MANAGEMENTSYSTEEMCERTIFICATIE AUDITRAPPORT OPVOLGINGSBEZOEK

Transcriptie

1 MANAGEMENTSYSTEEMCERTIFICATIE AUDITRAPPORT OPVOLGINGSBEZOEK Organisatie: InAxtion Uitzendgroep B.V. Adres: Wijnstraat 123, 3311 BV Dordrecht (NL) (zie ook 2.1) Norm(en): CO2 Prestatieladder, handboek versie 3.0 Niveau 3 Accreditatie Instelling(en): RVA Vertegenwoordiger: Mevr. K. Hoogendoorn Geauditeerde locatie(s): Dordrecht Auditdatum(s): 15 maart juni 2017 (opvolging tekortkomingen) Sectorcode(s) / Technical area(s): EAC Codes: 35 NACE Codes: TA Code CO2 Prestatieladder: A Effectief aantal medewerkers: 37 intern extern Aantal ploegendiensten: 0 Teamleider: Martine Meerburg (audit) Tonnie Boom (opvolging tekortkomingen) Overige teamleden: Rapporten blijven eigendom van SGS Nederland. Het verspreiden van rapport of kopieën daarvan is alleen toegestaan met toestemming van SGS Nederland. Rapporten moeten steeds in hun geheel worden gereproduceerd en er moet altijd voldoende bijkomende (contextuele) informatie worden verstrekt om zeker te stellen dat er geen misverstanden ontstaan over de strekking en inhoud van het rapport. 1 AUDITDOELSTELLINGEN De doelstellingen van deze audit waren: Bevestigen dat het managementsysteem is opgezet en ingevoerd conform de vereisten van de norm; Beoordelen of het managementsysteem geschikt is om de organisatie te kunnen laten voldoen aan statutaire, wettelijke en contractuele eisen; N.B.: Een certificatieaudit van een managementsysteem is geen audit op de naleving van wettelijke voorschriften. Vaststellen of het managementsysteem effectief is voor het realiseren van de doelstellingen van de organisatie; Indien van toepassing, het identificeren van gebieden waar verbetering van het managementsysteem mogelijk is. VERTROUWELIJK Document: _CO2PL_Rap-F2.dotx Distr. datum: Pagina: 1 van 10

2 2 TOEPASSINGSGEBIED VAN DE CERTIFICATIE 2.1 Toepassingsgebied Onderstaande scope is bevestigd (en als geschikt beoordeeld): Beschikbaar stellen van uitzendkrachten in technische beroepen ten behoeve van (petro-) chemische industrie, utiliteit, scheepsbouw en elektrotechnische infrastructuur middels hoofdaannemers. Juridische entiteiten waarop het te certificeren systeem van toepassing is: InAxtion Uitzendgroep B.V., InAxtion B.V., InAxtion BVBA en InAxtion Opleidingen B.V. Wheels B.V., InAxtion Vastgoed B.V. Nieuw is Techtics United B.V.. Omvang: Klein Middelgroot Groot Het toepassingsgebied is gewijzigd naar aanleiding van deze audit. Indien ja, beschrijving aard van de wijziging: Techtics United is als nieuwe BV toegevoegd. Dit is een multi-site audit en een bijlage met alle van toepassing zijnde vestigingen en/of locaties is toegevoegd aan dit rapport en bevestigd door de klant. 2.2 Uitsluitingen Uitsluitingen van normelementen zijn niet mogelijk voor CO2 Prestatieladder certificatie. 3 CONCLUSIES Door het auditteam is een procesgerichte audit uitgevoerd gericht op significante aspecten / risico's / doelstellingen vereist in de norm(en) door middel van het nemen van steekproeven van de beschikbare informatie tijdens de audit. Als auditmethoden zijn interviews, observatie van activiteiten en beoordeling van documenten en registraties gebruikt. De structuur van de audit was in overeenstemming met het auditplan, dat als bijlage is toegevoegd aan dit rapport. Het auditteam concludeert dat de organisatie: wel niet een managementsysteem heeft vastgesteld en onderhouden in overeenstemming met de normeisen en heeft aangetoond dat het systeem in staat is om systematisch te voldoen aan overeengekomen eisen binnen het gespecificeerde toepassingsgebied en aan het beleid en doelstellingen van de organisatie. wel voldoende punten scoort om te voldoen aan de eisen van het CO2-bewust certificaat op het beoordeelde niveau. De scorelijst met daarin de precieze punten is als bijlage bij dit rapport bijgevoegd. 3.1 Conclusie ten aanzien van certificatie CO2 Prestatieladder Aantal vastgestelde niet-conformiteiten: 2 Algemene eisen 6 Puntenscore Op basis van de resultaten van deze audit en het getoonde ontwikkelingsniveau van het managementsysteem, adviseert het auditteam dat: De certificatie wordt toegekend. VERTROUWELIJK Document: _CO2PL_Rap-F2.dotx Distr. datum: Pagina: 2 van 10

3 De certificatie wordt gehandhaafd. (effectieve corrigerende maatregelen zijn afgesloten, zie hfst 7). De certificatie wordt geschorst tot effectieve corrigerende maatregelen zijn afgesloten. Het certificatiedossier in beraadslaging wordt gehouden totdat is aangetoond dat de tekortkomingen doeltreffend zijn opgelost zodat wordt voldaan aan de algemene eisen en er voldoende punten zijn gescoord voor het beoordeelde niveau. 4 TOETSING VAN CORRIGERENDE ACTIES De resultaten van de vorige audit van dit systeem zijn beoordeeld, in het bijzonder om zeker te stellen dat geschikte herstel- en corrigerende maatregelen zijn doorgevoerd om de vastgestelde tekortkomingen te behandelen. Deze beoordeling heeft aangetoond dat: Elke tekortkoming vastgesteld tijdens vorige audits is hersteld en dat de corrigerende maatregelen effectief blijven; Het managementsysteem de tekortkomingen die tijdens de vorige audit zijn vastgesteld niet op doeltreffende wijze heeft behandeld en dat bepaalde tekortkomingen opnieuw zijn geformuleerd in hoofdstuk 7 Tekortkomingen van dit rapport. Tijdens de vorige audit zijn geen tekortkomingen vastgesteld. 5 AUDITBEVINDINGEN Door het auditteam is een procesgerichte audit uitgevoerd gericht op significante aspecten/risico's/ doelstellingen. Als auditmethoden zijn interviews, observatie van activiteiten en beoordeling van documenten en registraties gebruikt. De managementsysteemdocumentatie is in overeenstemming met de normeisen en geeft voldoende structuur om de implementatie en het onderhoud van het managementsysteem te ondersteunen. De organisatie heeft een effectieve implementatie, effectief onderhoud en effectieve verbetering van haar managementsysteem aangetoond en is in staat haar beleidsdoelstellingen en de beoogde resultaten van het managementsysteem te realiseren. De organisatie heeft aangetoond (KPI) doelstellingen en doelen vast te stellen en te volgen en heeft aangetoond de voortgang in het bereiken daarvan te bewaken. Het managementsysteem is effectief gebleken met betrekking tot het kunnen voldoen aan wettelijke en andere eisen. N.B.: Een certificatieaudit van een managementsysteem is geen audit op de naleving van wettelijke voorschriften. Het interne audit programma is volledig ingevoerd en is een effectief middel gebleken voor het handhaven en verbeteren van het managementsysteem. Het proces van directiebeoordeling is in staat gebleken om te bewerkstelligen dat het managementsysteem bij voortduring geschikt, passend en doeltreffend is. Tijdens de audit is gebleken dat het managementsysteem in overeenstemming is met de normeisen. Aanspraken op en verwijzingen naar de certificatie zijn accuraat en in overeenstemming met SGS richtlijnen en de organisatie beheerst het gebruik van certificatiedocumenten en merken op een effectieve wijze. VERTROUWELIJK Document: _CO2PL_Rap-F2.dotx Distr. datum: Pagina: 3 van 10

4 Voor multi-site certificatie: het managementsysteem is centraal opgezet en op alle vestigingen in voldoende mate geïmplementeerd. De organisatorische grens is duidelijk en de portfolio heeft betrekking op dezelfde organisatie. De organisatie voldoet aan de algemene eisen van het handboek. De organisatie heeft voldoende punten behaald over de vier invalshoeken voor het gewenste niveau. 6 GEVOLGDE SIGNIFICANTE AUDITTRAJECTEN De specifieke processen, activiteiten en functies die werden beoordeeld zijn uitgewerkt in het auditplan en de Audit Planning Matrix. Tijdens het uitvoeren van de audit werden verschillende audittrajecten en onderlinge relaties ontwikkeld, inclusief onderstaande gevolgde primaire audittrajecten. Bij uitvoering van de audit is afgeweken van het auditplan. 6.1 Ontwikkelingen Bedrijfsmatige ontwikkelingen (bijv. in organisatie, activiteiten, producten, processen, middelen): Er zijn gunstige ontwikkelingen in het beperken van het aantal huisreizen voor buitenlandse uitzendkrachten. Veranderingen met betrekking tot het managementsysteem: Geen, volgend jaar zal ook een nieuwe collega actief betrokken worden in het beheer van het managementsysteem en er is een nieuwe collega verantwoordelijk gemaakt voor de communicatie. Gezien (auditbewijs): Interview K. Hoogendoorn en S. Timmermans. 6.2 Toepassing van het systeem Gebruik van certificatiemerken en/of verwijzing naar gecertificeerde status: Geen bijzonderheden. Mate van integratie van certificatieschema s n.v.t. hoog laag De auditbevindingen inclusief auditbewijs zijn vastgelegd in de bijgevoegde checklist. 7 TEKORTKOMINGEN Tekortkoming: Nummer 1 van 7 Algemeen Puntenscore Proces: Organisatorische grens Normvereiste: 4.1 VERTROUWELIJK Document: _CO2PL_Rap-F2.dotx Distr. datum: Pagina: 4 van 10

5 U heeft een nieuwe BV in de organisatie Techtics United. Ik verzoek u een KvK uittreksel toe te sturen. Interview K. Hoogendoorn nvt Plan opgesteld: d.d Auditor akkoord: Ontvangen Tekortkoming volledig opgevolgd: d.d Auditor akkoord: Tekortkoming: Nummer 2 van 7 Algemeen Puntenscore Proces: Extern publiceren op de website Normvereiste: / 3.C.1/ 3.D.1 Op uw eigen website dient u nog aan te geven op welke wijze individuele bijdragen mogelijk zijn (zie 3.C.1), en uw informatie over de invulling van het initiatief bij CO2 neutraal dient nog geactualiseerd te worden op uw eigen website en de SKAO website. Website en Op de website is een aparte pagina voor MVO gecreëerd. Op deze pagina staat informatie over het initiatief bij Stichting Nederland CO2 Neutraal en worden bezoekers van de website gevraagd naar duurzame tips. Deze kunnen per mail (link) toegestuurd worden. De website van SKAO is geactualiseerd en heeft dezelfde tekst als de website, daarnaast wordt verwezen naar de website van InAxtion inzake verslagen over de bijeenkomsten van Stichting Nederland CO2 Neutraal. Website aangepast. VERTROUWELIJK Document: _CO2PL_Rap-F2.dotx Distr. datum: Pagina: 5 van 10

6 Plan opgesteld: d.d Auditor akkoord: De benodigde aanpassingen zijn aangetroffen op de websites Tekortkoming volledig opgevolgd: d.d Auditor akkoord: Tekortkoming: Nummer 3 van 7 Algemeen Puntenscore Proces: Emissie inventaris Normvereiste: 3.A.1. In uw emissie-inventaris dienen nog de volgende punten aangepast te worden: - De emissiefactor voor aardgas is onjuist. - Uw groene stroom bestaat voor 45% uit Nederlandse wind, 45% Nederlandse biomassa, en 10% Europese wind. Op basis van de eisen van het handboek en de beschikbare informatie mag alleen het eerste percentage met een emissiefactor van 0 worden gewaardeerd en dient de overige 55% als grijze stroom te worden berekend. Emissie-inventaris 2015 Groene stroom certificaat Green Choice In de emissie-inventaris zijn de volgende zaken aangepast: - Emissiefactor aardgas had in de oude emissie-inventaris een factor van 3,590. Emissiefactor aardgas aangepast naar de factor Aardgas 1,887 conform website - De emissie-berekeningen voor de panden met groene stroom opgedeeld in 45% groene stroom met een emissiefactor van 0 en 55% grijze stroom met een emissiefactor van 0,526 (conform website Factoren zijn niet opnieuw bekeken. Voor groene stroom is de rekenwijze zeer complex. Berekening is aangepast. In energiemangementplan zijn de taken en verantwoordelijkheden uitgebreider beschreven. Plan opgesteld: d.d Auditor akkoord: De emissie-inventaris is correct aangepast. Tekortkoming volledig opgevolgd: d.d Auditor akkoord: Tekortkoming: Nummer 4 van 7 Algemeen Puntenscore VERTROUWELIJK Document: _CO2PL_Rap-F2.dotx Distr. datum: Pagina: 6 van 10

7 Proces: Onafhankelijke interne controle Normvereiste: 1.B.2 In het verslag van de interne audit wordt geconstateerd dat met de uitvoering van interne audit aan dit punt wordt voldaan. Dit is echter niet het geval. Zie ook blz. 61 van het handboek. Hierin wordt aangegeven wat de omvang van deze interne controle dient te zijn. Besproken dat een van de consultants op de vestigingen mogelijk hiervoor geschikt zou zijn. U heeft de punten niet nodig om te voldoen aan de benodigde punten voor het behoud van het certificaat. Verslag interne audit Interview K. Hoogendoorn Bovenstaande punt is besproken met Miranda Groenendijk en Hans de Regt. De interne audit zal dit jaar worden uitgevoerd door een consultant (iemand met een frisse blik). Plan opgesteld: d.d Auditor akkoord: Deze tekortkoming is niet opgevolgd. Voor 1B2 zullen geen punten worden toegekend. Omdat voor de andere items op niveau 1 voldoende punten zijn behaald, heeft dit geen consequenties. Tekortkoming volledig opgevolgd: d.d Auditor akkoord: Tekortkoming: Nummer 5 van 7 Algemeen Puntenscore Proces: Reductiedoelstelling Normvereiste: 3.B.1 De termijn van uw reductiedoelstelling is verlopen en bovendien heeft u uw doelstelling ruim behaald. U dient een nieuwe doelstelling op te stellen, die ambitieus en realistisch is. Hierbij dient u ook de maatregelenlijst van de SKAO in te vullen (en aan ons toe te sturen) en stelling te nemen over uw positie tov sectorgenoten. Deze stellingname en de verwachte reducties uit uw geplande maatregelen gebruikt u om uw nieuwe ambitieuze doelstelling te onderbouwen. U bent daarin vrij om een nieuw basisjaar te kiezen. Energiemanagement actieplan Emissie-inventaris Interviews K. Hoogendoorn en H. de Regt. VERTROUWELIJK Document: _CO2PL_Rap-F2.dotx Distr. datum: Pagina: 7 van 10

8 De maatregelenlijst van de SKAO is ingevuld, en aan de hand van deze maatregelenlijst zijn nieuwe doelstellingen geformuleerd (zie Energiemanagement Actieplan 2020). Besloten is om 2016 als nieuw basisjaar te hanteren i.v.m. het wegvallen van diverse vestigingen. Niet tijdig onderkent dat een nieuwe doelstelling geformuleerd diende te worden. Aanpassing van het energiemanagement plan. Plan opgesteld: d.d Auditor akkoord: In het energiemangementplan zat een kleine rekenfout. Deze is gecorrigeerd. Tekortkoming volledig opgevolgd: d.d Auditor akkoord: Tekortkoming: Nummer 6 van 7 Algemeen Puntenscore Proces: Implementatie Energiemanagement actieplan en sturingscyclus Normvereiste: 3.B.2. De monitoring van de maatregelen, de emissies en de voortgang op de doelstelling is te beperkt. Zo was het een (aangename) verrassing dat de doelstelling al ruim was gehaald, en is er tussentijds in het jaar weinig tot geen inzicht over de voortgang van de emissies. Ook is de eigen conclusie van Inaxtion dat er beter op de maatregelen moet worden gestuurd. Het energiemanagement actieplan beschrijft ook niet de toegepaste sturingscyclus. Directie beoordeling Energiemanagement actieplan. Interviews K.Hoogendoorn en H. de Regt Energiemanagement Actieplan 2020 opgesteld, vanaf heden wordt er per kwartaal cijfers aangeleverd en op basis hiervan gestuurd. Actieplan was niet tijdig geactualiseerd. Er zijn per kwartaal overleggen ingepland om de cijfers te bespreken. Daarnaast is er een nieuw lid (Miranda Groenendijk) toegevoegd aan de MVO groep, voor meer spreiding en controle. Plan opgesteld: d.d Auditor akkoord: Het aangepaste actieplan is beoordeeld en akkoord bevonden. VERTROUWELIJK Document: _CO2PL_Rap-F2.dotx Distr. datum: Pagina: 8 van 10

9 Tekortkoming volledig opgevolgd: d.d Auditor akkoord: Tekortkoming: Nummer 7 van 7 Algemeen Puntenscore Proces: Implementatie Communicatieplan Normvereiste: 3.C.2 Er is een uitgebreid communicatieplan inclusief jaarplanning en sturingscyclus. In de praktijk is deze afgelopen jaar niet zo gevolgd. Er is een nieuwe communicatiemedewerker op gezet. Ik verzoek u aan te geven hoe u borgt dat de communicatie komend jaar weer structureel wordt opgezet. Mogelijk kan dit aansluitend bij bovenstaande sturing en monitoringscyclus Communicatieplan Directiebeoordeling Interviews K.Hoogendoorn In het communicatieplan is opgenomen dat er twee keer in het jaar een nieuwsbericht (AHA) over de CO2- gestuurd dient te worden. De communicatiemedewerker heeft de gegevens voor deze AHA geruime tijd van de tevoren nodig i.v.m. de bewerking etc. Zij zal dit dus op tijd aangegeven. Tijdig opvragen informatie. Plan opgesteld: d.d Auditor akkoord: Er is geen aangepast communicatieplan ontvangen. Hierdoor zijn 3 ipv 5 punten toegekend. Dit is voldoende voor het behalen van niveau 3. Tekortkoming volledig opgevolgd: d.d Auditor akkoord: De organisatie moet haar proces van corrigerende maatregelen gebruiken om de vastgestelde tekortkomingen te behandelen. De organisatie moet passende maatregelen nemen in overeenstemming met de relevantie normeisen met inbegrip van maatregelen om de oorzaak van de tekortkoming te onderzoeken en herhaling te voorkomen. Hiervan moeten volledige registraties worden bijgehouden. en ter behandeling van vastgestelde tekortkomingen zijn uitgevoerd en registraties als objectief bewijsmateriaal binnen 90 dagen (voor 15 juni 2017) toegezonden aan de SGS auditor voor het afsluiten ervan. NB: - Voor hercertificatie audits kan het voorkomen dat de tijdslimieten moeten worden verkort om ervoor te zorgen dat hercertificatie plaatsvindt voor het aflopen van het huidige certificaat. VERTROUWELIJK Document: _CO2PL_Rap-F2.dotx Distr. datum: Pagina: 9 van 10

10 NB: - Bij het volgende geplande auditbezoek zal de auditor c.q. het auditteam alle geconstateerde tekortkomingen opvolgen om de effectiviteit van genomen corrigerende maatregelen te verifiëren. 8 BEVINDINGEN, OPMERKINGEN EN VERBETERMOGELIJKHEDEN Positief: InAxtion heeft grote reducties behaald, door met name slim reisbeleid voor haar uitzendkrachten. De directie is enthousiast en gedreven om meer te doen met MVO en CO2. Mogelijkheden voor verbetering en aandachtspunten: Er is nog veel meer informatie beschikbaar om te kunnen monitoren op het aantal verreden km s per werknemer en het verbruik per km van het eigenwagenpark. Er is een pilot uitgevoerd op 2 vestigingen om reiskilometers naar huis te verminderen. Deze zou nu ook kunnen uitgerold worden over de andere vestigingen. Vanaf 2016 betaalt InAxtion ook voor vliegreizen van medewerkers. Deze dient u op te nemen in uw emissie-inventaris. 9 DEELNAMEREGISTRATIE INCLUSIEF OPENINGS- EN SLUITINGSBIJEENKOMST Naam Functie Opening Audit Sluiting H. de Regt (managementvertegenwoordiger) x K. Hoogendoorn CO2 coördinator x x x S. Timmermans Financieel directeur x 10 BEZOCHTE LOCATIES EN PROJECTEN Locatie Reden van bezoek Opmerkingen Hoofdkantoor Dordrecht Directie en relevante dossiers en gegevens. Geen 11 BIJLAGEN Auditplan Checklist Scorelijst VERTROUWELIJK Document: _CO2PL_Rap-F2.dotx Distr. datum: Pagina: 10 van 10