATTENTIA ten volle genieten van de meerwaarde van Johan Puttaert: We kunnen onze medewerkers nu inzetten voor taken met meer toegevoegde waarde. Niet alleen bij de planning werken we veel efficiënter; ook de integratie met ons boekhoudsysteem zorgt voor flink wat tijdswinst. Het nieuwe systeem zorgt niet alleen voor een interne efficiëntieverbetering, het automatiseert en optimaliseert ook de communicatie met onze klanten. BESLUIT Informaticapartner Trustteam vormt vandaag het aanspreekpunt voor de softwaretoepassing bij ATTENTIA. Sinds we samenwerken met Trustteam zijn we een nieuwe weg ingeslagen, hun sectorkennis en hun ondersteuning stellen wij sterk op prijs besluit Johan Puttaert. PERMANENTE OPTIMALISATIE Vanaf 2009 ging onze aandacht voornamelijk naar het finetunen van het systeem op basis van onze ervaringen na de eerste 12 maanden in gebruik. Trustteam Kortrijk Hospitaalweg 1B B-8510 Marke +32 (0)

14 MENSURA SERVICES ZET IN OM DE PROCESSEN IN HAAR ENTITEIT EXTERNE DIENST VOOR PREVENTIE EN BESCHERMING OP HET WERK BETER TE STROOMLIJNEN. MENSURA BIEDT OPLOSSINGEN VOOR BEDRIJVEN IN- ZAKE PREVENTIE EN BESCHERMING, ARBEIDSONGE- VALLEN, ABSENTEÏSMEBEHEER EN KINDERBIJSLAG. HET BEDRIJF ONTSTOND UIT VERSCHILLENDE FUSIES VAN ORGANISATIES DIE OOK ONDER DE VROEGERE NAMEN (ASSUBEL, MSR-FAMEDI, APRA, APRIM, ENCARE, SEMI- SUD, ) VELEN ALLICHT BEKEND IN DE OREN KLINKEN. Terwijl de tak arbeidsongevallenverzekeringen in een aparte structuur werd ondergebracht, vallen de andere activiteiten organisatorisch onder de koepel Mensura Services. De groep Mensura telt 850 medewerkers, waarvan 650 bij Mensura Services. Daarvan behoren ongeveer 450 medewerkers tot de tak Externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. Wim Meert, Chief Operations Officer bij Mensura Services: Typisch aan de activiteit preventie en bescherming, is dat meer dan de helft van de medewerkers op de te velde actief zijn en dus minder vaak op kantoor komen. De grote uitdaging bestaat erin bij de samenwerking met deze mobiele medewerkers toch de controle te behouden over de coherentie van de bedrijfsgegevens. COHERENTIE EN TOEGANKELIJKHEID VAN BEDRIJFSINFORMATIE CRUCIAAL Mensura Services beheert in totaal zo n organisaties als klant. Het opvolgen van de bedrijfsbezoeken, uitvoeren van de medische onderzoeken en beheren van de te factureren prestaties, brengt complexe bedrijfsprocessen met zich mee, temeer daar heel wat gegevens ingevoerd en geraadpleegd moeten worden door extern actieve medewerkers. Om dit alles in goede banen te leiden, werkt Mensura Services voor de entiteit Externe dienst voor preventie en bescherming op het werk momenteel met op maat gemaakte

15 softwareapplicaties, waarvan de origine soms nog dateerde uit de jaren 80. De verschillende platformen - oorspronkelijk overgenomen van het vroegere Encare - zijn steeds moeilijker te onderhouden, en hebben duidelijk de limieten van hun mogelijkheden bereikt. Het management nam dan ook de beslissing om naar een nieuw bedrijfssysteem over te stappen. KEUZE VOOR HEALTH@WORK VAN TRUSTTEAM UIT ONZE SAMENWERKING BLIJKT DUIDELIJK DAT DE MEDEWERKERS VAN TRUSTTEAM NIET AAN HUN PROEFSTUK TOE ZIJN. HET ZIJN PRO- FESSIONALS DIE GOED GESTRUCTUREERD TEWERK GAAN OM SNEL TOT RESULTAAT TE KOMEN. Wim Meert, Chief Operations Officer, Mensura Services Voor ons was de coherentie van de bedrijfsgegevens in één IT-systeem de allereerste prioriteit: de informatie moet makkelijk exploiteerbaar zijn vanuit verschillende visies. Bovendien willen wij dat alle gegevens na de registratie door externe medewerkers met een minimum aan tijdverlies beschikbaar zouden worden in het bedrijfssysteem, aldus Freddy Maetens, ICT verantwoordelijke bij Mensura Services. Bij de zoektocht naar een nieuw systeem werden meerdere opties onderzocht. Een eerste optie was om een nieuwe oplossing van A tot Z zelf te ontwikkelen. Dit zou echter resulteren in een lang voortraject en heel wat resources vereisen. Een andere optie was het overnemen van een verwante toepassing uit Nederland. Gezien het wettelijk kader in België echter zeer verschillend is, bleek ook deze keuze niet ideaal. De effort voor het dichten van de functionele gaps zou te aanzienlijk zijn. De derde mogelijkheid bestond erin, dat gezocht zou worden naar een bestaand commercieel product dat op de Belgische markt beschikbaar was. Al snel bleek dat Health@Work van Trustteam de enige valabele oplossing was. De beslissing om met Health@Work van Trustteam verder te gaan, werd ondersteund door een beknopte Gap-Fit analyse die de mogelijkheden van de oplossing aftoetste aan de verwachtingen van Mensura. Health@Work voorziet als oplossing volgens Mensura vandaag nog niet in alle behoeften, maar bleek standaard wel over de basisfunctionaliteiten te beschikken die het bedrijf verwachtte. Door van een standaardplatform te vertrekken, zou het implementatietraject bovendien kort gehouden kunnen worden. In onze sector wordt zoals in andere sectoren een specifieke terminologie gehanteerd. Je merkt aan veel details dat Health@Work de taal van onze sector spreekt, voegt Wim Meert eraan toe. GEFASEERD IMPLEMENTATIETRAJECT Eenmaal de beslissing genomen, werd het project ingezet met een uitgebreide analyse: gedurende vijf maanden zorgen business analisten voor het in kaart brengen van alle mogelijke functionele gaps die een verrijking van het pakket vereisen. De resultaten van deze analyses worden punt voor punt gevalideerd door de directie van Mensura.

16 DE GROTE UITDAGING BESTAAT ERIN, GEGEVEN DE DECENTRALE WERKING EN HET WERKEN MET MOBIELE MEDEWERKERS IN BUITENDIENST, TOCH DE CONTROLE TE BEHOUDEN OVER DE COHERENTIE VAN DE BEDRIJFSGEGEVENS. Freddy Maetens (links), ICT verantwoordelijke bij Mensura Services Dit is duidelijk geen re-engineering project. De projectverantwoordelijken bij Mensura hebben in het verleden al heel wat ervaring met bedrijfssystemen opgebouwd en de processen waren op voorhand gedefinieerd, verduidelijkt Wim Meert. Vandaag draait het implementatieproject stilaan op volle toeren, en beginnen de specialisten van Trustteam aan de specifieke ontwikkelingen van de extra door Mensura gewenste functionaliteiten. Daarna staan de eigenlijke configuratie en, eind 2012, de opleiding en volledige validatie van de nieuwe toepassing op het programma. Wij streven er naar om toekomstige gebruikers zo vroeg mogelijk in het traject te betrekken; daarom zijn er vandaag reeds medewerkers aan de slag met de validatie van specifieke modules die al klaar zijn, voegt Freddy Maetens eraan toe. GEO-INTEGRATIE Een efficiënte planning van de resources komt voor Mensura als een belangrijke prioriteit vaan boven. Het bedrijf voorziet dan ook in het inzetten van de standaard geo-integratie functionaliteit die biedt. de praktijk dat we voortdurend moeten nadenken hoe we zo efficiënt mogelijk kunnen omgaan met onze resources door een optimale planning. De geo-integratie functionaliteit van komt hieraan tegemoet door rekening te houden met zowel de geografische coördinaten van iedere klant, als met de eventuele dringendheid, om bezoeken zoveel mogelijk te groeperen, en dus een efficiëntere taakverdeling te bekomen. UITSTEKENDE SAMENWERKING MET TRUSTTEAM Wij zijn bij Mensura nogal sterk gericht op Best Practices, en waren op zoek naar een ICT-partner die de nodige dynamiek aan de dag zou leggen en onmiddellijk de handen uit de mouwen kon steken. Uit onze samenwerking is bovendien duidelijk gebleken dat de medewerkers van Trustteam niet aan hun proefstuk toe zijn. Het zijn professionals die goed gestructureerd tewerk gaan om snel tot resultaat te komen, besluit Wim Meert. Wim Meert: We moeten het als bedrijf doen met steeds minder geneesheren en verpleegkundigen ten opzichte van het aantal klanten dat we bedienen. Dat betekent in