Hoe duurzaam is facility management in Nederland?

Transcriptie

1 Hoe duurzaam is facility management in Nederland? Marktonderzoek september 2014

2 De belangrijkste uitkomsten in het kort 39% van de respondenten vindt de facilitaire voorzieningen in de eigen organisatie voldoende duurzaam. 20% vindt de eigen facilitaire organisatie koploper qua duurzaamheid; 40% plaatst zichzelf in de middenmoot. 69% geeft aan duurzaamheid opgenomen te hebben in hun FM-beleid. Gemiddeld 85% vult duurzaamheid van de FM-activiteiten in volgens het Triple P-model. 39% geeft daarbij extra aandacht aan de ecologische aspecten (Planet), terwijl gemiddeld 60% zegt extra aandacht te besteden aan de sociale (People) en economische aspecten (Profit) binnen duurzaamheid. MVO-kernonderwerpen binnen FM zijn: milieu, maatschappelijke betrokkenheid en arbeidsomstandigheden. afvalbeheer en huisvesting (40%). Het wagenpark en documentbeheer scoren minder met respectievelijk 18% en 6 %. Een acceptabele terugverdientijd voor duurzame investeringen is drie tot vijf jaar. Labels en keurmerken voor duurzaamheid worden bij de helft van de respondenten ingezet. Bij 90% van de FM-organisaties wordt het energiegebruik (gas, elektra) gemonitord, afval bij 74% en papierverbruik bij 64%. De meeste respondenten zien zichzelf als adviseur bij duurzaamheidsmaatregelen in de organisatie. Onder andere door als facilitaire afdeling het goede voorbeeld te geven, kennis te delen met stakeholders en het opnemen van voorwaarden in contracten. Ruim 55% van de respondenten neemt duurzaamheid mee in het inkoopproces. Slechts 7% gebruikt het als knock-out criterium % vindt dat afval en energie in de facilitaire bedrijfsvoering het duurzaamste is georganiseerd, gevolgd door schoonmaak en inkoop. Bijna de helft van de respondenten heeft geen inzicht in wat er binnen de organisatie aan duurzaamheid wordt geïnvesteerd. Van degenen die dat inzicht wel hebben, zegt 60% dat het meest geïnvesteerd wordt in duurzaam energiebeheer, gevolgd door Respondenten zien meerdere barrières in het realiseren van duurzame resultaten: weinig budget en tijd (40%), onvoldoende draagvlak bij de rest van de organisatie (ca. 30%), maar ook onvoldoende kennis (25%). Toch is men vrijwel unaniem over de voordelen: imagoverbetering (85%) en kostenbesparing (65%). In minder mate worden genoemd de concurrentiepositie (34%) en meer omzet en winst (minder dan 10%).

3 Inhoud Voorwoord Duurzaamheid en facility management: hoe staan we ervoor? Facility managers zijn duurzaamheidsmanagers Verduurzaming van facility management in Nederland Facility management op weg naar een duurzame keten Regie en leveranciersmanagement: belangrijke enablers voor duurzaam facility management Trends en ontwikkelingen Circulaire economie als belangrijke driver voor een duurzame toekomst De waarde van duurzaam facility management De business case voor duurzaam facility management moet kloppen Conclusies De facility manager is waardevol voor een duurzaam Nederland Verantwoording Onderzoek op basis van enquêtes en interviews

4 1 Voorwoord Duurzaamheid en facility management: hoe staan we ervoor? Duurzaamheid en duurzaam facility management (FM) lijken onderwerpen waaraan we in Nederland al jaren actief werken. Maar is dat echt zo? Wat doen we er eigenlijk aan als beroepsgroep? En waar liggen onze belangrijkste kansen en uitdagingen? Eind 2013 startte Facility Management Nederland (FMN) samen met Corporate Facility Partners (CFP) en de Academie voor Facility Management van de Haagse Hogeschool een onderzoek waarin deze vragen leidend waren. In dit rapport geven we antwoord op verschillende vragen en schetsen we hoe Nederland er anno 2014 voorstaat qua duurzaamheid in facility management. Omdat we de facilitaire organisatie en de keten natuurlijk niet los kunnen zien van de organisaties en de omgeving waarin we werken, gaan we daarbij uit van een holistisch perspectief. Dat betekent dat we aan de hand van diverse onderwerpen de vraag Hoe duurzaam is facility management in Nederland? zullen beantwoorden maar daarmee niet het volledige systeem kunnen verklaren. Definitie duurzaamheid Voor het begrip duurzaamheid bestaan veel definities. Wij sluiten ons aan bij de definitie van de VN-commissie Brundtland uit Duurzame ontwikkeling is ontwikkeling die aansluit op de behoeften van het heden zonder het vermogen van toekomstige generaties om in hun eigen behoeften te voorzien in gevaar te brengen. Duurzaamheid gaat over de schaarste van de hulpbronnen waarmee welvaart wordt voortgebracht, zowel nu als in de toekomst. In ons onderzoek hanteren wij het gezichtspunt dat organisaties door middel van MVO-invulling geven aan het begrip duurzaamheid. Dit is weergegeven in figuur 1. Dit geeft echter alleen het grote kader aan, voor het beantwoorden van vragen over duurzaam facility management moeten we nader naar onze kernactiviteiten en dagelijkse praktijk kijken. Een belangrijk uitgangspunt vormde de onderzoeksagenda van FMN, waarin verschillende vragen over duurzaamheid zijn opgenomen. Een aantal van die vragen komt in dit rapport aan bod. Zo kijken we naar de rol van FM, de facilitaire organisatie, de mate van duurzaam aansturen van de keten en de rol van facilitaire inkoop daarbij. Maar ook onderwerpen als innovatie, beleidsvorming, de kosten en baten van duurzaamheid en ons investeringsgedrag komen aan bod. Door de medewerking van FMN, ruim 330 door FMN-leden ingevulde enquêtes en interviews bij meer dan 10 organisaties, kunnen we een beeld geven van hoe we er in Nederland voor staan op het gebied van duurzaam facility management. Op onderdelen is dat beeld hoopgevend en dat stemt ons positief. Veel aspecten van duurzaamheid binnen facility management liggen echter nog te wachten op hun introductie als winstgevende business case binnen uw organisatie. Een introductie waarmee u tal van kansen creëert om met duurzaamheid het verschil te maken in uw bedrijf, in uw sector en in Nederland. Met dit onderzoek in handen kunt u beoordelen waar u staat en waar uw belangrijkste potentieel voor verbetering ligt. figuur 1 De relatie tussen duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen MVO is de manier waarop organisaties invulling geven aan duurzaamheid Duurzaamheid Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) MVO betekent zoeken naar een balans tussen TripleP 4 Walter van der Es Pieter van den Herik

5 2 Facility managers zijn duurzaamheidsmanagers Verduurzaming van facility management in Nederland Degenen die nog steeds geloven dat duurzaamheid slechts een trend is, verliezen steeds meer terrein. Hoewel duurzaamheid in het veranderde economische klimaat in een ander daglicht kwam te staan, geven acht op de tien ondernemingen aan dat zij duurzaamheid hebben opgenomen in hun toekomstvisie en jaarplannen (Nationale Duurzaamheidsmonitor, Search 2013). In ons onderzoek blijkt dat dit overeenkomt met wat we onder de leden van FMN zien: 75% van de deelnemende organisaties heeft een beleid op dit gebied. Bijna 70% zegt duurzaamheid te hebben opgenomen in het eigen FMbeleid. Bij grotere organisaties is hiervan vaker sprake dan bij het midden- en kleinbedrijf (MKB). De internationale richtlijn voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) is de ISO Hoewel maar 12% van de respondenten in het onderzoek aangeeft deze richtlijn actief te gebruiken, worden er wel kernthema s uit deze richtlijn toegepast in het duurzaamheidsbeleid. In de top drie staan: 1. Milieu 2. Maatschappelijke betrokkenheid en ontwikkeling 3. Arbeidsomstandigheden Van de overige vier thema s (behoorlijk bestuur, mensenrechten, eerlijke consumenten/klant voorlichting en eerlijk zaken doen) wordt eerlijk zaken doen het meest genoemd. figuur 2 Heeft uw organisatie beleid ten aanzien van duurzaamheid/mvo? 17,2% 7,6% 75,2% Ja Nee Weet niet 5 Driekwart van de organisaties heeft duurzaamheid opgenomen in haar beleid 1 ISO 26000:2010 biedt begeleiding in plaats van eisen dus kan niet worden gecertificeerd. Dit in tegenstelling tot sommige andere bekende ISO-normen. In plaats daarvan verduidelijkt de richtlijn wat maatschappelijk verantwoord is, helpt zij bedrijven en organisaties met het vertalen van principes in doeltreffende acties en geeft ze wereldwijde best practices met betrekking tot maatschappelijke verantwoordelijkheid. De richtlijn is gericht op alle soorten organisaties, ongeacht activiteit, omvang of ligging. De standaard werd gelanceerd in 2010 na vijf jaar onderhandelen tussen de verschillende belanghebbende partijen. Vertegenwoordigers van de overheid, NGO s, bedrijfsleven, consumentenorganisaties en vakbonden over de hele wereld werden betrokken bij de ontwikkeling, hetgeen betekent dat dit een internationale consensus aangeeft. (bron:

6 Als we deze ranking maken voor de verschillende sectoren, dan verschillen de belangrijkste prioriteiten per sector. Binnen de zakelijke dienstverlening en de overheid is maatschappelijk betrokkenheid en ontwikkeling de belangrijkste prioriteit bij MVO. Binnen de semioverheid is dit arbeidsomstandigheden en binnen de industrie, de zorg en het onderwijs is dit het milieu. Ook voor de duurzaamheid van huisvesting geldt dat we inmiddels in een fase zijn gekomen die door JLL (Occupier Special Sustainability, 2013) de practice what you preach -fase wordt genoemd. In het onderzoek dat zij hielden onder kantoorgebruikers gaf 57% aan nu al duurzaam te zijn gehuisvest of dat binnen twee jaar te willen realiseren. Er wordt dus een vertaling gemaakt van het ondernemingsbeleid naar verschillende onderdelen in de organisatie. Maar hoe zit dat voor facility management? 69% van de respondenten in het onderzoek geeft aan dat zij duurzaamheid hebben opgenomen in het facilitaire beleid van de organisatie. Dat betekent dat veel facilitaire organisaties het duurzaamheidsbeleid van de onderneming implementeren in de facilitaire praktijk. Bij de implementatie van duurzaamheid in het facilitair management moet ook de juiste balans gevonden worden tussen People, Planet en Profit. Volgens de respondenten weegt Planet daarbij gemiddeld iets minder zwaar mee dan People en Profit (zie figuur 3). Als we de resultaten filteren op de functies van de respondenten, dan zien we bij de antwoorden van facilitair managers geen verschillen met overige respondenten. Bedrijven kiezen in relatie tot FM de duurzaamheidsaspecten die het dichtst bij hun core business liggen. De bepalende aspecten komen vaak terug in de duurzaamheid van de FM-afdeling. Belangrijke onderwerpen voor facilities zijn energie, catering en wagenparkbeheer. Voor duurzame inkoop is het belangrijk de juiste voorwaarden te stellen. figuur 3 Peter van der Vorm Account Leader Philips bij Johnson Controls In welke mate richt u zich binnen uw FM activiteiten op onderstaande 3 aspecten? Sociaal (people) Ecologie (planet) In zeer sterke mate In sterke mate In redelijke mate In geringe mate 6 Er bestaan wel verschillen tussen de facilitaire organisaties in de diverse sectoren. Zo blijkt in de groep die in geringe mate aandacht zegt te hebben voor duurzaamheid een opvallend hoog percentage respondenten (39%) uit de zorg afkomstig. En bij de groep respondenten die wel hun aandacht richten op duurzaamheid, blijkt in de zorg de P van profit relatief het belangrijkste aandachtsgebied te zijn. Economie (profit) Niet

7 Hoe kijkt het facilitaire werkveld aan tegen de duurzaamheid van de organisatie waarvan ze zelf onderdeel zijn? Een relatief hoog aantal (20%) is van mening koploper te zijn op het gebied van duurzaamheid. De respondenten die aangaven tot de koplopers te behoren, werken vooral in de zakelijke dienstverlening, 60% van de koplopers komt uit de sector zakelijke dienstverlening. Maar ook bijna 80% van alle deelnemende zakelijke dienstverleners zit ofwel in de kopgroep ofwel in de middenmoot. Uit de resultaten blijkt inderdaad dat het vigerende beleid van organisatie en FM (resp. correlatie coëfficiënt 0,5 en 0,65) een belangrijke relatie heeft met de duurzaamheidsperformance van de FM-afdeling. Bij de achterblijvers is de zorg met 41% de grootste groep, terwijl in deze sector duurzaamheid ook relatief minder vaak is opgenomen in het organisatiebeleid: 65% in vergelijking met 90% in de zakelijke dienstverlening. Eerder onderzoek wees ook al uit dat het thema duurzaamheid binnen de cure & care niet hoog op de agenda staat. 2 7 figuur 4 Hoe zou u uw facilitaire organisatie categoriseren op het gebied van duurzaamheid / MVO? 28% 13% 20% 39% Koploper Middenmoot Volger Achterblijver 2 Duurzaam ondernemen nog niet populair bij ziekenhuizen (FD, 2013) Je wilt natuurlijk je stakeholders laten zien dat je verantwoord onderneemt. Er is geen dedicated budget om duurzaam te ondernemen, het zit versleuteld in het dagelijkse werk. Uitgangspunt is dat het financieel voordeel moet opleveren, of in ieder geval budgetneutraal moet zijn. Zo zal Rijnstate meer op weg gaan naar integrale duurzaamheid. Vastgoed heeft de aanjagersrol en neemt andere afdelingen in de slipstream mee. Het moet een sneeuwbaleffect worden, goed voorbeeld doet goed volgen. Marc Koster manager vastgoed, Rijnstate Ziekenhuis

8 Duurzaam facility management richt zich vooral op afval, energie en schoonmaak De aandachtsgebieden waarvan de respondenten vinden dat ze het meest duurzaam bezig zijn in de facilitaire organisatie zijn: afval, energie en schoonmaak (zie figuur 5). Oplossingen voor afvalmanagement, energiemanagement en duurzame schoonmaak zien we dus vaak voorkomen in facilitaire organisaties De twee belangrijkste gebieden die de CO2-uitstoot van een organisatie bepalen zijn uitstoot veroorzaakt door vervoer en het energieverbruik. Veel facilitair managers realiseren zich nog onvoldoende dat zij verantwoordelijk zijn voor de belangrijkste CO2-drivers van hun bedrijf zoals energie en vervoer. Van invloed op de CO2-uitstoot is namelijk onder andere: goed onderhoud van installaties, alternatieve installaties, thuiswerkof satellietkantoorconcepten, keuze van het leasewagenpark en situering van het kantoor ten opzichte van het openbaar vervoer. In het onderzoek zien we dat er wel veel aandacht is voor energie, maar dat duurzaamheid van vervoer nog in mindere mate de aandacht heeft. Mede doordat er in facilitaire organisaties relatief veel diensten zijn uitbesteed, wordt ook de duurzaamheid van inkopen genoemd (28%) in de top 5 van aandachtsgebieden. Niet alle diensten krijgen van de inkopende FM er evenveel aandacht. Zo wordt de duurzaamheid van beveiliging, verhuizen en receptie niet echt als thema gezien door de respondenten. Inkoop als belangrijke drijver van duurzaam facility management In het facility management marktonderzoek uit zagen we dat het nemen van energiebesparende maatregelen en het hanteren van duurzaamheidscriteria bij inkoop op dat moment de belangrijkste maatregelen van facility managers waren. Ongeveer 70% van de respondenten in ons onderzoek noemt inkoop ook als belangrijke activiteit binnen facility management. Bijna de helft van de deelnemers aan het onderzoek heeft meer dan 40% van haar facilitaire diensten uitbesteed. Daarmee vormen inkoop en leveranciersmanagement figuur Afval Energie Schoonmaak Inkoop Huisvesting Catering Groenvoorziening Werkplekinrichting Technisch onderhoud Wagenpark Documentmanagement Receptie Verhuizen Beveiliging % 20% 40% 60% 80% 100% Facility management marktonderzoek, Twijnstra Gudde (2012) Bij gebruikers van gebouwen zou energie veel meer een leidend principe moeten worden in hun ontwerp en handelen, dat is nog lang niet altijd het geval. Ik denk dat er in de exploitatie nog veel te winnen is op het gebied van duurzaamheid. We moeten daarbij vaker het gedrag van thuis meenemen naar het werk. Erik Zwaan segment manager buildings business, Schneider Electric De mate van duurzaamheid van facilitaire aandachtsgebieden (1=laag, 5=hoog)

9 De principes van de circulaire economie gelden ook voor facilitaire inkoop. Je wil kwalitatieve producten met weinig risico s tegen een lage prijs. Neem bijvoorbeeld de Duurzaamheidsfabriek in Dordrecht: 3% lagere kosten door circulair in te kopen. Als je circulair inkoopt, zorg je ervoor dat de verantwoordelijkheid voor zaken als productkwaliteit en energieverbruik daar ligt waar deze het best gedragen kan worden. Meestal is dit de producent. Die creëert op zijn beurt ook meerwaarde door onder meer een hechtere klantrelatie en het behoud van zijn producten en grondstoffen. Michel Schuurman senior programmamanager planet, MVO Nederland onderdelen die de duurzaamheidvan het facility management kunnen beïnvloeden (zie duurzaam leveranciersmanagement, hoofdstuk 3). 60% van de respondenten heeft een spend tussen de 1 en 5 miljoen en daarmee is facilitaire inkoop een belangrijk gebied voor de duurzaamheid van het facility management. Dat duurzaamheid meetelt in inkoopbeslissingen wordt duidelijk in figuur 7. Slechts 9% van de respondenten geeft aan dat duurzaamheid niet belangrijk is in inkoopprocessen. Veel facilitaire organisaties maken op hun eigen manier gebruik van bijvoorbeeld de criteria voor duurzame inkoop van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Een ontwikkeling voor het duurzaam inkopen van producten en diensten die momenteel veel aandacht krijgt, is circulaire inkoop. Op dat gebied vindt veel innovatie plaats die impact heeft op de manier waarop facility managers omgaan met de inkoop, het gebruik en de levenscyclus van producten en diensten. Investeringen Hoewel beperkte investeringsruimte als één van de knelpunten bij het invoeren van duurzaamheid wordt genoemd, zien we dat er wel wordt geïnvesteerd in duurzaamheid. De helft van de deelnemers van de enquête weet echter niet het volume van de investeringen van de organisatie is. De investeringen die wel bekend zijn vloeien vooral naar energie, afval en huisvesting. De hoogte van die investeringen correleren significant met de mate waarin respondenten zichzelf koploper vinden. Van de geënquêteerden die hun facilitaire organisatie koploper noemt, geeft 45% aan in de afgelopen jaren meer dan te hebben geïnvesteerd in duurzaamheid. Bij middenmoters en volgers is dit gemiddeld geweest. Koplopers investeren dus verhoudingsgewijs meer in duurzaamheid. Sociale duurzaamheid staat hoog op de agenda Dat facility managers veel aandacht hebben voor de aspecten op het gebied van People bleek al eerder in deze publicatie. Ook in de ranking van kernthema s uit de ISO scoren de sociale thema s relatief figuur 6 figuur 7 Welk percentage van uw facilitaire diensten zijn uitbesteed? Op welke wijze wordt duurzaamheid gewogen in het inkoopproces? 13% 25% 10-20% 9,0% 6,9% Wordt meegenomen in de selectie 14% 20-40% 40-60% 60-80% Telt voor substantieel deel mee in gunning en selectie Geen belang 9 21% 27% >80% 28,8% 55,4% Knock-out criterium

10 hoog. Met name maatschappelijke betrokkenheid en arbeidsomstandigheden werden aangegeven als prioriteiten. Als het gaat om de onderwerpen die spelen bij de sociale duurzaamheid van facility management, dan blijkt er relatief veel aandacht te zijn voor het bieden van kansen aan mensen met afstand tot de arbeidsmarkt. Binnen overheden wordt steeds meer gebruik gemaakt van doelstellingen op het gebied van Social Return On Investment (SROI). Ook aan leveranciers wordt gevraagd invulling te geven aan deze sociale component van de duurzaamheid van de organisatie. Figuur 8 laat zien welk percentage van de respondenten aan een bepaalde vorm van sociale duurzaamheid aandacht besteed. Hoe meten we de duurzaamheid van facility management? In de nationale duurzaamheidsmonitor bleek al dat organisaties vaak meten om klanten te tonen hoe duurzaam ze zijn. Iets meer dan helft meet ter motivatie van de medewerkers. Verder wordt genoemd: meten als praatstuk voor de dialoog met andere stakeholders. Daarbij wordt vooral gemeten op de voor de hand liggende duurzaamheidsdoelen zoals energie en CO2 (zie figuur 9). In ons duurzaamheidsonderzoek werd ook gevraagd welke verbruikscijfers men vooral 4 Nationale duurzaamheidsmonitor 2013 (Search, 2013) meet binnen FM. Energie, water en afval zijn de meest genoemde uitkomsten. Of en hoe facility management rapporteert over het meten en de resultaten van de duurzaamheid in een duurzaamheidsverslag, is in ons onderzoek niet specifiek onderzocht. Wel is duidelijk dat met name bij grotere organisaties op dit gebied al veel ervaring is opgedaan (zie Hoofdstuk 3). De CO2-uitstoot van FM is in Nederland is ongeveer 17 megaton De CO2-uitstoot in Nederland bedroeg in 2012 ongeveer 192 megaton 5. Facility managers zijn in belangrijke mate verantwoordelijk voor de CO 2 -uitstoot van utiliteitsgebouwen. Vaak hebben zij de belangrijke onderwerpen uit het Green House Gas (GHG) Protocol 6 in hun portefeuille. Wanneer we de CO 2 -uitstoot van facility management in Nederland willen benaderen is FM verantwoordelijk voor 17 megaton, opgebouwd uit energie, vervoer, afval papier en water. Totaal is er 100m m 2 gebouwen in de utiliteit, met gemiddeld 170kg CO 2 per m 2, dus totaal is 17 megaton. Dat is een wezenlijke bijdrage. 5 Compendium voor de leefomgeving (2013) 6 Het Greenhouse Gas Protocol (GHG Protocol) is de meest gebruikte internationale boekhoudkundige standaard voor overheid en bedrijfsleven om de uitstoot van broeikasgassen te begrijpen, kwantificeren en beheren. Het GHG Protocol, een tien jaar lange samenwerking tussen het WRI Institute en de WBCS,, werkt samen met bedrijven, overheden en milieuorganisaties wereldwijd om een nieuwe generatie van geloofwaardige en effectieve programma s voor de aanpak van de klimaatverandering op te bouwen. figuur 8 Sociale duurzaamheidsonderwerpen in de FM-bedrijfsvoering figuur 9 Welke doelstellingen worden gemeten (Nationale duurzaamheidsmonitor 2013) figuur 10 Van welke aspecten worden er in uw facilitaire organisatie verbruikscijfers gemeten Aanbieden werkplekken aan mensen met afstand tot de arbeidsmarkt 54% Energie verbruik 78% Electriciteit 94% Eerlijke handel 51% Co2 uitstoot 51% Gas 88% 10 Steun aan de lokale economie 48% Goede doelen 47% Deelname vrijwilligerswerk 44% Mensenrechten 22% Medewerkerbetrokkenheid 50% Papierverbruik 49% Waterverbruik 45% Plaats op de sustainability index 14% Overig 16% Water 78% Afval 74% Papier 64% Brandstof 48% Stadswarmte 23%

11 De FM er kan dit verlagen door onder andere gebouwen efficiënter te gebruiken door optimale werkplekken, minder vervoer door overal werken en energiebesparing en duurzame energie. Gezamenlijk levert dit meer dan 50% reductie van CO2 in alle gebouwen in NL. Zowel het facilitair management binnen de organisatie als duurzaamheidseisen bij inkoop - maar ook het marktaanbod en de innovaties op het gebied van duurzaamheid - kunnen dus een wezenlijke bijdrage leveren aan het verlagen van de footprint in Nederland. Duurzaam facility management heeft impact We hebben in Nederland duurzaam FM-beleid en richten ons vooral op milieu, maatschappelijk betrokken ondernemen en arbeidsomstandigheden. Een vijfde van de respondenten noemt zich zelfs koploper. Afval, energie en schoonmaak zijn de aandachtsgebieden waar we het verste mee zijn en er is een belangrijke rol weggelegd voor duurzame facilitaire inkoop. Sociale aspecten zijn van belang in duurzaam FM en we meten vooral verbruikscijfers. Met circa 25 megaton CO2 -uitstoot in Nederland kunnen we als vakgebied echt een verschil maken. 11

12 3 Facility Management op weg naar een duurzame keten Regie en leveranciersmanagement: belangrijke enablers voor duurzaam facility management Het appèl aan organisaties om serieus aandacht te besteden aan nieuwe vormen van maatschappelijk verantwoord ondernemen wordt steeds sterker 7. Maar hoe kunnen facility managers daar nu en in de toekomst invulling aan geven? Wordt duurzaamheid voor facility management business as usual, of serious business? De verschillende resultaten uit de enquête laten zien dat er al veel gebeurt. In dit hoofdstuk gaan we in op de rol van de regieorganisatie bij duurzaam FM en op leveranciersmanagement als onderdeel van duurzaam FM. De wijze waarop het begrip duurzaamheid in de praktijk wordt gehanteerd, verschilt sterk per organisatie. Dat kan samenhangen met de specifieke werkomgeving. Zo geven de enquêteresultaten aan dat de duurzaamheidsaccenten in de zorg anders liggen dan in de zakelijke dienstverlening. Dat kan ook verband houden met de vertaling van het begrip duurzaamheid naar de praktijk van het facilitaire handelen, zoals blijkt uit de aanvullende interviews. Die verschillen in interpretatie spelen ook mee als het gaat om het duurzaamheidsbeleid in een organisatie. Zo geven bijvoorbeeld ISS, IKEA, Philips en Sodexo vorm aan hun Corporate Social Responsibility met duurzaamheidsjaarverslagen en op strategisch niveau met corporate values, een gedragscode ( code of conduct ) en rechtmatigheidsrichtlijnen, veiligheidsdoelstellingen, diversiteitsregels en milieudoelstellingen. Banken, zoals ASN bank, doen dit onder andere door klimaatbeleid, beleid voor dieren en welzijn, beleid voor wonen en werken en doelstellingen voor de CO2-uitstoot en papierverbruik 8. Andere organisaties, zoals Cordaid en Strukton Worksphere hebben een zelfverklaring opgesteld op basis van de ISO We veronderstellen dat algemeen duurzaamheidsbeleid binnen de specifieke setting van de organisatie de randvoorwaarde is voor de invulling van duurzaam FM-beleid. Volgens de geënquêteerden heeft 75% van de vertegenwoordigde organisaties op enigerlei wijze duurzaamheid in het organisatiebeleid en ook in het FM-beleid opgenomen. Het opgestelde organisatiebeleid blijkt een sterke correlatie te hebben met het duurzaamheidsbeleid voor de FM-organisatie (correlatie coëfficiënt =0,50). 12 In de sectoren zorg en onderwijs blijft het percentage organisaties met duurzaamheidsbeleid achter bij de andere sectoren met respectievelijk 54% en 72%. 7 Trendrapport MVO, ASN Jaarverslag, 2013

13 Ook de grootte van de organisatie is van invloed. Duurzaamheidsbeleid is bij de grotere organisaties (tot 95% bij organisaties met >5000 medewerkers) vaker te vinden dan bij de kleinere organisaties (71% bij organisaties <100 medewerkers). De weg naar groene regie In het facility management marktonderzoek uit werd aangegeven dat de regieorganisatie inmiddels een dominante organisatievorm wordt in het FM-werkveld. We zien in ons onderzoek een sterke correlatie tussen omvang van de moederorganisatie en de omvang van de FM-organisatie. Terwijl we misschien eerder zouden verwachten dat grotere organisaties een relatief kleinere FM (regie)organisatie zouden hebben. We kunnen dus uit de relatieve omvang van de facilitaire afdelingen niet direct afleiden in hoeverre het regiemodel als dominante organisatievorm al vertegenwoordigd is bij de deelnemende organisaties. Desondanks gaan we voor de analyse van FM bij het sturen en borgen van duurzaamheid uit van een belangrijke opgave met betrekking tot de regie van duurzaam FM. De veronderstelling is dat de duurzaamheidperformance van FM, gelet op de uitbestedingsgraad, in de meeste organisaties sterk afhankelijk zal zijn van de prestaties van de toeleveranciers. Daarbij valt op dat de belangrijkste drivers voor CO 2 -uitstoot, vervoer en energie maar in beperkte mate zijn uitbesteed volgens de respondenten. In aanvullende interviews met een aantal grote organisaties (Philips, IKEA, HEMA) werden als maatregelen genoemd: het opleggen van minimale duurzaamheidseisen, het hanteren van een code of conduct (ook voor second tier-leveranciers) en aangekondigde en niet-aangekondigd audits doen van toeleveranciers. FM heeft dus in de regisseursrol de taak om goede afspraken te maken met leveranciers en hen te monitoren en te controleren 12. Dit kan worden ondergebracht in het contractmanagement, maar facilitaire organisaties blijken nog onvoldoende te meten op dit gebied 13. Uit verdiepend onderzoek blijkt dat er binnen FM-afdelingen nog veel mogelijkheden zijn om gezamenlijk met hun leveranciers de facilitaire keten te verduurzamen 14. Belangrijke eerste voorwaarde is duidelijke duurzaamheidsdoelstellingen en vertaling daarvan naar het inkoopbeleid. Vervolgens dient de facilitaire afdeling duurzaamheidsafspraken met leveranciers te maken. In interviews geeft men daarbij aan dat het belangrijk is om een goede balans te vinden tussen harde meetpunten en ruimte voor de leverancier om duurzaam te innoveren. Hierbij kan een facilitaire organisatie zich in eerste instantie het beste richten op haar kernleveranciers. Een meet- en monitoringsysteem is daarbij een belangrijke tool voor succes. figuur 11 Welke onderdelen zijn uitbesteed? 13 FM speelt op tactisch strategisch niveau een essentiële rol in de besluitvorming voor make or buy. In ons onderzoek werd inkopen als een van de belangrijkste taken genoemd van de FM er. Vaak is die taak belegd bij de inkoopafdeling en speelt die bij het tenderproces ook een belangrijke rol. In het onderzoek zien we dat de selectiewijze van leveranciers 10 en ook de wijze waarop de relatie met nieuwe en bestaande leveranciers wordt onderhouden, 11 een significante bijdrage levert aan de duurzaamheidsperformance. Meer dan 52% van de geënquêteerden zegt MVOgerelateerde voorwaarden en incentives in hun contracten te hebben opgenomen. 9 Facility Managament marktonderzoek (Twijnstra Gudde, 2012) 10 Uit een statistische analyse van onze onderzoeksresultaten blijkt de selectie van leveranciers een relatiecoëfficiënt van 0,30 te hebben met de mate van duurzaamheidsperformance van de organisatie. 11 Uit de statistische analyse blijkt leveranciersmanagement een relatiecoëfficiënt van 0,27 te hebben met de duurzaamheidsperformance. Schoonmaak 78% Groenvoorziening Beveiliging Afval Catering Technisch Energie Verhuizen Wagenpark Receptie Documentmanagement Huisvesting Werkplekinrichting 71% 69% 66% 55% 51% 33% 32% 24% 23% 14% 11% 7% Leveranciersmanagement, samenwerking voor een betere wereld (L. van der Zwan, 2014). 13 De weg naar groene regie, (M. den Hollander, 2014) 14 Zie interview met Patrick van Goor en Gert-Jan Wendrich van isgv (Inkoopsamenwerking Gooi en Vechtstreek)

14 14 Gert-Jan: De negen gemeenten in de regio Gooi en Vechtstreek hebben zich gecommitteerd aan ons regionale Inkoopbeleid. Daar in sluiten we aan bij de plannen om de inkoop 100% duurzaam te laten zijn. Dat alle gemeenten akkoord zijn, is uniek. isgv adviseert bij de aanbestedingen, onderzoekt waar gezamenlijk optrekken voordelen biedt en bundelt kennis via de website. Daarmee ligt dus direct een relatie met duurzaam facility management bij alle betrokken gemeenten. Overigens adviseert isgv niet alleen voor de inkoop voor de bedrijfsvoering, maar ook voor infrastructuur (stadsbeheer, wegen etc.) en het sociale domein (WMO). Patrick: Complicerende factor is de autonomie van gemeenten en binnen iedere gemeente de autonomie van afdelingen en budgethouders. Het behoud van de eigen identiteit telt zwaar mee. Vorig jaar is een poging gedaan om te komen tot een Shared Service Centre, met inkoop, maar dat is op niets uitgelopen. De FM er in iedere gemeente is met andere woorden voor een groot deel zelf verantwoordelijk voor het aan de orde stellen van duurzaamheid. Veel hangt af van zijn eigen ambities en drive. Gert-Jan: Al in 2010 bij de formele start van isgv is afgesproken om bij alle regionale aanbestedingen de duurzaamheidscriteria toe te passen van het Agentschap NL (sinds kort RVO: Rijksdienst voor Ondernemend Nederland). Uniforme procedures en minimale sociale en milieueisen maken Gooi en Vechtstreek nog niet echt 100 % duurzaam. Bij sommige commodities is dat ook heel voor de hand liggend en uitgewerkt in de markt. Onze ambities liggen hoger. De nieuwe Aanbestedingswet is het vertrekpunt. In de wet is namelijk vastgelegd (artikel 1.4) dat iedere aanbesteding zoveel mogelijk maatschappelijke waarde dient te creëren; gelet op milieu/duurzaamheid, maatschappelijk verantwoord handelen én innovaties. Binnen de samenwerkingsafspraken heeft isgv daarom de bouwblokken -methode opgenomen in het inkoopbeleid. De sociale bouwblokkenmethode is ontwikkeld om marktpartijen uit te dagen slimme oplossingen te verzinnen om de social return te optimaliseren. isgv wil deze methode ook inzetten om voor de andere pijler op een innovatieve manier waarde te creëren. Gert-Jan: We hebben daarom in ons inkoopbeleid de Bouwblokken -methode opgenomen. Patrick: De methode is ontwikkeld door NCOD samen met de gemeente Amersfoort. Bedoeld om de social return (5% contractwaarde) bij een aanbesteding te concretiseren. In deze methode maken we aan de voorkant duidelijk welke waarde we toekennen aan de maatschappelijke problematiek. De opdrachtnemer krijgt opdracht om tijdens de contractperiode die maatschappelijke waarde op te bouwen. Het is ons bijvoorbeeld euro op jaarbasis waard als iemand die al twee jaar in de WW zit, weer een baan krijgt aangeboden. Een 50+ aan een baan helpen vertegenwoordigt een bouwblok met nog grotere waarde. Zo kun je dus bouwblokken definiëren, die de leverancier kan inzetten en waarop je de inspanning concreet kunt toetsen. Een lijstje met waarden wordt in de aanbesteding meegenomen en de winnende partij mag zelf bepalen hoe de waarden worden gerealiseerd. Gert-Jan: Het zou mooi zijn, als we de methode geschikt konden maken voor alle drie de pijlers. Bedoeling is om daar dit jaar al mee te starten. Daarmee kunnen we veel beter gebruik maken van de creativiteit in de markt. We streven voor de markt maximale vrijheid na. Dus niet vooraf alles vastleggen in gunningscriteria. De toeleverancier krijgt de blokkenmethode als inspanningsverplichting mee, om nieuwe ideeën te ontwikkelen. Dan kan hij naar hartenlust bouwen. We verlangen wel vooraf dat wordt aangegeven wat zijn ideeën zijn, het blijft een inspanningsverplichting. Dus met name bij het contractmanagement is het een voortdurend terugkerend punt op de agenda. Dan moet de aanbieder concreet maken wat de vorderingen zijn. Inkoop Patrick van Goor Inkoopadviseur gemeente Huizen kan leidend zijn bij verduurzamen FM Gert-Jan Wendrich Programma coördinator isgv

15 15 In de rol van inkoper kan FM ook betrokken zijn bij investeringen om duurzaamheid te stimuleren. Van de geënquêteerden zegt een kwart beslisser te zijn als het gaat om duurzaamheidsmaatregelen. Het merendeel van de FM geënquêteerden ziet zich overigens meer als adviseur (52%) bij het ontwikkelen van duurzaamheid. In die rol probeert de FM er best practices onder de aandacht te brengen, projecten te sturen en kennis te delen met de stakeholders. In deze rol als adviseur en verandermanager ziet de FM er in ons onderzoek twee clusters van barrières: 1. Gebrek aan steun en draagvlak bij zowel leidinggevenden als collega s. 2. Gebrek aan inzicht in de duurzaamheidsproblematiek en gebrek aan kennis van/vaardigheden in het implementeren van verduurzamingsprocessen. Zowel in FM als in de brede organisatiecontext is er dus nog veel te winnen op het gebied van duurzaamheid. Resultaten uit de duurzaamheidsmonitor stemmen ons echter positief (zie figuur 14). Regie op de duurzame keten als belangrijke uitdaging De relatie tussen FM en duurzaamheid is al lange tijd een aandachtspunt. De rol van FM leek bescheiden, maar is er ligt veel potentieel op het gebied van regie en het verduurzamen samen met ketenpartners. Volgens Stevens is het werkveld toe aan Duurzaamheid als FM zijn licence to operate wil verdienen voor de lange termijn. FM-afdelingen met een model waarin duurzaamheid een integraal onderdeel vormt van de bedrijfsvoering (niet alleen in de eigen bedrijfsvoering maar ook in de keten van toeleveranciers), kunnen zo een significante verbetering van de duurzaamheid van de organisatie realiseren. 15 Nationale Duurzaamheidsmonitor 2013, Search (2013) 16 Stevens, FMM forum, 22 november 2013 figuur 12 Wat is uw rol bij maatregelen rondom duurzaamheid in uw organisatie? 12% 38% 52% figuur 13 Hoe oefenen facility managers invloed uit op de duurzaamheid van de organisatie? 52% 26% figuur 14 12% 11% 25% 67% 59% Aandacht voor duurzaamheid Uitvoerder Adviseur Beslisser Geen Het ontwikkelen en onder de aandacht brengen van goede voorbeelden Kennis en informatie delen met stakeholders Het opnemen van voorwaarden en incentives in contracten gerelateerd aan een MVO aandachtsgebied Samen met partners MVO projecten uitvoeren Partnerships aangaan, onder meer met brancheorganisaties,en sector initiatieven initiëren Lobbyen en mediarelaties benutten Duurzaamheid krijgt consequent aandacht van leiders in onze organisatie 13% 51% 26% 9% 1% Duurzaamheid krijgt consequent aandacht van medewerkers in onze organisatie 8% 42% 34% 14% 2%

16 4 Trends & ontwikkelingen Circulaire economie belangrijke driver voor duurzame toekomst Duurzaamheid speelt een rol in veel facetten van facilitair management. 75% van de organisaties geeft aan een beleid te hebben ten aanzien van duurzaamheid. Een klein gedeelte van de populatie vindt zichzelf koploper. Momenteel wordt de meeste aandacht besteed aan milieu, maatschappelijke betrokkenheid en arbeidsomstandigheden. Zal deze vorm van Shared Value Creation in de toekomst zo blijven? Bieden nieuwe financieringsmogelijkheden nieuwe kansen? En hoe zit het met intelligente technieken? We bespreken een aantal voorbeelden waarvan we verwachten dat ze een bijdrage zullen leveren. Daarbij komen onder andere aan de orde: welke labels we gebruiken, ontwikkelingen op het gebied van energie, circulaire economie als systeeminnovatie en de rol van financiering bij energiebesparing. ISO en BREEAM meest gebruikte duurzaamheidslabels Er bestaan diverse certificaten en keurmerken voor duurzaamheid die de FM er kan hanteren. Uit ons onderzoek blijkt dat het gebruik van de keurmerken nog lang geen vanzelfsprekendheid is. 48% van de deelnemende bedrijven werkt er niet mee. De keurmerken en labels die het meeste worden gebruikt zijn ISO en BREEAM 18. Hoewel de NEN-ISO vaak op strategisch niveau gebruikt wordt om het duurzaamheidsbeleid vorm te geven, speelt het volgens onze onderzoeksdata in de FMpraktijk een bescheiden rol. Bij 55% van de middelgrote en kleinere organisaties (<1000 medewerkers) blijkt men überhaupt geen duurzaamheidskeurmerken te gebruiken. figuur 15 Hoe oefenen facility managers invloed uit op de duurzaamheid van de organisatie? 12% 12% 9% 20% 4% 1% 6% 32% 48% Geen labels en keurmerken ISO Breaam ISO zelfverklaring EPA-U label Green Key OSHAS Leed SA ISO is één van de normen van de ISO serie en wordt wereldwijd toegepast om milieumanagementsystemen op te zetten en te certificeren. 18 BREEAM is een beoordelingsmethode om de duurzaamheid van gebouwen te bepalen. Het bevat een standaard voor duurzame gebouwen en geeft het prestatieniveau van een gebouw aan.

17 In een onderzoek uit bleek al dat BREEAM door facility managers wordt beoordeeld als een geschikte standaard, waar nodig aangevuld met branchespecifieke standaarden. Een mooi voorbeeld van een BREEAM-gebouw dat momenteel gebouwd wordt is een BREEAM Outstanding gebouw in Amsterdam dat The Edge gaat heten. Circulaire economie: systeeminnovatie Op de onderzoeksagenda van FMN is een van de onderzoeksvragen: welke innovaties op het gebied van duurzaamheid zullen het facilitaire werkveld in de toekomst beïnvloeden? Wij denken dat de belangrijkste impact komt van producten en diensten die op de transitie van lineaire economie naar circulaire economie gestoeld zijn. Er zijn al leveranciers die circulaire producten aanbieden, zoals vloerbedekking en meubilair. Maar de markt zal als systeem moeten innoveren om de circulaire economie binnen gebouwen en facility management vorm te geven. De circulaire economie is een economisch systeem dat bedoeld is om herbruikbaarheid van producten en grondstoffen te maximaliseren en waardevernietiging te minimaliseren. Anders dus dan in het huidige lineaire systeem, waarin grondstoffen worden omgezet in producten die na verbruik worden vernietigd 20. Het circulaire systeem kent twee kringlopen van materialen (zie voorbeelden in figuur 16). Een biologische kringloop, waarin reststoffen na gebruik veilig terugvloeien in de natuur, en een technische kringloop, waarvoor product(onderdelen) zo zijn ontworpen en vermarkt dat deze op kwalitatief hoogwaardig niveau opnieuw gebruikt kunnen worden. Hierdoor blijft de economische waarde zoveel mogelijk behouden. Het systeem is dus ecologisch en economisch gezien restauratief. In de circulaire economie spelen veel partijen een rol die elk vanuit hun eigen kracht een bijdrage kunnen leveren aan het systeem. De uitdaging is het specificeren van de juiste vraag, zodat de markt de meest duurzame oplossing kan aanbieden. 21 Dat geldt zowel voor het gebouw als voor de organisatie. En dus ook voor de facilitaire diensten en producten die in en om het gebouw nodig zijn. Een eerste voorwaarde voor circulair facility management is inzicht krijgen in de facilitaire kringlopen en hun impact. Het bestaande gebouw heeft vaak een forse impact, maar kent ook een lange kringloop waardoor het lijkt alsof er niet direct iets aan gedaan kan worden. Het interieur en de gebouwinstallaties kennen een kringloop die een stuk korter is, terwijl verbruiksgoederen zoals papier en kantoorartikelen - maar zeker ook energie - een zeer korte kringloop kennen. figuur 16 Mogelijke biotische en technologische kringlopen (Ellen MacArthur, 2013) Facility manager wil één duurzaamheidsstandaard (Van den Herik, et.al. 2012) Circulaire gebouwen: winstgevend en duurzaam (Van Renselaar en Vaatstra, 2014)

18 MVO Nederland heeft als thema circulaire economie. We willen de markt in beweging zetten, er is nog een versnelling te maken. Nederlandse waarde van circulaire economie: 7.3 miljard (vooral grondstofbesparing) banen Meer CO2-reductie mogelijk dan door de huidige duurzame energievoorziening Drijfveren voor circulaire economie: Realiseren van economische, ecologische en sociale meerwaarde door onnodige waardevernieting te voorkomen Belangrijke oplossingsrichting voor een welvarende en stabiele wereld met 9 à 10 miljard mensen het is een procesinvulling geworden. Versnelling is te bereiken door het besef dat circulaire economie niet alleen duurzaam is maar ook een profiteffect heeft. Op de website van MVO Nederland staat de wegwijzer voor circulair inkopen. Ellen MacArthur Foundation brengt de top 100 samen. Daar zitten ook veel Nederlandse bedrijven tussen. We moeten het samen doen: markt, overheid en consument. Daarbij is wel regie nodig binnen een netwerkorganisatie. Zo kunnen we een hotspot worden. Wat zijn de belangrijkste innovaties? Sociale innovatie door een andere vraag te stellen: wat heb je nu daadwerkelijk nodig? En moet je hiervoor een product in eigendom hebben, of de prestatie borgen die het product levert? Michel Schuurman Sr. Programmamanager Planet, 18 Vanuit facilitair oogpunt: 1. Je wilt kwalitatieve producten met weinig risico s tegen een lage prijs. Neem bijvoorbeeld de Duurzaamheidsfabriek in Dordrecht: 3% lagere kosten door circulair in te kopen. 2. Als je circulair inkoopt, zorg je ervoor dat de verantwoordelijkheid voor zaken als productkwaliteit en energieverbruik daar ligt waar deze het best gedragen kan worden. Meestal is dit de producent. Deze creëert op zijn beurt ook meerwaarde door onder meer een hechtere klantrelatie en het behoud van zijn producten en grondstoffen. Investeren in People en Planet leidt tot betere Profit. Lease is niet het enige. In contracten worden steeds meer terugkoopafspraken gemaakt. Het is geen hype, We moeten dus een andere marktvraag creëren en daarvoor is systeeminnovatie nodig, onder andere in wetgeving en financiering. Technisch gezien innoveren we toch wel richting principes van de circulaire economie als we juist op zoek gaan naar de aanknopingspunten in de keten. Stel dus andere vragen en vraag om nieuwe coalities! Het gemeentehuis Brummen is een mooi voorbeeld. Er is een andere vraag gesteld. Advies aan facility managers: Ga het doen, stel de vraag naar circulariteit, zoek door tot je het antwoord hebt. Interne kostenstructuren moet je wel toetsen aan deze principes; integraliteit is belangrijk om te kijken waar het effecten heeft Sluit je aan! MVO Nederland Het is geen hype, het is simpelweg een beter economisch systeem.

19 19 Innovaties van producten en processen Het is voor de onderzoekers onmogelijk om volledig zicht te krijgen op alle innovaties binnen facility management. Er zijn innovaties rondom de toepassing van nanotechnologie, we zien steeds meer tools om het brandstofverbruik van het wagenpark terug te dringen. Maar ook innovaties in schoonmaakmiddelen, verlichting, materiaaltoepassing en gebouwbeheersystemen zijn nu en in de toekomst relevant bij het verduurzamen van facility management. In de zorg (cure) is een belangrijke innovatie het pharmafilter, een integraal concept dat de verzorging van de patiënt verbetert, de afvalverwerking vereenvoudigt en het afvalwater van ziekenhuizen zuivert. Daarnaast zijn er innovaties in business modellen 22, contractvormen en dienstverleningsconcepten, waarvan we hier de Energy Service Company als voorbeeld zullen bespreken. Ook in de gebouwtechniek en automatisering is er veel innovatie op het gebied van energie-efficiëntie, regeling van installaties op werkplekniveau en decentrale opwekking van energie. Financieren van duurzaamheid Met name in grote nieuwbouw- en renovatietrajecten van de Rijksoverheid zien we dat er regelmatig wordt gewerkt met Publiek Private Samenwerkingen (PPS). Dit zijn vaak complexe Design, Build, Finance, Maintain & Operate (DBFMO)-contracten waarbij de duurzaamheid van de exploitatie een onderdeel is van de facilities. 22 Zie onder andere het boek Nieuwe Business Modellen; Samen Werken aan Waardecreatie, (Jonker, 2014). Duurzamheidsprestaties worden gemeten door middel van prestatie-indicatoren (KPI s). In zekere zin is hier ook sprake van de externe financiering van de duurzaamheid van de gebouwexploitatie. Een ontwikkeling die veel sneller aan terrein wint, is de Energy Service Company (ESCo) door gebouweigenaren en gebruikers. Bij een ESCo doet een extern bedrijf de energiebesparende investeringen. De kernactiviteiten van dit soort bedrijven zijn eigendom, financiering en beheer van gebouwinstallaties. Wat is het voordeel van een ESCo? Uit een CFP-onderzoek in naar de invoering van energiebesparende maatregelen door MJA-participanten, bleek dat in de energieefficiencyplannen (EEP) meer dan 80% van de maatregelen niet ingevoerd wordt. De belangrijkste reden: deze op zichzelf winstgevende maatregelen komen pas aan bod als de investeringsbudgetten al uitgeput zijn. Investeringen in verduurzaming van gebouwen en installaties behoren vaak niet tot het primaire proces, of hebben een lager rendement dan concurrerende investeringen. Een ESCo kent deze problemen niet. Facility managers kunnen ESCo s inzetten om de energiebesparing in hun gebouw te versnellen en de financiële en technische risico s te outsourcen. Ook voor de inzet van ESCo s geldt overigens dat een prestatiecontract onderdeel vormt van de samenwerking. Samen verduurzamen In hoofdstuk 3 gaven we aan dat de facilitaire regieorganisatie en het samen met leveranciers 23 Onderzoek ESCo s in Nederland in opdracht van Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (CFP, 2011) De innovaties voor de komende jaren zullen met name gericht zijn op het reduceren van afval. Het juiste gebruik van materialen bij de bouw, biodisposables en terugdringen van medicijngebruik zullen de aandacht krijgen. Om dit optimaal te kunnen doorvoeren worden op dit moment bijvoorbeeld de mogelijkheden voor het pharmafilter onderzocht. Pharmafilter is een integraal concept voor de verwerking en zuivering van afvalwater. Marc Koster Manager vastgoed, Rijnstate Ziekenhuis

20 20 Erik Zwaan is bij Schneider Electric verantwoordelijk voor het segment Buildings Business. Hij was betrokken bij diverse projecten waarin de duurzaamheid van het gebouw centraal stond, waaronder het TNT Green Office, het nieuwe Deloitte/ AKD-kantoor (The Edge) en natuurlijk hun eigen BREEAM-NL Excellent kantoor in Hoofddorp. Welke technologische innovaties zullen de mate van duurzaamheid in gebouwen in de nabije toekomst beïnvloeden? Belangrijk op het gebied van gebouwautomatisering is de ontwikkeling van gebouwbeheerssystemen (GBS) op basis van enkel open protocollen. Het gebruik van Webservices stelt ons in staat om gebouwen verder te automatiseren en te integreren. Op deze manier kan het GBS worden losgeknipt van het gebouw en in the cloud worden aangestuurd. Het bieden van performance in plaats van een gebouw is daarmee mogelijk, everything as a service. Het GBS stelt de beheerder of facility manager beter in staat om die performance daadwerkelijk te monitoren. De verschillende informatiestromen kunnen in een organisatie worden gebruikt om de duurzaamheidsprestaties te delen met directie, techniek en facilitair management. We zullen ook steeds meer mogelijkheden zien om ruimtes of gebieden in gebouwen afzonderlijk te regelen en we gaan naast aanwezigheidsdetectie ook meer en meer toe naar space management als optimalisatie van het gebruik. Hoe duurzaam zijn eindgebruikers van gebouwen in Nederland eigenlijk? Daarbij onderscheiden we een huurder van een gebruiker die ook eigenaar van het gebouw is. We zien over het algemeen meer betrokkenheid bij duurzaamheid bij gebruikers die eigenaar van het gebouw zijn. Huurders zijn nog te weinig bij duurzaamheid betrokken omdat ze simpelweg niet van de voordelen profiteren. MVO lijkt wel op de agenda te staan, maar is nog te weinig concreet in de praktijk. Daar zien we bijvoorbeeld vaker het gebruik van duurzaamheidslabel, alhoewel die niet veel hoeven te zeggen over het uiteindelijke duurzame gebruik van het gebouw. Bij gebruikers van gebouwen zou energie veel meer een leidend principe moeten worden in hun ontwerp en handelen, dat is nog lang niet altijd het geval. Ik denk dat er in de exploitatie nog veel te winnen is op het gebied van duurzaamheid. We moeten daarbij vaker het gedrag van thuis meenemen naar het werk. Wat zou er in de bouwketen moeten gebeuren om duurzamer te worden? De bouwkolom zou meer intrinsiek op duurzaamheid gericht moeten zijn. Er blijkt in de praktijk onvoldoende dat partijen het echt belangrijk vinden. Wat wel een goede ontwikkeling is: de bouwcombinaties die gebouwen in eigen beheer houden. Mooie voorbeelden daarvan zijn bijvoorbeeld het TNT Green Office en Deloitte/AKD op de Zuidas. Ik vind het ook van belang dat facility managers veel meer in het proces betrokken worden, zowel in het voortraject als bij de oplevering. Tijdens de exploitatiefase zijn facility managers echt in de lead als het gaat om onderwerpen als energiemanagement, gedrag en vervoer. Wat kunnen we technisch nog meer verwachten in de toekomst? Een aantal technologische ontwikkelingen die van belang zijn voor gebouwen: Building Analytics en data mining De relatie tussen de regeling van werkplekken en devices van gebruikers IPv6, Webservices en cloud hosting van GBS Verdere decentralisering van de energieverdeling in het gebouw Lagere vermogens en Power over Ethernet Wireless communicatie Niet koelen maar warmte weghalen, met name in MERruimtes Andere distributiesystemen van energie en het besparen van spanningsverliezen Decentrale opwekking. Energie Erik Zwaan segment manager buildings business, Schneider Electric moet het leidende principe worden.

21 je Paul Wentink manager vastgoed, shared services Alliander 21 Ik ben het meest trots op innovatieve samenwerkingen waarbij waarde benut en waste vermijdt. Een belangrijk succes is dat verschillende organisaties inmiddels de gedragscode duurzame eindgebruiker hebben getekend. Een heel mooi voorbeeld is de provincie Groningen. Daar is een mooie balans gevonden tussen Groningse nuchterheid en People, Planet, Profit. Door een echte teambenadering worden van nature bestaande kaders losgelaten en worden op een bewuste manier logische keuzes voor duurzaamheid gemaakt. Yvette Watson facility manager Koninklijke Bibliotheek en voorzitter FMN kring Duurzaam managen van de duurzaamheid belangrijke onderwerpen zijn binnen duurzaam FM. Duurzaamheid vormgeven met andere facilitaire ketenpartners maakt dat facility managers hun impact op het gebied van duurzaamheid vergroten. Een concept dat verder gaat is het idee van Shared Values. De auteurs van het artikel Creating Shared Value: Redefining Capitalism and the Role of the Corporation in Society stellen dat innovatie zich moet richten op echte sociale noden en dat ondernemingen hun blikveld ruimer moeten maken dan de noden van klanten alleen. Enkel op die manier kan een vrije markteconomie duurzaam vooruitgang boeken. 24 Shared Value verschilt van de definitie van maatschappelijk verantwoord ondernemen omdat het zich richt op een nieuwe soort waardecreatie. Shared Value-denken wijzigt de ondernemingsstrategie dus ingrijpend. Bedrijven zoals GE, Google, IBM en Unilever werken al volgens dit soort principes. De toepassing binnen duurzaam facility management wordt nu nog vooral gezocht in inkoop en supply chain management. Van een heel andere orde is de gedragscode voor duurzame eindgebruikers die door FMN samen met de DGBC 25 is ontwikkeld. Er zijn steeds meer organisaties die de 10 leefregels voor de duurzame eindgebruiker ondertekenen en op die manier zowel intern als extern actief aan de slag gaan met duurzaamheid in het gebouw, de organisatie en haar omgeving. Een laatste voorbeeld van een instrument dat door huurders en verhuurders van gebouwen wordt ingezet, is Green Lease. De problematiek van de split-incentive is vaak een remmende factor bij het nemen van verduurzamings- of energiebesparende maatregelen door de eigenaar. In een traditioneel contract neemt de eigenaar de kosten van de investering voor zijn rekening, terwijl de lagere energierekening terechtkomt bij de huurder. Hierdoor is een eigenaar minder snel geneigd verregaande maatregelen te nemen. In een Green Lease kunnen afspraken worden gemaakt om opbrengsten eerlijker te verdelen, zodat zowel huurder als verhuurder profiteert van de genomen verduurzamingsmaatregelen. Om de afspraken vorm te geven, heeft het platform instrumenten als een Leidraad Green Lease en de Green Lease Menukaart ontwikkeld Porter en Kramer (2011) 25 Dutch Green Building Council 26

22 5 De waarde van duurzaam facility management De business case voor duurzaam facility management moet kloppen De waarde van duurzaamheid voor organisaties wordt steeds vaker aangetoond in wetenschappelijk onderzoek. Maar hoe ligt dat voor de respondenten in dit marktonderzoek? In de facilitaire wereld wordt de waarde van duurzaamheid voor het imago van de onderneming door 85% van de respondenten genoemd. Gevolgd door het besparen van kosten door duurzaamheid, dat door 66% wordt aangegeven. De waarde aan de opbrengstenkant van de onderneming wordt veel minder genoemd (zie figuur 17). Opvallend is dat de helft van de respondenten eigenlijk niet goed weet wat er binnen hun organisatie in duurzaamheid wordt geïnvesteerd. Wel konden we een relatie vinden tussen de omvang van de investeringen en de duurzaamheidsperformance (in termen van koploper, middenmoot, volger of achterblijver). Uit statistische analyse bleek een sterke correlatie tussen de omvang van de investering en de duurzaamheidsperformance van de FM-organisatie (r.c.=0.31). figuur 17 Wat levert duurzaamheid uw organisatie op? (meerdere antwoorden mogelijk) figuur 18 Wat zijn de totale investering in duurzaamheid tot nu toe geweest? Imago verbetering 85% 15% en en Kostenbesparing Concurrentie 66% 34% 50% 17% Meer dan Onbekend/geen informatie Extra omzet 10% 19% 22 Meer winst 8%

23 In Nederland bestaat het beeld dat duurzaamheid meer kost dan dat het oplevert. Wij kijken vanuit van de gedachte dat wat je niet gebruikt een besparing is. Als je dit uitgangspunt neemt, hoe stel je dan de juiste prioriteiten? Ik ben het meest trots op innovatieve samenwerkingen waar je waarde benut en waste vermijdt. Samenwerking met o.a. inkoop en IT is erg belangrijk vanuit FM. Tactisch koppelt Alliander de cijfers integraal. Zo duurzaam mogelijk zijn, de partijen moeten dat zelf ook laten zien. 23 Een nulmeting uitvoeren, een business case maken, deze goedgekeurd krijgen en vervolgens implementeren Continue aandacht voor de processen die wat kunnen betekenen in duurzaamheid Identificeren waar je het meest significant voordeel kunt behalen Continue verkennen van de markt. Wat gebeurt er, wat kan het opleveren voor de eigen organisatie? Je dingen afvragen. Waarom bijvoorbeeld niet meer laagspanningsnetten toepassen in gebouwen? En wat betekent dit voor de kosten versus de baten? Er zit een omslagpunt. Wat je niet nodig hebt, moet je niet inrichten. Dit is gewoon puur economisch. Wat betreft de baten kan dit het volgende onder andere opleveren: Energiebesparing CO2-reductie Onze omgeving en werknemers worden zich bewust van het belang van duurzaamheid. De kwalitatieve effecten zijn van groot belang. Mobilisering van stakeholders, de dialoog opzoeken met elkaar Kruisbestuiving tussen ketens Schaalvoordelen Yask doet het facility management voor Alliander duurzaam. Met de aanbesteding is gevraagd hoe de duurzaamheidambities van Yask liggen. Nu in de praktijk toetsen zij de voorstellen, rapporteren ze over KPI s op het gebied van duurzaamheid voor onder andere energie en gedrag. Het advies van Paul Wentink voor een duurzaam FM: Stel jezelf de vraag: ben ik oprecht duurzaam bezig en steek ik er alle effort in die ik zou willen? Het begint tenslotte bij jezelf. Daarnaast oprecht en transparant zijn. Als je dat niet voor elkaar krijgt dan blijft het windowdressing. Wanneer is duurzaamheid dan succesvol? Beloning betekent voor mij dat onze medewerkers op een verjaardag enthousiast vertellen over ons bedrijf en onze duurzaamheid. Tot slot: Verwonder je! Waarom zijn de dingen zoals ze zijn? En klopt dat dan wel? Stel die vragen bij zaken waarover jij verantwoording moet afleggen. Paul Wentink Manager Vastgoed Shared Services Alliander Tijd en capaciteit zijn schaars, je moet dus keuzes maken.

24 Vooral investeringen in energiebesparing, afval en huisvesting Daar waar we in hoofdstuk 2 zagen dat de focus binnen duurzaam facility management vooral ligt op afval, energie en schoonmaak, investeren respondenten vooral in energiebesparing, afval en huisvesting. 60% geeft aan te investeren in energiebesparende maatregelen. Investeringen in de duurzaamheid van facilitaire aandachtsgebieden zoals verhuizen en receptie worden bijna niet gedaan. Als er wordt geïnvesteerd in duurzaamheid dan vindt meer dan 47% van de respondenten drie tot vijf jaar een acceptabele terugverdientijd. In veel facilitaire organisaties worden dan ook business cases met dergelijke terugverdientijden te worden gebruikt om duurzaamheid in te voeren. figuur 19 Op welk onderdeel van uw FM product- en dienstenpakket investeert u het meest m.b.t. duurzaamheid (u kunt maximaal 3 antwoorden geven) Afval Huisvesting Schoonmaak Inkoop Catering Technisch onderhoud Wagenpark Energie 59% 39% 38% 29% 28% 22% 19% 18% 6% 6% 3% 1% 1% 7% Werkplekinrichting Documentenmanagement Beveiliging Verhuizen Receptie Groenvoorziening figuur 20 Wat is een acceptabele terugverdientijd van investeringen in duurzaamheid binnen uw organisatie? Budget en tijd als belangrijkste knelpunten 45% ziet het ontbreken van budget als knelpunt bij de invoering van duurzaam facility management. 40% ontbreekt het aan de tijd om tot goede implementatie te komen. Een heldere aanpak en draagvlak verkrijgen wordt ook door een derde van de respondenten genoemd. Korter dan 3 jaar 3-5 jaar 5-7 jaar 7-9 jaar Meer dan 9 jaar 19% 47% 23% 6% 4% 24 Waarde van duurzaam FM vaak door financiële bril bekeken De meeste investeringen op facilitair gebied doen we in energie, afval en huisvesting. Duurzaamheid levert ons een goed imago op en een kostenbesparing. We zouden verwachten dat dan bekend is hoeveel wordt geïnvesteerd. Maar slechts 50% geeft aan te weten welke investeringen gedaan zijn of op de planning staan. Ook willen we graag snel resultaat. Drie tot vijf jaar is de meest acceptabele terugverdientijd. Niet zo verwonderlijk dat de grootste knelpunten tijd en geld zijn. De waarde van duurzaamheid wordt nog vooral in financiële termen beschouwd figuur 21 Wat zijn knelpunten in de FM-organisatie bij de implementatie van duurzaamheid? Te weinig budget beschikbaar Te weinig tijd beschikbaar Ontbreken van een duidelijk plan van aanpak of stappenplan Draagvlak verkrijgen bij medewerkers Draagvlak verkrijgen bij management Te weinig inhoudelijke kennis van MVO Draagvlak verkrijgen bij directie Te weinig kennis van MVO implementatie % 40% 35% 29% 24% 24% 23% 22%

25 6 Conclusies De facility manager is van waarde voor een duurzaam Nederland Dit marktonderzoek startte met de vraag hoe duurzaam facility management in Nederland is anno Die vraag is vanuit veel verschillende duurzaamheidsaspecten beantwoord. Maar er is vervolgonderzoek nodig om detailvragen en verbanden beter in beeld te kunnen brengen. Wat we zien in dit onderzoek: de kernthema s van duurzaam facility management zijn milieu, maatschappelijke betrokkenheid en arbeidsomstandigheden. Twee derde van de organisaties heeft duurzaamheid opgenomen in haar facilitair beleid. 20% van de respondenten vinden dat hun facilitaire organisatie koploper is op het gebied van duurzaamheid. 60% van die koplopers komt uit de zakelijke dienstverlening. 70% noemt inkoop als een belangrijk aandachtsgebied bij duurzaam facility management; de meeste aandacht gaat uit naar afval, energie en schoonmaak. De sociale duurzaamheid van facility management wordt vooral gevormd door het aanbieden van werkplekken aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, eerlijke handel en steun aan de lokale economie. FM meet haar duurzaamheid vooral door middel van verbruikscijfers van energie, water en afval. De CO2-uitstoot van FM in Nederland bedraagt ongeveer 17 megaton. Regie en leveranciersmanagement zijn belangrijke enablers voor duurzaam FM. De selectie en het managen van leveranciers heeft een significante relatie met de duurzaamheidsperformance van FM. Meer dan de helft van de respondenten neemt duurzaamheidsvoorwaarden en incentives op in hun contracten. Als het gaat om de rol van FM dan ziet meer dan de helft van de geënquêteerden zich als adviseur bij het ontwikkelen van duurzaamheid. FM-afdelingen waar duurzaamheid een integraal onderdeel vormt van de bedrijfsvoering, (zowel intern als met (keten)partners) kunnen een significante bijdrage leveren aan de verbetering van de duurzaamheid van organisaties en hun omgevingen. 25 Een belangrijke ontwikkeling is de opkomst van de circulaire economie 27. De ontwikkeling van circulaire gebouwen en facilitaire producten en diensten zullen het vakgebied in de komende jaren sterk beïnvloeden. Naast innovaties van duurzame producten en diensten verwachten we veel van nieuwe samenwerkingsvormen qua energiebesparing waarbij externe financiering een rol speelt (ESCo s). Om 27

26 26 te blijven innoveren en verduurzamen zijn samenwerkingsverbanden, ketenintegratie en het opheffen van tegengestelde belangen bij eigenaren en huurders sleutelbegrippen. De meeste investeringen op facilitair gebied doen we op het gebied van energie, afval en huisvesting. Duurzaamheid levert ons een goed imago op en een kostenbesparing. Slechts 50% geeft aan te weten welke investeringen gedaan of gepland. Drie tot vijf jaar is de meest acceptabele terugverdientijd. De grootste knelpunten zijn tijd en geld. De waarde van duurzaamheid wordt nog vooral in financiële termen beschouwd. Door de resultaten van de enquête te combineren en met behulp van een statistische analyse met elkaar in verband te brengen, zijn de conclusies in een model samen te vatten (zie figuur 22). Dit kan dienen als verklaring, maar daarvoor is vervolgonderzoek noodzakelijk. In hoeverre een FM-organisatie zich achterblijver of koploper vindt, is als maat genomen voor de duurzaamheidsperformance, niet zo zeer de verwachte imagoverbetering, of bereikte kostenbesparing. Die performance blijkt in hoge mate te correleren met de aan-of afwezigheid van duurzaamheidsbeleid. De duurzaamheidperformance blijkt ook sterk samen te hangen met de wijze waarop men investeert in duurzame activiteiten. Ook niet echt verrassend blijkt de invloed van de wijze waarop de facilitaire inkoop is georganiseerd; hoe leveranciers gekozen worden en hoe afspraken met hen worden gemaakt en gemonitord (binnen de regieorganisatie). Dit heeft significante invloed om de mate van duurzaamheid van de facilitaire organisatie. Verder blijkt dat de mate van uitbesteding geen betrouwbare correlatie heeft met de duurzaamheidsperformance. Hoewel bij grote organisaties vaker duurzaamheidsbeleid ontwikkeld is, is een correlatie met de grootte van de organisatie niet te ontdekken. En er zijn nog meer vragen. Want hoe zit het precies met de knelpunten die de geënquêteerden noemden? In hoeverre is er behoefte aan kennis? En in welke mate spelen draagvlakproblemen daadwerkelijk in de huidige en toekomstige FM-organisatie? Wat is een aannemelijke periode voor de samenwerking met leveranciers? Hoe moet gemonitord en gemanaged worden en wat te hanteren als terugverdientijd? Kortom, het concept model biedt een basis voor nadere toetsing en is aanleiding voor vervolgonderzoek naar duurzaam facility management. figuur 22 Conceptmodel voor vervolgonderzoek: verbanden ter verklaring van de mate van duurzaamheid van de facilitaire organisatie Grootte van de organisatie 0,60 Grootte van de (FM) organisatie 0,19 Mate van FM besteding Knelpunten: Draagvlak verkrijgen bij medewerkers 4 Draagvlak verkrijgen bij directie en management 5 0,06** 0,05** Duza/mvo in organisatie beleid Duza/mvo onderdeel in relatie met leveranciers Duza/mvo in FM beleid Mate van duza/mvo FM organisatie Gewichten van duza/mvo bij selectie leveranciers Hoogte acceptabele terugverdientijd 0,50 0,65 0,16* 0,27 0,30 0,31 Knelpunten: Geen heldere aanpak 3 Weinig kennis van (implementatie van) MVO 5 Hoogte van investeringen, tot nu toe en in de toekomst Knelpunten: Te weing budget 1 Te weing tijd 2 Baten: Imago verbetering 1 Kostenbesparing 2 Concurrentie positie 3 Extra omzet 4 Meer winst 5 * Betrouwbaarheid 95% ** Betrouwbaarheid < 95%

27 7 Verantwoording van het onderzoek Onderzoek op basis van enquêtes en interviews Dit onderzoek is uitgevoerd in opdracht van Facility Management Nederland (FMN) door Corporate Facility Partners (CFP) en de Academie voor Facility Management van de Haagse Hogeschool. Voor twee onderdelen is er samengewerkt met vierdejaars studenten van de Haagse Hogeschool. Zij hebben binnen hun scriptie geschreven over deelvragen die te maken hebben met de relatie tussen duurzaamheid, de regieorganisatie en duurzaam leveranciersmanagement. Zij hebben ook een groot deel van de desk research in het onderzoek uitgevoerd. Het onderzoek is eind 2013 gestart met een enquête onder de leden van FMN. Het aantal respondenten bedroeg 333, daarvan is de helft facilitair manager. Van deze respondenten werkt meer dan 70 % bij organisaties die groter zijn dan 250 medewerkers. Het midden- en kleinbedrijf vormt daarmee een relatief kleine groep in het onderzoek. Wat de sectoren betreft: bijna 40% van de respondenten is werkzaam in de zakelijke dienstverlening, 22% in de zorg en 21% bij de (semi)overheid. Op basis van de deze enquête zijn verbanden gelegd en conclusies getrokken over duurzaam facility management. Door diepte-interviews met experts zijn daarnaast resultaten en deelvragen uit het onderzoek verder onderzocht. In semigestructureerde interviews zijn facility managers ondervraagt over duurzaam facility management in de praktijk. Alle resultaten zijn gebundeld in dit marktonderzoek. Interviews in verschillende toonaangevende organisaties Aan dit onderzoek hebben tal van organisaties bijgedragen. We zijn hen veel dank verschuldigd, zonder hen was deze publicatie niet mogelijk geweest. Ook Roos Roostee, Merel den Hollander en Lara van der Zwan willen we bedanken voor hun bijdrage. In willekeurige volgorde bedanken wij de volgende organisaties voor hun medewerking: FMN en haar leden, Alliander, Inkoopsamenwerking Gooi en Vechtstreek, MVO Nederland, FMN kring duurzaam, Philips, Johnson Controls, Rijnstate Ziekenhuis, Schneider Electric, Reed Elsevier, Hema, KPN, IKEA, KCS, Gemeente Den Haag, Gemeente Leiden, Rabobank Den Haag, Eneco, Unilever, Siemens en Shell. figuur 23 50% respondenten is facilitair manager 19% 4% 4% 3% 8% 50% 11% figuur 24 In welke sector bent u werkzaam? 22,3% 7,2% 11,7% 5,8% 38,1% 14,8% Overheid Industrie Zorg Onderwijs Directeur (Technisch) management Facilitair manager Inkoper Facilitair adviseur Docent Semioverheid Facilitaire aanbieder Zakelijke dienstverlening 27